Sicherheit und Datenschutz in der Zeiterfassung

Zertifizierte Rechenzentren in der EU

time cockpit nutzt die Microsoft Azure Cloud, um seine Dienste bereitzustellen. Unsere Software läuft in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union, in Amsterdam und Dublin. Microsoft lässt diese Rechenzentren unter anderem nach ISO 27001 zertifizieren und veröffentlicht die Nachweise in seinen Compliance-Angeboten für Azure. Ob Sie im Browser am PC oder am Smartphone buchen: Ihre Online-Zeiterfassung läuft vollständig in diesen Rechenzentren.

DSGVO-konforme Zeiterfassung

Wer Arbeitszeiterfassung betreibt, verarbeitet personenbezogene Daten der Mitarbeitenden und unterliegt damit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). time cockpit wird in der EU betrieben, und wir stellen Ihnen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) bereit.

Für alle Dienste, auf denen time cockpit aufbaut, bietet Microsoft die EU-Standardvertragsklauseln an. Sie werden in den Vereinbarungen zwischen Microsoft und uns verwendet, damit personenbezogene Daten, die den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verlassen, gemäß der DSGVO übertragen werden. Ob Ihre Zeiterfassung insgesamt DSGVO-konform ist, hängt zusätzlich von Rechtsgrundlage, Information der Mitarbeitenden, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln in Ihrem Unternehmen ab. Wie wir auf dieser Website mit Ihren Daten umgehen, beschreiben unsere Datenschutzbestimmungen.

Eigene Datenbank, Backups und Verschlüsselung

• Eigene Datenbank pro Kunde: Ab dem ersten Benutzer erhält jeder Kunde einen eigenen Datenbankcluster mit drei Knoten. Ihre Daten liegen getrennt von den Daten anderer Kunden.
• 35 Tage Point-in-Time-Recovery: Ihre Datenbank lässt sich sekundengenau auf jeden Zeitpunkt der letzten 35 Tage zurücksetzen. Die Backups verwaltet Microsoft redundant in beiden europäischen Rechenzentren.
• Verschlüsselung: Alle Daten werden bei der Speicherung (at Rest) und bei der Übertragung (in Transit) mit von Microsoft verwalteten Zertifikaten verschlüsselt.

Die zusätzliche, eigene Sandbox-Datenbank, eine Datenbank auf Wunsch in Ihrem eigenen Azure-Abonnement und Single Sign-on beschreibt die Seite Enterprise-Zeiterfassung.

Wer auf Ihre Daten zugreift

Jeder Benutzer sieht in time cockpit nur, was das Berechtigungssystem ihm erlaubt. Dieselben Rechte gelten für alle Zugänge von außen:

• Programme greifen über die Web API mit Personal Access Token zu, also immer im Namen eines Benutzers und mit dessen Berechtigungen.
• KI-Assistenten verbinden sich über den MCP-Server für KI-Assistenten. Benutzer melden sich mit ihrem eigenen Microsoft-Entra-ID-Konto an, der Assistent sieht nichts, was der Benutzer nicht sehen darf, und jeder Aufruf wird protokolliert.
• Mit Single Sign-on über Microsoft Entra ID gelten Ihre Anmelderichtlinien auch für time cockpit.
• Der time cockpit-Support greift nur auf Ihren Wunsch auf Ihre Datenbank zu, etwa um einen gemeldeten Fehler nachzuvollziehen.

Platform-as-a-Service (PaaS)

Unsere Cloud-Strategie basiert auf dem Platform-as-a-Service (PaaS) Modell. Das bedeutet, dass wir keine virtuellen Maschinen in der Cloud mieten und unsere Software darauf installieren. Stattdessen nutzen wir verwaltete Dienste, die von unserem Cloud-Anbieter Microsoft bereitgestellt werden. Dadurch können wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren, ein besseres Produkt an unsere Kunden liefern und die Kosten für time cockpit niedrig halten.

• Betriebssystempatches werden ohne Ausfallzeiten automatisch von Microsoft installiert.
• Alle Server sind als Multi-Node-Cluster implementiert (z. B. Web-Farmen, Datenbank-Cluster).
• time cockpit ist vollständig durch die von Microsoft bereitgestellten Azure Service Level Agreements abgedeckt.
• Firewalls und Netzwerkkomponenten werden von der Azure-Plattform bereitgestellt und von Microsoft gewartet.

Von Grund auf mandantenfähig

time cockpit wurde von Tag eins als Multi-Tenant-Anwendung konzipiert. Gemeinsam genutzt wird dabei die Anwendungsschicht: Webserver und Dienste, die Microsoft als PaaS betreibt, bedienen alle Kunden. Ihre Daten dagegen liegen in Ihrer eigenen Datenbank, die nur zu Ihrem Account gehört. Diese Aufteilung ermöglicht es uns, time cockpit zu einem sehr attraktiven Preis anzubieten. Geteilte Infrastruktur bedeutet auch nicht mangelnde Flexibilität. Im Gegenteil, eine hohe Anpassungsfähigkeit ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal von time cockpit.

• Niedrige Betriebskosten dank gemeinsam genutzter Anwendungsschicht.
• Getrennte Datenbanken pro Kunde sorgen für eine sichere Trennung der Daten.
• Eine einheitliche Codebasis für alle Kunden ermöglicht es uns, innovativ zu bleiben und neue Funktionen rasch an alle Kunden zu liefern.
• Hoher Grad an Flexibilität für individuelle Kundenbedürfnisse als zentrale Funktion von time cockpit.

Über 15 Jahre Erfahrung mit Azure

Wir nutzen Azure, seit es die Plattform gibt. time cockpit, seit 2010 am Markt, war eine der ersten SaaS-Lösungen auf Azure. Unser CEO Rainer Stropek war einer der ersten Experten weltweit, die mit dem Titel Microsoft Most Valuable Professional (MVP) für die Azure-Plattform ausgezeichnet wurden. SaaS-Lösungen auf Azure bereitzustellen, ist seit über 15 Jahren unsere Kernkompetenz. Das ist es, was wir tun, darin sind wir gut.