Zeiterfassung bei codeworx mit time cockpit

Raphael Schwarz, codeworxRaphael Schwarz

In diesem Monat möchten wir einen der längsten und treuesten time cockpit Kunden vorstellen: Raphael Schwarz, der unter dem Markennamen codeworx am Markt auftritt, hat sich in den letzten Jahren einen Namen als .NET Berater in Deutschland und Österreich gemacht. Im Interview berichtet uns Raphael, welche Herausforderungen er als Freiberufler zu meistern hat und wie er erfolgreich SaaS Lösungen wie time cockpit zur Administration seines Geschäfts nutzt.

Der .NET Guru

Um sich als freiberuflicher Experte für .NET Softwareentwicklung gegen die Großen der Branche durchzusetzen, muss man einiges zu bieten haben. Raphael Schwarz hat vor einigen Jahren den Sprung in die Selbständigkeit gewagt. Mittlerweile genießt er einen hervorragenden Ruf als Trainer für .NET Themen wie UI-Entwicklung (XAML/WPF/WinRT), WCF und Entity Framework. Viele Kunden, die ihn als Trainer kennenlernen, wollen danach auf seine Expertise nicht mehr verzichten und engagieren ihn als Coach und Berater für externe Code- und Architekturreviews. In manchen Fällen arbeitet Raphael auch produktiv an Projekten mit, um Spezialwissen einzubringen oder Auslastungsspitzen abzudecken.

Time Cockpit + Office365 = Perfekte Administrationsplattform

Die Anforderungen, vor denen Raphael Schwarz in Sachen Administration als Freiberufler steht, unterscheiden sich nicht von denen von größeren Unternehmen. Er berichtet: „Zeitplanung, Kommunikation und Abrechnung – das sind die drei großen, administrativen Themen, die ich zu lösen habe. Die ersten beiden decke ich mit Hilfe von Microsoft Office365 ab. Alles was Abrechnung betrifft mache ich mit time cockpit. Das beginnt natürlich bei der Zeiterfassung, ich gehe aber noch viel weiter. Ich habe time cockpit mittlerweile so angepasst, dass ich von der Abrechnung bis hin zur Kostenrechnung alles integriert und auf Knopfdruck zur Verfügung habe.“

Create Invoice Create Invoice
With a single click Raphael can create invoice detail records from time sheet records.
Export Invoices Export Invoices
Raphael has created a small time cockpit script (Python) to send data from time cockpit to his report generator for creating PDF invoices.
Exported Invoices Exported Invoices
Raphael archives his invoice data in XML format in the cloud (SkyDrive). It is also the basis for creating PDF invoices with IReport.
Invoice Template with iReport Invoice Template with iReport
Here you see how Raphael uses IReport to generate PDF invoices from his accounting data in time cockpit.
Outstanding Items Outstanding Items
Keeping an eye on unpayed invoices is important. Raphael uses time cockpit's conditional formatting function to highlight overdue invoices.
Cost Accounting Cost Accounting
Raphael has extended time cockpit with his specific cost accounting module.
Turnover Tax Advance Return Turnover Tax Advance Return
Raphael can even generate the base data for his VAT declaration directly from time cockpit.

Time Cockpit als Verrechnungswerkzeug

Im Interview erklärt uns Raphael, wie er die Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit genutzt hat, um das System von einer Zeiterfassung zu einem integrierten Gesamtsystem zu machen:

  1. Ausgangspunkt ist eine Kontrollliste mit noch nicht verrechneten Zeitbuchungen, die sich Raphael in time cockpit definiert hat, damit zu verrechnende Zeiten auf keinen Fall im hektischen Arbeitsalltag untergehen.
  2. Wenn es Zeit zum Abrechnen ist, selektiert er dort die jeweils relevanten Zeitbuchungen und kopiert sie mit einem Klick in sein Abrechnungsmodul. Raphael hat sich diese Erweiterung selbst in time cockpit konfiguriert (lesen Sie mehr über das Erweitern von time cockpit). Es erlaubt ihm, die Zeitbuchungen noch um zusätzliche Sachkosten zu ergänzen, die er weiterverrechnen muss (z. B. Reisekosten, Kosten für an Kunden gelieferte Hardware, etc.).
  3. Sobald er die Abrechnung in time cockpit fertig erfasst hat, erzeugt er mit einem time cockpit Script die druckbare Rechnung. Raphael hat dafür time cockpit mit dem Open Source Werkzeug IReport verknüpft. Der Datenaustausch erfolgt über XML.

„Mit der Erstellung der Rechnung endet der Prozess in time cockpit jedoch nicht“, berichtet Raphael. „Ich verwende time cockpit anschließend zur Kosten- und Ergebniskontrolle. Dafür ergänze ich die Daten in time cockpit um Kosten, die nicht direkt Kunden zuzuordnen sind. Die Formelsprache von time cockpit hat es mir dabei leicht gemacht, Geschäftslogiken wie länderspezifische Mehrwertsteuersätze zu konfigurieren. Am Ende erhalte ich alle Auswertungen, die ich für die Steuerung meines Geschäfts brauche. Selbst die Datengrundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung steht mir auf Knopfdruck in time cockpit zur Verfügung.“

Unverzichtbare Aktivitätsaufzeichnung

Die Kunden von Raphael Schwarz sind über ganz Österreich und Deutschland verteilt. Zu seiner normalen Arbeitszeit kommen also noch lange Stunden auf Reisen hinzu. Dementsprechend wertvoll ist die wenige Freizeit für ihn. Die Aktivitätsaufzeichnung von time cockpit ist in diesem Zusammenhang unverzichtbar für Raphael geworden. Er erzählt: „Wenn ich nach einem langen Projektworkshop und einer meist ebenfalls langen Heimreise nach Hause komme, habe ich oft keine Nerven mehr für Zeiterfassung. Meine Familie, besonders mein kleiner Sohn, hat dann oberste Priorität. Es kommt daher oft vor, dass die Zeiterfassung Tage, vielleicht sogar Wochen warten muss. Ohne das Aktivitätslog von time cockpit wäre ich aufgeschmissen. Zusammen mit der Outlook-Integration kann ich durch das Log selbst Wochen später exakt nachvollziehen, wann ich für welchen Kunden was getan habe. Diese Funktion ist für mich geschäftskritisch geworden. Ohne ihr könnte ich meine Arbeit nicht in der Form erledigen, wie ich das heute erfolgreich machen kann.“

My Office is where I am

“My office is where I am” ist ein Slogan, der aktuell in aller Munde ist. Für Raphael ist er schon seit längerer Zeit Realität: „Eigene Server zu betreiben wäre für mich ein unnötiger Ballast. SaaS in der Cloud gibt mir die Sicherheit und Flexibilität, die ich brauche. Ob Active Directory in Windows Azure, Mails und Kalender in Office365, Dokumente in SkyDrive oder Zeiterfassung und Abrechnung in time cockpit – alles ist in der Cloud und damit hochverfügbar und von überall für mich erreichbar.“

Aufgrund der häufigen und langen Reisen von Raphael ist Internetzugang für ihn nicht immer verfügbar. Insofern legt er großen Wert auf Offlinefähigkeit: „Ich sitze viele Tage im Monat im Flieger oder in Flughafenlounges. Diese Zeit will ich natürlich nutzen, sie wäre sonst verloren. Wer meint, dass dort in der Praxis Internet immer verfügbar ist, liegt vollkommen falsch. Ich kann die Cloud nur in Verbindung mit voll offlinefähigen Client-Anwendungen wie time cockpit oder Outlook nutzen. So kann ich während des langen Heimfluges meine Abrechnung erledigen und habe die administrative Arbeit schon erledigt wenn ich zu Hause ankomme.“

Datenaustausch mit Endkunden

Raphael nutzt die Excel-Exportfunktion von time cockpit zum Datenaustausch mit Endkunden: „Zeitnachweise aus time cockpit in Excel zu exportieren, ist eine Standardfunktion der Software. Sie ist wichtig für mich, da meine Kunden meine Leistungen teilweise im Rahmen größerer Projekte an Endkunden weiterverrechnen und dafür die Detaildaten brauchen. Einer meiner größten Auftraggeber hat selbst time cockpit im Einsatz. Ich bekam Zugriff zu deren time cockpit System über die Web-Oberfläche und kann dadurch meinen Datenexport über die Excel-Importfunktion in deren time cockpit problemlos integrieren. Der Aufwand für den Datenaustausch ist dadurch für mich nahezu null.“

Die Zukunft

Raphael Schwarz erzählt uns, dass er die Freiheiten und Herausforderungen, die das Freiberuflerdasein mit sich bringt, zu lieben gelernt hat. Er schätzt die Reisen und die täglich wechselnden Anforderungen. Raphael: „Ich träume davon, langfristig in einem kleinen Team meine Erfahrungen in das eine oder andere Tool oder einige Libraries zu verpacken, die anderen bei der Softwareentwicklung helfen. Auch wenn diese Vision noch ein wenig in der Zukunft liegt, versuche ich schon heute, mit guter Softwareunterstützung meine administrativen Prozess schlank zu halten und damit bereit für die nächsten Schritte zu werden.“