Erfolgreich Zeiterfassungssystem einführen: Checkliste 2025
von Alexander Huber
Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen – gerade in Zeiten, in denen Transparenz, Controlling und rechtliche Vorgaben immer wichtiger werden.
Warum eine professionelle Zeiterfassung notwendig ist, haben wir im Beitrag zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich zusammengefasst. Ebenso entscheidend: Nur wenn die Mitarbeiter die Zeiterfassung als hilfreich und fair wahrnehmen, wird sie konsequent genutzt – mehr dazu im Artikel Mitarbeiter zur Zeiterfassung motivieren.
Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems ist kein Routineprojekt – vor allem nicht für wachsende Dienstleistungsunternehmen. Aus unserer Erfahrung mit zahlreichen Einführungsprojekten bei Time Cockpit wissen wir: Je strukturierter und durchdachter der Start, desto reibungsloser der operative Betrieb.
Mit dieser Checkliste geben wir Ihnen ein praxiserprobtes Gerüst an die Hand, das wir auch in unseren Time Cockpit-Einführungsprojekten nutzen. Sie hilft Ihnen, Ihr neues Zeiterfassungssystem 2025 effizient, transparent und zukunftssicher zu implementieren.
Warum eine strukturierte Einführung entscheidend ist
Ein Zeiterfassungssystem betrifft nicht nur die IT oder das Controlling. Es greift tief in den Alltag aller Mitarbeitenden ein. Gleichzeitig müssen rechtliche Vorgaben, Projektanforderungen und betriebliche Prozesse in Einklang gebracht werden. Eine gute Vorbereitung entscheidet darüber, ob die Akzeptanz hoch ist oder das Projekt zum zähen Dauerbrenner wird.
Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Einführung
1. Nutzungsszenarien definieren
Nicht jedes Unternehmen nutzt Zeiterfassung gleich. Manche konzentrieren sich ausschließlich auf Projektzeiten, andere möchten zusätzlich Anwesenheitszeiten abbilden. Klären Sie früh, welches Nutzungsszenario für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und wie Sie alle Mitarbeitergruppen einbinden.
- Projektzeiterfassung vs. Anwesenheitszeiterfassung: Sollen beide Aspekte abgedeckt werden?
- Klären, welches Nutzungsszenario sinnvoll ist
- Kommunikationsleitfaden: Wann und wie werden Zeiten gebucht? Auch für Abwesenheiten
2. Generelle Vorbereitung
Bevor Sie in die Details der Konfiguration einsteigen, sollten die grundsätzlichen Rahmenbedingungen geklärt sein. Dazu gehört vor allem der passende Zeitpunkt für den Rollout und die interne Kommunikation, um alle Mitarbeiter mitzunehmen. Ein klarer Startpunkt und saubere Abstimmungen schaffen die Basis für eine erfolgreiche Einführung.
- Realistischen Rollout-Termin festlegen (z. B. nicht direkt nach dem Jahreswechsel wegen offener Resturlaube)
- Interne Kommunikation starten: Warum wird gewechselt? Was bringt das neue System verschiedenen Rollen (Mitarbeiter, Projektleiter, Controlling, Management)?
3. Projektzeiterfassung konfigurieren
Die Projektzeiterfassung ist oft der Kern eines Zeiterfassungssystems. Sie entscheidet darüber, ob Zeiten nachvollziehbar und korrekt Projekten, Tätigkeiten oder Kunden zugeordnet werden. Eine saubere Datenbasis und klare Regeln für die Stammdatenpflege sind entscheidend, um Transparenz und zuverlässige Auswertungen sicherzustellen.
Stammdatenverwaltung
- Führendes System festlegen: Time Cockpit, ERP, CRM?
- Pflegevarianten: manuell, per Excel-Import, automatisiert per IronPython-Skripte
- Bei externer Stammdatenpflege: Schnittstellen einplanen
- Verantwortlichkeiten definieren
Buchungsgranularität
- Erfassung nur auf Projektebene oder detailliert auf Tätigkeitsebene?
- Mögliche Erweiterung: z. B. Kostenstellen bei interner Leistungsverrechnung
Stundensätze und Budgets
- Festlegen der Stundensätze nach Kunden, Projekten oder Tätigkeiten
- Klärung: Welche Leistungen sind (nicht) verrechenbar, welche intern?
4. Arbeitszeiterfassung vorbereiten
Neben Projekten ist auch die reine Arbeitszeitverwaltung ein kritischer Faktor. Sie umfasst Anwesenheiten, Abwesenheiten, Urlaubsansprüche und gesetzliche Vorgaben. Je besser diese Grunddaten gepflegt sind, desto reibungsloser funktioniert die Zeiterfassung im Alltag.
- Zugriffsverwaltung: Welche Mitarbeiter erhalten Zugriff? Rollenkonzept für interne/externe Ressourcen
- Arbeitszeitmodelle definieren (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Stunden pro Tag etc.)
- Überstunden- und Zeitausgleichsregelung: Stichtagsbezogene Berechnung sicherstellen
- Urlaubsansprüche: Wöchentlich erfassen, Umrechnung von Tagen beachten
- Entstehung von Urlaubsansprüchen: Eintrittsdatum, Kalender- oder Geschäftsjahr? Dinge wir Urlaubsrückstellungen im Hinterkopf behalten.
- Feiertagskalender nach Region pflegen
- Abwesenheiten: Prozesse für Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand, Sonderurlaub definieren, inkl. Genehmigungen
- Arbeitszeitregeln: Standardprüfungen aktivieren, ggf. zusätzliche Regeln (z. B. für Lehrlinge)
- Passiver Buchungsschluss festlegen: Bis wann muss gebucht sein?
5. Activity Tracker optional nutzen
Der Activity Tracker unterstützt Mitarbeiter bei der genauen Zeiterfassung, indem er automatisch Aktivitäten im Hintergrund dokumentiert. Richtig kommuniziert, ist er eine Arbeitserleichterung und kein Kontrollinstrument. Entscheiden Sie, ob und wie Sie diese Funktion im Unternehmen einsetzen möchten.
- Entscheidung: Soll der Activity Tracker genutzt werden?
- Kommunikation: Kein Überwachungsinstrument, sondern Erleichterung
- Installation optional gestalten
6. Projektabrechnung vorbereiten
Wenn Projekte verrechnet werden sollen, ist die Abrechnung ein wesentlicher Bestandteil. Klären Sie früh, ob dies direkt in Time Cockpit passieren soll oder über ein anderes System. Die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ist ein zentraler Erfolgsfaktor.
- Abrechnung in Time Cockpit oder in externem System?
- Welche Daten müssen übertragen werden (z. B. verrechenbare Stunden)?
- Corporate Design für Rechnungen möglich?
- Voraussetzung: Company-Struktur in Time Cockpit
7. Anpassungen und Erweiterungen
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, die oft über den Standard hinausgehen. Prüfen Sie deshalb, welche Anpassungen an Datenmodell, Workflows oder Dashboards nötig sind, um die Arbeit optimal zu unterstützen.
- Benötigen Sie zusätzliche Felder, Entitäten oder Workflows?
- Welche KPIs und Reports sind erforderlich?
- Individuelle Dashboards?
Natürlich unterstützt Sie das Team von Time Cockpit bei jedem Schritt. Mehr dazu unter Der Unterschied.
8. Integrationen frühzeitig mitdenken
Ein Zeiterfassungssystem steht selten allein, sondern ist Teil einer IT-Landschaft. Denken Sie daher früh über Integrationen nach, damit Prozesse reibungslos ineinandergreifen – von Single Sign-On bis zur Anbindung externer Systeme wie Jira, Business Central oder Personio.
- Single Sign-On via Microsoft Entra (Azure AD)?
- Automatische Benutzerprovisionierung nötig?
- Schnittstellen zu:
- Jira / Azure DevOps (Entwicklung)
- Business Central (Finanzen)
- Zendesk/Freshdesk (Support)
- Personio (HR-Daten)
9. Berechtigungen & Rollen modellieren
Ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder nur die Informationen sieht, die er benötigt. So wird Sicherheit gewährleistet und Benutzeroberflächen bleiben übersichtlich. Prüfen Sie früh, welche Rollen Sie benötigen.
- Wer sieht/bearbeitet was?
- Standardrollen: AccountAdmin, CustomizationAdmin, BaseDataAdmin etc.
- Module gezielt aktivieren/deaktivieren
- Oberflächen aufgeräumen: unnötige Felder entfernen
10. Datenmigration professionell planen
Bei der Einführung einer professionellen Zeiterfassung ist die Datenmigration einer der kritischsten Punkte. Nur wenn alle relevanten Informationen vollständig übertragen werden, können Mitarbeiter nahtlos weitermachen. Planen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen für diesen Schritt ein. Nur in den wenigsten Fällen starten Unternehmen “auf der grünen Wiese”.
- Welche Daten werden übernommen?
- Benutzer & Abteilungen
- Kunden, Projekte, Tätigkeiten
- Zeitmodelle, Abwesenheiten, Urlaubsansprüche
- Historische Zeitbuchungen
- Zeit für Testläufe und Validierung einplanen
- Gelegenheit nutzen und Datenbasis bereinigen
Fazit
Die Einführung einer Zeiterfassung ist ein unternehmensweites Projekt – nicht nur ein IT-Thema. Wer frühzeitig klare Regeln, gut gepflegte Daten und ein Verständnis für die Nutzerbedürfnisse schafft, wird mit hoher Akzeptanz, besseren Auswertungen und mehr Effizienz belohnt. Diese Checkliste soll Ihnen als praktischer Leitfaden dienen – angepasst aus vielen realen Projekten mit Time Cockpit.
Sie planen die Einführung von Time Cockpit oder wollen Ihr aktuelles Setup optimieren? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne.