Projektzeiterfassung optimieren: Schnittstellen für effiziente Abläufe und weniger Aufwand

Jul 29, 2025 von Michael Kubitschka

In vielen Unternehmen steht ein System zur Projektzeiterfassung nicht isoliert „auf der grünen Wiese“. Es ist eingebettet in eine komplexe Systemlandschaft mit vorgelagerten Systemen (z. B. ERP) und nachgelagerten Systemen (z. B. Abrechnung, Reporting). Damit aus einer Lösung wie time cockpit der volle Nutzen entsteht, braucht es maßgeschneiderte Schnittstellen und automatisierte Jobs, die Daten nahtlos importieren, exportieren oder Workflows auslösen.

Genau hier kommt unsere langjährige Erfahrung ins Spiel: Wir entwickeln für unsere Kunden passgenaue Integrationen und Automatisierungen, die perfekt auf deren Prozesse abgestimmt sind – und unterstützen sie auch beim Einrichten und Konfigurieren ihrer Microsoft Azure Subscription.

Warum Schnittstellen in der Projektzeiterfassung so entscheidend sind

Heute gibt es kaum noch isolierte IT-Systeme. Besonders im Projektgeschäft hängt der Erfolg davon ab, dass alle Systeme nahtlos zusammenarbeiten:

Projektzeiterfassung liefert Daten zu Stunden, Ressourcen und Fortschritt.
Vorgelagerte Systeme wie ERP oder CRM enthalten Kundendaten, Budgets und Aufträge.
Nachgelagerte Systeme wie Abrechnung, Controlling oder BI-Tools verarbeiten die erfassten Zeiten weiter.

Fehlt eine funktionierende Schnittstelle, entstehen sofort Probleme:

Doppelarbeit – dieselben Daten müssen mehrfach erfasst werden.
Fehlerquellen – manuelle Übertragungen führen zu falschen Abrechnungen und unzuverlässigen KPIs.
Zeitverlust – Daten stehen nicht in Echtzeit zur Verfügung, Abrechnungen verzögern sich.
Transparenzmangel – Führungskräfte haben keinen aktuellen Überblick.
Wachstumsbremsen – Prozesse skalieren nicht mit der Unternehmensgröße.

Der Wert funktionierender Schnittstellen

Gut geplante Projektzeiterfassung-Schnittstellen schaffen:

Echtzeit-Transparenz: Immer aktuelle Daten in allen Systemen.
Automatisierung: Erinnerungen, Budgetprüfungen, Abrechnungen laufen automatisch.
Fehlerfreiheit: Keine Tippfehler oder falschen Zuordnungen. Buchungen auf das falsche Projekt etc.
Schnelle Fakturierung: Zeiten werden sofort ins Abrechnungssystem übertragen.
Fundierte Entscheidungen: Genaue KPIs für Projektleiter, Controller und Management.

Mit der richtigen Integration wird die Projektzeiterfassung zum Dreh- und Angelpunkt für Controlling, Unternehmenssteuerung und Kundenzufriedenheit.

🚀 Tipp: Wir begleiten Sie bei der Digitalisierung, analysieren und hinterfragen bestehende Prozesse kritisch und unterstützen Sie von der Optimierung bis zur technischen Umsetzung.

Typische Use Cases aus unserer Praxis

In vielen Kundenprojekten zeigt sich: Automatisierungen und Integrationen sind oft der entscheidende Hebel für Effizienz. Die Bandbreite reicht dabei von einfachen Erinnerungen bis zu komplexen Systemkopplungen:

Automatisierungen

Wiederkehrende Aufgaben lassen sich komplett ohne manuellen Aufwand erledigen, zum Beispiel:

Versand von Erinnerungs-Mails zur Zeiterfassung
Automatisches Anlegen von Outlook-Terminen bei Abwesenheiten
Periodische Prüfung von Arbeitszeitverletzungen mit Benachrichtigungen

Projektzeiterfassungs-Funktionen

Auch in der täglichen Projektarbeit schaffen Automatisierungen klare Vorteile, etwa durch:

Notifications bei Budgetüberschreitungen
Automatisierte Projektstatus-Reports
Synchronisation von Projektdaten mit ERP-Systemen

Systemanbindungen

Time Cockpit lässt sich nahtlos in unterschiedlichste Systeme integrieren, unter anderem:

Microsoft Dynamics NAV / Business Central
Microsoft CRM
SharePoint
SAP
Azure DevOps
Jira
Diverse On-Premise-Systeme

Unsere Erfahrung: Die Liste möglicher Integrationen ist lang – und oft der Schlüssel zu maximaler Effizienz.

Unsere Technologie-Basis: Microsoft Azure

Wir setzen bei Schnittstellen und Jobs auf Microsoft Azure – modern, sicher und hoch skalierbar.

In den meisten Projekten nutzen wir Azure Functions:

Azure Functions ist ein serverloser Cloud-Dienst, mit dem sich ereignisgesteuerte Anwendungen entwickeln lassen, ohne eigene Server betreiben zu müssen. So entstehen schlanke, effiziente Integrationen, die nur dann Kosten verursachen, wenn sie ausgeführt werden – oft sogar kostenlos im Freikontingent.
📄 Mehr zu Azure Functions in der Microsoft-Dokumentation

On-Premise-Anbindungen sicher umgesetzt

Viele Kunden wollen On-Premise-Systeme in ihre Projektzeiterfassung integrieren. Hier setzen wir auf Azure Hybrid Connections:

Azure Hybrid Connections ermöglicht sicheren Zugriff auf lokale Ressourcen aus Azure heraus – ohne komplexe VPNs. Eine kleine Komponente im Unternehmensnetzwerk baut eine verschlüsselte Verbindung zur Cloud auf.
📄 Mehr zu Azure Hybrid Connections

💡 Auch wenn in Ihrem Rechenzentrum oder Netzwerk noch Software läuft, steht dem Einsatz von Time Cockpit als SaaS-Lösung nichts im Weg – wir helfen Ihnen, Ihre On-Premise-Welt nahtlos mit der Cloud zu verbinden.

Time Cockpit Web API für beliebige Integrationen

Die time cockpit Web API ist das Herzstück, wenn es um flexible Anbindungen von time cockpit an andere Systeme geht. Sie ermöglicht es, nahezu jede Art von Datenaustausch oder Prozessintegration umzusetzen – von einfachen Abfragen bis hin zu komplexen, bidirektionalen Schnittstellen.

Import und Export von Daten
Starten von Aktionen
Abrufen von Listen und Ergebnissen
Abrufen von Reports
uvm.

In der Praxis heißt das zum Beispiel: Ein ERP-System kann automatisch neue Projekte und Kunden in time cockpit anlegen, ein CRM übernimmt erfasste Projektzeiten direkt in die Kundenhistorie, oder ein BI-Tool ruft aktuelle Auswertungen für Management-Reports ab.

Unsere Azure Functions nutzen diese API gezielt, um Daten zwischen time cockpit und externen Systemen zu synchronisieren. Dadurch entstehen Integrationen, die Prozesse automatisieren, Fehlerquellen eliminieren und sicherstellen, dass alle angebundenen Systeme immer mit den neuesten Informationen arbeiten.

Warum maßgeschneiderte Schnittstellen?

💡 Viele Systeme wie SAP oder Azure DevOps lassen sich individuell anpassen. Unternehmen können dort eigene Felder, Workflows und Datenstrukturen hinterlegen. Damit diese individuellen Anpassungen reibungslos mit time cockpit zusammenspielen, braucht es flexible, kundenspezifische Schnittstellen.

Unser Vorgehen bei der Entwicklung

Anforderungsanalyse – Klärung der Datenflüsse und Prozesse
Technische Konzeption – Architektur und Technologieauswahl
Entwicklung & Test – Umsetzung in Azure Functions, API-Anbindung, Sicherheitstests
Go-Live & Monitoring – Einführung, Überwachung, Optimierung

Fazit

Individuelle Projektzeiterfassung-Schnittstellen sind der Schlüssel zu automatisierten Prozessen, fehlerfreien Datenflüssen und aktuellen Informationen in allen Systemen.

Mit Azure Functions, Hybrid Connections und der time cockpit Web API entwickeln wir für unsere Kunden Integrationen, die exakt zu ihren Prozessen passen – egal ob Cloud, On-Premise oder Mischbetrieb.

Das Ergebnis: Mehr Effizienz, bessere Datenqualität, schnellere Abrechnung – und damit ein klarer Wettbewerbsvorteil.