LeaseMyBike

LeaseMyBike: Digitale Prozesse und Projektzeiterfassung im Überblick

Rainer: Herzlich willkommen bei einer neuen Ausgabe eines Kundeninterviews rund um Time Cockpit und unser heutiges Gastunternehmen liegt uns ganz besonders am Herzen. Es geht nämlich um Lease My Bike. Bei uns im Team von Time Cockpit sind wir begeistert von Diensträdern und ganz allgemein von Fahrrädern. Einige von uns sind leidenschaftliche Mountainbiker und daher freut es uns ganz besonders, dass wir heute Lease My Bike bei uns begrüßen dürfen. Herzlich willkommen Angelika Galos und Gerhard Mayrhofer. Beginnen wir vielleicht gleich mit der ersten Frage. Gerhard und Angelika, es würde unsere Zuseherinnen und Zuseher sicher interessieren, einen kleinen Überblick über Lease My Bike zu bekommen. Was macht die Firma, was bietet ihr an, wie seid ihr organisiert und was ist eure Rolle in diesem Unternehmen?

Gerhard: Ja, erst mal hallo Rainer, danke für die Einladung zu dem Termin. Also wir sind Lease My Bike, das ist der bekannteste Unternehmensname. Im Gesamten sind wir eine Holding strukturiert mit gesamt vier Unternehmen. Die Lease My Bike ist eine der führenden österreichischen Dienstrad-Plattformen. Viele stellen sich vielleicht noch die Frage, was ist jetzt überhaupt ein Dienstrad? Dienstrad ist im Endeffekt ein Fahrrad, das man sich ganz normal im Handel aussucht und besorgt, das aber dann über die Gehaltsgerechnung über den Arbeitgeber abgerechnet wird. Und durch dieses Modell gibt es in Österreich eine Steuerersparnis und man kommt so günstiger zu seinem Wunschrad und hat dabei aber noch einen vollumfänglichen Versicherungsschutz und Support dabei. Und wir als Lease My Bike betreiben eine hochdigitale Plattform, die quasi es den Arbeitgebern ermöglicht, diesen wunderbaren Benefit, der noch dazu für Arbeitgeber kostenlos ist, möglichst einfach im Unternehmen abzubilden.

Rainer: Wunderbar. Gerhard, erzähl uns noch kurz über deine Rolle im Unternehmen.

Gerhard: Ich bin der Gründer und Geschäftsführer von Lease My Bike und der gesamten Gruppe und ja, hab das Thema die letzten Jahre sehr vorangetrieben bei uns, genau.

Rainer: Super, es freut uns wirklich sehr, dass du dir Zeit nimmst, heute ein bisschen mit uns über Zeiterfassung und Time Cockpit zu sprechen. Dann haben wir als zweites im Call die Angelika. Hallo Angelika, grüß dich. Magst du uns auch noch ein bisschen was erzählen? Ganz besonders spannend ist, du hast ein anderes Hintergrundlogo. Bei dir steht Pinoma Group. Ich nehme an, das hat was mit der Holding zu tun, richtig?

Angelika: Richtig, erstmal ich bin die Angelika Galos, bin hier für HR on Accounting zuständig und wie wir schon gesagt haben, bei mir ist das Pinoma Logo drauf, weil wir eben eine Holding sind.

Rainer: Super spannend, herzlichen Dank. Also nochmal danke auch an dich, dass du dir Zeit nimmst und gehen wir gleich ins Thema rein. Ich habe gerade erzählt, dass Lease My Bike in einer Holdingstruktur organisiert ist. Ich kann mir vorstellen, dass da wahrscheinlich dann auch Leistungen innerhalb der Holding erbracht, erfasst, abgerechnet müssen und da gibt es sicher eine ganze Reihe an wiederkehrenden manuellen Abläufen, die ihr wahrscheinlich mit einer Zeiterfassung automatisieren möchtet. Welche Herausforderung hattet ihr in diesem Kontext einer Holding bei einer Zeiterfassung wie Time Cockpit, insbesondere in Hinblick auch auf die interne Leistungsverrechnung?

Herausforderungen bei der Projektzeiterfassung in einer Holding-Struktur

Angelika: Da hatten wir eine sehr große Herausforderung, weil wir suchten eben eine Zeiterfassung, wo eben auch PRojektzeiterfassung möglich ist, dass man wirklich, wie du schon gesagt hast, Zeiterfassung der Projekte machen kann, dass man das intern eben verrechnen kann und schauen kann, wie oder was braucht das Projekt und vor allem wie intern abgerechnet wird.

Gerhard: Vielleicht ergänzen dazu, Ausgangslage war ja auch, also auch unsere manuelle Anwesenheitszeiterfassung, wie es halt so ist in einem Startup, man beginnt mal ganz banal auf Excel-Listen sozusagen. Und das Thema wollen wir natürlich auch sukzessive ablösen und digitalisieren. Und gleichzeitig haben wir eine Lösung gesucht, wo wir nicht nur die Anwesenheitszeilerfassung machen können, sondern möglichst mit wenig Mehraufwand auch die interne Leistungsverrechnung darstellen können. Das war uns einfach wichtiger Anspruch, um die Mitarbeiter mit zu vielen Tools zu quälen sozusagen, sondern das möglichst in einer einzigen Lösung abzubilden.

Interne Leistungsverrechnung effizient gestalten mit Projektzeiterfassung

Rainer: Das klingt sehr spannend. Ihr habt ja schon in der Einleitung erwähnt, dass ihr eine hochdigitale Plattform betreibt und wer Lease My Bike kennt, weiß, dass ihr ein sehr digital getriebenes Unternehmen seid. Und ich nehme mal an, das ist ganz wichtig, dass ihr Wert auf durchgängige und automatisierte Prozesse gelegt wird. Könnt ihr ein wenig darüber erzählen, was so die zentralen Prozesse sind, bei denen bei euch Time Cockpit zum Einsatz kommt, was da die Herausforderung war und wie das so im Projekt funktioniert hat, diese Prozesse abzubilden.

Gerhard: Also grundsätzlich, wie du schon gesagt hast, Digitalisierung spielt bei uns eine sehr große Rolle. Einerseits in unserer Plattform, um es für die Kunden möglichst einfach zu gestalten, andererseits auch bei uns intern. Unsere Devise ist einfach, mit Digitalisierung die Prozesse möglichst einfach zu gestalten, dass unsere Mitarbeiter wirklich Zeit haben, um Support am Menschen, mit Menschen sozusagen zu leisten. Das ist einfach eine sehr wichtige Devise bei uns. Und deshalb haben wir auch eine Lösung gesucht, wo wir wieder auch im Thema Zeiterfassung und Leistungsverrechnung einen möglichst durchgängigen Prozess schaffen, um dieses Thema in wenigen Minuten im Monat sozusagen umsetzen zu können wieder. Und zentrale Rolle spielt eben einerseits Anwesenheitszeiterfassung, die jetzt sehr gut bei unserem externen Dienstleister für Personalverrechnung integriert ist. Andererseits eben das Thema interne Leistungsverrechnung. Das heißt, die Angelika ist ja zum Beispiel in der Holding angestellt und erbringt Leistungen für alle Töchtergesellschaften. Da arbeitet Time Cockpit jetzt sehr eng mit unserem ERP-System zusammen und wir schaffen es jetzt wirklich am Monatsende sozusagen mit wenigen Mausklicks diese Abrechnung zu erstellen und das Ganze auch super validiert mit allen Nachweisen, die wir brauchen und so weiter.

Von Excel-Listen zur integrierten Projektzeiterfassung

Rainer: Das ist gleich ganz spannend, was du hier erwähnst. Time Cockpit ist zwar eine Standardlösung, aber ihr habt euch mit Time Cockpit auch für eine Standardlösung entschieden, die hochgradig anpassbar ist. Und du hast gerade erwähnt Integration mit einem ERP-System, Integration mit anderen Lösungen. Da hätte ich eine Frage dazu. Mit Time Cockpit habt ihr euch die Zeit genommen, dass wirklich die Software integriert wurde in eure Gesamtlandschaft. Welche konkreten Gründe gab es dafür? War das ein Faktor, der bei der Auswahl der Software eine Rolle Rolle gespielt hat?

Integration von Projektzeiterfassung und ERP-System

Angelika: Ja, also uns war eben wichtig, dass es flexibel ist und jederzeit es auf unsere Bedürfnisse angepasst werden kann und natürlich waren wir auch erfreut, eine Firma zu finden, die auch in Österreich den Standort hat.

Rainer: Das freut uns natürlich sehr. Könnt ihr uns noch ein bisschen was über sonstige Integrationen erzählen? Ihr habt beispielsweise, wenn ich es richtig verstanden habe, das ERP-System mit Time Cockpit verknüpft. Gibt es noch andere Schnittstellen zu Vorsystemen oder nachgelagerten Systemen?

Gerhard: Das war definitiv ein Auswahlkriterium. Also die Möglichkeit, Time Cockpit auch per API anzusteuern. Das heißt, ist bei uns immer eine Voraussetzung, wenn wir eine neue Software anschaffen, weil es natürlich auch schon Gedanken und Überlegungen gab, könnte es sein, dass irgendwelche Daten auch aus anderen Vorsystemen künftig kommen. Ist zwar aktuell nicht umgesetzt, aber wir wollen dafür gerüstet sein auch.

Erfolgreiche Zusammenarbeit bei der Umsetzung von Projektzeiterfassung

Rainer: Das klingt spannend. Ihr habt jetzt erwähnt, dass es bei dem Projekt mit Time Cockpit darum ging, dass mit euch gemeinsam Prozesse digitalisiert werden, Schnittstellen gebaut werden und wir wissen genau aus unserer täglichen Arbeit bei Software geht es nicht nur um Technik, sondern auch um die Menschen dahinter. Könnt ihr unseren Zuseherinnen und Zusehern ein wenig erläutern, wie so die Zusammenarbeit mit unserem Team war, gerade bei so spezifischen Anforderungen, wo es darum geht, etwas an eure Anforderungen anzupassen?

Angelika: Ich glaube, da kann ich gerne was dazu sagen. Die Betreuung von Time Cockpit war wirklich exzellent. Nicht nur von der Erreichbarkeit her, von der Freundlichkeit her. Sie haben auch viel Hintergrundwissen. Und wenn irgendwas vielleicht noch nicht da war oder was, haben sie wirklich geschaut, dass sie das herausfinden und sehr schnell umsetzen und zu unserer vollsten Zufriedenheit dann abgewickelt haben für uns.

Learnings und Ausblick: Projektzeiterfassung als Basis für weiteres Wachstum

Rainer: Das freut uns natürlich sehr, das zu hören. Super schön, dass die Zusammenarbeit geklappt hat. Wir tun immer unser Möglichstes und es ist natürlich sehr erfreulich, wenn wir hören, dass diese Bemühungen Früchte tragen. Wenn ihr darüber nachdenkt, rückblickend in dieses Projekt, was hat richtig gut funktioniert, was waren eure Learnings, was waren Überraschungen? Einfach ein bisschen ein Blick auf der einen Seite in die Vergangenheit, wie war das Projekt und auch ein Blick in die Zukunft, was plant ihr in nächster Zeit?

Gerhard: Ja, es gibt natürlich noch weitere Überlegungen, gewisse Abteilungen noch tiefer anzubinden an Time Cockpit und den Automatisierungsgrad einfach noch weiter zu erhöhen, sozusagen. Grundsätzlich Learning aus dem Projekt, also wie Angelika schon gesagt hat, wir waren wirklich begeistert. Es war sehr proaktive Zusammenarbeit, da ist sehr viel Erfahrung einfach schon reingeflossen. Das hat uns wirklich massiv geholfen. auch die Flexibilität, die da vorhanden war und wirklich Hands-on Mentalität, muss man schon sagen. Grundsätzlich freuen wir uns, wenn es einfach weiterhin so läuft. Also wir haben da ja schon sehr viel umgesetzt und sind auf einem sehr guten Stand sozusagen, also da sind jetzt keine großen Projekte in Aussicht im Endeffekt. Das klingt ausgezeichnet, das klingt als hätte das Projekt recht gut funktioniert. Es freut mich sehr, dass ihr uns ein bisschen was über euer Unternehmen, die Holding, die das Lease My Bike Angebot erzählt habt. Und natürlich ist es wunderschön zu sehen, wie ihr eure Prozesse mit Time Cockpit digitalisiert habt und dass wir vielleicht einen ganz winzig kleinen Beitrag auch zum Erfolg eures Unternehmens beitragen können. Ich möchte mich bei euch, Angelika und Gerhard, sehr herzlich für das Gespräch bedanken. Danke, danke, dass ihr dabei wart.

Angelika, Gerhard: Vielen Dank, Rainer.