Zeiterfassung für IT-Systemhäuser: Support, Wartung und Projekte
Fernwartung, Vor-Ort-Einsatz, Update, Passwort zurücksetzen: Mit time cockpit buchen Ihre Technikerinnen und Techniker jeden Einsatz auf Kunde, Projekt und Tätigkeit, über die Web API auch auf Tickets aus Ihrem Ticketsystem.
Bei Wartungsverträgen sehen Sie laufend, wie viel vom Stundenkontingent verbraucht ist. Am Monatsende kommen Pauschale, Stunden über dem Kontingent, Fahrtkosten und Zuschläge auf dieselbe Rechnung.
Für IT-Systemhäuser und Managed Service Provider, die Supportleistungen, Wartungsverträge und Projekte bei ihren Kunden abrechnen.
- Wartungspauschale Juli 1.800,00 €
- Stunden über Kontingent 3,5 h
- Fahrtkosten 84 km
- Zuschlag Samstag 4,0 h
Zeiterfassung und Abrechnung für Service und Projekte
Im Systemhaus geht Umsatz selten in großen Projekten verloren, sondern in vielen kleinen Einsätzen: der Anruf, der nicht gebucht wird, das Kontingent, das niemand nachverrechnet, die Fahrt, die auf keiner Rechnung steht.
Zeiterfassung für IT-Systemhäuser ordnet Supporteinsätze, Wartungsarbeiten und Projektstunden einem Kunden, einem Projekt und einer Tätigkeit zu und macht sichtbar, was davon verrechenbar ist. time cockpit ist eine anpassbare Zeiterfassung aus Österreich: Stundenkontingente, Pauschalen, Zuschläge und Fahrtkosten kommen mit den gebuchten Stunden auf dieselbe Rechnung, Arbeitszeit und Abwesenheiten der Techniker laufen im selben System.
Ein Systemhaus lebt von wiederkehrenden Leistungen: Wartungsverträge mit Kontingent, Managed Services zur Monatspauschale, Supporttickets nach Aufwand. Dazwischen laufen Projekte wie Server-Migrationen oder Rollouts. Für all das braucht es eine Zeiterfassung, die festhält, auf welchen Kunden und welchen Vertrag ein Einsatz gehört, auch wenn er nur zehn Minuten gedauert hat.
time cockpit verbindet dafür Projektzeiterfassung, Projektabrechnung und Arbeitszeiterfassung in einer Lösung. Jede gebuchte Stunde zählt sofort gegen das Kontingent und landet in der nächsten Monatsrechnung, ohne Export in eine Tabelle.
- Servicezeiten erfassen jeder Einsatz auf Kunde, Projekt und Tätigkeit
- Verträge im Blick
- Monatlich abrechnen Pauschale, Stunden, Fahrten und Zuschläge auf einer Rechnung
Wo Systemhäuser Umsatz verlieren
Selten bei der Arbeit selbst, sondern zwischen Ticketsystem, Zeiterfassung und Rechnung.
Kontingente laufen unbemerkt leer
Der Wartungsvertrag enthält 20 Stunden im Monat, gearbeitet wurden 23,5. Ohne laufenden Blick auf das Kontingent fällt das erst bei der Abrechnung auf, und die Stunden darüber werden oft gar nicht verrechnet.
Kleine Einsätze werden nicht gebucht
Der kurze Anruf, die Fernwartung zwischendurch, das Passwort für die Buchhaltung: Wer erst am Abend bucht, vergisst einen Teil davon. Genau diese Viertelstunden fehlen am Monatsende auf der Rechnung.
Tickets, Zeiten und Rechnung passen nicht zusammen
Die Tickets stehen im Ticketsystem, die Zeiten in einer Liste, die Rechnungen im ERP. Die Monatsabrechnung wird zum Abgleich von Hand, und Pauschalen, Fahrten und Zuschläge kommen noch extra dazu.
So arbeiten IT-Systemhäuser mit time cockpit
Jeden Einsatz buchen, auch auf Tickets
Gebucht wird im Wochenkalender im Browser, auf Kunde, Projekt und Tätigkeit, mit eigenen Tätigkeiten etwa für Fernwartung, Vor-Ort-Einsatz oder Updates. Arbeiten Ihre Teams in einem Ticketsystem wie Freshdesk oder Zendesk, legt dieses über die Web API die Tickets als Tätigkeiten in time cockpit an und liest die Buchungen zurück. Diese Anbindungen setzen wir individuell um, fertige Standard-Connectoren sind es nicht.
Damit auch die zehn Minuten zwischendurch auf der Rechnung landen, zeichnet der optionale Activity Tracker unter Windows auf, woran am Rechner gearbeitet wurde, sichtbar nur für die Person selbst. Daraus legt sie ihre Buchungen im Kalender an.
Wartungsverträge mit Stundenkontingent
Hinterlegen Sie das im Wartungsvertrag vereinbarte Stundenkontingent und sehen Sie laufend, wie viel davon verbraucht ist. So sprechen Sie mit dem Kunden über eine Anpassung des Vertrags, bevor das Kontingent aufgebraucht ist, und Stunden darüber verrechnen Sie nach Aufwand, statt sie stillschweigend zu verschenken.
Leistungen, die der Vertrag nicht abdeckt, buchen Sie auf eigene Tätigkeiten mit eigenem Stundensatz. Kulanz markieren Sie als nicht verrechenbar: Sie bleibt in den Auswertungen sichtbar, statt in der Abrechnung zu verschwinden.
Mehr dazu: Projektcontrolling Software und Nicht verrechenbare Stunden erfassen.
Monatsabrechnung: Pauschale, Stunden, Fahrten und Zuschläge
Am Monatsende erstellt time cockpit die Rechnung aus den Buchungen: Stunden je Tätigkeit mit dem Stundensatz des Kunden, Projekts oder der Tätigkeit, die gefahrenen Kilometer zum Kunden als eigene Position Fahrtkosten. Die monatliche Pauschale für Managed Services oder Wartung kommt als Artikel auf dieselbe Rechnung. Zuschläge, etwa für Einsätze am Abend oder am Wochenende, definieren Sie im Standard.
Der Stundensatz zum Zeitpunkt der Buchung bleibt festgehalten, und auf Wunsch geht ein Leistungsnachweis mit allen Einsätzen an den Kunden.
Mehr dazu: Projektabrechnung.
Freshdesk, Gleitzeit und ERP: das Beispiel IMC
Das IT-Systemhaus IMC aus dem Ybbstal ist mit 14 Personen viel vor Ort bei Kunden. Früher liefen Arbeitszeitregeln und Abrechnung über Excel und ein älteres Zeiterfassungssystem, heute über time cockpit:
- Freshdesk Tickets aus Freshdesk werden per API synchronisiert, die Techniker buchen ticketbezogen.
- Gleitzeitkonto mit Prüfung von Höchstarbeitszeit, Pausen und Wochenarbeitszeit.
- Die Monatsabrechnung läuft zu 100 % digital.
- Die geprüften Zeiten gehen an das ERP-System, die Zeitprotokolle aus time cockpit liegen den Rechnungen bei.
„Das war früher, bevor wir mit time cockpit gearbeitet haben, ein sehr papierlastiger Prozess, funktioniert mittlerweile zu 100 % digital“, sagt Geschäftsführer Thomas Knapp. Die Freshdesk- und ERP-Anbindung ist für IMC über die Web API und die Anpassbarkeit von time cockpit gebaut, ein fertiger Standard-Connector ist sie nicht.
Die ganze Geschichte: Fallstudie IMC.
Gleitzeit, Arbeitszeitregeln und Abwesenheiten
Wer abends einen Server neu startet oder am Samstag ein Update einspielt, sammelt Überstunden. time cockpit rechnet Gleitzeit und Überstunden aus denselben Buchungen und prüft Arbeitszeitgrenzen wie maximale Stunden pro Tag oder Woche und Pausen. Für Österreich und Deutschland sind die gesetzlichen Grenzen hinterlegt, eigene Regeln legen Sie zusätzlich fest.
Urlaube und Fehlzeiten verwalten Sie im selben System, so sieht die Einsatzplanung, wer in den nächsten Wochen verfügbar ist.
Mehr dazu: Arbeitszeiterfassung und Zeiterfassung in Österreich.
Was kostet time cockpit für ein IT-Systemhaus?
time cockpit kostet im Business-Paket 10,85 € pro Benutzer und Monat, tagesgenau abgerechnet und täglich kündbar. Ein Systemhaus mit 15 Benutzern zahlt damit 162,75 € im Monat. Teams mit bis zu 10 Benutzern zahlen im Starter-Paket einmalig 29,90 € für das erste Jahr. Anbindungen an Ihr Ticketsystem oder ERP wie bei IMC setzen wir zu 150 € pro Stunde um.
Testen können Sie 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Alle Pakete und Rechenbeispiele: Preise.
Kostenlos testenFür welche IT-Systemhäuser ist time cockpit geeignet?
Für Unternehmen, die Support, Wartung und Projekte bei ihren Kunden erbringen und jeden Einsatz verrechnen wollen.
Typische Unternehmen
- IT-Systemhäuser mit Wartungsverträgen und Stundenkontingenten
- Managed Service Provider mit monatlicher Pauschale
- Systemhäuser mit Technikern vor Ort und im Remote-Support
- Teams, die in einem Ticketsystem arbeiten und Zeiten trotzdem verrechnen müssen
- Systemhäuser, die neben dem Service Projekte wie Migrationen und Rollouts umsetzen
Typische Aufgaben
- Stundenkontingente laufend prüfen
- Pauschale, Stunden, Fahrten und Zuschläge monatlich abrechnen
- Kurze Einsätze lückenlos erfassen
- Gleitzeit und Arbeitszeitgrenzen der Techniker einhalten
- Leistungsnachweise mit jeder Rechnung mitschicken
time cockpit auf einen Blick
- Produkt
- time cockpit, Projekt- und Arbeitszeiterfassung als Software-as-a-Service
- Hersteller
- software architects gmbh, Leonding (Österreich), time cockpit seit 2010
- Betrieb
- Microsoft Azure, Rechenzentren in der EU (Amsterdam und Dublin), dedizierte Datenbank pro Kunde, 35 Tage Point-in-Time-Recovery
- Preis
- 10,85 € pro Benutzer und Monat; Freelancer im ersten Jahr kostenlos; Starter 29,90 € im ersten Jahr für bis zu 10 Benutzer
- Testphase
- 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, danach täglich kündbar
- Stammdaten
- Kunden, Projekte, Tätigkeiten und Rechnungen ohne Limit
- Plattformen
- Browser auf PC, Mac, Android und iOS; Activity Tracker für Windows
- Schnittstellen
- Web API (REST, OData, TCQL) mit Personal Access Token, MCP-Server für KI-Assistenten, Excel-Import und -Export, Office-365-Termine im Kalender
- Single Sign-on
- Microsoft Entra ID (Azure AD)
Einsätze, Kontingente und Rechnung auf einer Grundlage
Testen Sie time cockpit 30 Tage mit Ihren eigenen Kunden und Verträgen oder lassen Sie sich zeigen, wie andere Systemhäuser damit abrechnen.
FAQ: Zeiterfassung für IT-Systemhäuser
Wie bilde ich Wartungsverträge mit Stundenkontingent in time cockpit ab?
Sie hinterlegen das vereinbarte Stundenkontingent und buchen die Einsätze des Kunden darauf. time cockpit zeigt laufend, wie viel vom Kontingent verbraucht ist. Stunden über dem Kontingent verrechnen Sie nach Aufwand, Leistungen außerhalb des Vertrags buchen Sie auf eigene Tätigkeiten mit eigenem Stundensatz.
Kommen Pauschalen und gebuchte Stunden auf dieselbe Rechnung?
Ja. time cockpit erstellt die Rechnungspositionen aus den Zeitbuchungen, die monatliche Pauschale für Wartung oder Managed Services kommt als Artikel auf dieselbe Rechnung. Gefahrene Kilometer erscheinen als eigene Position Fahrtkosten, und auf Wunsch liegt der Rechnung ein Leistungsnachweis mit allen Einsätzen bei.
Kann time cockpit Zuschläge für Einsätze am Abend oder am Wochenende berechnen?
Ja. Zuschläge, etwa für Einsätze außerhalb der Normalarbeitszeit oder am Wochenende, definieren Sie im Standard. Sie fließen in die Abrechnung der betroffenen Einsätze ein.
Kann ich Zeiten auf Tickets aus Freshdesk, Zendesk oder einem anderen Ticketsystem buchen?
Ja, wenn die Tickets als Tätigkeiten in time cockpit angelegt sind. Über die Web API legt das Ticketsystem Tätigkeiten an und liest die Buchungen zurück. Diese Anbindungen setzen wir individuell um, das IT-Systemhaus IMC etwa synchronisiert so seine Freshdesk-Tickets. Fertige Standard-Connectoren gibt es dafür nicht.
Wie rechne ich Fahrten zu Vor-Ort-Einsätzen ab?
Erfassen Sie bei der Buchung die gefahrenen Kilometer, erkennt time cockpit sie als Fahrt. Beim Erstellen der Rechnung summiert es die Kilometer der ausgewählten Buchungen zu einer eigenen Position Fahrtkosten, getrennt von der Arbeitszeit beim Kunden.
Unterstützt time cockpit Gleitzeit und Arbeitszeitgesetze?
Ja. time cockpit rechnet Gleitzeit und Überstunden aus denselben Buchungen, aus denen auch die Rechnung entsteht, und prüft Arbeitszeitgrenzen wie maximale Stunden pro Tag oder Woche und Pausen. Die gesetzlichen Grenzen für Österreich und Deutschland sind hinterlegt, eigene Regeln lassen sich ergänzen.
Ist time cockpit ein PSA-Tool für Managed Service Provider?
Nein. time cockpit enthält kein Ticketing, kein Monitoring und keine Fernwartung. Es übernimmt Zeiterfassung, Stundenkontingente, Arbeitszeit, Abwesenheiten und Abrechnung und ergänzt damit das Ticketsystem, mit dem Ihr Team bereits arbeitet.
Was kostet time cockpit für ein IT-Systemhaus?
Im Business-Paket 10,85 € pro Benutzer und Monat, tagesgenau abgerechnet und täglich kündbar. Ein Systemhaus mit 15 Benutzern zahlt 162,75 € im Monat, Teams bis 10 Benutzer im Starter-Paket einmalig 29,90 € für das erste Jahr. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht, Anpassungen und Schnittstellen kosten 150 € pro Stunde.
Passt time cockpit zu Ihrem Ablauf von der Zeiterfassung bis zur Rechnung?
In 30 Minuten wissen Sie, ob time cockpit Ihre Projektzeiten, Ihr Controlling und Ihre Abrechnung abdeckt.
- Worum es geht
- Sie erzählen, wie Sie heute Zeiten erfassen und abrechnen. Wir zeigen live, wie das in time cockpit aussieht und was ein Umstieg bedeutet.
- Mit wem
- Mit jemandem aus dem Team, das time cockpit entwickelt und bei Kunden einführt, etwa mit Alexander oder Michael.
- Wie
- 30 Minuten online per Microsoft Teams, kostenlos und unverbindlich.
Sie wählen einen freien Termin in Microsoft Bookings (öffnet in neuem Tab) und erhalten die Bestätigung mit Teams-Link per E-Mail. Lieber schreiben? support@timecockpit.com