Überblick zum neuen Pricingmodell von time cockpit

Feb 2, 2026 von Alexander Huber

Einleitung

Wer sich erstmals ernsthaft mit Zeiterfassung beschäftigt, tut das selten aus Neugier. Meist gibt es einen ganz konkreten Auslöser: Arbeitszeiten sollen nachvollziehbar werden, Projektaufwände transparenter, oder Nachweise sollen nicht länger aus dem Gedächtnis entstehen.

Wir kennen diese Situation gut. Als wir vor rund 15 Jahren begonnen haben, unsere eigenen Prozesse zu professionalisieren, war die entscheidende Frage nicht: „Was ist das beste oder schönste System?“
Sondern: „Was hilft uns jetzt, ohne dass wir uns dabei überfordern?“

Genau aus dieser Erfahrung heraus haben wir Anfang Dezember 2025 unser Einstiegsmodell angepasst. In diesem Artikel erklären wir, was ein kostenloser oder sehr günstiger Start mit time cockpit konkret bedeutet, für wen ein kostenfreier Einstieg sinnvoll ist, und warum „kostenlos“ in der Praxis oft schneller teuer wird, als man erwartet.

Kostenlos oder günstig starten: Zeiterfassung für kleine Unternehmen

In Gesprächen mit Freelancern, Startups und kleinen Unternehmen begegnet uns immer wieder dieselbe Situation:
Man weiß, dass Zeiterfassung wichtig wird – aber genau jetzt fehlen Zeit, Budget oder die Ruhe, um daraus ein eigenes Projekt zu machen.

Die eigentliche Frage lautet deshalb selten „Welches Tool ist das beste?“, sondern eher:
Wie können wir sauber starten, ohne uns finanziell oder organisatorisch festzulegen, bevor klar ist, was wir wirklich brauchen?

Gerade kleinere Unternehmen stehen hier unter besonderem Druck. Prozesse sind noch im Aufbau, Rollen verändern sich laufend, und niemand möchte Geld für etwas ausgeben, das sich erst beweisen muss.

Genau für diese Realität kleiner Unternehmen haben wir unsere Einstiegsmodelle gestaltet:

1. Freelancer können time cockpit ein Jahr lang kostenlos nutzen – ohne Funktionskürzungen und ohne künstlichen Zeitdruck.
2. Startups und kleine Unternehmen bis 10 Mitarbeitende zahlen im ersten Jahr pauschal 29 Euro – nicht pro Person, sondern für das gesamte Team.

Das Ziel dahinter ist bewusst einfach:
Ein Einstieg, der kein Risiko darstellt, aber echte Nutzung ermöglicht. Denn erst wenn Zeiterfassung im Alltag funktioniert, zeigt sich ihr tatsächlicher Wert.

Die jeweils aktuellen Bedingungen halten wir bewusst auf der Pricing-Seite aktuell: Preise

Warum Zeiterfassung für kleine Teams so entscheidend ist

Gerade junge Unternehmen und Teams bis etwa 30 Mitarbeitende stehen oft vor einer unangenehmen Gleichung:
Man muss professioneller werden, gleichzeitig darf nichts den Alltag verlangsamen.

Zeiterfassung ist dabei ein klassisches Reizthema, weil sie schnell nach Kontrolle klingt. In der Praxis ist sie jedoch vor allem eines: eine Grundlage, damit Teams nicht in Unklarheit, Überlastung und schlechten Entscheidungen hineinwachsen.

Aus unserer Erfahrung gibt es vier typische Auslöser, warum das Thema plötzlich dringend wird:

1. Wachstum und Dynamik
   Heute zwei Projekte, morgen fünf. Heute kennt jeder alles, morgen braucht es Zuständigkeiten und Standards.
2. Nachweise und Verlässlichkeit
   Kunden, Steuerberatung, Förderstellen oder interne Reviews verlangen Zahlen, die nicht aus dem Bauchgefühl stammen.
3. Entscheidungen brauchen Daten
   Ohne belastbare Daten wird Priorisierung schnell zur Meinungsfrage, besonders riskant in kleinen Teams.
4. Gesundheit und Nachhaltigkeit
   Wenn niemand sieht, wie viel tatsächlich gearbeitet wird, fällt Überlast oft erst dann auf, wenn es zu spät ist.

Rechtlicher Rahmen und organisatorische Realität

• In Österreich ist die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz verankert, unter anderem in § 26 AZG (RIS § 26 AZG).
• Auf EU Ebene hat der Europäische Gerichtshof betont, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit benötigen (Curia).

Aus unserer Praxis sehen wir: Zeiterfassung ist nicht nur eine Pflicht, sie ist auch ein organisatorisches Werkzeug. Das gilt besonders dort, wo Arbeitszeit stark flexibilisiert ist und Belastung zunimmt (BAuA).

Eine praxisnahe Zusammenfassung der Pflichten in Österreich finden Sie hier im Artikel Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich.

Mehr als Arbeitszeit: Transparenz für Projekte und Entscheidungen

Viele starten mit dem Gedanken an reine Arbeitszeiterfassung. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch meist erst einen Schritt weiter.

Sobald Zeiten konsequent erfasst werden, lassen sich Fragen beantworten, die zuvor nur geschätzt wurden:

• Welche Projekte binden die meiste Kapazität?
• Wo entsteht interne Arbeit, die niemand eingeplant hat?
• Wie viel Zeit fließt in Abstimmung, Koordination und Administration?

Diese Transparenz hilft nicht nur beim Controlling. Sie erleichtert auch die Kommunikation, nach außen gegenüber Kunden und nach innen im Team. Muster werden sichtbar, bevor sie zum echten Problem werden.

Erfahrungen aus unserer Praxis mit time cockpit

Für wen ein kostenloser Start sinnvoll ist

Aus unserer Sicht unterscheiden sich die Bedürfnisse deutlich:

Freelancer
Hier ist weniger die Komplexität das Problem, sondern die Konsequenz. Zeiterfassung wirkt oft wie eine Gedächtnisstütze, besonders dann, wenn Projekte wechseln und zwischendurch Angebote oder Rechnungen entstehen.

Startups und kleine Teams
In Teams bis zehn Personen passiert Wachstum häufig sprunghaft. Heute ist alles informell, morgen braucht es Struktur. In dieser Phase wird Zeiterfassung schnell zur Datenbasis für Entscheidungen nicht nur für die Buchhaltung.

Warum „kostenlos“ in der Praxis oft teurer wird

Kostenlos klingt attraktiv, hat aber eine Schattenseite. Wenn ein Tool oder ein Prozess nichts kostet (z.B. Excel), zahlen Teams häufig indirekt, zum Beispiel mit zusätzlicher Abstimmung, Nachtragen und Korrekturen. Dazu kommt ein zweiter Effekt, der erst später sichtbar wird: Fehlende Struktur führt zu Daten, denen niemand wirklich vertraut.

Excel ist dafür ein typisches Beispiel. Als Einstieg ist es flexibel und sofort verfügbar. Sobald aber mehrere Personen parallel erfassen, Projekte und Tätigkeiten konsistent bleiben sollen und man belastbare Auswertungen braucht, wird Excel schnell mühsam. In der Praxis fehlt dann oft genau das, was ein Team entlastet: klare Zuständigkeiten, konsistente Kategorien und nachvollziehbare Änderungen.

Fünf typische Excel-Probleme in kleinen Teams:

1. Unklare Zuständigkeiten und unterschiedliche Versionen
2. Keine Validierung, Fehler bleiben lange unentdeckt
3. Änderungen sind kaum nachvollziehbar
4. Auswertungen sind fragil und fehleranfällig
5. Zeiten fehlen oft der Kontext zu Projekten und Tätigkeiten

Was wir dabei häufig sehen: Wenn Excel an seine Grenzen kommt, entstehen Schattenprozesse. Einzelne führen Zusatzlisten, schicken Summen per Mail oder notieren Zeiten in persönlichen Notizen. Das ist verständlich, führt aber fast immer zu doppelter Arbeit und Diskussionen darüber, welche Zahl gerade stimmt.

Ein nüchterner Praxistest ist deshalb nicht die Frage, ob Excel grundsätzlich möglich ist, sondern ob es Ihre aktuelle Realität trägt. Typische Signale, dass es kippt, sind:

1. Zeiten werden regelmäßig erst am Ende der Woche oder des Monats nachgetragen.
2. Projektleitung oder Buchhaltung stellt häufig Rückfragen, weil Kontext fehlt.
3. Auswertungen werden für Entscheidungen gebraucht, nicht nur für Summen.
4. Es gibt keine klare Regel, ab wann Buchungen als final gelten.

Wann der Wechsel zu einem professionellen Tool sinnvoll wird

Es gibt kein „richtig“ oder „falsch“ und auch keine magische Teamgröße. Entscheidend ist, ob Ihr aktueller Ansatz noch zuverlässig Antworten liefert, ohne dass jede Auswertung zur Diskussion wird.

Aus unserer Sicht sind das typische Signale:

1. Mehrere Personen erfassen Zeiten, und Rückfragen häufen sich.

2. Auswertungen werden für Entscheidungen benötigt, nicht nur für Summen.

3. Nachweise kosten intern oder extern zunehmend Nerven.

4. Es gibt keine klare Regel, wann Zeiten nachgetragen werden dürfen und wann Buchungen als final gelten.

5. Rollen und Verantwortlichkeiten fehlen, zum Beispiel wer Zeiten prüft oder wer Projekte schließt.

6. Kategorien wachsen ungeplant, Tätigkeiten werden inkonsistent, und Vergleiche über Wochen oder Projekte werden dadurch schwer.

Wenn Sie zwei oder mehr davon wiedererkennen, lohnt es sich oft, früh zu standardisieren. Das muss kein Großprojekt sein. Häufig reicht ein kleiner, sauberer Standard, den das Team konsequent lebt.

Praxis: So starten Sie in 60 Minuten

Ein guter Einstieg ist einer, der morgen noch funktioniert:

1. Definieren Sie drei bis fünf Tätigkeiten, und lassen Sie es dabei.
2. Legen Sie Projekte so an, wie sie wirklich gelebt werden.
3. Machen Sie einen einwöchigen Testlauf.
4. Sehen Sie einmal pro Woche gemeinsam auf die Daten.

Fazit

Ein kostenloser oder sehr günstiger Einstieg ist für viele der erste Schritt in ein Thema, das oft zu spät ernst genommen wird. Das ist nachvollziehbar, niemand möchte unnötige Bürokratie oder ein Tool, das man nicht braucht.

Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Teams wachsen stabiler, wenn sie früh eine solide Datenbasis schaffen. Nicht perfekt, aber konsequent.