Mehr Gewinn durch erfasste nicht verrechenbare Zeiten

Jul 25, 2025 von Rainer Stropek

Als Berater für mittelständische Unternehmen habe ich aus erster Hand gelernt, wie wichtig Projektzeiterfassung in all ihren Facetten ist – insbesondere auch die Erfassung von nicht verrechenbaren Zeiten. Viele Dienstleister (insbesondere IT-Unternehmen mit 20–200 Mitarbeitern) fokussieren vor allem auf abrechenbare Stunden. Doch die scheinbar „unproduktiven“ oder internen Zeiten verdienen ebenso Beachtung. In diesem Beitrag beleuchte ich aus persönlicher Perspektive, warum die Erfassung von nicht verrechenbaren Zeiten für den Unternehmenserfolg entscheidend ist und welche überraschenden Erkenntnisse sich daraus ergeben können.

Abrechenbare vs. nicht verrechenbare Zeiten: Was ist gemeint?

In Dienstleistungsprojekten unterscheidet man generell zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten. Abrechenbare Zeiten (billable hours) sind Stunden, die direkt einem Kunden in Rechnung gestellt werden können – zum Beispiel Entwicklungsarbeit in einem Kundenprojekt oder die Behebung eines gemeldeten Problems im Rahmen eines Servicevertrags. Nicht verrechenbare Zeiten hingegen sind Arbeitsstunden, die nicht direkt fakturiert werden können. Dazu zählen in der Regel interne oder administrative Tätigkeiten wie:

• Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten: z.B. das Schreiben von Angeboten, Buchhaltung, Dokumentation oder das Onboarding neuer Mitarbeiter
• Kundenakquise und -betreuung: z.B. Vorgespräche mit potenziellen Kunden, Pflege der Bestandskundenbeziehungen, Bearbeiten von Reklamationen
• Interne Meetings und Abstimmungen: Projektvorbereitungen, Team-Besprechungen, interne Schulungen
• Weiterbildung und Entwicklung: Mitarbeiterschulungen, Research & Development, Verbesserungen interner Prozesse

All diese Tätigkeiten sind essentiell für ein funktionierendes Unternehmen – auch wenn sie nicht direkt einem Kundenauftrag zugeordnet werden können. In klassischen betriebswirtschaftlichen Begriffen gelten sie als “unproduktiv” im Sinne von nicht unmittelbar umsatzwirksam. Wie der Haufe-Verlag erläutert, umfasst unproduktive Arbeitszeit typischerweise genau solche administrativen Aufgaben (von Kundengesprächen über Akquise bis zur Einarbeitung von Mitarbeitern) – Zeit, in der man nicht für einen Kunden arbeitet haufe.de. Diese Stunden fließen also nicht direkt in eine Kundenrechnung ein, müssen aber dennoch bezahlt und bei der Planung berücksichtigt werden.

Überraschende Fakten: Wie viel Arbeitszeit ist tatsächlich verrechenbar?

Viele Unternehmen unterschätzen den Anteil nicht verrechenbarer Tätigkeiten. Die Realität ist oft überraschend: In vielen Betrieben liegen die nicht abrechenbaren Zeiten bei rund 20–35 % der gesamten Arbeitszeit haufe.de. Mit anderen Worten: Mehr als ein Viertel der Arbeitszeit wird im Schnitt für interne oder administrative Aufgaben aufgewendet, die nicht direkt fakturiert werden können. In meiner Beratungspraxis habe ich erlebt, dass dieser Wert Unternehmen immer wieder erstaunt – bis man einmal genau hinschaut und alle Tätigkeiten lückenlos erfasst.

Verschiedene aktuelle Studien seit 2022 belegen, dass ein beträchtlicher Teil der Arbeitszeit nicht für wertschöpfende Tätigkeiten verwendet wird. Zum Beispiel ergab eine Deloitte-Umfrage (Global Human Capital Trends 2025), dass im Durchschnitt 41 % der täglichen Arbeitszeit auf Aufgaben entfallen, die keinen direkten Beitrag zum Unternehmenswert leisten deloitte.com. Ähnlich zeigt der „Anatomy of Work“ Report 2023 von Asana, dass sogar 58 % des Arbeitstags mit Koordinations- und Verwaltungsarbeit („work about work“) statt mit fachlicher Kernarbeit verbracht werden pcg.io – ein erheblicher Ressourcenverlust.

Warum ist die Erfassung nicht verrechenbarer Zeiten so wichtig?

1. Realistische Projektkalkulation und Stundensätze: Wenn ein erheblicher Teil der Arbeitszeit auf nicht fakturierbare Tätigkeiten entfällt, muss dies bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Je höher der Anteil unproduktiver Arbeiten, desto höher muss der Stundensatz sein, den man den Kunden in Rechnung stellt, um kostendeckend zu arbeiten haufe.de. Andernfalls läuft man Gefahr, Projekte systematisch zu günstig anzubieten. Beispiel: Hat ein Mitarbeiter 25 % seiner Zeit mit internen Aufgaben verbracht, können von z.B. 160 geleisteten Stunden nur 120 Stunden fakturiert werden. Die Kosten der 40 internen Stunden müssen durch die 120 abrechenbaren mitgetragen werden – was effektiv einen höheren benötigten Stundensatz bedeutet. Wer diese Zusammenhänge kennt, kann realistischere Angebote schnüren und unangenehme finanzielle Überraschungen vermeiden.

2. Transparenz über die tatsächliche Produktivität: Nur weil Zeiten nicht abrechenbar sind, heißt das nicht, dass Mitarbeiter untätig wären – oft ist das Gegenteil der Fall. Dennoch fehlt ohne Erfassung der klare Überblick, wofür die Arbeitszeit draufgeht. Für Führungskräfte ist es essenziell zu wissen, wie viel Kapazität wirklich für Kundenprojekte zur Verfügung steht. Ein Entwickler, der nominell 40 Stunden pro Woche arbeitet, hat vielleicht real nur ~25–30 Stunden für Kundenprojekte übrig, weil der Rest für interne Aufgaben, Abstimmungen und Weiterbildung draufgeht. Diese transparente Sicht verhindert Fehlplanungen und Überlastung. Außerdem schafft sie bei Mitarbeitern Verständnis, warum Auslastung und Fakturierungsgrad nicht bei 100 % liegen können – was wiederum unrealistische Erwartungshaltungen korrigiert.

3. Erkennen von Effizienzpotenzialen: Die systematische Erfassung aller Stunden – auch der nicht verrechenbaren – liefert Daten, um Ineffizienzen aufzudecken. Wiederkehrende Zeitfresser werden sichtbar. Zum Beispiel könnte sich zeigen, dass wöchentlich viele Stunden in internen Status-Meetings versickern, die kaum Mehrwert bringen. Oder dass Mitarbeiter ungewöhnlich viel Zeit mit administrativer Dokumentation verbringen (Stichwort Doppelarbeit). Solche Erkenntnisse sind der erste Schritt, um Prozesse zu straffen. In diesen Stunden schlummert oft das größte Verbesserungspotenzial.

4. Investition in die Zukunft: Nicht verrechenbare Zeiten sind nicht per se schlecht – im Gegenteil. Sie können eine strategische Investition darstellen, wenn man sie bewusst einsetzt. Zeit für Weiterbildung, Teamentwicklung, interne Innovation oder den Aufbau effizienterer Prozesse mag heute nicht bezahlt werden, legt aber den Grundstein für zukünftigen Erfolg. Entscheidend ist, wie diese internen Zeiten genutzt werden. Führen Sie z.B. eine regelmäßige Innovationsrunde ein, in der Mitarbeiter an neuen Ideen tüfteln dürfen. Oder planen Sie feste Kontingente für Weiterbildung ein. Wenn solche Aktivitäten geplant und erfasst werden, lassen sie sich auch gegenüber der Geschäftsleitung oder Kunden leichter rechtfertigen („Wir verwenden 10 % unserer Zeit für Qualitätsverbesserung, was langfristig allen zugutekommt.“). Ohne Tracking dagegen besteht die Gefahr, dass diese wichtigen Aktivitäten entweder unter den Teppich fallen oder als „verlorene Zeit“ abgetan werden.

Tipps zur Erfassung nicht verrechenbarer Zeiten

Nachdem die Bedeutung klar ist, stellt sich die Frage: Wie lässt sich die Erfassung interner Zeiten praktisch umsetzen, ohne bürokratischen Overhead zu erzeugen? Einige Best Practices aus meiner Erfahrung:

• Klare Kategorien definieren: Legen Sie in Ihrem Zeiterfassungssystem eindeutige Kategorien oder interne Projekte für nicht verrechenbare Tätigkeiten an (z.B. Administration, Vertrieb, Training, Interne IT). So können Mitarbeiter ihre Zeiten schnell und eindeutig zuordnen, ohne lange nach dem passenden Code zu suchen.
• Mitarbeiter sensibilisieren: Erklären Sie Ihrem Team den Sinn hinter der lückenlosen Zeiterfassung. Betonen Sie, dass es nicht um Kontrolle oder Misstrauen geht, sondern um Transparenz für bessere Planung und fairere Arbeitsverteilung. Wenn Kollegen verstehen, dass nicht erfasste Stunden letztlich unter den Teppich gekehrte Arbeit bedeuten, steigt die Bereitschaft zur vollständigen Dokumentation.
• Einfaches Erfassungstool nutzen: Verwenden Sie eine benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware, die das Eingeben von Zeiten so leicht wie möglich macht – idealerweise mit Funktionen wie Schnellbuchungen, Vorlagen oder automatischen Erfassungshilfen. Aus meiner Sicht hat es sich bewährt, die Hürde zur Zeiterfassung so niedrig wie möglich zu halten, damit auch kurze Tätigkeiten erfasst werden.
• Regelmäßige Auswertung und Feedback: Schauen Sie sich die erfassten nicht verrechenbaren Zeiten regelmäßig an. Welche Muster zeigen sich? Gibt es Wochen, in denen ungewöhnlich viele interne Stunden anfallen? Besprechen Sie im Team, woran das liegt. Vielleicht war eine interne Schulung oder Messevorbereitung der Grund – wichtig ist, daraus zu lernen und künftig besser zu planen. Geben Sie den Mitarbeitern auch Feedback, wenn Sie positive Trends sehen („Wir haben es geschafft, die Zeit für Verwaltungsaufwand diesen Monat um 10 % zu senken – gute Arbeit!“).

Fazit: Ganzheitliche Projektzeiterfassung zahlt sich aus

Projektzeiterfassung endet nicht bei den fakturierbaren Stunden. Nicht verrechenbare Zeiten zu erfassen mag auf den ersten Blick nach zusätzlichem Aufwand aussehen, doch der Nutzen überwiegt deutlich: Sie erhalten ein realistisches Bild der Unternehmensproduktivität, können Ihre Projekte fundierter kalkulieren und entdecken Chancen zur Prozessverbesserung. Im harten Dienstleistungsalltag, in dem häufig “Zeit = Geld” gilt, sind die vermeintlich nicht abrechenbaren Stunden letztlich mitentscheidend für Gewinn oder Verlust.

Aus meiner Sicht gibt es kaum etwas Wertvolleres, als genau zu wissen, wo die Arbeitszeit Ihrer Teams hinfließt. Nur was sichtbar ist, lässt sich optimieren. Die überraschenden Erkenntnisse, die man dabei gewinnt – sei es, dass durchschnittlich mehr als ein Drittel der Zeit in interne Aufgaben fließt oder dass man seinen eigenen Stundensatz anpassen muss, weil zu viel Zeit jenseits der Kundenarbeit benötigt wird – helfen, das Unternehmen zukunftsfähig zu machen.