10 typische Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware
von Alexander Huber
Wer die Einführung von Zeiterfassungssoftware plant, erwartet oft ein vertrautes Muster: System auswählen, konfigurieren, testen, live gehen. Technisch funktioniert das auch häufig gut. Die eigentliche Herausforderung beginnt aber dort, wo Menschen ihre Routinen anpassen sollen. Zeiterfassung verändert Abläufe, macht Arbeit sichtbar und stellt Fragen an Rollen, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit. Entsprechend emotional kann das Thema werden und genau deshalb scheitern Rollouts nicht an der Technik, sondern an fehlender Einbettung in Zusammenarbeit und Kultur. Damit eine Einführung stabil gelingt, lohnt ein Blick auf die Fehler, die Organisationen immer wieder machen, unabhängig von Branche, Teamgröße oder Tool. Sie zeigen, wo der Prozess ins Stocken geraten kann und wie Unternehmen einen Weg finden, der nicht nur technisch, sondern organisatorisch trägt.
Die hier beschriebenen Punkte basieren auf unseren Erfahrungen aus über 15 Jahren Begleitung von Einführungsprojekten in der Zeiterfassung, quer durch Branchen, Unternehmensgrößen und Systemlandschaften.
1. Ohne klares Zielbild starten
Ein Projekt beginnt oft mit der Aussage, man brauche „etwas zur Zeiterfassung“. Doch ohne Zielbild bleibt unklar, wofür Daten genutzt werden sollen. Abrechnung? Kapazität? Projektsteuerung? Unterschiedliche Erwartungen führen zu Diskussionen, wenn das System bereits steht. Erst ein gemeinsames Verständnis schafft Orientierung und hilft, spätere Entscheidungen sauber zu begründen.
🎯 Tipp: Vor dem Start drei Hauptziele definieren und kommunizieren.
2. Den Nutzen nicht erklären
Viele Menschen verbinden Zeiterfassung instinktiv mit Kontrolle. Wenn Unternehmen nicht erklären, warum ein System eingeführt wird und wie Daten genutzt werden, entsteht Widerstand: leise, aber deutlich spürbar. Gute Kommunikation reduziert diese Unsicherheit erheblich. Sie zeigt, dass Zeiterfassung nicht gegen Teams arbeitet, sondern ihnen Orientierung gibt, wenn Projekte, Prioritäten oder Ressourcen unklar werden. Wie ein strukturiertes Vorgehen beim Einführen eines Systems Überforderung vermeidet, zeigt unsere Checkliste zur Einführung.
3. Zu viele Funktionen gleichzeitig aktivieren
Moderne Systeme können viel: Regeln, Workflows, Genehmigungen, automatische Hinweise, detaillierte Kategorien. Der Wunsch, alles sofort zu nutzen, ist verständlich und doch hinderlich. Ein überfrachteter Start führt dazu, dass Teams zu viele neue Abläufe gleichzeitig verarbeiten müssen. Deutlich besser ist ein schrittweises Vorgehen: erst Basis, dann Erweiterung. So entsteht Routine, bevor Komplexität hinzukommt.
⚙️ Tipp: Startumfang bewusst reduzieren und ausbauen, wenn Stabilität da ist. In solchen Fällen kann eine anpassbare Zeiterfassung ihre Stärken voll ausspielen – nicht nur, weil sie Zusatzfunktionen flexibel ergänzen lässt, sondern auch, weil man Funktionen, die aktuell nicht gebraucht werden, gezielt deaktivieren oder ausblenden kann.
4. Altdaten unreflektiert übernehmen
Viele Unternehmen besitzen historische Zeitdaten, doch häufig sind sie lückenhaft oder inkonsistent. Werden solche Daten ungeprüft übernommen, schleppen sich Fehler in das neue System. Das führt zu Rückfragen, irritierten Teams und zweifelhaften Berichten. Eine kurze, gründliche Bereinigung schafft Klarheit und gibt dem neuen System die Chance, mit soliden Daten zu starten.
🧹 Tipp: Vor der Migration prüfen, welche Daten wirklich verlässlich genug sind. Gerade in dieser Phase ist das Thema Schnittstellen entscheidend: Wie gelangen die relevanten Altdaten sauber und effizient ins neue System?
5. Teams zu spät einbeziehen
Zeiterfassung betrifft fast jede Rolle im Unternehmen. Dennoch werden diejenigen, die später täglich buchen, oft erst dann eingebunden, wenn das System bereits feststeht. Dann fällt auf, dass Abläufe nicht sinnvoll abgebildet sind oder wichtige Fälle fehlen. Wer Teams früh in Workshops oder kleinen Pilotgruppen beteiligt, spart später viele Korrekturschleifen und stärkt gleichzeitig die Akzeptanz für Zeiterfassung. Welche Kommunikations- und Einbindungsmaßnahmen bei Einführungsprojekten funktionieren, verraten wir in diesem Beitrag zur Mitarbeiter-Motivation.
👥 Tipp: Ein kleines Beta-Team definieren und frühzeitig testen lassen.
6. Unklare Regeln für Buchungen
Selbst ein gutes System verliert an Wirkung, wenn niemand weiß, was wie gebucht werden soll. Ab wann beginnt Projektarbeit? Wie werden kurze Abstimmungen erfasst? Was tun mit internen Aufgaben? Ohne klare Regeln entstehen große Unterschiede zwischen Teams. Das wirkt sich direkt auf Auswertungen und Planungen aus. Klare, einfache Vorgaben helfen, diese Unterschiede zu reduzieren.
7. Fachbereich und IT nicht ausreichend abstimmen
Wenn die Fachseite über Auswertungen spricht und die IT über Authentifizierung oder APIs, reden beide oft aneinander vorbei. Besonders bei der Zeiterfassungssoftware Integration in bestehende Systeme ist Koordination entscheidend. Planung, Datenstrukturen und technische Abhängigkeiten müssen zusammen gedacht werden, damit später keine Lücken entstehen.
Beispiel: In einem unserer Kundenprojekte fiel nach dem Go-Live auf, dass ein Team „Projektarbeit“ erst ab der ersten dokumentierten Kundenabstimmung erfasste, während ein anderes Team bereits Vorbereitungszeit wie Recherchen und Konzepterstellung buchte. Das führte zu deutlichen Unterschieden bei den Auswertungen, obwohl beide Teams faktisch ähnlich viel gearbeitet hatten. Erst eine nachträglich eingeführte Buchungsregel („Projektzeit beginnt, sobald gezielt für ein Projekt gearbeitet wird, unabhängig vom Format“) brachte hier Vergleichbarkeit und Klarheit.
8. Schnittstellen zu spät berücksichtigen
Viele Prozesse hängen davon ab, dass Daten an der richtigen Stelle ankommen, in ERP-Systemen, CRM-Lösungen oder HR-Prozessen. Wenn die Planung für Schnittstellen Zeiterfassung ERP erst nach dem Go-Live beginnt, müssen Teams Übergangsphasen mit manuellen Schritten überbrücken. Das erzeugt Fehler und Frust. Eine frühzeitige Betrachtung verhindert, dass technische Abhängigkeiten den Rollout später bremsen.
🔗 Tipp: Schnittstellen früh priorisieren und parallel zur Konfiguration planen. Warum das so wichtig ist und welche Stolperfallen lauern, beleuchten wir ausführlich im Beitrag Projektzeiterfassung optimieren - Schnittstellen nutzen.
9. Schulungen als Nebenaufgabe verstehen
Viele Menschen buchen nur wenige Minuten am Tag. Gerade deshalb brauchen sie einfache Anleitungen und wiederkehrende Unterstützung. Ein einmaliger Schulungstermin reicht dafür selten aus. Lernmaterial in unterschiedlichen Formaten – wie kurze Clips, Beispiele, kompakte Leitfäden – sorgt dafür, dass Inhalte im Alltag ankommen.
10. Nach dem Go-Live nicht nachjustieren
Die Phase nach dem Go-Live Zeiterfassung entscheidet über den langfristigen Erfolg. Erst im Alltag zeigt sich, wo Abläufe angepasst werden müssen oder wo Regeln nicht eindeutig waren. Wer diese Signale ignoriert, riskiert, dass Teams das System nur halbherzig nutzen oder eigene Wege finden. Regelmäßige, kurze Reviews helfen, Fragen zu klären und Prozesse zu stabilisieren.
📆 Tipp: Nach 30, 60 und 90 Tagen kurze Rückblicke einplanen.
Fazit: Einführung ist weniger Technik als Veränderung
Die Einführung von Zeiterfassungssoftware ist ein Change-Prozess, der nur gelingt, wenn Technik, Menschen und Prozesse zusammenspielen. Unternehmen profitieren von klaren Zielen, guter Kommunikation und Abläufen, die Teams unterstützen statt belasten. Wenn diese Grundlagen stimmen, liefert Zeiterfassung nicht nur Zahlen, sondern Orientierung und hilft Organisationen dabei, Projekte planbarer und transparenter zu steuern.
Wer zudem verstehen möchte, wie Unternehmen aus Zeitdaten aussagekräftige Kennzahlen gewinnen, findet hier ergänzende Einblicke.