10 Gründe gegen Excel für die Projektzeiterfassung

Apr 11, 2025 von Alexander Huber

Einleitung

In den vielen Jahren, in denen wir bei time cockpit Projektzeiterfassungs­lösungen einführen, sehen wir immer wieder denselben Weg: Ein Unternehmen beginnt mit Excel. Das wirkt auf den ersten Blick logisch – es ist vorhanden, bekannt und kostenlos. Doch je länger die Nutzung dauert, desto deutlicher zeigen sich Schwächen, die den Aufwand und die Fehlerquote in die Höhe treiben.

Im Folgenden teile ich die zehn wichtigsten Punkte, die wir in Projekten immer wieder beobachten – und warum wir heute sagen: Excel ist ein guter Start, aber selten die langfristige Lösung.

1. Excel ist zu generisch

Excel ist ein Allzweckwerkzeug – und genau das ist das Problem. Projektzeiterfassung braucht Strukturen: Kunden, Projekte, Aufgaben, Abrechnungsarten, Genehmigungsprozesse. All das muss in Excel manuell nachgebaut werden, oft über komplexe Formeln oder Pivot-Tabellen. Das kostet Zeit und erfordert Excel-Expertise im Team. Ein falsch gesetztes Semikolon oder eine gelöschte Formel kann komplette Auswertungen verfälschen.

2. Multi-User-Problematik

Excel ist nicht für paralleles Arbeiten mehrerer Personen entworfen worden. Selbst mit Cloud-Speicher wie OneDrive oder SharePoint treten in der Praxis Probleme auf:

• Versionskonflikte, wenn zwei Personen gleichzeitig Änderungen speichern.
• Verlust von Änderungen, weil eine Datei zwischendurch im Offline-Modus bearbeitet wurde.
• Leistungseinbußen, wenn große Dateien von mehreren Nutzern gleichzeitig geöffnet sind.

Gerade zum Monatsende, wenn alle ihre Zeiten nachtragen, kann das zu echten Chaosmomenten führen.

3. Hohe Fehleranfälligkeit

In Excel kann praktisch jeder alles ändern – und das ohne automatische Validierung. Ein Tippfehler in der Uhrzeit, ein vergessenes Datum oder doppelte Einträge passieren schnell. Besonders gefährlich: Fehler bleiben oft unbemerkt, weil es keine automatische Prüfung auf Überschneidungen oder unrealistische Werte gibt. In der Praxis haben wir Tabellen gesehen, in denen Mitarbeitende versehentlich 26 Stunden für einen Tag erfasst hatten – und es fiel erst Wochen später auf.

4. Keine Nachvollziehbarkeit

In Projekten, in denen Arbeitszeiten abrechnungsrelevant oder rechtlich sensibel sind, ist Nachvollziehbarkeit Pflicht. Excel bietet dafür nur rudimentäre Änderungsverfolgung – und die ist oft deaktiviert oder schwer auszuwerten. Das heißt: Wenn ein Eintrag geändert oder gelöscht wird, ist später kaum festzustellen, wer es wann getan hat und warum. Für Audits oder Streitfälle ist das ein Albtraum.

5. Zeit nacharbeiten ist mühsam

Viele Mitarbeitende tragen Zeiten nicht täglich ein, sondern sammeln Belege oder Erinnerungen und pflegen alles gebündelt nach. In Excel bedeutet das: mühsames Suchen in alten Listen, kein Überblick über bereits erfasste oder fehlende Tage und kein System, das erinnert oder warnt. So entstehen Lücken oder unvollständige Monate, die am Monatsende unter hohem Zeitdruck korrigiert werden müssen.

6. Keine Berechtigungen

Entweder man sperrt die Datei komplett – oder alle haben vollen Zugriff. Feingranulare Berechtigungen, wie sie in spezialisierten Systemen selbstverständlich sind, gibt es in Excel nicht. Das führt zu Datenschutzrisiken: Abwesenheitsgründe, Krankheitstage oder vertrauliche Projektzeiten werden für alle sichtbar. In sensiblen Branchen ist das schlicht nicht akzeptabel.

7. Fehlende Validierungen

Projektzeiterfassung hat oft komplexe Regeln: maximale Tagesarbeitszeit, keine Buchung an Feiertagen, keine Erfassung nach Projektende, automatische Pausenabzüge. In Excel muss man solche Regeln manuell nachbauen – wenn überhaupt. Selbst wenn Makros diese Logik implementieren, sind sie schwer zu warten und brechen oft, wenn sich die Tabellenstruktur ändert.

8. Keine Schnittstellen

Excel steht allein. Wer Daten mit Lohnbuchhaltung, ERP, Jira oder einem Ticketsystem abgleichen will, muss manuell exportieren und importieren. Jede Schnittstelle ist ein eigenes Mini-Projekt – oder man landet bei Copy & Paste, mit allen Risiken von Übertragungsfehlern und vergessenen Aktualisierungen.

9. Backup und Restore sind Glückssache

Excel-Dateien liegen oft lokal oder unstrukturiert in Cloud-Ordnern. Zwar gibt es teilweise automatische Versionierung, aber viele wissen nicht, wie sie funktioniert oder wie man sie nutzt. Wenn eine Datei versehentlich gelöscht, überschrieben oder beschädigt wird, ist der Schaden groß – und im schlimmsten Fall sind ganze Monatsdaten weg.

10. Nicht skalierbar

Mit fünf Personen kann man Excel noch irgendwie im Griff behalten. Bei zwanzig, fünfzig oder hundert Mitarbeitenden wird es zum Albtraum:

• Dateien werden riesig und langsam.
• Das manuelle Zusammenführen mehrerer Dateien ist fehleranfällig.
• Konsistenzregeln müssen immer wieder manuell geprüft werden.

Skalierungsprobleme führen oft dazu, dass Unternehmen mitten im Jahr umsteigen müssen – was zusätzliche Komplexität in Abrechnung und Reporting bringt.

Vorteile von Excel

Wir wollen nicht unfair sein: Excel hat Stärken.

• Schneller Start: Kein IT-Projekt nötig, keine Schulung erforderlich.
• Verfügbarkeit: Nahezu jedes Unternehmen hat es bereits.
• Flexibilität: Eigene Vorlagen und Auswertungen sind schnell gebaut.

Für Einzelpersonen oder Kleinstteams kann Excel daher durchaus ausreichend sein – zumindest für den Einstieg.

Fazit

Unsere Erfahrung zeigt: Excel ist für die Projektzeiterfassung wie ein Taschenmesser für eine OP – es kann funktionieren, ist aber nicht das richtige Werkzeug für den professionellen Einsatz. Wer langfristig effizient, sicher und skalierbar arbeiten möchte, sollte den Wechsel auf eine spezialisierte Projektzeiterfassung frühzeitig planen. So vermeidet man nicht nur den wachsenden Verwaltungsaufwand, sondern stellt auch sicher, dass Zeiterfassung effizient, sicher und zuverlässig funktioniert.