Zeiterfassung bei Startups und kleinen Unternehmen

Feb 3, 2026 von Alexander Huber

„Wir sind ein kleines Unternehmen, wir brauchen keine Zeiterfassung.“

Diesen Satz hören wir nicht nur in Startups, sondern genauso in kleinen Unternehmen mit zehn, zwanzig oder dreißig Mitarbeitenden. Vertrauen statt Kontrolle, flexible Arbeitszeiten, Ergebnisorientierung statt Stechuhr, das passt kulturell oft gut und ist meist ehrlich gemeint.

Diese Erfahrung haben wir in den letzten 15 Jahren gemacht: Wie bleibt man schnell, flexibel und pragmatisch, und baut trotzdem Prozesse auf, die rechtlich halten und im Alltag nicht nerven. Genau aus dieser Erfahrung heraus ist dieser Artikel geschrieben.

Die Frage ist allerdings nicht nur kultureller Natur. Arbeitszeitaufzeichnungen sind in Österreich und Deutschland rechtlich vorgesehen, auch für kleine Unternehmen. Mindestens ebenso wichtig ist aus unserer Sicht die praktische Frage: Ab wann helfen klare Aufzeichnungen einem wachsenden Team mehr, als sie Aufwand verursachen?

Der rechtliche Rahmen als Ausgangspunkt

Ein wichtiger Wendepunkt war 2019 ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Der Gerichtshof stellte klar, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Ziel ist insbesondere, die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfbar zu machen. (EuGH, C-55/18)

Für kleine Unternehmen ergibt sich daraus ein wichtiger Denkanstoß: Eine moderne Arbeitskultur hebt die Verantwortung für nachvollziehbare Arbeitszeiten nicht automatisch auf. Wie die Erfassung konkret ausgestaltet werden muss und welche Ausnahmen greifen, hängt jedoch von der jeweiligen nationalen Rechtslage und der konkreten Tätigkeit ab.

Deutschland: Die grundsätzliche Pflicht besteht bereits

In Deutschland wurde lange darüber diskutiert, ob und wann dieses EuGH Urteil konkret umzusetzen sei. Diese Diskussion ist spätestens seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 beendet. Das Gericht stellte fest, dass Arbeitgeber bereits heute verpflichtet sind, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen, auch ohne neues Gesetz. (Bundesarbeitsgericht)

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin bestätigt diese Auslegung ausdrücklich und verweist darauf, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits aus geltendem Arbeitsschutzrecht folgt. (BAuA)

Bei der konkreten Ausgestaltung bestehen dennoch Spielräume. Das Bundesarbeitsgericht weist ausdrücklich darauf hin, dass die Erfassung nicht in jedem Fall elektronisch erfolgen muss und abhängig von Tätigkeit und Unternehmen auch Aufzeichnungen in Papierform genügen können. Für Unternehmen bedeutet das: Es lohnt sich, das eigene Vorgehen bewusst festzulegen, statt auf eine einzige allgemeingültige technische Lösung zu warten.

Österreich: Pflichten im Detail

Auch in Österreich bestehen Aufzeichnungspflichten über geleistete Arbeitsstunden. Der rechtliche Rahmen ergibt sich insbesondere aus § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG). Dabei kennt das Gesetz je nach Arbeitsmodell unterschiedliche Anforderungen. Für Beschäftigte, die Lage und Ort ihrer Arbeitszeit weitgehend selbst bestimmen können oder überwiegend von zu Hause arbeiten, können beispielsweise Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit ausreichen.

Warum kleine Unternehmen besonders genau hinschauen sollten

Viele Teams gehen davon aus, dass ihre Größe oder ihre moderne Arbeitskultur das Thema Zeiterfassung weniger relevant macht. Gleichzeitig arbeiten Startups und kleine Unternehmen häufig ohne eigene HR Funktion und mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, Remote Arbeit und viel Eigenverantwortung. Gerade dann lohnt es sich, einfache und verständliche Regeln festzulegen.

Unsere praktische Erfahrung ist: Je weniger formalisiert die Arbeitsorganisation ist, desto hilfreicher wird eine nachvollziehbare Dokumentation. Fehlen belastbare Aufzeichnungen, lassen sich Arbeitszeiten und Überstunden bei Rückfragen oder in einem Konfliktfall deutlich schwerer nachvollziehen.

Das trifft in kleinen Unternehmen besonders oft zu, weil viele Faktoren zusammenkommen:

• Es gibt viele Teilzeit Modelle, kurzfristige Ausnahmen und spontane Einsätze.
• Führung passiert nah am Tagesgeschäft, Entscheidungen werden schnell getroffen.
• Dokumentation wird als zusätzliche Arbeit wahrgenommen, nicht als Schutz.
• Wachstum passiert in Sprüngen, etwa wenn neue Kundinnen und Kunden dazukommen.

Die unterschätzten Risiken fehlender Zeiterfassung

Fehlende oder lückenhafte Zeiterfassung ist kein rein theoretisches Risiko. Sie kann zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen, etwa bei Überstundenforderungen oder Kündigungen. Zudem drohen Beanstandungen bei Prüfungen durch Behörden oder Sozialversicherungsträger.

Arbeitszeitschutz ist Teil des Arbeitsschutzes und damit eine organisatorische Aufgabe, die Unternehmen nicht ausblenden sollten. Für Gründerinnen, Gründer und kleine Arbeitgeber ist das vor allem ein Anlass, Zuständigkeiten und Abläufe frühzeitig zu klären, nicht ein Grund für unnötige Bürokratie.

Auch bei Investorengesprächen, Due Diligence Prüfungen oder größeren Kundenprojekten kann die Frage aufkommen, wie Arbeitszeiten und interne Abläufe dokumentiert werden. Eine klare, nachvollziehbare Antwort vermittelt dabei mehr Professionalität als uneinheitliche Listen und informelle Absprachen.

Ein ähnlicher Bedarf entsteht bei Förderprojekten. Viele Startups arbeiten mit nationalen oder europäischen Förderungen oder mit Forschungsprojekten. Welche Nachweise erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Programm ab. Nachvollziehbare Zeitdaten können dabei helfen, Projektfortschritt und Mittelverwendung plausibel zu dokumentieren.

Wann Excel, Zettel und Bauchgefühl an Grenzen stoßen

In vielen kleinen Unternehmen existiert eine Art „gefühlte Zeiterfassung“: Excel Tabellen, Wochenlisten oder manuelle Nachträge. Das kann bei sehr kleinen und stabilen Teams durchaus eine Zeit lang funktionieren. Schwierigkeiten entstehen meist dann, wenn mehrere Personen Dateien parallel bearbeiten, Einträge häufig nachgetragen werden oder Projekte, Abwesenheiten und Freigaben miteinander verbunden werden sollen.

Entscheidend ist nicht das verwendete Werkzeug allein, sondern ob die Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und im Alltag verlässlich sind. Bei flexiblen, verteilten oder projektbasierten Arbeitsmodellen lässt sich das mit einem passenden digitalen System meist einfacher organisieren. Eine generelle gesetzliche Pflicht zu einer bestimmten Software folgt daraus jedoch nicht.

Wenn Excel weiterhin für die Zeiterfassung genutzt wird, bietet dieser Beitrag eine Orientierung: 10 Gründe gegen Excel für die Projektzeiterfassung.

Zeiterfassung als Unternehmenshygiene, nicht als Kontrolle

Richtig eingeführt ist Zeiterfassung kein Misstrauensinstrument, sondern eine Form von Unternehmenshygiene. Sie schützt Mitarbeitende vor Überlastung, schafft Klarheit für Führungskräfte und bildet die Grundlage für realistische Planung und nachhaltiges Wachstum.

Moderne digitale Lösungen ermöglichen eine Zeiterfassung, die sich in den Arbeitsalltag integriert, ohne Kultur oder Autonomie zu beschädigen. Sie machen sichtbar, was ohnehin passiert, und genau darin liegt ihr Wert.

Gerade in dynamischen Teams mit schnellen Rollenwechseln, neuen Kolleginnen und Kollegen, Freelancern oder Agenturen hilft eine schlanke Routine zusätzlich. Wenn Onboarding und Offboarding schnell passieren, sind konsistente Kategorien, klare Zuständigkeiten und einfache Regeln wichtiger als perfekte Detailtiefe.

Ein wichtiger Punkt für kleine Teams ist die Kommunikation: Zeiterfassung bedeutet Dokumentation, nicht Kontrolle. Dazu passt auch: Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung.

Fazit: Ein Denkanstoß für das richtige Maß

Für Startups und kleine Unternehmen in Österreich und Deutschland ist die Aufzeichnung von Arbeitszeiten nicht nur eine rechtliche Frage. Sie kann auch eine Grundlage für verlässliche Planung, faire Ausgleichsmechanismen bei Mehrarbeit und nachvollziehbare Nachweise gegenüber Förderstellen oder anderen Stakeholdern sein.

Unser Denkanstoß lautet daher: Passt die heutige Form der Zeiterfassung noch zur tatsächlichen Arbeitsweise des Teams? Eine gute Lösung sollte nachvollziehbar und im Alltag dauerhaft nutzbar sein, ohne unnötige Reibung zu erzeugen. Manchmal reicht dafür ein bewusst gestalteter einfacher Prozess. Mit wachsender Teamgröße, mehr Projekten und flexibleren Arbeitsmodellen kann eine schlanke digitale Lösung den Alltag deutlich erleichtern.