15 Anzeichen, dass Sie Ihre Projektzeiterfassung wechseln sollten
von Alexander Huber
Zeiterfassung ist mehr als nur eine administrative Notwendigkeit. Sie ist ein zentrales Werkzeug, um Projekte wirtschaftlich zu steuern, die Auslastung im Team im Blick zu behalten und den Erfolg messbar zu machen. Doch was tun, wenn das aktuelle System nicht mehr zur Realität im Unternehmen passt?
In über 15 Jahren in denen wir time cockpit als Zeiterfassungssystem für Projekte eingeführt haben, haben wir immer wieder dieselben Muster gesehen, warum Systeme an ihre Grenzen stoßen. Hier sind 15 Anzeichen, die zeigen: Es ist vielleicht Zeit für einen Wechsel.
1. Die Kosten – ein zweischneidiges Schwert
Kosten allein sind kein guter Gradmesser für eine gute oder schlechte Zeiterfassung. Ein günstiges System hilft wenig, wenn es nicht das leistet, was Sie brauchen – dann ist jeder Euro zu viel. Umgekehrt bringt es auch nichts, einen „Mercedes“ unter den Tools zu bezahlen, wenn man nur im Stadtverkehr unterwegs ist und die Hälfte der Funktionen nie nutzt.
💡 Entscheidend ist: Das System muss funktional und preislich zu Ihrer aktuellen Situation passen. Ein klar bepreistes Produkt, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst, ist langfristig die beste Wahl. Die Frage sollte also nicht lauten: „Was kostet es?“, sondern: „Was bringt es mir für mein Geld?“
2. Wichtige Funktionen fehlen
Eine moderne Projektzeiterfassung sollte mehr leisten als bloß Arbeitszeit zu erfassen. Entscheidend ist, dass sie auch das Projektgeschäft unterstützt.
Beispiel 1: Ihr Team arbeitet mit Fixpreisprojekten – aber die Zeiterfassung kennt nur Stunden, nicht Budgets. Sie haben keine Möglichkeit zu sehen, ob ein Projekt im Soll ist oder längst aus dem Ruder läuft.
Beispiel 2: Sie möchten abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten unterscheiden – doch das System lässt nur eine „Gesamtzeit“ zu. Das führt zu manueller Nacharbeit im Controlling und gefährdet die korrekte Faktura.
Wenn solche alltäglichen Herausforderungen nicht durch das System unterstützt werden, dann müssen Sie sich fragen: Wer arbeitet hier eigentlich für wen – das Tool für Sie, oder umgekehrt?
3. Zu viele Funktionen, die niemand nutzt
Manche Tools sind vollgestopft mit Modulen, die Sie nie brauchen – und die dennoch mitbezahlt, gewartet und verstanden werden müssen. Das führt zu Verwirrung, erhöht den Schulungsaufwand und senkt die Nutzerakzeptanz. Ein klar fokussiertes System schafft hier mehr Übersicht und entlastet alle Beteiligten.
4. Zu kompliziert für den Alltag
Wenn Mitarbeitende regelmäßig stöhnen, weil die Zeiterfassung zu aufwendig ist, bucht irgendwann niemand mehr. Komplizierte Masken, verschachtelte Menüs oder lange Ladezeiten kosten im Alltag Zeit – und Vertrauen. In der Praxis gilt: Je einfacher die Zeiterfassung, desto vollständiger und zuverlässiger sind die Daten.
5. Fehlende Schnittstellen
In einer modernen IT-Landschaft darf die Zeiterfassung kein Inselsystem sein. Fehlen Schnittstellen zu Projektmanagement, Abrechnung oder ERP, entstehen doppelte Arbeit und Fehlerquellen. Systeme, die sich nahtlos integrieren lassen, sparen langfristig nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Datenqualität.
6. Schattenprozesse schleichen sich ein
Ein klarer Hinweis auf ein unzureichendes System: Mitarbeitende führen ihre Zeiten heimlich in Excel oder Notizbüchern. Diese inoffiziellen Prozesse sind meist der Versuch, sich das Leben leichter zu machen – und zeigen, dass das offizielle System versagt. Die Folge: doppelte Arbeit, fehlende Nachvollziehbarkeit und im schlimmsten Fall Abrechnungsprobleme.
7. Der Support lässt Sie hängen
Selbst das beste System braucht ab und zu Hilfe – sei es bei Anpassungen, Problemen oder Updates. Wenn Sie auf Rückmeldungen ewig warten oder gar keine Lösung erhalten, wird das System schnell zur Belastung. Guter Support ist nicht Luxus, sondern die Grundlage für reibungslose Nutzung.
8. Ihr Unternehmen wächst – das System nicht
Mit der Größe des Unternehmens steigen die Anforderungen: mehr Projekte, mehr Teams, mehr Reporting. Systeme, die bei 10 Mitarbeitenden funktioniert haben, geraten bei 50 oder 100 an ihre Grenzen. Skalierbarkeit ist daher kein Bonus, sondern Voraussetzung für nachhaltige Nutzung.
💲 Und das wird teuer. Alle zwei Jahre ein neues System bedeutet nicht nur Anschaffungskosten – es braucht Zeit für Evaluierung, Datenmigration, Schulung und Umstellung der Prozesse. All das lässt sich vermeiden, wenn das bestehende System flexibel und erweiterbar ist. Eine Zeiterfassung, die mitwächst, spart langfristig nicht nur Geld, sondern auch Nerven und Produktivität.
9. Keine Innovation in Sicht
Wenn Ihr System in den letzten fünf Jahren keine einzige relevante Neuerung gebracht hat, ist das ein Warnzeichen. Technologie entwickelt sich weiter – denken Sie an Apps, Activity Tracking oder KI-Funktionen.
☝️ Doch Innovation heißt nicht nur neue Features. Es geht auch darum, technische Altlasten („technical debts“) abzubauen – etwa veraltete Frameworks, starre Datenstrukturen oder unzureichende Sicherheitsstandards. Ein modernes System investiert konsequent in zeitgemäße Basistechnologien, um langfristig stabil, erweiterbar und sicher zu bleiben. Wer das verschläft, riskiert nicht nur Performanceprobleme, sondern blockiert zukünftige Entwicklungsschritte.
10. Mitarbeitende buchen nicht (mehr)
Ein häufiges Problem, das viele Unternehmen gar nicht bemerken: Die Zeiterfassung wird zwar angeboten, aber kaum genutzt. Ob aus Frust, Vergessen oder Unverständnis – fehlende Buchungen führen zu unvollständigen Daten, schlechten Planungsgrundlagen und am Ende auch zu finanziellen Verlusten. Die Ursache liegt meist im System – nicht bei den Mitarbeitenden.
11. Sie nutzen noch Excel
So flexibel Excel auch ist – es wurde nicht für Projektzeiterfassung gemacht. Es fehlen Sicherheitsmechanismen, Logs, Benutzerrechte und eine zentrale Verwaltung. Sobald mehrere Personen ihre Zeiten pflegen, wird Excel zur Fehlerquelle – oft ohne dass es jemand bemerkt.
12. Keine SSO- oder MFA-Funktion
In Zeiten steigender Datenschutzanforderungen ist Sicherheit ein Muss. Systeme ohne Single Sign-On oder Zwei-Faktor-Authentifizierung gefährden nicht nur Daten – sie bremsen auch die Nutzerfreundlichkeit. Moderne Zugriffsmechanismen sorgen für Effizienz und Schutz gleichermaßen.
13. Keine Transparenz über Projekte
Wenn Sie nicht auf Knopfdruck sehen, wie viel Zeit in welches Projekt geflossen ist, fehlt Ihnen ein zentrales Steuerungsinstrument. Ohne diese Transparenz kann weder vorausschauend geplant noch sauber abgerechnet werden. Besonders problematisch wird das bei Fixpreisprojekten oder knappen Budgets.
Bei Fixpreisprojekten vereinbaren Sie mit dem Kunden einen festen Betrag, unabhängig davon, wie viele Stunden am Ende tatsächlich gearbeitet werden. Das bedeutet: Ihre Marge hängt direkt davon ab, ob Sie im geplanten Zeitrahmen bleiben oder nicht. Wenn Ihre Zeiterfassung keine klare Transparenz darüber bietet, wie viel Zeit bereits in ein Projekt geflossen ist, können Sie kaum einschätzen, ob sich das Projekt noch im „grünen Bereich“ befindet – oder längst unwirtschaftlich geworden ist.
Ähnlich bei knappen Budgets: Hier zählt jede Stunde. Wenn Sie nicht laufend sehen, wie viel Zeit wofür aufgewendet wird, lassen sich Probleme oft erst erkennen, wenn es zu spät ist – etwa bei der Rechnungsstellung oder in der Nachkalkulation.
Eine leistungsfähige Projektzeiterfassung zeigt Ihnen frühzeitig Abweichungen und hilft, Projekte aktiv zu steuern – nicht nur rückblickend zu analysieren.
14. Flexible Arbeitsmodelle nicht abbildbar
Remote-Arbeit, Teilzeitmodelle, projektübergreifende Tätigkeiten – all das ist heute Alltag. Wenn Ihr System diese Realität nicht abbilden kann, arbeiten Sie dauerhaft gegen Ihre eigenen Prozesse. Die Folge sind Workarounds, Frustration und Fehler in der Abrechnung.
Beispiel: In einem Projekt arbeiteten Mitarbeitende aus Deutschland, der Schweiz und Spanien am selben Kundenauftrag – mit unterschiedlichen Arbeitszeiten und Feiertagsregelungen. Das alte System konnte das nicht abbilden, was zu falschen Zeitkonten und fehlerhaften Abrechnungen führte. Ein anpassbares System mit Rollen, Regionen, Zeitmodellen und Feiertagskalendern hätte hier viel Aufwand gespart.
15. Nur Projekt- oder nur Anwesenheitszeiterfassung – aber nicht beides
Viele Systeme können entweder Anwesenheit oder Projektzeit – aber nicht beides sinnvoll kombinieren. Das ist besonders für Dienstleister problematisch, die beides im Blick behalten müssen: Wann war jemand da, und woran hat er gearbeitet? Nur wenn beide Dimensionen sauber erfasst werden, ergibt sich ein vollständiges Bild der Arbeitsrealität. Und nur dann lassen sich auch Themen wie Auslastung, Urlaubsanspruch oder abrechenbare Stunden korrekt abbilden.
Fazit
Eine veraltete oder unpassende Zeiterfassung schränkt nicht nur die Effizienz ein – sie wirkt sich direkt auf die Stimmung im Team, die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte und das Vertrauen in Ihre Führung aus. Wenn Sie sich in mehreren dieser Punkte wiederfinden, lohnt sich ein kritischer Blick auf Ihre aktuelle Lösung.
Ein Wechsel muss nicht schmerzhaft sein – mit guter Planung und einem erfahrenen Partner kann das sogar erstaunlich schnell gehen. Und der Unterschied im Alltag? Der ist spürbar.