Projektzeiterfassung: Von Excel zu professionellen Tools

Jul 28, 2025 von Alexander Huber

Excel ist in vielen Unternehmen der Startpunkt für die Projektzeiterfassung. Die Tabellenkalkulation ist flexibel, sofort verfügbar und nahezu jeder kann sie bedienen. Doch was zu Beginn funktioniert, stößt mit der Zeit an seine Grenzen: steigende Teamgrößen, mehr Projekte, komplexere Abrechnungen und der Bedarf an aussagekräftigen Berichten machen Excel unübersichtlich und fehleranfällig.

Ein professionelles Zeiterfassungssystem kann hier den entscheidenden Unterschied machen. Es reduziert manuelle Arbeit, verhindert Datenchaos und liefert jederzeit zuverlässige Auswertungen. Damit der Wechsel gelingt, braucht es jedoch Planung und Struktur. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie den Umstieg Schritt für Schritt meistern.

1. Analyse der Ausgangssituation

Bevor Sie über Tools nachdenken, sollten Sie genau wissen, wie Ihre aktuelle Zeiterfassung funktioniert und wo die Schwachstellen liegen.

Fragen zur Bestandsaufnahme:

• Welche Daten erfassen Sie aktuell? (Projekte, Tätigkeiten, Kunden, Budgets, Stundensätze)
• Wer erfasst die Daten und in welchem Rhythmus?
• Welche Berichte und Auswertungen werden benötigt?
• Gibt es rechtliche Vorgaben, die berücksichtigt werden müssen (z. B. Arbeitszeitgesetze, DSGVO)?

2. Anforderungen und Ziele festlegen

Die Auswahl des richtigen Systems hängt von Ihren Zielen ab. Definieren Sie daher vorab, was Sie erreichen wollen.

• Effizienzsteigerung: Weniger manuelle Eingaben, weniger Doppelarbeit
• Transparenz: Echtzeit-Übersicht über Projektfortschritt und Auslastung
• Genauigkeit: Minimierung von Tipp- und Formelfehlern
• Integration: Verbindung mit Buchhaltung, Projektmanagement oder CRM
• Skalierbarkeit: Auch in größeren Teams und bei komplexen Projekten zuverlässig nutzbar

3. Stammdaten vorbereiten

Saubere Stammdaten sind die Basis für jede funktionierende Zeiterfassung.

Dazu gehören:

• Kunden
• Projekte
• Tätigkeiten
• Stundensätze und Budgets

Überlegen Sie, woher diese Daten künftig kommen sollen:

• Manuelle Pflege direkt im neuen System
• Import aus Excel
• Automatisierte Übernahme aus anderen Programmen (z. B. ERP oder CRM)

4. Konfiguration der Arbeitszeiterfassung

Ein modernes Zeiterfassungssystem wie time cockpit kann mehr als nur Projektzeiten speichern. Um es optimal zu nutzen, sollten Sie zentrale Rahmenbedingungen festlegen:

• Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit)
• Abwesenheitsregeln (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich)
• Feiertagskalender für verschiedene Standorte
• Zugriffsrechte und Rollen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen
• Passive Buchungsschlüsse, um Daten nach einer Frist zu sperren
• Arbeitszeitprüfungen und Benachrichtigungen bei Regelverstößen

5. Nutzungsszenarien bestimmen

Klären Sie, ob das neue System nur für die Projektzeiterfassung oder auch für die Anwesenheitszeiterfassung eingesetzt werden soll.

• Nur Projektzeiterfassung: Fokus auf abrechenbare Tätigkeiten und Projektdokumentation.
• Projekt- und Anwesenheitszeiterfassung: Kombination aus Arbeitszeitnachweis, Pausenregelung und Projektarbeit.

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, eine klare Kommunikation an die Mitarbeitenden ist entscheidend. Regeln Sie, wann und wie Zeiten erfasst werden müssen.

6. Möglichkeiten zur Automatisierung nutzen

Viele moderne Systeme bieten Funktionen zur automatischen Zeiterfassung, z. B. über Hintergrund-Tracking oder Integration mit anderen Anwendungen.

Vorteile:

• Präzisere Daten
• Weniger Erfassungsaufwand
• Bessere Rückverfolgbarkeit

Automatisierung sollte immer transparent eingeführt werden, damit Mitarbeitende verstehen, dass es um Arbeitserleichterung geht nicht um Kontrolle.

7. Projektabrechnung integrieren

Falls Sie mit den erfassten Zeiten direkt abrechnen möchten, definieren Sie vorab ein klares Verrechnungskonzept:

• Soll die Abrechnung im Zeiterfassungssystem erfolgen oder in einem externen Programm?
• Welche Daten werden übertragen (Zeitbuchungen, Stundensätze, Projektkosten)?
• Ab welchem Zeitpunkt werden Buchungen für die Abrechnung gesperrt?

8. Individuelle Anpassungen und Berichte

Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen. Prüfen Sie, welche Anpassungen nötig sind:

• Erweiterung des Datenmodells um spezielle Felder
• Eigene Dashboards für Projektleiter, Management oder Buchhaltung
• Automatisierte Reports für Kunden oder interne Auswertungen

9. Schnittstellen und Integrationen

Ein professionelles Zeiterfassungssystem sollte sich nahtlos in Ihre bestehende Softwarelandschaft einfügen. Beliebte Integrationen sind:

• Projektmanagement-Tools (z. B. Jira, Asana, Trello)
• Buchhaltungssysteme
• HR-Software für Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Ticket- und Supportsysteme

10. Rollen und Berechtigungen festlegen

Die Rechtevergabe sorgt für Datensicherheit und klare Zuständigkeiten. Typische Rollen sind:

• Administratoren für System- und Benutzereinstellungen
• Projektleiter für die Verwaltung projektbezogener Daten
• Mitarbeitende mit Zugriff auf eigene Zeiterfassungen

11. Datenmigration aus Excel

Die Übernahme Ihrer bisherigen Daten ist oft der kritischste Schritt beim Umstieg.

Empfohlene Vorgehensweise:

1. Daten bereinigen (Dubletten, Tippfehler, unvollständige Einträge)
2. Testimport mit einem kleinen Datensatz
3. Vollständige Migration aller relevanten Daten (Projekte, Kunden, Tätigkeiten, historische Buchungen, Abwesenheiten)
4. Prüfung und Freigabe durch Verantwortliche

Fazit

Der Umstieg von Excel auf ein professionelles Projektzeiterfassungssystem wie time cockpit ist mehr als ein Softwarewechsel. Er ist die Chance, Prozesse zu vereinfachen, Fehlerquellen zu eliminieren und fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten zu treffen.

Mit einer sorgfältigen Bestandsaufnahme, klaren Zielen, gut vorbereiteten Stammdaten und einer strukturierten Migration legen Sie die Grundlage für eine Zeiterfassung, die nicht nur heute funktioniert, sondern auch in Zukunft mit Ihren Anforderungen wächst.