Zeiterfassung bei Hexa Business Services mit time cockpit

Früher hat hexa zur Projektzeiterfassung ein in Microsoft Access selbstgeschriebenes Tool verwendet, aber durch das Wachstum auf rund 30 Personen benötigte hexa eine flexible Software, die mit den steigenden Anforderungen mitwächst.

Video

Transkript

Rainer Stropek: Hr. Soumelidis, Danke für das Gespräch. Es freut mich, dass wir heute dieses Interview über das Thema Zeiterfassung im Allgemeinen und time cockpit im Speziellen machen können. Sie sind ja Geschäftsführer der Firma Hexa und es wäre für unsere Zuseher bzw. unsere Leser interessant zu wissen, was Hexa macht, wie die Gruppe Hexa strukturiert ist, in welchen Geschäftsfeldern sie tätig ist.

Damianos Soumelidis: Hexa ist ein Unternehmen der Tria Gruppe. In der Tria Gruppe sind insgesamt vier Unternehmen, Hexa macht Beratung und Implementierung im Bereich Cloud Computing und Outsourcing. Wir helfen den Kunden, diese Konzepte einzusetzen, damit sie IT effizient und kostengünstig betreiben können. Die anderen Schwestern, die ComSolution, die CodeForce und die to>day experts sind ebenfalls im Bereich IT, Softwareentwicklung, Systemintegration, Beratung und Interimsexperten tätig.

Rainer Stropek: Das bedeutet, Ihre Unternehmen sind alle im Bereich Dienstleistungen tätig. Welche Rolle spielt das Thema Projektzeiterfassung in einem solchen Unternehmen?

Damianos Soumelidis: Unsere Berater sind in der Regel in verschiedenen Projekten eingesetzt, bei verschiedenen Kunden quer über den Tag zu unterschiedlichen Zeiten. Es ist aus Sicht der Ressourcensteuerung aber auch der Abrechnung und auch der Leistungstransparenz für unsere Kunden wichtig zu wissen, woran wird gearbeitet, wie lange wird gearbeitet, womit wurde Zeit verbracht, welche Zeiten sind abrechenbar, welche nicht und deswegen ist die Tätigkeit der Zeiterfassung für uns natürlich sehr wichtig.

Rainer Stropek: Gerade in Westeuropa ist es immer ein Balanceakt zwischen Kontrolle auf der einen Seite und notwendiger Datenerfassung auf der anderen. Wie gehen Sie in punkto Mitarbeiter mit diesem Spannungsfeld aus Kontrolle versus notwendige Datenaufzeichnung für Verrechnungsprozesse um?

Damianos Soumelidis: Das war bis jetzt noch kein Thema, nachdem unsere Mitarbeiter alle wissen, dass das was in der Zeiterfassung gebucht wird, die Grundlage für die Verrechnung ist. Im Grunde genommen ist ihre verrechenbare Leistung das Gehalt, das sie bekommen – daher war das kein Thema. Natürlich ist Disziplin, Genauigkeit und Konsequenz sehr wohl ein Thema. Also nicht so sehr das Konzept, dass gebucht wird, sondern wie gebucht wird. Da verwenden wir Hilfsmittel dafür.

Rainer Stropek: Wenn Sie sagen, es ist sehr wichtig, dass diese Zeitbuchungen rechtzeitig da sind, in hoher Qualität da sind, haben Sie diesbezüglich von der Organisation her Incentives dieses Thema betreffend? Gibt es zum Beispiel in irgendeiner Form erfolgsabhängige Gehaltsmodelle, die direkt oder indirekt vom Umsatz oder von Zeiten eines Mitarbeiters abgeleitet sind?

Damianos Soumelidis: Nicht mehr. Wir hatten variable Gehaltsbestandteile, wir haben das nicht mehr, weil wir der Meinung sind, dass die Mitarbeiter ohnehin bemüht und mit hoher Qualität an den Projekten arbeiten. Was wir sehr wohl haben, ist ein Bonussystem, das an der Profitabilität des Unternehmens angehängt ist. Wir schütten einen gewissen Teil des Gewinns an die Mitarbeiter aus.

Rainer Stropek: Sie haben gerade erwähnt, dass Sie Werkzeuge einsetzen und es freut uns sehr, dass Sie auch unser Werkzeug time cockpit im Bereich Zeiterfassung einsetzen. Können Sie kurz erläutern, wie time cockpit bei Ihnen für das Thema Projektzeiterfassung eingesetzt wird?

Damianos Soumelidis: In time cockpit haben wir sämtliche Kunden, die zugeordneten Projekte und alle Mitarbeiter erfasst. Die Mitarbeiter buchen ihre Leistungen auf die entsprechenden Projekte, unabhängig davon, ob es Projekte sind, wo stunden- oder tageweise verrechnet wird oder es schlüsselfertige Projekte sind - sprich ein fertiges Budget, auf das der Mitarbeiter dann bucht, das aber zu einem konstanten Preis verkauft wird. Einerseits ist es ein Abrechnungswerkzeug, die Buchungen werden als Verrechnungsgrundlage hergenommen. Andererseits ist time cockpit auch ein Nachverfolgungs- und Controllingwerkzeug, um zu sehen, ob ein Projekt, das wir um einen gewissen Preis verkauft haben, profitabel. Wo stehen wir im Projekt? Halten sich gebuchte Zeiten, also Leistungen die erbracht wurden, mit den geschätzten Zeiten die Waage?

Rainer Stropek: Ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe Ihrer Größenordnung hat ja wahrscheinlich schon gewisse Strukturen, Prozesse, Vorgehensweisen. War es schwierig, time cockpit an Ihre Prozesse oder Strukturen anzupassen? Wie ist der Einführungsprozess gelaufen?

Damianos Soumelidis: Wir hatten bereits ein Tool, eine selbstgeschriebene Software in Microsoft Access – sehr rudimentär und nicht zufriedenstellend. Es hat für fünf bis zehn Mitarbeiter ganz gut funktioniert. In der einer Größenordnung, in der wir sind – wir haben jetzt rund 30 Personen im time cockpit und überlegen sehr stark das Schwesterunternehmen to>day experts mit rund 65 Personen reinzugeben – da funktioniert selbstgeschriebene Software nicht mehr. Der Umstellungsprozess war schmerzlos, ganz im Gegenteil, wir konnten time cockpit aufgrund der hohen Anpassungsfähigkeit genau an die Prozesse und Gegebenheiten anpassen. Auch das Berechtigungs- und Rollenmodell konnten wir erweitern. Wir erfassen nicht nur Tätigkeiten, Projekte und Leistungen sondern auch unsere Urlaube und überlegen auch noch weitere administrative Dinge in time cockpit zu erfassen.

Rainer Stropek: Eine Kernidee von time cockpit sind die sogenannten Signal Tracker, bei denen bis zu einem gewissen Grad das Werkzeuge aufzeichnet, was ich mache und das soll den Mitarbeitern zumindest in Teilen ihrer Arbeit helfen, dass sie keine verrechenbaren Zeiten vergessen, wie es ja manchmal ohne Toolunterstützung passiert. Glauben Sie, dass diese Signal Tracker für Ihre Mitarbeiter einen Wert darstellen? Ist es etwas, was vielleicht dazu führt, dass die eine oder andere Stunde, die sonst vergessen worden wäre, vielleicht doch verrechnet bzw. gebucht wird? Wie stehen Sie zu dieser Funktion?

Damianos Soumelidis: Unterschiedlich. Es hängt ein wenig davon ab, wie die Mitarbeiter arbeiten. Manche arbeiten durchgängig an einem Projekt. Hier ist das eher ein Block der im Tag gebucht wird, vielleicht auch zwei, drei Blöcke. Da ist es nicht so relevant. Andere Mitarbeiter arbeiten sehr verstreut an Projekten. Es hängt aber auch von der persönlichen Arbeitsweise ab. Wir zwingen die Leute nicht, die Signale zu verfolgen. Manche tun es, für manche ist es ein gutes Hilfsmittel, für manche nicht so sehr. Aber ich bin überzeugt davon, dem einen oder anderen hilft es sehr viel.

Rainer Stropek: time cockpit ist eine Software as a Service Lösung. Das heißt, das Betriebsmodell funktioniert so, dass Sie bei sich keine eigenen Serverressourcen brauchen sondern es in der Cloud in einem hochsicheren Data Center in der EU läuft. Was halten Sie von diesem Betriebs- aber auch Kostenmodell Software as a Service, wo ja 20 Cent pro Benutzer und Tag zu zahlen sind? Wie stehen Sie zu diesem Thema Software as a Service? War das mit ein Entscheidungskriterium?

Damianos Soumelidis: Ja, definitiv. Wir sind ohnehin Verfechter von Software as a Service – nicht für alle Lebenslagen und für jeden Zweck aber soweit es geht. Wir haben als Hexa unsere gesamte Infrastruktur in der Cloud. Daher haben wir danach gesucht, weil wir der Meinung sind, dass keine Infrastruktur oder Plattform für Werkzeuge betreiben zu müssen, die nichts mit unserem Kerngeschäft zu tun haben, ein riesen Vorteil ist.

Rainer Stropek: Wir kommen an das Ende dieses Interviews. Ich würde gerne eine abschließende Frage stellen, die sicher viele Geschäftsführer interessiert, die in ähnlichen Unternehmen arbeiten: Wenn Sie die Hexa oder die gesamte Gruppe nochmals von ganz vorne beginnen können – in puncto Zeiterfassung, was wäre ein Punkt, bei dem Sie sagen, das würde ich genauso machen, was wäre ein Punkt, den Sie aus heutiger Sicht vielleicht von Anfang an ein wenig ändern – organisatorisch oder von der Toolunterstützung her?

Damianos Soumelidis: Ich würde time cockpit früher einsetzen, früher die Überlegungen anstellen, was Tätigkeiten, Projekte, Kunden betrifft. Früher die Prozesse, die ein junges Unternehmen – es gibt die Hexa seit zwei Jahren –hat, mit time cockpit verschränken.

Rainer Stropek: Hr. Soumelidis, ich bedanke mich für das Interview. 

Links

Testversion

Melden Sie sich für die 30-Tage Testversion von time cockpit an, und probieren Sie aus, wie einfach Zeiterfassung sein kann.

Zur Testversion anmelden...

Tour

In der Tour erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Features von time cockpit.

Zur Tour...

Fragen?

Haben Sie Fragen? Bitte kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Fragen und Anregungen.

Kontakt...