Zeiterfassung für Architekten und Ingenieurbüros: jede Leistungsphase im Blick
Ob Sie nach Aufwand abrechnen oder ein Pauschal- oder HOAI-Honorar vereinbart haben: Mit time cockpit buchen Sie Stunden je Projekt und Leistungsphase, erstellen Rechnungen direkt aus den Buchungen und sehen laufend, wie viel vom Budget jeder Phase verbraucht ist.
So erkennen Sie Überschreitungen, solange Sie noch reagieren können, belegen Mehrleistungen mit echten Stunden und kalkulieren das nächste Angebot mit Erfahrungswerten statt mit Schätzungen.
Für Ingenieur-, TGA- und Planungsbüros, die nach Aufwand abrechnen, und für Architektur- und Ziviltechnikerbüros, die den Aufwand je Phase steuern wollen.
Zeiterfassung im Architekturbüro: warum Stunden je Phase zählen
Ob Honorar nach HOAI, Pauschale oder Abrechnung nach Aufwand: Wirtschaftlich wird ein Projekt nur, wenn der Aufwand je Phase zum vereinbarten Honorar passt.
Zeiterfassung für Architekten und Ingenieurbüros ordnet jede Arbeitsstunde einem Projekt und einer Leistungsphase zu und stellt sie dem Budget der Phase gegenüber. time cockpit ist eine solche Zeiterfassung aus Österreich: Leistungsphasen werden als Tätigkeiten mit eigenem Stunden- und Eurobudget angelegt, Soll-Ist-Vergleich, Leistungsnachweis und Rechnung entstehen aus denselben Buchungen.
Viele Ingenieurbüros rechnen nach Aufwand ab, etwa in der Anlagenplanung, bei Gutachten oder in der Bauüberwachung. Dort wird jede gebuchte Stunde direkt zur Rechnungsposition. In Architektur- und Planungsbüros mit Honorar nach HOAI oder Pauschale verteilen sich die Stunden über Monate oder Jahre auf Grundlagenermittlung, Entwurf, Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung und Objektüberwachung.
Wer diese Stunden nur auf das Gesamtprojekt bucht, sieht am Ende eine Summe, aber nicht, welche Phase das Budget aufgezehrt hat. time cockpit erfasst den Aufwand dort, wo er entsteht: je Projekt und Leistungsphase, verrechenbar oder nicht, mit dem passenden Stundensatz.
time cockpit verbindet dafür Projektzeiterfassung, Projektcontrolling und Projektabrechnung in einer Lösung. Die Budgetkontrolle zeigt laufend, wie viel vom Budget jeder Phase verbraucht ist.
- Stunden je Leistungsphase buchen jede Arbeitsstunde auf Projekt und Leistungsphase
- Soll-Ist je Phase steuern
- Aus den Buchungen abrechnen Leistungsnachweis und Rechnung aus denselben Buchungen
Typische Probleme in Architektur- und Ingenieurbüros
Die Stunden werden meist erfasst. Die Lücke entsteht dort, wo niemand sie rechtzeitig mit dem Honorar vergleicht.
Das Phasenbudget ist aufgebraucht, bevor es jemand merkt
Wenn Zeiten nur auf das Projekt gebucht werden, fällt erst bei der Schlussrechnung auf, dass die Ausführungsplanung doppelt so viele Stunden gebraucht hat wie kalkuliert. Dann ist es zu spät, um mit dem Auftraggeber über den Mehraufwand zu sprechen.
Ohne Nachkalkulation bleibt jedes Angebot eine Schätzung
Wie viele Stunden hat der Entwurf beim letzten vergleichbaren Projekt wirklich gebraucht? Ohne Auswertung je Phase fehlen die Erfahrungswerte, und Angebote oder Honorarverhandlungen beruhen auf dem Gefühl der Projektleitung.
Mehrleistungen sind nicht belegt
Planänderungen, zusätzliche Varianten und besondere Leistungen gehen im laufenden Projekt unter. Ohne getrennt erfasste Stunden fehlt die Grundlage, um sie nachzuweisen und als Nachtrag abzurechnen.
Honorar berechnen oder Aufwand steuern?
Das Honorar legt das Budget fest, die Zeiterfassung zeigt den tatsächlichen Aufwand.
| Honorarermittlung · was darf es kosten? | time cockpit · was kostet es tatsächlich? | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Phase | Bezeichnung | Anteil | Honorar | Budget | Gebucht | Verbrauch | |
| LPH 1 Grundlagenermittlung | Grundlagenermittlung | 2 % | 2.000 € | 20 h | 18 h | 90 % | |
| LPH 2 Vorplanung | Vorplanung | 7 % | 7.000 € | 70 h | 76 h | 109 % | |
| LPH 3 Entwurfsplanung | Entwurfsplanung | 15 % | 15.000 € | 150 h | 141 h | 94 % | |
| LPH 4 Genehmigungsplanung | Genehmigungsplanung | 3 % | 3.000 € | 30 h | 27 h | 90 % | |
| LPH 5 Ausführungsplanung | Ausführungsplanung | 25 % | 25.000 € | 250 h | 182 h | 73 % | |
| LPH 6 Vorbereitung der Vergabe | Vorbereitung der Vergabe | 10 % | 10.000 € | 100 h | 0 h | 0 % | |
| LPH 7 Mitwirkung bei der Vergabe | Mitwirkung bei der Vergabe | 4 % | 4.000 € | 40 h | 0 h | 0 % | |
| LPH 8 Objektüberwachung (Bauüberwachung und Dokumentation) | Objektüberwachung (Bauüberwachung und Dokumentation) | 32 % | 32.000 € | 320 h | 0 h | 0 % | |
| LPH 9 Objektbetreuung | Objektbetreuung | 2 % | 2.000 € | 20 h | 0 h | 0 % | |
Honorarermittlung: Honorar- oder AVA-Software und die Kalkulation der Geschäftsführung legen das Budget je Leistungsphase fest, nach HOAI oder als Pauschale. Sie sagen nichts über den tatsächlichen Stundenaufwand.
Aufwandssteuerung mit time cockpit: Ist-Stunden je Projekt und Leistungsphase, laufend gegen das Budget verglichen, in der Zeiterfassung für Architektur- und Ingenieurbüros im Browser. time cockpit berechnet keine HOAI-Honorare, liefert aber die Ist-Werte dazu.
In time cockpit legen Sie jede Phase als Tätigkeit des Projekts an und tragen das Budget in Euro ein, umgerechnet mit Ihrem Stundensatz auch in Stunden. Bei 100 € pro Stunde sind das für die Ausführungsplanung 250 Stunden. Die Budgetkontrolle zeigt laufend, wie viele davon schon gebucht sind. Für Tragwerksplanung, technische Ausrüstung oder Ingenieurbauwerke gelten andere Anteile; wer nicht nach HOAI abrechnet, legt die eigene Phasengliederung an.
So arbeitet ein Architektur- oder Ingenieurbüro mit time cockpit
Projekt und Leistungsphasen anlegen
Jedes Projekt bekommt seine Leistungsphasen als Tätigkeiten, zum Beispiel LPH 1 bis LPH 9 nach HOAI oder Ihre eigene Gliederung. Für das Projekt und für jede Phase hinterlegen Sie ein Budget in Stunden und in Euro, dazu einen eigenen Stundensatz, falls er vom Satz des Auftraggebers abweicht.
Phasen oder Leistungen, die nicht abgerechnet werden, etwa Akquise oder interne Abstimmung, markieren Sie als nicht verrechenbar. Für Mehrleistungen und besondere Leistungen legen Sie eigene Tätigkeiten an, damit diese Stunden getrennt sichtbar bleiben.
Mehr dazu: Projektzeiterfassung.
Stunden im Kalender buchen, auch nach dem Baustellentermin
Mitarbeitende buchen ihre Zeiten im Wochenkalender auf Projekt und Leistungsphase. Termine aus Outlook erscheinen direkt im Kalender und werden per Doppelklick zur Buchung. Reisezeiten zur Baustelle lassen sich als eigene Tätigkeit erfassen und getrennt auswerten.
time cockpit läuft im Browser auf PC, Mac, Android und iOS. Nach einer Begehung buchen Sie am Smartphone, ohne eine App installieren zu müssen.
Mehr dazu: Zeiterfassungskalender.
Soll-Ist je Projekt und Leistungsphase
Die Budgetkontrolle zeigt für jedes Projekt und jede Phase, wie viele Stunden geplant, geleistet und noch offen sind. Projekte über dem Budget sind rot markiert und fallen sofort auf, nicht erst bei der Schlussrechnung.
Nach Projektende wird dieselbe Auswertung zur Nachkalkulation: Sie sehen, welche Phase wie viel Aufwand gebraucht hat, und nutzen diese Werte für das nächste Angebot.
Mehr dazu: Projektcontrolling-Software und Nachkalkulation von Projekten.
Nach Aufwand abrechnen oder Pauschalen nachkalkulieren
Rechnen Sie nach Aufwand ab, erstellt time cockpit die Rechnung direkt aus den Buchungen, mit Stundensätzen je Auftraggeber, Projekt oder Phase. Reisekosten, Pauschalen und Artikel kommen als eigene Positionen dazu. Auf Wunsch geht ein Leistungsnachweis mit allen abgerechneten Stunden an den Auftraggeber.
Bei Pauschal- oder HOAI-Honoraren hinterlegen Sie das Honorar als Budget in Euro. So sehen Sie, ob die Phase noch wirtschaftlich ist und ab wann Mehrleistungen einen Nachtrag rechtfertigen.
Mehr dazu: Projektabrechnung und Festpreis oder Time & Material.
An die Struktur Ihres Büros anpassen
Viele Büros brauchen mehr als Projekt und Phase, etwa Honorarzone, Bauabschnitt, Gewerk oder Objektnummer. Solche Felder, eigene Tabellen und Auswertungen lassen sich in time cockpit ergänzen. Das ist Konfiguration: Sie oder wir richten sie für Ihr Büro ein, im Standard sind sie nicht enthalten.
Über die Web API und den Excel-Export übernehmen Sie Zeiten und Projektdaten in Buchhaltung und andere Software.
Mehr dazu: Anpassbare Zeiterfassung und Web API.
Wann time cockpit zu Ihrem Büro passt und wann nicht
time cockpit ist eine Projekt- und Arbeitszeiterfassung. Für manche Aufgaben im Planungsbüro brauchen Sie andere Werkzeuge.
Passt, wenn Sie
- nach Aufwand abrechnen und die Rechnung direkt aus den gebuchten Stunden erstellen wollen
- den Aufwand je Projekt und Leistungsphase laufend mit dem Budget vergleichen wollen
- Pauschalen und HOAI-Honorare nachkalkulieren wollen
- Mehrleistungen und besondere Leistungen mit Stunden belegen wollen
- Arbeitszeit, Abwesenheiten und Projektzeit in einer Lösung führen möchten
- eigene Felder und Auswertungen für die Struktur Ihres Büros brauchen
Passt nicht, wenn Sie
- eine Honorarberechnung nach HOAI oder eine AVA-Software suchen
- Abschlagsrechnungen nach prozentualem Leistungsstand je Phase stellen wollen
- ein Bautagebuch oder eine Mängelverwaltung brauchen
- Zeiten auf der Baustelle mit Terminal, Chip oder einer Offline-App erfassen müssen
- eine Termin-, Ressourcen- oder Bauzeitenplanung mit Gantt-Diagramm suchen
time cockpit auf einen Blick
- Produkt
- time cockpit, Projekt- und Arbeitszeiterfassung als Software-as-a-Service
- Hersteller
- software architects gmbh, Leonding (Österreich), time cockpit seit 2010
- Betrieb
- Microsoft Azure, Rechenzentren in der EU (Amsterdam und Dublin), dedizierte Datenbank pro Kunde, 35 Tage Point-in-Time-Recovery
- Preis
- 10,85 € pro Benutzer und Monat; Freelancer im ersten Jahr kostenlos; Starter 29,90 € im ersten Jahr für bis zu 10 Benutzer
- Testphase
- 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, danach täglich kündbar
- Stammdaten
- Kunden, Projekte, Tätigkeiten und Rechnungen ohne Limit
- Plattformen
- Browser auf PC, Mac, Android und iOS; automatische Zeiterfassung mit sidekick für Windows und macOS (Early Preview)
- Schnittstellen
- Web API (REST, OData, TCQL) mit Personal Access Token, MCP-Server für KI-Assistenten, Excel-Import und -Export, Office-365-Termine im Kalender
- Single Sign-on
- Microsoft Entra ID (Azure AD)
Wissen, was jede Leistungsphase wirklich kostet
Mit Stunden je Phase sehen Sie früh, wo das Honorar knapp wird, und kalkulieren das nächste Projekt mit echten Zahlen.
FAQ: Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure
Kann ich die Leistungsphasen der HOAI in time cockpit abbilden?
Ja. Sie legen die Leistungsphasen als Tätigkeiten eines Projekts an, etwa LPH 1 bis LPH 9, und geben jeder Phase ein eigenes Budget in Stunden und Euro. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten auf die jeweilige Phase, und die Budgetkontrolle zeigt den Verbrauch je Phase.
Berechnet time cockpit Honorare nach HOAI?
Nein. time cockpit ermittelt keine Honorare aus anrechenbaren Kosten und Honorarzonen, und Abschlagsrechnungen nach prozentualem Leistungsstand sind nicht vorgesehen. Sie hinterlegen das vereinbarte Honorar als Budget und sehen, wie viel Aufwand die Phase tatsächlich verursacht. Rechnungen erstellt time cockpit aus gebuchten Stunden, Pauschalen und Artikeln.
Wie erfasse ich Mehrleistungen und besondere Leistungen?
Legen Sie dafür eigene Tätigkeiten im Projekt an, getrennt von den vereinbarten Leistungsphasen. So bleiben diese Stunden in Auswertung und Leistungsnachweis sichtbar und sind die Grundlage für einen Nachtrag.
Funktioniert die Zeiterfassung auch auf der Baustelle?
time cockpit läuft im Browser, auch am Smartphone unter Android und iOS. Dafür brauchen Sie eine Internetverbindung. Eine App zum Installieren oder eine Offline-Erfassung gibt es nicht.
Was kostet time cockpit für ein Architektur- oder Ingenieurbüro?
Für Teams bis 10 Benutzer kostet das Starter-Paket einmalig 29,90 € im ersten Jahr, danach 10,85 € pro Benutzer und Monat. Sie können time cockpit 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.
Müssen Architektur- und Ingenieurbüros die Arbeitszeit erfassen?
Ja, für angestellte Mitarbeitende. In Deutschland sind Arbeitgeber seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen, in Österreich verlangt das Arbeitszeitgesetz entsprechende Aufzeichnungen. Mehr dazu in den Beiträgen zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland und Österreich und zur Arbeitszeiterfassung in Österreich. time cockpit erfasst Arbeitszeit, Abwesenheiten und Projektzeit in einer Lösung.
Lässt sich time cockpit an Buchhaltung und andere Software anbinden?
Ja. Über die Web API (REST, OData) und den Excel-Export übernehmen Sie Zeiten, Projekte und Rechnungsdaten in andere Systeme. Termine aus Office 365 erscheinen direkt im Zeiterfassungskalender.
Passt time cockpit zu Ihrem Ablauf von der Zeiterfassung bis zur Rechnung?
In 30 Minuten wissen Sie, ob time cockpit Ihre Projektzeiten, Ihr Controlling und Ihre Abrechnung abdeckt.
- Worum es geht
- Sie erzählen, wie Sie heute Zeiten erfassen und abrechnen. Wir zeigen live, wie das in time cockpit aussieht und was ein Umstieg bedeutet.
- Mit wem
- Mit jemandem aus dem Team, das time cockpit entwickelt und bei Kunden einführt, etwa mit Alexander oder Michael.
- Wie
- 30 Minuten online per Microsoft Teams, kostenlos und unverbindlich.
Sie wählen einen freien Termin in Microsoft Bookings (öffnet in neuem Tab) und erhalten die Bestätigung mit Teams-Link per E-Mail. Lieber schreiben? support@timecockpit.com