Funktionen von time cockpit

Funktionen von time cockpit	time cockpit ist eine Software für Zeiterfassung für Dienstleistungsprofis. In diesem Video zeigen wir, wie man beispielsweise als Softwareentwickler Zeit auf Basis der time cockpit Signal Tracker buchen kann. Wie man sieht gelingt mit Hilfe der Signaldaten die Zeitaufzeichnung selbst Tage oder Wochen später ziemlich genau.
	Screencast Buchungen und Signaldaten (3:18) Screenshots von time cockpit

Teamarbeit

time cockpit funktioniert vom Freiberufler bis hin zu mittelgroßen Dienstleistungsteams. Sie brauchen keine komplizierte Server-Infrastruktur, selbst wenn Sie im Team arbeiten oder als einzelner mehrere Geräte benutzen.

Automatische Synchronisierung

time cockpit nutzt die Cloud Computing Plattform Windows Azure. Nach dem Registrieren richten wir für Sie ganz automatisch eine individuelle Umgebung in einem Rechenzentrum von Windows Azure innerhalb der EU ein. Zu dieser Umgebung können Sie anschließend beliebig viele Benutzer hinzufügen, um sich mit Ihnen einen time cockpit Account zu teilen. Die Synchronisierung Ihrer Daten und Anpassungen übernimmt time cockpit.

Ein Benutzer - mehrere Geräte

In der heutigen Zeit ist es nicht unüblich, selbst als einzelne Person mehrere Geräte zu benutzen: Desktop Computer in der Firma, Laptop unterwegs, PC zu Hause für Home Working. Mit einer Benutzerlizenz können und dürfen Sie time cockpit auf allen Geräten installieren, die Sie verwenden. Die Synchronisierung von time cockpit sorgt dafür, dass Ihre Daten auf allen Geräten verfügbar sind.

Privatsphäre

Das besondere an time cockpit ist der virtuelle Assistent, der Ihnen hilft, sich an Arbeitsinhalt und Arbeitszeit zu erinnern. Die Daten, welche die Signal Tracker von time cockpit dafür aufzeichnen, gehören Ihnen persönlich, nicht dem Team! Automatisch aufgezeichnete Daten werden mit einem Passwort verschlüsselt gespeichert, das Sie selbst wählen. So ist sichergestellt, dass niemand fremde Signaldaten ansehen oder gar teamübergreifend analysieren kann!

Privatmodus

Falls Sie auf Ihrem Computer etwas zu erledigen haben, das auf keinen Fall aufgezeichnet werden darf (z.B. Sie erledigen Ihre Bankgeschäfte über Internet), können Sie die time cockpit Signal Tracker jederzeit mit wenigen Mausklicks pausieren und dann wieder aktivieren, wenn Sie zu Ihrer Arbeit zurückkehren.

Teamauswertungen

Die erstellten Zeitbuchungen werden zu allen Teammitgliedern synchronisiert und stehen dadurch für Verrechnungsprozesse, Teamauswertungen, etc. zentral zur Verfügung.

Verteilung von Anpassungen

time cockpit ist ein hochgradig anpassbares System. Sie haben eine interessante Liste zur Projektauswertung erstellt und möchten Sie dem ganzen Team zur Verfügung stellen? Kein Problem! Der time cockpit Synchronisierungsmechanismus verteilt nicht nur Ihre Daten, sondern auch die durchgeführten Systemanpassungen.

Automatisierung von Routinetätigkeiten

time cockpit enthält eine Scriptsprache, mit der Sie Routinetätigkeiten (z.B. Rechnungserstellung, Versenden von Excel-Auswertungen, etc.) automatisieren können.

Signal Tracker

Welcher Dienstleistungsprofi kennt diese Situation nicht? Der Ende der Woche naht und man war so in die Arbeit vertieft, dass man vergessen hat, die Projektarbeiten genau aufzuschreiben. Was habe ich am Montag gemacht? Wie lange hat das Meeting, das ich im Outlook eingetragen habe, wirklich gedauert? Wie lange bin ich am Mittwoch im Büro gesessen, als diese Präsentation noch unbedingt fertig zu machen war? Keine Sorge, die time cockpit Signal Tracker haben die Arbeit beobachtet. Mit den Signaldaten kann die Zeiterfassung auch noch nach Tagen rasch und schnell erledigt werden.

Computeraktivität

Der Signal Tracker für Computeraktivität zeichnet auf, wann der Computer, auf dem er installiert ist, aktiv war. Der Zeitpunkt des Ein- oder Abschaltens des Computers ist oft der Zeitpunkt des Beginns oder des Endes einer Tätigkeit.

Benutzeraktivität

Der Signal Tracker für Benutzeraktivität zeichnet auf, wann ein Benutzer auf dem Computer, auf dem er installiert ist, aktiv war. Diese Information ist für Benutzer besonders hilfreich, die ihre Arbeit primär mit Hilfe eines Computers verrichten. Zeiten der Inaktivität sind bei ihnen oft als spezifische Tätigkeiten zu erfassen (z.B. Besprechung, Mittagspause, etc.).

Aktive Programme

Der Signal Tracker für aktive Programme zeichnet auf, mit welchen Programmen ein Benutzer auf dem Computer, auf dem er installiert ist, gearbeitet hat. Neben den Informationen zum jeweiligen Programm zeichnet der Signal Tracker auch die Fenstertitel auf. Aus Programm und Fenstertitel kann oft auf den Inhalt, das Projekt oder den Kunden geschlossen werden.

Netzwerke

Der Signal Tracker für Netzwerke zeichnet auf, mit welchen Netzwerken der Computer verbunden ist und welche drahtlosen Netzwerke (WLANs) verfügbar waren. Diese Information ist für Benutzer besonders hilfreich, die nicht immer am selben Ort arbeiten (z.B. Laptop, der in unterschiedlichen Kundennetzwerken verwendet wird). Aus den Namen der Netzwerke kann oft auf den Ort der Arbeit, manchmal auch auf Projekt oder Art der Tätigkeit geschlossen werden.

Verwendete Dateien

Der Signal Tracker für verwendete Dateien zeichnet auf, welche Dateien auf dem Computer, auf dem er installiert ist, geschrieben wurden. Diese Information ist für Benutzer besonders hilfreich, die ihre Arbeit primär mit Hilfe eines Computers verrichten. Aus Ordner- und Dateinamen kann oft auf den Inhalt der jeweiligen Tätigkeit, auf Projekt oder Kunde geschlossen werden.

Benutzernotizen

Der Signal Tracker für Benutzernotizen erlaubt Benutzern, mittels Tastaturkürzel kurze Notizen über Arbeitsinhalt oder -dauer zu erfassen. Notizen sind keine kompletten Zeitbuchungen, unterbrechen den Arbeitsfluss eines Benutzer also weniger als die Erfassung einer wirklichen Zeitbuchung mit allen notwendigen Parametern.

Benutzernotiz

"Arbeit wurde unterbrochen"

Verwendet ein Benutzer seinen Computer für einen längeren Zeitraum nicht, erinnert time cockpit nach der Rückkehr unaufdringlich daran, vielleicht eine Notiz einzugeben. Auf diese Weise kann man Zeiten ohne Aktivität auch noch nach Tagen z.B. einem kurzen ungeplanten Meeting zuordnen.

Gesendete Emails

Der Signal Tracker für gesendete Emails (Microsoft Office Outlook) zeichnet auf, wann Emails mit Microsoft Office Outlook versendet wurden. Oft werden Arbeitsinhalte nach ihrem Abschluss per Email an Kunden oder Projektpartner versendet. Durch die Aufzeichnung und spätere Darstellung der Emails kann auf Arbeitsdauer und -inhalte geschlossen werden.

Gesendete Email

Signalimport

time cockpit kann Signaldaten aus verschiedenen externen Quellen importieren. Im Standard werden beispielsweise gewisse Zeiterfassungsterminals unterstützt. Auch mit anderen, individuellen Signalquellen können Daten in Form von Textdateien ausgetauscht werden.

Zeiterfassung

Durch Programme wie Microsoft Office Outlook haben wir uns an grafische Kalenderansichten gewöhnt. time cockpit übernimmt das bekannte und bewährte Grundprinzip des grafischen Kalenders zum Zweck der Zeitbuchung und ergänzt es um die Anzeige der analysierten Signaldaten.

Grafische Zeitbuchungsansicht

Ähnlich Kalenderwerkzeugen wie Microsoft Office Outlook stellt time cockpit Zeitbuchungen grafisch dar. Der Benutzer kann zwischen einer Tages-, Wochen und Monatsansicht wählen. Veränderbar sind Zeitbuchungen in der Tages- und Wochenansicht; die Monatsansicht soll einen Überblick bieten und ist nicht veränderbar.

Wochenansicht

Drag & Drop

Sowohl in der Wochen- als auch in der Tagesansicht können Zeitbuchungen durch Drag & Drop verändert, kopiert und erstellt werden.

Buchung mit Drag & Drop kopieren

Integration von Microsoft Office Outlook

Viele Benutzer planen einen Teil ihrer Arbeit mit Microsoft Office Outlook. Daher werden im Zeitbuchungskalender neben den Buchungen auch Termine aus Outlook dargestellt. Ein Doppelklick genügt, um den Termin in eine Buchung umzuwandeln.

Signalanzeigen

Die von den Signal Trackern gesammelten Daten werden in aufbereiteter Form im Zeitbuchungskalender angezeigt. Sie können die Signalanzeigen verwenden, um Ihre Zeitbuchungen abzuleiten. Klicken Sie doppelt auf eine Zeitraumsignalanzeige (z.B. eine Zeitperiode der Aktivität am Computer), um die Erfassungsmaske für Zeitbuchungen zu öffnen. time cockpit übernimmt automatisch den ausgewählten Zeitraum als Vorschlag für die Zeitbuchung.

Signalanzeigen in der Tagesansicht

Farbcodierung

Ihr Ziel ist es, den Anteil der verrechenbaren Stunden zu erhöhen? Sie können die Darstellung von Zeitpunkten hinsichtlich Farben und Beschriftungen in time cockpit beliebig anpassen und beispielsweise nicht verrechenbare Stunden in Rot darstellen. Auf diese Weise sehen Sie in der Tages-, Wochen- und Monatsansicht auf einen Blick, in welchen Bereichen Entwicklungspotential steckt.

Tätigkeitsanalyse

In der Signaldatenanzeige werden die Details zu dem jeweils aktuell ausgewählten Zeitbereich dargestellt. Ist beispielsweise eine Zeitbuchung ausgewählt, werden die Signaldetails für den Zeitraum der Buchung angezeigt. Auf diese Weise ist es für Benutzer sehr einfach nachzuvollziehen, welche Tätigkeit sie wie lange ausgeführt haben.

Anwendungsdetails

Schlagwortwolke (Tag Cloud)

In der Schlagwortwolke werden die Schlagworte aus allen anderen Bereichen übersichtlich zusammenfasst. In sie fließen Daten von allen Signal Trackern ein. Die Größe jedes Begriffs wird durch die Dauer bestimmt, die time cockpit dem jeweiligen Schlagwort zugeordnet hat. Sie wissen nicht mehr genau, woran Sie gearbeitet haben? Meist genügt ein Blick auf die Schlagwortwolke und alles ist klar.

Schlagwortwolke

Anpassung

time cockpit zeichnet sich durch seine Anpassungsfähigkeit aus. Bis auf ganz wenige Ausnahmen ist das Datenmodell von time cockpit frei konfigurierbar. Branchenspezifische Musterdatenmodelle werden ausgeliefert; je nach Bedarf können jedoch neue Tabellen, Spalten, Logikprüfungen, Listen, Formulare, etc. beliebig hinzugefügt oder verändert werden.

Veränderbares Datenmodell

Die Tabellenstruktur von time cockpit ist nicht fix. Tabellen, Spalten, Beziehungen und Logikprüfungen können vom Benutzer verändert und hinzugefügt werden. Änderungen am Datenmodell, die von einem Administrator vorgenommen wurden, werden von time cockpit automatisch an alle angeschlossenen Benutzer weitergegeben.

Screencast Customizing (03:04)

Menüstruktur

Die Menüstruktur von time cockpit kann von Administratoren ohne Programmierung erweitert oder verändert werden. Sie können auf Listen oder Formulare innerhalb von time cockpit verweisen oder auch externe Webseiten darstellen.

time cockpit Formelsprache

Für time cockpit wurde eine eigene Formelsprache entwickelt, die an vielen Stellen zum Einsatz kommt. Sie ist an die Formelsprache von Microsoft Office Excel angelehnt, damit kein großer Lernaufwand notwendig ist. Die time cockpit Formelsprache wird beispielsweise eingesetzt, damit Regeln festgelegt werden können, wann eine Zeitbuchung gültig ist.

Scriptingfähigkeit

Sowohl auf das Datenmodell als auch auf die gespeicherten Daten kann in time cockpit mit der Scriptsprache IronPython zugegriffen werden. time cockpit enthält eine eigene Entwicklungsumgebung, in der die Scripts geschrieben, getestet und ausgeführt werden können. Wir stellen eine ganze Reihe an Beispielscripts zur Verfügung, sodass die Umsetzung beispielsweise einer Schnittstelle in oder aus time cockpit zur einfachen Übung wird.

time cockpit Query Language (TCQL)

time cockpit enthält eine Abfragesprache, mit der Auswertungen und Analysen auf einfache Art gemacht werden können. Im Vergleich zu SQL oder LINQ enthält TCQL eine Reihe von domänenspezifischen Funktionen, welche die Formulierung von Abfragen auf Zeiterfassungsdaten wesentlich erleichtern. time cockpit enthält eine eigene Entwicklungsumgebung, in der die TCQL Abfragen geschrieben, getestet und ausgeführt werden können.

Excel-Schnittstelle

Das Ergebnis jeder Abfrage, die mit TCQL geschrieben wurde, kann in Microsoft Office Excel exportiert werden. Sie können optional für den Export eigene Musterdateien vorbereiten. Ausgehend von den exportierten Daten stehen Ihnen die Analysefunktionen von Microsoft Office Excel zur Auswertung der Zeiterfassungsdaten zur Verfügung. Natürlich können Sie über diesen Weg auch Rechnungen beispielsweise mit Hilfe von Microsoft Office Word generieren.

Screencast: Rechnung erstellen
Screencast Erstellen von Rechnungen (02:15)

Dynamisches Datenmodell

Änderungen am Datenmodell werden, soweit technisch möglich, auch an der zugrundeliegenden relationalen Datenbank durchgeführt. Wenn Sie also beispielsweise eine neue Tabelle zu time cockpit hinzufügen, wird auch in der Datenbank eine Tabelle angelegt. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf beliebige Auswertungswerkzeuge verwenden, die auf Basis von SQL arbeiten.