Zeiterfassung für Architekten und Ingenieurbüros: jede Leistungsphase im Blick
Ob Sie nach Aufwand abrechnen oder ein Pauschal- oder HOAI-Honorar vereinbart haben: Mit time cockpit buchen Sie Stunden je Projekt und Leistungsphase, erstellen Rechnungen direkt aus den Buchungen und sehen laufend, wie viel vom Budget jeder Phase verbraucht ist.
So erkennen Sie Überschreitungen, solange Sie noch reagieren können, belegen Mehrleistungen mit echten Stunden und kalkulieren das nächste Angebot mit Erfahrungswerten statt mit Schätzungen.
Für Ingenieur-, TGA- und Planungsbüros, die nach Aufwand abrechnen, und für Architektur- und Ziviltechnikerbüros, die den Aufwand je Phase steuern wollen.
Zeiterfassung für Architekten und Ingenieurbüros ordnet jede Arbeitsstunde einem Projekt und einer Leistungsphase zu und stellt sie dem Budget der Phase gegenüber. time cockpit ist eine solche Zeiterfassung aus Österreich: Leistungsphasen werden als Tätigkeiten mit eigenem Stunden- und Eurobudget angelegt, Soll-Ist-Vergleich, Leistungsnachweis und Rechnung entstehen aus denselben Buchungen.
time cockpit auf einen Blick
- Preis
- 10,85 € – pro Benutzer und Monat
- Testphase
- 30 Tage – kostenlos, ohne Kreditkarte, danach täglich kündbar
- Betrieb
- EU-Hosting – Microsoft Azure in Amsterdam und Dublin, dedizierte Datenbank pro Kunde
- Hersteller
- seit 2010 – software architects gmbh, Leonding (Österreich)
- Produkt
- time cockpit, Projekt- und Arbeitszeiterfassung als Software-as-a-Service
- Stammdaten
- Kunden, Projekte, Tätigkeiten und Rechnungen ohne Limit
- Plattformen
- Browser auf PC, Mac, Android und iOS; Activity Tracker für Windows
- Schnittstellen
- Web API (REST, OData, TCQL) mit Personal Access Token, MCP-Server für KI-Assistenten, Excel-Import und -Export, Office-365-Termine im Kalender
- Single Sign-on
- Microsoft Entra ID (Azure AD)
- Weitere Pläne
- Freelancer im ersten Jahr kostenlos; Starter 29,90 € im ersten Jahr für bis zu 10 Benutzer
Zeiterfassung im Architekturbüro: warum Stunden je Phase zählen
Ob Honorar nach HOAI, Pauschale oder Abrechnung nach Aufwand: Wirtschaftlich wird ein Projekt nur, wenn der Aufwand je Phase zum vereinbarten Honorar passt.
Viele Ingenieurbüros rechnen nach Aufwand ab, etwa in der Anlagenplanung, bei Gutachten oder in der Bauüberwachung. Dort wird jede gebuchte Stunde direkt zur Rechnungsposition. In Architektur- und Planungsbüros mit Honorar nach HOAI oder Pauschale verteilen sich die Stunden über Monate oder Jahre auf Grundlagenermittlung, Entwurf, Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung und Objektüberwachung.
Wer diese Stunden nur auf das Gesamtprojekt bucht, sieht am Ende eine Summe, aber nicht, welche Phase das Budget aufgezehrt hat. time cockpit erfasst den Aufwand dort, wo er entsteht: je Projekt und Leistungsphase, verrechenbar oder nicht, mit dem passenden Stundensatz.
Typische Probleme in Architektur- und Ingenieurbüros
Die Stunden werden meist erfasst. Die Lücke entsteht dort, wo niemand sie rechtzeitig mit dem Honorar vergleicht.
Das Phasenbudget ist aufgebraucht, bevor es jemand merkt
Wenn Zeiten nur auf das Projekt gebucht werden, fällt erst bei der Schlussrechnung auf, dass die Ausführungsplanung doppelt so viele Stunden gebraucht hat wie kalkuliert. Dann ist es zu spät, um mit dem Auftraggeber über den Mehraufwand zu sprechen.
Ohne Nachkalkulation bleibt jedes Angebot eine Schätzung
Wie viele Stunden hat der Entwurf beim letzten vergleichbaren Projekt wirklich gebraucht? Ohne Auswertung je Phase fehlen die Erfahrungswerte, und Angebote oder Honorarverhandlungen beruhen auf dem Gefühl der Projektleitung.
Mehrleistungen sind nicht belegt
Planänderungen, zusätzliche Varianten und besondere Leistungen gehen im laufenden Projekt unter. Ohne getrennt erfasste Stunden fehlt die Grundlage, um sie nachzuweisen und als Nachtrag abzurechnen.
Honorar berechnen oder Aufwand steuern?
- Honorarermittlung
- legt fest, was ein Projekt oder eine Leistungsphase kosten darf, etwa nach HOAI oder als Pauschale
- gehört in Ihre Honorar- oder AVA-Software oder in die Kalkulation der Geschäftsführung
- sagt nichts darüber, wie viele Stunden die Phase tatsächlich braucht
- Aufwandssteuerung mit time cockpit
- erfasst, wie viele Stunden je Projekt und Leistungsphase tatsächlich anfallen
- vergleicht den Aufwand laufend mit dem Budget, das Sie aus dem Honorar ableiten
- berechnet keine Honorare nach HOAI, sondern liefert die Ist-Werte dazu
So arbeitet ein Architektur- oder Ingenieurbüro mit time cockpit
Projekt und Leistungsphasen anlegen
Jedes Projekt bekommt seine Leistungsphasen als Tätigkeiten, zum Beispiel LPH 1 bis LPH 9 nach HOAI oder Ihre eigene Gliederung. Für das Projekt und für jede Phase hinterlegen Sie ein Budget in Stunden und in Euro, dazu einen eigenen Stundensatz, falls er vom Satz des Auftraggebers abweicht.
Phasen oder Leistungen, die nicht abgerechnet werden, etwa Akquise oder interne Abstimmung, markieren Sie als nicht verrechenbar. Für Mehrleistungen und besondere Leistungen legen Sie eigene Tätigkeiten an, damit diese Stunden getrennt sichtbar bleiben.
Mehr dazu: Projektzeiterfassung.
Stunden im Kalender buchen, auch nach dem Baustellentermin
Mitarbeitende buchen ihre Zeiten im Wochenkalender auf Projekt und Leistungsphase. Termine aus Outlook erscheinen direkt im Kalender und werden per Doppelklick zur Buchung. Reisezeiten zur Baustelle lassen sich als eigene Tätigkeit erfassen und getrennt auswerten.
time cockpit läuft im Browser auf PC, Mac, Android und iOS. Nach einer Begehung buchen Sie am Smartphone, ohne eine App installieren zu müssen.
Mehr dazu: Zeiterfassungskalender.
Soll-Ist je Projekt und Leistungsphase
Die Budgetkontrolle zeigt für jedes Projekt und jede Phase, wie viele Stunden geplant, geleistet und noch offen sind. Projekte über dem Budget sind rot markiert und fallen sofort auf, nicht erst bei der Schlussrechnung.
Nach Projektende wird dieselbe Auswertung zur Nachkalkulation: Sie sehen, welche Phase wie viel Aufwand gebraucht hat, und nutzen diese Werte für das nächste Angebot.
Mehr dazu: Projektcontrolling-Software und Nachkalkulation von Projekten.
Nach Aufwand abrechnen oder Pauschalen nachkalkulieren
Rechnen Sie nach Aufwand ab, erstellt time cockpit die Rechnung direkt aus den Buchungen, mit Stundensätzen je Auftraggeber, Projekt oder Phase. Reisekosten, Pauschalen und Artikel kommen als eigene Positionen dazu. Auf Wunsch geht ein Leistungsnachweis mit allen abgerechneten Stunden an den Auftraggeber.
Bei Pauschal- oder HOAI-Honoraren hinterlegen Sie das Honorar als Budget in Euro. So sehen Sie, ob die Phase noch wirtschaftlich ist und ab wann Mehrleistungen einen Nachtrag rechtfertigen.
Mehr dazu: Projektabrechnung und Festpreis oder Time & Material.
An die Struktur Ihres Büros anpassen
Viele Büros brauchen mehr als Projekt und Phase, etwa Honorarzone, Bauabschnitt, Gewerk oder Objektnummer. Solche Felder, eigene Tabellen und Auswertungen lassen sich in time cockpit ergänzen. Das ist Konfiguration: Sie oder wir richten sie für Ihr Büro ein, im Standard sind sie nicht enthalten.
Über die Web API und den Excel-Export übernehmen Sie Zeiten und Projektdaten in Buchhaltung und andere Software.
Mehr dazu: Anpassbare Zeiterfassung und Web API.
Wann time cockpit zu Ihrem Büro passt und wann nicht
Time cockpit ist eine Projekt- und Arbeitszeiterfassung. Für manche Aufgaben im Planungsbüro brauchen Sie andere Werkzeuge.
Passt, wenn Sie
- nach Aufwand abrechnen und die Rechnung direkt aus den gebuchten Stunden erstellen wollen
- den Aufwand je Projekt und Leistungsphase laufend mit dem Budget vergleichen wollen
- Pauschalen und HOAI-Honorare nachkalkulieren wollen
- Mehrleistungen und besondere Leistungen mit Stunden belegen wollen
- Arbeitszeit, Abwesenheiten und Projektzeit in einer Lösung führen möchten
- eigene Felder und Auswertungen für die Struktur Ihres Büros brauchen
Passt nicht, wenn Sie
- eine Honorarberechnung nach HOAI oder eine AVA-Software suchen
- Abschlagsrechnungen nach prozentualem Leistungsstand je Phase stellen wollen
- ein Bautagebuch oder eine Mängelverwaltung brauchen
- Zeiten auf der Baustelle mit Terminal, Chip oder einer Offline-App erfassen müssen
- eine Termin-, Ressourcen- oder Bauzeitenplanung mit Gantt-Diagramm suchen
Wissen, was jede Leistungsphase wirklich kostet
Mit Stunden je Phase sehen Sie früh, wo das Honorar knapp wird, und kalkulieren das nächste Projekt mit echten Zahlen.
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie ein Projekt mit Leistungsphasen in time cockpit aussieht. Oder Sie testen 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
FAQ: Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure
Kann ich die Leistungsphasen der HOAI in time cockpit abbilden?
Ja. Sie legen die Leistungsphasen als Tätigkeiten eines Projekts an, etwa LPH 1 bis LPH 9, und geben jeder Phase ein eigenes Budget in Stunden und Euro. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten auf die jeweilige Phase, und die Budgetkontrolle zeigt den Verbrauch je Phase.
Berechnet time cockpit Honorare nach HOAI?
Nein. time cockpit ermittelt keine Honorare aus anrechenbaren Kosten und Honorarzonen, und Abschlagsrechnungen nach prozentualem Leistungsstand sind nicht vorgesehen. Sie hinterlegen das vereinbarte Honorar als Budget und sehen, wie viel Aufwand die Phase tatsächlich verursacht. Rechnungen erstellt time cockpit aus gebuchten Stunden, Pauschalen und Artikeln.
Wie erfasse ich Mehrleistungen und besondere Leistungen?
Legen Sie dafür eigene Tätigkeiten im Projekt an, getrennt von den vereinbarten Leistungsphasen. So bleiben diese Stunden in Auswertung und Leistungsnachweis sichtbar und sind die Grundlage für einen Nachtrag.
Funktioniert die Zeiterfassung auch auf der Baustelle?
time cockpit läuft im Browser, auch am Smartphone unter Android und iOS. Dafür brauchen Sie eine Internetverbindung. Eine App zum Installieren oder eine Offline-Erfassung gibt es nicht.
Was kostet time cockpit für ein Architektur- oder Ingenieurbüro?
Für Teams bis 10 Benutzer kostet das Starter-Paket einmalig 29,90 € im ersten Jahr, danach 10,85 € pro Benutzer und Monat. Sie können time cockpit 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.
Lässt sich time cockpit an Buchhaltung und andere Software anbinden?
Ja. Über die Web API (REST, OData) und den Excel-Export übernehmen Sie Zeiten, Projekte und Rechnungsdaten in andere Systeme. Termine aus Office 365 erscheinen direkt im Zeiterfassungskalender.