Zeiterfassung bei Startups und kleinen Unternehmen

Feb 3, 2026 von Alexander Huber

„Wir sind ein kleines Unternehmen, wir brauchen keine Zeiterfassung.“

Diesen Satz hören wir nicht nur in Startups, sondern genauso in kleinen Unternehmen mit zehn, zwanzig oder dreißig Mitarbeitenden. Vertrauen statt Kontrolle, flexible Arbeitszeiten, Ergebnisorientierung statt Stechuhr, das passt kulturell oft gut und ist meist ehrlich gemeint.

Diese Erfahrung haben wir in den letzten 15 Jahren gemacht: Wie bleibt man schnell, flexibel und pragmatisch, und baut trotzdem Prozesse auf, die rechtlich halten und im Alltag nicht nerven. Genau aus dieser Erfahrung heraus ist dieser Artikel geschrieben.

Das Problem dabei ist weniger kultureller Natur, sondern rechtlicher. Arbeitszeiterfassung ist heute keine freiwillige Organisationsentscheidung mehr, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Und diese Verpflichtung betrifft Startups und kleine Unternehmen genauso wie Konzerne.

Die rechtliche Realität: Zeiterfassung ist bereits vorgeschrieben

Der Wendepunkt kam 2019 mit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Der Gerichtshof stellte klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor unbezahlter Mehrarbeit und gesundheitlicher Überlastung. (PwC)

Entscheidend dabei: Es geht nicht nur um Überstunden. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen oder Startups sieht das Urteil nicht vor.

Deutschland: Pflicht ohne Übergangsfrist

In Deutschland wurde lange darüber diskutiert, ob und wann dieses EuGH Urteil konkret umzusetzen sei. Diese Diskussion ist spätestens seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 beendet. Das Gericht stellte fest, dass Arbeitgeber bereits heute verpflichtet sind, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen, auch ohne neues Gesetz. (Bundesarbeitsgericht)

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin bestätigt diese Auslegung ausdrücklich und verweist darauf, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits aus geltendem Arbeitsschutzrecht folgt. (BAuA)

Ein zukünftiges Gesetz wird vor allem regeln, wie die Zeiterfassung technisch zu erfolgen hat, nicht ob sie notwendig ist. Für Unternehmen bedeutet das: Abwarten schafft keine Rechtssicherheit.

Österreich: Pflichten im Detail

Auch in Österreich bestehen klare Aufzeichnungspflichten über Arbeitszeiten, insbesondere im Zusammenhang mit Überstunden und Ruhezeiten. Der rechtliche Rahmen ergibt sich unter anderem aus dem Arbeitszeitgesetz (AZG).

Warum Startups und kleine Unternehmen besonders gefährdet sind

Viele Teams gehen davon aus, dass ihre Größe oder ihre moderne Arbeitskultur sie faktisch von der Pflicht zur Zeiterfassung ausnimmt. Das Gegenteil ist der Fall. Gerade Startups und kleine Unternehmen arbeiten häufig ohne klare Prozesse, ohne eigene HR Funktion und mit starkem Fokus auf flexible Arbeitszeitmodelle, Remote Arbeit und Eigenverantwortung.

Aus rechtlicher Sicht gilt jedoch: Je weniger formalisiert die Arbeitsorganisation ist, desto wichtiger wird eine saubere Dokumentation. Ohne belastbare Zeiterfassung trägt im Konfliktfall fast immer der Arbeitgeber die Beweislast.

Das trifft in kleinen Unternehmen besonders oft zu, weil viele Faktoren zusammenkommen:

• Es gibt viele Teilzeit Modelle, kurzfristige Ausnahmen und spontane Einsätze.
• Führung passiert nah am Tagesgeschäft, Entscheidungen werden schnell getroffen.
• Dokumentation wird als zusätzliche Arbeit wahrgenommen, nicht als Schutz.
• Wachstum passiert in Sprüngen, etwa wenn neue Kundinnen und Kunden dazukommen.

Die unterschätzten Risiken fehlender Zeiterfassung

Fehlende oder lückenhafte Zeiterfassung ist kein rein theoretisches Risiko. Sie kann zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen, etwa bei Überstundenforderungen oder Kündigungen. Zudem drohen Beanstandungen bei Prüfungen durch Behörden oder Sozialversicherungsträger.

Besonders kritisch: Arbeitszeitschutz gilt als Teil des Arbeitsschutzes. Damit wird die Verantwortung direkt der Geschäftsführung zugerechnet. Verstöße können nicht nur finanziell, sondern auch persönlich relevant werden, ein Risiko, das viele Gründerinnen und Gründer und auch viele kleine Arbeitgeber schlicht nicht auf dem Radar haben.

Spätestens bei Investorengesprächen, Due Diligence Prüfungen oder größeren Kundenprojekten wird zudem regelmäßig gefragt, wie gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung sichergestellt wird. Eine vage Antwort oder Excel Listen aus dem Bauch heraus wirken hier nicht professionell.

Ein ähnlicher Druck entsteht bei Förderprojekten. Viele Startups arbeiten mit Förderungen, auch EU Förderungen, oder Forschungsprojekten. In solchen Settings sind die Vorgaben für Dokumentation und Nachweise oft sehr rigide. Ohne saubere, nachvollziehbare Zeitdaten wird es schnell mühsam, oder riskant, Projektfortschritt und Mittelverwendung überzeugend zu belegen.

Warum Excel, Zettel und Bauchgefühl nicht ausreichen

In vielen kleinen Unternehmen existiert eine Art „gefühlte Zeiterfassung“: Excel Tabellen, Wochenlisten oder manuelle Nachträge. Diese Methoden mögen gut gemeint sein, erfüllen aber zentrale Anforderungen nicht. Sie sind weder revisionssicher noch konsistent und lassen sich im Prüfungsfall kaum belastbar erklären.

Gesetzeskonforme Zeiterfassung verlangt Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Transparenz. In der Praxis ist das nur mit digitalen Systemen realistisch umsetzbar, insbesondere dann, wenn Arbeitszeiten flexibel, verteilt oder projektbasiert sind.

Wenn Excel weiterhin für die Zeiterfassung genutzt wird, bietet dieser Beitrag eine Orientierung: 10 Gründe gegen Excel für die Projektzeiterfassung.

Zeiterfassung als Unternehmenshygiene, nicht als Kontrolle

Richtig eingeführt ist Zeiterfassung kein Misstrauensinstrument, sondern eine Form von Unternehmenshygiene. Sie schützt Mitarbeitende vor Überlastung, schafft Klarheit für Führungskräfte und bildet die Grundlage für realistische Planung und nachhaltiges Wachstum.

Moderne digitale Lösungen ermöglichen eine Zeiterfassung, die sich in den Arbeitsalltag integriert, ohne Kultur oder Autonomie zu beschädigen. Sie machen sichtbar, was ohnehin passiert, und genau darin liegt ihr Wert.

Gerade in dynamischen Teams mit schnellen Rollenwechseln, neuen Kolleginnen und Kollegen, Freelancern oder Agenturen hilft eine schlanke Routine zusätzlich. Wenn Onboarding und Offboarding schnell passieren, sind konsistente Kategorien, klare Zuständigkeiten und einfache Regeln wichtiger als perfekte Detailtiefe.

Ein wichtiger Punkt für kleine Teams ist die Kommunikation: Zeiterfassung bedeutet Dokumentation, nicht Kontrolle. Dazu passt auch: Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung.

Fazit: Die Pflicht ist da, die Entscheidung liegt im Wie

Für Startups und kleine Unternehmen in Österreich und Deutschland ist Arbeitszeiterfassung heute rechtlich verpflichtend, unternehmerisch notwendig und strategisch sinnvoll. Sie dient nicht nur der Einhaltung von Arbeitszeit- und Arbeitsschutzvorgaben, sondern schafft auch die Grundlage für verlässliche Planung, faire Ausgleichsmechanismen (z. B. bei Mehrarbeit) und belastbare Nachweise gegenüber Behörden, Förderstellen oder in Due-Diligence-Situationen.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht mehr, ob erfasst werden muss, sondern wie professionell und zukunftsfähig dies umgesetzt wird. In der Praxis bedeutet das: Die Erfassung muss vollständig, nachvollziehbar und im Alltag dauerhaft nutzbar sein, ohne zusätzliche Reibung zu erzeugen. Je früher eine schlanke, digitale Lösung mit klaren Regeln und Zuständigkeiten etabliert wird, desto einfacher lässt sich Wachstum organisatorisch und rechtlich sauber begleiten.