Projektabrechnung Software für Dienstleister
Aus Projektzeiten, Stundensätzen und Leistungsnachweisen wird eine nachvollziehbare Rechnung, ohne Stundenzettel abzutippen.
30 Tage kostenlos · ohne Kreditkarte · danach täglich kündbar
Projektabrechnung ist die Umwandlung erfasster Projektzeiten und Auslagen in Rechnungen. time cockpit erzeugt Rechnungspositionen direkt aus den Zeitbuchungen, mit Stundensätzen je Kunde, Projekt oder Tätigkeit, ergänzt um Reisekosten, Pauschalen und Artikel. Die Rechnung entsteht per Knopfdruck, auf Wunsch mit einem Leistungsnachweis aller abgerechneten Zeiten.
Von der Leistungserfassung zur Rechnung
Die Leistungserfassung ist die Grundlage jeder Projektabrechnung: Ihr Team bucht Zeiten auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten. Die Projektabrechnungssoftware von time cockpit erstellt daraus Rechnungspositionen, je Tätigkeit eine Position mit dem passenden Stundensatz und die gefahrenen Kilometer als eigene Position für Reisekosten. So müssen abrechenbare Leistungen nicht erneut aus Stundenzetteln oder getrennten Systemen zusammengesucht werden.
Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze können berücksichtigt und Leistungen transparent ausgewiesen werden. Mehr dazu erfahren Sie in unserer Dokumentation zur Rechnungsstellung. Die zugrunde liegenden Stunden entstehen in der Projektzeiterfassung.
Projektabrechnung mit time cockpit auf einen Blick
- Rechnungspositionen aus Zeitbuchungen, Reisekosten und Artikeln
- Stundensätze, Pauschalen, Stundenkontingente und Zuschläge
- Layout mit Microsoft Report Builder
- Leistungsnachweis als Anhang
- Preis
- 10,85 € pro Benutzer und Monat
- Testphase
- 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte
- Betrieb
- Microsoft Azure, Rechenzentren in der EU
- Single Sign-on
- Microsoft Entra ID
Fakturierbare Stunden erfassen und abrechnen
Nicht jede gebuchte Stunde landet auf einer Rechnung. Interne Besprechungen, Angebote oder Kulanzleistungen gehören trotzdem erfasst, sonst fehlen sie in der Nachkalkulation. In time cockpit markieren Sie Projekte und Tätigkeiten als verrechenbar oder nicht verrechenbar, bei Bedarf auch eine einzelne Zeitbuchung. So trennt die Projektzeiterfassung fakturierbare von internen Stunden schon bei der Buchung, und beide bleiben auswertbar. Warum sich das lohnt, zeigt der Beitrag Mehr Gewinn durch erfasste nicht verrechenbare Stunden.
Die Liste der nicht verrechneten Zeitbuchungen zeigt, welche verrechenbaren Stunden noch offen sind. Vor der Abrechnung sorgt der Buchungsschluss dafür, dass vergangene Monate nicht mehr verändert werden. Sobald Zeitbuchungen einer Rechnung zugeordnet sind, lassen sie sich nicht mehr bearbeiten, so passen Rechnung und Zeiterfassung dauerhaft zusammen. Zusätzlich lassen sich Zeitbuchungen vor der Abrechnung prüfen und freigeben, so kommen nur bestätigte Stunden auf die Rechnung. Solvion nutzt diese Freigabe vor jeder Rechnungslegung.
Abrechnungsmodelle für Dienstleister
Ob nach Aufwand, zum Festpreis oder mit Wartungsvertrag: time cockpit bildet die gängigen Abrechnungsmodelle in derselben Projektabrechnung ab.
Stundensätze auf mehreren Ebenen
Stundensätze hinterlegen Sie je Kunde, Projekt, Tätigkeit oder Benutzer. Projekte übernehmen den Satz des Kunden und Tätigkeiten den des Projekts, solange Sie keinen eigenen festlegen. Für einzelne Zeitbuchungen lässt sich ein abweichender Satz eintragen. Beim Erstellen der Rechnung speichert time cockpit den gültigen Stundensatz in jeder Zeitbuchung, damit spätere Preisänderungen bestehende Rechnungen nicht verändern.
Pauschalen und Festpreise
Monatliche Pauschalen, etwa für Wartung oder Betreuung, legen Sie als Artikel an. Sie kommen gemeinsam mit den gebuchten Stunden auf dieselbe Rechnung. Bei Festpreisprojekten hinterlegen Sie den vereinbarten Preis als Budget in Euro oder Stunden und sehen laufend, wie viel davon verbraucht ist. Ob sich ein Projekt noch rechnet, zeigt das Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleich. Wann welches Modell passt, beschreibt der Beitrag Festpreis oder Time & Material.
Stundenkontingente
Bei Wartungs- und Supportverträgen hinterlegen Sie das vereinbarte Stundenkontingent. time cockpit zeigt laufend, wie viel davon verbraucht ist. So sprechen Sie mit dem Kunden über eine Anpassung des Vertrags, bevor das Kontingent aufgebraucht ist, und verrechnen Stunden darüber nach Aufwand. Wie IT-Systemhäuser damit arbeiten, zeigt die Seite Zeiterfassung für IT-Systemhäuser und MSPs.
Zuschläge
Zuschläge, etwa für Einsätze am Abend oder am Wochenende, definieren Sie im Standard. Sie fließen in die Abrechnung der betroffenen Einsätze ein, ohne dass jemand Stunden von Hand umrechnen muss. Pauschale, Stunden, Zuschläge und Reisekosten landen so auf einer gemeinsamen Rechnung.
Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem System
Zeitbuchung, Stundensatz, Rechnungsposition und Leistungsnachweis greifen ineinander. Jede Position auf der Rechnung lässt sich auf die Zeitbuchungen dahinter zurückführen.
Laufen Zeiterfassung und Fakturierung in getrennten Werkzeugen, wird jeder Monatsabschluss zum Abgleich: Stunden exportieren, in Excel summieren, Stundensätze nachschlagen, Positionen abtippen. Dabei gehen verrechenbare Stunden verloren, und Rückfragen des Kunden lassen sich nur mühsam beantworten. In time cockpit entsteht die Rechnung dort, wo die Zeiten erfasst werden, und Auswertungen zeigen jederzeit, welche Leistungen bereits verrechnet sind und welche noch offen. Welche Lücken zwischen Zeiterfassung und Rechnung typischerweise Umsatz kosten, zeigt der Beitrag 10 Umsatzfresser in der Projektzeiterfassung.
Flexibles Rechnungsmanagement durch manuelle Anpassungen
Rechnungspositionen können flexibel erstellt werden – automatisch auf Basis von geleisteten Stunden oder manuell zu einer Rechnung hinzugefügt. So können zusätzliche Dienstleistungen, individuelle Vereinbarungen und Produkte, die nicht direkt aus der Zeiterfassung kommen, leicht integriert werden. So behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Abrechnungen.
Artikelverwaltung für wiederkehrende Leistungen
Beliebige Artikel können als Vorlage für Rechnungspositionen angelegt werden. Ein Artikel, wie beispielsweise ein Stück Hardware, wird in einer Rechnung als entsprechende Rechnungsposition ‚Hardware‘ ausgewiesen.
Artikel enthalten alle relevanten Details wie Beschreibung, Preise und Steuersätze und lassen sich schnell in Rechnungen einfügen. Das spart Zeit und sorgt für eine konsistente sowie präzise Abrechnung. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in der Dokumentation zur Artikelverwaltung.
Detaillierte Rechnungsberichte und Leistungsnachweise
Automatisch generierte Rechnungsberichte im PDF-Format enthalten alle wesentlichen Informationen wie Kundenadresse, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum. Auf Wunsch können detaillierte Zeiteinträge als Leistungsnachweis ein- oder ausgeblendet werden. Das gewährleistet eine transparente Kostenabrechnung.
Das Layout gestalten Sie mit dem kostenlosen Microsoft® Report Builder. So entstehen Rechnungsvorlagen in Ihrem Corporate Design. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne bei der Erstellung Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen.
Nahtlose Integration in Ihre Systeme
time cockpit verfügt über eine leistungsstarke Web API für die Integration, die umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten bietet. Aktionen wie die Erstellung einer Rechnung oder eines Rechnungsdokumentes im PDF-Format können vollständig automatisiert werden.
Darüber hinaus können Rechnungen, Rechnungspositionen oder Zeitbuchungen einfach in andere Systeme übertragen werden. Dazu gehören zum Beispiel ein ERP System oder Projektmanagement-Tools. Power BI und Excel verbinden sich ohne eine Zeile Code mit denselben Daten, etwa für Umsatzauswertungen. Details zur API-Integration finden Sie in der API-Dokumentation.
Individuelle Anpassung an Ihre Prozesse
Bei Bedarf kann das Erstellen von Rechnungen leicht an Ihre bestehenden Prozesse angepasst werden. Es wird individuell und genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Dank der hohen Anpassbarkeit von time cockpit lassen sich Workflows, Berechnungsregeln und Automatisierungen flexibel gestalten. So erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre spezifischen Anforderungen zu 100% abdeckt.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert Projektabrechnung in der Praxis?
Erfasste Arbeitszeiten und Ausgaben werden einem Projekt zugeordnet und automatisch in Rechnungspositionen umgewandelt. Ergänzungen wie Pauschalen oder Produkte können manuell hinzugefügt werden. Abschließend wird eine präzise Rechnung mit allen relevanten Details erstellt und bereitgestellt.
Eignet sich time cockpit als Abrechnungslösung für Dienstleister?
Ja, time cockpit ist ideal für Dienstleister. Die Software ermöglicht präzise Abrechnung durch automatische Erstellung von Rechnungen aus erfassten Zeiten. Sie ist flexibel anpassbar, unterstützt individuelle Vereinbarungen und bietet transparente Berichte für eine präzise Projektabrechnung.
Kann ich Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erstellen?
Ja, time cockpit unterstützt die Erstellung von Rechnungen ohne Mehrwertsteuer, basierend auf der Kundenadresse und den steuerlichen Anforderungen. Für intra-EU-Geschäfte wird ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren hinzugefügt, während für Kunden außerhalb der EU ein allgemeiner Hinweis zur Steuerpflicht des Empfängers erscheint.
Was passiert, wenn ich einen Fehler in einer bereits erstellten Rechnung finde?
Rechnungspositionen und Beträge können nach der Erstellung bearbeitet werden, jedoch werden zugehörige Zeitbuchungen dann nicht mehr mit der Rechnung synchronisiert. Alternativ können Sie Korrekturen über eine Stornierung oder eine Gutschrift abwickeln, um die Rechnungsdokumentation konsistent zu halten.
Kann ich manuell Zeiten zu einer bestehenden Rechnung hinzufügen?
Ja, nicht abgerechnete Zeitbuchungen können zu einer bestehenden Rechnung hinzugefügt werden.
Wie gehe ich mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen in einer Rechnung um?
time cockpit unterstützt Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen. Sie können pro Rechnungsposition individuelle Steuersätze festlegen, die in der Gesamtsumme korrekt berücksichtigt werden.
Kann ich Reisekosten automatisch in Rechnungen integrieren?
Ja, time cockpit erkennt Reisekosten anhand der Kilometerangaben in den Zeitbuchungen und erstellt automatisch eine entsprechende Rechnungsposition. Die Beschreibung, Einheit, Preis und Mehrwertsteuer werden dabei aus dem vordefinierten Artikel „Travel Costs” übernommen.
Kann ich Rechnungsdaten anpassen, um spezielle Kundenanforderungen zu erfüllen?
Ja, Sie können kundenspezifische Anforderungen umsetzen, indem Sie Rechnungspositionen manuell hinzufügen, Artikeldetails bearbeiten oder das Rechnungsdesign über den Microsoft® Report Builder anpassen.
Was passiert, wenn sich Stundensätze ändern?
time cockpit speichert bei der Erstellung der Rechnung den zum Zeitpunkt der Buchung gültigen Stundensatz in den Zeitbuchungen. Dadurch bleiben Rechnungen konsistent und nachvollziehbar, auch wenn sich die Stundensätze nachträglich ändern.
Unterstützt time cockpit elektronische Rechnungen?
Ja, time cockpit ermöglicht die Erstellung elektronischer Rechnungen, die direkt aus erfassten Arbeitszeiten generiert und als PDF bereitgestellt werden. Aktuell wird das ZUGFeRD-Format noch nicht unterstützt, jedoch arbeiten wir daran, diese Funktion in einer zukünftigen Version bereitzustellen.
Passt time cockpit zu Ihrem Ablauf von der Zeiterfassung bis zur Rechnung?
In 30 Minuten wissen Sie, ob time cockpit Ihre Projektzeiten, Ihr Controlling und Ihre Abrechnung abdeckt.
- Worum es geht
- Sie erzählen, wie Sie heute Zeiten erfassen und abrechnen. Wir zeigen live, wie das in time cockpit aussieht und was ein Umstieg bedeutet.
- Mit wem
- Mit jemandem aus dem Team, das time cockpit entwickelt und bei Kunden einführt, etwa mit Alexander oder Michael.
- Wie
- 30 Minuten online per Microsoft Teams, kostenlos und unverbindlich.
Sie wählen einen freien Termin in Microsoft Bookings (öffnet in neuem Tab) und erhalten die Bestätigung mit Teams-Link per E-Mail. Lieber schreiben? support@timecockpit.com