# About Us > Time cockpit is more than just a software company. We are a team of dedicated professionals who are passionate about helping businesses optimize their time management processes and technology. Welcome to time cockpit! We are a passionate team dedicated to simplifying time tracking and management. With a commitment to competence, transparency, and user-centric design, our innovative solutions help individuals and businesses optimize their time tracking processes. ![Rainer Stropek](/_astro/rainer-stropek.DXr9khIl_Z1VV8IK.webp) #### Rainer Stropek Founder, CEO Together with Karin, Rainer is the driving force behind the development of time cockpit. As a Microsoft MVP and Regional Director, he shares his expertise with customers and the community. He is also the co-founder and chairman of the CoderDojo Linz, where he encourages young people to explore the world of programming and technology. ![Karin Huber](/_astro/karin-huber.CbI5UCbz_1HXEet.webp) #### Karin Huber Founder, CEO Karin is the second founding member of time cockpit. She is primarily responsible for the design and implementation of time cockpit’s user interface. Besides her professional work, Karin has been supporting young talents as a mentor at CoderDojo Linz for many years, helping them to build knowledge in the field of frontend development and implement exciting projects. ![Simon Opelt](/_astro/simon-opelt.EQqUVT7K_BU1IB.webp) #### Simon Opelt Software Engineer and Operations Simon has been part of the team since 2009. With his extensive knowledge in .NET, Microsoft Azure, and IT security, he is responsible for the core backend of time cockpit and the surrounding services. In addition to functional development in the backend, Simon ensures that the time cockpit cloud environment runs stably and securely. ![Michael Kubitschka](/_astro/michael-kubitschka.aKr6LmDm_9d1Gm.webp) #### Michael Kubitschka Project Management and Implementation Since 2014, Mike has successfully guided time cockpit customers through introduction and customization projects. Based on his many years of practical experience, he helps them identify their individual requirements, optimize accounting-related business processes, and implement tailor-made solutions based on time cockpit. ![Alexander Huber](/_astro/alexander-huber.THTPypmH_Z4BmqK.webp) #### Alexander Huber Product Management and Implementation Alexander joined the time cockpit team in 2009, shortly after the company was founded. He is primarily responsible for the product development process and accompanies customers throughout their entire time cockpit journey. From introduction projects to continuous improvement projects, Alexander helps our customers get the most out of time cockpit. ![Claudia Rehberger](/_astro/claudia-rehberger.DYfmAJII_Z1fs58E.webp) #### Claudia Rehberger Office Management/Accounting Since 2013, Claudia has been taking care of all administrative tasks and ensures that everything runs smoothly. She has been primarily responsible behind the scenes for many years for proposals and invoicing of our services, contract management, and the management of tax-related questions. ## This Is What You Can Expect From Us We're the software company that actually knows your name. ### Boutique Company As a small boutique software company, we take pride in our personal approach to customer relationships. Unlike larger corporations, we do not have thousands of clients vying for our attention. This enables us to maintain direct, personal and long-lastings contact with each of our customers. We value the opportunity to build genuine connections and truly understand the intricacies of their business. By keeping our client base intentionally selective, we can dedicate more time and resources to ensure that every interaction is meaningful and every solution is tailored to their specific needs. ### Transparency, Integrity, and Continuous Improvement Transparency and integrity are paramount to us. We believe in open and honest communication with our clients, partners, and team members. We value trust and strive to maintain it in all our interactions. We take ownership of our work and hold ourselves accountable for delivering high-quality solutions that meet and exceed expectations. ### Agile and Adaptable At time cockpit, we embrace change and embrace the challenges that come with it. We understand that every business is unique, and we are committed to providing flexible and customizable solutions that can adapt to their evolving needs. Like time cockpit, we are agile and nimble, allowing us to quickly respond to market trends and technological advancements. ### Expertise Our team comprises seasoned professionals with extensive experience in Microsoft technologies, project management, and requirements engineering. We bring a wealth of knowledge to assist our customers in effectively utilizing time cockpit. We have honed our expertise through years of hands-on work and a continuous drive to stay up-to-date with the latest industry trends and advancements. By leveraging our proficiency, we provide our clients with the guidance and support needed to optimize their time management processes and achieve tangible results. We take pride in offering practical insights and tailored solutions that meet the unique challenges of our customers. Time cockpit is more than just a software company. We are a team of dedicated professionals who are passionate about helping businesses optimize their time management processes and technology. We believe that our customer-centric approach, combined with our expertise, transparency, and commitment to excellence, sets us apart in the industry. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Activity Tracking > The Activity Tracker works like a digital assistant. It saves you the hassle of keeping notes about what you did all day. Have you ever been so busy all day that you can't remember what you worked on? Then you need support! ## Your Automatic Activity Log The Activity Tracker works like a digital assistant. It saves you the hassle of keeping notes about what you did all day. Instead, it automatically logs your activities — from used applications and edited files to breaks. You can focus entirely on your actual work while the assistant ensures precise and complete documentation in the background. This saves time while giving you a clear overview of your workday at all times. ![Activity Overview](/_astro/signals-overview.Yilvvgsx_Zc5zTn.webp) [Try for Free for 30 Days](/create-account/) [Book Free Consultation](/schedule-appointment/) ## Smarter Time Tracking With Automatic Activity Capture ### Semi-Automatic Time Tracking Time cockpit simplifies your time tracking with various trackers that automatically capture activities on your computer. These activities are displayed clearly in the graphical calendar of time cockpit and provide a precise basis for your time tracking. **Note:** Each user can decide whether to use the Activity Tracker – it only requires the installation of the time cockpit [Full Client](https://update.timecockpit.com/general/Setup.exe). ** ### Easy Monitoring and Time Tracking The recorded activities are displayed in the graphical calendar of time cockpit. With just a few clicks, you can turn these activities into precise time entries. Whether at the end of the day, week, or month – you can maintain a comprehensive record of your workdays. ** ### Capture More Billable Hours The Activity Tracker increases the accuracy of your time tracking and maximizes the number of billable hours. As all activities are recorded automatically, no billable work is overlooked. This leads to more precise billing and improved project profitability. ** ### Valuable Insights into Your Workday Your Activity Log grows throughout your workday. Time cockpit analyzes this data and provides useful visualizations such as histograms and tag clouds. At a glance, you can see how much time you’ve spent on specific applications, files, or projects, and optimize your resources. Breaks or interruptions are also clearly displayed. ** ### Why an Activity Tracker Instead of a Start/Stop Tracker? A Start/Stop Tracker requires you to manually start and stop every task. If you forget even once, gaps can occur in your time tracking, and valuable work time may be lost. With the Activity Tracker, no work time is overlooked, and you don’t have to worry about starting or stopping timers. #### How Can I Use the Activity Tracker? To use the Activity Tracker, install the time cockpit Full Client. The Full Client offers the complete functionality of time cockpit, including the ability to track activities on your PC. We are currently working on a slimmer version of the Activity Tracker that works without the Full Client. This will allow you to record activities directly on your PC and view them across platforms in the browser. [Download the Full Client here](https://update.timecockpit.com/general/Setup.exe) ** ### Privacy and Data Protection The Activity Tracker is not a surveillance tool! Your privacy is the top priority at time cockpit. Each user has full control over whether activity tracking is activated or deactivated — both temporarily and permanently. ** ## What Activities Are Tracked? Accurate monitoring of computer, user, and project activities. **Computer and User Activity:**\ The Computer Activity Tracker precisely records when your computer is turned on and when you’re actively working. This makes it easy to identify breaks, as well as the start and end of your workday — ideal for remote work where traditional time clocks may not be practical. The Activity Tracker provides precise timestamps for when the workday begins, ends, and when breaks are taken. **Active Windows and Applications:**\ The Application Tracker records which applications and windows you use. This provides a detailed overview of how you spend your time, making it ideal for assigning your work hours to specific projects. For example, it becomes visible when you’re working on a spreadsheet for a construction project in Excel, designing creative assets in Adobe Photoshop, or managing customer queries in a CRM system like Salesforce. **Office 365 Integration:**\ If you use Office 365, you can integrate time cockpit even more efficiently into your workflow. Your Outlook appointments are displayed directly in the time tracking calendar and can be converted into time entries with a double click. Additionally, sent emails are shown in the calendar, providing valuable context for which clients or projects you worked on. This seamless integration ensures that no important events are overlooked. **Modified Files:**\ The File System Tracker monitors changes to files on your computer, documenting which documents or projects were edited. This makes it easy to trace steps, such as updating a proposal or adjusting project documentation. **Network Connections:**\ The Network Tracker logs LAN and Wi-Fi connections, recording when and where your computer was online. This is especially useful for documenting travel times or work phases at different locations — for instance, when a sales representative works at a client site or connects to Wi-Fi during a conference. **Phone Calls:**\ The Call History Tracker imports call logs from phone systems to include this work time in your records. This is particularly beneficial for sales or customer service teams who want to attribute calls to specific projects or clients. For example, a customer calls in the evening, and you provide half an hour of remote support. Without the tracker, such billable times can easily be overlooked. **Note:** Call data must be provided in CSV format. If an interface is required, we are happy to assist with planning and implementation. ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Time Cockpit Blog > Discover practical tips, proven methods, and the latest trends in time tracking, productivity, and consulting - for everyone who wants to work smarter. Accurate recording of working hours is a crucial aspect for companies and professionals who want to increase their productivity and manage projects efficiently. This is where our Time Cockpit software comes into play. With this blog, we aim to provide you with valuable insights, tips, and tricks on the topic of time tracking and time management, specifically tailored to the use of Time Cockpit. Whether you are looking for methods to accurately document working hours, control project costs, or optimally coordinate your team's workload – you are in the right place. [![Customizable Standard Software Meets AI](/_astro/ki-zeiterfassung-anpassbare-software.en.D2sNS6BF_Z1WdT8N.webp)](/blog/ai-time-tracking-customizable-software/) #### [Customizable Standard Software Meets AI](/blog/ai-time-tracking-customizable-software/) [Why customizable standard software and AI work well together, and how data model, metamodel, TCQL, API, and scripting create concrete value.](/blog/ai-time-tracking-customizable-software/) [Aug 5, 2026 by Alexander Huber](/blog/ai-time-tracking-customizable-software/) [![SaaSpocalypse: Is SaaS Still Worth It?](/_astro/saaspocalypse-time-tracking.en.e1EtnSYY_ZLN0ks.webp)](/blog/saaspocalypse-time-tracking/) #### [SaaSpocalypse: Is SaaS Still Worth It?](/blog/saaspocalypse-time-tracking/) [AI makes software cheaper. Why time tracking still works as SaaS when domain logic, privacy, governance, and reliable operations matter.](/blog/saaspocalypse-time-tracking/) [Jul 31, 2026 by Time Cockpit](/blog/saaspocalypse-time-tracking/) [![Build Your Own Time Tracking Software with AI: A Risk?](/_astro/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai.de.CgPAvTZ__Z2vnboa.webp)](/blog/build-your-own-time-tracking-software-with-ai/) #### [Build Your Own Time Tracking Software with AI: A Risk?](/blog/build-your-own-time-tracking-software-with-ai/) [Building your own time tracking software feels easier than ever with AI. Why productive operation can still become expensive, complex, and risky very quickly.](/blog/build-your-own-time-tracking-software-with-ai/) [May 8, 2026 by Alexander Huber](/blog/build-your-own-time-tracking-software-with-ai/) [![AI in Knowledge Work: Why Good Time Tracking Matters More](/_astro/ai-time-tracking-knowledge-work.en.BJN_AvSH_26SCBy.webp)](/blog/ai-time-tracking-knowledge-work/) #### [AI in Knowledge Work: Why Good Time Tracking Matters More](/blog/ai-time-tracking-knowledge-work/) [AI tools accelerate knowledge work. In practice, that often makes it harder to reconstruct working days cleanly. Why reliable time tracking matters even more now for IT service providers and how modern activity logs can help.](/blog/ai-time-tracking-knowledge-work/) [Apr 29, 2026 by Alexander Huber](/blog/ai-time-tracking-knowledge-work/) [![IT Security at Time Cockpit: What Current AI Models Mean for SaaS Services](/_astro/security-time-cockpit-mythos.en.DZn4BthH_Z1QQU62.webp)](/blog/it-security-time-cockpit-ai-models/) #### [IT Security at Time Cockpit: What Current AI Models Mean for SaaS Services](/blog/it-security-time-cockpit-ai-models/) [Current models such as Claude Mythos Preview show how important robust security fundamentals become for SaaS services when vulnerabilities can be found and exploited faster. We explain how we operate time cockpit and why Microsoft Entra is the most sensible next step for many customers.](/blog/it-security-time-cockpit-ai-models/) [Apr 21, 2026 by Alexander Huber](/blog/it-security-time-cockpit-ai-models/) [![Enterprise Time Tracking in Large Companies](/_astro/enterprise-time-tracking-large-companies.en.4ZWF6cUu_Z2vKLBH.webp)](/blog/enterprise-time-tracking-large-companies/) #### [Enterprise Time Tracking in Large Companies](/blog/enterprise-time-tracking-large-companies/) [A practical experience report: governance and stakeholders, SSO, integrations & web API, sandbox testing, security & data protection in enterprise setups.](/blog/enterprise-time-tracking-large-companies/) [Feb 6, 2026 by Alexander Huber](/blog/enterprise-time-tracking-large-companies/) [![Time Tracking for Startups and Small Businesses](/_astro/time-tracking-mandatory-startups-smb-dach.en.CIBlRviv_1CYDOd.webp)](/blog/time-tracking-startups-small-businesses-dach/) #### [Time Tracking for Startups and Small Businesses](/blog/time-tracking-startups-small-businesses-dach/) [Many startups and small businesses believe time tracking does not fit their culture, or only becomes necessary beyond a certain company size. In Austria and Germany, recording working time is legally required and also makes business sense. A practical overview for teams up to about 30 employees.](/blog/time-tracking-startups-small-businesses-dach/) [Feb 3, 2026 by Alexander Huber](/blog/time-tracking-startups-small-businesses-dach/) [![An Overview of the New time cockpit Pricing Model](/_astro/time-cockpit-kostenlos.de.D_3_aLn1_2ddUKg.webp)](/blog/time-cockpit-pricing-overview-free-starter/) #### [An Overview of the New time cockpit Pricing Model](/blog/time-cockpit-pricing-overview-free-starter/) [A practical overview of the new time cockpit pricing model, including packages and a free or low cost way to get started for freelancers and small teams.](/blog/time-cockpit-pricing-overview-free-starter/) [Feb 2, 2026 by Alexander Huber](/blog/time-cockpit-pricing-overview-free-starter/) [![Why Project Time Tracking Delivers More than a Time Clock](/_astro/clock-in-vs-project-time-tracking.en.DqzLzkUy_3Vc4a.webp)](/blog/time-clock-vs-project-time-tracking/) #### [Why Project Time Tracking Delivers More than a Time Clock](/blog/time-clock-vs-project-time-tracking/) [Time clock or project time tracking? Why project-oriented teams steer better with context, metrics, and digital time tracking.](/blog/time-clock-vs-project-time-tracking/) [Jan 21, 2026 by Alexander Huber](/blog/time-clock-vs-project-time-tracking/) [![Time Tracking for External Staff: What to Consider](/_astro/time-tracking-external-employees.en.DVDvznjb_ZQ5bHE.webp)](/blog/time-tracking-external-employees/) #### [Time Tracking for External Staff: What to Consider](/blog/time-tracking-external-employees/) [Time tracking for freelancers, contractors, and external staff: compliant, transparent, and efficient without unnecessary bureaucracy.](/blog/time-tracking-external-employees/) [Jan 16, 2026 by Alexander Huber](/blog/time-tracking-external-employees/) [![The Three Biggest Risks of Not Tracking Working Hours](/_astro/three-biggest-risks-without-time-tracking.de.CvU4e5NS_Z1v33TW.webp)](/blog/three-biggest-risks-without-time-tracking/) #### [The Three Biggest Risks of Not Tracking Working Hours](/blog/three-biggest-risks-without-time-tracking/) [Why missing time tracking leads to overload, unfairness, and legal risks — and how modern, flexible time tracking combines trust and compliance.](/blog/three-biggest-risks-without-time-tracking/) [Dec 11, 2025 by Alexander Huber](/blog/three-biggest-risks-without-time-tracking/) [![Trust-Based Working Time and Time Tracking](/_astro/time-tracking-vs-trust-based-working-time.en.DShnx1yu_ZXcnhn.webp)](/blog/trust-based-working-time-and-time-tracking/) #### [Trust-Based Working Time and Time Tracking](/blog/trust-based-working-time-and-time-tracking/) [Trust-based working time and time tracking are not contradictory. Modern models combine autonomy and legal certainty without creating a culture of control.](/blog/trust-based-working-time-and-time-tracking/) [Dec 5, 2025 by Alexander Huber](/blog/trust-based-working-time-and-time-tracking/) [![10 Common Mistakes When Introducing Time Tracking Software](/_astro/common-mistakes-introducing-time-tracking-software.en.D372bIG-_1R1zGL.webp)](/blog/common-mistakes-introducing-time-tracking-software//) #### [10 Common Mistakes When Introducing Time Tracking Software](/blog/common-mistakes-introducing-time-tracking-software//) [These 10 common mistakes in introducing time tracking software cost time and user acceptance — learn how companies can successfully avoid them.](/blog/common-mistakes-introducing-time-tracking-software//) [Nov 11, 2025 by Alexander Huber](/blog/common-mistakes-introducing-time-tracking-software//) [![Fixed Price vs. Time & Material: Time Tracking Matters](/_astro/fixed-price-vs-time-and-material.yq6L8XXj_Z1fNR5q.webp)](/blog/fixed-price-vs-time-and-material/) #### [Fixed Price vs. Time & Material: Time Tracking Matters](/blog/fixed-price-vs-time-and-material/) [Fixed price or time & material? Studies, practical insights, and why accurate time tracking secures margins, trust, and manageability in both models.](/blog/fixed-price-vs-time-and-material/) [Oct 10, 2025 by Alexander Huber](/blog/fixed-price-vs-time-and-material/) [![10 Revenue Killers in Project Time Tracking](/_astro/project-time-tracking-revenue.en.BuLLeIQw_Z2hEsAQ.webp)](/blog/project-time-tracking-revenue-service-providers/) #### [10 Revenue Killers in Project Time Tracking](/blog/project-time-tracking-revenue-service-providers/) [Full order books but shrinking revenues? 10 revenue killers service providers overlook – and how project time tracking stops them.](/blog/project-time-tracking-revenue-service-providers/) [Oct 1, 2025 by Alexander Huber](/blog/project-time-tracking-revenue-service-providers/) [![Employee vs. Project Time Tracking: One system or separate?](/_astro/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking-pros-and-cons.en.DtxL6ZP3_2hNO8A.webp)](/blog/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking/) #### [Employee vs. Project Time Tracking: One system or separate?](/blog/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking/) [Legal time-tracking duties meet practice: How companies in DE & AT can record and analyze working and project time effectively.](/blog/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking/) [Sep 22, 2025 by Alexander Huber](/blog/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking/) [![2025 Checklist for Project Time Tracking Success](/_astro/timetracking-checklist-2025.en.phk6VDNZ_Z1RUGc8.webp)](/blog/checklist-project-time-tracking-2025/) #### [2025 Checklist for Project Time Tracking Success](/blog/checklist-project-time-tracking-2025/) [Restarting your project time tracking? Our 2025 checklist guides you through preparing master data, absences, and integrations smoothly.](/blog/checklist-project-time-tracking-2025/) [Aug 25, 2025 by Alexander Huber](/blog/checklist-project-time-tracking-2025/) [![Project Time Tracking Meets Internal Cost Allocation](/_astro/internal-cost-allocation.en.Csc-A_60_Z1p6QtB.webp)](/blog/project-time-tracking-meets-internal-cost-allocation/) #### [Project Time Tracking Meets Internal Cost Allocation](/blog/project-time-tracking-meets-internal-cost-allocation/) [Project time tracking for internal cost allocation: how to achieve transparent cost center allocations with multi‑client splitting.](/blog/project-time-tracking-meets-internal-cost-allocation/) [Aug 18, 2025 by Alexander Huber](/blog/project-time-tracking-meets-internal-cost-allocation/) [![Project Post-Calculation: Tips & Best Practices](/_astro/project-post-calculation.Dwi15JWt_Wwqao.webp)](/blog/project-post-calculation/) #### [Project Post-Calculation: Tips & Best Practices](/blog/project-post-calculation/) [Post-calculation of projects: tips and best practices. How project time tracking enables precise analysis, better planning, and higher margins.](/blog/project-post-calculation/) [Aug 11, 2025 by Alexander Huber](/blog/project-post-calculation/) [![15 Signs It’s Time to Change Your Project Time Tracking](/_astro/projektzeiterfassung-wechsel-gruende.en.Di8MAudx_Zacpbg.webp)](/blog/signs-to-change-timetracking-software/) #### [15 Signs It’s Time to Change Your Project Time Tracking](/blog/signs-to-change-timetracking-software/) [Is your time tracking holding you back? 15 signs that show when a change makes sense.](/blog/signs-to-change-timetracking-software/) [Aug 4, 2025 by Alexander Huber](/blog/signs-to-change-timetracking-software/) [![Optimize Project Time Tracking – Leverage Integrations](/_astro/zeiterfassung-projekte-schnittstellen.en.R_5uhVHQ_Zh2X9V.webp)](/blog/project-time-tracking-interfaces/) #### [Optimize Project Time Tracking – Leverage Integrations](/blog/project-time-tracking-interfaces/) [Efficient project time tracking through tailored integrations—automate data flows, avoid errors, save time.](/blog/project-time-tracking-interfaces/) [Jul 29, 2025 by Michael Kubitschka](/blog/project-time-tracking-interfaces/) [![Project Time Tracking: From Excel to Professional Tools](/_astro/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden.en.Dx5knT0B_ZxNtw.webp)](/blog/project-time-tracking-excel-migration-guide/) #### [Project Time Tracking: From Excel to Professional Tools](/blog/project-time-tracking-excel-migration-guide/) [How to move from Excel to a professional project time tracking system. Practical tips for planning, migration, and rollout.](/blog/project-time-tracking-excel-migration-guide/) [Jul 28, 2025 by Alexander Huber](/blog/project-time-tracking-excel-migration-guide/) [![Key KPIs from Project Time Tracking Data](/_astro/2025-07-20-project-timetracking-kpis.en.C5854UAy_Z2oi3tN.webp)](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) #### [Key KPIs from Project Time Tracking Data](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) [Project time tracking provides KPIs for utilization, productivity, and profitability. It helps steer projects with measurable data.](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) [Jul 20, 2025 by Alexander Huber](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) [![How to Motivate Employees to Track Their Time](/_astro/2025-06-23-time-tracking-motivation.en.aaQjwvNq_Z1923M3.webp)](/blog/employee-time-tracking-motivation/) #### [How to Motivate Employees to Track Their Time](/blog/employee-time-tracking-motivation/) [How to motivate employees to track time: practical tips to cut bureaucracy, build trust, and communicate the value of time tracking.](/blog/employee-time-tracking-motivation/) [Jun 23, 2025 by Rainer Stropek](/blog/employee-time-tracking-motivation/) [![Time Cockpit May 2025 Release](/_astro/hero-banner-release-2025-05.DUppVSBR_BLhWR.webp)](/blog/whats-new-2025-05/) #### [Time Cockpit May 2025 Release](/blog/whats-new-2025-05/) [Learn about Time Cockpit's default permissions with preconfigured user roles like Account Admin, Customization Admin, Base Data Admin, Billing Admin, Human Resources Admin, Notification Manager, and Time Tracking User. Simplify user management, enhance security, and ensure compliant access control with Time Cockpit's feature flag system.](/blog/whats-new-2025-05/) [May 13, 2025 by Alexander Huber](/blog/whats-new-2025-05/) [![10 Reasons Not to Use Excel for Project Time Tracking](/_astro/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung.en.fIGXRq1Z_Z1Kw4rv.webp)](/blog/10-reasons-not-to-use-excel-for-project-time-tracking/) #### [10 Reasons Not to Use Excel for Project Time Tracking](/blog/10-reasons-not-to-use-excel-for-project-time-tracking/) [Why Excel often fails for project time tracking: 10 practical reasons, common pitfalls, and better alternatives.](/blog/10-reasons-not-to-use-excel-for-project-time-tracking/) [Apr 11, 2025 by Alexander Huber](/blog/10-reasons-not-to-use-excel-for-project-time-tracking/) [![How Time Tracking Boosts Profitability for SMBs](/_astro/benefits-of-project-time-tracking.Cq7cAmFb_Zia2yJ.webp)](/blog/benefits-of-project-time-tracking/) #### [How Time Tracking Boosts Profitability for SMBs](/blog/benefits-of-project-time-tracking/) [Learn how project time tracking boosts profitability, enhances client trust, and optimizes resources for SMBs in the DACH region. Practical tips included!](/blog/benefits-of-project-time-tracking/) [Mar 10, 2025 by Alexander Huber](/blog/benefits-of-project-time-tracking/) [![Export Vacations to Personio](/_astro/personio-export-vacations.CuVjxpOT_ZAzGs.webp)](/blog/personio-export-vacations/) #### [Export Vacations to Personio](/blog/personio-export-vacations/) [How companies can improve efficiency and quality with an interface between Personio and project time tracking systems like Time Cockpit.](/blog/personio-export-vacations/) [Jan 21, 2025 by Alexander Huber](/blog/personio-export-vacations/) [![Customizability in SaaS Software - Experience Report Pt. 1](/_astro/customizability-saas-1.BX34evsW_MwAqy.webp)](/blog/customizability-saas-tools/) #### [Customizability in SaaS Software - Experience Report Pt. 1](/blog/customizability-saas-tools/) [An experience report on the importance of customizability for SaaS tools: Why we prioritize flexibility and the benefits it offers.](/blog/customizability-saas-tools/) [Jan 16, 2025 by Alexander Huber](/blog/customizability-saas-tools/) [![Vendor Lock In: Risks and Solutions](/_astro/vendor-lockin.en.CScDPt11_ZbhLsF.webp)](/blog/vendor-lock-in/) #### [Vendor Lock In: Risks and Solutions](/blog/vendor-lock-in/) [Vendor lock in risks and how customizable software creates flexibility, vendor support, and cost control.](/blog/vendor-lock-in/) [May 15, 2024 by Alexander Huber](/blog/vendor-lock-in/) [![Make-or-Buy for Time Tracking Systems](/_astro/timetracking-make-or-buy.en.BRexS24P_Z12C3Ld.webp)](/blog/make-or-buy-time-tracking/) #### [Make-or-Buy for Time Tracking Systems](/blog/make-or-buy-time-tracking/) [Build or buy time tracking? Compare costs, risks, compliance, scalability, vendor lock-in—and why customizable standard software often wins.](/blog/make-or-buy-time-tracking/) [May 10, 2024 by Alexander Huber](/blog/make-or-buy-time-tracking/) [![The Business Value of Time Tracking](/_astro/clock-large.CiEbHAci_2jIH9b.webp)](/blog/the-business-value-of-time-cockpit/) #### [The Business Value of Time Tracking](/blog/the-business-value-of-time-cockpit/) [Time tracking has a bad reputation. Nobody likes to account for how exactly she is spending her working time. Developers want to code instead of struggling with administrative tasks like filling out their time sheet. In my opinion, this attitude is wrong. Granted, we build software for time tracking so the topic is naturally near to my heart. Independently, I really believe that a good time tracking practice can solve a big problem for many developers: It can help getting rid of hated technical debts.](/blog/the-business-value-of-time-cockpit/) [Mar 30, 2017 by Rainer Stropek](/blog/the-business-value-of-time-cockpit/) [![How To Introduce Time Cockpit](/_astro/introduce-time-cockpit.Vwg7r8AE_lyMLw.webp)](/blog/how-to-introduce-time-cockpit/) #### [How To Introduce Time Cockpit](/blog/how-to-introduce-time-cockpit/) [It has been 6 and a half years now since we have gone live with time cockpit back in 2010. Over the years we have served various companies with different sizes and in different industries. In this article we want to share a high level checklist of questions you should ask yourself if you want to introduce time cockpit.](/blog/how-to-introduce-time-cockpit/) [Jun 23, 2016 by Alexander Huber](/blog/how-to-introduce-time-cockpit/) [!["Higher Mathematics" of Paid Time Off](/_astro/holidays.DLmDjGFx_2bCV52.webp)](/blog/higher-mathematics-of-paid-time-off/) #### ["Higher Mathematics" of Paid Time Off](/blog/higher-mathematics-of-paid-time-off/) [Many countries have regulations concerning paid time off (time cockpit uses the term vacation for that). In our home country Austria for instance, employees typically have five weeks of paid vacation. On first sight, calculating the remaining paid vacation should not be too hard. However, if you dig into the details and edge cases, it gets interesting.](/blog/higher-mathematics-of-paid-time-off/) [Jan 30, 2015 by Rainer Stropek](/blog/higher-mathematics-of-paid-time-off/) ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # 10 Reasons Not to Use Excel for Project Time Tracking > Why Excel often fails for project time tracking: 10 practical reasons, common pitfalls, and better alternatives. Apr 11, 2025 by Alexander Huber ![10 Reasons Not to Use Excel for Project Time Tracking](/_astro/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung.en.fIGXRq1Z_1KWig3.webp) ## Introduction Over many years of implementing [time cockpit](/) project time tracking solutions, we see the same path again and again: a company starts with Excel. At first glance, that seems logical — it’s there, familiar, and free. But the longer it’s used, the more weaknesses appear, driving up effort and error rates. Below are the ten most important points we repeatedly observe in projects and why we say today: Excel is a fine start, but rarely the long‑term solution. ## 1. Excel is too generic Excel is a general‑purpose tool and that’s the problem. Project time tracking needs structure: customers, projects, tasks, billing types, approvals. All of that has to be recreated manually in Excel, often via complex formulas or pivot tables. It costs time and requires Excel expertise in the team. A misplaced semicolon or a deleted formula can distort entire evaluations. ## 2. The multi‑user problem Excel wasn’t designed for multiple people working in parallel. Even with cloud storage like OneDrive or SharePoint, practical issues appear: * **Version conflicts** when two people save changes at the same time. * **Lost changes** because a file was edited offline for a while. * **Performance issues** when large files are opened by multiple users at once. Especially at month‑end, when everyone is back‑filling time, chaos ensues. ## 3. Error‑prone by design In Excel, practically anyone can change anything without automatic validation. A typo in a time field, a missing date, or duplicate entries happen quickly. More dangerous: errors often go unnoticed because there’s no automatic check for overlaps or unrealistic values. We’ve seen sheets where employees accidentally recorded 26 hours for a single day and it was only noticed weeks later. ## 4. No audit trail Where working time is billable or legally sensitive, traceability is mandatory. Excel provides only rudimentary change tracking often disabled or hard to evaluate. If an entry is changed or deleted, it’s nearly impossible to later see who did it, when, and why. For audits or disputes, that’s a nightmare. ## 5. Catch‑up time is painful Many employees don’t log time daily but collect receipts or memories and enter them in bulk. In Excel, that means tedious searching in old lists, no overview of recorded vs. missing days, and no system that reminds or warns. The result: gaps or incomplete months that have to be corrected under time pressure at month‑end. ## 6. No fine‑grained permissions Either you lock the file completely, or everyone has full access. Fine‑grained permissions common in specialized systems don’t exist in Excel. That creates data protection risks: reasons for absence, sick days, or confidential project time become visible to all. In sensitive industries, that’s simply unacceptable. ## 7. Missing validations Project time tracking often involves complex rules: maximum daily working time, no bookings on public holidays, no entries after project end, automatic break deductions. In Excel, such rules have to be built manually. Even when macros implement logic, they’re hard to maintain and often break when the sheet structure changes. ## 8. No integrations Excel stands alone. If you want to reconcile data with payroll, ERP, Jira, or a ticket system, you need manual exports and imports. Each integration is a mini‑project or you end up copying and pasting, with all the risks of transfer errors and missed updates. ## 9. Backup and restore are hit‑or‑miss Excel files often live locally or loosely in cloud folders. There may be automatic versioning, but many don’t know how it works or how to use it. If a file is accidentally deleted, overwritten, or corrupted, the damage is significant. In the worst case, entire months are lost. ## 10. Not scalable With five people, you can still somehow keep Excel under control. At twenty, fifty, or a hundred employees, it becomes a nightmare: * Files become huge and slow. * Manually merging multiple files is error‑prone. * Consistency rules have to be checked repeatedly by hand. Scaling problems often force companies to switch mid‑year adding complexity to billing and reporting. ## Excel’s advantages We want to be fair: Excel has strengths. * **Quick start:** no IT project needed, no training required. * **Availability:** almost every company already has it. * **Flexibility:** custom templates and analyses can be built quickly. For individuals or very small teams, Excel can be sufficient at least to get started. ## Conclusion From our experience, Excel for project time tracking is like using a pocket knife for surgery: it can work, but it’s not the right tool for professional use. If you want to work efficiently, securely, and scalably in the long run, plan an early switch to a [specialized project time tracking system](/project-time-tracking/). That avoids rising administrative effort and ensures time tracking is efficient, secure, and reliable. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Customizable Standard Software Meets AI > Why customizable standard software and AI work well together, and how data model, metamodel, TCQL, API, and scripting create concrete value. Aug 5, 2026 by Alexander Huber ![Customizable Standard Software Meets AI](/_astro/ki-zeiterfassung-anpassbare-software.en.D2sNS6BF_ZkFzTc.webp) Standard software works well as long as a company’s process matches the intended standard. Things become difficult when a specific requirement arises. Certain time entries might need approval by the project manager first and, above a defined threshold, additional approval by executive management. If the software does not support this workflow, the company must change its process, wait for a new product feature, or develop and maintain a custom solution. The fundamental answer is a customizable data model. In time cockpit, customers can use the [OnCockpitAdmin](/customizable-time-tracking/) to add their own fields, relationships, rules, lists, forms, and permissions. The missing approval workflow becomes an additional status, the appropriate roles, a list of open cases, and an approval action. The standard product core remains intact, and no separate version of time cockpit has to be compiled. Until now, this capability has primarily been accessible to people who understand the data model, TCQL, and the scripting environment. AI can lower this barrier. Based on a functional description, it can create an initial proposal for a model change, validation rule, query, list, and business logic. The data model, TCQL, scripting environment, and sandbox provide a clear path for implementing and verifying the change. There are many ways to integrate AI and LLMs into a product: assistants in the user interface, natural-language queries, generated code, or new access paths through MCP. Initially, we were not sure which ideas would create real value in day-to-day work and which would mainly look good in a demo. We found a concrete starting point where AI does not appear as an isolated feature but supports the existing customization process. When we first connected an LLM to the time cockpit data model, TCQL, scripting environment, and our tools, we were surprised by how well the existing building blocks worked together. With just a few targeted Skills, AI was able to derive useful proposals for model changes, queries, lists, and scripts. Not every proposal was immediately production-ready, and functional review remains essential. What mattered to us was something else: AI did not have to reinvent time cockpit. The data model, TCQL, scripting language, and tools already provided a defined path for describing, implementing, and verifying functional changes. This is why we believe customizable standard software and AI work so well together. ## Why speed alone is not enough AI can generate code very quickly. That does not mean it knows what a billable project, an approved time entry, or an acceptable exception means in a specific company. This meaning lives in the business system: in data structures, relationships, rules, permissions, and existing workflows. The advantage therefore goes beyond speed. The customer-specific data model contains the functional relationships. TCQL, the scripting language, OnCockpitAdmin, and the sandbox define how a customization is implemented and tested. On this basis, AI can create an initial working proposal more quickly. The customer does not have to become the vendor of a separate software version. We discuss this long-term responsibility in more detail in [Build Your Own Time Tracking Software with AI](/blog/build-your-own-time-tracking-software-with-ai/). ## Five building blocks that make the difference together In time cockpit, five building blocks work together. Each one solves a specific problem. ![Metamodel, customizable data model, TCQL, generic API, and scripting language connect time cockpit with AI and enable customer-specific features without a separate product version](/_astro/architektur-bausteine-ki.en.B3ftf00__Z1OLfGs.webp) ### 1. The metamodel describes how time cockpit is structured The metamodel is the shared grammar of the system. It describes what an entity, property, relationship, validation rule, permission, list, or form is. The practical consequence is that many parts of the application are not fixed in program code. They can be read and changed as structured information. An AI agent therefore does not have to guess how an extension works in principle. The system describes its own structure. ### 2. The customizable data model reflects the customer’s language The data model turns general building blocks into concrete business concepts. A customer might add a project type, cost center, approval status, or relationship to a framework agreement. Calculated properties, required fields, rules, and permissions can be added as well. This enables time tracking to understand the relationships that actually matter for billing and project controlling. When the organization or business model changes, the model can grow with it. The [**OnCockpitAdmin**](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/overview.html) is also available to customers. Users with the **Customization Admin** role can add their own [data structures](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/entity.html), [lists](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/list.html), [forms](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/form.html), and rules. Customers can implement these changes themselves or work with us. ### 3. TCQL makes the model queryable TCQL is time cockpit’s query and expression language. It follows relationships in the data model and is used for more than lists. Calculations, validation rules, conditions, and parts of the permission system also build on it. For the two-stage approval workflow, TCQL could determine which time entries are still waiting for approval, when executive management is additionally responsible, and which users may view or approve the respective entries. The same functional relationships are then available in lists, validations, and reports. This is valuable for AI because a generated query does not target unknown tables and arbitrary column names. It works against a described model with functional relationships. ### 4. The generic API grows with the model The [time cockpit Web API](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html) follows the data model. New customer-specific entities and properties can be read and modified through the same access path as existing structures. The [OData endpoint](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/odata.html) exposes the model and its data, including individual data model extensions. A [TCQL Query Endpoint](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/query.html) is also available for more complex queries. A customer can make additional project information available for reporting or import data from an upstream system without waiting for a dedicated product API for every new field. Permissions remain part of the system. ### 5. The scripting language defines extensions and executes business logic The integrated scripting language is based on IronPython. The name of the language is not the core advantage. What matters are its two roles. First, it is a **definition language**. Scripts can dynamically extend the data model with entities, properties, relationships, and validation rules. Lists, forms, actions, and other model elements can also be registered reproducibly. Second, it contains **customer-specific business logic**, for example for approvals, integrations, [actions](https://docs.timecockpit.com/doc/scripting/actions.html), or batch processes. The [scripting documentation](https://docs.timecockpit.com/doc/scripting/overview.html) describes these use cases and how scripts work with the data context. This dual role is particularly useful for an LLM. With documentation and targeted Skills, it understands not only the syntax of the language but also the patterns of a valid time cockpit customization. From a functional requirement, it can create a draft that defines the required fields, relationships, and rules and also contains the corresponding business logic. Through the OnCockpitAdmin MCP, an AI agent can read the actual customer model, apply the draft in a sandbox, and evaluate feedback from the system. If a referenced property does not exist or the model change is invalid, the agent can revise the proposal. People still review the functional correctness and decide whether to adopt the customization. For the approval workflow, a script therefore defines more than a program flow. It can create the required status fields, relationships, and rules and also implement the action through which the project manager or executive management approves the relevant time entries. These changes are applied to the customer tenant without recompiling the time cockpit product core or deploying a separate version. Customizations remain traceable as code, can be versioned, and can be transferred between test and production environments. IronPython can access objects and libraries from the .NET Framework ([IronPython](https://github.com/IronLanguages/ironpython2)). ## What customers do with it and what we do with it Customers add their own project attributes, approval processes, contract information, reports, or integrations. The software follows the actual workflow and can remain familiar when new requirements emerge. This can often avoid a product change with data migration and user training. We use the same mechanisms in product development and customer projects. A new idea can begin as a model change, TCQL query, list, and script. Working with real data and permissions quickly shows whether the functional assumption holds. We then decide which parts should remain customer-specific and which should become a maintainable standard feature in the product core. AI shortens both paths. A customer or consultant can describe a requirement in business terms. An AI agent can derive an initial proposal for the change. Our development team can test variants faster and then move the viable solution cleanly into the product. The common denominator is the customizable data model: customers describe their specific requirements in it, we build the standard product on it, and AI helps translate between functional intent and technical artifacts. ## The OnCockpitAdmin MCP closes the gap between knowledge and execution For AI to produce more than plausible scripts, it needs controlled access to the actual system. This is where our **OnCockpitAdmin MCP** comes in. It is an internal development tool that extends OnCockpitAdmin with tools for AI agents. Through it, an agent can read the existing data model, apply a customization, create test data, and verify the result. Instead of working from a long prompt alone, the agent receives feedback from the system: Does the referenced entity exist? Is the model valid? Does the list work with realistic data? Do the intended rules take effect? This is where the combination becomes practical for AI. The metamodel provides the map, the customer model supplies the functional context, TCQL provides the queries, the scripting language provides definitions and logic, and the OnCockpitAdmin MCP enables controlled execution and verification. The OnCockpitAdmin MCP is intended for our product development and authorized customization work on the data model. In the future, we plan to add a more customer- and user-oriented MCP alongside it. That MCP is not intended for data model extensions. Instead, it should support the use of time cockpit, for example by querying approved project information or preparing steps in the context of the signed-in user. Its scope and availability have not yet been finalized. ## Documentation becomes executable context An AI agent can only work effectively with these building blocks if their use is documented. We therefore explain, for example, how lists are constructed, how relationships are queried, and how scripts work with the data context. We publish this knowledge in our [documentation](https://docs.timecockpit.com/). Services such as Context7 can index the content and make it available to AI tools when needed. Context7 is designed to retrieve current technical documentation and add the relevant sections to a coding agent’s working context ([Context7](https://github.com/upstash/context7)). This creates an end-to-end chain. The documentation explains correct usage. The agent reads the model and its rules. It generates a customization. The OnCockpitAdmin MCP applies it in a controlled environment. Tests and human review determine whether it is adopted. ## Conclusion: The advantage lies in the combination For us, AI time tracking does not begin with a chatbot. It begins with software that can express its domain knowledge in a structured way. Five elements work together in time cockpit: metamodel, customizable data model, TCQL, generic API, and scripting language. Documentation and the OnCockpitAdmin MCP make this knowledge discoverable and controllable for AI. For customers, this means faster, better-fitting extensions without a separate product version. We can develop ideas closer to real use cases and deliberately move successful solutions into the standard product. Other product teams can use this perspective to assess how clearly their product describes, supports, and delivers customizations in a controlled way. Customizable standard software and AI do not create value together automatically. Only when the data model, business logic, interfaces, and tools work together does AI support become a reliable path to extensions that fit the business. If you want to map your own project, billing, or time tracking processes, we would be happy to show you how [customizable time tracking in time cockpit](/customizable-time-tracking/) can support them. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # AI in Knowledge Work: Why Good Time Tracking Matters More > AI tools accelerate knowledge work. In practice, that often makes it harder to reconstruct working days cleanly. Why reliable time tracking matters even more now for IT service providers and how modern activity logs can help. Apr 29, 2026 by Alexander Huber ![AI in Knowledge Work: Why Good Time Tracking Matters More](/_astro/ai-time-tracking-knowledge-work.en.BJN_AvSH_27AG7V.webp) Note: This article is an opinion piece based on our practical experience as an IT service provider and as the team behind time cockpit. It combines our own observations with linked sources and is meant to provide orientation, not to present definitive research findings. ## AI makes knowledge work faster, but often harder to reconstruct Anyone working in an IT services company today often switches every few minutes between code, emails, meetings, tickets, documentation, and project-related questions. Since tools such as Copilot, chatbots, and specialised assistants have become part of daily work, that pace has increased again. Many things move faster. At the same time, in our experience it often becomes harder at the end of the day to reconstruct cleanly what you actually worked on and for how long. This is not a universal statement about every form of AI. However, across many teams we see the same pattern: AI reduces friction in individual tasks while working days also become more granular. When more intermediate steps run in parallel, more drafts are created, and more short digital interactions appear, the risk rises that working time is recorded incompletely, overload remains invisible, and project effort becomes distorted. For IT service providers, this is not a side topic. If you work on a project basis, you need reliable time data for billing, utilisation, post-calculation, and working time transparency. In a working world shaped by AI, home office, and a high pace, good time tracking therefore becomes more important, not less. ## What AI changes in knowledge work in practice The debate around AI is often very abstract. In practice, we see something more concrete: work more often breaks down into many smaller units. A developer generates a code suggestion, reviews it, adjusts it, jumps into a ticket, answers a question in chat, joins a call, and documents decisions in a wiki at the same time. A project manager moves between customer emails, quote calculations, schedule coordination, and internal alignment, all within a short time window. The problem is not that this work is unproductive. The problem is retrospection. The more strongly the day is shaped by many short digital traces, the more error-prone time tracking from memory becomes. That is exactly what we currently see in teams that integrate AI assistants broadly into day-to-day work. There is also the risk of silent extra work. If someone quickly tests a prompt in the evening, double-checks a suggestion, or prepares a presentation with AI, it often feels like a small side task. Over weeks, however, that becomes real working time. Not because AI automatically leads to overtime, but because additional small work steps can easily happen outside visible planning. BAuA describes work-related extended availability as being available for work matters outside regular working hours and points in its literature review to predominantly negative effects on private life and health ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Aufsaetze/artikel986.pdf?__blob=publicationFile\&v=1)). ## Why this matters economically for IT service providers In service companies, many management questions depend directly on the quality of time data. If time is forgotten, entered too roughly afterwards, or distributed across projects in a blanket way, several problems arise at once: * Project margins are assessed too optimistically or too pessimistically. * Non-billable work remains invisible. * Overload of individual employees is recognised too late. * Quote calculations are based on misleading historical values. * Discussions about overtime, compensation, and fairness become unnecessarily difficult. AI does not intensify these issues because it is bad. It intensifies them because it makes the working day denser. More output in less time sounds positive at first. For controlling, however, it also means that the underlying work packages become more granular and therefore harder to capture retrospectively. This is especially relevant in hybrid teams. In its current ESENER survey, EU-OSHA reports that the share of organisations with employees working from home has increased significantly. At the same time, 25 percent of organisations say psychosocial risks are still not being identified, and 43 percent now take digital technologies into account in their risk assessments ([EU-OSHA](https://osha.europa.eu/en/about-eu-osha/press-room/prolonged-sitting-psychosocial-risks-and-digitalisation-top-workplace-safety-and-health-concerns-new-eu-survey-reveals)). For management teams, that is an important signal: digital work needs more visibility, not less. ## What studies and sources say about it For companies, the most relevant issue is the combination of digital work, home office, and mental strain. In its current ESENER survey, EU-OSHA reports that the share of organisations with employees working from home has increased significantly. At the same time, 25 percent of organisations say psychosocial risks are still not being identified, and 43 percent now take digital technologies into account in their risk assessments ([EU-OSHA](https://osha.europa.eu/en/about-eu-osha/press-room/prolonged-sitting-psychosocial-risks-and-digitalisation-top-workplace-safety-and-health-concerns-new-eu-survey-reveals)). This is not proof that AI automatically leads to overload. However, it clearly shows that digital work has to be made organisationally visible if strain is not meant to remain under the radar. Research around availability is also relevant. The literature review referenced by BAuA describes work-related extended availability as increasingly enabled by digital media and points predominantly to negative links with health and life domain balance ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Aufsaetze/artikel986.pdf?__blob=publicationFile\&v=1)). For modern knowledge work, that means the boundary between productive flexibility and gradual boundary erosion needs to be actively managed. In 2021, WHO and ILO also summarised that long working hours are associated globally with significant health consequences and referred to 745,000 deaths from stroke and ischemic heart disease in 2016 ([WHO](https://www.who.int/news-room/events/detail/2021/05/17/default-calendar/global-launch-of-who-ilo-joint-estimates-on-exposure-to-long-working-hours)). That finding sits on a different level from the day-to-day reality of project teams. Still, it shows why working time is not just an administrative topic. As soon as extra work remains systematically invisible, companies lose an important basis for intervening early. It is important to keep the distinction clear: AI does not automatically cause overload. The risk increases where more digital work is created, but less of it is documented, reflected on, and organisationally contextualised. ## The practical connection to time tracking This is exactly where time tracking becomes a management tool with a healthy sense of reality. Not as a tool of mistrust, but as a basis for transparency, fairness, and better project steering. In many conversations, we currently hear essentially the same sentence: “I was busy all day, but by the evening I can hardly put together completely what I actually did.” Situations like that do not require rigid time clock logic. They require support in remembering and classifying work. Time cockpit describes its Activity Tracker exactly in this sense: as a digital assistant that documents activities automatically and helps people keep an overview of their working day ([time cockpit](https://www.timecockpit.com/activity-tracking/)). The recorded information becomes visible in the graphical calendar and serves as a basis for reconstructing bookings more accurately, not for evaluating people automatically. When work becomes more granular and more dependent on memory, the value of a good and ideally unobtrusive memory aid increases. Time cockpit describes its Activity Tracker exactly in this sense: as a digital assistant that documents activities automatically and helps people keep an overview of their working day ([time cockpit](https://www.timecockpit.com/activity-tracking/)). The recorded information becomes visible in the graphical calendar and serves as a basis for reconstructing bookings more accurately, not for evaluating people automatically. That matters especially in knowledge-intensive work. When a day consists of many small steps, a memory aid often makes the difference between clean project time tracking and a blanket catch-up entry on Friday evening. More about the practical implementation can be found on the [Activity Tracking](/activity-tracking/) page. ## Why this also fits culturally with New Work Many teams fear that more transparency automatically means less trust. Our experience is different. The key is to separate transparency about work from control of people. Modern knowledge work needs autonomy, but it also needs a reliable framework. Especially with flexible working hours and home office, trust becomes stronger when expectations, time, and workload remain understandable. This also fits the broader debate around flexible working models. In the article [Trust-Based Working Time and Time Tracking](/blog/trust-based-working-time-and-time-tracking/), we describe why trust and transparency are not opposites, but often reinforce each other in practice. From our perspective, New Work does not mean giving up data. New Work means giving people more ownership while also providing tools that let them document their working day cleanly without additional bureaucracy. ## Tips from our practice with time cockpit If you already use AI tools broadly across the company or are preparing their rollout, five things have proven useful from our perspective: 1. Record time as close as possible to the actual working day. Short reconstruction on the same day is far more reliable than broad catch-up entries at the end of the week or month. 2. Make context switching visible. Especially in IT projects, many small but relevant tasks arise around coordination, research, review, and documentation. 3. Separate memory support and control clearly. An activity log should support employees in booking cleanly. It should not be introduced as part of a surveillance narrative. 4. Do not look only at billable hours. AI also changes internal work, for example knowledge building, quality assurance, proposal work, or process improvement. These hours are economically relevant even if they are not billed directly. 5. Use time data for prevention, not only for billing. If evening work, very frequent context switching, or strong weekly fluctuations become visible on a regular basis, that is a management signal. Our article about [introducing a time tracking system](/blog/checklist-project-time-tracking-2025/) shows why clear rules and good communication matter so much here. ## Conclusion AI makes knowledge work more capable. At the same time, in many teams it becomes harder to remember working days completely and document them fairly. For IT service providers, that is a good reason to rethink time tracking, not as a compliance exercise, but as a prerequisite for sound project steering, fair working time transparency, and better overload prevention. The central management question is therefore not whether AI and time tracking fit together. The more important question is how time tracking can be designed in an AI-shaped working world so that it makes everyday work easier instead of creating additional friction. That is exactly where we see the opportunity for modern, supportive solutions: less reconstruction based on gut feeling, more reliable visibility into projects, working days, and actual workload. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # How Time Tracking Boosts Profitability for SMBs > Learn how project time tracking boosts profitability, enhances client trust, and optimizes resources for SMBs in the DACH region. Practical tips included! Mar 10, 2025 by Alexander Huber ![How Time Tracking Boosts Profitability for SMBs](/_astro/benefits-of-project-time-tracking.Cq7cAmFb_ZnTeCg.webp) ## Introduction As the owners of an IT consulting firm, we’ve been in the shoes of many small and medium-sized business owners in the DACH region. Like you, we’ve worried about keeping projects on track, managing client expectations, and ensuring our team isn’t overwhelmed. One of the most impactful decisions we made early on was to implement a project time tracking system. But let’s be honest: time tracking gets a bad rap. Employees dread it, managers hesitate to introduce it, and clients might raise eyebrows if they hear about it. Let’s tackle some common questions and misconceptions about project time tracking and explore how it can actually be a game-changer for your business. ### Quick Answers to Your Questions * **Why should we invest in project time tracking?** It’s not just overhead; it’s a tool for clarity, better resource allocation, and improved profitability. * **Can knowledge-based work be tracked meaningfully?** Yes, modern tools can capture complex, non-linear tasks effectively. * **How does it help client relationships?** Detailed reports build trust and justify invoices. * **What happens when hours aren’t tracked properly?** Untracked hours lead to revenue loss and decreased hourly rates. * **Will my team feel monitored?** Not if you frame it as a tool for empowerment and efficiency. * **How do we start?** Start small, choose a simple tool, and scale gradually. ## Why Should We Invest in Project Time Tracking? “Isn’t it just an overhead for small teams?” We get it. When you’re running a small or medium-sized business, every decision feels like a trade-off. Investing in a time tracking system can seem like just another cost—one that might even slow your team down. But here’s the thing: time tracking isn’t about micromanaging your team or adding admin tasks. It’s about **clarity and control**. When we first implemented time tracking in our consulting firm, it wasn’t smooth sailing. The team felt it added unnecessary work, and we’ll admit we second-guessed ourselves. But within weeks, the benefits became clear. We identified inefficiencies in how we allocated time to client projects and were able to make quick adjustments. For example, we discovered that one particular service package we offered wasn’t covering its costs because we underestimated the hours needed. By tweaking the pricing, we turned a loss-making service into a profitable one. The investment pays for itself when you use time tracking not just to measure but to optimize. ## Does Time Tracking Work for Knowledge-Based Work? “Our work isn’t repetitive—can it even be tracked meaningfully?” Absolutely. Many businesses in the DACH region, especially in consulting and services, deal with complex and non-linear work. Tasks vary from one project to another, and no two days look alike. That’s exactly why a flexible time tracking system is so valuable. Modern tools allow you to create custom categories for different types of work, from client-facing billable hours to internal R\&D. For example, in our firm, we track billable consulting, project management, and even time spent on learning and development. This breakdown doesn’t just help us measure productivity—it provides insights into where we’re adding the most value and where we might be overcommitting. The key is to approach time tracking as a way to gain insights rather than to police your team. When done right, it becomes a tool for better decision-making. ## How Does Time Tracking Improve Client Relationships? “Will my clients trust the data we track?” One of the biggest surprises we encountered was how much clients appreciated the transparency that time tracking brought to the table. By providing detailed time reports, we were able to justify our invoices and demonstrate the value we’d delivered. For instance, a client once questioned why a particular project had run over budget. Thanks to our time tracking system, we were able to break down exactly where the additional hours went. It turned out the client had requested several changes mid-project that weren’t part of the original scope. Instead of turning into a blame game, the conversation became an opportunity to show how we’d gone the extra mile to accommodate their needs. In the end, they not only paid the additional invoice but also appreciated our professionalism. If you’re worried about clients reacting negatively, think of time tracking as a way to tell the story of your hard work. Most clients value transparency—it builds trust. ## How Can Time Tracking Increase Transparency and Revenue? “What happens when hours aren’t tracked properly?” We know of a customer who ran into a significant issue: they tracked a lot of hours internally but failed to bill them to clients. Over time, these unbilled hours accumulated into a high five-digit figure. This oversight drastically decreased their actual hourly rate, leaving them with less revenue than expected. With a proper time tracking system, this scenario can be avoided. By ensuring that all billable hours are accounted for, you not only improve your revenue but also gain a clear understanding of project profitability. Transparency in time tracking helps businesses: 1. **Identify and Address Gaps:** Untracked hours can be spotted and immediately addressed. 2. **Boost Client Trust:** Transparent reports build confidence in your billing. 3. **Optimize Profitability:** Knowing the actual hours worked helps you price projects more accurately in the future. This isn’t just about avoiding losses—it’s about creating a foundation for sustainable growth and financial stability. ## What Impact Will It Have on Our Team? “Won’t our employees feel monitored or mistrusted?” This is a valid concern. Introducing time tracking can feel like a big brother move if it’s not handled carefully. In our experience, the key is to frame it as a tool for empowerment, not surveillance. When we rolled out our time tracking system, we made it clear to the team that the goal wasn’t to monitor their every move. Instead, it was to: 1. **Help us prioritize better:** Knowing where time was spent allowed us to shift resources to the most critical tasks. 2. **Reduce stress:** By identifying overbooked team members, we could redistribute workloads and avoid burnout. 3. **Improve workflows:** Patterns in the data revealed bottlenecks that we could address proactively. We’ve found that open communication is crucial. Involve your team in choosing the tool and defining categories. When they see the benefits, resistance usually fades away. ## What Are the Financial Benefits of Time Tracking? “How does it contribute to our bottom line?” Time tracking’s impact on profitability is enormous. Here’s how it played out for us: 1. **Accurate Project Costing:** Before time tracking, we often underestimated the hours required for certain projects. With better data, we started quoting more accurately, avoiding unpleasant surprises for both us and the client. 2. **Identifying Unprofitable Activities:** We realized that some internal meetings were eating up valuable time without adding much value. By cutting down on unnecessary meetings, we freed up hours for billable work. 3. **Reducing Non-Billable Hours:** Tracking non-billable hours helped us find ways to automate or streamline admin tasks, saving both time and money. A practical tip: Start by focusing on one or two areas where you think time tracking could have the most immediate financial impact, such as improving project quotes or reducing idle time. ## How Can We Get Started Without Overwhelming Our Team? “We’re busy—how do we implement this without disrupting operations?” Adopting a time tracking system doesn’t have to be a massive undertaking. Here’s the step-by-step approach that worked for us: 1. **Start Small:** Begin with one team or a single project to pilot the system. 2. **Choose the Right Tool:** Look for a user-friendly platform that integrates with your existing tools. Many cloud-based solutions cater specifically to SMBs and offer support in German. 3. **Define Clear Goals:** Are you looking to improve project costing, reduce non-billable hours, or something else? Having a clear purpose makes adoption easier. 4. **Train Your Team:** A brief onboarding session can go a long way in ensuring everyone understands the system. Iterate and Scale: Gather feedback during the pilot phase and make adjustments before rolling it out to the entire organization. ## Conclusion Time tracking might feel like a burden at first, but for SMBs in the DACH region, it can be a transformative tool. It’s not just about tracking hours—it’s about gaining insights, improving client relationships, empowering your team, and ultimately boosting your bottom line. If you’ve been hesitant to take the leap, start small and see the benefits for yourself. You might be surprised at how much clarity and efficiency you gain. **Explore further:** * [Project Time Tracking Features](/project-time-tracking/) — how time cockpit supports billing, project controlling, and utilization reporting * [Project Invoicing](/project-invoicing/) — turning tracked hours into clean, defensible invoices * [Key KPIs from Project Time Tracking Data](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) — the metrics that project time data unlocks ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Build Your Own Time Tracking Software with AI: A Risk? > Building your own time tracking software feels easier than ever with AI. Why productive operation can still become expensive, complex, and risky very quickly. May 8, 2026 by Alexander Huber ![Build Your Own Time Tracking Software with AI: A Risk?](/_astro/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai.de.CgPAvTZ__18v6zR.webp) **Building your own time tracking software** used to be a niche topic. Since modern AI coding tools, coding agents, and agentic workflows can produce product-like prototypes in a short time, in-house development suddenly looks much more attractive again. In February 2026, GitHub expanded its coding agent with model choice, self-review, built-in security scans, and CLI handoff ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/github-copilot/whats-new-with-github-copilot-coding-agent/)). Since March 2026, OpenAI has described a way of working in which developers coordinate multiple coding agents in parallel and delegate longer-running tasks ([OpenAI](https://openai.com/index/introducing-the-codex-app/)). And since February 2026, GitHub has shown with Agentic Workflows how agents can be used in automated repository processes with guardrails ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/automate-repository-tasks-with-github-agentic-workflows/)). That naturally raises the question of whether time tracking software is now something you should simply build yourself. For an initial prototype, that often works surprisingly well. The real management question, however, is not whether you can build time tracking software with AI. The question is whether you also want to run it reliably, securely, maintainably, and economically in production. AI significantly lowers the barrier to building a convincing prototype. It does not automatically lower the barrier to governance, maintainability, compliance, or long-term operations. ## Why Building Time Tracking Software Yourself Looks Attractive Again The current AI wave is not just a new user interface for code completion. In recent months, there has been a visible shift in what teams delegate to agents. GitHub shows with Agentic Workflows that agents can now take over recurring repository tasks such as triage, documentation, and code quality checks in automated workflows ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/automate-repository-tasks-with-github-agentic-workflows/)). At the same time, GitHub presents self-review, security scans, and CLI handoff as part of the current coding agent product experience ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/github-copilot/whats-new-with-github-copilot-coding-agent/)). OpenAI describes collaboration with multiple agents across longer-running tasks ([OpenAI](https://openai.com/index/introducing-the-codex-app/)). Anthropic’s 2026 Agentic Coding Report also outlines a trend toward longer-running, connected development tasks with human checkpoints ([Anthropic](https://resources.anthropic.com/hubfs/2026%20Agentic%20Coding%20Trends%20Report.pdf?hsLang=en)). From a management perspective, this matters because what used to look like a toy for demos has become a plausible tool for internal software. The barrier to custom development has dropped significantly. That is exactly what makes the debate more interesting: what would have looked like an overambitious side project not long ago can now appear realistic to business units and IT teams. ## Why Time Tracking Is More Complex Than Many Assume Many people underestimate time tracking because the visible surface looks simple: create users, create projects, enter hours, show reports. In practice, however, there is much more attached to it. As soon as a system starts influencing real work processes, it quickly becomes part of the operational infrastructure rather than just an elegant input form. The overview below shows the areas that can easily look like “details” during custom development, but in productive operation often determine cost, acceptance, and risk. | Area | Why it matters in productive operation | | -------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | | **Working time and availability** | Time entries must be complete, plausible, and usable in everyday work. | | **Project billing and post-calculation** | Incorrect bookings directly affect margins, invoices, and management decisions. | | **Absences and substitutions** | Vacation, sick leave, and substitution rules cannot live outside the system. | | **Roles, permissions, and approvals** | Not everyone should be able to see, change, or approve everything. | | **Corrections, history, and traceability** | Bookings must remain correctable without losing historical transparency. | | **Interfaces to HR, accounting, or project tools** | The practical value often depends on stable integrations. | In addition, working time tracking in Europe is not just a matter of convenience. On May 14, 2019, the European Court of Justice held that member states may require employers to set up an objective, reliable, and accessible system for recording daily working time ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). Even though the detailed implementation differs by country, the point is very clear: time tracking is not just about input screens, but about reliability and traceability. ## The Prototype Is Usually Not the Real Problem With AI, you can build an initial version quickly today. That is exactly where the risk lies. A good demo easily creates the impression that the topic is basically solved. In reality, after the prototype the discussion simply moves from the surface into operations. At that point, the question is no longer whether people can enter hours, but whether the system can be managed, secured, and developed reliably in day-to-day use. The typical questions often show up only in the second step, and they are rarely spectacular. These unglamorous points are often what determine whether the system holds up or turns into a permanent maintenance problem: * Who is allowed to see, approve, or change which bookings? * How does onboarding work for new employees or external partners? * How does clean offboarding work, and who ensures that orphaned users are locked or deactivated in time? * How are holidays, part-time models, or special rules represented? * How are bookings corrected without losing history? * Which data must remain consistent for reporting, billing, and project steering? None of these questions sounds innovative. That is exactly the point. In production systems, risks often arise not from spectacular architectural failures, but from forgotten users, overbroad permissions, unclear ownership, or messy correction processes. This is also where it makes sense to connect the topic to our article on [IT security at Time Cockpit](/blog/it-security-time-cockpit-ai-models/). That article makes it very clear why identities, roles, offboarding, and traceable access are not side issues, but part of a resilient operating model. A forgotten account, overly broad rights, or unclear responsibilities may sound trivial, but in production systems they are exactly the kind of issues that later turn into security and compliance problems. There is another point that is easy to underestimate with AI-driven prototypes: software also needs maintenance after go-live. Dependencies age, security updates need to be applied, frameworks evolve, and requirements from HR, project controlling, or accounting keep changing. Very quickly, this leads back to the same basic question we discuss in our article on [make-or-buy for time tracking systems](/blog/make-or-buy-time-tracking/): do you really want to build not only the first version, but also carry long-term responsibility for maintenance, further development, operations, and personnel dependencies? At that point, an internal tool gradually becomes its own product, including operations, support, further development, and technical risk. This is exactly where the discussion shifts from “We managed to build it” to “Do we actually want to own it long term?”. ## AI Code Accelerates Delivery, but It Does Not Replace Governance Precisely because AI coding has matured so quickly in recent months, governance becomes more important, not less. GitHub now explicitly points to built-in security checks for its coding agent and explains why in very direct terms: AI-generated code can produce vulnerable patterns, secrets, or dependent packages with known weaknesses faster than teams notice ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/github-copilot/whats-new-with-github-copilot-coding-agent/)). There are also new questions around data and traceability. On March 25, 2026, GitHub announced that interaction data from Copilot Free, Pro, and Pro+ would be used for model training and improvement from April 24, 2026 onward unless users opt out ([GitHub Blog](https://github.blog/news-insights/company-news/updates-to-github-copilot-interaction-data-usage-policy/)). According to GitHub, this does not apply to Business and Enterprise. The point is not that you therefore should not use AI. The point is that teams working on production-adjacent software need to make conscious decisions about data, policies, and tool selection. Independently of the current market cycle, secure software development remains a process, not just a writing task. NIST’s Secure Software Development Framework emphasizes exactly this discipline of requirements, reviews, tests, and continuous improvement ([NIST](https://csrc.nist.gov/projects/ssdf)). OWASP also warns in the GenAI context about overreliance, meaning the risk of accepting model outputs without sufficient control ([OWASP](https://genai.owasp.org/llmrisk2023-24/llm09-overreliance/)). When you build time tracking software with AI, you are not only making a decision about coding speed. You are also making decisions about review processes, data policies, responsibilities, and the security standard of the later operating model. ## When Custom Development Can Make Sense Even so, it would be wrong to conclude from all this that you should never build time tracking software yourself. An internal approach can make sense if a very narrow special case needs to be covered, if an existing system is being extended in a targeted way, or if a clearly limited tool is enough for a well-bounded internal process. The decisive question is whether you really want to build a complete time tracking system or rather a specific extension, integration, or automation. This is exactly where we see the more pragmatic path in many IT services companies: not a complete rebuild, but an adaptable standard solution that already covers the difficult fundamentals while still leaving room for company-specific processes. ## What This Means in Practice for IT Services Companies Anyone who wants to steer project business cleanly needs more than a nice input screen. What matters is consistent data, stable processes, and reliable reporting. Otherwise, time tracking quickly turns into a source of rework, follow-up questions, and endless discussions about data quality. From our perspective, a clear division of responsibilities has proven effective for many teams: * AI for ideas, prototypes, and rapid process drafts * standard software for the reliable core * customizations where the business is truly special This split is neither glamorous nor especially romantic from a technology point of view, but it is often economically sound. If you want to explore that distinction further, we already cover it in our article on [make-or-buy for time tracking systems](/blog/make-or-buy-time-tracking/) and in our article on [customizability in SaaS software](/blog/customizability-saas-tools). If your focus is more on profitability and project steering, you will also quickly end up at [project time tracking](/project-time-tracking/) rather than a simple list of hours. What matters is not whether AI can generate a first working version. What matters is whether the result can still be operated, adapted, and reviewed reliably six or twelve months later. ## Conclusion **Building your own time tracking software** sounds much more realistic with AI today than it did not long ago. That is exactly why the decision should not be made based only on development speed. For a demo, AI can often go surprisingly far. For productive use, however, the real work begins only afterwards: rules, permissions, security, reporting, integrations, and ongoing maintenance. So the better management question is not: Can we build time tracking software ourselves? It is: Do we really want to take responsibility for the long-term operation of such a system ourselves, or is an adaptable standard solution the smarter economic choice? ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # 2025 Checklist for Project Time Tracking Success > Restarting your project time tracking? Our 2025 checklist guides you through preparing master data, absences, and integrations smoothly. Aug 25, 2025 by Alexander Huber ![2025 Checklist for Project Time Tracking Success](/_astro/timetracking-checklist-2025.en.phk6VDNZ_YwHKo.webp) Implementing a new [**project time tracking**](/project-time-tracking/) system is a strategic step for any organization. Especially today, where transparency, compliance, and real-time reporting are essential. Why structured time tracking matters is summarized in our article on [**mandatory time tracking in Austria**](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). Equally important: **employees must see the system as fair and helpful**, see our insights in [**how to motivate employees to track time**](/blog/employee-time-tracking-motivation/). Rolling out a project time tracking system is not a routine IT project. Especially not for growing service companies. From years of implementation experience at Time Cockpit, we know: the more structured the approach, the smoother your daily operations. This checklist is a proven, practical framework we use in real Time Cockpit onboarding projects. It helps you implement your project time tracking system in 2025 efficiently, transparently, and future-ready. ## Why Structured Implementation Matters Time tracking doesn’t just affect IT or controlling. It directly impacts the daily routines of your workforce. At the same time, legal requirements, customer project needs, and internal business rules must all be reconciled. Whether your staff embrace the system or resist depends heavily on your preparation. ## Key Steps for Implementing Project Time Tracking ### 1. Define Your Use Cases Not every company tracks time the same way. Some focus solely on project hours; others want to include presence, absences, and breaks. Clarify early what’s relevant for you and how different employee groups will interact with the system. * Project time tracking vs. attendance tracking: Will you cover both? * Clarify relevant use cases for your company * Communication guide: When and how should time and/or absences be tracked? ### 2. General Preparation Before diving into system configuration, define the framework for a successful rollout: timing, internal messaging, and alignment across departments. A well-communicated rollout date sets the foundation. * Choose a realistic go-live date (e.g. avoid post-holiday periods) * Start internal communication: Why change the system? What’s the benefit for different roles (employees, PMs, controlling, management)? ### 3. Configure Project Time Tracking Project tracking is usually the core of time tracking systems. It ensures that time entries are correctly linked to projects, tasks, and clients. Clean data and clear rules are essential. #### Master Data Management * Define the leading system: Time Cockpit, ERP, or CRM? * Data maintenance: Manual, Excel import, or automated via IronPython scripts * If data comes from external sources: [plan for integrations](/blog/project-time-tracking-interfaces/) * Assign data responsibilities #### Booking Granularity * Time tracking only at project level or down to task level? * Optional: use cost centers for internal billing #### Hourly Rates & Budgets * Define hourly rates by client, project, or task * Clarify which services are billable vs. internal ### 4. Prepare for Working Time Recording Besides project tracking, working time management (presence, absences, vacation, legal compliance) is critical. Well-maintained base data ensures daily time tracking runs smoothly. * Access management: who gets access? Role concept for internal/external users * Define working time models (e.g., full-time, part-time, hours/day) * Handle overtime and time-off policies accurately * Weekly vacation accruals, correct conversion from days to hours * Vacation entitlements: hire date, calendar or fiscal year? * Maintain regional holiday calendars * Absence workflows: define processes for vacation, sick leave, special leave incl. approvals * Time rules: activate standard checks, add rules (e.g., for apprentices) * Set passive booking deadlines: when must entries be completed? ### 5. (Optional) Use the Activity Tracker The [**Activity Tracker**](/activity-tracking/) helps employees record time accurately by tracking app usage and activity in the background. Properly introduced, it’s a support tool, not surveillance. * Decide whether the Activity Tracker will be used * Communicate clearly: it’s not a monitoring tool * Make installation optional ### 6. Prepare Project Billing If you plan to invoice projects, billing becomes a key component. Decide early whether billing is done in Time Cockpit or another system. Integration with accounting is essential. * Billing in Time Cockpit or via external system? * What data needs to be transferred (e.g. billable hours)? * Can invoice layout follow corporate design? * Prerequisite: company structure maintained in Time Cockpit ### 7. Plan Customizations & Extensions Every company has unique needs. Think early about custom fields, workflows, and dashboards to make the system fit your processes. * Do you need custom entities, fields, or workflows? * Which KPIs and reports are essential? * Do you need custom dashboards? Need help? The Time Cockpit team supports you at every step. More under [**The Difference**](/whats-the-difference/). ### 8. Plan Integrations Early Your time tracking system won’t exist in isolation. It needs to fit into your IT ecosystem. Plan integrations early for example, with Jira, Business Central, or Personio. * Single Sign-On via Microsoft Entra (Azure AD)? * Automatic user provisioning needed? * Interfaces to: * Jira / Azure DevOps (development) * Business Central (finance) * Zendesk / Freshdesk (support) * Personio (HR data) ### 9. Model Permissions & Roles A clear role and permission model ensures data privacy and reduces interface clutter. Define early which roles your organization needs. * Who can see/edit what? * Use standard roles: AccountAdmin, CustomizationAdmin, BaseDataAdmin, etc. * Activate/deactivate modules as needed * Clean up views: remove unnecessary fields ### 10. Plan Data Migration Professionally Data migration is one of the most critical success factors. Only if the right data is transferred can employees continue working without disruptions. * What data will be migrated? * Users & departments * Clients, projects, tasks * Time models, absences, vacation entitlements * Historical time entries * Schedule test runs and validation * Use the opportunity to clean up your data ## Conclusion Implementing a project time tracking system is a company-wide initiative not just an IT task. If you establish clear rules, clean data, and focus on usability early on, you’ll see high adoption, better reports, and more efficient operations. This checklist is your practical guide built from years of real-world experience with Time Cockpit. *Thinking about introducing Time Cockpit or optimizing your current setup? Get in touch, we’re here to support you.* ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # 10 Common Mistakes When Introducing Time Tracking Software > These 10 common mistakes in introducing time tracking software cost time and user acceptance — learn how companies can successfully avoid them. Nov 11, 2025 by Alexander Huber ![10 Common Mistakes When Introducing Time Tracking Software](/_astro/common-mistakes-introducing-time-tracking-software.en.D372bIG-_1Ixr2v.webp) When planning to introduce time tracking software, many expect a familiar pattern: select a system, configure it, test it, go live. Technically, this often works well. But the real challenge begins when people have to adapt their routines. Time tracking changes workflows, makes work visible, and raises questions about roles, responsibilities, and collaboration. This can become an emotional topic — and that’s exactly why rollouts usually fail not due to technology, but due to a lack of integration into collaboration and company culture. To ensure a stable rollout, it’s worth looking at the common mistakes organizations make — regardless of industry, team size, or tool. They show where the process may stall and how companies can find a path that is not only technically sound but also organizationally sustainable. *The points described here are based on our experience from over 15 years of supporting time tracking implementation projects, across industries, company sizes, and system landscapes.* ## 1. Starting without a clear vision Projects often start with the statement: “we need something for time tracking.” But without a clear objective, it remains unclear what the data is actually meant to support. Billing? Capacity? Project control? Diverging expectations lead to friction once the system is in place. Only a shared understanding provides direction and helps justify later decisions. 🎯 Tip: Define and communicate three main objectives before starting. ## 2. Failing to explain the benefits Many people instinctively associate time tracking with control. If companies don’t explain why the system is being introduced and how the data will be used, resistance will emerge — quietly, but noticeably. Clear communication reduces uncertainty significantly. It shows that time tracking doesn’t work against teams but provides orientation when projects, priorities, or resources become unclear. Our [checklist for implementation](/blog/checklist-project-time-tracking-2025/) shows how a structured approach can prevent overwhelm. ## 3. Activating too many features at once Modern systems offer a lot: rules, workflows, approvals, automatic alerts, detailed categories. The urge to activate everything right away is understandable, but counterproductive. An overloaded rollout overwhelms teams with too many new workflows at once. A step-by-step approach is better: start with the basics, then expand. This builds routine before complexity is added. ⚙️ Tip: Deliberately limit the initial scope and expand once stability is achieved. In such cases, [customizable time tracking](/customizable-time-tracking/) comes into its own, not just because it allows adding features flexibly, but also because it lets you hide or disable unused features for now. ## 4. Importing legacy data without review Many companies own historical time tracking data, but it’s often incomplete or inconsistent. Importing such data without review brings errors into the new system. This leads to questions, confused teams, and unreliable reports. A brief but thorough cleanup brings clarity and gives the new system a solid foundation. 🧹 Tip: Before migration, check which data is truly reliable. At this stage, [interfaces](/time-tracking-integration-web-api/) are critical: How can [relevant legacy data](/blog/project-time-tracking-interfaces/) be imported into the new system cleanly and efficiently? ## 5. Involving teams too late Time tracking affects almost every role in a company. Yet those who will use it daily are often brought in only after the system is already finalized. That’s when it becomes clear that workflows aren’t properly mapped or essential cases are missing. Engaging teams early in workshops or pilot groups avoids many correction loops and strengthens buy-in. Learn what works in our [article on motivating employees](/blog/employee-time-tracking-motivation/). 👥 Tip: Define a small beta team and include them in early testing. ## 6. Unclear rules for time entries Even the best system loses effectiveness if no one knows how to log time correctly. When does project work start? How should short syncs be tracked? What about internal tasks? Without clear rules, significant differences arise between teams directly affecting reporting and planning. Clear, simple instructions help reduce this variation. ## 7. Poor alignment between business and IT If business teams are talking about reports and IT is discussing authentication or APIs, they may be talking past each other. Coordination is critical, especially when integrating time tracking software into existing systems. Planning, data structures, and technical dependencies must be aligned from the start. **Example:** In one of our customer projects, we noticed post-go-live that one team only recorded “project time” after client meetings, while another included preparation time like research. This caused large discrepancies in reports, even though both teams had worked similarly. A new rule — “project time starts as soon as targeted project work begins, regardless of format” — resolved the issue. ## 8. Considering interfaces too late Many processes rely on time data reaching the right place, ERP, CRM, or HR systems. If interface planning starts only after go-live, teams must bridge gaps with manual steps. That causes errors and frustration. Considering interfaces early helps avoid rollout delays due to technical limitations. 🔗 Tip: Prioritize interfaces early and plan them in parallel with configuration. We explain why this matters and common pitfalls in our article [Optimizing project time tracking — using interfaces effectively](/blog/project-time-tracking-interfaces/). ## 9. Treating training as an afterthought Many users log only a few minutes per day. That’s why they need simple guidance and recurring support. One training session is rarely enough. Learning materials in various formats e.g. short videos, examples, compact guides, help embed knowledge into daily routines. ## 10. Not adjusting after go-live The post-go-live phase is crucial to long-term success. It’s only during daily use that unclear processes or missing rules become visible. Ignoring these signals risks users disengaging or developing workarounds. Shadow processes like Excel spreadsheets undermine adoption. Regular, brief reviews help resolve open questions and stabilize processes. 📆 Tip: Plan short feedback loops after 30, 60, and 90 days. *** ## Conclusion: Introducing time tracking is more about change than technology Introducing time tracking software is a change process. It succeeds only when technology, people, and processes work together. Companies benefit from clear goals, strong communication, and workflows that support rather than burden teams. If these foundations are in place, time tracking delivers not just numbers, but orientation and control to manage projects more transparently and predictably. To learn how [companies turn time data into meaningful KPIs, check out this in-depth article](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/). ℹ️ Not sure whether to switch your current system or just improve how you use it? Check out [15 Signs It’s Time to Change Your Project Time Tracking](/blog/signs-to-change-timetracking-software/) for a practical self-assessment. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Customizability in SaaS Software - Experience Report Pt. 1 > An experience report on the importance of customizability for SaaS tools: Why we prioritize flexibility and the benefits it offers. Jan 16, 2025 by Alexander Huber ![Customizability in SaaS Software - Experience Report Pt. 1](/_astro/customizability-saas-1.BX34evsW_p8XHi.webp) It has now been over 15 years since we made [time cockpit](/) available. To be precise, it launched on January 1, 2010. Since then, we have been active in the market with our product. Time cockpit had several unique selling points back then. For example, there weren’t many time-tracking tools featuring a graphical calendar, and the [Activity Tracker](/activity-tracking/) was a novelty. Today, many time-tracking systems include calendars, and activity trackers have become more common. However, as far as we know, what remains unique is the customizability of time cockpit. In this first blog post of the series, I want to explain why customizability was so important to us at the time and why it might also be relevant to you, especially if you are considering developing a new SaaS application. We’ll take a closer look at the core aspects of customizability – particularly the metamodel and the dynamic data layer. ## The Core Concept: Customizability The foundation of time cockpit has a name: the so-called COFX (Cockpit Framework). To be honest, time cockpit is just one of several applications developed using COFX. Other products, such as [TFM](https://www.tfm-now.com/en/welcome.html) and [Emir-ate](https://www.emir-ate.com/en/), are also based on the framework. All of these are data-driven SaaS applications. That is precisely what COFX is – a framework for data-driven applications. Time cockpit is our flagship product, and COFX was specifically developed for it. Why was customizability so important to us? The founders of Software Architects and time cockpit poured their extensive experience as executives of a service company into the product. One thing was clear: if time tracking was the goal, it had to be customizable. Why? Because every company is different. Take IT service companies as an example. While they may operate similarly, they are not the same. They differ in their structures, processes, and requirements. Companies evolve – they grow, shrink, and their processes change. From our experience, standard products are insufficient for many use cases. Successful software must adapt to the specific needs of a company. ## Technical Implementation: Stable Core and Flexible Customizations We designed time cockpit to include a stable core along with domain-specific business logic out-of-the-box. This covers complex calculations such as overtime tracking, vacation and leave management, and detecting violations of work-time regulations. Customer-specific requirements can be implemented through configuration and light coding. Furthermore, enhancements to the core are made easier with this architecture. From a business perspective, customizability offers many advantages. Time cockpit generates revenue through both monthly subscription fees and professional services to tailor the product to customers’ needs. Another crucial aspect is that customizability allows us to increase the Customer Lifetime Value (CLV). Since time cockpit is flexible and can adapt to the evolving requirements of a customer, there is no need for them to switch to a new product when their business demands change. Instead, they stay within a familiar environment and continue working with a provider they already know and trust. This also eliminates the need for costly migration projects and extensive employee training. Customers can maintain their established workflows, saving both time and resources. ## The Pillars of Customizability The customizability of time cockpit is built on several pillars: 1. **Metamodel and Model** 2. **Dynamic/Adaptive Data Layer** 3. **String Templates** 4. **Dynamic Query Language** 5. **UI Engine** 6. **Scripting Language Based on IronPython** In this article, I will focus on the first two pillars – the metamodel and the dynamic data layer. ### Metamodel and Model COFX, and thus time cockpit, is a model-driven application. It includes a metamodel that defines the structure of an application built on COFX. The metamodel of time cockpit consists of central elements such as: * `SYS_ENTITY` * `SYS_PROPERTY` * `SYS_RELATION` * `SYS_PERMISSION` * `SYS_MODELACTION` * `SYS_ENTITYVIEW` These metamodel elements are stored in so-called SYS tables in the database. These tables are integral to every customer database and are interpreted by the data layer. For instance, the table `SYS_ENTITY` contains entries like `APP_Timesheet`, `APP_Project`, or `APP_Task`, which are specific to the domain of time tracking. The table `SYS_PROPERTY` describes the properties of these tables. SYS tables form the metamodel and store information about the application’s data model. This data model consists of two main components: APP tables and USR tables. APP tables are included as part of the standard product and represent core functions, while USR tables are created specifically for customers’ unique requirements. In our approach, we separate standard features from user customizations using namespaces (e.g., SYS, APP, USR). This method has proven successful in simplifying updates and ensuring continuous development of the standard product. Another key advantage of our approach is that all entities exist as tables in the database. `APP_Timesheet`, `APP_Project`, and their properties (columns) and relationships (foreign keys) are part of a well-structured database schema. This schema is readable and understandable by both humans and machines. Data is stored relationally rather than in XML or JSON columns, resulting in several advantages. For example, we can directly access the data with SQL tools like SQL Management Studio, Azure Data Studio, or [SSIS](https://learn.microsoft.com/en-us/sql/integration-services/sql-server-integration-services?view=sql-server-ver16). This allows large-scale data imports to be performed directly via the database without requiring the [time cockpit Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/). Direct access to the relational database schema opens additional integration possibilities. Tools like [Power BI](https://powerbi.microsoft.com) or [Tableau](https://www.tableau.com) can connect directly to the data, greatly simplifying reporting and analysis. Many of our customers already have expertise in these tools, enabling them to perform analytics in their preferred environments (Power BI, Tableau). This approach has proven effective for us and might be worth considering for your projects. ### Dynamic Data Layer While a metamodel is essential, it does not offer practical value for applications like time cockpit or COFX on its own. The dynamic data layer of COFX plays a central role and is responsible for: * Reading and interpreting the metamodel to analyze and dynamically adapt the model at runtime * CRUD operations (Create, Read, Update, Delete) on data, enabling flexible manipulation without hardcoding * Flexible data queries based on the metamodel (a topic for a future blog post) * CRUD operations on the metamodel, allowing runtime modifications of the data model In the object model (e.g., in C#), only the SYS tables are implemented as POCOs. APP and USR tables do not exist in the source code; they are dynamically generated and compiled at runtime. For instance, if the metamodel defines a TextProperty for `APP_Timesheet`, a string property is generated in C# using reflection. The same applies to other data types like DateProperty and NumericProperty. A significant advantage of our dynamic data layer is that changes to the data model can be implemented on-the-fly and rolled out without requiring a recompilation or redeployment of the software. This was a key reason why we avoided frameworks like Entity Framework during the initial implementation, as such frameworks (at the time of development) required recompilation for such changes. The dynamic generation of objects has helped us meet varying requirements within a single version. This has reduced complexity in release management. A similar approach might be beneficial for your architecture. Another advantage of the dynamic data layer is its ability to efficiently manage customer-specific extensions. Customers often have unique requirements, and we address this through dynamically generated objects. This reduces the need for multiple versions and streamlines release management. For us, an architecture that supports adjustments without redeployment has increased agility and minimized operational interruptions. We can implement changes quickly and efficiently, saving time and reducing costs. This approach might also benefit your projects. The manipulation of data is handled dynamically. Instead of using direct code like `timesheet.Description = "foo"`, we use dynamic methods such as `timesheet.SetMember("Description", "foo")` for setting values or `timesheet.Get("Description")` for retrieving them. But it’s not just application data that can be created, modified, and deleted via the data layer – the data model itself can also be changed. Tables, properties, relationships, business logic, forms, and lists can all be added and modified at runtime. This often allows time cockpit to be adapted to customer needs through scripting and configuration alone, without requiring a new version to be deployed. The ability to leverage metadata and runtime adjustments has enabled us to respond to customer requirements more quickly and efficiently. This flexibility has proven to be a significant advantage in delivering solutions tailored to customer needs. ## Conclusion The combination of a metamodel and dynamic data layer makes COFX, and by extension time cockpit, a proven framework for data-driven SaaS applications. Customizability has not only been a technical advantage but also a strategic asset in enabling sustainable product development and meeting diverse customer needs. In the next part of this series, we’ll explore time cockpit’s custom query language and string templates, offering further insights into the functionality and benefits of this approach. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # How to Motivate Employees to Track Their Time > How to motivate employees to track time: practical tips to cut bureaucracy, build trust, and communicate the value of time tracking. Jun 23, 2025 by Rainer Stropek ![How to Motivate Employees to Track Their Time](/_astro/2025-06-23-time-tracking-motivation.en.aaQjwvNq_wY36e.webp) *** As the owner of a small IT consulting company, I know first-hand how challenging time tracking can be. **Timesheets are mission-critical**. We invoice consulting hours to clients, plan projects, and must keep an eye on overtime. But getting people to [record their working time *accurately and promptly*](/de/arbeitszeiterfassung/) was anything but easy at first. Many knowledge workers see filling out timesheets as annoying bureaucracy or even a sign of mistrust. I’m not alone: one study found that **over 40% of employees either don’t track their time at all or only track it inaccurately**, which hurts productivity and profitability ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). In fact, **around 80% of submitted timesheets have to be corrected afterwards** ([25 Time and Attendance Statistics Employers Should Know | Shortlister](https://www.myshortlister.com/insights/time-and-attendance-statistics#:~:text=%252A%252080,Wagepoint%252C%25202019)). This is a warning signal of just how widespread inaccuracy and negligence are in this area. Many **employers *and* employees view time tracking purely as a control instrument**, especially against the backdrop of new legal requirements. But that view is too narrow: when used correctly, time tracking can be a *positive* management tool. Even a **motivational factor that creates fairness and boosts productivity** ([Arbeit und Arbeitsrecht - Personal | Praxis | Recht](https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/fachmagazin/fachartikel/arbeitszeiterfassung.html#:~:text=Beim%2520Thema%2520Arbeitszeit%2520scheiden%2520sich,die%2520betriebliche%2520Produktivit%25C3%25A4t%2520steigern%2520kann)). ## Why accurate time tracking matters Before we talk motivation, it has to be clear **why time tracking is so important**, not only for us as a company, but for employees themselves. Several factors play a role: * **Legal compliance and employee protection**\ Across Europe, [time tracking is becoming mandatory](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). **The purpose is to protect employees from excessive workloads** ([Arbeitszeiterfassung: Ja, sie ist Pflicht und zwar sofort | Management-Blog](https://blog.wiwo.de/management/2022/12/08/arbeitszeiterfassung-ja-sie-ist-pflicht-aber-nicht-fuer-fuehrungskraefte/#:~:text=vorlegen%2520m%25C3%25BCssen,der%2520Erfassung%2520der%2520Arbeitszeit%2520erfolgt)). When working hours are recorded correctly, overwork can be identified and avoided. That benefits employees because no one should regularly work *more* than labor law allows. Documentation ensures rest periods are observed and overtime doesn’t disappear. In short: time tracking serves *worker protection*, not just control. * **Fairness and transparent recognition of performance**\ A transparent time tracking system builds trust within the team. **No one needs to feel their overtime “vanishes” or goes unnoticed**, because every hour is documented. * **Productivity, project control, and resource planning**\ For a services business, accurate hour records are the foundation of proper costing. Only when we know **how much time we spend on which task** can we plan realistically and steer projects efficiently. Inaccurate time distorts key metrics. For example, **US employers must correct 80% of timesheets**, costing valuable management time ([Shortlister](https://www.myshortlister.com/insights/time-and-attendance-statistics#:~:text=%252A%252080,Wagepoint%252C%25202019)).\ If time is recorded promptly and precisely, projects can be monitored *in real time*: Did we spend too many hours on a task? Do we need more resources? Should we adjust the budget? Such decisions depend on reliable time data. **Poor time tracking can directly hurt productivity and business performance** ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). On the other hand, good time tracking means better control and often higher profitability. Employees benefit too: when projects are profitable, jobs are more secure and bonuses or raises become more feasible. * **Work–life balance and people development**\ Surprisingly, time tracking can also help **improve employees’ work–life balance**. If it becomes clear someone is working *too much* regularly, employers can respond by redistributing tasks or hire. In our team, for example, we make sure overtime is compensated with time off. Time tracking provides the data to find **fair solutions in agreement with employees**. Making overtime visible increases satisfaction and recognition and prevents burnout.\ It can also create **space for training** or innovation, because you know exactly where capacity exists. And since **mental health** is tightly linked to workload, accurate time records help detect overload early.\ In short: **If time tracking is used properly and the data is applied *for employees’ benefit*, everyone wins** ([Arbeit und Arbeitsrecht – Fachartikel](https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/fachmagazin/fachartikel/arbeitszeiterfassung.html#:~:text=Abschlie%25C3%259Fend%2520ist%2520es%2520wichtig%2520zu,die%2520genannten%2520Vorteile%2520zu%2520realisieren)). These points show there are many good reasons for time tracking and they benefit not only the employer but *also employees*. That’s exactly what managers must communicate if we want to **motivate employees to track time**. So why do so many still struggle? ## Why many employees resist time tracking Despite the benefits, I regularly encounter objections. Why is conscientious time tracking hard for many? Here are typical challenges: ### 1. Time tracking is seen as red tape For some, recording hours feels like unnecessary paperwork that distracts from real work. Developers want to code, consultants want to solve client problems and not fill out forms. This feeling is common: 39% of employees say timesheets are time-consuming and keep them from higher-value work ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). If the tool or process is clunky (e.g., minute-by-minute on paper), frustration rises and people **put off entering hours**. Instead of quick daily entries, everything gets backfilled at week’s or month’s end **with dramatic consequences for accuracy**. Those who enter time only once a week achieve about *47% accuracy*, versus 66% with daily tracking ([Shortlister](https://www.myshortlister.com/insights/time-and-attendance-statistics#:~:text=66,and%2520whiteboard%2520%25283))). Details get forgotten or guessed, leading to the corrections and inconsistencies mentioned above. ### 2. Lack of clarity about the purpose Often employees don’t see the *why* behind time tracking. If management doesn’t explain what the hours are used for, it’s easy to assume the only goal is control. In my company, acceptance rose as soon as we explained **why** we track time, namely to plan projects better *and* to ensure no one constantly racks up overtime. Without context, people fear data could be used against them (e.g., to police breaks or measure performance) rather than to help them. Missing transparency about the purpose lowers engagement ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). ### 3. Time tracking is perceived as a vote of no confidence Especially in environments with **trust-based working time** and remote work, mandatory time tracking can feel patronizing. **Over a third of employees see it as micromanagement**. They fear every minute will be scrutinized ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). The concern is understandable: where there was freedom, new requirements can feel like a step back to the punch clock. Knowledge workers value *autonomy*. Research shows **employees with more control over working time tend to contribute *more*—on average 80 minutes per week more—than those with rigid control** ([University of Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=Dieses%2520Jahr%2520ver%25C3%25B6ffentlichten%2520Beckmann%2520und,viele%2520Arbeitnehmende%2520ein%2520starkes%2520intrinsisches))). In other words: trust pays off. **“The study clearly refutes fears that a lack of working-time control leads to shirking,”** summarizes economist Michael Beckmann ([University of Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=%253E%2520,Michael%2520Beckmann))). The flip side: *if employees feel monitored, it undermines their intrinsic motivation* ([University of Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=Sollten%2520Firmen%2520auf%2520Autonomieinstrumente%2520setzen%252C,zerst%25C3%25B6rt%2520das%2520ihre%2520urspr%25C3%25BCngliche%2520Eigenmotivation)). ### 4. Weaknesses in the system or rollout Sometimes the problem is with leadership or process: we provide a time tracking tool and *hope* it gets used, but never follow up, like providing safety shoes without ensuring they’re worn ([Management-Blog](https://blog.wiwo.de/management/2022/12/08/arbeitszeiterfassung-ja-sie-ist-pflicht-aber-nicht-fuer-fuehrungskraefte/#:~:text=,ein%2520elektronisches%2520Zeiterfassungssystem%2520%25E2%2580%2593%2520zur)). That signals it isn’t really important. Or we demand extreme detail, which overwhelms people. Labor lawyers advise pragmatism: **don’t go too granular; at the beginning, start with start and end times**, otherwise the effort becomes unreasonable and “won’t be accepted by employees” ([Management-Blog](https://blog.wiwo.de/management/2022/12/08/arbeitszeiterfassung-ja-sie-ist-pflicht-aber-nicht-fuer-fuehrungskraefte/#:~:text=wie%2520der%2520Small%2520Talk%2520in,von%2520den%2520Mitarbeitern%2520akzeptiert%2520werden)). Given these hurdles, a simple “You must log your time now” won’t cut it. Motivation improves only if we turn several dials. Next, **five strategies** that have worked in my company. ## Motivating employees to track time: 5 practical strategies ### 1. Clearly communicate the purpose of time tracking The most important step is to *speak openly about the why*. “Please enter your hours” earns eye-rolling. Explaining **why** the data helps everyone creates understanding. * **Worker protection and overtime compensation:**\ We use hour records to make sure *no one* constantly accumulates overtime. If they do, we discuss solutions (more staff, rebalancing work, time off, etc.). I also point out that this is now a legal requirement! **The legislature explicitly introduced time tracking to protect employees from overload** ([Management-Blog](https://blog.wiwo.de/management/2022/12/08/arbeitszeiterfassung-ja-sie-ist-pflicht-aber-nicht-fuer-fuehrungskraefte/#:~:text=vorlegen%2520m%25C3%25BCssen,der%2520Erfassung%2520der%2520Arbeitszeit%2520erfolgt)). * **Fair pay and recognition:**\ Precise time tracking ensures no pay is lost. Every extra hour is paid or credited. Nothing “disappears.” That motivates those who often go the extra mile, because they know their effort is recorded and honored. It also creates *fairness* among colleagues: everyone pulls their weight. This **builds trust** and removes the whiff of arbitrariness. * **Project transparency and business success:**\ We use time data to run projects profitably. If a project is profitable, the whole company benefits and so does every job. **Time data powers better decisions** (e.g., whether we need more resources) and transparent client billing. These messages must be **regular and sincere**, not a one-off email. In team meetings I share what we learned from time data (“Project X showed we need another developer—your careful tracking made that clear.”). When people see concrete *benefits*, willingness rises ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). ### 2. Lead with trust, not control As shown above, mistrust kills motivation ([University of Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=Sollten%2520Firmen%2520auf%2520Autonomieinstrumente%2520setzen%252C,zerst%25C3%25B6rt%2520das%2520ihre%2520urspr%25C3%25BCngliche%2520Eigenmotivation)). The culture around time tracking makes the difference. As a leader I must signal: **I trust you.** Time tracking isn’t there to police you—it helps all of us. I also **don’t turn it into a punch clock 2.0**. We track project hours, but I don’t police every minute at the desk—no screenshots or GPS in home offices. Autonomy must be genuine to work. Crucially, I **walk the talk**: as CEO I track **my** time honestly, too. Time tracking isn’t “top vs. bottom.” If someone abuses the system, I address it one-on-one rather than sowing general mistrust. ### 3. Ensure transparency and fairness Rules and consequences around working time must be clear, consistent, and understandable. In our company, for example, we clearly regulate how overtime is handled (flex time account that *must* be reduced regularly). Every employee can **view their hours anytime** and knows their balance. We also communicate project-level totals (respecting privacy). Transparency **raises the sense of fairness**, reduces resentment, and strengthens the team. Define who can access time data and for what purposes (ideally with the works council or team). In our case: only management and accounting; evaluations are mainly at project level, not to rank individuals. Clear rules **build trust** in the system. ### 4. Don’t forget recognition and feedback **Motivation thrives on appreciation.** That includes something as “banal” as timesheets. If people feel their effort is seen and valued, they’re more willing to participate. Sadly, **almost one in three employees feels their work isn’t recognized** ([EY Job Study 2023](https://www.ey.com/de_de/newsroom/2023/05/motivation-im-job-sinkt-auf-tiefstand#:~:text=,von%252078%2520auf%252071%2520Prozent)). Learn from this: say thank you when someone consistently records time well. Light-touch gamification can help if used sensitively (e.g., a fun quarterly “Golden Time Tracker” trophy). Equally important: **collect feedback**. We regularly ask how the team gets on with time tracking. We’ve adjusted categories in our system [time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) because the team found them unclear. When feedback leads to improvements, motivation rises and people helped shape the system. Make **success visible**. If accurate tracking made a project more profitable or helped us detect overload early, share the story. People then feel their contribution matters being one of the strongest motivators; **95% say contributing to company success matters to them** ([EY Job Study 2023](https://www.ey.com/de_de/newsroom/2023/05/motivation-im-job-sinkt-auf-tiefstand#:~:text=,von%252078%2520auf%252071%2520Prozent)). ## Conclusion **Motivating employees to track time** takes more than new software or strict rules. It’s about creating an *environment* where time tracking is seen as a meaningful, fair, and supportive part of work culture. I’ve learned as a business owner: communication is key, because people need to understand why and how their data is used. Equally important are **trust and transparency**. Practical simplifications, from simple processes to helpful tools, remove friction and make tracking routine. And don’t forget the **psychological component**: appreciation, involvement, and a positive error culture often do more for motivation than any formal mandate. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Employee vs. Project Time Tracking: One system or separate? > Legal time-tracking duties meet practice: How companies in DE & AT can record and analyze working and project time effectively. Sep 22, 2025 by Alexander Huber ![Employee vs. Project Time Tracking: One system or separate?](/_astro/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking-pros-and-cons.en.DtxL6ZP3_Z1sMBno.webp) ## One system for both – or better to separate? When project-oriented companies introduce or modernize time tracking, the same question almost always arises: **Should [effort/project time tracking](/project-time-tracking/) (project, task, “billable” time) and attendance tracking (working time, breaks, absences) live in *one* system or be deliberately separated?** The answer is less a tool question and more about **purpose, roles, data protection, and governance**. This article brings together current facts, legal guardrails, and lessons from IT services projects in the DACH region. ## 1) Status quo: How widespread is time tracking in DE & AT? 1. **Germany:** According to a **Bitkom survey (06/2025)**, **74%** of companies record working time; a further **26%** are preparing or still lack a full solution. Before the 2022 Federal Labour Court ruling, it was only **30%**. The sharp increase is therefore legally driven ([Bitkom](https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Arbeitszeiterfassung-Unternehmen)). 2. **Germany (quality of implementation):** An analysis by the **Hans Böckler Foundation** stresses that time tracking is “widespread, but partly unsystematic.” Especially in smaller firms, a *systematic* and *analyzable* solution is often missing ([Hans-Böckler-Stiftung](https://www.boeckler.de/de/boeckler-impuls-weit-verbreitet-aber-teils-ohne-system-68533.htm)). 3. **Small companies:** An (older but telling) survey shows **60%** of companies with < 50 employees work without time tracking; among companies >50 employees, **92%** use at least partial tracking—a clear size effect ([Telematik-Markt](https://telematik-markt.de/telematik/umfrage-deutsche-betriebe-arbeiten-h%C3%A4ufig-noch-ohne-zeiterfassung)). 4. **Austria:** The duty to **record working time** is clearly regulated: **§ 26 AZG** requires records of hours worked (incl. averaging periods). In practice, Excel/stand-alone solutions are common instead of analytics-ready systems ([RIS § 26 AZG](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)). 5. **Health & work organization:** The **BAuA** (Working Time Survey 2023) reports that missing tracking correlates with **boundary blurring**, poorer **switch-off**, and lower **satisfaction**. Adoption is rising, but the benefit depends on system quality ([BAuA Bericht kompakt](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Bericht-kompakt/Arbeitszeiterfassung)). These figures show that **many companies are still in transition**. This is exactly where the fundamental choice—integrate or separate—decides acceptance, data quality, and controllability. ## 2) Terms & target pictures: two kinds of time, two purposes **Working time / attendance tracking** records **start, end, breaks, absences, overtime** and serves **health & safety, payroll**, and **compliance**. The CJEU requires an *objective, reliable and accessible* system for daily working time (**C-55/18**) ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)), the **Federal Labour Court (BAG)** confirms the duty to introduce a system (**1 ABR 22/21**) ([BAG press release](https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/)), and the **BMAS** clarifies FAQs (e.g., home-office applicability) ([BMAS FAQ](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html)). **Effort / project time tracking (task time, “billable/non-billable”)** assigns hours to **clients/projects/tasks**. This is the basis for **billing, budget control, forecasting, and contribution margin**. Both measure hours, but with **different purposes**. Working time is **legal duty & protection**; effort time is **business steering & value creation**. ## 3) User groups & perspectives (who needs what?) In practice, the decisive factor is less the technology than **who** works with time data and **for what** the data is needed. Different user groups pursue distinct goals—from legally sound proof to business steering. 1. **Management / executives:** want **consistent KPIs** (utilization, billability, margin, overhead) with minimal latency—ideally from a *single* source. 2. **Controlling & project leads:** need **granular effort data**, availability, and budgets; HR details matter only insofar as they affect **capacity**. 3. **HR / payroll / back office:** are responsible for **law, rest times, allowances, vacation** and need working-time data in a **compliant, auditable** form. 4. **Operational staff (dev/consulting/field):** want **fast, low-friction** time entry, ideally integrated with calendar, ticketing, or IDE. In practice, it’s less about technology and more about who uses the system and to what end. Different groups pursue very different goals, from compliant evidence to business steering. **Consequence:** An integrated system must finely control roles, permissions, and visibilities; with separate systems, interfaces and BI must be set up cleanly to produce a complete picture. In Time Cockpit projects we often see this pattern: project leads need access to **which activities consume how much time** to steer progress and budgets. At the same time, they must **not** see sensitive HR data such as hour balances, absences, or reasons for leave—these belong to **line managers or HR**. Exactly this separation can be implemented cleanly and in a privacy-compliant way with a [fine-grained authorization model](/customizable-time-tracking/). ## 4) One system for both – opportunities and risks A single system for working and effort time sounds like the logical choice at first: fewer tools, unified data, less friction. However, anyone mapping both worlds in one system must carefully balance transparency, data protection, and complexity—otherwise simplification quickly turns into extra work. ### 4.1 Why integration convinces 1. **One data model:** no redundancies or conflicting IDs/mappings; a single source of truth. 2. **Real-time transparency:** utilization, billability, margin, absences, and capacity **without BI latency**. 3. **Less integration effort:** payroll/ERP/BI consume **one API**; fewer mappings/errors. 4. **Adoption & efficiency:** people enter time **once**; approvals, exports, audits stay consistent. ### 4.2 Where integration gets demanding 1. **Data protection & co-determination:** sensitive HR data (e.g., sick days, comments) must **not** surface in project reports. 2. **Authorization model:** **field/report masking**, roles, and separate exports (payroll vs. invoicing) must be defined **before** rollout. 3. **Configuration load:** **working-time rules** (breaks, rest, maxima) and **project logic** (rates, budget warnings, approvals) must be handled **together**. 4. **Culture & trust:** integration must be framed as an **enabler of transparency**, not surveillance. ## 5) Separate systems – strengths and trade-offs The opposite approach is to run working time and effort time deliberately in **separate systems**. This creates clear accountabilities and can simplify privacy and co-determination, but often at the price of more interfaces and less immediate transparency. ### 5.1 Why separation can make sense 1. **Clear purpose separation:** HR data stays **physically** in HR; the project tool focuses on **value creation**. 2. **Privacy made easier:** **data minimization** is organizationally simpler; lower risk of HR details “leaking.” 3. **Simpler authorization:** fewer overlapping roles; **clear** responsibilities. 4. **Swapability:** tools can be **modularly** replaced/evolved. ### 5.2 What separation complicates 1. **Interfaces & sync:** availability, absences, and capacity must stay **in sync**; more error sources and latency. 2. **No live holistic view:** KPIs emerge **only** through **BI consolidation** (time, effort). 3. **Double ops:** two licenses, two admin worlds, two support paths. 4. **Longer rollout:** two projects instead of one; more organizational change. ## 6) Non-billable time: the underestimated lever Non-billable time (internal meetings, onboarding, training, admin) quickly accounts for **20–35%** of total time in service firms. Without tracking it, projects look **artificially more profitable**, forecasts too optimistic, and capacity planning gets distorted.\ An integrated setup makes the ratio **billable : non-billable : absent** **visible**, helping identify and reduce overhead drivers.\ More details and practical tips (German): **„Nicht verrechenbare Stunden erfassen“** ([Time Cockpit Blog](/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/)). ## 7) Additional aspects that influence the decision Beyond legal, organizational, and technical considerations, several factors materially shape the choice between one or two systems—often without being obvious at first glance. Especially in dynamic environments like IT services and project businesses, topics such as agility, transparency, culture, and trust play a decisive role. ### 7.1 Law & governance (DE/AT) * **EU framework:** CJEU **C-55/18** requires measurable, reliable working-time tracking ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). * **Germany:** BAG **1 ABR 22/21** affirms the duty to introduce; BMAS clarifies questions (incl. remote work) ([BAG PR](https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/); [BMAS FAQ](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html)). * **Austria:** **§ 26 AZG** requires records ([RIS](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)). * **Ergonomics:** BAuA highlights benefits against boundary blurring ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Bericht-kompakt/Arbeitszeiterfassung)). ### 7.2 Agile ways of working & dynamics When scope and priorities **iterate**, integration enables earlier corrections: **plan/actual by sprint**, **burn rates**, **velocity trends**—without weeks of BI pipeline delay. ### 7.3 “Invisible work” & presenteeism Work that falls **nowhere** (refactoring, reviews, internal prep) often remains **invisible** in separated setups. An integrated model makes it **measurable** and prevents **presenteeism illusions** (attendance ≠ productivity). ## 8) Decision aid in six steps Ultimately, every discussion converges on a strategic core question: how much **integration** can the organization handle—and how much **separation** does it need? Our practice shows there is rarely a single right answer; the optimal approach forms along culture, privacy, and steering ambitions. 1. **Clarify purpose:** Which questions should time tracking answer first (compliance vs. steering)? 2. **Define roles:** Who needs *which field*? Which HR details must never enter the project domain? 3. **Choose architecture:** * **One system** if real-time steering & fewer integrations are top priority *and* you have authorization-model expertise. * **Two systems** if privacy/organization must remain strictly separated and BI consolidation is mature. 4. **Cut the data cleanly:** strictly limit HR context fields; keep project context rich; **two export paths** (payroll vs. invoicing). 5. **Pilot & measure:** 4–6 week pilot with one team; metrics: double entry, corrections, invoice hit rate, adoption. 6. **Communicate & train:** frame transparency as a *benefit*; deliver quick wins (mobile entry, calendar sync). **Practical tip:** Even in an [integrated setup](/) like Time Cockpit, maintain **strict functional separation**: distinct approvals (HR ≠ project), separate exports, audited access. This combines live transparency with privacy safety. ## 9) Conclusion: When to integrate, when to separate—and why “hybrid” often wins Choosing between integration and separation is a **strategic junction**, not a purely technical one. It shapes not only privacy and governance, but also how transparent and steerable a company’s value creation becomes. In practice, neither total separation nor full integration convinces over time—systems that **connect both intelligently** strike the best balance between trust, efficiency, and control. **Integrate** when **real-time transparency**, **unified governance**, and **lower integration effort** are priorities. You’ll get a consistent, fact-based view—from project to payroll—that enables solid decisions. This requires a **clean authorization model** and clear communication that transparency supports collaboration, not surveillance. **Separate** where **privacy or organizational remits** take absolute precedence—e.g., in highly regulated industries or corporate structures with independent HR and controlling units. BI/interfaces can also yield valid overall views—typically with more effort and less immediacy. In reality, a **hybrid approach** is often most practical. It combines both worlds: **one system** with **two strictly separated data domains**, **field masking**, **distinct approvals**, and **well-defined export paths**. This way, transparency and efficiency emerge without compromising privacy or co-determination. **Bottom line:** Time tracking is not a policing tool but a **strategic steering and wellbeing topic**. The law makes **working time** mandatory ([C-55/18 CJEU](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf); [1 ABR 22/21 BAG](https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/); [BMAS FAQ](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html); [§ 26 AZG](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)).\ **Effort time** makes value creation visible. Both together—technically integrated but purpose-separated—deliver the reliable big picture that management, HR, controlling, and teams need. ## Sources & further reading **Related blog posts:** * [Why Project Time Tracking Delivers More than a Time Clock](/blog/time-clock-vs-project-time-tracking/) — a practical comparison of pure attendance recording vs. project-oriented time tracking * [Trust-Based Working Time and Time Tracking](/blog/trust-based-working-time-and-time-tracking/) — why documentation is required even in trust-based models, and how both coexist * [The Three Biggest Risks of Not Tracking Working Hours](/blog/three-biggest-risks-without-time-tracking/) — data-backed analysis of overload, boundary erosion, and reduced flexibility when time goes unrecorded **Sources:** * CJEU, C-55/18: duty to an *objective, reliable and accessible* daily working-time system ([Curia, press release PDF](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)) * Federal Labour Court, 1 ABR 22/21: duty to introduce, scope of co-determination ([BAG press release](https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/)) * BMAS: **Working time FAQ**—scope, form, responsibility ([BMAS FAQ](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html)) * Austria: **§ 26 AZG**—recording and disclosure duty ([RIS legal text](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)) * BAuA: **Working time tracking**—findings of the 2023 survey (Brief report) ([BAuA topic page](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Bericht-kompakt/Arbeitszeiterfassung)) * Bitkom (06/2025): **Three quarters** of companies track working time ([press info](https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Arbeitszeiterfassung-Unternehmen)) * Hans-Böckler Foundation: **Widespread but partly unsystematic** ([analysis](https://www.boeckler.de/de/boeckler-impuls-weit-verbreitet-aber-teils-ohne-system-68533.htm)) * Small firms without tracking: **60% < 50 employees** (historical survey) ([Telematik-Markt](https://telematik-markt.de/telematik/umfrage-deutsche-betriebe-arbeiten-h%C3%A4ufig-noch-ohne-zeiterfassung)) * Practice: **Non-billable hours**—levers for margin & control ([Time Cockpit Blog](/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/)) ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Enterprise Time Tracking in Large Companies > A practical experience report: governance and stakeholders, SSO, integrations & web API, sandbox testing, security & data protection in enterprise setups. Feb 6, 2026 by Alexander Huber ![Enterprise Time Tracking in Large Companies](/_astro/enterprise-time-tracking-large-companies.en.4ZWF6cUu_ZW2eNP.webp) ## A practical article from our experience [In the previous blog post](/blog/time-tracking-startups-small-businesses-dach/) we discussed why time tracking matters for startups and small businesses, especially for transparency, project control, and better business decisions. In this article, we describe how we work with large organizations in practice, which requirements we see again and again, and how we implement them with [time cockpit](/). This is less about feature checklists and more about what actually decides success in enterprise environments: **collaboration**, **governance**, and **operational readiness**. We have worked with enterprise organizations for many years where time tracking is only one building block in a larger system landscape. The key question is rarely whether a tool “can do everything”. It is whether you can organize **integrations, security requirements, releases, and change** in a way that works reliably at scale. If you want a compact overview, you will also find the most important points on our feature page [Enterprise time tracking](/enterprise-time-tracking/). *** ## What “enterprise” really means in practice In large companies, time tracking is rarely a standalone tool. It is part of an existing system landscape. Typical perspectives include at least: * **Business departments**: Which reports do project leads, controlling, and management actually need? * **IT**: How do we integrate the system into our landscape and operate it reliably? * **Security**: How do we ensure identity, access control, and auditability? * **Data protection**: How is personal data processed and protected? * **Procurement**: Which contract, risk, and budget questions need clear answers? That is why decisions are not only made based on functionality, but on integration capability, stability, change processes, and risk profile. From our experience, rollouts in large organizations rarely fail because of “too few features”. They fail because of missing clarity in roles, data ownership, and decision-making. *** ## Rollout & operations in large companies: how we organize roles and decision rounds Collaboration with enterprise customers is typically long-term. Instead of a classic fixed-scope project logic, we often see continuous delivery where improvements, integrations, and extensions are implemented step by step. In practice, a clear role model has proven effective: * **Application owner** on the customer side bundles requirements and prioritizes from a business perspective. * **IT contacts** clarify technical constraints, integrations, and operations. * **Security and data protection** review policies, risk, and compliance. * **Procurement** manages contracting and purchasing processes. Organizationally, regular check-ins work very well, often on a two-week rhythm. In these meetings, work items are defined, status is discussed, and decisions are prepared. One point that is often underestimated in enterprise environments is continuity. On our side, we work with stable teams and low fluctuation. That helps build and retain knowledge, which is crucial in mature system landscapes. One thing we also make explicit early on, even though it sounds obvious: we clarify **which decisions** are made in **which forums**. Otherwise you end up with perfect requirements, but nobody who can approve them. *** ## Enterprise requirements we see almost every time In this section, we describe patterns we encounter again and again in large organizations. We share examples of how we implement them with time cockpit, but the underlying principles are more general. ### Identity, access, and governance In enterprise IT environments, centralized access is the standard. Single sign-on is therefore not “nice to have”. It is a basic requirement. With time cockpit, we use SSO with common identity providers such as Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) or Okta ([Enterprise features](/enterprise-time-tracking/)). What matters most from an enterprise perspective: 1. **Central user management** instead of local accounts. 2. **Policy enforcement** via the identity provider. 3. **Clean joiner/mover/leaver processes**. If identity and access are set up properly, time tracking will not be treated as a special case. It becomes an integrated part of the organization. In collaboration projects, we make sure it does not stop at “SSO works”. What matters is that onboarding, roles, and offboarding are traceable, and that responsibilities are clear. ℹ️ time cockpit supports both “local” accounts and single sign-on, if needed even in parallel. In enterprise projects, however, we recommend agreeing on a clear identity concept early and disabling local authentication to reduce risk. If local accounts are still required, enforce strong password and lifecycle policies (e.g., regular password changes and minimum requirements) so passwords do not remain valid for years. *** ### Integration instead of data silos Enterprise time tracking delivers its value most when time data flows into other systems. Typical target systems include: * controlling and BI (e.g., [Power BI](https://powerbi.microsoft.com/), [Tableau](https://www.tableau.com/)) * ERP or billing systems (e.g., [Microsoft Dynamics 365 Business Central](https://dynamics.microsoft.com/business-central/), [SAP S/4HANA](https://www.sap.com/products/erp/s4hana.html)) * data warehouse and reporting (e.g., [Azure Synapse Analytics](https://azure.microsoft.com/products/synapse-analytics/), [Snowflake](https://www.snowflake.com/)) In many enterprise landscapes, not all target systems are cloud based. Some key applications still run on premises, and you still need a reliable, operable way to connect them. In practice, we often implement this with [Azure Hybrid Connections](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/app-service/app-service-hybrid-connections) so cloud services can reach on-premises endpoints without exposing them publicly. Just as important is decoupling. Instead of tight point-to-point calls, we prefer durable, asynchronous patterns where appropriate, for example using [Azure Service Bus](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/service-bus-messaging/service-bus-messaging-overview) as an integration backbone. In time cockpit, we rely on interfaces and a web API. Details are covered on the feature page [Integration and Web API](/time-tracking-integration-web-api/). In enterprise projects, we treat integrations not as a one-time “export”, but as an operational responsibility. * On the website, the web API is described as a way to exchange data via HTTP, REST, and JSON ([Integration and Web API](/time-tracking-integration-web-api/)). * In the product documentation, the web API is described with base URL, authentication, and endpoints, including OData, Query, ExecuteList, ExecuteAction, and the reporting endpoint ([Web API docs](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html)). For enterprise organizations, this is critical because time tracking does not become a data silo. It becomes a reliable source for downstream processes. A practical tip from projects that run longer than just a rollout: define integration not as “we export data”, but as a contract. Which fields are authoritative? What quality is required? What happens on errors? How is monitoring done? It may sound like overhead, but it prevents a lot of later discussions. ⚠️ Important: In enterprise projects, it is crucial to look beyond your own system. It is not only about time tracking, but about the entire landscape. Always consider the impact of changes. Example: if you change required fields in a table, you may break an integration that supplies this data. That is why it is essential to understand dependencies and communicate planned changes to data structures or interfaces early and clearly. If you want to dive deeper into integrations, this article is a good fit: [Optimize project time tracking: leverage integrations](/blog/project-time-tracking-interfaces/). *** ### Scalable user management In organizations with many employees, user management quickly becomes a risk, especially once there are multiple locations, many roles, or frequent changes. On the integration side, we describe a user management API that lets you automatically create, update, and deactivate accounts, especially in combination with HR systems like Personio or SAP ([Integration and Web API](/time-tracking-integration-web-api/)). This is a typical enterprise pattern: automation reduces manual work and reduces errors. In projects, we clarify the details early that tend to hurt later: which systems are authoritative for personal data, how organizational changes are mapped, and who is allowed to trigger what. 👉 Ideally, you automate not only account creation, but also roles and permissions. This ensures employees always have the right access without manual rework. *** ### Customizability as a strategic enterprise factor Hardly any enterprise customer runs purely on standard processes. At the same time, there is a strong desire to keep the software updatable. In time cockpit, we address this with a [customizable data model](/customizable-time-tracking/) and scripting. From our perspective, this matters in enterprise environments for several reasons: 1. **You can map workflows and rules to your real processes**, without having to build a large custom system. 2. **Changes can be implemented in a controlled way**: plan, version, test, and roll out. 3. **Interfaces stay stable**, because you can extend fields and rules without building a separate side system every time. 4. **Organizations do not stand still** (reorganizations, new locations, M\&A, new roles). Customizability ensures permissions, processes, and reports can evolve. 5. **Approvals and compliance become easier**, when rules are implemented, tested, and documented, instead of living as a “special case” in people’s heads or in ticket threads. Important in collaboration: we treat customizations like a small software project. That means we define acceptance criteria, test with real data, and plan rollout and rollback options. Otherwise, customizations quickly become “just a script” that later turns business-critical. If you want the background on customizability as a product strategy, this post fits well: [Customizability in SaaS software: experience report](/blog/customizability-saas-tools/). 👉 Reading tip: The documentation describes the built-in scripting environment (based on IronPython) used for automation, data model changes, interfaces, and batch processes ([Scripting docs](https://docs.timecockpit.com/doc/scripting/overview.html)). *** ### Test environments, releases, and controlled operations Enterprise customers expect controlled change. This is not only about new features, but especially about integrations and automations. From our experience, this is a key lever to reduce change risk: * Changes are validated in the sandbox first. * Business and IT sign off. * Only then does it go to production. 💡 A sandbox environment is a **separate test environment** that mirrors production as realistically as possible, but has **no impact on daily operations**. This is where you can safely try and jointly test changes (e.g., data model adjustments, new interfaces, or automations) before going live ([Enterprise features](/enterprise-time-tracking/)). This is normal in enterprise environments. That is exactly how we treat time tracking, especially when integrations and automations are involved. When governance is involved, one question is central: who is allowed to approve changes that affect billing or reporting? The answer is rarely “only IT” and rarely “only business”. *** ### Security, data protection, and platform Note: This section is not legal advice. It describes technical and organizational aspects from our experience and links to public sources. Security and data protection are key decision criteria for time tracking in large companies. For time cockpit, we describe operation on Microsoft Azure, EU data centers, and the PaaS approach, including encryption at rest and in transit ([Security and quality of service](/security-data-protection/)). For enterprise organizations, the compliance programs of the platform are also relevant, for example Microsoft’s overview of Azure compliance offerings ([Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/compliance/offerings/)). For international data transfers, the topic of standard contractual clauses is also important. The EU provides official SCC information ([EU SCC](https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en)). In collaboration, the key is not “having all documents”, but having a reliable process. Security reviews, data protection questions, and internal approvals take time. We plan them like work packages, not like a side note. *** ## Communication and support in enterprise setups Enterprise customers expect more than ticket answers. They expect a predictable communication process. What works well in our collaboration: 1. A clear application owner as the central point of contact. 2. Regular meetings for status, prioritization, and feedback. 3. A technical channel for integrations and operations. 4. Documented decisions so nothing gets lost in meetings. Especially with customizations and interfaces, support is most effective when it is not purely reactive, but part of a fixed delivery process. *** ## Quick checklist for your enterprise project If you want to quickly assess whether you can start well in an enterprise setup, use this checklist as a conversation starter. | # | Question | Pain points if not addressed | | ------ | --------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **1** | Do you have a clear identity concept, and is SSO mandatory? | Account sprawl, unclear ownership, offboarding gaps, and auditability issues. | | **2** | Do you have a roles and permissions model for data access? | Over-permissioned users, higher data protection risk, and difficult access reviews. | | **3** | Which systems must be connected (BI, ERP, HR, data warehouse)? | Manual exports, inconsistent numbers, delays in billing/reporting, and fragile workarounds. | | **4** | Do you have a standardized approach for integrations, including testing and monitoring? | Brittle integrations, silent failures, and high operational overhead when things break. | | **5** | Do you need automated user management for onboarding and offboarding? | Slow onboarding, missed deactivations, and manual errors that create long-term risk. | | **6** | Do you have a sandbox or test environment for changes? | Production incidents, broken automations/integrations, and difficult rollbacks under time pressure. | | **7** | How do approvals and releases work in your organization? | Decision bottlenecks, untracked changes, and conflicts between IT and business priorities. | | **8** | Which security and data protection artifacts do you need for sign-off? | Procurement delays, failed security reviews, and rollout blocked by missing documentation. | | **9** | Which reports and KPIs must be reliably generated? | Inconsistent KPIs, recurring disputes about numbers, and poor decision-making. | | **10** | How should support and communication be organized? | Slow resolution, context loss, unclear ownership, and stalled improvements. | If you are looking for a more general introduction that also covers master data and rollout timing, this checklist is helpful: [2025 checklist for project time tracking success](/blog/checklist-project-time-tracking-2025/). *** ## Conclusion: what really matters in enterprise time tracking Integration capability, customizability, security, and a long-term collaboration model are the factors that matter most in large organizations. This becomes very concrete in enterprise time tracking: it is not enough that employees can “enter hours”. What matters is that **project and service time** (see [Project time tracking](/project-time-tracking/)) reliably reaches **controlling, billing, and reporting**, that **roles and approvals** (e.g., timesheet approvals) work in a traceable way, and that changes to data models or interfaces are tested and rolled out in a controlled manner. If time tracking is designed as part of your system landscape, it becomes a reliable foundation for reporting, budget control, and day-to-day decisions, instead of an isolated tool. ℹ️ Related reading: Enterprise projects often involve external staff alongside internal employees. The specific challenges of mixed teams are covered in [Time Tracking for External Staff: What to Consider](/blog/time-tracking-external-employees/). If you work in a company with more than 250 employees, are currently looking for project time tracking or time tracking, and are dealing with topics such as single sign-on, integration, sandbox, and governance, feel free to reach out. We share our experience from similar setups and structure the next steps with you. If you want to walk through this together: [Schedule an appointment](/schedule-appointment/) — or first check [pricing and packages](/pricing/). ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Fixed Price vs. Time & Material: Time Tracking Matters > Fixed price or time & material? Studies, practical insights, and why accurate time tracking secures margins, trust, and manageability in both models. Oct 10, 2025 by Alexander Huber ![Fixed Price vs. Time & Material: Time Tracking Matters](/_astro/fixed-price-vs-time-and-material.yq6L8XXj_1kJSwC.webp) When IT service providers talk about [project invoicing](/project-invoicing/), the question almost always comes up:\ **Fixed price or time & material (T\&M)?** Both models are legitimate and both can fail if the foundation is missing: [**precise project time tracking**](/project-time-tracking/). In our daily practice, we experience both. Some clients insist on a fixed price because they need predictability. Others rely on T\&M to remain flexible. But regardless of the model: Without clean time data, projects cannot be managed, risks cannot be identified, and margins cannot be secured. Time is the most objective currency a project has. ## Fixed Price and Time & Material – What’s Behind Them? ### Fixed Price With a **fixed price**, the service provider commits to delivering a defined outcome at a predetermined price. For the client, this means budget certainty, the price is set, regardless of how much effort is ultimately required.\ For the provider, however, it means risk: any misjudgment, scope change, or delay eats into their margin. The key lies in **clear specifications**, well-defined acceptance criteria, and effective change management. Fixed price projects make sense when the scope is clearly defined, and conditions are stable, such as in migrations, rollouts, or standard recurring services. But as complexity and uncertainty increase, the model becomes fragile. ### Time & Material The **time & material model** works the opposite way: billing is based on actual effort, usually in hourly or daily rates. The client bears the budget risk but gains maximum flexibility. Requirements can change, priorities can shift, and new insights can be implemented immediately. For IT service providers, T\&M is especially attractive in exploratory projects, such as innovation, research, or agile software development. However, T\&M requires **trust and transparency**. Without comprehensible time records, mistrust can arise: “How did you spend 120 hours?” – a question every project manager has heard. ## Why Time Tracking Is Indispensable in Both Models Legally, the situation is clear: the **European Court of Justice** requires an [**objective, reliable, and accessible system**](/employee-time-tracking/) to measure **daily working hours**; Germany’s **Federal Labor Court (BAG)** confirmed in 2022 that **all working time** must be recorded. The **German Federal Ministry of Labor (BMAS)** explicitly emphasizes this obligation in its FAQ. Time tracking is therefore not just best practice but a **legal requirement** ([WEKA](https://www.forum-media.at/news/Personal/Arbeitsrecht/EuGH-Urteil-Pflicht-zur-Arbeitszeitaufzeichnung)). See also [this article on the legal situation in Austria](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). > 💡 **Time data is doubly valuable:** It fulfills legal requirements **and** creates the foundation for robust project management. ### Economic Perspective * For **fixed price**, accurate actual times protect the margin. Only those who know the real effort can assess whether the calculation holds and whether additional charges are justified. * For **T\&M**, time data is the basis for invoicing. Without precise tracking, there is no legitimation towards the customer, and trust suffers. ### Management and Learning Time tracking is also a learning tool. Historical time data shows how realistic estimates were, which activities consumed disproportionate effort, and how productivity developed over time. It forms the basis for **reference class forecasting**, a concept that bases forecasts on empirical data and thus reduces estimation errors ([Controllingportal](https://www.controllingportal.de/Fachinfo/Finanzplanung/Reference-Class-Forecasting-im-Controlling-Lernen-von-Grossprojekten.html)). ## What Research Says About Success Rates A Norwegian study of **35 public software projects** reports a clear difference: **83%** of **T\&M projects** were rated successful, but only **38%** of **fixed price projects** (criteria included benefit realization, budget/timeline, and quality). The authors link this to **more frequent deliveries** and active **benefit management** ([jsoftware.us](https://www.jsoftware.us/vol12/287-SE019.pdf)). Broader research (two studies including Norwegian and international outsourcing projects) shows **direct and indirect correlations** between contract type and outcome with a **higher failure risk** for fixed price compared to T\&M ([ResearchGate](https://www.researchgate.net/profile/Parastoo-Mohagheghi/publication/320767768_Direct_and_indirect_connections_between_type_of_contract_and_software_project_outcome/links/5eefa9f3a6fdcc73be9421ff/Direct-and-indirect-connections-between-type-of-contract-and-software-project-outcome.pdf)). Regardless of contract type, **systemic risk** in IT projects is high: A **McKinsey/Oxford analysis** of 5,000+ IT projects found an average of **+45% cost**, **+7% time**, and **−56% benefit** ([McKinsey](https://www.mckinsey.com/~/media/McKinsey/dotcom/client_service/BTO/PDF/MOBT_27_Delivering_large-scale_IT_projects_on_time_budget_and_value.ashx)). Additionally, an **HBR analysis** of **1,471 projects** found a “**fat tail**”: **one in six** became a **Black Swan** (**\~+200% cost**, **\~+70% time**) ([HBR](https://hbr.org/2011/09/why-your-it-project-may-be-riskier-than-you-think)). > 🔍 **Insight:** No model is superior by default. Under uncertainty and agile methods, flexible or hybrid models are more successful. Transparency about time, effort, and results is key. ## Our Experience: Pros and Cons of Both Models ### Fixed Price **Pros:** * High budget certainty for clients * Clear acceptance and contract logic * Easier procurement and cost planning **Cons:** * Significant risk for the provider in case of misestimation * Change and estimate risks impact margin * Incentive to minimize scope rather than maximize value * Requires renegotiation if requirements change In our experience, fixed price works well when **requirements are stable**, for instance, in standard migrations or clearly defined software modules. But as soon as complexity or ambiguity enters the picture, fixed price can become a risky gamble. ### Time & Material **Pros:** * High flexibility and agility * Adapts to changing requirements * Continuous prioritization based on value * Fits iterative methods like Scrum, Kanban, DevOps **Cons:** * Budget risk lies with the client * Potential for wrong incentives (“time over results”) * Requires active management and trust T\&M works best when **clients and providers collaborate as partners** and deliver in short feedback cycles. The budget is understood as a **corridor**, e.g., “capped T\&M” – a cost ceiling with transparency and regular reviews. ## Why Hybrid Models Work Best for Us Many successful organizations combine elements of both worlds. One example is the **fixed-price sprint** concept:\ A sprint (e.g., two weeks) is offered at a fixed price, while the overall scope remains flexible, balancing predictability with adaptability. Alternatively, **capped time & material** is ideal. A T\&M contract with a maximum cost. This allows clients to maintain budget control while giving teams flexibility. **Payment-by-results** is also gaining traction: payment is based on measurable outcomes (e.g., user adoption or performance improvement), not just time spent. > 💡 **Hybrid models** like “capped T\&M” or “fixed-price sprints” combine the best of both worlds, predictability and flexibility. At Time Cockpit, we typically use the “capped T\&M” model. The client knows the cost but doesn’t need to specify the scope down to the last detail. This leaves room for ideas and keeps risk in check for both sides. Communication is key: if the scope changes and the cap is at risk, we inform the client early. ## Practical Aspects 1. **Time tracking protects margin and trust.**\ Even in fixed price projects, accurate actual times are essential for claims and learning. Only those who track time can improve their calculations. 2. **“Capped T\&M” is a buffer, not a risk.**\ Many companies use this model to balance cost control and agility.\ Clients can steer within the budget without blocking changes. 3. **Time data is strategic knowledge.**\ Over time, a valuable data set emerges. It shows how teams actually work, which activities recur, and which customer segments are more profitable. These insights improve project control, estimates, and forecasts. ## Choosing the Right Model ### When the scope is stable * Example: ERP upgrade, defined rollout, legally required adjustment * Recommendation: **Fixed price**, with mandatory time tracking, plan/actual comparisons, and transparent change management ### When uncertainty or innovation dominates * Example: New product development, proof of concept, software modernization * Recommendation: **T\&M** or **hybrid model** e.g. fixed-price sprints or capped T\&M\ Important: tight controlling, regular reviews, and **open communication** ## Time Tracking as an Enabler for Both Models Regardless of contract type, time tracking is the foundation for management, learning, and compliance.\ In practice, this means: * **Clear project structure:** Defined hierarchy from client → project → work package * **Automated tracking aids:** Integration with calendar, ticket system, or IDE to reduce effort * **Key metrics:** Burn rate, flow efficiency, plan/actual deviation, billable ratio * **Regular reviews:** Don’t just track time but analyze it as well A professional tool like [**Time Cockpit**](/) not only allows you to **record** time but to **interpret** it: Who’s working on what? How’s velocity developing? Where are the bottlenecks? With this, time tracking becomes a strategic management tool, not just admin overhead. ## Lessons Learned – Best Practices from Projects 1. **Design your time tracking:** Track effort with enough detail to assess it, but not so much that employees feel overwhelmed 2. **Transparency as a culture:** Time data is not for control, it’s a tool for joint decision-making 3. **Automation:** Interfaces to Jira, Azure DevOps, Outlook, or ERP avoid duplicate entry 4. **Reflection:** Regular analysis of plan/actual variances improves estimate accuracy 5. **Keep compliance in mind:** Fulfill legal requirements and use them to show professionalism 6. **Iterate:** Even time tracking can improve iteratively. Get team feedback, adapt processes. A [customizable solution](/customizable-time-tracking/) is key. No need to change tools every time needs evolve. ## Conclusion **Fixed price or time & material** is not just a contract choice, it’s a strategic decision about risk, management, and trust.\ Fixed price offers predictability, T\&M allows flexibility and but both only work with **reliable time tracking**. Research shows: Projects with flexible contracts are more successful because they can adapt to change. But without clean time data, they’re as blind as any poorly managed fixed price project. In the end: **Time tracking is the common foundation.**\ It protects margins, builds trust, provides data for better decisions and reveals what would otherwise remain invisible in day-to-day project work. 📈 **In summary:** * Time tracking = Compliance + Control + Learning * Fixed price = Security, but risk in estimation errors * T\&M = Flexibility, but need for transparency * Hybrid models = Best of both worlds * Success = Data, not gut feeling **Related reading:** * [Project Post-Calculation: Tips & Best Practices](/blog/project-post-calculation/) — how to analyze actual vs. planned effort after every project to improve future estimates and protect margins * [Key KPIs from Project Time Tracking Data](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) — billable ratio, utilization, plan/actual deviation, and the other metrics that make fixed-price and T\&M projects steerable ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # "Higher Mathematics" of Paid Time Off > Many countries have regulations concerning paid time off (time cockpit uses the term vacation for that). In our home country Austria for instance, employees typically have five weeks of paid vacation. On first sight, calculating the remaining paid vacation should not be too hard. However, if you dig into the details and edge cases, it gets interesting. Jan 30, 2015 by Rainer Stropek !["Higher Mathematics" of Paid Time Off](/_astro/holidays.DLmDjGFx_Z1RaR0Y.webp) Many countries have regulations concerning paid time off (time cockpit uses the term vacation for that). In our home country Austria for instance, employees typically have five weeks of paid vacation. On first sight, calculating the remaining paid vacation should not be too hard. However, if you dig into the details and edge cases, it gets interesting. ## Integrated Time Tracking and Vacation Management Before we start looking at various examples, we have to recall that time cockpit has a single, integrated calculation logic for * planned hours of work, * overtime, and * vacations. Entering vacations in time cockpit automatically reduces the planned hours of work. This reduction is also taken into account during overtime calculation. Therefore, time cockpit needs to convert a day of vacation into the corresponding number of hours by which the planned hours of work have to be reduced. This integrated calculation logic is important to make sure that time cockpit customers do not have to enter data in separate modules multiple times. ## The Simple Case Let’s start with a first, simple example. We assume you have an employee who has to work for 7.7 hours five days per week. This results in a total of 38.5 planned hours of work. This is how it looks in time cockpit: ![Hours of work](/_astro/Simple_HoursOfWork.Bo7bpXDc_Z1QJthD.webp) Note that the screenshots have been created using time cockpit’s new HTML5 client. Let’s also assume that the employee is entitled to get five weeks of paid vacation. ![Vacation entitlement](/_astro/Simple_Entitlement.DMRSrwgi_1nM8Ar.webp) In that case the vacation entitlement can easily be converted to 5 \* 5 = 25 days or 25 \* 7.7 = 192.5 hours. Each vacation day reduces the remaining vacation by one day = 7.7 hours. We can also convert days to weeks by dividing the number of days by five. One day off becomes 0.2 weeks. You might wonder why we care about converting days to weeks and vice versa at all. This conversion logic will become very important when we discuss more complex cases. Here is the result of a two-week holiday in time cockpit: ![Two weeks of holidays in time cockpit](/_astro/Simple_PTO.Bop0Mjy5_28B4Ty.webp) So far, so good. ## Part-Time Employees with Equally Distributed Working Hours When it comes to part-time employees, time cockpit needs to know the days on which the employees work. If such employees work five days per week (e.g. every morning for four hours), holidays can be handled just like in the simple case described above. However, if an employee works e.g. only two days, time cockpit needs to know on which days in order to correctly handle legal holidays (e.g. national holidays). For an employee who works e.g. Monday and Tuesday, a legal holiday on Wednesday would not be relevant. A day off is only reducing the amount of remaining vacation if it is a working day for the corresponding employee. Here you see how you could enter the planned working time per weekday for a part-time employee in time cockpit: ![Part time employee configuration](/_astro/PartTimeEqual_HoursOfWork.ODOg_RUW_1T9dPF.webp) In the case of part-time employees with equally distributed working hours, remaining vacation days in weeks can be converted to remaining days using the following formula: ![Remaining vacation days formula](/_astro/Formula.BAB_jaqD_Z1qcpNR.webp) ## Part-Time Employees with Unequally Distributed Working Hours Let us raise the bar and add a bit of complexity. Assume we have an employee who works full-day on Monday and half-day on Tuesday and Wednesday: ![Part time employee configuration](/_astro/PartTimeUnequal_HoursOfWork.LvgjHTg0_2arCxL.webp) Now it matters on which day an employee takes her vacation. We can no longer convert days to weeks by simply dividing it by the number of working days, because the working hours are not equally distributed over the working days anymore. The following example demonstrates this for the planned working time shown above. Note that taking Monday off reduces the remaining holidays by half a week (8 / 16 = 0.5) while Tuesdays result in only a quarter of a week (4 / 16 = 0.25). ![Part time employee vacation consumption](/_astro/PartTimeUnequal_PTO.DVaIPC2g_ZTPb1j.webp) Customers frequently ask us why we do not simple calculate the average working hours per working day and use that for converting vacation days into working hours. Let’s think this idea through based on the example shown above. The employee works in total 16 hours per week = on average 5.33 hours per working day. On Monday, using the average would be unfair for the employer as the average is lower than the real working time. On Tuesday and Wednesday, the situation would be unfair for the employee as the average is higher. As you can see, calculating remaining holidays becomes much more complex in cases of unequally distributed working time. Reducing remaining holidays by a fixed number of hours independent of the weekday would always be unfair, sometimes for the employer and sometimes for the employee. The internet is full of discussions of employees complaining about employers who calculate using average working hours per day. Many state that they consciously take vacation on long working days because they find this practice unfair. We want to avoid that conflict and therefore time cockpit is capable of calculating it correctly. ## Changes in Employment Relationships Over time, employment relationships sometimes change. An employee might start as an intern working only a few hours per week. After finishing school, the employment might change to a full-time contract. After a few years, the employee might get children and want to stay at home for a few days each week. You get the idea. The question is how to handle remaining vacation in cases of such changes. The most common solution that time cockpit uses too, is to generally calculate remaining vacations in weeks instead of days. Let’s take a look at an example of an employee who changed to part-time during parental leave: ![Parental leave entitlement](/_astro/ParentalLeave_Entitlement.CmfXqO71_Z2r9w8u.webp) Regarding time cockpit, we often get asked why we always show remaining vacation in weeks. This sample demonstrates why calculating in days would be possible but quite confusing. Staying at home an entire week has to reduce the remaining vacation by one week, independent of employment relationship changes. Otherwise an employee changing from full-time to part-time or vice versa would massively raise or reduce the remaining paid time off. Let’s look at the remaining holiday calculation in time cockpit for that example: ![Remaining holiday calculation](/_astro/PartTimeUnequal_PTO.DVaIPC2g_ZTPb1j.webp) Note that by calculating based on weeks, the calculation stays consistent although the employment relationship changes. An absent week stays a week independent of the planned number of working hours. ## Calculating Vacations in Days Frequently we get the request to display the vacation numbers in days. As time cockpit is highly configurable, it is possible to customize time cockpit this way. However, we have decided to stick to week-based numbers as days are somewhat misleading. Let’s look at an example that demonstrates this. Imagine we would add remaining vacation days to the previous table. It would look like this: ![Vacation in days](/_astro/VacationInDays.BH2fkCbc_D5FLQ.webp) Note that 4 remaining weeks correspond to 20 days in March as the employee works five days per week. In August, 2 weeks correspond to 6 days as the employee’s employment relationship changed to three working days per week. Therefore, it looks like the employee has “lost” 14 vacation days although she only was two weeks = 10 days away. It would get worse if the employee would have unequally distributed working hours (like in the sample above with 8 hours on Monday and 4 hours on Tuesday and Wednesday). Imagine the employee has one vacation week left, how many days are that? Two days if the employee stays at home on two Mondays but four days if she takes off on Tuesdays or Wednesdays. For customers who insist on displaying days, we calculate with average working hours per day knowing that this is not perfectly correct. Such situations regularly lead to confusion. We think that displaying vacation based on weeks is much clearer and easier to understand. ## Conclusion Calculating paid holidays is not always simple. Part-time employments and changes of the employment relationship lead to complex calculations. Time cockpit can handle even the complex edge cases. Because of the integrated calculation engine for planned hours of work, overtime, and vacations, time cockpit internally calculates in hours and displays vacation numbers in weeks. However, the uniqueness of time cockpit comes from its customizability. If you absolutely need to display vacation numbers in days e.g. because your employees are used to it, contact us. We can help you tailoring lists and reports to your specific needs. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # How To Introduce Time Cockpit > It has been 6 and a half years now since we have gone live with time cockpit back in 2010. Over the years we have served various companies with different sizes and in different industries. In this article we want to share a high level checklist of questions you should ask yourself if you want to introduce time cockpit. Jun 23, 2016 by Alexander Huber ![How To Introduce Time Cockpit](/_astro/introduce-time-cockpit.Vwg7r8AE_Cv6Rm.webp) It has been 6 and a half years now since we have gone live with time cockpit back in 2010. Over the years we have served various companies with different sizes and in different industries. In this article we want to share a high level checklist of questions you should ask yourself if you want to introduce time cockpit. ## What’s Time Cockpit About If you are searching for a new time tracking solution and you are new to time cockpit, I want to quickly circumvent what it is and what it is not. Afterwards, you can decide for yourself, if time cockpit is the right solution for you and continue reading. ### What It Is Time cockpit was designed for service companies (or IT departments) that live from billing their time to customers (internal or external). They want to track their employees’ hours and manage working time related topics that are important to a company in one software. Employees of our customers usually have their own computer or at least have regular access to one. Otherwise, they could not track their time. Companies from the following industries have decided for time cockpit (in no special order): * IT * Marketing * Production (often shared services) * Insurance * Telecommunication * Engineering (often shared services) * Health Care Most of our customers share the same challenges and goals. They want a solid solution that can grow with a company and its needs and they want to reduce the amount of time spent by employees to accurately track their time. That is what time cockpit is all about. ### What It Is Not This is a hard one. Since time cockpit is customizable you can make nearly anything out of it. But **out-of-the-box** time cockpit is * **not** a dedicated billing software * **not** a dedicated project management software * **not** a dedicated resource planning software * **not** a dedicated calendar software * **not** a payroll system Make no mistake, time cockpit is used for all of the above purposes. However, it was customized and extended for customers to provide the dedicated functionality. If you feel that time cockpit is a good start, but you are missing an essential feature that should belong to time cockpit in your case let us know at . ## A Checklist for Customers Time tracking is often treated as a step child in a company and the corresponding projects are often treated the same. But it is actually placed right at the center of a services company. And because it does not have the greatest significance despite its importance, we want to share our experience about time cockpit introduction projects. Perhaps some of the questions here are worth a thought. If customers decide for time cockpit they need to ask themselves various questions. At a very high level the questions are: * Who are the stakeholders of the system? * What features do I want to use? * How do I want to track time? * What do I want to get out of the system? * For what data is time cockpit the leading system? * Clean cut vs. migration * How should time cockpit integrate in the existing system environment? * How to handle workflows/ processes? * (Let it) make or buy? * Do I fulfill the technical requirements? Fear not, we will provide the following list, the according questions and deliverables in a more condensed form as well in one of our next newsletters. ## Kickstart Time Cockpit If you just want to start with time cockpit without tailoring it from the start you should at least take a look at the following topics: * Clean cut vs. migration * Onboarding employees * Can I fulfill the technical requirements? ## Who Are The Stakeholders of The System? If we take a look at a typical customer, there are at least three types of employees: 1. Employees whose working time is billed to the customer: They track their time on (hopefully) billable entities like a customer, project or task. For them time cockpit is the **attendance and project-based time tracking** system. 2. Employees and back office: Their work is usually not billable. For them time cockpit is the **attendance time tracking system**. 3. Management: They often do not track their time at all, but are only interested in the output of time tracking (reports, lists etc.). **The question here is:** * What stakeholders do you have in regard to time cockpit and how will they need to be allowed for in the system? ## What Features Do I Want to Use? At the time of this writing, there are the following features that are important to a customer from a business point of view. ### Project-based Time Tracking (or whatever you want to track your time on) This is the task time cockpit was built for. Please do not focus too much on “Project-based”. Time cockpit is usually customized to allow you to track time on the entity you want. Examples are time tracking on customers, cost centers, purchase orders, work items and the list goes on. **The question here is:** * On what entity do you want to track your time and is the granularity level appropriate? For billing purposes it may be enough to track the time on a customer level. However, for internal analysis you may want to have data on a task per project level. This is exactly the granularity we provide with the standard time cockpit data model. Please be aware that this is one of the most important decisions you will take in your time cockpit life. The decision on what entity you will track your time on influences what data needs to be imported in time cockpit, what you get out of the system and how your employees will use time cockpit. If your employees are forced to track their time on a very granular level, time tracking may become a tedious. On the other hand, if you do not require a certain level of granularity, you will not get the data that you want out of the system. ### Attendance Time Tracking Attendance time tracking means that you tell time cockpit how long have you been working. It does not matter if you worked for a billable entity or did administrative work. If you use time cockpit for attendance time tracking it will let you access some features that you cannot reasonably use if you use time cockpit only for project-based time tracking. In project-based time tracking, it is not necessary that you assign your whole work of a day to a e.g. project. That means that you potentially track less time in time cockpit that you actually worked in the company. Nearly all of our companies use time cockpit in a way that **project-based time tracking == attendance time tracking**. That means that every time sheet entry in time cockpit is assigned to some kind of entity, be it billable (a customer project) or not (an internal project e.g. management/back office) As a result you can track your billable time, the time you spent on internal task and also the attendance time of an employee. **The question here is:** * Do I want to track only time spent on billable entities (customers, projects, tasks etc.) or also the attendance time of employees? ### Absence Time Management In time cockpit you can manage public holidays, vacation entitlements, vacations, sick leaves and compensatory times. These are used to calculate the deviation between target and actual hours (see Target-Actual Comparison of Working Time). To use the target-actual hours comparison feature it is advisable to manage the absence time in time cockpit. To make full use of the feature, you should be prepared to deliver the following things (deliverables): * Holiday calendars (if you have employees with different public holidays) * Public holidays of the given holiday calendars/countries * Vacations * Public holidays * Sick leaves * Compensatory times **The questions are:** * Do I want to use time cockpit for attendance time tracking? * Do I import the absence times or do I manage them manually in time cockpit (what is the leading system)? If you have existing systems for absence times and cannot replace them with time cockpit (e.g. you are part of a larger company), you should think about implementing an import from the existing system into time cockpit. Then it is not necessary to replace the existing system. ### Target-Actual Comparisons of Working Time **Prerequisite feature: attendance time tracking** If you decide for project-based time tracking == attendance time tracking, time cockpit can calculate a deviation of target and actual working hours. The time sheet entries of an employee represent the actual hours of work. The planned hours of work (the target hours) are calculated from the hours of an employee’s working contract and the absence times of a user (holidays, vacations, sick leaves etc.). **The question here is:** * Do I want to use time cockpit for comparing the actual working hours to the planned working hours? If the answer is yes, the output of time cockpit is often used for calculating wages. Time cockpit delivers the deviation between target and actual hours. The rating of overtime hours is usually done in dedicated systems and payroll accountants. **To make full use of the feature, you should be prepared to deliver the following things (deliverables):** * The working hours per day for a given user (weekly hours of works) * Vacations * Public holidays * Sick leaves * Compensatory times ### Working Time Limits And Violations **Prerequisite feature: attendance time tracking** Based on the actual hours of work and a set of rules according working time, time cockpit can provide you with a list of working time violations. A working time violation in Austria is e.g. if an employee works more than 10 hours a day or if there is no break of at least 30 minutes after 6 hours. By default, time cockpit ships with the standard rules of Austria and Germany. But you can also define the applying rules of your country or even your own rules. Please note that time cockpit only identifies the working time violations. It does not prevent employees from working longer hours and tracking them. **The questions here are:** * Do I want to use time cockpit to identify working time violations? * What working time limits apply in my country? * Are there any working time limits I want to incorporate apart from the regulations in my country? * How do I want to handle working time violations in my company? **To make full use of the feature, you should be prepared to deliver the following things (deliverables):** * The working time limits for your employees ### Signal Tracker The signal trackers are sometimes a heavily discussed feature in a company that is using time cockpit. [Learn more about activity tracking in time cockpit](/activity-tracking/). The decision to user the signal trackers or not should be left to the employees. They are intended help employees to do their time tracking faster. If they do not need them, or do not want anything to be tracked, the signal trackers can be **deactivated by the user**. The decisions which features you want to use in your company determine how the work in an introduction project proceeds. ## How Do I Want to Track Time As mentioned earlier, this is a central question. It determines potential imports, the time tracking behavior of your employees and potential reports and billing. Most of our users use the standard data model of time cockpit that is, they track their time on projects and optionally on tasks. There are some questions that you can ask yourself to determine the entity you track your time on. * What stakeholders are to use time cockpit? * What do I currently track time on? Is the granularity level O.K. or do I need/want to change it? * Do my customers need the time sheets in a special way? * What do I want to get out of the system? * Effort on billable entities * Effort in internal task * Effort on different activity types (Development, Management, Back Office…) * Do I have existing time sheet entries that need to be migrated? A lot of questions to ask. Our recommendation is to try and keep it simple. Software systems tend to become complex by themselves :-). Do not be afraid to question the status quo and change things to the better. ## Clean Cut vs. Migration Usually, we recommend making a clean cut. That means that no time sheet entries are migrated from an old to a new system. Migration has various effects: * Often worst practices are brought to the new system. The value for the customer does not increase very much. * Potentially you start with hundreds of thousands time sheet entries. * Considerable amount of effort for a customer to consolidate legacy data for the use in the new system. However, we are aware that there are scenarios where a migration is needed. If you plan to do your project controlling in time cockpit you need of course all the time sheet entries for a given project. Otherwise controlling will not be possible. ### General Imports To get your data (e.g. base data like customer, projects etc…) into time cockpit, you have the following three options: * Manually add your base data **OR** * The data that should be imported in Excel format **OR** * A downstream system where we can import the data from. This option requires individual development of the import, but can be used for a periodic import as well. ### Time Sheet Entry Imports **The questions here are:** * What data do I really need historically? * If I need data historically, do I need all the data historically? If you want to do project controlling, you could decide to prune all closed projects and only import time sheet entries of active projects. Please be aware that you do not need to import all time sheet entries to determine an employee’s current working time balance. In time cockpit you can create a so called overtime correction. When time cockpit is introduced an [overtime correction](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/working-time.html) is set to transfer the working time balance to time cockpit. The same applies to vacations. You can create a vacation entitlement in time cockpit that represents the new vacation entitlement from a given effective date. ## Onboarding Employees One thing that is absolutely necessary is to onboard employees. **The questions here are:** * What features do I want to use? Just project-based time tracking or project- and attendance time tracking? To make full use of the features, you should be prepared to deliver the following things (deliverables): * A list of users with name, email and date of joining * Per user * the weekly hours of work * the current balance of working time * the current vacation entitlement * a list of public holidays * the vacations of the user (optional) * the roles the user should have in the system (Admin, User) * the working time rules (for working time violations) (optional) ## How Should Time Cockpit Integrate In The Existing System Environment? Often time cockpit is not the first system introduced in a company. Usually, there is a whole system environment time cockpit needs to be integrated to. Time cockpit offers various mechanisms to integrate with existing systems. Generally we recommend to let the systems what they do best. Time cockpit is not a collaboration tool like [SharePoint](https://products.office.com/en-us/sharepoint/collaboration), it is not a billing system like [billomat](https://www.billomat.com/), it is no ERP system like Navision and it is not a CRM system like CRM. However, time cockpit most likely needs to integrate with such systems. The questions here are: * What data do I need in time cockpit (see also How Do I Want To Track Time) * What should be the leading system for what data? CRM for customers, Navision for projects etc… * How often will time cockpit will need data from another system * Once -> Excel Import * Periodically -> Scheduled Import (e.g. tasks from Team Foundation Services) * What system will rely on data from time cockpit (billing, payroll accountant)? * In what format do the downstream systems need the data? * Paper -> Reporting * Digitally -> Scheduled Export * How often will time cockpit need to export data? Often time cockpit replaces other system and takes over the role as leading system. This is often the case for customers and projects. If the time cockpit get the lead for base data, then you need to check what downstream systems will rely now on the data in time cockpit. For periodic imports and exports we mostly use [Azure WebJobs](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/app-service/webjobs-create?tabs=windowscode) or [Azure Functions](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-functions/functions-overview). ## How To Deal With Workflows/ Business Processes? If a company consists of more than 3 people then there will most likely be some workflows in place. Examples for workflows in the context of time cockpit are * Weekly/monthly approval workflow for time sheet entries * Approval workflow for vacations * Notifications in the case of certain business cases (e.g. working time violations…) There are some questions you should ask in the context of a time cockpit introduction project. **The questions are:** * What digital workflows exist in the company? * Should workflows migrated to time cockpit? * What analog workflows exist in the company (e.g. manual vacation approval)? * Should manual workflows be supported in the digital environment? ## (Let It) Make Or Buy? This is some kind of strategic decision and depends on how your own business is set up. If your company has its own developers or interested individuals those people can introduce time cockpit and carry things further. In that case it makes sense to build up knowledge to handle most of the customization tasks yourself. If necessary we at time cockpit are ready to help in terms of conception and implementation. If your business does not have much to do with IT and software you may be better advised if you let us do the customizing. At the bottom line this will save you time and money. You should ask yourself: * Is time cockpit a strategic software that you plan to use to its whole extent by customizing it (or just the standard features)? * Do you have dedicated (development) resources that you are am willing to spend? ## Do I Fulfill The Technical Requirements? If you plan to use the web client there are no special prerequisites apart from a recent web browser. If you plan to use the full client then you should allow for the following prerequisites: * Operating System * Win 7 or greater * All windows updates up-to-date * Admin rights for installation * Connectivity: * Internet connection for synchronization to server * Port 1433 outbound open (needed by SQL Server TDS protocol) You can read about the installation requirements in our [online help](https://docs.timecockpit.com/). ## Best Practices Last but not least there are some general best practices and guidelines that will help you operating time cockpit. ### Application Owner @ Customer It is helpful for both a customer and us, if there is a dedicated application owner defined in the customer’s company. The application owner is the central contact for a customer’s employees and also for us as service provider. The application owner collects all time cockpit related things in the company (e.g. issues, change requests etc.) and communicates them to us. This measure reduces effort for the customer and us. Further, the application owner can be sure that time cockpit evolves in the planned direction. ### Single Channel of Communications We at time cockpit use zendesk to handle all our customer related communications. That is, is the address for all time cockpit related concerns. We handle issues, information on technical maintenance and also change requests via zendesk. By using zendesk all communications are documented and traceable (for the customer and us). If somebody calls us or writes us a direct mail, this correspondence is only available for one person. However, if you direct your request at , the whole staff will be able to see and work on the ticket. That is, there is no dependency to just a single person here at time cockpit. ## Conclusion Well, there are a lot of potential questions to ask if you want to introduce a new time tracking system. In my opinion a lot of those questions are not time cockpit specific, but will apply to other time tracking systems as well. Do not be discouraged by the list of questions! They only represent a list of all the questions that we came across the last years. Some of the things may not apply to you at all. If you think that you should tackle all the above challenges/questions, then we advise an incremental approach. Keep it small and simple at the beginning (KISS) and start with the minimum. Give it some time to see how it is going and plan your next steps accordingly. See if time cockpit fulfills your requirements and decide if you are willing to invest more time to professionalize your processes etc. ## Implementation Partnership One pillar of our business model is to provide our services to customers. We introduce time cockpit together with the customer and also service the customers over the time cockpit life cycle. If you have customers that would benefit from time cockpit and who also need consulting services than let us know. We will provide you with the necessary resources so that you can do the customizations for your customers. Just drop us a mail at and we will get back to you as fast as possible. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # IT Security at Time Cockpit: What Current AI Models Mean for SaaS Services > Current models such as Claude Mythos Preview show how important robust security fundamentals become for SaaS services when vulnerabilities can be found and exploited faster. We explain how we operate time cockpit and why Microsoft Entra is the most sensible next step for many customers. Apr 21, 2026 by Alexander Huber ![IT Security at Time Cockpit: What Current AI Models Mean for SaaS Services](/_astro/security-time-cockpit-mythos.en.DZn4BthH_UFb9l.webp) ## Why we are writing about security now Time tracking data is not a side issue. It is an important and sensitive data foundation: who worked when, for how long, on which project, which hourly rates apply, how teams are utilized, and which services can be documented for customers or funding bodies. This data must be handled with appropriate care. We take this responsibility seriously and consistently work to meet high standards. For us, the key point is not one particular model, but something more fundamental: when vulnerabilities can be found and exploited faster, the value of clean architecture, strong identities, and reliable operational processes increases. [Claude Mythos Preview](https://red.anthropic.com/2026/mythos-preview/), which received a lot of attention in April 2026, is therefore mainly an occasion for us to explain transparently how we operate time cockpit, which security precautions we take, and why moving to [Microsoft Entra](https://learn.microsoft.com/en-us/entra/fundamentals/whatis) makes sense for many organizations. ## What current AI models change for cybersecurity The specific trigger for this article is [Claude Mythos Preview](https://red.anthropic.com/2026/mythos-preview/). From our perspective, however, the product name matters less than the direction of travel: current frontier models are becoming significantly stronger at coding, reasoning, and cybersecurity tasks. Anthropic describes Mythos Preview as so capable that the model was **not released broadly**, but made available only to a limited group of partners as part of “Project Glasswing”. The aim is to help secure critical software faster before such capabilities can be widely misused. ([Anthropic System Cards](https://www.anthropic.com/system-cards/)) What matters here is not only that a model can find individual vulnerabilities. The critical point is the path from analysis to a practically usable exploit. Modern models are getting better at **chaining multiple steps of an attack**: analyzing, forming hypotheses, testing, adapting, developing exploits, and moving on. This is exactly what makes the development so relevant for security teams, because it lowers the barriers for very different attacker groups, from less experienced attackers to criminal groups and state actors. The UK’s [AI Security Institute (AISI)](https://www.aisi.gov.uk/blog/our-evaluation-of-claude-mythos-previews-cyber-capabilities) concludes in its own evaluation that Mythos Preview shows a clear leap over earlier models in multi-step attack simulations. At the same time, AISI frames this soberly: such models already appear capable of autonomously attacking small, poorly protected corporate networks in controlled tests. This is not a “magic hacking button”, but it is a clear signal: time, cost, and entry barriers for finding and exploiting vulnerabilities continue to fall. For SaaS providers, that does not mean panic. It means more discipline in architecture, identities, and operations. Three terms briefly explained: A **zero-day** is a vulnerability for which no patch is available yet. A **sandbox** is an isolated test environment. An **exploit** is a program or code that deliberately takes advantage of a vulnerability. ## Why authorities and security teams are paying attention The concern around such models is not only about individual demo scenarios, but about the potential for scaling. If security research is accelerated, defenders benefit at first, too. At the same time, however, the risk increases that research turns into practically usable exploits faster and that weakly protected systems can be attacked more quickly and systematically. That is exactly why security fundamentals that used to be “important” become a much harder quality benchmark in an AI-supported threat landscape. ## What this means for SaaS providers like us For SaaS providers, the right response in our view is not alarmism, but discipline. What matters is not individual marketing buzzwords, but an operating model that keeps typical error surfaces small. From our perspective, that includes above all a combination of: * the smallest possible attack surface * clear and restrictive access rights * automated, traceable deployments * solid separation of tenants and identities * continuous monitoring and improvement From this perspective, we want to show how we operate time cockpit, with particular attention to attack surface, tenant separation, identities, and traceable change. ## How we operate time cockpit ### Microsoft Azure only, PaaS only All services we operate for time cockpit run in [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/). We consistently rely on **Platform as a Service (PaaS)**. We do not operate virtual machines, SQL Managed Instances, or our own on-premises server infrastructure. The advantage is clear: Microsoft patches and operates the underlying platform components and takes care of physical security, baseline hardening, and platform availability. For us, this is not primarily a convenience argument, but a deliberate reduction of infrastructure that we would otherwise have to harden ourselves. This significantly reduces our operational burden and attack surface. At the same time, the [shared responsibility model](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility) also applies in the cloud: Microsoft is responsible for the platform; we are responsible for our application, configuration, identities, permissions, and processes. Microsoft Azure provides a broad range of [compliance offerings and certifications](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/compliance/offerings/), including established standards such as ISO 27001 and various SOC reports. This foundation is an essential building block for us. From our perspective, PaaS is not a marketing term, but a security and operations principle: less self-operated infrastructure, less patching effort at operating system level, fewer manual interventions, and therefore fewer opportunities for avoidable mistakes. ### Deployments only through CI/CD, infrastructure as code We deploy time cockpit exclusively through **CI/CD pipelines in Azure DevOps**. Manual deployments to production systems are not our operating model. In addition, we manage our infrastructure consistently as **Infrastructure as Code (IaC)**. Why is this relevant for security? * Changes are versioned and traceable. * Infrastructure is created reproducibly instead of “by clicking”. * Reviews become easier because configurations are visible in code. * Rollbacks and controlled changes become more predictable. * Manual configuration errors are reduced. At a time when vulnerabilities are found faster, not only speed matters, but also consistency. IaC helps us implement security not only as documentation, but as something repeatable while keeping configuration drift small. ### Redundancy, routing, and controlled network traffic Our infrastructure is designed redundantly. This applies to both **Azure SQL Database** and **App Services**. Depending on load, we operate between five and fifteen App Service instances. In front of our services, we use [Azure Front Door](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/frontdoor/front-door-overview). This gives us several advantages: * central policies for incoming web traffic * flexible routing and controlled rollouts * better staging, because we can route individual customers or users to specific instances For outbound connections, our architecture uses a [NAT Gateway](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/nat-gateway/nat-overview). This is not “the one big security feature”, but it is a useful building block for controlled network traffic: it provides predictable outbound IP addresses, simplifies allowlisting, and does not allow unsolicited inbound internet connections through this path. Between App Services and databases, we use [Service Endpoints](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/virtual-network/virtual-network-service-endpoints-overview). This keeps traffic on the Azure backbone and allows us to restrict access to defined network ranges. This also reduces the attack surface. ### Tenant separation at database level Separating customer data is especially important to us. In time cockpit, **each customer has their own database**. Our multi-tenancy is therefore not separated only logically through schemas or table filters, but actually implemented at database level. For us, this is not a technical side note, but one of the most important security decisions in the product design. In addition, each user has their own connection string and their own database user. When a user is disabled, this happens not only in the application, but also at database level. From our perspective, this separation is a key security advantage. ### Protection mechanisms in Azure SQL Database and App Service Our databases are configured with **35 days of point-in-time restore**. This allows us to return to an earlier point in time in case of an error. We also benefit from features that Azure SQL already provides: * automatic backups * [Transparent Data Encryption (TDE)](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-sql/database/transparent-data-encryption-tde-overview?view=azuresql) * [Microsoft Defender for SQL](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-sql/database/azure-defender-for-sql?view=azuresql) * [SQL Vulnerability Assessment](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/defender-for-cloud/sql-azure-vulnerability-assessment-overview) The databases are therefore not only backed up, but also regularly checked for security-relevant anomalies and configuration issues. At Azure App Service level, we use the integrated platform features for TLS, scaling, and monitoring. Data is encrypted both **in transit** and **at rest**. In addition, we run nightly database maintenance, especially for statistics and indexes, so performance and stability remain clean during ongoing operations. We also harden adjacent infrastructure that is relevant for misuse scenarios such as phishing or spoofing. This includes improvements to **SPF, DKIM, and DMARC** for our mail domains, as well as **CAA records** in DNS to deliberately limit the set of authorized certificate authorities. Especially in social engineering attacks, these building blocks are not everything, but they are a useful part of a resilient overall concept. ([Microsoft Learn on DMARC and anti-spoofing](https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/email-authentication-dmarc-configure), [Microsoft Learn on DNS record types in Azure](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/dns/dns-operations-recordsets-cli)) ### Authentication and access based on “as little as necessary” For authentication, we rely exclusively on **Microsoft Entra**. This applies both to time cockpit itself and to our authentication against the Azure environment in which time cockpit is operated. Although we are a small team, only a tightly restricted group has access to Azure resources. And even there, the rule is: **no access without a specific need**. By default, our employees do not have access to customer databases. If elevated access is required in exceptional cases, for example in support, we use [Privileged Identity Management (PIM)](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/active-directory-privileged-identity-management-configure). PIM allows temporary, traceable permission assignment according to the just-in-time principle. Role assignments are logged and can be audited. We deliberately avoid permanent, broad administrator rights. Security often depends less on the question “Who is allowed in principle?” and more on “Who is allowed for how long, for what purpose, and with what traceability?” That is why we keep privileged access as small and as short as possible. ### Device security, DevSecOps, and dependencies Our own devices are managed through **Microsoft Intune**. BitLocker and Microsoft Defender are mandatory. We also monitor whether outdated software is installed on devices. Multi-factor authentication is a given for us. Insecure second factors such as SMS or phone calls are disabled. As a fallback, we use hardware tokens. Organizationally, we hold weekly **DevSecOps meetings** in which we review components, configurations, and anomalies. When we detect anomalies, we try to react proactively instead of improvising only in incident mode. We also actively monitor vulnerabilities in npm packages we use. In parallel, we are introducing [Renovate](https://docs.renovatebot.com/) and expanding its use. Renovate is a tool that automatically detects available dependency updates and prepares them as pull requests. This makes security updates less likely to be missed. When we build interfaces, we prefer modern authentication methods. Where this is technically not possible, we at least use clearly restricted **Personal Access Tokens (PATs)** instead of Basic Auth. In the medium term, wherever technically sensible, **Workload Identity Federation** is the next logical step for us: away from long-lived secrets and toward trust-based machine identities. ([Microsoft Entra Workload Identity Federation](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/workload-id/workload-identity-federation)) In addition, we operate external health checks from multiple locations in Europe. This allows us to monitor service availability in front of the App Services and look at availability and anomalies from more than one perspective. ### We do not store payment data An often underestimated security aspect is the deliberate decision not to store sensitive data. We do not store credit card or other payment data. Payment processing is handled by [Stripe](https://stripe.com/), a specialized payment service provider. This removes an entire area of sensitive data processing from our responsibility. ## What customers can do themselves Even the best SaaS architecture does not replace clean security processes on the customer side. In our experience, the following measures have proven especially useful: * **Use Microsoft Entra if available.** Many organizations already have Entra through Microsoft 365. It makes single sign-on, MFA, central user management, and clean offboarding significantly easier to implement. For time cockpit, this is usually the most effective lever in practice. You can also find more information in our [enterprise features](/enterprise-time-tracking/). * **If Entra is not in use:** no shared accounts, strong and unique passwords, a password manager, and MFA wherever possible. We consider blanket forced password changes at short intervals only partially helpful; good passwords, good second factors, and quick changes in case of suspicion or personnel changes are more important. * **Take offboarding seriously.** Regularly check whether former employees, external service providers, or previous project partners really no longer have access. * **Review roles and permissions regularly.** Over time, permissions often accumulate without anyone actively questioning them. * **Name a responsible person.** A clear application owner or internal contact helps enormously when users need to be created, disabled, or permissions reviewed. Many security problems do not arise from spectacular zero-days, but from everyday omissions: orphaned accounts, overly broad permissions, missing MFA, or unclear responsibilities. Equally important is a point that is often underestimated in technical discussions: **social engineering**. This means attacks in which systems are not the primary target, but people are manipulated, for example through phishing emails, fake login pages, or well-prepared support calls. We would not describe social engineering as the one biggest attack vector across the board, but clearly as one of the most important. The [Verizon 2025 Data Breach Investigations Report](https://www.verizon.com/business/resources/T896/reports/2025-dbir-data-breach-investigations-report.pdf) shows that the human element plays a role in a large share of the breaches examined. This is precisely why technical measures such as Microsoft Entra, MFA, and clean offboarding only really help when they are complemented by awareness, clear processes, and regular employee training. ## Why Microsoft Entra is the most sensible next step for many customers If you are using time cockpit today without Microsoft Entra, now is a good time to think about switching. From our perspective, this is not an optional extra for many organizations, but the most practical next step to bring identities, MFA, offboarding, and policies together cleanly. For many organizations, this is not a major transformation project, but mainly a well-planned identity change with a lot of practical benefit: * single sign-on with the existing company account * central user management * MFA and policies through your own organization * less manual work for onboarding and offboarding * fewer separate passwords for individual services We actively support our customers with this and guide the change in a structured way. For existing customers, we help with the move to Microsoft Entra. If you are interested, please email . For new customers, we want to make getting started even easier in the future, so that Microsoft Entra does not have to be connected retroactively, but can be prepared better from the very beginning. From our perspective, this is the most sensible target state: set up modern authentication cleanly as early as possible instead of retrofitting it later under time pressure. For the migration, the login email addresses in time cockpit must match the email addresses stored in Microsoft Entra. We provide a checklist so the migration can be prepared cleanly. As of today, we do not yet support automated SCIM provisioning and do not process Entra ID webhooks for user lifecycle events. In practice, this means that the user must already exist in time cockpit with a matching email address for the assignment to work. In the medium term, we see exactly this as a useful further development for an even more complete Entra integration. ## Conclusion Claude Mythos Preview is above all a signal that cyber risks continue to accelerate. Vulnerabilities do not disappear faster as a result, but they are found faster and in some scenarios become easier to exploit. That is exactly why architectural discipline, identity management, automation, monitoring, and clear processes are becoming even more important. The relevant question for SaaS providers is therefore not whether AI replaces classic security fundamentals. It does not. The relevant question is how disciplined architecture, tenant separation, identities, and operational processes really are. For us at time cockpit, this means: as little self-operated infrastructure as possible, as few permanent rights as necessary, and as much automation and traceability as sensible. Security is not a single feature and not a certification logo, but the result of many technical and organizational decisions. If you have questions about our security measures or would like to discuss moving to Microsoft Entra, please [contact us](/company/contact/). We are happy to help you make your time cockpit environment more secure and easier to administer. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Key KPIs from Project Time Tracking Data > Project time tracking provides KPIs for utilization, productivity, and profitability. It helps steer projects with measurable data. Jul 20, 2025 by Alexander Huber ![Key KPIs from Project Time Tracking Data](/_astro/2025-07-20-project-timetracking-kpis.en.C5854UAy_19N5RB.webp) [Project time tracking](/project-time-tracking/) is more than recording attendance. It provides valuable company KPIs, especially for IT service providers and other white‑collar teams. Executives, project leads, HR, and controllers can derive many KPIs from recorded project time to measure productivity, efficiency, and [project profitability](/project-time-tracking/). This article explains which KPIs you can obtain from project time data and how they support steering the business. (Note: focus is on project time, not only attendance.) ## Resource utilization A central KPI for service companies is **resource utilization**, the share of working time employees spend productively on projects. A common metric is the share of project hours: `Project hours / total work time` for individuals or the whole team. It shows how much of available work time flows into project activities. Equally important is **billable utilization**: which **hours are billable** to customers? The calculation is straightforward: `Billable utilization = (billable hours / total available hours) × 100` Example: Someone works 40 hours in a week and spends 30 hours on client projects. That equates to 75% billable utilization ([Scoro](https://www.scoro.com/blog/billable-utilization/)). Benchmarks in consulting are often around *four productive days per week*. Five would be ideal, but administration and internal work reduce the available time ([Consultport](https://consultport.com/de/beratung-von-morgen/11-kpis-die-ihr-beratungsunternehmen-verfolgen-sollte/)). In practice, **80% utilization is considered optimal** in professional services ([PSOhub](https://www.psohub.com/blog/how-to-calculate-track-employee-utilization-rate)). Values from about 75% are considered good, while significantly lower values indicate unused capacity. If utilization is near 100%, overwork and quality loss become risks. Balance matters ([PSOhub](https://www.psohub.com/blog/how-to-calculate-track-employee-utilization-rate)). This KPI is directly tied to revenue and efficiency. *Example:* 60% utilization signals that 40% of work time is not used on projects. There may be potential to improve processes or acquire additional work. Conversely, very high utilization over time may indicate a need to plan more staff to avoid overload. ## Project Time Tracking: Beyond Attendance How companies derive valuable KPIs for productivity and profitability from project time. [Please accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to display the video. ## Measuring productivity in IT services **Productivity** in projects measures output per time spent. A common definition is *output per unit of work time* ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/)). A simple formula is: `Labor productivity = Output / work time` What counts as *output* depends on the work. In IT projects, it can be completed tickets, implemented features, delivered modules, or simply revenue. Example: a development team completes 50 features in 100 hours of work. Productivity is 0.5 features per hour. In support, 120 resolved tickets in 40 hours equals 3 tickets per hour. These numbers help assess **how efficiently teams work** and where optimization is needed ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/)). At company level, productivity‑adjacent KPIs such as *revenue per employee* (annual revenue / headcount) are used as rough indicators. **Important:** Productivity KPIs need context. A single value says little about quality or sustainability ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/)). The simple formula does not consider costs or resources beyond time. Also, knowledge work is not always measurable in units. Fewer hours of high‑quality code can beat more hours of error‑prone code. Always combine productivity with other KPIs, for example quality, defect rates, or customer satisfaction. Nevertheless, time data provides necessary input to make team performance transparent and to identify trends. ## Plan vs. actual: progress and deadlines Project leads need to know whether a project **is on schedule**, both in time and effort. From time data, several KPIs help: * **On‑time delivery of milestones:** share of *planned milestones* achieved on schedule. Also track **overdue tasks**. If 2 of 10 milestones are late, milestone punctuality is 80%. This shows whether phases finish on plan or delays occur. * **Percent complete:** progress in percent measured against total planned hours or deliverables. If a work package has 100 planned hours and 50 hours are booked, percent complete can be estimated at 50% (assuming effort is proportional to time). Together with schedule adherence, this highlights whether you are behind. * **Effort variance (planned vs. actual):** often called *project overrun*. A simple definition: `Project overrun = planned hours – actual hours` If the result is negative, more hours were spent than planned. If positive, you are under plan. Even without earned‑value management, you can track effort compliance per project. It is crucial to **track variances and understand causes**. Root causes include inaccurate estimates, additional customer requests, or inefficient work. Regular reviews reveal whether certain project types or teams systematically exceed plans and help you respond (better estimation methods, buffers). In professional project controlling, **earned value metrics** are proven indicators. The *Cost Performance Index* and *Schedule Performance Index* are commonly used ([Haufe](https://www.haufe.de/controlling/projektcontrolling/projektcontrolling-kennzahlen_28_449176.html)). They relate earned value to cost or time elapsed. Values near 1 mean cost and schedule are on plan. Values below 1 indicate overruns. Even without a full EVMS, these **efficiency KPIs** help detect deviations early. Plan vs. actual KPIs provide a base to **actively steer** projects. Leads see where corrective action is needed (for example, add resources if delayed). Controllers get a view of projects that regularly exceed budget or schedule. ## Cost and profitability KPIs from time data Besides time and performance, **financial KPIs** are essential. Project time is the base for allocating costs and analyzing profitability: * **Cost per project hour:** calculate the *average cost per project hour*. An example: `Office hourly rate = total costs / project hours` It relates all personnel and overhead costs to productive time. If this rate falls, you set less cost per hour. Causes include cost reduction or higher utilization. If it rises, personnel cost or unproductive time could be the reason. For more detail, many companies use different standard cost rates per group (for example senior vs. junior). * **Share of billable hours:** this shows what share of recorded hours was invoiced. A high share near 100% means most work flows into billable services. A low value indicates internal or unproductive effort. In research models of project controlling, KPIs such as *share of billable project hours* and *time to collect receivables* are often cited. * **Project profitability (margin):** companies want to know **how profitable each project is**. Margin is often calculated as `(project revenue – project costs) / project revenue`. You need **cleanly recorded project hours valued with cost rates** to know actual project costs. If this is missing, hidden inefficiencies arise. Example: a project yields €100,000 revenue but required 1,500 hours. If full cost per hour is €60, total cost is €90,000 and margin is 10%. Accurate time and cost tracking reveal and compare such numbers. In consulting, **revenue per billable resource** and **revenue per employee** are also tracked. * **Budget consumption:** monitor the share of *budget used* (hours or costs) relative to the planned budget per project. From time data, build cumulative actual costs and compare with budget. For example, 80% of the hours budget consumed while only 60% of the planned time elapsed is a warning signal. This often appears in status reports and complements earned value metrics. ## Faster invoicing: use time data for cash flow and HR Finally, consider **how quickly recorded time turns into cash**, relevant for controlling and HR (motivation). **Time data enables timely invoicing** — see [Project Invoicing](/project-invoicing/) for how time cockpit connects tracked hours to client invoices. Ideally, recorded project hours are invoiced promptly. The *time from delivery to invoice* indicates internal efficiency and liquidity. Long pre‑financing burdens cash flow. Equally important is **customer payment behavior**: *Days Sales Outstanding* measures days from invoice to cash. **Outstanding project revenue** should be low and short. As a rule of thumb, investigate root causes from around 50 overdue days: customer fit, dunning, or general liquidity risk. Time data helps indirectly: transparent time billing enables faster and more regular invoicing, which reduces DSO. Controllers can monitor the **average collection cycle** and counter negative trends. Time data also supports **HR KPIs**. Persistently high project hours per person may indicate overload. *Overtime ratios* and their trend complement classic HR metrics such as sick days. HR also watches how much time goes into training or internal projects versus client work to keep personnel development in view. These analyses enable **strategic capacity planning**: hire in time if team utilization is above, for example, 85% for an extended period, or create internal relief. ## Conclusion: make success measurable with time tracking A **professional project time tracking system** such as [time cockpit](/project-time-tracking/) provides the data foundation for many KPIs needed to steer projects and the company. From **project efficiency** (effort variance, earned value), **team productivity** (output per hour), and **employee utilization** to **profitability** (project margins, revenue per hour/employee), all these KPIs can be derived from well‑maintained time data. IT and consulting firms can objectively analyze **where they stand and where optimization is possible**. Choose KPIs carefully and observe them over time to spot real trends rather than isolated snapshots. When the right KPIs are measured continuously, executives and controllers can **make informed decisions** about pricing, resource planning, and process improvements. Leads keep progress and budget consumption in view, while HR sees whether the workload is healthy. In short: *use time data for KPIs* to make your organization measurable and steerable. Transparency about recorded hours and results builds trust and enables management to **evaluate project success and efficiency with data**. Those who not only record time but also **analyze it** gain real competitive advantage because projects are more likely to finish *on schedule, within budget, and profitably*. **Related reading:** * [Project Post-Calculation: Tips & Best Practices](/blog/project-post-calculation/) — how to use KPIs to analyze completed projects and improve future estimates * [Project Time Tracking Meets Internal Cost Allocation](/blog/project-time-tracking-meets-internal-cost-allocation/) — how KPIs translate into internal chargeback and cost-center steering * [Fixed Price vs. Time & Material: Time Tracking Matters](/blog/fixed-price-vs-time-and-material/) — how the right KPIs differ depending on your contract model ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Make-or-Buy for Time Tracking Systems > Build or buy time tracking? Compare costs, risks, compliance, scalability, vendor lock-in—and why customizable standard software often wins. May 10, 2024 by Alexander Huber ![Make-or-Buy for Time Tracking Systems](/_astro/timetracking-make-or-buy.en.BRexS24P_Z28sd7t.webp) Imagine deciding whether to build your own time tracking software or buy a ready-made solution is a bit like facing a “Black Swan” — a concept popularized by Nassim Nicholas Taleb. These are rare, unexpected events with big impacts. Similarly, building your own software can carry unexpected challenges and hidden costs. The decision can shape your company’s financial and operational structure in deep and often unforeseen ways. ## Key considerations before you decide If you are considering building a time tracking system yourself, keep these points in mind: 1. **Resource commitment and know-how loss**: You will tie up internal teams and risk losing critical knowledge if people leave. Maintenance and future development may suffer when key personnel move on. 2. **Prioritization and delays**: Internal projects often take a back seat to customer work, which means longer timelines and delays in delivery and rollout. 3. **Cross-department involvement**: It is not just an engineering topic. HR, accounting, and leadership need to be involved. That takes time and adds indirect costs. 4. **Maintenance and technology dependence**: An in-house system needs ongoing maintenance and updates to stay current, plus active management of any technology dependencies. 5. **Opportunity costs**: Time and budget for building and maintaining the internal system could instead generate revenue elsewhere or be invested in strategic initiatives. 6. **Security risks**: In-house systems may be more vulnerable if they lack the resources for regular security updates and audits that commercial vendors typically provide. 7. **Scalability and flexibility**: Commercial solutions often scale and adapt better as you grow. An internal system can hit limits sooner and then needs rework or even a rewrite. 8. **Legal requirements and compliance**: Commercial solutions are usually better equipped to meet legal and compliance standards because they are updated regularly to reflect new regulations. ## What does building cost? Here is a simplified example to compare building in-house with buying a commercial solution, including a sample per-user-per-month calculation. ### Assumptions **General** * Company: 60 employees **In-house development** * Development time: 2 person-months (320 hours). Note: this assumes a minimal feature set. If you build a professional solution with project and attendance tracking, leave management, and compliance, the effort is many times higher. * Monthly maintenance effort: one person-day per month (8 hours) * Internal developer rate: 30 EUR/hour * Lost revenue per developer hour: 130 EUR/hour * Additional annual internal coordination (HR, accounting, leadership): 2,000 EUR **Commercial solution** * Annual license cost: 6,264 EUR (example: time cockpit) * \[Optional] One-time implementation project: 5,000 EUR ### In-house cost **Development cost** * One-time: 320 hours × 30 EUR/hour = 9,600 EUR **Maintenance and enhancement cost** * Monthly: 8 hours × 30 EUR/hour = 240 EUR * Annual: 240 EUR × 12 = 2,880 EUR **Lost revenue from maintenance** * Monthly: 8 hours × 130 EUR/hour = 1,040 EUR * Annual: 1,040 EUR × 12 = 12,480 EUR **Coordination cost** * Annual: 2,000 EUR **Total in-house cost** * Year 1: 9,600 + 2,880 + 12,480 + 2,000 = 26,960 EUR * Subsequent years: 2,880 + 12,480 + 2,000 = 17,360 EUR ### Commercial software cost **Cost per user per month** * Per user per month: 10.85 EUR (example: time cockpit) **Annual license cost** * Annual: 7,812 EUR **One-time implementation** * One-time: 5,000 EUR **Total commercial cost** * Year 1 (including implementation): 5,000 + 7,812 = 12,812 EUR * Subsequent years (license only): 7,812 EUR ## Critical look at commercial software ### Vendor lock-in Buying a commercial solution carries the risk of vendor lock-in. You depend on a single provider, which can be a problem if prices rise, service declines, or development slows. Switching can then be costly and time-consuming. ### Dependency on the vendor’s roadmap With standard software, you rely on the vendor to develop the product and adapt it to changing needs. If they stop investing in certain features or end support for technologies you rely on, you may face serious issues. ## Solution: Customizable standard software A practical way to address these risks is a customizable standard solution. You get a mature, professionally maintained product and the flexibility to tailor and extend it to your needs. It combines the strengths of building and buying and reduces some of the risks. ## Further reading In a follow-up article, we will look in more detail at how customizable standard software can effectively mitigate vendor lock-in and roadmap dependency. Stay tuned for deeper analysis and practical examples. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Export Vacations to Personio > How companies can improve efficiency and quality with an interface between Personio and project time tracking systems like Time Cockpit. Jan 21, 2025 by Alexander Huber ![Export Vacations to Personio](/_astro/personio-export-vacations.CuVjxpOT_Z1JXYxY.webp) Recording and managing work hours is a fundamental aspect of modern businesses, but it also comes with challenges. Various requirements often lead to the parallel use of multiple systems: one for general time tracking (documentation of work hours, payroll basis, compliance with legal regulations) and another for project-specific time tracking. Our experience shows that in such cases, optimizing the collaboration between these systems is crucial. This can reduce redundant processes and create synergies that promote both efficiency and transparency. ## Challenges and Opportunities of Parallel Time Tracking Systems Recording work hours is an indispensable part of daily business operations. However, employers often face the challenge of running different systems in parallel: a tool like [Personio](https://www.personio.com/) manages attendance, vacations, and absences. At the same time, specialized project time tracking tools provide deeper insights into project-specific work hours. This parallel structure often results in administrative duplication but also opens up potential for automation and process optimization. In this article, we explore: * the main functions of Personio and project time tracking tools using [time cockpit](/) as an example, * the differences between work time tracking and project time tracking, * and how interfaces can bridge these worlds. ## Personio – Focus on HR Management Personio is a comprehensive HR software solution specifically developed for small and medium-sized enterprises. The platform covers all essential areas of personnel management and offers the following key features: * **Personnel Management**: Centralizes all employee data in a digital personnel file, manages absences, tracks work hours, and organizes documents ([Personio – Personnel Management](https://www.personio.de/funktionen/digitale-personalakte/)). * **Recruiting**: Supports the entire recruitment process, including job postings, applicant management, and onboarding of new employees ([Personio – Recruiting](https://www.personio.de/funktionen/recruiting/)). * **Payroll**: Prepares payroll with DATEV integration, optimizing the payroll process and minimizing errors ([Personio – Payroll](https://www.personio.de/funktionen/personio-payroll/)). * **Performance & Development**: Manages employee performance and development through feedback sessions, goal setting, and training ([Personio – Performance & Development](https://www.personio.de/funktionen/performance/)). * **Workflow Automation**: Automates recurring HR processes to improve efficiency and reduce manual errors ([Personio – Workflow Automation](https://www.personio.de/workflow-automation/)). Additionally, Personio offers over 200 integrations with other tools to ensure seamless workflows ([Personio – Integrations](https://www.marketplace.personio.de/)). The software is cloud-based, enabling access from anywhere, which is particularly beneficial for companies with remote workplaces. ## Overview of Project Time Tracking **Project time tracking** systematically records work hours for tasks or projects. It provides transparency, optimizes resources, and ensures that projects are efficiently executed and budgets adhered to. ### Basis for Billing and Profitability For service providers, it is essential to accurately bill services rendered. Clients receive clear documentation of time spent, while companies can analyze the profitability of their projects. ### Success Factors Simple tools, clear processes, and intuitive software are critical for efficient implementation and team acceptance, making project time tracking practical and valuable. ## Work Time Tracking vs. Project Time Tracking **Work time tracking** focuses on recording attendance and absences to comply with legal and internal requirements. It addresses basic questions such as: * **When did the employee start and finish working?** (e.g., starting work at 8:00 AM and finishing at 4:30 PM with a one-hour lunch break). * **How many hours were worked in total each day?** (e.g., 7.5 hours on a regular workday). * **Were there overtime hours or absences?** (e.g., 2 hours of overtime or a sick day). **Project time tracking**, on the other hand, provides a more detailed perspective and addresses questions such as: * **What tasks were worked on?** (e.g., creating a marketing campaign or fixing a software bug). * **How long was spent on a specific project or for a client?** (e.g., 4 hours for the “Website Redesign” project of a client). * **How efficiently was time used?** (e.g., 80% of time was productive, while 20% was spent in meetings or waiting for feedback). * **What budget was used for which projects or clients?** (e.g., 15 hours out of a total budget of 40 hours for a project). ## Complementary Integration An **integration of both systems** enables companies to monitor both compliance with labor laws and the efficiency and profitability of projects. For example, employee times can be automatically transferred from the project tracking system to the work tracking system, eliminating duplicate entries and reducing errors. ## Potential Challenges of Parallel Use Companies that use both work time tracking and a project tracking tool often encounter the following challenges: 1. **Redundant Data Entry**: Employees must record their work hours separately in both systems, e.g., attendance in the work tracking system and project-specific hours in the project tracking system. This leads to duplicated effort and user dissatisfaction. 2. **Error-Prone Processes**: Multiple entries increase the risk of discrepancies, such as an employee entering different work hours in both systems or forgetting to synchronize changes. This can lead to inconsistencies in reports and billing. 3. **Increased Administrative Workload**: The lack of integration between systems requires manual reconciliation of data. This particularly affects HR departments and project managers, who must ensure all data is accurate and synchronized. This process is time-consuming and resource-intensive. A lack of integration between the two systems can hinder efficiency, reduce transparency, and negatively impact user acceptance. ## Interfaces as a Solution In this blog post, we demonstrate how the challenges mentioned above can be resolved by integrating work time tracking and project time tracking systems. We use [Personio](https://www.personio.de/) as the HR tool for work time tracking and [time cockpit](/) as an example of a project time tracking system. An interface between the two systems allows companies to streamline processes and improve efficiency. At the same time, it breaks down data silos, avoids redundant entries, and creates a consistent data foundation. ## Solution Approach In this solution, **time cockpit** is used as the primary system for time entries and vacations, as employees record not only project-related hours but also detailed activities. These granular entries are essential for ensuring transparency and accuracy in project and performance-related time tracking. In this post, we focus on exporting vacations from time cockpit to Personio. In a follow-up post, we will demonstrate how to transfer time entries to Personio. The implementation is done using [Azure Functions](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-functions/functions-overview?pivots=programming-language-csharp), a scalable and cost-efficient solution. The Azure Function synchronizes time entries and vacations between **time cockpit** and **Personio** on an hourly basis. The architecture involves the following Azure resources: * **[Azure Function](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-functions/functions-overview?pivots=programming-language-csharp)**: Executes the regular synchronization jobs. * **[Azure Key Vault](https://azure.microsoft.com/en-us/products/key-vault)**: Securely stores secrets such as the Time Cockpit PAT (Personal Access Token) and the Personio Client Secret. * **[Application Insights](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-monitor/app/app-insights-overview)**: Logs and monitors the function’s execution. To enable communication with the two systems, a client is implemented for each system. Since the functionality of the clients is manageable, they are developed manually without generating client libraries using tools like [AutoRest](https://github.com/Azure/autorest). ### API Integration: PersonioClient To authenticate with Personio, you first need to create an integration in Personio. Follow these steps: 1. **Navigate to Settings:** Go to *Settings* → *API Access Data*. ![Navigating to settings](/_astro/2025-01-20-Personio-Einstellungen.ZpGAiE_X_ykD2Q.webp) 2. **Create Integration:** Create a custom integration and give it a meaningful name. ![Creating integration](/_astro/2025-01-20-personio-name-integration.Bnyvrxxo_1dGwgX.webp) 3. **Assign Permissions:** Select the necessary permissions. In our case, these are: * Read employees * Read and edit attendances * Read and edit absences ![Assigning permissions](/_astro/2025-01-20-Personio-integration-permissions.nzleTzZ2_Z10CaXT.webp) After generating the **Client Secret** for Personio, it should be stored securely. We use **Azure Key Vault** to ensure secure storage. The following code shows how to configure the `PersonioClient` for dependency injection in .NET Core. **Important:** Ensure that the **Partner ID** and **App ID** are included in every request. ``` var host = new HostBuilder() .ConfigureFunctionsWebApplication() .ConfigureAppConfiguration(builder => { // Configure settings }) .ConfigureServices((hostContext, services) => { // Add HTTP client for Personio services.AddHttpClient("Personio", httpClient => { httpClient.BaseAddress = new Uri(config["PersonioBaseUri"]); httpClient.DefaultRequestHeaders.Add("X-Personio-Partner-ID", "YOUR-PARTNER-ID"); httpClient.DefaultRequestHeaders.Add("X-Personio-App-ID", "YOUR-APP-ID"); SetToken(httpClient, config); }); }) .Build(); host.Run(); ``` The `SetToken` method exchanges the **Client Secret** for a **Bearer Token**, which must be included in the `Authorization` header of all API requests. This ensures secure communication with Personio. After successfully exchanging the credentials, the Bearer Token is stored in the `Authorization` header of the HTTP client. This ensures that the token is automatically included with all subsequent API requests. It is essential to verify that the token is set before sending requests, as no authenticated API calls can be made without a valid token. **Disclaimer:** This example does not account for token refreshing. This is because the function’s runtime is relatively short, and the token typically remains valid during this period. ``` void SetToken(HttpClient httpClient, IConfiguration configuration) { var body = new { client_id = configuration["PersonioClientId"], client_secret = configuration["PersonioClientSecret"] }; var json = JsonConvert.SerializeObject(body); var payload = new StringContent(json, Encoding.UTF8, "application/json"); var response = httpClient.PostAsync("auth", payload).Result; var responseContent = response.Content.ReadAsStringAsync().Result; if (!response.IsSuccessStatusCode) { throw new Exception(responseContent); } JObject jsonObject = JObject.Parse(responseContent); var token = (string)jsonObject["data"]["token"]; httpClient.DefaultRequestHeaders.Authorization = new AuthenticationHeaderValue("Bearer", token); } ``` ## Responsibilities of the PersonioClient The `PersonioClient` serves as the connection to the Personio API and facilitates the efficient management of attendance and absence records. Its main responsibilities include: * **Data Retrieval:** Fetching vacation and attendance data for specific employees. * **Data Transmission:** Creating, updating, and deleting entries in Personio. ## Client Structure The `PersonioClient` leverages constructor dependency injection in .NET Core to ensure a clear separation of responsibilities and simplified testability. An example of the structure is the constructor: In **Program.cs**, both the client for Personio and the one for **time cockpit** are initialized. The `HttpClientFactory` is used to provide and automatically manage the desired `HttpClient`. This client is then injected into the `PersonioClient`. This approach promotes reusability and ensures that all dependencies are centrally configured and readily available. ``` public PersonioClient(IHttpClientFactory httpClientFactory, ILogger logger, IOptions configuration) { this.httpClient = httpClientFactory.CreateClient("Personio"); this.configuration = configuration; this.logger = logger; } ``` The central method of the `PersonioClient` is `GetVacationsOfUser`. This method retrieves the absences of a specific user using the Personio API. Special attention is given to handling large datasets: the method is implemented with **paging** support. This ensures that even with extensive datasets, such as a large number of absence records, the query remains efficient and performant. ### Retrieving Vacation Data ``` internal async Task> GetVacationsOfUser( string personioId, Func filterPredicate) { List vacations = new List(); const int limit = 200; // Max items per page int offset = 1; // Start at the beginning while (true) { var url = $"company/time-offs?limit={limit}&offset={offset}"; var response = await this.httpClient.GetAsync(url); var responseContent = await response.Content.ReadAsStringAsync(); if (response.IsSuccessStatusCode) { // Assuming the API returns an object that includes both the data and pagination info var pageData = JsonConvert.DeserializeObject>(responseContent); // Add the retrieved vacations to the list if (pageData?.Data != null) { vacations.AddRange(pageData.Data); // Assuming Data is a list of objects representing vacations } // Check if all pages have been retrieved if (pageData?.Metadata?.CurrentPage >= pageData?.Metadata?.TotalPages) { break; // Exit the loop if there are no more pages to fetch } // Prepare for the next request offset += pageData.Metadata.CurrentPage; // Adjust the offset for the next page } else { throw new Exception($"Failed to fetch data: {responseContent}"); } } // Apply the filter predicate passed as a parameter return vacations?.Where(filterPredicate).ToList(); } ``` Here is an example demonstrating how a vacation object is created and sent to Personio: ``` var payload = new { employee_id = user.USR_PersonioId.ToString(), time_off_type_id = user.USR_IsExternal ? "2567057" : "2228792", start_date = tcVacation.APP_BeginTime.Value.ToString("yyyy-MM-dd"), end_date = tcVacation.APP_EndTime.Value.ToString("yyyy-MM-dd"), skip_approval = true, half_day_start = !tcVacation.APP_IsWholeDay.Value && tcVacation.APP_BeginTime < tcVacation.APP_BeginTime.Value.Date.AddHours(12), half_day_end = !tcVacation.APP_IsWholeDay.Value && tcVacation.APP_BeginTime >= tcVacation.APP_BeginTime.Value.Date.AddHours(12), }; public async Task PostAttendance(object payload) { var jsonPayload = JsonConvert.SerializeObject(payload); var jsonContent = new StringContent(jsonPayload, Encoding.UTF8, "application/json"); var response = await httpClient.PostAsync($"company/attendances", jsonContent); if (!response.IsSuccessStatusCode) { var content = await response.Content.ReadAsStringAsync(); throw new Exception(content); } return response; } public async Task DeleteTimeOffPeriod(string id) { var response = await httpClient.DeleteAsync($"company/time-offs/{id}"); if (!response.IsSuccessStatusCode) { if (response.StatusCode == System.Net.HttpStatusCode.NotFound) { this.logger.LogWarning($"Could not find and delete time off period with id {id} in personio."); } else { var content = await response.Content.ReadAsStringAsync(); throw new Exception(content); } } return response; } ``` ## API Integration: TimeCockpitClient To authenticate with **time cockpit**, a **Personal Access Token (PAT)** is required. Instructions for creating such a token can be found in the official documentation: [time cockpit Web API - Authentication](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/authentication.html). ### Secure Handling of the PAT After creating the PAT, we strongly recommend storing it securely. For production use, storing it in **Azure Key Vault** is advised to ensure secure and centralized management of access credentials. ### Integrating the PAT into the TimeCockpitClient The `TimeCockpitClient` is configured for dependency injection in .NET Core. Since **time cockpit** uses a PAT that does not need to be converted into a token, it can be directly set in the `Authorization` header as a Bearer Token. This simplifies integration and ensures direct and straightforward authentication with the API. ``` var host = new HostBuilder() .ConfigureFunctionsWebApplication() .ConfigureAppConfiguration(builder => { ... }) .ConfigureServices((hostContext, services) => { services.AddHttpClient("TimeCockpit", httpClient => { httpClient.BaseAddress = new Uri(config["TimeCockpitBaseUri"]); httpClient.DefaultRequestHeaders.Authorization = new AuthenticationHeaderValue($"Bearer", $"{config["TimeCockpitDataApiPAT"]}"); }); }) .Build(); host.Run(); ``` The **Personal Access Token (PAT)** is directly set in the `Authorization` header as a Bearer Token, simplifying the authentication process. After configuring the `HttpClient` to interact with **time cockpit**, the entire interaction with the API is encapsulated within the `TimeCockpitClient` class. ### Responsibilities of the TimeCockpitClient The `TimeCockpitClient` serves as the central interface to the **time cockpit** API, providing a clear separation between API communication and the rest of the application code. Its main responsibilities include: * **Data Retrieval:** The client allows access to time entries and other relevant data from **time cockpit**. * **CRUD Operations:** Supports creating, updating, and deleting entries, enabling comprehensive data management. ### Client Structure The `TimeCockpitClient` is designed modularly and uses `HttpClient`. By leveraging constructor dependency injection in .NET Core, the client is ensured to be easily configurable and testable. ``` public TimeCockpitClient(IHttpClientFactory httpClientFactory, ILogger logger, IOptions configuration) { httpClient = httpClientFactory.CreateClient("TimeCockpit"); this.configuration = configuration; baseUri = this.configuration.Value.TimeCockpitBaseUri; this.logger = logger; } ``` The `TimeCockpitClient` serves as the central interface to the **Time Cockpit API**, offering comprehensive functionality for interacting with the platform. ### Utilizing the Dynamic Data Model Since **time cockpit** provides a **dynamic data model** ([details on the dynamic data model](/de/anpassbare-zeiterfassung/)), this example leverages the **Query Endpoint** of the API ([details on the Query interface](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/query.html)). This endpoint allows flexible access to various data structures and supports executing complex queries. ### TCQL Integration The `TimeCockpitClient` supports the execution of **TCQL queries** ([Time Cockpit Query Language](https://docs.timecockpit.com/doc/tcql/overview.html)). This query language, specifically developed for **time cockpit**, enables developers to perform data queries on the dynamic data model. The following method demonstrates how TCQL queries can be executed to retrieve information from the platform. This approach leverages the full flexibility of **time cockpit**’s dynamic data model without introducing unnecessary complexity to the application. ``` public async Task> SelectAsync(string query, List> parameters = null) where T : IJsonDeserializable { JObject jsonRequest = new JObject( new JProperty("query", query), new JProperty("parameters", parameters?.ToDictionary(p => p.Item1, p => p.Item2))); Func> deserialize = json => json["value"].Select(item => T.FromJson(item)).ToList(); return await GetResult(jsonRequest, deserialize); } ``` The `SelectAsync` method is used to execute queries against the **time cockpit API**. The following example shows how to query all time entries that have been created or updated since a specific date. The response is returned as JSON data, which is generically deserialized into a **Plain Old CLR Object (POCO)**, such as `TcTimesheet`, using **Json.NET**. The combination of `SelectAsync` and generic deserialization offers maximum flexibility and reusability, as the method can work with different TCQL queries and return structures. ``` var createdOrUpdates = await this.timeCockpitClient.SelectAsync( "From V In Timesheet Where V.UserDetail.UserDetailUuid = @Id " + "And (V.CreationDateUtc >= @LastExportedDate " + "Or V.UpdateDateUtc >= @LastExportedDate) " + "Select V", new List> { Tuple.Create("LastExportedDate",$"datetime'{lastExportedDate.Value:yyyy-MM-ddTHH:mm:ss}'"), Tuple.Create("Id", $"guid'{user.APP_UserDetailUuid}'") }); ``` ## Overview of the Vacation Synchronization Process The synchronization process is performed as part of an hourly data reconciliation. The steps are as follows: 1. **Determine the Last Export:** * For each export, **time cockpit** checks the last successful export to **Personio**. * If no export has been performed yet, the `lastExportDate` is initially set to January 1, 1970. In this case, all vacations in **time cockpit** are considered for export. 2. **Retrieve Vacations from Personio:** * All vacations for a specific user are retrieved from **Personio** and organized into a dictionary based on the **Personio ID** of the vacations. 3. **Match Vacations from time cockpit:** * For each vacation created or modified after the `lastExportDate`, it is checked whether it has already been exported to **Personio**. * This check is performed using the **USR\_PersonioId** field, which can be easily added to the **APP\_Vacation** entity in **time cockpit** using its customizable data model. This field stores the internal **Personio ID** for each vacation. 4. **Handle Changes:** * If a modified vacation from **time cockpit** already exists in **Personio**, it is deleted in **Personio**. Currently (as of January 20, 2025), **Personio** only supports inserting and deleting vacation entries, not directly updating them. To work around this, the modified entry in **Personio** is deleted and then re-added. The new **Personio ID** is then stored in **time cockpit** in the **USR\_PersonioId** field. 5. **Add New Vacations:** * Each vacation modified in **time cockpit** is exported to **Personio**. The new **Personio ID** is then saved back to **time cockpit**. ``` private async Task UpsertVacationsInPersonio(DateTime? lastExportedDate, TcUserDetail user) { var tcVacations = await this.timeCockpitClient.SelectAsync( "From V In Vacation Where V.UserDetail.UserDetailUuid = @Id " + "And (V.CreationDateUtc >= @LastExportedDate " + "Or V.UpdateDateUtc >= @LastExportedDate) " + "Select V", new List>() { Tuple.Create("LastExportedDate",$"datetime'{lastExportedDate.Value.ToString("yyyy-MM-dd")}'"), Tuple.Create("Id", $"guid'{user.APP_UserDetailUuid.ToString()}'") }); Func filter = x => x.Attributes.TimeOffType.Attributes.Category == "paid_vacation" || x.Attributes.TimeOffType.Attributes.Category == "unpaid_vacation"; var personioAbsences = (await this.personioClient.GetAbsencensOfUser(user.USR_PersonioId, filter)).ToDictionary(x => x.Attributes.Id.ToString()); foreach (var tcVacation in tcVacations) { if (tcVacation.USR_PersonioId != null && personioAbsences.TryGetValue(tcVacation.USR_PersonioId, out var timeOffPeriod)) { // there is no update in personio await this.personioClient.DeleteTimeOffPeriod(timeOffPeriod.Attributes.Id.ToString()); } var newTimeOffPeriod = new { employee_id = user.USR_PersonioId.ToString(), time_off_type_id = user.USR_IsExternal ? "2567057" : "2228792", start_date = tcVacation.APP_BeginTime.Value.ToString("yyyy-MM-dd"), end_date = tcVacation.APP_EndTime.Value.ToString("yyyy-MM-dd"), skip_approval = true, half_day_start = !tcVacation.APP_IsWholeDay.Value && tcVacation.APP_BeginTime < tcVacation.APP_BeginTime.Value.Date.AddHours(12), half_day_end = !tcVacation.APP_IsWholeDay.Value && tcVacation.APP_BeginTime >= tcVacation.APP_BeginTime.Value.Date.AddHours(12), }; var response = await this.personioClient.PostTimeOffPeriod(newTimeOffPeriod); if (response.IsSuccessStatusCode) { var allJsonData = await response.Content.ReadAsStringAsync(); var timeOffPeriodJson = JsonConvert.DeserializeObject(JObject.Parse(allJsonData)["data"].ToString()); tcVacation.USR_PersonioId = timeOffPeriodJson.Attributes.Id.ToString(); await this.timeCockpitClient.PatchAsync("APP_Vacation", tcVacation.APP_VacationUuid, tcVacation); } else { this.logger.LogError($"Could not create absence for vacation with id {tcVacation.APP_VacationUuid}"); } } } ``` ## Useful Tips ### Integration with Azure Key Vault This solution uses **Azure Key Vault** for securely storing secrets and configuration settings. Using Key Vault offers significant benefits for both production environments and local development: ``` builder.AddAzureKeyVault( new Uri(builtConfig["VaultUri"]), new DefaultAzureCredential( new DefaultAzureCredentialOptions { ExcludeManagedIdentityCredential = false, ExcludeAzureCliCredential = false, ExcludeInteractiveBrowserCredential = true, } ) ); ``` ### Advantages of Key Vault Integration * **Centralized Management:** Secrets and configurations are centrally stored in Key Vault, ensuring that changes take immediate effect across all environments. * **Security:** Secrets no longer need to be stored locally in files like `local.settings.json` or User Secrets, minimizing the risk of leaks. * **Consistency:** Both local development and production environments use the same configuration settings, avoiding discrepancies. ### Use in Production In production, access to Key Vault is managed using **Managed Identity**. This eliminates the need to store access credentials within the application or environment. ### Use in Local Development Key Vault is also used for local development. Configuring access is straightforward: 1. **Permissions:** The user must be authorized as a **Key Vault Secrets User**. 2. **Configuration:** The **Vault URI** is specified in the `local.settings.json` file. This is the only local configuration required. 💡Since secrets are not stored locally, sensitive data cannot accidentally be checked into version control systems like Git. Additionally, development and production environments remain synchronized as both access the same Key Vault. The `AddAzureKeyVault` method registers Azure Key Vault as a configuration source in a .NET application. This allows secrets and configuration settings to be retrieved directly from Key Vault and used within the application without requiring local storage. *** ## Conclusion The integration of **Personio** and **time cockpit** provides a pragmatic solution to the challenges of modern work time and project time tracking. By leveraging Azure-based technologies like **Azure Functions**, **Azure Key Vault**, and **Application Insights**, companies can implement efficient, secure, and scalable processes. The described synchronization mechanisms demonstrate how connecting two specialized systems can create synergies. The Personio interface facilitates the management of attendance and absence records for HR purposes, while **time cockpit** offers granular project time tracking, providing deeper insights into tasks and budgets. The hourly synchronization ensures that both systems remain consistent, without manual effort or increased error susceptibility. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Project Post-Calculation: Tips & Best Practices > Post-calculation of projects: tips and best practices. How project time tracking enables precise analysis, better planning, and higher margins. Aug 11, 2025 by Alexander Huber ![Project Post-Calculation: Tips & Best Practices](/_astro/project-post-calculation.Dwi15JWt_Z1SsWtn.webp) According to the **CHAOS Report 2020** by the Standish Group, only about 31% of IT/software projects are truly successful. 50% are considered challenging (deviations in budget, time, or scope), and 19% fail completely. ([CDT](https://cdt.ca.gov/statewide-it-project-outcomes)) Projects start with ambitious plans, but in the end, they’re often **more expensive, take longer, or are less profitable** than expected. The big question then is: *“What happened?”* This is exactly where **project post-calculation** comes in. It’s a structured look back to compare **planned vs. actual values**, understand variances, and derive **lessons learned** for the future. Without solid [**project time tracking**](/project-time-tracking/), however, it’s a shot in the dark. ## What Is Project Post-Calculation? A **post-calculation** is a managerial accounting method used to capture the actual project costs and achieved profit **after project completion** and compare them with the planned values. ### Core Objectives of a Post-Calculation * **Transparency:** Show whether the project was profitable. * **Variance analysis:** Which phases or tasks required more resources than planned? * **Learning instrument:** Improve future estimates, costing methods, and proposal quality. * **Management input:** Data for pricing, margin calculation, and process optimization. In a project context, post-calculation is far more than an accounting formality. It becomes a **controlling tool** that provides both operational and strategic value. ## Why Project Time Tracking Is the Foundation A post-calculation is only as good as the data it’s based on. For service providers, **time = money**. ### No Transparency Without Time Data If you don’t track how many hours developers, consultants, or project managers spent on which work package, the biggest cost drivers remain invisible. **Time tracking provides:** * **Objectivity:** Facts instead of gut feel. * **Granularity:** Effort can be assigned to specific projects, clients, or tasks. * **Completeness:** Non-billable hours become visible. * **Compliance:** In many countries (EU, AT, DE), working time tracking is mandatory anyway. A practical example from our experience: An IT company used to do post-calculation “in their heads” until we introduced project time tracking. Only then did it become visible that around **15% of hours were worked but never billed**. That led to systematic margin loss. A classic case of *revenue leakage*. ## Prerequisites for a Successful Post-Calculation For post-calculation to deliver insights rather than just numbers, certain conditions must be met. ### 1. Clean and Detailed Project Structure * Projects should be broken down into **work packages**. * These serve as “containers” for time, costs, and external services. * Only then can variances be pinpointed precisely. ☝️ But beware: don’t get lost in excessive detail. The art lies in creating a project structure that’s precise enough for solid post-calculation but not too granular. If employees have to spend time hunting for the right work package, they’ll quickly find time tracking tedious. An elegant solution: only present each person with the work packages relevant to them. They see only the tasks they’re actually scheduled for and booking becomes much easier and faster. ### 2. Consistent Project Time Tracking * **Daily booking** (“same-day booking”) prevents memory errors. * Tools should minimize the effort required to record time. * **Non-billable time** must also be tracked (meetings, bug fixing, internal coordination). 🤔 Let’s be honest: many people don’t log time immediately because they’re deep in work or sprinting from meeting to meeting. This is where digital assistants help. Like the Activity Tracker from [time cockpit](/activity-tracking/). It automatically records which files, apps, or projects were worked on. Later, employees have a reliable memory aid and can submit accurate time with just a few clicks. ### 3. Complete Cost Capture * In addition to own labor, include **external services, material, and travel costs**. * Create transparency between price deviations vs. quantity deviations. In post-calculation it’s crucial not only to identify variances but also to understand their causes. A quantity variance arises when more hours or services are needed than planned for certain work packages. A price variance occurs when unit costs e.g. external hourly rates or license prices are higher than estimated. Only when both dimensions are considered separately can you draw the right conclusions and improve future estimates. 💡 While a time tracking system primarily captures own labor (work hours), a complete post-calculation often requires additional data sources. External services, material, or travel costs are usually recorded in ERPs, accounting solutions, or specialized reporting tools. Only the combination of these sources yields a full cost picture. ### 4. Defined Baseline and KPIs A post-calculation is only as good as the comparison data defined at project start. That means clearly documenting plan values such as planned hour budgets per phase, expected cost types (own labor, external, travel), and planned milestones. This data form the baseline against which all actuals are later measured. ### 5. Regular Reviews Instead of a One-Off Wrap-Up * Successful organizations check **continuously**: run plan–actual comparisons weekly or monthly. * This turns post-calculation from a purely *ex-post analysis* into an **early warning system**. 🎯 For plan–actual comparisons to be meaningful, it’s critical that **time is recorded promptly**. If hours are entered weeks later, important details are lost and variances go unnoticed. Without up-to-date data, project control is like flying blind. Successful companies review weekly or monthly and use post-calculation not just at the end but as an ongoing **early warning system**. ### 6. Embed Lessons Learned in Your Culture A post-calculation is only valuable if results don’t vanish into an archive but are actively used. Variances shouldn’t be seen as blame but as learning opportunities. An open discussion culture is key, where causes like estimation errors, unclear requirements, or external influences can be named honestly. A project closure report documents these insights and derives concrete recommendations e.g, buffer rules, improved estimation methods, or clearer change request processes. This way, post-calculation becomes a continuous improvement tool that makes projects more predictable and profitable. ## Step by Step: How a Post-Calculation Works ### Step 1: Introduce Project Time Tracking All team members should record their time regularly, ideally daily. Modern tools reduce effort significantly and ensure the data is complete and consistent. ### Step 2: Set Up the Project Structure A clean structure with clearly defined phases and work packages is the foundation of any post-calculation. Only if tasks and responsibilities are clearly assigned can variances later be identified precisely. 👉 *Example:* In an ERP rollout, define phases like “Requirements Analysis,” “Implementation,” “Testing,” and “Go-Live” and you’ll immediately see where most extra hours accrued. ### Step 3: Capture Costs In addition to internal hourly rates, include external services, travel expenses, or license fees in the post-calculation. Only when all cost types are captured do you get a complete picture of project reality. 👉 *Example:* In a cloud project for a client, consider not only developer hours but also external Microsoft Azure cost statements and travel expenses for workshops. ### Step 4: Plan–Actual Comparison Next, compare planned efforts with actual recorded time and costs. Variances can be identified early and documented systematically. 👉 *Example:* 120 hours were planned for testing; the QA team actually spent 180 hours. Post-calculation immediately flags an overload in testing. ### Step 5: Root Cause Analysis More important than merely noting a variance is asking “why.” Typical causes include estimation errors, unclear requirements (scope creep), or inefficient project workflows. 👉 *Example:* In an e-commerce project, many extra hours stemmed from short-notice change requests. The root cause was the absence of a proper change request process. ### Step 6: Lessons Learned Don’t let post-calculation results gather dust. Feed insights into future proposals and project methods so planning improves step by step. 👉 *Example:* After a data warehouse project, the team decides to **always include a 20% buffer** for data migration in future quotes, because this was repeatedly a source of variance. ## Common Pitfalls in Post-Calculation * **Incomplete time data:** One of the biggest stumbling blocks is incomplete time data. If employees record hours only sporadically or retrospectively, you won’t get a reliable picture of actual effort. Post-calculation then rests on estimates and loses its value. * **Project structure too coarse:** One of the biggest stumbling blocks is incomplete time data. If employees record hours only sporadically or retrospectively, you won’t get a reliable picture of actual effort. Post-calculation then rests on estimates and loses its value. * **No view of non-billable time:** Another classic: ignoring non-billable hours. Internal coordination, meetings, or bug fixing add up and significantly affect profitability. If these hours aren’t captured and evaluated, the result looks artificially positive. * **Post-calculation too late:** Often, post-calculation is done only at project end. That makes it a pure retrospective with no steering effect. Successful companies, by contrast, run regular in-project reviews and use them as an early warning system. ## Why Post-Calculation Matters Especially for IT Service Providers * **High share of personnel costs:** Especially in IT, post-calculation is essential because the largest cost block is personnel. Every hour not recorded or misassigned immediately distorts financial results. * **Intense competitive pressure:** Margins in IT services are often tight. Transparency around time and cost variances directly determines profit or loss. * **High change dynamics:** Agile methods, scope changes, and shifting requirements mean projects rarely follow the plan exactly. Without ongoing post-calculation, it’s easy to lose track. * **Regulatory environment:** Legal requirements also matter. In many countries, complete time tracking is mandatory. That makes it not only the foundation for post-calculation but also part of compliance and corporate governance. ### Conclusion A **post-calculation of projects** is far more than a “box-ticking exercise.” It determines **profitability, planning certainty, and competitiveness**. The most important prerequisite: a [**structured project time tracking**](/project-time-tracking/) setup that makes all relevant effort visible — and a [**project invoicing**](/project-invoicing/) process that turns those hours into clean, accurate billing. 👉 Especially for IT service providers: If you plan projects once but never run post-calculations, you risk repeating the same mistakes. If you consistently track time, compare continuously, and capture learnings, you build a sustainable foundation for better margins and happier customers. This turns post-calculation from a rear-view mirror into a true steering instrument. **Related reading:** * [Key KPIs from Project Time Tracking Data](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) — the KPIs that post-calculation is built on: billing ratio, utilization, earned value, and margin * [Project Time Tracking Meets Internal Cost Allocation](/blog/project-time-tracking-meets-internal-cost-allocation/) — how the same time data drives fair cost allocation across departments ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Project Time Tracking: From Excel to Professional Tools > How to move from Excel to a professional project time tracking system. Practical tips for planning, migration, and rollout. Jul 28, 2025 by Alexander Huber ![Project Time Tracking: From Excel to Professional Tools](/_astro/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden.en.Dx5knT0B_Z8vmm5.webp) Excel is the starting point for project time tracking in many companies. It is flexible, immediately available, and almost everyone can use it. What works at the beginning reaches its limits over time: larger teams, more projects, more complex billing, and the need for meaningful reports make Excel confusing and error‑prone. A [**professional time tracking system**](/project-time-tracking/) can make a decisive difference. It reduces manual work, prevents data chaos, and provides reliable evaluations at any time. To make the switch successful, you need planning and structure. This guide shows you how to master the transition step by step. ## 1. Analyze the current situation Before you think about tools, you should know exactly how your current time tracking works and where the weak points are. ### Inventory questions * What data do you currently record? (projects, activities, customers, budgets, hourly rates) * Who records the data and at what frequency? * What reports and evaluations are required? * Are there legal requirements to consider (e.g., working time regulations, GDPR)? 💡 **Tip:** Document not only the data, but also the process behind it. This helps you identify bottlenecks you can remove during the transition. ## 2. Define requirements and goals The choice of the right system depends on your goals. Define in advance what you want to achieve. * **Efficiency:** fewer manual entries, less duplicate work * **Transparency:** real‑time overview of project progress and team utilization * **Accuracy:** minimize typos and formula errors * **Integration:** connect to accounting, project management, or CRM * **Scalability:** reliable for larger teams and complex projects ## 3. Prepare master data Clean master data is the foundation for any functioning time tracking. **This includes:** * Customers * Projects * Activities * Hourly rates and budgets Consider where this data should come from in the future: * Manual maintenance directly in the new system * Import from Excel * Automated transfer from other programs (e.g., ERP or CRM) ## 4. Configure attendance and work time tracking A [**modern time tracking system**](/employee-time-tracking/) like time cockpit can do more than store project time. To use it optimally, define key parameters: * Work time models (full‑time, part‑time, flexitime) * Absence rules (vacation, sick leave, compensatory time) * Holiday calendars for different locations * Access rights and roles for different groups * Passive booking locks to freeze data after a set period * Working time checks and notifications for rule violations ## 5. Decide on usage scenarios Clarify whether the new system will be used only for **project time tracking** or also for **attendance time tracking**. * **Project only:** focus on billable work and project documentation. * **Project and attendance:** combine work time records, break rules, and project work. Regardless of the variant, clear communication to employees is essential. Define when and how time must be recorded. ## 6. Use automation options Many modern systems offer [**automatic time tracking**](/activity-tracking/), for example via background tracking or integrations with other applications. **Benefits:** * More precise data * Less effort to record time * Better traceability Automation should be introduced transparently so employees understand it is about making work easier, not about surveillance. ## 7. Integrate project billing If you want to bill directly based on recorded time, define a clear billing concept in advance. * Will billing happen in the time tracking system or an external program? * Which data will be transferred (booked time, hourly rates, project costs)? * At what point will bookings be locked for billing? ## 8. Tailor the system and set up reports Every company has specific needs. Determine what customization is necessary. * Extend the data model with specific fields * Custom dashboards for project leads, management, or accounting * Automated reports for customers or internal analysis ## 9. Plan integrations A professional time tracking system should fit seamlessly into your software landscape. Common integrations: * Project management tools (Jira, Asana, Trello) * Accounting systems * HR software for absence management * Ticket and support systems ## 10. Define roles and permissions Permission management ensures data security and clear responsibilities. Typical roles: * Administrators for system and user settings * Project leads for project‑related data * Employees with access to their own time entries ## 11. Migrate data from Excel Migrating existing data is often the most critical step in the transition. **Recommended approach:** 1. Clean data (duplicates, typos, incomplete entries) 2. Test import with a small dataset 3. Full migration of relevant data (projects, customers, activities, historical bookings, absences) 4. Review and approval by responsible stakeholders ## Conclusion Switching from Excel to a **professional project time tracking system** like time cockpit is more than changing software. It is an opportunity to simplify processes, eliminate sources of error, and make informed decisions based on reliable data. With a careful inventory, clear goals, prepared master data, and a structured migration, you lay the foundation for time tracking that works today and grows with your future needs. 💡 We are happy to support you in introducing time cockpit. Learn step by step how a time tracking implementation project works: [How a time tracking project works](/whats-the-difference/) ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Optimize Project Time Tracking – Leverage Integrations > Efficient project time tracking through tailored integrations—automate data flows, avoid errors, save time. Jul 29, 2025 by Michael Kubitschka ![Optimize Project Time Tracking – Leverage Integrations](/_astro/zeiterfassung-projekte-schnittstellen.en.R_5uhVHQ_VvUuv.webp) In many organizations, a [**project time tracking system**](/project-time-tracking/) doesn’t live on a greenfield. It’s embedded in a complex landscape with **upstream systems** (e.g., ERP) and **downstream systems** (e.g., billing, reporting). To unlock the full value of a solution like *time cockpit*, you need **tailored integrations and automated jobs** that seamlessly import and export data or trigger workflows. That’s exactly where our years of experience come in: we build **custom-fit integrations and automations** aligned to your processes and we also support you **in setting up and configuring your Microsoft Azure subscription**. ## Why integrations are crucial in project time tracking Today, there are hardly any **isolated IT systems**. Especially in project work, success depends on **seamless collaboration across systems**: * **Project time tracking** provides data on hours, resources, and progress. * **Upstream systems** like ERP or CRM contain customer data, budgets, and orders. * **Downstream systems** like billing, controlling, or BI tools further process the recorded time. ![Overview of time tracking integrations](/_astro/zeiterfassung-projekte-schnittstellen-ueberblick.en.B6XF7xSr_ZTDsJt.webp) **If an integration is missing or unreliable**, issues appear immediately: 1. **Duplicate work** — the same data must be entered multiple times. 2. **Error sources** — manual transfers lead to incorrect invoices and unreliable KPIs. 3. **Time loss** — data isn’t available in real time; billing is delayed. 4. **Lack of transparency** — management lacks an up-to-date overview. 5. **Growth bottlenecks** — processes don’t scale with company size. ## The value of working integrations Well-designed **project time tracking integrations** deliver: * **Real-time transparency:** Always up-to-date data in every system. * **Automation:** Reminders, budget checks, and invoicing run automatically. * **Error reduction:** No typos or misassignments (e.g., booking to the wrong project). * **Faster invoicing:** Hours flow straight into the billing system. * **Informed decisions:** Accurate KPIs for project managers, controllers, and management. With the right integration, project time tracking becomes the **hub for controlling, corporate steering, and customer satisfaction**. 🚀 **Tip:** We support your digital transformation, critically analyze existing processes, and help from optimization through to technical implementation. ### Typical use cases from our practice Across many client projects we see: **automation and integrations are often the decisive lever for efficiency**. The spectrum ranges from simple reminders to complex system coupling: #### Automations Recurring tasks can run entirely without manual effort, for example: * Sending reminder emails for time entry * Automatically creating Outlook appointments for absences * Periodic checks for working-time rule violations with notifications #### Project time tracking functions Automations also create tangible benefits in daily project work, such as: * Notifications when budgets are exceeded * Automated project status reports * Synchronization of project data with ERP systems #### System integrations Time Cockpit can be integrated seamlessly with a wide variety of systems, including: * Microsoft Dynamics NAV / Business Central * Microsoft CRM * SharePoint * SAP * Azure DevOps * Jira * Various **on-premises systems** Our experience: **the list of potential integrations is long** and often the key to maximum efficiency. ## Our technology foundation: Microsoft Azure For integrations and jobs we rely on [**Microsoft Azure**](https://azure.microsoft.com/de-de/), a modern, secure, and highly scalable cloud platform. In most projects we use [**Azure Functions**](https://azure.microsoft.com/de-de/products/functions): *Azure Functions* is a serverless cloud service for building event-driven applications without managing servers. This enables lean, efficient integrations that only incur costs when they run often even **free within the included quota**.\ 📄 [Learn more about Azure Functions in the Microsoft docs](https://learn.microsoft.com/de-de/azure/azure-functions/functions-overview) ### Securely connecting on-premises systems Many clients want to integrate **on-premises systems** with their project time tracking. Here we use [**Azure Hybrid Connections**](https://learn.microsoft.com/de-de/azure/app-service/app-service-hybrid-connections?tabs=windows): *Azure Hybrid Connections* provides secure access from Azure to local resources without complex VPNs. A small component in the corporate network establishes an encrypted connection to the cloud.\ 📄 [More on Azure Hybrid Connections](https://learn.microsoft.com/de-de/azure/app-service/app-service-hybrid-connections?tabs=windows) 💡 Even if you still run software in your own data center or network, there’s nothing stopping you from using Time Cockpit as a SaaS solution. We’ll help you connect your on-premises world seamlessly with the cloud. ### Time Cockpit Web API for any integration The [*time cockpit Web API*](/time-tracking-integration-web-api/) is the heart of flexible connections between time cockpit and other systems. It enables virtually any kind of data exchange or process integration, from simple queries to complex, bidirectional interfaces. * **Import** and **export** of data * **Triggering actions** * **Fetching lists and results** * **Retrieving reports** * **and more** In practice, this means: an ERP can automatically create new projects and customers in time cockpit; a CRM writes recorded project hours into the customer history; or a BI tool fetches up-to-date analytics for management reports. Our Azure Functions use this API to synchronize data between time cockpit and external systems. The result is integrations that automate processes, eliminate errors, and ensure all connected systems always work with the latest information. ## Why tailor-made integrations? 💡 Systems like **SAP** or **Azure DevOps** are **highly customizable**. Companies can add custom fields, workflows, and data structures. To make those customizations work smoothly with *time cockpit*, you need **flexible, customer-specific integrations**. ## Our development approach 1. **Requirements analysis** — clarify data flows and processes 2. **Technical design** — architecture and technology selection 3. **Development & testing** — build with Azure Functions, connect APIs, perform security tests 4. **Go-live & monitoring** — rollout, observability, optimization ## Conclusion Custom **project time tracking integrations** are the key to automated processes, error-free data flows, and up-to-date information across all systems. With **Azure Functions**, **Hybrid Connections**, and the [**time cockpit Web API**](/time-tracking-integration-web-api/), we build integrations that fit your processes exactly—cloud, on-premises, or hybrid. The result: **greater efficiency, better data quality, faster billing and a clear competitive edge.** ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Project Time Tracking Meets Internal Cost Allocation > Project time tracking for internal cost allocation: how to achieve transparent cost center allocations with multi‑client splitting. Aug 18, 2025 by Alexander Huber ![Project Time Tracking Meets Internal Cost Allocation](/_astro/internal-cost-allocation.en.Csc-A_60_1FYsh8.webp) Many companies automatically associate [**project time tracking**](/project-time-tracking/) with billing external customer projects. But in our practice we see: time tracking is just as critical for **internal cost allocation**. Especially internal IT departments, HR or marketing face the challenge today to allocate their services transparently and fairly to other business units. In this article, we explain why internal cost allocation (ICA) in our experience is more than just “one pocket to another,” how it can be represented within **project time tracking**, and why concepts like **multi‑client splitting** are technically decisive. ## Why Internal Cost Allocation? Internal cost allocation (ICA) ensures that services between departments of a business are distributed in a cause‑based way. It is more than an accounting trick: * **Transparency:** Every department can see which services they consume and what costs are incurred. * **Cost awareness:** Internal services are not perceived as “free,” but understood as real costs. * **Steering instrument:** Management can assess, optimize and control services. * **Efficiency promotion:** Departments scrutinize whether services are necessary — IT and other service areas optimize their offerings. ## Cost Center vs. Profit Center — the Role of IT Traditionally, IT departments were run as **cost centers**. A cost center is defined as: "An organization’s or company’s cost center helps control its costs but doesn’t directly contribute to revenue to pay them." The focus is on budget compliance and efficiency, not revenue generation. Typical examples include IT, HR, and administration. Increasingly, though, companies view their IT not only as a cost center but develop it into a **profit center**. A profit center is: "A branch or division of a company that directly adds to the organization’s bottom line and is responsible for generating its own revenues and earnings" Here, IT units act like internal businesses: they deliver services, charge for them, and bear responsibility for results. In IT, there is a clear trend: more organizations position their IT as a profit center, because efficient IT not only reduces cost but also improves margins and growth. ([LOGIC2020](https://logic2020.com/insight/it-cost-center-or-profit-center/)) Forbes also stresses that organizations should find concrete ways to transform IT departments from cost centers to profit centers ([Forbes](https://www.forbes.com/councils/forbesbusinesscouncil/2024/04/29/five-practical-ideas-for-transforming-your-it-department-from-a-cost-center-to-a-profit-center/)). A practical example: at USAA, the IT department was organized as an internal **chargeback model** functioning as a profit center, leading to significant cost reductions while improving IT service quality ([Springer](https://link.springer.com/article/10.1007/s10796-021-10214-9)). ### Current Trend More and more corporations are evolving their IT functions from classic cost elements to independent profit centers. The reason: IT is no longer viewed just as a technical service provider but as a central **business enabler** that contributes decisively to value creation. When internal departments pay real prices for the IT services they use, quality and service orientation naturally increase. IT must define its offerings clearly, calculate transparently, and continuously improve, similar to an external provider. At the same time, **internal cost allocation (ICA)** remains a vital tool even when IT continues to operate in a cost center model. It provides transparency, makes costs understandable, and fosters a better understanding of actual usage of IT services across the company. 💡 More and more companies develop their IT department into a profit center, seeing it as a business enabler rather than just a cost center. Still, internal cost allocation remains essential even under a cost‑center model to ensure transparency and cost awareness. ## Project Time Tracking as the Basis of Internal Cost Allocation Why is **project time tracking** so important here? Because the recorded times form the basis for internal cost allocation. * **Not only external projects:** Internal software rollouts, service projects or maintenance projects also have start & end dates, budgets, and task packages. * **Traceability:** Who worked when on what? This information is critical to distribute costs fairly. * **Complex splits:** Often, multiple cost centers share project costs. Splits are rarely a simple 50/50. More often custom splits must be considered automatically. ### 🛠️ Practical example: internal cost allocation in a corporate IT One example from our practice shows how **project time tracking** becomes a central steering instrument in the internal IT of a large Austrian corporation. ➡️ Another example of internal cost allocation is available in the [LeaseMyBike case study](/de/case-studies/leasemybike/). #### Starting Point The central IT department of a large Austrian group handles many tasks beyond classic infrastructure operations: software rollouts, maintenance, migration, application support, cross‑company services like helpdesk, security, or cloud platforms. These services are consumed by multiple business units across the group. #### Goal To ensure cost transparency, the IT department wants to allocate efforts fairly. Each business unit should bear costs in proportion to actual usage. This approach not only ensures fairness but also encourages cost awareness in business units. #### Challenge In practice, IT projects rarely map neatly to a single cost center. Often multiple departments are involved for example, when rolling out a new ERP system group‑wide or deploying a security initiative affecting every business unit. The cost allocation across departments is not always equally divided but based on usage, headcount or other allocation keys. Complexity increases further when splits change during a project or when some departments are only temporarily involved. * ✅ The IT function delivers projects and services for the entire group. * ✅ Costs should be transparently and fairly distributed to consuming units. * ✅ Many projects involve multiple departments and complex splits. ### Multi‑Client Splitting in Practice To keep the booking process simple for employees, the system handles splitting automatically: * The project is linked to multiple cost centers. * A distribution table defines percentages (e.g. cost center A 30 %, cost center B 70 %). * Booked times are split automatically behind the scenes. 💡 Users shouldn’t be burdened with technical or billing details. Time tracking should be as simple as possible all the rest happening in the background. After all, time tracking is not a favorite task for most employees anyway. ## Use Case Example Below we describe a concrete **implementation example with Time Cockpit**, where the [high configurability](/customizable-time-tracking/) of the platform proved especially useful. Internal cost allocation could be tailored exactly to the needs of the corporate IT. Three elements were decisive: data model, data import, and reporting. ### 1. Data Model In the classic model you often see hierarchy *Client → Project → Task*. That is not sufficient for internal cost allocation. Here, an additional **Cost Center** entity was introduced and connected in an **M:N relationship** with projects. A field “Allocation (%)” makes it possible to split project time automatically between cost centers. ### 2. Data Import Project data often originates outside the time tracking system. In this case, some came from **Microsoft SharePoint**, connected via a web service interface, and some from a **custom in‑house development** exporting its data as JSON. Thanks to Time Cockpit’s flexibility, both systems could integrate seamlessly. Crucial was the technical expertise in building custom interfaces. ### 3. Reporting Once the data is in the system, employees record time as usual against projects and tasks. The splits to cost centers run automatically behind the scenes. For controlling, **script lists** were created to aggregate booked time and assign it to cost centers according to the splits. Via automatic Excel export, results could be further processed directly. This is a clear added value for transparency and traceability. 💡 Especially in internal cost allocation, you see how important flexibility is in a time tracking system. Standard solutions quickly reach their limit when multiple cost centers or custom splits are involved. With Time Cockpit, through data model extensions, flexible interfaces, and script-based reporting, all requirements were met — without making the booking process for employees more complex. ## Best Practice Tips from the Field From our projects we know: success in internal cost allocation depends not only on technology but also on execution. The following recommendations have proven effective in practice and ease the daily work of IT departments and controlling: * **Design data model carefully and early:** model cost centers and splits cleanly. * **Automate the import:** avoid double manual maintenance. Use interfaces. * **Keep reporting flexible:** script lists or BI tools enable custom splits. * **Keep user experience in mind:** employees should book time as simply as possible. ## Conclusion **Internal cost allocation** is a central steering instrument for modern organizations and far more than “one pocket to another.” Especially IT departments evolve from cost centers to profit centers and require transparency to present their services. **Project time tracking** forms the foundation: it makes internal services visible, enables fair cost allocation, and supports complex models like **multi‑client splitting**. Success hinges on the interplay of data model, import processes, and reporting. It ensures internal time tracking is experienced not as a burden but as a value add. **Related reading:** * [Key KPIs from Project Time Tracking Data](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) — the KPIs that underpin internal cost allocation: utilization, billable ratio, cost per project hour * [Project Post-Calculation: Tips & Best Practices](/blog/project-post-calculation/) — how the same time data is used to compare planned vs. actual costs at project level * [Project Invoicing](/project-invoicing/) — how project time connects to accurate external billing alongside internal cost allocation ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # 10 Revenue Killers in Project Time Tracking > Full order books but shrinking revenues? 10 revenue killers service providers overlook – and how project time tracking stops them. Oct 1, 2025 by Alexander Huber ![10 Revenue Killers in Project Time Tracking](/_astro/project-time-tracking-revenue.en.BuLLeIQw_Z5gMvY.webp) Many service providers know the phenomenon: a full pipeline, high workload – and yet less revenue remains than planned. The reflex often targets pricing, sales, or acquisition. In practice, the biggest levers lie in day-to-day project work. Project time tracking is not a bureaucratic must, but the sensor that shows where hours disappear, why invoices go out too late, and which activities go unpaid. If you look closely, you’ll see the quiet revenue killers sit right in the middle of daily operations. ## 1. Without transparency, you can’t steer Without complete bookings, you can’t judge whether projects are on track. A developer documents only roughly; internal activities barely show up – contribution margins blur, decisions are made on gut feeling. The remedy: clear reporting with plan/actual comparisons and real-time dashboards. What this can deliver is shown in our [article on the most important company KPIs from project time tracking](https://www.timecockpit.com/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung). 💡 Record times as close to real time as possible. The fresher the data, the more valuable the insights into costs, utilization, and project progress. ## 2. Post-calculation on thin ice Many quotes are based on experience rather than data. Without historical project times, you systematically risk estimates that are too tight. The result: won deals with low or negative margins. If you want to avoid errors in post-calculation, use booked times as a reality check for pricing – and consistently feed these data back into the planning of your next proposals. ## 3. Billing when it’s almost too late Late billing hurts twice: liquidity suffers and default risk rises. Often the recorded hours are missing to create invoices promptly. Regular milestone or progress invoices smooth cash flow – provided the hours are cleanly recorded. Automated reminders in project time tracking make sure nothing is left undone. 💡 Set up automated reminders for billing. That way, invoices won’t be delayed and your cash flow improves significantly. ## 4. Scope creep – when extra wishes get lost “Just a small change” adds up fast. Without documented change requests, extra hours disappear into the budget – and off your revenue. To control scope creep, record every change, link it to effort, and communicate transparently. With end-to-end project time tracking, additional services remain traceable and billable. 💡 Document every small change request immediately. What takes “just 15 minutes” can easily add up to several unpaid hours at the end of the month. ## 5. Imbalance within teams Inefficient teams are rarely ill-intentioned; signals are often missing. Some are overloaded, others underutilized. Without data, the situation stays invisible – and expensive. Overload leads to errors, rework, and frustration, while underutilization wastes valuable capacity. In both cases, revenue is lost because projects take longer, extra hours aren’t billable, or opportunities remain unused. Time bookings, on the other hand, show where bottlenecks arise, which roles systematically carry too many or too few hours, and how tasks should be distributed. Capacity management becomes fact-based and revenue potential isn’t wasted. ## 6. Hidden time in everyday project work Meetings, waiting times, coordination: not always billable, but always cost-relevant. If they’re not recorded, they won’t appear in project controlling. Internal activities should also be captured – clearly categorized – in project time tracking. Only then can you see where unproductive time arises and how processes can be streamlined. 💡 Don’t position time tracking as control, but as an enabler: the foundation for fair planning, transparent billing, and healthy utilization. ## 7. Rework without an invoice Bugs, fixes, rework – small items that add up to large sums. If time tracking isn’t consistent, the basis for proof of performance and billing is missing later. The rule is simple: every hour belongs in the system. For an individual, skipping ten minutes once may seem negligible. But summed across weeks, projects, and entire teams, hundreds of unbilled hours quickly emerge – and with them noticeable revenue losses. Only when every minute is recorded can you avoid errors in post-calculation and assess margins reliably. ## 8. When proof of performance is missing Customers want to understand what they’re paying for. Without detailed bookings, disputes, renegotiations, and deductions loom. That directly leads to less revenue: either invoice amounts drop due to discounts, or services aren’t paid at all because they can’t be substantiated. Standardized proof-of-performance reports from project time tracking shift the debate from “too expensive” to “traceable”, securing full payment. ## 9. Small tasks, big loss Support tickets, quick check-ins, ten minutes here and there – insignificant alone, substantial in aggregate. If these micro-services aren’t recorded, they’re effectively unpaid work: services delivered but never invoiced. If these “silent profits” don’t show up in the timesheet, they’re missing from billing – and the profit that should have been earned fails to materialize. The effect: a lower effective hourly rate at the same utilization. Clean categorization (billable/non-billable) makes the difference and prevents potential profit from quietly leaking away. ## 10. Waiting costs Delayed approvals block teams. Without recording, these times are invisible – and thus unmanageable. Those who consistently record waiting phases can document bottlenecks, plan buffers more realistically, and create transparency for customers. That reduces friction and helps accelerate billing because the history is clear. ## The interplay – the cascade effect These causes rarely occur in isolation. A lack of project transparency fosters scope creep, prolongs billing, and exacerbates liquidity risks. The cumulative effect can cost 20% of potential ([Logisense](https://blog.logisense.com/revenue-leaks/)). The counter-strategy is a system that captures time with low friction, completely and promptly – and feeds it directly into project controlling and cash-flow processes. ## Recommendations – how to unlock revenue potential The following points show how small changes in processes and culture can deliver noticeably better results. 1. Simplify project time tracking. Mobile capture, favorites, reminders – the hurdle must be minimal. 2. Sharpen categories. Billable vs. non-billable, change requests, rework – only cleanly separated data are analyzable. 3. Establish routines. Weekly plan/actual checks, monthly margin reviews, milestone invoicing. 4. Anchor the culture. Time tracking isn’t a control tool but the basis for fair planning, healthy utilization, and reliable proofs of performance. 5. Learn and adapt. Feed insights from time data back into estimation, staffing, and proposals. ## Why time tracking is often underestimated Many companies still associate time tracking with bureaucracy, control, and extra effort. Employees see it as a chore; managers fear resistance in the team. This mindset leaves valuable revenue potential on the table. Every undocumented hour distorts project visibility – making them seem more profitable than they really are. The result: hourly rates that are too low, mispriced quotes, and projects that end up costing more than they bring in. 💡 Embed time tracking into the corporate culture. When teams understand that it’s about fair planning and transparency – not control – resistance decreases significantly. There’s also a psychological effect: as long as times aren’t written down, effort and strain are underestimated. With data, patterns become visible – overly long meetings, frequent rework, or bottlenecks in specific roles. These insights enable targeted countermeasures: better planning, clearer communication, and fairer workload distribution. 💡 Every undocumented activity distorts project visibility. Even small gaps can result in wrong margins or rates that are too low. Economically, the picture is clear. Margins in the services sector are often slim; small fluctuations decide between profit and loss. A project that exceeds planned hours by just five percent can halve the contribution margin. That’s why project time tracking isn’t a nice-to-have but a central component of project controlling and corporate steering. If you want to safeguard profitability, you need not only a strong order book but also a clear view of how much time was actually invested – and on what. ## Next step – how we implement project time tracking with Time Cockpit Many of the revenue killers mentioned don’t arise from bad intent but because data are missing or processes are too cumbersome. To close these gaps, we built [Time Cockpit](https://www.timecockpit.com/de/) to make time tracking as easy as possible – user-friendly, automated, and seamlessly integrated into project controlling. 💡 Choose a tool that doesn’t just collect hours but delivers meaningful KPIs – that’s where the real value for controlling and management lies. With [Time Cockpit](https://www.timecockpit.com/de/), we don’t just capture time; we generate actionable data: from time accounts and transparent proofs of performance to project controlling and invoicing. This enables us to steer projects more predictably, accelerate billing, and secure margins sustainably. Our goal is to give service providers a tool to sustainably increase profitability – not through extra effort but through more clarity and transparency in everyday project work. ## Conclusion – treat project time tracking as a revenue lever Revenue isn’t created only with the invoice, but with the decision to make work visible. Project time tracking is therefore far more than an administrative task for controlling and accounting. It’s the tool to improve project transparency, speed up billing, make post-calculation more reliable, and keep change requests under control. Those who use their data consistently benefit in multiple ways: liquidity improves, margins stabilize, and resources can be steered more purposefully. Credibility with customers also rises because a robust proof of performance is available. That not only protects against disputes but also builds trust. The cultural dimension shouldn’t be underestimated either. Well-implemented project time tracking isn’t seen by employees as control, but as support. It shows where overload occurs, where unproductive time hides, and where potential lies that wouldn’t be visible without numbers. In this way, it acts as an early-warning system that gives leaders timely signals – before costs run out of control. 💡 Companies that consistently analyze their project times gain more than transparency: stronger margins, faster billing, better negotiation positions – and a clear competitive edge. The crucial thing is to actively feed insights from the data back into quote pricing, staffing decisions, and long-term resource planning. Only then does time tracking move from administrative overhead to a genuine competitive advantage. In the end, the rule is this: those who keep a consistent eye on their time accounts and project hours no longer lose “silent profits” and make their success measurable. Where margins are currently shrinking and customers demand transparency, this isn’t just helpful – it’s downright vital. Project time tracking is thus an often underestimated lever for increasing revenue, safeguarding liquidity, and positioning service companies for the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # SaaSpocalypse: Is SaaS Still Worth It? > AI makes software cheaper. Why time tracking still works as SaaS when domain logic, privacy, governance, and reliable operations matter. Jul 31, 2026 by Time Cockpit ![SaaSpocalypse: Is SaaS Still Worth It?](/_astro/saaspocalypse-time-tracking.en.e1EtnSYY_ZtW1cj.webp) “SaaSpocalypse” is a deliberately dramatic label for a real shift. AI coding tools and vibe coding are dramatically lowering the cost of software prototypes. Features that once required companies to buy a SaaS product can sometimes be recreated in days or weeks. That puts part of the SaaS market under justified pressure. A subscription is no longer defensible simply because an application runs in a browser and stores data. Vendors whose main value is an interchangeable interface will find it increasingly difficult to explain why customers should keep paying. For time tracking, however, the conclusion “we can just build it ourselves” often points in the wrong direction. A data entry screen is easy to build. A reliable system for working time, billing, project controlling, permissions, privacy, and integrations is something else entirely. From a management perspective, the cost comparison is often distorted. SaaS license fees are clearly visible in the budget. The cost of an internal product is distributed across product management, engineering, business alignment, operations, and support. A prototype quickly demonstrates what already works. The long-term obligations become visible only after people depend on the system and the first exceptions reach production. That pattern is familiar in time tracking projects. An apparently simple requirement is soon followed by questions about roles, approvals, closed periods, corrections, billing, and reporting. This is not an argument against building software internally. It is an argument for evaluating the complete decision. A company that builds the system does not merely own the code. It assumes responsibility for a continuously operated internal product. Our central thesis is: The SaaSpocalypse will not end SaaS. It will end SaaS whose value lies mainly in implementing an interchangeable interface. The fair comparison is not **SaaS versus an AI prototype**. It is **a continuously operated SaaS product versus an internal product for which the company assumes full responsibility**. That distinction matters for IT and professional services firms. ## What the SaaSpocalypse argument gets right Forrester describes a market in which AI agents change established software workflows, challenge seat-based pricing, and make it easier to recreate individual features through vibe coding. The pressure is expected to be greatest for horizontal point solutions with low switching costs and weak integration into business processes. Vertical and domain-specific vendors with deeper process knowledge are in a stronger position. At the same time, Forrester cautions against interpreting the change as the imminent disappearance of core enterprise SaaS ([Forrester](https://www.forrester.com/blogs/saas-as-we-know-it-is-dead-how-to-survive-the-saas-pocalypse/)). This distinction matters more than the headline. An isolated tool that captures a few fields and displays them again may indeed become interchangeable. The more deeply software connects rules, roles, data, and downstream processes, the less accurately its value can be judged from screenshots or a feature list. For buyers, this is a healthy development. SaaS vendors need to explain the ongoing value they provide. Existing subscriptions also deserve a sober review: Which processes depend on the product? What responsibility does the vendor assume? Which risks does it reduce? And what would a realistic replacement cost, rather than a screen that merely looks similar? ## The key insight: AI makes code cheaper, not responsibility We find it useful to think about SaaS value in three layers. ### Layer 1: The visible feature This is what appears in a demo: forms, tables, filters, dashboards, and workflows. AI is particularly capable at this layer. It can design interfaces, generate data models, connect APIs, and produce a convincing first version. This layer is becoming cheaper. Features that exist only here are easier to copy and therefore more economically interchangeable. ### Layer 2: Domain logic Below the interface is the knowledge of what data means and how edge cases interact. In time tracking, that includes the relationship between working time and project time, billable and non-billable work, approvals, corrections, part-time arrangements, absences, cut-off dates, and invoicing. This logic does not appear merely because a model writes good code. It has to be specified, aligned across departments, tested, and refined over years. Much of a product’s real value lives not in the happy path but in the many exceptions that must behave reliably in daily operations. ### Layer 3: Assumed responsibility The third layer is barely visible in a product demo. Who keeps the system available? Who deploys security updates? Who restores data? Who responds when an integration changes? Who reviews permissions, records changes, and supports users? This is where the make-or-buy decision is ultimately made. AI can accelerate tasks in all three layers. It does not assume responsibility for the outcome. The cost curve for code is falling faster than the cost curve for responsibility. This creates a responsibility gap: a system can be built faster than an organization is prepared to own it over the long term. In our view, this is the most important implication of the SaaSpocalypse. The value of reliable software does not disappear. It moves away from implementation alone and toward domain knowledge, governance, and dependable operations. ## Why the distinction matters especially for time tracking A basic time entry screen is easy to prototype: date, project, activity, duration, save. In a professional services business, however, that solves only a small part of the problem. ### A simple correction reveals the hidden complexity Consider an unremarkable event: an employee corrects a time entry from the previous month. On the screen, this means changing two fields. The surrounding process immediately raises further questions: * Has the month already been approved or closed? * Has the work already been included in a customer invoice? * Does the correction change the project margin or post-calculation? * Must a manager approve it again? * Who may see the original and corrected values? * Can the organization determine when and why the change was made? * Does the corrected entry need to be transferred to another system? None of these questions is unusual. Together, they turn a data entry form into an operational system. A fast prototype easily obscures this chain because the happy path can look convincing long before the exceptions have been specified. ### One record, many consequences Recorded time can feed customer billing, post-calculation, capacity planning, and project management. It helps teams compare plan and actuals, identify overload, and allocate work fairly. Errors therefore rarely remain confined to the original entry. They reappear as questions from finance, implausible margins, or misleading management information. Good time tracking should not be framed as employee surveillance. For IT services firms, it creates a shared and reasonably reliable information base. Employees can document their work, project managers can identify deviations earlier, and management does not have to rely exclusively on intuition. ### Working time and privacy are not add-ons In Case C-55/18, the Court of Justice of the European Union held that Member States must require employers to establish an objective, reliable, and accessible system that makes it possible to measure daily working time. The specific national implementation is a separate legal question. For system selection, however, the judgment illustrates the importance of reliability and accessibility ([Court of Justice of the European Union](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061en.pdf)). Time records are also personal data. Article 25 GDPR requires data protection to be considered when the processing is designed and through privacy-friendly defaults. This includes appropriate technical and organizational measures and the principle of data minimization ([EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679)). This article is not legal advice, but the implication for product decisions is clear: permissions, visibility, retention, and purpose limitation belong in the specification, not on a future wish list. ## What AI actually changes in software development AI coding is neither empty hype nor an automatic replacement for software products. It changes where effort occurs. McKinsey describes AI in software development as a profound productivity shift. The qualification is important: successful organizations do not merely distribute a coding tool. They redesign the development process. AI agents need structured requirements, clear acceptance criteria, architectural context, and non-functional expectations such as security and reliability. Humans set direction and boundaries, review outputs, and remain accountable for quality ([McKinsey](https://www.mckinsey.com/capabilities/tech-and-ai/our-insights/the-ai-revolution-in-software-development)). That aligns with our practical assessment. The faster code can be produced, the more important it becomes to decide **what** should be built, **who** reviews it, and **how** it will be operated. AI can accelerate implementation, tests, and documentation. It does not replace alignment among management, project delivery, HR, finance, privacy, and IT. Productivity effects also depend strongly on context. In 2025, METR studied experienced open-source developers completing tasks in repositories they knew well. In that specific experimental setting, developers with access to AI tools took 19 percent longer on average. METR explicitly cautions that the result does not support a broad conclusion about all developers, tools, or scenarios ([METR](https://metr.org/blog/2025-07-10-early-2025-ai-experienced-os-dev-study/)). The management lesson is not that AI is slow. Productivity assumptions need to be tested in the organization’s actual context. A fast prototype proves neither lower total cost nor sufficient quality in production. Secure software development also remains a process. The NIST Secure Software Development Framework covers preparing the organization, protecting software, producing well-secured software, and responding to remaining vulnerabilities. NIST describes these as practices that need to be integrated into the software development life cycle and improved continuously ([NIST](https://csrc.nist.gov/Projects/ssdf)). ## The fair comparison: product operations versus product operations Comparing SaaS time tracking with an internally generated demo means comparing different levels of maturity. A sound make-or-buy decision has to place the same responsibilities on both sides. | Area of responsibility | Question for both SaaS and in-house development | | --------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | **Domain logic** | Are working time, project time, billing, approvals, and corrections handled consistently? | | **Operational reliability** | Who monitors availability, backups, updates, and recovery? | | **Privacy** | How are data minimization, access, deletion, and retention implemented? | | **Permissions** | Who may view, change, approve, or analyze which data? | | **Traceability** | Do changes, approvals, and corrections remain auditable? | | **Integrations** | Who keeps connections to finance, HR, and project systems stable? | | **Maintenance** | Who responds to new requirements, vulnerabilities, and aging dependencies? | | **Product ownership** | Who prioritizes, tests, documents, trains, and supports users? | SaaS does not guarantee that these responsibilities are handled well. It does make them visible as criteria in the vendor assessment. In an in-house product, they are often distributed across IT and business departments. Those ongoing efforts and opportunity costs belong in the business case. Our article on [make or buy for time tracking systems](/blog/make-or-buy-time-tracking/) explores this comparison in more detail. ## A product responsibility test for management Before deciding to build time tracking internally, we would answer seven questions in writing: 1. **Product ownership:** Who owns the product internally and has authority to prioritize requirements? 2. **Capacity:** What development and maintenance capacity remains available when customer projects demand attention? 3. **Operations:** Who is accountable for availability, backups, recovery, and incidents? 4. **Governance:** Who defines roles, privacy rules, approvals, and traceable correction processes? 5. **Quality:** Which reviews, automated tests, and acceptance criteria apply to AI-generated and manually written code? 6. **Life cycle:** Who updates dependencies and integrations in three, five, or eight years? 7. **Exit:** How can all data be exported and transferred to a successor system? If these questions have convincing answers, in-house development may be a sound choice. If the answers amount to “our IT team will handle it on the side,” coding is not the largest risk. Unresolved product responsibility is. Opportunity costs also matter, especially for IT services firms. The same specialists could serve customers or improve the company’s own differentiated offering. An internal product should therefore be a deliberate strategic decision, not the accidental consequence of a surprisingly compelling prototype. ## When building in-house can make sense It would be misleading to claim that SaaS is always superior. An internal system can make sense when the process is tightly scoped, creates real differentiation, and the organization has lasting product ownership capability. A small application that consolidates data from existing systems or automates a specific step can also be highly economical with AI. The important question is **where** to build. Does the entire core need to be recreated? Or is an extension, integration, or specialized report around an established system sufficient? In our view, the second option is becoming more attractive. AI makes custom extensions cheaper while a standard product carries the responsible but less differentiating foundations. This is not a decision against AI. It is a more deliberate division of labor. ## What future-ready SaaS time tracking needs to deliver SaaS time tracking remains valuable when it combines three characteristics. ### A stable, reliably operated core Core functions and data need to remain consistent, secure, and maintainable. This concerns more than time entries. It also includes roles, correction processes, reporting, and ongoing technical operations. The vendor assumes product responsibility and should be able to explain how that responsibility is fulfilled. ### Domain knowledge rather than feature volume For professional services firms, the longest feature list is not the goal. What matters is whether a product understands the connections among work records, project control, invoicing, and working time. Domain logic is especially valuable when it prevents typical errors and supports consistent downstream processes. ### Adaptability for the company’s operating model Standardization should end where companies meaningfully differ. Project structures, approval processes, required fields, reports, and integrations vary. A rigid SaaS product can therefore be as problematic as a complete in-house development. Our position for time cockpit is a customizable SaaS product with a stable core. Individual processes should not require customers to rebuild the entire foundation. At the same time, customization should not force every company to assume responsibility for operations, maintenance, and the fundamentals. We explain this principle in more detail in our experience report on [customizability in SaaS software](/blog/customizability-saas-tools/). AI fits well into this model. It can help clarify requirements, design extensions faster, or implement specific automations. It then becomes a tool within an accountable system rather than a substitute for one. Readers evaluating the build option can continue with our article on [building time tracking software with AI](/blog/build-your-own-time-tracking-software-with-ai/). ## Conclusion: The value of SaaS is moving up the stack The SaaSpocalypse argument asks a valid question: What lasting value does a SaaS vendor provide when AI can generate individual features faster and faster? For interchangeable horizontal tools, the answer may be uncomfortable. In time tracking, however, the essential value does not reside in the entry form. It lies in domain logic, reliable data, privacy, permissions, integrations, traceability, adaptability, and continuous maintenance. AI does not reduce this value. It makes it easier to distinguish which part of a product was merely implementation effort and which part represents genuine, continuously assumed responsibility. The management question is therefore no longer simply “build or buy?” It is: **Which product responsibilities do we deliberately want to assume ourselves, and which responsibilities are we consciously paying a SaaS vendor to carry?** ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # 15 Signs It’s Time to Change Your Project Time Tracking > Is your time tracking holding you back? 15 signs that show when a change makes sense. Aug 4, 2025 by Alexander Huber ![15 Signs It’s Time to Change Your Project Time Tracking](/_astro/projektzeiterfassung-wechsel-gruende.en.Di8MAudx_ZR6W9H.webp) Time tracking is more than an administrative necessity. It’s a central tool to manage projects profitably, keep an eye on team utilization, and make success measurable. But what if your current system no longer reflects how your company really works? In over 15 years of implementing time cockpit as a [project time tracking system](/project-time-tracking/), we’ve repeatedly seen the same patterns for why systems hit their limits. Here are 15 signs that say: It might be time to switch. ## 1. Costs - a double‑edged sword Costs alone aren’t a good measure for a good or bad time tracking system. A cheap system is of little help if it doesn’t do what you need then every euro is too much. Conversely, paying for a “Mercedes” among tools makes no sense if you only drive in city traffic and never use half the features. 💡 What matters is fit: The system must match your current situation functionally and financially. A clearly priced product that grows with your company is the best long‑term choice. So the question shouldn’t be “What does it cost?” but “What value do we get for our money?“ ## 2. Missing critical capabilities Modern project time tracking should do more than capture working time. It must actively support project business. **Example 1:** Your team works on fixed‑price projects, but the system only knows hours, not budgets. You have no way to see whether a project is on track or already off the rails. **Example 2:** You want to distinguish billable vs. non‑billable time, but the system only allows a single “total time.” That leads to manual controller work and jeopardizes correct invoicing. If everyday challenges like these aren’t supported by the system, you need to ask: Who is working for whom. The tool for you, or you for the tool? ## 3. Too many features nobody uses Some tools are packed with modules you’ll never need, yet you still pay for, maintain, and have to understand them. That causes confusion, increases training effort, and reduces user acceptance. A focused system creates clarity and relieves everyone. ## 4. Too complicated for daily use If employees regularly groan because time tracking is too cumbersome, sooner or later no one records time. Complex screens, nested menus, and slow loading waste time and trust. In practice: The simpler time tracking is, the more complete and reliable your data will be. ## 5. Missing integrations In a modern IT landscape, time tracking cannot be an island. If integrations with project management, invoicing, or ERP are missing, duplicate work and errors are inevitable. Systems that integrate seamlessly save time long‑term and improve data quality. ➡️ [More on integrating time tracking into existing systems](/blog/project-time-tracking-interfaces/) ## 6. Shadow processes creep in A clear red flag: employees secretly keep their time in Excel or notebooks. These unofficial processes are usually attempts to make life easier and show that the official system fails. The result: double work, lack of traceability, and in the worst case billing problems. ## 7. Support leaves you hanging Even the best system needs help at times, e.g. for adjustments, issues, or updates. If you wait forever for responses or never get a solution, the system becomes a burden. Good support isn’t a luxury, but it’s the basis for smooth usage. ## 8. Your company grows — the system doesn’t As a company grows, requirements rise: more projects, more teams, more reporting. Systems that worked for 10 employees often struggle at 50 or 100. Scalability isn’t a bonus, it’s a prerequisite for sustainable use. 💲 **And that gets expensive.** Switching systems every two years doesn’t just mean license costs. It takes time for evaluation, data migration, training, and process changes. All of that can be avoided if the existing system is flexible and extensible. Time tracking that grows with you saves money, nerves, and productivity in the long run. ## 9. No innovation in sight If your system hasn’t delivered any relevant improvements in the last five years, that’s a warning sign. Technology moves fast — think apps, activity tracking, or AI features. ☝️ **Innovation isn’t just new features.** It’s also about paying down technical debt. E.g. outdated frameworks, rigid data structures, or insufficient security standards. A modern system invests continuously in up‑to‑date foundations to stay stable, extensible, and secure long‑term. If you sleep on that, you risk performance issues and block future evolution. ## 10. People don’t record time (anymore) A common issue many organizations don’t notice: the system exists, but it’s barely used. Whether from frustration, forgetfulness, or confusion. Missing bookings cause incomplete data, poor planning, and ultimately financial losses. The cause is usually the system not the people. ## 11. You still use Excel As flexible as Excel is, it wasn’t built for project time tracking. It lacks safeguards, logs, user rights, and central administration. As soon as multiple people maintain their time, Excel becomes an error source often without anyone noticing. ➡️ [Excel to real project time tracking: how to switch](/blog/project-time-tracking-excel-migration-guide/) ## 12. No SSO or MFA With rising data protection requirements, security is a must. Systems without Single Sign‑On or two‑factor authentication not only endanger data and they also slow users down. Modern access mechanisms deliver efficiency and protection. ## 13. No transparency across projects If you can’t see at a glance how much time went into which project, you’re missing a central steering instrument. Without transparency, you can’t plan proactively or invoice cleanly. It’s especially problematic with fixed‑price projects or tight budgets. With **fixed‑price projects**, you agree on a set amount with the customer, regardless of how many hours are ultimately worked. That means: Your margin depends directly on staying within the planned time. If your time tracking doesn’t provide clear transparency on how much time has already gone into a project, you can hardly assess whether it’s still “in the green” or already unprofitable. Similarly with **tight budgets**: Every hour counts. If you don’t continuously see where time is spent, issues are often only recognized when it’s too late e.g., at invoicing or in post‑calculation. A capable project time tracking solution shows deviations early and helps you actively steer projects not just analyze them after the fact. The KPIs that make this transparency measurable are covered in [Key KPIs from Project Time Tracking Data](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/). ## 14. Can’t model flexible work realities Remote work, part‑time models, cross‑project activities — that’s daily life today. If your system can’t represent that reality, you’re constantly working against your own processes. The result is workarounds, frustration, and billing errors. A [customizable time tracking system](/customizable-time-tracking/) can adapt to your processes instead of the other way around. Example: In one project, employees in Germany, Switzerland, and Spain worked on the same customer engagement with different working hours and public holiday rules. The old system couldn’t represent that, leading to wrong balances and faulty billing. A customizable system with roles, regions, work models, and holiday calendars would have saved a lot of effort. ## 15. Only project or only attendance but not both Many systems can either track attendance or project time but not combine both meaningfully. That’s especially problematic for service companies that need both views: When was someone present, and what did they work on? Only if both dimensions are captured cleanly do you get a complete picture of work reality and only then can topics like utilization, vacation entitlement, or billable hours be handled correctly. ## Conclusion ℹ️ Once you’ve decided to switch, make sure to avoid the most common stumbling blocks: [10 Common Mistakes When Introducing Time Tracking Software](/blog/common-mistakes-introducing-time-tracking-software/). An outdated or ill‑fitting time tracking system doesn’t just reduce efficiency, but it directly affects team morale, project profitability, and trust in leadership. If you recognize yourself in multiple points above, it’s worth taking a critical look at your current solution. Switching doesn’t have to be painful — with good planning and an experienced partner, it can be surprisingly fast. And the difference in daily work? You’ll feel it. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # The Business Value of Time Tracking > Time tracking has a bad reputation. Nobody likes to account for how exactly she is spending her working time. Developers want to code instead of struggling with administrative tasks like filling out their time sheet. In my opinion, this attitude is wrong. Granted, we build software for time tracking so the topic is naturally near to my heart. Independently, I really believe that a good time tracking practice can solve a big problem for many developers: It can help getting rid of hated technical debts. Mar 30, 2017 by Rainer Stropek ![The Business Value of Time Tracking](/_astro/clock-large.CiEbHAci_ZIqXIP.webp) Time tracking has a bad reputation. Nobody likes to account for how exactly she is spending her working time. Developers want to code instead of struggling with administrative tasks like filling out their time sheet. In my opinion, this attitude is wrong. Granted, we build software for time tracking so the topic is naturally near to my heart. Independently, I really believe that a good time tracking practice can solve a big problem for many developers: It can help getting rid of hated technical debts. ## Features vs. Refactoring Beside my work on time cockpit, I often help teams in software companies to build better products. Many of these projects start with a code or architecture review phase. Stakeholders hire me to take a look at the current state of a project and give feedback. Side note: A few weeks ago, I gave a presentation at a developer conference about C# code reviews. In case you are interested, here is the slide deck: During review projects, I often discuss reasons for technical debts with members of development teams. In detail, the arguments vary from company to company but there is a common denominator: Developers complain because their managers don’t understand that software needs continuous modernization. They describe that they are forced to add new feature day by day but they are not given time to refactor or implement necessary architecture changes. They say that managers wouldn’t understand the problem, after all they are no developers. ## Business Cases Instead of Technical Blah Developers are often right with this diagnose. Managers whose job it is to look after budgets, sales, HR, etc. don’t understand what we are talking about when we developers speak about how important it would be to e.g. add professional dependency injection to a software product that is not broken according to the mangers’ point of view. That’s no surprise, is it? As developers, we have to learn to argument in business terms. Imagine you want to refactor a certain module in your software. Don’t present that idea to your managers prematurely. First, ask yourself questions like the follows: * Can I present proof that the current situation is really a problem? Ideally you have measurable evidences. * Am I able to describe the problem and the planned refactoring so that somebody without a PhD in computer science understands my point? Prepare a presentation including visuals and test it with people who are not as deep into technology as you are. * Do I have a solid estimation concerning the effort necessary to do the refactoring? Am I convinced that my estimation will survive critical questioning of my managers? * Do I have plausible arguments for what will be better after the refactoring? Ideally your arguments are based on comprehensible numbers and estimations. * Can I link my suggestions to my company’s strategic plans (e.g. refactoring enhances scalability which is necessary for my company’s aggressive growth strategy)? If thinking in such business terms is new for you, ask for help. Maybe you have a Scrum Master who has experience in creating and presenting business cases for technologically complex matters. You could even ask the manger you want to present your pitch to for help. Tell her that she should guide you through the evaluation process for your idea so that you know how to prepare in future cases. ## Facts, not Gut Feelings How does that relate to time tracking, you ask? Business cases are a lot about facts. A proposal for a technical change that is solely based on attributes like “cleaner”, “easier to maintain”, “modern”, “elegant”, etc. is weak. It becomes stronger by adding numbers. Examples: * In the last three months, we spend x hours on support cases directly related to this weakness of our software. We think this effort could have been reduced by 75% by doing the refactoring we propose. * It took an experienced developer who is new in our team three weeks until she could make first productive changes because of the unnecessary complexity of this piece of code. We could bring down that ramp-up time to a few days with our refactoring project. * Our test team had to spend x weeks retesting the entire module because we have no appropriate automated tests for it. * In the last month, support spent x hours dealing with y customer complaints about the performance of this function. Our telemetry data shows that performance is in fact not satisfying. We think we can fix this by… * A quick-and-dirty prototype indicates that we can bring down average CPU load on our cloud servers by 25% if we do the proposed code changes. With that, we could turn off x servers and save y Euros each month. For the majority of all software companies, personnel costs are a major expense factor. Therefore, knowing how the development team has been spending their time is crucial when it comes to writing business cases. The time tracking you have to do for payroll is not sufficient. You have to know how much time you spend for e.g. customer support, internal support (e.g. for technical sales), administrative tasks, prototyping, testing, documentation, developing certain new features, etc. It does not stop with time tracking: * Make sure you have a professional support ticket management system. * Make sure you estimate efforts for all your tasks. Compare effective effort with estimations and do a root cause analysis if you exceed the time budget substantially. * Get an integrated ALM (Application Lifecycle Management) tool chain. * Get a professional BI tool enabling you to dive into the numbers. Your development processes need telemetry just like your servers or software components. This telemetry data will be the basis for convincing business cases. ## Build Trust by Presenting Results Finally, don’t forget to present results once you finished your modernization projects. Did your prediction become true? Did you even exceed the expectations? Again, it is important to have the numbers that prove that your concept was right. Regularly presenting measurable results builds trust. If you do that, it will become easier to get resources for technical improvements you propose. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # The Three Biggest Risks of Not Tracking Working Hours > Why missing time tracking leads to overload, unfairness, and legal risks — and how modern, flexible time tracking combines trust and compliance. Dec 11, 2025 by Alexander Huber ![The Three Biggest Risks of Not Tracking Working Hours](/_astro/three-biggest-risks-without-time-tracking.de.CvU4e5NS_ZWhfWo.webp) Many companies consciously decide not to track working hours. They want to signal trust, foster self-organization, and avoid breaking work down into minutes and hours. This attitude is understandable, but it often rests on assumptions rather than facts. The *BAuA Working Time Survey 2019*, one of the most comprehensive studies on working time behavior in Germany, paints a different picture: where working time is not recorded, **more strain, more ambiguity, and less flexibility** arise.\ (Source: [BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1)) *This article highlights the **three biggest risks** companies face when working hours are not tracked. It is not about bureaucracy or control, but about how organizations can work sustainably and how time tracking becomes a tool that creates freedom rather than restricting it.* *** ## **1. Invisible overload: when work gets out of control without anyone noticing** Of all risks, this one is the most dangerous because it develops silently. BAuA data shows that employees without time tracking experience **significantly more long weekly working hours**, **shortened rest periods**, and **more unpaid overtime**.\ *([BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1), graphic on temporal boundary erosion, p. 12)* Why does overload arise precisely where working hours are not tracked? Because no one sees how much is actually being worked, not the employees themselves and certainly not their managers. In many teams, the perception of one’s own working hours is distorted: people overestimate or underestimate, work extensively during fringe hours, or take on additional tasks without anyone seeing the full picture. Time tracking is not about control; it provides an **objective perspective**. This invisible overload is especially critical because, in the long term, it not only leads to exhaustion but also weakens a team’s ability to remain innovative, adaptable, and reliable. Exhausted people make poorer decisions, work more reactively, and lose focus. Companies only feel this when it’s already costly when projects take longer, errors increase, or employees resign. A real-world example illustrates this issue: a consulting firm had been operating in a pure trust-based working time model for years. When preparing for scale and implementing time cockpit, it became clear that actual working hours significantly exceeded expectations. Many employees were working **7–10 hours more per week** than officially assumed. Over the year, this amounted to an additional full-time position — unpaid, unplanned, and unnoticed. Only once the data became visible did discussions arise about priorities, staffing, and what level of work was actually realistic. ⚠️ Invisible overload is not just a human problem. It is a strategic risk for any organization relying on knowledge, creativity, and consistent quality. Time tracking not only provides visibility but also allows early detection of patterns and this is the foundation of any form of healthy growth. *** ## **2. Boundary erosion: when working time spills into private time** The second major risk concerns how clearly or unclearly the boundary between work and personal life is drawn. BAuA data shows that employees without time tracking **work more often on weekends**, are **contacted more frequently in their private lives**, and **experience more shortened rest periods**.\ *([BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1), see graphic on p. 12)* This erosion rarely stems from ill intent. It develops where working time is not consciously reflected on. When no one pays attention to how work spreads across the day or week, seemingly harmless patterns accumulate into significant consequences. A Saturday evening email, a quick Sunday glance at a project, a spontaneous late-night ticket — all of these feel harmless in isolation but together create a culture in which free time becomes “reserve time.” This dynamic is particularly pronounced in home office environments. According to BAuA, boundary erosion is especially strong where working hours are not recorded: employees work longer, switch more frequently between private and professional tasks, and find it harder to end their workday intentionally.\ *([BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1), p. 12)* A SaaS product team we worked with demonstrated this vividly. Releases were frequently deployed on Fridays, and small hotfixes often occurred over the weekend. No one recorded this work; no one saw it. The team started each week increasingly exhausted. Only through automatic activity-based time transparency did the true amount of weekend work become visible. Today, rotating on-call schedules and clear rest periods protect the team. Learn more about automated activity tracking here: [Activity Tracking in time cockpit](/activity-tracking/). ⚠️ Boundary erosion is so dangerous because it initially feels good. People feel flexible, free, engaged. But on the organizational level, it creates a culture without orientation. Time tracking acts as a mirror: it shows how work actually happens, not to enforce control, but to enable clear boundaries that teams can consciously honor or intentionally stretch. *** ## **3. Less flexibility: the unexpected result of missing structure** Perhaps the most surprising finding of the BAuA study does not concern strain but autonomy. Many companies skip time tracking to promote flexibility. Yet the data shows the opposite: employees without time tracking have **less influence** over when they start or end work, take breaks, or schedule free time.\ *([BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1), p. 13)* Flexibility does not arise from a lack of structure. It arises from **transparent, visible boundaries** within which people can move confidently. When employees don’t know whether their week has already been intense, they hesitate to take spontaneous time off. When they don’t know how much others work, they feel pressure. When no one sees when breaks are skipped, unhealthy routines emerge. Time tracking acts as an organizing element not as a restriction but as a foundation for autonomy. Employees can decide more consciously when to take breaks, when to leave early, and when to rest. Managers can plan realistically. Teams can collaborate more fairly. A software team we worked with demonstrated this clearly. In theory, anyone could freely structure their time. In practice, almost no one did. The absence of visibility created the fear of appearing as though one worked less. Only once working hours and with them workloads, recovery times, and individual patterns became visible did the culture shift toward genuine, lived flexibility. 💡 In this context, the BAuA study becomes particularly meaningful: autonomy does not arise when work is invisible but when it is visible. This empowering people to engage consciously with their time. *** ## **Economic perspective: what missing time tracking really costs** Beyond cultural and organizational risks, missing time tracking has clear economic consequences. Overwork, strain, and inefficient workforce planning directly translate into costs. The following table summarizes typical scenarios, a mix of insights from time-cockpit projects and common findings in work science research: | **Risk category** | **Typical consequences for companies** | **Estimated economic impact** | **Source** | | ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------- | | **Turnover due to overload** | Higher resignation rates, knowledge loss, higher hiring costs | Total cost per turnover often **90–200%** of annual salary¹ | ¹ | | **Productivity loss due to absence** | Sick leave, reduced performance (presenteeism) | Productivity costs can reach several **thousand euros per employee per year**² | ² | | **Error rates due to exhaustion** | Quality issues, rework, extended project timelines | Indirect costs difficult to quantify; studies show significant productivity losses as part of national economic damage³ | ³ | | **Lack of planning capability** | Wrong staffing decisions, team overload, delays | Project delays generate direct and opportunity costs (vary by sector)⁴ | ⁴ | | **Boundary erosion & burnout risks** | Higher strain, increased sick leave, reduced performance | Health-related costs and consequential losses can amount to several percent of company revenue⁵ | ⁵ | 👉 These figures highlight something often overlooked in daily operations: time is one of the most important production factors in modern knowledge work. Where time remains invisible, economic damage is inevitable. *** ## **Why modern time tracking has nothing to do with punch clocks** When companies implement time tracking today, it is not about monitoring people. Modern tools such as [time cockpit](/) help teams reflect on work, make strain visible, and preserve flexibility. They support organizations in ensuring that working time is **consciously shaped** rather than emerging accidentally. Time tracking today is not about measuring performance but about **shaping conditions**: * How do we want to work together? * How do we protect our employees from overload? * How do we create a balance between freedom and responsibility? * How do we plan projects realistically? Modern time tracking provides the data for these questions. Not as a controlling mechanism, but as a foundation for dialogue, development, and team health. Companies that take this step often report that the introduction was less a technical change and more a cultural improvement. *** ## **Conclusion: Without time tracking, there is no foundation for healthy, modern work** The BAuA data is clear:\ Without time tracking, organizations experience more overload, more boundary erosion, and less flexibility. In other words, the very goals companies hope to achieve by skipping time tracking do not materialize. Time tracking is therefore not the end of freedom, it is the beginning of it. Only when working hours become visible can people consciously design them. Only when strain is recognized can it be reduced. Only when teams understand how they work can they improve. Legal background and practical tips are summarized here: [Time Tracking for Startups and Small Businesses](/blog/time-tracking-startups-small-businesses-dach/). ℹ️ Further reading: If your team uses trust-based working time and you’re wondering how documentation fits in, see [Trust-Based Working Time and Time Tracking](/blog/trust-based-working-time-and-time-tracking/). 🤔 Modern companies don’t need a punch clock. They need **transparency, orientation, and responsibility** — and time tracking is one of the most effective tools to achieve this. *** ## **Sources** **¹ Turnover costs:**\ *Society for Human Resource Management (SHRM).*\ SHRM identifies direct and indirect costs of employee turnover typically at **50–60% of annual salary** for recruitment and **90–200%** including productivity loss and knowledge transfer.\ Source: *** **² Productivity costs due to absence / presenteeism:**\ Research shows that productivity-related costs due to absence and reduced on-site performance often amount to several **thousand euros per employee per year**.\ Source: *** **³ Productivity losses as an economic factor:**\ Analyses show that absenteeism and performance deficits (including fatigue) cause substantial national economic damage sometimes up to **2.5% of GDP**.\ Source: *** **⁴ Lack of planning / staffing risks:**\ Numerous business and project management studies show that imprecise capacity planning leads to structural project delays that cause significant costs. Clear summaries can be found in PMI and PRINCE2 literature as well as economic analyses on resource and capacity errors. *** **⁵ Health costs due to stress / burnout:**\ Studies on workplace stress and burnout show that psychological strain causes significant economic losses, often several percent of a company’s revenue.\ Overview e.g. in OECD reports and occupational psychology literature.\ Reference: [OECD (Mental Health and Work Reports)](https://www.oecd.org/en/publications/mental-health-and-work_22257985.html) ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Why Project Time Tracking Delivers More than a Time Clock > Time clock or project time tracking? Why project-oriented teams steer better with context, metrics, and digital time tracking. Jan 21, 2026 by Alexander Huber ![Why Project Time Tracking Delivers More than a Time Clock](/_astro/clock-in-vs-project-time-tracking.en.DqzLzkUy_Z1pmVR8.webp) When time tracking is discussed, many still think of the time clock: a card, a beep, done. In our work environment, which has become hybrid, mobile, and knowledge-intensive, this equation simply leads us astray. For companies that sell projects or services and deliver results, project time tracking is not a ‘nice to have’, but the engine for transparency, billing certainty, controllability, and growth. In this article, we try to explain soberly from our experience why the time clock has its place, but digital time tracking with project context makes the difference and how time cockpit solves this practically. ℹ️ Reading tip: How much context matters is shown by metrics from project time tracking, such as utilization, billing ratio, or contribution margins. An overview is provided in our article on [important metrics from project time tracking data](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/). ## What the Time Clock Can Do and Where It Reaches Its Limits Historically, the time clock was built for manufacturing, shift work, and attendance control. It documents start, end, and breaks. For payroll in an hourly model, that’s solid. But in project-oriented environments without a fixed location and with changing tasks, the context is missing: What were the hours for, which customer, which task, was the time billable? This is exactly where digital time tracking with project reference comes in. ## Why the Time Clock Is Not Enough for Project Work A project needs answers that a time clock cannot provide. Without project time tracking, project controlling remains blind, post-calculation becomes guesswork, and billing certainty depends on individual memory. Those who only measure attendance can hardly prove value, quality, and profitability, let alone proof of service to the customer. ## What Modern Time Tracking Must Deliver Modern project time tracking answers not only “how long?” but above all “on what?”. It assigns working time to projects, tasks, and effort types, distinguishes billable versus internal, and thus provides the foundation for project controlling, post-calculation, and forward-looking capacity planning. It works everywhere: in the office, on the road, at the customer’s site, in the home office, where hybrid work is everyday reality. A stationary time clock at the entrance helps little; digital time tracking with apps and web access does. And it links time with value: budget consumption, progress, risks. This creates early warning signals and reliable proof of service, the basis for transparent customer conversations and plannable margins. When we talk about **hybrid work** today, we don’t just mean “a bit of home office”. In research, hybrid work is described as a **work model with flexible work locations** that combines on-site work, home office, and other mobile work forms and must be consciously organized (cf. [MDPI, *Administrative Sciences*](https://www.mdpi.com/2076-3387/13/6/150)). What’s crucial: hybrid work is **less a location issue than an organizational issue**. Studies show that hybrid work models primarily create new requirements for collaboration, communication, and coordination. Work happens more distributedly and asynchronously, coordination shifts to digital tools like calendars, ticket systems, chats, and virtual meetings (cf. [SpringerLink](https://link.springer.com/article/10.1007/s41449-024-00430-9)). These organizational changes directly affect the recording and evaluation of work. Through hybrid work forms, **attendance and performance coincide less often**, the **context between projects, tasks, and activities changes more frequently**, and without clear assignment, ambiguities quickly arise in **budgeting, billing, and proof of service** (cf. [SpringerLink](https://link.springer.com/article/10.1007/s41449-024-00430-9)). ## Our Approach: Time Tracking That Fits the Work Especially in hybrid and knowledge-intensive work forms, it’s difficult to keep track of all activities and capture them completely. Many tasks arise distributed throughout the day, change context frequently, and are difficult to reconstruct in hindsight. This is exactly where activity tracking comes in. The [Activity Tracker](/activity-tracking/) functions like a **digital assistant** that runs automatically in the background and accompanies the workday in a structured way. It collects local activities and presents them clearly as a personal activity log – exclusively as a memory aid for later time booking. Time cockpit displays the data collected by the Activity Tracker graphically in the time tracking calendar (e.g., open files/windows/applications, calendar, emails, etc.) and helps with remembering: “What did I actually do today?” The person decides what to book. This is not surveillance, but a work facilitation that makes seamless project time tracking possible. Special focus is on **security and privacy**: The activity log is **stored encrypted** and is **highly secure and exclusively visible to the individual person**. There is no automatic transmission to supervisors or third parties – full control and transparency always remain with the user. ℹ️ **Note:** Activity tracking requires a **separate component** that must be installed locally on the respective device. Only this installed application enables automatic capture of activities and provides the personal, encrypted activity log. See our [documentation](https://docs.timecockpit.com/doc/getting-started/installation-instructions.html). ### Project and Task Reference Instead of Pure Attendance Every time gets context: Project >> Task >> Activity >> Effort Type. This ensures clean billing and makes post-calculation realistic. At the same time, digital time tracking remains fast: template bookings, modern calendar with shortcuts and modern interaction paradigms, mobile capture. Those who sell results need more than a time clock. ### Fine-Grained Evaluations That Support Decisions With reports at project and task level, project time tracking delivers the metrics that managers really need: billing ratio, contribution margin, plan-actual deviations, forecasts. **Reading tip:** Which metrics really make project time tracking meaningful, from billing ratio to contribution margin to plan-actual deviations and forecasts, is shown in detail in this article:\ 👉 [Important Metrics from Project Time Tracking Data](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) ### Future-Proof: Compliance Without Bureaucracy Whether EU regulations or national rules: digital time tracking creates reliable data and automatic checks to ensure working hours, breaks, and premiums are maintained. For leadership teams, this means: less discussion, more evidence, and proof of service that equally supports invoices, audits, and project controlling. It’s clear: In the European Union, a **time recording obligation is legally anchored**: The European Court of Justice (ECJ) has clarified that employers are obligated to establish an objective, reliable, and accessible system for **recording daily working time**. This duty also exists in Austria, as explained in this article: [Working Time Recording Obligation in Austria](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). Digital systems automatically fulfill these requirements and simultaneously reduce administrative effort. ## Where the Time Clock Shines The time clock remains useful in shift operations, production, and access systems: simple, robust, cost-effective. Those who need to manage attendance get a basic system. For project-oriented companies with consulting, development, or creation, however, that’s not enough: there, project time tracking decides about planability, margins, and growth. Modern digital time tracking can connect access and projects, but doesn’t have to. A time clock not only provides information about working time but also implicitly about the **presence of people in the building or on the premises** – it shows who is there and who is not. This is not only organizationally relevant for companies but also an advantage from a **security and emergency perspective**: In case of fire or evacuation, it can be determined more quickly whether people are still in the building, which facilitates coordination with emergency and rescue services and is part of the operational duty of care. Especially larger companies therefore still rely on **stamp or time recording terminals**, particularly when they employ both production employees and white-collar workers. In such organizations, there are often internal IT or administrative departments whose times are **not billed to external customers**; here, the data from the time clock primarily serves as the basis for **payroll**. At the same time, this model is often not sufficient: If companies must additionally carry out **internal service allocation** – for example between departments, cost centers, or internal projects – pure attendance recording falls short because it provides no information about **what** the time was actually used for. This requires **project or service time tracking** (see: [Project Time Tracking Meets Internal Service Allocation](/blog/project-time-tracking-meets-internal-cost-allocation/)). ℹ️ Some of our customers therefore opt for a **hybrid approach**: They record their times seamlessly in *time cockpit* (project time equals attendance), additionally import the data from the time recording terminal, and thus ensure that both **complete attendance** and **content-related assignment of working time** are correctly mapped. ## From Clocking In to Steering – The Way There **Important upfront:** If project and attendance time tracking are to be mapped via **a single system**, the basic rule **“project time = working time”** applies. This requires **seamless booking**. “Project” does not only mean customer or billable projects, but also **internal activities** such as administration, marketing, HR, or internal IT – each as separate **internal projects**. If booking gaps arise, these are systemically interpreted as **non-worked time**. This is precisely why completeness is not a detail question but the **foundation** of this approach. On this basis, the transition succeeds when context comes first and technology follows it. Define a project structure (Project → Task → Activity → Effort Type) and determine what counts as billable, which budgets are monitored, and which [metrics your project controlling](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) really needs (e.g., billing ratio, plan-actual deviations, forecast). Then set up roles and rights so that internal and external employees see and book exactly what they should – no more, no less. For hybrid work scenarios, combine fast capture (browser-based and graphical) with activity tracking as a memory aid, without surveillance: suggestions help, the person decides. This turns time tracking into a **steering instrument** – transparent, legally compliant, and accepted. ## Conclusion: Away from Attendance, Towards Context The time clock is not wrong, just too coarse for work that creates value in projects. Project time tracking delivers context, billing certainty, and controllability, makes budgets forward-looking and teams resilient, and capacity planning cleanly steerable. Or in short: without data no trust, without context no steering. Those who now switch from attendance to context gain an advantage. ℹ️ Related reading: For a detailed look at the decision between one integrated system vs. separate systems for attendance and project time — including data protection, governance, and practical decision criteria — see [Employee vs. Project Time Tracking: One system or separate?](/blog/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking/) ### At a Glance The successful transition from pure attendance recording to project time tracking requires a structured approach. The following overview shows the essential steps from concept to productive use – with special focus on the central basic rule “project time = working time”, which requires seamless booking. | Phase | Action | Key Content | | --------------------- | --------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Basic Rule** | Project Time = Working Time | Seamless booking required; capture all activities (including administration, marketing, HR, IT) as internal projects | | **Project Structure** | Define project structure | Hierarchy: Project → Task → Activity → Effort Type | | **Controlling** | Define KPIs & budgets | Define billability, budget monitoring, metrics (billing ratio, plan-actual deviations, forecast) | | **Permissions** | Set up roles & rights | Employees (internal/external) see and book only relevant projects | | **Capture** | Tools for hybrid work | Mobile/browser-based app, activity tracking as memory aid (without surveillance) | | **Test Operation** | Iterative optimization | Test real projects, refine fields/forms, check exports/API, calibrate dashboards | ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # An Overview of the New time cockpit Pricing Model > A practical overview of the new time cockpit pricing model, including packages and a free or low cost way to get started for freelancers and small teams. Feb 2, 2026 by Alexander Huber ![An Overview of the New time cockpit Pricing Model](/_astro/time-cockpit-kostenlos.de.D_3_aLn1_Z26tNpH.webp) ## Introduction People rarely start taking time tracking seriously out of curiosity. Most of the time there is a concrete trigger: working hours should become traceable, project effort should become more transparent, or evidence should no longer be reconstructed from memory. We know this situation well. When we started professionalising our own processes about 15 years ago, the key question was not: *“What is the best or nicest system?”* Instead it was: *“What helps us now, without overwhelming us?”* Based on exactly that experience, we adjusted our entry model at the beginning of December 2025. In this article, I explain what a free or very low cost start with time cockpit means in practice, who benefits from starting at low cost, and why “free” often becomes expensive faster than expected. ## Free or low cost: time tracking for small businesses In conversations with freelancers, startups, and small businesses, we repeatedly run into the same situation. You know time tracking will become important, but right now you lack time, budget, or the headspace to turn it into a separate project. That is why the real question is rarely *“Which tool is the best?”* and more often: **How can we start cleanly without committing financially or organisationally before we even know what we truly need?** Smaller businesses feel this pressure more strongly. Processes are still being built, roles keep changing, and nobody wants to spend money on something that still has to prove itself. We designed our entry options for exactly this reality: 1. **Freelancers can use time cockpit for free for one year**, without feature cuts and without artificial time pressure. 2. **Startups and small businesses with up to 10 employees pay a flat fee of 29 euros in the first year**, not per person, but for the whole team. The goal is deliberately simple: **A start that does not feel risky, but enables real usage.** Because only when time tracking works in daily work does its real value show. We keep the current conditions up to date on the pricing page: [Pricing](/pricing/) ℹ️ **Practical tip:** The best start is not the perfect process, it is a reliable rhythm. Time tracking works similar to bookkeeping. Its real value appears when it happens consistently. ## Why time tracking is so important for small teams Young companies and teams with up to about 30 employees are often stuck with an uncomfortable equation. You need to become more professional, but you must not slow down daily work. Time tracking is a classic trigger topic because it can sound like control. In practice, however, it is mainly one thing: a foundation that prevents teams from growing into ambiguity, overload, and bad decisions. From our experience, there are four typical triggers that suddenly make the topic urgent: 1. **Growth and dynamics** Two projects today, five tomorrow. Everyone knows everything today, clear responsibilities and standards tomorrow. 2. **Evidence and reliability** Customers, tax advisers, funding bodies, or internal reviews ask for numbers that are not based on gut feeling. 3. **Decisions need data** Without reliable data, prioritisation quickly becomes an opinion contest, especially risky in small teams. 4. **Health and sustainability** If nobody sees how much is actually worked, overload often becomes visible only when it is too late. ## Legal framework and organisational reality Note: This article does not constitute legal advice. It describes the framework in general terms. * In Austria, the obligation to document working time is anchored in the Working Time Act (AZG), including section 26 AZG ([RIS section 26 AZG](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)). * At EU level, the European Court of Justice emphasised that employers need an objective, reliable, and accessible system to record daily working time ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). From our practice we see: time tracking is not only a legal duty, it is also an organisational tool. This is especially true where working time is highly flexible and workloads increase ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Arbeitszeit/Arbeitszeiterfassung)). A detailed look at why legal compliance matters even for small teams and startups is in: [Time Tracking for Startups and Small Businesses](/blog/time-tracking-startups-small-businesses-dach/). ## More than working hours: transparency for projects and decisions Many teams start with the idea of pure working time recording. The real benefit usually appears one step later. Once time is recorded consistently, you can answer questions that previously were only guesses: * Which projects consume the most capacity? * Where does internal work appear that nobody planned? * How much time goes into coordination, alignment, and administration? This transparency does not only help with controlling. It also improves communication, externally with customers and internally with the team. Patterns become visible before they become real problems. ## What we have learned in practice with time cockpit ### Who benefits from starting for free In our view, needs differ significantly. **Freelancers** Here the main challenge is rarely complexity, it is consistency. Time tracking often acts like a memory aid, especially when projects change and offers or invoices are created in between. **Startups and small teams** In teams up to ten people, growth often happens in jumps. Everything is informal today, structure is needed tomorrow. In this phase, time tracking quickly becomes the data basis for decisions, not only for bookkeeping. ### Why “free” often becomes more expensive in practice Free sounds attractive, but it has a downside. If a tool or process costs nothing (for example Excel), teams often pay indirectly, for example through additional coordination, backfilling, and corrections. There is also a second effect that becomes visible later: missing structure leads to data that nobody truly trusts. Excel is a typical example. As a starting point, it is flexible and immediately available. But once multiple people record in parallel, projects and activities must remain consistent, and you need reliable analysis, Excel becomes tedious quickly. In practice, the very things that relieve the team are missing: clear responsibilities, consistent categories, and traceable changes. **Five typical Excel problems in small teams:** 1. Unclear responsibilities and conflicting versions 2. No validation, errors stay hidden for too long 3. Changes are barely traceable 4. Reports are fragile and error prone 5. Times often lack context about projects and activities What we often see: when Excel hits its limits, shadow processes appear. Individuals keep extra lists, send totals by email, or write times into personal notes. That is understandable, but it almost always leads to duplicated work and discussions about which number is correct. ℹ️ Reading tip: We cover why Excel often is not enough in detail here: [Project time tracking, migrating from Excel](/blog/project-time-tracking-excel-migration-guide/). A sober practical test is therefore not whether Excel is possible in principle, but whether it supports your current reality. Typical signals that it starts to break down are: 1. Times are regularly backfilled only at the end of the week or month. 2. Project leads or accounting ask follow up questions frequently because context is missing. 3. Reports are used for decisions, not only for totals. 4. There is no clear rule when entries are allowed to be backfilled and when bookings are considered final. 💡 In many projects we see: teams switch only when it hurts. The cheaper path is almost always to start earlier, but deliberately small. ### When switching to a professional tool makes sense There is no universally right or wrong and there is no magic team size. What matters is whether your current approach still provides reliable answers without every report turning into a debate. From our perspective, these are typical signals: 1. Several people record time and questions increase. 2. Reports are needed for decisions, not only for totals. 3. Evidence becomes increasingly frustrating internally or externally. 4. There is no clear rule for backfilling times and for when bookings are final. 5. Roles and responsibilities are missing, for example who reviews times or who closes projects. 6. Categories grow without intent, activities become inconsistent, and comparisons across weeks or projects become difficult. If you recognise two or more of these, it often makes sense to standardise early. This does not have to be a big project. Often a small, clean standard that the team follows consistently is enough. ### Practice: how to get started in 60 minutes A good start is one that still works tomorrow: 1. Define three to five activities and stop there. 2. Create projects the way they are actually used. 3. Run a one week test. 4. Review the data together once per week. **A quick calculation that many underestimate:** If each person in the team spends only 15 minutes per week backfilling or correcting, a team of eight already creates two hours of extra work. Multiplied by internal cost rates, that quickly exceeds any low cost license. ## Conclusion A free or very low cost start is for many the first step into a topic that is often taken seriously too late. That is understandable. Nobody wants unnecessary bureaucracy or a tool they do not need. Our experience shows, however: teams grow more steadily if they build a solid data basis early. Not perfect, but consistent. ✅ **Next steps:** If you want to check which entry option fits you, these are three sensible next steps: * [Check the pricing page](/pricing/) to review the current conditions. * [Create an account](/create-account/) if you want to start right away. * [Schedule a free consultation](/schedule-appointment/) if you are not yet sure how to start best. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Time Tracking for External Staff: What to Consider > Time tracking for freelancers, contractors, and external staff: compliant, transparent, and efficient without unnecessary bureaucracy. Jan 16, 2026 by Alexander Huber ![Time Tracking for External Staff: What to Consider](/_astro/time-tracking-external-employees.en.DVDvznjb_3HgNC.webp) Mixed teams of internal and external professionals are normal today, and they make time tracking more complex than many expect. Different contract models, privacy requirements, billing logic, and compliance duties collide. At the same time, clients expect transparency, billing certainty, and understandable project time tracking. The question is how to support mixed teams in a flexible and economical way, without rigid license models and without exposing internal data. ## Why time tracking for external staff is more complex than it seems External staff often work under a statement of work (result based), as freelancers (self employed, project based), or via staff augmentation or agency models (assignment and time based). That creates different requirements: Who is allowed to see what? How do you prove delivered work? How do you keep budgets controllable? One size fits all processes fail here. What you need are flexible workflows with clear role logic that keep [project time tracking](/project-time-tracking/) at the center (instead of purely recording attendance). In practice, with external staff it is usually less about whether someone was “present” from 9 to 5, and more about **which part of the project was actually delivered and whether it is billable**. For billing and project controlling, you need a reliable assignment (client, project, activity) so that services are traceable, change requests can be justified, and plan vs actual comparisons work. Pure attendance tracking (for example, a clock in system) does not help much because it does not show deliverables or budget consumption. ***Note:** This article is not legal advice. All information has been researched carefully, but it cannot replace individual legal counsel. For concrete labor law questions, talk to your legal team or a qualified law firm.* ## Legal basics It is crucial to clearly differentiate the contract model: statement of work, freelancer, staff augmentation, and what that means for time tracking. In many setups, documentation is required by contract (proof of service, acceptance, milestone billing, or hourly billing). With staff augmentation models, strict documentation duties are common; with freelancers and statements of work, time tracking is often the basis for billing and evidence. In addition, you need to respect working time rules where applicable and privacy requirements (data minimization and purpose limitation). **Privacy note:** For time tracking, organizations should follow the **principle of data minimization**: only collect personal data that is truly required for billing, project steering, or documentation duties (**Art. 5(1)(c) GDPR, “data minimization”**: data must be “adequate, relevant and limited to what is necessary”). At the same time, the principle of **purpose limitation** applies: time data should only be processed for the defined purpose (for example, proof of service, billing, controlling) and not in a way that is incompatible with that purpose (**Art. 5(1)(b) GDPR, “purpose limitation”**). ([Art. 5 GDPR, GDPR Info](https://gdpr-info.eu/art-5-gdpr/)) ### Legal classification: employee vs freelancer or statement of work When working with external staff, what matters is **which contract model actually applies and how it is lived day to day**. In Austria, the **Austrian Federal Economic Chamber (WKO)** differentiates between an employment contract, a free service contract, and a statement of work. Free service providers are typically not personally bound by instructions, can determine working time and place largely on their own, and are not integrated into the company’s organization like employees. Statement of work contractors, in contrast, owe a concrete result and deliver it independently. That also implies: **not every external engagement automatically creates the same working time obligations as for employees.** ([WKO: Freier Dienstvertrag, labor law](https://www.wko.at/einstellen/freier-dienstvertrag-arbeitsrechtlich)) Austria’s **Chamber of Labour** also emphasizes that free service contracts are not the same as classic employment relationships, and that labor protections apply differently depending on the specific setup. ([Chamber of Labour: Freier Dienstvertrag](https://www.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/Arbeitsvertraege/Freier_Dienstvertrag.html)) In Germany, a similar principle applies: the **Working Time Act (Arbeitszeitgesetz, ArbZG)** is aimed at **employees**, not truly self employed people (see **§ 2 ArbZG** at ). For organizations, the risk is therefore less “working time law for freelancers”, and more **misclassification**. If an external person is actually integrated into the organization and works under instructions like an employee, this can be treated as **dependent employment**, with consequences (including working time rules, social insurance, and back payments). To clarify status, the [**status determination procedure**](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Rente/Arbeitnehmer-und-Selbststaendige/03_Selbststaendige/statusfeststellungsverfahren.html) by **Deutsche Rentenversicherung Bund** can be used. ### False self employment: a short overview (AT and DE) **False self employment** means someone appears as a self employed contractor on paper, **but in reality works like a dependent employee** and shows key characteristics of employment. This can trigger **labor, social insurance, and tax consequences** for both the client and the contractor, including back payments and reclassification. **In Austria (AT)**, false self employment is typically assessed in the context of **social insurance classification** and the differentiation between free service contracts and statements of work. The decisive factor is not the label of the contract, but how the work is **actually performed**. If a supposed contractor works in personal, time, or organizational dependency, it can be reinterpreted as an employment relationship in specific cases. See the WKO guidance on the topic. ([WKO](https://www.wko.at/vlbg/wirtschaftsrecht-gewerberecht/achtung-vor--scheinselbstaendigkeit-)) **In Germany (DE)**, the concept is similar. Deutsche Rentenversicherung explains that such work can be classified as **dependent employment** for social insurance purposes, and that the client can be liable for contributions if false self employment is found. ([Deutsche Rentenversicherung](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Rente/Arbeitnehmer-und-Selbststaendige/03_Selbststaendige/scheinselbststaendigkeit.html)) **Signals that often point to false self employment (DE and AT):** * Long term dependency on a single client. * Being subject to instructions regarding time, place, or how the work is performed. * Integration into internal processes (for example, fixed schedules, mandatory internal tools). * No meaningful own equipment or entrepreneurial risk. If several of these criteria apply, you should consider a careful review, and possibly a formal status determination procedure (for example with Deutsche Rentenversicherung in Germany). ## Typical pitfalls in mixed teams We regularly hear the following statements in projects with internal and external staff. They often come from good intentions or time pressure, sound reasonable at first, and then turn into a permanent source of friction. Suddenly procurement, project management, and controlling discuss the same topic, but with different goals. External colleagues lose time because expectations and processes are unclear. The problem is rarely time tracking itself. It is the combination of missing project context, inconsistent rules, and overly broad access rights. Then you lack reliable proofs of service, scope changes are hard to justify, and access often stays active longer than planned during offboarding. The overview below translates typical day to day statements into concrete measures that work well in practice and make collaboration noticeably calmer. | Typical statement | What helps in practice | | -------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **“External staff must not see the system.”** | True if “the system” reveals everything. With fine tuned permissions, externals see only what they need. | | **“External staff are temporary, a license is not worth it.”** | Licensing must be flexible. Ideally you only pay for active usage. | | **“We bill by deliverables, why track time at all?”** | Without activity and project context, you lack evidence for scope changes, change requests, and post calculation. | | **“Just email me your hours.”** | Distributed, error prone, not audit ready. Better use standardized templates or a secure import process. | | **“External means black box.”** | Project context (project, activity, effort type) makes work traceable for billing, controlling, and quality. | Once you name these pitfalls clearly, many things become simpler: you do not need special rules per person, you need a standard that works for all external roles. In practice, that means a clean onboarding process, clear permissions, a clear assignment to project and activity, and a reliable way to bring proofs of service into controlling. From here, it pays to solve identity and access first, because that is where most security and offboarding problems arise. ## SSO and identity management: onboard externals to the same standards Another practical lesson: the “same standards for externals” problem is rarely the time tracking tool itself. It is often the **identity and permission process** behind it. If externals get logins outside your IT governance, things quickly become messy. Passwords get shared, offboarding gets forgotten, and no one is sure who still has access. That is why we aim to implement **single sign on (SSO)** and a clean role model as early as possible. With time cockpit, you can integrate your identity provider, for example **Azure Active Directory** or **Okta**, so the same policies apply as for internal staff (for example MFA, conditional access, central deactivation) ([Enterprise features](/enterprise-time-tracking/)). Automated user management via the [Integration and Web API](/time-tracking-integration-web-api/) also allows HR systems to provision and deprovision external accounts automatically. This is not only more secure, it also reduces operational effort because onboarding and offboarding no longer need to be duplicated across multiple systems. Most important: external staff should have **their own personal accounts** (no shared project logins). Combined with a finely granular permission model and clear project rights, externals can book productively without seeing internal data they should not see. ## How time cockpit addresses these challenges In our projects with mixed teams, one pattern shows up again and again: the key is not whether externals can enter time at all, but whether it stays simple, secure, and billable for everyone involved. That is why we combine flexible usage, clear permissions, and solid identity management with a process that puts every booking into the right project context. The building blocks below remove the most common sources of friction while enforcing the standards you already expect internally. | Building block | Practical impact | | ----------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Pay per use instead of rigid licensing** | Billing only for active users, pay per use per user and the days they are **enabled**. No minimum term, no bundles, no cost for inactive accounts. External access can be disabled after project completion while time data and proofs of service remain complete and audit ready. | | **Configurable permissions** Privacy by design | Thanks to the [**customizability of time cockpit**](/customizable-time-tracking/), access for externals can be tailored precisely to their engagement. Externals see only what they are allowed to see, for example only their own bookings, specific projects, or defined activity catalogs, without visibility into internal rates, team reports, or confidential documents. We support you in configuring these settings correctly. | | **Standardized Excel imports** for teams without direct access | If an external provider should not get direct access, processes can still stay clean. Time data is submitted via defined Excel templates or CSV and imported centrally, including plausibility rules, project and task context, and approvals. For this purpose, time cockpit provides a feature rich [Excel importer](https://docs.timecockpit.com/doc/data-exchange/import.html). | | **Project time tracking with context** instead of pure attendance | Every booking is linked to project, activity, and effort type (billable or non billable). That makes services transparent, increases billing certainty, and creates the foundation for post calculation, forecasting, and project controlling. | Once these building blocks are in place, time tracking becomes a repeatable process rather than a case by case debate. Next, it is worth capturing the rules as short and understandable guardrails, so internal roles, external roles, and project leadership do not need to renegotiate them every time. ## Best practices for mixed teams at a glance 1. **Clarify upfront:** What is tracked and how (activities, effort types), who approves, and which deadlines apply? 2. **Use consistent templates and structures per project:** fewer follow up questions, better data quality. 3. **Protect privacy:** only the necessary visibility, and careful use of person level reports. 4. **Handover and closure:** clean data handover, closure report with KPIs (for example utilization, plan vs actual variance). 5. **Standardize onboarding and offboarding:** use SSO, personal accounts, and revoke access immediately when the project ends. ## Practical implementation: from contract to billable hour Before external staff can book productively, you need a lean and robust flow. Define a shared activity catalog and project or task structure so that services become comparable and billable. If a provider should not get system access, set up standardized Excel or CSV templates, including plausibility rules and approval steps, and import centrally. Onboarding means creating an account (or handing out the template), assigning projects, and clarifying deadlines and approvals. In operations, reminders and clear responsibilities protect data quality. Controlling checks utilization, plan vs actual variances, and budget consumption on a sample basis. During offboarding, external accounts are disabled, while proofs of service remain audit ready in the system, for billing, audits, and post calculation. ## Conclusion External staff are not a special case, they are a core part of modern project delivery. The key is that time tracking does not become a hurdle, but an evidence chain: understandable for procurement and HR, controllable for project leads, compliant for governance, and fair for those delivering the work. With a [flexible pricing model](/pricing/) you avoid rigid licensing. With finely granular permissions you protect confidential information. With Excel imports you can connect teams without system access. And with consistent project context, hours become reliable numbers for billing, forecasting, and post calculation. This reduces day to day friction while increasing transparency and controllability, from the first briefing to the closing report. In short: if you map external work with a clear process and the right tool, you reduce debate and increase evidence, keep budgets under control, and gain planning certainty across the entire portfolio. **Related reading:** * [Why Project Time Tracking Delivers More than a Time Clock](/blog/time-clock-vs-project-time-tracking/) — why project context matters more than attendance recording for mixed-team delivery * [Employee vs. Project Time Tracking: One system or separate?](/blog/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking/) — how to decide whether to run one integrated system or separate tools for internal and external staff ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Time Tracking for Startups and Small Businesses > Many startups and small businesses believe time tracking does not fit their culture, or only becomes necessary beyond a certain company size. In Austria and Germany, recording working time is legally required and also makes business sense. A practical overview for teams up to about 30 employees. Feb 3, 2026 by Alexander Huber ![Time Tracking for Startups and Small Businesses](/_astro/time-tracking-mandatory-startups-smb-dach.en.CIBlRviv_ZV1VNd.webp) ## “We are a small business. We do not need time tracking.” We hear this sentence not only in startups, but also in small businesses with ten, twenty, or thirty employees. Trust over control, flexible working hours, results over punch clocks, culturally that often fits well and is usually meant honestly. This reflects what we have seen over the last 15 years: how do you stay fast, flexible, and pragmatic, and still build processes that hold up legally and do not annoy people in daily work. This article is written from exactly that practical experience. The problem is less cultural and more legal. **Working time recording is no longer a voluntary organisational choice**, it is a legal obligation. And this obligation applies to startups and small businesses just as much as to large corporations. *** ## The legal reality: time tracking is already required The turning point came in 2019 with a ruling by the European Court of Justice. The court clarified that employers must introduce an **objective, reliable, and accessible system for recording daily working time**. The goal is to protect employees from unpaid overtime and health risks caused by overload. ([PwC](https://legal.pwc.de/de/news/fachbeitraege/aktuelles-eugh-urteil-zur-arbeitszeiterfassung?utm_source=chatgpt.com)) What matters: it is not only about overtime. Employers must record the start, end, and duration of daily working time. **The ruling does not provide an exception for small businesses or startups.** *** ## Germany: mandatory with no transition period In Germany, there was a long debate about whether and when the ECJ ruling had to be implemented in practice. That debate ended at the latest with the German Federal Labour Court decision from 2022. The court stated that employers are already required to record working time systematically, even without a new law. ([Bundesarbeitsgericht](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/)) Germany’s Federal Institute for Occupational Safety and Health confirms this interpretation explicitly and points out that the obligation to record working time already follows from existing occupational health and safety law. ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Arbeitszeit/Arbeitszeiterfassung)) A future law will mainly define how time tracking must be implemented technically, not whether it is required. For companies, that means: waiting does not create legal certainty. *** ## Austria: obligations in detail Austria also has clear documentation obligations for working hours, especially in connection with overtime and rest periods. The legal framework is based, among other things, on the Working Time Act (AZG). ℹ️ Reading tip: Detailed requirements (including section 26 AZG) and typical practical questions are summarised here: [Working time recording obligations in Austria](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). *** ## Why startups and small businesses are particularly exposed Many teams assume that their size or their modern work culture effectively exempts them from the obligation to track working time. The opposite is true. Startups and small businesses often work without clear processes, without a dedicated HR function, and with a strong focus on flexible working time models, remote work, and personal responsibility. From a legal perspective, however, the following applies: **the less formalised the organisation of work is, the more important clean documentation becomes.** Without reliable time records, the employer almost always carries the burden of proof in a dispute. In Austria, compliance with working time regulations is not just an organisational question, it is legally relevant. The **Working Time Act (AZG)** contains penalty provisions. Employers who violate working time rules or documentation and retention duties can be fined by the district administrative authority (section 28 AZG). [Source (RIS, section 28 AZG)](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P28/NOR40269387) For managing directors of an LLC (GmbH), corporate law also comes into play. Under **section 25 GmbHG (AT)**, managing directors must apply the **care of a prudent businessperson**. In practice, this includes ensuring organisational measures that support compliance with mandatory laws such as working time regulations. [Source (RIS, section 25 GmbHG AT)](https://www.ris.bka.gv.at/eli/rgbl/1906/58/P25/NOR40173820) In practical terms: violations of working time rules and documentation obligations can have **administrative penalty consequences** for the employer (section 28 AZG). If poor organisation or oversight by management contributes to this, it can also raise **civil liability questions** under section 25 GmbHG (AT). This hits small businesses particularly often because many factors come together: * There are many part time arrangements, short term exceptions, and spontaneous assignments. * Leadership happens close to daily operations, decisions are made quickly. * Documentation is perceived as extra work, not as protection. * Growth happens in jumps, for example when new customers come in. *** ## The underestimated risks of missing time records Missing or incomplete time tracking is not a purely theoretical risk. It can lead to labour law disputes, for example about overtime claims or terminations. It can also lead to findings in audits by authorities or social security institutions. ℹ️ Further reading: The article [The three biggest risks without time tracking](/blog/three-biggest-risks-without-time-tracking/) summarises the risks in a compact and practical way. It shows why missing time records often lead to overload, blurred boundaries, and avoidable legal and organisational risks. What is especially critical: working time protection is part of occupational health and safety. That means responsibility is attributed directly to management. Violations can be not only financially relevant, but also personally relevant, a risk that many founders and small employers simply do not have on their radar. At the latest in investor conversations, due diligence processes, or larger customer projects, people will regularly ask how legally compliant working time recording is ensured. A vague answer or Excel lists based on gut feeling do not look professional here. A similar pressure exists in funded projects. Many startups work with grants, including EU funding, or in research projects. In these settings, documentation and evidence requirements are often strict. Without clean, traceable time data, it becomes tedious or risky to prove project progress and proper use of funds. *** ## Why Excel, paper notes, and gut feeling are not enough In many small businesses there is a kind of “informal time tracking”: Excel sheets, weekly lists, or manual backfills. These methods may be well intentioned, but they fail to meet key requirements. They are neither consistent nor easy to explain reliably in an audit. Legally compliant working time recording requires traceability, completeness, and transparency. In practice, this is realistically achievable only with digital systems, especially when working hours are flexible, distributed, or project based. If Excel is still used for time tracking, this article provides guidance: [10 reasons not to use Excel for project time tracking](/blog/10-reasons-not-to-use-excel-for-project-time-tracking/). *** ## Time tracking as basic company hygiene, not as control When implemented correctly, time tracking is not an instrument of distrust, but a form of **basic company hygiene**. It protects employees from overload, creates clarity for managers, and forms the foundation for realistic planning and sustainable growth. Modern digital solutions enable time tracking that integrates into daily work without damaging culture or autonomy. They make visible what is happening anyway, and that is exactly where the value lies. For this to work in a startup, time tracking must also be accepted. Based on our practice, and aligned with the ideas from [How to motivate employees to track their time](/blog/employee-time-tracking-motivation/), four things have proven particularly effective: * Make the purpose crystal clear (occupational safety, fairness, planning), not “because we have to”. * Start as simply as possible so it does not become bureaucracy. * Combine trust and transparency, document without micromanagement. * Take feedback seriously and show that time data is actually used. Especially in dynamic teams with fast role changes, new colleagues, freelancers, or agencies, a lean routine helps as well. When onboarding and offboarding happen quickly, consistent categories, clear responsibilities, and simple rules matter more than perfect detail depth. One key point for small teams is communication: time tracking means documentation, not control. This also fits well with: [Trust based working time and time tracking](/blog/trust-based-working-time-and-time-tracking/). *** ## Conclusion: the obligation exists, the decision is about how For startups and small businesses in Austria and Germany, recording working time is legally mandatory, operationally necessary, and strategically sensible. It not only supports compliance with working time and occupational safety rules, but also provides the basis for reliable planning, fair compensation mechanisms (for example for overtime), and solid evidence for authorities, funding bodies, or due diligence situations. The key question is therefore no longer whether you must record time, but **how professionally and future proof** you implement it. In practice, this means: records must be complete, traceable, and sustainably usable in daily work, without creating unnecessary friction. The earlier you establish a lean digital solution with clear rules and responsibilities, the easier it becomes to support growth in a legally sound and operationally clean way. ℹ️ If you want to start with a free or low-cost solution, see [An Overview of the New time cockpit Pricing Model](/blog/time-cockpit-pricing-overview-free-starter/) — including a free year for freelancers and a flat-fee option for small teams. Current pricing is also on the [pricing page](/pricing/). ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Trust-Based Working Time and Time Tracking > Trust-based working time and time tracking are not contradictory. Modern models combine autonomy and legal certainty without creating a culture of control. Dec 5, 2025 by Alexander Huber ![Trust-Based Working Time and Time Tracking](/_astro/time-tracking-vs-trust-based-working-time.en.DShnx1yu_tnsbA.webp) Many companies believe: if you trust your teams, you do not need to track working hours. At first glance, this seems logical. After all, **trust-based working time** stands for flexibility, autonomy, and results-oriented work. But since the rulings of the ECJ and the German Federal Labour Court (BAG), it is clear that working hours must be recorded—regardless of the model. The myth that time tracking equals control is persistent. See the ECJ ruling (C-55/18) [CURIA judgement text](https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=\&docid=214043\&pageIndex=0\&doclang=DE) and the BAG decision [1 ABR 22/21](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/). *From our experience implementing time tracking in service organisations, we know: trust and transparency are not opposites. In fact, they reinforce each other.* In practice, a different picture emerges: modern time tracking can even strengthen trust. It becomes not a tool of control, but a foundation for fairness, overload prevention, and legal certainty ([“Trust is good, recording is better. Working hours and time tracking in the home office”](https://link.springer.com/content/pdf/10.1007/s41449-023-00403-4.pdf)). Many organisations therefore face the same question: **How can trust-based working time coexist with legally compliant time tracking?** This is where the real challenge begins. And the answer is: not only is it possible, it is necessary. The question is not *if*, but *how*. ***Note:** This article does not constitute legal advice. All information has been carefully researched but does not replace individual legal consultation. For specific labour law questions, please contact your legal department, the Chamber of Commerce, or a qualified law firm.* ## 1. Myth vs. Reality – what companies often get wrong The statement *“We use trust-based working time, so we don’t need time tracking”* is one we hear frequently from HR teams. In a modern context, however, trust does **not** mean that nobody documents when and how long they worked. ℹ️ Trust means: no control of presence, no rigid schedules, no monitoring of start and end times. But since the ECJ ruling on working time from 2019 and the BAG interpretation from 2022, companies must document working hours objectively, reliably, and in an accessible way. This applies equally to flexible models, remote work, and hybrid teams. This legal reality does not eliminate trust-based working time—it simply redefines it. The debate also shows how important a shared understanding of “trust” is. In today’s working world, trust does not mean the absence of rules, but autonomy within a reliable framework—as emphasised by the European Court of Justice ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). 👉 The question is not whether time is recorded, but how flexible the working time model can remain. ## 2. What trust-based working time really means Many companies use the term without having a consistent definition. Generally speaking, it describes a model in which the employer does not control daily working hours. The outcome counts, not physical presence. Employees decide freely when to start, take breaks, or structure their day. ⚠️ However, trust-based working time does **not** mean that legal requirements cease to apply. Rest periods, breaks, maximum working hours—all of these remain in force. This applies both in Germany (under the Working Hours Act) and in Austria (under the Working Time Act), meaning that [working time documentation in Austria](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) is just as mandatory as in Germany. Courts have made this clear: documentation is compulsory, regardless of culture or model. **Tip:** Trust-based working time is a cultural principle—not a legal substitute for time tracking. ## 3. Compatibility with ECJ and BAG: why both models belong together The ECJ ruling of 2019 (“time clock ruling”) explicitly states that employers are required to track working hours. The BAG decision of 2022 follows the same logic: companies must provide a system that enables systematic recording. Many managers therefore fear trust-based working time is no longer feasible. But this assumption is incorrect. The courts do not interfere with corporate culture—they simply require working hours to be recorded transparently. The key point: trust means not controlling how or when work is performed. Time tracking means documenting **what** was worked, in a legally compliant way. Both can coexist. *We see with our customers that transparent recording not only helps legally but is also a powerful lever for better team leadership—e.g. identifying burnout risks early.* **Tip:** Clearly communicate that time tracking is legally required but not a control mechanism. ## 4. Advantages & challenges of trust-based working time Trust-based working time creates freedom: flexible work, less micromanagement, individual time planning. This boosts motivation and employer attractiveness. At the same time, it introduces new risks—often underestimated. Key advantages include autonomy, higher satisfaction, and the ability to use performance peaks effectively. On the other side, challenges such as potential overload, invisible overtime, or blurred boundaries between work and personal life can emerge. Without transparent [working time tracking](/employee-time-tracking/), there is a risk that nobody notices when employees consistently work too much. Here, transparency protects employees—not the employer. Studies show that employees in trust-based models often work **more** than legally allowed, especially in hybrid or remote settings ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Arbeitszeit/Arbeitszeiterfassung)). **Tip:** Highlight that documentation also prevents self-exploitation. ## 5. Why the classic time clock is outdated The traditional time clock comes from a world where working time meant physical presence. Today, teams work hybrid, remote, and project-based. Presence says little about performance. For many models, clocking in and out is impractical and symbolically negative. Instead, modern systems should rely on context—such as project context, focus time, or the ability to record retrospectively. *An alternative to the classic time clock is the Activity Tracker in time cockpit. Unlike traditional time clocks, it captures digital work activities automatically and locally—without monitoring presence, but with a focus on context and user autonomy.\ → [How Activity Tracking works in time cockpit](/activity-tracking/)* **Tip:** Replace the mental image of a time clock with one of modern data collection. ## 6. How time tracking and trust-based working time can be combined Many companies quickly realise there is no contradiction. Employees retain full autonomy over when they work. Recording serves transparency—not surveillance. It supports legal compliance, fair workload distribution, and overload prevention. Leadership teams can identify patterns that remain invisible without data, such as recurring workload peaks or silently accumulating overtime. Transparency enables better decisions without limiting freedom. 💡 Especially in project-based organisations, we have seen that clean project time tracking helps teams make strategic, data-driven decisions, such as capacity planning or staffing.\ → [Key performance indicators in project time tracking](/blog/key-business-kpis-project-time-tracking/) A modern [model for autonomous time tracking](/blog/employee-time-tracking-motivation/) also strengthens fairness: everyone works flexibly, and everyone shares the same basis for fair workload distribution. **Tip:** Communicate clearly why tracking working hours is not an intrusion on autonomy. ## 7. Technology that strengthens trust Time cockpit does not rely on rigid presence logic but on flexible recording concepts. Especially relevant for trust-based working time: [Activity Tracking](/activity-tracking/). It recognises which digital activities were performed—without surveillance, locally on the device, and only visible to the user. This makes retrospective recording easier and reduces mental load or unnecessary context switching. Beyond that, time cockpit adapts to models such as flexitime, project time, or trust-based working time. This flexibility helps companies shape processes without changing their culture. *At time cockpit, we see that especially smaller organisations benefit from this flexibility because they rarely need a “one size fits all” solution. → [Customisable time tracking in time cockpit](/customizable-time-tracking/)* **Tip:** Choose systems that support culture rather than dictate rules. ## ⚠️ Trust-based working time and bonuses – an example from the Austrian IT Collective Agreement Trust-based working time sounds like maximum flexibility, but here lies a legal pitfall:\ Under the Austrian IT Collective Agreement (IT-KV), working hours **before 06:00 and after 20:00** require premium pay. This applies regardless of whether employees choose to work at those times voluntarily. Concretely: * For activities **outside the 06:00–20:00 window**, **premiums or overtime pay** apply. * Even with trust-based working time, these rules remain binding. The employer must be able to **document when work was performed**. This puts companies in a difficult position: without **reliable time tracking**, it is nearly impossible to calculate premiums correctly. And even if employees organise their time freely—e.g., in home office or asynchronous project work—the company remains legally responsible. 💡 Anyone who wants to enable trust-based working time needs **legally compliant time tracking** that records working hours precisely—not only for compliance, but also to avoid back payments or labour law risks. > Source: [IT-KV 2025, § 4 Abs. 1](https://www.wko.at/oe/kollektivvertrag/kv-informationstechnologie-2025.pdf) ## Conclusion: No contradiction, but a modern working model Trust-based working time and time tracking are not opposites. On the contrary—they complement each other. Transparency protects employees, ensures legal certainty, and helps organisations distribute workloads fairly. Modern tools enable flexible recording without falling back into outdated control patterns. Time tracking is not just a legal requirement—it can also be a strategic advantage: in recruiting (“We work transparently”) or in customer communication (“We show exactly how time is used”). ℹ️ Further reading: What happens concretely when organisations skip time tracking is covered in [The Three Biggest Risks of Not Tracking Working Hours](/blog/three-biggest-risks-without-time-tracking/). 👉 Think of trust-based working time not as the opposite of time tracking, but as a cultural principle supported by a clear structure. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Vendor Lock In: Risks and Solutions > Vendor lock in risks and how customizable software creates flexibility, vendor support, and cost control. May 15, 2024 by Alexander Huber ![Vendor Lock In: Risks and Solutions](/_astro/vendor-lockin.en.CScDPt11_2gvM35.webp) In today’s business environment, decision makers often face a choice. Should we build our own software or buy a commercial product? The article [Make or Buy for Time Tracking Systems](/blog/make-or-buy-time-tracking/) already covered the fundamentals of this decision. One point that is especially critical when choosing commercial software is the risk of vendor lock in. How can you reduce this risk and still benefit from commercial solutions? ## Risks of vendor lock in ### Limits in further development If a company selects commercial software, internal development and maintenance effort may decrease. At the same time, you give up part of the control over the product’s future. The software might not get the exact features your company needs. This can be difficult if the vendor sets other priorities or takes the product in a direction that does not align with your business needs. ### Dependence on the vendor Another aspect of vendor lock in is dependence on the software vendor. Price changes, changes in service quality, or even discontinuation of the product can have a strong impact on the company. This can lead to unexpected costs and operational challenges. ## Solution: Customizable commercial software ### Deep customization A promising approach is choosing commercial software that offers deep customization. This goes far beyond adding fields and allows you to tailor the system thoroughly to your needs. Such systems are still maintained and updated by the vendor, so you benefit from regular updates and ongoing product improvements. ### Benefits of customization * **Develop your own features:** Companies can build features that may not be relevant for other customers. This enables a unique path and helps you stand out from competitors. * **Build know how:** By customizing the software, teams build internal knowledge and technical expertise. This strengthens independence from the vendor and increases flexibility. * **Vendor support:** Ideally, the vendor supports these customizations with resources and knowledge to adapt the product to your situation. This can include training, documentation, or specialized support. ### A strong and stable core Commercial standard software should offer a strong and stable core. For time tracking software, features for project time tracking, attendance tracking, leave management, and compliance must be present and largely available out of the box. These areas should offer extension points where possible, so you can adapt them to your company. This is the advantage of commercial software compared to building yourself. You avoid the heavy lifting for components that are similar for most companies. ## Positive side effects ### Innovation With the ability to develop your own features, companies can act in a more innovative way. They can respond faster to changes in the organization such as growth or restructuring without waiting for the vendor’s release cycles. ### Cost control Customizations may create initial costs, but they enable better cost control over time. Companies can invest in features that deliver direct value and optimize total cost. ### Competitive advantage Tailored features can be a competitive advantage. They support unique processes and functions that standard products do not cover. This can improve efficiency and open new market opportunities. ## Conclusion Choosing commercial software comes with a risk of vendor lock in. Customizable solutions help reduce this risk while keeping the benefits of commercial software. Deep customization enables companies to create their own features, build know how, and set themselves apart. With the right support from the vendor and a clear understanding of the company’s needs, customizable commercial software can be a flexible and future proof solution. A careful analysis and consideration of all relevant factors is essential to make the best decision for the company. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Time Cockpit May 2025 Release > Learn about Time Cockpit's default permissions with preconfigured user roles like Account Admin, Customization Admin, Base Data Admin, Billing Admin, Human Resources Admin, Notification Manager, and Time Tracking User. Simplify user management, enhance security, and ensure compliant access control with Time Cockpit's feature flag system. May 13, 2025 by Alexander Huber ![Time Cockpit May 2025 Release](/_astro/hero-banner-release-2025-05.DUppVSBR_Z1s4Boh.webp) Efficient **time tracking** and robust **compliance management** are crucial for businesses aiming to streamline operations and reduce administrative overhead. With the May 2025 release, Time Cockpit introduces new features that enable companies to stay compliant, optimize resource planning, and improve the accuracy of their time-tracking processes. Let’s dive deeper into what’s new and how it benefits your business. ## Booking Completion: Preventing Unwanted Changes One of the biggest challenges in **time tracking** is maintaining data integrity. Whether it’s for payroll, invoicing, or compliance audits, companies need reliable, tamper-proof time entries. With the new **Booking Completion** feature, Time Cockpit allows you to define a deadline for time entries. Once this deadline is reached, users can no longer modify or add bookings before that date. This ensures data accuracy and prevents last-minute changes that could disrupt payroll calculations or compliance checks. This feature not only strengthens your audit trails but also reduces administrative back-and-forth during month-end closings. Your team can finalize timesheets with confidence, knowing that the records are accurate and unaltered. [Learn more](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/passive-booking-completion.html) If you require **custom booking finalization logic** to align with company-specific rules or legal requirements, we can implement tailored solutions to match your needs. ## Default Permissions and Feature Flags – Safe and Controlled Access Managing user permissions can be complex, especially as your team grows. To simplify this process, Time Cockpit introduces **default user roles with preconfigured permissions**. These roles are designed to match common business structures and streamline role assignments, ensuring secure and compliant access control: *** | **Code** | **Display Name** | **Description** | | ----------------------- | --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **AccountAdmin** | Account Admin | Members can manage account settings and user roles, add new users, and activate/deactivate existing users. | | **CustomizationAdmin** | Customization Admin | Members can manage the data model and use the TCQL editor for advanced data manipulation and customization. | | **BaseDataAdmin** | Base Data Admin | Members can manage base data entities and global settings such as formatting profiles, import definitions, and template queries. | | **BillingAdmin** | Billing Admin | Members can manage all billing-related entities, create/delete invoices, and access user timesheets. | | **HumanResourcesAdmin** | Human Resources Admin | Members can manage attendance tracking data, user work schedules, absences, vacation entitlements, and overtime corrections. | | **NotificationManager** | Notification Manager | Members can send and manage application notifications, keeping teams informed about important updates and alerts. | | **User** | Time Tracking User | Members can access and use all time tracking functionalities for their own user account. | *** These roles not only simplify user management but also enhance security by clearly defining permissions and access boundaries. [More details](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/default-permissions.html) Time Cockpit remains highly customizable, allowing you to extend or modify role definitions if necessary. Importantly, existing customer configurations remain untouched unless you choose to activate these new defaults. We place great importance on ensuring the compatibility of new features with existing customer customizations. However, there are some aspects of the Default Permissions that need to be considered. Therefore, please make sure to review our [Migration Guide](https://docs.timecockpit.com/doc/migration-guides/default-permissions.html) or contact us directly at if you have any questions. This is managed seamlessly through our **feature flag system**, which allows you to enable these new default roles on your own schedule, ensuring controlled and safe transitions. ## Smarter Working Time Violations Checks Regulatory checks have become significantly more flexible. Instead of just one rule set per account, you can now define **working time limits per weekly working hours**. This lets you: * Apply different rules for different employees, e.g., apprentices or part-time employees. * Handle transitions (e.g., apprentice becomes full-time) over time. * Automatically validate night, weekend, and holiday rest periods (AT/DE). * Check if employees worked before/after specific times of day. This flexibility means you can comply with local regulations and internal agreements, avoiding costly legal risks and ensuring fair work conditions for your staff. [More details](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/working-time-regulations.html) If you need even more specific rules because you have company-specific regulations, just let us know, and we will work with you on a customized rule set. ## Notifications – Stay Informed Without Email Overload Email overload is a real problem, especially in project-based environments. That’s why we’ve introduced a **notification system** directly within the Time Cockpit web client. The bell icon in the top right corner allows users to receive system messages and alerts about: * Important system messages without clogging up your inbox * Future integration of approval workflows for absences and project bookings * Future integration of working time violations, visible directly in the calendar These in-app notifications help you stay informed while reducing email clutter—streamlining communication where it happens: right inside your **time tracking software**. Got ideas for how notifications could support your workflows? Want to get rid of the email flood troubling your users? Let us know – we’re happy to explore custom solutions with you. ![Notifications](/_astro/notification.BB_hI4tM_1Cbotf.webp) ## Absence Calendar Preview – A Clear View of Time Off Effective resource planning starts with visibility. Our new **Absence Calendar**, currently in preview, offers a graphical overview of holidays, vacations, sick leave, and compensatory time off. This allows team leaders and HR managers to quickly understand team availability, minimizing scheduling conflicts and improving project planning. In one of the upcoming versions, we are rounding up this feature with a default absence approval workflow (facilitating the Notifications features) Would you like to try it? It’s available on request — just reach out to . ## Calendar Search – Find What You Need, Instantly You can now search **directly within the time booking calendar** to quickly find relevant entries. As you type, all bookings that don’t match your search term become transparent, allowing you to focus on what matters without losing context. Additionally, you can simply **click on a format profile** (e.g. “Meeting”, “Support”, etc.) to instantly highlight all time entries using that profile. This makes it easier to analyze patterns, spot inconsistencies, or confirm booking completeness – all without leaving the calendar view. ![Search in Timesheet Calendar](/_astro/timesheet-calendar-search.DzNFcKUK_Z2j0Uc9.webp) ## Modernizing Time Cockpit – The Move to Angular As part of our modernization efforts, we’ve migrated the core list component from AngularJS to modern Angular. Next up are the Forms, which will complete the transition away from older frameworks. Tackling technical debt is essential to ensure long-term maintainability, better performance, and compatibility with modern browsers and tools. It also enables us to deliver new features faster, such as filterable dashboards – a long-requested capability. By investing in this upgrade now, we’re securing a stable, future-proof foundation for your daily work in Time Cockpit. [Learn more about dashboards](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/dashboard.html) If you’d like to enable any of these new capabilities or explore how they fit into your workflow, reach out to us at . We’re happy to assist! ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Build your own time tracking or better buy and customize? > Learn how a customizable off-the-shelf solution combines the advantages of in-house development with ready-made software. You have specific project structures, your own processes and workflows. You have tried several tools but none really reflects your reality. Then the idea “we will just build our own time tracking” often feels like the logical next step. [Book a free 30 minute consultation](/schedule-appointment/) Customers who trust time cockpit [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Is it worth building your own time tracking software? A realistic look at effort, risks and alternatives. Many companies face the same challenge. They need a time tracking system that fits their projects, roles, billing models and processes perfectly. Standard tools seem rigid, pricing models and modules are hard to evaluate and the conclusion becomes: **“Our requirements are so specific that we need to build our own time tracking.”** Developing your own solution may seem obvious but often leads to high ongoing costs, complex maintenance and long-term dependence on the internal development team. This is exactly where a customizable standard solution such as time cockpit comes in. ## Build your own time tracking or use a customizable standard solution? A direct comparison * Build your own time tracking * Full control over features and future development** * High initial effort for planning, architecture and implementation** * You are fully responsible for maintenance, security updates and legal changes** * Limited functionality at the beginning that only grows slowly over time** * Strong dependency on individual developers and their knowledge** * Not part of your company’s core business** * Hidden total cost throughout the entire lifecycle** - Customizable standard solution (for example time cockpit) - Immediately usable core features** - Regular updates, security and legal adjustments included** - Comprehensive feature set already in the standard product** - Customizable data model, validations and business logic** - Additional custom features can be developed when needed** - Independence through open interfaces and internal customization options** - Fast integration via Web API** - Personal consulting and support** - Predictable costs** ## In-house development vs. customizable standard product #### In-house development offers high flexibility but also significant burden Companies that build their own time tracking system take responsibility for: * planning, implementation and continuous development * security, updates and compliance with legal requirements * framework upgrades and system operations * support for new working time models * error analysis and long-term maintenance The result is often a system that works but brings substantial risks. Know-how depends on specific individuals, enhancements take longer than anticipated and the system quickly reaches its technical limits. ![Custom Development Challenges](/_astro/custom_development_challenges.BXUPefVt_Z13wsPj.webp) #### Included out of the box and ready to use time cockpit gives you a professional foundation: * project and activity time tracking * working time tracking including breaks, time models and overtime * absence management * budget and utilization overviews * activity tracking * roles and permissions system * secure cloud operation in the EU This foundation covers typical requirements without any development effort. ![Time Cockpit in the browser](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) #### Customize instead of starting from scratch Where you have special needs, time cockpit can be extended: * custom data model and user interface * additional fields and entities * individual logic and validations * automation and workflows * integrations via the Web API * custom reports and dashboards This allows the system to reflect your processes precisely with the flexibility of in-house development but without its downsides. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/customization.mp4) #### No vendor lock in. Extend it yourself and stay independent Many companies fear dependency on software vendors. Time cockpit is intentionally designed to be open. * customizations can be implemented internally or by partners * the data model is fully extensible * all data is available through open interfaces * you decide how deep you want to integrate or extend This keeps you in control without the burden of building a full product yourself. ![Vendor lock-in](/_astro/vendor-lock-in.DlnGBvuk_10JIUJ.webp) #### When a customizable standard solution is the better choice A solution such as time cockpit is ideal for companies that: * need to support complex or individual processes * want a stable and maintainable platform * seek flexibility without building their own product * do not see time tracking as part of their core business * still need professional and reliable functionality ![Customizable Standard Solution](/_astro/customizable_standard_solution.qV4Vyr_4_2oNDEB.webp) #### Start fast, stay flexible and reduce long-term effort Building a complete time tracking solution yourself may sound like the ultimate freedom. In practice it leads to high costs and constant maintenance work. A customizable standard solution provides: * immediately usable features * high extensibility * long-term future readiness * low internal development effort * full control over data and processes You get a system that works today and grows with your needs tomorrow. ![Startup Speed Scalability](/_astro/startup-speed-future-scalability.D0NuqEAk_ZlK5Xd.webp) --- # Untitled > For service companies like Softline, time tracking is an inherently important topic. Softline’s IT consultants are visiting customers every day. Therefore, Mr. Nulsch looked for a time tracking software to be used regardless of where the consultants are working. Softline Group was founded in 1983 and since then has developed into a recognised service provider in the information and communication technology (ICT) sector. After its realignment in 2010, Softline has been focusing on the IT consulting and IT services business. It has established a number of strong international subsidiaries concentrating on IT consulting, IT support and software asset management (SAM). The group consists of Softline AG, which acts as the holding company, and its subsidiaries Softline Solutions GmbH, Softline Systems & Services GmbH, Prometheus GmbH, XPERTLINK GmbH, Softline Solutions Netherlands B.V., Softline Solutions N.V., ASIST BVBA as well as STR S.a.r.l.. All Softline Group companies operate throughout the whole of Europe. We are glad that several Softline Group subsidiaries have decided to use time cockpit for project time tracking. For this newsletter we have interviewed Mr. René Nulsch (see picture on the right), CEO of Softline Solutions GmbH in Leipzig, and asked him about his view on time tracking. ## Time Tracking for Business Travelers For service companies like Softline, time tracking is an inherently important topic. Softline’s IT consultants are visiting customers every day. Therefore, Mr. Nulsch looked for a time tracking software to be used regardless of where the consultants are working: “Although time tracking is of vital interest for our company, it is sometimes an unpleasant duty for our employees. Therefore, it is essential for us to have a time tracking solution that allows our constantly travelling consultants to work on their time sheets whenever they have time for it – no matter if they are online or offline, in the office, at the customer, or even travelling by train. The fact that time cockpit can fulfill this need with its offline-enabled full client was an important decision criteria for us.” ## Activity Tracking and Data Protection Team members at Softline use time cockpit in various ways: “On the one hand, colleagues working at a particular customer for a longer time period can easily assign their working time. Other users value the help that time cockpit’s activity tracking offers them, because they are working on different projects throughout a typical day in the office. However, it is for time cockpit’s privacy features that people accept the tracking features. It is very important for our employees to know that time cockpit’s activity log is private and that a central analysis is technically not possible”, explains René Nulsch. ## Setting Goals and Planning Softline agrees on two important goals regarding time tracking with every employee: Every employee knows his agreed goals regarding billable project times. The Softline team uses time cockpit’s statistic functions in the graphical time booking calendar to keep track of it. There, every employee sees the status of all booked hours at a glance. The team also agreed on entering time sheet records promptly. According to Mr. Nulsch, updating time sheet once a day would be optimal. However, the minimum standard at Softline is a weekly interval for entering time sheet records. This short time frame is important for an efficient undelayed billing process. Integration with Upstream and Downstream Data Processing Time cockpit is fully integrated in Softline’s IT infrastructure. Mr. Nulsch says: “For cost center- and project-related calculations we need project time tracking data within our ERP system. For this purpose, the ERP offers a web service interface. We accessed this interface using time cockpit’s scripting technology without any problem. As a prerequisite for data exchange we needed to extend time cockpit’s data model. This was possible without losing the advantages of a component-of-the-shelve software.” Integration of Time Tracking Software Time Cockpit in the ERP Processes of Softline ## Reporting The various Softline subsidiaries use different time cockpit accounts (=Tenants). Thus, each team can tailor the system to their specific needs. For reporting purposes, the Softline team aggregates data from the different accounts into a central database (=Data Mart). It is used to create consolidated, long-term reports and analysis with Microsoft SQL Server Reporting Services and Microsoft Office Excel Power Pivot. The results are published using Softline’s SharePoint-based intranet. Time Tracking Reports with SQL Server Reporting Services and Microsoft Office Excel Power Pivot for Time Cockpit ## Software as a Service Mr. Nulsch emphasizes that SaaS is attractive for Softline mainly because of the flexible pricing model: “Because of our growth and temporary cooperation with external specialists, our team changes constantly. Therefore, we value the flexible pricing of time cockpit. We only pay for the effective number of users exact to the day.” In addition to the browser client, time cockpit is available as a Microsoft Windows full-client application to offer a feature-rich offline client. To make migrating to new releases as frictionless as possible, Softline uses automatic software distribution. Mr. Nulsch: “All employees have time cockpit installed on their PCs allowing them to enter their time sheet records whenever they need to. If necessary – for instance when working on a customer’s PC – they can access time cockpit using a browser client.” ## Quality of Support as a Real Differentiator Asked for what Mr. Nulsch especially likes about time cockpit, he mentions product support: “The excellent quality of support differentiates time cockpit from competitors. Regardless of whether we have questions during rolling out a new time cockpit release or about the API – time cockpit’s support team helps with words and deeds.” We would like to thank Mr. Nulsch for the interview and are pleased about the positive feedback. ## About Softline Solutions GmbH The Softline Solutions GmbH is a vendor-independent IT consulting company based in Leipzig. The fully-owned subsidiary of Softline AG supports medium-sized customers as well as large international enterprises and the public sector in optimizing and modernizing their IT infrastructure. In the field of infrastructure consulting, the specialists of Softline Solutions GmbH have distinctive and long lasting experience regarding the business areas software asset management (SAM), infrastructure design, IT security, virtualization, storage, unified communications, and systems management. Softline consultants use a holistic approach on IT infrastructures and have a broad set of certifications regarding project management and quality assurance in ICT projects. You can find more information at [www.softline-solutions.de](http://www.softline-solutions.de). --- # Contact Us > At time cockpit, we value your feedback and are committed to providing you with the best possible experience while using our software. Our contact form is a quick and easy way to get in touch with our support team. Whether you have a question about our software's functionality or need technical assistance, our team is available to help you resolve any issues you may encounter. At time cockpit, we value your feedback and are committed to providing you with the best possible experience while using our software. Our contact form is a quick and easy way to get in touch with our support team. Whether you have a question about our software’s functionality or need technical assistance, our team is available to help you resolve any issues you may encounter. We also welcome any feedback or suggestions you may have about our software. Your input helps us to continually improve our products and services to better meet your needs. ## How Can We Help? First Name First Name Please enter your first name. Last Name Last Name Please enter your last name. Email Please enter your email address. Phone Number (optional) Phone Number (optional) Message Please enter a message. Send Message ** Thank you for your message. We will get back to you as soon as possible. #### Office Kornstraße 7A\ Austria - 4060 Leonding\ +43 732 673575\ #### Accounting Birkenweg 16\ Austria - 4060 Leonding\ VAT ID: ATU65831825\ Please [accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to view Google Maps. --- # Create Account > Ready to experience streamlined time tracking and workforce management? Sign up for a free trial account with time cockpit today. Unlock the full potential of efficient time tracking with time cockpit. Create your free trial account now and experience an intuitive platform that unifies project and attendance time tracking. Stop worrying about outgrowing your time tracking software with time cockpit’s extensive customization capabilities. Join thousands of satisfied users and start your trial today. ## Create a free 30-day trial First name First name Please enter your first name. Last name Last name Please enter your last name. Email Please enter your email address. Phone number (optional) Phone number (optional) Password •••••••• Please choose a password with at least 10 characters. By clicking “Create account”, you agree to the [Terms of Service](/legal-notice/license-terms/). Your trial account is free of charge and no further action is required if you decide not to continue using time cockpit. **Create account 0% ○Account is being prepared○Infrastructure is being provisioned○Database is being initialized○Access credentials are being created○Email is being sent We are currently setting up your time cockpit trial account. This usually takes about 2 minutes. Once everything is ready, you will automatically receive an email with your login credentials. **Your time cockpit trial account is fully set up.**\ You can now log in and start tracking time right away. We have also sent your login credentials to you by email. **Go to login Available once your account setup is complete Thank you for your patience. We look forward to supporting you as you explore time cockpit. If you have any questions or need assistance, please do not hesitate to [contact us](/company/contact/). We are here to help! ## Personal Demo Gain insights into how our time tracking solution can meet your specific requirements. [Please accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to display the video. Discover time cockpit with a free 30-minute personal demo. Gain insights into how our time tracking solution can meet your specific requirements and help you achieve your goals. No strings attached - it’s absolutely free! Sign up now to decide if time cockpit is the right fit for your organization. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Frequently Asked Questions ### Is there any cost associated with creating a trial account? Creating a trial account is absolutely free. There is no cost associated with signing up for a trial. ### Do I need to provide credit card information to sign up for a trial account? No, you do not need to provide any credit card information to sign up for a trial account. ### How long does the trial period last? The trial period typically lasts for 30 days from the date of account creation, giving you ample time to experience the software. ### Do I need to cancel my trial account before the trial period ends? No, you don’t need to take any action to cancel your trial account. The trial period will end automatically once the specified duration is over. ### Can I invite other team members to join my trial account? Yes, you can invite other team members to join your trial account, allowing them to collaborate and explore the features of time cockpit alongside you. ### Will the data I enter during the trial period be accessible in the paid subscription? Yes, all the data you enter during the trial period will be seamlessly available when you transition to a paid subscription. ### What features and functionality are available in the trial account? The trial account provides access to all the features and functionality available in the paid subscription, allowing you to fully explore and evaluate the capabilities of time cockpit. ### Can I upgrade my trial account to a paid subscription? Yes, you can easily upgrade your trial account to a paid subscription at any time during or after the trial period. Keep in mind that your trial account will be deleted after two months. Billing starts from the moment your trial period ends. Your are not billed for your trial period what so ever. ### What happens to my data after the trial period ends? If you decide against time cockpit, your data and your account will be automatically deleted after 2 months. ### Can I extend the trial period if I need more time to evaluate the software? While the trial period has a set duration, if you need more time to evaluate the software, you can reach out to our support team to discuss options for extending your trial. ### Is technical support available during the trial period? During the trial period, you have access to our technical support team who can assist you with any questions or issues you may encounter. Just drop us a mail at or [schedule a call](/schedule-appointment/). ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Customizable Time Tracking for Project Teams & Companies > Customizable time tracking for project work – ideal for teams with 20+ employees. Define your own fields, reports & automations. Try it free now! Tailor Time Cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly. ## Time Cockpit Development Environment With the OnCockpitAdmin, you can take control of your time tracking system. The client allows you to customize nearly all aspects of Time Cockpit to suit your needs. Create a tailor-made time tracking system that aligns perfectly with your internal workflows. Alternatively, we are happy to handle the customizations for you, ensuring that you receive the ideal solution for your company quickly and efficiently. For all information regarding customization, please refer to the [documentation](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/overview.html). ![OnCockpit Admin](/_astro/oncockpit-admin.B42oW8tI_Z1lp7BX.webp) ## Expandable Data Model Adapt Time Cockpit exactly to your business requirements. You can extend data structures such as fields and tables, or create new relationships without needing to deploy a new version. Changes to the data model are applied immediately, ensuring a seamless fit for your needs. ![add property to data model](/_astro/add-property.BZr5x4G4_1FTEbN.webp) ## Customizable User Interface Optimize Time Cockpit’s user interface to fit your business perfectly. You can create [lists](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/list.html) and [forms](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/form.html) in an easy-to-understand XML format. The OnCockpitAdmin editor allows you to test your customizations before publishing them. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/customization.mp4) ## Flexible Permissions Create a permission system that controls access to specific information, all without programming knowledge. Time Cockpit’s expression language lets you define custom access rights based on roles or rules. See more details in our [permission documentation](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/permission.html). ``` :Iif( 'Admin' In Set('CurrentUserRoles', 'Code'), :Iif(Current.UserDetail.Team.Code In Set('MyTeams'), True, False), False) = True ``` ## Automated Business Logic Add custom business logic with [IronPython](https://ironpython.net/). Leverage the full Microsoft .NET class library to integrate complex workflows directly into Time Cockpit – either in your preferred development environment or directly in OnCockpitAdmin. ``` def approveVacation(actionContext): dc = actionContext.DataContext if dc.InputSet is not None: for v in dc.InputSet: v.USR_ApprovedTimestamp = DateTime.UtcNow v.USR_RequestForApprovalSentTimestamp = v.USR_ApprovedTimestamp v.USR_ApprovedBy = dc.Environment.CurrentUser.Username dc.SaveObject(v) ``` ## Create Custom Reports Design reports with [Microsoft Report Builder](https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53613) or Visual Studio, exactly as you need them. Create printouts for lists, download RDL files, and customize them with tables, charts, or other features. Reports are tied to the permission system. ![Report Editor](/_astro/report-builder-with-time-report.CBl20kdC_1JnTKy.webp) ## Support for Multiple Languages If you operate in multiple countries, Time Cockpit offers localization options for the user interface and data representation. Allow users to select their preferred language, ensuring an optimal user experience. ![localizations](/_astro/localizations.NZRnvPNN_Z1qFH4P.webp) ## Infrastructure as Code Define all customizations – from data structures to business logic – as code, making it easy to manage in version control systems. This ensures everything is documented and can be migrated between your production and test environments. ``` def initialSetup(dc, model): comment("initialSetup", "various initial setup", messageCollector) sh.addDateTimeProperty(dc, modelTimesheet, "CreationDate", ...) sh.addDateTimeProperty(dc, modelTimesheet, "UpdateDate", ...) ``` ## Tailored Time Tracking for Your Company In this video, we show you how easy it is to customize Time Cockpit to meet your specific needs. See how you can flexibly shape the platform to achieve the best results for your company. [Please accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to display the video. ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Projektzeiten erfassen.Projekte wirtschaftlich steuern.Leistungen sicher abrechnen. > Time cockpit verbindet Projektzeiterfassung, Projektcontrolling, Abrechnung und Integrationen für projektorientierte Dienstleistungsunternehmen, die Projekte wirtschaftlich steuern wollen. ## Time Cockpit ist die Plattform für projektorientierte Dienstleistungsunternehmen, die Zeiterfassung, Projektcontrolling und Abrechnung in einem durchgängigen Prozess verbinden wollen. * Transparenz über Aufwand, Budgetverbrauch und abrechenbare Leistungen * Weniger manuelle Übergaben zwischen Delivery, PMO und Finance * Für IT-Dienstleister, Beratungen und andere projektorientierte Teams [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Beratung anfragen](/de/termin-vereinbaren/) Kunden die auf Time Cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Mehr als Zeiterfassung: Projekte wirtschaftlich steuern ### Projektprofitabilität früher erkennen Erfassen Sie Aufwand dort, wo er entsteht, und sehen Sie frühzeitig, wie sich Projekte in Budget, Auslastung, Abweichung und Rentabilität entwickeln. ### Abrechnung aus verlässlichen Leistungsdaten Wandeln Sie erfasste Zeiten strukturiert in abrechenbare Leistungen um und reduzieren Sie manuelle Abstimmung zwischen Projekt, PMO und Finance. ### Passt in Ihre System- und Prozesslandschaft Time cockpit integriert sich in bestehende Systemlandschaften und lässt sich an Rollen, Freigaben, Berichte und Arbeitsabläufe anpassen. ### Für projektorientierte Dienstleistungsunternehmen gemacht Time cockpit ist für Unternehmen gemacht, die Projektzeiten nicht nur erfassen, sondern aktiv für [Projektsteuerung](/de/projektzeiterfassung/), Abrechnung und fundierte Managemententscheidungen nutzen wollen. Das gilt besonders für IT-Dienstleister, Beratungen und andere projektorientierte Teams, die Stunden, Budgets, Leistungen und Abwesenheiten in einem System bündeln möchten. Statt isolierter Zeiterfassung entstehen verlässliche Daten für Projektleitung, Abrechnung und Management. So werden Budgetabweichungen früher sichtbar, abrechenbare Leistungen sauber vorbereitet und Entscheidungen belastbarer. ![time cockpit Projektübersicht](/_astro/tc-overview.CkIQgeAc_2lsN4b.webp) ### Projektzeiterfassung und Budgetkontrolle in einem Ablauf Mit der [cloudbasierten Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) in time cockpit erfassen Teams Zeiten direkt auf Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten. Gleichzeitig schaffen Sie Transparenz über Budgetverbrauch, Soll-Ist-Abweichungen und abrechenbare Leistungen. Definieren Sie Projektstrukturen, Stundensätze und Verantwortlichkeiten so, dass Projektleitung, Geschäftsführung und Abrechnung mit denselben Daten arbeiten. Das reduziert Rückfragen, verkürzt Abstimmung und macht Projekte früher steuerbar. ![Projektcontrolling mit Budget und Auslastung](/_astro/project-controlling.BE-A9YDG_VvGFf.webp) ### Leistungen schneller und sauberer abrechnen Mit [time cockpit für Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) wird aus erfassten Stunden ein strukturierter Abrechnungsprozess. Freigaben, Leistungsnachweise und fakturierbare Zeiten lassen sich nachvollziehbar vorbereiten, statt Informationen manuell aus unterschiedlichen Quellen zusammenzutragen. Gerade für projektorientierte Dienstleister entsteht so aus Zeiterfassung ein verlässlicher Prozess für Abrechnung, Auswertung und wirtschaftliche Steuerung statt Medienbrüchen zwischen Delivery, Controlling und Finance. ![Abrechnungsprozess mit vorbereiteten Leistungsdaten](/_astro/invoice-creation.D0pLgt-M_rLF73.webp) ### Integriert in Ihre Delivery- und ERP-Prozesse Über die [Web API](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html) und bestehende Anbindungen integriert sich time cockpit in Systeme wie Jira, Azure DevOps, SAP oder Microsoft Dynamics. Zeiten, Projekte und Abrechnungsdaten müssen dadurch nicht mehr per Excel exportiert, manuell aufbereitet oder in mehreren Systemen doppelt gepflegt werden. So entsteht ein durchgängiger Ablauf von der Leistungserfassung bis zur Weiterverarbeitung in Ihren Zielsystemen und eine sauberere Verbindung zwischen Delivery, Controlling und ERP. ** ### Warum viele Dienstleister wechseln Wenn Zeiterfassung, Projektcontrolling und Abrechnung über Excel, Insellösungen oder manuelle Übergaben verbunden werden, entstehen Rückfragen, Medienbrüche und späte Budgetwarnungen. Genau dort gehen Marge, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit verloren. Time cockpit schafft eine gemeinsame Datenbasis für Leistungserfassung, Projektsteuerung und Abrechnung. Das entlastet Teams operativ und verbessert die Steuerungsfähigkeit im Management. ** ### Arbeitszeit, Abwesenheiten und Nachvollziehbarkeit ohne Reibung Neben Projektzeiten unterstützt time cockpit auch die [digitale Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/), Abwesenheiten, Urlaub, Zeitausgleich und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Resturlaube, Zeitsalden, Überstunden und Pausen werden dabei sauber mitgeführt, sodass projektbezogene Leistungserfassung und arbeitszeitliche Dokumentation in einem System zusammenlaufen. Time cockpit ist browserbasiert und funktioniert nahtlos auf PC, Mac sowie mobilen Endgeräten und ist damit jederzeit und überall einsatzbereit. Der grafische Kalender, Musterbuchungen und Vorlagen helfen dabei, Einträge schnell und konsistent zu erfassen, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. ![Arbeitszeit und Abwesenheiten](/_astro/vacations-working-time.ei7pV3mY_Z1r4WTD.webp) ### Optional: Activity Tracking als Unterstützung bei der Zeitbuchung Der Activity Tracker kann dabei helfen, Arbeitsblöcke und genutzte Anwendungen nachvollziehbar zu machen, damit fehlende Zeitbuchungen leichter ergänzt werden können. Wichtig ist dabei die klare Einordnung: nicht als Kontrolle von Mitarbeitenden, sondern als Unterstützung für eine vollständigere und realistischere Zeiterfassung im Arbeitsalltag. ![Activity Tracking als Unterstützung bei der Zeitbuchung](/_astro/signals-overview.Yilvvgsx_Zc5zTn.webp) ### Passend für Ihre Prozesse und Rollen Unternehmen brauchen keine starre Standardlösung, sondern ein System, das sich in ihre Abläufe einfügt. Mit [anpassbarer Zeiterfassung](/de/anpassbare-zeiterfassung/) lassen sich Felder, Berichte, Freigaben, Datenstrukturen und Workflows an Ihre Anforderungen anpassen. So entsteht ein flexibles Produkt, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Mit unserem [Made-to-Measure-Angebot](/de/termin-vereinbaren/) unterstützen wir Sie dabei, Ihre Zeiterfassung gezielt an Ihre Anforderungen anzupassen. Vereinbaren Sie einen [Termin](/de/termin-vereinbaren/), um mehr zu erfahren. ![Anpassbarkeit](/_astro/project-structure.BZjwMOrf_ZGHDaK.webp) ### Sicher, skalierbar und für professionelle Nutzung ausgelegt Time cockpit basiert auf einer ISO 27001-zertifizierten Infrastruktur. Automatische Backups, Disaster Recovery, rollenbasierte Zugriffe und eine verlässliche Cloud-Basis schaffen Sicherheit für kleine Teams ebenso wie für größere Organisationen. Gerade wenn Zeiterfassung, Projektcontrolling und Abrechnung geschäftskritisch werden, ist diese Verlässlichkeit ein wesentlicher Teil des Produktversprechens. ** ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Account erstellen > Bereit, ein schlankes Zeiterfassungs- und Arbeitskräftemanagement zu erleben? Melden Sie sich noch heute für ein kostenloses Testkonto bei time cockpit an. Gestalten Sie Zeiterfassung effizienter mit time cockpit. Erstellen Sie jetzt Ihr kostenloses Testkonto und erleben Sie eine intuitive Plattform, die Projekt- und Anwesenheitszeiterfassung verbindet. Dank der umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit können Sie sicher sein, dass Ihre Zeiterfassungssoftware mit Ihrem Unternehmen wächst. Schließen Sie sich tausenden zufriedenen Benutzern an und starten Sie noch heute Ihre Testphase. ## Kostenlose 30-Tage Testversion erstellen Vorname Vorname Geben Sie bitte Ihren Vornamen an. Nachname Nachname Geben Sie bitte Ihren Nachnamen an. Email Geben Sie bitte Ihre Emailadresse an. Telefonnummer (optional) Telefonnummer (optional) Passwort •••••••• Wählen Sie bitte ein Passwort mit mindestens 10 Zeichen. Durch Klicken auf “Account erstellen” stimmen Sie den [Nutzungsbedingungen](/de/impressum/nutzungsbestimmungen/) zu. Ihr Testkonto ist kostenlos und es ist keine weitere Aktion erforderlich, wenn Sie time cockpit nicht weiter nutzen möchten. **Account erstellen 0% ○Konto wird vorbereitet○Infrastruktur wird bereitgestellt○Datenbank wird initialisiert○Zugangsdaten werden erstellt○E-Mail wird versendet Wir richten gerade Ihr time cockpit Testkonto ein, das dauert in der Regel ca. 2 Minuten. Sobald alles bereit ist, erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit Ihren Zugangsdaten. **Ihr time cockpit Testkonto ist fertig eingerichtet.**\ Sie können sich jetzt anmelden und direkt mit der Zeiterfassung beginnen. Ihre Zugangsdaten haben wir Ihnen zusätzlich per E-Mail zugesendet. **Zum LoginVerfügbar, sobald Ihr Konto fertig eingerichtet ist Wir bedanken uns für Ihre Geduld und freuen uns darauf, Sie bei der Erkundung von time cockpit zu unterstützen. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, uns zu [kontaktieren](/de/firma/kontakt/). Wir sind hier, um Ihnen zu helfen! ## Persönliche Demo Gewinnen Sie Einblicke, wie unsere Zeiterfassungslösung Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen kann. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. Entdecken Sie time cockpit mit einer kostenlosen 30-minütigen persönlichen Demo. Gewinnen Sie Einblicke, wie unsere Zeiterfassungslösung Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen kann und Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Keine Verpflichtungen - es ist absolut kostenlos! Melden Sie sich jetzt an, um zu entscheiden, ob time cockpit die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Frequently Asked Questions ### Entstehen Kosten bei der Erstellung eines Testkontos? Die Erstellung eines Testkontos ist absolut kostenlos. Es entstehen keine Kosten bei der Anmeldung für einen Testzugang. ### Muss ich meine Kreditkarteninformationen angeben, um ein Testkonto zu erstellen? Nein, Sie müssen keine Kreditkarteninformationen angeben, um ein Testkonto zu erstellen. ### Wie lange dauert der Testzeitraum? Der Testzeitraum dauert in der Regel 30 Tage ab dem Datum der Kontoerstellung, sodass Sie ausreichend Zeit haben, die Software zu testen. ### Muss ich mein Testkonto vor Ablauf des Testzeitraums kündigen? Nein, Sie müssen keine Maßnahmen ergreifen, um Ihr Testkonto zu kündigen. Der Testzeitraum endet automatisch, sobald die angegebene Dauer abgelaufen ist. ### Kann ich andere Teammitglieder zu meinem Testkonto hinzufügen? Ja, Sie können andere Teammitglieder einladen, damit sie gemeinsam mit Ihnen die Funktionen von time cockpit testen können. ### Sind die Daten, die ich während des Testzeitraums eingebe, im kostenpflichtigen Abonnement zugänglich? Ja, alle Daten, die Sie während des Testzeitraums eingeben, stehen Ihnen nahtlos zur Verfügung, wenn Sie zu einem kostenpflichtigen Abonnement wechseln. ### Welche Funktionen und Funktionalitäten stehen im Testkonto zur Verfügung? Das Testkonto bietet Zugriff auf alle Funktionen und Funktionalitäten, die im kostenpflichtigen Abonnement verfügbar sind. Dadurch können Sie die Funktionen von time cockpit vollständig testen. ### Kann ich mein Testkonto zu einem kostenpflichtigen Abonnement upgraden? Ja, Sie können Ihr Testkonto jederzeit während oder nach dem Testzeitraum zu einem kostenpflichtigen Abonnement upgraden. Nach 2 Monaten wird ihr Testkonto allerdings automatisch gelöscht. Die Abrechnung beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem Ihr Testzeitraum endet. Für Ihren Testzeitraum fallen keinerlei Kosten an. ### Was passiert mit meinen Daten, nachdem der Testzeitraum abgelaufen ist? Wenn Sie sich gegen die Nutzung von time cockpit entscheiden, werden Ihre Daten und Ihr Konto automatisch nach 2 Monaten gelöscht. ### Kann ich den Testzeitraum verlängern, wenn ich mehr Zeit benötige, um die Software zu testen? Obwohl der Testzeitraum eine festgelegte Dauer hat, können Sie sich bei Bedarf an unser Support-Team wenden, um Optionen zur Verlängerung Ihres Testzeitraums zu besprechen. ### Steht während des Testzeitraums technischer Support zur Verfügung? Während des Testzeitraums haben Sie Zugriff auf unser technisches Support-Team, das Ihnen bei Fragen oder Problemen gerne weiterhilft. Senden Sie uns einfach eine E-Mail an oder [vereinbaren Sie einen Termin](/de/termin-vereinbaren/). ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Activity Tracking > Der Activity Tracker funktioniert wie ein digitaler Assistent. Er erspart Ihnen, mühsam Notizen darüber zu führen, was Sie den ganzen Tag über gemacht haben. Sie waren den ganzen Arbeitstag über so beschäftigt, dass Sie am Ende des Tages nicht mehr sagen können woran Sie eigentlich gearbeitet haben? Dann brauchen Sie Unterstützung! ## Ihr automatisches Aktivitätslog Der Activity Tracker funktioniert wie ein digitaler Assistent. Er erspart Ihnen, mühsam Notizen darüber zu führen, was Sie den ganzen Tag über gemacht haben. Stattdessen zeichnet er automatisch Ihre Aktivitäten auf – von genutzten Anwendungen über bearbeitete Dateien bis hin zu Pausen. Sie können sich voll und ganz auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, während der Assistent im Hintergrund für eine präzise und lückenlose Dokumentation sorgt. So sparen Sie Zeit und behalten trotzdem jederzeit den Überblick über Ihren Arbeitstag. ![Activity Overview](/_astro/signals-overview.Yilvvgsx_Zc5zTn.webp) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Intelligente Zeiterfassung mit automatischer Aktivitätserkennung ### Semi-Automatische Zeiterfassung Time cockpit erleichtert Ihre Zeiterfassung mit einer Vielzahl von Trackern, die automatisch Aktivitäten auf Ihrem Computer erfassen. Die Aktivitäten werden übersichtlich im grafischen Kalender von time cockpit dargestellt und bieten eine präzise Grundlage für Ihre Zeiterfassung. ACHTUNG: Jeder Nutzer kann selbst entscheiden, ob er den Activity Tracker nutzen möchte – hierfür ist lediglich die Installation des time cockpit [Full Clients](https://update.timecockpit.com/general/Setup.exe) erforderlich. ** ### Einfache Nachverfolgung und Zeiterfassung Die erfassten Aktivitäten werden im grafischen Kalender von time cockpit angezeigt. Mit nur wenigen Klicks können Sie diese Aktivitäten in präzise Zeiteinträge umwandeln. Ob am Ende des Tages, der Woche oder des Monats – so behalten Sie den Überblick und können Ihre Arbeitstage lückenlos dokumentieren. ** ### Mehr verrechenbare Stunden erfassen Mit dem Activity Tracker erhöhen Sie die Genauigkeit Ihrer Zeiterfassung und maximieren so die Anzahl der verrechenbaren Stunden. Da alle Aktivitäten automatisch aufgezeichnet werden, entgeht Ihnen keine abrechenbare Leistung. Dies führt zu einer präziseren Abrechnung und einer besseren Rentabilität Ihrer Projekte. ** ### Wertvolle Einblicke in Ihren Arbeitsalltag Ihr Activity Log wächst im Laufe eines Arbeitstages an. Time cockpit analysiert diese Daten und stellt Ihnen hilfreiche Visualisierungen wie Histogramme und Tag-Clouds zur Verfügung. So erkennen Sie auf einen Blick, wie viel Zeit Sie mit bestimmten Anwendungen, Dateien oder Projekten verbracht haben, und können Ihre Ressourcen optimal nutzen. Auch Pausen oder Unterbrechungen Ihrer Arbeit werden übersichtlich angezeigt. ** ### Warum ein Activity Tracker und kein Start/Stop-Tracker? Ein Start/Stop-Tracker erfordert, dass Sie jede Aufgabe manuell starten und beenden. Vergessen Sie dies auch nur einmal, entstehen Lücken in der Zeiterfassung, und wertvolle Arbeitszeit bleibt unberücksichtigt. Beim Activity Tracker wird keine Arbeitszeit übersehen, und Sie müssen sich keine Gedanken über das Starten oder Stoppen von Timern machen. #### Wie kann ich den Activity Tracker nutzen? Um den Activity Tracker zu nutzen, installieren Sie den Time Cockpit Full Client. Der Full Client bietet die komplette Funktionalität von Time Cockpit, einschließlich der Möglichkeit, Aktivitäten auf Ihrem PC zu tracken. Zur Zeit arbeiten wir zusätzlich an einer schlankeren Version des Activity Trackers, die ohne Full Client funktioniert. Damit können Sie Aktivitäten direkt auf Ihrem PC aufzeichnen und anschließend plattformübergreifend im Browser anzeigen lassen. [Hier geht’s zum Download des Full Clients](https://update.timecockpit.com/general/Setup.exe) ** ### Datenschutz und Privatsphäre Der Activity Tracker ist kein Überwachungstool! Ihre Privatsphäre steht bei time cockpit an erster Stelle. Jede Nutzerin und jeder Nutzer hat die volle Kontrolle darüber, ob die Aktivitätserfassung aktiviert oder deaktiviert wird – sowohl temporär als auch dauerhaft. ** ## Welche Aktivitäten werden erfasst? Präzise Nachverfolgung von Computer-, Benutzer- und Projektaktivitäten. **Computer- und Benutzeraktivität:**\ Der Computer-Activity-Tracker zeichnet genau auf, wann Ihr Computer eingeschaltet ist und Sie aktiv arbeiten. Dadurch können Pausen sowie Arbeitsbeginn und -ende klar erkannt werden – ideal in Zeiten von Homeoffice, in denen klassische Stempeluhren oft nicht praktikabel sind. Der Activity Tracker zeigt präzise, wann der Arbeitstag beginnt, wann er endet und wann Pausen eingelegt wurden. **Aktive Fenster und Anwendungen:**\ Der Application Tracker erfasst, welche Anwendungen und Fenster Sie nutzen. So erhalten Sie einen detaillierten Überblick darüber, womit Sie Ihre Zeit verbringen – ideal, um Ihre Arbeitszeit präzise Projekten zuzuordnen. Zum Beispiel wird sichtbar, wenn Sie an einer Kalkulation für ein Bauprojekt in Excel arbeiten, kreative Designs in Adobe Photoshop erstellen oder Kundenanfragen in einem CRM-System wie Salesforce bearbeiten. **Office 365-Integration** Wenn Sie Office 365 nutzen, können Sie time cockpit noch effizienter in Ihren Arbeitsalltag einbinden. Ihre Outlook-Termine werden direkt im Zeiterfassungskalender angezeigt und können mit einem Doppelklick mühelos in Zeitbuchungen umgewandelt werden. Zusätzlich werden auch gesendete E-Mails im Kalender dargestellt. Diese liefern wertvolle Hinweise darauf, für welche Kunden oder Projekte Sie gearbeitet haben. Die nahtlose Integration sorgt dafür, dass Sie Ihre Zeit noch präziser erfassen und dabei keine wichtige Ereignisse übersehen. **Geänderte Dateien:**\ Der File System Tracker überwacht Änderungen an Dateien auf Ihrem Computer, um zu dokumentieren, welche Dokumente oder Projekte bearbeitet wurden. So können Sie Arbeitsschritte genau nachvollziehen – beispielsweise, wenn Sie ein Angebot aktualisieren oder Projektdokumentationen anpassen. **Netzwerkverbindungen:**\ Der Network Tracker protokolliert LAN- und WLAN-Verbindungen, um festzuhalten, wann und wo Ihr Computer online war. Diese Informationen sind besonders hilfreich, um Reisezeiten oder Arbeitsphasen an unterschiedlichen Standorten präzise zu dokumentieren – beispielsweise wenn ein Vertriebsmitarbeiter bei Kunden vor Ort arbeitet und deren WLAN nutzt oder während einer Konferenz im Hotel- oder Veranstaltungs-WLAN eingeloggt ist. **Telefonanrufe:**\ Der Call History Tracker importiert Anrufprotokolle von Telefonanlagen, um auch diese Arbeitszeiten zu erfassen. Das ist besonders nützlich für Vertriebsmitarbeiter oder Kundenbetreuungsteams, die ihre Gespräche klar Projekten oder Kunden zuordnen möchten. Ein anderes klassisches Beispiel: Ein Kunde ruft am Abend an, und Sie leisten spontan eine halbe Stunde Remote-Support. Ohne den Tracker werden solche verrechenbaren Zeiten leicht übersehen werden. Wichtig: Die Anrufdaten müssen im CSV-Format bereitgestellt werden. Falls dafür eine Schnittstelle erforderlich ist, unterstützen wir Sie gerne bei der Planung und Umsetzung. ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen #### Ist der Activity Tracker ein Überwachungswerkzeug? Nein, der Activity Tracker ist kein Überwachungswerkzeug. Time cockpit legt großen Wert auf Datenschutz und Privatsphäre. Alle erfassten Signale werden lokal verschlüsselt – mit einem Schlüssel, den nur der jeweilige Nutzer kennt. Diese Verschlüsselung stellt sicher, dass die Daten weder von anderen Nutzern noch von Administratoren eingesehen werden können. Zudem entscheidet jeder Nutzer selbst, ob und wann der Tracker aktiviert wird, und kann die erfassten Daten jederzeit löschen. #### Welche Geräte werden vom Activity Tracker unterstützt? Aktivitäten können aktuell nur auf Windows-PCs erfasst werden. Die erfassten Daten können jedoch in time cockpit synchronisiert und anschließend im Browser auf PC, Mac oder mobilen Endgeräten angezeigt und bearbeitet werden. So haben Sie Ihre Aktivitäten plattformübergreifend jederzeit im Blick. #### Kann ich den Activity Tracker auf mehreren Geräten wie PC und Laptop nutzen? Ja, Sie können den Activity Tracker auf mehreren Windows-Geräten wie PCs und Laptops verwenden. Die erfassten Daten werden automatisch synchronisiert, sodass Sie eine integrierte Übersicht über Ihre Aktivitäten auf all Ihren Geräten haben. Egal, ob Sie im Büro oder unterwegs arbeiten – Ihre Daten sind stets konsistent und aktuell. #### Kann ich den Activity Tracker auf Remote-PCs nutzen, auf die ich über TeamViewer oder Remote Desktop zugreife? Ja, der Activity Tracker kann auf Remote-PCs installiert werden, auf denen Sie über Tools wie TeamViewer oder Remote Desktop arbeiten. In diesem Fall zeichnet der Tracker die Aktivitäten auf dem Remote-PC auf, da er lokal auf diesem Gerät läuft. Das ermöglicht eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten und Aktivitäten auch bei Remote-Arbeit. Wichtig ist, dass der Tracker direkt auf dem Remote-Gerät installiert ist, nicht auf dem lokalen Rechner, von dem aus Sie zugreifen. #### Sehen meine Vorgesetzten die aufgezeichneten Aktivitäten? Nein, Ihre Vorgesetzten haben keinen Zugriff auf die aufgezeichneten Aktivitäten. Alle Daten, die der Activity Tracker erfasst, bleiben vollständig privat und sind nur für Sie sichtbar. Die Signale werden lokal verschlüsselt und nur mit einem Schlüssel geschützt, den ausschließlich Sie kennen. Es gibt keine zentrale Einsicht oder Kontrollmöglichkeit durch andere Personen, einschließlich Vorgesetzten oder Administratoren. #### Was sagt der Betriebsrat zum Activity Tracker? Der Activity Tracker ist kein Überwachungswerkzeug, sondern ein optionales Hilfsmittel zur Erleichterung der Zeiterfassung. Alle erfassten Daten bleiben privat und sind ausschließlich für den Nutzer einsehbar. Da der Tracker nicht zentral gesteuert wird und die Nutzung freiwillig ist, erfüllt er gängige Datenschutz- und Mitbestimmungsanforderungen. Wir empfehlen Unternehmen, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen, um Transparenz zu schaffen und offene Fragen zur Nutzung zu klären. In den meisten Fällen wird der Activity Tracker als praktisches Tool zur Unterstützung der Mitarbeiter geschätzt, da er manuelle Zeiterfassung erleichtert und dabei die Privatsphäre wahrt. #### Können aufgezeichnete Aktivitäten automatisch in Zeitbuchungen umgewandelt werden? Nein, aufgezeichnete Aktivitäten werden nicht automatisch in Zeitbuchungen umgewandelt. Sie dienen als Grundlage, um die erfassten Signale übersichtlich im grafischen Kalender darzustellen. Von dort aus können Sie die Aktivitäten mit wenigen Klicks manuell in präzise Zeitbuchungen umwandeln. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Aktivitäten als Arbeitszeit erfasst werden sollen. #### Wie hilft mir der Activity Tracker bei der Projektzeiterfassung? Der Activity Tracker zeichnet automatisch Ihre Aktivitäten auf, z. B. geöffnete Anwendungen, bearbeitete Dateien oder gesendete E-Mails. Diese Signale werden im grafischen Kalender von time cockpit übersichtlich dargestellt und können einfach Projekten zugeordnet werden. So stellen Sie sicher, dass keine Arbeitszeit vergessen wird und Ihre Projektzeiterfassung vollständig und präzise bleibt – selbst wenn Sie während des Tages mehrere Aufgaben wechseln. #### Wie kann ich mit dem Activity Tracker die Verrechenbarkeit oder den Deckungsbeitrag steigern? Der Activity Tracker hilft Ihnen, verrechenbare Arbeitszeiten genauer zu erfassen, indem er automatisch alle relevanten Aktivitäten dokumentiert. Selbst kurze Tätigkeiten, die oft vergessen werden, wie das Bearbeiten von E-Mails oder das Schreiben von Berichten, können im grafischen Kalender sichtbar gemacht und Projekten zugeordnet werden. Dadurch wird die vollständige Erfassung Ihrer Arbeitszeit erleichtert, was die Verrechenbarkeit gegenüber Kunden erhöht. Indem Sie keine abrechenbare Leistung übersehen, verbessern Sie den Deckungsbeitrag Ihrer Projekte und steigern die Rentabilität.wie hilft der Activity Tracker meinen Mitarbeitern? #### Wie hilft der Activity Tracker meinen Mitarbeitern? Der Activity Tracker entlastet Ihre Mitarbeiter bei der Zeiterfassung, indem er automatisch aufzeichnet, welche Anwendungen genutzt, welche Dateien bearbeitet und wann Pausen eingelegt wurden. Dadurch sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Gleichzeitig sorgt der Tracker dafür, dass keine Arbeitszeit vergessen wird – selbst kurze Tätigkeiten oder spontane Aufgaben werden erfasst und können Projekten zugeordnet werden. Das Ergebnis: eine präzisere Abrechnung und weniger Aufwand für die Zeiterfassung. #### Kann ich eigene Tracker bauen? Derzeit ist es nicht möglich, eigene Tracker im Activity Tracker zu erstellen. Allerdings steht diese Funktionalität auf unserer Roadmap und wird in einer zukünftigen Version von time cockpit verfügbar sein. Wir arbeiten daran, die Flexibilität des Trackers weiter zu erhöhen und Ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden. #### Ich will aber eine Stempeluhr. Hilft mir der Activity Tracker irgendwie? Ja, auch wenn der Activity Tracker keine klassische Stempeluhr ersetzt, bietet er eine moderne Alternative, die besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote Work sinnvoll ist. Der Tracker zeichnet automatisch auf, wann Sie Ihren Arbeitstag beginnen, pausieren und beenden. Dadurch entfällt die manuelle Bedienung einer Stempeluhr, die in flexiblen Arbeitsmodellen oft nicht mehr praktikabel ist. Die erfassten Daten können Sie im grafischen Kalender von time cockpit einsehen und daraus bei Bedarf manuell Zeitbuchungen erstellen. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Anpassbare Zeiterfassung für projektbasierte Teams & Unternehmen > Buchen & verrechnen Sie Arbeitszeit genau dort, wo sie anfällt – mit anpassbarer Zeiterfassung für projektbasierte Teams. Flexibel, automatisiert, skalierbar. Passen Sie Time Cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. ## Time Cockpit Entwicklungsumgebung Mit dem OnCockpitAdmin können Sie Ihre Zeiterfassung selbst in die Hand nehmen. Der Client ermöglicht es Ihnen, nahezu alle Aspekte von Time Cockpit nach Ihren Wünschen anzupassen. Erstellen Sie ein maßgeschneidertes Zeiterfassungssystem, das Ihren internen Abläufen gerecht wird. Alternativ übernehmen wir die Anpassungen gerne für Sie, sodass Sie schnell und effizient die ideale Lösung für Ihr Unternehmen erhalten. Alle Infos zur Anpassbarkeit finden Sie in der [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/overview.html). ![OnCockpit Admin](/_astro/oncockpit-admin.B42oW8tI_Z1lp7BX.webp) ## Erweiterbares Datenmodell Passen Sie Time Cockpit exakt an Ihre geschäftlichen Anforderungen an. Sie können Datenstrukturen wie Felder und Tabellen erweitern oder neue Verknüpfungen erstellen, ohne eine neue Version bereitzustellen. Änderungen im Datenmodell werden direkt übernommen und sorgen für eine nahtlose Anpassung an Ihre Bedürfnisse. ![Eigenschaft zu Datenmodell hinzufügen](/_astro/add-property.BZr5x4G4_1FTEbN.webp) ## Anpassbare Benutzeroberfläche Optimieren Sie die Benutzeroberfläche von time cockpit, damit sie perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. Sie können [Listen](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/list.html) und [Formulare](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/form.html) in einem leicht verständlichen XML-Format erstellen. Im OnCockpitAdmin-Editor können Sie Ihre Anpassungen testen, bevor Sie sie veröffentlichen. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/customization.mp4) ## Flexible Berechtigungen Erstellen Sie ein Berechtigungssystem, das gezielt den Zugriff auf bestimmte Informationen steuert – ohne Programmierkenntnisse. Mit der Ausdruckssprache von time cockpit lassen sich individuelle Zugriffsrechte nach Rollen oder Regeln definieren. Sehen Sie mehr Details in unserer [Berechtigungsdokumentation](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/permission.html). ``` :Iif( 'Admin' In Set('CurrentUserRoles', 'Code'), :Iif(Current.UserDetail.Team.Code In Set('MyTeams'), True, False), False) = True ``` ## Automatisierte Geschäftslogik Fügen Sie mit [IronPython](https://ironpython.net/) eigene Geschäftslogiken hinzu. Nutzen Sie die komplette Microsoft .NET-Klassenbibliothek, um komplexe Abläufe direkt in Time Cockpit zu integrieren – in Ihrer bevorzugten Entwicklungsumgebung oder direkt im OnCockpitAdmin. ``` def approveVacation(actionContext): dc = actionContext.DataContext if dc.InputSet is not None: for v in dc.InputSet: v.USR_ApprovedTimestamp = DateTime.UtcNow v.USR_RequestForApprovalSentTimestamp = v.USR_ApprovedTimestamp v.USR_ApprovedBy = dc.Environment.CurrentUser.Username c.SaveObject(v) ``` ## Individuelle Berichte erstellen Gestalten Sie Berichte mit [Microsoft Report Builder](https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53613) oder Visual Studio, genau wie Sie es benötigen. Erstellen Sie Ausdrucke für Listen, laden Sie RDL-Dateien herunter und passen Sie sie mit Tabellen, Diagrammen oder anderen Funktionen an. Berichte sind an das Berechtigungssystem gekoppelt. ![Report Editor](/_astro/report-builder-with-time-report.CBl20kdC_1JnTKy.webp) ## Unterstützung mehrerer Sprachen Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, bietet time cockpit Lokalisierungsoptionen für die Benutzeroberfläche und Datendarstellung. Ermöglichen Sie Nutzern, ihre bevorzugte Sprache auszuwählen und sorgen Sie so für ein optimales Benutzererlebnis. ![Lokalisierungen](/_astro/localizations.NZRnvPNN_Z1qFH4P.webp) ## Infrastruktur als Code verwalten Definieren Sie alle Anpassungen – von Datenstrukturen bis zur Geschäftslogik – als Code, um sie einfach in Versionskontrollsystemen zu verwalten. So bleibt alles dokumentiert und kann zwischen Ihrer Produkt- und Ihrer Test-Umgebungen migriert werden. ``` def initialSetup(dc, model): comment("initialSetup", "various initial setup", messageCollector) sh.addDateTimeProperty(dc, modelTimesheet, "CreationDate", ...) sh.addDateTimeProperty(dc, modelTimesheet, "UpdateDate", ...) ``` ## Maßgeschneiderte Zeiterfassung für Ihr Unternehmen In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie einfach es ist, Time Cockpit auf Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Sehen Sie, wie Sie die Plattform flexibel gestalten können, um optimale Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen ### Welche Vorteile bietet die Anpassbarkeit für mein Unternehmen? Time cockpit wird mit einem umfangreichen Funktionsumfang ausgeliefert, aber die Anpassbarkeit ermöglicht es Ihnen, time cockpit an Ihre spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse anzupassen. Ihr Unternehmen kann effizienter und effektiver arbeiten, Zeit und Geld sparen und ein System nutzen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, ein System zu verwenden, das nicht optimal für Ihr Unternehmen funktioniert. Stattdessen haben Sie ein System, das perfekt auf die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist und mit Ihnen wachsen kann. ### Kann ich time cockpit selbst anpassen? Ja, Sie können time cockpit selbst mithilfe des OnCockpitAdmin anpassen. Der OnCockpitAdmin kann von unserer Website heruntergeladen werden und bietet eine Oberfläche zur Anpassung aller Aspekte von time cockpit. Sie können Datenstrukturen, Benutzeroberfläche, Geschäftslogik, Berichte und vieles mehr anpassen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Werfen Sie einen Blick auf unsere [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com), um loszulegen. ### Können Sie time cockpit für mich anpassen? Absolut. Unser Team wird Sie bei jedem Schritt unterstützen. Wir beginnen mit einem Gespräch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was Sie benötigen, und arbeiten dann eng mit Ihnen zusammen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht. Sobald wir die Anpassungen abgeschlossen haben, unterstützen wir Sie, damit Sie das Beste aus der Plattform herausholen können. ### Wie funktioniert der Anpassungsprozess? Wir bevorzugen einen agilen Ansatz. Der Anpassungsprozess ist darauf ausgelegt, kollaborativ und transparent zu sein, mit regelmäßiger Kommunikation und Feedback des Kunden, um sicherzustellen, dass das Endergebnis Ihren Erwartungen entspricht. Wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen den Umfang und die Ziele der Anpassung aus. Sobald wir ein klares Verständnis davon haben, setzen wir Ihre maßgeschneiderte Lösung um. Sie haben die Möglichkeit, die Anpassungen zunächst in einer Sandbox-Umgebung zu testen. Sobald wir die Freigabe nach Ihren Tests erhalten haben, werden Ihre neuen Funktionen in Ihrer Produktivumgebung ausgerollt. ### Wie lange dauert es in der Regel, time cockpit anzupassen? Die Durchlaufzeit für die Anpassung von time cockpit hängt von der Komplexität Ihrer spezifischen Anforderungen ab. Time cockpit bietet bereits einen großen Funktionsumfang, sodass die Anpassungen in der Regel schneller umsetzbar sind als eine Individualentwicklung. Unser Team arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um Ihre Anforderungen genau zu verstehen und Ihnen einen Zeitplan für die Anpassungen zu liefern. ### Mit welchen Kosten ist die Anpassung von time cockpit verbunden? Die Kosten für eine Anpassung hängen vom Umfang der Arbeiten ab. Sie können unseren aktuellen Stundensatz auf unserer [Preisseite](/de/preis/) einsehen. Es gibt keine fortlaufenden, regelmäßigen Wartungsgebühren für die speziell für Sie vorgenommenen Anpassungen. Jegliche zukünftige Entwicklung und Wartung wird auf Stundenbasis und in enger Abstimmung mit Ihnen oder Ihrem Team durchgeführt. Die Anpassungen erhöhen nicht Ihre benutzerabhängigen Lizenzkosten. ### Steht nach Fertigstellung der Anpassungen Support zur Verfügung? Wir bieten fortlaufenden Support, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Fragen zu Ihren Anpassungen haben, werden wir mit Ihnen zusammenarbeiten, um diese zu lösen. Unser Team steht Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. ### Was ist, wenn mein time cockpit angepasst ist? Erhalte ich trotzdem Softwareupdates? Ja! Wenn Sie Ihr time cockpit anpassen, haben Sie weiterhin Zugriff auf alle Standardfunktionen. Unser Anpassungsprozess zielt darauf ab, neue Funktionen hinzuzufügen und die Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen, ohne dabei Standardfunktionen zu entfernen. Egal, ob Sie time cockpit as-is verwenden oder es an Ihre individuellen Arbeitsabläufe angepasst haben, Sie können auch in Zukunft von allen Standardfunktionen profitieren. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Arbeitszeiterfassung > Erfassen Sie Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Überstunden. Dokumentation von Remote Work, Arbeitszeitverletzungen uvm. 30 Tage kostenlos testen! Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung – alles zentral in time cockpit. ## Arbeitszeiten zu erfassen ist Pflicht In vielen Ländern sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter digital zu erfassen. Diese Regelung dient dem Schutz der Arbeitnehmer und der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen. In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur digitalen Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Diese Verpflichtung basiert auf einer unionsrechtskonformen Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) und einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019. Arbeitgeber sind somit verantwortlich für die ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitszeiten und können bei Verstößen haftbar gemacht werden. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Funktionen der Arbeitszeiterfassung ### Grafischer Kalender - Alles auf einem Blick Der grafische Zeitbuchungskalender bietet alle wichtigen Informationen auf einen Blick: Sie sehen Ihre Soll- und Ist-Zeiten, geplante Urlaube, Zeitausgleiche (ZAs), Krankenstände oder Home-Office Tage übersichtlich dargestellt. Zusätzlich zeigt der Kalender den aktuellen Stand Ihres Zeitguthabenkontos (Überstundenkonto) sowie Ihren Resturlaub. Zeitbuchungen lassen sich mit der Maus ganz einfach aufziehen oder per Drag-and-Drop kopieren. Office365-Termine werden direkt im Kalender angezeigt und können per Doppelklick in eine Zeitbuchung umgewandelt werden. Wenn Sie den Activity Tracker nutzen, haben Sie zusätzlich präzise Einblicke in Ihren Arbeitsalltag. Sie sehen genau, wann Sie Ihren Arbeitstag begonnen haben – eine klassische Stempeluhr ist in Zeiten von Remote Work nicht mehr nötig. Der Activity Tracker zeichnet zudem Inaktivitätszeiten wie Pausen automatisch auf und stellt sicher, dass Sie Ihre Arbeitszeit lückenlos erfassen können. Zusätzlich sehen Sie automatisch erfasste Aktivitäten wie geöffnete Anwendungen, bearbeitete Dateien oder gesendete E-Mails. Diese Infos lassen sich mit einem Klick in präzise Zeitbuchungen umwandeln. ![Kalender Übersicht](/_astro/calendar-overview-fragment.VhcMM537_ZVbm9I.webp) ### Effiziente Zeiterfassung für wiederkehrende Tätigkeiten Musterbuchungen sind ideal für die Zeiterfassung von wiederkehrenden Tätigkeiten, die keinen direkten Projektbezug haben, wie etwa Mailing, administrative Aufgaben, HR oder Marketing. Diese Tätigkeiten lassen sich als Vorlagen speichern und bei Bedarf schnell in den Kalender eintragen. So können regelmäßige Tätigkeiten effizient erfasst werden, ohne sie jedes Mal manuell eingeben zu müssen. Musterbuchungen sparen Zeit, sorgen für eine lückenlose Dokumentation und stellen sicher, dass auch nicht projektbezogene Arbeitszeiten transparent und nachvollziehbar erfasst werden. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/features-template-bookings.mp4) ### Konfigurierbare Arbeitszeitmodelle Definieren Sie die Sollarbeitszeit pro Tag für einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams – einschließlich flexibler Teilzeitmodelle. Änderungen an den Arbeitszeitmodellen, wie der Wechsel von Vollzeit zu Teilzeit, werden automatisch historisiert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wie sich die Sollarbeitszeit im Laufe der Zeit verändert hat. Zusätzlich können Sie Überstundenpauschalen verwalten, um im Lohn enthaltene Mehrarbeit direkt im Arbeitszeitmodell abzubilden. ![Arbeitsstunden pro Tag](/_astro/weekly-hours-of-work.C-ef3yZA_ZJLnnN.webp) ### Übersichtlicher Buchungsschluss für Ihre Zeiterfassung Time cockpit ermöglicht die automatische Sperrung der Zeiterfassung für vergangene Monate, um eine klare und revisionssichere Arbeitszeitdokumentation zu gewährleisten. Nach dem festgelegten Buchungsschluss können weder Buchungen noch Abwesenheitszeiten für den gesperrten Zeitraum bearbeitet werden. Diese Regelung sorgt dafür, dass abgeschlossene Zeiträume zuverlässig geschützt bleiben. #### Flexibilität bei Ausnahmen Falls Änderungen in einem gesperrten Zeitraum erforderlich sind, kann der Buchungsschluss für einzelne Mitarbeiter individuell geöffnet werden. Diese Ausnahme gilt für einen festgelegten Zeitraum, nach dessen Ablauf die allgemeine Regelung automatisch wieder greift. So bleibt die Zeiterfassung flexibel und gleichzeitig organisatorisch abgesichert. ![Buchungsschluss](/_astro/booking-lock.CNQJNH2f_e40io.webp) ### Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand Erstellen und verwalten Sie Urlaubsansprüche, Urlaube, Zeitausgleich und Krankenstände für Ihre Mitarbeiter. Time cockpit berechnet Abwesenheiten stundengenau basierend auf den im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitsstunden pro Tag. Zudem wird der Urlaubsanspruch in Wochen gerechnet, wodurch Wechsel zwischen Teilzeit und Vollzeit – oder umgekehrt – korrekt abgebildet werden können. So erhalten Sie eine präzise und flexible Übersicht über Ist-, Soll- und Abwesenheitszeiten. ![Urlaube](/_astro/vacations.DMUzQvrN_9ttxm.webp) ### Genehmigung von Abwesenheiten Mit dem optionalen Genehmigungsworkflow steuern Sie Urlaubsanträge, Zeitausgleich und Krankenstände **transparent und nachvollziehbar**. Mitarbeitende beantragen ihre Abwesenheiten direkt in *time cockpit*. Führungskräfte und die Personalabteilung prüfen diese zentral im **Abwesenheitskalender** und entscheiden mit wenigen Klicks über Genehmigung oder Ablehnung. Der gesamte Prozess ist klar dokumentiert: Alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt – sowohl bei der Antragstellung als auch nach der Entscheidung. Genehmigte Abwesenheiten gelten als verbindliche Bestätigung, abgelehnte Anträge werden automatisch entfernt. Die Genehmigungspflicht lässt sich **individuell pro Mitarbeiter** festlegen. Für Personen ohne Genehmigungspflicht werden Abwesenheiten automatisch freigegeben. So bleibt der Prozess flexibel – von einfachen Teams bis hin zu strukturierten Organisationen mit klaren Freigaberegeln. ![Abwesenheitskalender](/_astro/absence-time-calendar.BhAfOg-L_1SIp4j.webp) ### Feiertage und Feiertagskalender Ihr Unternehmen hat Niederlassungen in mehreren Ländern oder muss innerhalb eines Landes, wie z. B. in Deutschland, unterschiedliche Feiertagsregelungen pro Bundesland berücksichtigen? Mit time cockpit können Sie Feiertagskalender für verschiedene Länder, Regionen oder Religionen erstellen und die jeweiligen Feiertage zuweisen. Anschließend ordnen Sie jedem Mitarbeiter den passenden Kalender zu, um lokale Feiertagsregelungen präzise abzubilden. ![Feiertage](/_astro/legal-holidays.DY1gdqF3_Z2iNYTr.webp) ### Überstunden auf einen Blick Time cockpit berechnet ein Stundensaldo Ihrer Mitarbeiter, indem es Abwesenheitszeiten, Feiertage und die geplanten Arbeitsstunden aus dem Arbeitszeitmodell berücksichtigt. Die erfassten Zeiteinträge werden automatisch den Sollstunden gegenübergestellt, und geleistete Überstunden werden stundengenau berechnet. Dabei werden auch Überstundenpauschalen in die Berechnung miteinbezogen, um Arbeitszeitmodelle korrekt abzubilden. Übersichtliche Arbeitszeitstatistiken und das Stundenkonto werden direkt im Zeiterfassungskalender angezeigt, um maximale Transparenz und eine einfache Nachverfolgung zu gewährleisten. ![Arbeitszeit Statistiken](/_astro/working-time-statistics.BSuwht0s_1hVSsI.webp) ### Bleiben Sie regelkonform - Arbeitszeitgrenzen und Verstöße Mit time cockpit können Sie Arbeitszeitgrenzen festlegen, die den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen. Legen Sie maximale Stunden pro Tag oder Woche fest und bestimmen Sie, nach wie vielen Arbeitsstunden ein Mitarbeiter eine Pause einlegen soll. Standardmäßig enthält time cockpit Arbeitszeitgrenzen für Österreich und Deutschland, die dabei helfen, geltende Arbeitszeitgesetze einzuhalten. Sie haben zudem die Möglichkeit, eigene Arbeitszeitgrenzen festzulegen, um individuellen betrieblichen oder rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. ![Arbeitszeitverletzungen](/_astro/working-time-violations.DpBUvEJH_Z28W6xn.webp) ### Digitaler Stundenzettel Erstellen Sie einen umfassenden Stundenzettel für Mitarbeiter, der die Dauer der täglichen Arbeitszeit, Pausenzeiten sowie Feiertage und Abwesenheiten für jeden Tag zeigt. Zusätzlich enthält der Stundenzettel Informationen darüber, ob an einem bestimmten Tag im Homeoffice gearbeitet wurde oder nicht – eine wichtige Grundlage, um gesetzliche Anforderungen wie die korrekte Anwendung der Homeoffice-Pauschale in Österreich zu erfüllen. Am Ende des Berichts finden Sie eine Statistik, die den aktuellen Stand von Urlaubstagen, Überstunden und der bisher geleisteten Homeoffice-Tage zusammenfasst. So behalten Mitarbeiter alle relevanten Daten im Blick. ![Stundenzettel](/_astro/time-report.DZJq5DIM_nY00C.webp) ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen ### Ist die Arbeitszeiterfassung in Österreich und Deutschland gesetzlich vorgeschrieben? Ja, in beiden Ländern sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. In Deutschland ergibt sich diese Pflicht aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und wurde durch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) bestätigt. In Österreich ist die Zeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (AZG) geregelt. Quellen: * [FAQ zur Arbeitszeiterfassung](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html) * [Arbeitszeitgesetz](https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen\&Gesetzesnummer=10008238) ### Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden? Erfasst werden müssen die tägliche Arbeitszeit, Pausen sowie Überstunden. Zudem sind Abweichungen von der vertraglichen Arbeitszeit, wie Mehrarbeit oder Arbeit an Sonn- und Feiertagen, zu dokumentieren. Quellen: * [FAQ zur Arbeitszeiterfassung](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html) * [Unternehmensservice Portal](https://www.usp.gv.at/mitarbeiter-und-gesundheit/urlaub-und-arbeitszeit/weitere-informationen-zu-urlaub-und-arbeitszeit/arbeitszeitaufzeichnungen.html) ### Welche Methoden der Zeiterfassung sind erlaubt? Die Zeiterfassung kann manuell (z. B. Stundenzettel), elektronisch oder automatisch erfolgen. Wichtig ist, dass die erfassten Daten revisionssicher und nachvollziehbar sind. ### Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung? Software zur Arbeitszeiterfassung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, reduziert Verwaltungsaufwand und bietet Transparenz über Arbeits- und Pausenzeiten. Sie ermöglicht zudem die Abbildung flexibler Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Gleitzeit. Quellen: * [FAQ zur Arbeitszeiterfassung](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html) ### Was passiert, wenn keine oder unzureichende Zeiterfassung erfolgt? Fehlt die Arbeitszeiterfassung oder entspricht sie nicht den gesetzlichen Vorgaben, drohen Bußgelder und rechtliche Konsequenzen. Zudem können Arbeitgeber bei Streitigkeiten in Beweisnot geraten, insbesondere bei Überstunden oder Pausenregelungen. Quellen: * [FAQ zur Arbeitszeiterfassung](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html) ### Warum sind spezialisierte Zeiterfassungssysteme Excel Tabellen überlegen? Spezialisierte Zeiterfassungssysteme wie time cockpit sind Excel überlegen, da sie automatisierte Prozesse, weniger Fehleranfälligkeit, höhere Datensicherheit und bessere Skalierbarkeit bieten. Zudem sind sie benutzerfreundlicher und erfüllen rechtliche Anforderungen wie Revisionssicherheit. Excel stößt insbesondere bei größeren Teams und komplexen Anforderungen schnell an Grenzen. ### Welche Besonderheiten gelten für die Zeiterfassung bei Teilzeitbeschäftigten? Teilzeitbeschäftigte unterliegen denselben gesetzlichen Anforderungen zur Zeiterfassung wie Vollzeitkräfte. Es ist entscheidend, die individuellen Arbeitszeitvereinbarungen korrekt zu dokumentieren, sodass die erfassten Zeiten den vertraglich festgelegten Stunden entsprechen. Dies stellt Transparenz und Fairness für beide Seiten sicher. Quellen: * [Teilzeitbeschäftigte: arbeitsrechtliche Ansprüche](https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.904816\&portal=oegkdgportal) ### Gibt es besondere Anforderungen an die Zeiterfassung im Homeoffice? Ja, die Dokumentationspflicht gilt auch im Homeoffice. Besonders in Österreich ist die Erfassung von Homeoffice-Tagen wichtig, da diese steuerlich begünstigt werden können, etwa durch das Homeoffice-Pauschale. Quellen: * [Steuerliche Homeoffice-Regelungen](https://www.oesterreich.gv.at/themen/arbeit_beruf_und_pension/arbeitnehmerveranlagung/Steuerliche-Homeoffice-Regelungen.html) * [FAQ Telearbeit](https://www.bmaw.gv.at/Themen/Arbeitsrecht/FAQ-Telearbeit.html) ### Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Zeiterfassung? Arbeitszeiterfassung beinhaltet die Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Daten zweckgebunden und sicher verarbeitet werden, und die Mitarbeiter über den Umgang mit ihren Daten informieren. Quellen: * [Arbeitszeiterfassung im Unternehmen und der Datenschutz](https://www.dr-datenschutz.de/arbeitszeiterfassung-im-unternehmen-und-der-datenschutz/) ### Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen? In Deutschland besitzt der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Änderung von Zeiterfassungssystemen gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Arbeitgeber müssen daher die Zustimmung des Betriebsrats einholen, bevor sie ein neues System implementieren. Ähnlich verhält es sich in Österreich, wo gemäß § 96 Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) eine Zustimmungspflicht besteht. Diese Regelungen schützen die Interessen der Mitarbeiter und stellen sicher, dass die Systeme fair eingesetzt werden. Quellen: * [Mitbestimmungsrecht](https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html) * [Rechte des Betriebsrats bei Arbeitszeiterfassung](https://www.personal-wissen.de/arbeitszeiterfassung-zeiterfassung/rechte-des-betriebsrats-bei-arbeitszeiterfassung/) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Time Cockpit Blog > Entdecken Sie praxisnahe Tipps, bewährte Methoden und aktuelle Trends rund um Zeiterfassung, Produktivität und Consulting - für alle, die smarter arbeiten wollen. Die präzise Erfassung von Arbeitszeiten ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen und Fachleute, die ihre Produktivität steigern und Projekte effizient verwalten möchten. Hier kommt unsere Time Cockpit Software ins Spiel. Mit diesem Blog möchten wir Ihnen wertvolle Einblicke, Tipps und Tricks rund um das Thema Zeiterfassung und Zeitmanagement bieten, speziell zugeschnitten auf die Nutzung von Time Cockpit. Egal, ob Sie nach Methoden suchen, um Arbeitszeiten genau zu dokumentieren, Projektkosten zu kontrollieren oder die Auslastung Ihres Teams optimal zu koordinieren – hier sind Sie genau richtig. [![Anpassbare Standardsoftware trifft KI](/_astro/ki-zeiterfassung-anpassbare-software.de.Cp9PJiUK_2htHcm.webp)](/de/blog/ki-zeiterfassung-anpassbare-software/) #### [Anpassbare Standardsoftware trifft KI](/de/blog/ki-zeiterfassung-anpassbare-software/) [Warum anpassbare Standardsoftware und KI gut zusammenpassen und welchen konkreten Nutzen Datenmodell, Metamodell, TCQL, API und Scripting schaffen.](/de/blog/ki-zeiterfassung-anpassbare-software/) [Aug 5, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/ki-zeiterfassung-anpassbare-software/) [![SaaSpocalypse: Lohnt sich SaaS noch?](/_astro/saaspocalypse-zeiterfassung.de.C16XhCza_Zu3aXb.webp)](/de/blog/saaspocalypse-zeiterfassung/) #### [SaaSpocalypse: Lohnt sich SaaS noch?](/de/blog/saaspocalypse-zeiterfassung/) [AI macht Software günstiger. Warum Zeiterfassung als SaaS dennoch überzeugt, wenn Domänenlogik, Datenschutz und Betrieb stimmen.](/de/blog/saaspocalypse-zeiterfassung/) [Jul 31, 2026 von Time Cockpit](/de/blog/saaspocalypse-zeiterfassung/) [![Zeiterfassung selbst programmieren mit AI: Ein Risiko?](/_astro/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai.de.CgPAvTZ__Z2vnboa.webp)](/de/blog/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai/) #### [Zeiterfassung selbst programmieren mit AI: Ein Risiko?](/de/blog/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai/) [Zeiterfassung selbst programmieren wirkt mit AI einfacher denn je. Warum der produktive Betrieb trotzdem schnell teuer, komplex und riskant wird.](/de/blog/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai/) [May 8, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai/) [![KI in der Wissensarbeit: Warum gute Zeiterfassung wichtiger wird](/_astro/ai-time-tracking-knowledge-work.de.Ou4dcMzN_ZXFFmF.webp)](/de/blog/ki-zeiterfassung-wissensarbeit/) #### [KI in der Wissensarbeit: Warum gute Zeiterfassung wichtiger wird](/de/blog/ki-zeiterfassung-wissensarbeit/) [KI Tools beschleunigen Wissensarbeit. In der Praxis wird es dadurch oft schwieriger, Arbeitstage sauber zu rekonstruieren. Warum verlässliche Zeiterfassung für IT Dienstleister gerade jetzt wichtig ist und wie moderne Activity Logs dabei helfen.](/de/blog/ki-zeiterfassung-wissensarbeit/) [Apr 29, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/ki-zeiterfassung-wissensarbeit/) [![IT-Sicherheit bei Time Cockpit: Was aktuelle KI-Modelle für SaaS-Dienste bedeuten](/_astro/security-time-cockpit-mythos.de.DhoWn4-i_Z28ff7C.webp)](/de/blog/it-sicherheit-time-cockpit-ki-modelle/) #### [IT-Sicherheit bei Time Cockpit: Was aktuelle KI-Modelle für SaaS-Dienste bedeuten](/de/blog/it-sicherheit-time-cockpit-ki-modelle/) [Aktuelle Modelle wie Claude Mythos Preview zeigen, wie wichtig belastbare Sicherheitsgrundlagen für SaaS-Dienste werden, wenn Schwachstellen schneller gefunden und ausgenutzt werden können. Wir erklären, wie wir time cockpit betreiben und warum Microsoft Entra für viele Kunden der sinnvollste nächste Schritt ist.](/de/blog/it-sicherheit-time-cockpit-ki-modelle/) [Apr 21, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/it-sicherheit-time-cockpit-ki-modelle/) [![Praxisbericht: Zeiterfassung im Großunternehmen](/_astro/enterprise-time-tracking-large-companies.de.H9a8eqYa_Z1eVf63.webp)](/de/blog/enterprise-zeiterfassung-fuer-grossunternehmen/) #### [Praxisbericht: Zeiterfassung im Großunternehmen](/de/blog/enterprise-zeiterfassung-fuer-grossunternehmen/) [Praxisbericht: Enterprise-Zeiterfassung im Großunternehmen mit Rollen und Governance, SSO, Integration/Web API, Sandbox, Security und Datenschutz.](/de/blog/enterprise-zeiterfassung-fuer-grossunternehmen/) [Feb 6, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/enterprise-zeiterfassung-fuer-grossunternehmen/) [![Zeiterfassung bei Startups und kleinen Unternehmen](/_astro/time-tracking-mandatory-startups-smb-dach.de.Cr5Q4J7r_ZWupF.webp)](/de/blog/zeiterfassung-startups-kleine-unternehmen-dach/) #### [Zeiterfassung bei Startups und kleinen Unternehmen](/de/blog/zeiterfassung-startups-kleine-unternehmen-dach/) [Viele Startups und kleine Unternehmen glauben, Zeiterfassung passe nicht zu ihrer Kultur oder sei erst ab einer bestimmten Größe relevant. Ein praxisnaher Denkanstoß für Teams bis etwa 30 Mitarbeitende in Österreich und Deutschland.](/de/blog/zeiterfassung-startups-kleine-unternehmen-dach/) [Feb 3, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/zeiterfassung-startups-kleine-unternehmen-dach/) [![Überblick zum neuen Pricingmodell von time cockpit](/_astro/time-cockpit-kostenlos.de.D_3_aLn1_2ddUKg.webp)](/de/blog/zeiterfassung-1-jahr-kostenlos-freelancer/) #### [Überblick zum neuen Pricingmodell von time cockpit](/de/blog/zeiterfassung-1-jahr-kostenlos-freelancer/) [Neues Pricingmodell von time cockpit mit Überblick zu Paketen sowie kostenfreien und günstigen Einstiegsvarianten für Freelancer und Teams.](/de/blog/zeiterfassung-1-jahr-kostenlos-freelancer/) [Feb 2, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/zeiterfassung-1-jahr-kostenlos-freelancer/) [![Für Freelancer: Zeiterfassung kostenlos starten](/_astro/time-cockpit-kostenlos.de.4kIaWkCz_Z1Mzo30.webp)](/de/blog/time-cockpit-kostenlos-zeiterfassung-kostenlos/) #### [Für Freelancer: Zeiterfassung kostenlos starten](/de/blog/time-cockpit-kostenlos-zeiterfassung-kostenlos/) [time cockpit kostenlos nutzen: Zeiterfassung starten. 1 Jahr gratis für Freelancer, 29 € im 1. Jahr für Teams bis 10. Praxistipps zu Excel.](/de/blog/time-cockpit-kostenlos-zeiterfassung-kostenlos/) [Feb 2, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/time-cockpit-kostenlos-zeiterfassung-kostenlos/) [![Warum Projektzeiterfassung mehr leistet als eine Stechuhr](/_astro/clock-in-vs-project-time-tracking.de.DMxduIhZ_1F0mKF.webp)](/de/blog/stechuhr-vs-projektzeiterfassung/) #### [Warum Projektzeiterfassung mehr leistet als eine Stechuhr](/de/blog/stechuhr-vs-projektzeiterfassung/) [Stechuhr oder Projektzeiterfassung? Warum projektorientierte Teams mit Kontext, Kennzahlen und digitale Zeiterfassung besser steuern.](/de/blog/stechuhr-vs-projektzeiterfassung/) [Jan 21, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/stechuhr-vs-projektzeiterfassung/) [![Zeiterfassung bei externen Mitarbeitenden – was ist zu beachten?](/_astro/time-tracking-external-employees.de.N1ckTJq2_u61XX.webp)](/de/blog/zeiterfassung-externe-mitarbeitende-werkvertrag-freelancer-leiharbeit/) #### [Zeiterfassung bei externen Mitarbeitenden – was ist zu beachten?](/de/blog/zeiterfassung-externe-mitarbeitende-werkvertrag-freelancer-leiharbeit/) [Zeiterfassung bei Externen: rechtssicher, fair, effizient. Doch gibt es einiges zu beachten. Wie die Zusammenarbeit mit Freiberuflern und Freelancer gelingt.](/de/blog/zeiterfassung-externe-mitarbeitende-werkvertrag-freelancer-leiharbeit/) [Jan 16, 2026 von Alexander Huber](/de/blog/zeiterfassung-externe-mitarbeitende-werkvertrag-freelancer-leiharbeit/) [![Die drei größten Gefahren ohne Zeiterfassung](/_astro/three-biggest-risks-without-time-tracking.de.CvU4e5NS_Z1v33TW.webp)](/de/blog/drei-groesste-gefahren-ohne-zeiterfassung/) #### [Die drei größten Gefahren ohne Zeiterfassung](/de/blog/drei-groesste-gefahren-ohne-zeiterfassung/) [Warum fehlende Zeiterfassung zu Überlastung, Ungerechtigkeit und Rechtsrisiken führt und wie flexible Erfassung Vertrauen und Compliance verbindet.](/de/blog/drei-groesste-gefahren-ohne-zeiterfassung/) [Dec 11, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/drei-groesste-gefahren-ohne-zeiterfassung/) [![Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung](/_astro/time-tracking-vs-trust-based-working-time.de.GZkWT7ZW_Z1IhBOo.webp)](/de/blog/vertrauensarbeitszeit-zeiterfassung-widerspruch/) #### [Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung](/de/blog/vertrauensarbeitszeit-zeiterfassung-widerspruch/) [Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus. Moderne Modelle kombinieren Selbstbestimmung und Rechtssicherheit ganz ohne Kontrollkultur.](/de/blog/vertrauensarbeitszeit-zeiterfassung-widerspruch/) [Dec 5, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/vertrauensarbeitszeit-zeiterfassung-widerspruch/) [![10 typische Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware](/_astro/common-mistakes-introducing-time-tracking-software.de.WtHVmRG8_Z1PEt9F.webp)](/de/blog/einfuehrung-zeiterfassungssoftware-typische-fehler//) #### [10 typische Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware](/de/blog/einfuehrung-zeiterfassungssoftware-typische-fehler//) [Diese 10 typischen Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware kosten Zeit und Akzeptanz, wie Unternehmen sie erfolgreich vermeiden.](/de/blog/einfuehrung-zeiterfassungssoftware-typische-fehler//) [Nov 11, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/einfuehrung-zeiterfassungssoftware-typische-fehler//) [![Projektzeiterfassung bei Festpreis & Time & Material](/_astro/fixed-price-vs-time-and-material.de.CcvS9tDS_c0sAB.webp)](/de/blog/festpreis-vs-time-and-material/) #### [Projektzeiterfassung bei Festpreis & Time & Material](/de/blog/festpreis-vs-time-and-material/) [Festpreis oder Time & Material? Studien, Praxiserfahrungen und warum präzise Zeiterfassung in beiden Modellen Marge, Vertrauen und Steuerbarkeit sichert.](/de/blog/festpreis-vs-time-and-material/) [Oct 10, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/festpreis-vs-time-and-material/) [![10 Umsatzfresser in der Projektzeiterfassung](/_astro/project-time-tracking-revenue.de.CyWChl2o_17QmhI.webp)](/de/blog/projektzeiterfassung-umsatz-dienstleister/) #### [10 Umsatzfresser in der Projektzeiterfassung](/de/blog/projektzeiterfassung-umsatz-dienstleister/) [Volle Auftragsbücher und trotzdem sinkende Umsätze? 10 Umsatzfresser, die Dienstleister übersehen – und wie Projektzeiterfassung sie stoppt.](/de/blog/projektzeiterfassung-umsatz-dienstleister/) [Oct 1, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/projektzeiterfassung-umsatz-dienstleister/) [![Arbeits- vs. Leistungszeiterfassung: Ein System?](/_astro/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking-pros-and-cons.de.CMu111rD_mcgCz.webp)](/de/blog/arbeitszeiterfassung-vs-leistungszeiterfassung/) #### [Arbeits- vs. Leistungszeiterfassung: Ein System?](/de/blog/arbeitszeiterfassung-vs-leistungszeiterfassung/) [Pflicht zur Zeiterfassung trifft Praxis: Wie DE & AT Unternehmen Arbeits- und Projektzeiten optimal erfassen und auswerten.](/de/blog/arbeitszeiterfassung-vs-leistungszeiterfassung/) [Sep 22, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/arbeitszeiterfassung-vs-leistungszeiterfassung/) [![Erfolgreich Zeiterfassungssystem einführen: Checkliste 2025](/_astro/timetracking-checklist-2025.CeEP-nlI_2uIR8w.webp)](/de/blog/checklist-projekt-zeiterfassung-2025/) #### [Erfolgreich Zeiterfassungssystem einführen: Checkliste 2025](/de/blog/checklist-projekt-zeiterfassung-2025/) [Projektzeiterfassung neu starten? Unsere Checkliste 2025 zeigt, wie Sie Stammdaten, Abwesenheiten und Schnittstellen sauber vorbereiten.](/de/blog/checklist-projekt-zeiterfassung-2025/) [Aug 25, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/checklist-projekt-zeiterfassung-2025/) [![Projektzeiterfassung meets interne Leistungsverrechnung](/_astro/internal-cost-allocation.aZkdAe7N_12mhLl.webp)](/de/blog/projektzeiterfassung-meets-interne-leistungsverrechnung/) #### [Projektzeiterfassung meets interne Leistungsverrechnung](/de/blog/projektzeiterfassung-meets-interne-leistungsverrechnung/) [Projektzeiterfassung für interne Leistungsverrechnung: So gelingen transparente Kostenstellenaufteilungen mit Multi-Client-Splitting.](/de/blog/projektzeiterfassung-meets-interne-leistungsverrechnung/) [Aug 18, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/projektzeiterfassung-meets-interne-leistungsverrechnung/) [![Projekte nachkalkulieren: Tipps & Best Practices](/_astro/nachkalkulation-projekte.q-sX3lDQ_Obwrw.webp)](/de/blog/nachkalkulation-projekte/) #### [Projekte nachkalkulieren: Tipps & Best Practices](/de/blog/nachkalkulation-projekte/) [Nachkalkulation von Projekten: Tipps und Best Practices. Wie Projektzeiterfassung präzise Analysen, bessere Planung und höhere Margen ermöglicht.](/de/blog/nachkalkulation-projekte/) [Aug 11, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/nachkalkulation-projekte/) [![15 Gründe für einen Wechsel Ihrer Projektzeiterfassung](/_astro/projektzeiterfassung-wechsel-gruende.de.DEeRPnZ2_Z1Iz0LN.webp)](/de/blog/projektzeiterfassung-wechsel-gruende/) #### [15 Gründe für einen Wechsel Ihrer Projektzeiterfassung](/de/blog/projektzeiterfassung-wechsel-gruende/) [Ihre Projektzeiterfassung bremst Sie aus? 15 Anzeichen zeigen, wann ein Wechsel sinnvoll ist.](/de/blog/projektzeiterfassung-wechsel-gruende/) [Aug 4, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/projektzeiterfassung-wechsel-gruende/) [![Projektzeiterfassung optimieren - Schnittstellen nutzen](/_astro/zeiterfassung-projekte-schnittstellen.CMVXV_3Y_ZixYk5.webp)](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/) #### [Projektzeiterfassung optimieren - Schnittstellen nutzen](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/) [Effiziente Projektzeiterfassung dank maßgeschneiderter Schnittstellen – Datenfluss automatisieren, Fehler vermeiden, Zeit sparen.](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/) [Jul 29, 2025 von Michael Kubitschka](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/) [![Projektzeiterfassung: Von Excel zu professionellen Tools](/_astro/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden.de.C0iywWDt_Z2qpGPy.webp)](/de/blog/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden/) #### [Projektzeiterfassung: Von Excel zu professionellen Tools](/de/blog/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden/) [Wie Sie von Excel zu einem professionellen Projektzeiterfassungssystem wechseln. Mit praxisnahen Tipps für Planung, Migration und Einführung.](/de/blog/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden/) [Jul 28, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden/) [![Mehr Gewinn durch erfasste nicht verrechenbare Zeiten](/_astro/2025-07-25-track-unbillable-hours.de.BS_gNPwo_1yb4GD.webp)](/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/) #### [Mehr Gewinn durch erfasste nicht verrechenbare Zeiten](/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/) [Warum nicht verrechenbare Zeiten entscheidend sind: So gewinnen Dienstleister durch vollständige Projektzeiterfassung Transparenz und bessere Kalkulation.](/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/) [Jul 25, 2025 von Rainer Stropek](/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/) [![Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/_astro/2025-07-20-project-timetracking-kpis.de.BsgYMKVC_Ia99p.webp)](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) #### [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung liefert KPIs zu Auslastung, Produktivität und Profitabilität – und unterstützt bei der gezielten Steuerung von Projekten.](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) [Jul 20, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) [![Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Zeiterfassung?](/_astro/2025-06-23-time-tracking-motivation.de.ak8tgJUI_ZBJ65n.webp)](/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/) #### [Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Zeiterfassung?](/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/) [Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Zeiterfassung? Tipps, wie Sie Bürokratie abbauen, Vertrauen stärken und Zeiterfassung als Nutzen vermitteln.](/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/) [Jun 23, 2025 von Rainer Stropek](/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/) [![Time Cockpit Mai 2025 Release](/_astro/hero-banner-release-2025-05.DUppVSBR_BLhWR.webp)](/de/blog/neuerungen-2025-05/) #### [Time Cockpit Mai 2025 Release](/de/blog/neuerungen-2025-05/) [Erfahren Sie mehr über die vordefinierten Berechtigungen von Time Cockpit mit vorkonfigurierten Benutzerrollen wie Account Admin, Customization Admin, Base Data Admin, Billing Admin, Human Resources Admin, Notification Manager und Time Tracking User. Vereinfachen Sie die Benutzerverwaltung, erhöhen Sie die Sicherheit und gewährleisten Sie eine konforme Zugriffskontrolle mit dem Feature-Flag-System von Time Cockpit.](/de/blog/neuerungen-2025-05/) [May 13, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/neuerungen-2025-05/) [![Schätzgenauigkeit in Projekten steigern](/_astro/projektzeiterfassung-schaetzgenauigkeit-steigern.B0CXPpYi_zPYTO.webp)](/de/blog/projektzeiterfassung-schaetzgenauigkeit/) #### [Schätzgenauigkeit in Projekten steigern](/de/blog/projektzeiterfassung-schaetzgenauigkeit/) [Wie Sie mit systematischer Projektzeiterfassung Aufwandsschätzungen um bis zu 30 % präzisierst, Budgets einhälten und Terminrisiken in IT‑Projekten minimieren.](/de/blog/projektzeiterfassung-schaetzgenauigkeit/) [Apr 18, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/projektzeiterfassung-schaetzgenauigkeit/) [![Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich](/_astro/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich.woIA8jaP_ZLtkqb.webp)](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) #### [Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) [Arbeitszeiterfassung Pflicht in Österreich: Alle Infos zu gesetzlichen Anforderungen, Umsetzung in der Praxis und digitalen Lösungen.](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) [Apr 15, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) [![10 Gründe gegen Excel für die Projektzeiterfassung](/_astro/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung.de.BwEN5Idn_ZdWzqV.webp)](/de/blog/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung/) #### [10 Gründe gegen Excel für die Projektzeiterfassung](/de/blog/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung/) [Warum Excel für Projektzeiterfassung oft scheitert: 10 praxisnahe Gründe, typische Fallstricke und bessere Alternativen.](/de/blog/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung/) [Apr 11, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung/) [![Mehr Profitabilität mit Projektzeiterfassung für KMUs](/_astro/vorteile-projekt-zeiterfassung.BKzoUww8_Z15s7eW.webp)](/de/blog/vorteile-projekt-zeiterfassung/) #### [Mehr Profitabilität mit Projektzeiterfassung für KMUs](/de/blog/vorteile-projekt-zeiterfassung/) [Erfahren Sie, wie Projektzeiterfassung die Rentabilität steigert, das Vertrauen der Kunden stärkt und Ressourcen für KMUs in der DACH-Region optimiert. Praktische Tipps inklusive!](/de/blog/vorteile-projekt-zeiterfassung/) [Mar 10, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/vorteile-projekt-zeiterfassung/) [![Urlaube nach Personio exportieren](/_astro/personio-export-urlaube.Czo4MGLe_Z5EC2A.webp)](/de/blog/personio-export-urlaube/) #### [Urlaube nach Personio exportieren](/de/blog/personio-export-urlaube/) [Wie Unternehmen mit einer Schnittstelle zwischen Personio und Projektzeiterfassungssystemen wie Time Cockpit Effizienz und Qualität steigern können.](/de/blog/personio-export-urlaube/) [Jan 21, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/personio-export-urlaube/) [![Anpassbarkeit in SaaS Software - Erfahrungsbericht Teil 1](/_astro/customizability-saas-1.u5JLFJx5_2ujr7C.webp)](/de/blog/anpassbarkeit-saas-tools/) #### [Anpassbarkeit in SaaS Software - Erfahrungsbericht Teil 1](/de/blog/anpassbarkeit-saas-tools/) [Ein Erfahrungsbericht über die Bedeutung von Anpassbarkeit für SaaS-Tools: Warum wir auf Flexibilität setzen und welche Vorteile es bringt.](/de/blog/anpassbarkeit-saas-tools/) [Jan 16, 2025 von Alexander Huber](/de/blog/anpassbarkeit-saas-tools/) [![Aufwand und Kosten in agilen Projekten](/_astro/health-check.DAbz9p5k_Z1Cj77o.webp)](/de/blog/aufwand-und-kosten-in-agilen-projekten/) #### [Aufwand und Kosten in agilen Projekten](/de/blog/aufwand-und-kosten-in-agilen-projekten/) [Im Geschäftsleben wollen Manager normalerweise vorab wissen, wie lange ein Projekt dauern wird und was es kosten wird. Im Grunde müssen wir dafür die Zukunft vorhersagen. Als Menschen mögen wir es, wenn unsere Umgebung vorhersagbar erscheint. Wir fühlen uns dadurch sicher. Aber wie schon John Lennon sagte: das Leben ist das was passiert, während man damit beschäftigt ist, andere Pläne zu schmieden. Wenn wir für ein Projekt eine detaillierte Aufwandschätzung machen, wollen wir die exakten Anforderungen und Parameter wissen. Typischerweise haben wir diese aber nicht. Stakeholdern können ihre Meinung ändern, wir bekommen unvollständige und inkonsistente Spezifikationen, Teammitglieder verlassen das Projekt, die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ändern sich, es gibt unvorhergesehene Probleme und vieles mehr.](/de/blog/aufwand-und-kosten-in-agilen-projekten/) [Oct 19, 2024 von Rainer Stropek](/de/blog/aufwand-und-kosten-in-agilen-projekten/) [![Neue Zeiterfassung im Unternehmen einführen](/_astro/introduce-timetracking.k9rcByhq_Zb9oW0.webp)](/de/blog/neue-zeiterfassung-einfuehren/) #### [Neue Zeiterfassung im Unternehmen einführen](/de/blog/neue-zeiterfassung-einfuehren/) [Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems kann erhebliche Vorteile für die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens bringen. Dennoch ist die Implementierung oft ein großer Aufwand. Bestehende Prozesse, Strukturen, Vorgaben und Interessen müssen alle unter einen Hut gebracht werden. Ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter riskieren Sie, viel Geld für eine Software auszugeben, die niemand nutzt oder nutzen will. Dies kann negative Folgen für die Datenqualität haben und zu Compliance-Problemen führen, wie beispielsweise Arbeitszeitverletzungen. Im Projektmanagement werden Projektbudgets überzogen, und das Unternehmen kann nicht effektiv gesteuert werden. Damit der Übergang reibungslos verläuft, ist es wichtig, einige zentrale Aspekte zu berücksichtigen. Hier sind ein paar unkomplizierte Tipps, wie Sie Ihr neues System ohne Stress zum Laufen bringen – plus einige Überlegungen, die Sie vielleicht noch nicht bedacht haben!](/de/blog/neue-zeiterfassung-einfuehren/) [May 31, 2024 von Alexander Huber](/de/blog/neue-zeiterfassung-einfuehren/) [![Make-or-Buy bei Zeiterfassungssystemen](/_astro/timetracking-make-or-buy.DW0gbkD2_Z11g4PT.webp)](/de/blog/make-or-buy-zeiterfassung/) #### [Make-or-Buy bei Zeiterfassungssystemen](/de/blog/make-or-buy-zeiterfassung/) [Die Entscheidung, ob man eine Zeiterfassungssoftware selbst entwickelt oder eine fertige Lösung kauft, kann unerwartete Herausforderungen und Kosten mit sich bringen. Wichtige Überlegungen bei der Eigenentwicklung sind Ressourcenbindung, Know-how-Verlust, Priorisierungsprobleme, Einbindung verschiedener Abteilungen, Wartung, technologische Abhängigkeit, Opportunitätskosten, Sicherheitsrisiken, sowie Skalierbarkeit und Flexibilität. Ein Rechenbeispiel zeigt, dass die Kosten der Eigenentwicklung im ersten Jahr deutlich höher sind als die der kommerziellen Lösung. Kommerzielle Lösungen bieten oft bessere Unterstützung bei gesetzlichen Anforderungen und Compliance. Ein Risiko bei kommerziellen Lösungen ist jedoch der Vendor Lock-in und die Abhängigkeit von der Produktentwicklung des Anbieters. Eine anpassbare Standardsoftware kann eine effektive Lösung bieten, die die Vorteile beider Ansätze kombiniert.](/de/blog/make-or-buy-zeiterfassung/) [May 10, 2024 von Alexander Huber](/de/blog/make-or-buy-zeiterfassung/) [![Der Business Value von Zeiterfassung](/_astro/business-value-timetracking.CbWsVwBV_Z1YoEh8.webp)](/de/blog/der-business-value-von-zeiterfassung/) #### [Der Business Value von Zeiterfassung](/de/blog/der-business-value-von-zeiterfassung/) [Zeiterfassung hat einen schlechten Ruf. Niemand mag es, genau zu dokumentieren, wie man seine Arbeitszeit verbringt. Entwickler wollen lieber programmieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben wie dem Ausfüllen ihrer Stundenzettel herumzuschlagen. Meiner Meinung nach ist diese Einstellung falsch. Zugegeben, wir entwickeln Software für die Zeiterfassung, daher liegt mir das Thema natürlich am Herzen. Unabhängig davon glaube ich wirklich, dass eine gute Praxis der Zeiterfassung ein großes Problem für viele Entwickler lösen kann: Sie kann helfen, ungeliebte technische Schulden loszuwerden.](/de/blog/der-business-value-von-zeiterfassung/) [Mar 30, 2017 von Rainer Stropek](/de/blog/der-business-value-von-zeiterfassung/) [![Erste Schritte mit time cockpit](/_astro/introduce-time-cockpit.iBxOjBe-_1k3fUJ.webp)](/de/blog/erste-schritte-mit-time-cockpit/) #### [Erste Schritte mit time cockpit](/de/blog/erste-schritte-mit-time-cockpit/) [Es sind nun sechseinhalb Jahre vergangen, seit wir 2010 mit Time Cockpit live gegangen sind. Im Laufe der Jahre haben wir verschiedene Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen bedient. In diesem Artikel möchten wir eine übergeordnete Checkliste mit Fragen teilen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Time Cockpit einführen möchten.](/de/blog/erste-schritte-mit-time-cockpit/) [Jun 23, 2016 von Alexander Huber](/de/blog/erste-schritte-mit-time-cockpit/) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # 10 Gründe gegen Excel für die Projektzeiterfassung > Warum Excel für Projektzeiterfassung oft scheitert: 10 praxisnahe Gründe, typische Fallstricke und bessere Alternativen. Apr 11, 2025 von Alexander Huber ![10 Gründe gegen Excel für die Projektzeiterfassung](/_astro/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung.de.BwEN5Idn_Z1wuSCv.webp) ## Einleitung In den vielen Jahren, in denen wir bei [time cockpit](/de/) Projektzeiterfassungs­lösungen einführen, sehen wir immer wieder denselben Weg: Ein Unternehmen beginnt mit Excel. Das wirkt auf den ersten Blick logisch – es ist vorhanden, bekannt und kostenlos. Doch je länger die Nutzung dauert, desto deutlicher zeigen sich Schwächen, die den Aufwand und die Fehlerquote in die Höhe treiben. Im Folgenden teile ich die zehn wichtigsten Punkte, die wir in Projekten immer wieder beobachten – und warum wir heute sagen: Excel ist ein guter Start, aber selten die langfristige Lösung. ## 1. Excel ist zu generisch Excel ist ein Allzweckwerkzeug – und genau das ist das Problem. Projektzeiterfassung braucht Strukturen: Kunden, Projekte, Aufgaben, Abrechnungsarten, Genehmigungsprozesse. All das muss in Excel manuell nachgebaut werden, oft über komplexe Formeln oder Pivot-Tabellen. Das kostet Zeit und erfordert Excel-Expertise im Team. Ein falsch gesetztes Semikolon oder eine gelöschte Formel kann komplette Auswertungen verfälschen. ## 2. Multi-User-Problematik Excel ist nicht für paralleles Arbeiten mehrerer Personen entworfen worden. Selbst mit Cloud-Speicher wie OneDrive oder SharePoint treten in der Praxis Probleme auf: * **Versionskonflikte**, wenn zwei Personen gleichzeitig Änderungen speichern. * **Verlust von Änderungen**, weil eine Datei zwischendurch im Offline-Modus bearbeitet wurde. * **Leistungseinbußen**, wenn große Dateien von mehreren Nutzern gleichzeitig geöffnet sind. Gerade zum Monatsende, wenn alle ihre Zeiten nachtragen, kann das zu echten Chaosmomenten führen. ## 3. Hohe Fehleranfälligkeit In Excel kann praktisch jeder alles ändern – und das ohne automatische Validierung. Ein Tippfehler in der Uhrzeit, ein vergessenes Datum oder doppelte Einträge passieren schnell. Besonders gefährlich: Fehler bleiben oft unbemerkt, weil es keine automatische Prüfung auf Überschneidungen oder unrealistische Werte gibt. In der Praxis haben wir Tabellen gesehen, in denen Mitarbeitende versehentlich 26 Stunden für einen Tag erfasst hatten – und es fiel erst Wochen später auf. ## 4. Keine Nachvollziehbarkeit In Projekten, in denen Arbeitszeiten abrechnungsrelevant oder rechtlich sensibel sind, ist Nachvollziehbarkeit Pflicht. Excel bietet dafür nur rudimentäre Änderungsverfolgung – und die ist oft deaktiviert oder schwer auszuwerten. Das heißt: Wenn ein Eintrag geändert oder gelöscht wird, ist später kaum festzustellen, wer es wann getan hat und warum. Für Audits oder Streitfälle ist das ein Albtraum. ## 5. Zeit nacharbeiten ist mühsam Viele Mitarbeitende tragen Zeiten nicht täglich ein, sondern sammeln Belege oder Erinnerungen und pflegen alles gebündelt nach. In Excel bedeutet das: mühsames Suchen in alten Listen, kein Überblick über bereits erfasste oder fehlende Tage und kein System, das erinnert oder warnt. So entstehen Lücken oder unvollständige Monate, die am Monatsende unter hohem Zeitdruck korrigiert werden müssen. ## 6. Keine Berechtigungen Entweder man sperrt die Datei komplett – oder alle haben vollen Zugriff. Feingranulare Berechtigungen, wie sie in spezialisierten Systemen selbstverständlich sind, gibt es in Excel nicht. Das führt zu Datenschutzrisiken: Abwesenheitsgründe, Krankheitstage oder vertrauliche Projektzeiten werden für alle sichtbar. In sensiblen Branchen ist das schlicht nicht akzeptabel. ## 7. Fehlende Validierungen Projektzeiterfassung hat oft komplexe Regeln: maximale Tagesarbeitszeit, keine Buchung an Feiertagen, keine Erfassung nach Projektende, automatische Pausenabzüge. In Excel muss man solche Regeln manuell nachbauen – wenn überhaupt. Selbst wenn Makros diese Logik implementieren, sind sie schwer zu warten und brechen oft, wenn sich die Tabellenstruktur ändert. ## 8. Keine Schnittstellen Excel steht allein. Wer Daten mit Lohnbuchhaltung, ERP, Jira oder einem Ticketsystem abgleichen will, muss manuell exportieren und importieren. Jede Schnittstelle ist ein eigenes Mini-Projekt – oder man landet bei Copy & Paste, mit allen Risiken von Übertragungsfehlern und vergessenen Aktualisierungen. ## 9. Backup und Restore sind Glückssache Excel-Dateien liegen oft lokal oder unstrukturiert in Cloud-Ordnern. Zwar gibt es teilweise automatische Versionierung, aber viele wissen nicht, wie sie funktioniert oder wie man sie nutzt. Wenn eine Datei versehentlich gelöscht, überschrieben oder beschädigt wird, ist der Schaden groß – und im schlimmsten Fall sind ganze Monatsdaten weg. ## 10. Nicht skalierbar Mit fünf Personen kann man Excel noch irgendwie im Griff behalten. Bei zwanzig, fünfzig oder hundert Mitarbeitenden wird es zum Albtraum: * Dateien werden riesig und langsam. * Das manuelle Zusammenführen mehrerer Dateien ist fehleranfällig. * Konsistenzregeln müssen immer wieder manuell geprüft werden. Skalierungsprobleme führen oft dazu, dass Unternehmen mitten im Jahr umsteigen müssen – was zusätzliche Komplexität in Abrechnung und Reporting bringt. ## Vorteile von Excel Wir wollen nicht unfair sein: Excel hat Stärken. * **Schneller Start:** Kein IT-Projekt nötig, keine Schulung erforderlich. * **Verfügbarkeit:** Nahezu jedes Unternehmen hat es bereits. * **Flexibilität:** Eigene Vorlagen und Auswertungen sind schnell gebaut. Für Einzelpersonen oder Kleinstteams kann Excel daher durchaus ausreichend sein – zumindest für den Einstieg. ## Fazit Unsere Erfahrung zeigt: Excel ist für die Projektzeiterfassung wie ein Taschenmesser für eine OP – es kann funktionieren, ist aber nicht das richtige Werkzeug für den professionellen Einsatz. Wer langfristig effizient, sicher und skalierbar arbeiten möchte, sollte den Wechsel auf eine [spezialisierte Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) frühzeitig planen. So vermeidet man nicht nur den wachsenden Verwaltungsaufwand, sondern stellt auch sicher, dass Zeiterfassung effizient, sicher und zuverlässig funktioniert. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Anpassbarkeit in SaaS Software - Erfahrungsbericht Teil 1 > Ein Erfahrungsbericht über die Bedeutung von Anpassbarkeit für SaaS-Tools: Warum wir auf Flexibilität setzen und welche Vorteile es bringt. Jan 16, 2025 von Alexander Huber ![Anpassbarkeit in SaaS Software - Erfahrungsbericht Teil 1](/_astro/customizability-saas-1.u5JLFJx5_Z1BiJDq.webp) Es ist jetzt schon mehr als 15 Jahre her, dass wir [time cockpit]() verfügbar gemacht haben. Genau genommen am 1. Januar 2010. Seit damals sind wir mit dem Produkt auf dem Markt. Time cockpit hatte damals viele USPs. Es gab noch nicht viele Zeiterfassungstools mit einem grafischen Kalender. Auch der [Activity Tracker](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) war damals ein Novum. Mittlerweile haben viele Zeiterfassungen einen Kalender, und auch Activity Tracker sind weiter verbreitet. Was aber bis heute, zumindest nach unserem Wissen, ein Alleinstellungsmerkmal ist, ist die Anpassbarkeit von time cockpit. In diesem ersten Blogartikel der Serie möchte ich darüber sprechen, warum uns damals Anpassbarkeit so wichtig war und warum dies auch für den Leser relevant sein könnte, der überlegt, eine neue SaaS-Applikation zu entwickeln. Dabei werden die Kernaspekte der Anpassbarkeit – insbesondere das Metamodell und die dynamische Datenschicht – näher beleuchtet. ## Das Kernkonzept: Anpassbarkeit Der Kern von time cockpit hat einen Namen: das sogenannte COFX (Cockpit Framework). Um ehrlich zu sein, time cockpit ist nur eine von mehreren Anwendungen, die auf Basis von COFX entwickelt wurden. Verschiedene Produkte wie [TFM](https://www.tfm-now.com/en/welcome.html) oder [Emir-ate](https://www.emir-ate.com/en/) basieren auf dem Framework. Diese Anwendungen sind allesamt datengetriebene SaaS-Applikationen. Genau das ist COFX – ein Framework für datengetriebene Anwendungen. Time cockpit ist unser Flaggschiffprodukt, und für dieses wurde COFX entwickelt. Warum war es so wichtig für uns, dass time cockpit anpassbar ist? Die Gründer von Software Architects bzw. time cockpit haben ihre gesamte Erfahrung als Geschäftsführer einer Dienstleistungsfirma in das Produkt eingebracht. Und eins war klar: Wenn Zeiterfassung, dann muss sie anpassbar sein. Warum? Weil jedes Unternehmen anders ist. Nehmen wir als Beispiel IT-Dienstleistungsunternehmen. Diese Unternehmen ticken zwar ähnlich, aber nicht gleich. Sie unterscheiden sich in ihren Strukturen, Prozessen und Anforderungen. Unternehmen entwickeln sich – sie wachsen, schrumpfen, und Prozesse verändern sich. Unserer Erfahrung nach reichen Standardprodukte für viele Anwendungsfälle nicht aus. Erfolgreiche Software muss sich an die Gegebenheiten eines Unternehmens anpassen. ## Die technische Umsetzung: Stabiler Kern und flexible Anpassungen Wir haben time cockpit so konzipiert, dass es einen stabilen Kern sowie domänenspezifische Business-Logik out-of-the-box bietet. Dazu gehören komplexe Berechnungen wie Überstundenberechnung, Urlaubs-/Resturlaubsberechnung und die Erkennung von Arbeitszeitverletzungen. Kundenspezifische Anforderungen können über Konfiguration und einfaches Coding umgesetzt werden. Auch Weiterentwicklungen des Kerns werden dadurch erleichtert. Unternehmerisch bringt Anpassbarkeit auch einige Vorteile mit sich: time cockpit generiert Umsatz sowohl über monatliche Lizenzgebühren als auch über Dienstleistungen zur Anpassung des Produkts an die Bedürfnisse der Kunden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Anpassbarkeit es uns ermöglicht, den Customer Lifetime Value (CLV) zu erhöhen. Da time cockpit flexibel ist und sich den veränderten Anforderungen eines Kunden anpassen kann, muss dieser nicht zu einem neuen Produkt wechseln, wenn sich seine Geschäftsanforderungen ändern. Stattdessen bleibt er in einer gewohnten Umgebung und arbeitet weiterhin mit einem Dienstleister zusammen, den er bereits kennt und dem er vertraut. Dies bedeutet auch, dass teure Migrationsprojekte und aufwendige Mitarbeiterschulungen entfallen. Kunden können in ihrem etablierten Workflow bleiben, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart. ## Die Säulen der Anpassbarkeit Die Anpassbarkeit von time cockpit basiert auf mehreren Säulen: 1. **Metamodell und Modell** 2. **Dynamische/Adaptive Datenschicht** 3. **String Templates** 4. **Dynamische Abfragesprache** 5. **UI-Engine** 6. **Scripting-Sprache auf Basis von IronPython** In diesem Artikel möchte ich die ersten beiden Säulen – Metamodell und Modell sowie die dynamische Datenschicht – näher beleuchten. ### Metamodell und Modell COFX und damit time cockpit ist eine modellgetriebene Applikation. Es gibt ein Metamodell, das beschreibt, wie eine Anwendung auf Basis von COFX aussieht. Das Metamodell von time cockpit besteht aus zentralen Elementen wie: * `SYS_ENTITY` * `SYS_PROPERTY` * `SYS_RELATION` * `SYS_PERMISSION` * `SYS_MODELACTION` * `SYS_ENTITYVIEW` Diese Metamodell-Elemente werden in sogenannten SYS-Tabellen in der Datenbank gespeichert. Diese Tabellen sind integraler Bestandteil jeder Kundendatenbank und werden von der Datenschicht ausgelesen und interpretiert. Ein Beispiel: Die Tabelle `SYS_ENTITY` enthält Einträge wie `APP_Timesheet`, `APP_Project` oder `APP_Task`, also Tabellen spezielle für die Domäne Zeiterfassung. Die Tabelle `SYS_PROPERTY` beschreibt die Eigenschaften dieser Tabellen. SYS-Tabellen bilden das Metamodell und speichern Informationen über das Datenmodell der Applikation. Dieses Datenmodell besteht aus zwei Hauptkomponenten: APP-Tabellen und USR-Tabellen. APP-Tabellen liefern wir standardmäßig mit aus und sie repräsentieren die Kernfunktionen des Produkts. USR-Tabellen hingegen werden speziell für die Anforderungen unserer Kunden erstellt, um individuelle Anpassungen abzubilden. In unserem Ansatz haben wir Standard- und Benutzeranpassungen konsequent getrennt. Wir nutzen Namensräume (z. B. SYS, APP, USR), um Standardfeatures von benutzerspezifischen Erweiterungen zu isolieren. Dieser Ansatz hat sich für uns bewährt, da er Updates erleichtert und die Weiterentwicklung des Standardprodukts sichert. Ein weiterer entscheidender Vorteil unseres Ansatzes ist, dass alle Entitäten als Tabellen in der Datenbank existieren. `APP_Timesheet`, `APP_Project` samt ihren Eigenschaften (Spalten) und Relationen (Foreign Keys) sind Teil eines klar strukturierten Datenbankschemas. Dieses Schema ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen leicht lesbar und verständlich. Daten werden nicht in XML- oder JSON-Spalten gespeichert, sondern relational. Dadurch ergeben sich mehrere Vorteile: Wir können mit SQL-Tools wie SQL Management Studio, Azure Data Studio oder [SSIS](https://learn.microsoft.com/en-us/sql/integration-services/sql-server-integration-services?view=sql-server-ver16) direkt auf die Daten zugreifen. Das ermöglicht beispielsweise große Datenimporte direkt über die Datenbank, ohne die time cockpit [Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) nutzen zu müssen. Der direkte Zugriff auf das relationale Datenbankschema eröffnet zusätzliche Integrationsmöglichkeiten. Tools wie [Power BI](https://powerbi.microsoft.com) oder [Tableau](https://www.tableau.com) können direkt auf die Daten zugreifen, was Reporting und Analyse erheblich erleichtert. Viele unserer Kunden haben bereits Know-How in diesen Tools und können somit Auswertungen in Ihrer gewohnten Umgebung (PowerBI, Tableau) selbst umsetzen. Dieser Ansatz hat sich für uns bewährt, vielleicht ist er auch für Sie interessant. ### Dynamische Datenschicht Ein Metamodell ist schön und gut, aber für sich allein bringt es noch keinen praktischen Nutzen für Anwendungen wie Time Cockpit oder COFX. Die dynamische Datenschicht von COFX hat mehrere Hauptaufgaben, die sie zu einem zentralen Bestandteil des Frameworks machen: * Lesen und Interpretieren des Metamodells: Diese Funktion ermöglicht es, das Modell zur Laufzeit zu analysieren und dynamisch anzupassen. * CRUD-Operationen (Create, Read, Update, Delete) auf Daten: Daten können flexibel bearbeitet werden, ohne dass der zugrunde liegende Code statisch angepasst werden muss. * Datenabfragen: Die Datenschicht erlaubt es, flexible Abfragen auf Basis des Metamodells durchzuführen (Thema eines späteren Blogbeitrags). * CRUD-Operationen auf dem Metamodell: Sogar das Datenmodell selbst kann zur Laufzeit modifiziert werden, um sich verändernden Anforderungen anzupassen. Im Objektmodell (z. B. in C#) sind die SYS-Tabellen die einzigen Tabellen, für die eine Repräsentation als POCOs implementiert. APP- und USR-Tabellen existieren hingegen nicht im Source Code, sondern werden dynamisch zur Laufzeit generiert und kompiliert. Die Datenschicht von COFX liest das Metamodell aus und interpretiert es zur Laufzeit. Wenn z.B. im Metamodell bei `APP_Timesheet` ein TextProperty definiert ist, wird in C# mittels Reflection eine String-Property generiert. Dasselbe gilt auch für DateProperty, NumericProperty und andere unterstützte Datentypen. Ein entscheidender Vorteil unserer dynamischen Datenschicht ist, dass Änderungen am Datenmodell on-the-fly eingespielt und ausgerollt werden können. Bei klassischen Business-Applikationen ist es oft notwendig, die Software nach Änderungen neu zu kompilieren und auszurollen. Bei time cockpit ist dies nicht der Fall. Dies war ein Grund, warum wir bei der initialen Implementierung kein Framework wie Entity Framework nutzen konnten, da solche Frameworks (zumindest zum Zeitpunkt der Entwicklung von time cockpit) den Source Code neu kompilieren und ausrollen mussten. Wir haben festgestellt, dass die dynamische Generierung von Objekten uns geholfen hat, verschiedene Anforderungen innerhalb einer zentralen Version zu erfüllen. Dies hat die Komplexität im Release-Management reduziert. Vielleicht lohnt sich dieser Ansatz auch in Ihrer Architektur. Ein weiterer Vorteil der dynamischen Datenschicht ist die Möglichkeit, kundenspezifische Erweiterungen effizient zu verwalten. Kunden können Erweiterungen haben, die speziell für sie entwickelt wurden. Es gibt zwei Ansätze: entweder individuelle Versionen für jeden Kunden oder eine zentrale Version mit allen Erweiterungen. Beide Optionen sind in der Praxis schwierig zu handhaben und bringen Herausforderungen im Release- und Konfigurationsmanagement mit sich. Dank der dynamischen Datenschicht und der on-the-fly generierten Objekte, deren Klassen nicht im Voraus existieren, konnten wir diese Probleme umgehen. Für uns hat sich eine Architektur bewährt, die Anpassungen ohne Redeployment ermöglicht. Das bedeutet für uns weniger Unterbrechungen im Betrieb und eine deutlich schnellere Reaktionszeit auf Änderungen oder neue Anforderungen. Wir können Anpassungen direkt und effizient umsetzen, ohne dass Kunden auf neue Versionen warten müssen. Dadurch sparen wir Zeit, reduzieren Kosten für wiederholte Tests und Deployments und bieten unseren Kunden eine nahtlose Nutzungserfahrung. Vielleicht ist ein ähnlicher Ansatz auch für Ihr Projekt hilfreich. Die Manipulation der Daten erfolgt dynamisch. Statt direkten Code wie `timesheet.Description = "foo"` zu nutzen, verwenden wir dynamische Methoden wie `timesheet.SetMember("Description", "foo")` oder für das Auslesen `timesheet.Get("Description")`. Aber nicht nur Anwendungsdaten können über die Datenschicht eingefügt, geändert und gelöscht werden, sondern auch das Datenmodell selbst kann verändert werden. Tabellen, Eigenschaften, Relationen, Business-Logik, Masken und Listen können zur Laufzeit hinzugefügt und geändert werden. Dadurch ist es in vielen Fällen möglich, time cockpit ohne Programmierung, lediglich durch Scripting und Konfiguration, an die Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen – wiederum ohne eine neue Version auszurollen. Die Möglichkeit, Metadaten und Laufzeitanpassungen zu nutzen, hat uns geholfen, Kundenanforderungen schneller und effizienter umzusetzen. Dadurch können wir flexibel auf individuelle Wünsche reagieren und unsere Kunden profitieren von einer Lösung, die optimal an ihre Bedürfnisse angepasst ist. ## Fazit Die Kombination aus Metamodell und dynamischer Datenschicht macht COFX und damit time cockpit zu einem bewährten Framework für datengetriebene SaaS-Applikationen. Die Flexibilität, sich an unternehmensspezifische Anforderungen anzupassen, hat in unserer langjährigen Praxis einen bedeutenden Unterschied gemacht. Anpassbarkeit verstehen wir dabei nicht nur als technisches Konzept, sondern auch als strategischen Vorteil für eine nachhaltige Produktentwicklung. Im zweiten Teil dieser Serie wird ein Schwerpunkt auf die eigene Abfragesprache sowie die String Templates von time cockpit gelegt, um weitere Einblicke in die Funktionalität und Nutzen dieses Ansatzes zu geben. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich > Arbeitszeiterfassung Pflicht in Österreich: Alle Infos zu gesetzlichen Anforderungen, Umsetzung in der Praxis und digitalen Lösungen. Apr 15, 2025 von Alexander Huber ![Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich](/_astro/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich.woIA8jaP_2bmqto.webp) In Österreich sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Diese **Arbeitszeiterfassungspflicht** soll sicherstellen, dass die Arbeitszeitgesetze eingehalten werden und Arbeitnehmer fair entlohnt sowie vor Überlastung geschützt sind. Es zahlt sich daher aus in ein [digitales Zeiterfassungssystem](/de/) zu investieren. Im Folgenden werden der rechtliche Rahmen, die Hintergründe der Pflicht, die Auswirkungen auf Unternehmen und Beschäftigte, die Konsequenzen bei Verstößen sowie praktische Umsetzungstipps beleuchtet. ## Rechtlicher Rahmen der Arbeitszeiterfassung Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich in Österreich primär aus dem **Arbeitszeitgesetz (AZG)**. § 26 AZG schreibt vor, dass der Arbeitgeber **Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden** führen muss, um die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen zu überwachen ([§ 26 AZG (Arbeitszeitgesetz), Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht - JUSLINE Österreich](https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26#:~:text=1,Werden%20die)). Konkret bedeutet dies, **Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit** jedes Arbeitnehmers festzuhalten; daraus müssen die **Tages- und Wochenarbeitszeit sowie die Ruhezeiten** ersichtlich sein ([Arbeitszeit-Aufzeichnungen | Arbeiterkammer Oberösterreich](https://ooe.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/arbeitszeit/Arbeitszeit-Aufzeichnungen.html#:~:text=Arbeitgeber%20m%C3%BCssen%20f%C3%BCr%20jede%20Arbeitnehmerin,und%20Ende%20der%20Arbeitszeit%20aufzeichnen)). Pausen zählen ebenfalls zu den aufzeichnungspflichtigen Zeiten, sofern sie nicht ausdrücklich anders vereinbart sind (siehe unten) ([Arbeitszeit: Pflichten für Arbeitgeber - WKO](https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht#:~:text=Grunds%C3%A4tzlich%20sind%20in%20den%20Arbeitszeitaufzeichnungen,auch%20die%20Ruhepausen%20festzuhalten)). Diese Aufzeichnungspflicht gilt für **alle Betriebe und alle Arbeitnehmer**, unabhängig von Betriebsgröße oder Beschäftigungsausmaß ([Arbeitszeit: Pflichten für Arbeitgeber - WKO](https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht#:~:text=Achtung)). Auch **Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte** fallen darunter ([Arbeitszeitaufzeichnung (Arbeitszeitgesetz) | TPA Steuerberatung](https://www.tpa-group.at/news/arbeitszeitaufzeichnungen-arbeitszeitgesetz/#:~:text=Die%20Aufzeichnungspflicht%20besteht%20f%C3%BCr%20s%C3%A4mtliche,AZG%20unterliegen%3A%20somit%20auch%20f%C3%BCr)). Ausnahmen bestehen lediglich für bestimmte Personengruppen, die nicht dem AZG unterliegen – beispielsweise **leitende Angestellte** im obersten Management oder **freie Dienstnehmer**, da diese vom Anwendungsbereich des AZG ausgenommen sind ([Arbeitszeitaufzeichnung (Arbeitszeitgesetz) | TPA Steuerberatung](https://www.tpa-group.at/news/arbeitszeitaufzeichnungen-arbeitszeitgesetz/#:~:text=Die%20Aufzeichnungspflicht%20besteht%20f%C3%BCr%20s%C3%A4mtliche,AZG%20unterliegen%3A%20somit%20auch%20f%C3%BCr)). Arbeitgeber sind verpflichtet, die **Arbeitszeiten lückenlos und korrekt zu dokumentieren**. Vorgeplante Dienstpläne allein reichen nicht aus – maßgeblich ist die **tatsächlich geleistete Arbeitszeit mit exakten Zeitangaben** (tatsächlicher Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen) ([Arbeitszeitaufzeichnung (Arbeitszeitgesetz) | TPA Steuerberatung](https://www.tpa-group.at/news/arbeitszeitaufzeichnungen-arbeitszeitgesetz/#:~:text=Unter%20Aufzeichnung%20im%20Sinne%20des,mit%20der%20exakten%20zeitlichen%20Lagerung)). Ein Dienstplan oder fixe Arbeitszeiteinteilung ersetzt die Aufzeichnung also nicht, außer die Mitarbeiter halten sich ausnahmslos daran und der Arbeitgeber bestätigt zumindest monatlich die Einhaltung ([§ 26 AZG (Arbeitszeitgesetz), Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht - JUSLINE Österreich](https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26#:~:text=2,die%20geleisteten%20Arbeitsstunden%20zu%20geben)). In der Praxis bedeutet das: Bei **fixen schriftlich festgehaltenen Arbeitszeitmodellen** (z.B. regelmäßig 8–16 Uhr) darf die laufende tägliche Aufzeichnung entfallen, aber der Arbeitgeber muss zumindest am Ende jeder Entgeltperiode die Einhaltung bestätigen und **Abweichungen (z.B. Überstunden oder vorzeitiges Gehen) gesondert festhalten** ([§ 26 AZG (Arbeitszeitgesetz), Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht - JUSLINE Österreich](https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26#:~:text=2,die%20geleisteten%20Arbeitsstunden%20zu%20geben)). #### Kontroll- und Auskunftspflicht Ein weiterer wichtiger Aspekt des rechtlichen Rahmens ist die **Kontroll- und Auskunftspflicht**. Die Einhaltung der Arbeitszeiterfassung wird vom **Arbeitsinspektorat** überwacht ([Arbeitszeit: Pflichten für Arbeitgeber - WKO](https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht#:~:text=Aufzeichnungspflicht%20besteht%20f%C3%BCr%20alle%20Betriebe%2C,zu%20Strafsanktionen%20gegen%20den%2Fdie%20Arbeitgeber%3Ain)). Arbeitgeber müssen den Arbeitsinspektoren auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen gewähren und alle erforderlichen Auskünfte erteilen ([§ 26 AZG (Arbeitszeitgesetz), Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht - JUSLINE Österreich](https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26#:~:text=8,wenn%20sie%20nachweislich%20verlangt%20werden)). Außerdem haben **Arbeitnehmer einmal pro Monat Anspruch auf Auskunft** über ihre aufgezeichneten Arbeitszeiten: Sie können eine kostenlose Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen ([§ 26 AZG (Arbeitszeitgesetz), Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht - JUSLINE Österreich](https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26#:~:text=geleisteten%20%C3%9Cberstunden%20auszuweisen,gem%C3%A4%C3%9F%20Absatz%208%2C%20verwehrt%20wird)). Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, diesem Verlangen nachzukommen. #### Aufbewahrungspflicht Unternehmen müssen die erfassten Arbeitszeiten auch aufbewahren. Laut behördlichen Informationen sind Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens ein Jahr lang aufzubewahren (Arbeitszeitaufzeichnungen) (für bestimmte Berufsgruppen wie Lenker sogar 24  Monate). Diese Archivierung stellt sicher, dass bei Kontrollen oder späteren Ansprüchen Nachweise vorhanden sind. ## Hintergrund der Zeiterfassungspflicht Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wurde eingeführt, um grundlegende arbeitsrechtliche Schutzziele zu erreichen. **Arbeitszeitaufzeichnungen sind ein zentrales Instrument, um die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten durchzusetzen**. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat 2019 betont, dass **jeder Arbeitnehmer ein Grundrecht auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf vorgeschriebene Ruhezeiten** hat – und dass dies nur gewährleistet werden kann, wenn die Arbeitszeit auch tatsächlich erfasst wird ([EuGH-Urteil: Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung](https://www.weka.at/news/Personal/Arbeitsrecht/EuGH-Urteil-Pflicht-zur-Arbeitszeitaufzeichnung)). Ohne Aufzeichnungen wäre es kaum möglich zu überprüfen, ob z.B. die tägliche Höchstarbeitszeit oder Ruhepausen eingehalten wurden. Die systematische Zeiterfassung dient also dem **Gesundheitsschutz** der Arbeitnehmer und der Vermeidung exzessiver Arbeitsstunden. Darüber hinaus gibt es **wirtschaftliche und arbeitsrechtliche** Gründe für die Aufzeichnungspflicht. Arbeitszeitaufzeichnungen bilden die **Grundlage für die Entlohnung** – insbesondere für die Bezahlung von Mehrstunden und Überstunden. Nur wenn die Arbeitsstunden lückenlos dokumentiert sind, kann kontrolliert werden, **ob alle Überstunden korrekt ausbezahlt oder mit Zeitausgleich abgegolten wurden**. Fehlen Aufzeichnungen, besteht die Gefahr, dass Überstunden “unter den Tisch fallen” und Arbeitnehmer um ihren Lohn gebracht werden. Die Arbeiterkammer weist darauf hin, dass die Arbeitsaufzeichnungen für Arbeitnehmer essentiell sind, um die Auszahlung von Mehr- und Überstunden überprüfen zu können ([Arbeitszeitaufzeichnung | Arbeiterkammer](https://www.arbeiterkammer.at/mb_arbeitszeitaufzeichnung)). In Österreich ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung **keine neue Erscheinung**, sondern bereits seit Langem Teil der Arbeitsgesetze. Das AZG stammt ursprünglich aus 1969 und enthält seit jeher Aufzeichnungspflichten. Daher hatte das oben erwähnte **EuGH-Urteil von 2019 hierzulande keine unmittelbaren Gesetzesänderungen zur Folge**, da die strengen Regeln zur Arbeitszeiterfassung bereits bestehen. Die EU-Grundsatzentscheidung diente jedoch dazu, die Bedeutung der Zeiterfassung europaweit hervorzuheben und deren Zweck – **Schutz der Arbeitnehmerrechte** – zu untermauern. ## Auswirkungen auf Unternehmen und Arbeitnehmer #### Unternehmen Für Unternehmen bringt die verpflichtende Arbeitszeiterfassung sowohl Vorteile als auch Herausforderungen. Auf der Positivseite schafft sie **Rechtssicherheit und Klarheit**: Arbeitgeber, die die Arbeitszeiten korrekt aufzeichnen, können im Streitfall nachweisen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden. Die Dokumentation bewahrt vor bösen Überraschungen, z.B. plötzlichen Überstundenforderungen ohne Nachweis. Werden die Aufzeichnungen den Mitarbeitern nämlich ordnungsgemäß zur Verfügung gestellt, können etwaige Ansprüche auf Nachzahlung von Überstunden nicht unbemerkt anwachsen (zu den rechtlichen Fristen siehe Punkt 4). Die Zeiterfassung hilft Unternehmen auch, **Überstunden und Mehrarbeit frühzeitig zu erkennen und zu steuern**. So können Personalengpässe oder ineffiziente Abläufe sichtbar werden, wenn Mitarbeiter regelmäßig ihre Normalarbeitszeit überschreiten. Allerdings bedeutet die lückenlose Erfassung auch **bürokratischen Aufwand** und erfordert organisatorische Maßnahmen. Je nach Unternehmensgröße und -struktur kann die tägliche Aufzeichnung aller Mitarbeiterzeiten eine Herausforderung darstellen. Gerade **kleinere Betriebe** ohne digitale Systeme empfinden die Pflicht mitunter als **administrative Mehrbelastung**. Es müssen Prozesse etabliert werden, um die Zeiten zuverlässig zu erfassen (z.B. durch Stechuhr, digitale Zeiterfassungstools oder manuelle Stundenzettel) und zu verwalten. Unternehmen mit **vielen Außendienstmitarbeitern oder Homeoffice-Regelungen** müssen Wege finden, auch diese Zeiten korrekt zu erfassen, obwohl die Mitarbeiter nicht physisch vor Ort sind. Hier ist zumindest die Meldung der geleisteten Tagesarbeitsstunden erforderlich ([Wichtige Aspekte zum Homeoffice | WKO](https://www.wko.at/sbg/news/wichtige-aspekte-zum-homeoffice)). Die **gesetzlichen Ausnahmen** (etwa für Arbeitnehmer mit freier Zeiteinteilung, siehe Punkt 5) erleichtern zwar die Dokumentation in solchen Fällen, dennoch bleibt die Verantwortung beim Arbeitgeber, die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen zu überwachen. ​Unternehmen, die auf **Vertrauensarbeitszeit** setzen, stehen vor der Herausforderung, gesetzliche Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen, ohne die bestehende Vertrauenskultur zu beeinträchtigen. In Österreich sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Dies gilt auch für Beschäftigte im Außendienst oder im Homeoffice, wobei hier oft nur die Dauer der Tagesarbeitszeit festgehalten wird. ​ Die Arbeiterkammer betont, dass trotz gesetzlicher Aufzeichnungspflichten Toleranz und gegenseitiges Vertrauen am Arbeitsplatz wichtig bleiben. Eine detaillierte Erfassung der Arbeitszeit muss nicht zu übertriebener Kontrolle führen; es geht vielmehr um eine verlässliche Dokumentation im Rahmen eines fairen Umgangs. ​ Für Unternehmen besteht die Herausforderung darin, Compliance und Flexibilität in Einklang zu bringen. Die Arbeitszeiterfassung sollte erfolgen, aber möglichst unbürokratisch in den Arbeitsalltag integriert werden, ohne die Motivation der Mitarbeiter zu schmälern. Die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) empfiehlt, flexible Arbeitszeitmodelle zu nutzen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch den Bedürfnissen der Beschäftigten gerecht werden. ​wko.at Zusammenfassend ist es für Unternehmen essenziell, gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen und gleichzeitig eine Vertrauenskultur aufrechtzuerhalten. Durch transparente Kommunikation und die Implementierung flexibler Arbeitszeitmodelle kann dieses Gleichgewicht erreicht werden. #### Arbeitnehmer Für Arbeitnehmer überwiegen die Vorteile der Aufzeichnungspflicht deutlich. Sie haben dank der gesetzlichen Vorgaben die Gewissheit, dass **alle ihre geleisteten Stunden festgehalten werden** – und somit auch **Überstunden nicht „unter den Teppich gekehrt“ werden können**. Die lückenlose Dokumentation schützt Beschäftigte davor, regelmäßig unentgeltlich länger arbeiten zu müssen. **Arbeitszeitaufzeichnungen sind die Voraussetzung dafür, dass Überstunden bezahlt oder durch Zeitausgleich abgegolten werden** ([Arbeitszeitaufzeichnung | Arbeiterkammer](https://www.arbeiterkammer.at/mb_arbeitszeitaufzeichnung#:~:text=Vorlage%20zur%20Erfassung%20Ihrer%20Arbeitszeiten%3A,und%20%C3%9Cberstunden)). Gleichzeitig dienen sie dem Gesundheitsschutz: Durch die Aufzeichnungen lässt sich nachvollziehen, ob Ruhezeiten eingehalten wurden, was etwa überlange Arbeitsphasen oder zu kurze Erholungsphasen aufzeigt. Im Ernstfall – etwa bei Streit über ausstehende Überstundenvergütungen – hat der Arbeitnehmer mit den Aufzeichnungen einen **Nachweis in der Hand**, um seine Ansprüche geltend zu machen. Zudem räumt das Gesetz den Arbeitnehmern Rechte ein, die ihre Position stärken. Wie erwähnt, können Arbeitnehmer **monatlich eine Kopie ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen einfordern** ([Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht](https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26#:~:text=Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer%20haben%20einmal%20monatlich%20Anspruch%20auf%20kostenfreie%20%C3%9Cbermittlung%20ihrer%20Arbeitszeitaufzeichnungen,%20wenn%20sie%20nachweislich%20verlangt%20werden.)) Dieses Recht fördert die **Transparenz**: Beschäftigte können die erhaltenen Arbeitszeitdaten mit ihrer Lohnabrechnung abgleichen und prüfen, ob alle Mehrleistungen korrekt berücksichtigt wurden. Werden die Aufzeichnungen nicht freiwillig ausgehändigt, empfiehlt die Arbeiterkammer den Arbeitnehmern ausdrücklich, schriftlich danach zu verlangen, um ihre Ansprüche zu sichern ([Arbeitszeit-Aufzeichnungen | Arbeiterkammer Oberösterreich](https://ooe.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/arbeitszeit/Arbeitszeit-Aufzeichnungen.html#:~:text=Wir%20empfehlen%20daher%2C%20die%20monatliche,erbrachte%20Arbeitsleistung%20korrekt%20entlohnt%20wurde)). Insgesamt führt die Zeiterfassungspflicht zu einem **bewussteren Umgang mit Arbeitszeit** auf beiden Seiten. Mitarbeiter gewinnen Klarheit darüber, wie viele Stunden sie tatsächlich leisten, und Arbeitgeber haben einen aktuellen Überblick über die Arbeitszeitkonten ihres Teams. Eine potenzielle **Herausforderung für Arbeitnehmer** könnte allenfalls in der Handhabung liegen: Die Pflicht erfordert auch von ihnen Disziplin, z.B. sich beim Kommen und Gehen einzustempeln oder elektronische Zeiterfassungstools korrekt zu bedienen. Fehler oder Nachlässigkeiten bei der eigenen Zeiterfassung können zu Unstimmigkeiten führen. Allerdings bleibt die **Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufzeichnung letztlich beim Arbeitgeber** – selbst wenn dieser die Aufgabe an die Mitarbeiter delegiert (siehe nächster Abschnitt) ([Arbeitszeit-Aufzeichnungen | Arbeiterkammer Oberösterreich](https://ooe.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/arbeitszeit/Arbeitszeit-Aufzeichnungen.html#:~:text=,aush%C3%A4ndigen%20lassen%20und%20auch%20kontrollieren)). Insgesamt schafft die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einen Rahmen, der **faire Arbeitsbedingungen** unterstützt: Sie verhindert systematischen Missbrauch von Arbeitszeitregelungen und stellt sicher, dass die geleistete Arbeit korrekt registriert und entlohnt wird. ## Pflichten und Konsequenzen bei Verstößen Die gesetzlichen Pflichten zur Arbeitszeiterfassung sind zwingend – **Verstöße werden sanktioniert**. Wenn ein Unternehmen die Arbeitszeitaufzeichnung nicht oder nur mangelhaft führt, **drohen Verwaltungsstrafen** nach dem Arbeitszeitgesetz. Das Arbeitsinspektorat prüft die Einhaltung und kann bei Verstößen Anzeigen erstatten ([Arbeitszeit: Pflichten für Arbeitgeber - WKO](https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht#:~:text=Aufzeichnungspflicht%20besteht%20f%C3%BCr%20alle%20Betriebe%2C,zu%20Strafsanktionen%20gegen%20den%2Fdie%20Arbeitgeber%3Ain)). In der Folge verhängt die Bezirksverwaltungsbehörde Geldstrafen. Die Höhe der Strafen richtet sich nach Schwere und Umfang des Verstoßes: * **Mangelhafte Aufzeichnungen**: Werden zwar Arbeitszeiten erfasst, aber unvollständig oder fehlerhaft (z.B. fehlen regelmäßig Pausen oder einzelne Tage), so liegt ein Verstoß gegen § 28 Abs. 1 AZG vor. Dieser wird mit Geldstrafen von **€ 20 bis € 436 pro Delikt**. * **Keine Aufzeichnungen**: Werden Arbeitszeiten **überhaupt nicht erfasst** (oder so lückenhaft, dass eine Kontrolle unmöglich ist), erhöht sich der Strafrahmen deutlich. Gemäß § 28 Abs. 2 Z 7 AZG kann in diesem Fall eine Geldstrafe von **€ 72 bis zu € 1.815 pro Verstoß** verhängt werden. Bei **Wiederholungstätern erhöht sich das Mindeststrafmaß** (z.B. mindestens € 145 bei erneutem Verstoß) ([Verstöße gehen Aufzeichnungspflicht](https://www.weka.at/arbeitssicherheit/News/Verstoesse-gegen-Aufzeichnungspflichten-von-Arbeitszeitaufzeichnungen#:~:text=die%20Arbeitszeit,180%2C00%20zu%20bestrafen)) Wichtig dabei: Nach dem **Kumulationsprinzip** des Verwaltungsstrafrechts wird **jede einzelne Verletzung pro Arbeitnehmer separat bestraft**. Das heißt, wenn ein Arbeitgeber für mehrere Arbeitnehmer keine Aufzeichnungen führt, wird für jeden dieser Fälle eine eigene Strafe fällig. Fehlen z.B. für 10 Mitarbeiter die Zeitaufzeichnungen, kann die Behörde die Geldstrafe bis zu zehnmal verhängen. Dadurch können die Strafbeträge – insbesondere bei größeren Betrieben – schnell ein empfindliches Ausmaß erreichen. Die Gesetzeslage schließt damit eine Lücke: Früher betrachtete man fehlende Aufzeichnungen oft als ein einheitliches Delikt, was Unternehmen begünstigte, die gar nichts dokumentierten. Jetzt wird klargestellt, dass **jede nicht erfasste Person einen eigenständigen Verstoß darstellt** ([Verstöße gehen Aufzeichnungspflicht](https://www.weka.at/arbeitssicherheit/News/Verstoesse-gegen-Aufzeichnungspflichten-von-Arbeitszeitaufzeichnungen#:~:text=die%20Arbeitszeit,180%2C00%20zu%20bestrafen)). Neben den verwaltungsrechtlichen Strafen drohen Unternehmen auch **arbeitsrechtliche Konsequenzen**, wenn sie gegen die Aufzeichnungspflicht verstoßen. Insbesondere entfällt ein wichtiger Schutzmechanismus für den Arbeitgeber: **Verfallsfristen für Überstundenansprüche** der Arbeitnehmer. Normalerweise vereinbaren Kollektivverträge oder Arbeitsverträge, dass Überstundenansprüche innerhalb einer bestimmten Frist (z.B. innerhalb von 6  Monaten) geltend gemacht werden müssen, sonst verfallen sie. **Solange aber der Arbeitgeber den Beschäftigten die Arbeitszeitaufzeichnungen vorenthält oder überhaupt keine führt, ist der Lauf solcher Verfallsfristen gehemmt** ([Arbeitszeit-Aufzeichnungen | Arbeiterkammer Oberösterreich](https://ooe.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/arbeitszeit/Arbeitszeit-Aufzeichnungen.html#:~:text=Solange%20die%20%C3%9Cbermittlung%20der%20Arbeitszeit,Jahren%20gerichtlich%20geltend%20gemacht%20werden)). Das heißt, Arbeitnehmer können auch noch nach langer Zeit Überstunden einfordern, da die Frist erst beginnt, wenn die Aufzeichnungen ausgehändigt werden bzw. Klarheit über die geleisteten Stunden besteht ([Arbeitszeit-Aufzeichnungen | Arbeiterkammer Oberösterreich](https://ooe.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/arbeitszeit/Arbeitszeit-Aufzeichnungen.html#:~:text=Solange%20die%20%C3%9Cbermittlung%20der%20Arbeitszeit,Jahren%20gerichtlich%20geltend%20gemacht%20werden)). Konkret bestimmt § 26 Abs. 9 AZG, dass Ansprüche, die ohne Aufzeichnungen nicht bezifferbar sind, **nicht verjähren**, solange der Arbeitgeber seiner Aufzeichnungspflicht nicht nachkommt ([Arbeitszeitgesetz](https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26#:~:text=\(9\),Arbeitszeit%20unzumutbar%20ist.)) **Für Arbeitgeber bedeutet dies ein erhebliches Risiko**: Wer keine ordnungsgemäßen Zeitnachweise führt, kann auch Jahre später noch mit Überstundenforderungen konfrontiert werden, gegen die er sich mangels Dokumentation kaum verteidigen kann. Zusammenfassend haben Unternehmen die **Pflicht**, Arbeitszeiten korrekt aufzuzeichnen, diese Daten verfügbar zu halten und auf Verlangen auszuhändigen. Die **Nichteinhaltung dieser Pflichten ist eine Verwaltungsübertretung**, die mit Geldstrafen sanktioniert wird ([Arbeitszeit: Pflichten für Arbeitgeber - WKO](https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht#:~:text=Aufzeichnungspflicht%20besteht%20f%C3%BCr%20alle%20Betriebe%2C,zu%20Strafsanktionen%20gegen%20den%2Fdie%20Arbeitgeber%3Ain)). Darüber hinaus schwächt sie die Rechtsposition des Arbeitgebers gegenüber Ansprüchen der Arbeitnehmer. Entscheidungsträger in Unternehmen sollten sich dieser Konsequenzen bewusst sein: **Die Einhaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht ist nicht nur gesetzliche Obliegenheit, sondern auch im eigenen Interesse**, um Strafzahlungen und langwierige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. ## Praktische Umsetzung und Herausforderungen Die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht in die betriebliche Praxis kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. **Wie die Arbeitszeit erfasst wird, ist rechtlich nicht strikt vorgeschrieben** – entscheidend ist, dass die **vorgeschriebenen Informationen vollständig und wahrheitsgemäß festgehalten** werden. Unternehmen haben hier Gestaltungsspielraum, solange die Aufzeichnungen den Anforderungen des AZG genügen. Einige zentrale Punkte und Möglichkeiten zur Umsetzung: #### Methoden der Zeiterfassung Firmen können zwischen **analogen und digitalen Systemen** wählen. Traditionell wurden **Stundenzettel oder Stechuhren** verwendet, während heute oft [**elektronische Zeiterfassungssysteme**](/de) (Software, Apps, Badge-Karten usw.) im Einsatz sind. Wichtig ist, dass für jeden Arbeitstag **Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen** dokumentiert werden. Die Aufzeichnungen sollten zeitnah erfolgen, damit sie akkurat sind. Bei manueller Erfassung ist auf Lesbarkeit und regelmäßige Übertragung in ein zentrales System zu achten. Digitale Systeme bieten den Vorteil, dass sie Auswertungen (Wochenstunden, Überstundenkontingente etc.) dramatisch erleichtern. Die Wahl der Methode hängt von der Unternehmensgröße, Budget und Arbeitsorganisation ab. Rechtlich gilt: **Ein im Voraus erstellter Dienstplan alleine genügt nicht** – es muss die tatsächliche Leistung erfasst werden ([Dienstpläne und Zeiterfassung](https://www.tpa-group.at/news/arbeitszeitaufzeichnungen-arbeitszeitgesetz/#:~:text=Dienstpl%C3%A4ne%2C%20welche%20im%20Vorhinein%20erstellt%20werden%2C%20reichen%20laut%20Verwaltungsgerichtshof%20als%20Arbeitszeitaufzeichnung%20laut%20Arbeitszeitgesetz%20in%20%C3%96sterreich%20nicht%20aus.)) Daher muss z.B. auch bei Gleitzeit eine nachträgliche Zeiterfassung erfolgen, nicht nur ein Gleitzeitrahmen vorgegeben sein. #### Delegation an Arbeitnehmer In vielen Betrieben – insbesondere bei Gleitzeit oder Außendienst – ist es üblich, dass **Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst erfassen** (etwa durch Ein- und Ausstempeln oder digitale Eingabe). Dies ist gesetzlich zulässig und gängig, **entbindet den Arbeitgeber aber nicht von der Verantwortung**. § 26 Abs. 2 AZG erlaubt die Führung der Aufzeichnungen durch den Arbeitnehmer, verlangt aber vom Arbeitgeber, ihn zur **ordnungsgemäßen Führung anzuleiten** und die Aufzeichnungen **regelmäßig aushändigen zu lassen und zu kontrollieren** ([Arbeitszeit-Aufzeichnungen | Arbeiterkammer Oberösterreich](https://ooe.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/arbeitszeit/Arbeitszeit-Aufzeichnungen.html#:~:text=,aush%C3%A4ndigen%20lassen%20und%20auch%20kontrollieren)). In der Praxis sollten Unternehmen also klare Anweisungen und Schulungen zur Zeiterfassung geben (z.B. welche Zeiten einzutragen sind, wie Pausen zu buchen sind) und die Einträge z.B. monatlich prüfen. So behält der Betrieb den Überblick und kann bei Unregelmäßigkeiten reagieren. Wichtig: Wenn Mitarbeiter selbst aufzeichnen, sollte der Prozess **einfach und transparent** gestaltet sein, damit es nicht zu Fehlern oder Manipulationen kommt. Eine **digitale Lösung mit Mitarbeiter-Zugriff** kann hier hilfreich sein – die Arbeiterkammer bietet z.B. den AK-Zeitspeicher als Tool an ([Arbeitszeitaufzeichnung | Arbeiterkammer](https://www.arbeiterkammer.at/mb_arbeitszeitaufzeichnung#:~:text=f%C3%BCr%20die%20Kontrolle%20der%20Auszahlungen,und%20%C3%9Cberstunden)), den Arbeitnehmer privat nutzen können. Unternehmen selbst setzen häufig auf kommerzielle Zeiterfassungssoftware, die ähnliche Funktionen bereitstellt. #### Flexible Arbeitsmodelle berücksichtigen Viele Unternehmen haben heute Arbeitszeitmodelle jenseits des klassischen „9-to-5“-Büros. Das Arbeitszeitgesetz trägt dem Rechnung und erlaubt in bestimmten Fällen **vereinfachte Aufzeichnungen**. Konkret müssen bei **Arbeitnehmern mit weitgehend selbst bestimmter Arbeitszeit und Arbeitsort** (z.B. im Homeoffice oder im Außendienst) nicht Beginn und Ende minutengenau erfasst werden – **hier reicht es, die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten** ([Arbeitszeitgesetz](https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26#:~:text=\(3\),Tagesarbeitszeit%20zu%20f%C3%BChren.)) Für die Praxis heißt das: Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit frei einteilen kann, dokumentiert er z.B. „8 Stunden gearbeitet“ anstatt 8:00–12:00 und 13:00–17:00 im Detail anzugeben. Diese Erleichterungen dürfen aber nicht missverstanden werden – die **Summe der Stunden und die Einhaltung der Grenzen** müssen auch hier stimmen. Arbeitgeber sollten klare Vereinbarungen treffen, wann dieses vereinfachte Verfahren anwendbar ist (etwa per Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung für Telearbeit). Für **normale Bürotätigkeiten mit fester Anwesenheit ist hingegen weiterhin die vollständige Erfassung von Beginn, Ende und Pausen erforderlich**. #### Pausenaufzeichnungen und Vereinfachungen Grundsätzlich sind **auch Ruhepausen** in den Arbeitszeitaufzeichnungen festzuhalten ([Arbeitszeit: Pflichten für Arbeitgeber - WKO](https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht#:~:text=Grunds%C3%A4tzlich%20sind%20in%20den%20Arbeitszeitaufzeichnungen,auch%20die%20Ruhepausen%20festzuhalten)). Allerdings kennt das Gesetz eine praktische Erleichterung: **Unternehmen können per Betriebsvereinbarung (oder Einzelvereinbarung in betriebsratslosen Betrieben) fixe Pausenzeiten regeln oder ein Gleitzeit-Pausenfenster festlegen, sodass auf die detaillierte Pausenaufzeichnung verzichtet werden kann** ([Arbeitszeit: Pflichten für Arbeitgeber - WKO](https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht#:~:text=Die%20Verpflichtung%20zum%20F%C3%BChren%20von,die%20Ruhepausen%20entf%C3%A4llt%20jedoch%2C%20wenn)). Voraussetzung ist, dass Anfang und Ende der Pause im Voraus bestimmt sind oder die Arbeitnehmer die Pause in einem vorgegebenen Zeitrahmen selbst nehmen können, und dass diese Regelung in der Praxis auch eingehalten wird. Ist dies gegeben und wird nicht davon abgewichen, entfällt die Pflicht, jede einzelne Pause zu protokollieren. Für Unternehmen kann dies den Aufwand etwas reduzieren – beispielsweise wenn in einer Betriebsvereinbarung festgelegt wird, dass alle Mitarbeiter zwischen 12:00 und 12:30 Uhr Mittagspause haben, muss diese nicht täglich einzeln erfasst werden, solange sich alle daran halten. Unternehmen sollten daher solche Vereinbarungen sorgfältig umsetzen und kommunizieren, damit die Ausnahme von der Pausenaufzeichnung rechtssicher bleibt. #### Aufbewahrung und Bereitstellung Wie im rechtlichen Rahmen beschrieben, müssen alle Zeiterfassungsdaten **mindestens 1 Jahr lang aufbewahrt** ([Fristen](https://www.usp.gv.at/themen/mitarbeiter-und-gesundheit/urlaub-und-arbeitszeit/weitere-informationen-zu-urlaub-und-arbeitszeit/arbeitszeitaufzeichnungen.html#:~:text=Fristen,Jahre%20lang%20aufzubewahren)). In der Praxis sollten Unternehmen ein geordnetes System zur Datenspeicherung nutzen – etwa digitale Archivierung oder geordnete Ablage von Stundenzetteln. Bei elektronischer Zeiterfassung empfiehlt es sich, **regelmäßige Datensicherungen** vorzunehmen, um keinen Verlust der Aufzeichnungen zu riskieren. Ferner ist wichtig, dass die **Daten bei Bedarf schnell zugänglich** sind: Bei einer Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat muss der Arbeitgeber zeitnah die Aufzeichnungen vorweisen können. Ebenso sollten interne Prozesse bestehen, um Anfragen von Arbeitnehmern nach ihren Zeitaufzeichnungen rasch zu bearbeiten, da Arbeitnehmer einen monatlichen Auskunftsanspruch haben. #### Genauigkeit und Vollständigkeit Unternehmen müssen darauf achten, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen **stets den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen**. „Schönfärben“ oder Nachtragen in Sammelblöcken am Monatsende kann riskant sein – bei einer Prüfung könnte auffallen, dass die Zeiten nicht zeitnah erfasst wurden. Besser ist es, **täglich bzw. unmittelbar die Stunden zu buchen**. Falls Korrekturen nötig sind (z.B. weil jemand vergessen hat auszustechen), sollte das transparent dokumentiert und vom Mitarbeiter oder Vorgesetzten gegengezeichnet werden. Die Genauigkeit ist entscheidend: Unklare oder lückenhafte Aufzeichnungen laufen Gefahr, als mangelhaft gewertet zu werden, was – wie gesehen – Sanktionen nach sich ziehen kann ([Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten von Arbeitszeitaufzeichnungen - Arbeitssicherheit Profi](https://www.weka.at/arbeitssicherheit/News/Verstoesse-gegen-Aufzeichnungspflichten-von-Arbeitszeitaufzeichnungen#:~:text=Der%20Grund%2C%20warum%20dies%20f%C3%BCr,180%2C00%20zu%20bestrafen)). Ein bewährter Ansatz ist, Verantwortlichkeiten festzulegen: etwa einen zuständigen **Zeitbeauftragten** in der HR-Abteilung oder Teamleiter, die darauf achten, dass in ihrem Team die Zeiten korrekt erfasst sind. ## Fazit Die Umsetzung der Arbeitszeiterfassungspflicht erfordert anfangs gewisse organisatorische Maßnahmen, zahlt sich jedoch aus. Unternehmen sollten ein System wählen, das zur ihrer Größe und Arbeitsweise passt, Mitarbeiter einschulen und regelmäßige Kontrollen etablieren. So wird die Zeiterfassung nicht nur zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht, sondern kann auch als **Management-Tool** dienen – um **Arbeitszeit und Überstunden im Blick zu behalten** und ein faires, transparentes Arbeitszeitsystem zu etablieren. Letztlich profitieren Entscheidungsträger davon, wenn die Zeiterfassungspflicht ernst genommen wird: Sie sichern ihr Unternehmen rechtlich ab und tragen zu einer vertrauensvollen Arbeitsumgebung bei, in der Regeln klar kommuniziert und eingehalten werden. Die Arbeitszeiterfassung ist damit nicht bloß Bürokratie, sondern ein **wichtiger Baustein moderner Arbeitsorganisation in Österreich**. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Arbeits- vs. Leistungszeiterfassung: Ein System? > Pflicht zur Zeiterfassung trifft Praxis: Wie DE & AT Unternehmen Arbeits- und Projektzeiten optimal erfassen und auswerten. Sep 22, 2025 von Alexander Huber ![Arbeits- vs. Leistungszeiterfassung: Ein System?](/_astro/employee-time-tracking-vs-project-time-tracking-pros-and-cons.de.CMu111rD_ZdtTjG.webp) ## Ein System für beides – oder besser getrennt? Wenn projektorientierte Unternehmen Zeiterfassung neu einführen oder modernisieren, taucht fast immer die gleiche Frage auf: **Soll die [Leistungszeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) (Projekt-, Task-, “billable” Zeit) und die Anwesenheitszeiterfassung (Arbeitszeit, Pausen, Abwesenheiten) in *einem* System stattfinden, oder bewusst getrennt werden?** Die Antwort ist seltener eine Tool-Frage als eine Frage von **Zweck, Rollen, Datenschutz und Governance**. Dieser Beitrag bündelt aktuelle Fakten, rechtliche Leitplanken und Erfahrungen aus IT-Dienstleistungsprojekten in DACH. ## 1) Status quo: Wie verbreitet ist Zeiterfassung in DE & AT? 1. **Deutschland:** Laut einer **Bitkom-Erhebung (06/2025)** erfassen **74 %** der Unternehmen die Arbeitszeit, weitere **26 %** sind in Vorbereitung bzw. nutzen (noch) keine vollumfängliche Lösung. Vor dem BAG-Beschluss 2022 waren es erst **30 %**. Der starke Anstieg ist also unmittelbar rechtlich getrieben ([Bitkom](https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Arbeitszeiterfassung-Unternehmen)). 2. **Deutschland (Qualität der Umsetzung):** Eine Analyse der **Hans-Böckler-Stiftung** betont, dass Zeiterfassung „weit verbreitet, aber teils ohne System“ ist. Besonders in kleineren Betrieben fehlt häufig eine *systematische* und *auswertbare* Lösung ([Hans-Böckler-Stiftung](https://www.boeckler.de/de/boeckler-impuls-weit-verbreitet-aber-teils-ohne-system-68533.htm)). 3. **Kleinbetriebe:** Eine (ältere, aber aufschlussreiche) Umfrage zeigt, dass **60 %** der Unternehmen < 50 MA ohne Zeiterfassung arbeiten; > 50 MA setzen hingegen zu **92 %** zumindest teilweise Zeiterfassung ein – ein deutlicher Größen-Effekt ([Telematik-Markt](https://telematik-markt.de/telematik/umfrage-deutsche-betriebe-arbeiten-h%C3%A4ufig-noch-ohne-zeiterfassung)). 4. **Österreich:** Die Pflicht zur **Arbeitszeitaufzeichnung** ist klar geregelt: **§ 26 AZG** verlangt Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden (inkl. Durchrechnungszeitraum). In der Praxis existieren oft Excel/Insellösungen statt echter Auswertungssysteme ([RIS § 26 AZG](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)). 5. **Gesundheit & Arbeitsorganisation:** Die **BAuA** (Arbeitszeitbefragung 2023) berichtet, dass fehlende Erfassung mit **Entgrenzung**, schlechterem **Abschalten** und geringerer **Zufriedenheit** einhergeht. Die Verbreitung nimmt zwar zu, aber der Nutzen hängt von der Qualität des Systems ab ([BAuA Bericht kompakt](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Bericht-kompakt/Arbeitszeiterfassung)). Diese Zahlen zeigen: **Viele Unternehmen sind noch im Übergang.** Genau hier entscheidet die Grundsatzfrage – integrieren oder trennen? Über Akzeptanz, Datenqualität und Steuerbarkeit. ## 2) Begriffe & Zielbilder: zwei Zeiten, zwei Zwecke **Arbeitszeiterfassung / Anwesenheitszeiterfassung** dokumentiert **Beginn, Ende, Pausen, Abwesenheiten, Überstunden** und dient dem **Arbeitsschutz, Payroll** und der **Compliance**. Der EuGH verlangt ein *objektives, verlässliches und zugängliches System* zur täglichen Arbeitszeiterfassung (**C-55/18**) ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)), das **BAG** bestätigt die Pflicht zur Einführung eines Systems (**1 ABR 22/21**) ([BAG-Pressemitteilung](https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/)), und das **BMAS** konkretisiert FAQs (z. B. zur Anwendbarkeit im Homeoffice) ([BMAS FAQ](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html)). **Leistungszeiterfassung / Projektzeiterfassung (Task-Zeit, “billable/non-billable”)** ordnet Stunden **Kunden/Projekten/Aufgaben** zu. Das ist die Basis für **Abrechnung, Budget-Kontrolle, Forecast, Deckungsbeitrag**. Beide messen Stunden, aber mit **unterschiedlichen Zwecken**. Arbeitszeit ist **rechtliche Pflicht & Schutz**, Leistungszeit ist **betriebswirtschaftliche Steuerung & Wertschöpfung**. ## 3) Nutzergruppen & Perspektiven (wer braucht was?) In der Praxis entscheidet weniger die Technik als die Frage, wer mit der Zeiterfassung arbeitet und wofür die Daten gebraucht werden. Unterschiedliche Nutzergruppen verfolgen ganz eigene Ziele – vom rechtssicheren Nachweis bis zur betriebswirtschaftlichen Steuerung. 1. **Management / Geschäftsführung:** möchte **einheitliche Kennzahlen** (Auslastung, Billability, DB, Overhead) mit minimaler Latenz, idealerweise aus *einer* Quelle. 2. **Controlling & Projektleitung:** brauchen **granulare Leistungsdaten**, Verfügbarkeiten und Budgets; HR-Details sind nur insoweit relevant, wie sie **Kapazität** beeinflussen. 3. **HR / Payroll / Backoffice:** verantworten **Gesetze, Ruhezeiten, Zuschläge, Urlaub** und benötigen Arbeitszeitdaten in **rechtskonformer, auditierbarer** Form. 4. **Operative Mitarbeitende (Dev/Consulting/Field):** wollen **schnell und friktionsarm** Zeiten erfassen, am besten integriert mit Kalender, Ticketsystem oder IDE. In der Praxis entscheidet weniger die Technik als die Frage, wer mit der Zeiterfassung arbeitet und wofür die Daten gebraucht werden. Unterschiedliche Nutzergruppen verfolgen ganz eigene Ziele, vom rechtssicheren Nachweis bis zur betriebswirtschaftlichen Steuerung. **Konsequenz:** Ein integriertes System muss Rollen, Berechtigungen und Sichtbarkeiten fein steuern können; bei getrennten Systemen müssen Schnittstellen und BI sauber aufgesetzt sein, um ein Gesamtbild zu erzeugen. In der Praxis sehen wir bei Time Cockpit häufig folgendes Muster: Projektleiter benötigen Zugriff darauf, welche Aufgaben und Tätigkeiten im Projekt wie viel Zeit beanspruchen, um Fortschritt und Budget zu steuern. Gleichzeitig dürfen sie keine sensiblen HR-Daten wie Stundensalden, Fehlzeiten oder Abwesenheitsgründe einsehen. Diese Informationen gehören in die Verantwortung des Linienvorgesetzten oder HR-Teams. Genau diese Trennung lässt sich mit einem [feingranularen Berechtigungsmodell](/de/anpassbare-zeiterfassung/) technisch sauber und datenschutzkonform abbilden. ## 4) Ein System für beides – Chancen und Risiken Ein gemeinsames System für Arbeits- und Leistungszeiterfassung klingt zunächst nach der logischen Wahl: weniger Tools, einheitliche Daten, weniger Reibung. Doch wer beide Welten in einem System abbilden will, muss die Balance zwischen Transparenz, Datenschutz und Komplexität sorgfältig gestalten, sonst wird aus Vereinfachung schnell zusätzlicher Aufwand. ### 4.1 Warum Integration überzeugt 1. **Ein Datenmodell:** keine Redundanzen, keine widersprüchlichen IDs/Zuordnungen; eine “Single Source of Truth”. 2. **Echtzeit-Transparenz:** Auslastung, Billability, DB, Abwesenheiten und Kapazitäten **ohne BI-Latenz**. 3. **Weniger Integrationsaufwand:** Payroll/ERP/BI greifen auf **eine API** zu; weniger Mapping/Fehler. 4. **Akzeptanz & Effizienz:** Mitarbeiter erfassen **einmal**; Freigaben, Exporte, Audits laufen konsistent. ### 4.2 Wo Integration anspruchsvoll wird 1. **Datenschutz & Mitbestimmung:** HR-Sensible Daten (z. B. Kranktage, Kommentare) dürfen **nicht** in Projektreports landen. 2. **Rechtemodell:** **Feld- und Report-Maskierungen**, Rollen und getrennte Exporte (Payroll vs. Faktura) müssen **vor** dem Roll-out definiert sein. 3. **Konfigurationslast:** **Arbeitszeitregeln** (Pausen, Ruhezeiten, Maximalwerte) und **Projektlogiken** (Sätze, Budgetwarnungen, Freigaben) sind **gleichzeitig** zu beherrschen. 4. **Kultur & Vertrauen:** Integration muss als **Enabler für Transparenz** kommuniziert werden, nicht als Überwachung. ## 5) Getrennte Systeme – Stärken und Trade-offs Der entgegengesetzte Ansatz besteht darin, Arbeitszeit und Leistungszeit bewusst in getrennten Systemen zu führen. Das schafft klare Zuständigkeiten und kann Datenschutz sowie Mitbestimmung vereinfachen, man erkauft sich diesen Vorteil aber oft mit mehr Schnittstellenarbeit und weniger unmittelbarer Transparenz. ### 5.1 Warum Trennung sinnvoll sein kann 1. **Klare Zwecktrennung:** HR-Daten bleiben **physisch** im HR-System; Projekttool fokussiert auf **Wertschöpfung**. 2. **Datenschutz leichter:** **Datenminimierung** gelingt organisatorisch; geringeres Risiko, dass HR-Details “durchsickern”. 3. **Rechtemanagement einfacher:** Rollen überlappen weniger; Verantwortlichkeiten sind **eindeutig**. 4. **Austauschbarkeit:** Tools können **modular** weiterentwickelt/ersetzt werden. ### 5.2 Was Trennung erschwert 1. **Schnittstellen & Sync:** Verfügbarkeit, Abwesenheiten, Kapazitäten müssen **synchron** sein; Fehlerquellen und Latenzen steigen. 2. **Kein Live-Gesamtbild:** KPIs entstehen **erst** durch **BI-Konsolidierung** (Zeit, Aufwand). 3. **Doppelter Betrieb:** zwei Lizenzen, zwei Admin-Welten, zwei Support-Ketten. 4. **Einführungsdauer:** zwei Projekte statt einem; längerer organisatorischer Change. ## 6) Nicht verrechenbare Zeiten: der unterschätzte Hebel Nicht verrechenbare Zeiten (interne Meetings, Onboarding, Schulungen, Administration) machen in Dienstleistungsfirmen schnell **20–35 %** der Gesamtzeit aus. Ohne deren Erfassung wirken Projekte **künstlich profitabler**, Forecasts zu optimistisch und Kapazitätsplanungen verzerrt.\ Ein integriertes Setup macht die Relation **verrechenbar : nicht verrechenbar : abwesend** **sichtbar**. Dadurch lassen sich Overhead-Treiber identifizieren und reduzieren.\ Mehr Details und Praxis-Tipps: **„Nicht verrechenbare Stunden erfassen“** ([Time Cockpit Blog](https://www.timecockpit.com/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/)). ## 7) Zusätzliche Aspekte, die die Entscheidung beeinflussen Neben rechtlichen, organisatorischen und technischen Überlegungen gibt es eine Reihe von Faktoren, die die Entscheidung zwischen einem oder zwei Systemen maßgeblich beeinflussen, oft ohne, dass sie auf den ersten Blick sichtbar sind. Gerade in dynamischen Arbeitsumfeldern wie der IT-Dienstleistung und projektorientierten Unternehmen spielen Themen wie Agilität, Transparenz, Kultur und Vertrauen eine entscheidende Rolle. ### 7.1 Recht & Governance (DE/AT) * **EU-Rahmen:** EuGH **C-55/18** fordert messbare, verlässliche Arbeitszeiterfassung ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). * **Deutschland:** BAG **1 ABR 22/21** bejaht Einführungspflicht; BMAS präzisiert Fragen (inkl. Remote-Arbeit) ([BAG PM](https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/); [BMAS FAQ](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html)). * **Österreich:** **§ 26 AZG** schreibt Aufzeichnungen vor ([RIS](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)). * **Arbeitswissenschaft:** BAuA zeigt Nutzen der Erfassung gegen Entgrenzung ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Bericht-kompakt/Arbeitszeiterfassung)). ### 7.2 Agile Arbeitsweisen & Dynamik Wenn Scope und Prioritäten **iterativ** wechseln, erlaubt Integration früheres Gegensteuern: **Soll/Ist-Vergleiche** auf Sprint-Ebene, **Burn-Rates**, **Velocity-Entwicklung**, ohne Wochenverzug durch BI-Pipelines. ### 7.3 “Unsichtbare Arbeit” & Präsentismus Arbeit, die *nirgendwo* fällt (Refactoring, Reviews, interne Vorarbeiten), bleibt in getrennten Welten häufig **unsichtbar**. Ein integriertes Modell macht sie **messbar** und verhindert **Präsentismus-Illusionen** (Anwesenheit ≠ Produktivität). ## 8) Entscheidungshilfe in sechs Schritten Am Ende läuft jede Diskussion über Zeiterfassung auf eine strategische Kernfrage hinaus: Wie viel Integration verträgt die Organisation und wie viel Trennung braucht sie? Die Erfahrungen aus unserer Praxis zeigen, dass es selten die eine richtige Lösung gibt, sondern dass sich der optimale Ansatz entlang von Kultur, Datenschutz und Steuerungsanspruch formt. 1. **Zweck klären:** Welche Fragen soll Zeiterfassung *primär* beantworten (Compliance vs. Steuerung)? 2. **Rollen definieren:** Wer braucht *welches Feld*? Welche HR-Details dürfen niemals ins Projekt? 3. **Architektur wählen:** * **Ein System**, wenn Echtzeit-Steuerung & weniger Integrationen top-prior sind *und* Rechtemodell-Kompetenz vorhanden ist. * **Zwei Systeme**, wenn Datenschutz/Organisation strikt trennen und BI-Konsolidierung etabliert ist. 4. **Datenmodell sauber schneiden:** HR-Kontextfelder strikt begrenzen; Projektkontext reichhaltig; **zwei Exportpfade** (Payroll vs. Faktura). 5. **Pilotieren & messen:** 4–6 Wochen Pilot mit einem Team; Metriken: Doppelerfassung, Korrekturen, Rechnungstreffer, Akzeptanz. 6. **Kommunikation & Schulung:** Transparenz als *Nutzen* erklären; Quick-Wins (z. B. mobile Erfassung, Kalender-Sync) früh liefern. **Praxis-Tipp:** Auch im [integrierten System](/de/) wie Time Cockpit lohnt sich eine **strikte fachliche Trennung**: getrennte Freigaben (HR ≠ Projekt), getrennte Exporte, protokollierte Zugriffe. So kombinieren Sie Live-Transparenz mit Datenschutz-Sicherheit. ## 9) Fazit: Wann integriert, wann getrennt – und warum oft „Hybrid“ Die Entscheidung zwischen Integration und Trennung ist keine rein technische, sondern eine **strategische Weichenstellung**. Sie beeinflusst nicht nur Datenschutz und Governance, sondern auch, wie transparent und steuerbar ein Unternehmen seine eigene Wertschöpfung versteht. In der Praxis zeigt sich: Weder völlige Trennung noch vollständige Integration überzeugen dauerhaft – doch Systeme, die **beides intelligent verbinden**, schaffen den besten Ausgleich zwischen Vertrauen, Effizienz und Steuerungsfähigkeit. **Integration** lohnt sich, wenn **Echtzeit-Transparenz**, **einheitliche Governance** und **reduzierter Integrationsaufwand** im Vordergrund stehen. Sie ermöglicht ein konsistentes, faktenbasiertes Bild der Organisation – vom Projekt bis zur Payroll – und legt damit die Basis für belastbare Entscheidungen. Voraussetzung ist allerdings ein **sauberes Rechtemodell** und eine klare Kommunikation, dass Transparenz nicht Kontrolle bedeutet, sondern Zusammenarbeit erleichtert. **Trennung** ist dort sinnvoll, wo **Datenschutz oder organisatorische Zuständigkeiten** absolute Priorität haben – etwa bei stark regulierten Branchen oder Konzernstrukturen mit eigenständigen HR- und Controlling-Abteilungen. In diesen Fällen lassen sich über BI- und Schnittstellenprozesse ebenfalls valide Gesamtsichten erzeugen, wenn auch mit mehr Aufwand und weniger Aktualität. In der Realität zeigt sich aber häufig: Der **hybride Ansatz** ist der praktikabelste Weg. Er vereint die Vorteile beider Welten – **ein System** mit **zwei streng getrennten Datenräumen**, **Feldmaskierungen**, **getrennten Freigaben** und **klar definierten Exportpfaden**. So entstehen Transparenz und Effizienz, ohne dass Datenschutz oder Mitbestimmung leiden. **Bottom line:** Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument, sondern ein **strategisches Steuerungs- und Gesundheitsthema**. Die Rechtslage macht die **Arbeitszeit** zur Pflicht ([C-55/18 EuGH](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf); [1 ABR 22/21 BAG](https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/); [BMAS-FAQ](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html); [§ 26 AZG](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)). Die **Leistungszeit** macht Wertschöpfung sichtbar. Beides zusammen (technisch integriert, aber inhaltlich klar getrennt) liefert das zuverlässige Gesamtbild, das Management, HR, Controlling und Teams für fundierte Entscheidungen brauchen. ## Quellen & weiterführende Links **Verwandte Beiträge:** * [Warum Projektzeiterfassung mehr leistet als eine Stechuhr](/de/blog/stechuhr-vs-projektzeiterfassung/) — praktischer Vergleich zwischen reiner Anwesenheitserfassung und projektorientierter Zeiterfassung * [Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung](/de/blog/vertrauensarbeitszeit-zeiterfassung-widerspruch/) — warum auch flexible Arbeitsmodelle eine rechtssichere Dokumentation erfordern * [Die drei größten Risiken ohne Zeiterfassung](/de/blog/drei-groesste-gefahren-ohne-zeiterfassung/) — datengestützte Analyse von Überlast, Entgrenzung und Flexibilitätsverlust bei fehlender Zeiterfassung **Quellen:** * EuGH, C-55/18: Pflicht zu einem *objektiven, verlässlichen und zugänglichen* System der täglichen Arbeitszeiterfassung ([Curia, Pressemitteilung PDF](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)) * Bundesarbeitsgericht, 1 ABR 22/21: Einführungspflicht, Einordnung des Initiativrechts ([BAG-Pressemitteilung](https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/)) * BMAS: **FAQ Arbeitszeiterfassung**: Umfang, Form, Verantwortlichkeit ([BMAS FAQ](https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html)) * Österreich: **§ 26 AZG**: Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht ([RIS Gesetzestext](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)) * BAuA: **Arbeitszeiterfassung**: Befunde der Arbeitszeitbefragung 2023 (Bericht kompakt) ([BAuA Themenseite](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Bericht-kompakt/Arbeitszeiterfassung)) * Bitkom (06/2025): **Drei Viertel** der Unternehmen mit Arbeitszeiterfassung ([Presseinfo](https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Arbeitszeiterfassung-Unternehmen)) * Hans-Böckler-Stiftung: **Weit verbreitet, aber teils ohne System** ([Analyse & Einordnung](https://www.boeckler.de/de/boeckler-impuls-weit-verbreitet-aber-teils-ohne-system-68533.htm)) * Kleinbetriebe ohne Erfassung: **60 % < 50 MA** (historische Umfrage) ([Telematik-Markt](https://telematik-markt.de/telematik/umfrage-deutsche-betriebe-arbeiten-h%C3%A4ufig-noch-ohne-zeiterfassung)) * Praxis: **Nicht verrechenbare Zeiten**: Hebel für Marge & Steuerbarkeit ([Time Cockpit Blog](https://www.timecockpit.com/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/)) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Aufwand und Kosten in agilen Projekten > Im Geschäftsleben wollen Manager normalerweise vorab wissen, wie lange ein Projekt dauern wird und was es kosten wird. Im Grunde müssen wir dafür die Zukunft vorhersagen. Als Menschen mögen wir es, wenn unsere Umgebung vorhersagbar erscheint. Wir fühlen uns dadurch sicher. Aber wie schon John Lennon sagte: das Leben ist das was passiert, während man damit beschäftigt ist, andere Pläne zu schmieden. Wenn wir für ein Projekt eine detaillierte Aufwandschätzung machen, wollen wir die exakten Anforderungen und Parameter wissen. Typischerweise haben wir diese aber nicht. Stakeholdern können ihre Meinung ändern, wir bekommen unvollständige und inkonsistente Spezifikationen, Teammitglieder verlassen das Projekt, die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ändern sich, es gibt unvorhergesehene Probleme und vieles mehr. Oct 19, 2024 von Rainer Stropek ![Aufwand und Kosten in agilen Projekten](/_astro/health-check.DAbz9p5k_ZF0yGq.webp) ## Die Zukunft ist nicht vorhersagbar Im Geschäftsleben wollen Manager normalerweise vorab wissen, wie lange ein Projekt dauern wird und was es kosten wird. Im Grunde müssen wir dafür die Zukunft vorhersagen. Als Menschen mögen wir es, wenn unsere Umgebung vorhersagbar erscheint. Wir fühlen uns dadurch sicher. Aber wie schon John Lennon sagte: das Leben ist das was passiert, während man damit beschäftigt ist, andere Pläne zu schmieden. Wenn wir für ein Projekt eine detaillierte Aufwandschätzung machen, wollen wir die exakten Anforderungen und Parameter wissen. Typischerweise haben wir diese aber nicht. Stakeholdern können ihre Meinung ändern, wir bekommen unvollständige und inkonsistente Spezifikationen, Teammitglieder verlassen das Projekt, die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ändern sich, es gibt unvorhergesehene Probleme und vieles mehr. ## Agiles Management [Agiles Management](https://en.wikipedia.org/wiki/Agile_management) ist eine Strategie für komplexe Projekte mit sich ändernden Anforderungen. Große Vorabinvestitionen werden vermieden, stattdessen wird ein iterativer, inkrementeller Ansatz gewählt. Bekannte Frameworks für agiles Management sind Scrum und Kanban. Wir haben für time cockpit mit Scrum gestartet, sind später aber auf Kanban umgestiegen, da es besser zu unserer Arbeitsweise gepasst hat. Wollen Sie wissen, warum wir von Scrum auf Kanban umgestiegen sind? Lesen Sie dazu unseren Artikel Warum wir für time cockpit nicht Scrum verwenden ## Iterativ = nicht planbar? Stakeholder haben oft ihre Probleme mit den agilen Ansatz da er chaotisch und risikoreich wirkt. Sie wissen nicht genau was sie bekommen und wann das Projekt fertig wird. Stakeholder bevorzugen daher oft das Wasserfall Modell, da es Berechenbarkeit verspricht. Agile Projekte dagegen scheinen nicht plan- und managebar. Wenn Sie sich aber die unzähligen Faktoren ansehen, von denen große Projekte abhängen, dann wissen Sie, dass die Vorhersagbarkeit von Wasserfall-Projekten Sie in falscher Sicherheit wiegt. Agile Methoden haben dagegen Mechanismen, um auf Änderungen zu reagieren. Agil muss nicht gleich Chaos und Blindflug bedeuten. Für time cockpit haben wir einige Best Practices zum Umgang mit agilen Projekten entwickelt. In diese Artikel fasse ich die wichtigsten Aspekte für Sie zusammen. Mehr Infos, wie wir für unsere Stakeholder Projektreporting abwickeln, finden Sie in unserem Artikel Projekt Reporting in agilen Projekten. ## Starten Sie mit den Extremfällen Wenn wir Aufwand und Kosten für ein neues Projekt planen, starten wir damit, über die Extremfälle nachzudenken. Wir wollen einen soliden Launch Status Check, versuchen aber den Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Hier sind die Fragen, die wir uns und unseren Stakeholdern stellen: ### Zeit Welche harten Deadlines gibt es? Beispiel: bei einer Messe soll eine erste Version eines neuen Produkts vorgestellt werden, Präsentationstermine bei Venture Capitalists, … Wenn man Kunden nach Deadlines fragt bekommt man oft die Antwort “kommt darauf an” oder “wir sind flexible”. Meine Strategie für solche Situationen ist es, mit total schwachsinnigen Annahmen zu antworten. “Dann ist es in Ordnung, wenn das Projekt fünf Jahre dauert.” Ersetzen Sie “fünf” mit einer Zahl, die für Ihr Projekt lächerlich ist. Natürlich wird der Kunde protestieren. “Dann gibt es also doch eine Deadline, oder?” Das bringt die Diskussion vorwärts. ### Features Was sind die absolut minimalen Features, die wir für diese Deadline brauchen? Finden Sie mehr dazu unter Minimum Viable Product aka MVP. Fragen Sie Stakeholder nicht nach detaillierten Spezifikationen. Ein kurzer, gut durchdachter Überblick ist oft mehr Wert als hunderte Seiten von Details, die sich während des Projekts ändern werden. Es ist wichtig die minimalen Features zu kennen, von denen nichts mehr weggelassen werden kann. Fragen Sie Dinge wie: “Das Projekt macht also keinen Sinn mehr, wenn wir Feature X nicht liefern können?” Wenn Stakeholder zögern, den Funktionsumfang vorerst zu reduzieren, machen Sie ihnen klar, dass der Scope des Projektes erweitert werden kann, sobald klar ist, dass das Projekt den Zeit- und Budgetplan einhalten kann. ### Budget Was ist das maximale Budget an Ressourcen, das wir haben? Beispiele: Budget, Anzahl Teammitglieder, Anzahl Spezialisten für spezielle technische Bereiche, … Dieser Punkt ist schwierig, weil er Vertrauen zwischen den Stakeholdern und dem Projektteam voraussetzt. Betonen Sie, dass eine offene Kommunikation wichtig für den Erfolg eines Projekts ist. Stakeholder wollen oft das maximale Budget geheim halten. Das ist in Ordnung. Wenn es aber darum geht, die Aufwandschätzung abzusegnen (siehe nächster Punkt), muss zumindest offengelegt werden, ob die Schätzung innerhalb des zur Verfügung stehenden Budgets liegt. Wenn Stakeholder in ihren Aussagen zum Budget wage bleiben, nutzen Sie die oben genannte Strategie: provozieren Sie mit überzogenen Forderungen. “Wenn Geld nicht der Engpass ist, ist es dann in Ordnung, wenn wir ein Dutzend neuer Entwickler anstellen und zwei Millionen Euro verbrachen werden?” ### Schätzung Wie viele Resources und welche Durchlaufzeit werden wir für das Minimum Viable Product brauchen? Arbeiten Sie nicht mit Punktschätzungen sondern verwenden Sie stattdessen Intervalle! Die Schätzung besteht aus einer Unter- und einer Obergrenze: * **Untergrenze:** Wie viele Ressourcen und welche Durchlaufzeit brauchen Sie mindestens für das MVP? Das ist die Zeit die Sie brauchen, wenn wirklich alles perfekt läuft. * **Obergrenze:** Wie viele Ressourcen und welche Durchlaufzeit brauchen Sie um sehr sicher zu sein, dass Sie das MVP liefern können? Natürlich teilen wir große Projekte in kleinere Arbeitspakete auf. Wir versuchen uns nicht in zu vielen Details zu verlieren. Die Anzahl der Arbeitspakete hängt von der Größe der Projekte ab. Große Projekte (in unserem Fall zwischen 100 und 150 Personentagen) haben typischerweise 10 bis 15 Arbeitspakete. Eine detaillierter Planung erfolgt dann erst während des Projekts (z.B. bei der Sprint Planung in Scrum). ### Status Check Abhängig von den Antworten auf die diese Fragen diskutieren wir, ob es Sinn macht das Projekt zu starten. Hier sind einige Bespiele für Dinge die passieren können: * Wir bitten den Stakeholder das **Projekt zu überdenken** (z.B. Funktionsumfang reduzieren, Deadlines verschieben, …), wenn … * … die minimale Durchlaufzeit zeigt, dass wir die Deadlines nicht einhalten können * … die minimal benötigen Ressourcen bereits das Budgetlimit überschreiten * Wir fragen den Stakeholder ob er bereit ist das **Risiko zu übernehmen**, wenn … * … die minimale Durchlaufzeit in Ordnung wäre, wir mit der maximalen Durchlaufzeit aber die Deadlines nicht einhalten können * … die minimalen Ressourcen abgedeckt sind, die maximalen Ressourcen aber das Budgetlimit überschreiten * Wir geben dem Stakeholder **grünes Licht**, wenn … * … selbst die maximalen Ressourcen und die maximale Durchlaufzeit das Budget und Deadlines nicht gefährden. In großen, komplexen Projekten führen wir solche Status Checks mehrmals durch. Wir wiederholen sie vor dem Start von neuen, großen Modulen. Wir überprüfen damit die Machbarkeit von großen Features. Es hilft uns den Scope von neuen Releases zu überdenken. ## Tracking Heartbeat definieren Wenn wir entscheiden ein Projekt zu starten, definieren wir einen Aufwands- und Kosten-**Tracking Heartbeat**. In Scrum entspricht dieser Rhythmus der Sprintlänge. Wir finden, es ist wichtig ein regelmäßiges Intervall für die Überwachung von Aufwand und Kosten zu etablieren. Das bringt Stabilität und Planbarkeit in agile Projekte. In unseren Kundenprojekten variiert der Tracking Heartbeat zwischen einer Woche und einem Monat (unser Verrechnungsintervall) abhängig von der Projektphase, der Projektgesundheit und den Kundenwünschen. ## Regelmäßiger Health Check ### KPIs Zu jedem Tracking Heartbeat erheben wir folgenden KPIs: * Vergangene Zeit in % (z.B. sechs Wochen sind bereits vergangen, zehn Wochen haben wir noch bis zur Deadline, das ergibt 37.5%) * Pro Arbeitspaket ermitteln wir: * Minimum und Maximum Schätzung * Fertigstellungsgrad in % * (geschätzt von mehreren Teammitgliedern und Stakeholdern, mehr dazu unter [Scrum Planning Poker](https://en.wikipedia.org/wiki/Planning_poker)) * Erwarteter Projektfortschritt = Aufwandschätzung \* Fertigstellungsgrad * Effektiver Projektfortschritt ### Health Check Basierend auf den ermittelten KPIs, machen wir einen Gesundheitscheck des Projekts. Wir überprüfen … * … ob unser [gewichteter Durchschnitt](https://en.wikipedia.org/wiki/Weighted_arithmetic_mean) des Fertigstellungsgrades nicht hinter die bereits vergangene Projektzeit zurückfällt. Wenn doch, besteht das Risiko nicht mehr zur Deadline fertig zu werden. * … ob unser effektiver Aufwand innerhalb der geschätzten Unter- und Obergrenzen liegt. Wenn nicht besteht die Gefahr, dass wir das Projektbudget überschreiten. Diese harten Fakten ergänzen wir noch mit einer kurzen Beschreibung der wichtigsten Risiken, die im Moment im Raum stehen. ### Stakeholder: Anpassungen vornehmen, wenn notwendig Der regelmäßige Health Check hilft den Stakeholdern das Projekt zu adaptieren, wann immer es nötig wird. In Projektmeetings verwende ich oft das mentale Bild eines echten Herzes. Ist das Herz unseres Projekts gesund, oder haben wir einen kranken Patienten? Hier sind einige Beispiele: * wir sind schneller und effizienter als wir dachten * der Projekt-Scope kann erweitert werden (wir können mehr als das MVP liefern) oder * Ressourcen können zu einem anderen Projekt verschoben werden oder * die Fertigstellung erfolgt früher als geplant * wir kommen wegen Ressourcenmangels langsamer voran als geplant * Projekt stoppen oder * blockierende Faktoren entfernen oder * mehr Ressourcen beschaffen oder * Projekt-Scope verkleinern oder * Deadlines verschieben * der Fortschritt ist in Ordnung aber wir verbrauchen zu viele Ressourcen * Projekt stoppen oder * Budget aufstocken oder * effizienter werden * der Fortschritt ist wie erwartet und der Aufwand liegt innerhalb der geschätzten Grenzen * weitermachen wie bisher oder * Team coachen um noch effizienter zu werden ## Wir prognostizieren nichts, wir überwachen die Entwicklung Wir versuchen nicht, die Zukunft vorherzusagen. Das ist nicht möglich und daher eine Zeitverschwendung. Stattdessen versuchen wir mit minimalen Ressourcen abzuschätzen, ob ein Projekt mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen bis zu einer bestimmten Deadline abgewickelt werden kann. Während des Projekts behalten wir den Fortschritt im Auge und kommunizieren offen und ehrlich mit den Stakeholdern. Das stärkt das Vertrauen zwischen allen involvierten Parteien. Alles in Allem versuchen wir den administrativen Aufwand zu reduzieren und [Micromanagement](https://en.wikipedia.org/wiki/Micromanagement) und Big Design Upfront zu vermeiden. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Erfolgreich Zeiterfassungssystem einführen: Checkliste 2025 > Projektzeiterfassung neu starten? Unsere Checkliste 2025 zeigt, wie Sie Stammdaten, Abwesenheiten und Schnittstellen sauber vorbereiten. Aug 25, 2025 von Alexander Huber ![Erfolgreich Zeiterfassungssystem einführen: Checkliste 2025](/_astro/timetracking-checklist-2025.CeEP-nlI_11uF0L.webp) Die Einführung eines neuen [Zeiterfassungssystems](/de/projektzeiterfassung/) ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen – gerade in Zeiten, in denen Transparenz, Controlling und rechtliche Vorgaben immer wichtiger werden. Warum eine professionelle Zeiterfassung notwendig ist, haben wir im Beitrag zur [**Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich**](https://www.timecockpit.com/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) **zusammengefasst. Ebenso entscheidend: Nur wenn die Mitarbeiter die Zeiterfassung als hilfreich und fair wahrnehmen**, wird sie konsequent genutzt – mehr dazu im Artikel [**Mitarbeiter zur Zeiterfassung motivieren**](https://www.timecockpit.com/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/)**.** Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems ist kein Routineprojekt – vor allem nicht für wachsende Dienstleistungsunternehmen. Aus unserer Erfahrung mit zahlreichen Einführungsprojekten bei Time Cockpit wissen wir: Je strukturierter und durchdachter der Start, desto reibungsloser der operative Betrieb. Mit dieser Checkliste geben wir Ihnen ein praxiserprobtes Gerüst an die Hand, das wir auch in unseren Time Cockpit-Einführungsprojekten nutzen. Sie hilft Ihnen, Ihr neues Zeiterfassungssystem 2025 effizient, transparent und zukunftssicher zu implementieren. ## Warum eine strukturierte Einführung entscheidend ist Ein Zeiterfassungssystem betrifft nicht nur die IT oder das Controlling. Es greift tief in den Alltag aller Mitarbeitenden ein. Gleichzeitig müssen rechtliche Vorgaben, Projektanforderungen und betriebliche Prozesse in Einklang gebracht werden. Eine gute Vorbereitung entscheidet darüber, ob die Akzeptanz hoch ist oder das Projekt zum zähen Dauerbrenner wird. ## Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Einführung ### 1. Nutzungsszenarien definieren Nicht jedes Unternehmen nutzt Zeiterfassung gleich. Manche konzentrieren sich ausschließlich auf Projektzeiten, andere möchten zusätzlich Anwesenheitszeiten abbilden. Klären Sie früh, welches Nutzungsszenario für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und wie Sie alle Mitarbeitergruppen einbinden. * Projektzeiterfassung vs. Anwesenheitszeiterfassung: Sollen beide Aspekte abgedeckt werden? * Klären, welches Nutzungsszenario sinnvoll ist * Kommunikationsleitfaden: Wann und wie werden Zeiten und/oder Abwesenheiten gebucht? ### 2. Generelle Vorbereitung Bevor Sie in die Details der Konfiguration einsteigen, sollten die grundsätzlichen Rahmenbedingungen geklärt sein. Dazu gehört vor allem der passende Zeitpunkt für den Rollout und die interne Kommunikation, um alle Mitarbeiter mitzunehmen. Ein klarer Startpunkt und saubere Abstimmungen schaffen die Basis für eine erfolgreiche Einführung. * Realistischen Rollout-Termin festlegen (z. B. nicht direkt nach dem Jahreswechsel wegen offener Resturlaube) * Interne Kommunikation starten: Warum wird gewechselt? Was bringt das neue System verschiedenen Rollen (Mitarbeiter, Projektleiter, Controlling, Management)? ### 3. Projektzeiterfassung konfigurieren Die Projektzeiterfassung ist oft der Kern eines Zeiterfassungssystems. Sie entscheidet darüber, ob Zeiten nachvollziehbar und korrekt Projekten, Tätigkeiten oder Kunden zugeordnet werden. Eine saubere Datenbasis und klare Regeln für die Stammdatenpflege sind entscheidend, um Transparenz und zuverlässige Auswertungen sicherzustellen. #### Stammdatenverwaltung * Führendes System festlegen: Time Cockpit, ERP, CRM? * Pflegevarianten: manuell, per Excel-Import, automatisiert per IronPython-Skripte * Bei externer Stammdatenpflege: [Schnittstellen einplanen](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/) * Verantwortlichkeiten definieren #### Buchungsgranularität * Erfassung nur auf Projektebene oder detailliert auf Tätigkeitsebene? * Mögliche Erweiterung: z. B. Kostenstellen bei interner Leistungsverrechnung #### Stundensätze und Budgets * Festlegen der Stundensätze nach Kunden, Projekten oder Tätigkeiten * Klärung: Welche Leistungen sind (nicht) verrechenbar, welche intern? ### 4. Arbeitszeiterfassung vorbereiten Neben Projekten ist auch die reine Arbeitszeitverwaltung ein kritischer Faktor. Sie umfasst Anwesenheiten, Abwesenheiten, Urlaubsansprüche und gesetzliche Vorgaben. Je besser diese Grunddaten gepflegt sind, desto reibungsloser funktioniert die Zeiterfassung im Alltag. * Zugriffsverwaltung: Welche Mitarbeiter erhalten Zugriff? Rollenkonzept für interne/externe Ressourcen * Arbeitszeitmodelle definieren (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Stunden pro Tag etc.) * Überstunden- und Zeitausgleichsregelung: Stichtagsbezogene Berechnung sicherstellen * Urlaubsansprüche: Wöchentlich erfassen, Umrechnung von Tagen beachten * Entstehung von Urlaubsansprüchen: Eintrittsdatum, Kalender- oder Geschäftsjahr? Dinge wir Urlaubsrückstellungen im Hinterkopf behalten. * Feiertagskalender nach Region pflegen * Abwesenheiten: Prozesse für Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand, Sonderurlaub definieren, inkl. Genehmigungen * Arbeitszeitregeln: Standardprüfungen aktivieren, ggf. zusätzliche Regeln (z. B. für Lehrlinge) * Passiver Buchungsschluss festlegen: Bis wann muss gebucht sein? ### 5. Activity Tracker optional nutzen Der [Activity Tracker](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) unterstützt Mitarbeiter bei der genauen Zeiterfassung, indem er automatisch Aktivitäten im Hintergrund dokumentiert. Richtig kommuniziert, ist er eine Arbeitserleichterung und kein Kontrollinstrument. Entscheiden Sie, ob und wie Sie diese Funktion im Unternehmen einsetzen möchten. * Entscheidung: Soll der Activity Tracker genutzt werden? * Kommunikation: Kein Überwachungsinstrument, sondern Erleichterung * Installation optional gestalten ### 6. Projektabrechnung vorbereiten Wenn Projekte verrechnet werden sollen, ist die Abrechnung ein wesentlicher Bestandteil. Klären Sie früh, ob dies direkt in Time Cockpit passieren soll oder über ein anderes System. Die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ist ein zentraler Erfolgsfaktor. * Abrechnung in Time Cockpit oder in externem System? * Welche Daten müssen übertragen werden (z. B. verrechenbare Stunden)? * Corporate Design für Rechnungen möglich? * Voraussetzung: Company-Struktur in Time Cockpit ### 7. Anpassungen und Erweiterungen Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, die oft über den Standard hinausgehen. Prüfen Sie deshalb, welche Anpassungen an Datenmodell, Workflows oder Dashboards nötig sind, um die Arbeit optimal zu unterstützen. * Benötigen Sie zusätzliche Felder, Entitäten oder Workflows? * Welche KPIs und Reports sind erforderlich? * Individuelle Dashboards? Natürlich unterstützt Sie das Team von Time Cockpit bei jedem Schritt. Mehr dazu unter [Der Unterschied](/de/der-unterschied/). ### 8. Integrationen frühzeitig mitdenken Ein Zeiterfassungssystem steht selten allein, sondern ist Teil einer IT-Landschaft. Denken Sie daher früh über [Integrationen](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) nach, damit Prozesse reibungslos ineinandergreifen – von Single Sign-On bis zur Anbindung externer Systeme wie Jira, Business Central oder Personio. * Single Sign-On via Microsoft Entra (Azure AD)? * Automatische Benutzerprovisionierung nötig? * Schnittstellen zu: * Jira / Azure DevOps (Entwicklung) * Business Central (Finanzen) * Zendesk/Freshdesk (Support) * Personio (HR-Daten) ### 9. Berechtigungen & Rollen modellieren Ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder nur die Informationen sieht, die er benötigt. So wird Sicherheit gewährleistet und Benutzeroberflächen bleiben übersichtlich. Prüfen Sie früh, welche Rollen Sie benötigen. * Wer sieht/bearbeitet was? * Standardrollen: AccountAdmin, CustomizationAdmin, BaseDataAdmin etc. * Module gezielt aktivieren/deaktivieren * Oberflächen aufgeräumen: unnötige Felder entfernen ### 10. Datenmigration professionell planen Bei der Einführung einer professionellen Zeiterfassung ist die Datenmigration einer der kritischsten Punkte. Nur wenn alle relevanten Informationen vollständig übertragen werden, können Mitarbeiter nahtlos weitermachen. Planen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen für diesen Schritt ein. Nur in den wenigsten Fällen starten Unternehmen “auf der grünen Wiese”. * Welche Daten werden übernommen? * Benutzer & Abteilungen * Kunden, Projekte, Tätigkeiten * Zeitmodelle, Abwesenheiten, Urlaubsansprüche * Historische Zeitbuchungen * Zeit für Testläufe und Validierung einplanen * Gelegenheit nutzen und Datenbasis bereinigen ## Fazit Die Einführung einer Zeiterfassung ist ein unternehmensweites Projekt – nicht nur ein IT-Thema. Wer frühzeitig klare Regeln, gut gepflegte Daten und ein Verständnis für die Nutzerbedürfnisse schafft, wird mit hoher Akzeptanz, besseren Auswertungen und mehr Effizienz belohnt. Diese Checkliste soll Ihnen als praktischer Leitfaden dienen – angepasst aus vielen realen Projekten mit Time Cockpit. *Sie planen die Einführung von Time Cockpit oder wollen Ihr aktuelles Setup optimieren? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne.* ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Der Business Value von Zeiterfassung > Zeiterfassung hat einen schlechten Ruf. Niemand mag es, genau zu dokumentieren, wie man seine Arbeitszeit verbringt. Entwickler wollen lieber programmieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben wie dem Ausfüllen ihrer Stundenzettel herumzuschlagen. Meiner Meinung nach ist diese Einstellung falsch. Zugegeben, wir entwickeln Software für die Zeiterfassung, daher liegt mir das Thema natürlich am Herzen. Unabhängig davon glaube ich wirklich, dass eine gute Praxis der Zeiterfassung ein großes Problem für viele Entwickler lösen kann: Sie kann helfen, ungeliebte technische Schulden loszuwerden. Mar 30, 2017 von Rainer Stropek ![Der Business Value von Zeiterfassung](/_astro/business-value-timetracking.CbWsVwBV_ZYrSUk.webp) Die Zeiterfassung hat einen schlechten Ruf. Niemand möchte genau rechenschaftspflichtig sein, wie sie ihre Arbeitszeit verbringt. Entwickler möchten programmieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben wie dem Ausfüllen ihres Stundenzettels herumzuschlagen. Meiner Meinung nach ist diese Einstellung falsch. Zugegeben, wir entwickeln Software für die Zeiterfassung, daher liegt das Thema mir natürlich am Herzen. Unabhängig davon glaube ich wirklich, dass eine gute Zeiterfassungspraxis ein großes Problem für viele Entwickler lösen kann: Sie kann helfen, ungeliebte technische Schulden loszuwerden. ## Funktionen vs. Refactoring Neben meiner Arbeit an time cockpit helfe ich oft Teams in Softwareunternehmen dabei, bessere Produkte zu entwickeln. Viele dieser Projekte beginnen mit einer Phase der Code- oder Architekturüberprüfung. Stakeholder beauftragen mich, den aktuellen Stand eines Projekts zu überprüfen und Feedback zu geben. Hinweis: Vor einigen Wochen habe ich auf einer Entwicklerkonferenz einen Vortrag über C#-Codeüberprüfungen gehalten. Falls Sie interessiert sind, hier ist die Präsentationsfolien: Während der Überprüfungsprojekte diskutiere ich oft mit Mitgliedern von Entwicklungsteams über die Gründe für technische Schulden. Im Detail variieren die Argumente von Unternehmen zu Unternehmen, aber es gibt einen gemeinsamen Nenner: Entwickler beschweren sich, weil ihre Manager nicht verstehen, dass Software kontinuierliche Modernisierung benötigt. Sie beschreiben, dass sie gezwungen sind, jeden Tag neue Funktionen hinzuzufügen, aber keine Zeit bekommen, um zu refaktorisieren oder notwendige Architekturänderungen zu implementieren. Sie sagen, dass Manager das Problem nicht verstehen würden, schließlich seien sie keine Entwickler. ## Geschäftsfälle statt technischer Belanglosigkeiten Entwickler haben mit dieser Diagnose oft recht. Manager, deren Aufgabe es ist, Budgets, Verkauf, Personal usw. im Auge zu behalten, verstehen nicht, worüber wir sprechen, wenn wir Entwickler darüber reden, wie wichtig es wäre, z. B. eine professionelle Abhängigkeitsinjektion zu einem Softwareprodukt hinzuzufügen, das aus ihrer Sicht nicht defekt ist. Das überrascht nicht, oder? Als Entwickler müssen wir lernen, in geschäftlichen Begriffen zu argumentieren. Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein bestimmtes Modul in Ihrer Software refaktorisieren. Präsentieren Sie diese Idee nicht voreilig Ihren Managern. Fragen Sie sich zunächst: * Kann ich nachweisen, dass die aktuelle Situation wirklich ein Problem ist? Idealerweise haben Sie messbare Beweise. * Kann ich das Problem und die geplante Refaktorisierung so beschreiben, dass auch jemand ohne Doktortitel in Informatik meinen Standpunkt versteht? Bereiten Sie eine Präsentation mit Visualisierungen vor und testen Sie sie mit Personen, die nicht so tief in der Technologie stecken wie Sie. * Habe ich eine solide Schätzung bezüglich des Aufwands für die Refaktorisierung? Bin ich überzeugt, dass meine Schätzung einer kritischen Befragung meiner Manager standhalten wird? * Habe ich plausible Argumente dafür, was nach der Refaktorisierung besser sein wird? Idealerweise basieren Ihre Argumente auf verständlichen Zahlen und Schätzungen. * Kann ich meine Vorschläge mit den strategischen Plänen meines Unternehmens verknüpfen (z. B. verbessert die Refaktorisierung die Skalierbarkeit, die für die aggressive Wachstumsstrategie meines Unternehmens notwendig ist)? Wenn das Denken in solchen geschäftlichen Begriffen für Sie neu ist, holen Sie sich Hilfe. Vielleicht haben Sie einen Scrum Master, der Erfahrung in der Erstellung und Präsentation von Geschäftsfällen für technologisch komplexe Themen hat. Sie könnten sogar den Manager, dem Sie Ihre Idee präsentieren möchten, um Hilfe bitten. Sagen Sie ihr, dass sie Sie durch den Evaluierungsprozess für Ihre Idee führen soll, damit Sie wissen, wie Sie sich in Zukunft in ähnlichen Fällen vorbereiten sollen. ## Fakten, keine Bauchgefühle Wie hängt das mit der Zeiterfassung zusammen, fragen Sie? Geschäftsfälle basieren weitgehend auf Fakten. Ein Vorschlag für eine technische Änderung, der ausschließlich auf Attributen wie “sauberer”, “einfacher zu warten”, “modern”, “elegant” usw. basiert, ist schwach. Er wird stärker, indem Zahlen hinzugefügt werden. Beispiele: * In den letzten drei Monaten haben wir x Stunden für Supportfälle aufgewendet, die direkt mit dieser Schwachstelle unserer Software zusammenhängen. Wir glauben, dass dieser Aufwand durch die von uns vorgeschlagene Refaktorisierung um 75 % reduziert werden könnte. * Ein erfahrener Entwickler, der neu in unserem Team ist, benötigte drei Wochen, bis er aufgrund der unnötigen Komplexität dieses Codeabschnitts erste produktive Änderungen vornehmen konnte. Mit unserem Refaktorisierungsprojekt könnten wir diese Einarbeitungszeit auf wenige Tage verkürzen. * Unser Testteam musste x Wochen damit verbringen, das gesamte Modul erneut zu testen, weil wir keine geeigneten automatisierten Tests dafür haben. * Im letzten Monat hat der Support x Stunden damit verbracht, y Kundenbeschwerden über die Leistung dieser Funktion zu bearbeiten. Unsere Telemetriedaten zeigen, dass die Leistung tatsächlich nicht zufriedenstellend ist. Wir glauben, dass wir dies durch… * Ein Schnell-und-Schmutzig-Prototyp zeigt, dass wir die durchschnittliche CPU-Auslastung auf unseren Cloud-Servern um 25 % senken können, wenn wir die vorgeschlagenen Codeänderungen vornehmen. Damit könnten wir x Server ausschalten und jeden Monat y Euro sparen. Für die Mehrheit aller Softwareunternehmen sind Personalkosten ein wesentlicher Kostenfaktor. Daher ist es entscheidend zu wissen, wie das Entwicklungsteam seine Zeit verbracht hat, wenn es darum geht, Geschäftsfälle zu schreiben. Die Zeiterfassung, die Sie für die Lohnabrechnung durchführen müssen, reicht nicht aus. Sie müssen wissen, wie viel Zeit Sie z. B. für den Kundensupport, den internen Support (z. B. für den technischen Vertrieb), administrative Aufgaben, Prototyping, Tests, Dokumentation, die Entwicklung bestimmter neuer Funktionen usw. aufwenden. Damit ist es nicht getan: * Stellen Sie sicher, dass Sie ein professionelles Support-Ticket-Management-System haben. * Stellen Sie sicher, dass Sie den Aufwand für alle Ihre Aufgaben schätzen. Vergleichen Sie den tatsächlichen Aufwand mit den Schätzungen und führen Sie eine Ursachenanalyse durch, wenn Sie das Zeitbudget wesentlich überschreiten. * Beschaffen Sie sich eine integrierte ALM (Application Lifecycle Management)-Toolkette. * Beschaffen Sie sich ein professionelles BI-Tool, mit dem Sie in die Zahlen eintauchen können. Ihre Entwicklungsprozesse benötigen Telemetrie genauso wie Ihre Server oder Softwarekomponenten. Diese Telemetriedaten bilden die Grundlage für überzeugende Geschäftsfälle. ## Aufbau von Vertrauen durch Präsentation von Ergebnissen Vergessen Sie schließlich nicht, Ergebnisse zu präsentieren, sobald Sie Ihre Modernisierungsprojekte abgeschlossen haben. Sind Ihre Vorhersagen eingetreten? Haben Sie sogar die Erwartungen übertroffen? Auch hier ist es wichtig, die Zahlen zu haben, die beweisen, dass Ihr Konzept richtig war. Regelmäßige Präsentationen messbarer Ergebnisse bauen Vertrauen auf. Wenn Sie das tun, wird es einfacher, Ressourcen für von Ihnen vorgeschlagene technische Verbesserungen zu erhalten. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Die drei größten Gefahren ohne Zeiterfassung > Warum fehlende Zeiterfassung zu Überlastung, Ungerechtigkeit und Rechtsrisiken führt und wie flexible Erfassung Vertrauen und Compliance verbindet. Dec 11, 2025 von Alexander Huber ![Die drei größten Gefahren ohne Zeiterfassung](/_astro/three-biggest-risks-without-time-tracking.de.CvU4e5NS_ZWhfWo.webp) Viele Unternehmen verzichten aus Überzeugung auf Zeiterfassung. Sie wollen Vertrauen signalisieren, Selbstorganisation fördern und vermeiden, dass Arbeit in Minuten und Stunden zerlegt wird. Diese Haltung ist verständlich, aber sie basiert oft auf Annahmen, nicht auf Fakten. Die *BAuA-Arbeitszeitbefragung 2019*, eine der umfassendsten Studien zum Arbeitszeitverhalten in Deutschland, zeigt ein anderes Bild: Wo Arbeitszeit nicht erfasst wird, entstehen **mehr Belastung, mehr Unklarheit und weniger Flexibilität**. (Quelle: [BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1)) *Der folgende Artikel beleuchtet die **drei größten Gefahren**, die für Unternehmen aus fehlender Arbeitszeiterfassung entstehen. Dabei geht es nicht um Bürokratie oder Kontrolle, sondern um die Frage, wie Organisationen nachhaltig arbeiten können und wie Zeiterfassung zu einem Werkzeug wird, das Freiraum schafft statt ihn zu nehmen.* *** ## **1. Unsichtbare Überlastung: Wenn Arbeit unbemerkt aus dem Ruder läuft** Von allen Risiken ist dieses das gefährlichste denn es entsteht still. Die BAuA-Daten zeigen, dass Beschäftigte ohne Zeiterfassung **häufiger sehr lange Wochenarbeitszeiten**, **verkürzte Ruhezeiten** und **mehr unbezahlte Mehrarbeit** aufweisen. *([BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1), Grafik zur zeitlichen Entgrenzung, S. 12)* Warum genau entsteht diese Überlast dort, wo Arbeitszeit nicht erfasst wird? Weil niemand sieht, wie viel tatsächlich gearbeitet wird – nicht die Mitarbeitenden selbst und erst recht nicht ihre Führungskräfte. In vielen Teams ist die Wahrnehmung der eigenen Arbeitszeit verzerrt: Man überschätzt oder unterschätzt, arbeitet viel in Randzeiten oder trägt zusätzliche Aufgaben mit, ohne dass das Gesamtbild sichtbar wird. Zeiterfassung liefert keine Kontrolle, sondern eine **objektive Perspektive**. Besonders kritisch ist, dass unsichtbare Überlast langfristig nicht nur zu Erschöpfung führt, sondern die Fähigkeit von Teams schwächt, innovativ, lernfähig und verlässlich zu bleiben. Erschöpfte Menschen treffen schlechtere Entscheidungen, arbeiten reaktiver, verlieren Fokus. Unternehmen spüren das erst dann, wenn es bereits teuer geworden ist, zum Beispiel, wenn Projekte länger dauern, Fehler häufiger auftreten oder Mitarbeitende kündigen. Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht das Problem: Ein Beratungsunternehmen arbeitete jahrelang in reiner Vertrauensarbeitszeit. Als es in Vorbereitung auf eine Skalierung time cockpit einführte, zeigte sich, dass die tatsächliche Arbeitszeit im Team deutlich über den Erwartungen lag. Viele Mitarbeitende arbeiteten **7–10 Stunden pro Woche mehr**, als offiziell angenommen wurde. Über das Jahr ergab das rechnerisch eine zusätzliche Vollzeitstelle. Unbezahlt, ungeplant und unbewusst. Erst die Transparenz führte zu einer Diskussion über Prioritäten, Staffing und die Frage, wie viel Arbeit im Unternehmen eigentlich realistisch ist. ⚠️ Unsichtbare Überlast ist nicht nur ein menschliches Problem. Sie ist ein strategisches Risiko für jede Organisation, die auf Wissen, Kreativität und kontinuierliche Qualität angewiesen ist. Zeiterfassung ermöglicht nicht nur Sichtbarkeit, sondern auch das frühzeitige Erkennen von Mustern und das ist die Grundlage jeder Form von gesundem Wachstum. *** ## **2. Entgrenzung: Wenn Arbeitszeit in die Freizeit hineinwächst** Das zweite große Risiko betrifft die Frage, wie klar oder unklar die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit gezogen wird. Die BAuA-Daten zeigen, dass Beschäftigte ohne Zeiterfassung **häufiger am Wochenende arbeiten**, **häufiger im Privatleben kontaktiert werden** und **häufiger verkürzte Ruhezeiten** haben. *([BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1), siehe Abbildung auf S. 12)* Diese Entgrenzung entsteht selten aus böser Absicht. Sie entwickelt sich vielmehr dort, wo Arbeitszeit nicht bewusst reflektiert wird. Wenn niemand darauf achtet, wie sich Arbeit über den Tag oder die Woche verteilt, schleichen sich Muster ein, die zunächst harmlos erscheinen, aber langfristig erhebliche Folgen haben. Eine Mail am Samstagabend, ein kurzer Blick ins Projekt am Sonntag, ein spontanes Ticket spät am Abend – all das wirkt isoliert unproblematisch, formt aber gemeinsam eine Kultur, in der Freizeit zunehmend zur „Reservezeit“ wird. Besonders ausgeprägt ist diese Dynamik im Homeoffice. Dort, wo Arbeitszeit nicht erfasst wird, entstehen laut BAuA besonders starke Entgrenzungseffekte: Mitarbeitende arbeiten häufiger länger, wechseln häufiger zwischen privaten und beruflichen Tätigkeiten, und es fällt schwerer, Arbeit bewusst zu beenden. *([BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1), BAuA, S. 12)* Ein SaaS-Produktteam, das wir begleiten durften, lieferte ein eindrückliches Beispiel. Dort wurden Releases regelmäßig am Freitag durchgeführt, kleinere Fehlerbehebungen dann oft am Wochenende erledigt. Niemand sah diese Einsätze, niemand dokumentierte sie. Das Team startete zunehmend erschöpft in die Woche. Erst die automatische Zeittransparenz anhand von tatsächlich stattfindenden Aktivitäten machte sichtbar, wie viel Wochenendarbeit sich angesammelt hatte. Heute gibt es rotierende Bereitschaften und klare Ruhezeiten, die das Team schützt. Mehr zur automatischen Erfassung von Aktivitäten finden Sie hier: [Activity Tracking in time cockpit](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/). ⚠️ Entgrenzung ist deshalb so gefährlich, weil sie sich gut anfühlt – zumindest am Anfang. Menschen empfinden Flexibilität, Freiheit, Engagement. Doch auf der Ebene der Organisation entsteht eine Kultur, in der Orientierung fehlt. Zeiterfassung wirkt hier wie ein Spiegel: Sie zeigt, wie Arbeit tatsächlich stattfindet. Nicht, um Kontrolle auszuüben, sondern um klare Grenzen zu ermöglichen, die immer wieder bewusst überschritten oder bewusst eingehalten werden können. *** ## **3. Weniger Flexibilität: das unerwartete Ergebnis fehlender Struktur** Das wahrscheinlich überraschendste Ergebnis der BAuA-Studie betrifft nicht Belastung, sondern Selbstbestimmung. Viele Unternehmen verzichten auf Zeiterfassung, weil sie Flexibilität fördern wollen. Doch die Daten zeigen genau das Gegenteil: Beschäftigte ohne Zeiterfassung haben **weniger Einfluss** auf Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit, auf Pausen, auf freie Stunden und auf freie Tage. *([BAuA 2021](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Fokus/Arbeitszeiterfassung.pdf?__blob=publicationFile\&v=1), S. 13)* Flexibilität entsteht nicht durch Abwesenheit von Struktur. Sie entsteht durch **transparente, sichtbare Rahmenbedingungen**, in denen sich Menschen sicher bewegen können. Wer nicht weiß, ob die eigene Arbeitswoche bereits intensiv war, wird sich schwer tun, spontan freizunehmen. Wer nicht einschätzen kann, wie viel andere leisten, wird sich oft unter Druck fühlen. Und wo niemand erkennt, wann Pausen ausfallen, entstehen ungesunde Routinen. Zeiterfassung wirkt hier wie ein ordnendes Element: nicht im Sinne einer Einschränkung, sondern als Basis für Selbstbestimmung. Mitarbeitende können bewusster entscheiden, wann sie Pausen machen, wann sie früher gehen, wann sie sich erholen. Führungskräfte können realistisch planen. Teams können fairer miteinander umgehen. Ein Softwareteam, das wir begleiteten, zeigte diese Dynamik besonders klar. Dort war jeder theoretisch frei, seine Zeiten flexibel zu gestalten. Praktisch tat es kaum jemand. Die Abwesenheit von Transparenz erzeugte die Angst, es könne „falsch“ wirken, früher zu gehen oder spontan auszusetzen. Erst als Zeiten sichtbar wurden und damit auch Belastungen, Erholungsphasen und individuelle Arbeitsmuster, entstand eine Kultur, in der Flexibilität tatsächlich gelebt wurde. 💡 In diesem Zusammenhang gewinnt die BAuA-Studie eine besondere Bedeutung: Sie zeigt, dass Selbstbestimmtheit nicht entsteht, wenn man Arbeit unsichtbar macht, sondern wenn man sie sichtbar macht und Menschen dadurch befähigt, bewusst mit ihrer Zeit umzugehen. *** ## **Ökonomische Perspektive: Was fehlende Zeiterfassung wirklich kostet** Neben den kulturellen und organisatorischen Risiken hat fehlende Zeiterfassung klare betriebswirtschaftliche Folgen. Besonders Mehrarbeit, Überlast und ineffiziente Personaleinsatzplanung schlagen sich direkt in Kosten nieder. Die folgende Tabelle fasst typische Szenarien zusammen. En Mix aus Erkenntnissen aus time-cockpit-Projekten und typischen Effekten aus der Arbeitsforschung: | **Risiko­kategorie** | **Typische Folgen für Unternehmen** | **Geschätzte wirtschaftliche Auswirkungen** | **Quelle** | | ------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ---------- | | **Fluktuation durch Überlast** | Höhere Kündigungsrate, Wissensverlust, höhere Rekrutierungsaufwände | Gesamtkosten pro Mitarbeiter­wechsel häufig **90–200 %** des Jahresgehalts¹ | ¹ | | **Produktivitätsverlust durch Abwesenheit** | Krankheitsbedingte Ausfälle, reduzierte Leistung vor Ort (Presenteeism) | Produktivitätskosten können mehrere **Tausend Euro pro Mitarbeiter/Jahr** betragen² | ² | | **Fehlerquote durch Erschöpfung** | Qualitätsprobleme, Rework, verlängerte Projektlaufzeiten | Indirekte Kosten schwer quantifizierbar; Studien zeigen signifikante Produktivitätsverluste als Teil gesamtwirtschaftlicher Schäden³ | ³ | | **Fehlende Planbarkeit** | Falsche Staffing-Entscheidungen, Überlast in Teams, Verzögerungen | Projektverzögerungen verursachen direkte Kosten & Opportunitätskosten (variieren je Branche)⁴ | ⁴ | | **Entgrenzung & Burnout-Risiken** | Höhere Belastung, steigender Krankenstand, geringere Leistungsfähigkeit | Gesundheitsbedingte Kosten und Folgekosten können mehrere Prozent des Unternehmensumsatzes ausmachen⁵ | ⁵ | 👉 Diese Zahlen zeigen eine Dimension, die im Alltag oft übersehen wird: Zeit ist einer der wichtigsten Produktionsfaktoren moderner Wissensarbeit. Wo Zeit unsichtbar bleibt, ist wirtschaftlicher Schaden unausweichlich. *** ## **Warum moderne Zeiterfassung nichts mit Stechuhren zu tun hat** Wenn Unternehmen heute Zeiterfassung einführen, geht es nicht darum, Menschen zu überwachen. Moderne Tools wie [time cockpit](/de) sind Instrumente, mit denen Teams Arbeit reflektieren, Belastung sichtbar machen und Flexibilität bewahren können. Sie unterstützen dabei, dass Arbeitszeit **bewusst gestaltet** wird anstatt zufällig zu entstehen. Zeiterfassung in der Gegenwart bedeutet nicht, Leistungen zu messen, sondern **Rahmenbedingungen zu gestalten**: * Wie möchten wir zusammenarbeiten? * Wie schützen wir unsere Mitarbeitenden vor Überlast? * Wie schaffen wir ein Gleichgewicht zwischen Freiheit und Verantwortung? * Wie planen wir Projekte realistisch? Moderne Zeiterfassung liefert die Daten für diese Fragen – nicht als Kontrollinstanz, sondern als Grundlage für Dialog, Entwicklung und Teamgesundheit. Unternehmen, die diesen Schritt gehen, berichten häufig davon, dass die Einführung weniger eine technische, sondern vor allem eine kulturelle Verbesserung war. *** ## **Fazit: Ohne Zeiterfassung fehlt die Grundlage für gesunde, moderne Arbeit** Die BAuA-Daten zeigen es deutlich: Ohne Zeiterfassung entsteht mehr Überlast, mehr Entgrenzung und weniger Flexibilität. Mit anderen Worten: Das, was viele Unternehmen mit Verzicht bezwecken möchten, tritt in der Realität nicht ein. Zeiterfassung ist deshalb nicht das Ende von Freiheit, sondern ihr Anfang. Erst wenn Arbeitszeit sichtbar wird, können Menschen sie bewusst gestalten. Erst wenn Belastung erkannt wird, kann sie reduziert werden. Erst wenn Teams wissen, wie sie arbeiten, können sie besser arbeiten. Rechtliche Hintergründe und praktische Umsetzung in Österreich haben wir im Beitrag [Arbeitszeiterfassung Pflicht in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich) zusammengefasst. 🤔 Moderne Unternehmen brauchen keine Stechuhr. Sie brauchen **Transparenz, Orientierung und Verantwortung** – und Zeiterfassung ist eines der wirkungsvollsten Werkzeuge dafür. ℹ️ Weiterführender Beitrag: Wenn Ihr Team mit Vertrauensarbeitszeit arbeitet und Sie wissen möchten, wie Zeiterfassung und Vertrauensmodell zusammenpassen, lesen Sie: [Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung](/de/blog/vertrauensarbeitszeit-zeiterfassung-widerspruch/). *** ## **Quellenverzeichnis** **¹ Fluktuationskosten:** *Society for Human Resource Management (SHRM).* Die SHRM benennt direkte und indirekte Kosten eines Mitarbeiteraustritts typischerweise im Bereich **50–60 % des Jahresgehalts** für die Rekrutierung und **90–200 %** inklusive Produktivitätsverlust und Wissenstransfer. Quelle: *** **² Produktivitätskosten durch Abwesenheit / Präsenz trotz Krankheit (Presenteeism):** Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass produktivitätsbezogene Kosten durch Abwesenheit und eingeschränkte Leistungsfähigkeit mehrere **Tausend Euro pro Mitarbeiter jährlich** ausmachen können. Quelle: [hhttps://business.kaiserpermanente.org/healthy-employees/health-plan-strategies/absenteeism-costs-what-you-can-do](https://business.kaiserpermanente.org/healthy-employees/health-plan-strategies/absenteeism-costs-what-you-can-do) *** **³ Produktivitätsverluste als Volkswirtschaftlicher Faktor:** Analysen zeigen, dass Fehlzeiten und Leistungsdefizite (u. a. durch Erschöpfung) erhebliche gesamtwirtschaftliche Schäden verursachen – teils bis zu **2,5 % des BIP**. Quelle: *** **⁴ Fehlende Planbarkeit / Staffing-Risiken:** Zahlreiche betriebswirtschaftliche Untersuchungen und Projektmanagement-Studien zeigen, dass unpräzise Kapazitätsplanung zu strukturellen Projektverzögerungen führt, die erhebliche Kosten verursachen. (Die konkreten Schadenshöhen variieren stark und werden meist unternehmensspezifisch berechnet.) Übersichtliche Darstellung u. a. in: Projektmanagement-Literatur (PMI, PRINCE2) und wirtschaftswissenschaftliche Analysen zu Kapazitäts- und Ressourcenfehlern. *** **⁵ Gesundheitskosten durch Belastung / Burnout:** Studien zu Arbeitsplatzstress und Burnout zeigen, dass psychische Belastungen signifikante wirtschaftliche Schäden verursachen. Häufig mehrere Prozent des Umsatzes eines Unternehmens. Überblick z. B. in OECD-Berichten oder arbeitspsychologischer Literatur. Kurzreferenz: [OECD (Mental Health and Work Reports)](https://www.oecd.org/en/publications/mental-health-and-work_22257985.html). ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # 10 typische Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware > Diese 10 typischen Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware kosten Zeit und Akzeptanz, wie Unternehmen sie erfolgreich vermeiden. Nov 11, 2025 von Alexander Huber ![10 typische Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware](/_astro/common-mistakes-introducing-time-tracking-software.de.WtHVmRG8_Z1ArkAE.webp) Wer die Einführung von Zeiterfassungssoftware plant, erwartet oft ein vertrautes Muster: System auswählen, konfigurieren, testen, live gehen. Technisch funktioniert das auch häufig gut. Die eigentliche Herausforderung beginnt aber dort, wo Menschen ihre Routinen anpassen sollen. Zeiterfassung verändert Abläufe, macht Arbeit sichtbar und stellt Fragen an Rollen, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit. Entsprechend emotional kann das Thema werden und genau deshalb scheitern Rollouts nicht an der Technik, sondern an fehlender Einbettung in Zusammenarbeit und Kultur. Damit eine Einführung stabil gelingt, lohnt ein Blick auf die Fehler, die Organisationen immer wieder machen, unabhängig von Branche, Teamgröße oder Tool. Sie zeigen, wo der Prozess ins Stocken geraten kann und wie Unternehmen einen Weg finden, der nicht nur technisch, sondern organisatorisch trägt. *Die hier beschriebenen Punkte basieren auf unseren Erfahrungen aus über 15 Jahren Begleitung von Einführungsprojekten in der Zeiterfassung, quer durch Branchen, Unternehmensgrößen und Systemlandschaften.* ## 1. Ohne klares Zielbild starten Ein Projekt beginnt oft mit der Aussage, man brauche „etwas zur Zeiterfassung“. Doch ohne Zielbild bleibt unklar, wofür Daten genutzt werden sollen. Abrechnung? Kapazität? Projektsteuerung? Unterschiedliche Erwartungen führen zu Diskussionen, wenn das System bereits steht. Erst ein gemeinsames Verständnis schafft Orientierung und hilft, spätere Entscheidungen sauber zu begründen. 🎯 Tipp: Vor dem Start drei Hauptziele definieren und kommunizieren. ## 2. Den Nutzen nicht erklären Viele Menschen verbinden Zeiterfassung instinktiv mit Kontrolle. Wenn Unternehmen nicht erklären, warum ein System eingeführt wird und wie Daten genutzt werden, entsteht Widerstand: leise, aber deutlich spürbar. Gute Kommunikation reduziert diese Unsicherheit erheblich. Sie zeigt, dass Zeiterfassung nicht gegen Teams arbeitet, sondern ihnen Orientierung gibt, wenn Projekte, Prioritäten oder Ressourcen unklar werden. Wie ein strukturiertes Vorgehen beim Einführen eines Systems Überforderung vermeidet, zeigt unsere [Checkliste zur Einführung](/de/blog/neue-zeiterfassung-einfuehren/). ## 3. Zu viele Funktionen gleichzeitig aktivieren Moderne Systeme können viel: Regeln, Workflows, Genehmigungen, automatische Hinweise, detaillierte Kategorien. Der Wunsch, alles sofort zu nutzen, ist verständlich und doch hinderlich. Ein überfrachteter Start führt dazu, dass Teams zu viele neue Abläufe gleichzeitig verarbeiten müssen. Deutlich besser ist ein schrittweises Vorgehen: erst Basis, dann Erweiterung. So entsteht Routine, bevor Komplexität hinzukommt. ⚙️ Tipp: Startumfang bewusst reduzieren und ausbauen, wenn Stabilität da ist. In solchen Fällen kann eine [anpassbare Zeiterfassung](/de/anpassbare-zeiterfassung/) ihre Stärken voll ausspielen – nicht nur, weil sie Zusatzfunktionen flexibel ergänzen lässt, sondern auch, weil man Funktionen, die aktuell nicht gebraucht werden, gezielt deaktivieren oder ausblenden kann. ## 4. Altdaten unreflektiert übernehmen Viele Unternehmen besitzen historische Zeitdaten, doch häufig sind sie lückenhaft oder inkonsistent. Werden solche Daten ungeprüft übernommen, schleppen sich Fehler in das neue System. Das führt zu Rückfragen, irritierten Teams und zweifelhaften Berichten. Eine kurze, gründliche Bereinigung schafft Klarheit und gibt dem neuen System die Chance, mit soliden Daten zu starten. 🧹 Tipp: Vor der Migration prüfen, welche Daten wirklich verlässlich genug sind. Gerade in dieser Phase ist das Thema [Schnittstellen](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) entscheidend: Wie gelangen die [relevanten Altdaten](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/) sauber und effizient ins neue System? ## 5. Teams zu spät einbeziehen Zeiterfassung betrifft fast jede Rolle im Unternehmen. Dennoch werden diejenigen, die später täglich buchen, oft erst dann eingebunden, wenn das System bereits feststeht. Dann fällt auf, dass Abläufe nicht sinnvoll abgebildet sind oder wichtige Fälle fehlen. Wer Teams früh in Workshops oder kleinen Pilotgruppen beteiligt, spart später viele Korrekturschleifen und stärkt gleichzeitig die Akzeptanz für Zeiterfassung. Welche Kommunikations- und Einbindungsmaßnahmen bei Einführungsprojekten funktionieren, verraten wir in diesem [Beitrag zur Mitarbeiter-Motivation](/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/). 👥 Tipp: Ein kleines Beta-Team definieren und frühzeitig testen lassen. ## 6. Unklare Regeln für Buchungen Selbst ein gutes System verliert an Wirkung, wenn niemand weiß, was wie gebucht werden soll. Ab wann beginnt Projektarbeit? Wie werden kurze Abstimmungen erfasst? Was tun mit internen Aufgaben? Ohne klare Regeln entstehen große Unterschiede zwischen Teams. Das wirkt sich direkt auf Auswertungen und Planungen aus. Klare, einfache Vorgaben helfen, diese Unterschiede zu reduzieren. ## 7. Fachbereich und IT nicht ausreichend abstimmen Wenn die Fachseite über Auswertungen spricht und die IT über Authentifizierung oder APIs, reden beide oft aneinander vorbei. Besonders bei der Zeiterfassungssoftware Integration in bestehende Systeme ist Koordination entscheidend. Planung, Datenstrukturen und technische Abhängigkeiten müssen zusammen gedacht werden, damit später keine Lücken entstehen. ***Beispiel:** In einem unserer Kundenprojekte fiel nach dem Go-Live auf, dass ein Team „Projektarbeit“ erst ab der ersten dokumentierten Kundenabstimmung erfasste, während ein anderes Team bereits Vorbereitungszeit wie Recherchen und Konzepterstellung buchte. Das führte zu deutlichen Unterschieden bei den Auswertungen, obwohl beide Teams faktisch ähnlich viel gearbeitet hatten. Erst eine nachträglich eingeführte Buchungsregel („Projektzeit beginnt, sobald gezielt für ein Projekt gearbeitet wird, unabhängig vom Format“) brachte hier Vergleichbarkeit und Klarheit.* ## 8. Schnittstellen zu spät berücksichtigen Viele Prozesse hängen davon ab, dass Daten an der richtigen Stelle ankommen, in ERP-Systemen, CRM-Lösungen oder HR-Prozessen. Wenn die Planung für Schnittstellen Zeiterfassung ERP erst nach dem Go-Live beginnt, müssen Teams Übergangsphasen mit manuellen Schritten überbrücken. Das erzeugt Fehler und Frust. Eine frühzeitige Betrachtung verhindert, dass technische Abhängigkeiten den Rollout später bremsen. 🔗 Tipp: Schnittstellen früh priorisieren und parallel zur Konfiguration planen. Warum das so wichtig ist und welche Stolperfallen lauern, beleuchten wir ausführlich im Beitrag [Projektzeiterfassung optimieren - Schnittstellen nutzen](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/). ## 9. Schulungen als Nebenaufgabe verstehen Viele Menschen buchen nur wenige Minuten am Tag. Gerade deshalb brauchen sie einfache Anleitungen und wiederkehrende Unterstützung. Ein einmaliger Schulungstermin reicht dafür selten aus. Lernmaterial in unterschiedlichen Formaten – wie kurze Clips, Beispiele, kompakte Leitfäden – sorgt dafür, dass Inhalte im Alltag ankommen. ## 10. Nach dem Go-Live nicht nachjustieren Die Phase nach dem Go-Live Zeiterfassung entscheidet über den langfristigen Erfolg. Erst im Alltag zeigt sich, wo Abläufe angepasst werden müssen oder wo Regeln nicht eindeutig waren. Wer diese Signale ignoriert, riskiert, dass Teams das System nur halbherzig nutzen oder eigene Wege finden. Regelmäßige, kurze Reviews helfen, Fragen zu klären und Prozesse zu stabilisieren. 📆 Tipp: Nach 30, 60 und 90 Tagen kurze Rückblicke einplanen. *** ## Fazit: Einführung ist weniger Technik als Veränderung Die Einführung von Zeiterfassungssoftware ist ein Change-Prozess, der nur gelingt, wenn Technik, Menschen und Prozesse zusammenspielen. Unternehmen profitieren von klaren Zielen, guter Kommunikation und Abläufen, die Teams unterstützen statt belasten. Wenn diese Grundlagen stimmen, liefert Zeiterfassung nicht nur Zahlen, sondern Orientierung und hilft Organisationen dabei, Projekte planbarer und transparenter zu steuern. Wer zudem verstehen möchte, wie [Unternehmen aus Zeitdaten aussagekräftige Kennzahlen gewinnen, findet hier ergänzende Einblicke](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/). ℹ️ Noch nicht sicher, ob das bestehende System ausgetauscht werden muss oder nur besser genutzt werden sollte? Der Beitrag [15 Anzeichen für einen Wechsel der Projektzeiterfassung](/de/blog/projektzeiterfassung-wechsel-gruende/) bietet eine praktische Selbsteinschätzung. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Praxisbericht: Zeiterfassung im Großunternehmen > Praxisbericht: Enterprise-Zeiterfassung im Großunternehmen mit Rollen und Governance, SSO, Integration/Web API, Sandbox, Security und Datenschutz. Feb 6, 2026 von Alexander Huber ![Praxisbericht: Zeiterfassung im Großunternehmen](/_astro/enterprise-time-tracking-large-companies.de.H9a8eqYa_Z24VRgY.webp) ## Ein Artikel aus unserer Praxis [Im letzten Blogartikel](/de/blog/zeiterfassung-startups-kleine-unternehmen-dach/) haben wir darüber gesprochen, warum Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen wichtig ist, vor allem für Transparenz, Projektsteuerung und bessere wirtschaftliche Entscheidungen. In diesem Artikel beschreiben wir, wie wir in der Praxis mit großen Organisationen zusammenarbeiten, welche Anforderungen wir fast immer sehen und wie wir sie mit [time cockpit](/de/) umsetzen. Hier geht es weniger um Funktionen, sondern um das, was im Enterprise Alltag wirklich entscheidet: **Zusammenarbeit**, **Governance** und **Betriebsfähigkeit**. Wir arbeiten seit vielen Jahren mit Enterprise Organisationen, bei denen Zeiterfassung nur ein Baustein in einer größeren Landschaft ist. Dabei geht es selten um die Frage, ob ein Tool “alles kann”. Es geht darum, ob man **Integrationen, Security Anforderungen, Releases und Änderungen** so organisiert, dass sie in einer großen Organisation zuverlässig funktionieren. Wenn Sie dazu einen kompakten Überblick suchen, finden Sie die wichtigsten Punkte auch auf der Feature-Seite [Enterprise Zeiterfassung](/de/enterprise-zeiterfassung/). *** ## Was Enterprise in der Praxis wirklich bedeutet In Großunternehmen ist Zeiterfassung selten ein isoliertes Tool. Sie ist Teil einer bestehenden Systemlandschaft. Typisch sind mindestens diese Perspektiven: * **Fachbereich**: Welche Auswertungen brauchen Projektleitung, Controlling und Management wirklich. * **IT**: Wie integrieren wir das System in unsere Landschaft, wie betreiben wir es stabil. * **Security**: Wie stellen wir Identität, Zugriff und Nachvollziehbarkeit sicher. * **Datenschutz**: Wie werden personenbezogene Daten verarbeitet und geschützt. * **Einkauf**: Welche Vertragsfragen, Risikofragen und Budgetfragen müssen beantwortet werden. Deshalb werden Entscheidungen nicht nur nach Funktionalität getroffen, sondern nach Integrationsfähigkeit, Stabilität, Change Prozess und Risikoprofil. Und deshalb scheitern Einführungen in großen Organisationen unserer Erfahrung nach selten an “zu wenig Features”, sondern eher an fehlender Klarheit in Rollen, Datenverantwortung und Abstimmung. *** ## Einführung & Betrieb in Großunternehmen: So organisieren wir Rollen und Entscheidungsrunden Die Zusammenarbeit mit Enterprise Kunden ist in der Regel langfristig. Statt klassischer Projektlogik mit einem Fixscope sehen wir häufig ein kontinuierliches Vorgehen, in dem Verbesserungen, Integrationen und Erweiterungen Schritt für Schritt umgesetzt werden. In der Praxis hat sich ein klares Rollenmodell bewährt: * **Application Owner** beim Kunden bündelt Anforderungen und priorisiert fachlich. * **IT Ansprechpartner** klären technische Rahmenbedingungen, Integrationen und Betrieb. * **Security und Datenschutz** prüfen Policies, Risiko und Compliance. * **Beschaffung** steuert Vertragsprozesse und Einkaufsprozesse. Organisatorisch funktionieren regelmäßige Abstimmungen sehr gut, oft im zweiwöchentlichen Rhythmus. In diesen Terminen werden Workitems definiert, der Status besprochen und Entscheidungen vorbereitet. Ein Punkt, der in Enterprise Umgebungen oft unterschätzt wird, ist Kontinuität. Auf unserer Seite arbeiten wir mit stabilen Teams ohne hohe Fluktuation. Das sorgt dafür, dass Wissen aufgebaut wird und erhalten bleibt. Genau das ist bei gewachsenen Systemlandschaften entscheidend. Was wir in Enterprise Projekten außerdem explizit machen, obwohl es banal klingt: Wir klären sehr früh, **welche Entscheidungen** wir in welchen Runden treffen. Sonst hat man am Ende perfekte Anforderungen, aber niemanden, der sie verbindlich freigibt. *** ## Enterprise Anforderungen, die wir fast immer sehen In diesem Abschnitt beschreiben wir die Muster, die uns in großen Organisationen immer wieder begegnen. Wir nennen Beispiele, wie wir das konkret mit time cockpit umsetzen, aber die zugrundeliegenden Prinzipien sind allgemeiner. ### Identity, Zugriff und Governance In Enterprise IT Umgebungen ist zentraler Zugriff Standard. Single Sign on ist deshalb keine Kür, sondern Grundvoraussetzung. Bei time cockpit nutzen wir dafür Single Sign on mit gängigen Identity Providern, zum Beispiel Azure Active Directory/Entra oder Okta ([Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/)). Was aus Enterprise Sicht besonders wichtig ist: 1. **Zentrale Benutzerverwaltung** statt lokaler Accounts. 2. **Policy Durchsetzung** über den Identity Provider. 3. **Saubere Joiner, Mover, Leaver Abläufe**. Wenn Identity und Zugriff sauber sind, wird Zeiterfassung in der Organisation nicht als Sonderfall behandelt, sondern als integrierter Bestandteil. In der Zusammenarbeit achten wir hier vor allem darauf, dass es nicht bei “SSO geht” stehen bleibt. Entscheidend ist, dass die Prozesse für Onboarding, Rollen und Offboarding nachvollziehbar sind und dass Zuständigkeiten klar sind. ℹ️ Time cockpit unterstützt sowohl “lokale” Accounts als auch Single Sign-on – bei Bedarf sogar parallel. In Enterprise Projekten empfehlen wir jedoch, früh ein klares Identity-Konzept festzulegen und lokale Authentifizierung zu deaktivieren, um Risiken zu reduzieren. Wenn lokale Accounts dennoch erforderlich sind, sollten verbindliche Passwort- und Lifecycle-Richtlinien gelten (z. B. regelmäßiger Passwortwechsel und Mindestanforderungen), damit Passwörter nicht jahrelang gültig bleiben. *** ### Integration statt Datensilos Enterprise Zeiterfassung entfaltet ihren Nutzen vor allem dann, wenn Zeitdaten in andere Systeme einfließen. Typische Zielsysteme sind: * Controlling und BI (zum Beispiel [Power BI](https://powerbi.microsoft.com/), [Tableau](https://www.tableau.com/)) * ERP oder Abrechnungssysteme (zum Beispiel [Microsoft Dynamics 365 Business Central](https://dynamics.microsoft.com/de-de/business-central/), [SAP S/4HANA](https://www.sap.com/germany/products/erp/s4hana.html)) * Data Warehouse und Reporting (zum Beispiel [Azure Synapse Analytics](https://azure.microsoft.com/de-de/products/synapse-analytics/), [Snowflake](https://www.snowflake.com/)) In vielen Enterprise Landschaften sind nicht alle Zielsysteme Cloud basiert. Wichtige Anwendungen laufen weiterhin On-Premises, und trotzdem braucht es einen zuverlässigen, gut betreibbaren Weg für die Anbindung. In der Praxis setzen wir dafür häufig auf [Azure Hybrid Connections](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/app-service/app-service-hybrid-connections), damit Cloud Services On-Premises Endpunkte erreichen können, ohne sie öffentlich verfügbar zu machen. Genauso wichtig ist Entkopplung: Statt enger Point-to-Point Aufrufe sind robuste, asynchrone Muster oft die bessere Wahl, zum Beispiel mit [Azure Service Bus](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/service-bus-messaging/service-bus-messaging-overview) als Integrations Backbone. In time cockpit setzen wir hier auf Schnittstellen und eine Web API – Details dazu finden Sie auf der Feature-Seite [Integration und Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/). In Enterprise Projekten behandeln wir Integrationen dabei nicht als “Export”, sondern als laufenden Betrieb mit Verantwortung. * Auf der Website wird die Web API als Möglichkeit beschrieben, Daten via HTTP, REST und JSON auszutauschen ([Integration und Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/)). * In der Produktdokumentation ist die Web API mit Basisadresse, Authentifizierung und Endpoints beschrieben, inklusive OData, Query, ExecuteList, ExecuteAction und Reporting Endpoint ([Web API Doku](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html)). Für Enterprise Organisationen ist das entscheidend, weil Zeiterfassung dann nicht zum Datensilo wird, sondern zur verlässlichen Quelle für nachgelagerte Prozesse. Unser praktischer Tipp aus Projekten, die länger als nur einen Rollout dauern: Definiert die Integration nicht als “wir exportieren Daten”, sondern als Vertrag. Welche Felder sind führend, welche Qualität ist notwendig, was passiert bei Fehlern, und wie wird Monitoring gemacht. Das klingt nach Overhead, erspart aber später viele Diskussionen. ⚠️ Achtung: In Enterprise Projekten ist es besonders wichtig, über den eigenen Tellerrand zu schauen. Es geht nicht nur um die Zeiterfassung, sondern um die gesamte Systemlandschaft. Man muss immer mitdenken, welche Auswirkungen Änderungen am eigenen System haben. Beispiel: Wenn Sie Pflichtfelder in einer Tabelle ändern, kann das eine Integration brechen, die diese Daten liefert. Deshalb ist es entscheidend, Abhängigkeiten im Blick zu behalten und geplante Änderungen an Datenstrukturen oder Schnittstellen frühzeitig und klar zu kommunizieren. Wenn Sie tiefer in das Thema Schnittstellen einsteigen möchten, passt dieser Artikel gut dazu: [Projektzeiterfassung optimieren, Schnittstellen nutzen](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/). *** ### Skalierbares User Management In Organisationen mit vielen Mitarbeitenden wird Benutzerverwaltung schnell zu einem Risiko. Wir sehen das sehr konkret, sobald es mehrere Standorte, viele Rollen oder häufige Wechsel gibt. Auf der Integrationsseite beschreiben wir eine User-Management-API, mit der sich Accounts automatisiert anlegen, aktualisieren und deaktivieren lassen – besonders im Zusammenspiel mit HR-Systemen wie Personio oder SAP ([Integration und Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/)). Das ist ein Beispiel für ein typisches Enterprise Muster: Automatisierung reduziert manuelle Arbeit und reduziert Fehler. In Projekten klären wir hier früh die Details, die später wirklich weh tun: Welche Systeme sind führend für Personendaten, wie werden Organisationsänderungen abgebildet, und wer darf was auslösen. 👉 Idealerweise werden nicht nur Accounts automatisch angelegt, sondern auch Rollen und Berechtigungen. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende immer die richtigen Zugriffe haben, ohne dass manuell nachgearbeitet werden muss. *** ### Anpassbarkeit als strategischer Enterprise Faktor Kaum ein Enterprise Kunde arbeitet mit Standardprozessen. Gleichzeitig besteht der Wunsch, Software updatefähig zu halten. In time cockpit lösen wir das über ein [anpassbares Datenmodell](/de/anpassbare-zeiterfassung/) und Scripting. Aus unserer Sicht ist das im Enterprise Umfeld aus mehreren Gründen wichtig: 1. **Workflows und Regeln lassen sich passend zum Fachprozess abbilden**, ohne gleich eine große Individualsoftware zu bauen. 2. **Änderungen können sauber umgesetzt werden**: planen, versionieren, testen und kontrolliert ausrollen. 3. **Schnittstellen bleiben stabil**, weil man Felder und Regeln gezielt erweitern kann, ohne jedes Mal ein zusätzliches Nebensystem zu brauchen. 4. **Die Organisation bleibt nicht gleich** (Reorg, neue Standorte, M\&A, neue Rollen). Anpassbarkeit sorgt dafür, dass Berechtigungen, Prozesse und Auswertungen mitwachsen. 5. **Freigaben und Compliance werden leichter**, wenn Regeln klar umgesetzt, getestet und dokumentiert sind – statt als „Sonderlösung“ nur in Köpfen oder Tickets zu hängen. Wichtig in der Zusammenarbeit: Wir behandeln Anpassungen wie ein kleines Softwareprojekt. Das heißt, wir definieren Akzeptanzkriterien, testen mit echten Daten und planen Rollout und Rückfalloption. Sonst sind Anpassungen schnell “nur ein Script”, das irgendwann kritisch wird. Wenn du den Hintergrund zur Anpassbarkeit als Produktstrategie nachlesen möchtest, passt dieser Beitrag dazu: [Anpassbarkeit in SaaS Software, Erfahrungsbericht](/de/blog/anpassbarkeit-saas-tools/). 👉 Lesetipp: In der Dokumentation wird eine eingebaute Scripting Umgebung beschrieben, die auf IronPython basiert und für Automatisierung, Änderungen am Datenmodell, Interfaces und Batch Prozesse genutzt werden kann ([Scripting Doku](https://docs.timecockpit.com/doc/scripting/overview.html)). *** ### Testsysteme, Releases und kontrollierter Betrieb Enterprise Kunden erwarten kontrollierte Änderungen. Das betrifft nicht nur neue Features, sondern besonders Integrationen und Automatisierungen. Aus unserer Praxis ist das ein Schlüssel, um Change Risiken zu reduzieren: * Änderungen werden zuerst in der Sandbox geprüft. * Fachbereich und IT geben frei. * Erst danach wird produktiv gesetzt. 💡 Eine Sandbox-Umgebung ist eine **separate Testumgebung**, die die Produktionsumgebung möglichst realistisch abbildet, aber **keine Auswirkungen auf den laufenden Betrieb** hat. Dort können Sie Änderungen (z. B. Anpassungen am Datenmodell, neue Schnittstellen oder Automatisierungen) sicher ausprobieren und gemeinsam testen, bevor sie produktiv gehen ([Enterprise Seite](/de/enterprise-zeiterfassung/)). Dieser Ablauf ist im Enterprise Alltag normal. Genau so behandeln wir auch Zeiterfassung, besonders wenn Integrationen und Automatisierungen betroffen sind. Wenn es um Governance geht, ist eine Frage zentral: Wer darf Änderungen freigeben, die Auswirkungen auf Abrechnung oder Reporting haben. Das ist selten “nur IT”, und selten “nur Fachbereich”. *** ### Security, Datenschutz und Plattform Hinweis: Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. Er beschreibt technische und organisatorische Aspekte aus unserer Praxis und verweist auf öffentliche Quellen. Sicherheit und Datenschutz sind zentrale Entscheidungskriterien bei Zeiterfassung in Großunternehmen. Für time cockpit beschreiben wir den Betrieb auf Microsoft Azure, EU Rechenzentren und den PaaS Ansatz, inklusive Verschlüsselung at rest und in transit ([Security und Quality of Service](/de/sicherheit-datenschutz/)). Für Enterprise Organisationen sind außerdem die Compliance Programme der Plattform relevant, zum Beispiel die Microsoft Übersicht der Azure Compliance Offerings ([Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/compliance/offerings/)). Auch für internationale Datenflüsse ist das Thema Standardvertragsklauseln relevant. Die EU stellt dafür offizielle SCC Informationen bereit ([EU SCC](https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en)). In der Zusammenarbeit ist das Wichtigste nicht, dass man “alle Dokumente hat”, sondern dass man den Prozess kennt. Security Reviews, Datenschutzfragen und interne Freigaben brauchen Zeit. Wir planen sie wie Arbeitspakete, nicht wie Randnotiz. *** ## Kommunikation und Support im Enterprise Kontext Enterprise Kunden erwarten nicht nur Support im Sinne von Ticket Beantwortung. Sie erwarten einen planbaren Kommunikationsprozess. Was sich in unserer Zusammenarbeit bewährt hat: 1. Ein klarer Application Owner als zentraler Ansprechpartner. 2. Regeltermine für Status, Priorisierung und Feedback. 3. Ein technischer Kanal für Integrationen und Betrieb. 4. Dokumentierte Entscheidungen, damit nichts in Meetings verloren geht. Gerade bei Anpassungen und Schnittstellen ist Support dann am effektivsten, wenn er nicht reaktiv ist, sondern Teil eines festen Delivery Prozesses. *** ## Kurzcheckliste für Ihr Enterprise Projekt Wenn Sie schnell einschätzen wollen, ob Sie im Enterprise Setting gut starten können, nutzen Sie diese Checkliste als Gesprächsgrundlage. | # | Frage | Risiken, wenn nicht adressiert | | ------ | ---------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **1** | Gibt es ein klares Identity Konzept und ist Single Sign on Pflicht. | Account Wildwuchs, unsauberes Offboarding, und Lücken bei Nachvollziehbarkeit und Audits. | | **2** | Gibt es ein Rollen und Berechtigungskonzept für Datenzugriffe. | Zu breite Zugriffe, erhöhtes Datenschutz Risiko, und aufwändige regelmäßige Access Reviews. | | **3** | Welche Systeme müssen angebunden werden, BI, ERP, HR, Data Warehouse. | Manuelle Exporte, widersprüchliche Zahlen, Verzögerungen bei Abrechnung und Reporting, und fragile Workarounds. | | **4** | Gibt es ein standardisiertes Vorgehen für Integrationen, inklusive Tests und Monitoring. | Fragile Schnittstellen, Fehler bleiben unbemerkt, und hoher Betriebsaufwand bei Störungen. | | **5** | Braucht ihr automatisiertes User Management für Onboarding und Offboarding. | Langsames Onboarding, vergessene Deaktivierungen, und manuelle Fehler mit langfristigem Risiko. | | **6** | Gibt es eine Sandbox oder ein Testsystem für Änderungen. | Störungen in Produktion, kaputte Automatisierungen und Integrationen, und schwierige Rollbacks unter Zeitdruck. | | **7** | Wie laufen Freigaben und Releases in eurer Organisation. | Entscheidungsstaus, Änderungen ohne saubere Nachverfolgung, und Konflikte zwischen IT und Fachbereich. | | **8** | Welche Security und Datenschutz Artefakte braucht ihr für die Abnahme. | Verzögerungen in Beschaffung und Freigaben, scheiternde Reviews, und Blocker durch fehlende Unterlagen. | | **9** | Welche Reports und KPIs müssen zuverlässig erzeugt werden. | Widersprüchliche KPIs, wiederkehrende Diskussionen über Zahlen, und schlechte Steuerungsentscheidungen. | | **10** | Wie soll Support und Kommunikation organisiert sein. | Langsame Problemlösung, Kontextverlust, unklare Zuständigkeiten, und stockende Weiterentwicklung. | Wenn Sie eine generellere Einführung suchen, die auch Stammdaten und Rollout Timing abdeckt, ist diese Checkliste hilfreich: [Erfolgreich Zeiterfassungssystem einführen: Checkliste 2025](/de/blog/checklist-projekt-zeiterfassung-2025/). *** ## Fazit: Was im Enterprise Umfeld wirklich zählt Integrationsfähigkeit, Anpassbarkeit, Security und eine auf Langfristigkeit ausgelegte Zusammenarbeit sind in der Praxis die Punkte, die in Großunternehmen zählen. Gerade bei Enterprise Zeiterfassung zeigt sich das sehr konkret: Es reicht nicht, wenn Mitarbeitende „Stunden erfassen“ können. Entscheidend ist, dass **Projekt- und Leistungszeiten** (siehe [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/)) sauber in **Controlling, Abrechnung und Reporting** ankommen, dass **Rollen und Freigaben** (z. B. Genehmigungen) nachvollziehbar funktionieren und dass Änderungen an Datenmodell oder Schnittstellen kontrolliert getestet und ausgerollt werden. Wenn Zeiterfassung als Teil Ihrer Systemlandschaft gedacht ist, wird sie zur verlässlichen Grundlage für Auswertungen, Budgetsteuerung und operative Entscheidungen – statt zum isolierten Tool. ℹ️ Ergänzender Beitrag: In vielen Enterprise Projekten arbeiten interne und externe Mitarbeitende gemeinsam. Die besonderen Anforderungen gemischter Teams beschreibt der Artikel [Zeiterfassung für externe Mitarbeitende](/de/blog/zeiterfassung-externe-mitarbeitende-werkvertrag-freelancer-leiharbeit/). Wenn Sie in einem Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden arbeiten, gerade nach Projektzeiterfassung bzw. Zeiterfassung suchen und sich dabei mit Themen wie Single Sign on, Integration, Sandbox und Governance beschäftigen, dann melden Sie sich gern. Wir teilen unsere Erfahrungen aus ähnlichen Setups und strukturieren mit Ihnen die nächsten Schritte. Wenn Sie das im Austausch durchgehen möchten, dann einfach [Termin vereinbaren](/de/termin-vereinbaren/) – oder werfen Sie vorher einen Blick auf [Preise und Pakete](/de/preis/). ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Erste Schritte mit time cockpit > Es sind nun sechseinhalb Jahre vergangen, seit wir 2010 mit Time Cockpit live gegangen sind. Im Laufe der Jahre haben wir verschiedene Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen bedient. In diesem Artikel möchten wir eine übergeordnete Checkliste mit Fragen teilen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Time Cockpit einführen möchten. Jun 23, 2016 von Alexander Huber ![Erste Schritte mit time cockpit](/_astro/introduce-time-cockpit.iBxOjBe-_Z2e8pWk.webp) Es sind nun sechseinhalb Jahre vergangen, seit wir 2010 mit Time Cockpit live gegangen sind. Im Laufe der Jahre haben wir verschiedene Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen bedient. In diesem Artikel möchten wir eine hochrangige Checkliste von Fragen teilen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Time Cockpit einführen möchten. ## Worum geht es bei Time Cockpit? Wenn Sie nach einer neuen Zeiterfassungslösung suchen und neu bei Time Cockpit sind, möchte ich kurz erläutern, was es ist und was es nicht ist. Anschließend können Sie selbst entscheiden, ob Time Cockpit die richtige Lösung für Sie ist und weiter lesen. ### Was es ist Time Cockpit wurde für Dienstleistungsunternehmen (oder IT-Abteilungen) entwickelt, die ihre Zeit an Kunden (intern oder extern) abrechnen. Sie möchten die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter erfassen und zeitrelevante Themen, die für ein Unternehmen wichtig sind, in einer Software verwalten. Die Mitarbeiter unserer Kunden haben in der Regel ihren eigenen Computer oder zumindest regelmäßigen Zugang zu einem. Andernfalls könnten sie ihre Zeit nicht erfassen. Unternehmen aus den folgenden Branchen haben sich für Time Cockpit entschieden (in keiner besonderen Reihenfolge): * IT * Marketing * Produktion (oft Shared Services) * Versicherung * Telekommunikation * Ingenieurwesen (oft Shared Services) * Gesundheitswesen Die meisten unserer Kunden teilen die gleichen Herausforderungen und Ziele. Sie wollen eine solide Lösung, die mit dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen wächst, und sie möchten die Zeit, die Mitarbeiter für die genaue Zeiterfassung aufwenden, reduzieren. Darum geht es bei Time Cockpit. ### Was es nicht ist Das ist schwierig. Da Time Cockpit anpassbar ist, können Sie fast alles daraus machen. Aber **Out-of-the-Box** ist Time Cockpit * **keine** dedizierte Abrechnungssoftware * **keine** dedizierte Projektmanagement-Software * **keine** dedizierte Ressourcenplanungssoftware * **keine** dedizierte Kalender-Software * **kein** Lohnabrechnungssystem Machen Sie keinen Fehler, Time Cockpit wird für all diese Zwecke verwendet. Es wurde jedoch für Kunden angepasst und erweitert, um die dedizierte Funktionalität bereitzustellen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Time Cockpit ein guter Anfang ist, Ihnen jedoch ein wesentliches Feature fehlt, das in Ihrem Fall zu Time Cockpit gehören sollte, lassen Sie es uns wissen unter . ## Eine Checkliste für Kunden Zeiterfassung wird in einem Unternehmen oft stiefmütterlich behandelt und die entsprechenden Projekte ebenso. Dabei steht sie tatsächlich im Mittelpunkt eines Dienstleistungsunternehmens. Und weil sie trotz ihrer Bedeutung nicht die größte Beachtung findet, möchten wir unsere Erfahrungen mit Time Cockpit Einführungsprojekten teilen. Vielleicht sind einige der hier gestellten Fragen einen Gedanken wert. Wenn Kunden sich für Time Cockpit entscheiden, müssen sie sich verschiedene Fragen stellen. Auf sehr hoher Ebene lauten die Fragen: * Wer sind die Stakeholder des Systems? * Welche Funktionen möchte ich nutzen? * Wie möchte ich die Zeit erfassen? * Was möchte ich aus dem System herausholen? * Für welche Daten ist Time Cockpit das führende System? * Neuanfang vs. Migration * Wie sollte Time Cockpit in die bestehende Systemumgebung integriert werden? * Wie mit Workflows/Prozessen umgehen? * (Selber) machen oder kaufen? * Erfülle ich die technischen Anforderungen? Keine Sorge, wir werden die folgende Liste, die entsprechenden Fragen und Deliverables auch in einer der nächsten Newsletter in komprimierter Form bereitstellen. ## Time Cockpit Kickstart Wenn Sie einfach mit Time Cockpit starten möchten, ohne es von Anfang an anzupassen, sollten Sie zumindest die folgenden Themen betrachten: * Neuanfang vs. Migration * Einarbeitung der Mitarbeiter * Kann ich die technischen Anforderungen erfüllen? ## Wer sind die Stakeholder des Systems? Bei einem typischen Kunden gibt es mindestens drei Arten von Mitarbeitern: 1. Mitarbeiter, deren Arbeitszeit dem Kunden in Rechnung gestellt wird: Sie erfassen ihre Zeit auf (hoffentlich) abrechenbaren Einheiten wie einem Kunden, Projekt oder Aufgabe. Für sie ist Time Cockpit das **Anwesenheits- und projektbasierte Zeiterfassungssystem**. 2. Mitarbeiter und Backoffice: Ihre Arbeit ist normalerweise nicht abrechenbar. Für sie ist Time Cockpit das **Anwesenheitszeiterfassungssystem**. 3. Management: Sie erfassen ihre Zeit oft überhaupt nicht, sondern interessieren sich nur für die Auswertung der Zeiterfassung (Berichte, Listen etc.). **Die Frage hier lautet:** * Welche Stakeholder haben Sie in Bezug auf Time Cockpit und wie müssen diese im System berücksichtigt werden? ## Welche Funktionen möchte ich nutzen? Zum Zeitpunkt dieses Schreibens gibt es die folgenden Funktionen, die aus geschäftlicher Sicht für einen Kunden wichtig sind. ### Projektbasierte Zeiterfassung (oder worauf auch immer Sie Ihre Zeit erfassen möchten) Das ist die Aufgabe, für die Time Cockpit entwickelt wurde. Bitte konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf “projektbasiert”. Time Cockpit wird in der Regel angepasst, um Ihnen zu ermöglichen, die Zeit auf die von Ihnen gewünschte Einheit zu erfassen. Beispiele sind die Zeiterfassung auf Kunden, Kostenstellen, Bestellungen, Arbeitselemente und die Liste geht weiter. **Die Frage hier lautet:** * Auf welche Einheit möchten Sie Ihre Zeit erfassen und ist die Granularitätsebene angemessen? Für Abrechnungszwecke kann es ausreichen, die Zeit auf Kundenebene zu erfassen. Für interne Analysen möchten Sie jedoch möglicherweise Daten auf Aufgabenebene pro Projekt haben. Dies ist genau die Granularität, die wir mit dem Standarddatenmodell von Time Cockpit bereitstellen. Bitte beachten Sie, dass dies eine der wichtigsten Entscheidungen ist, die Sie in Ihrem Time Cockpit-Leben treffen werden. Die Entscheidung, auf welche Einheit Sie Ihre Zeit erfassen, beeinflusst, welche Daten in Time Cockpit importiert werden müssen, was Sie aus dem System herausholen und wie Ihre Mitarbeiter Time Cockpit nutzen werden. Wenn Ihre Mitarbeiter gezwungen sind, ihre Zeit auf einer sehr granularen Ebene zu erfassen, kann die Zeiterfassung mühsam werden. Andererseits, wenn Sie keine bestimmte Granularitätsebene erfordern, erhalten Sie nicht die Daten, die Sie aus dem System haben möchten. ### Anwesenheitszeiterfassung Anwesenheitszeiterfassung bedeutet, dass Sie Time Cockpit mitteilen, wie lange Sie gearbeitet haben. Es spielt keine Rolle, ob Sie für eine abrechenbare Einheit gearbeitet haben oder administrative Aufgaben erledigt haben. Wenn Sie Time Cockpit für die Anwesenheitszeiterfassung verwenden, erhalten Sie Zugriff auf einige Funktionen, die Sie nicht sinnvoll nutzen können, wenn Sie Time Cockpit nur für die projektbasierte Zeiterfassung verwenden. Bei der projektbasierten Zeiterfassung ist es nicht notwendig, dass Sie Ihre gesamte Arbeitszeit eines Tages beispielsweise einem Projekt zuweisen. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise weniger Zeit in Time Cockpit erfassen, als Sie tatsächlich im Unternehmen gearbeitet haben. Fast alle unserer Unternehmen nutzen Time Cockpit so, dass **projektbasierte Zeiterfassung == Anwesenheitszeiterfassung**. Das bedeutet, dass jeder Zeiteintrag in Time Cockpit einer Art von Einheit zugeordnet wird, sei es abrechenbar (ein Kundenprojekt) oder nicht (ein internes Projekt, z.B. Management/Backoffice). Als Ergebnis können Sie Ihre abrechenbare Zeit, die Zeit, die Sie für interne Aufgaben aufgewendet haben, und auch die Anwesenheitszeit eines Mitarbeiters erfassen. **Die Frage hier lautet:** * Möchte ich nur die auf abrechenbare Einheiten (Kunden, Projekte, Aufgaben usw.) aufgewendete Zeit erfassen oder auch die Anwesenheitszeit der Mitarbeiter? ### Abwesenheitszeitmanagement In Time Cockpit können Sie Feiertage, Urlaubsansprüche, Urlaube, Krankheitszeiten und Überstunden verwalten. Diese werden verwendet, um die Abweichung zwischen Soll- und Ist-Stunden zu berechnen (siehe Soll-Ist-Vergleich der Arbeitszeit). Um die Funktion des Soll-Ist-Stunden-Vergleichs vollständig zu nutzen, empfiehlt es sich, die Abwesenheitszeiten in Time Cockpit zu verwalten. Um die Funktion vollständig zu nutzen, sollten Sie die folgenden Dinge bereitstellen (Deliverables): * Urlaubskalender (falls Sie Mitarbeiter mit unterschiedlichen Feiertagen haben) * Feiertage der jeweiligen Urlaubskalender/Länder * Urlaube * Feiertage * Krankheitszeiten * Überstunden **Die Fragen lauten:** * Möchte ich Time Cockpit für die Anwesenheitszeiterfassung verwenden? * Importiere ich die Abwesenheitszeiten oder verwalte ich sie manuell in Time Cockpit (was ist das führende System)? Wenn Sie bestehende Systeme für Abwesenheitszeiten haben und diese nicht durch Time Cockpit ersetzen können (z.B. weil Sie Teil eines größeren Unternehmens sind), sollten Sie darüber nachdenken, einen Import aus dem bestehenden System in Time Cockpit zu implementieren. Dann ist es nicht notwendig, das bestehende System zu ersetzen. ### Vergleich von Soll- und Ist-Arbeitszeiten **Voraussetzung: Zeiterfassung der Anwesenheitszeiten** Wenn Sie sich für projektbasierte Zeiterfassung entscheiden == Zeiterfassung der Anwesenheitszeiten, kann time cockpit eine Abweichung von Soll- und Ist-Arbeitsstunden berechnen. Die Zeiteinträge im Stundenplan eines Mitarbeiters repräsentieren die tatsächlichen Arbeitsstunden. Die geplanten Arbeitsstunden (die Soll-Stunden) werden aus den Stunden eines Arbeitsvertrags eines Mitarbeiters und den Abwesenheitszeiten eines Benutzers (Feiertage, Urlaub, Krankheitszeiten usw.) berechnet. **Die Frage hier lautet:** * Möchte ich time cockpit verwenden, um die tatsächlichen Arbeitsstunden mit den geplanten Arbeitsstunden zu vergleichen? Wenn die Antwort ja lautet, wird die Ausgabe von time cockpit oft zur Berechnung von Löhnen verwendet. Time cockpit liefert die Abweichung zwischen Soll- und Ist-Stunden. Die Bewertung von Überstunden erfolgt normalerweise in dedizierten Systemen und Lohnbuchhaltungen. **Um die Funktion vollständig nutzen zu können, sollten Sie bereit sein, die folgenden Dinge (Ergebnisse) bereitzustellen:** * Die Arbeitsstunden pro Tag für einen bestimmten Benutzer (wöchentliche Arbeitsstunden) * Urlaub * Feiertage * Krankheitszeiten * Ausgleichszeiten ### Arbeitszeitgrenzen und Verstöße **Voraussetzung: Zeiterfassung der Anwesenheitszeiten** Basierend auf den tatsächlichen Arbeitsstunden und einem Satz von Regeln zur Arbeitszeit kann time cockpit Ihnen eine Liste von Verstößen gegen die Arbeitszeit zur Verfügung stellen. Ein Arbeitszeitverstoß in Österreich ist z. B., wenn ein Mitarbeiter mehr als 10 Stunden pro Tag arbeitet oder wenn nach 6 Stunden keine Pause von mindestens 30 Minuten erfolgt. Standardmäßig wird time cockpit mit den Standardregeln für Österreich und Deutschland ausgeliefert. Sie können jedoch auch die anwendbaren Regeln Ihres Landes oder sogar Ihre eigenen Regeln definieren. Bitte beachten Sie, dass time cockpit nur die Arbeitszeitverstöße identifiziert. Es hindert Mitarbeiter nicht daran, länger zu arbeiten und diese zu verfolgen. **Die Fragen hier lauten:** * Möchte ich time cockpit verwenden, um Verstöße gegen die Arbeitszeit zu identifizieren? * Welche Arbeitszeitgrenzen gelten in meinem Land? * Gibt es Arbeitszeitgrenzen, die ich neben den Vorschriften in meinem Land berücksichtigen möchte? * Wie möchte ich mit Arbeitszeitverstößen in meinem Unternehmen umgehen? **Um die Funktion vollständig nutzen zu können, sollten Sie bereit sein, die folgenden Dinge (Ergebnisse) bereitzustellen:** * Die Arbeitszeitgrenzen für Ihre Mitarbeiter ### Signalverfolgung Die Signalverfolger sind manchmal ein stark diskutiertes Feature in einem Unternehmen, das time cockpit verwendet. [Erfahren Sie mehr über das Activity Tracking in time cockpit](/de/projektzeiterfassung/). Die Entscheidung, ob die Signalverfolger verwendet werden sollen oder nicht, sollte den Mitarbeitern überlassen werden. Sie sollen den Mitarbeitern helfen, ihre Zeiterfassung schneller zu erledigen. Wenn sie diese nicht benötigen oder nicht möchten, dass etwas verfolgt wird, können die Signalverfolger **vom Benutzer deaktiviert werden**. Die Entscheidungen, welche Funktionen Sie in Ihrem Unternehmen verwenden möchten, bestimmen, wie die Arbeit in einem Einführungsprojekt verläuft. ## Wie möchte ich die Zeit verfolgen? Wie bereits erwähnt, handelt es sich hierbei um eine zentrale Frage. Sie bestimmt potenzielle Importe, das Zeiterfassungsverhalten Ihrer Mitarbeiter und potenzielle Berichte und Abrechnungen. Die meisten unserer Benutzer verwenden das Standard-Datenmodell von time cockpit, das heißt, sie erfassen ihre Zeit für Projekte und optional für Aufgaben. Es gibt einige Fragen, die Sie sich stellen können, um die Einheit zu bestimmen, auf der Sie Ihre Zeit erfassen. * Welche Stakeholder sollen time cockpit verwenden? * Worauf erfasse ich derzeit die Zeit? Ist die Granularität in Ordnung oder muss ich sie ändern? * Benötigen meine Kunden die Zeiterfassungen auf besondere Weise? * Was möchte ich aus dem System herausbekommen? * Aufwand für abrechenbare Einheiten * Aufwand bei internen Aufgaben * Aufwand für verschiedene Aktivitätstypen (Entwicklung, Management, Back Office…) * Habe ich bestehende Zeiteinträge, die migriert werden müssen? Viele Fragen, die gestellt werden müssen. Unsere Empfehlung ist, es einfach zu halten. Software-Systeme tendieren dazu, von selbst komplex zu werden :-). Haben Sie keine Angst, den Status quo zu hinterfragen und Dinge zum Besseren zu ändern. ## Neuimplementierung vs. Migration Normalerweise empfehlen wir einen sauberen Schnitt. Das bedeutet, dass keine Zeiteinträge aus einem alten in ein neues System migriert werden. Migration hat verschiedene Auswirkungen: * Oft werden schlechte Praktiken in das neue System übernommen. Der Wert für den Kunden steigt nicht sehr. * Möglicherweise starten Sie mit Hunderttausenden von Zeiteinträgen. * Beträchtlicher Aufwand für einen Kunden, um Legacy-Daten für die Verwendung im neuen System zu konsolidieren. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Szenarien gibt, in denen eine Migration erforderlich ist. Wenn Sie Ihr Projektcontrolling in time cockpit durchführen möchten, benötigen Sie natürlich alle Zeiteinträge für ein bestimmtes Projekt. Andernfalls ist keine Kontrolle möglich. ### Allgemeine Importe Um Ihre Daten (z. B. Basisdaten wie Kunden, Projekte usw.) in time cockpit zu bringen, haben Sie folgende drei Möglichkeiten: * Manuell Ihre Basisdaten hinzufügen **ODER** * Die zu importierenden Daten im Excel-Format **ODER** * Ein nachgelagertes System, aus dem wir die Daten importieren können. Diese Option erfordert die individuelle Entwicklung des Imports, kann aber auch für einen periodischen Import verwendet werden. ### Import von Zeiteinträgen im Stundenplan **Die Fragen hier lauten:** * Welche Daten benötige ich wirklich historisch? * Wenn ich historische Daten benötige, benötige ich alle historischen Daten? Wenn Sie Projektcontrolling durchführen möchten, könnten Sie sich entscheiden, alle abgeschlossenen Projekte zu entfernen und nur Zeiteinträge aktiver Projekte zu importieren. Bitte beachten Sie, dass Sie nicht alle Zeiteinträge importieren müssen, um den aktuellen Arbeitszeit-Saldo eines Mitarbeiters zu bestimmen. In time cockpit können Sie eine sogenannte Überstundenkorrektur erstellen. Wenn time cockpit eingeführt wird, wird eine [Überstundenkorrektur](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/working-time.html) festgelegt, um den Arbeitszeit-Saldo in time cockpit zu übertragen. Dasselbe gilt für Urlaube. Sie können in time cockpit einen Urlaubsanspruch erstellen, der den neuen Urlaubsanspruch ab einem bestimmten Wirksamkeitsdatum darstellt. ## Einarbeitung von Mitarbeitern Eine Sache, die absolut notwendig ist, ist die Einarbeitung von Mitarbeitern. **Die Fragen hier lauten:** * Welche Funktionen möchte ich verwenden? Nur projektbasierte Zeiterfassung oder projekt- und anwesenheitsbasierte Zeiterfassung? Um die Funktionen vollständig nutzen zu können, sollten Sie bereit sein, die folgenden Dinge bereitzustellen: * Eine Liste von Benutzern mit Namen, E-Mail und Eintrittsdatum * Pro Benutzer * die wöchentlichen Arbeitsstunden * den aktuellen Saldo der Arbeitszeit * den aktuellen Urlaubsanspruch * eine Liste der Feiertage * die Urlaube des Benutzers (optional) * die Rollen, die der Benutzer im System haben sollte (Admin, Benutzer) * die Arbeitszeitregeln (für Arbeitszeitverstöße) (optional) ## Wie sollte sich Time Cockpit in die vorhandene Systemumgebung integrieren? Time cockpit ist oft nicht das erste System, das in einem Unternehmen eingeführt wird. Normalerweise muss time cockpit in eine gesamte Systemumgebung integriert werden. Time cockpit bietet verschiedene Mechanismen zur Integration mit vorhandenen Systemen an. Im Allgemeinen empfehlen wir, die Systeme das tun zu lassen, was sie am besten können. Time cockpit ist kein Kollaborationstool wie [SharePoint](https://products.office.com/en-us/sharepoint/collaboration), es ist kein Abrechnungssystem wie [billomat](https://www.billomat.com/), kein ERP-System wie Navision und kein CRM-System wie CRM. Time cockpit muss jedoch höchstwahrscheinlich mit solchen Systemen integriert werden. Die Fragen hier lauten: * Welche Daten benötige ich in time cockpit (siehe auch Wie möchte ich die Zeit erfassen)? * Welches System sollte für welche Daten führend sein? CRM für Kunden, Navision für Projekte usw. * Wie oft wird time cockpit Daten von einem anderen System benötigen * Einmal -> Excel-Import * Periodisch -> Geplanter Import (z. B. Aufgaben von Team Foundation Services) * Welches System wird auf Daten von time cockpit angewiesen sein (Abrechnung, Lohnbuchhaltung)? * In welchem Format benötigen die nachgelagerten Systeme die Daten? * Papier -> Berichterstellung * Digital -> Geplanter Export * Wie oft muss time cockpit Daten exportieren? Oft ersetzt time cockpit andere Systeme und übernimmt die Rolle als führendes System. Dies ist oft der Fall bei Kunden und Projekten. Wenn time cockpit die Führung für Basisdaten übernimmt, müssen Sie überprüfen, von welchen nachgelagerten Systemen die Daten nun in time cockpit abhängen. Für periodische Importe und Exporte verwenden wir hauptsächlich [Azure WebJobs](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/app-service/webjobs-create?tabs=windowscode) oder [Azure Functions](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-functions/functions-overview). ## Wie sollen Workflows/Geschäftsprozesse gehandhabt werden? Wenn ein Unternehmen aus mehr als 3 Personen besteht, werden wahrscheinlich einige Workflows vorhanden sein. Beispiele für Workflows im Zusammenhang mit time cockpit sind: * Wöchentlicher/monatlicher Genehmigungsworkflow für Zeiteinträge * Genehmigungsworkflow für Urlaube * Benachrichtigungen im Falle bestimmter Geschäftsfälle (z. B. Arbeitszeitverstöße…) Es gibt einige Fragen, die Sie im Zusammenhang mit einem time cockpit-Einführungsprojekt stellen sollten. **Die Fragen sind:** * Welche digitalen Workflows gibt es im Unternehmen? * Sollen Workflows in time cockpit migriert werden? * Welche analogen Workflows gibt es im Unternehmen (z. B. manuelle Urlaubsfreigabe)? * Sollen manuelle Workflows in der digitalen Umgebung unterstützt werden? ## Selber Machen oder Kaufen? Dies ist eine Art strategische Entscheidung und hängt davon ab, wie Ihr eigenes Unternehmen aufgestellt ist. Wenn Ihr Unternehmen eigene Entwickler oder interessierte Personen hat, können diese Personen time cockpit einführen und die Dinge weiter vorantreiben. In diesem Fall macht es Sinn, Wissen aufzubauen, um die meisten Anpassungsaufgaben selbst zu erledigen. Bei Bedarf stehen wir von time cockpit gerne zur Verfügung, um bei Konzeption und Implementierung zu helfen. Wenn Ihr Unternehmen nicht viel mit IT und Software zu tun hat, sind Sie möglicherweise besser beraten, wenn Sie uns die Anpassung überlassen. Im Endeffekt sparen Sie dadurch Zeit und Geld. Sie sollten sich fragen: * Ist time cockpit eine strategische Software, die Sie durch Anpassungen in vollem Umfang nutzen möchten (oder nur die Standardfunktionen)? * Haben Sie dedizierte (Entwicklungs-)Ressourcen, die Sie bereit sind einzusetzen? ## Erfülle ich die technischen Anforderungen? Wenn Sie den Web-Client verwenden möchten, gibt es keine besonderen Voraussetzungen abgesehen von einem aktuellen Webbrowser. Wenn Sie den Vollclient verwenden möchten, sollten Sie jedoch die folgenden Voraussetzungen berücksichtigen: * Betriebssystem * Win 7 oder höher * Alle Windows-Updates auf dem neuesten Stand * Administratorrechte für die Installation * Konnektivität: * Internetverbindung zur Synchronisierung mit dem Server * Port 1433 ausgehend offen (benötigt für das SQL Server TDS-Protokoll) Sie können die Installationsanforderungen in unserer [Online-Hilfe](https://docs.timecockpit.com/) nachlesen. ## Best Practices Zu guter Letzt gibt es einige allgemeine bewährte Methoden und Richtlinien, die Ihnen helfen werden, time cockpit zu betreiben. ### Anwendungsbesitzer @ Kunde Es ist hilfreich sowohl für den Kunden als auch für uns, wenn in der Firma des Kunden ein dedizierter Anwendungsbesitzer definiert ist. Der Anwendungsbesitzer ist der zentrale Ansprechpartner für die Mitarbeiter des Kunden und auch für uns als Dienstleister. Der Anwendungsbesitzer sammelt alle mit time cockpit zusammenhängenden Dinge im Unternehmen (z. B. Probleme, Änderungsanfragen usw.) und kommuniziert sie an uns. Diese Maßnahme reduziert den Aufwand für den Kunden und für uns. Darüber hinaus kann der Anwendungsbesitzer sicherstellen, dass time cockpit in die geplante Richtung entwickelt wird. ### Einheitlicher Kommunikationskanal Wir bei time cockpit verwenden Zendesk, um alle unsere kundenbezogenen Kommunikationen zu bearbeiten. Das heißt, ist die Adresse für alle mit time cockpit zusammenhängenden Anliegen. Wir bearbeiten Probleme, Informationen zur technischen Wartung und auch Änderungsanfragen über Zendesk. Durch die Verwendung von Zendesk sind alle Kommunikationen dokumentiert und nachverfolgbar (für den Kunden und für uns). Wenn jemand uns anruft oder uns eine Direkt-E-Mail schreibt, ist diese Korrespondenz nur für eine Person verfügbar. Wenn Sie jedoch Ihre Anfrage an richten, kann das gesamte Personal das Ticket sehen und daran arbeiten. Das bedeutet, es besteht keine Abhängigkeit von nur einer einzelnen Person hier bei time cockpit. ## Fazit Nun, es gibt viele potenzielle Fragen, die Sie stellen können, wenn Sie ein neues Zeiterfassungssystem einführen möchten. Meiner Meinung nach sind viele dieser Fragen nicht spezifisch für time cockpit, sondern gelten auch für andere Zeiterfassungssysteme. Lassen Sie sich nicht von der Liste der Fragen entmutigen! Sie repräsentieren nur eine Liste aller Fragen, mit denen wir uns in den letzten Jahren befasst haben. Einige Dinge mögen überhaupt nicht auf Sie zutreffen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie alle oben genannten Herausforderungen/Fragen angehen sollten, dann empfehlen wir einen inkrementellen Ansatz. Beginnen Sie am Anfang klein und einfach (KISS) und starten Sie mit dem Minimum. Geben Sie sich etwas Zeit, um zu sehen, wie es läuft, und planen Sie Ihre nächsten Schritte entsprechend. Überprüfen Sie, ob time cockpit Ihre Anforderungen erfüllt, und entscheiden Sie, ob Sie bereit sind, mehr Zeit zu investieren, um Ihre Prozesse zu professionalisieren usw. ## Umsetzungspartnerschaft Eine Säule unseres Geschäftsmodells ist es, unsere Dienstleistungen Kunden anzubieten. Wir führen time cockpit gemeinsam mit dem Kunden ein und betreuen die Kunden über den gesamten Lebenszyklus von time cockpit. Wenn Sie Kunden haben, die von time cockpit profitieren würden und auch Beratungsleistungen benötigen, lassen Sie es uns wissen. Wir stellen Ihnen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, damit Sie die Anpassungen für Ihre Kunden durchführen können. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an , und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Projektzeiterfassung bei Festpreis & Time & Material > Festpreis oder Time & Material? Studien, Praxiserfahrungen und warum präzise Zeiterfassung in beiden Modellen Marge, Vertrauen und Steuerbarkeit sichert. Oct 10, 2025 von Alexander Huber ![Projektzeiterfassung bei Festpreis & Time & Material](/_astro/fixed-price-vs-time-and-material.de.CcvS9tDS_26xv4s.webp) Wenn IT-Dienstleister über [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) sprechen, fällt fast immer die Frage:\ **Festpreis oder Time & Material (T\&M)?** Beide Modelle haben ihre Berechtigung – und beide können scheitern, wenn die Grundlage fehlt: [**präzise Projektzeiterfassung**](/de/projektzeiterfassung/). In der täglichen Praxis erleben wir beides. Manche Kunden bestehen auf einem Festpreis, weil sie Planbarkeit brauchen. Andere setzen auf Time & Material, um flexibel zu bleiben. Doch unabhängig vom Modell gilt: Ohne saubere Zeitdaten lassen sich Projekte nicht steuern, Risiken nicht erkennen und Margen nicht sichern. Zeit ist die objektivste Währung, die ein Projekt hat. ## Festpreis und Time & Material – was steckt dahinter? ### Festpreis Beim **Festpreis** verpflichtet sich der Dienstleister, ein definiertes Ergebnis zu einem vorher festgelegten Preis zu liefern. Für den Auftraggeber bedeutet das Planungssicherheit – der Preis steht, unabhängig davon, wie viel Aufwand später tatsächlich entsteht.\ Für den Anbieter hingegen bedeutet es Risiko: Jede Schätzungenauigkeit, jeder Scope-Change und jede Verzögerung gehen zulasten seiner Marge. Der Schlüssel liegt daher in einer **sauberen Spezifikation**, klaren Abnahmebedingungen und gutem Change Management. Festpreisprojekte sind sinnvoll, wenn der Leistungsumfang klar umrissen und die Rahmenbedingungen stabil sind wie z.B. bei Migrationen, Rollouts oder wiederkehrenden Standardleistungen. Doch sobald Komplexität und Unsicherheit steigen, wird das Modell fragil. ### Time & Material Das **Time & Material Modell** funktioniert umgekehrt: Abgerechnet wird nach tatsächlich geleistetem Aufwand, meist auf Stunden- oder Tagessatzbasis. Der Kunde trägt das Budgetrisiko, erhält dafür aber maximale Flexibilität. Anforderungen können sich verändern, Prioritäten lassen sich anpassen, neue Erkenntnisse sofort umsetzen. Für IT-Dienstleister ist T\&M vor allem dann attraktiv, wenn Projekte explorativen Charakter haben – etwa bei Innovation, Forschung oder agiler Softwareentwicklung. Gleichzeitig braucht T\&M **Vertrauen und Transparenz**. Ohne nachvollziehbare Zeitaufzeichnungen droht Misstrauen: „Wie sind diese 120 Stunden zustande gekommen?“ – eine Frage, die jeder Projektleiter schon gehört hat. ## Warum Zeiterfassung in beiden Modellen unverzichtbar ist Rechtlich ist die Lage eindeutig: Der **EuGH** verlangt ein [**objektives, verlässliches und zugängliches System**](/de/arbeitszeiterfassung/), mit dem Arbeitgeber die **tägliche Arbeitszeit** messen können; in Deutschland hat das **BAG** 2022 bestätigt, dass die **gesamte Arbeitszeit** aufzuzeichnen ist. Das **BMAS** betont diese Pflicht ausdrücklich in seinen FAQ. Zeiterfassung gehört daher nicht nur zum gute Projekthandwerk, sondern ist **Pflicht** ([WEKA](https://www.forum-media.at/news/Personal/Arbeitsrecht/EuGH-Urteil-Pflicht-zur-Arbeitszeitaufzeichnung)). Siehe dazu auch diese [die rechtliche Lage zur Arbeitszeiterfassung in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). 💡 **Zeitdaten sind doppelt wertvoll:** Sie erfüllen gesetzliche Pflichten **und** schaffen die Grundlage für belastbare Projektsteuerung. ### Wirtschaftliche Sicht * Beim **Festpreis** schützen genaue Ist-Zeiten die Marge. Nur wer weiß, wie viel Aufwand wirklich entstanden ist, erkennt, ob die Kalkulation trägt und wo Nachforderungen gerechtfertigt sind. * Beim **T\&M-Modell** bilden Zeitdaten die Rechnungsgrundlage. Ohne präzise Erfassung fehlt die Legitimation gegenüber dem Kunden und das Vertrauen leidet. ### Steuerung und Lernen Zeiterfassung ist außerdem ein Lerninstrument. Historische Zeitdaten zeigen, wie realistisch Schätzungen waren, welche Tätigkeiten überproportional Aufwand erzeugen und wie sich Produktivität im Projektverlauf entwickelt. Sie sind die Basis für **Reference-Class-Forecasting** – ein Konzept, das Prognosen auf empirische Erfahrungswerte stützt und damit Schätzfehler reduziert ([Controllingportal](https://www.controllingportal.de/Fachinfo/Finanzplanung/Reference-Class-Forecasting-im-Controlling-Lernen-von-Grossprojekten.html)). ## Forschungslage: Was Studien zu den Erfolgsquoten zeigen Eine norwegische Studie mit **35 öffentlichen Softwareprojekten** berichtet eine deutliche Differenz: **83 %** der **T\&M‑Projekte** wurden als erfolgreich bewertet, aber nur **38 %** der **Festpreis‑Projekte** (Kriterien u. a. Nutzenrealisierung, Budget/Termintreue, Qualität). Die Autoren verknüpfen das mit **häufigeren Lieferungen** und aktivem **Nutzenmanagement**. ([jsoftware.us](https://www.jsoftware.us/vol12/287-SE019.pdf)) Breiter angelegte Forschung (zwei Studien u. a. mit norwegischen Projekten sowie einem internationalen Outsourcing‑Datensatz) zeigt **indirekte und direkte Zusammenhänge** zwischen Vertragstyp und Outcome - mit einem **höheren Ausfallrisiko** bei Festpreis im Vergleich zu T\&M. ([ResearchGate](https://www.researchgate.net/profile/Parastoo-Mohagheghi/publication/320767768_Direct_and_indirect_connections_between_type_of_contract_and_software_project_outcome/links/5eefa9f3a6fdcc73be9421ff/Direct-and-indirect-connections-between-type-of-contract-and-software-project-outcome.pdf)) Unabhängig vom Vertragstyp ist das **systemische Risiko** in IT‑Vorhaben groß: Die **McKinsey/Oxford‑Analyse** von >5.000 IT‑Projekten fand im Mittel **+45 % Kosten**, **+7 % Zeit** und **−56 % Nutzen** ([McKinsey & Company](https://www.mckinsey.com/~/media/McKinsey/dotcom/client_service/BTO/PDF/MOBT_27_Delivering_large-scale_IT_projects_on_time_budget_and_value.ashx)). Ergänzend zeigt eine **HBR‑Auswertung** von **1.471 Projekten** einen „**fat tail**”: **jedes sechste** Projekt wird zum **Black Swan** (**\~+200 % Kosten**, **\~+70 % Zeit**). In solchen Verteilungen sind **frühe, harte Ist‑Daten** (Zeit + Artefakte) der Schlüssel, um Ausreißer rechtzeitig zu erkennen. ([Harvard Business Review+1](https://hbr.org/2011/09/why-your-it-project-may-be-riskier-than-you-think)) **Einordnung:** Es gibt keine universelle Wahrheit „T\&M schlägt Festpreis”. Aber die Evidenz deutet darauf, dass unter **Unsicherheit** und **agilem Vorgehen** T\&M oder hybride Modelle **häufiger** zu besseren Ergebnissen führen, sofern **Transparenz über Zeiten und Outcomes** hergestellt wird. ([ResearchGate](https://www.researchgate.net/profile/Parastoo-Mohagheghi/publication/320767768_Direct_and_indirect_connections_between_type_of_contract_and_software_project_outcome/links/5eefa9f3a6fdcc73be9421ff/Direct-and-indirect-connections-between-type-of-contract-and-software-project-outcome.pdf)) 🔍 **Erkenntnis:** Kein Modell ist per se überlegen. Unter Unsicherheit und agilem Vorgehen sind flexible oder hybride Modelle meist erfolgreicher. Entscheidend ist die Transparenz über Zeit, Aufwand und Ergebnisse. ## Aus unserer Erfahrung: Vor- und Nachteile beider Modelle ### Festpreis **Vorteile:** * Hohe Budgetsicherheit für den Kunden * Klare Abnahme- und Vertragslogik * Einfacher Einkauf und Kostenplanung **Nachteile:** * Erhebliches Risiko für den Anbieter bei Fehleinschätzungen * Änderungs- und Schätzrisiken treffen die Marge * Anreiz zur Minimierung des Scopes statt zur Maximierung des Werts * Erneute Verhandlungen nötig, wenn Anforderungen sich ändern In der Praxis funktioniert Festpreis erfahrungsgemäß gut bei **stabilen Anforderungen** – etwa bei Standardmigrationen oder klar definierten Softwaremodulen. Dort lassen sich Aufwand und Risiken kalkulierbar einschätzen. Doch sobald Komplexität oder Unklarheit ins Spiel kommen, kann der Festpreis zu einem gefährlichen Wagnis werden. ### Time & Material **Vorteile:** * Hohe Flexibilität und Agilität * Anpassung an sich ändernde Anforderungen möglich * Kontinuierliche Priorisierung nach Wertbeitrag * Passt ideal zu iterativen Methoden (Scrum, Kanban, DevOps) **Nachteile:** * Budgetrisiko liegt beim Auftraggeber * Potenzielle Fehlanreize („Zeit statt Ergebnis“) * Erfordert aktive Steuerung und Vertrauen T\&M funktioniert am besten, wenn **Kunde und Anbieter partnerschaftlich zusammenarbeiten** und das Projekt in kurzen Feedback-Zyklen liefern. Das Budget wird dabei nicht als fixe Zahl, sondern als **Korridor** verstanden z.B. in Form von „Capped T\&M“, also einer Obergrenze mit Transparenz und regelmäßigen Reviews. ## Warum hybride Modelle für uns am besten funktionieren Viele erfolgreiche Organisationen kombinieren Elemente beider Welten. Ein Beispiel ist das Konzept der **Fixed-Price-Sprints**:\ Ein Sprint (z. B. zwei Wochen) wird zu einem festen Preis angeboten, während der Gesamt-Scope flexibel bleibt. Dadurch entsteht eine Balance zwischen Planbarkeit und Anpassungsfähigkeit. Alternativ bietet sich **Capped Time & Material** an – ein Time-&-Material-Vertrag mit Kostenobergrenze. So behalten Kunden Budgetkontrolle, während Teams flexibel arbeiten können. Auch **Payment-by-Results** gewinnt an Bedeutung: Vergütung erfolgt auf Basis messbarer Outcomes (z. B. erreichte User-Adoption oder Performance-Verbesserung), nicht nur auf Stundenbasis. 💡 **Hybride Modelle** wie „Capped T\&M“ oder „Fixed-Price-Sprints“ verbinden das Beste aus beiden Welten – Planbarkeit und Flexibilität. Bei Time Cockpit verwenden wir üblicherweise das “Capped T\&M” Modell. Der Kunde weiß wieviel ihn der Auftrag kostet, muss sich aber nicht durch eine Spezifikation auf Punkt und Bestrich auf den Funktionsumfang festlegen. Das liefert Spielraum für neue Ideen und hält das Risiko Auftraggeber und -nehmer im Rahmen. Kommunikation ist aus unser Schlüssel: Ändert der Auftraggeber den Scope, sodass die Gefahr besteht die Obergrenze zu überschreiten muss frühzeitig kommuniziert werden. ## Aspekte aus der Praxis 1. **Zeiterfassung schützt Marge und Vertrauen.**\ Selbst bei Festpreisprojekten sind genaue Ist-Zeiten die Grundlage für Nachträge und Lerneffekte. Nur wer weiß, wo die Zeit bleibt, kann seine Kalkulation verbessern. 2. **„Capped T\&M“ ist kein Risiko, sondern ein Puffer.**\ Viele Unternehmen nutzen dieses Modell erfolgreich als Balance zwischen Kostensicherheit und Agilität.\ So können Auftraggeber innerhalb des Budgets steuern, ohne Änderungen zu blockieren. 3. **Zeitdaten sind strategisches Wissen.**\ Über die Jahre entsteht eine wertvolle Datenbasis. Sie zeigt, wie Teams tatsächlich arbeiten, welche Tätigkeiten wiederkehrend sind und welche Kundensegmente profitabler laufen. Diese Daten verbessern nicht nur Projektsteuerung, sondern auch Angebotskalkulation und Forecasts. ## Auswahl des passenden Modells ### Wenn der Scope stabil ist * Beispiel: ERP-Upgrade, klar definierter Rollout, gesetzlich geregelte Anpassung * Empfehlung: **Festpreis**, aber mit verpflichtender Zeiterfassung, Plan-/Ist-Vergleich und transparenter Change Management. ### Wenn Unsicherheit oder Innovation dominieren * Beispiel: neue Produktentwicklung, Proof-of-Concept, Softwaremodernisierung * Empfehlung: **Time & Material** oder **hybrides Modell** – etwa Fixed-Price-Sprints oder Capped T\&M.\ Wichtig: enges Controlling, regelmäßige Reviews und **offene Kommunikation**. ## Zeiterfassung als Enabler für beide Modelle Unabhängig vom Vertragstyp ist Zeiterfassung die Basis für Steuerung, Lernen und Compliance.\ In der Praxis bedeutet das: * **Eindeutige Projektstruktur:** Klare Hierarchie aus Kunde → Projekt → Arbeitspaket. * **Automatisierte Erfassungshilfen:** Integration mit Kalender, Ticketsystem oder IDE, um Aufwand zu minimieren. * **Kennzahlen:** Burn-Rate, Flow-Effizienz, Plan/Ist-Abweichung, Billable-Ratio. * **Regelmäßige Reviews:** Zeitdaten nicht nur erfassen, sondern aktiv analysieren. Ein professionelles Tool wie [**Time Cockpit**](/de/) erlaubt nicht nur das Erfassen, sondern auch das **Interpretieren** dieser Daten: Wer arbeitet woran, wie entwickelt sich die Velocity, wo entstehen systematisch Engpässe? So wird Zeiterfassung vom administrativen Muss zum strategischen Steuerungsinstrument. ## Lessons Learned – Best Practices aus Projekten 1. **Design der Zeiterfassung:** Erfasse Aufwand granular genug, um ihn bewerten zu können, aber nicht so fein, dass Mitarbeitende überfordert sind. 2. **Transparenz als Kultur:** Zeitdaten sind kein Kontrollinstrument, sondern ein Werkzeug für gemeinsame Entscheidungen. 3. **Automatisierung:** Schnittstellen zu Jira, Azure DevOps, Outlook oder ERP vermeiden Doppelerfassung. 4. **Reflexion:** Regelmäßige Auswertung von Plan-/Ist-Abweichungen erhöht Schätzgenauigkeit langfristig. 5. **Compliance im Blick:** Erfülle rechtliche Vorgaben und nutze sie als Chance, Professionalität zu zeigen. 6. **Iteratives Vorgehen:** Auch Zeiterfassung lässt sich agil verbessern – Feedback der Teams einholen, Prozesse anpassen. Eine [anpassbare Software](/de/anpassbare-zeiterfassung/) ist hier der Schlüssel. Es muss nicht immer gleich ein neues Werkzeug eingeführt werden, wenn sich die Anforderungen ändern. ## Fazit **Festpreis oder Time & Material** ist keine reine Vertragsfrage, sondern eine strategische Entscheidung über Risiko, Steuerung und Vertrauen.\ Festpreis schafft Planungssicherheit, T\&M ermöglicht Flexibilität, doch beide funktionieren nur mit **verlässlicher Zeiterfassung**. Die Forschung zeigt: Projekte mit flexiblen Vertragsformen sind häufiger erfolgreich, weil sie auf Veränderung reagieren können. Doch ohne saubere Zeitdaten bleiben sie genauso blind wie jedes schlecht gesteuerte Festpreisprojekt. Am Ende gilt: **Zeiterfassung ist das gemeinsame Fundament.**\ Sie schützt Margen, schafft Vertrauen, liefert Fakten für bessere Entscheidungen – und macht sichtbar, was sonst im Projektalltag unsichtbar bleibt. 📈 **Zusammengefasst:** * Zeiterfassung = Compliance + Steuerung + Lernen * Festpreis = Sicherheit, aber Risiko bei Schätzfehlern * T\&M = Flexibilität, aber Bedarf an Transparenz * Hybride Modelle = beste Balance * Erfolg = Daten, nicht Bauchgefühl **Weiterführende Artikel:** * [Projekte nachkalkulieren: Tipps & Best Practices](/de/blog/nachkalkulation-projekte/) — wie Plan-Ist-Vergleiche nach Projektabschluss helfen, Schätzfehler bei Festpreis und T\&M systematisch zu reduzieren * [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) — Verrechnungsquote, Auslastung und Abweichungsanalysen, die sowohl bei Festpreis als auch T\&M entscheidend sind ## Infografik ![Infografik Fixpreis vs. Time and Material](/_astro/infographics-fixed-price-vs-time-and-material.CvOmbHIz_ZBysEV.webp)” ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # IT-Sicherheit bei Time Cockpit: Was aktuelle KI-Modelle für SaaS-Dienste bedeuten > Aktuelle Modelle wie Claude Mythos Preview zeigen, wie wichtig belastbare Sicherheitsgrundlagen für SaaS-Dienste werden, wenn Schwachstellen schneller gefunden und ausgenutzt werden können. Wir erklären, wie wir time cockpit betreiben und warum Microsoft Entra für viele Kunden der sinnvollste nächste Schritt ist. Apr 21, 2026 von Alexander Huber ![IT-Sicherheit bei Time Cockpit: Was aktuelle KI-Modelle für SaaS-Dienste bedeuten](/_astro/security-time-cockpit-mythos.de.DhoWn4-i_Z2iXPP1.webp) ## Warum wir gerade jetzt über Sicherheit schreiben Zeiterfassungsdaten sind keine Nebensache. Sie sind eine wichtige und schützenswerte Datengrundlage: Wer wann wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat, welche Stundensätze gelten, wie Teams ausgelastet sind und welche Leistungen gegenüber Kunden oder Förderstellen nachgewiesen werden können. Entsprechend sorgfältig muss man mit diesen Daten umgehen. Wir nehmen diese Verantwortung ernst und arbeiten konsequent daran, hohe Standards zu erfüllen. Der eigentliche Punkt ist für uns dabei nicht ein einzelnes Modell, sondern etwas Grundsätzlicheres: Wenn Schwachstellen schneller gefunden und ausgenutzt werden können, steigt der Wert sauberer Architektur, klarer Identitäten und belastbarer Betriebsprozesse. [Claude Mythos Preview](https://red.anthropic.com/2026/mythos-preview/), das im April 2026 viel Aufmerksamkeit bekommen hat, ist für uns deshalb vor allem ein Anlass, transparent zu erklären, wie wir time cockpit betreiben, welche Sicherheitsvorkehrungen wir treffen und warum der Umstieg auf [Microsoft Entra](https://learn.microsoft.com/en-us/entra/fundamentals/whatis) für viele Unternehmen sinnvoll ist. ## Was aktuelle KI-Modelle für Cybersecurity verändern Der konkrete Anlass für diesen Artikel ist [Claude Mythos Preview](https://red.anthropic.com/2026/mythos-preview/). Entscheidend ist aus unserer Sicht aber weniger der Produktname als die Richtung: Aktuelle Frontier-Modelle werden bei Coding-, Reasoning- und Cybersecurity-Aufgaben deutlich stärker. Anthropic beschreibt Mythos Preview als so leistungsfähig, dass das Modell **nicht allgemein veröffentlicht** wurde, sondern nur einem begrenzten Kreis an Partnern im Rahmen von „Project Glasswing“ zugänglich ist. Ziel ist es, kritische Software schneller abzusichern, bevor solche Fähigkeiten breit missbraucht werden können. ([Anthropic System Cards](https://www.anthropic.com/system-cards/)) Besonders relevant ist dabei nicht nur, dass ein Modell einzelne Schwachstellen findet. Der kritische Punkt ist die Strecke von der Analyse bis zum praktisch nutzbaren Exploit. Moderne Modelle werden immer besser darin, **mehrere Schritte eines Angriffs zu verketten**: analysieren, Hypothesen bilden, testen, anpassen, Exploits ausarbeiten, weitergehen. Genau das macht die Entwicklung für Sicherheitsverantwortliche so relevant, weil damit die Hürden für sehr unterschiedliche Angreifergruppen sinken, von wenig erfahrenen Angreifern über kriminelle Gruppen bis hin zu staatlichen Akteuren. Die [AI Security Institute (AISI)](https://www.aisi.gov.uk/blog/our-evaluation-of-claude-mythos-previews-cyber-capabilities) in Großbritannien kommt in ihrer eigenen Evaluierung zu dem Ergebnis, dass Mythos Preview bei mehrstufigen Angriffssimulationen einen deutlichen Sprung gegenüber früheren Modellen zeigt. Die AISI formuliert zugleich nüchtern, dass solche Modelle in kontrollierten Tests bereits in der Lage zu sein scheinen, kleine und schlecht geschützte Unternehmensnetzwerke autonom anzugreifen. Das ist kein „magischer Hackerknopf“, aber ein klares Signal: Zeit, Kosten und Einstiegshürden für das Auffinden und Ausnutzen von Schwachstellen sinken weiter. Für SaaS-Anbieter heißt das nicht Panik, sondern mehr Disziplin bei Architektur, Identitäten und Betrieb. Drei Begriffe kurz erklärt: Ein **Zero-Day** ist eine Schwachstelle, für die es noch keinen verfügbaren Patch gibt. Eine **Sandbox** ist eine isolierte Testumgebung. Ein **Exploit** ist ein Programm oder Code, der eine Schwachstelle gezielt ausnutzt. ## Warum gerade Behörden und Sicherheitsverantwortliche aufhorchen Die Aufregung rund um solche Modelle entsteht nicht nur wegen einzelner Demo-Szenarien, sondern wegen der möglichen Skalierung. Wenn Sicherheitsforschung beschleunigt wird, profitieren zunächst auch Verteidiger. Gleichzeitig steigt aber das Risiko, dass aus Forschung schneller praktisch nutzbare Exploits werden und schwach geschützte Systeme schneller und systematischer angegriffen werden können. Genau deshalb werden Sicherheitsgrundlagen, die früher „nur wichtig“ waren, in einer KI-unterstützten Bedrohungslage zu einem noch härteren Qualitätsmaßstab. ## Was das für SaaS-Anbieter wie uns bedeutet Für SaaS-Anbieter ist die richtige Reaktion aus unserer Sicht nicht Alarmismus, sondern Disziplin. Entscheidend sind nicht einzelne Marketing-Schlagworte, sondern eine Betriebsweise, die typische Fehlerflächen klein hält. Dazu gehört aus unserer Sicht vor allem eine Kombination aus: * möglichst kleiner Angriffsfläche * klaren und restriktiven Zugriffsrechten * automatisierten, nachvollziehbaren Deployments * solider Trennung von Mandanten und Identitäten * kontinuierlicher Überwachung und Verbesserung Genau aus dieser Perspektive möchten wir zeigen, wie wir time cockpit betreiben, mit besonderem Blick auf Angriffsfläche, Mandantentrennung, Identitäten und nachvollziehbare Änderungen. ## Wie wir time cockpit betreiben ### Ausschließlich Microsoft Azure, ausschließlich PaaS Alle Services, die wir für time cockpit betreiben, laufen in [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/). Dabei setzen wir konsequent auf **Platform-as-a-Service (PaaS)**. Wir betreiben keine virtuellen Maschinen, keine SQL Managed Instances und keine eigene On-Premises-Serverinfrastruktur. Der Vorteil liegt auf der Hand: Microsoft patcht und betreibt die zugrunde liegenden Plattformkomponenten, kümmert sich um physische Sicherheit, Basis-Härtung und die Verfügbarkeit der Plattform. Für uns ist das nicht primär ein Komfortargument, sondern eine bewusste Reduktion selbst zu härtender Infrastruktur. Das reduziert unsere operative Last und die Angriffsfläche deutlich. Gleichzeitig gilt auch in der Cloud das [Shared-Responsibility-Modell](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility): Microsoft verantwortet die Plattform, wir verantworten unsere Anwendung, Konfiguration, Identitäten, Berechtigungen und Prozesse. Microsoft Azure bringt eine breite Palette an [Compliance-Angeboten und Zertifizierungen](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/compliance/offerings/) mit, darunter etablierte Standards wie ISO 27001 sowie verschiedene SOC-Nachweise. Diese Basis ist für uns ein wesentlicher Baustein. PaaS ist aus unserer Sicht kein Marketingbegriff, sondern ein Sicherheits- und Betriebsprinzip: weniger selbst betriebene Infrastruktur, weniger Patch-Aufwand auf Betriebssystemebene, weniger manuelle Eingriffe und damit weniger Möglichkeiten für vermeidbare Fehler. ### Deployments nur über CI/CD, Infrastruktur als Code Wir deployen time cockpit ausschließlich über **CI/CD-Pipelines in Azure DevOps**. Manuelle Deployments auf Produktionssysteme sind nicht unser Betriebsmodell. Zusätzlich verwalten wir unsere Infrastruktur durchgängig als **Infrastructure as Code (IaC)**. Warum ist das sicherheitsrelevant? * Änderungen sind versioniert und nachvollziehbar. * Infrastruktur wird reproduzierbar statt „per Klick“ erstellt. * Reviews werden einfacher, weil Konfigurationen im Code sichtbar sind. * Rollbacks und kontrollierte Änderungen werden planbarer. * Manuelle Konfigurationsfehler werden reduziert. Gerade in einer Zeit, in der Schwachstellen schneller gefunden werden, ist nicht nur Geschwindigkeit wichtig, sondern Konsistenz. IaC hilft uns dabei, Sicherheit nicht nur zu dokumentieren, sondern wiederholbar umzusetzen und Konfigurationsdrift klein zu halten. ### Redundanz, Routing und kontrollierter Netzwerkverkehr Unsere Infrastruktur ist redundant ausgelegt. Das betrifft sowohl **Azure SQL Database** als auch **App Services**. Je nach Last betreiben wir zwischen fünf und fünfzehn App-Service-Instanzen. Vor unseren Services steht [Azure Front Door](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/frontdoor/front-door-overview). Das bringt uns mehrere Vorteile: * zentrale Richtlinien für eingehenden Webverkehr * flexibles Routing und kontrollierte Rollouts * besseres Staging, weil wir einzelne Kunden oder Benutzer gezielt auf bestimmte Instanzen leiten können Für ausgehende Verbindungen nutzen wir in unserer Architektur ein [NAT Gateway](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/nat-gateway/nat-overview). Das ist nicht „das eine große Security-Feature“, aber es ist ein sinnvoller Baustein für kontrollierten Netzwerkverkehr: Es liefert vorhersehbare ausgehende IP-Adressen, erleichtert Whitelisting und erlaubt keine unaufgeforderten eingehenden Internetverbindungen über diesen Weg. Zwischen App Services und Datenbanken nutzen wir [Service Endpoints](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/virtual-network/virtual-network-service-endpoints-overview). Damit bleibt der Verkehr auf dem Azure-Backbone, und wir können den Zugriff auf definierte Netzbereiche einschränken. Auch das reduziert die Angriffsfläche. ### Mandantentrennung auf Datenbankebene Ein besonders wichtiger Punkt ist für uns die Trennung von Kundendaten. Bei time cockpit hat **jeder Kunde eine eigene Datenbank**. Unsere Multi-Tenancy ist also nicht nur logisch über Schemata oder Tabellenfilter getrennt, sondern tatsächlich auf Datenbankebene umgesetzt. Das ist für uns keine technische Randnotiz, sondern eine der wichtigsten Sicherheitsentscheidungen im Produktdesign. Darüber hinaus hat jeder Benutzer einen eigenen Connection String und einen eigenen Datenbankbenutzer. Wenn ein Benutzer deaktiviert wird, passiert das nicht nur in der Anwendung, sondern zusätzlich auf Datenbankebene. Diese Trennung ist aus unserer Sicht ein wesentlicher Sicherheitsvorteil. ### Schutzmechanismen in Azure SQL Database und App Service Unsere Datenbanken sind mit **35 Tagen Point-in-Time-Restore** konfiguriert. Damit können wir im Fehlerfall auf einen früheren Zeitpunkt zurückgehen. Zusätzlich profitieren wir von Funktionen, die Azure SQL bereits mitbringt: * automatische Backups * [Transparent Data Encryption (TDE)](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-sql/database/transparent-data-encryption-tde-overview?view=azuresql) * [Microsoft Defender for SQL](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-sql/database/azure-defender-for-sql?view=azuresql) * [SQL Vulnerability Assessment](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/defender-for-cloud/sql-azure-vulnerability-assessment-overview) Die Datenbanken werden also nicht nur gesichert, sondern auch regelmäßig auf sicherheitsrelevante Auffälligkeiten und Konfigurationsprobleme geprüft. Auf Ebene von Azure App Service nutzen wir die integrierten Plattformfunktionen für TLS, Skalierung und Monitoring. Daten werden sowohl **in Transit** als auch **at Rest** verschlüsselt. Zusätzlich führen wir nächtliche Datenbankwartungen durch, insbesondere bei Statistiken und Indizes, damit Performance und Stabilität auch im laufenden Betrieb sauber bleiben. Ergänzend härten wir auch angrenzende Infrastruktur, die für Missbrauchsszenarien wie Phishing oder Spoofing relevant ist. Dazu gehören Verbesserungen bei **SPF, DKIM und DMARC** für unsere Mail-Domänen sowie **CAA-Einträge** im DNS, damit der Kreis zulässiger Zertifizierungsstellen bewusst eingegrenzt wird. Gerade bei Social-Engineering-Angriffen sind solche Bausteine nicht alles, aber sie sind ein sinnvoller Teil eines belastbaren Gesamtkonzepts. ([Microsoft Learn zu DMARC und Anti-Spoofing](https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/email-authentication-dmarc-configure), [Microsoft Learn zu DNS Record Types in Azure](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/dns/dns-operations-recordsets-cli)) ### Authentifizierung und Zugriff nach dem Prinzip „so wenig wie nötig“ Für Authentifizierung setzen wir ausschließlich auf **Microsoft Entra**. Das gilt sowohl für time cockpit selbst als auch für unsere Authentifizierung gegenüber der Azure-Umgebung, in der time cockpit betrieben wird. Obwohl wir ein kleines Team sind, hat nur ein eng eingeschränkter Kreis Zugriff auf Azure-Ressourcen. Und selbst dort gilt: **Kein Zugriff ohne konkreten Bedarf.** Standardmäßig besteht kein Zugriff unserer Mitarbeitenden auf Kundendatenbanken. Wenn in Ausnahmefällen, etwa im Support, ein erhöhter Zugriff erforderlich ist, nutzen wir [Privileged Identity Management (PIM)](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/active-directory-privileged-identity-management-configure). PIM erlaubt eine temporäre, nachvollziehbare Rechtevergabe nach dem Just-in-Time-Prinzip. Rollenvergaben werden geloggt und können auditiert werden. Dauerhafte, breite Administratorrechte vermeiden wir bewusst. Sicherheit hängt oft weniger an der Frage „Wer darf grundsätzlich?“, sondern an der Frage „Wer darf wie lange, wofür und mit welcher Nachvollziehbarkeit?“. Genau deshalb halten wir privilegierte Zugriffe so klein und so kurz wie möglich. ### Gerätesicherheit, DevSecOps und Abhängigkeiten Unsere eigenen Geräte werden über **Microsoft Intune** verwaltet. BitLocker und Microsoft Defender sind Pflicht. Zusätzlich überwachen wir, ob veraltete Software auf den Geräten installiert ist. Multi-Faktor-Authentifizierung ist für uns selbstverständlich. Unsichere zweite Faktoren wie SMS oder Telefonanrufe sind deaktiviert. Als Fallback verwenden wir Hardware-Tokens. Organisatorisch haben wir wöchentliche **DevSecOps-Termine**, in denen wir Komponenten, Konfigurationen und Auffälligkeiten prüfen. Wenn wir Anomalien erkennen, versuchen wir proaktiv zu reagieren, statt erst im Incident-Modus zu improvisieren. Wir überwachen zudem aktiv Schwachstellen in verwendeten npm-Paketen. Parallel führen wir [Renovate](https://docs.renovatebot.com/) ein beziehungsweise bauen dessen Nutzung weiter aus. Renovate ist ein Werkzeug, das verfügbare Updates für Abhängigkeiten automatisch erkennt und als Pull Requests vorbereitet. Dadurch werden Sicherheitsupdates weniger leicht übersehen. Wenn wir Schnittstellen bauen, bevorzugen wir moderne Authentifizierungsverfahren. Wo das technisch nicht möglich ist, nutzen wir zumindest klar eingeschränkte **Personal Access Tokens (PATs)** statt Basic Auth. Perspektivisch ist für uns dort, wo es technisch sinnvoll ist, **Workload Identity Federation** der nächste logische Schritt, also weg von langlebigen Secrets und hin zu vertrauensbasierten Maschinenidentitäten. ([Microsoft Entra Workload Identity Federation](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/workload-id/workload-identity-federation)) Zusätzlich betreiben wir externe Health Checks von mehreren Standorten in Europa. Damit überwachen wir die Erreichbarkeit unserer Services vor den App Services und betrachten Verfügbarkeit und Auffälligkeiten nicht nur aus einem einzigen Blickwinkel. ### Wir speichern keine Bezahldaten Ein oft unterschätzter Sicherheitsaspekt ist auch die bewusste Nicht-Speicherung sensibler Daten. Wir speichern keine Kreditkarten- oder sonstigen Bezahldaten. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über [Stripe](https://stripe.com/), also über einen spezialisierten Zahlungsdienstleister. Damit entfällt für uns ein ganzer Bereich sensibler Datenverarbeitung. ## Was Kunden selbst tun können Auch die beste SaaS-Architektur ersetzt keine sauberen Sicherheitsprozesse auf Kundenseite. Aus unserer Erfahrung haben sich vor allem diese Maßnahmen bewährt: * **Microsoft Entra nutzen, wenn vorhanden.** Viele Unternehmen haben Entra bereits über Microsoft 365 im Haus. Damit lassen sich Single Sign-On, MFA, zentrale Benutzerverwaltung und sauberes Offboarding deutlich einfacher umsetzen. Für time cockpit ist das in der Praxis meist der wirksamste Hebel. Mehr dazu finden Sie auch bei unseren [Enterprise-Funktionen](/de/enterprise-zeiterfassung/). * **Falls kein Entra im Einsatz ist:** keine geteilten Accounts, starke und einzigartige Passwörter, ein Passwortmanager und MFA überall dort, wo es möglich ist. Pauschale erzwungene Passwortwechsel in kurzen Intervallen halten wir dagegen nur bedingt für hilfreich; wichtiger sind gute Passwörter, gute zweite Faktoren und ein schneller Wechsel bei Verdacht oder Personaländerungen. * **Offboarding ernst nehmen.** Prüfen Sie regelmäßig, ob ausgeschiedene Mitarbeitende, externe Dienstleister oder frühere Projektpartner wirklich keinen Zugriff mehr haben. * **Rollen und Berechtigungen regelmäßig überprüfen.** Gerade mit der Zeit sammeln sich oft Rechte an, die niemand mehr aktiv hinterfragt. * **Eine verantwortliche Person benennen.** Ein klarer Application Owner oder interner Ansprechpartner hilft enorm, wenn Benutzer angelegt, deaktiviert oder Berechtigungen überprüft werden müssen. Viele Sicherheitsprobleme entstehen nicht durch spektakuläre Zero-Days, sondern durch alltägliche Versäumnisse: verwaiste Accounts, zu breite Rechte, fehlende MFA oder unklare Zuständigkeiten. Genauso wichtig ist ein Punkt, der in Technikdiskussionen oft unterschätzt wird: **Social Engineering**. Also Angriffe, bei denen nicht primär Systeme, sondern Menschen manipuliert werden, etwa durch Phishing-Mails, gefälschte Login-Seiten oder gut vorbereitete Support-Anrufe. Wir würden Social Engineering nicht pauschal als das eine größte Einfallstor bezeichnen, aber klar als eines der wichtigsten. Der [Verizon 2025 Data Breach Investigations Report](https://www.verizon.com/business/resources/T896/reports/2025-dbir-data-breach-investigations-report.pdf) zeigt, dass der menschliche Faktor in einem großen Teil der untersuchten Breaches eine Rolle spielt. Gerade deshalb helfen technische Maßnahmen wie Microsoft Entra, MFA und sauberes Offboarding nur dann wirklich, wenn sie durch Aufmerksamkeit, klare Prozesse und regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeitenden ergänzt werden. ## Warum Microsoft Entra für viele Kunden der sinnvollste nächste Schritt ist Wenn Sie time cockpit heute noch ohne Microsoft Entra nutzen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, über den Umstieg nachzudenken. Aus unserer Sicht ist das für viele Unternehmen kein Zusatzthema, sondern der praktikabelste nächste Schritt, um Identitäten, MFA, Offboarding und Richtlinien sauber zusammenzuführen. Für viele Unternehmen ist das kein großes Transformationsprojekt, sondern vor allem ein sauber geplanter Identitätswechsel mit viel praktischem Nutzen: * Single Sign-On mit dem bestehenden Unternehmensaccount * zentrale Benutzerverwaltung * MFA und Richtlinien über die eigene Organisation * weniger manuelle Arbeit beim Onboarding und Offboarding * weniger separate Passwörter für einzelne Dienste Wir unterstützen unsere Kunden dabei aktiv und begleiten die Umstellung strukturiert. Bestandskunden helfen wir beim Umstieg auf Microsoft Entra. Wenn Sie Interesse haben, schreiben Sie uns bitte an . Für neue Kunden möchten wir den Einstieg in Zukunft noch einfacher machen, damit Microsoft Entra möglichst nicht erst nachträglich angebunden werden muss, sondern von Anfang an besser vorbereitbar ist. Aus unserer Sicht ist das der sinnvollste Zielzustand: moderne Authentifizierung möglichst früh sauber aufsetzen, statt sie später unter Zeitdruck nachzurüsten. Für die Umstellung müssen die Login-E-Mail-Adressen in time cockpit mit den in Microsoft Entra hinterlegten E-Mail-Adressen zusammenpassen. Wir stellen dafür eine Checkliste bereit, damit die Umstellung sauber vorbereitet werden kann. Stand heute unterstützen wir noch kein automatisiertes SCIM-Provisioning und verarbeiten auch keine Entra-ID-Webhooks für Benutzerlebenszyklen. In der Praxis bedeutet das: Der Benutzer muss in time cockpit bereits mit passender E-Mail-Adresse vorhanden sein, damit die Zuordnung funktioniert. Mittelfristig sehen wir genau dort eine sinnvolle Weiterentwicklung für eine noch vollständigere Entra-Integration. ## Fazit Claude Mythos Preview ist vor allem eines: ein Signal dafür, dass sich Cyberrisiken weiter beschleunigen. Schwachstellen verschwinden dadurch nicht schneller, aber sie werden schneller gefunden und in manchen Szenarien schneller ausnutzbar. Genau deshalb gewinnen Architekturdisziplin, Identitätsmanagement, Automatisierung, Monitoring und klare Prozesse weiter an Bedeutung. Die relevante Frage für SaaS-Anbieter ist deshalb nicht, ob KI klassische Sicherheitsgrundlagen ersetzt. Sie tut das nicht. Die relevante Frage ist, wie diszipliniert Architektur, Mandantentrennung, Identitäten und Betriebsprozesse aufgestellt sind. Für uns bei time cockpit heißt das: so wenig eigene Infrastruktur wie möglich, so wenig dauerhafte Rechte wie nötig, so viel Automatisierung und Nachvollziehbarkeit wie sinnvoll. Sicherheit ist kein einzelnes Feature und auch kein Zertifikatslogo, sondern das Ergebnis vieler technischer und organisatorischer Entscheidungen. Wenn Sie Fragen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen haben oder den Umstieg auf Microsoft Entra besprechen möchten, nehmen Sie gerne [Kontakt mit uns auf](/de/firma/kontakt/). Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre time-cockpit-Umgebung sicherer und einfacher administrierbar zu machen. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Anpassbare Standardsoftware trifft KI > Warum anpassbare Standardsoftware und KI gut zusammenpassen und welchen konkreten Nutzen Datenmodell, Metamodell, TCQL, API und Scripting schaffen. Aug 5, 2026 von Alexander Huber ![Anpassbare Standardsoftware trifft KI](/_astro/ki-zeiterfassung-anpassbare-software.de.Cp9PJiUK_Z14Gmqp.webp) Standardsoftware funktioniert gut, solange der eigene Prozess dem vorgesehenen Standard entspricht. Schwierig wird es bei einer besonderen Anforderung: Bestimmte Zeitbuchungen sollen etwa zuerst von der Projektleitung und ab einem Grenzwert zusätzlich von der Geschäftsführung freigegeben werden. Unterstützt die Software diesen Workflow nicht, muss das Unternehmen seinen Prozess ändern, auf eine neue Produktfunktion warten oder eine individuelle Lösung entwickeln und dauerhaft pflegen. Die grundsätzliche Lösung ist ein anpassbares Datenmodell. In time cockpit können Kunden mit dem [OnCockpitAdmin](/de/anpassbare-zeiterfassung/) selbst eigene Felder, Beziehungen, Regeln, Listen, Formulare und Berechtigungen ergänzen. Aus dem fehlenden Freigabeworkflow werden so ein zusätzlicher Status, die passenden Rollen, eine Liste der offenen Fälle und eine Aktion zur Freigabe. Der Standardkern bleibt erhalten, und es muss keine eigene time-cockpit-Version kompiliert werden. Diese Möglichkeit war bisher vor allem für Menschen zugänglich, die das Datenmodell, TCQL und die Skriptumgebung gut kennen. KI kann diese Einstiegshürde senken. Aus einer fachlichen Beschreibung kann sie einen ersten Vorschlag für Modelländerung, Prüfregel, Abfrage, Liste und Geschäftslogik ableiten. Datenmodell, TCQL, Skriptumgebung und Sandbox geben dabei einen klaren Weg vor, um die Änderung umzusetzen und zu überprüfen. Möglichkeiten, KI und LLMs in ein Produkt zu integrieren, gibt es viele: Assistenten in der Oberfläche, Abfragen in natürlicher Sprache, generierter Code oder neue Zugänge über MCP. Am Anfang war auch für uns nicht klar, welche Ideen im Arbeitsalltag wirklich Mehrwert schaffen und welche vor allem in einer Demo gut aussehen. Einen konkreten Ansatzpunkt fanden wir dort, wo KI nicht als isolierte Funktion auftritt, sondern den bestehenden Anpassungsprozess unterstützt. Als wir erstmals ein LLM mit dem time-cockpit-Datenmodell, TCQL, der Skriptumgebung und unseren Werkzeugen verbunden haben, waren wir überrascht, wie gut die vorhandenen Bausteine zusammenspielten. Schon mit wenigen gezielten Skills konnte die KI daraus brauchbare Vorschläge für Modelländerungen, Abfragen, Listen und Skripte ableiten. Nicht jeder Vorschlag war sofort produktionsreif, und die fachliche Prüfung bleibt notwendig. Entscheidend war für uns etwas anderes: Die KI musste time cockpit nicht neu erfinden. Datenmodell, TCQL, Skriptsprache und Werkzeuge boten bereits einen festen Weg, um fachliche Änderungen zu beschreiben, umzusetzen und zu prüfen. Darin liegt für uns der Grund, warum anpassbare Standardsoftware und KI so gut zusammenpassen. ## Warum Geschwindigkeit allein nicht reicht KI kann sehr schnell Code erzeugen. Sie weiß deshalb noch nicht, was in einem Unternehmen ein abrechenbares Projekt, eine genehmigte Zeitbuchung oder eine zulässige Ausnahme ist. Diese Bedeutung steckt im Fachsystem: in Datenstrukturen, Beziehungen, Regeln, Berechtigungen und vorhandenen Abläufen. Der Vorteil liegt deshalb nicht allein in der Geschwindigkeit. Das kundenspezifische Datenmodell enthält die fachlichen Zusammenhänge. TCQL, Skriptsprache, OnCockpitAdmin und Sandbox geben vor, wie eine Anpassung umgesetzt und geprüft wird. KI kann auf dieser Grundlage schneller einen ersten funktionierenden Vorschlag erstellen. Der Kunde muss dadurch nicht zum Hersteller einer eigenen Softwareversion werden. Diese langfristige Verantwortung beleuchten wir auch in [Zeiterfassung selbst programmieren mit KI](/de/blog/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai/). ## Fünf Bausteine, die zusammen den Unterschied machen Bei time cockpit greifen dafür fünf Bausteine ineinander. Jeder davon löst ein konkretes Problem. ![Metamodell, anpassbares Datenmodell, TCQL, generische API und Skriptsprache verbinden time cockpit mit KI und ermöglichen kundenspezifische Funktionen ohne eigene Produktversion](/_astro/architektur-bausteine-ki.de.BxC6e29R_1wVfOn.webp) ### 1. Das Metamodell beschreibt, wie time cockpit aufgebaut ist Das Metamodell ist die gemeinsame Grammatik des Systems. Es beschreibt, was eine Entität, eine Eigenschaft, eine Beziehung, eine Validierung, eine Berechtigung, eine Liste oder ein Formular ist. Die praktische Folge: Viele Teile der Anwendung sind nicht fest in Programmcode eingebaut. Sie können als strukturierte Informationen gelesen und verändert werden. Ein KI-Agent muss daher nicht erraten, wie eine Erweiterung grundsätzlich funktioniert. Das System beschreibt seine Struktur selbst. ### 2. Das anpassbare Datenmodell bildet die Sprache des Kunden ab Im Datenmodell werden aus allgemeinen Bausteinen konkrete Fachbegriffe. Ein Kunde ergänzt zum Beispiel einen Projekttyp, eine Kostenstelle, einen Freigabestatus oder eine Beziehung zum Rahmenvertrag. Dazu kommen berechnete Eigenschaften, Pflichtfelder, Regeln und Berechtigungen. Damit kennt die Zeiterfassung die Zusammenhänge, die für Abrechnung und Projektsteuerung tatsächlich wichtig sind. Wenn sich Organisation oder Geschäftsmodell verändern, kann das Modell mitwachsen. Der [**OnCockpitAdmin**](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/overview.html) steht dafür auch Kunden zur Verfügung. Wer die Rolle **Customization Admin** besitzt, kann eigene [Datenstrukturen](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/entity.html), [Listen](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/list.html), [Formulare](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/form.html) und Regeln ergänzen. Kunden können diese Arbeit selbst übernehmen oder gemeinsam mit uns umsetzen. ### 3. TCQL macht das Modell abfragbar TCQL ist die Abfrage- und Ausdruckssprache von time cockpit. Sie folgt den Beziehungen im Datenmodell und wird nicht nur für Listen verwendet. Auch Berechnungen, Validierungen, Bedingungen und Teile des Berechtigungssystems bauen darauf auf. Für den zweistufigen Genehmigungsworkflow könnte TCQL festlegen, welche Zeitbuchungen noch auf eine Freigabe warten, wann zusätzlich die Geschäftsführung zuständig ist und welche Personen die jeweiligen Einträge sehen oder genehmigen dürfen. Dieselben fachlichen Beziehungen stehen damit in Listen, Prüfungen und Auswertungen zur Verfügung. Für KI ist das wertvoll, weil eine erzeugte Abfrage nicht auf unbekannte Tabellen und zufällige Spaltennamen zielt. Sie arbeitet gegen ein beschriebenes Modell mit fachlichen Beziehungen. ### 4. Die generische API wächst mit dem Modell Die [Web API von time cockpit](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html) folgt dem Datenmodell. Neue kundenspezifische Entitäten und Eigenschaften können dadurch über denselben Zugang gelesen und bearbeitet werden wie vorhandene Strukturen. Der [OData-Endpunkt](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/odata.html) stellt Modell und Daten einschließlich individueller Datenmodellerweiterungen bereit. Für komplexere Abfragen steht zusätzlich der [TCQL Query Endpoint](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/query.html) zur Verfügung. Ein Kunde kann zusätzliche Projektinformationen für Auswertungen bereitstellen oder Daten aus einem Vorsystem übernehmen, ohne für jedes neue Feld eine Produkt-API abwarten zu müssen. Berechtigungen bleiben Teil des Systems. ### 5. Die Skriptsprache definiert Erweiterungen und führt Geschäftslogik aus Die integrierte Skriptsprache basiert auf IronPython. Der Name der Sprache ist aber nicht der Kern des Vorteils. Entscheidend sind ihre zwei Rollen. Erstens ist sie eine **Definitionssprache**. Skripte können das Datenmodell dynamisch um Entitäten, Eigenschaften, Beziehungen und Validierungen erweitern. Auch Listen, Formulare, Aktionen und weitere Modellbestandteile lassen sich reproduzierbar registrieren. Zweitens enthält sie **kundenspezifische Geschäftslogik**, zum Beispiel für Freigaben, Schnittstellen, [Aktionen](https://docs.timecockpit.com/doc/scripting/actions.html) oder Batchprozesse. Die [Scripting-Dokumentation](https://docs.timecockpit.com/doc/scripting/overview.html) beschreibt diese Einsatzmöglichkeiten und die Arbeit mit dem Datenkontext. Für ein LLM ist diese doppelte Rolle besonders nützlich. Mit der Dokumentation und gezielten Skills kennt es nicht nur die Syntax der Sprache, sondern auch die Muster einer gültigen time-cockpit-Anpassung. Aus einer fachlichen Anforderung kann es einen Entwurf erzeugen, der benötigte Felder, Beziehungen und Regeln definiert und zusätzlich die passende Geschäftslogik enthält. Über den OnCockpitAdmin-MCP kann ein KI-Agent das tatsächliche Kundenmodell lesen, den Entwurf in einer Sandbox einspielen und Rückmeldungen des Systems auswerten. Existiert eine verwendete Eigenschaft nicht oder ist die Modelländerung ungültig, kann der Agent den Vorschlag überarbeiten. Menschen prüfen weiterhin die fachliche Richtigkeit und entscheiden, ob die Anpassung übernommen wird. Beim Genehmigungsworkflow definiert ein Skript also nicht nur einen Programmablauf. Es kann die benötigten Statusfelder, Beziehungen und Regeln anlegen und zusätzlich die Aktion implementieren, mit der Projektleitung oder Geschäftsführung die betreffenden Zeitbuchungen genehmigen. Diese Änderungen werden in die Kundeninstanz eingespielt, ohne den time-cockpit-Produktkern neu zu kompilieren und eine eigene Version bereitzustellen. Anpassungen sind als Code nachvollziehbar, versionierbar und zwischen Test- und Produktivumgebung übertragbar. IronPython kann dabei auf Objekte und Bibliotheken des .NET Frameworks zugreifen ([IronPython](https://github.com/IronLanguages/ironpython2)). ## Was Kunden damit machen und was wir damit machen Kunden ergänzen eigene Projektmerkmale, Freigabeprozesse, Vertragsinformationen, Auswertungen oder Schnittstellen. Die Software folgt damit dem tatsächlichen Ablauf und kann auch bei neuen Anforderungen vertraut bleiben. Ein Produktwechsel mit Datenmigration und Schulungen lässt sich dadurch oft vermeiden. Wir verwenden dieselben Mechanismen in der Produktentwicklung und in Kundenprojekten. Eine neue Idee kann zunächst als Modelländerung, TCQL-Abfrage, Liste und Skript entstehen. Im echten Daten- und Berechtigungskontext zeigt sich schnell, ob die fachliche Annahme trägt. Danach entscheiden wir, ob die Lösung kundenspezifisch bleibt oder als allgemeine Funktion in den Standardkern gehört. KI verkürzt beide Wege. Ein Kunde oder Consultant kann eine Anforderung in Fachsprache beschreiben. Ein KI-Agent kann daraus einen ersten Änderungsvorschlag ableiten. Unsere Entwicklung kann Varianten schneller ausprobieren und die tragfähige Lösung anschließend sauber in das Produkt überführen. Der gemeinsame Nenner ist das anpassbare Datenmodell: Kunden beschreiben darin ihre Besonderheiten, wir entwickeln darauf den Standard weiter und KI hilft, zwischen fachlicher Absicht und technischen Artefakten zu übersetzen. ## Der OnCockpitAdmin-MCP schließt die Lücke zwischen Wissen und Ausführung Damit KI nicht nur plausible Skripte ausgibt, braucht sie einen kontrollierten Zugang zum tatsächlichen System. Genau hier liegt die Verbindung zu unserem **OnCockpitAdmin-MCP**. Er ist ein internes Entwicklungswerkzeug und ergänzt den OnCockpitAdmin um Werkzeuge für KI-Agenten. Ein Agent kann darüber das vorhandene Datenmodell lesen, eine Anpassung einspielen, Testdaten erzeugen und das Ergebnis prüfen. Er arbeitet also nicht nur mit einem langen Prompt, sondern erhält Rückmeldung vom System: Gibt es die verwendete Entität? Ist das Modell gültig? Funktioniert die Liste mit realistischen Daten? Greifen die vorgesehenen Regeln? Hier wird das Zusammenspiel für KI praktisch: Das Metamodell liefert die Landkarte, das Kundenmodell den fachlichen Kontext, TCQL die Abfragen, die Skriptsprache die Definition und Logik, und der OnCockpitAdmin-MCP ermöglicht die kontrollierte Ausführung und Prüfung. Der OnCockpitAdmin-MCP ist für unsere Produktentwicklung und autorisierte Customizing-Arbeit am Datenmodell gedacht. **Für die Zukunft planen wir daneben einen stärker kunden- und benutzerorientierten MCP**. Dieser soll nicht zur Erweiterung des Datenmodells dienen, sondern die Nutzung von time cockpit unterstützen, etwa beim Abfragen freigegebener Projektinformationen oder beim Vorbereiten von Arbeitsschritten im Kontext des angemeldeten Benutzers. Funktionsumfang und Verfügbarkeit sind noch nicht final festgelegt. ## Dokumentation wird ausführbarer Kontext Ein KI-Agent kann nur sinnvoll mit diesen Bausteinen arbeiten, wenn ihre Verwendung beschrieben ist. Deshalb erklären wir beispielsweise, wie Listen aufgebaut, Beziehungen abgefragt und Skripte mit dem Datenkontext verwendet werden. Wir veröffentlichen dieses Wissen in unserer [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com/). Dienste wie Context7 können die Inhalte indexieren und gezielt für KI-Werkzeuge bereitstellen. Context7 ist darauf ausgelegt, aktuelle technische Dokumentation abzurufen und die passenden Abschnitte in den Arbeitskontext eines Coding Agents zu bringen ([Context7](https://github.com/upstash/context7)). So entsteht eine durchgängige Kette: Die Dokumentation erklärt die korrekte Verwendung. Der Agent liest Modell und Regeln. Er erzeugt eine Anpassung. Der OnCockpitAdmin-MCP spielt sie in einer kontrollierten Umgebung ein. Tests und menschliche Prüfung entscheiden, ob sie übernommen wird. ## Fazit: Der Vorteil liegt im Zusammenspiel KI-Zeiterfassung beginnt für uns nicht beim Chatbot. Sie beginnt bei einer Software, die ihr Fachwissen strukturiert ausdrücken kann. Bei time cockpit greifen dafür fünf Dinge ineinander: Metamodell, anpassbares Datenmodell, TCQL, generische API und Skriptsprache. Dokumentation und OnCockpitAdmin-MCP machen dieses Wissen für KI auffindbar und kontrolliert nutzbar. Für Kunden bedeutet das schnellere, passendere Erweiterungen ohne eigene Produktversion. Wir können Ideen näher am realen Anwendungsfall entwickeln und erfolgreiche Lösungen gezielt in den Standard übernehmen. Andere Produktteams können aus dieser Perspektive prüfen, wie klar ihr Produkt Anpassungen beschreibt, unterstützt und kontrolliert ausliefert. Anpassbare Standardsoftware und KI entfalten ihren gemeinsamen Nutzen nicht automatisch. Erst wenn Datenmodell, Geschäftslogik, Schnittstellen und Werkzeuge ineinandergreifen, wird aus KI-Unterstützung ein verlässlicher Weg zu passenden Erweiterungen. Wenn Sie eigene Projekt-, Abrechnungs- oder Zeiterfassungsprozesse abbilden möchten, zeigen wir Ihnen gerne, wie die [anpassbare Zeiterfassung von time cockpit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) dafür eingesetzt werden kann. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # KI in der Wissensarbeit: Warum gute Zeiterfassung wichtiger wird > KI Tools beschleunigen Wissensarbeit. In der Praxis wird es dadurch oft schwieriger, Arbeitstage sauber zu rekonstruieren. Warum verlässliche Zeiterfassung für IT Dienstleister gerade jetzt wichtig ist und wie moderne Activity Logs dabei helfen. Apr 29, 2026 von Alexander Huber ![KI in der Wissensarbeit: Warum gute Zeiterfassung wichtiger wird](/_astro/ai-time-tracking-knowledge-work.de.Ou4dcMzN_Z2aKlJm.webp) Dieser Beitrag ist ein Meinungsartikel aus unserer Praxis als IT Dienstleister und als Team hinter time cockpit. Die beschriebenen Mechanismen sind Beobachtungen aus dem Arbeitsalltag, keine allgemeingültigen Forschungsergebnisse. ## „Ich habe den ganzen Tag gearbeitet, aber woran eigentlich?“ Diesen Satz hören wir in Gesprächen mit Wissensarbeitern immer häufiger. Er klingt paradox, gerade weil KI viele einzelne Aufgaben beschleunigt. Ein Entwurf entsteht in Sekunden, Code wird schneller ergänzt und eine Recherche beginnt nicht mehr auf einer leeren Seite. Trotzdem fällt es am Abend oft schwerer, den Arbeitstag vollständig zu rekonstruieren. Unsere These lautet: **Je mehr KI die Ausführung einzelner Arbeitsschritte beschleunigt, desto wichtiger wird eine verlässliche Zeiterfassung für den Zusammenhang zwischen diesen Schritten.** Wir nennen das das KI Zeiterfassungsparadox. KI kann die Kosten einer einzelnen Ausführung senken. Gleichzeitig kann sie mehr Entwürfe, Prüfungen, Rückfragen und Wechsel zwischen Aufgaben ermöglichen. Der Tag enthält dann nicht unbedingt weniger Arbeit, sondern mehr kleine Arbeitsschritte. Genau diese kleinen Einheiten gehen bei einer Zeiterfassung aus dem Gedächtnis zuerst verloren. Für IT Dienstleister ist das mehr als ein persönliches Organisationsproblem. Wenn die tatsächliche Arbeit und die gebuchten Stunden auseinanderlaufen, werden Projektmargen, Auslastung und Angebotskalkulation unzuverlässig. Gute Zeiterfassung wird in einer von KI geprägten Wissensarbeit deshalb wichtiger, nicht unwichtiger. ## Drei Mechanismen verändern den Arbeitstag Die Wirkung von KI auf Wissensarbeit lässt sich nicht auf „schneller“ oder „langsamer“ reduzieren. In unserer Praxis sehen wir drei Mechanismen, die gemeinsam erklären, warum die Rückschau schwieriger wird. ### 1. Aus einer Aufgabe werden mehrere kurze Schleifen Ein KI Ergebnis ist selten das fertige Arbeitsergebnis. Ein Entwickler formuliert eine Aufgabe, prüft erzeugten Code, korrigiert Annahmen, testet das Ergebnis und dokumentiert die Entscheidung. Eine Projektleiterin lässt einen Textentwurf erstellen, gleicht ihn mit dem Kundenkontext ab, verwirft Teile und stimmt die neue Fassung intern ab. Die erste Ausführung wird schneller. Dafür entstehen zusätzliche Schleifen aus Anweisen, Bewerten und Verbessern. Diese Arbeit ist real und häufig anspruchsvoller als der erste Entwurf. In einer pauschalen Buchung wie „Implementierung, acht Stunden“ bleibt sie jedoch unsichtbar. ### 2. Gesparte Minuten werden sofort neu belegt Wenn eine Aufgabe früher 30 Minuten und heute zehn Minuten dauert, entstehen im Kalender selten 20 freie Minuten. Meist folgt sofort die nächste Recherche, ein weiterer Entwurf oder eine kurze Rückfrage. KI schafft damit nicht automatisch Ruhe. Sie kann die Taktung erhöhen. Das ist produktiv, erschwert aber die Erinnerung. Ein langer Arbeitsblock hat eine klare Geschichte. Zehn kurze Interaktionen auf drei Projekten haben zehn Geschichten, die am Abend wieder zusammengesetzt werden müssen. ### 3. Qualitätskontrolle verschiebt sich zum Menschen KI übernimmt Teile der Produktion, nicht die Verantwortung für das Ergebnis. Fachliche Prüfung, Datenschutz, Kundenkontext und die Entscheidung, was tatsächlich verwendet wird, bleiben menschliche Arbeit. Diese Kontrollarbeit wird leicht unterschätzt, weil sie nicht immer ein sichtbares Artefakt erzeugt. Für die Projektsteuerung ist das entscheidend: Wenn nur der erzeugte Output zählt, aber Prüfung und Korrektur nicht sauber erfasst werden, entsteht ein falsches Bild der Produktivität. ## Das wirtschaftliche Risiko liegt in den falschen Schlussfolgerungen Nehmen wir ein vereinfachtes Beispiel. Ein Team kalkuliert für eine wiederkehrende technische Dokumentation zehn Stunden. Mit KI sinkt die reine Entwurfszeit von sechs auf zwei Stunden. Gleichzeitig steigen Recherche, Prüfung, Korrektur und Abstimmung von vier auf sechs Stunden. Tatsächlich spart das Team zwei Stunden. Wer nur die beschleunigte Erstellung betrachtet, könnte beim nächsten Angebot jedoch mit vier statt acht Stunden planen. Aus einem echten Produktivitätsgewinn wird so eine unrealistische Kalkulation. Das Problem ist nicht die KI, sondern eine Zeitstruktur, die nur sichtbare Produktion erfasst und die neue Kontrollarbeit übersieht. Dasselbe gilt für interne Arbeit. KI kann mehr Experimente, Angebotsvarianten oder Prozessverbesserungen ermöglichen. Werden diese Aktivitäten nebenbei erledigt und nicht dem richtigen Zweck zugeordnet, sieht das Management zwar mehr Output, aber nicht dessen tatsächliche Kosten. Aus unserer Sicht gilt deshalb: **Je produktiver KI einzelne Arbeitsschritte macht, desto weniger aussagekräftig werden grobe Stundenblöcke als alleinige Steuerungsgrundlage.** Unternehmen brauchen keine minutengenaue Überwachung. Sie brauchen eine Buchungslogik, die den wirtschaftlichen Zweck der Arbeit noch erkennen lässt. ## Was externe Quellen belegen und was nicht Es gibt bisher keinen belastbaren Beleg dafür, dass KI generell zu mehr Überstunden oder schlechterer Zeiterfassung führt. Diese Kausalität behaupten wir ausdrücklich nicht. Die Forschung und institutionelle Berichterstattung zeigen aber, warum Sichtbarkeit bei digitaler und flexibler Arbeit wichtig ist. EU-OSHA berichtet in der aktuellen ESENER Erhebung, dass der Anteil der Betriebe mit Beschäftigten im Homeoffice deutlich gestiegen ist. Gleichzeitig geben 25 Prozent der Organisationen an, psychosoziale Risiken noch immer nicht zu erkennen, und 43 Prozent berücksichtigen digitale Technologien inzwischen in ihrer Gefährdungsbeurteilung ([EU-OSHA](https://osha.europa.eu/en/about-eu-osha/press-room/prolonged-sitting-psychosocial-risks-and-digitalisation-top-workplace-safety-and-health-concerns-new-eu-survey-reveals)). Der Befund beweist unser KI Zeiterfassungsparadox nicht. Er zeigt jedoch, dass digitale Arbeit organisatorisch betrachtet werden muss, wenn Belastungen nicht unsichtbar bleiben sollen. Auch arbeitsbezogene erweiterte Erreichbarkeit ist relevant. Ein von der BAuA veröffentlichtes Literaturreview beschreibt, wie digitale Medien die Verfügbarkeit für Arbeitsbelange außerhalb regulärer Arbeitszeiten begünstigen können, und verweist überwiegend auf negative Zusammenhänge mit Gesundheit und Privatleben ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Aufsaetze/artikel986.pdf?__blob=publicationFile\&v=1)). Für Unternehmen folgt daraus keine pauschale Warnung vor KI. Es folgt die Aufgabe, produktive Flexibilität von schleichender Entgrenzung unterscheiden zu können. KI verursacht nicht automatisch Überlastung. Ein Risiko entsteht dort, wo zusätzliche digitale Arbeit stattfindet, aber in Planung, Zeitdaten und Reflexion nicht sichtbar wird. ## Zeiterfassung wird zur Gedächtnisstütze In kleinteiliger Wissensarbeit reicht der Kalender allein oft nicht mehr aus. Meetings sind sichtbar, die 15 Minuten für ein Review, eine Kundenfrage oder die Prüfung eines KI Ergebnisses dagegen nicht. Wer diese Lücken erst am Freitag aus dem Gedächtnis schließen muss, wird zwangsläufig schätzen. Eine gute Zeiterfassung sollte deshalb nicht mehr Eingabeaufwand erzeugen, sondern die Rekonstruktion erleichtern. Activity Logs können dabei als private Gedächtnisstütze dienen: Welche Anwendungen, Dokumente oder Webseiten waren wann aktiv? Die Antwort liefert noch keine fertige Zeitbuchung, schafft aber Anhaltspunkte, um Arbeit dem richtigen Projekt und Zweck zuzuordnen. Genau dafür macht der [Activity Tracker von time cockpit](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) Aktivitäten im grafischen Kalender sichtbar. Die Aufzeichnungen unterstützen Mitarbeitende beim Erinnern und Einordnen. Sie sind kein Ersatz für die bewusste Buchung und sollten nicht zur automatisierten Bewertung von Menschen verwendet werden. Diese Trennung ist auch kulturell wichtig. Vertrauen und Transparenz sind keine Gegensätze. Der Beitrag zu [Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung](/de/blog/vertrauensarbeitszeit-zeiterfassung-widerspruch/) zeigt, wie Eigenverantwortung und ein verlässlicher Rahmen zusammenspielen können. ## Fünf Regeln für KI gerechte Zeitdaten Wenn KI Assistenten bereits Teil des Arbeitsalltags sind, empfehlen wir fünf konkrete Regeln: 1. **Buchen Sie nach Arbeitszweck, nicht nach Werkzeug.** „Mit KI gearbeitet“ ist keine sinnvolle Kategorie. Entscheidend ist, ob die Zeit zu einem Kundenprojekt, einem Angebot, interner Weiterbildung oder Prozessverbesserung gehört. 2. **Machen Sie Prüfung und Korrektur sichtbar.** Ein schneller Entwurf ist noch kein fertiges Ergebnis. Review, Tests und fachliche Verantwortung gehören zum tatsächlichen Projektaufwand. 3. **Rekonstruieren Sie am selben Tag.** Kurze digitale Aktivitäten verlieren schnell ihren Kontext. Eine tägliche Buchungsroutine ist belastbarer als pauschale Nachträge am Ende der Woche. 4. **Messen Sie den gesamten Prozess.** Vergleichen Sie nicht nur die Dauer der Erstellung vor und nach der KI Einführung. Betrachten Sie auch Abstimmung, Qualitätssicherung und Nacharbeit. Erst dann wird ein Produktivitätsgewinn wirtschaftlich sichtbar. 5. **Trennen Sie Erinnerungshilfe und Kontrolle.** Activity Logs sollten den Menschen dienen, die ihre Arbeit buchen. Klare Regeln zu Zweck, Zugriff und Verwendung sind wichtiger als eine möglichst vollständige Datensammlung. Hinweise zur Einführung finden Sie in unserer [Checkliste für Projektzeiterfassung](/de/blog/checklist-projekt-zeiterfassung-2025/). ## Fazit: Schnellere Arbeit braucht bessere Zusammenhänge KI wird Wissensarbeit nicht einfach nur verkürzen. Sie verändert ihre Struktur. Aus längeren Ausführungsphasen können kürzere Schleifen aus Erzeugen, Prüfen, Entscheiden und Abstimmen werden. Wer weiterhin nur grobe Stundenblöcke betrachtet, sieht zwar die Arbeit, aber nicht mehr zuverlässig, wie sie zustande kommt. Die entscheidende Managementfrage lautet daher nicht: Wie viele Stunden spart KI? Sie lautet: **Welche Arbeit entsteht neu, welche fällt weg und können unsere Zeitdaten diesen Unterschied überhaupt zeigen?** Unternehmen, die diese Frage beantworten können, werden KI Produktivität realistischer kalkulieren. Unternehmen, die nur auf schnelleren Output schauen, riskieren zu niedrige Angebote, unsichtbare Kontrollarbeit und falsche Erwartungen an ihre Teams. Moderne Zeiterfassung ist deshalb keine Gegenbewegung zur KI. Sie ist die Voraussetzung dafür, ihren wirtschaftlichen Nutzen ehrlich zu verstehen. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Make-or-Buy bei Zeiterfassungssystemen > Die Entscheidung, ob man eine Zeiterfassungssoftware selbst entwickelt oder eine fertige Lösung kauft, kann unerwartete Herausforderungen und Kosten mit sich bringen. Wichtige Überlegungen bei der Eigenentwicklung sind Ressourcenbindung, Know-how-Verlust, Priorisierungsprobleme, Einbindung verschiedener Abteilungen, Wartung, technologische Abhängigkeit, Opportunitätskosten, Sicherheitsrisiken, sowie Skalierbarkeit und Flexibilität. Ein Rechenbeispiel zeigt, dass die Kosten der Eigenentwicklung im ersten Jahr deutlich höher sind als die der kommerziellen Lösung. Kommerzielle Lösungen bieten oft bessere Unterstützung bei gesetzlichen Anforderungen und Compliance. Ein Risiko bei kommerziellen Lösungen ist jedoch der Vendor Lock-in und die Abhängigkeit von der Produktentwicklung des Anbieters. Eine anpassbare Standardsoftware kann eine effektive Lösung bieten, die die Vorteile beider Ansätze kombiniert. May 10, 2024 von Alexander Huber ![Make-or-Buy bei Zeiterfassungssystemen](/_astro/timetracking-make-or-buy.DW0gbkD2_Z2fIYjj.webp) Stellen Sie sich vor, die Entscheidung, ob man eine Zeiterfassungssoftware selbst strickt oder doch eine von der Stange kauft, wäre wie ein “Schwarzer Schwan” – ein Konzept, das durch Nassim Nicholas Taleb bekannt wurde. Talebs Idee handelt von Ereignissen, die extrem selten und völlig unerwartet kommen, aber große Auswirkungen haben. Ähnlich kann die Entwicklung eigener Software unerwartete Herausforderungen und versteckte Kosten mit sich bringen. Diese Entscheidung könnte also tiefgreifende und oft unerwartete Auswirkungen auf die finanzielle und betriebliche Struktur eines Unternehmens haben. ## Wichtige Überlegungen vor der Entscheidung Wenn Sie darüber nachdenken, ein Zeiterfassungssystem selbst zu entwickeln, sollten Sie einige kritische Punkte nicht außer Acht lassen: 1. **Ressourcenbindung und Know-how-Verlust**: Die Festlegung von Entwicklungsressourcen und das Risiko, dass Know-how durch Fluktuation verloren geht, sind große Themen. Wichtiges Wissen über Wartung und Weiterentwicklung könnte verloren gehen, wenn Schlüsselpersonal das Unternehmen verlässt. 2. **Priorisierung und Projektverzögerungen**: Eigenentwicklungen rangieren oft hinter Projekten für Kunden, was zu längeren Entwicklungszeiten und Verzögerungen bei Fertigstellung und Einführung führen kann. 3. **Einbindung verschiedener Abteilungen**: Es geht nicht nur die Entwickler etwas an. Auch Leute aus HR, Buchhaltung und die Geschäftsführung müssen ins Boot geholt werden. Das kostet Zeit und verursacht indirekte Kosten. 4. **Wartung und technologische Abhängigkeit**: Ein selbst gebautes System muss regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, um mit den aktuellen Standards Schritt zu halten und technologische Abhängigkeiten zu managen. 5. **Opportunitätskosten**: Die Mittel, die in die Entwicklung und Wartung des internen Systems fließen, könnten anderswo eingesetzt werden, um direkt Einnahmen zu generieren oder in strategische Projekte zu investieren. 6. **Sicherheitsrisiken**: Selbst entwickelte Systeme könnten anfälliger für Sicherheitslücken sein, da sie nicht dieselben Ressourcen für regelmäßige Sicherheitsupdates und Audits haben wie kommerzielle Lösungen. 7. **Skalierbarkeit und Flexibilität**: Kommerzielle Lösungen bieten oft mehr Flexibilität und Skalierbarkeit, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Ein internes System könnte schneller an seine Grenzen stoßen und erfordert dann erneute Anpassungen oder komplette Überarbeitungen. 8. **Gesetzliche Anforderungen und Compliance**: Kommerzielle Lösungen sind in der Regel besser gerüstet, um gesetzliche Anforderungen und Compliance-Standards zu erfüllen, da sie regelmäßig aktualisiert werden, um den neuesten Vorschriften zu entsprechen. ## Was kostet eine Eigenentwicklung? Hier ein vereinfachtes Beispiel, um die Entscheidung zwischen Eigenentwicklung und dem Kauf einer kommerziellen Lösung zu durchleuchten, inklusive einer exemplarischen Kostenberechnung pro Nutzer und Monat. ### Annahmen **Allgemein** * Unternehmen: 60 Mitarbeiter **Eigenentwicklung** * Entwicklungsdauer: 2 Personenmonate (320 Arbeitsstunden). Achtung: Es wird hier ein minimales Featureset angenommen. Entwickelt man eine professionelle Lösung mit Funktionen für Projekt-, Anwesenheitzeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Compliance, dann ist der Aufwand dafür um ein Vielfaches höher. * Monatlicher Wartungsaufwand: Ein Personentag pro Monat (8 Stunden) * Interner Stundensatz eines Entwicklers: 30 Euro pro Stunde * Entgangener Umsatz pro Entwickler: 130 Euro pro Stunde * Zusätzliche jährliche interne Abstimmungskosten HR, Buchhaltung, GF: 2.000 Euro **Kommerzielle Lösung** * Jährliche Lizenzkosten für kommerzielle Software: 6.264 Euro (Beispiel time cockpit) * \[Optional] Einmaliges Einführungsprojekt für kommerzielle Software: 5.000 Euro ### Kosten der Eigenentwicklung **Entwicklungskosten** * Einmalig: 320 Stunden × 30 Euro/Stunde = 9.600 Euro **Wartungs- und Weiterentwicklungskosten** * Monatlich: 8 Stunden × 30 Euro/Stunde = 240 Euro * Jährlich: 240 Euro × 12 = 2.880 Euro **Entgangener Umsatz durch Wartung** * Monatlich: 8 Stunden × 130 Euro/Stunde = 1.040 Euro * Jährlich: 1.040 Euro × 12 = 12.480 Euro **Abstimmungskosten** * Jährlich: 2.000 Euro **Gesamtkosten der Eigenentwicklung** * Im ersten Jahr: 9.600 + 2.880 + 12.480 + 2.000 = 26.960 Euro * In den Folgejahren: 2.880 + 12.480 + 2.000 = 17.360 Euro ### Kosten der kommerziellen Software **Kosten pro Nutzer pro Monat** * Pro Monat pro Nutzer: 10,85 Euro (Beispiel time cockpit) **Jährliche Lizenzkosten** * Jährlich: 7.812 Euro **Einmalige Einführungskosten** * Einmalig: 5.000 Euro **Gesamtkosten bei Kauf der kommerziellen Software** * Im ersten Jahr (inklusive Einführungskosten): 5.000 + 7.812 = 12.812 Euro * In den Folgejahren (nur Lizenzkosten): 7.812 Euro ## Kritische Betrachtung kommerzielle Software ### Vendor Lock-in Beim Kauf einer kommerziellen Lösung besteht das Risiko des Vendor Lock-ins. Das bedeutet, dass man von einem einzigen Anbieter abhängig ist, was zu Problemen führen kann, wenn der Anbieter die Preise erhöht, den Service verschlechtert oder die Software nicht mehr weiterentwickelt. Ein Wechsel zu einer anderen Lösung kann dann mit hohen Kosten und erheblichem Aufwand verbunden sein. ### Abhängigkeit von der Produktentwicklung des Anbieters Bei der Nutzung einer Standardsoftware ist das Unternehmen darauf angewiesen, dass der Hersteller die Software kontinuierlich weiterentwickelt und an die sich ändernden Bedürfnisse anpasst. Falls der Hersteller jedoch entscheidet, bestimmte Funktionen nicht weiterzuentwickeln oder die Unterstützung für bestimmte Technologien einzustellen, kann dies zu erheblichen Problemen führen. ## Lösung: Anpassbare Standardsoftware Eine mögliche Lösung für diese Probleme ist die Nutzung einer anpassbaren Standardsoftware. Solche Systeme bieten die Vorteile einer ausgereiften, professionell gewarteten Lösung und gleichzeitig die Flexibilität, Anpassungen und Erweiterungen vorzunehmen, um spezifische Anforderungen zu erfüllen. Diese Option kombiniert die Vorteile von Eigenentwicklung und kommerzieller Software und minimiert einige der Risiken. ## Weiterführende Informationen In einem weiteren Artikel werden wir detaillierter darauf eingehen, wie anpassbare Standardsoftware eine effektive Lösung für das Vendor Lock-in-Problem und die Abhängigkeit von der Produktentwicklung des Anbieters darstellen kann. Bleiben Sie dran für eine tiefere Analyse und praktische Beispiele. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Zeiterfassung? > Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Zeiterfassung? Tipps, wie Sie Bürokratie abbauen, Vertrauen stärken und Zeiterfassung als Nutzen vermitteln. Jun 23, 2025 von Rainer Stropek ![Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Zeiterfassung?](/_astro/2025-06-23-time-tracking-motivation.de.ak8tgJUI_1Gvrkg.webp) Als Inhaber eines kleinen IT-Consulting-Unternehmens weiß ich aus erster Hand, wie herausfordernd das Thema Zeiterfassung sein kann. **Zeitnachweise sind geschäftskritisch** – wir fakturieren unsere Beratungsstunden an Kunden, planen Projekte und müssen Überstunden im Blick behalten. Doch Mitarbeiter dafür zu gewinnen, ihre [Arbeitszeit *genau und zeitnah* zu erfassen](/de/arbeitszeiterfassung/), war anfangs alles andere als einfach. Vielen Wissensarbeitern gilt das Ausfüllen des Stundenzettels als lästige Bürokratie oder gar als Misstrauensvotum. Mit diesem Problem stehe ich nicht allein: Eine Untersuchung zeigte, dass **über 40 % der Angestellten ihre Zeiten entweder gar nicht oder nur ungenau erfassen**, was sich negativ auf Produktivität und Profitabilität auswirkt ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). Tatsächlich müssen **rund 80 % der eingereichten Stundenzettel nachträglich korrigiert werden** ([25 Time and Attendance Statistics Employers Should Know | Shortlister](https://www.myshortlister.com/insights/time-and-attendance-statistics#:~:text=%252A%252080,Wagepoint%252C%25202019)) – ein Alarmzeichen dafür, wie viel Ungenauigkeit und Nachlässigkeit in diesem Bereich verbreitet sind. Viele **Arbeitgeber *und* Arbeitnehmer betrachten die Zeiterfassung ausschließlich als Kontrollinstrument**, gerade jetzt vor dem Hintergrund neuer gesetzlicher Vorgaben. Doch diese Sicht greift zu kurz: Richtig eingesetzt kann Arbeitszeiterfassung ein *positives* Managementwerkzeug sein – bis hin zum **Motivationsfaktor, der Fairness schafft und die Produktivität steigert** ([Arbeit und Arbeitsrecht - Personal | Praxis | Recht](https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/fachmagazin/fachartikel/arbeitszeiterfassung.html#:~:text=Beim%2520Thema%2520Arbeitszeit%2520scheiden%2520sich,die%2520betriebliche%2520Produktivit%25C3%25A4t%2520steigern%2520kann)). ## Wie motiviert man Mitarbeiter zur Zeiterfassung? Statt lästiger Pflicht: So machen Sie das Ausfüllen der Zeiten zur positiven Routine. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## Warum genaue Zeiterfassung wichtig ist Bevor man über Motivation sprechen kann, muss klar sein, **warum die Zeiterfassung überhaupt so wichtig** ist – nicht nur für uns als Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter selbst. Hier spielen mehrere Faktoren eine Rolle: * **Einhaltung von Gesetzen und Schutz der Mitarbeiter**\ In Europa wird die [Arbeitszeiterfassung zur Pflicht](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) – **Sinn und Zweck dieser Vorgabe ist es, Mitarbeiter vor übermäßiger Belastung zu schützen** ([Arbeitszeiterfassung: Ja, sie ist Pflicht und zwar sofort | Management-Blog](https://blog.wiwo.de/management/2022/12/08/arbeitszeiterfassung-ja-sie-ist-pflicht-aber-nicht-fuer-fuehrungskraefte/#:~:text=vorlegen%2520m%25C3%25BCssen,der%2520Erfassung%2520der%2520Arbeitszeit%2520erfolgt)). Wenn Arbeitszeiten korrekt erfasst werden, kann Überarbeitung erkannt und vermieden werden. Das kommt den Mitarbeitern zugute, denn niemand soll regelmäßig *mehr* arbeiten, als das Arbeitszeitgesetz erlaubt. Die Dokumentation sorgt dafür, dass Ruhezeiten eingehalten werden und Überstunden nicht unter den Tisch fallen. Kurz: Zeiterfassung dient dem *Arbeitsschutz*, nicht bloß der Kontrolle. * **Fairness und transparente Anerkennung von Leistung**\ Ein transparentes Zeiterfassungssystem schafft Vertrauen im Team. **Keiner muss das Gefühl haben, Überstunden würden „verschwinden“ oder blieben unbemerkt**, denn jede geleistete Stunde wird dokumentiert. * **Produktivität, Projektsteuerung und Ressourcenplanung**\ Für ein Dienstleistungsunternehmen sind genaue Stundenaufzeichnungen das Fundament für korrekte Kalkulationen. Nur wenn wir wissen, **wieviel Zeit wir für welche Aufgabe aufwenden**, können wir Projekte realistisch planen und effizient steuern. Ungenaue Zeiten verzerren wichtige Kennzahlen. So müssen in den USA **Arbeitgeber laut einer Erhebung 80 % der Stundenzettel nachbessern**, was wertvolle Managementzeit kostet ([25 Time and Attendance Statistics Employers Should Know | Shortlister](https://www.myshortlister.com/insights/time-and-attendance-statistics#:~:text=%252A%252080,Wagepoint%252C%25202019)).\ Werden Zeiten dagegen zeitnah und präzise erfasst, lassen sich Projekte *in Echtzeit* überwachen: Haben wir zu viele Stunden auf eine Aufgabe verwendet? Brauchen wir zusätzliche Ressourcen? Müssen wir das Budget anpassen? Solche Entscheidungen hängen an verlässlichen Zeitdaten. **Fehlerhafte Zeiterfassung kann daher direkt die Produktivität und den Unternehmenserfolg beeinträchtigen** ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)) – umgekehrt bedeutet gute Zeiterfassung bessere Steuerung und oft höhere Profitabilität. Und auch für Mitarbeiter hat das Vorteile: Wenn Projekte profitabel sind, sichert das Arbeitsplätze und ermöglicht eventuell Boni oder Gehaltserhöhungen. * **Work-Life-Balance und Personalentwicklung**\ Es mag überraschend klingen, aber Zeiterfassung kann auch helfen, die **Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern**. Wenn transparent wird, dass jemand regelmäßig *zu viel* arbeitet, kann der Arbeitgeber gegensteuern – etwa durch Umverteilung von Aufgaben oder Einstellung zusätzlicher Kollegen. In unserem Team achten wir z.B. darauf, Überstunden durch Freizeit auszugleichen. Die Zeiterfassung liefert die Datenbasis, um solche **fairen Lösungen im Einvernehmen mit den Mitarbeitern** zu finden. Werden Überstunden sichtbar gemacht, führt das zu mehr Zufriedenheit und Anerkennung und verhindert, dass einzelne Kollegen ausbrennen.\ Zudem können durch einen bewussten Umgang mit den erfassten Arbeitszeiten **Freiräume für Weiterbildungen** oder innovative Projekte geschaffen werden – Zeit, die man sich nimmt, weil man genau weiß, wo noch Kapazitäten sind. Nicht zuletzt hängt die **mentale Gesundheit** der Mitarbeiter eng mit ihrer Arbeitsbelastung zusammen. Hier leisten genaue Zeitaufzeichnungen einen Beitrag, Überlastung früh zu erkennen.\ Kurzum: **Wenn Zeiterfassung richtig eingesetzt wird und die Daten *zum Wohl der Mitarbeiter* genutzt werden, profitieren alle Seiten davon** ([Arbeitszeiterfassung - PERSONALPRAXIS Zwischen Gesetzgebung und Mitarbeitermotivation Zeiterfassung, Motivation | Fachartikel | Arbeit und Arbeitsrecht - Personal | Praxis | Recht](https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/fachmagazin/fachartikel/arbeitszeiterfassung.html#:~:text=Abschlie%25C3%259Fend%2520ist%2520es%2520wichtig%2520zu,die%2520genannten%2520Vorteile%2520zu%2520realisieren)). Diese Punkte zeigen: Es gibt viele gute Gründe für die Zeiterfassung, und sie kommen nicht nur dem Arbeitgeber zugute, sondern *auch den Mitarbeitern*. Genau das müssen Führungskräfte vermitteln, wenn wir unsere **Mitarbeiter zur Zeiterfassung motivieren** wollen. Doch warum tun sich trotzdem viele so schwer damit? ## Warum sträuben sich viele Mitarbeiter gegen die Zeiterfassung? Trotz der genannten Vorteile stoße ich in der Praxis immer wieder auf Vorbehalte. Woran liegt es, dass gewissenhafte Zeiterfassung vielen schwerfällt? Hier ein Blick auf die typischen Herausforderungen: ### 1. Zeiterfassung gilt als lästige Bürokratie Für manche Mitarbeiter fühlen sich Stundenaufzeichnung an wie unnötiger Papierkram, der von der eigentlichen Arbeit ablenkt. Programmierer oder Berater wollen coden bzw. Kundenprobleme lösen – und nicht Formulare ausfüllen. Dieses Empfinden ist weit verbreitet: In einer Befragung gaben 39 % der Angestellten an, das Ausfüllen von Stundenzetteln sei zeitraubend und halte sie von wichtigeren Aufgaben ab ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). Wenn das Tool oder der Prozess umständlich ist (zum Beispiel minutengenaues Aufschreiben auf Papier), steigt die Frustration nur weiter. Die Folge: Mitarbeiter **schieben das Eintragen der Stunden vor sich her**. Statt täglich kurz die Zeit zu buchen, wird es am Ende der Woche oder des Monats hastig nachgetragen – **mit dramatischen Folgen für die Genauigkeit**. Wer seine Zeiten nur einmal pro Woche einträgt, erreicht lediglich ca. *47 % Genauigkeit*, gegenüber 66 % Genauigkeit bei täglicher Erfassung ([25 Time and Attendance Statistics Employers Should Know | Shortlister](https://www.myshortlister.com/insights/time-and-attendance-statistics#:~:text=66,and%2520whiteboard%2520%25283)). Man vergisst schlicht Details oder schätzt falsch. Das führt dann wieder zu den genannten Korrekturen und Unstimmigkeiten. ### 2. Es herrscht Unklarheit über den Zweck Oft fehlt Mitarbeitern das *Warum* hinter der Zeiterfassung. Wenn das Management nicht erläutert, wofür die erfassten Stunden genutzt werden, entsteht leicht der Eindruck, die Mitarbeiter müssten ihre Arbeitszeit lediglich zur Kontrolle rechtfertigen. Ich habe in meinem Unternehmen erlebt: Sobald wir offenlegten, **warum** wir Zeiten erfassen – nämlich um Projekte besser zu planen, *und* um sicherzustellen, dass niemand dauernd Überstunden leisten muss – stieg die Akzeptanz. Ohne Kontext befürchten Mitarbeiter schnell, die Daten könnten gegen sie verwendet werden (etwa um Pausenzeiten zu überwachen oder Leistung zu messen), anstatt ihnen zu nützen. Eine fehlende Transparenz über den Zweck der Zeiterfassung senkt das Engagement ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). Dann werden Stunden eben nach Gutdünken eingetragen oder gar nicht – nach dem Motto: „Interessiert ja eh niemanden, wofür ich das mache.“ ### 3. Zeiterfassung wird als Misstrauensvotum empfunden Gerade in Branchen mit **Vertrauensarbeitszeit** und Home-Office-Kultur fühlen Mitarbeiter sich durch verpflichtende Arbeitszeiterfassung manchmal bevormundet. **Über ein Drittel der Beschäftigten sieht Stundenerfassung als Form von Micromanagement an** – sie fürchten, dass jede Minute ihrer Arbeitszeit unter die Lupe genommen wird ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). Diese Sorge ist nachvollziehbar: Wenn vorher freie Hand bei der Arbeitszeit herrschte, kann eine neue Erfassungspflicht wie ein Schritt zurück in Richtung Stechuhr wirken. Insbesondere hochqualifizierte Wissensarbeiter legen Wert auf *Autonomie*. Wissenschaftliche Untersuchungen bestätigen, dass **Mitarbeiter, die mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeit haben, tendenziell *mehr* leisten – durchschnittlich 80 Minuten pro Woche mehr – als solche mit starrer Stundenkontrolle** ([Arbeitszeiten: Wer selbst entscheidet, leistet mehr | Universität Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=Dieses%2520Jahr%2520ver%25C3%25B6ffentlichten%2520Beckmann%2520und,viele%2520Arbeitnehmende%2520ein%2520starkes%2520intrinsisches)). Mit anderen Worten: Vertrauen zahlt sich aus. **„Die Studie widerlegt deutlich die Befürchtungen, dass eine fehlende Arbeitszeitkontrolle zu Faulenzen führt“**, resümiert der Ökonom Michael Beckmann von der Universität Basel ([Arbeitszeiten: Wer selbst entscheidet, leistet mehr | Universität Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=%253E%2520,Michael%2520Beckmann)). Die Kehrseite: *Fühlen sich Mitarbeiter jedoch überwacht, zerstört das ihre ursprüngliche Eigenmotivation* ([Arbeitszeiten: Wer selbst entscheidet, leistet mehr | Universität Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=Sollten%2520Firmen%2520auf%2520Autonomieinstrumente%2520setzen%252C,zerst%25C3%25B6rt%2520das%2520ihre%2520urspr%25C3%25BCngliche%2520Eigenmotivation)). Diese psychologische Komponente dürfen wir nicht unterschätzen. Wenn die Einführung von Zeiterfassung als *Misstrauenssignal* rüberkommt, wird die Motivation im Keim erstickt. ### 4. Schwächen im System oder der Umsetzung Manchmal liegt das Problem auch bei uns Führungskräften oder den eingesetzten Prozessen: Wir stellen ein Zeiterfassungstool bereit, *hoffen* auf Nutzung, kontrollieren es aber nie – ähnlich als würden wir Sicherheitsschuhe nur bereitstellen, aber nicht darauf achten, dass sie auch getragen werden ([Management-Blog](https://blog.wiwo.de/management/2022/12/08/arbeitszeiterfassung-ja-sie-ist-pflicht-aber-nicht-fuer-fuehrungskraefte/#:~:text=,ein%2520elektronisches%2520Zeiterfassungssystem%2520%25E2%2580%2593%2520zur)). So entsteht der Eindruck, es sei nicht wirklich wichtig. Oder wir verlangen extrem detaillierte Aufzeichnungen, was die Mitarbeiter überfordert. Arbeitsrechtler raten hier zur Pragmatik: **Nicht zu kleinteilig erfassen, am Anfang genügen Beginn und Ende der Arbeitszeit**, sonst wird der Aufwand schnell unvertretbar und „wird auch nicht von den Mitarbeitern akzeptiert werden“ ([Arbeitszeiterfassung: Ja, sie ist Pflicht und zwar sofort | Management-Blog](https://blog.wiwo.de/management/2022/12/08/arbeitszeiterfassung-ja-sie-ist-pflicht-aber-nicht-fuer-fuehrungskraefte/#:~:text=wie%2520der%2520Small%2520Talk%2520in,von%2520den%2520Mitarbeitern%2520akzeptiert%2520werden)). Kurz gesagt: Wenn wir es den Leuten unnötig schwer machen oder selbst kein Vorbild sind, brauchen wir uns über mangelnde Teilnahme nicht wundern. Angesichts dieser Hürden wird klar, dass ein einfacher Appell ala „Ihr müsst jetzt aber eure Zeit buchen“ kaum reicht. Die Motivation der Mitarbeiter zur Zeiterfassung lässt sich nur verbessern, wenn wir an mehreren Stellschrauben drehen. Im nächsten Abschnitt stelle ich **fünf Strategien** vor, die sich in meinem Unternehmen bewährt haben. ## Mitarbeiter zur Zeiterfassung motivieren: 5 Strategien aus der Praxis ### 1. Den Sinn der Zeiterfassung klar vermitteln Der vielleicht wichtigste Schritt ist, *offen mit den Mitarbeitern über den Zweck der Zeiterfassung zu sprechen*. Wer nur „Erfasst bitte eure Stunden“ sagt, erntet Augenrollen. Wer dagegen erklärt, **warum** die Datenerfassung für alle nützlich ist, schafft Verständnis. * **Arbeitsschutz und Überstundenausgleich:**\ Wir nutzen die Stundenaufzeichnungen, um zu schauen, dass *niemand* ständig Überstunden anhäuft. Falls doch, sprechen wir darüber und suchen Lösungen (mehr Personal, Aufgaben umverteilen, Zeitausgleich etc.). Ich weise auch darauf hin, dass dies mittlerweile eine gesetzliche Pflicht ist – und **der Gesetzgeber die Arbeitszeiterfassung explizit eingeführt hat, um Mitarbeiter vor Überlastung zu schützen** ([Management-Blog](https://blog.wiwo.de/management/2022/12/08/arbeitszeiterfassung-ja-sie-ist-pflicht-aber-nicht-fuer-fuehrungskraefte/#:~:text=vorlegen%2520m%25C3%25BCssen,der%2520Erfassung%2520der%2520Arbeitszeit%2520erfolgt)). So verstehen alle, dass hier *ihr* Wohl im Vordergrund steht, nicht das Misstrauen des Chefs. * **Faire Bezahlung und Anerkennung:**\ Ich erkläre meinen Leuten, dass sie dank präziser Zeiterfassung auf keinen Lohn verzichten müssen. Jede Mehrstunde wird entweder bezahlt oder gutgeschrieben. Nichts geht „verloren“. Das motiviert besonders diejenigen, die oft extra Meilen gehen – sie wissen, ihr Einsatz wird erfasst und honoriert. Umgekehrt mache ich klar, dass Zeiterfassung auch *Fairness* unter Kollegen bedeutet: Alle ziehen gleich, niemand drückt sich. Dieses transparente Vorgehen **schafft Vertrauen im Team** und nimmt dem Thema den Beigeschmack von Willkür. * **Projekttransparenz und Erfolg des Unternehmens:** Schließlich betone ich, dass wir die erfassten Zeiten nutzen, um Projekte wirtschaftlich erfolgreich umzusetzen. Wenn ein Projekt am Ende profitabel ist, profitiert das ganze Unternehmen – und somit auch jeder Arbeitsplatz. **Zeitdaten helfen uns, bessere Entscheidungen zu treffen** (z. B. ob wir mehr Ressourcen benötigen) und gegenüber Kunden *transparent* abzurechnen. So verstehen die Mitarbeiter, dass hinter dem „Warum“ auch die Stabilität des Unternehmens steht. Wichtig ist, diese Botschaften **regelmäßig und ehrlich zu kommunizieren**, nicht nur einmalig per E-Mail. In Teambesprechungen berichte ich beispielsweise, was wir aus den Zeitdaten gelernt haben („Projekt X hat uns gezeigt, dass wir einen zusätzlichen Entwickler brauchen – das konnten wir dank eurer sorgfältigen Zeiterfassung klar belegen.“). Dadurch sehen die Mitarbeiter den *Nutzen* ihrer Mühe ganz konkret. Sobald der Zweck klar und sinnvoll erscheint, steigt die Bereitschaft enorm, ordentlich mitzumachen ([Timesheets and Their Challenges in 2024](https://www.moregamification.com/why-employees-resist-using-timesheets-and-how-to-overcome-the-challenges-in-2024)). ### 2. Auf Vertrauen statt Kontrolle setzen Wie oben dargelegt, ist Misstrauen der Motivationskiller Nummer Eins ([Universität Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=Sollten%2520Firmen%2520auf%2520Autonomieinstrumente%2520setzen%252C,zerst%25C3%25B6rt%2520das%2520ihre%2520urspr%25C3%25BCngliche%2520Eigenmotivation)). Die Kultur, in der die Zeiterfassung eingeführt wird, macht den Unterschied. Als Führungskraft muss ich vermitteln: **Ich vertraue euch.** Die Zeiterfassung dient nicht dazu, Euch zu gängeln, sondern uns allen zu helfen. Dieses Vertrauen zeige ich zum Beispiel, indem ich *nicht* jede kleine Abweichung kommentiere. Wir gehen davon aus, dass jeder verantwortlich mit der Freiheit umgeht – und tatsächlich hat sich gezeigt, dass meine Berater durch diese **Vertrauensarbeitszeit nicht weniger, sondern eher mehr leisten** ([Universität Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=Dieses%2520Jahr%2520ver%25C3%25B6ffentlichten%2520Beckmann%2520und,viele%2520Arbeitnehmende%2520ein%2520starkes%2520intrinsisches)). Das deckt sich mit der oben erwähnten Studie: Wer seine Arbeit selbst einteilen kann, bedankt sich oft mit höherem Engagement. Ich kommuniziere daher klar, dass **fehlende Kontrolle *nicht* gleichbedeutend mit Faulenzen ist** – im Gegenteil, *Eigenverantwortung ist ein starker Motivator*. Genauso wichtig: Ich **mache Zeiterfassung nicht zur Stechuhr 2.0**. Wir erfassen projektbezogene Stunden, aber ich verfolge nicht minutengenau, wer wann am Schreibtisch sitzt. Es gibt keine Screenshots vom Bildschirm oder GPS-Tracking im Home-Office – solche Maßnahmen wären das falsche Signal. Beckmanns Forschung betont, dass **Autonomie wirklich ernst gemeint sein muss, damit sie wirkt** ([Universität Basel](https://www.unibas.ch/de/Aktuell/Uni-Nova/Uni-Nova-129/Uni-Nova-129-Arbeitszeiten-Wer-selbst-entscheidet-leistet-mehr.html#:~:text=Sollten%2520Firmen%2520auf%2520Autonomieinstrumente%2520setzen%252C,zerst%25C3%25B6rt%2520das%2520ihre%2520urspr%25C3%25BCngliche%2520Eigenmotivation)). Wenn wir einerseits sagen „Ihr könnt eure Arbeit flexibel einteilen“, aber andererseits die Mitarbeiter mit Kontroll-Tools überhäufen, ist das kontraproduktiv. Deshalb: *Vertrauen schenken und auch bei Einführung der Zeiterfassung darauf achten, die Selbstständigkeit der Mitarbeiter zu respektieren.* Praktisch kann das heißen, dass Mitarbeiter ihre Zeiten selbst einteilen dürfen, solange am Ende des Monats alles korrekt erfasst ist. Oder dass wir Gleitzeitmodelle beibehalten und die Zeiterfassung daran anpassen. **Vorleben** ist hier ebenfalls entscheidend: Ich als Geschäftsführer erfasse **meine** Arbeitszeit genauso ehrlich und genau. Das signalisiert, dass Zeiterfassung kein Instrument „oben gegen unten“ ist, sondern für alle gilt – auch ich mache mich transparent. Dieses offene Verhalten stärkt das Vertrauen zusätzlich. Und wenn doch jemand das System missbraucht? Dann suche ich das Gespräch unter vier Augen, statt generelles Misstrauen im Team zu säen. Bisher waren solche Fälle extrem selten – die meisten schätzen es, dass wir auf Eigenverantwortung setzen, und revanchieren sich mit Zuverlässigkeit. ### 3. Transparenz und Fairness gewährleisten Eng mit dem Vertrauensprinzip verknüpft ist **Transparenz**. Damit meine ich: Die Spielregeln und Konsequenzen rund um Arbeitszeiten müssen klar, konsistent und für alle nachvollziehbar sein. In unserem Unternehmen haben wir z. B. transparent geregelt, wie Überstunden gehandhabt werden (Gleitzeitkonto, das regelmäßig abgebaut werden *muss*). Jeder Mitarbeiter kann **seine erfassten Stunden jederzeit selbst einsehen** und weiß genau, wie viel Guthaben er hat. Nichts läuft im Verborgenen. Außerdem kommunizieren wir offen die Gesamtstunden auf Projekten – nicht personenscharf gegenüber dem ganzen Team (Datenschutz), aber z. B. „Projekt A hat diesen Monat 120 Stunden verbraucht, geplant waren 100, wir müssen nachsteuern.“ So sehen alle, dass die Zeiterfassung direkt ins Projektcontrolling einfließt. Warum ist Transparenz so wichtig? Weil sie **das Gefühl von Fairness** massiv steigert. Wie bereits erwähnt: Wenn jede Stunde dokumentiert ist, fühlt keiner sich ausgenutzt. **Überstunden gehen nicht unter**, jeder bekommt seinen Anteil an Freizeit oder Vergütung dafür. Gleichzeitig wird auch sichtbar, wenn jemand ungewöhnlich wenig beiträgt – was wiederum verhindert, dass einzelne Teammitglieder viel leisten und andere sich verstecken. Diese Klarheit **reduziert unterschwelligen Unmut** und fördert ein *Wir-Gefühl*: Wir sitzen alle im selben Boot und die Regeln gelten für jeden gleich. Ein solches Umfeld empfinden Mitarbeiter als gerecht, was eine Grundvoraussetzung für Motivation ist. Transparenz bedeutet auch, offen mit Ergebnissen umzugehen. Ich teile zum Beispiel quartalsweise in einer Teamsitzung mit, wie viele Überstunden im gesamten Team angefallen sind und wie wir damit umgehen (z.B. kollektiv etwas abbauen, oder dass wir jemanden zusätzlich einstellen werden). Die Botschaft: *Wir schauen hin und kümmern uns.* Dadurch sehen die Mitarbeiter, dass es sich lohnt, sorgfältig zu erfassen – es hat reale Konsequenzen, und zwar positive. Nicht zuletzt schaffen wir mit Transparenz **Vertrauen in das System** selbst. Wenn Mitarbeiter skeptisch sind, was mit ihren Daten passiert, kann man z.B. gemeinsam mit dem Betriebsrat oder dem Team definieren, wer Zugriff auf die Zeitdaten hat und wofür sie verwendet werden dürfen. Bei uns ist festgelegt: Zugriff haben nur Geschäftsführung und Buchhaltung; Auswertungen werden hauptsächlich auf Projektlevel gemacht, nicht um individuelle Leistungsrankings zu erstellen. Diese Zusicherungen und ihre Einhaltung fördern die Akzeptanz. Die **Mitarbeiter wissen, woran sie sind**, und das nimmt Befürchtungen den Wind aus den Segeln. ### 4. Anerkennung und Feedback nicht vergessen Zu guter Letzt: **Motivation entsteht durch Wertschätzung.** Das gilt nicht nur für große Projekte, sondern auch für so etwas vermeintlich Banales wie das Führen von Stundenaufzeichnungen. Wenn Mitarbeiter spüren, dass ihr Aufwand gesehen und geschätzt wird, sind sie wesentlich eher bereit, mitzumachen. Leider erleben viele Arbeitnehmer das Gegenteil – **fast jeder dritte Beschäftigte fühlt sich für seine Arbeit nicht anerkannt** ( [EY Jobstudie Motivation 2023 | EY - Deutschland](https://www.ey.com/de_de/newsroom/2023/05/motivation-im-job-sinkt-auf-tiefstand#:~:text=,von%252078%2520auf%252071%2520Prozent)). Dies betrifft zwar die allgemeine Arbeitsleistung, aber wir können daraus lernen: Ein *Dankeschön* oder Lob sollte nicht fehlen, wenn jemand konsequent und korrekt seine Zeiten erfasst. In meinem Unternehmen erwähne ich zum Beispiel im Mitarbeitergespräch positiv, wenn jemand stets vorbildlich seine Zeiteinträge erledigt. Oder ich bedanke mich im Teammeeting kurz dafür, dass alle ihre Zeiten pünktlich abgegeben haben, bevor wir zur nächsten Projektplanung übergehen. Solche kleinen Signale kosten nichts, wirken aber motivierend. Man kann auch **kreative Anreize** setzen: Ein befreundeter Unternehmer hat humorvoll einen „Golden Time Tracker“-Wanderpokal eingeführt, der quartalsweise an das Team mit den vollständigsten und pünktlichsten Zeiteinträgen geht. Gamification-Ansätze wie diese sollte man mit Fingerspitzengefühl einsetzen (nicht jeder mag Wettbewerbe), aber in lockerer Form können sie dem Thema die Schwere nehmen und für positive Aufmerksamkeit sorgen. Wichtig dabei: Die **Leistung der Zeiterfassung an sich** würdigen, nicht bloß auf Fehler herumreiten. Wenn ständig nur gemeckert wird („Schon wieder Stunden vergessen!“), vergeht jedem die Lust. Ist die Quote der rechtzeitig eingereichten Stundenzettel hingegen gestiegen, darf man das ruhig feiern. Ebenso zentral ist **Feedback** von Seiten der Mitarbeiter: Ich hole regelmäßig Rückmeldungen ein, wie sie mit der Zeiterfassung klarkommen. Gibt es Probleme mit dem Tool? Durch diese Gespräche konnte ich schon manche Hürde identifizieren und ausräumen – etwa haben wir die Kategorien in unserem Zeiterfassungssystem [time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) angepasst, weil das Team sie als unklar empfand. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihr Feedback ernstgenommen wird und zu Verbesserungen führt, steigt auch ihre Motivation, das System zu nutzen. Schließlich haben sie es dann ein Stück weit mitgestaltet. Zuletzt gehört zur Wertschätzung auch, **Erfolge sichtbar zu machen**. Wenn durch akkurate Zeiterfassung ein Projekt profitabler abgeschlossen werden konnte oder wir Überlast in einem Team frühzeitig erkannt und gelöst haben, teile ich diese Erfolgsgeschichten. So erkennen die Mitarbeiter den direkten Zusammenhang zwischen *ihrem* Beitrag (sorgfältiges Zeiterfassen) und dem Ergebnis (Projekterfolg, Vermeidung von Stress). Dieses Gefühl, einen wichtigen Beitrag zu leisten, ist einer der größten Motivatoren überhaupt – 95 % der Beschäftigten sagen, dass es ihnen wichtig ist, einen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten ( [EY Jobstudie Motivation 2023 | EY - Deutschland](https://www.ey.com/de_de/newsroom/2023/05/motivation-im-job-sinkt-auf-tiefstand#:~:text=,von%252078%2520auf%252071%2520Prozent)). Indem wir den Beitrag der Zeiterfassung aufzeigen, binden wir diese intrinsische Motivation mit ein. ## Fazit **Mitarbeiter zur Zeiterfassung zu motivieren** erfordert mehr als nur eine neue Software oder strikte Vorgaben. Es geht darum, ein *Umfeld* zu schaffen, in dem Zeiterfassung als sinnvoller, fairer und unterstützender Teil der Arbeitskultur wahrgenommen wird. Als Geschäftsinhaber habe ich gelernt: Kommunikation ist entscheidend – Mitarbeiter müssen verstehen, warum sie ihre Zeit erfassen sollen und wie die Daten genutzt werden. Genauso wichtig sind **Vertrauen und Transparenz**: Wer spürt, dass seine Führungskraft ihm vertraut und fair mit den Informationen umgeht, wird weit eher bereit sein, ehrlich und genau zu buchen. Praktische Erleichterungen – von einfachen Prozessen bis zu hilfreichen Tools – nehmen der Zeiterfassung den Schrecken und machen sie zur Routine. Und nicht zuletzt darf man die **psychologische Komponente** nicht vergessen: Anerkennung, Einbindung und eine positive Fehlerkultur bewirken oft mehr Motivation als jede formale Pflicht. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Projekte nachkalkulieren: Tipps & Best Practices > Nachkalkulation von Projekten: Tipps und Best Practices. Wie Projektzeiterfassung präzise Analysen, bessere Planung und höhere Margen ermöglicht. Aug 11, 2025 von Alexander Huber ![Projekte nachkalkulieren: Tipps & Best Practices](/_astro/nachkalkulation-projekte.q-sX3lDQ_Z12SBWn.webp) Laut dem **CHAOS Report 2020** der Standish Group verlaufen nur rund 31 % der IT-/Softwareprojekte wirklich erfolgreich. 50 % gelten als herausfordernd (Abweichungen bei Budget, Zeit oder Umfang), und 19 % scheitern komplett. ([CDT](https://cdt.ca.gov/statewide-it-project-outcomes)) Projekte starten mit ambitionierten Plänen – am Ende jedoch sind sie oft **teurer, länger oder weniger profitabel** als gedacht. Die große Frage lautet dann: *„Woran lag es?“* Genau hier setzt die **Nachkalkulation Projekt** an. Sie ist der strukturierte Blick zurück, um **Soll- und Ist-Werte** zu vergleichen, Abweichungen zu verstehen und daraus **Lernkurven** für die Zukunft abzuleiten. Doch ohne solide [**Projektzeiterfassung**](https://www.timecockpit.com/de/projektzeiterfassung/) bleibt sie ein Blindflug. ## Was ist eine Projekt Nachkalkulation? Eine **Nachkalkulation** ist ein betriebswirtschaftliches Verfahren, mit dem Unternehmen die tatsächlichen Projektkosten und den erzielten Ertrag **nach Projektabschluss** erfassen und mit den geplanten Werten vergleichen. ### Kernziele einer Nachkalkulation * **Transparenz:** Aufzeigen, ob das Projekt profitabel war. * **Abweichungsanalyse:** Welche Phasen oder Aufgaben haben mehr Ressourcen benötigt als geplant? * **Lerninstrument:** Verbesserung künftiger Kalkulationen, Schätzmethoden und Angebotsqualität. * **Steuerungsimpuls:** Daten für Preisgestaltung, Margenkalkulation und Prozessoptimierung. Im Projektkontext bedeutet Nachkalkulation also weit mehr als eine buchhalterische Pflicht. Sie wird zum **Controlling-Werkzeug**, das operativ und strategisch Nutzen stiftet. ## Warum Projektzeiterfassung die Grundlage ist Eine Nachkalkulation kann nur so gut sein wie die Daten, auf denen sie basiert. Für Dienstleister gilt: **Zeit = Geld**. ### Ohne Zeitdaten keine Transparenz Wenn nicht erfasst wird, wie viele Stunden Entwickler, Berater oder Projektleiter in welches Arbeitspaket investiert haben, bleiben die größten Kostentreiber unsichtbar. **Zeiterfassung bringt:** * **Objektivität:** Fakten statt Bauchgefühl. * **Granularität:** Aufwände lassen sich einzelnen Projekten, Kunden oder Aufgaben zuordnen. * **Vollständigkeit:** Auch nicht-fakturierbare Stunden werden sichtbar. * **Compliance:** In vielen Ländern (EU, AT, DE) ist eine Arbeitszeiterfassung ohnehin Pflicht. Ein Praxisbeispiel aus unserer Erfahrung: Ein IT-Unternehmen hatte Projekte immer „im Kopf“ nachkalkuliert – bis wir Projektzeiterfassung eingeführt haben. Erst dann wurde sichtbar, dass rund **15 % der Stunden zwar geleistet, aber nie fakturiert** wurden. Das führte zu systematischem Margenverlust – ein klassischer Fall von *Revenue Leakage*. ## Voraussetzungen für eine erfolgreiche Nachkalkulation Damit eine Nachkalkulation nicht nur Zahlen liefert, sondern auch Erkenntnisse, braucht es bestimmte Rahmenbedingungen. ### 1. Saubere und detaillierte Projektstruktur * Projekte sollten in **Arbeitspakete** zerlegt sein. * Diese dienen als „Behälter“ für Zeiten, Kosten und externe Leistungen. * Nur so lassen sich Abweichungen präzise lokalisieren. ☝️ Aber Achtung: Verzetteln Sie sich nicht in übermäßiger Detailtiefe. Die Kunst liegt darin, eine Projektstruktur zu schaffen, die präzise genug für eine saubere Nachkalkulation, aber nicht zu kleinteilig ist. Müssen Mitarbeitende erst lange nach dem passenden Arbeitspaket suchen, empfinden sie die Zeiterfassung schnell als mühsam. Eine elegante Lösung: Mitarbeitende nur mit den Arbeitspaketen zu konfrontieren, die für sie relevant sind. So sehen sie ausschließlich die Aufgaben, für die sie tatsächlich eingeplant sind – und die Buchung wird erheblich einfacher und schneller. ### 2. Konsequente Projektzeiterfassung * **Tägliche Buchung** („Same-Day-Booking“) verhindert Gedächtnisfehler. * Tools sollten den Aufwand für die Zeiterfassung minimieren. * Auch **nicht abrechenbare Zeiten** müssen erfasst werden (Meetings, Bugfixing, interne Abstimmungen). 🤔 Seien wir ehrlich: Viele Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten nicht sofort, weil sie tief in der Arbeit stecken oder von Meeting zu Meeting hetzen. Genau hier können digitale Assistenten unterstützen – etwa der Activity Tracker von [time cockpit](https://www.timecockpit.com/de/aktivitaeten-aufzeichnen/). Er zeichnet automatisch auf, an welchen Dateien, Programmen oder Projekten gearbeitet wurde. So haben Mitarbeitende später eine zuverlässige Gedächtnisstütze und können ihre Zeiten mit wenigen Klicks korrekt nachtragen. ### 3. Vollständige Kostenerfassung * Neben Eigenleistungen auch **Fremdleistungen, Material- und Reisekosten** berücksichtigen. * Transparenz über Preisabweichungen vs. Mengenabweichungen schaffen. In der Nachkalkulation ist es entscheidend, Abweichungen nicht nur festzustellen, sondern auch ihre Ursachen zu verstehen. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Mengenabweichungen und Preisabweichungen. Eine Mengenabweichung entsteht, wenn für bestimmte Arbeitspakete mehr Stunden oder Leistungen benötigt wurden als ursprünglich geplant. Eine Preisabweichung hingegen liegt vor, wenn die Kosten pro Einheit – etwa Stundensätze externer Dienstleister oder Lizenzpreise – höher ausfallen als kalkuliert. Nur wenn diese beiden Dimensionen transparent getrennt betrachtet werden, lassen sich die richtigen Schlüsse ziehen und zukünftige Kalkulationen gezielt verbessern. 💡 Während ein Zeiterfassungssystem vor allem die Eigenleistungen (Arbeitsstunden) zuverlässig abbildet, braucht es für eine vollständige Nachkalkulation oft zusätzliche Datenquellen. Fremdleistungen, Material- oder Reisekosten werden meist in ERP-Systemen, Buchhaltungslösungen oder spezialisierten Reporting-Tools erfasst. Erst die Kombination dieser Informationen liefert ein vollständiges Kostenbild. ### 4. Definierte Baseline und Kennzahlen Eine Nachkalkulation ist nur so gut wie die Vergleichsdaten, die zu Projektbeginn festgelegt wurden. Dazu gehört, dass Planwerte klar dokumentiert sind – etwa geplante Stundenbudgets pro Phase, kalkulierte Kostenarten (Eigenleistungen, Fremdleistungen, Reisekosten) und geplante Meilensteine. Diese Daten bilden die Baseline, an der später alle Ist-Werte gemessen werden. ### 5. Regelmäßige Auswertung statt einmaligem Abschluss * Erfolgreiche Unternehmen prüfen **laufend**: Wöchentlich oder monatlich Plan-Ist-Vergleiche ziehen. * So wird Nachkalkulation von einer reinen *Ex-Post-Analyse* zu einem **Frühwarnsystem**. 🎯 Damit Plan-Ist-Vergleiche wirklich aussagekräftig sind, ist es entscheidend, dass die **Zeiterfassung zeitnah erfolgt**. Werden Stunden erst Wochen später nachgetragen, gehen wichtige Details verloren, und Abweichungen bleiben unentdeckt. Ohne aktuelle Daten gleicht die Projektsteuerung einem Blindflug. Erfolgreiche Unternehmen prüfen daher wöchentlich oder monatlich ihre Werte und nutzen die Nachkalkulation nicht nur am Ende, sondern als laufendes **Frühwarnsystem**. ### 6. Lessons Learned als Kultur verankern Eine Nachkalkulation ist nur dann wertvoll, wenn die Ergebnisse nicht im Archiv verschwinden, sondern aktiv genutzt werden. Abweichungen sollten dabei nicht als Schuldzuweisung verstanden werden, sondern als Lernchance. Wichtig ist eine offene Gesprächskultur, in der Ursachen wie Schätzfehler, unklare Anforderungen oder externe Einflüsse ehrlich benannt werden können. Ein Projektabschlussbericht dokumentiert diese Erkenntnisse und leitet konkrete Empfehlungen für die Zukunft ab – etwa Pufferregeln, verbesserte Schätzmethoden oder klarere Change-Request-Prozesse. So wird Nachkalkulation zu einem kontinuierlichen Verbesserungsinstrument, das Projekte planbarer und profitabler macht. ## Schritt-für-Schritt: So läuft eine Nachkalkulation ab ### Schritt 1: Projektzeiterfassung einführen Alle Teammitglieder sollten ihre Zeiten regelmäßig, am besten täglich, erfassen. Moderne Tools reduzieren den Aufwand erheblich und sorgen dafür, dass die Daten vollständig und konsistent sind. ✅ Genau hier können digitale Assistenten unterstützen – etwa der [Activity Tracker von time cockpit](https://www.timecockpit.com/de/aktivitaeten-aufzeichnen/). ### Schritt 2: Projektstruktur anlegen Eine saubere Struktur mit klar definierten Phasen und Arbeitspaketen ist die Grundlage jeder Nachkalkulation. Nur wenn Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet sind, können später Abweichungen präzise festgestellt werden. 👉 *Beispiel:* In einem ERP-Einführungsprojekt werden die Phasen „Anforderungsanalyse“, „Implementierung“, „Test“ und „Go-Live“ definiert – so sieht man später sofort, wo die meisten Zusatzstunden angefallen sind. ### Schritt 3: Kosten erfassen Neben internen Stundensätzen gehören auch Fremdleistungen, Reisekosten oder Lizenzgebühren in die Nachkalkulation. Erst wenn alle Kostenarten erfasst sind, entsteht ein vollständiges Bild der Projektrealität. 👉 *Beispiel:* Beim Cloud-Projekt für einen Kunden werden nicht nur Entwicklerstunden berücksichtigt, sondern auch externe Microsoft Azure-Kostennachweise und Reisekosten für Workshops. ### Schritt 4: Plan-Ist-Vergleich Im nächsten Schritt werden die geplanten Aufwände den tatsächlich erfassten Zeiten und Kosten gegenübergestellt. Abweichungen lassen sich so frühzeitig erkennen und systematisch dokumentieren. 👉 *Beispiel:* Geplant waren 120 Stunden für die Testphase, tatsächlich verbrauchte das QA-Team 180 Stunden – hier zeigt die Nachkalkulation sofort eine Überlastung im Testing. ### Schritt 5: Ursachenanalyse Wichtiger als die bloße Feststellung der Abweichung ist die Frage nach dem „Warum“. Typische Gründe sind Schätzfehler, unklare Anforderungen (Scope Creep) oder ineffiziente Abläufe im Projekt. 👉 *Beispiel:* In einem Webshop-Projekt zeigt sich, dass viele Zusatzstunden durch kurzfristige Änderungswünsche des Kunden entstanden sind – die Ursache lag im fehlenden Change-Request-Prozess. ### Schritt 6: Lessons Learned Die Ergebnisse der Nachkalkulation sollten nicht in der Schublade verschwinden, sondern aktiv genutzt werden. Indem Erkenntnisse in künftige Angebotskalkulationen und Projektmethoden einfließen, verbessert sich die Planung Schritt für Schritt. 👉 *Beispiel:* Nach einem Data-Warehouse-Projekt wird entschieden, bei künftigen Angeboten **immer 20 % Puffer** für Datenmigration einzuplanen – weil genau hier in der Vergangenheit wiederholt Abweichungen entstanden. ## Typische Fehlerquellen in der Nachkalkulation * **Unvollständige Zeitdaten:** Eine der größten Stolperfallen sind unvollständige Zeitdaten. Wenn Mitarbeitende ihre Stunden nur sporadisch oder im Nachhinein erfassen, entsteht kein verlässliches Bild der tatsächlichen Aufwände. Die Nachkalkulation basiert dann auf Schätzungen und verliert ihren Wert. * **Zu grobe Projektstruktur:** Eine der größten Stolperfallen sind unvollständige Zeitdaten. Wenn Mitarbeitende ihre Stunden nur sporadisch oder im Nachhinein erfassen, entsteht kein verlässliches Bild der tatsächlichen Aufwände. Die Nachkalkulation basiert dann auf Schätzungen und verliert ihren Wert. * **Kein Blick auf nicht-fakturierbare Zeiten:** Ein weiterer Klassiker: nicht-fakturierbare Zeiten werden ignoriert. Gerade interne Abstimmungen, Meetings oder Bugfixing summieren sich und beeinflussen die Rentabilität erheblich. Wenn diese Zeiten nicht erfasst und bewertet werden, wirkt das Ergebnis künstlich positiv. * **Nachkalkulation zu spät:** Und schließlich wird die Nachkalkulation häufig erst am Projektende gemacht. Damit bleibt sie ein reiner Rückblick ohne Steuerungswirkung. Erfolgreiche Unternehmen hingegen setzen auf regelmäßige Auswertungen während des Projekts und nutzen sie als Frühwarnsystem. ## Warum Nachkalkulation besonders für IT-Dienstleister wichtig ist * **Hoher Anteil an Personalkosten:** Gerade im IT-Umfeld ist die Nachkalkulation ein zentrales Instrument. Der Grund: Der größte Kostenblock sind Personalkosten. Jede Stunde, die nicht erfasst oder falsch zugeordnet wird, verzerrt sofort das wirtschaftliche Ergebnis. * **Hoher Wettbewerbsdruck:** Hinzu kommt der starke Wettbewerbsdruck. Margen in IT-Dienstleistungsprojekten sind oft knapp bemessen. Transparenz über Zeit- und Kostenabweichungen entscheidet deshalb direkt über Gewinn oder Verlust. * **Hohe Änderungsdynamik:** Auch die dynamische Projektlandschaft macht Nachkalkulation unverzichtbar. Agile Methoden, Scope-Änderungen oder wechselnde Anforderungen führen dazu, dass Projekte selten exakt nach Plan laufen. Wer hier nicht laufend nachkalkuliert, verliert schnell den Überblick. * **Rechtliche Rahmenbedingungen:** Schließlich spielen auch rechtliche Rahmenbedingungen eine Rolle. In vielen Ländern ist die lückenlose Zeiterfassung mittlerweile Pflicht. Damit wird sie nicht nur zur Grundlage für die Nachkalkulation, sondern auch zum Bestandteil von Compliance und Unternehmenssicherheit. ### Fazit Eine **Nachkalkulation von Projekten** ist weit mehr als eine “Pflichtübung”. Sie entscheidet über **Rentabilität, Planungssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit**. Die wichtigste Voraussetzung: eine [**strukturierte Projektzeiterfassung**](/de/projektzeiterfassung/), die alle relevanten Aufwände sichtbar macht — und eine [**Projektabrechnung**](/de/projektabrechnung/), die diese Stunden in saubere, nachvollziehbare Rechnungen überführt. 👉 Gerade für IT-Dienstleister gilt: Wer Projekte nur einmal plant, aber nie nachkalkuliert, riskiert wiederkehrende Fehler. Wer dagegen konsequent Zeiten erfasst, laufend vergleicht und Learnings zieht, baut ein nachhaltiges Fundament für bessere Margen und zufriedene Kunden. Damit wird Nachkalkulation vom reinen Rückspiegel zum echten Steuerungsinstrument. **Weiterführende Artikel:** * [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) — die KPIs, auf denen die Nachkalkulation aufbaut: Auslastung, Verrechnungsquote und Earned-Value-Metriken * [Projektzeiterfassung meets interne Leistungsverrechnung](/de/blog/projektzeiterfassung-meets-interne-leistungsverrechnung/) — wie dieselben Zeitdaten für die interne Kostenstellensteuerung genutzt werden ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Neue Zeiterfassung im Unternehmen einführen > Die Einführung eines Zeiterfassungssystems steigert Effizienz und Produktivität. Erfolgreich wird es mit Mitarbeiterakzeptanz, guter Planung und der Vermeidung von Compliance-Risiken. May 31, 2024 von Alexander Huber ![Neue Zeiterfassung im Unternehmen einführen](/_astro/introduce-timetracking.k9rcByhq_1KpeU9.webp) Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems kann erhebliche Vorteile für die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens bringen. Dennoch ist die Implementierung oft ein großer Aufwand. Bestehende Prozesse, Strukturen, Vorgaben und Interessen müssen alle unter einen Hut gebracht werden. Ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter riskieren Sie, viel Geld für eine Software auszugeben, die niemand nutzt oder nutzen will. Dies kann negative Folgen für die Datenqualität haben und zu Compliance-Problemen führen, wie beispielsweise Arbeitszeitverletzungen. Im Projektmanagement werden Projektbudgets überzogen, und das Unternehmen kann nicht effektiv gesteuert werden. Damit der Übergang reibungslos verläuft, ist es wichtig, einige zentrale Aspekte zu berücksichtigen. Hier sind ein paar unkomplizierte Tipps, wie Sie Ihr neues System ohne Stress zum Laufen bringen – plus einige Überlegungen, die Sie vielleicht noch nicht bedacht haben! ## 1. Bestehende Prozesse unter die Lupe nehmen Bevor Sie ein neues System einführen, ist es wichtig, die bestehenden Prozesse genau zu analysieren. Wo gibt es aktuell Probleme? Welche Tools bringen Sie und Ihr Team zum Verzweifeln? Sprechen Sie mit den Mitarbeitern und sammeln deren Erfahrungen und Anekdoten. Diese Informationen sind extrem wertvoll, um die Schwachstellen zu identifizieren und sicherzustellen, dass das neue System diese Probleme behebt. **Top Tipp:** Berücksichtigen Sie auch die inoffiziellen Prozesse, die im Hintergrund ablaufen. Oftmals haben Mitarbeiter ihre eigenen Wege gefunden, um ineffiziente Systeme zu umgehen. Diese “Schatten-Workflows” können wertvolle Hinweise darauf geben, welche Funktionen wirklich benötigt werden. ## 2. Die richtigen Funktionen auswählen Nicht jedes Unternehmen braucht die eierlegende Wollmilchsau mit allen möglichen Funktionen. Überlegen Sie genau, was Sie wirklich brauchen. Ist es Projektzeiterfassung oder brauchen Sie auch Anwesenheiten und Abwesenheiten? Machen Sie eine Liste der notwendigen Funktionen und orientieren Sie sich daran bei der Auswahl eines neuen Systems. Lassen Sie sich nicht von glänzenden Zusatzfeatures blenden, die Sie letztendlich nicht nutzen. **Top Tipp:** Denken Sie daran, zukünftige Bedürfnisse zu antizipieren. Ihr Unternehmen wird wachsen und sich verändern – kann das gewählte System mitwachsen und sich an neue Anforderungen anpassen? ## 3. Passt das auch in unsere IT-Welt? Stellen Sie sicher, dass die neue Software nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Denken Sie dabei an die bereits genutzten Systeme und wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, insbesondere jene, die oft unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten. Ein gut integriertes System reduziert potenzielle Kompatibilitätsprobleme und erleichtert den täglichen Arbeitsablauf. **Top Tipp:** Prüfen Sie, ob das System mobile-friendly ist. In unserer mobilen Welt ist es wichtig, dass die Zeiterfassung auch unterwegs oder von verschiedenen Geräten aus problemlos funktioniert. Eine mobile App oder eine responsive Webversion kann hier den Unterschied machen. ## 4. Datenmigration – kein Hexenwerk Die Datenmigration kann eine Herausforderung darstellen, muss es aber nicht. Planen Sie sorgfältig, welche Daten Sie übernehmen wollen und wie der Migrationsprozess aussehen soll. Ein klarer Plan und gegebenenfalls professionelle Unterstützung können sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen und der Übergang so reibungslos wie möglich verläuft. **Top Tipp:** Nutzen Sie die Datenmigration als Gelegenheit zur Datenbereinigung. Alte, ungenaue oder unnötige Daten können aussortiert werden, um sicherzustellen, dass Sie nur mit relevanten und korrekten Informationen in das neue System starten. ## 5. Akzeptanz bei den Mitarbeitern sicherstellen Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines neuen Zeiterfassungssystems. Wenn das Team nicht von der Notwendigkeit und den Vorteilen der neuen Lösung überzeugt ist, kann dies zu Widerstand und geringer Nutzung führen. Eine offene Kommunikation und die Einbeziehung der Mitarbeiter von Anfang an sind daher unerlässlich. Veranstalten Sie Schulungen und Workshops, um das Verständnis für Systems zu fördern. Hören Sie auf das Feedback der Nutzer und nehmen Sie Anpassungen vor, um deren Bedürfnisse zu erfüllen. Indem Sie die Mitarbeiter aktiv in den Einführungsprozess einbinden und ihre Bedenken ernst nehmen, schaffen Sie eine positive Einstellung und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass das System effizient und effektiv genutzt wird. ## 6. Testlauf mit Pilotgruppe Bevor das neue System unternehmensweit ausgerollt wird, empfiehlt es sich, einen Testlauf mit einer kleinen Pilotgruppe durchzuführen. Diese Gruppe kann das System in der Praxis testen und Feedback geben. So haben Sie die Möglichkeit, eventuelle Probleme zu identifizieren und das System anzupassen, bevor es von allen Mitarbeitern genutzt wird. **Top Tipp:** Wählen Sie Ihre Pilotgruppe strategisch aus. Es kann hilfreich sein, eine diverse Gruppe zu haben, die verschiedene Abteilungen und Arbeitsweisen repräsentiert. Dadurch erhalten Sie ein umfassenderes Bild der Funktionalität und Akzeptanz des neuen Systems. ## 🚀 Und jetzt? Ein neues Zeiterfassungssystem kann Ihrer Produktivität einen enormen Schub geben, wenn Sie es richtig anpacken. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Dinge zum Besseren zu wenden. Setzen Sie auf sorgfältige Planung, die Einbeziehung Ihres Teams und eine schrittweise Einführung. So sorgen Sie dafür, dass der Übergang reibungslos verläuft und Ihr neues System von Anfang an effektiv genutzt wird. Viel Erfolg bei der Umsetzung und lassen Sie uns wissen, wie es läuft! ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Time Cockpit Mai 2025 Release > Erfahren Sie mehr über die vordefinierten Berechtigungen von Time Cockpit mit vorkonfigurierten Benutzerrollen wie Account Admin, Customization Admin, Base Data Admin, Billing Admin, Human Resources Admin, Notification Manager und Time Tracking User. Vereinfachen Sie die Benutzerverwaltung, erhöhen Sie die Sicherheit und gewährleisten Sie eine konforme Zugriffskontrolle mit dem Feature-Flag-System von Time Cockpit. May 13, 2025 von Alexander Huber ![Time Cockpit Mai 2025 Release](/_astro/hero-banner-release-2025-05.DUppVSBR_Z1s4Boh.webp) Effizientes **Zeitmanagement** und robuste **Compliance-Verwaltung** sind entscheidend für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren und den administrativen Aufwand reduzieren möchten. Mit dem Mai 2025 Release führt Time Cockpit neue Funktionen ein, die Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, die Ressourcenplanung zu optimieren und die Genauigkeit ihrer Zeiterfassungsprozesse zu verbessern. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Neuerungen werfen und wie sie Ihrem Unternehmen zugutekommen. ## Buchungsabschluss: Unerwünschte Änderungen verhindern Eine der größten Herausforderungen bei der **Zeiterfassung** ist die Gewährleistung der Datenintegrität. Ob für Lohnabrechnungen, Rechnungsstellung oder Compliance-Prüfungen – Unternehmen benötigen verlässliche und manipulationssichere Zeiteinträge. Mit der neuen Funktion **Buchungsabschluss** ermöglicht Time Cockpit es Ihnen, eine Frist für Zeiteinträge festzulegen. Sobald diese Frist erreicht ist, können Benutzer keine Buchungen mehr hinzufügen oder ändern. Dies gewährleistet Datenintegrität und verhindert Last-Minute-Änderungen, die Lohnabrechnungen oder Compliance-Prüfungen beeinträchtigen könnten. Diese Funktion stärkt nicht nur Ihre Prüfpfade, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand am Monatsende. Ihr Team kann die Zeiterfassung mit dem Vertrauen abschließen, dass die Daten korrekt und unverändert sind. [Erfahren Sie mehr](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/passive-booking-completion.html) Wenn Sie komplexe, benutzerdefinierte Logik für den Buchungsabschluss benötigen, um unternehmensspezifische Regeln oder gesetzliche Anforderungen abzubilden, können wir maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Bedürfnisse implementieren. ## Vordefinierte Berechtigungen und Feature Flags – Sicherer und kontrollierter Zugriff Die Verwaltung von Benutzerberechtigungen kann komplex werden, insbesondere wenn Ihr Team wächst. Um diesen Prozess zu vereinfachen, führt Time Cockpit **vordefinierte Benutzerrollen mit vorkonfigurierten Berechtigungen** ein. Diese Rollen sind darauf ausgelegt, gängige Geschäftsstrukturen abzubilden und die Zuweisung von Rollen zu vereinfachen, um sicheren und konformen Zugriff zu gewährleisten: *** | **Code** | **Anzeigename** | **Beschreibung** | | ----------------------- | --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **AccountAdmin** | Account Admin | Mitglieder können Kontoeinstellungen und Benutzerrollen verwalten, neue Benutzer hinzufügen und bestehende Benutzer aktivieren/deaktivieren. | | **CustomizationAdmin** | Customization Admin | Mitglieder können das Datenmodell verwalten und den TCQL-Editor für erweiterte Datenmanipulation und Anpassungen nutzen. | | **BaseDataAdmin** | Base Data Admin | Mitglieder können Basisdateneinheiten und globale Einstellungen wie Formatierungsprofile, Importdefinitionen und Vorlagenabfragen verwalten. | | **BillingAdmin** | Billing Admin | Mitglieder können alle abrechnungsrelevanten Einheiten verwalten, Rechnungen erstellen/löschen und auf Benutzerzeiterfassungen zugreifen. | | **HumanResourcesAdmin** | Human Resources Admin | Mitglieder können Anwesenheitsdaten, Arbeitspläne, Abwesenheiten, Urlaubsansprüche und Überstundenkorrekturen verwalten. | | **NotificationManager** | Notification Manager | Mitglieder können Anwendungsbenachrichtigungen senden und verwalten, um Teams über wichtige Updates und Warnungen zu informieren. | | **User** | Time Tracking User | Mitglieder können alle Zeiterfassungsfunktionen für ihren eigenen Benutzer nutzen. | *** Diese Rollen vereinfachen nicht nur die Benutzerverwaltung, sondern erhöhen auch die Sicherheit, indem sie Berechtigungen und Zugriffsmöglichkeiten klar definieren. [Mehr erfahren](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/default-permissions.html) Time Cockpit bleibt hochgradig anpassbar, sodass Sie Rollen nach Bedarf erweitern oder ändern können. Bestehende Kundenkonfigurationen **bleiben weitgehend unberührt**, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür, diese neuen Standardrollen zu aktivieren. Wir legen großen Wert darauf, die Kompatibilität neuer Features mit bestehenden Kundenanpassungen sicherzustellen. Bei den Default Permissions gibt es jedoch ein paar Punkte, die berücksichtigt werden müssen. Bitte werfen Sie deshalb unbedingt einen Blick in unseren [Migration Guide](https://docs.timecockpit.com/doc/migration-guides/default-permissions.html) oder kontaktieren Sie uns direkt unter , falls Fragen auftreten. Die Aktivierung erfolgt über unser **Feature-Flag-System**, das es Ihnen ermöglicht, diese neuen Standardrollen nach Ihrem eigenen Zeitplan zu aktivieren und so einen sicheren und kontrollierten Übergang zu gewährleisten. Möchten Sie die vordefinierten Berechtigungen ausprobieren? Wenden Sie sich einfach an . ## Intelligente Überprüfung von Arbeitszeitverletzungen Der Mechanismus Höchstarbeitszeit zu prüfen (z.b für Österreich) ist jetzt deutlich flexibler. Anstelle eines einzigen Regelwerks pro Account können Sie nun **Arbeitszeitgrenzen pro wöchentlicher Arbeitszeit** definieren. Dadurch können Sie: * Unterschiedliche Regeln für verschiedene Mitarbeitergruppen anwenden, z. B. Auszubildende, Lehrlinge oder Teilzeitkräfte. * Übergänge (z. B. vom Lehrling zum Vollzeitmitarbeiter) im Laufe der Zeit abbilden. * Nacht-, Wochenend- und Feiertagsruhezeiten automatisch validieren (AT/DE). * Überprüfen, ob Mitarbeiter vor/nach bestimmten Uhrzeiten gearbeitet haben. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, lokale Vorschriften und interne Vereinbarungen mühelos einzuhalten, rechtliche Risiken zu vermeiden und faire Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter sicherzustellen. [Mehr erfahren](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/working-time-regulations.html) Wenn Sie noch spezifischere Regeln benötigen, weil Sie Betriebsvereinbarungen haben, lassen Sie es uns wissen. Wir arbeiten gerne mit Ihnen an einem maßgeschneiderten Regelwerk. ## Benachrichtigungen – Immer informiert, ohne E-Mail-Flut E-Mail-Überlastung ist ein echtes Problem, besonders in projektbasierten Umgebungen. Deshalb haben wir ein **Benachrichtigungssystem** direkt im Time Cockpit Web-Client eingeführt. Das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke ermöglicht es den Nutzern, Systemnachrichten und Warnungen zu erhalten über: * Wichtige Systemnachrichten, ohne dass Ihr Posteingang überfüllt wird * Zukünftige Integration von Genehmigungs-Workflows für Abwesenheiten und Projektbuchungen * Zukünftige Integration von Arbeitszeitverletzungen, direkt sichtbar im Kalender * … Diese In-App-Benachrichtigungen helfen Ihnen, informiert zu bleiben, während die E-Mail-Flut reduziert wird – die Kommunikation findet genau dort statt, wo sie gebraucht wird: direkt in Ihrer **Zeiterfassungssoftware**. Haben Sie Ideen, wie Benachrichtigungen Ihre Workflows unterstützen könnten? Möchten Sie die E-Mail-Flut, die Ihre Nutzer belastet, loswerden? Lassen Sie es uns wissen – wir freuen uns, maßgeschneiderte Lösungen mit Ihnen zu erarbeiten. ![Benachrichtigungen](/_astro/notification.BB_hI4tM_1Cbotf.webp) ## Abwesenheitskalender – Ein klarer Überblick über Abwesenheiten Eine effektive Ressourcenplanung beginnt mit Transparenz. Unser neuer **Abwesenheitskalender**, der sich aktuell in der Vorschauphase befindet, bietet Ihnen eine grafische Übersicht über Feiertage, Urlaube, Krankmeldungen und Zeitausgleich. So können Teamleiter und HR-Manager die Verfügbarkeit der Teams auf einen Blick erfassen, Planungskonflikte minimieren und die Projektplanung verbessern. In einer der kommenden Versionen erweitern wir diese Funktion mit einem Standard-Genehmigungs-Workflow für Abwesenheiten. Möchten Sie Abwesenheitskalender ausprobieren? Wenden Sie sich einfach an . ## Kalendersuche – Finden Sie, was Sie brauchen, sofort Ab sofort können Sie **direkt im Buchungskalender** nach relevanten Einträgen suchen. Während Sie tippen, werden alle Buchungen, die nicht dem Suchbegriff entsprechen, transparent dargestellt. So können Sie sich auf die relevanten Einträge konzentrieren, ohne den Überblick zu verlieren. Zusätzlich können Sie einfach auf ein Formatprofil klicken (z. B. „Meeting“, „Support“ usw.), um alle Zeiteinträge mit diesem Profil hervorzuheben. Dadurch lassen sich Muster schneller erkennen, Unstimmigkeiten finden oder die Vollständigkeit der Buchungen prüfen – und das alles, ohne die Kalenderansicht zu verlassen. ![Suche im Buchungskalender](/_astro/timesheet-calendar-search.DzNFcKUK_Z2j0Uc9.webp) ## Modernisierung von Time Cockpit – Der Wechsel zu Angular Im Rahmen unserer Modernisierungsbestrebungen haben wir die zentrale Listenkomponente von AngularJS auf modernes Angular migriert. Als nächstes sind die Formulare an der Reihe, was den Übergang von älteren Frameworks abschließen wird. Die Bewältigung von technischem Schuldenabbau ist essenziell, um langfristige Wartbarkeit, bessere Performance und Kompatibilität mit modernen Browsern und Tools sicherzustellen. Es ermöglicht uns zudem, neue Funktionen schneller bereitzustellen, wie z. B. filterbare Dashboards – eine lang ersehnte Funktion. Durch diese Investition in die Modernisierung sichern wir eine stabile und zukunftssichere Basis für Ihre tägliche Arbeit in Time Cockpit. [Erfahren Sie mehr über Dashboards](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/dashboard.html) ## Zusammenfassung Das Mai 2025 Release ist darauf ausgelegt, **projektbasierte Zeiterfassung** einfacher, sicherer und hochgradig anpassbar zu machen. Egal, ob Sie sich auf Compliance, Ressourcenplanung oder Projekttransparenz konzentrieren – die neuesten Funktionen von Time Cockpit sorgen dafür, dass Sie immer einen Schritt voraus sind. Wenn Sie eine der neuen Funktionen aktivieren oder prüfen möchten, wie sie in Ihren Workflow passen, kontaktieren Sie uns unter . Wir helfen Ihnen gerne weiter! ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Mehr Gewinn durch erfasste nicht verrechenbare Zeiten > Warum nicht verrechenbare Zeiten entscheidend sind: So gewinnen Dienstleister durch vollständige Projektzeiterfassung Transparenz und bessere Kalkulation. Jul 25, 2025 von Rainer Stropek ![Mehr Gewinn durch erfasste nicht verrechenbare Zeiten](/_astro/2025-07-25-track-unbillable-hours.de.BS_gNPwo_Z1hVWM9.webp) Als Berater für mittelständische Unternehmen habe ich aus erster Hand gelernt, wie wichtig **Projektzeiterfassung** in all ihren Facetten ist – insbesondere auch die Erfassung von **nicht verrechenbaren Zeiten**. Viele Dienstleister (insbesondere IT-Unternehmen mit 20–200 Mitarbeitern) fokussieren vor allem auf **abrechenbare Stunden**. Doch die scheinbar „unproduktiven“ oder **internen Zeiten** verdienen ebenso Beachtung. In diesem Beitrag beleuchte ich aus persönlicher Perspektive, warum die [**Erfassung von nicht verrechenbaren Zeiten**](/de/projektzeiterfassung/) für den Unternehmenserfolg entscheidend ist und welche überraschenden Erkenntnisse sich daraus ergeben können. ## Abrechenbare vs. nicht verrechenbare Zeiten: Was ist gemeint? In Dienstleistungsprojekten unterscheidet man generell zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten. **Abrechenbare Zeiten** (billable hours) sind Stunden, die direkt einem Kunden in Rechnung gestellt werden können – zum Beispiel Entwicklungsarbeit in einem Kundenprojekt oder die Behebung eines gemeldeten Problems im Rahmen eines Servicevertrags. **Nicht verrechenbare Zeiten** hingegen sind Arbeitsstunden, die **nicht direkt fakturiert** werden können. Dazu zählen in der Regel interne oder administrative Tätigkeiten wie: * **Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten:** z.B. das Schreiben von Angeboten, Buchhaltung, Dokumentation oder das Onboarding neuer Mitarbeiter * **Kundenakquise und -betreuung:** z.B. Vorgespräche mit potenziellen Kunden, Pflege der Bestandskundenbeziehungen, Bearbeiten von Reklamationen * **Interne Meetings und Abstimmungen:** Projektvorbereitungen, Team-Besprechungen, interne Schulungen * **Weiterbildung und Entwicklung:** Mitarbeiterschulungen, Research & Development, Verbesserungen interner Prozesse All diese Tätigkeiten sind *essentiell* für ein funktionierendes Unternehmen – auch wenn sie nicht direkt einem Kundenauftrag zugeordnet werden können. In klassischen betriebswirtschaftlichen Begriffen gelten sie als “unproduktiv” im Sinne von **nicht unmittelbar umsatzwirksam**. Wie der Haufe-Verlag erläutert, umfasst unproduktive Arbeitszeit typischerweise genau solche administrativen Aufgaben (von Kundengesprächen über Akquise bis zur Einarbeitung von Mitarbeitern) – Zeit, in der man **nicht für einen Kunden arbeitet** [haufe.de](https://www.haufe.de/id/beitrag/lohnstundensatzkalkulation-im-handwerk-so-berechnen-sie-schritt-2-produktive-jahresarbeitszeit-pro-mitarbeiter-ermitteln-HI1396786.html#:~:text=Die%20Anwesenheitszeit%20ist%20nicht%20gleichbedeutend,daher%20von%20der%20Jahresarbeitszeit%20abziehen). Diese Stunden fließen also nicht direkt in eine Kundenrechnung ein, müssen aber dennoch bezahlt und bei der Planung berücksichtigt werden. ## Nicht verrechenbare Zeiten: Dein unterschätzter Gewinnhebel Warum auch interne Stunden entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens sind. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## Überraschende Fakten: Wie viel Arbeitszeit ist tatsächlich verrechenbar? Viele Unternehmen unterschätzen den Anteil nicht verrechenbarer Tätigkeiten. Die Realität ist oft überraschend: In vielen Betrieben liegen die **nicht abrechenbaren Zeiten** bei **rund 20–35 % der gesamten Arbeitszeit** [haufe.de](https://www.haufe.de/id/beitrag/dienstleistungskalkulation-stundensatz-projekt-und-a-212-bruttostunden-um-unproduktive-zeiten-reduzieren-HI11929736.html#:~:text=Die%20Zeit%2C%20die%20Sie%20und,liegt). Mit anderen Worten: Mehr als ein **Viertel** der Arbeitszeit wird im Schnitt für interne oder administrative Aufgaben aufgewendet, die nicht direkt fakturiert werden können. In meiner Beratungspraxis habe ich erlebt, dass dieser Wert Unternehmen immer wieder erstaunt – bis man einmal genau hinschaut und alle Tätigkeiten *lückenlos erfasst*. Verschiedene **aktuelle Studien seit 2022** belegen, dass ein beträchtlicher Teil der Arbeitszeit nicht für wertschöpfende Tätigkeiten verwendet wird. Zum Beispiel ergab eine **Deloitte-Umfrage (Global Human Capital Trends 2025)**, dass im Durchschnitt **41 % der täglichen Arbeitszeit** auf Aufgaben entfallen, **die keinen direkten Beitrag zum Unternehmenswert leisten** [deloitte.com](https://www.deloitte.com/us/en/insights/topics/talent/human-capital-trends/2025/reclaiming-organizational-capacity.html#:~:text=prioritize%20work%20that%20is%20most,the%20value%20their%20organization%20creates). Ähnlich zeigt der **„Anatomy of Work“ Report 2023** von Asana, dass sogar **58 % des Arbeitstags** mit **Koordinations- und Verwaltungsarbeit („work about work“)** statt mit fachlicher Kernarbeit verbracht werden [pcg.io](https://pcg.io/insights/anatomy-of-work-2023/#:~:text=The%20latest%20report%20on%20the,highlighting%20the%20need%20for%20further) – ein erheblicher Ressourcenverlust. Als wir bei der Entwicklung von *Time Cockpit* begannen, konsequent *alle* Tätigkeiten zu erfassen – also nicht nur die Programmierstunden für Kundenfeatures, sondern z.B. auch interne Teammeetings, Qualitätsmanagement, Marketing und Weiterbildung – waren wir zunächst verblüfft, wie viel Zeit in solche internen Aufgaben fließt. Doch genau dieses Bewusstsein half uns, unsere Abläufe zu verbessern. Plötzlich konnten wir datengestützt hinterfragen: *Müssen wir so viele Meetings abhalten? Wie viel Aufwand steckt wirklich in Akquise?* Diese Erkenntnisse hätten wir ohne eine vollständige Zeiterfassung nie gewonnen. ## Warum ist die Erfassung nicht verrechenbarer Zeiten so wichtig? **1. Realistische Projektkalkulation und Stundensätze:** Wenn ein erheblicher Teil der Arbeitszeit auf nicht fakturierbare Tätigkeiten entfällt, muss dies bei der Kalkulation berücksichtigt werden. **Je höher der Anteil unproduktiver Arbeiten, desto höher muss der Stundensatz sein, den man den Kunden in Rechnung stellt**, um kostendeckend zu arbeiten [haufe.de](https://www.haufe.de/id/beitrag/dienstleistungskalkulation-stundensatz-projekt-und-a-212-bruttostunden-um-unproduktive-zeiten-reduzieren-HI11929736.html#:~:text=Aufgaben%20haben). Andernfalls läuft man Gefahr, Projekte systematisch zu günstig anzubieten. **Beispiel:** Hat ein Mitarbeiter 25 % seiner Zeit mit internen Aufgaben verbracht, können von z.B. 160 geleisteten Stunden nur 120 Stunden fakturiert werden. Die Kosten der 40 internen Stunden müssen durch die 120 abrechenbaren mitgetragen werden – was effektiv einen höheren benötigten Stundensatz bedeutet. Wer diese Zusammenhänge kennt, kann **realistischere Angebote** schnüren und unangenehme finanzielle Überraschungen vermeiden. **2. Transparenz über die tatsächliche Produktivität:** Nur weil Zeiten nicht abrechenbar sind, heißt das nicht, dass Mitarbeiter untätig wären – oft ist das Gegenteil der Fall. Dennoch fehlt ohne Erfassung der **klare Überblick**, wofür die Arbeitszeit draufgeht. Für Führungskräfte ist es essenziell zu wissen, wie viel Kapazität wirklich für Kundenprojekte zur Verfügung steht. Ein Entwickler, der nominell 40 Stunden pro Woche arbeitet, hat vielleicht real nur \~25–30 Stunden für Kundenprojekte übrig, weil der Rest für interne Aufgaben, Abstimmungen und Weiterbildung draufgeht. Diese **transparente Sicht** verhindert Fehlplanungen und Überlastung. Außerdem schafft sie bei Mitarbeitern Verständnis, warum **Auslastung** und **Fakturierungsgrad** nicht bei 100 % liegen können – was wiederum unrealistische Erwartungshaltungen korrigiert. **3. Erkennen von Effizienzpotenzialen:** Die systematische Erfassung *aller* Stunden – auch der nicht verrechenbaren – liefert Daten, um **Ineffizienzen aufzudecken**. Wiederkehrende Zeitfresser werden sichtbar. Zum Beispiel könnte sich zeigen, dass wöchentlich viele Stunden in internen Status-Meetings versickern, die kaum Mehrwert bringen. Oder dass Mitarbeiter ungewöhnlich viel Zeit mit administrativer Dokumentation verbringen (Stichwort Doppelarbeit). Solche Erkenntnisse sind der erste Schritt, um Prozesse zu straffen. In diesen Stunden schlummert oft das größte Verbesserungspotenzial. **4. Investition in die Zukunft:** Nicht verrechenbare Zeiten sind nicht per se schlecht – im Gegenteil. Sie können **eine strategische Investition** darstellen, wenn man sie bewusst einsetzt. Zeit für Weiterbildung, Teamentwicklung, interne Innovation oder den Aufbau effizienterer Prozesse mag heute nicht bezahlt werden, legt aber den Grundstein für zukünftigen Erfolg. Entscheidend ist, *wie* diese internen Zeiten genutzt werden. Führen Sie z.B. eine regelmäßige Innovationsrunde ein, in der Mitarbeiter an neuen Ideen tüfteln dürfen. Oder planen Sie feste Kontingente für Weiterbildung ein. Wenn solche Aktivitäten **geplant und erfasst** werden, lassen sie sich auch gegenüber der Geschäftsleitung oder Kunden leichter rechtfertigen („Wir verwenden 10 % unserer Zeit für Qualitätsverbesserung, was langfristig allen zugutekommt.“). Ohne Tracking dagegen besteht die Gefahr, dass diese wichtigen Aktivitäten entweder unter den Teppich fallen oder als „verlorene Zeit“ abgetan werden. ## Tipps zur Erfassung nicht verrechenbarer Zeiten Nachdem die Bedeutung klar ist, stellt sich die Frage: *Wie lässt sich die Erfassung interner Zeiten praktisch umsetzen, ohne bürokratischen Overhead zu erzeugen?* Einige **Best Practices** aus meiner Erfahrung: * **Klare Kategorien definieren:** Legen Sie in Ihrem Zeiterfassungssystem **eindeutige Kategorien** oder interne Projekte für nicht verrechenbare Tätigkeiten an (z.B. *Administration*, *Vertrieb*, *Training*, *Interne IT*). So können Mitarbeiter ihre Zeiten schnell und eindeutig zuordnen, ohne lange nach dem passenden Code zu suchen. * **Mitarbeiter sensibilisieren:** Erklären Sie Ihrem Team den **Sinn** hinter der lückenlosen Zeiterfassung. Betonen Sie, dass es nicht um Kontrolle oder Misstrauen geht, sondern um Transparenz für bessere Planung und fairere Arbeitsverteilung. Wenn Kollegen verstehen, dass nicht erfasste Stunden letztlich unter den Teppich gekehrte Arbeit bedeuten, steigt die Bereitschaft zur vollständigen Dokumentation. * **Einfaches Erfassungstool nutzen:** Verwenden Sie eine **benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware**, die das Eingeben von Zeiten so leicht wie möglich macht – idealerweise mit Funktionen wie Schnellbuchungen, Vorlagen oder automatischen Erfassungshilfen. Aus meiner Sicht hat es sich bewährt, die Hürde zur Zeiterfassung so niedrig wie möglich zu halten, damit auch kurze Tätigkeiten erfasst werden. * **Regelmäßige Auswertung und Feedback:** Schauen Sie sich die erfassten nicht verrechenbaren Zeiten regelmäßig an. Welche **Muster** zeigen sich? Gibt es Wochen, in denen ungewöhnlich viele interne Stunden anfallen? Besprechen Sie im Team, woran das liegt. Vielleicht war eine interne Schulung oder Messevorbereitung der Grund – wichtig ist, daraus zu lernen und künftig besser zu planen. Geben Sie den Mitarbeitern auch Feedback, wenn Sie positive Trends sehen („Wir haben es geschafft, die Zeit für Verwaltungsaufwand diesen Monat um 10 % zu senken – gute Arbeit!“). ## Fazit: Ganzheitliche Projektzeiterfassung zahlt sich aus **Projektzeiterfassung** endet nicht bei den fakturierbaren Stunden. [**Nicht verrechenbare Zeiten zu erfassen**](/de/) mag auf den ersten Blick nach zusätzlichem Aufwand aussehen, doch der Nutzen überwiegt deutlich: Sie erhalten ein realistisches Bild der Unternehmensproduktivität, können Ihre Projekte fundierter kalkulieren und entdecken Chancen zur Prozessverbesserung. Im harten Dienstleistungsalltag, in dem häufig “Zeit = Geld” gilt, sind die vermeintlich nicht abrechenbaren Stunden letztlich *mitentscheidend* für Gewinn oder Verlust. Aus meiner Sicht gibt es kaum etwas Wertvolleres, als genau zu wissen, **wo die Arbeitszeit Ihrer Teams hinfließt**. Nur was sichtbar ist, lässt sich optimieren. Die überraschenden Erkenntnisse, die man dabei gewinnt – sei es, dass durchschnittlich mehr als ein Drittel der Zeit in interne Aufgaben fließt oder dass man seinen eigenen Stundensatz anpassen muss, weil zu viel Zeit jenseits der Kundenarbeit benötigt wird – helfen, das Unternehmen zukunftsfähig zu machen. ✅ Wer nicht verrechenbare Zeiten systematisch erfasst und nutzt (z.B. durch ein System wie [time cockpit](/de/)), schafft Transparenz, Fairness und letztlich mehr Erfolg im Projektgeschäft. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Urlaube nach Personio exportieren > Wie Unternehmen mit einer Schnittstelle zwischen Personio und Projektzeiterfassungssystemen wie Time Cockpit Effizienz und Qualität steigern können. Jan 21, 2025 von Alexander Huber ![Urlaube nach Personio exportieren](/_astro/personio-export-urlaube.Czo4MGLe_1zrdCQ.webp) Die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten ist ein wesentliches Element moderner Unternehmen, doch sie bringt auch Herausforderungen mit sich. Verschiedene Anforderungen führen oft dazu, dass mehrere Systeme parallel genutzt werden müssen: eines für allgemeine Arbeitszeiterfassung (Dokumentation von Arbeitszeit, Basis für Lohnverrechnung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften) und ein weiteres für projektbezogene Zeiterfassung. Unsere Erfahrung zeigt, dass es in solchen Fällen entscheidend ist, die Zusammenarbeit dieser Systeme optimal zu gestalten. So können redundante Prozesse reduziert und Synergien geschaffen werden, die sowohl Effizienz als auch Transparenz fördern. ### Herausforderungen und Potenziale der parallelen Zeiterfassungssysteme Die Erfassung von Arbeitszeiten ist ein unverzichtbarer Bestandteil des betrieblichen Alltags. Arbeitgeber stehen jedoch oft vor der Herausforderung, unterschiedliche Systeme parallel zu betreiben: Ein Tool wie [Personio](https://www.personio.com/) verwaltet Anwesenheitszeiten, Urlaube und Abwesenheiten. Gleichzeitig bieten spezialisierte Projektzeiterfassungstools tiefere Einblicke in projektbezogene Arbeitszeiten. Diese Parallelstruktur bringt oft administrative Doppelarbeit mit sich, aber eröffnet auch Potenziale für Automatisierung und Prozessoptimierung. In diesem Artikel beleuchten wir: * die Hauptfunktionen von Personio und Projektzeiterfassungstools anhand von [time cockpit](/de/), * die Unterschiede zwischen Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung, * und wie Schnittstellen diese Welten verbinden können. ### Personio – HR-Management im Fokus Personio ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Die Plattform deckt alle wesentlichen Bereiche des Personalmanagements ab und bietet folgende Hauptfunktionen: * **Personalverwaltung**: Zentralisierung aller Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte, Verwaltung von Abwesenheiten, Arbeitszeiterfassung und Dokumentenverwaltung ([Personio – Personalverwaltung](https://www.personio.de/funktionen/digitale-personalakte/)). * **Recruiting**: Unterstützung des gesamten Bewerbungsprozesses, einschließlich Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement und Onboarding neuer Mitarbeiter ([Personio – Recruiting](https://www.personio.de/funktionen/recruiting/)). * **Lohn- und Gehaltsabrechnung**: Vorbereitung der Lohnabrechnung mit Integration zu DATEV, um den Abrechnungsprozess zu optimieren und Fehler zu minimieren ([Personio – Gehaltsabrechnung](https://www.personio.de/funktionen/personio-payroll/)). * **Performance & Entwicklung**: Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und -entwicklungen durch Feedbackgespräche, Zielsetzungen und Schulungsorganisation ([Personio – Performance & Entwicklung](https://www.personio.de/funktionen/performance/). * **Workflow-Automatisierung**: Automatisierung wiederkehrender HR-Prozesse, um Effizienz zu steigern und manuelle Fehler zu reduzieren ([Personio – Workflow-Automatisierung](https://www.personio.de/workflow-automation/)). Zusätzlich bietet Personio über 200 Integrationen mit anderen Tools, um nahtlose Arbeitsabläufe zu gewährleisten ([Personio – Integrationen](https://www.marketplace.personio.de/)). Die Software ist cloudbasiert und ermöglicht somit den Zugriff von überall, was besonders für Unternehmen mit Remote-Arbeitsplätzen von Vorteil ist. ### Projektzeiterfassung allgemein Die **Projektzeiterfassung** dokumentiert Arbeitszeiten systematisch für Aufgaben oder Projekte. Sie schafft Transparenz, optimiert Ressourcen und stellt sicher, dass Projekte effizient umgesetzt und Budgets eingehalten werden. #### Basis für Abrechnung und Rentabilität Für Dienstleister ist sie essenziell, um erbrachte Leistungen korrekt abzurechnen. Kunden erhalten klare Nachweise über den Zeitaufwand, während Unternehmen die Rentabilität ihrer Projekte analysieren können. #### Erfolgsfaktoren Einfache Tools, klare Prozesse und intuitive Software sind entscheidend für eine effiziente Umsetzung und Akzeptanz im Team. So wird Projektzeiterfassung praktisch und wertvoll. ### Arbeitszeiterfassung vs. Projektzeiterfassung Die **Arbeitszeiterfassung** konzentriert sich auf die Erfassung von Anwesenheitszeiten und Abwesenheiten, um gesetzliche und interne Vorgaben einzuhalten. Sie beantwortet grundlegende Fragen wie: * **Wann hat der Mitarbeiter begonnen und aufgehört zu arbeiten?** (z. B. Arbeitsbeginn um 08:00 Uhr und Ende um 16:30 Uhr mit einer einstündigen Mittagspause). * **Wie viele Stunden wurden insgesamt pro Tag geleistet?** (z. B. 7,5 Stunden an einem regulären Arbeitstag). * **Gab es Überstunden oder Fehlzeiten?** (z. B. 2 Überstunden oder ein Fehltag aufgrund von Krankheit). Die **Projektzeiterfassung** hingegen bietet eine detailliertere Perspektive und adressiert Fragestellungen wie: * **Welche Aufgaben wurden bearbeitet?** (z. B. Erstellung einer Marketingkampagne oder Behebung eines Softwarefehlers). * **Wie lange wurde an einem bestimmten Projekt oder für einen Kunden gearbeitet?** (z. B. 4 Stunden für Projekt „Webseiten-Redesign“ eines Kunden). * **Wie effizient wurde die Zeit genutzt?** (z. B. 80 % der Zeit wurden produktiv genutzt, während 20 % für Meetings oder Wartezeiten auf Feedback anfielen). * **Welches Budget wurde für welche Projekte oder Kunden verbraucht?** (z. B. 15 Stunden von insgesamt 40 budgetierten Stunden für ein Projekt verbraucht). ### Ergänzende Integration Eine **Integration beider Systeme** ermöglicht es Unternehmen, sowohl die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen als auch die Effizienz und Rentabilität von Projekten im Blick zu behalten. Beispielsweise können Mitarbeiterzeiten automatisch vom Projekt- ins Arbeitszeiterfassungssystem übernommen werden, wodurch doppelte Eingaben vermieden und Fehler reduziert werden. ### Potenzielle Herausforderungen bei der parallelen Nutzung Unternehmen, die sowohl Arbeitszeiterfassung als auch ein Projektzeiterfassungstool einsetzen, stehen häufig vor den folgenden Herausforderungen: 1. **Redundante Dateneingaben**: Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten separat in beiden Systemen erfassen, z. B. Anwesenheitszeiten in der Arbeitszeiterfassung und projektbezogene Stunden in der Projektzeiterfassung. Dies führt zu doppeltem Aufwand und Unzufriedenheit bei den Nutzern. 2. **Fehleranfälligkeit**: Mehrfache Eingaben erhöhen das Risiko von Abweichungen, z. B. wenn ein Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten in beiden Systemen einträgt oder vergisst, eine Änderung zu synchronisieren. Dies kann zu Inkonsistenzen in Berichten und Abrechnungen führen. 3. **Erhöhter Verwaltungsaufwand**: Die fehlende Integration der Systeme bedeutet, dass Daten manuell abgeglichen werden müssen. Dies betrifft vor allem Personalabteilungen und Projektmanager, die sicherstellen müssen, dass alle Daten korrekt und synchron sind. Dies kostet Zeit und bindet Ressourcen. Eine fehlende Integration der beiden Systeme kann die Effizienz beeinträchtigen, die Transparenz verringern und die Benutzerakzeptanz negativ beeinflussen. ### Schnittstellen als Lösung In diesem Blogartikel zeigen wir, wie die genannten Herausforderungen durch eine Integration von Arbeitszeit- und Projektzeiterfassungssystemen gelöst werden können. Als HR-Tool für die Arbeitszeiterfassung nutzen wir [Personio](https://www.personio.de/), während [time cockpit](/de/) als Beispiel für ein Projektzeiterfassungssystem dient. Eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Gleichzeitig werden Datensilos aufgebrochen, wodurch redundante Eingaben vermieden und eine konsistente Datenbasis geschaffen werden können. ### Lösungsansatz Time cockpit wird in diesem Lösungsansatz als führendes System für Zeitbuchungen und Urlaube eingesetzt, da Mitarbeiter ihre Zeiten nicht nur auf Projekte, sondern auch auf detaillierte Tätigkeiten erfassen. Diese granularen Buchungen sind entscheidend, um die Transparenz und Genauigkeit der projekt- und leistungsbezogenen Zeiterfassung zu gewährleisten. In diesem Post zeigen wir den Export von Urlauben von time cockpit nach Personio. In einem Folge-Post zeigen wir wie Zeitbuchungen nach Personio übertragen werden können. Die Umsetzung erfolgt mithilfe von [Azure Functions](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-functions/functions-overview?pivots=programming-language-csharp), einer skalierbaren und kosteneffizienten Lösung. Die Azure Function synchronisiert stündlich Zeitbuchungen und Urlaube zwischen Time Cockpit und Personio. Die Architektur umfasst folgende Azure-Ressourcen: * [Azure Function](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-functions/functions-overview?pivots=programming-language-csharp): Für die Ausführung der regelmäßigen Synchronisationsjobs. * [Azure Key Vault](https://azure.microsoft.com/en-us/products/key-vault): Für die sichere Speicherung von Geheimnissen wie dem Time Cockpit PAT und dem Personio Client Secret. * [Application Insights](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/azure-monitor/app/app-insights-overview): Zur Protokollierung und Überwachung der Funktionsausführung. Um die Kommunikation mit den beiden Systemen zu ermöglichen, wird jeweils ein Client für jedes System implementiert. Da der Funktionsumfang der Clients überschaubar ist, entwickeln wir diese manuell und verzichten auf die Generierung von Client-Bibliotheken, beispielsweise mit Tools wie [AutoRest](https://github.com/Azure/autorest). ### API-Integration: PersonioClient Um sich bei Personio zu authentifizieren, muss zunächst eine Integration in Personio erstellt werden. Dazu sind folgende Schritte erforderlich: 1. **Navigieren zu den Einstellungen:** Gehe zu *Einstellungen* → *API-Zugriffsdaten*. ![Navigieren zu den Einstellungen](/_astro/2025-01-20-Personio-Einstellungen.ZpGAiE_X_ykD2Q.webp) 2. **Integration erstellen:** Erstelle eine individuelle Integration und vergebe einen aussagekräftigen Namen. ![Navigieren zu den Einstellungen](/_astro/2025-01-20-personio-name-integration.Bnyvrxxo_1dGwgX.webp) 3. **Berechtigungen zuweisen:** Wähle die benötigten Rechte aus. In unserem Fall sind dies: * Mitarbeitende lesen * Anwesenheiten lesen und bearbeiten * Abwesenheiten lesen und bearbeiten ![Navigieren zu den Einstellungen](/_astro/2025-01-20-Personio-integration-permissions.nzleTzZ2_Z10CaXT.webp) Nachdem das **Client Secret** für Personio generiert wurde, sollte dieses sicher abgelegt werden. Wir verwenden dafür **Azure Key Vault**, um eine sichere Speicherung zu gewährleisten. Der folgende Code zeigt, wie der `PersonioClient` für die Dependency Injection in .NET Core eingerichtet wird. **Wichtig:** Stelle sicher, dass bei jedem Request die **Partner ID** und die **App ID** übermittelt werden. ``` var host = new HostBuilder() .ConfigureFunctionsWebApplication() .ConfigureAppConfiguration(builder => { .... }) .ConfigureServices((hostContext, services) => { ... services.AddHttpClient("Personio", httpClient => { httpClient.BaseAddress = new Uri(config["PersonioBaseUri"]); httpClient.DefaultRequestHeaders.Add("X-Personio-Partner-ID", "YOUR-PARTNER-ID"); httpClient.DefaultRequestHeaders.Add("X-Personio-App-ID", "TC"); SetToken(httpClient, config); }); ... }) .Build(); host.Run(); ``` Die Methode `SetToken()` dient dazu, das **Client Secret** gegen ein **Bearer Token** auszutauschen, das anschließend bei jedem Request mitgegeben werden muss. Dabei wird das Client Secret an den entsprechenden Authentifizierungsendpunkt gesendet, um ein gültiges Bearer Token zu erhalten. Nach erfolgreichem Austausch wird das Bearer Token im Authorization-Header des HTTP-Clients hinterlegt, sodass es bei allen nachfolgenden API-Anfragen automatisch mitgesendet wird. Es ist essenziell sicherzustellen, dass das Token vor dem Versenden von Requests gesetzt wird, da ohne ein gültiges Token keine authentifizierten Anfragen ausgeführt werden können. **Disclaimer:** In diesem Beispiel wird das Refresh des Tokens nicht berücksichtigt. Dies liegt daran, dass die Laufzeit der Function relativ kurz ist und das Token in diesem Zeitraum in der Regel gültig bleibt. ``` void SetToken(HttpClient httpClient, IConfiguration configuration) { var body = new { client_id = configuration["PersonioClientId"], client_secret = configuration["PersonioClientSecret"] }; var json = JsonConvert.SerializeObject(body); var payload = new StringContent(json, Encoding.UTF8, "application/json"); var response = httpClient.PostAsync("auth", payload).Result; var responseContent = response.Content.ReadAsStringAsync().Result; if (!response.IsSuccessStatusCode) { throw new Exception(responseContent); } JObject jsonObject = JObject.Parse(responseContent); var token = (string)jsonObject["data"]["token"]; httpClient.DefaultRequestHeaders.Authorization = new AuthenticationHeaderValue("Bearer", token); } ``` ### Aufgaben des PersonioClient Der `PersonioClient` dient als Verbindung zur Personio-API und ermöglicht die effiziente Verwaltung von Anwesenheiten und Abwesenheiten. Die Hauptaufgaben umfassen: * **Datenabruf:** Abfragen von Urlaubs- und Anwesenheitsdaten spezifischer Mitarbeitender. * **Datenübertragung:** Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Einträgen in Personio. ### Aufbau des Clients Der `PersonioClient` verwendet die Constructor Dependency Injection von .NET Core, um eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten und eine einfache Testbarkeit zu gewährleisten. Ein Beispiel für den Aufbau ist der Konstruktor: Im **Program.cs** werden sowohl der Client für Personio als auch der für time cockpit initialisiert. Dabei kommt die `HttpClientFactory` zum Einsatz, die den gewünschten `HttpClient` bereitstellt und automatisch verwaltet. Dieser wird anschließend in den `PersonioClient` injiziert. Dieser Ansatz fördert die Wiederverwendbarkeit und sorgt dafür, dass alle Abhängigkeiten zentral konfiguriert und bereitgestellt werden können. ``` public PersonioClient(IHttpClientFactory httpClientFactory, ILogger logger, IOptions configuration) { this.httpClient = httpClientFactory.CreateClient("Personio"); this.configuration = configuration; this.logger = logger; } ``` Die zentrale Methode des `PersonioClient` ist `GetVacationsOfUser`. Diese Methode ruft mithilfe der Personio-API die Abwesenheiten eines bestimmten Benutzers ab. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Handhabung größerer Datenmengen: Die Methode ist so implementiert, dass sie **Paging** unterstützt. Dadurch wird sichergestellt, dass auch bei umfangreichen Datensätzen, wie beispielsweise einer hohen Anzahl von Abwesenheitseinträgen, die Abfrage effizient und performant bleibt. #### Abrufen von Urlaubsdaten ``` internal async Task> GetVacationsOfUser( string personioId, Func filterPredicate) { List vacations = new List(); const int limit = 200; // Max items per page int offset = 1; // Start at the beginning while (true) { var url = $"company/time-offs?limit={limit}&offset={offset}"; var response = await this.httpClient.GetAsync(url); var responseContent = await response.Content.ReadAsStringAsync(); if (response.IsSuccessStatusCode) { // Assuming the API returns an object that includes both the data and pagination info var pageData = JsonConvert.DeserializeObject>(responseContent); // Add the retrieved vacations to the list if (pageData?.Data != null) { vacations.AddRange(pageData.Data); // Assuming Data is a list of objects representing vacations } // Check if all pages have been retrieved if (pageData?.Metadata?.CurrentPage >= pageData?.Metadata?.TotalPages) { break; // Exit the loop if there are no more pages to fetch } // Prepare for the next request offset += pageData.Metadata.CurrentPage; // Adjust the offset for the next page } else { throw new Exception($"Failed to fetch data: {responseContent}"); } } // Apply the filter predicate passed as a parameter return vacations?.Where(filterPredicate).ToList(); } ``` Hier ist ein Beispiel, das zeigt, wie ein Urlaubsobjekt erstellt und an Personio gesendet wird: ``` var payload = new { employee_id = user.USR_PersonioId.ToString(), time_off_type_id = user.USR_IsExternal ? "2567057" : "2228792", start_date = tcVacation.APP_BeginTime.Value.ToString("yyyy-MM-dd"), end_date = tcVacation.APP_EndTime.Value.ToString("yyyy-MM-dd"), skip_approval = true, half_day_start = !tcVacation.APP_IsWholeDay.Value && tcVacation.APP_BeginTime < tcVacation.APP_BeginTime.Value.Date.AddHours(12), half_day_end = !tcVacation.APP_IsWholeDay.Value && tcVacation.APP_BeginTime >= tcVacation.APP_BeginTime.Value.Date.AddHours(12), }; public async Task PostAttendance(object payload) { var jsonPayload = JsonConvert.SerializeObject(payload); var jsonContent = new StringContent(jsonPayload, Encoding.UTF8, "application/json"); var response = await httpClient.PostAsync($"company/attendances", jsonContent); if (!response.IsSuccessStatusCode) { var content = await response.Content.ReadAsStringAsync(); throw new Exception(content); } return response; } public async Task DeleteTimeOffPeriod(string id) { var response = await httpClient.DeleteAsync($"company/time-offs/{id}"); if (!response.IsSuccessStatusCode) { if (response.StatusCode == System.Net.HttpStatusCode.NotFound) { this.logger.LogWarning($"Could not find and delete time off period with id {id} in personio."); } else { var content = await response.Content.ReadAsStringAsync(); throw new Exception(content); } } return response; } ``` ### API-Integration: TimeCockpitClient Um sich bei **time cockpit** zu authentifizieren, wird ein **Personal Access Token (PAT)** benötigt. Wie ein solches Token erstellt wird, können Sie der offiziellen Anleitung entnehmen: [time cockpit Web API - Authentication](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/authentication.html). #### Sicherer Umgang mit dem PAT Nach der Erstellung des PAT empfehlen wir dringend, es sicher abzulegen. Für den Produktbetrieb ist die Ablage im **Azure Key Vault** ratsam, um eine sichere und zentralisierte Verwaltung von Zugangsdaten zu gewährleisten. #### Integration des PAT in den TimeCockpitClient Der `TimeCockpitClient` wird für die Dependency Injection in .NET Core konfiguriert. Da **time cockpit** ein PAT verwendet, das nicht in ein Token umgewandelt werden muss, kann das Token direkt im Authorization-Header als Bearer Token gesetzt werden. Dies vereinfacht die Integration und sorgt für eine direkte und unkomplizierte Authentifizierung bei der API. ``` var host = new HostBuilder() .ConfigureFunctionsWebApplication() .ConfigureAppConfiguration(builder => { ... }) .ConfigureServices((hostContext, services) => { services.AddHttpClient("TimeCockpit", httpClient => { httpClient.BaseAddress = new Uri(config["TimeCockpitBaseUri"]); httpClient.DefaultRequestHeaders.Authorization = new AuthenticationHeaderValue($"Bearer", $"{config["TimeCockpitDataApiPAT"]}"); }); }) .Build(); host.Run(); ``` Das **Personal Access Token (PAT)** wird direkt im Authorization-Header als Bearer Token gesetzt, wodurch der Authentifizierungsprozess vereinfacht wird. Nachdem wir den `HttpClient` eingerichtet haben, um mit **time cockpit** zu interagieren, kapseln wir die gesamte Interaktion mit der API in der Klasse `TimeCockpitClient`. #### Aufgaben des TimeCockpitClient Der `TimeCockpitClient` dient als zentrale Schnittstelle zur **time cockpit**-API und ermöglicht eine klare Trennung der API-Kommunikation vom restlichen Anwendungscode. Die Hauptaufgaben sind: * **Abrufen von Daten:** Der Client ermöglicht den Zugriff auf Zeitbuchungen und andere relevante Daten aus **time cockpit**. * **CRUD-Operationen:** Unterstützt das Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Einträgen, um eine vollständige Datenverwaltung zu gewährleisten. #### Aufbau des Clients Der `TimeCockpitClient` ist modular gestaltet und nutzt `HttpClient`. Durch die Verwendung von Constructor Dependency Injection in .NET Core wird sichergestellt, dass der Client leicht konfiguriert und getestet werden kann. ``` public TimeCockpitClient(IHttpClientFactory httpClientFactory, ILogger logger, IOptions configuration) { httpClient = httpClientFactory.CreateClient("TimeCockpit"); this.configuration = configuration; baseUri = this.configuration.Value.TimeCockpitBaseUri; this.logger = logger; } ``` Der `TimeCockpitClient` dient als zentrale Schnittstelle zur **Time Cockpit API** und bietet umfassende Funktionalitäten zur Interaktion mit der Plattform. #### Nutzung des dynamischen Datenmodells Da **time cockpit** ein **dynamisches Datenmodell** bietet ([Details zum dynamischen Datenmodell](/de/anpassbare-zeiterfassung/)), setzen wir für dieses Beispiel den **Query-Endpoint** der API ein ([Details zur Query-Schnittstelle](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/query.html)). Dieser Endpunkt erlaubt es, flexibel auf verschiedene Datenstrukturen zuzugreifen und komplexe Abfragen durchzuführen. #### TCQL-Integration Der `TimeCockpitClient` unterstützt das Absetzen von **TCQL-Queries** ([Time Cockpit Query Language](https://docs.timecockpit.com/doc/tcql/overview.html)). Diese speziell für **time cockpit** entwickelte Abfragesprache ermöglicht es, Datenabfragen auf das dynamische Datenmodell abzusetzen. Mithilfe folgender Methode können Entwickler TCQL-Queries ausführen, um Informationen aus der Plattform abzurufen. Dieser Ansatz nutzt die volle Flexibilität des dynamischen Datenmodells von **time cockpit**, ohne die Anwendung unnötig komplex zu machen. ``` public async Task> SelectAsync(string query, List> parameters = null) where T : IJsonDeserializable { JObject jsonRequest = new JObject( new JProperty("query", query), new JProperty("parameters", parameters?.ToDictionary(p => p.Item1, p => p.Item2))); Func> deserialize = json => json["value"].Select(item => T.FromJson(item)).ToList(); return await GetResult(jsonRequest, deserialize); } ``` Die Methode `SelectAsync` wird genutzt, um Abfragen an die **time cockpit API** zu stellen. Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie alle Zeitbuchungen abgefragt werden können, die seit einem bestimmten Datum erstellt oder geändert wurden. Die Rückgabe erfolgt in Form von JSON-Daten, die mithilfe von **Json.NET** generisch in ein **Plain Old CLR Object (POCO)**, wie z. B. `TcTimesheet`, deserialisiert werden. Die Kombination aus `SelectAsync` und der generischen Deserialisierung bietet maximale Flexibilität und Wiederverwendbarkeit, da die Methode mit unterschiedlichen TCQL-Queries und Rückgabestrukturen arbeiten kann. ``` var createdOrUpdates = await this.timeCockpitClient.SelectAsync( "From V In Timesheet Where V.UserDetail.UserDetailUuid = @Id " + "And (V.CreationDateUtc >= @LastExportedDate " + "Or V.UpdateDateUtc >= @LastExportedDate) " + "Select V", new List> { Tuple.Create("LastExportedDate",$"datetime'{lastExportedDate.Value:yyyy-MM-ddTHH:mm:ss}'"), Tuple.Create("Id", $"guid'{user.APP_UserDetailUuid}'") }); ``` ### Überblick über den Synchronisationsprozess von Urlauben Der Synchronisationsprozess erfolgt im Rahmen eines stündlichen Datenabgleichs. Dabei wird wie folgt vorgegangen: 1. **Bestimmung des letzten Exports:** * Bei jedem Export prüft **time cockpit**, wann zuletzt ein erfolgreicher Export nach **Personio** durchgeführt wurde. * Wurde noch nie ein Export durchgeführt, wird das `lastExportDate` initial auf den 1. Januar 1970 gesetzt. In diesem Fall werden alle Urlaube in **time cockpit** für den Export berücksichtigt. 2. **Abruf der Urlaube aus Personio:** * Alle Urlaube eines bestimmten Benutzers werden aus **Personio** abgerufen und in einem Dictionary organisiert, basierend auf der **Personio-ID** der Urlaube. 3. **Abgleich der Urlaube aus time cockpit:** * Für jeden Urlaub der nach `lastExportDate` angelegt oder geändert wurde wird geprüft, ob dieser bereits nach **Personio** exportiert wurde. * Diese Prüfung erfolgt anhand des **USR\_PersonioId**-Feldes, das mithilfe des anpassbaren Datenmodells von **time cockpit** leicht zur Entität **APP\_Vacation** hinzugefügt werden kann. Dieses Feld speichert die interne ID von **Personio** für jeden Urlaub. 4. **Handling von Änderungen:** * Falls ein geänderter Urlaub aus **time cockpit** bereits in **Personio** vorhanden ist, wird dieser in **Personio** gelöscht. Aktuell (Stand: 20.1.2025) unterstützt **Personio** lediglich das Einfügen und Löschen von Urlaubseinträgen, nicht deren direkte Aktualisierung. Um diese Tatsache zu umgehen, wird der geänderte Eintrag in **Personio** gelöscht und anschließend neu angelegt. Die neue **Personio-ID** wird danach in **time cockpit** im Feld **USR\_PersonioId** gespeichert. 5. **Anlegen neuer Urlaube:** * Jeder in **time cockpit** geänderte Urlaub wird nach **Personio** exportiert. Anschließend wird die neue **Personio-ID** zurück in **time cockpit** gespeichert. ``` private async Task UpsertVacationsInPersonio(DateTime? lastExportedDate, TcUserDetail user) { var tcVacations = await this.timeCockpitClient.SelectAsync( "From V In Vacation Where V.UserDetail.UserDetailUuid = @Id " + "And (V.CreationDateUtc >= @LastExportedDate " + "Or V.UpdateDateUtc >= @LastExportedDate) " + "Select V", new List>() { Tuple.Create("LastExportedDate",$"datetime'{lastExportedDate.Value.ToString("yyyy-MM-dd")}'"), Tuple.Create("Id", $"guid'{user.APP_UserDetailUuid.ToString()}'") }); Func filter = x => x.Attributes.TimeOffType.Attributes.Category == "paid_vacation" || x.Attributes.TimeOffType.Attributes.Category == "unpaid_vacation"; var personioAbsences = (await this.personioClient.GetAbsencensOfUser(user.USR_PersonioId, filter)).ToDictionary(x => x.Attributes.Id.ToString()); foreach (var tcVacation in tcVacations) { if (tcVacation.USR_PersonioId != null && personioAbsences.TryGetValue(tcVacation.USR_PersonioId, out var timeOffPeriod)) { // there is no update in personio await this.personioClient.DeleteTimeOffPeriod(timeOffPeriod.Attributes.Id.ToString()); } var newTimeOffPeriod = new { employee_id = user.USR_PersonioId.ToString(), time_off_type_id = user.USR_IsExternal ? "2567057" : "2228792", start_date = tcVacation.APP_BeginTime.Value.ToString("yyyy-MM-dd"), end_date = tcVacation.APP_EndTime.Value.ToString("yyyy-MM-dd"), skip_approval = true, half_day_start = !tcVacation.APP_IsWholeDay.Value && tcVacation.APP_BeginTime < tcVacation.APP_BeginTime.Value.Date.AddHours(12), half_day_end = !tcVacation.APP_IsWholeDay.Value && tcVacation.APP_BeginTime >= tcVacation.APP_BeginTime.Value.Date.AddHours(12), }; var response = await this.personioClient.PostTimeOffPeriod(newTimeOffPeriod); if (response.IsSuccessStatusCode) { var allJsonData = await response.Content.ReadAsStringAsync(); var timeOffPeriodJson = JsonConvert.DeserializeObject(JObject.Parse(allJsonData)["data"].ToString()); tcVacation.USR_PersonioId = timeOffPeriodJson.Attributes.Id.ToString(); await this.timeCockpitClient.PatchAsync("APP_Vacation", tcVacation.APP_VacationUuid, tcVacation); } else { this.logger.LogError($"Could not create absence for vacation with id {tcVacation.APP_VacationUuid}"); } } } ``` ### Nützliche Tipps: #### Integration mit Azure Key Vault Diese Lösung nutzt **Azure Key Vault** zur sicheren Speicherung von Secrets und Konfigurationseinstellungen. Die Verwendung von Key Vault bietet sowohl im Produktivbetrieb als auch in der lokalen Entwicklung erhebliche Vorteile: ``` builder.AddAzureKeyVault( new Uri(builtConfig["VaultUri"]), new DefaultAzureCredential( new DefaultAzureCredentialOptions { ExcludeManagedIdentityCredential = false, ExcludeAzureCliCredential = false, ExcludeInteractiveBrowserCredential = true, } ) ); ``` #### Vorteile der Key Vault Integration * **Zentrale Verwaltung:** Secrets und Konfigurationen werden zentral im Key Vault gespeichert, sodass Änderungen sofort für alle Umgebungen wirksam sind. * **Sicherheit:** Es müssen keine Secrets lokal in Dateien wie `local.settings.json` oder den User Secrets gespeichert werden, wodurch das Risiko von Leaks minimiert wird. * **Konsistenz:** Lokale Entwicklung und produktive Umgebung greifen auf die gleichen Konfigurationseinstellungen zu, was Konfigurationsunterschiede vermeidet. #### Einsatz im Produktivbetrieb Im Produktivbetrieb erfolgt der Zugriff auf den Key Vault mittels **Managed Identity**. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Zugangsdaten in der Anwendung oder Umgebung zu speichern. #### Nutzung in der lokalen Entwicklung Auch für die lokale Entwicklung wird Key Vault verwendet. Der Zugriff ist einfach zu konfigurieren: 1. **Berechtigungen:** Der Benutzer muss als **Key Vault Secrets User** berechtigt werden. 2. **Konfiguration:** Die **Vault URI** wird in der Datei `local.settings.json` hinterlegt. Dies ist die einzige lokale Einstellung, die erforderlich ist. 💡Da Secrets nicht lokal gespeichert werden, ist es nicht möglich, versehentlich sensible Daten in Versionskontrollsysteme wie Git einzuchecken. Gleichzeitig bleiben die Entwicklungs- und Produktionsumgebungen synchron, da beide auf denselben Key Vault zugreifen. Die Methode `AddAzureKeyVault` registriert Azure Key Vault als Konfigurationsquelle in einer .NET-Anwendung. Dadurch können Secrets und Konfigurationseinstellungen direkt aus dem Key Vault abgerufen und in der Anwendung genutzt werden, ohne sie lokal speichern zu müssen. ### Fazit Die Integration von **Personio** und **time cockpit** bietet eine pragmatische Lösung, um den Herausforderungen moderner Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung zu begegnen. Durch die Nutzung von Azure-basierten Technologien wie **Azure Functions**, **Azure Key Vault** und **Application Insights** können Unternehmen effiziente, sichere und skalierbare Prozesse implementieren. Die beschriebenen Synchronisationsmechanismen zeigen, wie sich durch die Verbindung zweier spezialisierter Systeme Synergien schaffen lassen. Dabei ermöglicht die Personio-Schnittstelle die Verwaltung von Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten in Bezug auf HR-Themen, während **time cockpit** mit seiner granularen Projektzeiterfassung tiefere Einblicke in Aufgaben und Budgets liefert. Die stündliche Synchronisation stellt sicher, dass beide Systeme stets konsistent bleiben, ohne manuellen Aufwand oder erhöhte Fehleranfälligkeit. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Projektzeiterfassung: Von Excel zu professionellen Tools > Wie Sie von Excel zu einem professionellen Projektzeiterfassungssystem wechseln. Mit praxisnahen Tipps für Planung, Migration und Einführung. Jul 28, 2025 von Alexander Huber ![Projektzeiterfassung: Von Excel zu professionellen Tools](/_astro/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden.de.C0iywWDt_YAaHU.webp) Excel ist in vielen Unternehmen der Startpunkt für die Projektzeiterfassung. Die Tabellenkalkulation ist flexibel, sofort verfügbar und nahezu jeder kann sie bedienen. Doch was zu Beginn funktioniert, stößt mit der Zeit an seine Grenzen: steigende Teamgrößen, mehr Projekte, komplexere Abrechnungen und der Bedarf an aussagekräftigen Berichten machen Excel unübersichtlich und fehleranfällig. Ein [professionelles Zeiterfassungssystem](/de/projektzeiterfassung/) kann hier den entscheidenden Unterschied machen. Es reduziert manuelle Arbeit, verhindert Datenchaos und liefert jederzeit zuverlässige Auswertungen. Damit der Wechsel gelingt, braucht es jedoch Planung und Struktur. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie den Umstieg Schritt für Schritt meistern. ## 1. Analyse der Ausgangssituation Bevor Sie über Tools nachdenken, sollten Sie genau wissen, wie Ihre aktuelle Zeiterfassung funktioniert und wo die Schwachstellen liegen. ### Fragen zur Bestandsaufnahme: * Welche Daten erfassen Sie aktuell? (Projekte, Tätigkeiten, Kunden, Budgets, Stundensätze) * Wer erfasst die Daten und in welchem Rhythmus? * Welche Berichte und Auswertungen werden benötigt? * Gibt es rechtliche Vorgaben, die berücksichtigt werden müssen (z. B. Arbeitszeitgesetze, DSGVO)? 💡 **Tipp:** Dokumentieren Sie nicht nur die Daten, sondern auch den Prozess dahinter. So erkennen Sie Engpässe, die beim Umstieg beseitigt werden können. ## 2. Anforderungen und Ziele festlegen Die Auswahl des richtigen Systems hängt von Ihren Zielen ab. Definieren Sie daher vorab, was Sie erreichen wollen. * **Effizienzsteigerung:** Weniger manuelle Eingaben, weniger Doppelarbeit * **Transparenz:** Echtzeit-Übersicht über Projektfortschritt und Auslastung * **Genauigkeit:** Minimierung von Tipp- und Formelfehlern * **Integration:** Verbindung mit Buchhaltung, Projektmanagement oder CRM * **Skalierbarkeit:** Auch in größeren Teams und bei komplexen Projekten zuverlässig nutzbar ## 3. Stammdaten vorbereiten Saubere Stammdaten sind die Basis für jede funktionierende Zeiterfassung. **Dazu gehören:** * Kunden * Projekte * Tätigkeiten * Stundensätze und Budgets Überlegen Sie, woher diese Daten künftig kommen sollen: * Manuelle Pflege direkt im neuen System * Import aus Excel * Automatisierte Übernahme aus anderen Programmen (z. B. ERP oder CRM) ## 4. Konfiguration der Arbeitszeiterfassung Ein [modernes Zeiterfassungssystem](/de/arbeitszeiterfassung/) wie time cockpit kann mehr als nur Projektzeiten speichern. Um es optimal zu nutzen, sollten Sie zentrale Rahmenbedingungen festlegen: * Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit) * Abwesenheitsregeln (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich) * Feiertagskalender für verschiedene Standorte * Zugriffsrechte und Rollen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen * Passive Buchungsschlüsse, um Daten nach einer Frist zu sperren * Arbeitszeitprüfungen und Benachrichtigungen bei Regelverstößen ## 5. Nutzungsszenarien bestimmen Klären Sie, ob das neue System nur für die **Projektzeiterfassung** oder auch für die **Anwesenheitszeiterfassung** eingesetzt werden soll. * **Nur Projektzeiterfassung:** Fokus auf abrechenbare Tätigkeiten und Projektdokumentation. * **Projekt- und Anwesenheitszeiterfassung:** Kombination aus Arbeitszeitnachweis, Pausenregelung und Projektarbeit. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, eine klare Kommunikation an die Mitarbeitenden ist entscheidend. Regeln Sie, wann und wie Zeiten erfasst werden müssen. ## 6. Möglichkeiten zur Automatisierung nutzen Viele moderne Systeme bieten Funktionen zur **automatischen Zeiterfassung**, z. B. über Hintergrund-Tracking oder Integration mit anderen Anwendungen. **Vorteile:** * Präzisere Daten * Weniger Erfassungsaufwand * Bessere Rückverfolgbarkeit Automatisierung sollte immer transparent eingeführt werden, damit Mitarbeitende verstehen, dass es um Arbeitserleichterung geht nicht um Kontrolle. ## 7. Projektabrechnung integrieren Falls Sie mit den erfassten Zeiten direkt abrechnen möchten, definieren Sie vorab ein klares Verrechnungskonzept: * Soll die Abrechnung im Zeiterfassungssystem erfolgen oder in einem externen Programm? * Welche Daten werden übertragen (Zeitbuchungen, Stundensätze, Projektkosten)? * Ab welchem Zeitpunkt werden Buchungen für die Abrechnung gesperrt? ## 8. Individuelle Anpassungen und Berichte Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen. Prüfen Sie, welche Anpassungen nötig sind: * Erweiterung des Datenmodells um spezielle Felder * Eigene Dashboards für Projektleiter, Management oder Buchhaltung * Automatisierte Reports für Kunden oder interne Auswertungen ## 9. Schnittstellen und Integrationen Ein professionelles Zeiterfassungssystem sollte sich nahtlos in Ihre bestehende Softwarelandschaft einfügen. Beliebte Integrationen sind: * Projektmanagement-Tools (z. B. Jira, Asana, Trello) * Buchhaltungssysteme * HR-Software für Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement * Ticket- und Supportsysteme ## 10. Rollen und Berechtigungen festlegen Die Rechtevergabe sorgt für Datensicherheit und klare Zuständigkeiten. Typische Rollen sind: * Administratoren für System- und Benutzereinstellungen * Projektleiter für die Verwaltung projektbezogener Daten * Mitarbeitende mit Zugriff auf eigene Zeiterfassungen ## 11. Datenmigration aus Excel Die Übernahme Ihrer bisherigen Daten ist oft der kritischste Schritt beim Umstieg. **Empfohlene Vorgehensweise:** 1. Daten bereinigen (Dubletten, Tippfehler, unvollständige Einträge) 2. Testimport mit einem kleinen Datensatz 3. Vollständige Migration aller relevanten Daten (Projekte, Kunden, Tätigkeiten, historische Buchungen, Abwesenheiten) 4. Prüfung und Freigabe durch Verantwortliche ## Fazit Der **Umstieg von Excel auf ein [professionelles Projektzeiterfassungssystem](/de/projektzeiterfassung/)** wie time cockpit ist mehr als ein Softwarewechsel. Er ist die Chance, Prozesse zu vereinfachen, Fehlerquellen zu eliminieren und fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten zu treffen. Mit einer sorgfältigen Bestandsaufnahme, klaren Zielen, gut vorbereiteten Stammdaten und einer strukturierten Migration legen Sie die Grundlage für eine Zeiterfassung, die nicht nur heute funktioniert, sondern auch in Zukunft mit Ihren Anforderungen wächst. 💡Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Einführung von time cockpit. Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie ein Projekt zur Einführung einer Zeiterfassung abläuft: [Ablauf eines Zeiterfassungsprojekts](/de/der-unterschied/) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Projektzeiterfassung meets interne Leistungsverrechnung > Projektzeiterfassung für interne Leistungsverrechnung: So gelingen transparente Kostenstellenaufteilungen mit Multi-Client-Splitting. Aug 18, 2025 von Alexander Huber ![Projektzeiterfassung meets interne Leistungsverrechnung](/_astro/internal-cost-allocation.aZkdAe7N_ymLi6.webp) Viele Unternehmen verbinden [**Projektzeiterfassung**](/de/projektzeiterfassung/) automatisch mit der Abrechnung externer Kundenprojekte. Doch in unserer Praxis zeigt sich: Zeiterfassung ist genauso für die **interne Leistungsverrechnung** entscheidend. Gerade interne IT-Abteilungen, HR oder Marketing stehen heute vor der Herausforderung, ihre Leistungen transparent und fair an andere Unternehmensbereiche zu verrechnen. In diesem Artikel beschreiben wir, warum interne Leistungsverrechnung unserer Erfahrung nach mehr ist als nur „linke Tasche, rechte Tasche“, wie man sie im Rahmen der **Zeiterfassung von Projekten** abbildet und warum Themen wie **Multi-Client-Splitting** technisch entscheidend sind. ## Warum interne Leistungsverrechnung? Die **interne Leistungsverrechnung (ILV)** sorgt dafür, dass Leistungen zwischen Abteilungen eines Unternehmens verursachungsgerecht verteilt werden. Sie ist mehr als ein buchhalterischer Kniff: * **Transparenz:** Jede Abteilung sieht, welche Leistungen sie bezieht und welche Kosten dafür anfallen. * **Kostenbewusstsein:** Interne Services werden nicht als „gratis“ wahrgenommen, sondern mit echtem Wert. * **Steuerungsinstrument:** Das Management kann Services bewerten, optimieren und gezielt steuern. * **Förderung von Effizienz:** Abteilungen prüfen genauer, ob Leistungen notwendig sind – IT und andere Servicebereiche optimieren ihre Angebote. ## Cost Center vs. Profit Center – die Rolle der IT Traditionell wurden IT-Abteilungen als **Cost Center** geführt. Ein Cost Center ist laut Definition "An organization’s or company’s cost center helps control its costs but doesn’t directly contribute to revenue to pay them." Der Fokus liegt dabei auf Budgettreue und Effizienz, nicht auf Ertragserzielung. Typische Beispiele sind IT, HR oder die Verwaltung. Immer mehr Unternehmen sehen ihre IT jedoch nicht mehr nur als Kostenstelle, sondern entwickeln sie zum **Profit Center**. Ein Profit Center wird als "A branch or division of a company that directly adds to the organization’s bottom line and is responsible for generating its own revenues and earnings" IT-Abteilungen agieren hier wie interne Unternehmen: Sie erbringen Leistungen, stellen diese in Rechnung und tragen Ergebnisverantwortung.\ Gerade in der IT zeigt sich ein klarer Trend: Immer mehr Unternehmen positionieren ihre IT als Profit Center, da effiziente IT nicht nur Kosten senken, sondern auch Gewinnmargen und Wachstum verbessern kann ([LOGIC2020](https://logic2020.com/insight/it-cost-center-or-profit-center/)). Auch Forbes hebt hervor, dass Organisationen konkrete Wege finden sollten, um ihre IT-Abteilungen schrittweise von einer reinen Kostenstelle hin zu einem Profit Center zu entwickeln ([Forbes](https://www.forbes.com/councils/forbesbusinesscouncil/2024/04/29/five-practical-ideas-for-transforming-your-it-department-from-a-cost-center-to-a-profit-center/)). Ein Praxisbeispiel liefert USAA: Dort wurde die IT-Abteilung mit einem internen **Chargeback-Modell** als Profit Center organisiert. Die Folge war eine deutliche Kostenreduktion bei gleichzeitig verbesserter Qualität der IT-Services ([Springer](https://link.springer.com/article/10.1007/s10796-021-10214-9)). ### Aktueller Trend Immer mehr Konzerne entwickeln ihre IT-Abteilungen vom klassischen Kostenfaktor hin zu eigenständigen Profit Centern. Der Grund: IT wird heute nicht mehr nur als technischer Dienstleister betrachtet, sondern als zentraler **Business Enabler**, der entscheidend zur Wertschöpfung beiträgt. Wenn interne Abteilungen für die von der IT bereitgestellten Services reale Preise bezahlen, steigt automatisch die Qualität und Serviceorientierung. Die IT muss ihre Leistungen klar definieren, transparent kalkulieren und kontinuierlich verbessern – ähnlich wie ein externer Anbieter. Gleichzeitig bleibt die **interne Leistungsverrechnung (ILV)** auch dort ein wichtiges Instrument, wo IT weiterhin als klassisches Cost Center geführt wird. Sie schafft Transparenz, macht Kosten nachvollziehbar und fördert ein besseres Verständnis für die tatsächliche Nutzung von IT-Services im Unternehmen. 💡 Immer mehr Unternehmen entwickeln ihre IT-Abteilung zum Profit Center, da sie als Business Enabler und nicht nur als Kostenstelle gesehen wird. Dennoch bleibt interne Leistungsverrechnung auch im Cost-Center-Modell unverzichtbar, um Transparenz und Kostenbewusstsein zu schaffen. ## Projektzeiterfassung als Basis der internen Leistungsverrechnung Warum ist **Projektzeiterfassung** hier so wichtig? Weil die erfassten Zeiten die Grundlage für die Leistungsverrechnung sind. * **Nicht nur externe Projekte:** Auch interne Softwareeinführungen, Serviceprojekte oder Wartungsprojekte haben Start- und Endtermine, Budgets und Aufgabenpakete. * **Nachvollziehbarkeit:** Wer hat wann woran gearbeitet? Diese Information ist entscheidend, um Kosten verursachungsgerecht zu verteilen. * **Komplexe Splits:** Oft teilen sich mehrere Kostenstellen die Projektkosten. Das ist selten einfach 50/50 – vielmehr entstehen komplexe Splittings, die automatisch berücksichtigt werden müssen. ### 🛠️ Praxisbeispiel: Interne Leistungsverrechnung in einer Konzern-IT Ein Beispiel aus unserer Praxis zeigt, wie die **Projektzeiterfassung** in der internen IT eines großen österreichischen Konzerns zum zentralen Steuerungsinstrument wird. ➡️ Ein weiteres Beispiel für interne Leistungsverrechnung finden Sie in der [Case Study von LeaseMyBike](/de/case-studies/leasemybike/). #### Ausgangslage Die zentrale IT-Abteilung eines großen österreichischen Konzerns übernimmt eine Vielzahl an Aufgaben, die weit über den klassischen Betrieb von Infrastruktur hinausgehen. Dazu gehören Softwareeinführungen, die Betreuung und Weiterentwicklung von Anwendungen, die Durchführung von Wartungs- und Migrationsprojekten sowie die Bereitstellung von konzernweiten Services wie Helpdesk, Security oder Cloud-Plattformen. Diese Leistungen stehen nicht nur einer einzelnen Einheit zur Verfügung, sondern werden von unterschiedlichen Geschäftsbereichen im Konzern genutzt. #### Ziel Damit die Kosten für diese Leistungen transparent und nachvollziehbar sind, verfolgt die IT-Abteilung das Ziel, Aufwände verursachungsgerecht zu verteilen. Jeder Geschäftsbereich soll genau die Kosten tragen, die aus der tatsächlichen Inanspruchnahme resultieren. Auf diese Weise wird nicht nur Fairness geschaffen, sondern auch ein stärkeres Kostenbewusstsein in den Fachabteilungen gefördert. #### Herausforderung In der Praxis zeigt sich, dass IT-Projekte selten einer einzigen Kostenstelle zugeordnet werden können. Häufig sind mehrere Abteilungen beteiligt – etwa wenn ein neues ERP-System konzernweit eingeführt wird oder ein Security-Projekt alle Geschäftsbereiche betrifft. Die Aufteilung der Kosten erfolgt dabei nicht immer gleichmäßig, sondern in individuell definierten Splits, die auf Nutzung, Mitarbeiterzahlen oder anderen Verteilungsschlüsseln basieren können. Die Komplexität steigt zusätzlich, wenn sich diese Splits im Laufe eines Projekts verändern oder mehrere Abteilungen nur temporär beteiligt sind. * ✅ Die IT-Abteilung liefert Projekte und Services für den gesamten Konzern. * ✅ Kosten sollen transparent und fair auf die Nutzerbereiche verteilt werden. * ✅ Viele Projekte betreffen mehrere Abteilungen mit komplexen Splits. ### Multi-Client-Splitting in der Praxis Damit Mitarbeitende beim Buchen nicht belastet werden, übernimmt das System die Splittung automatisch: * Projekt wird mit mehreren Kostenstellen verknüpft. * Eine Verteilungstabelle definiert Prozentsätze (z. B. Kostenstelle A 30 %, Kostenstelle B 70 %). * Gebuchte Zeiten werden im Hintergrund anteilig aufgeteilt. 💡 Wer Zeiten bucht, sollte nicht durch technische oder abrechnungsspezifische Details belastet werden. Die Erfassung muss so einfach wie möglich sein – alles Weitere passiert im Hintergrund. Denn Zeiterfassung gehört ohnehin nicht zu den Lieblingstätigkeiten der meisten Mitarbeitenden. ## Fallbeispiel Im Folgenden beschreiben wir einen konkretes **Umsetzungsbeispiel mit Time Cockpit**, bei dem sich die [hohe Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) der Plattform als besonders nützlich erwiesen hat. Die interne Leistungsverrechnung konnte so individuell auf die Bedürfnisse der Konzern-IT zugeschnitten werden. Drei Elemente waren dabei ausschlaggebend: die Datenstruktur, der Datenimport und das Reporting. ### 1. Datenstruktur Im klassischen Modell gibt es meist nur die Hierarchie *Kunde → Projekt → Tätigkeit*. Für die interne Leistungsverrechnung reicht das nicht aus. Hier wurde zusätzlich eine Entität **Kostenstelle** eingeführt, die über eine **M:N-Beziehung** mit Projekten verknüpft ist. Ein Feld „Verteilung (%)“ ermöglicht es, Projektzeiten automatisch zwischen mehreren Kostenstellen aufzuteilen. ### 2. Datenimport Die Projektdaten entstehen oft nicht im Zeiterfassungssystem selbst, sondern in Vorsystemen. In diesem Fall stammen sie teils aus **Microsoft SharePoint**, das über eine Webservice-Schnittstelle angebunden wurde, und teils aus einer **Eigenentwicklung**, die ihre Daten als JSON exportiert. Dank der Flexibilität von Time Cockpit konnten beide Systeme nahtlos integriert werden. Entscheidend war hier das technische Know-how beim Aufbau individueller Schnittstellen. ### 3. Reporting Sind die Daten einmal im System, buchen die Mitarbeitenden ihre Zeiten wie gewohnt auf Projekte und Aufgaben. Die Splits nach Kostenstellen laufen automatisch im Hintergrund. Für das Controlling wurden **Script-Listen** erstellt, die die gebuchten Zeiten aggregieren und gemäß der Splits den Kostenstellen zuordnen. Über den automatischen Excel-Export lassen sich die Ergebnisse direkt weiterverarbeiten – ein klarer Mehrwert für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. 💡 Gerade bei interner Leistungsverrechnung zeigt sich, wie wichtig die Anpassbarkeit eines Zeiterfassungssystems ist. Standardlösungen stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn mehrere Kostenstellen beteiligt sind oder individuelle Splits benötigt werden. Mit Time Cockpit konnten durch Erweiterungen im Datenmodell, flexible Schnittstellen und Script-basiertes Reporting genau diese Anforderungen umgesetzt werden – ohne dass der Erfassungsprozess für Mitarbeitende komplizierter wurde. ## Tipps aus der Praxis Aus unseren Projekten wissen wir: Der Erfolg einer internen Leistungsverrechnung hängt nicht nur von der Technik, sondern auch von der richtigen Umsetzung ab. Die folgenden Empfehlungen haben sich in der Praxis bewährt und erleichtern den Alltag von IT-Abteilungen und Controlling spürbar: * **Datenmodell früh durchdenken:** Kostenstellen und Splits sauber modellieren. * **Automatisierung im Import:** Keine manuelle Doppelpflege – Schnittstellen nutzen. * **Berichtserstellung flexibel halten:** Script-Listen oder BI-Tools ermöglichen individuelle Splits. * **User Experience im Blick behalten:** Mitarbeitende sollen so einfach wie möglich buchen können. ## Fazit **Interne Leistungsverrechnung** ist ein zentrales Steuerungsinstrument moderner Unternehmen – und weit mehr als „linke Tasche, rechte Tasche“. Gerade IT-Abteilungen entwickeln sich vom Cost Center zum Profit Center und brauchen transparente Instrumente, um ihre Leistungen darzustellen. Die **Projektzeiterfassung** bildet dabei die Basis: Sie macht interne Leistungen sichtbar, ermöglicht faire Leistungsverrechnung und unterstützt komplexe Modelle wie **Multi-Client-Splitting**. Das Zusammenspiel aus Datenmodell, Importprozessen und Reporting entscheidet über den Erfolg – und sorgt dafür, dass interne Zeiterfassung nicht als Pflicht, sondern als Mehrwert wahrgenommen wird. **Weiterführende Artikel:** * [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) — die KPIs, die auch die interne Leistungsverrechnung fundieren: Auslastung, Verrechnungsquote, Kosten je Projektstunde * [Projekte nachkalkulieren: Tipps & Best Practices](/de/blog/nachkalkulation-projekte/) — wie dieselben Zeitdaten für den Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene eingesetzt werden * [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) — wie Projektzeiterfassung die externe Abrechnung neben der internen Leistungsverrechnung unterstützt ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Schätzgenauigkeit in Projekten steigern > Wie Sie mit systematischer Projektzeiterfassung Aufwandsschätzungen um bis zu 30 % präzisierst, Budgets einhälten und Terminrisiken in IT‑Projekten minimieren. Apr 18, 2025 von Alexander Huber ![Schätzgenauigkeit in Projekten steigern](/_astro/projektzeiterfassung-schaetzgenauigkeit-steigern.B0CXPpYi_b8PGW.webp) Projekte im Zeit- und Kostenrahmen abzuschließen, steht und fällt mit der Präzision der Aufwandsschätzung. **Unrealistische Schätzungen gelten als Hauptgrund für Projektmisserfolge** – in einer Befragung von über 1.000 IT-Fachleuten wurden zwei der drei häufigsten Ursachen gescheiterter Projekte auf mangelhafte Aufwandsschätzung zurückgeführt. Empirische Studien untermauern dies: Im Schnitt liegen Projekte etwa **30 % über dem ursprünglich geschätzten Aufwand**, und selbst Schätzintervalle, die mit “90%iger Sicherheit” angegeben wurden, enthalten den tatsächlichen Aufwand nur in 60–70% der Fälle ([The Impact of Lessons-Learned Sessions on Effort Estimation and Uncertainty Assessments](https://web-backend.simula.no/sites/default/files/publications/Simula.SE.223.pdf#:~:text=A%20recent%20questionnaire,70%25%20interval%20hit)). Eine Analyse von PwC kommt zu einem ähnlichen Ergebnis und beziffert mangelhafte Schätzungen in der Planungsphase als **größten Einzelgrund (32%) für das Scheitern von Projekten** ([Project Failure Rates, Facts and Causes](https://www.sandboxmodel.com/content/project-failure-rates-facts-and-causes#:~:text=Why%20projects%20fail%3A)). Genaue Aufwandsschätzungen sind folglich keine Kür, sondern die Grundlage für den Projekterfolg. **Realistische Schätzungen ermöglichen tragfähige Projektpläne**: Wenn der zu erwartende Arbeitsaufwand möglichst präzise bekannt ist, lassen sich **Ressourcen optimal einteilen und realistische Zeitpläne** mit machbaren Deadlines aufstellen. Dies schafft Vertrauen bei Auftraggebern und Stakeholdern und verringert das Risiko von späteren Budgetüberschreitungen oder Terminverzug ([Project Estimation Methods & Best Practices](https://www.atlassian.com/work-management/project-management/project-estimation#:~:text=Realistic%20project%20estimates%20translate%20to,missed%20deadlines%20or%20schedule%20overruns)). Besonders **IT-Dienstleister** profitieren von hoher Schätzgenauigkeit – sie können Angebote verlässlicher kalkulieren und vermeiden ungeplante Mehrarbeit, die Projekte unrentabel machen könnte. Dieser Artikel beleuchtet die typischen **Herausforderungen bei Aufwandsschätzungen** und zeigt auf, wie eine **systematische Projektzeiterfassung** dabei helfen kann, Schätzungen durch datengestützte Erkenntnisse signifikant zu verbessern. Abschließend werden Best Practices aus Forschung und Praxis sowie konkrete Handlungsempfehlungen für Projektmanager:innen vorgestellt. #### Häufig Fragen zur Schätzgenauigkeit 1. Warum sind meine Projekt-Schätzungen oft ungenau? Weil zu Beginn eines Projekts viele Unklarheiten bestehen und menschliche Faktoren wie Optimismus und fehlende Erfahrungsdaten die Einschätzung verzerren. 2. Wie kann Projektzeiterfassung meine Schätzungen verbessern? Durch Projektzeiterfassung erhältst du objektive Ist-Daten aus früheren Projekten. Diese Daten helfen dir dabei, zukünftige Aufwände realistischer einzuschätzen. 3. Ist die Einführung von Zeiterfassung nicht sehr aufwendig? Nein – moderne Lösungen machen Zeiterfassung einfach, schnell und intuitiv. Der langfristige Nutzen durch genauere Schätzungen überwiegt den Aufwand deutlich. 4. Welche Daten sollte ich konkret erfassen, um Schätzungen zu verbessern? Du solltest erfassen, wie viel Zeit für einzelne Projektaufgaben (z.B. Konzeption, Entwicklung, Meetings, Tests) tatsächlich benötigt wurde, um daraus präzisere Schätzwerte abzuleiten. 5. Wann sehe ich erste Verbesserungen in meiner Schätzgenauigkeit? Schon nach wenigen Projekten kannst du unserer Erfahrung nach typische Schätzfehler erkennen und deine nächsten Projekte realistischer planen – vorausgesetzt, du wertest die erfassten Zeiten konsequent aus. ## Herausforderungen bei der Aufwandsschätzung Der “Korridor der Unsicherheit” (Cone of Uncertainty) verdeutlicht, dass zu Beginn eines Projekts naturgemäß eine große Schätzunsicherheit besteht, die erst im Projektverlauf abnimmt ([Der “Korridor der Unsicherheit” - Peterjohann Consulting](https://www.peterjohann-consulting.de/korridor-der-unsicherheit/#:~:text=Wer%C2%ADden%20Sch%C3%A4t%C2%ADzun%C2%ADgen%20des%20Auf%C2%ADwands%20und,1)). Eine präzise Aufwandsschätzung zu Projektstart ist schwierig, da **viele Parameter noch unbekannt** sind. Anfangs verfügbare Informationen sind oft spärlich oder vage; Änderungen in Zielen und Umfang (Scope) können zudem unterwegs den ursprünglichen Rahmen sprengen. Projektmanagement-Standards empfehlen daher, Schätzungen regelmäßig zu aktualisieren, da mit jeder Entscheidung und neu gewonnenen Information die Ungewissheit abnimmt ([Drei-Zeiten-Methode – Wikipedia](https://de.wikipedia.org/wiki/Drei-Zeiten-Methode#:~:text=Image%3A%20)). Neben der inhärenten Unsicherheit spielen **kognitive Verzerrungen und menschliche Faktoren** eine große Rolle. Untersuchungen in der Softwareentwicklung zeigen, dass **Aufwände systematisch zu optimistisch eingeschätzt** werden und gleichzeitig eine ausgeprägte Überschätzung der eigenen Schätzgenauigkeit vorliegt ([Software development effort estimation - Wikipedia](https://en.wikipedia.org/wiki/Software_development_effort_estimation#:~:text=dominant%20strategy%20when%20estimating%20software,3)). So fühlen sich Projektbeteiligte häufig “sicher”, dass ihre Schätzung zutrifft, obwohl die Realität sie regelmäßig eines Besseren belehrt. Psychologische Effekte wie **Wunschdenken, der Planungsfehlschluss und Ankereffekte** führen dazu, dass man Risiken und unbekannte Faktoren unbewusst ausblendet und von idealen Bedingungen ausgeht ([Software development effort estimation - Wikipedia](https://en.wikipedia.org/wiki/Software_development_effort_estimation#:~:text=There%20are%20many%20psychological%20factors,30)). Ein bekanntes Bonmot in diesem Kontext ist Hofstadters Gesetz: “**Es dauert immer länger als man denkt** – selbst wenn man Hofstadters Gesetz berücksichtigt.” Diese tückische Neigung zu Überoptimismus erklärt, weshalb Projekte trotz aller Erfahrung immer wieder mehr Zeit und Geld benötigen als vorgesehen. Hinzu kommen **organisatorische Einflüsse** und Druck, die Schätzung verzerren können. In der Praxis werden Schätzwerte oft nicht isoliert als neutrale Prognose ermittelt, sondern **mit Zielen vermengt**: Etwa wenn das Management von vornherein ein bestimmtes Budget oder eine kurze Durchlaufzeit “vorgibt”. Solche Vorgaben können Schätzer in ihrer Einschätzung unbewusst beeinflussen. Forschungsergebnisse zeigen, dass die Erwartungen des Auftraggebers – so unrealistisch sie sein mögen – einen nachweisbaren Einfluss auf die abgegebene Aufwandsschätzung haben. Schätzungen werden dann herunteroptimiert, um politischen oder verkäuferischen Vorgaben zu entsprechen, was die **Realitätsnähe der Schätzung reduziert** ([Practical Guidelines for Expert-Judgment-Based Software Effort Estimation](https://web-backend.simula.no/sites/default/files/publications/Jorgensen.2005.3.pdf#:~:text=Many%20software%20organizations%20have%20no,Knowing%20that%20the%20clients%E2%80%99%20price)). Zudem verlassen sich viele Organisationen hauptsächlich auf **Expertenurteile** statt auf datenbasierte Modelle ([Software development effort estimation - Wikipedia](https://en.wikipedia.org/wiki/Software_development_effort_estimation#:~:text=Published%20surveys%20on%20estimation%20practice,3)). Experten-Schätzungen sind zwar schnell verfügbar und nutzen Erfahrung, aber sie sind auch subjektiv und anfällig für die genannten Bias. In Summe ist Aufwandsschätzung ein komplexes Unterfangen: unvollständige Informationen, menschliche Psychologie und organisatorischer Druck stellen große Hürden dar, die es zu überwinden gilt, um die Schätzgenauigkeit im Projektmanagement zu erhöhen. ## Wie Zeiterfassung funktioniert und welche Daten sie liefert Eine vielversprechende Grundlage für bessere Schätzungen ist der **systematische Blick in den Rückspiegel** – genau hier setzt die Projektzeiterfassung an. Doch was ist unter Projektzeiterfassung genau zu verstehen? **Projektzeiterfassung** bezeichnet die detaillierte Dokumentation des Arbeitsaufwands\*\* für Projekte oder einzelne Aufgaben. Dabei buchen Projektmitarbeiter ihre aufgewendeten Stunden auf die jeweiligen Projektaufgaben. Im Gegensatz zur bloßen Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende (die klassische Arbeitszeiterfassung) wird also transparent gemacht, womit die Arbeitszeit ausgefüllt wurde – z.B. 4 Stunden für Anforderungsanalyse, 3 Stunden für Programmierung eines Moduls, 1 Stunde für Teammeeting etc. Dieses granulare Erfassen der Ist-Zeiten erfolgt heute meist digital, z.B. mittels spezieller Tools oder Software, kann aber prinzipiell auch in Tabellen geschehen. Wichtig ist, dass pro Arbeitspaket oder Tätigkeit nachvollziehbar festgehalten wird, wie viel Aufwand tatsächlich angefallen ist. Durch die Projektzeiterfassung entstehen wertvolle **Ist-Daten über den Projektverlauf**: Sie zeigt schwarz auf weiß, welche Aufgaben wie lange gedauert haben und wohin die projektbezogene Arbeitszeit geflossen ist. Damit ermöglicht sie den **Soll-Ist-Vergleich** – also die Gegenüberstellung von **geplanten Aufwänden (Schätzungen) und tatsächlichen Aufwänden**. Projektmanager:innen können laufend oder nach Projektende prüfen, wo Schätzungen stimmten und wo deutliche Abweichungen auftraten. **Abbildung und Historisierung solcher Abweichungen** ist ein zentrales Element des Projektcontrollings. Ohne Zeiterfassung bleiben Schätzungen im Nachhinein oft unüberprüft – man weiß vielleicht, dass ein Projekt überzogen hat, aber nicht genau, welche Tätigkeiten den Mehraufwand verursachten. Durch konsequente Zeiterfassung hingegen liegen **harte Daten** vor: Beispielsweise kann man erkennen, dass für das Testen 30% mehr Zeit benötigt wurde als angenommen, oder dass bestimmte “Kleinigkeiten” (Bugfixing, Abstimmungen, Dokumentation) in Summe doch erhebliche Aufwände verursacht haben. Solche datenbasierten Erkenntnisse lassen sich anschließend analysieren und aufbereiten. Moderne Tools bieten Berichte, die etwa **Abweichungen pro Arbeitspaket** oder **Aufwandsverteilungen** visualisieren. Damit liefert die Projektzeiterfassung die empirische Grundlage, um aus der Vergangenheit zu lernen. Neben der Plan-Ist-Abweichung liefert die Leistungszeiterfassung noch weitere nützliche Kennzahlen. Sie macht **Kapazitäten und Auslastungen** sichtbar (wie viel Prozent der Zeit fließen in Projekt A vs. Projekt B, wie stark ist ein:e Mitarbeiter:in ausgelastet) und unterstützt so auch die Ressourcenplanung. Vor allem aber schafft sie einen **historischen Datenschatz** über viele Projekte hinweg. Über die Zeit baut ein Unternehmen eine Datenbank auf, wie lange bestimmte Arten von Aufgaben typischerweise dauern – z.B. Aufwandsschätzungen für einen Website-Relaunch, die Implementierung einer bestimmten Softwarefunktion oder die Durchführung eines Workshops. Dieser Fundus an Ist-Daten ist das Rohmaterial, um **Schätzmodelle zu kalibrieren und die eigene Schätzfähigkeit kontinuierlich zu verbessern**. ## Wie diese Daten zur Verbesserung von Schätzungen beitragen Die **Lernkurve aus vergangenen Projekten** ist der Schlüssel, um künftige Planungen präziser zu machen. Teams, die ihre Zeiten systematisch erfassen, l**ernen aus der Vergangenheit und können realistischere Zeitrahmen für zukünftige Projekte setzen** ([Wie man die Arbeitszeit in der Softwareentwicklung optimal erfasst - TechnologieBox](https://www.technologiebox.de/2024/12/19/wie-man-die-arbeitszeit-in-der-softwareentwicklung-optimal-erfasst/#:~:text=Und%20dann%20ist%20da%20noch,da%20unrealistische%20Deadlines%20vermieden%20werden)). Der Vergleich von geplantem und tatsächlichem Aufwand zeigt unmittelbar, wo die Schätzung danebenlag. Diese Rückmeldeschleife (“Feedback Loop”) erlaubt es, Annahmen zu hinterfragen und die Schätzlogik anzupassen. Basierend auf den Erkenntnissen aus dem Soll-Ist-Abgleich lassen sich künftige\*\* Planungen und Aufwandsschätzungen gezielt optimieren\*\*. Beispielsweise kann ein Projektmanager feststellen, dass Entwicklungsaufgaben systematisch unterschätzt wurden, während Puffer für Meetings ungenutzt blieben. Mit diesen Erkenntnissen werden kommende Schätzungen entsprechend justiert – etwa indem man für Entwicklungstätigkeiten mehr Reserve einplant oder häufiger wiederkehrende Aufgaben (wie Testzyklen) genauer berücksichtigt. Auch **statistische Auswertungen** unterstützen die Verbesserung der Schätzgenauigkeit. Wenn genügend Daten vorliegen, lassen sich typische Aufwandskennzahlen errechnen: z.B. durchschnittliche Personentage pro Feature, Produktivitätsraten pro Mitarbeiter:in oder Verhältnis von Implementierung zu Testaufwand. Diese Kennzahlen ermöglichen **Parametrische Schätzungen**, bei denen neue Projekte anhand von historischen Daten und Projektparametern kalkuliert werden ([Project Estimation \[Methods & Best Practices\] | The Workstream](https://www.atlassian.com/work-management/project-management/project-estimation#:~:text=Parametric%20estimation)). Ein einfaches Beispiel: Hat ein Team in der Vergangenheit im Schnitt 5 Tage für die Implementierung von 10 User Stories benötigt, so kann man für ein neues Projekt mit 20 vergleichbaren User Stories etwa 10 Tage veranschlagen (natürlich unter Berücksichtigung weiterer Faktoren). Ebenso lassen sich **analoge Schätzungen** durchführen, indem man ein bevorstehendes Projekt mit einem bereits abgeschlossenen ähnlichen Projekt vergleicht. Die tatsächlichen Aufwände des früheren Projekts dienen dabei als Orientierungswert für das neue – diese Methode, auch Analogiemethode genannt, hat sich als praxisnahe Technik bewährt ([Project Estimation \[Methods & Best Practices\] | The Workstream](https://www.atlassian.com/work-management/project-management/project-estimation#:~:text=Analogous%20estimation)). Voraussetzung ist natürlich, dass solche Vergleichsdaten vorhanden und zugänglich sind – was durch konsequente Zeiterfassung gewährleistet wird. Ein weiterer Vorteil der Datenbasis: **Abweichungsmuster erkennen**. Durch die Analyse mehrerer Projekte können Organisationen feststellen, ob es systematische Muster gibt – z.B. bestimmte Phasen (wie Konzeption) oder Aufgabenarten (etwa Qualitätssicherung), die regelmäßig über Plan laufen. Solche Muster liefern Ansatzpunkte, um die Schätzmethodik zu verfeinern. Vielleicht müssen für bestimmte Tätigkeiten konservativere (höhere) Aufwandsannahmen getroffen werden. Oder es zeigt sich, dass Risiken in frühen Schätzungen nicht ausreichend berücksichtigt wurden, und man etabliert künftig Methoden wie die Drei-Punkt-Schätzung, um Optimismus und Pessimismus mit einzukalkulieren. Letztlich schafft die Verfügbarkeit von Ist-Daten eine **Kultur der kontinuierlichen Verbesserung** im Projektmanagement: Schätzen wird vom einmaligen Akt vor Projektstart zu einem iterativen Prozess, bei dem man aus jedem Projekt lernt. Studien betonen, dass eine solche Feedback-Kultur die Schätzgenauigkeit erheblich steigern kann – etwa indem Teams Abweichungen und Fehler explizit dokumentieren und besprechen, um daraus Lessons Learned für die nächste Schätzrunde abzuleiten. Kurz: **Was gemessen wird, kann verbessert werden**. Projektzeiterfassung sorgt dafür, dass Aufwandsschätzungen nicht im luftleeren Raum bleiben, sondern durch **empirische Daten validiert und kalibriert werden**. Auch in unseren eigenen Anpassungsprojekten bei time cockpit haben wir gemerkt, wie wichtig es ist, tatsächlich angefallene Aufwände systematisch zu erfassen. Ein gutes Beispiel dafür war die Konfiguration des Berechtigungssystems. In ersten Schätzungen gingen wir oft davon aus, dass diese Aufgabe vergleichsweise rasch erledigt sein würde. Durch die genaue Zeiterfassung stellte sich jedoch heraus, dass das Anpassen der Berechtigungen regelmäßig mehr Zeit in Anspruch nahm als ursprünglich geplant. Nachdem wir diese Abweichungen einige Male dokumentiert und ausgewertet hatten, konnten wir unsere Schätzungen für zukünftige Projekte entsprechend anpassen. Heute planen wir realistischere Zeitfenster für die Berechtigungskonfiguration ein und verhindern so unnötigen Stress für unser Team und unsere Kunden. Dieses Beispiel verdeutlicht, dass konsequente Zeiterfassung hilft, auch vermeintlich einfache Aufgaben besser einzuschätzen und damit insgesamt zuverlässigere Projektplanungen zu erstellen. ## Best Practices aus der Forschung Die Verbindung von praktischer Erfahrung und wissenschaftlichen Erkenntnissen ergibt einen Werkzeugkasten an Best Practices, um Schätzungen immer zuverlässiger zu machen. Im Folgenden einige bewährte Ansätze, die durch Forschungsergebnisse gestützt werden: * **Historische Projektdaten nutzen:** Studien zeigen eindeutig, dass Schätzmodelle, die mit **unternehmenseigenen Ist-Daten** kalibriert werden, deutlich genauer sind ([Software development effort estimation | Wikipedia](https://en.wikipedia.org/wiki/Software_development_effort_estimation#:~:text=Formal%20estimation%20models%20may,degree%20of%20wishful%20thinking.)). Kein Schätzverfahren ist generell überlegen – die Genauigkeit hängt stark vom Projektkontext ab. Daher gilt: Nutzen Sie die Daten vergangener Projekte als Referenz. Analogien (Vergleich mit ähnlichen Projekten) und parametrische Modelle (Formeln basierend auf empirischen Größen) liefern verlässlichere Ergebnisse, wenn sie mit realen Erfahrungswerten gefüttert werden, anstatt auf branchenfremden Durchschnittswerten zu beruhen. Ein bekanntes Beispiel sind Schätzformeln wie COCOMO, die in einer Organisation erst dann gute Dienste leisten, wenn sie mit eigenen Projektmetriken justiert wurden.  * **Kombination von Schätzmethoden:** Verlassen Sie sich nicht auf eine einzige Zahl oder Meinung. Die Forschung rät dazu, mehrere unabhängige Schätzungen zu kombinieren, um Ausreißer zu neutralisieren und blinde Flecken zu reduzieren. Tatsächlich ist eine der robustesten Erkenntnisse im Projekt-Forecasting, dass die Kombination unterschiedlicher Ansätze die Schätzgenauigkeit im Durchschnitt erhöht ([Software development effort estimation | Wikipedia](https://en.wikipedia.org/wiki/Software_development_effort_estimation#:~:text=Formal%20estimation%20models%20may,degree%20of%20wishful%20thinking.)). Das kann bedeuten, die Einschätzungen mehrerer Experten einzuholen (und ggf. zu mitteln) oder unterschiedliche Methoden anzuwenden (z.B. eine Bottom-up-Schätzung mit einer Top-down-Schätzung abgleichen). Divergieren die Ergebnisse stark, sollte man die Gründe analysieren – häufig ergeben sich daraus wichtige Hinweise auf übersehene Aspekte. In agilen Teams hat sich etwa Planning Poker als nützlich erwiesen, um durch Teamkonsens bessere Schätzwerte zu erzielen, da extreme Meinungen diskutiert und relativiert werden.  * **Schätzungen regelmäßig aktualisieren:** Eine Schätzung ist keine in Stein gemeißelte Größe, sondern muss mit Projektfortschritt iterativ nachgeschärft werden. Best Practice ist, Meilensteine für Neu-Schätzungen einzuplanen – z.B. nach Abschluss der Anforderungsanalyse, zur Halbzeit des Projekts oder bei großen Änderungen. Die Genauigkeit steigt typischerweise, je mehr man vom Projekt bereits umgesetzt hat, daher sollten Projektpläne agil genug sein, neue Erkenntnisse aufzunehmen ([Drei-Zeiten-Methode | Wikipedia](https://de.wikipedia.org/wiki/Drei-Zeiten-Methode#:~:text=Image%3A%20)). Ein agiles Vorgehen wie Scrum trägt dem Rechnung, indem in jedem Sprint neu geplant (und implizit neu geschätzt) wird. Auch im klassischen Projekt sollte der Plan-Ist-Vergleich in regelmäßigen Abständen erfolgen und der Restaufwand ggf. neu geschätzt werden. So nutzt man den schmaler werdenden “Korridor der Unsicherheit”, anstatt an veralteten Annahmen festzuhalten.  * **Transparenz über Unsicherheiten herstellen:** Da Schätzungen immer mit Unsicherheit behaftet sind, empfiehlt die Literatur, diese offen zu kommunizieren – etwa durch Angabe von Bandbreiten oder Wahrscheinlichkeiten. Eine Methode ist die Drei-Punkt-Schätzung (PERT-Methode), bei der für jede Aufgabe ein optimistischer, ein wahrscheinlicher und ein pessimistischer Wert geschätzt und daraus ein gewichteter Mittelwert berechnet wird ([Drei-Zeiten-Methode – Wikipedia](https://de.wikipedia.org/wiki/Drei-Zeiten-Methode#:~:text=In%20diesen%20F%C3%A4llen%20empfiehlt%20sich,Planwert%20kann%20%C3%BCber%20die%20Formel)). Die Spannbreite macht sichtbar, dass es Abweichungspotenzial gibt. Ebenso kann man sogenannte p-Werte angeben, z.B. “wir haben 80% Vertrauen, dass wir mit 1.000 Stunden auskommen”. Solche Angaben fördern ehrliche Erwartungen und ermöglichen es, Risiken bewusst einzuplanen (etwa durch Reserven für den Worst Case). Wichtig ist laut Experten, dass Schätzende nicht durch überzogene Zielvorgaben zur Beschönigung gedrängt werden – die Schätzung sollte zunächst neutral erfolgen, bevor eventuell bewusst Puffer oder Kürzungen für die Planung vorgenommen werden ([Practical Guidelines for Expert-Judgment-Based Software Effort Estimation](https://web-backend.simula.no/sites/default/files/publications/Jorgensen.2005.3.pdf#:~:text=avoid%20these%20effects%3A%20%E2%96%A0%20Don%E2%80%99t,A%20recommended)). * **Aufwandsschätzung als Teamlernen etablieren:** Schätzgenauigkeit verbessert sich, wenn Teams daraus lernen. Führen Sie nach Projektabschlüssen Lessons-Learned-Sessions durch, in denen Schätzungen und tatsächliche Aufwände verglichen werden. Dabei sollten nicht Schuldige gesucht, sondern Muster und Ursachen analysiert werden. Das PMI Institut betont, dass Lessons Learned essenziell sind, um zukünftige Projekte zu verbessern ([Lessons Learned Next Level Communicating | PMI](https://www.pmi.org/learning/library/lessons-learned-next-level-communicating-7991#:~:text=Lessons%20Learned%20Next%20Level%20Communicating,used%20to%20improve%20future%20projects)). Allerdings hat die Forschung auch gezeigt, dass der Lerneffekt nur eintritt, wenn diese Sessions gut gestaltet sind. Beispielsweise kann es hilfreich sein, Vergleiche mit anderen Teams oder Projekten heranzuziehen – eine Studie fand heraus, dass Schätzer realistischer werden, wenn sie Feedback über die Schätzperformance anderer Teams erhalten, anstatt nur die eigenen Abweichungen zu betrachten ([The Impact of Lessons-Learned Sessions on Effort Estimation and Uncertainty Assessments](https://web-backend.simula.no/sites/default/files/publications/Simula.SE.223.pdf)). Dies verhindert Betriebsblindheit und fördert eine Kultur, in der man offen über Schätzfehler spricht. Kurz gesagt: Schätzen soll als kontinuierlicher Verbesserungsprozess verstanden werden. Investieren Sie in die Ausbildung der Mitarbeiter in Schätzmethoden und nutzen Sie jedes Projekt, um Ihre Schätzfähigkeiten als Organisation zu verfeinern.  ## Fazit **Schätzgenauigkeit im Projektmanagement** ist kein unerreichbares Ideal – sie lässt sich durch systematisches Vorgehen und Nutzung von Daten spürbar erhöhen. Die **Projektzeiterfassung spielt dabei eine Schlüsselrolle**, indem sie die notwendige Faktenbasis liefert, um aus Plan-Ist-Abweichungen zu lernen. Projekte werden seltener von Überraschungen geplagt, wenn man aus den Erfahrungen vieler vergangener Aufgaben und Projekte schöpfen kann. Historische Ist-Daten wirken wie ein **Realitätscheck** für neue Vorhaben: Sie zwingen dazu, Annahmen zu validieren und extreme Optimismustendenzen zu zähmen. So werden Schätzungen Schritt für Schritt realistischer und belastbarer. Für Projektmanager:innen und IT-Dienstleister bedeutet dies konkret: **1. Etablieren Sie eine konsequente Projektzeiterfassung:** Ohne valide Ist-Daten bleibt die Verbesserung der Schätzgenauigkeit dem Zufall überlassen. Sorgen Sie dafür, dass in Ihren Projekten die aufgewendete Zeit lückenlos erfasst wird – idealerweise mit einem benutzerfreundlichen Tool, das die Erfassung nicht zur Last werden lässt. Kommunizieren Sie den Nutzen der Zeiterfassung ans Team (nicht zur Kontrolle, sondern zur gemeinsamen Lernkurve!) und schaffen Sie Vertrauen, indem Sie transparent mit den gewonnenen Daten umgehen. **2. Führen Sie regelmäßige Soll-Ist-Analysen durch:** Nutzen Sie die erfassten Daten aktiv, um Planabweichungen auszuwerten. Dies kann in Projekt-Reviews oder Abschlussmeetings geschehen. Fragen Sie: Welche Schätzung lag deutlich daneben und warum? Waren bestimmte Aufgaben nicht ausreichend detailliert geplant? Haben externe Faktoren Zeit gekostet, die wir künftig einplanen sollten? Dokumentieren Sie diese Erkenntnisse und aktualisieren Sie Ihre Schätzvorlagen oder Checklisten entsprechend. **3. Bilden Sie eine Wissensbasis und nutzen Sie sie bei neuen Schätzungen:** Pflegen Sie eine Art “Schätzungskatalog” oder Datenbank aus vergangenen Projekten. Wenn ein neues Projekt ansteht, schauen Sie bewusst nach ähnlichen Referenzprojekten: Wie hoch war dort der Aufwand, wie die Verteilung auf Phasen? Ziehen Sie Lehren – etwa indem Sie fragen, was damals unterschätzt wurde, und genau diese Punkte im neuen Projekt besonders beachten. So fließt historisches Wissen in jede neue Planung ein. **4. Wenden Sie anerkannte Schätzmethoden an und kombinieren Sie sie:** Schulen Sie Ihr Team in Methoden wie Drei-Punkt-Schätzung, Planning Poker, Wideband-Delphi oder Funktionspunkt-Schätzung. Nutzen Sie mehrere Ansätze parallel, um unterschiedliche Blickwinkel zu erhalten. Beispielsweise können Sie erst eine expertenbasierte Bottom-up-Schätzung machen und zusätzlich anhand von Kennzahlen eine Top-down-Kalkulation durchführen – stimmen beide überein, ist die Zuversicht hoch; klaffen sie auseinander, sollte man genauer nachforschen. Integrieren Sie Puffer für identifizierte Risiken und scheuen Sie sich nicht, Schätzungen als Spanne anzugeben, falls Unsicherheit besteht. **5. Halten Sie Schätzen und Planen getrennt:** Achten Sie darauf, dass die Schätzphase frei von politischem Druck abläuft (untitled). Geben Sie Schätzenden die Möglichkeit, realistisch zu prognostizieren, bevor geschäftliche Zielsetzungen einfließen. So erhalten Sie ehrliche Zahlen. Passen Sie dann gemeinsam die Planung an, um innerhalb von Budget- oder Zeitvorgaben zu bleiben – aber wissend, wie groß die Abweichung zur neutralen Schätzung ist. Diese Transparenz hilft, bewusste Entscheidungen zu treffen (z.B. Umfang reduzieren, Team verstärken) anstatt von falschen Annahmen auszugehen. Zusammenfassend lässt sich festhalten: **Schätzgenauigkeit ist kein Zufall, sondern das Ergebnis eines lernenden Prozesses**. Durch Projektzeiterfassung und konsequente Auswertung der gewonnenen Daten verwandeln Sie jede Projekterfahrung in einen Schatz an Wissen für die Zukunft. Mit der Zeit werden Ihre Schätzungen immer treffsicherer. Davon profitieren alle Beteiligten – die Projektmanager:innen, die Projekte verlässlicher steuern können; die Teammitglieder, die realistischere Vorgaben und weniger Überstundendruck erleben; und die Kunden bzw. Auftraggeber, die mehr Vertrauen in Zeit- und Budgetzusagen fassen. Datengetriebene Schätzung ist somit ein Wettbewerbsvorteil für jedes Projekt-orientierte Unternehmen, insbesondere in der dynamischen IT-Branche. Indem Sie heute die Grundlagen legen (Zeiterfassung, Analyse, Best Practices), verbessern Sie dauerhaft die Planbarkeit und Erfolgsquote Ihrer Projekte – ein entscheidender Schritt vom “Bauchgefühl” hin zu belastbarem Projektmanagement auf hohem Niveau. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # 10 Umsatzfresser in der Projektzeiterfassung > Volle Auftragsbücher und trotzdem sinkende Umsätze? 10 Umsatzfresser, die Dienstleister übersehen – und wie Projektzeiterfassung sie stoppt. Oct 1, 2025 von Alexander Huber ![10 Umsatzfresser in der Projektzeiterfassung](/_astro/project-time-tracking-revenue.de.CyWChl2o_ZTgWXO.webp) Viele Dienstleister kennen das Phänomen: volle Pipeline, hoher Workload - und doch bleibt weniger Umsatz übrig als geplant. Der Reflex zielt oft auf Preise, Vertrieb oder Akquise. In der Praxis liegen die größten Hebel jedoch im Projektalltag. Projektzeiterfassung ist dabei kein bürokratisches Muss, sondern der Sensor, der zeigt, wo Stunden versickern, warum Rechnungen zu spät rausgehen und welche Tätigkeiten nicht honoriert werden. Wer genau hinsieht, erkennt: Die stillen Umsatzkiller sitzen mitten im Tagesgeschäft. ## 1. Wenn Transparenz fehlt, fehlt die Steuerung Ohne lückenlose Buchungen lässt sich nicht beurteilen, ob Projekte im Plan sind. Ein Entwickler dokumentiert nur grob, interne Tätigkeiten tauchen kaum auf - Deckungsbeiträge verschwimmen, Entscheidungen basieren auf Bauchgefühl. Abhilfe schaffen klare Reportings mit Soll-Ist-Vergleich und Echtzeit-Dashboards. Was das leisten kann, zeigen wir im [Artikel zu den wichtigsten Unternehmenskennzahlen aus der Projektzeiterfassung](https://www.timecockpit.com/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung). 💡 Erfassen Sie Zeiten möglichst tagesaktuell. Je frischer die Daten, desto wertvoller die Einblicke in Kosten, Auslastung und Projektfortschritt. ## 2. Nachkalkulation auf dünner Basis Viele Angebote entstehen aus Erfahrungswerten, nicht aus Daten. Ohne historische Projektzeiten riskierst du systematisch zu knappe Kalkulationen. Das Ergebnis: gewonnene Aufträge mit geringer oder negativer Marge. Wer Nachkalkulation Fehler vermeiden will, nutzt gebuchte Zeiten als Realitätstest für die Preisfindung - und speist diese Daten konsequent in die Planung der nächsten Angebote ein. ## 3. Abrechnung, wenn es schon fast zu spät ist Verspätete Abrechnung schadet doppelt: Liquidität leidet, Forderungsausfälle steigen. Oft fehlen die verbuchten Stunden, um Rechnungen zeitnah zu erstellen. Regelmäßige Meilenstein- oder Zwischenrechnungen glätten den Cashflow - vorausgesetzt, die Stunden liegen sauber vor. Automatisierte Erinnerungen in der Projektzeiterfassung sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt. 💡 Dokumentieren Sie jede Anforderungserweiterung. Was „nur 15 Minuten“ kostet, kann am Monatsende mehrere unbezahlte Stunden bedeuten. ## 4. Scope Creep - wenn Zusatzwünsche untergehen „Nur eine kleine Änderung” summiert sich schnell. Ohne dokumentierte Change Requests verschwinden Zusatzstunden im Budget - und damit vom Umsatz. Wer Scope Creep kontrollieren will, erfasst jede Änderung, verknüpft sie mit Aufwand und kommuniziert transparent. Mit durchgängiger Projektzeiterfassung bleiben Mehrleistungen nachvollziehbar und abrechenbar. ## 5. Ungleichgewicht in den Teams Ineffiziente Teams sind selten böswillig; oft fehlen Signale. Manche sind überlastet, andere unterausgelastet. Ohne Daten bleibt der Zustand unsichtbar - und teuer. Überlastung führt zu Fehlern, Nacharbeiten und Frust, während Unterauslastung wertvolle Kapazität verschenkt. In beiden Fällen geht Umsatz verloren, weil Projekte länger dauern, zusätzliche Stunden nicht abrechenbar sind oder Chancen ungenutzt bleiben. Zeitbuchungen zeigen dagegen, wo Engpässe entstehen, welche Rollen systematisch zu viele oder zu wenige Stunden tragen und wie sich Aufgaben verteilen sollten. So wird Kapazitätssteuerung faktenbasiert und Umsatzpotenzial nicht verschenkt. ## 6. Versteckte Zeiten im Projektalltag Meetings, Wartephasen, Abstimmungen: nicht immer fakturierbar, aber stets kostenrelevant. Werden sie nicht erfasst, tauchen sie im Projektcontrolling nicht auf. Auch interne Tätigkeiten sollten - sauber kategorisiert - in die Projektzeiterfassung. Erst dann lässt sich erkennen, wo unproduktive Zeit entsteht und wie Prozesse verschlankt werden können. 💡 Positionieren Sie Zeiterfassung nicht als Kontrolle, sondern als Enabler: Grundlage für faire Planung, transparente Abrechnung und gesunde Auslastung. ## 7. Nacharbeiten ohne Rechnung Bugs, Korrekturen, Reworks - kleine Posten, die sich zu großen Summen addieren. Fehlt die konsequente Buchung, fehlt später die Grundlage für Leistungsnachweis und Faktura. Die Regel ist simpel: Jede Stunde gehört ins System. Für den Einzelnen mag es unerheblich wirken, wenn einmal zehn Minuten nicht erfasst werden. Doch summieren sich solche „Kleinigkeiten” über Wochen, Projekte und ganze Teams hinweg, entstehen schnell hunderte nicht verrechnete Stunden - und damit spürbare Umsatzeinbußen. Nur wenn jede Zeit erfasst wird, lassen sich Nachkalkulation Fehler vermeiden und Margen belastbar bewerten. ## 8. Wenn der Leistungsnachweis fehlt Kunden wollen verstehen, wofür sie zahlen. Ohne detaillierte Buchungen drohen Diskussionen, Nachverhandlungen und Abschläge. Genau das führt direkt zu weniger Umsatz: Entweder sinken Rechnungsbeträge durch Rabatte, oder Leistungen werden überhaupt nicht bezahlt, weil sie nicht belegt werden können. Standardisierte Leistungsnachweis-Berichte aus der Projektzeiterfassung verschieben die Debatte weg von „zu teuer” hin zu „nachvollziehbar” - und sichern so den vollen Zahlungseingang. ## 9. Kleine Aufgaben, großer Verlust Support-Tickets, Kurzabstimmungen, zehn Minuten hier und da - einzeln unbedeutend, kumuliert erheblich. Werden diese Mikroleistungen nicht erfasst, handelt es sich faktisch um unbezahlte Arbeit: Leistungen, die erbracht, aber nie abgerechnet wurden. Wenn diese „Silent Profits” nicht im Stundenkonto landen, fehlen sie in der Abrechnung - und der Gewinn, der eigentlich erzielt worden wäre, bleibt aus. Der Effekt: sinkender effektiver Stundensatz bei gleicher Auslastung. Eine saubere Kategorisierung (abrechenbar/nicht abrechenbar) macht den Unterschied und verhindert, dass potenzielle Profite unbemerkt verloren gehen. ## 10. Warten kostet Verzögerte Freigaben blockieren Teams. Ohne Buchung sind diese Zeiten unsichtbar - und daher unsteuerbar. Wer Wartephasen konsequent erfasst, kann Engpässe belegen, Puffer realistischer planen und gegenüber Kunden Transparenz schaffen. Das reduziert Friktion und hilft, Abrechnung beschleunigen zu können, weil die Historie klar ist. ## Zusammenspiel der Faktoren - der Kaskadeneffekt Diese Ursachen treten selten isoliert auf. Mangelnde Projekttransparenz begünstigt Scope Creep, verlängert die Abrechnung und verschärft Liquiditätsrisiken. Der kumulierte Effekt kann 20 % des Potenzials kosten ([Logisense](https://blog.logisense.com/revenue-leaks/)). Die Gegenstrategie ist ein System, das Zeiten niedrigschwellig, vollständig und zeitnah erfasst und sie sofort in Projektcontrolling und Cashflow-Prozesse einspeist. ## Handlungsempfehlungen - so hebst du Umsatzpotenzial Die nächsten Punkte zeigen, wie du mit kleinen Änderungen in Prozessen und Kultur spürbar mehr Ergebnis holst. 1. Projektzeiterfassung vereinfachen. Mobile Erfassung, Favoriten, Erinnerungen - die Hürde muss minimal sein. 2. Kategorien schärfen. Abrechenbar vs. nicht abrechenbar, Change Requests, Nacharbeiten - nur sauber getrennte Daten sind auswertbar. 3. Routinen festlegen. Wöchentliche Soll-Ist-Checks, monatliche Margenreviews, Meilensteinrechnungen. 4. Kultur verankern. Zeitbuchung ist kein Kontrollinstrument, sondern Grundlage fairer Planung, gesunder Auslastung und verlässlicher Leistungsnachweise. 5. Lernen und anpassen. Erkenntnisse aus Zeiten konsequent in Schätzung, Staffing und Angebot zurückspiegeln. ## Warum Zeiterfassung oft unterschätzt wird Viele Unternehmen verbinden Zeiterfassung noch immer mit Bürokratie, Kontrolle und Zusatzaufwand. Mitarbeitende empfinden sie als lästige Pflicht, Führungskräfte fürchten Widerstände im Team. Genau diese Haltung führt dazu, dass wertvolles Umsatzpotenzial liegen bleibt. Denn jede nicht dokumentierte Stunde verzerrt die Sicht auf Projekte - und macht sie scheinbar rentabler, als sie in Wahrheit sind. Das Resultat: zu niedrige Stundensätze, falsch kalkulierte Angebote und Projekte, die am Ende mehr kosten als sie einbringen. 💡 Verankern Sie Zeiterfassung in der Unternehmenskultur. Wenn Teams verstehen, dass es um faire Planung und Transparenz – nicht Kontrolle – geht, sinkt der Widerstand deutlich. Hinzu kommt der psychologische Effekt: Solange Zeiten nicht schwarz auf weiß vorliegen, werden Aufwand und Belastung unterschätzt. Wer aber Daten zur Verfügung hat, erkennt Muster - etwa überlange Meetings, häufige Nacharbeiten oder Engpässe bei bestimmten Rollen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es, gezielt gegenzusteuern: durch bessere Planung, klarere Kommunikation und fairere Verteilung der Lasten. 💡 Jeder nicht dokumentierte Arbeitsschritt verzerrt die Wahrnehmung von Projekten. Selbst kleine Lücken können falsche Margen oder zu niedrige Stundensätze nach sich ziehen. Auch wirtschaftlich ist die Lage eindeutig. Margen sind im Dienstleistungssektor oft gering, kleine Schwankungen entscheiden über Gewinn oder Verlust. Ein Projekt, das nur fünf Prozent über den geplanten Stunden liegt, kann den Deckungsbeitrag halbieren. Genau deshalb ist Projektzeiterfassung kein optionales Nice-to-have, sondern ein zentraler Bestandteil von Projektcontrolling und Unternehmenssteuerung. Wer die eigene Profitabilität sichern will, braucht nicht nur gute Auftragslage, sondern auch ein sauberes Bild darüber, wie viel Zeit tatsächlich investiert wurde - und wofür. ## Nächster Schritt - wie wir Projektzeiterfassung mit Time Cockpit umsetzen Viele der genannten Umsatzfresser entstehen nicht aus böser Absicht, sondern weil Daten fehlen oder Prozesse zu umständlich sind. Um diese Lücken zu schließen, haben wir mit [Time Cockpit](https://www.timecockpit.com/de/) eine Lösung geschaffen, die Zeiterfassung so einfach wie möglich macht - benutzerfreundlich, automatisiert und nahtlos integriert ins Projektcontrolling. 💡 Wählen Sie ein Tool, das nicht nur Zeiten sammelt, sondern auch aussagekräftige KPIs liefert – so entsteht echter Mehrwert für Controlling und Geschäftsführung. Mit [Time Cockpit](https://www.timecockpit.com/de/) erfassen wir nicht nur Zeiten, sondern gewinnen aussagekräftige Daten: vom Stundenkonto über transparente Leistungsnachweise bis hin zu Projektcontrolling und Abrechnung. So gelingt es uns, Projekte planbarer zu steuern, Abrechnungen zu beschleunigen und Margen dauerhaft zu sichern. Unser Ziel ist es, Dienstleistern ein Werkzeug an die Hand zu geben, mit dem sie ihre Profitabilität nachhaltig steigern können - Mit minimalem Zusatzaufwand, sondern durch mehr Klarheit und Transparenz im Projektalltag. ## Fazit - Projektzeiterfassung als Umsatzhebel begreifen Umsatz entsteht nicht erst mit der Rechnung, sondern mit der Entscheidung, Arbeit sichtbar zu machen. Projektzeiterfassung ist deshalb weit mehr als eine Pflichtaufgabe für Controlling und Buchhaltung. Sie ist das Werkzeug, mit dem sich Projekttransparenz verbessern, Abrechnung beschleunigen, Nachkalkulationen werden verlässlicher und Änderungswünsche bleiben kontrollierbar. Wer seine Daten so konsequent nutzt, profitiert mehrfach: Liquidität verbessert sich, Margen werden stabiler, Ressourcen lassen sich gezielter steuern. Zudem steigt die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden, weil ein belastbarer Leistungsnachweis vorliegt. Das schützt nicht nur vor Diskussionen, sondern schafft auch Vertrauen. Die kulturelle Dimension darf dabei nicht unterschätzt werden. Eine gut eingeführte Projektzeiterfassung wird von Mitarbeitenden nicht als Kontrolle, sondern als Unterstützung verstanden. Sie zeigt auf, wo Überlastung entsteht, wo unproduktive Zeiträume verborgen sind und wo Potenziale liegen, die ohne Zahlen nicht sichtbar wären. Damit wirkt sie wie ein Frühwarnsystem, das Führungskräften rechtzeitig Hinweise liefert - bevor Kosten aus dem Ruder laufen. 💡 Wer Projektzeiten konsequent auswertet, gewinnt mehr als Transparenz: bessere Margen, schnellere Abrechnung, fundierte Verhandlungen – und dadurch einen klaren Wettbewerbsvorteil. Das Entscheidende ist, dass Unternehmen die Erkenntnisse aus den Daten aktiv zurückspielen: in die Angebotskalkulation, in die Staffing-Entscheidungen und in die langfristige Ressourcenplanung. Nur so wird Zeiterfassung vom administrativen Aufwand zum echten Wettbewerbsvorteil. Am Ende gilt: Wer seine Stundenkonten und Projektzeiten konsequent im Blick behält, verliert keine „stillen Profite” mehr und macht den eigenen Erfolg messbar. Dort, wo aktuell die Margen schrumpfen und Kunden Transparenz einfordern, ist das nicht nur hilfreich - es ist schlichtweg überlebenswichtig. Projektzeiterfassung ist damit ein oft unterschätzter Hebel, um den Umsatz zu steigern, Liquidität zu sichern und Dienstleistungsunternehmen zukunftsfähig aufzustellen. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # 15 Gründe für einen Wechsel Ihrer Projektzeiterfassung > Ihre Projektzeiterfassung bremst Sie aus? 15 Anzeichen zeigen, wann ein Wechsel sinnvoll ist. Aug 4, 2025 von Alexander Huber ![15 Gründe für einen Wechsel Ihrer Projektzeiterfassung](/_astro/projektzeiterfassung-wechsel-gruende.de.DEeRPnZ2_1vnSrR.webp) Zeiterfassung ist mehr als nur eine administrative Notwendigkeit. Sie ist ein zentrales Werkzeug, um Projekte wirtschaftlich zu steuern, die Auslastung im Team im Blick zu behalten und den Erfolg messbar zu machen. Doch was tun, wenn das aktuelle System nicht mehr zur Realität im Unternehmen passt? In über 15 Jahren in denen wir time cockpit als [Zeiterfassungssystem für Projekte](/de/projektzeiterfassung/) eingeführt haben, haben wir immer wieder dieselben Muster gesehen, warum Systeme an ihre Grenzen stoßen. Hier sind 15 Anzeichen, die zeigen: Es ist vielleicht Zeit für einen Wechsel. ## 1. Die Kosten – ein zweischneidiges Schwert Kosten allein sind kein guter Gradmesser für eine gute oder schlechte Zeiterfassung. Ein günstiges System hilft wenig, wenn es nicht das leistet, was Sie brauchen – dann ist jeder Euro zu viel. Umgekehrt bringt es auch nichts, einen „Mercedes“ unter den Tools zu bezahlen, wenn man nur im Stadtverkehr unterwegs ist und die Hälfte der Funktionen nie nutzt. 💡 Entscheidend ist: Das System muss funktional und preislich zu Ihrer aktuellen Situation passen. Ein klar bepreistes Produkt, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst, ist langfristig die beste Wahl. Die Frage sollte also nicht lauten: „Was kostet es?“, sondern: „Was bringt es mir für mein Geld?“ ## 2. Wichtige Funktionen fehlen Eine moderne Projektzeiterfassung sollte mehr leisten als bloß Arbeitszeit zu erfassen. Entscheidend ist, dass sie auch das Projektgeschäft unterstützt. **Beispiel 1:** Ihr Team arbeitet mit Fixpreisprojekten – aber die Zeiterfassung kennt nur Stunden, nicht Budgets. Sie haben keine Möglichkeit zu sehen, ob ein Projekt im Soll ist oder längst aus dem Ruder läuft. **Beispiel 2:** Sie möchten abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten unterscheiden – doch das System lässt nur eine „Gesamtzeit“ zu. Das führt zu manueller Nacharbeit im Controlling und gefährdet die korrekte Faktura. Wenn solche alltäglichen Herausforderungen nicht durch das System unterstützt werden, dann müssen Sie sich fragen: Wer arbeitet hier eigentlich für wen – das Tool für Sie, oder umgekehrt? ## 3. Zu viele Funktionen, die niemand nutzt Manche Tools sind vollgestopft mit Modulen, die Sie nie brauchen – und die dennoch mitbezahlt, gewartet und verstanden werden müssen. Das führt zu Verwirrung, erhöht den Schulungsaufwand und senkt die Nutzerakzeptanz. Ein klar fokussiertes System schafft hier mehr Übersicht und entlastet alle Beteiligten. ## 4. Zu kompliziert für den Alltag Wenn Mitarbeitende regelmäßig stöhnen, weil die Zeiterfassung zu aufwendig ist, bucht irgendwann niemand mehr. Komplizierte Masken, verschachtelte Menüs oder lange Ladezeiten kosten im Alltag Zeit – und Vertrauen. In der Praxis gilt: Je einfacher die Zeiterfassung, desto vollständiger und zuverlässiger sind die Daten. ## 5. Fehlende Schnittstellen In einer modernen IT-Landschaft darf die Zeiterfassung kein Inselsystem sein. Fehlen Schnittstellen zu Projektmanagement, Abrechnung oder ERP, entstehen doppelte Arbeit und Fehlerquellen. Systeme, die sich nahtlos integrieren lassen, sparen langfristig nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Datenqualität. ➡️ [Mehr zur Integration von Zeiterfassung in bestehende Systeme](/de/blog/zeiterfassung-projekte-schnittstellen/) ## 6. Schattenprozesse schleichen sich ein Ein klarer Hinweis auf ein unzureichendes System: Mitarbeitende führen ihre Zeiten heimlich in Excel oder Notizbüchern. Diese inoffiziellen Prozesse sind meist der Versuch, sich das Leben leichter zu machen – und zeigen, dass das offizielle System versagt. Die Folge: doppelte Arbeit, fehlende Nachvollziehbarkeit und im schlimmsten Fall Abrechnungsprobleme. ## 7. Der Support lässt Sie hängen Selbst das beste System braucht ab und zu Hilfe – sei es bei Anpassungen, Problemen oder Updates. Wenn Sie auf Rückmeldungen ewig warten oder gar keine Lösung erhalten, wird das System schnell zur Belastung. Guter Support ist nicht Luxus, sondern die Grundlage für reibungslose Nutzung. ## 8. Ihr Unternehmen wächst – das System nicht Mit der Größe des Unternehmens steigen die Anforderungen: mehr Projekte, mehr Teams, mehr Reporting. Systeme, die bei 10 Mitarbeitenden funktioniert haben, geraten bei 50 oder 100 an ihre Grenzen. Skalierbarkeit ist daher kein Bonus, sondern Voraussetzung für nachhaltige Nutzung. 💲 **Und das wird teuer.** Alle zwei Jahre ein neues System bedeutet nicht nur Anschaffungskosten – es braucht Zeit für Evaluierung, Datenmigration, Schulung und Umstellung der Prozesse. All das lässt sich vermeiden, wenn das bestehende System flexibel und erweiterbar ist. Eine Zeiterfassung, die mitwächst, spart langfristig nicht nur Geld, sondern auch Nerven und Produktivität. ## 9. Keine Innovation in Sicht Wenn Ihr System in den letzten fünf Jahren keine einzige relevante Neuerung gebracht hat, ist das ein Warnzeichen. Technologie entwickelt sich weiter – denken Sie an Apps, Activity Tracking oder KI-Funktionen. ☝️ **Doch Innovation heißt nicht nur neue Features.** Es geht auch darum, technische Altlasten („technical debts“) abzubauen – etwa veraltete Frameworks, starre Datenstrukturen oder unzureichende Sicherheitsstandards. Ein modernes System investiert konsequent in zeitgemäße Basistechnologien, um langfristig stabil, erweiterbar und sicher zu bleiben. Wer das verschläft, riskiert nicht nur Performanceprobleme, sondern blockiert zukünftige Entwicklungsschritte. ## 10. Mitarbeitende buchen nicht (mehr) Ein häufiges Problem, das viele Unternehmen gar nicht bemerken: Die Zeiterfassung wird zwar angeboten, aber kaum genutzt. Ob aus Frust, Vergessen oder Unverständnis – fehlende Buchungen führen zu unvollständigen Daten, schlechten Planungsgrundlagen und am Ende auch zu finanziellen Verlusten. Die Ursache liegt meist im System – nicht bei den Mitarbeitenden. ## 11. Sie nutzen noch Excel So flexibel Excel auch ist – es wurde nicht für Projektzeiterfassung gemacht. Es fehlen Sicherheitsmechanismen, Logs, Benutzerrechte und eine zentrale Verwaltung. Sobald mehrere Personen ihre Zeiten pflegen, wird Excel zur Fehlerquelle – oft ohne dass es jemand bemerkt. ➡️ [Excel-Ablöse: Wie der Umstieg auf eine echte Projektzeiterfassung gelingt](/de/blog/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden/) ## 12. Keine SSO- oder MFA-Funktion In Zeiten steigender Datenschutzanforderungen ist Sicherheit ein Muss. Systeme ohne Single Sign-On oder Zwei-Faktor-Authentifizierung gefährden nicht nur Daten – sie bremsen auch die Nutzerfreundlichkeit. Moderne Zugriffsmechanismen sorgen für Effizienz und Schutz gleichermaßen. ## 13. Keine Transparenz über Projekte Wenn Sie nicht auf Knopfdruck sehen, wie viel Zeit in welches Projekt geflossen ist, fehlt Ihnen ein zentrales Steuerungsinstrument. Ohne diese Transparenz kann weder vorausschauend geplant noch sauber abgerechnet werden. Besonders problematisch wird das bei Fixpreisprojekten oder knappen Budgets. Bei **Fixpreisprojekten** vereinbaren Sie mit dem Kunden einen festen Betrag, unabhängig davon, wie viele Stunden am Ende tatsächlich gearbeitet werden. Das bedeutet: Ihre Marge hängt direkt davon ab, ob Sie im geplanten Zeitrahmen bleiben oder nicht. Wenn Ihre Zeiterfassung keine klare Transparenz darüber bietet, wie viel Zeit bereits in ein Projekt geflossen ist, können Sie kaum einschätzen, ob sich das Projekt noch im „grünen Bereich“ befindet – oder längst unwirtschaftlich geworden ist. Ähnlich bei **knappen Budgets**: Hier zählt jede Stunde. Wenn Sie nicht laufend sehen, wie viel Zeit wofür aufgewendet wird, lassen sich Probleme oft erst erkennen, wenn es zu spät ist – etwa bei der Rechnungsstellung oder in der Nachkalkulation. Eine leistungsfähige Projektzeiterfassung zeigt Ihnen frühzeitig Abweichungen und hilft, Projekte aktiv zu steuern – nicht nur rückblickend zu analysieren. Welche Kennzahlen dafür ausschlaggebend sind, erklärt der Beitrag [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/). ## 14. Flexible Arbeitsmodelle nicht abbildbar Remote-Arbeit, Teilzeitmodelle, projektübergreifende Tätigkeiten – all das ist heute Alltag. Wenn Ihr System diese Realität nicht abbilden kann, arbeiten Sie dauerhaft gegen Ihre eigenen Prozesse. Die Folge sind Workarounds, Frustration und Fehler in der Abrechnung. Eine [anpassbare Zeiterfassungslösung](/de/anpassbare-zeiterfassung/) kann sich Ihren Prozessen anpassen – nicht umgekehrt. Beispiel: In einem Projekt arbeiteten Mitarbeitende aus Deutschland, der Schweiz und Spanien am selben Kundenauftrag – mit unterschiedlichen Arbeitszeiten und Feiertagsregelungen. Das alte System konnte das nicht abbilden, was zu falschen Zeitkonten und fehlerhaften Abrechnungen führte. Ein anpassbares System mit Rollen, Regionen, Zeitmodellen und Feiertagskalendern hätte hier viel Aufwand gespart. ## 15. Nur Projekt- oder nur Anwesenheitszeiterfassung – aber nicht beides Viele Systeme können entweder Anwesenheit oder Projektzeit – aber nicht beides sinnvoll kombinieren. Das ist besonders für Dienstleister problematisch, die beides im Blick behalten müssen: Wann war jemand da, und woran hat er gearbeitet? Nur wenn beide Dimensionen sauber erfasst werden, ergibt sich ein vollständiges Bild der Arbeitsrealität. Und nur dann lassen sich auch Themen wie Auslastung, Urlaubsanspruch oder abrechenbare Stunden korrekt abbilden. ## Fazit ℹ️ Wenn Sie den Wechsel beschlossen haben, lohnt sich ein Blick auf die häufigsten Stolpersteine bei der Einführung: [Häufige Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware](/de/blog/einfuehrung-zeiterfassungssoftware-typische-fehler/). Eine veraltete oder unpassende Zeiterfassung schränkt nicht nur die Effizienz ein – sie wirkt sich direkt auf die Stimmung im Team, die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte und das Vertrauen in Ihre Führung aus. Wenn Sie sich in mehreren dieser Punkte wiederfinden, lohnt sich ein kritischer Blick auf Ihre aktuelle Lösung. Ein Wechsel muss nicht schmerzhaft sein – mit guter Planung und einem erfahrenen Partner kann das sogar erstaunlich schnell gehen. Und der Unterschied im Alltag? Der ist spürbar. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # SaaSpocalypse: Lohnt sich SaaS noch? > AI macht Software günstiger. Warum Zeiterfassung als SaaS dennoch überzeugt, wenn Domänenlogik, Datenschutz und Betrieb stimmen. Jul 31, 2026 von Time Cockpit ![SaaSpocalypse: Lohnt sich SaaS noch?](/_astro/saaspocalypse-zeiterfassung.de.C16XhCza_Z1D3Hvx.webp) Die „SaaSpocalypse“ ist eine bewusst zugespitzte Bezeichnung für eine reale Verschiebung. AI Coding Tools und Vibe Coding senken die Kosten für Softwareprototypen drastisch. Funktionen, für die Unternehmen früher zwangsläufig ein SaaS-Produkt gekauft hätten, lassen sich heute teilweise in Tagen oder Wochen nachbauen. Damit gerät ein Teil des SaaS-Marktes zu Recht unter Druck. Ein Abonnement rechtfertigt sich nicht mehr allein dadurch, dass eine Anwendung im Browser läuft und Daten speichert. Wer nur eine austauschbare Oberfläche anbietet, wird seinen Wert in Zukunft schwerer erklären können. Bei Zeiterfassung führt die Schlussfolgerung „Dann bauen wir sie eben selbst“ trotzdem oft in die falsche Richtung. Eine Eingabemaske ist schnell gebaut. Ein verlässliches System für Arbeitszeit, Abrechnung, Projektcontrolling, Berechtigungen, Datenschutz und Integrationen ist etwas anderes. Aus Managementsicht ist der Kostenvergleich häufig verzerrt. Bei SaaS stehen Lizenzkosten sichtbar im Budget. Bei einer Eigenentwicklung verteilen sich die Aufwände auf Produktmanagement, Entwicklung, interne Abstimmung, Betrieb und Support. Ein Prototyp zeigt früh, was bereits funktioniert. Die langfristigen Verpflichtungen werden dagegen erst sichtbar, wenn das System produktiv genutzt wird, mehr Personen darauf angewiesen sind und die ersten Sonderfälle auftreten. Genau das erleben wir bei Zeiterfassungsprozessen immer wieder. Auf eine zunächst einfache Anforderung folgen Fragen zu Rollen, Freigaben, abgeschlossenen Perioden, Korrekturen, Abrechnung und Auswertungen. Das spricht nicht grundsätzlich gegen Eigenentwicklung. Es zeigt aber, dass die Entscheidung nicht bei der technischen Machbarkeit enden darf. Wer selbst baut, übernimmt nicht nur den Code, sondern ein dauerhaftes internes Produkt. Unsere zentrale These lautet deshalb: Die SaaSpocalypse beendet nicht SaaS. Sie beendet SaaS, dessen Wert hauptsächlich in der Implementierung einer austauschbaren Oberfläche liegt. Der faire Vergleich lautet nicht **SaaS gegen AI-Prototyp**, sondern **dauerhaft betriebenes SaaS-Produkt gegen interne Eigenentwicklung mit vollständiger Produktverantwortung**. Dieser Unterschied ist für IT-Dienstleister und professionelle Dienstleister entscheidend. ## Was die SaaSpocalypse-Kritik richtig sieht Forrester beschreibt einen Markt, in dem AI Agents etablierte Softwareabläufe verändern, nutzerbasierte Preismodelle infrage stellen und Vibe Coding das Nachbauen einzelner Funktionen erleichtert. Besonders herausfordernd werde das für horizontale SaaS-Punktlösungen mit niedrigen Wechselkosten und schwacher Einbettung in betriebliche Abläufe. Vertikale oder domänenspezifische Anbieter mit tiefer Prozesskenntnis hätten dagegen eine stärkere Ausgangsposition. Zugleich warnt Forrester davor, daraus vorschnell das Ende des betrieblichen SaaS-Kerns abzuleiten ([Forrester](https://www.forrester.com/blogs/saas-as-we-know-it-is-dead-how-to-survive-the-saas-pocalypse/)). Diese Unterscheidung ist wichtiger als das Schlagwort. Ein isoliertes Tool, das Daten in wenigen Feldern erfasst und wieder auflistet, kann tatsächlich austauschbar werden. Je stärker Software jedoch Regeln, Rollen, Daten und Folgeprozesse verbindet, desto weniger lässt sich ihr Wert an Screenshots oder einer Featureliste ablesen. Für Käufer ist das eine gesunde Entwicklung. SaaS-Anbieter müssen klarer zeigen, welchen laufenden Nutzen sie stiften. Auch bestehende Verträge verdienen eine nüchterne Prüfung: Welche Prozesse hängen am Produkt? Welche Verantwortung übernimmt der Anbieter? Welche Risiken reduziert er? Und wie aufwendig wäre ein realistischer Ersatz, nicht nur ein ähnlicher Bildschirm? ## Der Aha-Effekt: AI verbilligt Code, nicht Verantwortung Um SaaS in einer AI-geprägten Welt zu bewerten, hilft aus unserer Sicht ein Modell mit drei Wertschichten. ### Schicht 1: Die sichtbare Funktion Das ist der Teil, den man in einer Demo sieht: Formulare, Tabellen, Filter, Dashboards und Workflows. Genau hier ist AI besonders stark. Sie kann Oberflächen entwerfen, Datenmodelle erzeugen, APIs anbinden und einen überzeugenden ersten Stand liefern. Diese Schicht wird günstiger. Funktionen, die ausschließlich dort leben, werden leichter kopierbar und damit wirtschaftlich austauschbarer. ### Schicht 2: Die Domänenlogik Darunter liegt das Wissen darüber, was Daten bedeuten und wie Sonderfälle zusammenhängen. Bei Zeiterfassung betrifft das beispielsweise Arbeitszeit und Projektzeit, verrechenbare und nicht verrechenbare Leistungen, Freigaben, Korrekturen, Teilzeitmodelle, Abwesenheiten, Stichtage und Abrechnung. Diese Logik entsteht nicht dadurch, dass ein Modell guten Code schreibt. Sie muss spezifiziert, zwischen Fachbereichen abgestimmt, getestet und über Jahre weiterentwickelt werden. Oft steckt der eigentliche Produktwert nicht im Normalfall, sondern in den vielen Ausnahmen, die im Alltag zuverlässig funktionieren müssen. ### Schicht 3: Die übernommene Verantwortung Die dritte Schicht wird in Produktdemos kaum sichtbar. Wer hält das System verfügbar? Wer spielt Sicherheitsupdates ein? Wer stellt Daten wieder her? Wer reagiert, wenn sich eine Schnittstelle ändert? Wer prüft Berechtigungen, dokumentiert Änderungen und unterstützt Anwender? Genau hier liegt der Kern der Make-or-Buy-Entscheidung. AI kann Aufgaben in allen drei Schichten beschleunigen. Sie übernimmt aber keine Verantwortung für das Ergebnis. Die Kostenkurve für Code fällt schneller als die Kostenkurve für Verantwortung. Dadurch entsteht eine Verantwortungslücke: Ein System ist schneller gebaut, als eine Organisation bereit ist, es dauerhaft zu verantworten. Das ist aus unserer Sicht der wichtigste Effekt der SaaSpocalypse. Der Wert belastbarer Software verschwindet nicht. Er verschiebt sich von der reinen Implementierung hin zu Domänenwissen, Governance und verlässlichem Betrieb. ## Warum diese Unterscheidung bei Zeiterfassung besonders wichtig ist Eine einfache Zeiterfassungsmaske ist schnell prototypisiert: Datum, Projekt, Tätigkeit, Dauer, speichern. In einem professionellen Dienstleistungsunternehmen ist damit jedoch erst ein kleiner Teil des Problems gelöst. ### Eine Korrektur zeigt die versteckte Komplexität Nehmen wir einen unspektakulären Vorgang: Eine Mitarbeiterin korrigiert einen Zeiteintrag aus dem Vormonat. Auf der Oberfläche ist das eine Änderung von zwei Feldern. Im Prozess stellen sich sofort weitere Fragen: * War der Monat bereits freigegeben oder abgeschlossen? * Ist die Leistung schon in eine Kundenrechnung eingeflossen? * Ändert sich dadurch die Projektmarge oder Nachkalkulation? * Muss eine Führungskraft die Korrektur erneut genehmigen? * Wer darf den ursprünglichen und den geänderten Wert sehen? * Bleibt nachvollziehbar, wann und warum die Änderung erfolgt ist? * Muss die Korrektur an ein anderes System übertragen werden? Keine dieser Fragen ist exotisch. Zusammen machen sie aus einer Eingabemaske ein betriebliches System. Genau diese Kette wird bei einem schnellen Prototyp leicht übersehen, weil der Happy Path überzeugend aussieht, lange bevor die Ausnahmen spezifiziert sind. ### Ein Datensatz, viele Konsequenzen Erfasste Zeiten können in Kundenabrechnung, Nachkalkulation, Kapazitätsplanung und Projektsteuerung einfließen. Sie helfen, Plan und Ist zu vergleichen, Überlastung sichtbar zu machen und Leistungen fair zuzuordnen. Fehler bleiben deshalb selten auf die Eingabe beschränkt. Sie erscheinen später als Rückfrage in der Buchhaltung, als unplausible Marge oder als falsche Managementinformation. Gute Zeiterfassung sollte dabei nicht als Überwachungsinstrument verstanden werden. Für IT-Dienstleister schafft sie eine gemeinsame, möglichst verlässliche Datengrundlage. Mitarbeitende können Leistungen nachvollziehbar dokumentieren, Projektleitungen erkennen Abweichungen frühzeitig und die Geschäftsführung muss nicht ausschließlich auf Bauchgefühl vertrauen. ### Arbeitszeit und Datenschutz sind keine nachträglichen Features Der Europäische Gerichtshof hat im Urteil C-55/18 festgehalten, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Wie dies national konkret umgesetzt wird, ist eine eigene rechtliche Frage. Für die Systementscheidung zeigt das Urteil aber, welchen Stellenwert Verlässlichkeit und Zugänglichkeit haben ([EuGH](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). Zeiterfassungsdaten sind außerdem personenbezogene Daten. Artikel 25 DSGVO verlangt, Datenschutz bereits bei der Gestaltung der Verarbeitung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen zu berücksichtigen. Dazu gehören geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sowie der Grundsatz der Datenminimierung ([EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL-DE-EN/TXT/?from=EN\&uri=CELEX%3A32016R0679)). Das ist keine Rechtsberatung, aber ein klarer Hinweis: Berechtigungen, Sichtbarkeit, Aufbewahrung und Zweckbindung gehören in die Spezifikation, nicht auf eine spätere Wunschliste. ## Was AI in der Softwareentwicklung tatsächlich verändert AI Coding ist weder bloßer Hype noch ein automatischer Ersatz für Softwareprodukte. Sie verschiebt, wo Aufwand entsteht. McKinsey beschreibt AI in der Softwareentwicklung als tiefgreifenden Produktivitätsschub. Entscheidend ist aber die Einordnung: Erfolgreiche Organisationen verteilen nicht einfach ein Coding Tool. Sie gestalten den gesamten Entwicklungsprozess neu. AI Agents benötigen strukturierte Anforderungen, klare Akzeptanzkriterien, Architekturkontext und nichtfunktionale Erwartungen wie Sicherheit und Zuverlässigkeit. Menschen geben Richtung und Grenzen vor, prüfen Ergebnisse und verantworten Qualität ([McKinsey](https://www.mckinsey.com/capabilities/tech-and-ai/our-insights/the-ai-revolution-in-software-development)). Das deckt sich mit unserer praktischen Einschätzung. Je schneller Code entsteht, desto wichtiger werden Entscheidungen darüber, **was** gebaut werden soll, **wer** es prüft und **wie** es betrieben wird. AI kann Implementierung, Tests und Dokumentation beschleunigen. Sie ersetzt aber nicht die Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Projektleitung, HR, Buchhaltung, Datenschutz und IT. Auch die Produktivitätswirkung hängt stark vom Kontext ab. METR untersuchte 2025 erfahrene Open-Source-Entwickler bei Aufgaben in ihnen gut bekannten Repositories. In diesem konkreten Versuchsaufbau benötigten Entwickler mit AI-Unterstützung im Mittel 19 Prozent länger. Gleichzeitig betont METR ausdrücklich, dass daraus keine allgemeine Aussage über alle Entwickler, Werkzeuge oder Anwendungsszenarien folgt ([METR](https://metr.org/blog/2025-07-10-early-2025-ai-experienced-os-dev-study/)). Die Managementlehre lautet daher nicht, AI sei langsam. Produktivitätsannahmen müssen im eigenen Kontext überprüft werden. Ein schneller Prototyp beweist weder niedrigere Gesamtkosten noch ausreichende Qualität im Dauerbetrieb. Sichere Softwareentwicklung bleibt ebenfalls ein Prozess. Das Secure Software Development Framework von NIST umfasst unter anderem die Vorbereitung der Organisation, den Schutz der Software, sichere Entwicklung und die Reaktion auf verbleibende Schwachstellen. NIST beschreibt diese Praktiken ausdrücklich als Aufgaben, die in den Entwicklungslebenszyklus integriert und kontinuierlich verbessert werden müssen ([NIST](https://csrc.nist.gov/Projects/ssdf)). ## Der faire Vergleich: Produktbetrieb gegen Produktbetrieb Wer eine SaaS-Zeiterfassung mit einer intern erzeugten Demo vergleicht, vergleicht unterschiedliche Reifegrade. Für eine belastbare Make-or-Buy-Entscheidung müssen auf beiden Seiten dieselben Verantwortungsbereiche stehen. | Verantwortungsbereich | Frage an SaaS-Anbieter und Eigenentwicklung | | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Domänenlogik** | Sind Arbeitszeit, Projektzeit, Abrechnung, Freigaben und Korrekturen konsistent abgebildet? | | **Betriebssicherheit** | Wer überwacht Verfügbarkeit, Backups, Updates und Wiederherstellung? | | **Datenschutz** | Wie werden Datenminimierung, Zugriffe, Löschung und Aufbewahrung umgesetzt? | | **Berechtigungen** | Wer darf welche Daten sehen, ändern, freigeben oder auswerten? | | **Nachvollziehbarkeit** | Bleiben Änderungen, Freigaben und Korrekturen prüfbar? | | **Integrationen** | Wer hält Schnittstellen zu Buchhaltung, HR und Projektwerkzeugen stabil? | | **Wartung** | Wer reagiert auf neue Anforderungen, Sicherheitslücken und technische Abhängigkeiten? | | **Produktverantwortung** | Wer priorisiert, testet, dokumentiert, schult und unterstützt die Anwender? | Bei SaaS werden diese Aufgaben nicht automatisch gut gelöst. Sie werden aber zu prüfbaren Bestandteilen der Anbieterbewertung. Bei einer Eigenentwicklung landen sie häufig verteilt bei der internen IT und den Fachbereichen. Genau diese laufenden Aufwände und Opportunitätskosten gehören in die Rechnung. Unser Beitrag zu [Make or Buy bei Zeiterfassungssystemen](/de/blog/make-or-buy-zeiterfassung/) vertieft diese Perspektive. ## Der Produktverantwortungstest für das Management Vor der Entscheidung, eine Zeiterfassung selbst zu entwickeln, würden wir sieben Fragen schriftlich beantworten: 1. **Produktverantwortung:** Wer besitzt das Produkt intern und darf Anforderungen verbindlich priorisieren? 2. **Kapazität:** Welche feste Entwicklungs- und Wartungskapazität steht auch dann zur Verfügung, wenn Kundenprojekte drängen? 3. **Betrieb:** Wer trägt Verantwortung für Verfügbarkeit, Backups, Wiederherstellung und Vorfälle? 4. **Governance:** Wer definiert Rollen, Datenschutzregeln, Freigaben und nachvollziehbare Korrekturen? 5. **Qualität:** Welche Reviews, automatisierten Tests und Abnahmekriterien gelten für AI-generierten und manuell geschriebenen Code? 6. **Lebenszyklus:** Wer aktualisiert Abhängigkeiten und Schnittstellen in drei, fünf oder acht Jahren? 7. **Ausstieg:** Wie lassen sich Daten vollständig exportieren und in ein Nachfolgesystem überführen? Wenn diese Fragen überzeugend beantwortet sind, kann Eigenentwicklung eine gute Entscheidung sein. Wenn die Antworten hauptsächlich „macht unsere IT nebenbei“ lauten, ist nicht das Coding das größte Risiko, sondern die ungeklärte Produktverantwortung. Gerade für IT-Dienstleister sind außerdem Opportunitätskosten relevant. Die gleichen Fachkräfte könnten Leistungen für Kunden erbringen oder am eigenen Angebot arbeiten. Eine Eigenentwicklung sollte deshalb eine bewusste strategische Entscheidung für ein internes Produkt sein, nicht das Nebenprodukt eines überraschend überzeugenden Prototyps. ## Wann Eigenentwicklung sinnvoll sein kann Es wäre unseriös zu behaupten, SaaS sei immer überlegen. Ein eigenes System kann sinnvoll sein, wenn der Prozess eng begrenzt ist, echte Differenzierung schafft und dauerhaftes Produktverantwortungsvermögen vorhanden ist. Auch eine kleine interne Anwendung, die Daten aus vorhandenen Systemen zusammenführt oder einen spezifischen Arbeitsschritt automatisiert, kann mit AI sehr wirtschaftlich sein. Die entscheidende Frage ist, **wo** selbst entwickelt wird. Muss wirklich der gesamte Kern neu entstehen? Oder reicht eine eigene Erweiterung, Integration oder Auswertung rund um ein etabliertes System? Aus unserer Sicht wird die zweite Variante attraktiver. AI macht individuelle Erweiterungen günstiger, während eine Standardlösung die wenig differenzierenden, aber verantwortungsvollen Grundlagen trägt. Das ist keine Entscheidung gegen AI. Es ist eine bewusstere Arbeitsteilung. ## Was eine zukunftsfähige SaaS-Zeiterfassung liefern muss Eine SaaS-Lösung ist weiterhin sinnvoll, wenn sie drei Eigenschaften verbindet. ### Ein stabiler, verlässlich betriebener Kern Grundlegende Funktionen und Daten müssen konsistent, abgesichert und wartbar sein. Dazu gehören nicht nur Zeiteinträge, sondern auch Rollen, Korrekturprozesse, Auswertungen und der laufende technische Betrieb. Der Anbieter übernimmt Produktverantwortung und muss nachvollziehbar darlegen können, wie er sie erfüllt. ### Domänenwissen statt bloßer Funktionsmenge Für professionelle Dienstleister zählt nicht die längste Featureliste. Relevant ist, ob ein Produkt die Zusammenhänge zwischen Leistungserfassung, Projektsteuerung, Abrechnung und Arbeitszeit versteht. Domänenlogik ist besonders wertvoll, wenn sie typische Fehler verhindert und konsistente Folgeprozesse ermöglicht. ### Anpassbarkeit für das eigene Geschäftsmodell Standardisierung endet dort, wo sich Unternehmen sinnvoll unterscheiden. Projektstrukturen, Freigaben, Pflichtfelder, Auswertungen und Integrationen variieren. Eine starre SaaS-Lösung kann deshalb ebenso problematisch sein wie eine vollständige Eigenentwicklung. Unsere Position bei time cockpit ist ein anpassbares SaaS-Produkt mit stabilem Kern. Individuelle Prozesse sollen nicht durch einen kompletten Neubau erzwungen werden. Gleichzeitig darf Anpassbarkeit nicht bedeuten, dass jedes Unternehmen Betrieb, Wartung und Grundlagen selbst übernehmen muss. Wie wir dieses Prinzip verstehen, beschreiben wir ausführlicher im Erfahrungsbericht über [Anpassbarkeit in SaaS-Software](/de/blog/anpassbarkeit-saas-tools). AI passt gut in dieses Modell. Sie kann helfen, Anforderungen zu präzisieren, Erweiterungen schneller zu entwerfen oder spezifische Automatisierungen umzusetzen. Sie ist dann ein Werkzeug innerhalb eines verantworteten Systems, nicht dessen Ersatz. Wer die Eigenentwicklungsoption konkreter prüfen möchte, findet dazu unseren Beitrag [Zeiterfassung selbst programmieren mit AI](/de/blog/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai/). ## Fazit: Der Wert von SaaS wandert nach oben Die SaaSpocalypse-Kritik stellt eine berechtigte Frage: Welchen dauerhaften Wert liefert ein SaaS-Anbieter noch, wenn AI einzelne Funktionen immer schneller erzeugen kann? Für austauschbare horizontale Tools kann die Antwort unangenehm ausfallen. Bei Zeiterfassung entsteht der wesentliche Wert jedoch nicht allein in der Eingabemaske. Er liegt in Domänenlogik, belastbaren Daten, Datenschutz, Berechtigungen, Integrationen, Nachvollziehbarkeit, Anpassbarkeit und laufender Wartung. AI macht diesen Wert nicht kleiner. Sie macht sichtbarer, welcher Teil eines Produkts bislang nur Implementierungsaufwand war und welcher Teil echte, laufend übernommene Verantwortung ist. Die Managementfrage lautet deshalb nicht mehr nur „Build or Buy?“, sondern: **Welche Produktverantwortung wollen wir selbst übernehmen, und für welche Verantwortung bezahlen wir bewusst einen SaaS-Anbieter?** ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Warum Projektzeiterfassung mehr leistet als eine Stechuhr > Stechuhr oder Projektzeiterfassung? Warum projektorientierte Teams mit Kontext, Kennzahlen und digitale Zeiterfassung besser steuern. Jan 21, 2026 von Alexander Huber ![Warum Projektzeiterfassung mehr leistet als eine Stechuhr](/_astro/clock-in-vs-project-time-tracking.de.DMxduIhZ_Z2qeWrI.webp) Wenn über Zeiterfassung gesprochen wird, denken viele immer noch an die Stechuhr: eine Karte, ein Pieps, fertig. In unserer Arbeitswelt, die hybrid, mobil und wissensintensiv geworden ist, führt diese Gleichsetzung schlichtweg in die Irre. Für Unternehmen, die Projekte bzw. Leistungen verkaufen und Ergebnisse liefern, ist Projektzeiterfassung kein ‘nice to have’, sondern der Motor für Transparenz, Abrechnungssicherheit, Steuerbarkeit und Wachstum. In diesem Beitrag versuchen wir aus unserer Erfahrung heraus nüchtern zu erklären, warum die Stechuhr ihren Platz hat, aber die digitale Zeiterfassung mit Projektbezug den Unterschied macht und wie time cockpit das praktisch löst. ℹ️ Lese-Tipp: Wie stark der Kontext zählt, zeigen Kennzahlen aus der Projektzeiterfassung, etwa Auslastung, Verrechnungsgrad oder Deckungsbeiträge. Einen Überblick liefert etwa unser Beitrag zu [wichtigen Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/). ## Was die Stechuhr kann und wo sie an Grenzen stößt Historisch wurde die Stechuhr für Fertigung, Schichtarbeit und Präsenzkontrolle gebaut. Sie dokumentiert Beginn, Ende und Pausen. Für Lohnabrechnung im Stundenmodell ist das solide. Doch in projektorientierten Umgebungen ohne festen Ort und mit wechselnden Aufgaben fehlt der Kontext: Wofür sind die Stunden entstanden, welcher Kunde, welche Aufgabe, war die Zeit abrechenbar? Genau hier setzt digitale Zeiterfassung mit Projektbezug an. ## Warum die Stechuhr für Projektarbeit nicht reicht Ein Projekt braucht Antworten, die eine Stechuhr nicht liefern kann. Ohne Projektzeiterfassung bleibt Projektcontrolling blind, Nachkalkulation wird zum Ratespiel und Abrechnungssicherheit hängt vom Gedächtnis einzelner ab. Wer nur Anwesenheit misst, kann Nutzen, Qualität und Wirtschaftlichkeit kaum belegen, ganz zu schweigen vom Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. ## Was moderne Zeiterfassung leisten muss Moderne Projektzeiterfassung beantwortet nicht nur „wie lange?“, sondern vor allem „woran?“. Sie ordnet Arbeitszeit Projekten, Aufgaben und Aufwandstypen zu, unterscheidet abrechenbar versus intern und liefert damit die Grundlage für Projektcontrolling, Nachkalkulation und vorausschauende Auslastungsplanung. Sie funktioniert überall: im Büro, unterwegs, beim Kunden, im Homeoffice , also dort, wo Hybrid Work gelebter Alltag ist. Eine stationäre Stechuhr am Eingang hilft da wenig; eine digitale Zeiterfassung mit Apps und Webzugang schon. Und sie verknüpft Zeit mit Wert: Budgetverbrauch, Fortschritt, Risiken. So entstehen Frühwarnsignale und ein belastbarer Leistungsnachweis, die Basis für transparente Kundengespräche und planbare Margen. Wenn wir heute von **Hybrid Work** sprechen, meinen wir nicht einfach nur „ein bisschen Homeoffice“. In der Forschung wird Hybrid Work als **Arbeitsmodell mit flexiblen Arbeitsorten** beschrieben, das Präsenzarbeit, Homeoffice und andere mobile Arbeitsformen kombiniert und bewusst organisiert werden muss (vgl. [MDPI, *Administrative Sciences*](https://www.mdpi.com/2076-3387/13/6/150)). Entscheidend ist dabei: Hybrid Work ist **weniger eine Ortsfrage als eine Organisationsfrage**. Studien zeigen, dass hybride Arbeitsmodelle vor allem neue Anforderungen an Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination stellen. Arbeit findet häufiger verteilt und asynchron statt, Abstimmungen verlagern sich in digitale Werkzeuge wie Kalender, Ticketsysteme, Chats und virtuelle Meetings (vgl. [SpringerLink](https://link.springer.com/article/10.1007/s41449-024-00430-9)). Diese organisatorischen Veränderungen wirken sich unmittelbar auf die Erfassung und Bewertung von Arbeit aus. Durch hybride Arbeitsformen fallen **Anwesenheit und Leistung seltener zusammen**, der **Kontext zwischen Projekten, Aufgaben und Tätigkeiten wechselt häufiger**, und ohne klare Zuordnung entstehen schnell Unklarheiten bei **Budgetierung, Abrechnung und Leistungsnachweisen** (vgl. [SpringerLink](https://link.springer.com/article/10.1007/s41449-024-00430-9)). ## Unser Ansatz: Zeiterfassung, die zur Arbeit passt Gerade in hybriden und wissensintensiven Arbeitsformen ist es schwierig, alle Tätigkeiten im Blick zu behalten und vollständig zu erfassen. Viele Aufgaben entstehen verteilt über den Tag, wechseln häufig den Kontext und lassen sich im Nachhinein nur schwer rekonstruieren. Genau hier setzt Activity Tracking an. Der [Activity Tracker](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) funktioniert dabei wie ein **digitaler Assistent**, der im Hintergrund automatisch mitläuft und den Arbeitstag strukturiert begleitet. Er sammelt lokale Aktivitäten und stellt sie übersichtlich als persönliches Aktivitätslog bereit – ausschließlich als Gedächtnisstütze für die spätere Zeitbuchung. Time cockpit stellt die Daten die vom Activity Tracker gesammelt wurden grafisch im Zeiterfassungskalender dar (z.B. geöffnete Dateien/Fenster/Applikationen Kalender, E-Mails etc.) und hilft beim Erinnern: „Was habe ich heute eigentlich alles gemacht?“ Der Mensch entscheidet, was er bucht. Das ist keine Überwachung, sondern eine Arbeitserleichterung, die lückenlose Projektzeiterfassung möglich macht. Besonderer Fokus liegt dabei auf **Sicherheit und Privatsphäre**: Das Aktivitätslog wird **verschlüsselt gespeichert** und ist **hoch­sicher ausschließlich für die jeweilige Person selbst einsehbar**. Es findet keine automatische Übermittlung an Vorgesetzte oder Dritte statt – volle Kontrolle und Transparenz bleiben jederzeit beim Nutzer. ℹ️ **Hinweis:** Für das Activity Tracking ist eine **separate Komponente erforderlich**, die lokal auf dem jeweiligen Gerät installiert wird. Erst diese installierte Anwendung ermöglicht das automatische Erfassen der Aktivitäten und stellt das persönliche, verschlüsselte Aktivitätslog bereit. Siehe dazu unsere [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com/doc/getting-started/installation-instructions.html). ### Projekt- und Aufgabenbezug statt reine Präsenz Jede Zeit bekommt Kontext: Projekt → Tätigkeit → Aufgabe → Aufwandstyp. Das sorgt für saubere Abrechnungen und macht Nachkalkulation realistisch. Gleichzeitig bleibt digitale Zeiterfassung schnell: Musterbuchungen, moderner Kalender mit Shortcuts und modernen Interaktionsparadigmen, mobile Erfassung. Wer Ergebnisse verkauft, braucht mehr als eine Stechuhr. ### Feingranulare Auswertungen, die Entscheidungen tragen Mit Berichten auf Projekt- und Task-Ebene liefert Projektzeiterfassung die Kennzahlen, die Führungskräfte wirklich brauchen: Verrechnungsgrad, Deckungsbeitrag, Plan-Ist-Abweichungen, Forecasts. **Lesetipp:** Welche Kennzahlen Projektzeiterfassung wirklich aussagekräftig machen, von Verrechnungsgrad über Deckungsbeitrag bis zu Plan-Ist-Abweichungen und Forecasts, zeigt dieser Beitrag im Detail:\ 👉 [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) ### Zukunftssicher: Compliance ohne Bürokratie Ob EU-Vorgaben oder nationale Regeln: Eine digitale Zeiterfassung schafft verlässliche Daten und automatische Prüfungen, damit Arbeitszeiten, Pausen und Zuschläge eingehalten werden. Für Führungsteams heißt das: weniger Diskussion, mehr Evidenz und ein Leistungsnachweis, der Rechnungen, Audits und Projektcontrolling gleichermaßen trägt. Klar ist: In der Europäischen Union ist eine **Zeiterfassungspflicht gesetzlich verankert**: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur **Erfassung der täglichen Arbeitszeit** einzurichten. Auch in Österreich besteht diese Pflicht, wie in diesem Beitrag erläutert wird: [Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). Digitale Systeme erfüllen diese Vorgaben automatisch und reduzieren gleichzeitig den Verwaltungsaufwand. ## Wo die Stechuhr glänzt Die Stechuhr bleibt nützlich in Schichtbetrieben, Produktion und Zutrittssystemen: einfach, robust, kostengünstig. Wer Anwesenheit verwalten muss, bekommt ein Basissystem. Für projektorientierte Unternehmen mit Beratung, Entwicklung oder Kreation reicht das jedoch nicht: Dort entscheidet Projektzeiterfassung über Planbarkeit, Margen und Wachstum. Eine moderne digitale Zeiterfassung kann Zutritt und Projekte verbinden, muss aber nicht. Eine Stechuhr liefert nicht nur Informationen zur Arbeitszeit, sondern implizit auch zur **Anwesenheit von Personen im Gebäude oder auf dem Betriebsgelände** – sie zeigt, wer da ist und wer nicht. Das ist für Unternehmen nicht nur organisatorisch relevant, sondern auch aus **Sicherheits- und Notfallperspektive** ein Vorteil: Im Brand- oder Evakuierungsfall lässt sich schneller feststellen, ob sich noch Personen im Gebäude befinden, was die Koordination mit Einsatz- und Rettungskräften erleichtert und Teil der betrieblichen Fürsorgepflicht ist. Gerade größere Unternehmen setzen deshalb nach wie vor auf **Stempel- oder Zeiterfassungsterminals**, insbesondere wenn sie sowohl Produktionsmitarbeiter:innen als auch White-Collar-Worker beschäftigen. In solchen Organisationen gibt es häufig interne IT- oder Verwaltungsabteilungen, deren Zeiten **nicht an externe Kund:innen verrechnet** werden; hier dienen die Daten aus der Stechuhr primär als Grundlage für die **Lohn- und Gehaltsabrechnung**. Gleichzeitig reicht dieses Modell in vielen Fällen nicht aus: Müssen Unternehmen zusätzlich eine **interne Leistungsverrechnung** durchführen – etwa zwischen Abteilungen, Kostenstellen oder internen Projekten – greift die reine Anwesenheitserfassung zu kurz, weil sie keinen Aufschluss darüber gibt, **wofür** die Zeit tatsächlich verwendet wurde. Dafür ist eine **Projekt- oder Leistungszeiterfassung** notwendig (siehe: [Projektzeiterfassung meets interne Leistungsverrechnung](/de/blog/projektzeiterfassung-meets-interne-leistungsverrechnung/)). ℹ️ Einige unserer Kunden entscheiden sich daher für einen **hybriden Ansatz**: Sie erfassen ihre Zeiten lückenlos in *time cockpit* (Projektzeit entspricht Anwesenheit), importieren zusätzlich die Daten aus dem Zeiterfassungsterminal und stellen so sicher, dass sowohl die **vollständige Anwesenheit** als auch die **inhaltliche Zuordnung der Arbeitszeit** korrekt abgebildet sind. ## Vom Stempeln zum Steuern – der Weg dorthin **Wichtig vorab:** Wenn Projekt- und Anwesenheitszeiterfassung über **ein einziges System** abgebildet werden sollen, gilt die Grundregel **„Projektzeit = Arbeitszeit“**. Das setzt voraus, dass **lückenlos gebucht** wird. „Projekt“ meint dabei nicht nur Kunden- oder abrechenbare Projekte, sondern auch **interne Tätigkeiten** wie Administration, Marketing, HR oder interne IT – jeweils als eigene **interne Projekte**. Entstehen Buchungslücken, werden diese systemisch als **nicht gearbeitete Zeit** interpretiert. Genau deshalb ist Vollständigkeit keine Detailfrage, sondern die **Grundlage** dieses Ansatzes. Auf dieser Grundlage gelingt der Umstieg, wenn der Kontext zuerst steht und die Technik ihm folgt. Definieren Sie eine Projektstruktur (Projekt → Tätigkeit → Aufgabe → Aufwandstyp) und legen Sie fest, was als abrechenbar gilt, welche Budgets überwacht werden und welche [Kennzahlen Ihr Projektcontrolling](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) wirklich braucht (z. B. Verrechnungsgrad, Plan-Ist-Abweichungen, Forecast). Richten Sie anschließend Rollen und Rechte so ein, dass interne wie externe Mitarbeitende genau das sehen und buchen, was sie sollen – nicht mehr, nicht weniger. Für Hybrid-Work-Szenarien kombinieren Sie schnelle Erfassung (browserbasiert und grafisch) mit Activity Tracking als Gedächtnisstütze, ohne Überwachung: Vorschläge helfen, der Mensch entscheidet. So wird aus Zeiterfassung ein **Steuerungsinstrument** – transparent, rechtssicher und akzeptiert. ## Fazit: Weg von Präsenz, hin zu Kontext Die Stechuhr ist nicht falsch nur zu grob für Arbeit, die in Projekten Wert schafft. Projektzeiterfassung liefert Kontext, Abrechnungssicherheit und Steuerbarkeit, macht Budgets vorausschauend und Teams belastbar, und Auslastungsplanung sauber steuerbar. Oder kurz: Ohne Daten kein Vertrauen, ohne Kontext keine Steuerung. Wer jetzt von Präsenz zu Kontext wechselt, verschafft sich einen Vorsprung. ℹ️ Weiterführender Beitrag: Für eine detaillierte Entscheidungshilfe zwischen einem integrierten System und getrennten Systemen für Arbeitszeit und Projektzeiterfassung – inklusive Datenschutz, Governance und praktischen Entscheidungskriterien – lesen Sie: [Arbeits- vs. Leistungszeiterfassung: Ein System?](/de/blog/arbeitszeiterfassung-vs-leistungszeiterfassung/) ### Auf einen Blick Der erfolgreiche Umstieg von reiner Anwesenheitserfassung zur Projektzeiterfassung erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Die folgende Übersicht zeigt die wesentlichen Schritte vom Konzept bis zum produktiven Einsatz – mit besonderem Fokus auf die zentrale Grundregel „Projektzeit = Arbeitszeit”, die lückenlose Buchung voraussetzt. | Phase | Maßnahme | Wesentliche Inhalte | | ------------------- | -------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Grundregel** | Projektzeit = Arbeitszeit | Lückenlose Buchung erforderlich; alle Tätigkeiten (auch Administration, Marketing, HR, IT) als interne Projekte erfassen | | **Projektstruktur** | Projektstruktur definieren | Hierarchie: Projekt → Tätigkeit → Aufgabe → Aufwandstyp | | **Controlling** | KPIs & Budgets festlegen | Abrechenbarkeit definieren, Budgetüberwachung, Kennzahlen (Verrechnungsgrad, Plan-Ist-Abweichungen, Forecast) | | **Berechtigungen** | Rollen & Rechte einrichten | Mitarbeitende (intern/extern) sehen und buchen nur relevante Projekte | | **Erfassung** | Tools für Hybrid Work | Mobile/Browserbasierte App, Activity Tracking als Gedächtnisstütze (ohne Überwachung) | | **Testbetrieb** | Iterative Optimierung | Reale Projekte testen, Felder/Masken nachschärfen, Exporte/API prüfen, Dashboards kalibrieren | ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Für Freelancer: Zeiterfassung kostenlos starten > time cockpit kostenlos nutzen: Zeiterfassung starten. 1 Jahr gratis für Freelancer, 29 € im 1. Jahr für Teams bis 10. Praxistipps zu Excel. Feb 2, 2026 von Alexander Huber ![Für Freelancer: Zeiterfassung kostenlos starten](/_astro/time-cockpit-kostenlos.de.4kIaWkCz_Zf7uOn.webp) ## Einleitung Wer sich erstmals ernsthaft mit Zeiterfassung beschäftigt, tut das selten aus Neugier. Meist gibt es einen ganz konkreten Auslöser: Arbeitszeiten sollen nachvollziehbar werden, Projektaufwände transparenter, oder Nachweise sollen nicht länger aus dem Gedächtnis entstehen. Wir kennen diese Situation gut. Als wir vor rund 15 Jahren begonnen haben, unsere eigenen Prozesse zu professionalisieren, war die entscheidende Frage nicht: *„Was ist das beste oder schönste System?“*\ Sondern: *„Was hilft uns jetzt, ohne dass wir uns dabei überfordern?“* Genau aus dieser Erfahrung heraus haben wir Anfang Dezember 2025 unser Einstiegsmodell angepasst. In diesem Artikel erklären wir, was ein kostenloser oder sehr günstiger Start mit time cockpit konkret bedeutet, für wen ein kostenfreier Einstieg sinnvoll ist, und warum „kostenlos“ in der Praxis oft schneller teuer wird, als man erwartet. ## Kostenlos oder günstig starten: Zeiterfassung für kleine Unternehmen In Gesprächen mit Freelancern, Startups und kleinen Unternehmen begegnet uns immer wieder dieselbe Situation:\ Man weiß, dass Zeiterfassung wichtig wird – aber genau jetzt fehlen Zeit, Budget oder die Ruhe, um daraus ein eigenes Projekt zu machen. Die eigentliche Frage lautet deshalb selten *„Welches Tool ist das beste?“*, sondern eher:\ **Wie können wir sauber starten, ohne uns finanziell oder organisatorisch festzulegen, bevor klar ist, was wir wirklich brauchen?** Gerade kleinere Unternehmen stehen hier unter besonderem Druck. Prozesse sind noch im Aufbau, Rollen verändern sich laufend, und niemand möchte Geld für etwas ausgeben, das sich erst beweisen muss. Genau für diese Realität kleiner Unternehmen haben wir unsere Einstiegsmodelle gestaltet: 1. **Freelancer können time cockpit ein Jahr lang kostenlos nutzen** – ohne Funktionskürzungen und ohne künstlichen Zeitdruck. 2. **Startups und kleine Unternehmen bis 10 Mitarbeitende zahlen im ersten Jahr pauschal 29 Euro** – nicht pro Person, sondern für das gesamte Team. Das Ziel dahinter ist bewusst einfach:\ **Ein Einstieg, der kein Risiko darstellt, aber echte Nutzung ermöglicht.** Denn erst wenn Zeiterfassung im Alltag funktioniert, zeigt sich ihr tatsächlicher Wert. Die jeweils aktuellen Bedingungen halten wir bewusst auf der Pricing-Seite aktuell: [Preise](/de/preis/) ℹ️ **Praxistipp:** Der beste Start ist nicht der perfekte Prozess, sondern ein verlässlicher Rhythmus. Zeiterfassung wirkt ähnlich wie Buchhaltung, ihren echten Nutzen entfaltet sie erst dann, wenn sie regelmäßig passiert. ## Warum Zeiterfassung für kleine Teams so entscheidend ist Gerade junge Unternehmen und Teams bis etwa 30 Mitarbeitende stehen oft vor einer unangenehmen Gleichung:\ Man muss professioneller werden, gleichzeitig darf nichts den Alltag verlangsamen. Zeiterfassung ist dabei ein klassisches Reizthema, weil sie schnell nach Kontrolle klingt. In der Praxis ist sie jedoch vor allem eines: eine Grundlage, damit Teams nicht in Unklarheit, Überlastung und schlechten Entscheidungen hineinwachsen. Aus unserer Erfahrung gibt es vier typische Auslöser, warum das Thema plötzlich dringend wird: 1. **Wachstum und Dynamik**\ Heute zwei Projekte, morgen fünf. Heute kennt jeder alles, morgen braucht es Zuständigkeiten und Standards. 2. **Nachweise und Verlässlichkeit**\ Kunden, Steuerberatung, Förderstellen oder interne Reviews verlangen Zahlen, die nicht aus dem Bauchgefühl stammen. 3. **Entscheidungen brauchen Daten**\ Ohne belastbare Daten wird Priorisierung schnell zur Meinungsfrage, besonders riskant in kleinen Teams. 4. **Gesundheit und Nachhaltigkeit**\ Wenn niemand sieht, wie viel tatsächlich gearbeitet wird, fällt Überlast oft erst dann auf, wenn es zu spät ist. ## Rechtlicher Rahmen und organisatorische Realität Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Er beschreibt den Rahmen in allgemeiner Form. * In Österreich ist die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz verankert, unter anderem in § 26 AZG ([RIS § 26 AZG](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)). * Auf EU Ebene hat der Europäische Gerichtshof betont, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit benötigen ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). Aus unserer Praxis sehen wir: Zeiterfassung ist nicht nur eine Pflicht, sie ist auch ein organisatorisches Werkzeug. Das gilt besonders dort, wo Arbeitszeit stark flexibilisiert ist und Belastung zunimmt ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Arbeitszeit/Arbeitszeiterfassung)). Eine praxisnahe Zusammenfassung der Pflichten in Österreich finden Sie hier im Artikel [Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). ## Mehr als Arbeitszeit: Transparenz für Projekte und Entscheidungen Viele starten mit dem Gedanken an reine Arbeitszeiterfassung. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch meist erst einen Schritt weiter. Sobald Zeiten konsequent erfasst werden, lassen sich Fragen beantworten, die zuvor nur geschätzt wurden: * Welche Projekte binden die meiste Kapazität? * Wo entsteht interne Arbeit, die niemand eingeplant hat? * Wie viel Zeit fließt in Abstimmung, Koordination und Administration? Diese Transparenz hilft nicht nur beim Controlling. Sie erleichtert auch die Kommunikation, nach außen gegenüber Kunden und nach innen im Team. Muster werden sichtbar, bevor sie zum echten Problem werden. ## Erfahrungen aus unserer Praxis mit time cockpit ### Für wen ein kostenloser Start sinnvoll ist Aus unserer Sicht unterscheiden sich die Bedürfnisse deutlich: **Freelancer**\ Hier ist weniger die Komplexität das Problem, sondern die Konsequenz. Zeiterfassung wirkt oft wie eine Gedächtnisstütze, besonders dann, wenn Projekte wechseln und zwischendurch Angebote oder Rechnungen entstehen. **Startups und kleine Teams**\ In Teams bis zehn Personen passiert Wachstum häufig sprunghaft. Heute ist alles informell, morgen braucht es Struktur. In dieser Phase wird Zeiterfassung schnell zur Datenbasis für Entscheidungen nicht nur für die Buchhaltung. ### Warum „kostenlos“ in der Praxis oft teurer wird Kostenlos klingt attraktiv, hat aber eine Schattenseite. Wenn ein Tool oder ein Prozess nichts kostet (z.B. Excel), zahlen Teams häufig indirekt, zum Beispiel mit zusätzlicher Abstimmung, Nachtragen und Korrekturen. Dazu kommt ein zweiter Effekt, der erst später sichtbar wird: Fehlende Struktur führt zu Daten, denen niemand wirklich vertraut. Excel ist dafür ein typisches Beispiel. Als Einstieg ist es flexibel und sofort verfügbar. Sobald aber mehrere Personen parallel erfassen, Projekte und Tätigkeiten konsistent bleiben sollen und man belastbare Auswertungen braucht, wird Excel schnell mühsam. In der Praxis fehlt dann oft genau das, was ein Team entlastet: klare Zuständigkeiten, konsistente Kategorien und nachvollziehbare Änderungen. **Fünf typische Excel-Probleme in kleinen Teams:** 1. Unklare Zuständigkeiten und unterschiedliche Versionen 2. Keine Validierung, Fehler bleiben lange unentdeckt 3. Änderungen sind kaum nachvollziehbar 4. Auswertungen sind fragil und fehleranfällig 5. Zeiten fehlen oft der Kontext zu Projekten und Tätigkeiten Was wir dabei häufig sehen: Wenn Excel an seine Grenzen kommt, entstehen Schattenprozesse. Einzelne führen Zusatzlisten, schicken Summen per Mail oder notieren Zeiten in persönlichen Notizen. Das ist verständlich, führt aber fast immer zu doppelter Arbeit und Diskussionen darüber, welche Zahl gerade stimmt. ℹ️ Lesetipp: Warum Excel oft nicht reicht, haben wir ausführlich im Artikel [Projektzeiterfassung: Von Excel zu professionellen Tools](/de/blog/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden/) beschrieben. Ein nüchterner Praxistest ist deshalb nicht die Frage, ob Excel grundsätzlich möglich ist, sondern ob es Ihre aktuelle Realität trägt. Typische Signale, dass es kippt, sind: 1. Zeiten werden regelmäßig erst am Ende der Woche oder des Monats nachgetragen. 2. Projektleitung oder Buchhaltung stellt häufig Rückfragen, weil Kontext fehlt. 3. Auswertungen werden für Entscheidungen gebraucht, nicht nur für Summen. 4. Es gibt keine klare Regel, ab wann Buchungen als final gelten. 💡 In vielen Projekten sehen wir: Teams wechseln erst dann, wenn es weh tut. Der günstigere Weg ist fast immer, früher zu starten, aber bewusst klein. ### Wann der Wechsel zu einem professionellen Tool sinnvoll wird Es gibt kein „richtig“ oder „falsch“ und auch keine magische Teamgröße. Entscheidend ist, ob Ihr aktueller Ansatz noch zuverlässig Antworten liefert, ohne dass jede Auswertung zur Diskussion wird. Aus unserer Sicht sind das typische Signale: 1. Mehrere Personen erfassen Zeiten, und Rückfragen häufen sich. 2. Auswertungen werden für Entscheidungen benötigt, nicht nur für Summen. 3. Nachweise kosten intern oder extern zunehmend Nerven. 4. Es gibt keine klare Regel, wann Zeiten nachgetragen werden dürfen und wann Buchungen als final gelten. 5. Rollen und Verantwortlichkeiten fehlen, zum Beispiel wer Zeiten prüft oder wer Projekte schließt. 6. Kategorien wachsen ungeplant, Tätigkeiten werden inkonsistent, und Vergleiche über Wochen oder Projekte werden dadurch schwer. Wenn Sie zwei oder mehr davon wiedererkennen, lohnt es sich oft, früh zu standardisieren. Das muss kein Großprojekt sein. Häufig reicht ein kleiner, sauberer Standard, den das Team konsequent lebt. ### Praxis: So starten Sie in 60 Minuten Ein guter Einstieg ist einer, der morgen noch funktioniert: 1. Definieren Sie drei bis fünf Tätigkeiten, und lassen Sie es dabei. 2. Legen Sie Projekte so an, wie sie wirklich gelebt werden. 3. Machen Sie einen einwöchigen Testlauf. 4. Sehen Sie einmal pro Woche gemeinsam auf die Daten. **Eine kurze Rechnung, die viele unterschätzen:**\ Wenn jede Person im Team pro Woche nur 15 Minuten nachträgt oder korrigiert, entstehen bei acht Personen bereits zwei Stunden Zusatzaufwand. Multipliziert mit internen Kostensätzen ist das schnell mehr als jede günstige Lizenz. ## Fazit Ein kostenloser oder sehr günstiger Einstieg ist für viele der erste Schritt in ein Thema, das oft zu spät ernst genommen wird. Das ist nachvollziehbar, niemand möchte unnötige Bürokratie oder ein Tool, das man nicht braucht. Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Teams wachsen stabiler, wenn sie früh eine solide Datenbasis schaffen. Nicht perfekt, aber konsequent. ✅ **CTA:** Wenn Sie prüfen möchten, welcher Einstieg für Sie passt, sind das drei sinnvolle nächste Schritte: * [Pricing-Seite ansehen](/de/preis/), um die aktuellen Bedingungen zu prüfen. * [Account erstellen](/de/account-erstellen/), wenn Sie direkt starten möchten. * [Kostenlosen Beratungstermin vereinbaren](/de/termin-vereinbaren/), wenn Sie noch nicht sicher sind, wie Sie am besten starten. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung > Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus. Moderne Modelle kombinieren Selbstbestimmung und Rechtssicherheit ganz ohne Kontrollkultur. Dec 5, 2025 von Alexander Huber ![Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung](/_astro/time-tracking-vs-trust-based-working-time.de.GZkWT7ZW_2tHMuK.webp) Viele Unternehmen sind überzeugt: Wer Vertrauen in seine Teams hat, braucht keine Erfassung der Arbeitszeit. Dieser Gedanke wirkt auf den ersten Blick logisch, schließlich steht „Vertrauensarbeitszeit“ für Flexibilität, Selbstbestimmung und Ergebnisorientierung. Doch seit den Entscheidungen von EuGH und BAG ist klar, dass Arbeitszeit dokumentiert werden muss, unabhängig vom Modell. Der Mythos, dass Zeiterfassung Kontrolle bedeutet, hält sich dennoch hartnäckig. Siehe dazu das EuGH-Urteil (C‑55/18) [CURIA Urteilstext](https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=\&docid=214043\&pageIndex=0\&doclang=DE) und die BAG-Entscheidung [1 ABR 22/21](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/). *Aus unserer Erfahrung bei der Einführung von Zeiterfassung in Dienstleistungsunternehmen wissen wir: Vertrauen und Transparenz schließen sich nicht aus. Nein, sie bedingen sich sogar.* Dabei zeigt sich in der Praxis ein anderes Bild: Moderne Zeiterfassung kann Vertrauen sogar stärken. Sie wird nicht zum Instrument der Kontrolle, sondern zur Grundlage für Fairness, Überlastprävention und Rechtssicherheit ([Vertrauen ist gut, Erfassung ist besser. Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung im Homeoffice](https://link.springer.com/content/pdf/10.1007/s41449-023-00403-4.pdf)). Viele Organisationen stehen deshalb vor derselben Frage: Wie lässt sich Vertrauensarbeitszeit leben und gleichzeitig eine rechtssichere Erfassung gewährleisten? Genau hier beginnt die eigentliche Herausforderung. Und die Antwort lautet: Es ist nicht nur möglich, sondern notwendig. Die Frage ist nicht ob, sondern wie. ***Hinweis:** Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Alle Informationen wurden sorgfältig recherchiert, ersetzen jedoch keine individuelle juristische Beratung. Für konkrete arbeitsrechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsabteilung, die Wirtschaftskammer oder eine fachkundige Anwaltskanzlei.* ## 1. Mythos vs. Realität – was Unternehmen häufig falsch einschätzen Der Satz *„Wir haben Vertrauensarbeitszeit, deswegen brauchen wir keine Erfassung“* begegnet uns bei HR-Teams regelmäßig. Tatsächlich bedeutet Vertrauen im modernen Kontext aber nicht, dass niemand dokumentiert, wann und wie lange gearbeitet wurde. ℹ️ Vertrauen heißt vielmehr: keine Kontrolle der Präsenz, keine Vorgaben zu starren Zeiten, keine Überwachung von Beginn und Ende. Doch seit dem EuGH Urteil Zeiterfassung von 2019 sowie der BAG-Auslegung von 2022 müssen Unternehmen Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentieren. Das gilt auch für flexible Modelle, Remote Work und hybride Teams. Diese rechtliche Realität schließt Vertrauensarbeitszeit nicht aus, sie definiert sie lediglich neu. Die Debatte zeigt auch, wie wichtig ein gemeinsames Verständnis von „Vertrauen“ ist. In der modernen Arbeitswelt bedeutet Vertrauen nicht Abwesenheit von Regeln, sondern Eigenverantwortung innerhalb eines verlässlichen Rahmens – wie auch der Europäische Gerichtshof betont ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). 👉 Die Frage ist nicht, ob dokumentiert wird, sondern wie flexibel das Arbeitszeitmodell bleibt. ## 2. Was bedeutet Vertrauensarbeitszeit wirklich? Viele Unternehmen nutzen den Begriff, ohne eine einheitliche Definition zu haben. Allgemein versteht man darunter ein Modell, bei dem der Arbeitgeber keine Kontrolle über die tägliche Arbeitsdauer ausübt. Das Ergebnis zählt, nicht die Anwesenheit. Mitarbeitende entscheiden frei, wann sie beginnen, Pausen machen oder ihren Tag strukturieren. ⚠️ Vertrauensarbeitszeit bedeutet aber nicht, dass niemand prüft, ob gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Ruhezeiten, Pausen, Höchstarbeitszeiten – all das bleibt bestehen. Das gilt sowohl in Deutschland (nach ArbZG) als auch in Österreich (nach AZG), sodass eine [Arbeitszeitdokumentation in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) genauso obligatorisch ist wie in Deutschland. Gerichte haben dies klargemacht: Dokumentation ist Pflicht, unabhängig von Kultur oder Modell. **Tipp:** Vertrauensarbeitszeit ist ein Kulturprinzip, kein rechtlicher Ersatz für Zeiterfassung. ## 3. Vereinbarkeit mit EuGH und BAG: warum beide Modelle zusammengehören Das EuGH-Urteil von 2019 („Stechuhr-Urteil“) stellte eindeutig fest, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Arbeitszeit zu erfassen. Die Entscheidung des BAG von 2022 folgte derselben Linie: Unternehmen müssen ein System bereitstellen, das eine systematische Erfassung ermöglicht. Viele Führungskräfte befürchten daher, Vertrauensarbeitszeit sei nicht mehr möglich. Doch diese Annahme ist falsch. Die Gerichte greifen nicht in die Kultur ein, sie verlangen lediglich, dass Arbeitszeit transparent dokumentiert wird. Der entscheidende Punkt: Vertrauen bedeutet, nicht wie oder wann gearbeitet wird zu kontrollieren. Zeiterfassung bedeutet, was gearbeitet wurde rechtssicher zu dokumentieren. Beides kann koexistieren. *Wir sehen bei unseren Kunden, dass eine transparente Erfassung nicht nur rechtlich hilft, sondern auch ein wichtiger Hebel für bessere Teamführung ist etwa, um Burnout-Risiken frühzeitig zu erkennen.* **Tipp:** Zeigen Sie Teams klar auf, dass Erfassung rechtlich notwendig, aber kein Kontrollmechanismus ist. ## 4. Vorteile & Herausforderungen der Vertrauensarbeitszeit Vertrauensarbeitszeit schafft Freiraum: flexibles Arbeiten, weniger Mikromanagement, individuelle Zeitgestaltung. Das steigert Motivation und Arbeitgeberattraktivität. Gleichzeitig entstehen neue Risiken und genau diese werden häufig unterschätzt. Zu den größten Vorteilen zählen Selbstbestimmung, höhere Zufriedenheit und die Möglichkeit, Leistungsphasen besser zu nutzen. Auf der anderen Seite stehen Herausforderungen wie potenzielle Überlastung, unsichtbare Überstunden oder verwischende Grenzen zwischen Beruf und Freizeit. Gerade ohne transparente [Arbeitszeiterfassungerfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) besteht das Risiko, dass niemand merkt, wenn Mitarbeitende regelmäßig zu viel arbeiten. Hier schützt Transparenz nicht den Arbeitgeber, sondern die Mitarbeitenden. Studien zeigen, dass Mitarbeitende in Vertrauensmodellen oft **mehr** arbeiten als gesetzlich erlaubt, besonders in hybriden oder Remote-Settings ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Arbeitszeit/Arbeitszeiterfassung)). **Tipp:** Stellen Sie klar: Dokumentation ist auch Schutz vor Selbstausbeutung. ## 5. Warum die klassische Stechuhr nicht mehr zeitgemäß ist Die traditionelle Stechuhr entstand in einer Welt, in der Arbeitszeit physische Präsenz bedeutete. Heute arbeiten Teams hybrid, remote und projektorientiert. Präsenz sagt kaum noch etwas über Leistung aus. Für viele Modelle ist Ein- und Ausstempeln schlicht unpraktisch und symbolisch negativ belegt. Stattdessen sollten moderne Systeme auf Kontext setzen – wie etwa Projektkontext, Fokuszeiten oder die Möglichkeit, retrospektiv zu erfassen. *Einen alternativen Ansatz zur Stechuhr liefert der Activity Tracker von time cockpit. Im Gegensatz zur klassischen Stechuhr erfasst der Activity Tracker bei time cockpit digitale Arbeitsaktivitäten automatisch und lokal – ganz ohne Präsenzkontrolle, dafür mit Fokus auf Kontext und Nutzerautonomie. → [So funktioniert Activity Tracking bei time cockpit](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/)* **Tipp:** Ersetzen Sie das mentale Bild der Stechuhr durch ein Bild moderner Datenerfassung. ## 6. Wie sich Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit kombinieren lassen Viele Unternehmen merken schnell, dass es keinen Widerspruch gibt. Mitarbeitende behalten volle Autonomie darüber, wann sie arbeiten. Die Erfassung dient ausschließlich der Transparenz, nicht der Überwachung. Sie hilft, rechtliche Vorgaben einzuhalten, ermöglicht fairere Lastverteilung und schützt vor Überlastung. Führungsteams können dadurch Muster erkennen, die ohne Daten unsichtbar bleiben. Dazu gehört z. B., wenn bestimmte Teams über Wochen hohe Spitzen haben oder wenn Überstunden still anwachsen. Transparenz ermöglicht bessere Entscheidungen, ohne den Freiheitsgrad zu verringern. 💡 Besonders in Projektorganisationen haben wir erlebt, dass eine saubere Projektzeiterfassung hilft, strategische Entscheidungen datenbasiert zu treffen, z. B. zur Kapazitätsplanung oder beim Staffing. → [Wichtige Unternehmenskennzahlen der Projektzeiterfassung](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) Zudem stärkt ein modernes [Modell für selbstbestimmte Zeiterfassung](/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/) die Gerechtigkeit im Team: Alle arbeiten flexibel und alle haben dieselbe Grundlage für faire Arbeitsverteilung. **Tipp:** Kommunizieren Sie klar, warum Erfassung kein Eingriff in Autonomie ist. ## 7. Technik, die Vertrauen stärkt Time cockpit setzt nicht auf starre Präsenzlogiken, sondern auf flexible Erfassungskonzepte. Besonders relevant für Vertrauensarbeitszeit: das [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/). Es erkennt, an welchen digitalen Aktivitäten gearbeitet wurde – ohne Überwachung, rein lokal und nur für die Mitarbeitenden sichtbar. Das erleichtert retrospektive Zeiterfassung und reduziert den mentalen Aufwand bzw. unnötiuge Aufgabenwechsel. Darüber hinaus lässt sich time cockpit an Modelle wie Gleitzeit, Projektzeit oder Vertrauensarbeitszeit anpassen. Diese Flexibilität hilft Unternehmen, Prozesse zu gestalten, ohne ihre Kultur zu verändern. *Bei time cockpit haben wir die Erfahrung gemacht, dass gerade kleinere Unternehmen von dieser Flexibilität profitieren weil sie selten eine „One Size Fits All“-Lösung brauchen. → [Anpassbare Zeiterfassung in time cockpit](/de/anpassbare-zeiterfassung/)* **Tipp:** Setzen Sie auf Systeme, die Kultur stützen statt Regeln diktieren. ## ⚠️ Vertrauensarbeitszeit und Zuschläge – ein Beispiel aus dem IT-KV in Österreich Vertrauensarbeitszeit klingt nach maximaler Flexibilität, doch genau hier zeigt sich eine rechtliche Stolperfalle: Im österreichischen IT-Kollektivvertrag (IT-KV) ist zum Beispiel geregelt, dass Arbeitszeiten **vor 06:00 Uhr und nach 20:00 Uhr** zuschlagspflichtig sind. Das gilt unabhängig davon, ob Mitarbeitende freiwillig zu diesen Zeiten arbeiten oder nicht. Konkret bedeutet das: * Für Tätigkeiten **außerhalb des Zeitfensters von 06:00–20:00 Uhr** fallen **Zuschläge oder Überstunden** an. * Auch bei Vertrauensarbeitszeit sind diese Regelungen bindend. Das Unternehmen muss also **dokumentieren können**, wann gearbeitet wurde. Das bringt Unternehmen in eine Zwickmühle: Ohne **verlässliche Zeiterfassung** ist es schwer, potenzielle Zuschläge korrekt zu berechnen. Und selbst wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeit frei einteilen, etwa im Homeoffice oder bei asynchronen Projekten, haftet das Unternehmen für die Einhaltung dieser Pflichten. 💡 Wer Vertrauensarbeitszeit ermöglichen will, braucht **eine rechtssichere Zeiterfassung**, die Arbeitszeiten im Detail abbildet und das nicht nur aus Compliance-Gründen, sondern auch um Nachzahlungen oder arbeitsrechtliche Risiken zu vermeiden. > Quelle: [IT-KV 2025, § 4 Abs. 1](https://www.wko.at/oe/kollektivvertrag/kv-informationstechnologie-2025.pdf) ## Fazit: Kein Widerspruch, sondern ein modernes Arbeitsmodell Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus. Im Gegenteil: Sie ergänzen sich. Transparenz schützt Mitarbeitende, sorgt für Rechtssicherheit und unterstützt Organisationen dabei, Arbeitslast fair zu verteilen. Moderne Tools ermöglichen flexible Erfassung, ohne in alte Kontrollmuster zurückzufallen. Zeiterfassung ist nicht nur Pflicht, sie kann auch strategischer Vorteil sein, z.B. im Recruiting („Wir dokumentieren transparent“) oder in der Kundenkommunikation („Wir zeigen genau, wofür Zeit eingesetzt wurde“). ℹ️ Weiterführender Beitrag: Was konkret passiert, wenn Unternehmen auf Zeiterfassung verzichten, ist im Beitrag [Die drei größten Risiken ohne Zeiterfassung](/de/blog/drei-groesste-gefahren-ohne-zeiterfassung/) mit Studiendaten belegt. 👉 Denken Sie Vertrauensarbeitszeit nicht als Gegenpol zur Erfassung, sondern als Kulturprinzip mit klarer Struktur. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Mehr Profitabilität mit Projektzeiterfassung für KMUs > Erfahren Sie, wie Projektzeiterfassung die Rentabilität steigert, das Vertrauen der Kunden stärkt und Ressourcen für KMUs in der DACH-Region optimiert. Praktische Tipps inklusive! Mar 10, 2025 von Alexander Huber ![Mehr Profitabilität mit Projektzeiterfassung für KMUs](/_astro/vorteile-projekt-zeiterfassung.BKzoUww8_c3Kej.webp) ### Einführung Als IT-Beratungsunternehmen kennen wir die Herausforderungen, mit denen viele kleine und mittelständische Unternehmen in der DACH-Region konfrontiert sind. Genau wie Sie haben wir uns Gedanken darüber gemacht, wie wir Projekte auf Kurs halten, Kundenerwartungen managen und unser Team nicht überlasten. Eine der wirkungsvollsten Entscheidungen, die wir früh getroffen haben, war die Einführung eines Systems zur Projektzeiterfassung. Aber seien wir ehrlich: Zeiterfassung hat einen schlechten Ruf. Mitarbeiter empfinden sie als lästig, Manager zögern, sie einzuführen, und Kunden könnten skeptisch reagieren. Lassen Sie uns einige häufige Fragen und Missverständnisse zur Projektzeiterfassung klären und herausfinden, warum sie ein echter Game-Changer für Ihr Unternehmen sein kann. #### Kurzantworten auf Ihre Fragen - **Warum sollten wir in Projektzeiterfassung investieren?** Sie ist nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein Werkzeug für Klarheit, bessere Ressourcennutzung und mehr Rentabilität. - **Lässt sich wissensbasierte Arbeit sinnvoll erfassen?** Ja, moderne Tools erfassen auch komplexe, nicht-lineare Aufgaben effektiv. - **Wie verbessert sie die Kundenbeziehung?** Detaillierte Berichte schaffen Vertrauen und rechtfertigen Rechnungen. - **Was passiert, wenn Zeiten nicht richtig erfasst werden?** Nicht erfasste Stunden führen zu Umsatzverlust und sinkenden Stundensätzen. - **Fühlt sich mein Team überwacht?** Nicht, wenn sie als Werkzeug zur Effizienzsteigerung vermittelt wird. - **Wie fangen wir an?** Klein anfangen, ein einfaches Tool wählen und schrittweise ausbauen. ### Warum sollten wir in Projektzeiterfassung investieren? “Ist das nicht nur unnötiger Verwaltungsaufwand für kleine Teams?” Wir verstehen die Bedenken. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen muss jede Entscheidung wohlüberlegt sein. Ein Zeiterfassungssystem kann wie eine zusätzliche Belastung wirken – eine, die Ihr Team vielleicht sogar ausbremst. Doch die Wahrheit ist: Zeiterfassung dient nicht dem Mikromanagement oder der Erhöhung des Verwaltungsaufwands. Sie schafft **Klarheit und Kontrolle**. Als wir die Zeiterfassung in unserem Beratungsunternehmen eingeführt haben, lief nicht alles reibungslos. Anfangs empfand das Team die Erfassung als zusätzlichen Aufwand, und auch wir haben gezweifelt. Doch schon nach wenigen Wochen wurden die Vorteile deutlich. Wir erkannten Ineffizienzen in der Projektarbeit und konnten schnelle Anpassungen vornehmen. Zum Beispiel stellten wir fest, dass ein bestimmtes Servicepaket unrentabel war, weil wir den Zeitaufwand unterschätzt hatten. Durch eine Preisanpassung wurde daraus ein profitables Angebot. Die Investition in Zeiterfassung lohnt sich, wenn sie nicht nur zur Messung, sondern zur Optimierung genutzt wird. ### Funktioniert Zeiterfassung für wissensbasierte Arbeit? “Unsere Arbeit ist nicht wiederholbar – lässt sie sich überhaupt sinnvoll erfassen?” Ja! Viele Unternehmen in der DACH-Region, insbesondere Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, arbeiten an komplexen, nicht-linearen Aufgaben. Jeder Tag ist anders, jede Aufgabe einzigartig. Gerade deshalb ist ein flexibles Zeiterfassungssystem so wertvoll. Moderne Tools erlauben die Erstellung individueller Kategorien, von abrechenbaren Kundenstunden bis hin zu internen Forschungs- und Entwicklungszeiten. In unserem Unternehmen erfassen wir beispielsweise Beratungsstunden, Projektmanagement und sogar Weiterbildungszeiten. Diese Transparenz hilft nicht nur bei der Produktivitätsmessung, sondern gibt auch Aufschluss darüber, wo wir den größten Mehrwert schaffen und wo wir uns eventuell übernehmen. Wichtig ist, Zeiterfassung als Analyseinstrument und nicht als Kontrollmechanismus zu betrachten. Richtig eingesetzt, verbessert sie die Entscheidungsfindung. ### Wie verbessert Zeiterfassung die Kundenbeziehung? “Werden meine Kunden den Daten vertrauen?” Wir waren anfangs ebenfalls skeptisch, doch unsere Kunden schätzen die Transparenz, die Zeiterfassung ermöglicht. Durch detaillierte Zeitnachweise konnten wir Rechnungen begründen und unseren Mehrwert belegen. Ein Beispiel: Ein Kunde hinterfragte, warum ein Projekt sein Budget überschritt. Dank unserer Zeiterfassung konnten wir genau nachweisen, dass zahlreiche Änderungen auf Wunsch des Kunden dazugeführt hatten. Anstatt in eine unangenehme Diskussion zu geraten, konnten wir unsere zusätzlichen Leistungen transparent darlegen. Der Kunde zahlte nicht nur die Rechnung, sondern lobte auch unsere Professionalität. ### Wie steigert Zeiterfassung Transparenz und Umsatz? “Was passiert, wenn Stunden nicht korrekt erfasst werden?” Ein Kunde von uns erlebte ein massives Problem: Er erfasste viele Stunden intern, stellte sie aber nicht in Rechnung. Über Monate hinweg summierten sich diese nicht abrechenbaren Stunden auf einen fünfstelligen Betrag. Sein tatsächlicher Stundensatz sank dadurch erheblich. Ein professionelles Zeiterfassungssystem verhindert solche Fehler. Es stellt sicher, dass alle abrechenbaren Stunden erfasst werden und ermöglicht eine bessere Rentabilitätsanalyse. ### Welche Auswirkungen hat Zeiterfassung auf das Team? “Fühlen sich Mitarbeiter dadurch überwacht?” Das ist ein berechtigtes Anliegen. Die Einführung von Zeiterfassung kann als Überwachungsinstrument missverstanden werden. Wichtig ist es, sie als Werkzeug zur Effizienzsteigerung zu vermitteln: 1. **Prioritäten setzen:** Zeiterfassung zeigt, wo Zeit am effektivsten eingesetzt wird. 2. **Stress reduzieren:** Engpässe werden sichtbar und können frühzeitig beseitigt werden. 3. **Prozesse verbessern:** Engstellen lassen sich leichter erkennen und optimieren. Unnötige, oder langwierige Aufgaben können optimiert werden. ### Fazit Zeiterfassung mag anfangs wie eine Bürde erscheinen, doch für KMUs in der DACH-Region kann sie ein entscheidendes Erfolgswerkzeug sein. Sie dient nicht nur der Stundenerfassung, sondern auch der Optimierung von Prozessen, der Verbesserung der Kundenbeziehung und der Steigerung der Rentabilität. Falls Sie noch zögern: Fangen Sie klein an und überzeugen Sie sich von den Vorteile. Sie werden überrascht sein, wie viel Klarheit und Effizienz Sie gewinnen. **Weiterführende Links:** * [Projektzeiterfassung Features](/de/projektzeiterfassung/) — wie time cockpit Abrechnung, Projektcontrolling und Auslastungsauswertungen unterstützt * [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) — wie erfasste Stunden in saubere Kundenrechnungen überführt werden * [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) — welche Kennzahlen Projektzeiten erschließen ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten > Projektzeiterfassung liefert KPIs zu Auslastung, Produktivität und Profitabilität – und unterstützt bei der gezielten Steuerung von Projekten. Jul 20, 2025 von Alexander Huber ![Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/_astro/2025-07-20-project-timetracking-kpis.de.BsgYMKVC_1klLfs.webp) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) ist mehr als nur das Erfassen von Anwesenheit – sie liefert wertvolle Kennzahlen im Unternehmen, insbesondere für IT-Dienstleister und andere White-Collar-Bereiche. Geschäftsführungen, Projektleiter:innen, HR-Verantwortliche und Controller können aus den erfassten Projektzeiten zahlreiche KPIs gewinnen, um Produktivität, Effizienz und [Rentabilität von Projekten](/de/projektzeiterfassung/) zu messen. In diesem Artikel zeigen wir, welche aussagekräftigen Kennzahlen aus der Projektzeiterfassung abgeleitet werden können und wie sie zur Steuerung des Unternehmens beitragen. (Hinweis: Fokus liegt auf Projektzeiten, nicht bloß auf Anwesenheitszeiten.) ## Ressourcenauslastung im Unternehmen Ein zentraler KPI für Dienstleistungsunternehmen ist die **Ressourcenauslastung** – also der Anteil der Arbeitszeit, den Mitarbeitende produktiv in Projekten einsetzen. Ein verbreiteter Messwert ist der *Projektstundenanteil*, etwa `Projektstunden / Gesamtarbeitszeit`, für einzelne Mitarbeiter oder das gesamte Team. So sieht man, welcher Anteil der verfügbaren Arbeitszeit tatsächlich in Projekttätigkeiten fließt. Besonders wichtig ist hierbei der **Abrechnungsgrad** (Billable Utilization): Welche **Stunden sind abrechenbar** an Kunden? Die Berechnung ist einfach: `Abrechnungsquote = (abrechenbare Stunden / verfügbare Gesamtstunden) × 100`. Beispiel: Arbeitet jemand 40 Stunden pro Woche, davon 30 Stunden an Kundenprojekten, ergibt das 75 % ([Billable Utilization: Formula, Benchmarks & How to Increase It](https://www.scoro.com/blog/billable-utilization/#:~:text=You%2520calculate%2520billable%2520utilization%2520using,this%2520formula)) abrechenbare Auslastung. Branchen-Benchmarks in Beratungen liegen oft bei *etwa 4 produktiven Tagen pro Woche* – fünf wären ideal, sind aber unrealistisch wegen administrativer Tätigkeiten ([consultport.com](https://consultport.com/de/beratung-von-morgen/11-kpis-die-ihr-beratungsunternehmen-verfolgen-sollte/#:~:text=Diese%2520Kennzahl%2520gibt%2520an%252C%2520wie,Verwaltung%2520und%2520Besprechungen%2520aufgewendet%2520wird)). In der Praxis gelten **80 % Auslastung als optimal** in Dienstleistungsprojekten ([How to Calculate & Track Employee Utilization Rate](https://www.psohub.com/blog/how-to-calculate-track-employee-utilization-rate#:~:text=In%2520professional%2520services%252C%252080,the%2520optimal%2520employee%2520utilization%2520rate)). Werte ab \~75 % werden als gut angesehen, während deutlich niedrigere Auslastung ungenutzte Kapazitäten bedeutet. Ist die Auslastung hingegen zu hoch (nahe 100 %), drohen Überlastung und Qualitätsverlust – eine gesunde Balance ist entscheidend ([How to Calculate & Track Employee Utilization Rate](https://www.psohub.com/blog/how-to-calculate-track-employee-utilization-rate#:~:text=If%2520your%2520utilization%2520rate%2520target,well%2520as%2520your%2520company%2520culture)). Diese Kennzahl ist für Geschäftsführung und Controlling wichtig, da sie direkt mit Umsatz und Effizienz zusammenhängt. *Beispiel:* Ein Auslastungsgrad von 60 % signalisiert, dass 40 % der Arbeitszeit nicht projektiv genutzt werden – hier besteht Potenzial, Prozesse zu optimieren oder zusätzliche Aufträge zu akquirieren. Umgekehrt kann eine dauerhaft sehr hohe Auslastung ein Hinweis sein, mehr Personal einzuplanen, um Überlastung zu vermeiden. ## Projektzeiterfassung: Mehr als nur Anwesenheit messen So gewinnen Unternehmen aus Projektzeiten wertvolle Kennzahlen für Produktivität und Rentabilität. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## Produktivität messen in IT-Dienstleistungsprojekten **Produktivität** im Projektkontext misst, wie viel Output pro aufgewendeter Zeit erreicht wird. Klassisch wird sie definiert als *Output je Arbeitszeit* ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/#:~:text=Die%2520Formel%2520zur%2520Berechnung%2520der,Arbeitsproduktivit%25C3%25A4t%2520lautet)). Eine einfache Formel lautet: `Arbeitsproduktivität = Output / Arbeitszeit` ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/#:~:text=Die%20Formel%20zur%20Berechnung%20der,Arbeitsproduktivit%C3%A4t%20lautet)). Was als *Output* zählt, hängt vom Tätigkeitsfeld ab: In IT-Projekten könnten das z. B. erledigte Tickets, implementierte Features, ausgelieferte Module oder schlicht erwirtschafteter Umsatz sein. Beispiel: Wenn ein Entwicklungsteam in 100 Stunden Arbeit 50 Features fertigstellt, liegt die Produktivität bei 0,5 Features pro Stunde. Oder im Support: 120 gelöste Tickets in 40 Stunden entsprechen 3 Tickets/Stunde. Solche Kennzahlen helfen zu beurteilen, **wie effizient Teams arbeiten** und in welchen Bereichen Optimierungsbedarf besteht ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/#:~:text=Die%2520Arbeitsproduktivit%25C3%25A4t%2520wird%2520sowohl%2520im,verschiedene%2520Gr%25C3%25B6%25C3%259Fen%2520zur%2520Berechnung%2520heranziehen)). Auch auf Unternehmensniveau werden produktivitätsnahe KPIs genutzt, etwa *Umsatz pro Mitarbeiter* (Jahresumsatz / Mitarbeiterzahl) als grober Indikator. **Wichtig:** Produktivitätskennzahlen sind immer im Kontext zu bewerten. Eine isolierte Zahl sagt wenig über Qualität oder Nachhaltigkeit aus ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/#:~:text=Die%2520Formel%2520f%25C3%25BCr%2520die%2520Arbeitsproduktivit%25C3%25A4t,niedrige%2520Produktivit%25C3%25A4t%2520der%2520Mitarbeiter%2520ziehen)). So berücksichtigt die einfache Produktivitätsformel weder Kosten noch Ressourceneinsatz außer Zeit ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/#:~:text=Die%2520Formel%2520f%25C3%25BCr%2520die%2520Arbeitsproduktivit%25C3%25A4t,niedrige%2520Produktivit%25C3%25A4t%2520der%2520Mitarbeiter%2520ziehen)). Außerdem lässt sich geistige Arbeit nicht immer in Stückzahlen messen – z. B. kann ein Entwickler in weniger Stunden hochwertigen Code schreiben, während in mehr Stunden produzierter Code mit Fehlern dem Unternehmen nicht viel nützt ([Personio](https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitsproduktivitaet-formel/#:~:text=Die%2520Formel%2520f%25C3%25BCr%2520die%2520Arbeitsproduktivit%25C3%25A4t,niedrige%2520Produktivit%25C3%25A4t%2520der%2520Mitarbeiter%2520ziehen)). Daher sollte man Produktivität immer *in Kombination mit anderen Kennzahlen* betrachten (z. B. Qualität, Fehlerquoten, Kundenzufriedenheit). Nichtsdestotrotz liefern Zeitdaten einen notwendigen Input, um die Leistungsfähigkeit von Teams transparent zu machen und Trends zu erkennen. ## Plan-Ist-Vergleich: Projektfortschritt und Termine im Griff Für Projektleiter:innen ist es entscheidend zu wissen, ob ein Projekt **im Plan** liegt – zeitlich und vom Aufwand her. Aus Zeiterfassungsdaten lassen sich hierfür verschiedene KPIs ableiten: * **Termintreue**: Anteil der *Meilensteine im Projektplan*, die fristgerecht erreicht wurden. Ebenso kann die Zahl (oder der Anteil) **überfälliger Aufgaben** erfasst werden ([Ihre Liste für Ihre 10 wichtigsten Projektkennzahlen - LAOS GmbH](https://www.laos-gmbh.com/projektkennzahlen/#:~:text=,Zeit%25C2%25ADplan%25C2%25ADab%25C2%25ADwei%25C2%25ADchung)). Wenn z. B. 2 von 10 Meilensteinen verspätet waren, läge die Meilenstein-Termintreue bei 80 %. Diese Kennzahl zeigt, ob Projektphasen wie geplant abgeschlossen werden oder ob es Verzögerungen gibt. * **Fertigstellungsgrad**: Der *Projektfortschritt in %* gemessen an den Gesamtstunden oder Leistungen. Wurde z. B. ein Arbeitspaket mit 100 geplanten Stunden definiert und 50 Stunden sind verbucht, könnte man von 50 % Fertigstellungsgrad ausgehen (sofern der Arbeitsfortschritt proportional zur Zeit ist). Zusammen mit der Termintreue lässt sich so frühzeitig erkennen, ob man hinter dem Zeitplan liegt. * **Soll-Ist-Aufwandsabweichung**: Oft als *Projektüberlauf* bezeichnet, gibt sie an, wie der tatsächliche Aufwand im Vergleich zur Schätzung steht. Eine formale Definition ist etwa: `Projektüberlauf = Geplante Stunden – Tatsächliche Stunden` ([NetSuite](https://www.netsuite.com/portal/business-benchmark-brainyard/kpi/consulting.shtml#:~:text=The%2520typical%2520target%2520utilization%2520at%2520consulting%2520firms%2520is%252080%2525.#:~:text=Project%2520Overrun%2520%253D%2520Estimated%2520Billable,Hours%2520%25E2%2580%2593%2520Actual%2520Billable%2520Hours)). Ist das Ergebnis negativ, wurden mehr Stunden verbraucht als geplant (Überziehung); ist es positiv, liegt man unter Plan. Auch ohne Earned-Value-System kann man so einfach je Projekt erfassen, ob der Aufwandrahmen eingehalten wurde oder nicht. Wichtig ist, **jede Abweichung zu tracken und die Ursachen zu verstehen** ([NetSuite](https://www.netsuite.com/portal/business-benchmark-brainyard/kpi/consulting.shtml#:~:text=The%2520typical%2520target%2520utilization%2520at%2520consulting%2520firms%2520is%252080%2525.#:~:text=match%2520at%2520L466%2520Either%2520way%252C,are%2520commonly%2520exceeding%2520billable%2520estimates)) – etwa ungenaue Schätzungen, zusätzliche Kundenwünsche oder ineffiziente Arbeitsweise. Regelmäßige Auswertungen der Soll-Ist-Abweichungen zeigen, ob bestimmte Projektarten oder Teams systematisch über Plan liegen und ermöglichen Gegenmaßnahmen (bessere Schätzmethoden, Puffer einplanen etc.) ([NetSuite](https://www.netsuite.com/portal/business-benchmark-brainyard/kpi/consulting.shtml#:~:text=The%2520typical%2520target%2520utilization%2520at%2520consulting%2520firms%2520is%252080%2525.#:~:text=Either%2520way%252C%2520all%2520project%2520overruns,are%2520commonly%2520exceeding%2520billable%2520estimates)). Im professionellen Projektcontrolling gelten darüber hinaus Kennzahlen aus dem **Earned Value Management** als bewährte Indikatoren. Haufe nennt hier vor allem den *Kostenindex (Cost Performance Index)* und den *Leistungsindex (Schedule Performance Index)* als wesentliche Kennzahlen ([Haufe](https://www.haufe.de/controlling/projektcontrolling/projektcontrolling-kennzahlen_28_449176.html#:~:text=Wesentliche%2520Kennzahlen%2520sind%2520beispielsweise%2520der,anhand%2520der%2520Balanced%2520Scorecard%2520erfolgen)). Diese Faktoren setzen den bisher erreichten Wert (Earned Value) ins Verhältnis zu den entstandenen Kosten bzw. zur verstrichenen Zeit. Werte nahe 1 bedeuten, dass Kosten und Zeit im Plan liegen; Werte < 1 signalisieren Überziehung (mehr Aufwand als geplant für den erreichten Leistungsumfang) ([Haufe](https://www.haufe.de/controlling/projektcontrolling/projektcontrolling-kennzahlen_28_449176.html#:~:text=Wesentliche%2520Kennzahlen%2520sind%2520beispielsweise%2520der,anhand%2520der%2520Balanced%2520Scorecard%2520erfolgen)). Auch wenn nicht jedes Unternehmen ein vollständiges EVMS nutzt, helfen solche **Effizienz-Kennzahlen für Projekte**, problematische Abweichungen früh zu erkennen. Zusammengefasst bieten Plan-Ist-Kennzahlen aus der Zeiterfassung eine Grundlage, um Projekte *aktiv zu steuern*. Projektleiter sehen, wo sie gegensteuern müssen (z. B. zusätzliche Ressourcen bei Verzug), und Controller erhalten einen Überblick, welche Projekte regelmäßig Budget- oder Zeitrahmen sprengen. ## Kosten- und Ertragskennzahlen aus Projektzeiten Neben Zeit und Leistung sollten vor allem **finanzielle Kennzahlen** aus den erfassten Stunden nicht fehlen. Hier liefert die Projektzeiterfassung die Basis, um Kosten zuzurechnen und Profitabilität zu analysieren: * **Projekt-Stundensatz (Kosten)**: Aus den Daten lässt sich der *durchschnittliche Kostenaufwand pro Projektstunde* berechnen. Ein Beispiel aus der Praxis ist der `Bürostundensatz_ = _Gesamtkosten / Projektstunden`. Hier fließen alle Personal- und Gemeinkosten ins Verhältnis zur produktiven Zeit. Sinkt dieser Wert über die Zeit, bedeutet das, dass das Unternehmen pro Stunde weniger Kosten ansetzt – entweder durch Kostensenkung oder höhere Auslastung der Stunden. Steigt er, könnten höhere Personalkosten oder unproduktive Zeiten die Ursache sein. Für ein genaueres Bild differenzieren viele Unternehmen nach Mitarbeitergruppen (Senior vs. Junior etc.) unterschiedliche Soll-Kostensätze ([Stundensatzkalkulation - Wie einen Stundensatz berechnen?](https://www.controllingportal.de/Fachinfo/Kostenrechnung/Stundensatzkalkulation.html)). * **Verrechnungsgrad der Stunden**: Dieser KPI zeigt, wieviel Anteil der geleisteten Stunden tatsächlich fakturiert werden konnte. Ein hoher Verrechnungsgrad (nahe 100 %) bedeutet, fast alle Arbeitsstunden fließen in abrechenbare Leistungen ein; ein niedriger Wert zeigt viel internen oder unproduktiven Aufwand. In einem wissenschaftlichen Modell-Projektcontrolling wurden z. B. *„Verrechnungsgrad der Projektstunden“* und *„Dauer der Zahlungsabwicklung“* als zentrale KPIs der Finanzperspektive identifiziert ([SIMAT AP 03-11-010](https://www.econstor.eu/obitstream/10419/60093/1/719933110.pdf#:~:text=%25E2%2580%259EFI02%2520Verrechnungsgrad%2520der%2520Projektstunden%25E2%2580%259C%2520und,Kundenperspektive%2520sind%2520nahezu%2520mit%2520derselben)) – d. h. wie viel der Arbeit kann abgerechnet werden und wie schnell kommt Geld herein. Diese Kennzahl interessiert Controller und Management, weil sie direkt mit dem **Ertrag pro Stunde** verknüpft ist. * **Projektprofitabilität (Deckungsbeitrag)**: Letztlich wollen Unternehmen wissen, **wie profitabel einzelne Projekte sind**. Hierzu muss den geleisteten Stunden ein Ertrag gegenübergestellt werden. *Projektmargin* oder *Projektdeckungsbeitrag* wird oft wie folgt berechnet: `(Projektumsatz – Projektkosten) / Projektumsatz` ([NetSuite](https://www.netsuite.com/portal/business-benchmark-brainyard/kpi/consulting.shtml#:~:text=The%2520typical%2520target%2520utilization%2520at%2520consulting%2520firms%2520is%252080%2525.#:~:text=Project%2520Margin%2520%253D%2520,%252F%2520Project%2520Revenue)). Dazu ist es nötig, **alle Projektstunden sauber zu erfassen und mit Kostenansätzen zu bewerten**, um die tatsächlichen Projektkosten zu kennen ([NetSuite](https://www.netsuite.com/portal/business-benchmark-brainyard/kpi/consulting.shtml#:~:text=The%2520typical%2520target%2520utilization%2520at%2520consulting%2520firms%2520is%252080%2525.#:~:text=But%2520all%2520too%2520often%252C%2520businesses,look%2520for%2520trends%2520in%2520performance)). Viele Dienstleister tun dies noch unzureichend, doch gerade dann können versteckte Unwirtschaftlichkeiten auftreten. Beispiel: Ein Projekt bringt 100.000 € Umsatz, hat aber 1.500 Stunden Aufwand verursacht. Wenn die Vollkosten pro Stunde 60 € betragen, liegen die Gesamtkosten bei 90.000 € und die Marge bei 10 % – geringer als vielleicht angenommen. Durch genaue Zeit- und Kostenerfassung lassen sich solche Kennzahlen ermitteln und vergleichen. Im Beratungsgeschäft schaut man etwa auch auf **Umsatz pro abrechenbarer Ressource** und **Umsatz pro Mitarbeiter** als weitere KPIs, um die Effizienz im Personal Einsatz zu beurteilen. * **Budgetausschöpfung**: Ebenfalls relevant ist der Anteil des *verbrauchten Budgets* (in Stunden oder Kosten) im Verhältnis zum geplanten Budget je Projekt. Aus den Zeitdaten kann man kumulierte Ist-Kosten bilden und dem Budget gegenüberstellen. So sieht das Controlling, ob ein Projekt etwa 80 % seines Stundenbudgets bereits verbraucht hat, obwohl erst 60 % der Zeit verstrichen sind – ein Warnsignal. Diese Kennzahl fließt oft in Projektstatusberichte ein und ergänzt die oben erwähnten Leistungs- und Kostenindizes. ## Schneller abrechnen: Zeitdaten für Cashflow und HR nutzen Abschließend lohnt der Blick darauf, **wie schnell geleistete Zeiten in Geld fließen** – ein Aspekt, der sowohl Controlling als auch HR (Stichwort Motivation) interessieren kann. **Zeiterfassungsdaten ermöglichen zeitnahe Abrechnung**: Idealerweise werden erfasste Projektstunden kurzfristig dem Kunden in Rechnung gestellt. Die *Dauer vom Leistungsverbrauch bis zur Rechnungsstellung* ist eine Kennzahl, die Aufschluss über interne Effizienz und Liquidität gibt. Eine lange Vorfinanzierung (z. B. wenn Monate zwischen Leistung und Rechnungsstellung liegen) belastet den Cashflow ([SIMAT AP 03-11-010](https://www.econstor.eu/obitstream/10419/60093/1/719933110.pdf#:~:text=Finanzen%2520%25E2%2580%25A2%2520Einhaltung%2520des%2520Projektbudgets,Diese%2520Key%2520Perfor%2502mance)). Ebenso wichtig ist die **Zahlungstreue der Kunden**: *Days Sales Outstanding* (DSO) misst die Tage vom Rechnungsdatum bis zur Zahlung. **Ausstehende Projektumsätze** sollten möglichst gering und kurz sein. Als Faustregel gilt: *Ab etwa 50 Tagen überfälliger Zahlung sollte man der Ursache auf den Grund gehen* ([consultport.com](https://consultport.com/de/beratung-von-morgen/11-kpis-die-ihr-beratungsunternehmen-verfolgen-sollte/#:~:text=Die%2520meisten%2520Unternehmen%2520passen%2520ihre,die%2520schwierige%2520wirtschaftliche%2520Lage%2520wider)) – sei es eine falsche Kundenwahl, Optimierungsbedarf beim Mahnwesen oder ein generelles Liquiditätsrisiko. Zeitdaten helfen hier indirekt: Wer seine Stunden transparent abrechnet, kann schneller und regelmäßiger fakturieren, was die DSO senkt. Controlling kann den **durchschnittlichen Zahlungszyklus** beobachten und bei negativen Trends gegensteuern. Nicht zuletzt lassen sich aus den Arbeitszeitdaten auch **HR-Kennzahlen** ableiten. Beispielsweise können kontinuierlich hohe Projektstunden pro Person auf Überlastung hindeuten – *Überstundenquoten* und ihre Entwicklung sind eine wichtige Ergänzung zu klassischen HR-Kennzahlen wie Krankentage. HR-Abteilungen achten zudem darauf, wie viel Zeit in Weiterbildung oder interne Projekte fließt (vs. Kundenprojekte), um die Personalentwicklung im Blick zu behalten. Solche Auswertungen der Zeitbuchungen ermöglichen es, **Kapazitäten strategisch zu planen** – etwa rechtzeitig neues Personal einzustellen, wenn die Auslastung aller Fachkräfte anhaltend über z. B. 85 % liegt, oder interne Entlastung zu schaffen. ## Fazit: Erfolg messbar machen durch Projektzeiterfassung Eine **professionelle Projektzeiterfassung** wie z.B. [time cockpit](/de/projektzeiterfassung/) liefert die Datengrundlage, um zahlreiche Kennzahlen zu berechnen, die für die Steuerung von Projekten und Unternehmen unverzichtbar sind. Von der **Effizienz einzelner Projekte** (Zeit- und Kostenabweichungen, Leistungsindices) über die **Produktivität der Teams** (Output je Stunde) und **Auslastung der Mitarbeiter** bis hin zur **Profitabilität** (Projektmargen, Umsatz je Stunde/Mitarbeiter) – all diese KPIs lassen sich aus gut gepflegten Zeiterfassungsdaten gewinnen. Unternehmen im IT- und Beratungsumfeld können damit objektiv analysieren, **wo sie stehen und wo Optimierungspotenzial besteht**. Wichtig ist, die Kennzahlen sorgfältig auszuwählen und im Zeitverlauf zu beobachten, um echte Trends zu erkennen statt isolierter Momentaufnahmen ([Haufe](https://www.haufe.de/controlling/projektcontrolling/projektcontrolling-kennzahlen_28_449176.html#:~:text=Im%2520Rahmen%2520der%2520Auswertung%2520eines,die%2520richtigen%2520Kennzahlen%2520zu%2520finden)). Werden die richtigen KPIs kontinuierlich gemessen, können Geschäftsführer:innen und Controller **fundierte Entscheidungen** treffen – sei es zur Anpassung der Projektkalkulation, zur Ressourcenplanung oder zur Verbesserung von Prozessen. Projektleiter:innen behalten den Fortschritt und Budgetverbrauch im Blick, während HR sehen kann, ob die Workload im Team gesund verteilt ist. In Summe gilt: *Nutzung von Zeiterfassungsdaten für KPIs* macht Unternehmen messbarer und letztlich steuerbarer. Die Transparenz über geleistete Stunden und deren Ergebnisse schafft Vertrauen bei Kunden und Mitarbeitern und ermöglicht es dem Management, Erfolg und Effizienz von Projekten **datenbasiert zu bewerten**. Wer seine Projektzeiten nicht nur erfasst, sondern auch **auswertet**, verschafft sich einen handfesten Vorteil im Wettbewerb – denn so wird sichergestellt, dass Projekte *pünktlich, im Budget und profitabel* zum Abschluss kommen ([NetSuite](https://www.netsuite.com/portal/business-benchmark-brainyard/kpi/consulting.shtml#:~:text=The%2520typical%2520target%2520utilization%2520at%2520consulting%2520firms%2520is%252080%2525.#:~:text=key%2520performance%2520indicators%252C%2520such%2520as,certainly%2520not%2520least%252C%2520boost%2520profitability)). Die Devise lautet: *Zeiten erfassen, Kennzahlen daraus gewinnen und das Unternehmen damit zielgerichtet steuern*. **Weiterführende Artikel:** * [Projekte nachkalkulieren: Tipps & Best Practices](/de/blog/nachkalkulation-projekte/) — wie KPIs die Basis für den Soll-Ist-Vergleich nach Projektabschluss bilden * [Projektzeiterfassung meets interne Leistungsverrechnung](/de/blog/projektzeiterfassung-meets-interne-leistungsverrechnung/) — wie dieselben Zeitdaten die interne Kostenstellensteuerung ermöglichen * [Projektzeiterfassung bei Festpreis & Time & Material](/de/blog/festpreis-vs-time-and-material/) — wie die relevanten KPIs je nach Vertragsmodell variieren ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Überblick zum neuen Pricingmodell von time cockpit > Neues Pricingmodell von time cockpit mit Überblick zu Paketen sowie kostenfreien und günstigen Einstiegsvarianten für Freelancer und Teams. Feb 2, 2026 von Alexander Huber ![Überblick zum neuen Pricingmodell von time cockpit](/_astro/time-cockpit-kostenlos.de.D_3_aLn1_Z26tNpH.webp) ## Einleitung Wer sich erstmals ernsthaft mit Zeiterfassung beschäftigt, tut das selten aus Neugier. Meist gibt es einen ganz konkreten Auslöser: Arbeitszeiten sollen nachvollziehbar werden, Projektaufwände transparenter, oder Nachweise sollen nicht länger aus dem Gedächtnis entstehen. Wir kennen diese Situation gut. Als wir vor rund 15 Jahren begonnen haben, unsere eigenen Prozesse zu professionalisieren, war die entscheidende Frage nicht: *„Was ist das beste oder schönste System?“*\ Sondern: *„Was hilft uns jetzt, ohne dass wir uns dabei überfordern?“* Genau aus dieser Erfahrung heraus haben wir Anfang Dezember 2025 unser Einstiegsmodell angepasst. In diesem Artikel erklären wir, was ein kostenloser oder sehr günstiger Start mit time cockpit konkret bedeutet, für wen ein kostenfreier Einstieg sinnvoll ist, und warum „kostenlos“ in der Praxis oft schneller teuer wird, als man erwartet. ## Kostenlos oder günstig starten: Zeiterfassung für kleine Unternehmen In Gesprächen mit Freelancern, Startups und kleinen Unternehmen begegnet uns immer wieder dieselbe Situation:\ Man weiß, dass Zeiterfassung wichtig wird – aber genau jetzt fehlen Zeit, Budget oder die Ruhe, um daraus ein eigenes Projekt zu machen. Die eigentliche Frage lautet deshalb selten *„Welches Tool ist das beste?“*, sondern eher:\ **Wie können wir sauber starten, ohne uns finanziell oder organisatorisch festzulegen, bevor klar ist, was wir wirklich brauchen?** Gerade kleinere Unternehmen stehen hier unter besonderem Druck. Prozesse sind noch im Aufbau, Rollen verändern sich laufend, und niemand möchte Geld für etwas ausgeben, das sich erst beweisen muss. Genau für diese Realität kleiner Unternehmen haben wir unsere Einstiegsmodelle gestaltet: 1. **Freelancer können time cockpit ein Jahr lang kostenlos nutzen** – ohne Funktionskürzungen und ohne künstlichen Zeitdruck. 2. **Startups und kleine Unternehmen bis 10 Mitarbeitende zahlen im ersten Jahr pauschal 29 Euro** – nicht pro Person, sondern für das gesamte Team. Das Ziel dahinter ist bewusst einfach:\ **Ein Einstieg, der kein Risiko darstellt, aber echte Nutzung ermöglicht.** Denn erst wenn Zeiterfassung im Alltag funktioniert, zeigt sich ihr tatsächlicher Wert. Die jeweils aktuellen Bedingungen halten wir bewusst auf der Pricing-Seite aktuell: [Preise](/de/preis/) ℹ️ **Praxistipp:** Der beste Start ist nicht der perfekte Prozess, sondern ein verlässlicher Rhythmus. Zeiterfassung wirkt ähnlich wie Buchhaltung, ihren echten Nutzen entfaltet sie erst dann, wenn sie regelmäßig passiert. ## Warum Zeiterfassung für kleine Teams so entscheidend ist Gerade junge Unternehmen und Teams bis etwa 30 Mitarbeitende stehen oft vor einer unangenehmen Gleichung:\ Man muss professioneller werden, gleichzeitig darf nichts den Alltag verlangsamen. Zeiterfassung ist dabei ein klassisches Reizthema, weil sie schnell nach Kontrolle klingt. In der Praxis ist sie jedoch vor allem eines: eine Grundlage, damit Teams nicht in Unklarheit, Überlastung und schlechten Entscheidungen hineinwachsen. Aus unserer Erfahrung gibt es vier typische Auslöser, warum das Thema plötzlich dringend wird: 1. **Wachstum und Dynamik**\ Heute zwei Projekte, morgen fünf. Heute kennt jeder alles, morgen braucht es Zuständigkeiten und Standards. 2. **Nachweise und Verlässlichkeit**\ Kunden, Steuerberatung, Förderstellen oder interne Reviews verlangen Zahlen, die nicht aus dem Bauchgefühl stammen. 3. **Entscheidungen brauchen Daten**\ Ohne belastbare Daten wird Priorisierung schnell zur Meinungsfrage, besonders riskant in kleinen Teams. 4. **Gesundheit und Nachhaltigkeit**\ Wenn niemand sieht, wie viel tatsächlich gearbeitet wird, fällt Überlast oft erst dann auf, wenn es zu spät ist. ## Rechtlicher Rahmen und organisatorische Realität Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Er beschreibt den Rahmen in allgemeiner Form. * In Österreich ist die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz verankert, unter anderem in § 26 AZG ([RIS § 26 AZG](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P26/NOR40090343)). * Auf EU Ebene hat der Europäische Gerichtshof betont, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit benötigen ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). Aus unserer Praxis sehen wir: Zeiterfassung ist nicht nur eine Pflicht, sie ist auch ein organisatorisches Werkzeug. Das gilt besonders dort, wo Arbeitszeit stark flexibilisiert ist und Belastung zunimmt ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Arbeitszeit/Arbeitszeiterfassung)). Eine praxisnahe Zusammenfassung der Pflichten in Österreich finden Sie hier im Artikel [Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). Warum rechtliche Compliance selbst für kleine Teams und Startups relevant ist, erklärt der Artikel [Zeiterfassung bei Startups und kleinen Unternehmen](/de/blog/zeiterfassung-startups-kleine-unternehmen-dach/) im Detail. ## Mehr als Arbeitszeit: Transparenz für Projekte und Entscheidungen Viele starten mit dem Gedanken an reine Arbeitszeiterfassung. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch meist erst einen Schritt weiter. Sobald Zeiten konsequent erfasst werden, lassen sich Fragen beantworten, die zuvor nur geschätzt wurden: * Welche Projekte binden die meiste Kapazität? * Wo entsteht interne Arbeit, die niemand eingeplant hat? * Wie viel Zeit fließt in Abstimmung, Koordination und Administration? Diese Transparenz hilft nicht nur beim Controlling. Sie erleichtert auch die Kommunikation, nach außen gegenüber Kunden und nach innen im Team. Muster werden sichtbar, bevor sie zum echten Problem werden. ## Erfahrungen aus unserer Praxis mit time cockpit ### Für wen ein kostenloser Start sinnvoll ist Aus unserer Sicht unterscheiden sich die Bedürfnisse deutlich: **Freelancer**\ Hier ist weniger die Komplexität das Problem, sondern die Konsequenz. Zeiterfassung wirkt oft wie eine Gedächtnisstütze, besonders dann, wenn Projekte wechseln und zwischendurch Angebote oder Rechnungen entstehen. **Startups und kleine Teams**\ In Teams bis zehn Personen passiert Wachstum häufig sprunghaft. Heute ist alles informell, morgen braucht es Struktur. In dieser Phase wird Zeiterfassung schnell zur Datenbasis für Entscheidungen nicht nur für die Buchhaltung. ### Warum „kostenlos“ in der Praxis oft teurer wird Kostenlos klingt attraktiv, hat aber eine Schattenseite. Wenn ein Tool oder ein Prozess nichts kostet (z.B. Excel), zahlen Teams häufig indirekt, zum Beispiel mit zusätzlicher Abstimmung, Nachtragen und Korrekturen. Dazu kommt ein zweiter Effekt, der erst später sichtbar wird: Fehlende Struktur führt zu Daten, denen niemand wirklich vertraut. Excel ist dafür ein typisches Beispiel. Als Einstieg ist es flexibel und sofort verfügbar. Sobald aber mehrere Personen parallel erfassen, Projekte und Tätigkeiten konsistent bleiben sollen und man belastbare Auswertungen braucht, wird Excel schnell mühsam. In der Praxis fehlt dann oft genau das, was ein Team entlastet: klare Zuständigkeiten, konsistente Kategorien und nachvollziehbare Änderungen. **Fünf typische Excel-Probleme in kleinen Teams:** 1. Unklare Zuständigkeiten und unterschiedliche Versionen 2. Keine Validierung, Fehler bleiben lange unentdeckt 3. Änderungen sind kaum nachvollziehbar 4. Auswertungen sind fragil und fehleranfällig 5. Zeiten fehlen oft der Kontext zu Projekten und Tätigkeiten Was wir dabei häufig sehen: Wenn Excel an seine Grenzen kommt, entstehen Schattenprozesse. Einzelne führen Zusatzlisten, schicken Summen per Mail oder notieren Zeiten in persönlichen Notizen. Das ist verständlich, führt aber fast immer zu doppelter Arbeit und Diskussionen darüber, welche Zahl gerade stimmt. ℹ️ Lesetipp: Warum Excel oft nicht reicht, haben wir ausführlich im Artikel [Projektzeiterfassung: Von Excel zu professionellen Tools](/de/blog/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden/) beschrieben. Ein nüchterner Praxistest ist deshalb nicht die Frage, ob Excel grundsätzlich möglich ist, sondern ob es Ihre aktuelle Realität trägt. Typische Signale, dass es kippt, sind: 1. Zeiten werden regelmäßig erst am Ende der Woche oder des Monats nachgetragen. 2. Projektleitung oder Buchhaltung stellt häufig Rückfragen, weil Kontext fehlt. 3. Auswertungen werden für Entscheidungen gebraucht, nicht nur für Summen. 4. Es gibt keine klare Regel, ab wann Buchungen als final gelten. 💡 In vielen Projekten sehen wir: Teams wechseln erst dann, wenn es weh tut. Der günstigere Weg ist fast immer, früher zu starten, aber bewusst klein. ### Wann der Wechsel zu einem professionellen Tool sinnvoll wird Es gibt kein „richtig“ oder „falsch“ und auch keine magische Teamgröße. Entscheidend ist, ob Ihr aktueller Ansatz noch zuverlässig Antworten liefert, ohne dass jede Auswertung zur Diskussion wird. Aus unserer Sicht sind das typische Signale: 1. Mehrere Personen erfassen Zeiten, und Rückfragen häufen sich. 2. Auswertungen werden für Entscheidungen benötigt, nicht nur für Summen. 3. Nachweise kosten intern oder extern zunehmend Nerven. 4. Es gibt keine klare Regel, wann Zeiten nachgetragen werden dürfen und wann Buchungen als final gelten. 5. Rollen und Verantwortlichkeiten fehlen, zum Beispiel wer Zeiten prüft oder wer Projekte schließt. 6. Kategorien wachsen ungeplant, Tätigkeiten werden inkonsistent, und Vergleiche über Wochen oder Projekte werden dadurch schwer. Wenn Sie zwei oder mehr davon wiedererkennen, lohnt es sich oft, früh zu standardisieren. Das muss kein Großprojekt sein. Häufig reicht ein kleiner, sauberer Standard, den das Team konsequent lebt. ### Praxis: So starten Sie in 60 Minuten Ein guter Einstieg ist einer, der morgen noch funktioniert: 1. Definieren Sie drei bis fünf Tätigkeiten, und lassen Sie es dabei. 2. Legen Sie Projekte so an, wie sie wirklich gelebt werden. 3. Machen Sie einen einwöchigen Testlauf. 4. Sehen Sie einmal pro Woche gemeinsam auf die Daten. **Eine kurze Rechnung, die viele unterschätzen:**\ Wenn jede Person im Team pro Woche nur 15 Minuten nachträgt oder korrigiert, entstehen bei acht Personen bereits zwei Stunden Zusatzaufwand. Multipliziert mit internen Kostensätzen ist das schnell mehr als jede günstige Lizenz. ## Fazit Ein kostenloser oder sehr günstiger Einstieg ist für viele der erste Schritt in ein Thema, das oft zu spät ernst genommen wird. Das ist nachvollziehbar, niemand möchte unnötige Bürokratie oder ein Tool, das man nicht braucht. Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Teams wachsen stabiler, wenn sie früh eine solide Datenbasis schaffen. Nicht perfekt, aber konsequent. ✅ **CTA:** Wenn Sie prüfen möchten, welcher Einstieg für Sie passt, sind das drei sinnvolle nächste Schritte: * [Pricing-Seite ansehen](/de/preis/), um die aktuellen Bedingungen zu prüfen. * [Account erstellen](/de/account-erstellen/), wenn Sie direkt starten möchten. * [Kostenlosen Beratungstermin vereinbaren](/de/termin-vereinbaren/), wenn Sie noch nicht sicher sind, wie Sie am besten starten. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung bei externen Mitarbeitenden – was ist zu beachten? > Zeiterfassung bei Externen: rechtssicher, fair, effizient. Doch gibt es einiges zu beachten. Wie die Zusammenarbeit mit Freiberuflern und Freelancer gelingt. Jan 16, 2026 von Alexander Huber ![Zeiterfassung bei externen Mitarbeitenden – was ist zu beachten?](/_astro/time-tracking-external-employees.de.N1ckTJq2_18O4Us.webp) Ein gemischtes Team aus internen und externen Kräften ist heute normal und macht die Zeiterfassung komplexer, als viele denken. Unterschiedliche Vertragsmodelle, Datenschutzanforderungen, Vergütungslogiken und Compliance-Pflichten treffen aufeinander. Gleichzeitig erwarten Kunden Transparenz, Abrechnungssicherheit und nachvollziehbare Projektzeiterfassung. Wie gemischte Teams flexibel und wirtschaftlich unterstützt werden können – ohne starre Lizenzmodelle und ohne unnötige Einblicke in interne Daten. ## Warum Zeiterfassung bei Externen komplexer ist als gedacht Externe arbeiten oft im Werkvertrag (ergebnisorientiert), als Freelancer (selbstständig, projektbasiert) oder über Arbeitnehmerüberlassung/Leiharbeit (einsatz- und zeitbasiert). Daraus entstehen unterschiedliche Anforderungen: Wer darf was sehen? Wie belegt man Leistungen? Wie bleiben Budgets steuerbar? Starre „One-size-fits-all“-Prozesse scheitern hier, gebraucht werden flexible Workflows mit klarer Rollenlogik, die [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung) in den Mittelpunkt stellen (statt bloßer Anwesenheit). Bei externen Kräften geht es in der Praxis meist weniger darum, ob jemand von 9 bis 17 Uhr „da“ war, sondern darum, **welcher Projektteil tatsächlich geleistet wurde und ob er verrechenbar ist**. Für Abrechnung und Projektcontrolling brauchen Sie eine belastbare Zuordnung (Kunde, Projekt, Tätigkeit), damit Leistungen nachvollziehbar sind, Nachträge begründet werden können und Plan Ist Vergleiche funktionieren. Reine Anwesenheitszeiterfassung (z.B. eine Stempeluhr) hilft hier kaum, weil sie weder Ergebnisbezug noch Budgetverbrauch abbildet. ***Hinweis:** Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Alle Informationen wurden sorgfältig recherchiert, ersetzen jedoch keine individuelle juristische Beratung. Für konkrete arbeitsrechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsabteilung, die Wirtschaftskammer oder eine fachkundige Anwaltskanzlei.* ## Rechtliche Grundlagen Wichtig ist die saubere Abgrenzung der Vertragsform: Werkvertrag, Freelancer, Arbeitnehmerüberlassung und was daraus für die Zeiterfassung folgt. In vielen Konstellationen sind Aufzeichnungen vertraglich gefordert (Leistungsnachweis, Abnahme, Meilenstein- oder Stundenabrechnung). Bei Arbeitnehmerüberlassung gelten typischerweise strenge Dokumentationspflichten; bei Freelancern und Werkvertrag ist die Zeiterfassung oft Grundlage für Abrechnung und Nachweis. Zudem müssen arbeitszeitrechtliche Vorgaben und Datenschutz (Prinzip der Datenminimierung, Zweckbindung) gewahrt bleiben. **Datenschutz-Hinweis:** Bei der Zeiterfassung sollten Unternehmen das **Prinzip der Datenminimierung** beachten: Es werden nur jene personenbezogenen Informationen erfasst, die für Abrechnung, Projektsteuerung oder Nachweispflichten tatsächlich erforderlich sind (**Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO – „Datenminimierung“**: Daten müssen „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sein). Gleichzeitig gilt das Prinzip der **Zweckbindung**: Zeitdaten dürfen nur für den klar definierten Zweck (z. B. Leistungsnachweis, Abrechnung, Controlling) verarbeitet werden und nicht in einer mit diesen Zwecken unvereinbaren Weise (**Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO – „Zweckbindung“**). ([Art. 5 DSGVO – GDPR Info](https://gdpr-info.eu/art-5-gdpr/)) ### Rechtliche Einordnung – Arbeitnehmer vs. Freelancer/Werkvertrag Bei der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitenden ist entscheidend, **welche Vertragsform tatsächlich vorliegt und wie sie gelebt wird**. In Österreich unterscheidet die **Wirtschaftskammer (WKO)** klar zwischen Arbeitsvertrag, freiem Dienstvertrag und Werkvertrag: **Freie Dienstnehmer sind typischerweise nicht persönlich weisungsgebunden, können Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen und sind nicht wie Arbeitnehmer in die betriebliche Organisation eingegliedert**; Werkvertragsnehmer schulden dagegen ein konkretes Werk bzw. einen Erfolg und arbeiten eigenverantwortlich. Damit ist auch klar: **Nicht jede externe Mitarbeit führt automatisch zu arbeitszeitrechtlichen Pflichten wie bei Angestellten.** ([WKO: Freier Dienstvertrag – arbeitsrechtlich](https://www.wko.at/einstellen/freier-dienstvertrag-arbeitsrechtlich)) Auch die **Arbeiterkammer** betont, dass freie Dienstverträge nicht mit einem klassischen Arbeitsverhältnis gleichzusetzen sind und arbeitsrechtliche Schutzvorschriften je nach Ausgestaltung nicht oder nur eingeschränkt greifen. ([Arbeiterkammer: Freier Dienstvertrag](https://www.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/Arbeitsvertraege/Freier_Dienstvertrag.html)) In Deutschland gilt ein ähnlicher Grundsatz: Das **Arbeitszeitgesetz (ArbZG)** richtet sich an **Arbeitnehmer**, nicht an echte Selbstständige (siehe **§ 2 ArbZG** auf ). Für Unternehmen entsteht das Risiko daher weniger durch „Arbeitszeitrecht beim Freelancer“, sondern vor allem durch die **falsche Einstufung**: Wenn eine externe Person tatsächlich wie ein Arbeitnehmer in den Betrieb eingegliedert und weisungsgebunden eingesetzt wird, kann das als **abhängige Beschäftigung** gewertet werden – mit entsprechenden Folgen (u. a. Arbeitszeitrecht, Sozialversicherung, Nachzahlungen). Zur rechtlichen Klärung kann das [**Statusfeststellungsverfahren**](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Rente/Arbeitnehmer-und-Selbststaendige/03_Selbststaendige/statusfeststellungsverfahren.html) bei der **Deutschen Rentenversicherung Bund** herangezogen werden. ### Scheinselbstständigkeit – eine kurze Übersicht (AT & DE) **Scheinselbstständigkeit** liegt vor, wenn jemand formal als Selbstständiger oder Auftragnehmer auftritt, **tatsächlich aber wie ein abhängig beschäftigter Arbeitnehmer tätig ist** und somit wesentliche Merkmale eines Arbeitsverhältnisses erfüllt. In diesem Fall können **arbeits-, sozialversicherungs- und abgabenrechtliche Konsequenzen** für Auftraggeber und Auftragnehmer entstehen – etwa Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen oder Umqualifizierungen des Vertragsverhältnisses. **In Österreich (AT)** wird Scheinselbstständigkeit vor allem im Rahmen der **Sozialversicherungs-Zuordnung** sowie bei der Abgrenzung von freien Dienstverträgen und Werkverträgen geprüft: Entscheidend ist dabei nicht die bloße Vertragsbezeichnung, sondern wie die Tätigkeit **in der Praxis tatsächlich ausgeübt wird**. Wenn ein vermeintlich Selbstständiger in persönlicher, zeitlicher oder organisatorischer Abhängigkeit vom Auftraggeber arbeitet, kann dies im Einzelfall zu einer **Umdeutung in ein Dienstverhältnis** führen, mit Auswirkungen auf Sozialversicherung und Arbeitsrecht. Siehe die **Wirtschaftskammer Österreich (WKO)** zur Bedeutung von Scheinselbstständigkeit und sozialversicherungsrechtlicher Zuordnung. ([WKO](https://www.wko.at/vlbg/wirtschaftsrecht-gewerberecht/achtung-vor--scheinselbstaendigkeit-)) **In Deutschland (DE)** bezeichnet man Scheinselbstständigkeit ähnlich: Ein Auftragnehmer gilt dann als scheinselbstständig, wenn er formal als Selbstständiger auftritt, **tatsächlich aber wie ein Arbeitnehmer tätig ist** (z. B. weil Weisungsgebundenheit, feste Arbeitszeiten oder organisatorische Eingliederung vorliegen). Die **Deutsche Rentenversicherung** erklärt, dass in solchen Fällen die Tätigkeit sozialversicherungsrechtlich als **abhängige Beschäftigung** zu qualifizieren ist und der Auftraggeber für Beiträge haftet, wenn eine Scheinselbstständigkeit festgestellt wird. ([Deutsche Rentenversicherung](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Rente/Arbeitnehmer-und-Selbststaendige/03_Selbststaendige/scheinselbststaendigkeit.html)) **Kernpunkte, die typischerweise auf Scheinselbstständigkeit hindeuten (DE/AT):** * Abhängigkeit von einem einzigen Auftraggeber über längere Zeit. * Weisungsgebundenheit bzgl. Zeit, Ort oder Art der Leistung. * Eingliederung in betriebliche Abläufe (z. B. Nutzung interner Systeme, feste Arbeitszeiten). * Keine nennenswerten eigenen Betriebsmittel oder unternehmerisches Risiko. Wenn mehrere dieser Kriterien erfüllt sind, sollte eine sorgfältige Prüfung bzw. ein **Statusfeststellungsverfahren** (z. B. bei der Rentenversicherung in DE) oder eine sozialversicherungsrechtliche Zuordnungsprüfung (in AT) in Betracht gezogen werden. ## Typische Stolpersteine in gemischten Teams Folgende Aussagen hören wir in Projekten mit internen und externen Mitarbeitenden regelmäßig. Sie entstehen oft aus gutem Willen oder aus Zeitdruck, klingen im ersten Moment vernünftig und werden dann schnell zur Dauerbaustelle. Auf einmal diskutieren Einkauf, Projektleitung und Controlling über denselben Sachverhalt, nur mit unterschiedlichen Zielen. Die externen Kolleginnen und Kollegen verlieren Zeit, weil Erwartungen und Prozesse unklar sind. Das Problem ist selten die Zeiterfassung an sich, sondern die Kombination aus fehlendem Projektkontext, uneinheitlichen Regeln und zu groben Zugriffsrechten. Dann fehlen belastbare Leistungsnachweise, Änderungen am Scope lassen sich schwer begründen und beim Offboarding bleiben Zugänge länger aktiv als geplant. Die folgende Übersicht übersetzt typische Aussagen aus dem Alltag in konkrete Maßnahmen, die sich in der Praxis bewährt haben und die Zusammenarbeit spürbar ruhiger machen. | Typische Aussage | Was in der Praxis hilft | | ----------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **„Externe dürfen nicht ins System schauen.“** | Stimmt, wenn „System“ alles preisgibt. Mit fein justierten Rechten sehen Externe nur das Nötige. | | **„Externe sind temporär, dafür lohnt sich keine Lizenz.“** | Lizenzen müssen flexibel sein, ideal ist Abrechnung nur bei aktiver Nutzung. | | **„Wir rechnen pauschal nach Deliverables, wozu Zeiterfassung?“** | Ohne Bezug zu Tätigkeit und Projekt fehlen Belege für Änderungen am Scope, Nachträge und Nachkalkulation. | | **„Schick mir einfach die Zeiten per Mail.“** | Verteilt, fehleranfällig, nicht auditfest. Besser sind standardisierte Templates oder ein sicherer Import. | | **„Extern = Black Box.“** | Projektkontext (Projekt → Tätigkeit → Aufwandstyp) macht Leistung nachvollziehbar, für Abrechnung, Projektcontrolling und Qualität. | Wenn Sie diese Stolpersteine einmal klar benennen, wird vieles sofort einfacher: Sie brauchen keine Sonderregeln für jede einzelne Person, sondern einen Standard, der für alle externen Rollen funktioniert. In der Praxis sind das ein sauberer Onboarding Prozess, eindeutige Rechte, eine klare Zuordnung zu Projekt und Tätigkeit und ein Weg, wie Leistungsnachweise zuverlässig ins Controlling kommen. Ab hier lohnt es sich, zuerst die Identität und den Zugriff richtig zu lösen, denn genau dort entstehen die meisten Sicherheits und Offboarding Probleme. ## SSO und Identity Management: Externe nach denselben Standards onboarden Auch eine Erfahrung aus der Praxis: Es scheitert beim „gleichen Standard für Externe“ selten an der Zeiterfassung selbst, sondern oft am **Identitäts- und Berechtigungsprozess** dahinter. Wenn Externe eigene Logins bekommen, die außerhalb Ihrer IT Governance laufen, entsteht schnell ein Wildwuchs: Passwörter werden geteilt, Offboarding wird vergessen, und niemand weiß mehr, wer eigentlich noch Zugriff hat. Deshalb setzen wir in der Umsetzung mit gemischten Teams so früh wie möglich auf **Single Sign-On (SSO)** und ein sauberes Rollenmodell. Mit time cockpit können Sie Ihren Identity Provider wie **Azure Active Directory** oder **Okta** integrieren, sodass dieselben Richtlinien gelten wie intern (zum Beispiel MFA, Conditional Access, zentrale Deaktivierung) ([Enterprise-Funktionen](/de/enterprise-zeiterfassung/)). Die automatische Nutzerverwaltung über die [Web API und Integrationsschnittstelle](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) ermöglicht es zudem, externe Accounts aus HR-Systemen heraus automatisch anzulegen und zu deaktivieren. Das ist nicht nur sicherer, sondern reduziert auch den operativen Aufwand, weil Onboarding und Offboarding nicht mehr in mehreren Systemen „händisch nachgezogen“ werden müssen. Ganz wichtig: Externe sollten **eigene, persönliche Accounts** erhalten (keine geteilten Projektlogins). Kombiniert mit dem fein granularen Berechtigungsmodell und klaren Projektrechten erreichen Sie, dass Externe produktiv buchen können, ohne dass sie interne Daten sehen, die sie nicht sehen sollen. ## Wie Time Cockpit diese Herausforderungen löst In unseren Projekten mit gemischten Teams zeigt sich immer wieder: Entscheidend ist nicht, ob Externe überhaupt Zeiten erfassen können, sondern ob es für alle Beteiligten einfach, sicher und abrechnungsfähig bleibt. Genau dafür kombinieren wir in [time cockpit](/de/) flexible Nutzung, klare Berechtigungen und sauberes Identity Management mit einem Prozess, der jede Buchung direkt in den Projektkontext bringt. Die folgenden Bausteine sind jene, die in der Praxis die meisten Reibungspunkte eliminieren und gleichzeitig die Standards durchsetzen, die Sie intern ohnehin erwarten. | Baustein | Wirkung in der Praxis | | ------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Pay per Use statt Lizenzballast** | Abrechnung nur für aktive Nutzer:innen, Pay per Use pro Mitarbeitendem und Tagen, an denen Nutzer:innen **freigeschaltet sind**. Keine Mindestlaufzeit, keine Paketkäufe, keine Kosten für inaktive Accounts. Externe Zugänge lassen sich nach Projektabschluss deaktivieren, während Zeiten und Leistungsnachweise vollständig und revisionssicher erhalten bleiben. | | **Konfigurierbare Berechtigungen** Datenschutz by Design | Dank der [**Anpassbarkeit von time cockpit**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) lässt sich der Zugriff für Externe exakt auf den jeweiligen Einsatz zuschneiden. Externe sehen nur, was sie sehen dürfen, zum Beispiel ausschließlich eigene Zeiten, bestimmte Projekte oder definierte Tätigkeitskataloge, ohne Einblick in interne Stundensätze, Teamreports oder vertrauliche Dokumente. Wir helfen Ihnen dabei, diese Einstellungen optimal zu konfigurieren. | | **Standardisierte Excel Imports** für Teams ohne Systemzugang | Wenn ein externer Dienstleister keinen direkten Zugang erhalten soll, bleiben Prozesse trotzdem sauber. Zeiten werden über definierte Excel Templates oder CSV eingereicht und zentral importiert, inklusive Plausibilitätsregeln, Projekt und Aufgabenbezug und Freigaben. Zu diesem Zweck bietet time cockpit einen funktionsreichen [Excel Importer](https://docs.timecockpit.com/doc/data-exchange/import.html). | | **Projektzeiterfassung mit Kontext** statt bloßer Anwesenheit | Jede Buchung ist mit Projekt, Tätigkeit und Aufwandstyp verknüpft (abrechenbar oder nicht abrechenbar). Das macht Leistungen transparent, erhöht die Abrechnungssicherheit und schafft die Basis für Nachkalkulation, Forecasts und Projektcontrolling. | Wenn diese Bausteine stehen, wird aus Zeiterfassung ein wiederholbarer Prozess statt einer Einzelfall Diskussion. Als Nächstes lohnt es sich, die Regeln als kurze, verständliche Leitplanken festzuhalten, damit interne Rollen, externe Rollen und Projektleitung im Alltag nicht jedes Mal neu verhandeln müssen. ## Best Practices für gemischte Teams auf einen Blick 1. **Vorab klar regeln:** Was wird wie erfasst (Tätigkeiten, Aufwandstypen), wer gibt frei, welche Fristen gelten? 2. **Einheitliche Templates/Strukturen pro Projekt:** weniger Rückfragen, bessere Datenqualität. 3. **Privatsphäre schützen:** nur notwendige Einblicke; personenbezogene Auswertungen mit Augenmaß. 4. **Übergabe und Abschluss:** saubere Übergabe der Daten, Abschlussbericht mit Kennzahlen (z. B. Verrechnungsgrad, Plan-Ist-Vergleich). 5. **Onboarding und Offboarding standardisieren:** SSO nutzen, persönliche Accounts, und Zugriffe sofort entziehen, wenn das Projekt endet. ## Umsetzung in der Praxis: vom Vertrag zur buchbaren Stunde Bevor externe Kräfte produktiv buchen, braucht es einen schlanken, belastbaren Ablauf: Definieren Sie einen gemeinsamen Tätigkeitskatalog und den Projekt-/Aufgabenbezug, damit Leistungen vergleichbar und abrechenbar werden. Falls ein Dienstleister keinen Systemzugang erhält, richten Sie standardisierte Excel-/CSV-Templates ein – inklusive Plausibilitätsregeln und Freigabeschritten – und importieren zentral. Onboarding heißt hier: Account anlegen (oder Template aushändigen), Projekte zuordnen, Fristen und Freigaben klären. Im Betrieb sorgen Erinnerungen und klare Verantwortlichkeiten für Datenqualität; Controlling prüft stichprobenartig Verrechnungsgrad, Plan-Ist-Abweichungen und Budgetverbrauch. Beim Offboarding werden externe Accounts deaktiviert, Nachweise bleiben revisionssicher im System – für Abrechnung, Audit und Nachkalkulation. ## Fazit Externe Mitarbeitende sind kein Sonderfall, sondern fester Bestandteil moderner Projektarbeit. Entscheidend ist, dass Zeiterfassung nicht als Hürde wirkt, sondern als Belegkette: nachvollziehbar für Einkauf und HR, steuerbar für Projektleitung, rechtssicher für Compliance – und fair für alle, die Leistung erbringen. Mit einem [flexiblen Abrechnungsmodell](/de/preis/) vermeiden Sie Lizenzballast, mit feingranularen Rechten schützen Sie Vertrauliches, mit Excel-Importen schließen Sie Teams ohne Systemzugang an, und mit konsequentem Projektkontext werden Stunden zu belastbaren Zahlen für Abrechnung, Forecast und Nachkalkulation. So reduziert sich Reibung im Alltag, während Transparenz und Steuerbarkeit steigen – vom ersten Briefing bis zum Abschlussbericht. Kurz: Wer externe Arbeit mit einem klaren Prozess und einem passenden Tool abbildet, schafft weniger Diskussion und mehr Evidenz, hält Budgets im Griff und gewinnt Planungssicherheit über das gesamte Portfolio. **Weiterführende Artikel:** * [Warum Projektzeiterfassung mehr leistet als eine Stechuhr](/de/blog/stechuhr-vs-projektzeiterfassung/) — warum Projektzuordnung bei gemischten Teams wichtiger ist als reine Anwesenheitserfassung * [Arbeits- vs. Leistungszeiterfassung: Ein System?](/de/blog/arbeitszeiterfassung-vs-leistungszeiterfassung/) — wie Sie entscheiden, ob ein integriertes System oder getrennte Lösungen für interne und externe Mitarbeitende sinnvoller ist ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Projektzeiterfassung optimieren - Schnittstellen nutzen > Effiziente Projektzeiterfassung dank maßgeschneiderter Schnittstellen – Datenfluss automatisieren, Fehler vermeiden, Zeit sparen. Jul 29, 2025 von Michael Kubitschka ![Projektzeiterfassung optimieren - Schnittstellen nutzen](/_astro/zeiterfassung-projekte-schnittstellen.CMVXV_3Y_Z9Id2P.webp) In vielen Unternehmen steht ein [**System zur Projektzeiterfassung**](/de/projektzeiterfassung/) nicht isoliert „auf der grünen Wiese“. Es ist eingebettet in eine komplexe Systemlandschaft mit **vorgelagerten Systemen** (z. B. ERP) und **nachgelagerten Systemen** (z. B. Abrechnung, Reporting). Damit aus einer Lösung wie *time cockpit* der volle Nutzen entsteht, braucht es **maßgeschneiderte Schnittstellen und automatisierte Jobs**, die Daten nahtlos importieren, exportieren oder Workflows auslösen. Genau hier kommt unsere langjährige Erfahrung ins Spiel: Wir entwickeln für unsere Kunden **passgenaue Integrationen und Automatisierungen**, die perfekt auf deren Prozesse abgestimmt sind – und unterstützen sie auch **beim Einrichten und Konfigurieren ihrer Microsoft Azure Subscription**. ## Warum Schnittstellen in der Projektzeiterfassung so entscheidend sind Heute gibt es kaum noch **isolierte IT-Systeme**. Besonders im Projektgeschäft hängt der Erfolg davon ab, dass **alle Systeme nahtlos zusammenarbeiten**: * **Projektzeiterfassung** liefert Daten zu Stunden, Ressourcen und Fortschritt. * **Vorgelagerte Systeme** wie ERP oder CRM enthalten Kundendaten, Budgets und Aufträge. * **Nachgelagerte Systeme** wie Abrechnung, Controlling oder BI-Tools verarbeiten die erfassten Zeiten weiter. ![Ueberblick Zeiterfassung Schnittstellen](/_astro/zeiterfassung-projekte-schnittstellen-ueberblick.y3gjG5iU_RwlGI.webp) **Fehlt eine funktionierende Schnittstelle**, entstehen sofort Probleme: 1. **Doppelarbeit** – dieselben Daten müssen mehrfach erfasst werden. 2. **Fehlerquellen** – manuelle Übertragungen führen zu falschen Abrechnungen und unzuverlässigen KPIs. 3. **Zeitverlust** – Daten stehen nicht in Echtzeit zur Verfügung, Abrechnungen verzögern sich. 4. **Transparenzmangel** – Führungskräfte haben keinen aktuellen Überblick. 5. **Wachstumsbremsen** – Prozesse skalieren nicht mit der Unternehmensgröße. ## Der Wert funktionierender Schnittstellen Gut geplante **Projektzeiterfassung-Schnittstellen** schaffen: * **Echtzeit-Transparenz**: Immer aktuelle Daten in allen Systemen. * **Automatisierung**: Erinnerungen, Budgetprüfungen, Abrechnungen laufen automatisch. * **Fehlerfreiheit**: Keine Tippfehler oder falschen Zuordnungen. Buchungen auf das falsche Projekt etc. * **Schnelle Fakturierung**: Zeiten werden sofort ins Abrechnungssystem übertragen. * **Fundierte Entscheidungen**: Genaue KPIs für Projektleiter, Controller und Management. Mit der richtigen Integration wird die Projektzeiterfassung zum **Dreh- und Angelpunkt für Controlling, Unternehmenssteuerung und Kundenzufriedenheit**. 🚀 **Tipp:** Wir begleiten Sie bei der Digitalisierung, analysieren und hinterfragen bestehende Prozesse kritisch und unterstützen Sie von der Optimierung bis zur technischen Umsetzung. ### Typische Use Cases aus unserer Praxis In vielen Kundenprojekten zeigt sich: **Automatisierungen und Integrationen sind oft der entscheidende Hebel für Effizienz**. Die Bandbreite reicht dabei von einfachen Erinnerungen bis zu komplexen Systemkopplungen: #### Automatisierungen Wiederkehrende Aufgaben lassen sich komplett ohne manuellen Aufwand erledigen, zum Beispiel: * Versand von Erinnerungs-Mails zur Zeiterfassung * Automatisches Anlegen von Outlook-Terminen bei Abwesenheiten * Periodische Prüfung von Arbeitszeitverletzungen mit Benachrichtigungen #### Projektzeiterfassungs-Funktionen Auch in der täglichen Projektarbeit schaffen Automatisierungen klare Vorteile, etwa durch: * Notifications bei Budgetüberschreitungen * Automatisierte Projektstatus-Reports * Synchronisation von Projektdaten mit ERP-Systemen #### Systemanbindungen Time Cockpit lässt sich nahtlos in unterschiedlichste Systeme integrieren, unter anderem: * Microsoft Dynamics NAV / Business Central * Microsoft CRM * SharePoint * SAP * Azure DevOps * Jira * Diverse **On-Premise-Systeme** Unsere Erfahrung: **Die Liste möglicher Integrationen ist lang** – und oft der Schlüssel zu maximaler Effizienz. ## Unsere Technologie-Basis: Microsoft Azure Wir setzen bei Schnittstellen und Jobs auf [**Microsoft Azure**](https://azure.microsoft.com/de-de/) – modern, sicher und hoch skalierbar. In den meisten Projekten nutzen wir [**Azure Functions**](https://azure.microsoft.com/de-de/products/functions): *Azure Functions* ist ein serverloser Cloud-Dienst, mit dem sich ereignisgesteuerte Anwendungen entwickeln lassen, ohne eigene Server betreiben zu müssen. So entstehen schlanke, effiziente Integrationen, die nur dann Kosten verursachen, wenn sie ausgeführt werden – oft sogar **kostenlos im Freikontingent**.\ 📄 [Mehr zu Azure Functions in der Microsoft-Dokumentation](https://learn.microsoft.com/de-de/azure/azure-functions/functions-overview) ### On-Premise-Anbindungen sicher umgesetzt Viele Kunden wollen **On-Premise-Systeme** in ihre Projektzeiterfassung integrieren. Hier setzen wir auf [**Azure Hybrid Connections**](https://learn.microsoft.com/de-de/azure/app-service/app-service-hybrid-connections?tabs=windows): *Azure Hybrid Connections* ermöglicht sicheren Zugriff auf lokale Ressourcen aus Azure heraus – ohne komplexe VPNs. Eine kleine Komponente im Unternehmensnetzwerk baut eine verschlüsselte Verbindung zur Cloud auf.\ 📄 [Mehr zu Azure Hybrid Connections](https://learn.microsoft.com/de-de/azure/app-service/app-service-hybrid-connections?tabs=windows) 💡 Auch wenn in Ihrem Rechenzentrum oder Netzwerk noch Software läuft, steht dem Einsatz von Time Cockpit als SaaS-Lösung nichts im Weg – wir helfen Ihnen, Ihre On-Premise-Welt nahtlos mit der Cloud zu verbinden. ### Time Cockpit Web API für beliebige Integrationen Die [*time cockpit Web API*](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) ist das Herzstück, wenn es um flexible Anbindungen von time cockpit an andere Systeme geht. Sie ermöglicht es, nahezu jede Art von Datenaustausch oder Prozessintegration umzusetzen – von einfachen Abfragen bis hin zu komplexen, bidirektionalen Schnittstellen. * **Import** und **Export** von Daten * **Starten von Aktionen** * **Abrufen von Listen und Ergebnissen** * **Abrufen von Reports** * **uvm.** In der Praxis heißt das zum Beispiel: Ein ERP-System kann automatisch neue Projekte und Kunden in time cockpit anlegen, ein CRM übernimmt erfasste Projektzeiten direkt in die Kundenhistorie, oder ein BI-Tool ruft aktuelle Auswertungen für Management-Reports ab. Unsere Azure Functions nutzen diese API gezielt, um Daten zwischen time cockpit und externen Systemen zu synchronisieren. Dadurch entstehen Integrationen, die Prozesse automatisieren, Fehlerquellen eliminieren und sicherstellen, dass alle angebundenen Systeme immer mit den neuesten Informationen arbeiten. ## Warum maßgeschneiderte Schnittstellen? 💡 Viele Systeme wie **SAP** oder **Azure DevOps** lassen sich **individuell anpassen**. Unternehmen können dort eigene Felder, Workflows und Datenstrukturen hinterlegen. Damit diese individuellen Anpassungen reibungslos mit *time cockpit* zusammenspielen, braucht es **flexible, kundenspezifische Schnittstellen**. ## Unser Vorgehen bei der Entwicklung 1. **Anforderungsanalyse** – Klärung der Datenflüsse und Prozesse 2. **Technische Konzeption** – Architektur und Technologieauswahl 3. **Entwicklung & Test** – Umsetzung in Azure Functions, API-Anbindung, Sicherheitstests 4. **Go-Live & Monitoring** – Einführung, Überwachung, Optimierung ## Fazit Individuelle **Projektzeiterfassung-Schnittstellen** sind der Schlüssel zu automatisierten Prozessen, fehlerfreien Datenflüssen und aktuellen Informationen in allen Systemen. Mit **Azure Functions**, **Hybrid Connections** und der [**time cockpit Web API**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) entwickeln wir für unsere Kunden Integrationen, die exakt zu ihren Prozessen passen – egal ob Cloud, On-Premise oder Mischbetrieb. Das Ergebnis: **Mehr Effizienz, bessere Datenqualität, schnellere Abrechnung – und damit ein klarer Wettbewerbsvorteil.** ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung selbst programmieren mit AI: Ein Risiko? > Zeiterfassung selbst programmieren wirkt mit AI einfacher denn je. Warum der produktive Betrieb trotzdem schnell teuer, komplex und riskant wird. May 8, 2026 von Alexander Huber ![Zeiterfassung selbst programmieren mit AI: Ein Risiko?](/_astro/zeiterfassung-selbst-programmieren-mit-ai.de.CgPAvTZ__18v6zR.webp) **Zeiterfassung selbst programmieren** war lange ein Thema für Spezialfälle. Seit moderne AI Coding Tools, Coding Agents und agentische Workflows in kurzer Zeit produktnahe Prototypen erzeugen können, wirkt Eigenentwicklung wieder deutlich attraktiver. GitHub hat im Februar 2026 seinen Coding Agent um Modellauswahl, Self Review, eingebaute Security Scans und CLI Handoff erweitert ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/github-copilot/whats-new-with-github-copilot-coding-agent/)). OpenAI beschreibt seit März 2026 eine Arbeitsweise, bei der Entwickler mehrere Coding Agents parallel steuern und länger laufende Aufgaben delegieren ([OpenAI](https://openai.com/index/introducing-the-codex-app/)). Und GitHub zeigt seit Februar 2026 mit Agentic Workflows, wie Agents selbst in automatisierten Repository-Prozessen mit Guardrails eingesetzt werden ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/automate-repository-tasks-with-github-agentic-workflows/)). Genau deshalb liegt die Frage nahe, ob man eine Zeiterfassung heute nicht einfach selbst bauen sollte. Für einen ersten Prototyp funktioniert das oft erstaunlich gut. Die eigentliche Managementfrage lautet aber nicht, ob man eine Zeiterfassung mit AI bauen kann. Die Frage ist, ob man sie auch verlässlich, sicher, pflegbar und wirtschaftlich sinnvoll betreiben will. AI senkt die Hürde für einen überzeugenden Prototyp deutlich. Sie senkt aber nicht automatisch die Hürde für Governance, Wartbarkeit, Compliance und langfristigen Betrieb. ## Warum Zeiterfassung selbst programmieren gerade wieder attraktiv wirkt Der aktuelle AI-Schub ist nicht nur ein neues User Interface für Code Completion. In den letzten Monaten hat sich sichtbar verschoben, was Teams an Agents delegieren. GitHub zeigt mit Agentic Workflows, dass Agents inzwischen wiederkehrende Repository-Aufgaben wie Triage, Dokumentation und Code-Quality-Prüfungen in automatisierten Abläufen übernehmen können ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/automate-repository-tasks-with-github-agentic-workflows/)). Parallel beschreibt GitHub für seinen Coding Agent Self Review, Security-Scans und CLI Handoff als Teil des aktuellen Produktstands ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/github-copilot/whats-new-with-github-copilot-coding-agent/)). OpenAI spricht von einer Zusammenarbeit mit mehreren Agents über länger laufende Aufgaben hinweg ([OpenAI](https://openai.com/index/introducing-the-codex-app/)). Anthropic skizziert in seinem aktuellen Agentic Coding Report für 2026 ebenfalls einen Trend zu länger laufenden, zusammenhängenden Entwicklungsaufgaben mit menschlichen Kontrollpunkten ([Anthropic](https://resources.anthropic.com/hubfs/2026%20Agentic%20Coding%20Trends%20Report.pdf?hsLang=en)). Aus Managementsicht ist das relevant, weil damit aus einem Spielzeug für Demos ein plausibles Werkzeug für interne Software geworden ist. Die Hürde für Eigenentwicklung sinkt deutlich. Genau das macht die Diskussion spannender: Was vor Kurzem noch wie ein überambitioniertes Nebenprojekt gewirkt hätte, erscheint heute als realistische Option für Fachabteilungen und IT-Teams. ## Warum Zeiterfassung komplexer ist, als viele annehmen Viele unterschätzen Zeiterfassung, weil der sichtbare Teil simpel wirkt: Benutzer anlegen, Projekte anlegen, Stunden erfassen, Berichte anzeigen. In der Praxis hängt daran aber deutlich mehr. Sobald ein System in reale Arbeitsabläufe eingreift, wird es schnell Teil der operativen Infrastruktur und nicht bloß eine elegante Eingabemaske. Die folgende Übersicht zeigt die Bereiche, die bei einer Eigenentwicklung schnell nach “Details” aussehen, im Produktivbetrieb aber oft über Kosten, Akzeptanz und Risiko entscheiden. | Bereich | Warum er im Produktivbetrieb relevant wird | | ------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- | | **Arbeitszeit und Verfügbarkeit** | Zeiten müssen vollständig, plausibel und für den Alltag der Mitarbeitenden nutzbar sein. | | **Projektabrechnung und Nachkalkulation** | Fehlerhafte Buchungen wirken direkt auf Margen, Rechnungen und Steuerung. | | **Abwesenheiten und Stellvertretungen** | Urlaub, Krankenstand und Vertretungsregeln dürfen nicht neben dem System herlaufen. | | **Rollen, Berechtigungen und Freigaben** | Nicht jeder darf alles sehen, ändern oder freigeben. | | **Korrekturen, Historie und Nachvollziehbarkeit** | Buchungen müssen änderbar sein, ohne dass die Historie verloren geht. | | **Schnittstellen zu HR, Buchhaltung oder Projekttools** | Der Nutzen steht und fällt oft mit stabilen Integrationen. | Hinzu kommt, dass Arbeitszeiterfassung in Europa nicht nur eine Komfortfrage ist. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 festgehalten, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit verpflichten können ([Curia](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf)). Auch wenn die konkrete Ausgestaltung national unterschiedlich ist, zeigt das sehr klar: Bei Zeiterfassung geht es nicht nur um Eingabemasken, sondern um Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit. ## Der Prototyp ist selten das Problem Mit AI lässt sich heute schnell ein erster Stand bauen. Genau darin liegt aber auch das Risiko. Eine gute Demo erzeugt leicht den Eindruck, das Thema sei im Wesentlichen gelöst. In Wirklichkeit verschiebt sich die Diskussion nach dem Prototypen erst von der Oberfläche in den Betrieb. Dann geht es plötzlich nicht mehr darum, ob sich Stunden buchen lassen, sondern ob das System im Alltag zuverlässig geführt, abgesichert und weiterentwickelt werden kann. Typische Fragen tauchen oft erst im zweiten Schritt auf, und sie sind erstaunlich selten spektakulär. Gerade diese unscheinbaren Punkte entscheiden später darüber, ob das System trägt oder zur Dauerbaustelle wird: * Wer darf welche Buchungen sehen, freigeben oder ändern? * Wie läuft das Onboarding neuer Mitarbeitender oder externer Partner ab? * Wie funktioniert sauberes Offboarding, und wer stellt sicher, dass verwaiste Benutzer rechtzeitig gesperrt oder deaktiviert werden? * Wie werden Feiertage, Teilzeitmodelle oder Sonderregeln abgebildet? * Wie werden Buchungen korrigiert, ohne Historie zu verlieren? * Welche Daten müssen für Auswertung, Abrechnung und Projektsteuerung konsistent bleiben? Keine dieser Fragen klingt nach Innovation. Genau das ist der Punkt. In produktiven Systemen entstehen Risiken oft nicht durch spektakuläre Architekturfehler, sondern durch vergessene Benutzer, zu breite Rechte, unklare Zuständigkeiten oder unsaubere Korrekturprozesse. Genau an dieser Stelle lohnt sich auch die Brücke zu unserem Beitrag über [IT-Sicherheit bei Time Cockpit](/de/blog/it-sicherheit-time-cockpit-ki-modelle/). Dort wird sehr deutlich, warum Identitäten, Rollen, Offboarding und nachvollziehbare Zugriffe keine Nebensache sind, sondern Teil eines belastbaren Betriebsmodells. Ein vergessener Account, zu breite Rechte oder unklare Zuständigkeiten klingen banal, sind in produktiven Systemen aber genau die Art von Fehlern, die später Sicherheits- und Compliance-Probleme auslösen. Hinzu kommt ein Punkt, der bei AI-getriebenen Prototypen besonders leicht unterschätzt wird: Software will auch nach dem Go-live gewartet werden. Abhängigkeiten altern, Sicherheitsupdates müssen eingespielt werden, Frameworks ändern sich, Anforderungen aus HR, Projektcontrolling oder Buchhaltung entwickeln sich weiter. Damit landet man schnell bei derselben Grundfrage wie in unserem Artikel zu [Make or Buy bei Zeiterfassungssystemen](/de/blog/make-or-buy-zeiterfassung/): Will man wirklich nicht nur die erste Version bauen, sondern auch Pflege, Weiterentwicklung, Betrieb und personelle Abhängigkeiten langfristig selbst tragen? Spätestens an diesem Punkt wird aus einem internen Tool schrittweise ein eigenes Produkt, inklusive Betrieb, Support, Weiterentwicklung und technischem Risiko. Genau hier kippt die Diskussion von “Das konnten wir schon bauen” zu “Wollen wir dieses System auch dauerhaft verantworten?”. ## AI-Code beschleunigt, ersetzt aber keine Governance Gerade weil AI Coding in den letzten Monaten so schnell gereift ist, wird Governance wichtiger, nicht unwichtiger. GitHub führt für seinen Coding Agent inzwischen eingebaute Security Checks an und begründet das sehr direkt: AI-generierter Code kann verwundbare Muster, Geheimnisse oder abhängige Pakete mit bekannten Schwachstellen schneller erzeugen, als Teams sie bemerken ([GitHub Blog](https://github.blog/ai-and-ml/github-copilot/whats-new-with-github-copilot-coding-agent/)). Hinzu kommen neue Fragen rund um Daten und Nachvollziehbarkeit. GitHub hat am 25. März 2026 angekündigt, dass Interaktionsdaten aus Copilot Free, Pro und Pro+ ab dem 24. April 2026 für Training und Verbesserung von Modellen genutzt werden, sofern Nutzer nicht widersprechen ([GitHub Blog](https://github.blog/news-insights/company-news/updates-to-github-copilot-interaction-data-usage-policy/)). Für Business und Enterprise gilt das laut GitHub nicht. Der Punkt ist nicht, dass man AI deshalb nicht nutzen sollte. Der Punkt ist, dass Teams bei produktionsnaher Entwicklung sehr bewusst über Daten, Richtlinien und Toolwahl entscheiden müssen. Auch unabhängig vom aktuellen Marktzyklus bleibt sichere Softwareentwicklung ein Prozess, nicht nur eine Schreibaufgabe. Das Secure Software Development Framework von NIST betont genau diese Disziplin aus Anforderungen, Reviews, Tests und laufender Verbesserung ([NIST](https://csrc.nist.gov/projects/ssdf)). OWASP warnt im GenAI-Kontext zusätzlich vor Overreliance, also davor, Ausgaben von Modellen ohne ausreichende Kontrolle zu übernehmen ([OWASP](https://genai.owasp.org/llmrisk2023-24/llm09-overreliance/)). Wer Zeiterfassung mit AI entwickelt, entscheidet nicht nur über Codegeschwindigkeit. Man entscheidet zugleich über Review-Prozesse, Datenrichtlinien, Verantwortlichkeiten und den Sicherheitsstandard des späteren Betriebs. ## Wann Eigenentwicklung sinnvoll sein kann Trotzdem wäre es falsch, aus all dem abzuleiten, dass man Zeiterfassung niemals selbst entwickeln sollte. Ein interner Ansatz kann sinnvoll sein, wenn ein sehr enger Sonderfall abgebildet werden muss, wenn ein vorhandenes System gezielt erweitert wird oder wenn ein klar begrenztes Tool für einen abgegrenzten internen Prozess ausreicht. Die entscheidende Frage ist aber, ob wirklich eine komplette Zeiterfassung gebaut werden soll oder eher eine spezifische Erweiterung, Integration oder Automatisierung. Genau hier sehen wir in vielen IT-Dienstleistungsunternehmen den pragmatischeren Weg: keinen kompletten Neubau, sondern eine anpassbare Standardlösung, die die schwierigen Grundlagen bereits mitbringt und trotzdem Raum für individuelle Prozesse lässt. ## Was das für IT-Dienstleister praktisch bedeutet Wer Projektgeschäft sauber steuern will, braucht mehr als eine schöne Eingabemaske. Entscheidend sind konsistente Daten, stabile Prozesse und belastbare Auswertungen. Sonst wird aus Zeiterfassung schnell ein Thema für Nacharbeit, Rückfragen und Diskussionen über Datenqualität. Aus unserer Sicht hat sich für viele Teams eine klare Aufgabenteilung bewährt: * AI für Ideen, Prototypen und schnelle Prozessentwürfe * Standardsoftware für den belastbaren Kern * Anpassungen dort, wo das eigene Geschäft wirklich besonders ist Diese Trennung ist weder besonders glamourös noch maximal technikromantisch, aber sie ist oft wirtschaftlich vernünftig. Wer diese Einordnung vertiefen will, findet dazu bereits passende Hintergründe in unserem Beitrag zu [Make or Buy bei Zeiterfassungssystemen](/de/blog/make-or-buy-zeiterfassung/) und in unserem Artikel über [Anpassbarkeit in SaaS-Software](/de/blog/anpassbarkeit-saas-tools). Wer stärker auf Wirtschaftlichkeit und Projektsteuerung schaut, landet außerdem schnell bei [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) statt bei einer reinen Stundenliste. Entscheidend ist nicht, ob man mit AI einen ersten lauffähigen Stand erzeugen kann. Entscheidend ist, ob das Ergebnis auch in sechs oder zwölf Monaten noch verlässlich betrieben, angepasst und geprüft werden kann. ## Fazit **Zeiterfassung selbst programmieren** klingt mit AI heute deutlich realistischer als noch vor kurzer Zeit. Genau deshalb sollte die Entscheidung nicht nur über Entwicklungsgeschwindigkeit getroffen werden. Für eine Demo reicht AI oft erstaunlich weit. Für den produktiven Einsatz beginnt die eigentliche Arbeit aber erst danach: Regeln, Rechte, Sicherheit, Auswertungen, Schnittstellen und laufende Pflege. Die bessere Managementfrage ist daher nicht: Können wir Zeiterfassung selbst bauen? Sondern: Wollen wir den langfristigen Betrieb eines solchen Systems wirklich selbst verantworten, oder ist eine anpassbare Standardlösung wirtschaftlich klüger? ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung bei Startups und kleinen Unternehmen > Viele Startups und kleine Unternehmen glauben, Zeiterfassung passe nicht zu ihrer Kultur oder sei erst ab einer bestimmten Größe relevant. Ein praxisnaher Denkanstoß für Teams bis etwa 30 Mitarbeitende in Österreich und Deutschland. Feb 3, 2026 von Alexander Huber ![Zeiterfassung bei Startups und kleinen Unternehmen](/_astro/time-tracking-mandatory-startups-smb-dach.de.Cr5Q4J7r_Z1nAcbj.webp) ## „Wir sind ein kleines Unternehmen, wir brauchen keine Zeiterfassung.“ Diesen Satz hören wir nicht nur in Startups, sondern genauso in kleinen Unternehmen mit zehn, zwanzig oder dreißig Mitarbeitenden. Vertrauen statt Kontrolle, flexible Arbeitszeiten, Ergebnisorientierung statt Stechuhr, das passt kulturell oft gut und ist meist ehrlich gemeint. Diese Erfahrung haben wir in den letzten 15 Jahren gemacht: Wie bleibt man schnell, flexibel und pragmatisch, und baut trotzdem Prozesse auf, die rechtlich halten und im Alltag nicht nerven. Genau aus dieser Erfahrung heraus ist dieser Artikel geschrieben. Die Frage ist allerdings nicht nur kultureller Natur. Arbeitszeitaufzeichnungen sind in Österreich und Deutschland rechtlich vorgesehen, auch für kleine Unternehmen. Mindestens ebenso wichtig ist aus unserer Sicht die praktische Frage: **Ab wann helfen klare Aufzeichnungen einem wachsenden Team mehr, als sie Aufwand verursachen?** Dieser Artikel ist ein Denkanstoß aus unserer unternehmerischen Praxis und keine Rechtsberatung. Welche Vorgaben und Ausnahmen im konkreten Fall gelten, sollte bei Bedarf mit einer fachkundigen Stelle geklärt werden. *** ## Der rechtliche Rahmen als Ausgangspunkt Ein wichtiger Wendepunkt war 2019 ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Der Gerichtshof stellte klar, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein **objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit** einzurichten. Ziel ist insbesondere, die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfbar zu machen. ([EuGH, C-55/18](https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=\&docid=214043\&pageIndex=0\&doclang=DE)) Für kleine Unternehmen ergibt sich daraus ein wichtiger Denkanstoß: Eine moderne Arbeitskultur hebt die Verantwortung für nachvollziehbare Arbeitszeiten nicht automatisch auf. Wie die Erfassung konkret ausgestaltet werden muss und welche Ausnahmen greifen, hängt jedoch von der jeweiligen nationalen Rechtslage und der konkreten Tätigkeit ab. *** ## Deutschland: Die grundsätzliche Pflicht besteht bereits In Deutschland wurde lange darüber diskutiert, ob und wann dieses EuGH Urteil konkret umzusetzen sei. Diese Diskussion ist spätestens seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 beendet. Das Gericht stellte fest, dass Arbeitgeber bereits heute verpflichtet sind, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen, auch ohne neues Gesetz. ([Bundesarbeitsgericht](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/)) Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin bestätigt diese Auslegung ausdrücklich und verweist darauf, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits aus geltendem Arbeitsschutzrecht folgt. ([BAuA](https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Arbeitszeit/Arbeitszeiterfassung)) Bei der konkreten Ausgestaltung bestehen dennoch Spielräume. Das Bundesarbeitsgericht weist ausdrücklich darauf hin, dass die Erfassung nicht in jedem Fall elektronisch erfolgen muss und abhängig von Tätigkeit und Unternehmen auch Aufzeichnungen in Papierform genügen können. Für Unternehmen bedeutet das: Es lohnt sich, das eigene Vorgehen bewusst festzulegen, statt auf eine einzige allgemeingültige technische Lösung zu warten. *** ## Österreich: Pflichten im Detail Auch in Österreich bestehen Aufzeichnungspflichten über geleistete Arbeitsstunden. Der rechtliche Rahmen ergibt sich insbesondere aus § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG). Dabei kennt das Gesetz je nach Arbeitsmodell unterschiedliche Anforderungen. Für Beschäftigte, die Lage und Ort ihrer Arbeitszeit weitgehend selbst bestimmen können oder überwiegend von zu Hause arbeiten, können beispielsweise Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit ausreichen. ℹ️ Lesetipp: Detaillierte Pflichten (inkl. § 26 AZG) und typische Praxisfragen sind hier zusammengefasst: [Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/). *** ## Warum kleine Unternehmen besonders genau hinschauen sollten Viele Teams gehen davon aus, dass ihre Größe oder ihre moderne Arbeitskultur das Thema Zeiterfassung weniger relevant macht. Gleichzeitig arbeiten Startups und kleine Unternehmen häufig ohne eigene HR Funktion und mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, Remote Arbeit und viel Eigenverantwortung. Gerade dann lohnt es sich, einfache und verständliche Regeln festzulegen. Unsere praktische Erfahrung ist: **Je weniger formalisiert die Arbeitsorganisation ist, desto hilfreicher wird eine nachvollziehbare Dokumentation.** Fehlen belastbare Aufzeichnungen, lassen sich Arbeitszeiten und Überstunden bei Rückfragen oder in einem Konfliktfall deutlich schwerer nachvollziehen. In Österreich ist die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften keine rein organisatorische Frage, sondern rechtlich relevant. Das **Arbeitszeitgesetz (AZG)** enthält Strafbestimmungen: Wer als Arbeitgeber Arbeitszeitvorschriften bzw. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verletzt, kann von der Bezirksverwaltungsbehörde mit **Geldstrafen** belegt werden (§ 28 AZG). [Quelle (RIS, § 28 AZG)](https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1969/461/P28/NOR40269387) Für Geschäftsführer:innen einer GmbH kann zusätzlich das Gesellschaftsrecht relevant sein: Nach **§ 25 GmbHG (AT)** sind Geschäftsführer der Gesellschaft gegenüber verpflichtet, bei ihrer Geschäftsführung die **Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes** anzuwenden. Wie sich diese allgemeine Sorgfaltspflicht im Einzelfall auf Organisation und Überwachung auswirkt, ist eine rechtliche Frage. [Quelle (RIS, § 25 GmbHG AT)](https://www.ris.bka.gv.at/eli/rgbl/1906/58/P25/NOR40173820) Praxisnah formuliert: Verstöße gegen Arbeitszeit- und Aufzeichnungspflichten können **verwaltungsstrafrechtliche Konsequenzen** für den Arbeitgeber nach sich ziehen (§ 28 AZG). Die konkrete Verantwortlichkeit und mögliche weitere Folgen müssen immer anhand des Einzelfalls beurteilt werden. Das trifft in kleinen Unternehmen besonders oft zu, weil viele Faktoren zusammenkommen: * Es gibt viele Teilzeit Modelle, kurzfristige Ausnahmen und spontane Einsätze. * Führung passiert nah am Tagesgeschäft, Entscheidungen werden schnell getroffen. * Dokumentation wird als zusätzliche Arbeit wahrgenommen, nicht als Schutz. * Wachstum passiert in Sprüngen, etwa wenn neue Kundinnen und Kunden dazukommen. *** ## Die unterschätzten Risiken fehlender Zeiterfassung Fehlende oder lückenhafte Zeiterfassung ist kein rein theoretisches Risiko. Sie kann zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen, etwa bei Überstundenforderungen oder Kündigungen. Zudem drohen Beanstandungen bei Prüfungen durch Behörden oder Sozialversicherungsträger. ℹ️ Vertiefung: Der Beitrag [Die drei größten Gefahren ohne Zeiterfassung](/de/blog/drei-groesste-gefahren-ohne-zeiterfassung/) fasst die Risiken kompakt und praxisnah zusammen. Er zeigt, warum fehlende Zeiterfassung häufig zu Überlastung, Entgrenzung sowie vermeidbaren Rechts- und Organisationsrisiken führt. Arbeitszeitschutz ist Teil des Arbeitsschutzes und damit eine organisatorische Aufgabe, die Unternehmen nicht ausblenden sollten. Für Gründerinnen, Gründer und kleine Arbeitgeber ist das vor allem ein Anlass, Zuständigkeiten und Abläufe frühzeitig zu klären, nicht ein Grund für unnötige Bürokratie. Auch bei Investorengesprächen, Due Diligence Prüfungen oder größeren Kundenprojekten kann die Frage aufkommen, wie Arbeitszeiten und interne Abläufe dokumentiert werden. Eine klare, nachvollziehbare Antwort vermittelt dabei mehr Professionalität als uneinheitliche Listen und informelle Absprachen. Ein ähnlicher Bedarf entsteht bei Förderprojekten. Viele Startups arbeiten mit nationalen oder europäischen Förderungen oder mit Forschungsprojekten. Welche Nachweise erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Programm ab. Nachvollziehbare Zeitdaten können dabei helfen, Projektfortschritt und Mittelverwendung plausibel zu dokumentieren. *** ## Wann Excel, Zettel und Bauchgefühl an Grenzen stoßen In vielen kleinen Unternehmen existiert eine Art „gefühlte Zeiterfassung“: Excel Tabellen, Wochenlisten oder manuelle Nachträge. Das kann bei sehr kleinen und stabilen Teams durchaus eine Zeit lang funktionieren. Schwierigkeiten entstehen meist dann, wenn mehrere Personen Dateien parallel bearbeiten, Einträge häufig nachgetragen werden oder Projekte, Abwesenheiten und Freigaben miteinander verbunden werden sollen. Entscheidend ist nicht das verwendete Werkzeug allein, sondern ob die Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und im Alltag verlässlich sind. Bei flexiblen, verteilten oder projektbasierten Arbeitsmodellen lässt sich das mit einem passenden digitalen System meist einfacher organisieren. Eine generelle gesetzliche Pflicht zu einer bestimmten Software folgt daraus jedoch nicht. Wenn Excel weiterhin für die Zeiterfassung genutzt wird, bietet dieser Beitrag eine Orientierung: [10 Gründe gegen Excel für die Projektzeiterfassung](/de/blog/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung/). *** ## Zeiterfassung als Unternehmenshygiene, nicht als Kontrolle Richtig eingeführt ist Zeiterfassung kein Misstrauensinstrument, sondern eine Form von **Unternehmenshygiene**. Sie schützt Mitarbeitende vor Überlastung, schafft Klarheit für Führungskräfte und bildet die Grundlage für realistische Planung und nachhaltiges Wachstum. Moderne digitale Lösungen ermöglichen eine Zeiterfassung, die sich in den Arbeitsalltag integriert, ohne Kultur oder Autonomie zu beschädigen. Sie machen sichtbar, was ohnehin passiert, und genau darin liegt ihr Wert. Damit das im Startup Alltag funktioniert, muss Zeiterfassung auch akzeptiert werden. Aus unserer Praxis und passend zu den Gedanken aus [Mitarbeiter zur Zeiterfassung motivieren](/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/) haben sich vier Dinge besonders bewährt: * Den Zweck glasklar machen (Arbeitsschutz, Fairness, Planung), nicht „weil man muss“. * So einfach starten wie möglich, damit es keine Bürokratie wird. * Vertrauen und Transparenz kombinieren, also dokumentieren ohne Micromanagement. * Feedback ernst nehmen und zeigen, dass Zeitdaten wirklich genutzt werden. Gerade in dynamischen Teams mit schnellen Rollenwechseln, neuen Kolleginnen und Kollegen, Freelancern oder Agenturen hilft eine schlanke Routine zusätzlich. Wenn Onboarding und Offboarding schnell passieren, sind konsistente Kategorien, klare Zuständigkeiten und einfache Regeln wichtiger als perfekte Detailtiefe. Ein wichtiger Punkt für kleine Teams ist die Kommunikation: Zeiterfassung bedeutet Dokumentation, nicht Kontrolle. Dazu passt auch: [Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung](/de/blog/vertrauensarbeitszeit-zeiterfassung-widerspruch/). *** ## Fazit: Ein Denkanstoß für das richtige Maß Für Startups und kleine Unternehmen in Österreich und Deutschland ist die Aufzeichnung von Arbeitszeiten nicht nur eine rechtliche Frage. Sie kann auch eine Grundlage für verlässliche Planung, faire Ausgleichsmechanismen bei Mehrarbeit und nachvollziehbare Nachweise gegenüber Förderstellen oder anderen Stakeholdern sein. Unser Denkanstoß lautet daher: **Passt die heutige Form der Zeiterfassung noch zur tatsächlichen Arbeitsweise des Teams?** Eine gute Lösung sollte nachvollziehbar und im Alltag dauerhaft nutzbar sein, ohne unnötige Reibung zu erzeugen. Manchmal reicht dafür ein bewusst gestalteter einfacher Prozess. Mit wachsender Teamgröße, mehr Projekten und flexibleren Arbeitsmodellen kann eine schlanke digitale Lösung den Alltag deutlich erleichtern. ℹ️ Wenn Sie klein starten möchten: Wie ein kostenloser Einstieg für Freelancer und ein Pauschalpreis für kleine Teams in der Praxis funktioniert, erklären wir hier: [Überblick zum neuen Pricingmodell von time cockpit](/de/blog/zeiterfassung-1-jahr-kostenlos-freelancer/). Die aktuellen Konditionen finden Sie auf der [Preisseite](/de/preis/). ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Case Studies > time cockpit Case Studies Kunden die auf time cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Warum Kunden sich für time cockpit entscheiden! Sehen Sie in kurzen Interviews, wie unsere Kunden time cockpit verwenden. [![Thomas Knapp, IMC](/_astro/imc-thomas-knapp.DJHE1nAc.png)](/de/case-studies/imc/) ### IMC - IT-Management & Coaching GmbH [**](https://www.imc.at/)  [**](https://www.linkedin.com/company/it-management-coaching/)  In diesem Video sehen Sie, wie time cockpit IMC dabei hilft, flexible Arbeitszeiten im Einklang mit arbeitsrechtlichen Bestimmungen umzusetzen, indem es eine genaue Zeiterfassung und Gleitzeitkontenverwaltung bietet. Sie erfahren, wie die Anpassungsfähigkeit der Software und ihre Integration mit anderen Systemen wie Fresh Desk den IT-Support und den Abrechnungsprozess effizienter macht. Das Interview zeigt wie wichtig die individuelle Anpassbarkeit von Zeiterfassungssoftware auf die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse bei IMC ist, um die Akzeptanz von Zeiterfassung bei den Mitarbeitern zu erhöhen. [Zum Interview](/de/case-studies/imc/) [![Matthias Schreiner, Solvion](/_astro/solvion-matthias-schreiner.DsI8n7MO.png)](/de/case-studies/solvion/) ### SOLVION information management GmbH [**](https://www.solvion.net/)  [**](https://www.linkedin.com/company/solvion-information-management-gmbh/)  In diesem Video erfahren Sie, wie Solvion mit time cockpit drei Herausforderungen löst: die mühsame manuelle Zeiterfassung, die fehlende Integration mit anderen Systemen wie Navision (Business Central) und die Herausforderung, IT-Prozesse effizient zu verwalten. Durch die Einführung von time cockpit implementiert Solvion eine automatisierte und nahtlos integrierte Zeiterfassungslösung, die den administrativen Aufwand deutlich reduziert und eine direkte Anbindung an bestehende Systeme ermöglicht. Die Anpassungsfähigkeit von time cockpit spielt eine Schlüsselrolle dabei, die spezifischen Anforderungen von Solvion zu erfüllen und die alltägliche Arbeit der Mitarbeiter erheblich zu erleichtern. [Zum Interview](/de/case-studies/solvion/) [![Gerhard Mayrhofer und Angelika Galos, Pinoma](/_astro/lease-my-bike-gerhard-mayrhofer.BMLj0gYK.png)](/de/case-studies/leasemybike/) ### LeaseMyBike GmbH [**](https://leasemybike.at/)  [**](https://www.linkedin.com/company/leasemybike/)  In diesem Video sehen Sie, wie time cockpit LeaseMyBike dabei hilft, Projekt- und Anwesenheitszeiten präzise zu erfassen und die interne Leistungsverrechnung innerhalb einer Holding effizient abzubilden – inklusive Anbindung an ERP und Personalverrechnung. Sie erfahren, wie die Anpassungsfähigkeit der Software und ihre API-Integrationen Medienbrüche vermeiden und Monatsabschlüsse mit wenigen Klicks ermöglichen. Das Interview zeigt, wie wichtig die individuelle Konfigurierbarkeit von Zeiterfassung ist, um Prozesse zu skalieren und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu erhöhen. [Zum Interview](/de/case-studies/leasemybike/) --- # IMC > IMC "Und all diese Sachen, was man früher mit Excel gemacht haben beziehungsweise in irgendeiner Form mit einem anderen Softwareprodukt das läuft halt heute professionell mit dem time cockpit. Und da sind wir sehr dankbar, weil das schafft für mich als Unternehmer viel Freiheit, das funktioniert einfach und unkompliziert und wir haben die Sachen einfach gut im Griff." ## [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## IMC: Projektzeiterfassung im IT-Systemhaus **Rainer:** Herzlich Willkommen bei unserem heutigen Gespräch über time cockpit. Zu Gast bei mir heute ist Thomas Knapp. Thomas, könntest du uns einen kurzen Überblick über die Firma IMC, über eure Firma und deine Rolle als Geschäftsführer der IMC geben? **Thomas:** Ja, sehr gerne. Danke, dass ich heute bei dir zu Gast sein darf, lieber Rainer. Mein Systemhaus IMC in der Langform IT Management und Coaching GmbH gibt es seit nunmehr 20 Jahren. Wir haben im Frühjahr auch unter Beteiligung der Burschen von time cockpit 20 Jahre Jubiläum begehen dürfen. Unsere große Mission ist es, wir machen IT sicher und einfach nutzbar, damit Menschen eine sorgenfreie Arbeit haben damit. Wir konzipieren IT Lösungen, wir richten diese entsprechend ein und verkaufen Serversysteme, Speicherlösungen, Netzwerkgeräte kabelgebunden und drahtlos und wir vernetzen Standorte und das alles immer unter der Prämisse der Funktionalität und natürlich Sicherheit. Das ist in Zeiten wie diesen entscheidend. ## Standort, Teamgröße und Rahmenbedingungen für Projektzeiterfassung **Rainer:** Das klingt wie ein sehr interessantes Anwendungsgebiet, vor allem sehr zukunftsträchtig. Ich könnte mir vorstellen, dass eure Kunden jede Menge an Fragen haben und sehr froh sind über eure Unterstützung, unsere Zuseherinnen und Zuseher sind immer sehr interessiert, auch an der Struktur der Firma. Könntest du uns noch ein paar Informationen darüber geben, wie groß ihr seid, habt ihr einen Standort, mehrere Standorte, solche Dinge sind immer ganz, ganz interessant für unsere Zuhörerinnen und Zuhörer. **Thomas:** Wir haben einen Standort, und zwar im Wirtschaftspark Ybbstal. Dort sind wir angesiedelt seit knapp 7 Jahren, dort haben wir die IMC Arbeitswelt errichtet, 2016 und 2017 im Frühjahr bezogen, es ist ein klimaaktiv Gold zertifiziertes Gebäude, höchste Bauqualität und auch der Wohlfühlfaktor ganz groß, weil uns das wichtig ist. Aktuell sind wir 14 Köpfe im Team bunt gemischt, Männlein und Weiblein. Natürlich sind wir technik-lastig bei uns im Team, alles starke Techniker, die aber auch in der Kommunikation gut durchdringen können beim Kunden und entsprechend verständnisvoll sind. So sind wir speziell in der Region im Umkreis von 50 Kilometern und teilweise auch darüber hinaus ein starker IT Partner für kleine und mittelständische Betriebe. **Rainer:** Das klingt sehr, sehr spannend. Ich kann mir gut vorstellen, dass das gut funktioniert, lokal in der lokalen Community gut etabliert sein, gut verankert sein, dass ist sicher eine sehr interessante und schöne Art zu arbeiten. Da kommen wir gleich zu dem Thema Team. ## Projektzeiterfassung & flexible Arbeitszeiten: Compliance mit Arbeitszeitgesetz Was ich gesehen habe auf eurer Webseite ist, dass ihr ja sogar Träger des Staatspreises für Familie und Beruf seit. Gratulation dazu! Ich vermute daher, dass es für euch sehr wesentlich ist, dass ihr Familie und Beruf für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Einklang bringen könnt. Und da könnte ich mir vorstellen, dass auch Themen wie flexible Arbeitszeiten wesentlich sind. Ich kenne das selbst aus der eigenen Erfahrung, das Thema flexible Arbeitszeiten, gerade vor dem Hintergrund mit Arbeitszeitgesetz und Ähnlichem ist nicht ganz so einfach umzusetzen. Wie siehts da mit time cockpit aus. Nutzt ihr time cockpit für diesen Bereich und wie hilft cime Cockpit hier bei diesem Thema, flexible Arbeitszeiten, Arbeitszeitgesetze und Richtlinien einzuhalten? **Thomas:** Ich möchte vielleicht das Thema mit dem Staatspreis, Familie und Beruf nur mal kurz aufgreifen. Wir sind tatsächlich voriges Jahr 2022 als familienfreundlichster Kleinbetrieb, das ist die Kategorie bis 20 Mitarbeiter in ganz Österreich gekürt worden, hat uns völlig überrascht und hat gleichzeitig unser Engagement honoriert, dass Mitarbeiter bei uns einen extrem großen Stellenwert haben und dahinter auch deren Familien, dass man Familie und Beruf gut in Einklang bringen kann. Flexibilität, Rainer, hast du schon angesprochen, ist einer unserer 4 Kernwerte nicht nur bei der Arbeitszeit, das ist uns generell sehr wichtig und neben Hilfsbereitschaft, Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit eben Fundamentbaustein in unserem Wertegerüst. Time cockpit ist da tatsächlich eine super Lösung. Wir haben einen rechtlichen Rahmen geschaffen durch eine Gleitzeitkontovereinbarung, die unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und auch uns als Unternehmen die maximale Flexibilität gibt. Und trotzdem gilt es natürlich, arbeitsrechtliche Themen sehr genau einzuhalten und da geht es zum Beispiel darum, dass es gilt die tägliche Maximalarbeitszeit einzuhalten es geht darum, dass Pausenregelungen eingehalten werden, Wochenarbeitszeit et cetera und all diese Sachen, was man früher mit Excel gemacht haben beziehungsweise in irgendeiner Form mit einem anderen Softwareprodukt das läuft halt heute professionell mit dem time cockpit. Und da sind wir sehr dankbar, weil das schafft für mich als Unternehmer viel Freiheit, das funktioniert einfach und unkompliziert und wir haben die Sachen einfach gut im Griff. "Und all diese Sachen, was man früher mit Excel gemacht haben beziehungsweise in irgendeiner Form mit einem anderen Softwareprodukt das läuft halt heute professionell mit dem time cockpit. Und da sind wir sehr dankbar, weil das schafft für mich als Unternehmer viel Freiheit, das funktioniert einfach und unkompliziert und wir haben die Sachen einfach gut im Griff." **Rainer:** Das ist sehr schön zu hören. Das geht natürlich runter wie Öl, das freut uns sehr, wenn die Anforderungen deines Unternehmens hier gut umgesetzt werden. Interessant ist, wenn ich höre, dass ihr in eurem Produktportfolio ganz speziell auch darauf Wert legt, dass ihr eure Kunden dabei unterstützt, IT Systeme zu betreiben. Jetzt ist es ja so, dass time cockpit eine Software as a Service Lösung ist. Das heißt, das ist eine Lösung, die wir für unsere Kunden, also für Kunden wie euch betreiben. Warum habt ihr euch dazu entschlossen eine Software as a Service Lösung aus der Cloud wie time cockpit zu betreiben, in die zu investieren und warum betreibt ihr die Zeiterfassung nicht einfach selbst? ## Warum Projektzeiterfassung als SaaS? Vorteile von Time Cockpit in der Cloud **Thomas:** Das ist es sehr gute Frage und da möchte vielleicht ein bisschen ausholen. Bei uns im Unternehmen, und auch wenn wir für unsere Kunden tätig sind, ist es immer wichtig: Was ist denn die funktionellste Lösung, was unterstützt das Unternehmen am allerbesten? Und dort, wo heute viele IT Partner mehr oder weniger alles als as a Service irgendwo in die Cloud schieben sind wir sehr selektiv und schauen gemeinsam mit unseren Kunden, was ist denn die beste Lösung? Das ist wieder der Brückenschlag, warum haben wir das mit time cockpit so gemacht? Also zum einen, weil ist Software as a Service die Philosophie von time cockpit. Und zum anderen, weil es für uns sehr zweckmäßig ist. Wir haben vorher darüber gesprochen, dass wir nur einen Betriebsstandort hier im Wirtschaftspark Ybbstal haben, aber darüber hinaus sind unsere Technikerinnen und Techniker natürlich sehr viel vor Ort bei Kunden im Einsatz. Und da ist es natürlich sehr zweckmäßig, wenn ich die Zeiterfassung immer und überall und sofort vor Ort tätigen kann, was natürlich sehr dafür spricht, dass ich nicht irgendwo eine eigens gehostete Lösung auf meinem eigenen Server intern habe, sondern von überall aus zugängig ist. Das hat sich in der Praxis wirklich gut bewährt. Entschuldige, dass ich dir ins Wort falle Rainer. **Rainer:** Das ist gut, das ist wunderbar. Danke, diese Ergänzungen sind immer sehr wertvoll, diese Erfahrungsberichte, und das ist natürlich auch wunderschön für uns zu hören, wir haben uns darauf spezialisiert, time cockpit Software-as-a-Service anzubieten, genau wie du sagst und das ist genau die Philosophie, nämlich die beste Funktionalität zu bieten und gleichzeitig auch die Infrastrukturkosten, den Zeitaufwand, der reingesteckt werden muss zu minimieren. Bei time cockpit gibt es auch eine zweite wesentliche Philosophie, das ist nämlich die, dass unsere Software hochgradig anpassbar ist. Ich habe mit den Kollegen, die bei euch gemeinsam die Einführung gemacht haben, auch ein wenig gesprochen und ich muss echt sagen, ich bin sehr beeindruckt, wie professionell ihr dieses Thema angegangen seid. Es ist time cockpit nicht einfach von der Stange genommen worden, sondern die Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit sind wirklich genutzt worden, um die Software an eure Prozesse anzupassen und wir glauben, dass das ein ganz wesentlicher Faktor ist für den Erfolg von Standardsoftware, dass es auf der einen Seite Standard ist, auf der anderen Seite aber auch angepasst wird an den individuellen Bedürfnissen von Firmen. Wie seht ihr das? War es für euch wichtig, dass time cockpit anpassbar ist? Warum habt ihr nicht einfach eine Zeiterfassungssoftware von der Stange genommen, die vielleicht 80% erfüllt und dafür keine Anpassungen gebraucht hätte? ## Anpassbare Projektzeiterfassung statt Lösung „von der Stange“ **Thomas:** Das ist wahrscheinlich relativ einfach beantwortet. Wir sind, was das Thema angeht, realistisch. Mit realistisch meine ich, dass es wohl kaum eine Software fürs Thema Zeiterfassung geben wird, die 100% zu uns passt, die genauso ist wie wir sie brauchen. Und gleichzeitig haben wir mit time cockpit ein Produkt gefunden, das insgesamt sehr gut zu uns passt und das durch die entsprechenden Anpassungen, die wir schon getätigt haben - und das eine oder andere Thema wird in Zukunft auch noch kommen - nahezu perfekt zu uns passt. "Wir sind, was das Thema angeht, realistisch. Mit realistisch meine ich, dass es wohl kaum eine Software fürs Thema Zeiterfassung geben wird, die 100% zu uns passt, die genauso ist wie wir sie brauchen. Und gleichzeitig haben wir mit time cockpit ein Produkt gefunden, das insgesamt sehr gut zu uns passt und das durch die entsprechenden Anpassungen, die wir schon getätigt haben - und das eine oder andere Thema wird in Zukunft auch noch kommen - nahezu perfekt zu uns passt." Jetzt darf ich noch ein bisschen ausschwenken. Ich selbst habe mich im Detail gar nicht so viel beschäftigt damit, aber aus einem Grund das Gefühl gehabt, dass time cockpit eigentlich nicht ideal ist für uns. Unsere Mitarbeiter haben mich eines Besseren belehrt und gesagt, das ist die Lösung schlechthin. Und jetzt ist es bei uns Unternehmenskultur, dass nicht der Chef immer der Gescheiteste ist und das letzte Wort hat, sondern das Team entscheidet. Es gibt eine Lösung, die passt perfekt? Dann nehmen wir die. Das hat auch zur Entscheidung geführt, dass wir heute mit time cockpit arbeiten, eben in Verbindung mit Anpassungen, die wir durchgeführt haben und, vielleicht nochmal zurück zu dem Thema, „realistisch“ diese vorher gesagt hab. Was ich über 20 Jahren Firmengeschichte auch gesehen hab ist, dass grundsätzlich Zeiterfassung nicht unbedingt zu den Lieblingstätigkeiten von Mitarbeitern gehört. Das ist einfach was, das gehört auch dazu, das muss auch geschehen und am besten immer und überall sofort, zeitnah, weil sonst geht einfach bares Geld verloren, weil die Zeiterfassung einerseits für persönliche Mitarbeiterabrechnungen wirklich eine wichtige Grundlage ist, aber auch für Abrechnungen den Kunden gegenüber. Und jetzt war es für uns natürlich ganz wichtig, eine Lösung zu haben, die einfachst handhabbar ist. Um größtmögliche Akzeptanz bei jedem einzelnen Mitarbeiter, bei jeder einzelnen Mitarbeiterin sicherstellen zu können. Und ja, da haben wir mit dem time cockpit im wahrsten Sinne des Wortes ins Schwarze getroffen. **Rainer:** Ja, das klingt natürlich wunderbar. Das ist sehr schön, wenn wir natürlich hören, dass unsere Idee hier der Anpassbarkeit, dass wir uns auf Unternehmensprozesse einlassen, dass man eine Software zuschneiden kann, dass das in eurem Fall gut gepasst hat. Bleiben wir vielleicht noch ein klein wenig bei dem Thema, ich weiß, dass es 2 Bereiche gibt, wo ihr ganz besonders auf das Zuschneiden, auf das individuelle Anpassen an eure Bedürfnisse hin dran gearbeitet habt. Das eine ist der Bereich des IT Supports, ihr bietet ja IT Support für viele eurer Kunden an und ihr habt hier ein System zur Ticketverwaltung, Fresh Desk, wenn ich richtig informiert bin und hier weiß ich von meinen Kollegen, dass ihr Fresh Desk nahezu nahtlos an Time Cockpit angebunden habt. Also die Tickets landen automatisch in Time Cockpit, können dort gebucht werden und darauf aufbauend gibt es auch einen Verrechnungsprozess. Könntest du uns ein wenig zusammenfassen, wie dieser Prozess bei euch funktioniert, wie diese Integration von mehreren Software-as-a-Service Lösungen dazu führt, dass ihr vielleicht effizienter seid, dass du sicherstellen kannst, dass bei euch kein bares Geld verloren geht, wie du es ausgedrückt hast. Dadurch, dass vielleicht Daten nicht richtig erfasst werden. ## Ticketing-Integration: Projektzeiterfassung mit Freshdesk und ERP verbunden **Thomas:** Mhm ja, guter Punkt, wie du richtig erkannt hast. Wir erarbeiten bei uns im Unternehmen ticketbezogen, das ist jetzt keine große Besonderheit in einem IT Unternehmen, das ist heute mehr oder weniger Stand der Technik und jetzt ist es natürlich wichtig Zeitbuchungen für die Kunden auch den einzelnen Tickets zuzuordnen, sowohl im Support als auch im Projektgeschäft und am liebsten wäre uns ja offen gesprochen gewesen, die eierlegende Wollmilchsau zu finden, sprich ein System, wo wir Ticketing drinnen haben, wo die Zeiterfassung drinnen haben und dann gleich den ganzen Verrechnungsprozess mit gewissen Ansprüchen, die wir da haben, war das einfach nicht möglich bzw. wir haben nicht das Optimum für uns gefunden, mit dem haben wir gesagt okay, dann bitten wir uns die Rosinen raus und arbeiten in den einzelnen Lösungen mit dem was wirklich gut zu uns passt. Fresh Desk wie du richtig erwähnt hast, ist es im Ticketbereich und ja, auf Basis der guten Integration, die wir mit euch schaffen haben können. Mit Fresh Desktop haben wir auf Standard APIs aufsetzen können und time cockpit war so flexibel, dass man genau das aufgegriffen haben, die Daten entsprechend synchronisieren mit Fresh Desk und dann die Zeiterfassung ticketbezogen machen können. Mit dem Sammeln wir so das ganze Monat über die entsprechenden Daten und dann, gegen Ende des Monats oder Beginn vom Folgemonat, kommt dann der Tag der Abrechnung, wie man so schön sagt. Das war früher, bevor wir mit time cockpit gearbeitet haben, ein sehr papierlastiger Prozess, funktioniert mittlerweile zu 100% digital. Wir machen das Zusammenfassen, das Kontrollieren der geleisteten Arbeitszeit direkt in time cockpit. Das funktioniert wunderbar und übergeben die Daten dann wiederum über eine Schnittstelle an unser ERP System. Und über das gehen dann die Rechnungen plus die aus time cockpit bereitgestellten Zeitprotokolle raus an den Kunden und wie man sieht, die Kunden zahlen ihre Rechnungen rasch, das heißt, der Prozess ist gut implementiert, es wird nicht nur gute Arbeit geleistet, sondern auch der Gesamtprozess stimmt und das freut uns natürlich. "Mit dem Sammeln wir so das ganze Monat über die entsprechenden Daten und dann, gegen Ende des Monats oder Beginn vom Folgemonat, kommt dann der Tag der Abrechnung, wie man so schön sagt. Das war früher, bevor wir mit time cockpit gearbeitet haben, ein sehr papierlastiger Prozess, funktioniert mittlerweile zu 100% digital." **Rainer:** Das klingt wie ein richtig gut abgestimmter Prozess, wie eine gut geölte Maschine. Das ist natürlich optimal. Genauso soll es sein, und ich denke, das ist oft die Vision von Software-as-a-Service mit entsprechenden Anpassungsfähigkeiten und Schnittstellen, dass man hier gute Lösungen nahtlos miteinander integrieren kann und Lösungen baut. Da kommt es natürlich dann auch darauf an, dass man nicht nur Software bekommt, sondern dass man hier auch entsprechenden Support bekommt und das ist etwas, was uns immer ganz, ganz wichtig ist. Und ich denke, unsere Unternehmen sind uns hier sehr ähnlich. Euer Unternehmen ist ein mittelständisches Unternehmen, sitzt hier in Österreich. Unser Unternehmen ist ein mittelständisches Unternehmen hier in Österreich, wo man wirklich Bezug hat zu den Personen, mit denen auch reden kann. Welche Bedeutung hat es für euch gehabt, dass ihr ein Team habt bei uns, das nicht nur Arbeitsaufträge entgegennimmt, sondern vielleicht auch mal Geschäftsprozesse hinterfragt? Versucht, sich wirklich darauf einzulassen, was mit der Software gemacht wird. War das für euch ein Faktor, der bei der Entscheidung eine Rolle gespielt hat? Hat es bei der Umsetzung geholfen? Das würde mich sehr interessieren. **Thomas:** Tatsächlich ist das ein Thema, das früher bei uns ein wunder Punkt war, wir hatten da mal einen Partner mit einem Zeiterfassungssystem, da hat man nicht von Partnerschaft sprechen können, da haben wir uns ein Stück weit als Melkkuh gefühlt und gleichzeitig hatten wir oft auch das Gefühl, dass wir beziehungsweise unsere Prozesse nicht wirklich verstanden werden beziehungsweise wir auch keinen Sparring-Partner gehabt haben, der uns gesagt hätte: Leute, das ist schon gut und schön, wie ihr das macht, aber vielleicht kann man das gemeinsam noch besser gestalten. Und da muss ich ehrlich sagen, das funktioniert mit deinen Kollegen, lieber Rainer, wirklich einzigartig. Die haben sich reingetigert bei uns, die verstehen unser Unternehmen, die verstehen unsere Prozesse und haben das Ganze dann toll abgebildet im System und für mich persönlich - Optimum - ich selbst war kaum integriert, das war der eine oder andere Punkt, wo meine Erfahrung beziehungsweise mein Wissen dazu benötigt wurde, aber das meiste ist zwischen deinen Kollegen und meinen Kollegen im Direkten sehr effizient abgewickelt worden und das könnte ich mir in anderen Bereichen nur so wünschen, wenn das überall so sang- und klanglos beziehungsweise glatt läuft, wie das da funktioniert hat. Ich beobachte mich selber, wie ich gerade so richtig ins Schwärmen komme, nicht nur wie time cockpit heute läuft, sondern auch wie das Projekt selbst funktioniert hat und für mich persönlich eine wahre Freude. "Das funktioniert mit deinen Kollegen, lieber Rainer, wirklich einzigartig. Die haben sich reingetigert bei uns, die verstehen unser Unternehmen, die verstehen unsere Prozesse und haben das Ganze dann toll abgebildet im System…" **Rainer:** Das ist natürlich wunderbar zu hören, das freut mich sehr. Ich denke, das ist euer wichtigster Faktor für den Erfolg. Das ist auch ein Faktor für uns, das sind die Menschen dahinter, die Menschen hinter den Systemen, die sich dann wirklich um entsprechende Probleme annehmen und auch Herzblut reinstecken in solche Projekte. Das ist schön zu hören, dass diese Idee, diese Philosophie aufgeht, und ich denke, das ist der große Faktor, den wir als mittelständische lokale IT Betreiber in Österreich, in Europa gegenüber manchen internationalen Standardlösungen wirklich auch auf den Tisch legen können. ## Praxistipps und Erfahrungen zur Einführung von Projektzeiterfassung Thomas, das waren sehr interessante Ausführungen. Zum Abschluss würde ich noch gerne eine Frage stellen, wo andere Leute von deiner Erfahrung, von euren Erfahrungen profitieren könnten. Wenn du so darüber nachdenkst: welche Erfahrungen hast du gemacht mit dem Thema Einführung von Zeiterfassung im Allgemeinen und Einführung einer Softwarelösung wie time cockpit andererseits. Welche Tipps hättest du für Unternehmerinnen und Unternehmer, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen, was würdest du gleich machen? Wo gibt es vielleicht Dinge, wo du vielleicht sagst, das hätten wir noch eine Spur besser machen können? **Thomas:** Ja, ich glaube, wir haben heute über einige Themen gesprochen und auch wenn die Prozesse in jedem Unternehmen individuell sein werden, kann man wahrscheinlich darauf ein Stück weit aufbauen. Klarheit über die eigenen Prozesse zu haben bzw. diese, wenn ich eine neue Software einführe, noch einmal zu überdenken und zu schauen, wo kann ich denn noch weitere Effizienzsteigerungen bewirken ist wahrscheinlich eine gute Idee. Das ist das eine. Das andere ist, wenn man sich auf die Suche macht, nach einem Partner seitens Software, sich wirklich einmal bewusst zu machen, was ist denn für uns, basierend auf den Prozessen, wirklich wesentlich.\ Im Idealfall, und da stehe ich auch immer noch dazu, ist es eine gute Idee, möglichst viele Sachen abgebildet in einem System zu haben, dann spart man sich natürlich Schnittstellen. Zum anderen, wenn das so wie es bei uns war nicht möglich ist oder gelingt, darauf zu achten, dass man einen Partner hat die halt schnittstellentauglich sind. Da ist wiederum unsere Erfahrung: Schnitt- oder Nahtstellen sind ja grundsätzlich gute Sachen, wenn sie denn funktionieren. Man muss dabei bedenken, dass sich Versionsstände einer Software im laufenden Betrieb üblicherweise ändern, in unserem Fall kann das mit dem ERP-System sein, das kann mit time cockpit sein, das kann im Fresh Desk sein, und die Sachen sollten trotzdem weiter funktionieren. Das funktioniert bei uns seit Jahren mittlerweile sang- und klanglos. Darüber sind wir recht happy, wie das bei time cockpit gelöst wird. Und wir wissen, dass unser eigenes ERP-System nicht mehr ganz State-of-the-Art ist. Eines der nächsten Systeme, wo wir eine Veränderung herbeiführen werden. Ich glaube, auch solche Themen können sich abspielen in einem Unternehmen und dann ist es eine gute Idee auch agierende Software Partner entsprechend darauf hinzuweisen, dass sich da Veränderungen auftun können und am Falle time cockpit kann ich sagen, ich sehe mit großer Gelassenheit dem Tag entgegen, wenn wir irgendwann dann die time cockpit Daten an ein anderes ERP System anbinden werden, weil ich 200% davon überzeugt bin, dass das genauso unkompliziert funktionieren wird. Also Partnerwahl nebst der Prozesse ist sicher eine gute Idee. Und bei euch, ich weiß nicht, wo ihr räumlich überall tätig seid, da ist es halt klasse. Wir sind da im schönen Ybbstal beheimatet, ihr seid im Linzer Raum, also nur eine knappe Autostunde voneinander entfernt. Da kann man, auch wenn es in der Praxis wenig oft notwendig war, mal ein persönliches Treffen arrangieren, es funktioniert vieles gut online miteinander und wenn man die gleiche Sprache spricht und irgendwo auch gleiche Wertehaltung teilt, dann ist das eine gute Basis. Und das, was ich eingangs als unsere Mission beschrieben habe, nämlich dass wir IT sicher und einfach nutzbar machen, damit Menschen sorgenfrei damit arbeiten können das verspüre ich, lieber Rainer, ganz stark auch bei euch. Das dürfen wir als euer Kunde spüren, dass das bei euch ähnlich gelebte Praxis ist und uns zugutekommt. Und ja, das macht eine Zusammenarbeit superleicht, das wünsche ich auch anderen Unternehmen, die sich auf Partnersuche begeben. Es werden nicht alle Unternehmen zusammenpassen, aber wenn man in der Wertehaltung ähnlich unterwegs ist, dann wird es halt gut funktionieren. Davon bin ich persönlich schwer überzeugt. **Rainer:** Vielen, vielen Dank für die Rosen. Das freut uns natürlich sehr, das hören wir sehr gerne auch von unserer Seite ist diese Zusammenarbeit exzellent, wir wünschen uns viele, viele Kunden wie euch. Thomas, ich würde mich an dieser Stelle sehr, sehr gerne bei dir bedanken, danke, dass du dir die Zeit genommen hast, dass wir dieses Interview führen durften, dass du deine Gedanken mit uns und unseren Kunden, unseren Partnern, unseren Interessenten geteilt hast. Es war mir eine Freude, dass wir auf diese Weise eine knappe halbe Stunde verbracht hatten und ich sage herzlichen Dank, es ist heute bei der Aufzeichnung Mitte Dezember, das heißt ich wünsche dir schon jetzt im Vorhinein ein schönes Weihnachtsfest und ich wünsch mir und ich hoffe auf eine super Zusammenarbeit im kommenden Jahr. **Thomas:** Da bin ich sehr zuversichtlich. Die Zusammenarbeit wird gut weitergehen. Vielen Dank, dass du dir jetzt vor Weihnachten noch Zeit genommen hast. An der Stelle auch dir und deinem Team gesegnete Weihnachten, alles Gute auch für 2024 und ich freue mich auf eine lange und weitere gute Zusammenarbeit mit euch. Vielen, vielen Dank. **Rainer:** Dankeschön. --- # LeaseMyBike > LeaseMyBike "…und wir schaffen es jetzt wirklich am Monatsende mit wenigen Mausklicks die Abrechnung in der Holding zu erstellen und das Ganze auch validiert mit allen Nachweisen, die wir brauchen." ## [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## LeaseMyBike: Digitale Prozesse und Projektzeiterfassung im Überblick **Rainer:** Herzlich willkommen bei einer neuen Ausgabe eines Kundeninterviews rund um Time Cockpit und unser heutiges Gastunternehmen liegt uns ganz besonders am Herzen. Es geht nämlich um Lease My Bike. Bei uns im Team von Time Cockpit sind wir begeistert von Diensträdern und ganz allgemein von Fahrrädern. Einige von uns sind leidenschaftliche Mountainbiker und daher freut es uns ganz besonders, dass wir heute Lease My Bike bei uns begrüßen dürfen. Herzlich willkommen Angelika Galos und Gerhard Mayrhofer. Beginnen wir vielleicht gleich mit der ersten Frage. Gerhard und Angelika, es würde unsere Zuseherinnen und Zuseher sicher interessieren, einen kleinen Überblick über Lease My Bike zu bekommen. Was macht die Firma, was bietet ihr an, wie seid ihr organisiert und was ist eure Rolle in diesem Unternehmen? **Gerhard:** Ja, erst mal hallo Rainer, danke für die Einladung zu dem Termin. Also wir sind Lease My Bike, das ist der bekannteste Unternehmensname. Im Gesamten sind wir eine Holding strukturiert mit gesamt vier Unternehmen. Die Lease My Bike ist eine der führenden österreichischen Dienstrad-Plattformen. Viele stellen sich vielleicht noch die Frage, was ist jetzt überhaupt ein Dienstrad? Dienstrad ist im Endeffekt ein Fahrrad, das man sich ganz normal im Handel aussucht und besorgt, das aber dann über die Gehaltsgerechnung über den Arbeitgeber abgerechnet wird. Und durch dieses Modell gibt es in Österreich eine Steuerersparnis und man kommt so günstiger zu seinem Wunschrad und hat dabei aber noch einen vollumfänglichen Versicherungsschutz und Support dabei. Und wir als Lease My Bike betreiben eine hochdigitale Plattform, die quasi es den Arbeitgebern ermöglicht, diesen wunderbaren Benefit, der noch dazu für Arbeitgeber kostenlos ist, möglichst einfach im Unternehmen abzubilden. **Rainer:** Wunderbar. Gerhard, erzähl uns noch kurz über deine Rolle im Unternehmen. **Gerhard:** Ich bin der Gründer und Geschäftsführer von Lease My Bike und der gesamten Gruppe und ja, hab das Thema die letzten Jahre sehr vorangetrieben bei uns, genau. **Rainer:** Super, es freut uns wirklich sehr, dass du dir Zeit nimmst, heute ein bisschen mit uns über Zeiterfassung und Time Cockpit zu sprechen. Dann haben wir als zweites im Call die Angelika. Hallo Angelika, grüß dich. Magst du uns auch noch ein bisschen was erzählen? Ganz besonders spannend ist, du hast ein anderes Hintergrundlogo. Bei dir steht Pinoma Group. Ich nehme an, das hat was mit der Holding zu tun, richtig? **Angelika:** Richtig, erstmal ich bin die Angelika Galos, bin hier für HR on Accounting zuständig und wie wir schon gesagt haben, bei mir ist das Pinoma Logo drauf, weil wir eben eine Holding sind. **Rainer:** Super spannend, herzlichen Dank. Also nochmal danke auch an dich, dass du dir Zeit nimmst und gehen wir gleich ins Thema rein. Ich habe gerade erzählt, dass Lease My Bike in einer Holdingstruktur organisiert ist. Ich kann mir vorstellen, dass da wahrscheinlich dann auch Leistungen innerhalb der Holding erbracht, erfasst, abgerechnet müssen und da gibt es sicher eine ganze Reihe an wiederkehrenden manuellen Abläufen, die ihr wahrscheinlich mit einer Zeiterfassung automatisieren möchtet. Welche Herausforderung hattet ihr in diesem Kontext einer Holding bei einer Zeiterfassung wie Time Cockpit, insbesondere in Hinblick auch auf die interne Leistungsverrechnung? ## Herausforderungen bei der Projektzeiterfassung in einer Holding-Struktur **Angelika:** Da hatten wir eine sehr große Herausforderung, weil wir suchten eben eine Zeiterfassung, wo eben auch PRojektzeiterfassung möglich ist, dass man wirklich, wie du schon gesagt hast, Zeiterfassung der Projekte machen kann, dass man das intern eben verrechnen kann und schauen kann, wie oder was braucht das Projekt und vor allem wie intern abgerechnet wird. "Wir wollten Anwesenheits- und Projektzeiten sowie die interne Leistungsverrechnung mit wenig Mehraufwand in einer Lösung abbilden." **Gerhard:** Vielleicht ergänzen dazu, Ausgangslage war ja auch, also auch unsere manuelle Anwesenheitszeiterfassung, wie es halt so ist in einem Startup, man beginnt mal ganz banal auf Excel-Listen sozusagen. Und das Thema wollen wir natürlich auch sukzessive ablösen und digitalisieren. Und gleichzeitig haben wir eine Lösung gesucht, wo wir nicht nur die Anwesenheitszeilerfassung machen können, sondern möglichst mit wenig Mehraufwand auch die interne Leistungsverrechnung darstellen können. Das war uns einfach wichtiger Anspruch, um die Mitarbeiter mit zu vielen Tools zu quälen sozusagen, sondern das möglichst in einer einzigen Lösung abzubilden. ## Interne Leistungsverrechnung effizient gestalten mit Projektzeiterfassung **Rainer:** Das klingt sehr spannend. Ihr habt ja schon in der Einleitung erwähnt, dass ihr eine hochdigitale Plattform betreibt und wer Lease My Bike kennt, weiß, dass ihr ein sehr digital getriebenes Unternehmen seid. Und ich nehme mal an, das ist ganz wichtig, dass ihr Wert auf durchgängige und automatisierte Prozesse gelegt wird. Könnt ihr ein wenig darüber erzählen, was so die zentralen Prozesse sind, bei denen bei euch Time Cockpit zum Einsatz kommt, was da die Herausforderung war und wie das so im Projekt funktioniert hat, diese Prozesse abzubilden. "Am Monatsende erstellen wir die interne Leistungsverrechnung mit wenigen Mausklicks – sauber validiert und mit allen Nachweisen." **Gerhard:** Also grundsätzlich, wie du schon gesagt hast, Digitalisierung spielt bei uns eine sehr große Rolle. Einerseits in unserer Plattform, um es für die Kunden möglichst einfach zu gestalten, andererseits auch bei uns intern. Unsere Devise ist einfach, mit Digitalisierung die Prozesse möglichst einfach zu gestalten, dass unsere Mitarbeiter wirklich Zeit haben, um Support am Menschen, mit Menschen sozusagen zu leisten. Das ist einfach eine sehr wichtige Devise bei uns. Und deshalb haben wir auch eine Lösung gesucht, wo wir wieder auch im Thema Zeiterfassung und Leistungsverrechnung einen möglichst durchgängigen Prozess schaffen, um dieses Thema in wenigen Minuten im Monat sozusagen umsetzen zu können wieder. Und zentrale Rolle spielt eben einerseits Anwesenheitszeiterfassung, die jetzt sehr gut bei unserem externen Dienstleister für Personalverrechnung integriert ist. Andererseits eben das Thema interne Leistungsverrechnung. Das heißt, die Angelika ist ja zum Beispiel in der Holding angestellt und erbringt Leistungen für alle Töchtergesellschaften. Da arbeitet Time Cockpit jetzt sehr eng mit unserem ERP-System zusammen und wir schaffen es jetzt wirklich am Monatsende sozusagen mit wenigen Mausklicks diese Abrechnung zu erstellen und das Ganze auch super validiert mit allen Nachweisen, die wir brauchen und so weiter. "Unsere Devise ist mit Digitalisierung die Prozesse möglichst einfach zu gestalten, dass unsere Mitarbeiter wirklich Zeit haben, um Support am Menschen, mit Menschen zu leisten." ## Von Excel-Listen zur integrierten Projektzeiterfassung **Rainer:** Das ist gleich ganz spannend, was du hier erwähnst. Time Cockpit ist zwar eine Standardlösung, aber ihr habt euch mit Time Cockpit auch für eine Standardlösung entschieden, die hochgradig anpassbar ist. Und du hast gerade erwähnt Integration mit einem ERP-System, Integration mit anderen Lösungen. Da hätte ich eine Frage dazu. Mit Time Cockpit habt ihr euch die Zeit genommen, dass wirklich die Software integriert wurde in eure Gesamtlandschaft. Welche konkreten Gründe gab es dafür? War das ein Faktor, der bei der Auswahl der Software eine Rolle Rolle gespielt hat? ## Integration von Projektzeiterfassung und ERP-System **Angelika:** Ja, also uns war eben wichtig, dass es flexibel ist und jederzeit es auf unsere Bedürfnisse angepasst werden kann und natürlich waren wir auch erfreut, eine Firma zu finden, die auch in Österreich den Standort hat. **Rainer:** Das freut uns natürlich sehr. Könnt ihr uns noch ein bisschen was über sonstige Integrationen erzählen? Ihr habt beispielsweise, wenn ich es richtig verstanden habe, das ERP-System mit Time Cockpit verknüpft. Gibt es noch andere Schnittstellen zu Vorsystemen oder nachgelagerten Systemen? **Gerhard:** Das war definitiv ein Auswahlkriterium. Also die Möglichkeit, Time Cockpit auch per API anzusteuern. Das heißt, ist bei uns immer eine Voraussetzung, wenn wir eine neue Software anschaffen, weil es natürlich auch schon Gedanken und Überlegungen gab, könnte es sein, dass irgendwelche Daten auch aus anderen Vorsystemen künftig kommen. Ist zwar aktuell nicht umgesetzt, aber wir wollen dafür gerüstet sein auch. ## Erfolgreiche Zusammenarbeit bei der Umsetzung von Projektzeiterfassung **Rainer:** Das klingt spannend. Ihr habt jetzt erwähnt, dass es bei dem Projekt mit Time Cockpit darum ging, dass mit euch gemeinsam Prozesse digitalisiert werden, Schnittstellen gebaut werden und wir wissen genau aus unserer täglichen Arbeit bei Software geht es nicht nur um Technik, sondern auch um die Menschen dahinter. Könnt ihr unseren Zuseherinnen und Zusehern ein wenig erläutern, wie so die Zusammenarbeit mit unserem Team war, gerade bei so spezifischen Anforderungen, wo es darum geht, etwas an eure Anforderungen anzupassen? **Angelika:** Ich glaube, da kann ich gerne was dazu sagen. Die Betreuung von Time Cockpit war wirklich exzellent. Nicht nur von der Erreichbarkeit her, von der Freundlichkeit her. Sie haben auch viel Hintergrundwissen. Und wenn irgendwas vielleicht noch nicht da war oder was, haben sie wirklich geschaut, dass sie das herausfinden und sehr schnell umsetzen und zu unserer vollsten Zufriedenheit dann abgewickelt haben für uns. "Wir wollten Anwesenheits- und Projektzeiten sowie die interne Leistungsverrechnung mit wenig Mehraufwand in einer Lösung abbilden." ## Learnings und Ausblick: Projektzeiterfassung als Basis für weiteres Wachstum **Rainer:** Das freut uns natürlich sehr, das zu hören. Super schön, dass die Zusammenarbeit geklappt hat. Wir tun immer unser Möglichstes und es ist natürlich sehr erfreulich, wenn wir hören, dass diese Bemühungen Früchte tragen. Wenn ihr darüber nachdenkt, rückblickend in dieses Projekt, was hat richtig gut funktioniert, was waren eure Learnings, was waren Überraschungen? Einfach ein bisschen ein Blick auf der einen Seite in die Vergangenheit, wie war das Projekt und auch ein Blick in die Zukunft, was plant ihr in nächster Zeit? **Gerhard:** Ja, es gibt natürlich noch weitere Überlegungen, gewisse Abteilungen noch tiefer anzubinden an Time Cockpit und den Automatisierungsgrad einfach noch weiter zu erhöhen, sozusagen. Grundsätzlich Learning aus dem Projekt, also wie Angelika schon gesagt hat, wir waren wirklich begeistert. Es war sehr proaktive Zusammenarbeit, da ist sehr viel Erfahrung einfach schon reingeflossen. Das hat uns wirklich massiv geholfen. auch die Flexibilität, die da vorhanden war und wirklich Hands-on Mentalität, muss man schon sagen. Grundsätzlich freuen wir uns, wenn es einfach weiterhin so läuft. Also wir haben da ja schon sehr viel umgesetzt und sind auf einem sehr guten Stand sozusagen, also da sind jetzt keine großen Projekte in Aussicht im Endeffekt. Das klingt ausgezeichnet, das klingt als hätte das Projekt recht gut funktioniert. Es freut mich sehr, dass ihr uns ein bisschen was über euer Unternehmen, die Holding, die das Lease My Bike Angebot erzählt habt. Und natürlich ist es wunderschön zu sehen, wie ihr eure Prozesse mit Time Cockpit digitalisiert habt und dass wir vielleicht einen ganz winzig kleinen Beitrag auch zum Erfolg eures Unternehmens beitragen können. Ich möchte mich bei euch, Angelika und Gerhard, sehr herzlich für das Gespräch bedanken. Danke, danke, dass ihr dabei wart. **Angelika, Gerhard:** Vielen Dank, Rainer. --- # Solvion Information Management > SOLVION information management GmbH "Und uns war ganz wichtig, dass wir kein System oder keine Applikation wählen, die uns zu gewissen Prozessen oder Prozessabweichungen zwingt, zu gewissen Prozessschritten zwingt, die wir nicht durchführen wollen, sondern die Applikation muss unsere Prozesse bestmöglich unterstützen." ## [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## Solvion: Projektzeiterfassung für IT-Dienstleister im Microsoft-Umfeld **Rainer:** Herzlich willkommen zu unserem heutigen Video-Interview rund um time cockpit und ich habe heute bei mir Matthias Schreiner von der Firma Solvion. Einen schönen Nachmittag, Matthias. Herzlichen Dank, dass du dich bereit erklärt hast, mit uns dieses Gespräch heute zu führen. **Matthias:** Schönen Nachmittag, Rainer. Sehr gerne, kein Problem. **Rainer:** Das freut mich sehr. Wir versuchen immer durch diese Interviews den Kunden und Interessenten ein Gefühl dafür zu geben, wie es so ist, time cockpit zu nutzen, welche Erfahrungen Unternehmen mit time cockpit, aber auch ganz allgemein rund um das Thema Zeiterfassung gemacht haben und machen. Und in diesem Sinne freut es mich sehr, dass wir heute ein klein wenig einen Einblick in die Welt von Solvion Information Management bekommen. Matthias, darf ich dich zur Einleitung bitten, dass du uns ein klein wenig über Solvion und über deine Rolle bei Solvion erzählst? **Matthias:** Also Solvion Information Management existiert schon seit mehr als 20 Jahren. Seit 2002 wurde die Firma gegründet. Begonnen hat alles bei der Solvion mit individueller Softwareentwicklung im .NET, aber auch im Java-Umfeld. Später wurden dann immer mehr Implementierungen mit Microsoft-Technologien, wie zum Beispiel SharePoint, gemacht und entwickelt. Es kam dann auch immer mehr die Collaboration-Schiene auf, also Lync, Telefonie mit Computern. Man kennt das Skype4Business also Lync. Damit bin ich auch als erstes in Berührung gekommen bei der Firma und mittlerweile sind wir ganz, ganz stark im Microsoft-Umfeld unterwegs. Microsoft 365, Azure, alles, was den modernen Arbeitsplatz betrifft, machen wir, unterstützen wir unsere Kunden damit, damit eben neue Arbeitsweisen, neue Technologien bei ihnen Einzug finden und der Alltag von den ganzen Mitarbeitenden unserer Kunden, Lieferanten und Partner eben so optimal wie möglich gestaltet werden kann. Ich bin seit 2011 bei der Firma, bin im Zuge meines Studiums bereits dazugestoßen, war zuerst eben im Lync 2013, 2010 dann Skype for Business Projektumfeld tätig als Consultant und seit 2018, 2019 habe ich die IT-Manager-Rolle inne. Das heißt, ich bin aktuell verantwortlich für die gesamte interne IT bei uns, alles was Hardware, Software, Lösungen, IT-Projekte bei uns intern betrifft, damit eben unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen optimal arbeiten können. ## Herausforderungen vor der Einführung von Projektzeiterfassung und Abrechnung **Rainer:** Das klingt spannend. Ihr seid ja da in einem sehr zukunftsträchtigen Gebiet unterwegs. Dieses ganze Thema Productivity in der Cloud, Microsoft 365, natürlich die jetzt kommenden Co-Piloten, KI und so weiter. Ich kann mir vorstellen, dass in so einem Geschäftsumfeld, wo sich ständig Dinge weiterentwickeln, es eine ganz schöne Herausforderung ist, die Prozesse halbwegs im Griff zu halten. Bei anderen Firmen, die in ähnlichen Bereichen arbeiten wie ihr, haben wir gesehen, dass es eine ziemliche Herausforderung ist, dass man Arbeitszeiterfassung, Projektverwaltung, Abrechnung und so weiter koordiniert und nahtlos zusammenführt. Mich würde interessieren, beziehungsweise ich glaube, dass das auch unsere anderen Kunden oder Interessenten interessieren könnte, vor welchen Herausforderungen ihr gestanden seid, bevor ihr time cockpit eingeführt habt. Kannst du uns dazu ein paar Sachen sagen? **Matthias:** Bevor wir TimeCockpit eingesetzt haben, hatten wir eine selbstgeschriebene Software im Einsatz für unsere Zeiterfassung. Die war wirklich nur auf das Wesentlichste reduziert. Das heißt, wir hatten kaum Schnittstellen in andere Systeme wie zum Beispiel Navision. Mit Navision haben wir unsere Rechnungen gelegt. Das war mühsam händisch notwendig, nur wirklich die Arbeitszeit wurde da synchronisiert und die Software hat auch keine Automatisierungen zugelassen bzw. waren diese nicht implementiert. Es war relativ mühsam für die ganzen Projektleiter, vor allem die Rechnungslegung durchzuführen, da es hier kaum Integration gab. Und das Schöne an time cockpit zum Beispiel ist jetzt, dass es auch eine Web-App ist. Das heißt, wir müssen nichts installieren, die Mitarbeiter tauschen ihr Notebook, können sofort über die Web-App weiterarbeiten. Keine Installation ist notwendig und das erleichtert natürlich den tagtäglichen Umgang damit enorm. "Das Schöne an Time cockpit zum Beispiel ist jetzt, dass es auch eine Web-App ist. Das heißt, wir müssen nichts installieren, die Mitarbeiter tauschen ihr Notebook, können sofort über die Web-App weiterarbeiten. Keine Installation ist notwendig und das erleichtert natürlich den tagtäglichen Umgang damit enorm." ## Individuelle Anpassung von Projektzeiterfassung und Integrationen **Rainer:** Du sprichst hier eine ganz wichtige Fragestellung an und das wäre sicherlich für viele auch interessant. Time cockpit ist ja eine Standardsoftware und manchmal schrecken Organisationen vor Standardsoftware zurück, weil sie das Gefühl haben, dass diese Standardsoftware nicht ausreichend auf ihre Bedürfnisse hin angepasst werden können. Insbesondere geht es hier bei Zeiterfassung oft um solche Importprozesse oder Integrationen, wie du sie gerade angesprochen hast. Soweit ich aus der Erfahrung weiß, habt ihr einige Anpassungen an Time cockpit gemacht bzw. machen lassen. Kannst du uns ein wenig mehr darüber erzählen, wie ihr Tim eCockpit angepasst habt oder anpassen habt lassen, damit diese Integration in eure Umgebung wirklich gut funktioniert? **Matthias:** Ja, mittlerweile verwenden wir nicht mehr Navision, sondern Business Central auch in der Cloud. Also haben wir uns hier auch an die nächste Version und die Cloud-Version herangewagt. Aber wir haben schon mit Navision einen Debitoren-Sync durchgeführt. Das heißt, die Debitoren, die in unterschiedlichsten Systemen natürlich notwendig sind, also unsere Kunden, wurden in Navision jetzt „Business Central“ angelegt oder werden dort angelegt und dann erfolgt ein Sync in Time cockpit. Das heißt, die Debitoren mit ihren Stammdaten werden einmalig erfasst und Time cockpit hat sie dann zur Verfügung, eben aus Business Central heraus. Wir haben auch noch andere Integrationen mit, zum Beispiel eine wesentliche Integration ist der Sync mit Azure DevOps. Das heißt, die Backlog-Items unserer Entwickler stehen den Projektleitern in Time cockpit zur Verfügung. Auf diese Backlog-Items aus DevOps buchen unsere Mitarbeiterinnen und sie können dort zugeordnet und verlinkt werden und somit ist es für einen Projektleiter einfacher möglich Budgetkontrolle, Projektcontrolling durchzuführen, aber auch für zum Beispiel die Softwareentwickler oder Consultants auf den richtigen Tätigkeiten im jeweiligen Projekt zu buchen, weil die Backlog-Items eben mit den Tätigkeiten verknüpft sind. Also eine Integration DevOps und Time cockpit. Außerdem haben wir eine Integration in unser Data Warehouse, das heißt unser Data Warehouse greift datenbankseitig fast alle Daten von Time cockpit, alle Zeitbuchungen unserer Mitarbeiterinnen ab, auch sonstige Erlöse zum Beispiel, die wir an Kunden weiterverrechnen, die werden mit unseren anderen Daten, wie zum Beispiel Artikel, die wir auch weiterverrechnen, gemerged und somit ist Time cockpit oder die Daten aus Time cockpit, die sind eine wesentliche Basis für unser ganzes Data Warehouse und die ganze Steuerung vom Unternehmen. Auf Basis der Daten treffen wir Entscheidungen, um uns entsprechend weiterzuentwickeln. Das heißt, die Gesamtheit, da wir ja sehr dienstleistungslastig sind, ist die gesamte Dienstleistung und die verrechnenden Stunden, die wir zum Beispiel unseren Kunden weiterverrechnen, die wandern dann eins zu eins in Data Warehouse und wir sehen sofort am Monatsende, Jahresende alle möglichen Reporting und Auswertungen dazu und können darauf basierende Entscheidungen treffen. **Rainer:** Wow, da könnt ihr stolz drauf sein. Gratulation. Das klingt wie ein wirklich eingespieltes Team, wie ein gut geschmiertes Uhrwerk. Ich kann mir vorstellen, in einem Unternehmen wie dem euren, geht es nicht immer nur um das Projektgeschäft, sondern man muss die Kunden wahrscheinlich auch, wenn man die Software mal geliefert hat oder etwas eingeführt hat, unterstützen. Und ich kenne das von unserem eigenen Unternehmen, dass ein nicht geringer Teil in Supportarbeit reinfließt. Support, Support-Tickets. Ich schätze mal, dass auch das in eurer Zeiterfassungslösung gesamtheitlich gesehen, in die Prozesse aber auch technisch gesehen mit Time cockpit wahrscheinlich zu integrieren war, oder? ## Integration von Projektzeiterfassung mit Support- und Ticketsystemen **Matthias:** Die Zendesk-Integration wurde heiß von uns herbeigesehen. Die hatten wir nicht von Anfang an, haben aber dann im Supportprozess festgestellt, dass wir vom Zendesk heraus bereits eine Out-of-the-Box-Integration in Richtung Azure DevOps haben und haben festgestellt, dass eigentlich nur mehr die Integration in Time cockpit fehlt und unsere Supportmitarbeiter und Ticketverantwortlichen mit dieser Integration das System Zendesk oder die Web-App Zendesk nicht mehr verlassen müssen. Daher haben wir eben mit euch gesprochen und es wurde eine Integration getroffen. Das heißt, unsere Support-Mitarbeiterinnen können direkt aus Zendesk heraus Tätigkeiten in den jeweiligen Projekten anlegen oder verlinken, genauso wie sie das auch mit Azure DevOps Backlog-Items können. Und das ist natürlich für den Prozess eine enorme Erleichterung und auch Zeitersparnis, weil die Leute direkt im Ticket-System das ganze Ticket-Management durchführen können. Von A bis Z antworten ans Ticket, Backlog-Item erstellen für Softwareentwickler, Consultants, für die Planung wichtig und ganz wesentlich Time cockpit-Tätigkeiten erstellen oder verlinken, damit eben die Consultants, Softwareentwickler oder Supportmitarbeiter auch direkt darauf buchen können. Alles aus einer Maske, nämlich Zendesk. **Rainer:** Ja, wir sehen das immer wieder. Die erfolgreichen Kunden von uns, die hören da wirklich auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und versuchen, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Thema auch einfach leichter zu machen, indem hier Schnittstellen geschaffen werden, indem Doppelgleisigkeiten entfernt werden. Ich kann mir das sehr gut vorstellen, dass euer Team das hier wertschätzt, dass hier einfach wenig doppelt und sinnlos gemacht werden muss. Apropos, es ist ja so, dass Zeiterfassung für uns zwar das ist, was wir liebend gerne machen, weil das ist das, wo unsere Passion ist. Aber normalerweise in anderen Unternehmen ist jetzt Zeiterfassung nicht unbedingt die Lieblingstätigkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Ich habe von meinen Kollegen gehört, dass ihr großen Wert darauf legt, auch in diesem Bereich das Thema Zeitbuchen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vereinfachen. Ich habe da Themen gehört, wie automatische Leistungszeitgewichtung, vereinfachte Reisezeitabrechnung und solche Dinge. Es würde mich sehr interessieren, welche Auswirkungen diese Automatisierung der Arbeit auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat, auf die Akzeptanz eines Zeiterfassungssystems und dann natürlich auch auf das reibungslose Ablaufen von Prozessen und eventuell sogar den verrechenbaren Umsatz. Da würde es mich sehr interessieren, welche Erfahrungen ihr hier gemacht habt. ## Automatisierung und Akzeptanz von Projektzeiterfassung **Matthias:** Die ganzen Automatisierungen oder auch Überprüfungen im Hintergrund, die da alle reinwirken, waren ein wesentlicher Punkt, warum die Akzeptanz von Time cockpit bei uns enorm gestiegen ist. Wie du bereits erwähnt hast, die Zeiterfassung, die Buchungen sind eigentlich ein notwendiges Übel für unsere Mitarbeiterinnen. Natürlich. Sie wollen sich auf andere Dinge fokussieren, aber gerade wie zum Beispiel die Gewichtung von den Zeitbuchungen. Das heißt, wir verrechnen außerhalb von der Normalarbeitszeit Aufschläge auf unsere Kunden, zum Beispiel, wenn wir in der Nacht arbeiten müssen oder abends arbeiten müssen. Das kommt relativ häufig bei uns vor, da wir im IT-Bereich-Umfeld sind und nicht immer Integrationen, Neustarts etc. während der Normalarbeitszeit durchführen können, da es zu Ausfällen kommt. Und hier ist es ganz wichtig, dass dieser Aufschlag automatisch von Time cockpit ermittelt wird. Der Mitarbeiter muss lediglich bei der Buchung angeben, die Buchung ist jetzt außerhalb der Normalarbeitszeit wahrscheinlich und das System prüft, wie lange die Normalarbeitszeit geht und wie die Gewichtung für den jeweiligen Kunden bzw. das jeweilige Projekt ausschaut. Würde das System uns das nicht abnehmen, müsste sich zum Beispiel ein Softwareentwickler, ein Consultant, ein Systemadministrator von uns mit dem Projektleiter kurz stimmen und nachfragen, wie er denn einen Aufschlag, falls es überhaupt gibt, zu buchen hat. Das ist absolut nicht mehr notwendig. Das ist eine enorme Erleichterung des Buchens und die Mitarbeiterinnen können sich eben auf die Tätigkeit an sich konzentrieren. Dadurch, durch die fehlende Abstimmung, die nicht mehr notwendig ist, sinken bei uns natürlich die internen Aufwände, was gut ist. Die Kosten werden gesenkt und wir können uns darauf konzentrieren, verrechenbare Stunden zu generieren. "Die ganzen Automatisierungen oder auch Überprüfungen im Hintergrund, die da alle reinwirken, waren ein wesentlicher Punkt, warum die Akzeptanz von Time cockpit bei uns enorm gestiegen ist.Das ist eine enorme Erleichterung des Buchens und die Mitarbeiterinnen können sich eben auf die Tätigkeit an sich konzentrieren. Dadurch, durch die fehlende Abstimmung, die nicht mehr notwendig ist, sinken bei uns natürlich die internen Aufwände. Die Kosten werden gesenkt und wir können uns darauf konzentrieren, verrechenbare Stunden zu generieren." **Rainer:** Das klingt sehr gut und ich muss ein klein wenig zugeben, dass mir hier das Herz aufgeht, wenn ich das so höre, denn Anpassbarkeit auf individuelle Anforderungen ist ja eines der Dinge, die wir uns bei Time cockpit ganz groß auf die Fahnen schreiben. Das ist einer der Punkte, die unsere Lösung von anderen Standardlösungen unterscheidet und es ist natürlich wunderschön zu hören, wenn Kunden berichten, dass diese Funktionen auch gewertschätzt und auch eingesetzt werden. Jetzt haben wir bisher in unserem Gespräch primär über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesprochen, die Time cockpit nutzen und das ist sehr wertvoll, dass die eine angenehme Arbeit damit haben, dass das effizient funktioniert. Ich stelle mir aber vor, dass nicht nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in der täglichen Arbeit drinnen sind, sondern auch das Management-Team, das Back-Office-Team, das Team, das für Projektcontrolling, für Projektleitung beispielsweise tätig ist, hier wichtige Benutzergruppe für Time cockpit ist. Ich denke, ohne eine Software wie Time cockpit ist wahrscheinlich so Projektcontrolling, Verrechnung, Freigabeprozesse ein ganz schön aufwendiger Prozess. So wie ich euch bis jetzt kennengelernt habe, wie du das berichtest, vermute ich, dass ihr auch in diesem Bereich einiges angepasst, erweitert und auf eure Bedürfnisse hin zugeschnitten habt, in Sachen Projektmanagement, Budgetkontrolle, Projektstatusermittlung. Liege ich da richtig? ## Projektcontrolling, Budgetkontrolle und effiziente Freigabeprozesse **Matthias:** Ja, absolut. Also wie schon erwähnt, die Integration in Business Central, das heißt unser Back-Office legt den Debit-Door initial einmal an. Er steht sofort für die Projekte im Time cockpit zur Verfügung. Das habe ich bereits erwähnt, aber auch zum Beispiel Budgetkontrolle, Projektcontrolling. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Buchungen, oder sie müssen ihre Buchungen am Monatsende beziehungsweise zu Beginn eines neuen Monats freigeben und das System prüft automatisch, ob die Pausenzeiten zum Beispiel eingehalten worden sind oder ob zum Beispiel alle Buchungen korrekt sind. Das heißt, weist jede Zeitbuchung auch eine Tätigkeit auf oder wurde sie bis jetzt nur auf das jeweilige Projekt gebucht? Bei uns müssen alle Buchungen auch auf eine Tätigkeit gebucht werden und das prüft das System. Ist der Freigabeprozess abgeschlossen - den Status können die Projektleiter eben prüfen, ob der jeweilige Mitarbeiter oder die jeweilige Mitarbeiterin den Freigabeprozess bereits abgeschlossen hat - dann ist das das Signal für den Projektleiter, dass eigentlich von diesem Mitarbeiter oder von dieser Mitarbeiterin die Buchungen fertig sind, korrekt sind und auch verrechnet werden können. Würde das nicht passieren und der Projektleiter oder die Projektleiterin stellt die Rechnung, dann wären die Buchungen eingefroren und könnten im Nachhinein nicht mehr geändert werden, was ja wichtig ist, sonst wird das Buchhaltung und die Zeiterfassung auseinander rennen und das wäre schlicht fatal in Wahrheit. Aber mit dem Freigabeprozess ist das Thema erledigt und damit sind bereits die Buchungen ganz sicher korrekt und auch für den Mitarbeiter schon eingefroren. Und das erleichtert uns natürlich im Backoffice wieder viele Rückfragen, weil die Mitarbeiterinnen natürlich fertig gebucht haben müssen, und vorschnelle Rechnungslegung beziehungsweise dadurch, dass auch die Mitarbeiterinnen angehalten sind zeitnah zu buchen, können wir schneller Rechnungen stellen und schneller unsere Kosten, die bereits entstanden sind, auch wieder quasi zurückholen durch die Rechnungslegung, da sie dem Kunden weiter verrechnet werden können. Also wir haben eine wesentliche Zeitersparung, viel, viel weniger internen Aufwand und interne Abstimmung durch die Prüfungen und die Unterstützung vom time cockpit von unseren Prozessen. "Also wir haben eine wesentliche Zeitersparung, viel, viel weniger internen Aufwand und interne Abstimmung durch die Prüfungen und die Unterstützung vom time cockpit von unseren Prozessen." **Rainer:** Das klingt sehr interessant, gerade in Zeiten, wo die Finanzierungskosten, wo die Zinsen und ähnliches immer weiter nach oben gehen, spielt das natürlich mittlerweile eine Rolle, wie lange es dauert, um den Cashflow wieder hereinzubringen, den man auf der anderen Seite für die Gehälter der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgibt. Macht sehr großen Sinn und wieder Gratulation, das klingt wie wirklich ein sehr gut eingespieltes System. Wir kommen langsam zum Ende und gegen Ende frage ich immer die Personen, die ich hier vor der Kamera habe, um generelle Erfahrungen oder um Empfehlungen. Wir wissen, dass viele Personen auf unserer Webseite schauen, sich vielleicht dieses Video anschauen, bei denen Zeiterfassung nicht so rund läuft, wie bei euch. Welche Erfahrungen oder welche Tipps hättest du für solche Personen? Erfahrungen im Hinblick auf time cockpit, aber auch gerne darüber hinaus, was die Prozesse, was die Organisation, was das Management einer Organisation wie Solvion beispielsweise mit sich bringt. ## Erfahrungen und Empfehlungen für Unternehmen mit Projektzeiterfassung **Matthias:** Wir sind mit time cockpit natürlich sehr zufrieden und das Wichtigste für uns war einfach, die Zeiterfassung muss integriert werden in die Rechnungslegung und der ganze Prozess der Zeiterfassung und Rechnungslegung muss für alle, eigentlich wer durch die ganze Firma, da ja die ganze Firma davon betroffen ist, optimal für jeden funktionieren. So schnell, so einfach und so intuitiv wie möglich. Und uns war ganz wichtig, dass wir kein System oder keine Applikation wählen, die uns zu gewissen Prozessen oder Prozessabweichungen zwingt, zu gewissen Prozessschritten zwingt, die wir nicht durchführen wollen, sondern die Applikation muss unsere Prozesse bestmöglich unterstützen. Und das tut time cockpit durch die individuelle Anpassbarkeit, durch die ganzen Schnittstellen, die möglich sind, haben wir für uns das ideale Tool gefunden. Und gerade wenn man gerade in unserem schnell sich entwickelnden Umfeld der IT oder generell der Dienstleistung und des Projektswesens unserer Tätigkeit ist time cockpit das ideale Tool und kann ich nur jedem empfehlen. "Und uns war ganz wichtig, dass wir kein System oder keine Applikation wählen, die uns zu gewissen Prozessen oder Prozessabweichungen zwingt, zu gewissen Prozessschritten zwingt, die wir nicht durchführen wollen, sondern die Applikation muss unsere Prozesse bestmöglich unterstützen." --- # Ihre Herausforderung ist unsere Herausforderung! > Es ist nicht leicht den richtigen Partner für Ihr Unternehmen zu finden. Bei time cockpit möchten wir Ihnen die Suche leicht machen. Unser Team erfahrener Fachleute ist darauf spezialisiert, Ihnen eine Zeiterfassungslösung anzubieten, die wirklich Ihren Anforderungen entspricht. #### Sie wollen einen Partner der Ihnen in allen Belangen zur Seite steht? Dann ist time cockpit genau richtig für Sie. Es ist nicht leicht den richtigen Partner für Ihr Unternehmen zu finden. Bei time cockpit möchten wir Ihnen die Suche leicht machen. Unser Team erfahrener Fachleute ist darauf spezialisiert, Ihnen eine Zeiterfassungslösung anzubieten, die wirklich Ihren Anforderungen entspricht. [Wir beantworten Ihre Fragen, einfach Termin vereinbaren.](/de/termin-vereinbaren/) Kunden die auf time cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## Warum Kunden sich für time cockpit entscheiden! Überzeugende Gründe, warum Sie mit unserem Team zusammenarbeiten sollten ### Maßgeschneiderte Zeiterfassung für Dienstleistungsunternehmen **Zeiterfassung: Ein leidiges, aber essentielles Thema**\ Die meisten Unternehmen im Dienstleistungssektor stehen vor der gleichen Herausforderung: Zeiterfassung. Egal ob Anwesenheitszeiterfassung oder Projektzeiterfassung – sie ist essentiell, um Umsatz zu generieren (z. B. im Consulting) oder Compliance-Vorgaben einzuhalten (z. B. Arbeitszeitgesetze in der HR-Abteilung). Gleichzeitig fühlen sich viele Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten und „überwacht“. Vielleicht kennen Sie das Gefühl: Es gibt Luft nach oben, aber der Aufwand, ein neues System einzuführen, scheint zu groß. Für manche Unternehmen reicht eine Standardlösung von der Stange – wenn das bei Ihnen der Fall ist: Perfekt! Aber in vielen Fällen stoßen solche Lösungen schnell an ihre Grenzen. ** ### Warum Standardlösungen nicht immer ausreichen Gerade in größeren Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind die Anforderungen an die Zeiterfassung oft komplexer. Standardlösungen sind häufig nicht flexibel genug, um individuelle Prozesse abzubilden. Eine eigene Entwicklung wäre zwar möglich, bringt jedoch Nachteile: * Hoher interner Aufwand * Fokussierung auf Nicht-Kernaufgaben * Hohe Opportunitätskosten **Die Lösung?** Eine anpassbare Standardlösung wie Time Cockpit: flexibel, leistungsstark und speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt. ** ## Wie sieht ein Zeiterfassungsprojekt mit Time Cockpit aus? Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Einführung Ihrer maßgeschneiderten Zeiterfassungslösung. #### 1. K.O.-Kriterien Analyse Zu Beginn wird geklärt, ob time cockpit als passender Partner in Frage kommt. Sollten K.O.-Kriterien wie der Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder die Anforderung einer reinen “Stempeluhren-Lösung” vorliegen, ist time cockpit vielleicht nicht das richtige Werkzeug. 💡Uns ist wichtig sicherzustellen, dass es ein Best-Fit für beide Parteien ist. #### 2. Stakeholder finden In dieser Phase werden alle relevanten Stakeholder identifiziert: * Mitarbeiter, die Zeiten erfassen * Back Office, das interne Abläufe unterstützt * Projektmanager, die detaillierte Zeiterfassungsdaten benötigen * HR-Abteilung für Lohnabrechnungen und Compliance * IT-Abteilung für die Integration in bestehende Systeme 💡Je klarer die Anforderungen, desto erfolgreicher das Ergebnis. #### 3. Auswahl eines PoC Use Cases Ein repräsentativer Anwendungsfall wird ausgewählt, um zu veranschaulichen, wie sich Time Cockpit in der täglichen Nutzung integriert und welche Vorteile es bietet. 💡 Nichts ist überzeugender als eine Lösung, die bereits im realen Szenario funktioniert und den individuellen Anforderungen gerecht wird. #### 4. Proof of Concept (PoC) Basierend auf dem ausgewählten Use Case wird ein Prototyp erstellt, der die wichtigsten Datenstrukturen und Abläufe abbildet. Die benötigten Daten werden einmalig importiert, um eine realistische Testumgebung zu schaffen. ✅ Stakeholder können das System testen und Feedback geben. Es wird sichergestellt, dass der Prototyp den Anforderungen entspricht und bei Bedarf optimiert werden kann. #### 5. Überprüfung neuer K.O.-Kriterien Nach Abschluss des Proof of Concept (PoC) wird geprüft, ob neue K.O.-Kriterien aufgetreten sind, die das Projekt gefährden könnten. Diese Überprüfung dient dazu, mögliche Hindernisse frühzeitig zu erkennen. ✅ So wird sichergestellt, dass alle Anforderungen weiterhin erfüllt werden und das Projekt ohne unerwartete Risiken fortgesetzt werden kann. #### 6. Analyse Systemlandschaft Wir prüfen, wie sich Time Cockpit in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügt, z. B.: * Vorgelagerte Systeme wie ERP (z. B. Microsoft Dynamics, SAP), SharePoint oder Azure DevOps * Nachgelagerte Systeme wie Buchhaltung oder HR-Tools * IT-Vorgaben: SSO, Benutzer-Onboarding und Deprovisionierung 🎯 Ziel ist eine nahtlose Integration in Ihre Infrastruktur. #### 7. Go/No-Go Entscheidung Nach Abschluss der ersten Phasen erstellen wir ein detailliertes Angebot mit Aufwandsschätzungen. Sie entscheiden: * **Go:** Es geht los mit der Umsetzung! * **No-Go:** Sie gewinnen mehr Klarheit über Ihre Anforderungen. #### 8. Datenmigration Bestehende Daten werden sorgfältig migriert: * Analyse der Datenquellen * Bereinigung und Mapping der Strukturen * Validierung der migrierten Daten ✅ So wird sichergestellt, dass Ihre Daten zuverlässig übernommen werden. #### 9. Maßgeschneiderte Umsetzung Time Cockpit wird iterativ an Ihre Anforderungen angepasst, wobei Feedback kontinuierlich integriert wird. Funktionen werden entsprechend Ihrer Priorisierung umgesetzt. 💡Auch nach der Operational Phase kann die Lösung weiterentwickelt werden, da sich Anforderungen mit der Zeit präzisieren und erweitern können. #### 10. Test-Phase durch Stakeholder Key-User testen das System intensiv und prüfen es auf typische Anwendungsfälle. Dabei wird Feedback gesammelt, um mögliche Optimierungen zu identifizieren. 🎯 Das Feedback wird ausgewertet und für finale Anpassungen genutzt, sodass das System optimal auf die Anforderungen abgestimmt ist. #### 11. Rollout-Phase Nach erfolgreicher Testphase folgt der Rollout: * Einführung des Systems * Schulung aller Benutzergruppen * Unterstützung bei Fragen und Problemen #### 12. Betriebs-Phase Nach dem Rollout stabilisieren sich Ihre Prozesse, und das System wird in den Alltag integriert. Neue Anforderungen können flexibel und iterativ umgesetzt werden. ✅ Auch nach der Einführung bleiben wir Ihr Partner und unterstützen Sie bei der Weiterentwicklung und Optimierung. ### Eine bewährte Lösung Time cockpit ist eine bewährte, anpassbare Lösung, auf die Unternehmen weltweit vertrauen. Mit ihren umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten ermöglicht sie Organisationen jeder Größe, ihre Zeiterfassungs- und Verwaltungsprozesse zu optimieren. ** ### Persönliche Beratung und Unterstützung Wir sind für Sie da! Unser Team mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Bereich Zeiterfassung wird Sie bei jedem Schritt begleiten. Egal ob es darum geht, Ihre Anforderungen zu definieren, time cockpit in Ihre Infrastruktur einzubetten oder andere Herausforderungen zu bewältigen. Sie erhalten persönliche Beratung und Unterstützung von den Personen, die time cockpit entwickelt haben und es in zahlreichen erfolgreichen Projekten eingesetzt haben. ** ### Enterprise-ready und zukunftssicher Time cockpit ist bereit für all Ihre Herausforderungen! Skalierbare, cloudbasierte Zeiterfassung mit Single Sign-On (SSO) und einer flexiblen Web-API. Alles betrieben auf ISO27001-zertifizierter Infrastruktur. Dazu Backup und Disaster Recovery sowie professionelle Unterstützung, um Sie auf dem Weg zu begleiten, und Sie erhalten einen zuverlässigen und effizienten Partner für Unternehmen jeder Größe. Und das zu einem angemessenen Preis! ** ### Umfangreiche Funktionen und individuell anpassbar Time cockpit ist eine umfassende und flexible Zeiterfassungslösung mit einer Vielzahl von Funktionen sowohl für die Projektzeiterfassung als auch für die Anwesenheitszeiterfassung, geeignet für Unternehmen jeder Größe. Ihnen fehlt eine bestimmte Funktion? Werfen Sie einen Blick auf unser [Made-to-Measure](/de/termin-vereinbaren/) Angebot. Wir passen time cockpit individuell für Sie an. ** ### Ihre Prozesse, Ihre Anforderungen, Ihr Weg Um das Beste aus der Zeiterfassung herauszuholen, muss sie nahtlos in Ihr Unternehmen integriert werden. Die Software sollte sich an IHRE Prozesse und Anforderungen anpassen, nicht umgekehrt. Aus diesem Grund haben wir time cockpit von Grund auf so anpassbar wie möglich entwickelt. Werfen Sie einen Blick auf unser [Made-to-Measure](/de/termin-vereinbaren/) Angebot, um mehr zu erfahren. ** ### Einfach und Fair Wir bieten den vollen Funktionsumfang zu einem einzigen Preis. Keine komplexen Preismodelle, kein “Kontaktieren Sie den Vertrieb” und unterschiedlicher Funktionsumfang. Für größere Teams oder Unternehmen haben wir unser [Preismodell](/de/preis/) so gestaltet, dass es skalierbar ist und vorhersehbar bleibt. ** ## Der Unterschied * Warum unsere Kunden time cockpit anderen Lösungen vorziehen * Persönliche Begleitung auf Ihrer time cockpit-Reise** * Anpassbarkeit-as-a-Service** * Einfaches und angemessenens Preismodell** * Keine Bindungsfristen** * Zukunftssicher - Egal, wie groß Ihr Unternehmen wird.** ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Downloads > Hier finden Sie alle Downloads rund um Time Cockpit. Hier finden Sie alle Downloads rund um Time Cockpit. ## Time Cockpit Full Client Laden Sie die aktuelle Version des Time Cockpit Full Clients herunter. Diese Legacy-Version wird nicht mehr aktiv weiterentwickelt – wir empfehlen die browserbasierte Version: [web.timecockpit.com](https://web.timecockpit.com). [Download Fullclient](https://update.timecockpit.com/general/Setup.exe) --- # Enterprise > Cloudbasierte Zeiterfassung mit SSO, flexibler Web-API und ISO27001 Infrastruktur. Inklusive Backup, Notfallwiederherstellung und Experten-Support. Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden. ## Ihr Werkzeug für produktives Arbeiten ### Single-Sign-On Single Sign-On (SSO) ist unverzichtbar für moderne Unternehmen. Mit time cockpit können Sie Ihren Azure Active Directory oder Okta Identity Provider integrieren, um eine nahtlose Authentifizierung und Einhaltung Ihrer Sicherheitsrichtlinien zu ermöglichen. ** ### Cloud-Infrastruktur Time cockpit läuft zu 100% auf [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/en-us). Alle Komponenten von time cockpit werden in den europäischen Rechenzentren von Microsoft Azure bereitgestellt. Alle unsere Datenbanken sind 3-node DB Cluster. Backups für Disaster Recovery werden von Microsoft verwaltet und redundant in beiden europäischen Rechenzentren gespeichert. Alle unsere Webserver sind Cluster, die jeweils mindestens zwei Server für Lastverteilung und Ausfallsicherheit verwenden. ** ### Dedizierte Datenbank Bei time cockpit nehmen wir den Schutz Ihrer Daten ernst. Aus diesem Grund stellen wir bereits ab dem ersten Benutzer einen 3-node DB Cluster für Ihren time cockpit Account bereit. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten vollständig von den Daten anderer Kunden isoliert sind. Dies ermöglicht es uns, Ihre Datenbank problemlos zu sichern und wiederherzustellen, falls etwas schief geht, oder dedizierte Sandbox-Umgebungen zu erstellen. ** ### Nutzen Sie Ihre eigene Datenbank Einige Kunden möchten Ihre Daten lieber in der eigenen Microsoft Azure Cloud behalten. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre eigene Datenbank zu verwenden, solange sie von unseren Serverfarmen aus erreichbar ist. Dadurch erhalten Sie die Flexibilität, Ihre Datenbank bei Bedarf hoch- oder herunterskalieren zu können und haben so die vollständige Kontrolle über Ihr Datenmanagement. ** ### Sandbox-Umgebung Unsere Sandbox-Umgebungen sind Replicas Ihrer Produktivumgebung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dort können Sie neue Funktionen und Anpassungen testen, bevor Sie sie in Ihre Produktivumgebung übernehmen. Wenn Sie sich für unser [Made-to-Measure](/de/termin-vereinbaren/) Angebot entscheiden, erstellen wir automatisch eine Sandbox für Sie. Darüber hinaus funktioniert unsere Web-API nicht nur in der Produktionsumgebung, sondern auch in der Sandbox-Umgebung. ** ### Backups Die Sicherheit und Integrität Ihrer Daten sind von größter Bedeutung. Aus diesem Grund bieten wir eine Wiederherstellungsfunktion für Ihre Datenbank zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb der letzten 35 Tage an. Selbst wenn eines Ihrer Batch-Updates schief läuft, können Sie sicher sein, dass wir Ihre Datenbank innerhalb der letzten 35 Tage wiederherstellen können. Diese Option steht auch für Sandbox-Umgebungen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Ihre Test- und Entwicklungsumgebung ebenso geschützt ist. ** ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen ### Welche Vorteile bietet die Anpassbarkeit für mein Unternehmen? Time cockpit wird mit einem umfangreichen Funktionsumfang ausgeliefert, aber die Anpassbarkeit ermöglicht es Ihnen, time cockpit an Ihre spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse anzupassen. Ihr Unternehmen kann effizienter und effektiver arbeiten, Zeit und Geld sparen und ein System nutzen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, ein System zu verwenden, das nicht optimal für Ihr Unternehmen funktioniert. Stattdessen haben Sie ein System, das perfekt auf die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist und mit Ihnen wachsen kann. ### Kann ich time cockpit selbst anpassen? Ja, Sie können time cockpit selbst mithilfe des OnCockpitAdmin anpassen. Der OnCockpitAdmin kann von unserer Website heruntergeladen werden und bietet eine Oberfläche zur Anpassung aller Aspekte von time cockpit. Sie können Datenstrukturen, Benutzeroberfläche, Geschäftslogik, Berichte und vieles mehr anpassen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Werfen Sie einen Blick auf unsere [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com), um loszulegen. ### Können Sie time cockpit für mich anpassen? Absolut. Unser Team wird Sie bei jedem Schritt unterstützen. Wir beginnen mit einem Gespräch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was Sie benötigen, und arbeiten dann eng mit Ihnen zusammen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht. Sobald wir die Anpassungen abgeschlossen haben, unterstützen wir Sie, damit Sie das Beste aus der Plattform herausholen können. ### Wie funktioniert der Anpassungsprozess? Wir bevorzugen einen agilen Ansatz. Der Anpassungsprozess ist darauf ausgelegt, kollaborativ und transparent zu sein, mit regelmäßiger Kommunikation und Feedback des Kunden, um sicherzustellen, dass das Endergebnis Ihren Erwartungen entspricht. Wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen den Umfang und die Ziele der Anpassung aus. Sobald wir ein klares Verständnis davon haben, setzen wir Ihre maßgeschneiderte Lösung um. Sie haben die Möglichkeit, die Anpassungen zunächst in einer Sandbox-Umgebung zu testen. Sobald wir die Freigabe nach Ihren Tests erhalten haben, werden Ihre neuen Funktionen in Ihrer Produktivumgebung ausgerollt. ### Wie lange dauert es in der Regel, time cockpit anzupassen? Die Durchlaufzeit für die Anpassung von time cockpit hängt von der Komplexität Ihrer spezifischen Anforderungen ab. Time cockpit bietet bereits einen großen Funktionsumfang, sodass die Anpassungen in der Regel schneller umsetzbar sind als eine Individualentwicklung. Unser Team arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um Ihre Anforderungen genau zu verstehen und Ihnen einen Zeitplan für die Anpassungen zu liefern. ### Mit welchen Kosten ist die Anpassung von time cockpit verbunden? Die Kosten für eine Anpassung hängen vom Umfang der Arbeiten ab. Sie können unseren aktuellen Stundensatz auf unserer [Preisseite](/de/preis/) einsehen. Es gibt keine fortlaufenden, regelmäßigen Wartungsgebühren für die speziell für Sie vorgenommenen Anpassungen. Jegliche zukünftige Entwicklung und Wartung wird auf Stundenbasis und in enger Abstimmung mit Ihnen oder Ihrem Team durchgeführt. Die Anpassungen erhöhen nicht Ihre benutzerabhängigen Lizenzkosten. ### Steht nach Fertigstellung der Anpassungen Support zur Verfügung? Wir bieten fortlaufenden Support, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Fragen zu Ihren Anpassungen haben, werden wir mit Ihnen zusammenarbeiten, um diese zu lösen. Unser Team steht Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. ### Was ist, wenn mein time cockpit angepasst ist? Erhalte ich trotzdem Softwareupdates? Ja! Wenn Sie Ihr time cockpit anpassen, haben Sie weiterhin Zugriff auf alle Standardfunktionen. Unser Anpassungsprozess zielt darauf ab, neue Funktionen hinzuzufügen und die Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen, ohne dabei Standardfunktionen zu entfernen. Egal, ob Sie time cockpit as-is verwenden oder es an Ihre individuellen Arbeitsabläufe angepasst haben, Sie können auch in Zukunft von allen Standardfunktionen profitieren. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Kontaktieren Sie uns > Bei time cockpit schätzen wir Ihr Feedback und sind bestrebt, Ihnen die bestmögliche Erfahrung bei der Nutzung unserer Software zu bieten. Unser Kontaktformular ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, um mit unserem Support-Team in Kontakt zu treten. Egal, ob Sie Fragen zur Funktionalität unserer Software haben oder technische Unterstützung benötigen, unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen bei der Lösung von Problemen zu helfen, auf die Sie möglicherweise stoßen. Bei time cockpit schätzen wir Ihr Feedback und sind bestrebt, Ihnen die bestmögliche Erfahrung bei der Nutzung unserer Software zu bieten. Unser Kontaktformular ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, um mit unserem Support-Team in Kontakt zu treten. Egal, ob Sie Fragen zur Funktionalität unserer Software haben oder technische Unterstützung benötigen, unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen bei der Lösung von Problemen zu helfen, auf die Sie möglicherweise stoßen. Wir freuen uns auch über jegliches Feedback oder Vorschläge, die Sie zu unserer Software haben. Ihre Eingaben helfen uns dabei, unsere Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern, um besser auf Ihre Bedürfnisse einzugehen. ## Wie können wir helfen? Vorname Vorname Geben Sie bitte Ihren Vornamen an. Nachname Nachname Geben Sie bitte Ihren Nachnamen an. Email Geben Sie bitte Ihre Emailadresse an. Email Telefonnummer (optional) Nachricht Geben Sie bitte Ihre Nachricht ein. Nachricht senden ** Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir werden uns so schnell als möglich bei Ihnen melden. #### Büro Kornstraße 7A\ Austria - 4060 Leonding\ +43 732 673575\ #### Buchhaltung Birkenweg 16\ Austria - 4060 Leonding\ VAT ID: ATU65831825\ [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) um Google Maps anzuzeigen. --- # Datenschutzbestimmungenfür time cockpit > Datenschutzbestimmungen für den Dienst "time cockpit" Diese Datenschutzbestimmungen gelten für “time cockpit”, einschließlich der Websites und Dienste, die diesen Hinweis anzeigen oder mit ihm verknüpft sind, sowie für Onlinedienste, die auf dem software architects Onlineportal verfügbar sind. Bitte beachten Sie, dass der Dienst “time cockpit” nur Unternehmen und nicht Konsumenten angeboten wird! software architects ist für die Datenschutzpraktiken seiner Kunden oder Dritter, mit Ausnahme der unten beschriebenen Fälle, nicht verantwortlich. software architects weist darauf hin, dass die Infrastruktur, die zum Betrieb des Dienstes “time cockpit” verwendet wird, teilweise nicht von software architects betrieben wird. Zeiterfassungs- und Signaldaten, die mit Hilfe von “time cockpit” gesammelt werden, werden mit Hilfe des Cloud Computing Dienstes “Microsoft Azure” gespeichert und verarbeitet. Dementsprechend gelten für das Testen und Abonnieren von “time cockpit” auch die Datenschutzbestimmungen der Microsoft Online Services. ## Erfassung, Verwendung und Weitergabe persönlicher Informationen software architects erfasst und verwendet persönliche Informationen, die zur Nutzung eines Dienstes von Benutzern bereitgestellt werden, um dieses und andere Produkte und Dienste von software architects bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern. Möglicherweise verwendet software architects die erfassten Informationen auch zur Bearbeitung von Supportanfragen, Behebung von Problemen mit dem Dienst oder Bereitstellung wichtiger Informationen zum Dienst. software architects erfasst möglicherweise Informationen zu Ihrer Interaktion mit software architects-Websites und -Diensten. Beispielsweise können auf unseren Websites Websiteanalysetools verwendet werden, um Informationen von Ihrem Browser abzurufen, u. a. zu der Website, von der Sie gewechselt haben, zur Suchmaschine und zu den verwendeten Stichwörtern, die Sie zum Suchen unserer Websites verwendet haben, zu den Seiten, die Sie auf unseren Websites aufgerufen haben, zu den Add-ons Ihres Browsers sowie zur Breite und Höhe Ihres Browsers. Zudem verwendet software architects möglicherweise bestimmte Technologien, z. B. Cookies, zum Erfassen von Informationen zu den von Ihnen besuchten Seiten, zu den Links, auf die Sie klicken, und zu anderen Aktionen, die Sie auf unseren Websites und mit unseren Diensten ausführen. Weiterhin werden möglicherweise bestimmte Standardinformationen erfasst, die Ihr Browser an jede besuchte Website sendet, z. B. Internetdienstanbieter, IP-Adresse, Browsertyp und -sprache, Zugriffszeiten und verweisende Websiteadressen. Die erhobenen Informationen werden möglicherweise durch Informationen von anderen Unternehmen ergänzt. Beispielsweise nutzen software architects möglicherweise Dienste anderer Unternehmen, um auf Grundlage Ihrer IP (Internet Protocol)-Adresse grob ein geografisches Gebiet abzuleiten. Persönliche Informationen, die über Websites oder Dienste von software architects erfasst wurden, können in der EU oder in einem anderen Land, in dem software architects, mit software architects verbundene Unternehmen, Niederlassungen oder Dienstanbieter Einrichtungen haben, gespeichert und verarbeitet werden. software architects ist berechtigt, auf Informationen über Sie, einschließlich der Inhalte Ihrer Kommunikation, zuzugreifen oder diese offenzulegen, um 1. Gesetze einzuhalten oder auf gesetzliche Anfragen oder gerichtliche Verfahren zu reagieren, 2. die Rechte oder das Eigentum von software architects oder unseren Kunden zu schützen, einschließlich der Durchsetzung unserer Verträge oder Richtlinien, die Ihre Verwendung des Diensts regeln, oder 3. zu handeln, wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass ein derartiger Zugriff oder eine derartige Weitergabe zum Schutz der persönlichen Sicherheit von Mitarbeitern oder Kunden von software architects oder der Öffentlichkeit erforderlich ist. ## Kommunikationseinstellungen Die uns zur Verfügung gestellten Kontaktinformationen werden möglicherweise verwendet, um Registrierungsinformationen oder sonstige Dienst-E-Mails an den Kontoinhaber oder an Endbenutzer zu senden. software architects möchte besser auf Sie zugeschnittene Informationen bereitstellen und verwendet daher möglicherweise angepasste Links oder ähnliche Technologien, um zu ermitteln, ob die E-Mail geöffnet wurde und auf welche Links geklickt wurde, um Sie mit besser abgestimmten Informationen versorgen zu können. ## Sicherheit Ihrer Informationen software architects hat sich zum Ziel gesetzt, die Sicherheit Ihrer Informationen zu schützen. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen für Gewährung der Sicherheit des Diensts ein. Dazu zählt eine Reihe von Sicherheitstechnologien und -verfahren, um Ihre Informationen vor nicht autorisiertem Zugriff, nicht autorisierter Nutzung und nicht autorisierter Offenlegung zu schützen. Manche persönlichen Informationen können für Sie oder Ihre Organisation einer besonders hohen Vertraulichkeit unterliegen und daher eine Sicherheitsstufe erfordern, die software architects nicht anbietet. Es liegt in Ihrer Verantwortung bzw. der Ihrer Organisation, zu bestimmen, ob unsere Sicherheit Ihren Anforderungen genügt. Eine Beschreibung der in “time cockpit” getroffenen Sicherheitsvorkehrungen finden Sie in der [time cockpit Onlinehilfe](https://docs.timecockpit.com/). Wenn Sie spezifische Fragen zur Informationssicherheit haben, wenden Sie sich an den . ## Supportleistungen Wenn ein autorisierter Mitarbeiter Ihres Unternehmens eine Supportanfrage stellt, geht software architects davon aus, dass Ihr Unternehmen mit der Verarbeitung persönlicher Informationen in Verbindung mit Ihrem Konto für die Bearbeitung dieser Supportanfrage einverstanden ist. Dabei werden möglicherweise auch Informationen dieser Art innerhalb und außerhalb von software architects weitergegeben, um Ihre Supportanfrage mit der optimalen Fachkenntnis und in kürzester Zeit bearbeiten zu können. software architects erfasst möglicherweise weitere Informationen, z. B. zur den Supportfall betreffenden Hardware und Software. Möglicherweise werden diese Informationen bei software architects aufbewahrt und zur Unterstützung der Diagnose bei künftigen Problemen mit Ihrem Konto, zum besseren Verständnis Ihrer Unternehmensanforderungen oder für die Verbesserung unserer Dienste und Supportleistungen verwendet. Die Informationen werden möglicherweise mit anderen Informationen aus dem Support von anderen software architects-Produkten und -Diensten kombiniert, um ein besseres Verständnis für Ihre Erfahrungen und Bedürfnisse zu gewinnen. Möglicherweise erhalten Sie regelmäßig E-Mails von software architects, in denen Sie über Probleme beim technischen Kundendienst bezüglich von Ihnen angeforderten Produkten und Diensten informiert werden. Von diesen Sendungen können Sie sich nicht abmelden, da sie einen wesentlichen Teil des Diensts ausmachen. Wenn Sie sich an den Support wenden, werden wir Sie möglicherweise anrufen, um eine Umfrage zu Ihren Erfahrungen mit den aktuellen Diensten oder zu möglichen neuen Diensten durchzuführen oder Sie über wichtige Sicherheitsprobleme zu informieren. ## Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen Wir werden diese Datenschutzerklärung gelegentlich aktualisieren, um Änderungen an den Diensten und Kundenfeedback Rechnung zu tragen. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Damit bleiben Sie stets über den Schutz Ihrer Informationen durch software architects informiert. ## Testzeitraum Das Testen von Diensten wird zu Testzwecken vor dem Kauf angeboten. software architects kann für den Fall, dass Sie sich später für den Kauf des Diensts entscheiden, über das Ende des Testzeitraums hinaus vorübergehend persönliche Informationen aufbewahren, die während des Testens eines Diensts zur Verbesserung der Kundenumgebung erfasst wurden. Diese persönlichen Informationen können nach dem Ende des Testzeitraums jedoch jederzeit vom Dienst gelöscht werden. --- # Lizenzbestimmungen für dieSoftware time cockpit > Lizenzbestimmungen für die Software "time cockpit" Diese Lizenzbedingungen sind ein Vertrag zwischen Ihnen und [software architects](/de/impressum/uebersicht/). Bitte lesen Sie die Lizenzbedingungen aufmerksam durch. Sie gelten für die Software time cockpit (“die Software”) sowie für alle von software architects diesbezüglich angebotenen * Updates * Ergänzungen * Internetbasierten Dienste * Supportleistungen * Liegen letztgenannten Elementen eigene Bedingungen bei, gelten diese eigenen Bedingungen. Bitte beachten Sie, dass die Nutzung der Software nur Unternehmen und nicht Konsumenten erlaubt ist! Falls Sie die Lizenzbedingungen nicht akzeptieren, sind Sie nicht berechtigt, die Software zu verwenden. Wenn Sie diese Lizenzbedingungen einhalten, haben Sie die nachfolgend aufgeführten Rechte in Bezug auf die Nutzung der Software. ## Rechte zur Installation und Nutzung Die Softwarelizenz wird dauerhaft einem Benutzer zugewiesen, der den Dienst “time cockpit” kostenlos testet oder für den ein aufrechtes Abonnement des Dienstes “time cockpit” besteht. Dieser Benutzer ist der “lizenzierte Benutzer”. Läuft die Testphase ohne Konvertierung in ein Abonnement ab bzw. wird das Abonnement gekündigt oder deaktiviert, erlöschen auch alle Rechte zur weiteren Nutzung der Software. Lizenzierte Benutzer sind berechtigt, die Software auf bis zu drei physischen oder virtuellen Geräten zu installieren und zu verwenden. Die Komponenten der Software werden als eine Einheit lizenziert. Sie sind nicht berechtigt, die Komponenten zu trennen und auf unterschiedlichen Geräten zu installieren. Möglicherweise nutzen Sie den Dienst “time cockpit” auf Testbasis. Ihre Rechte zur Nutzung von Testsoftware sind auf den Testzeitraum beschränkt. Testsoftware und Länge des Testzeitraums werden während bei der Anmeldung zum Test angezeigt. Nach dem Ablauf des Testzeitraums ohne Konvertierung in ein Abonnement können die meisten Features der Testsoftware nicht mehr ausgeführt werden. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auf die Daten, die Sie mit der Testsoftware erstellt haben, möglicherweise nicht mehr zugreifen. ## Internetbasierende Dienste software architects stellt mit der Software internetbasierte Dienste bereit. Sofern in einem Dienst beiliegenden Materialien nichts anderes vermerkt ist, ist software architects berechtigt, diese Dienste jederzeit zu ändern oder zu kündigen. Die Software stellt über das Internet eine Verbindung mit Computersystemen von software architects oder von Serviceprovidern her. In einigen Fällen erhalten Sie keinen gesonderten Hinweis, wenn die Verbindung hergestellt wird. Weitere Informationen über die bei software architects oder Serviceprovidern gespeicherten Daten sowie die in diesem Zusammenhang eingesetzten Schutzmechanismus finden Sie in der [Onlinehilfe der Software](https://docs.timecockpit.com). Durch die Verwendung der Software erklären Sie sich mit der Übertragung dieser Informationen einverstanden. Sie sind nicht berechtigt, diese Dienste auf eine Weise zu verwenden, die diese Dienste beschädigen oder ihre Verwendung durch andere beeinträchtigen könnte. Sie sind nicht berechtigt, die Dienste zu verwenden, um zu versuchen, auf irgendeine Weise nicht autorisierten Zugriff auf Dienste, Daten, Accounts oder Netzwerke zu erlangen. ## Gültigkeitsbereich der Lizenz Die Software wird lizenziert, nicht verkauft. Dieser Vertrag gibt Ihnen nur einige Rechte zur Verwendung der Software. software architects behält sich alle anderen Rechte vor. Sie dürfen die Software nur wie in diesem Vertrag ausdrücklich gestattet verwenden. Sie sind nicht dazu berechtigt: * technische Beschränkungen der Software zu umgehen * die Software zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren - oder zu disassemblieren, es sei denn, dass (und nur insoweit) es durch - das anwendbare Recht ungeachtet dieser Einschränkung ausdrücklich - gestattet ist * eine größere Anzahl von Kopien der Software als in diesem Vertrag - angegeben oder vom anwendbaren Recht ungeachtet dieser Einschränkung - ausdrücklich gestattet anzufertigen * die Software zu veröffentlichen, damit andere sie kopieren können * die Software auf eine Weise zu verwenden, die gegen das Gesetz verstößt * die Software zu vermieten, zu verleasen oder zu verleihen * die Software für kommerzielle Software-Hostingdienste zu verwenden. ## Anwendbares Recht Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Republik Österreich. Bei Rechtsstreitigkeiten mit Unternehmen, die aus der Nutzung der Software resultieren, ist der Gerichtsstand der Sitz von software architects in Linz (Österreich). Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieses Textes der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile des Dokumentes in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt. ## Beschränkung und Ausschluss des Schadenersatzes In keinem Fall sind software architects oder dessen jeweilige Lieferanten haftbar für irgendwelche speziellen, indirekten oder Folgeschäden oder andere Schäden, welcher Art auch immer, aus entgangener Nutzung, Verlust von Daten oder entgangenem Gewinn, gleich ob durch eine Vertragshandlung, Fahrlässigkeit oder andere unerlaubte Handlungen entstanden, die aus der Verwendung der Software entstehen oder damit in Zusammenhang stehen. software architects übernimmt keine Gewähr dafür, dass die Software frei von Computerviren oder anderen schädigenden Mechanismen ist. ## Beschränkte Garantie Wenn Sie die Anweisungen der [Onlinehilfe](https://docs.timecockpit.com) und der Produktbeschreibung auf dem Portal timecockpit.com befolgen, wird die Software im Wesentlichen arbeiten wie in den erwähnten Materialien beschrieben. Diese Garantie deckt keine Probleme ab, die durch Ihre Handlungen (oder unterlassenen Handlungen), die Handlungen anderer oder Ereignisse außerhalb zumutbarer Einflussnahme von software architects verursacht werden. Die beschränkte Garantie ist die einzige direkte Garantie von software architects. software architects gewährt keine anderen ausdrücklichen Gewährleistungen oder Garantien. Im durch das örtlich anwendbare Recht gestatteten Umfang schließt software architects Garantien der Gebrauchstauglichkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck und Nichtverletzung von Rechten Dritter aus. --- # Nutzungsbestimmungenwww.timecockpit.com > Nutzungsbestimmungen für time cockpit Gültig ab: 1. Jänner 2010 ## Annahme Die Verwendung des Portals [timecockpit.com](/de/) (“Portal”) unterliegt den folgenden Nutzungsbedingungen (Terms of Use, “TOU”). software architects behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit ohne Benachrichtigung an Sie zu ändern. Sie können die jeweils aktuelle Version dieser Nutzungsbedingungen über den Link “Rechtliche Hinweise” im unteren Bereich der Webseiten des Portals einsehen. Sie sind nur zum Zugriff auf das Portal und zu dessen Verwendung berechtigt, wenn Sie mit diesen Bestimmungen einverstanden sind. Wenn Sie nicht einverstanden sind, sind Sie nicht berechtigt, auf das Portal zuzugreifen oder es zu verwenden. ## Über das Portal verkaufte Dienste software architects bietet über dieses Portal eine Vielzahl von Onlinediensten (zusammengenommen als “Dienste” bezeichnet) zum Test und zum Kauf an. Diese TOU gelten nicht für den Verkauf, Erwerb oder andere Verwendungen der Dienste. Für die Dienste, einschließlich aller Aktualisierungen, Erweiterungen oder neue Features, gelten die jeweiligen Verträge, denen der Erwerb oder die Nutzung der Dienste unterliegt. ## Akzeptable Verwendung Als Bedingung für die Verwendung des Portals ist es Ihnen nicht gestattet, 1. das Portal in einer Weise zu verwenden, die gegen anwendbares Recht verstößt, 2. das Portal zu verwenden, um andere Personen zu schädigen oder deren Verwendung des Portals zu beeinträchtigen, 3. zu versuchen, nicht autorisierten Zugriff auf das Portal oder dort verkaufte Dienste zu erlangen, oder anderen Personen den Zugriff auf das Portal oder die dort verkauften Dienste zu verweigern, 4. falsche Angaben zu Ihrer Identität zu machen. Wenn software architects der Ansicht ist, dass das Portal nicht autorisiert oder unzulässig verwendet wird, ist software architects berechtigt, ohne Ankündigung und nach eigenem Ermessen entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, einschließlich dem Blockieren von Nachrichten von bestimmten Internetdomains, Mailservern oder IP-Adressen. Verstöße können zur Kündigung Ihres Kontos führen. ## Konto, Kennwort und Sicherheit Wenn es in Teilen des Portals erforderlich ist, ein Konto zu eröffnen, müssen Sie die Registrierung abschließen, indem Sie aktuelle, vollständige und genaue Angaben machen, wie im entsprechenden Registrierungsformular gefordert. Außerdem wählen Sie ein Kennwort und einen Benutzernamen aus. Für die Wahrung der Vertraulichkeit Ihres Kennworts und Kontos tragen Sie die volle Verantwortung. Darüber hinaus sind Sie zur Gänze verantwortlich für sämtliche Aktivitäten, die unter Ihrem Konto stattfinden. Sie erklären sich damit einverstanden, software architects umgehend über jede unerlaubte Nutzung Ihres Kontos und jegliche andere Verletzung der Sicherheit zu benachrichtigen. software architects haftet nicht für Verluste, die Ihnen möglicherweise entstehen, wenn jemand Ihr Kennwort oder Konto mit oder ohne Ihr Wissen verwendet. Sie können jedoch möglicherweise für Verluste haftbar gemacht werden, die software architects oder einer anderen Partei entstehen, wenn jemand Ihr Konto oder Kennwort verwendet. Sie sind nicht berechtigt, zu irgendeinem Zeitpunkt das Konto einer anderen Person ohne Genehmigung des Kontoinhabers zu verwenden. ## Datenschutz In den [Datenschutzbestimmungen](/de/impressum/datenschutzbestimmungen/) erhalten Sie Informationen über die Erfassung und Verwendung Ihrer persönlichen Informationen durch software architects. ## Verwendung des Portals In keinem Fall sind software architects oder deren jeweilige Lieferanten haftbar für irgendwelche speziellen, indirekten oder Folgeschäden oder andere Schäden, welcher Art auch immer, aus entgangener Nutzung, Verlust von Daten oder entgangenem Gewinn, gleich ob durch eine Vertragshandlung, Fahrlässigkeit oder andere unerlaubte Handlungen entstanden, die aus der Verwendung des Portals entstehen oder damit in Zusammenhang stehen. software architects übernimmt keine Gewähr dafür, dass die Website und ihre Server frei von Computerviren oder anderen schädigenden Mechanismen sind. ## Über das Portal verfügbare Software Jede im Portal zum Download bereitgestellte Software (“Software”) ist ein von software architects oder dessen Lieferanten urheberrechtlich geschütztes Werk. Die Verwendung der Software ist gegebenenfalls von den Bestimmungen beiliegender oder in der Software enthaltener Lizenzbestimmungen geregelt. Jegliche Verwendung, Reproduktion und jeglicher Weitervertrieb der Software außerhalb der Lizenzbestimmungen ist gesetzlich ausdrücklich verboten und kann zivil- oder strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Für die Software wird, falls überhaupt, nur eine Garantie gemäß den Lizenzbestimmungen gewährt. Mit Ausnahme der Garantie(n) in den Lizenzbestimmungen schließt software architects hiermit alle Gewährleistungen und Garantien in Bezug auf die Software aus, einschließlich aller Gewährleistungen und Garantien in Bezug auf Handelsüblichkeit, gleich ob ausdrücklich, konkludent oder gesetzlich, Eignung für einen bestimmten Zweck, Titel und Nichtverletzung von Rechten Dritter. Zu Ihrer Unterstützung stellt software architects in diesem Portal möglicherweise Tools oder Dienstprogramme zur Verwendung oder zum Download zur Verfügung. software architects erteilt keine Zusicherungen in Hinblick auf die Genauigkeit der Ergebnisse oder der Ausgaben, die aus einer solchen Verwendung dieser Tools oder Dienstprogramme stammen. ## Über das Portal verfügbare Dokumente Es wird eine Genehmigung zur Verwendung von im Portal bereitgestellten Dokumenten, z. B. Hilfethemen, Whitepapers, Datenblätter und FAQs (zusammengenommen als “Dokumente” bezeichnet) erteilt, vorausgesetzt, dass 1. der unten stehende Urheberrechtsvermerk in allen Kopien aufgeführt ist und sowohl der Urheberrechtsvermerk als auch dieser Genehmigungshinweis aufgeführt sind, 2. die Verwendung der Dokumente nur zur Information und zu nichtkommerziellen oder persönlichen Zwecken erfolgt und die Dokumente nicht auf einem Netzwerkcomputer kopiert oder veröffentlicht oder in einem Medium gesendet werden und 3. keine Änderungen an den Dokumenten vorgenommen werden. Die Verwendung zu anderen Zwecken ist gesetzlich ausdrücklich verboten und kann zivil- oder strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. software architects und dessen Lieferanten übernehmen keinerlei Gewährleistungen hinsichtlich der Eignung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen für irgendeinen Zweck. Die Dokumente werden “wie besehen” und ohne jegliche Garantie bereitgestellt. software architects und dessen Lieferanten schließen hiermit alle Gewährleistungen und Garantien in Bezug auf diese Informationen aus, einschließlich aller Gewährleistungen und Garantien in Bezug auf Handelsüblichkeit, gleich ob ausdrücklich, konkludent oder gesetzlich, Eignung für einen bestimmten Zweck, Titel und Nichtverletzung von Rechten Dritter. ## Gewerbliche Schutz- und Urheberrechte Alle Rechte, Titel und Beteiligungen an dem Portal, einschließlich Urheberrechte, Patente, Handelsgeheimnisse, Marken- oder anderer Eigentumsrechte, verbleiben bei software architects. software architects behält sich alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte vor. Mit diesen TOU werden weder direkt noch indirekt Rechte an Marken, Handelsnamen oder Logos von software architects eingeräumt. Sämtliche Texte, Grafiken und Bilder sind urheberrechtlich geschützt; eine Verwendung ist nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung von software architects zulässig. Die Logos von software architects und time cockpit sind eingetragene Marken von software architects. Alle Namen von Unternehmen, Produkten oder Marken, die auf den Seiten von software architects aufgeführt werden, können Handelsmarken ihrer jeweiligen Eigentümer sein. ## Feedback Wenn Sie software architects Feedback zum Portal geben, gewähren Sie software architects kostenlos das Recht, Ihr Feedback zu verwenden, an Dritte weiterzugeben und für kommerzielle Zwecke und in jeglicher Weise und für jeglichen Zweck zu nutzen. Des Weiteren treten Sie gebührenfrei jegliche Patentrechte an Dritte für deren Produkte, Technologien und Dienste ab, die zur Verwendung mit oder als Schnittstelle für spezifische Teile einer software architects-Software oder eines software architects-Diensts dienen, für den Ihr Feedback verwendet wurde. Sie dürfen kein Feedback geben, das unter einen Lizenzvertrag fällt, der es erforderlich macht, dass software architects Software oder Dokumentation für Dritte lizenziert, weil wir Ihr Feedback für diese verwenden. Diese Rechte sind über diese TOU hinaus gültig. ## Hyperlinks Links auf diese Website, auch auf Seiten in der Tiefe, sind erwünscht. Eine Übernahme des Hauptfensters in ein Frame-Set des Linksetzers ist unzulässig. Eigene Links auf fremde Seiten stellen nur Wegweiser zu diesen Seiten dar; sie werden deshalb regelmäßig mittels externem Link in einem eigenen Browserfenster dargestellt. software architects identifiziert sich nicht mit dem Inhalt der Seiten, auf die gelinkt wird und übernimmt dafür keine Haftung. Sollte eine der Seiten, auf die gelinkt wird, bedenkliche oder rechtswidrige Inhalte aufweisen, wird um Mitteilung ersucht. In einem solchen Fall wird der Link sofort gelöscht. ## Sonstige Regelungen Die durch die Nutzung der Internetseiten entstandene Rechtsbeziehung zwischen Ihnen und software architects unterliegt dem Recht der Republik Österreich. Bei Rechtsstreitigkeiten mit Unternehmen, die aus der Nutzung dieser Internetseiten resultieren, ist der Gerichtsstand der Sitz von software architects in Linz (Österreich). Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieses Textes der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile des Dokumentes in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt. --- # Nutzungstarif für denDienst time cockpit > Nutzungstarif für den Dienst time cockpit Vor dem Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements von “time cockpit” kann der Dienst kostenlos 30 Tage, falls Sie im Besitz eines Promotion Codes sind auch länger, getestet werden. Der Testbetrieb von “time cockpit” ist für den Kunden kostenlos! Testkonten werden nicht automatisch zu kostenpflichtigen Abonnements. Dieser Schritt muss immer explizit vom Benutzer durchgeführt werden. Nach der Testphase können Sie ein Abonnement zur Nutzung des Dienstes “time cockpit” abschließen. Die Nutzung des Dienstes “time cockpit” wird pro aktivem Benutzer und Kalendertag abgerechnet. Der Standardtarif beträgt **€0,35 pro Benutzer und Kalendertag** und entspricht einem Maximum von **€10,85 pro Benutzer und Monat** (31-Tage-Monat). Benutzer können jederzeit hinzugefügt oder deaktiviert werden; die Nutzung wird auf täglicher Basis abgerechnet. ## €0,35pro Benutzer und Tag ## €10,85Maximum pro Benutzer und Monat Dieser Tarif enthält Unterstützung bei Fragen oder Problemen per Email an . Unterstützungsleistungen per Telefon, Webkonferenz und Fernwartung werden nach tatsächlich aufgewendeter Zeit abgerechnet. Der aktuell gültige Tarif lautet wie folgt: €75pro begonnener halber Stunde Unterstützungsleistung\ (entspricht €150/h) ------------------- Bitte beachten Sie, dass das Service time cockpit nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden kann. Alle Preise sind exklusive Umsatzsteuer. ## Pläne / Einführungsangebote Auf der Preisseite können Einführungsangebote ausgewiesen sein (z. B. kostenloses erstes Jahr oder reduziertes erstes Jahr). Nach Ende eines Einführungsangebots gilt der oben genannte Standardtarif. ## Rabatte für große Teams Für Kunden mit über 100 time cockpit Benutzern reduziert sich der Preis pro Benutzer für die Benutzer 101 - 200 um 10%, für die Benutzer 201 - 300 um 20% und so weiter bis zu maximal 50% ab dem 501 Benutzer. | Users | Discount | | --------- | -------- | | 0 - 100 | - | | 101 - 200 | 10% | | 201 - 300 | 20% | | 301 - 400 | 30% | | 401 - 500 | 40% | | 501 - ∞ | 50% | ## Beispielrechnung für 260 Benutzer Kosten für Benutzer 1 - 100 => 0,35 EUR pro Tag => 0,35 × 100 × 31 = 1.085,00 EUR\ Kosten für Benutzer 101 - 200 => 0,315 EUR pro Tag => 0,315 × 100 × 31 = 976,50 EUR\ Kosten für Benutzer 201 - 260 => 0,28 EUR pro Tag => 0,28 × 60 × 31 = 520,80 EUR Es ergeben sich Kosten von **2.582,30 EUR** für ein Team von **260 Benutzern** pro Monat. ## Rechnungs- und Zahlungsoptionen Zahlungen werden über den Dienst [Stripe](https://stripe.com/) abgewickelt (z. B. Mastercard, Visa, American Express, SEPA), sofern kein anderes Zahlungsmittel (z. B. Rechnung) im Vorfeld genehmigt wurde. Die Abrechnung erfolgt generell in Euro (€ - EUR). Abonnenten erhalten eine Sammelrechnung über die tatsächlich angefallenen Kosten am Beginn jeden Monats für den jeweils vergangenen Monat. Auf der Rechnung wird aufgeschlüsselt, für welchen Zeitraum die jeweiligen Benutzer im System angelegt waren und daher Kosten angefallen sind. Rechnungen werden ausschließlich per Email als elektronisch signierte PDF-Dateien versendet. Rechnungen für Kunden in Österreich werden mit dem jeweils gültigen Mehrwertsteuersatz ausgestellt. Kunden außerhalb Österreichs wird keine Umsatzsteuer verrechnet, sofern der Kunde seinen Sitz innerhalb der EU und bei der Erstellung des Abonnements eine gültige Umsatzsteuer-ID angegeben hat. Allen anderen Kunden wird ebenfalls die in Österreich jeweils gültige Mehrwertsteuer verrechnet. ## Gebührendetails Falls sich die oben genannten Tarife ändern, werden Sie mindestens 30 Tage zuvor informiert. time cockpit wird u. U. gelegentlich durch neue Dienste ergänzt. Sie werden rechtzeitig über diese neuen Dienste und eventuell damit verbundene zusätzliche Gebühren informiert. Diese zusätzlichen Gebühren fallen jedoch nur an, wenn Sie die neuen Dienste für Ihr Abonnement aktivieren. Steuern, die sich aus der kostenlosen Nutzung der Dienste ergeben, obliegen der Verantwortung des Benutzers. Das “time cockpit” Abonnement beginnt mit der Anmeldung zum Dienst über das Portal timecockpit.com oder mit der Umwandlung einer Testumgebung zu einem Abonnement. Bei der Anmeldung wird der erste kostenpflichtige Benutzer angelegt. Dieser Benutzer ist automatisch Dienstadministrator und kann jederzeit zusätzliche Benutzer zum Abonnement hinzufügen, bestehende Benutzer deaktiveren und reaktivieren, bestehende Benutzer löschen, das Abonnement kündigen und andere Benutzer zu Administratoren machen. Wird eine Testumgebung in ein kostenpflichtiges Abonnement umgewandelt, beginnt die Verrechnung von Kosten trotzdem erst ab dem Zeitpunkt, zu dem die kostenlose Testphase geendet hätte. Der Kunde hat also keinen Nachteil, wenn er bereits vor Ablauf der Testphase ein Abonnement abschließt. Die oben genannte Gebühr wird für jeden angelegten Benutzer für jeden begonnenen Kalendertag verrechnet. Sollte ein Benutzer für eine gewisse Zeit “time cockpit” nicht nutzen können oder wollen (z.B. bei Karenz, längerem Urlaub, etc.), kann der Benutzer deaktiviert werden. Für deaktivierte Benutzer fallen dem Kunden keine Kosten an. Sobald der Benutzer “time cockpit” wieder nutzen möchte, kann er reaktiviert werden. Beachten Sie jedoch, dass jeder Benutzer nur einmal pro Jahr reaktiviert werden kann! Software oder organisatorische Maßnahmen, die Sie zur Verringerung der Anzahl der Benutzer verwenden, die direkt die Software oder den Dienst “time cockpit” verwenden (manchmal als “Multiplexing” oder “Pooling” bezeichnet), verringern nicht die Anzahl der erforderlichen Lizenzen oder Abonnements. Unterstützungsleistungen, die sich im Nachhinein als Fehler in der Software oder den Diensten von software architects herausstellen, werden nicht verrechnet, egal, ob sie über Email, das Forum oder über andere Kommunikationskanäle abgewickelt wurden. Als Fehler gelten dabei ausschließlich Abweichungen der Software oder der Dienste vom beschriebenen Verhalten in der Onlinehilfe und den Beschreibungen am Portal timecockpit.com. software architects behält sich das Recht vor, Kundenkonten bei Zahlungsversäumnissen zu sperren. Vor der Sperrung wird der Kunde jedoch per E-Mail benachrichtigt und hat eine Kalenderwoche Zeit, Kontakt mit software architects aufzunehmen und die ausständigen Zahlungen zu leisten. Nach der Sperre hat der Kunde eine weitere Woche Zeit, Kontakt mit software architects aufzunehmen und die ausständigen Zahlungen zu leisten. Sollte auch dieser Schritt nicht stattfinden, wird das Abonnement durch software architects gekündigt und die Kundendaten werden gelöscht. ## Kündigungsrichtlinie Die Kündigung des Abonnements kann beiderseits jederzeit erfolgen. Die bis zum Kündigungsdatum angefallenen Gebühren sind vom Kunden zu begleichen. ## Verfügbarkeit und Datensicherung software architects wird die in ihrem Einflussbereich liegenden technischen Systeme nach größtmöglicher Sorgfalt in bestmöglichem Zustand halten. Dennoch schließt software architects hiermit alle Gewährleistungen und Garantien in Bezug auf die fehlerfreie Funktion der angebotenen Dienste aus, einschließlich aller Gewährleistungen und Garantien auf Handelsüblichkeit, gleich ob ausdrücklich, konkludent oder gesetzlich, Eignung für einen bestimmten Zweck, Titel und Nichtverletzung von Rechten Dritter. Kunden sind selbst für die Sicherung Ihrer Daten verantwortlich. software architects weist explizit darauf hin, dass keine Sicherung von Kundendaten durchgeführt wird. Sollten Sie Fragen haben, wie Sie die Sicherung Ihrer Daten organisieren sollen, wenden Sie sich bitte an . ## Nutzungsgrenzen Für die Benutzung des Dienstes “time cockpit” gelten folgende Nutzungsgrenzen: 1. Benutzer, für die ein aufrechtes Abonnement besteht und die nicht deaktiviert wurden, haben das Recht, die Software “time cockpit” auf bis zu drei physischen oder virtuellen Geräten zu installieren. Es gelten dabei die Nutzungsbedingungen, die der Software beiliegen. 2. Benutzer können die, durch die Software “time cockpit” automatisch aufgezeichneten Signale für einen Zeitraum von maximal sechs Monaten aufbewahren. Ältere Signale müssen gelöscht werden. 3. Der oben genannten Tarif deckt die Speicherung von bis zu 50.000\* Zeitbuchungen pro Benutzer ab. 4. Für Stammdaten steht je Benutzer ein Speicherplatz von bis zu 10MB\*\* zur Verfügung. software architects behält sich das Recht vor, die Einhaltung der oben genannten Regelungen automatisiert zu überprüfen und Abonnements zu sperren, wenn die Obergrenzen für die Nutzung überschritten wurden. Vor der Sperrung wird der Kunde jedoch per E-Mail benachrichtigt und wir unternehmen mehrere Versuche zur Kontaktaufnahme, bevor wir weitere Schritte einleiten. Kunden, die die oben genannten Nutzungsgrenzen überschreiten, müssen eventuelle zusätzlich anfallenden Gebühren aufkommen, wenn ihr Konto gesperrt wird. \*) Kalkulationsbasis: Durchschnittlich 20 Buchungen pro Tag bei 250 Arbeitstagen pro Jahr über einen Zeitraum von 10 Jahren.\ \*\*) Kalkulationsbasis: 10.000 Datensätze mit einem durchschnittlichen Speicherbedarf von jeweils 1KB. --- # Impressum > Impressum software architects gmbh\ Birkenweg 16\ Austria - 4060 Leonding\ VAT Identifikationsnummer: ATU65831825 +43 732 673575\ Geschäftsführer:\ Rainer Stropek, Karin Huber Das von software architects gmbh entwickelte Softwaresystem time cockpit wird als Software-as-a-Service angeboten. Sie brauchen nur minimale IT-Infrastruktur, um das Service zu nutzen. Sie erwerben daher keine Lizenz für die Software sondern bezahlen eine monatliche Nutzungsgebühr solange Sie time cockpit nutzen. Sie können das Abonnement jederzeit kündigen. ## Nutzungsbedingungen Die [Nutzungsbedingungen](/de/impressum/uebersicht/) für das Portal [www.timecockpit.com](/de/) enthalten generelle Bedingungen für die Nutzung der Webseite. Bitte beachten Sie, dass diese Bedingungen auch gelten, wenn Sie das Service time cockpit nicht in Anspruch nehmen. ## Datenschutz In den [Datenschutzbestimmungen](/de/impressum/datenschutzbestimmungen/) können Sie nachlesen, wie wir Ihre persönlichen Daten behandeln. Bitte beachten Sie, dass diese Bedingungen auch gelten, wenn Sie das Service time cockpit nicht in Anspruch nehmen. ## Nutzungstarif Unter [Nutzungstarif](/de/impressum/nutzungstarif/) finden Sie den Preis und die Bedingungen für das time cockpit Service. Diese Bedingungen gelten nur, wenn Sie einen Testaccount für time cockpit in Anspruch nehmen oder das Service produktiv nutzen. ## Nutzungsbedingungen für die Software time cockpit Die [Nutzungsbedingungen](/de/impressum/lizenzbestimmungen/) für die Software time cockpit enthalten Bedingungen für die Nutzung der Software time cockpit. Diese Bedingungen gelten nur, wenn Sie einen Testaccount für time cockpit in Anspruch nehmen oder das Service produktiv nutzen. --- # Online Zeiterfassung für Unternehmen > Online Zeiterfassung mit time cockpit: Zeiterfassung online nutzen, Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten erfassen. Mit EU-Betrieb, AVV und DSGVO im Blick. Ihre Mitarbeitenden erfassen Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten im Browser. Sie erhalten daraus verlässliche Auswertungen für Abrechnung, Projektsteuerung und Management. Einfach genug für die tägliche Erfassung. Stark genug für Teams, die ihre Zeitdaten nicht nur dokumentieren, sondern auswerten und steuern wollen. **Software aus Österreich **Betrieb in der EU **AVV verfügbar **30 Tage kostenlos testen [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Kostenlos testen](/de/account-erstellen/) Transparente Pakete ohne Zusatzmodule. [Preise ansehen](/de/preis/). Kunden, die auf time cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Was eine gute Online Zeiterfassung leisten sollte Sie muss im Alltag schnell gehen und trotzdem verlässliche Daten liefern. In projektorientierten Unternehmen reicht reine Arbeitszeiterfassung nicht: Sie brauchen die Zeitdaten auch für Projekte, Abrechnung und Auswertungen. ** ### Einfach online erfassen Ihr Team erfasst Zeiten im Browser. Keine Excel-Listen, keine Papierzettel, kein nachträgliches Zusammensuchen. ** ### Projektzeiten zuordnen Ihre Mitarbeitenden ordnen jede Stunde einem Kunden, einem Projekt und einer Tätigkeit zu. ** ### Abwesenheiten berücksichtigen Urlaub, Fehlzeiten und Arbeitszeitmodelle sehen Sie gemeinsam mit Arbeits- und Projektzeiten. ** ### Auswertungen nutzen Aus Ihren Zeitbuchungen lesen Abrechnung, Projektcontrolling und Management ab, was ein Projekt wirklich kostet. ## Nicht jede digitale Stempeluhr ist eine Zeiterfassung Für viele Unternehmen reicht es nicht, Beginn, Ende und Pause zu erfassen. Entscheidend ist, was Sie mit den erfassten Zeiten später anfangen können. ### Wenn Sie vor allem dokumentieren wollen Eine einfache Online-Stempeluhr kann ausreichen, wenn nur Anwesenheit, Pausen und Salden dokumentiert werden sollen. Für reine Pflichtdokumentation ist eine schlanke Lösung oft genug. * Kommen, Gehen und Pausen erfassen * Arbeitszeitsalden dokumentieren * einfache Monatsübersichten erstellen ### Wenn Sie Zeitdaten steuern wollen time cockpit passt dann, wenn Ihre Zeitdaten in Projekten, Abrechnung, Controlling und Managemententscheidungen eine Rolle spielen. * Projektzeiten Kunden und Tätigkeiten zuordnen * abrechenbare und interne Stunden auswerten * Abwesenheiten und Kapazitäten gemeinsam betrachten * Reports für Projektleitung und Management nutzen ## Arbeitszeiten aufzeichnen, ohne die Pflicht zum Projekt zu machen Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden. Mit einer Online Zeiterfassung erfüllen Sie diese Aufzeichnungspflicht nebenbei, statt sie in Excel nachzubauen. ### Lückenlos dokumentiert Beginn, Ende, Pausen und Salden entstehen aus der täglichen Buchung. Sie müssen am Monatsende nichts rekonstruieren. ### Arbeitszeitgrenzen im Blick time cockpit erkennt Überschreitungen der Höchstarbeitszeit und nicht eingehaltene Ruhezeiten und weist Sie darauf hin. Details in der [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/working-time-regulations.html). ### Aus Österreich, betrieben in der EU time cockpit ist Software aus Österreich, wird in der EU betrieben und stellt eine [Auftragsverarbeitungsvereinbarung](https://app.hellosign.com/s/a699af6a) bereit. ### Online erfassen ohne Medienbruch Ihre Mitarbeitenden buchen ihre Zeiten im Browser. Die Erfassung bleibt alltagstauglich, und Sie bekommen trotzdem klare Strukturen für Kunden, Projekte, Tätigkeiten und Auswertungen. Das spart manuelle Nacharbeit und gibt Ihnen eine bessere Grundlage für Monatsabschluss, Abrechnung und Projektsteuerung. ![Zeiterfassung online im Browser mit time cockpit](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) ### Projektzeiten und Arbeitszeiten zusammenführen In projektorientierten Unternehmen müssen Arbeitszeit und Projektzeit zusammenpassen. Erst dann sehen Sie, welche Kapazität verfügbar ist, welche Stunden abrechenbar sind und wo Aufwand entsteht, der Ihre Projekte oder Ihre Marge belastet. time cockpit verbindet die tägliche Erfassung mit Projektlogik, Tätigkeiten und Auswertungen. ![Projekt-Dashboard für Projektzeiten und Auswertungen in time cockpit](/_astro/project-dashboard-it-systemhaeuser.DFcCfD2n_ZPkRnj.webp) ### Abwesenheiten direkt mitdenken Urlaub, Fehlzeiten und Arbeitszeitmodelle bestimmen Ihre verfügbare Kapazität. Deshalb gehören sie nicht in ein separates Nebensystem. In time cockpit sehen Sie Abwesenheiten gemeinsam mit Arbeits- und Projektzeiten. Das hilft Ihrem Team bei Planung, Transparenz und verlässlicher Steuerung. ![Abwesenheitskalender in time cockpit](/_astro/absence-time-calendar.BhAfOg-L_1SIp4j.webp) ## Wann time cockpit die richtige Online Zeiterfassung ist Einfach starten und bei Bedarf fachlich tiefer werden. Ab 10,85 € pro Benutzer und Monat. Für Teams bis 10 Benutzer kostet das erste Jahr 29,90 €. [Alle Preise ansehen](/de/preis/). * Für den einfachen Start * Arbeitszeiten online im Browser erfassen** * Mit einem klaren Standardprozess beginnen** * Abwesenheiten und Arbeitszeiten gemeinsam betrachten** * Verlässliche Zeitdaten statt Excel-Listen schaffen** - Wenn mehr gebraucht wird - Projektzeiten, Kunden und Tätigkeiten auswerten** - Abrechenbare und interne Zeiten unterscheiden** - Projektleitung, Backoffice und Management verbinden** - Prozesse, Reports und Strukturen später anpassen** ### Anpassbar, wenn Standard nicht reicht Ihre Projektstrukturen, Tätigkeiten, Freigaben, Zusatzfelder und Reports sind nicht die eines anderen Unternehmens. time cockpit passt sich diesen Abläufen an, statt Ihr Team in ein starres Standardmodell zu zwingen. Das zahlt sich aus, sobald mehrere Rollen auf dieselbe Datenbasis zugreifen. ![Anpassbare Online Zeiterfassung in time cockpit](/_astro/oncockpit-admin.B42oW8tI_Z1lp7BX.webp) ## Drei Fragen, bevor Sie sich entscheiden Die richtige Lösung hängt weniger von der Erfassungsmaske ab als davon, welche Entscheidungen Sie später auf Basis der Zeitdaten treffen wollen. ### Wer braucht die Daten? Nur Mitarbeitende und HR? Oder auch Projektleitung, Abrechnung, Controlling und Management? ### Wie genau müssen Zeiten zugeordnet werden? Reichen Tagesstunden oder müssen Kunden, Projekte, Tätigkeiten, Kostenstellen und Leistungsarten sichtbar sein? ### Welche Auswertungen sind entscheidend? Monatsübersicht, Projektbudget, Auslastung, Nachkalkulation, Abrechnung oder Profitabilität? "Das war früher, bevor wir mit time cockpit gearbeitet haben, ein sehr papierlastiger Prozess, funktioniert mittlerweile zu 100% digital." ## Online Zeiterfassung mit professioneller Tiefe time cockpit passt zu Unternehmen, die Zeiten einfach online erfassen und sie gleichzeitig für Projekte, Abrechnung und Steuerung nutzen wollen. Sehen Sie in einer Demo, wie time cockpit Arbeitszeiten, Projektzeiten, Abwesenheiten und Auswertungen in einer Lösung verbindet. [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Kostenlos testen](/de/account-erstellen/) ## FAQ: Online Zeiterfassung ### Was bedeutet Online Zeiterfassung? Online Zeiterfassung bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten digital erfassen, zum Beispiel im Browser. Statt Papierzetteln, Excel-Listen oder lokalen Einzellösungen entsteht eine gemeinsame Datenbasis. Je nach Lösung können auch Projektzeiten, Tätigkeiten, Abwesenheiten und Auswertungen abgebildet werden. ### Ist time cockpit nur eine digitale Stempeluhr? Nein. time cockpit erfasst Arbeitszeiten online, ist aber besonders stark, wenn Sie Zeitdaten für Projekte, Abrechnung, Controlling und Auswertungen nutzen wollen. ### Kann ich Projektzeiten online erfassen? Ja. Zeiten können Kunden, Projekten und Tätigkeiten zugeordnet werden. Dadurch lassen sich abrechenbare Stunden, interne Aufwände, Budgetverbrauch und Nachkalkulation besser auswerten. ### Unterstützt time cockpit Abwesenheiten? Ja. Sie betrachten Abwesenheiten gemeinsam mit Arbeits- und Projektzeiten. Das hilft bei Kapazitätsplanung und Teamsteuerung. ### Für welche Unternehmen eignet sich time cockpit? Für projektorientierte B2B-Unternehmen, professionelle Dienstleister, IT-Unternehmen und Beratungen, die Zeiterfassung mit Auswertungen und Projektsteuerung verbinden wollen. Wie das konkret aussieht, zeigen unsere [Kundeninterviews](/de/case-studies/). ### Was bedeutet DSGVO bei Online Zeiterfassung? time cockpit ist Software aus Österreich, wird in der EU betrieben und stellt eine [Auftragsverarbeitungsvereinbarung](https://app.hellosign.com/s/a699af6a) bereit. Nach aktuellem Stand setzt time cockpit keine Subprozessoren ein. Ob Ihr Einsatz DSGVO-konform ist, hängt zusätzlich von Rechtsgrundlage, Information der Mitarbeitenden, Berechtigungen und internen Aufbewahrungsregeln ab. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Werden Sie Time Cockpit Partner! > Sind Sie im Consulting tätig und suchen nach bewährten Lösungen, die Sie Ihren Kunden empfehlen können? Dann sind Sie hier genau richtig. Time cockpit kann auf eine langjährige Erfolgsgeschichte mit zufriedenen Kunden zurückblicken. Sind Sie im Consulting tätig und suchen nach bewährten Lösungen, die Sie Ihren Kunden empfehlen können? Dann sind Sie hier genau richtig. Time cockpit kann auf eine langjährige Erfolgsgeschichte mit zufriedenen Kunden zurückblicken. [Wir beantworten Ihre Fragen, einfach Termin vereinbaren.](/de/termin-vereinbaren/) Kunden die auf time cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Ihre Vorteile als Partner! ### Als Vertriebspartner Sie kennen die Painpoints Ihrer Kunden genau und sind als vertrauenswürdiger Berater in einer einzigartigen Position, um diese effektiv anzugehen. Durch eine Partnerschaft mit uns können Sie den Mehrwert, den Sie Ihren Kunden bieten, noch weiter steigern. Als Vertriebspartner profitieren Sie auf zwei Arten. Zum einen bieten wir Ihnen eine Provision auf den Lizenzumsatz, zum anderen auf den Umsatz aus Dienstleistungen. Zu den Dienstleistungen zählen mögliche Einführungsprojekte sowie kontinuierliche Weiterentwicklungen. Diese Regelung gilt für das erste Jahr. ** ### Als Implementierungspartner Time cockpit lässt sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kunden anpassen und bietet viele Schnittstellen zur Integration in bestehende Systeme. Weitere Informationen finden Sie in der [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com). Als Implementierungspartner betreuen Sie Ihre Kunden eigenständig. Der gesamte Dienstleistungsumsatz, den Sie beim Kunden erwirtschaften, verbleibt bei Ihnen. Die Lizenzkosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung von time cockpit verbleiben bei uns. Welche Tätigkeiten fallen für Sie an? Im Rahmen eines Einführungs-/Weiterentwicklungsprojekts begleiten Sie Ihre Kunden durch alle wesentlichen Phasen: * **Anforderungsanalyse:** Ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Kunden. * **Konfiguration von Time Cockpit:** Passen Sie das Datenmodell, Berechtigungen und Schnittstellen (Import/Export) individuell an. * **Datenmigration:** Unterstützen Sie Ihre Kunden bei der Übertragung bestehender Daten nach time cockpit. ** * **Bewährte Lösung:** Durch diese Partnerschaft können Sie nicht nur Ihr Portfolio erweitern, sondern auch von einer langfristigen Zusammenarbeit mit zufriedenen Kunden profitieren. Werden Sie Teil unseres Netzwerks und bieten Sie Ihren Kunden eine erstklassige Lösung für Projekt- und Anwesenheitszeiterfassung! *** * **Langfristige Zusammenarbeit:** Time cockpit ist eine dynamische Software, die kontinuierlich weiterentwickelt wird. Unsere Kunden bleiben in der Regel über viele Jahre hinweg bei uns, wodurch sich für Sie regelmäßig neue Potenziale für Anpassungen und Erweiterungen ergeben. *** * **Warum Zeiterfassung:** Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen in jedem Unternehmen. Eine präzise Zeiterfassung ist unerlässlich, um Transparenz und Genauigkeit in den Arbeitsabläufen zu gewährleisten. Sie ermöglicht eine optimale Nutzung der Arbeitszeit, fördert die Produktivität und hilft, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu verbessern. Zudem unterstützt sie das Projektmanagement und die Kostenkontrolle, was zur Einhaltung von Budgets und zur Maximierung der Rentabilität beiträgt. Vor der Pflicht gesetzliche Arbeitsregelungen einzuhalten ganz zu schweigen. *** * **Interesse?** Falls Sie weitere Informationen oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten einer Partnerschaft mit time cockpit. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung – Preise für Freelancer und Teams > Zeiterfassung mit fairen Preisen. 1 Jahr kostenlos für Freelancer, kleiner Einstieg ab 29,90 € im ersten Jahr für Teams bis 10 User. Täglich kündbar. Ein Jahr kostenlos für Freelancer, einmalig 29,90 € im ersten Jahr für Teams bis 10 User – danach tagesgenaue Abrechnung. Volle Flexibilität, täglich kündbar. ** ## Freelancer kostenlos im ersten Jahr statt 130,20 € **1 Benutzer**\ nach dem ersten Jahr 10,85 € pro Monat Professionelle Zeiterfassung\ vom ersten Tag an ** ## Starter 29,90 € im ersten Jahr statt bis zu 1 302,00 € **bis zu 10 Benutzer**\ nach dem ersten Jahr 10,85 € pro Benutzer/Monat Perfekt für kleine Teams\ und Start-ups ** ## Business 10,85 € pro Benutzer & Monat **unlimitierte Benutzer**\ Inkl. persönlichem Onboarding Enterprise Features\ mit erweitertem Support [**Starten Sie Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion](/de/account-erstellen/) ## Alle Features im Vergleich So unterscheiden sich unsere Pläne im Detail | | Freelancer | Starter | Business | | ----------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Anzahl Benutzer | 1 Benutzer | bis zu 10 Benutzer | unlimitierte Benutzer | | Anzahl Kunden, Projekte, Tasks, Ausgansrechnungen, … | unlimitiert | unlimitiert | unlimitiert | | Anwesenheitszeiterfassung | ** | ** | ** | | Stundenzettel | ** | ** | ** | | Projektzeiterfassung | ** | ** | ** | | Leistungsnachweis | ** | ** | ** | | Verrechnung | ** | ** | ** | | Projektauswertung | ** | ** | ** | | Excel Import / Export | ** | ** | ** | | Abwesenheitsmanagement | ** | ** | ** | | Urlaubsplan | ** | ** | ** | | Überstundenberechnung | ** | ** | ** | | Office 365 Integration | ** | ** | ** | | Anpassbarkeit | | | | | Anpassbare Benutzeroberfläche | ** | ** | ** | | Konfigurierbares Berechtigungssystem | ** | ** | ** | | Erstellung von individuellen Berichten | ** | ** | ** | | Web-API für Datenmanipulation und Integration | ** | ** | ** | | PAT-basierte Authentifizierung für Web-API | ** | ** | ** | | Automatisches Anlegen & Entfernen von Usern (via API) | - | - | ** | | Rechenzentrum und Datenbank | | | | | ISO27001-zertifiziertes Rechenzentrum | ** | ** | ** | | Dedizierter Datenbankcluster pro Kunde | ** | ** | ** | | 35 Tage PITR (sekundengenaue Wiederherstellung) | ** | ** | ** | | Kostenlose Sandbox-Datenbank (auf Anfrage) | - | - | ** | | Kundengehostete Azure Datenbanken möglich | - | - | ** | | Direkter Lesezugriff auf die Datenbank | - | - | ** | | SSO: OAuth (z. B. AAD, OKTA) | - | - | ** | | Abrechnung | | | | | Abrechnung | kostenlos im ersten Jahr | einmalig zu Beginn | taggenau zu Beginn des Folgemonats | | Täglich kündbar | ** | ** | ** | | Support | | | | | Support | E-Mail Support | E-Mail Support | Priority Support | | Persönlicher Customer-Success-Manager | - | - | ab 50 Benutzer | | Personalisiertes Onboarding | - | 1h inklusive | 2h inklusive | | Individuelle Erweiterungen | € 150/h | € 150/h | € 150/h | | | Ideal für Freelancer und Einzelunternehmer, die ihre Arbeitszeiten professionell erfassen möchten – ein Jahr komplett kostenlos und jederzeit kündbar. | Perfekt für kleine Firmen und Teams bis 10 User, die professionell starten wollen – mit minimalem Einstiegspreis im ersten Jahr. | Für wachsende Teams und Unternehmen, die Skalierbarkeit, erweiterte Infrastruktur und priorisierten Support benötigen. | Kunden die auf Time Cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Mengenrabatt Für große Teams mit mehr als 100 Benutzern wird der Preis pro Benutzer gestaffelt reduziert. Ab dem 101. Benutzer erhalten Sie einen Rabatt von 10%, ab dem 201. Benutzer einen Rabatt von 20% und so weiter, bis zu einem maximalen Rabatt von 50%. | Benutzer | Rabatt | | --------- | ------ | | 0 - 100 | - | | 101 - 200 | 10% | | 201 - 300 | 20% | | 301 - 400 | 30% | | 401 - 500 | 40% | | 501 - ∞ | 50% | ### Preisrechner Bitte geben Sie die Anzahl der Benutzer ein, die time cockpit nutzen werden. Sie können die Anzahl jederzeit erhöhen oder verringern, und Ihre Kosten werden täglich angepasst. **Benutzeranzahl** \- pro Monat ## Haben Sie nicht gefunden, wonach Sie suchen? Hier sind einige Beispiele für individuelle Erweiterungen, die wir für unsere Kunden entwickelt haben. ### Office 365 Integration für Abwesenheitszeiten **Optimieren Sie Ihren Zeiterfassungs- und Kollaborationsprozess!** Time cockpit dient als Hauptquelle für alle Daten im Zusammenhang mit Anwesenheit und Abwesenheit, während Outlook als Kollaborationstool verwendet wird. Abwesenheitszeiten werden in time cockpit genehmigt und automatisch zum Outlook-Kalender der Mitarbeiter hinzugefügt, um einen aktuellen Überblick über die Verfügbarkeit des Teams zu gewährleisten. Zusätzlich sind die Urlaubs-Termine in Outlook direkt im time cockpit-Kalender sichtbar, dank der integrierten Office 365 Integration. Aufwand20h Kosten2 800€ Durchlaufzeit2 weeks Verwendet von1200 users ** ### Individueller Genehmigungsworkflow - “Von der Zeiterfassung zur Gehaltsabrechnung” **Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und verkürzen Sie die Zeit bis zur Rechnungsstellung!** Mitarbeiter genehmigen ihre monatliche Zeiterfassung, wodurch Projektmanager die Informationen erhalten, die sie für das Projektcontrolling benötigen. Sobald der Projektmanager die Zeiteinträge eines Mitarbeiters genehmigt, kann die Buchhaltung die Rechnungen erstellen. Nachdem die Buchhaltung die Rechnungen genehmigt hat, wird die Personalabteilung automatisch benachrichtigt, um die Gehaltsabrechnungsprozesse auszulösen. Aufwand24h Kosten3 360€ Durchlaufzeit2 weeks Verwendet von170 users ** ### Freshdesk-Integration **Integrieren Sie Ihr Ticketsystem!** Mit einer individuellen Integration von Freshdesk in time cockpit mithilfe von Webhooks wird die Zeiterfassung für Tickets drastisch reduziert. Immer wenn ein neues Ticket erstellt oder aktualisiert wird, werden die Änderungen automatisch an time cockpit übermittelt. Mit time cockpits Musterbuchungen werden die Freshdesk-Tickets direkt im Zeiterfassungskalender angezeigt. Mitarbeiter können sie einfach per Drag & Drop in Zeiteinträge umwandeln. Aufwand10h Kosten1 400€ Durchlaufzeit1 weeks Verwendet von11 users ** ### Benachrichtigung bei Verstößen gegen die Arbeitszeitgrenzen **Halten Sie Ihre Mitarbeiter gesund und Ihr Unternehmen rechtskonform!** Durch die Möglichkeit, Zeiteinträge mit einem individuell festgelegten Regelwerk zu überprüfen, werden Mitarbeiter automatisch alle zwei Tage per E-Mail über nicht erfasste Arbeitszeiten, fehlende Pausenzeiten oder übermäßige Arbeitsstunden informiert. Dies fördert die frühzeitige Erkennung einer unvollständigen Zeiterfassung und hilft potenzielle rechtliche Verstöße zu vermeiden. Falls Verstöße weiterhin bestehen, können Manager organisatorische Maßnahmen ergreifen, wie die Verteilung der Arbeitslast auf andere Mitarbeiter oder Teams. Aufwand15h Kosten2 100€ Durchlaufzeit1 weeks Verwendet von1200 users ** ## Frequently Asked Questions ### Welche Pakete bietet time cockpit an? time cockpit bietet drei Pakete für unterschiedliche Anforderungen: * **Freelancer**\ Für Einzelunternehmer und Selbstständige mit einem Benutzer. * **Starter**\ Für kleine Teams mit bis zu 10 Benutzern. * **Business**\ Für größere und wachsende Teams mit unbegrenzter Benutzeranzahl sowie zusätzlichem Onboarding und erweitertem Support. Alle Pakete enthalten den vollen Funktionsumfang von time cockpit. Die Unterschiede liegen in der Benutzeranzahl sowie in zusätzlichen Service-Leistungen. ### Wie lange kann ich time cockpit kostenlos testen? Sie können time cockpit 30 Tage lang kostenlos testen. Es ist keine Kreditkarte erforderlich und es ist keine weitere Aktion erforderlich, wenn Sie time cockpit nach Ablauf der Testphase nicht mehr nutzen möchten. Sie können **alle** Funktionen von time cockpit mit einer **unbegrenzten** Anzahl von Benutzern testen. ### Muss ich für die Testphase eine Kreditkarte angeben? Nein. Für die 30-tägige Testphase ist **keine Kreditkarte erforderlich**. Bitte beachten Sie jedoch: Nach Ablauf der Testphase muss auch für das Freelancer-Paket eine gültige Zahlungsmethode (z. B. Kreditkarte) hinterlegt werden. Erfolgt dies nicht, wird der Account automatisch nach 30 Tagen gelöscht. ### Welche Zahlungsoptionen gibt es? Geben Sie Ihre Rechnungsinformationen jederzeit während der Testphase ein. Die Abrechnung beginnt erst, wenn Ihre Testphase abgelaufen ist. Die ersten 30 Tage sind immer kostenlos. Wir akzeptieren Mastercard, Visa, American Express und SEPA. Alle Zahlungen werden über [Stripe](https://stripe.com/) abgewickelt - wir erhalten oder speichern keine Kreditkartendaten. Wenn Sie per Rechnung bezahlen möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter . ### Ist eine Anfangsinvestition erforderlich? Nein, es sind keine Anfangsinvestitionen erforderlich. Erstellen Sie ein Konto und beginnen Sie noch heute mit der Nutzung von time cockpit. Wenn Ihr Team oder Ihre Organisation wächst, können Sie einfach zusätzliche Benutzer hinzufügen, ohne sich um zusätzliche Softwarelizenzen oder Server kümmern zu müssen. Wenn Sie möchten, dass wir time cockpit genau an Ihre Bedürfnisse anpassen, werfen Sie bitte einen Blick auf “Unterstützungsleistungen” unter [Nutzungstarif](/de/impressum/nutzungstarif/). ### Fallen Gebühren für Einrichtung oder Support an? Nein, es fallen keine zusätzlichen Gebühren für den technischen Support für das Standardprodukt an. Senden Sie uns einfach eine E-Mail an und wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen. Wenn Sie möchten, dass wir time cockpit genau an Ihre Bedürfnisse anpassen, werfen Sie bitte einen Blick auf die “Unterstützungsleistungen” unter [Nutzungstarif](/de/impressum/nutzungstarif/). ### Was passiert, wenn time cockpit für mein Unternehmen angepasst wird? Hat dies Auswirkungen auf die Lizenzgebühren? Nein, Sie zahlen weiterhin dieselbe monatliche Gebühr wie Nutzer der Standardsoftware. Sie profitieren auch von den Verbesserungen, die an der Software vorgenommen werden. Die Wartung für Funktionen, die speziell für Ihr Unternehmen implementiert oder angepasst werden, wird jedoch separat berechnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter [Nutzungstarif](/de/impressum/nutzungstarif/). ### Wie erhalte ich meine Rechnungen? Am Ende jedes Monats erhalten Sie Ihre Rechnung per E-Mail mit einer detaillierten Auflistung Ihrer tatsächlichen Nutzung. Zusätzlich finden Sie eine Historie Ihrer Rechnungen in der Anwendung. ### Wie lange ist die Kündigungsfrist? Es gibt keine Kündigungsfrist. Sie können Ihr Konto jederzeit kündigen. Am Ende des Monats erhalten Sie Ihre letzte Rechnung. Sie zahlen nur für die Anzahl der Tage vom ersten Tag des Monats bis zum Kündigungsdatum. ### Gibt es Beschränkungen hinsichtlich der verfügbaren Funktionen oder der Anzahl der Stammdaten, die ich mit time cockpit verwalten kann? Nein, es gibt keine Einschränkungen. Uns ist aber eine faire Nutzung des Systems wichtig. Gemäß der Fair-Use-Richtlinie wird von den Benutzern erwartet, dass sie die Software in verhältnismäßigem Umfang nutzen. Dies beinhaltet das Vermeiden von übermäßiger Nutzung, die sich negativ auf die Leistung des Systems auswirken oder die Fähigkeit anderer Benutzer beeinträchtigen könnte, auf die Software zuzugreifen. Falls ein Benutzer die Fair-Use-Richtlinie überschreitet, behält sich time cockpit das Recht vor, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, die unter anderem den Zugriff auf die Software einschränken können. ### Fallen zusätzliche Gebühren an, um von mehreren Geräten oder Standorten aus auf time cockpit zuzugreifen? Nein, es fallen keine zusätzlichen Gebühren an, um von mehreren Geräten oder Standorten aus auf time cockpit zuzugreifen. Solange Sie über eine Internetverbindung verfügen, können Sie von jedem Gerät oder Standort aus auf time cockpit zugreifen. Dies ermöglicht eine größere Flexibilität und Bequemlichkeit, insbesondere für Benutzer, die remote arbeiten oder an verschiedenen Standorten tätig sind. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Software für die Projektabrechnung bei Dienstleistern > Software für die Projektabrechnung bei Dienstleistern: Zeitbuchungen abrechnen, Rechnungen erstellen und detaillierte Leistungsnachweise bereitstellen. Mit time cockpit führen Sie Projektzeiten, Stundensätze, Rechnungspositionen und Leistungsnachweise in einem nachvollziehbaren Abrechnungsprozess zusammen. ## Aus Zeitbuchungen automatisch Rechnungen erstellen Die Projektabrechnungssoftware von time cockpit erstellt Rechnungspositionen aus erfassten Projektzeiten. Dabei können Tätigkeiten, Stundensätze und Reisezeiten berücksichtigt werden. So müssen abrechenbare Leistungen nicht erneut aus Stundenzetteln oder getrennten Systemen zusammengesucht werden. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze können berücksichtigt und Leistungen transparent ausgewiesen werden. Mehr dazu erfahren Sie in unserer [Dokumentation zur Rechnungsstellung](https://docs.timecockpit.com/doc/project-time-tracking/billing.html). Die zugrunde liegenden Stunden entstehen in der [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/). ![Time Cockpit Rechnung erstellen](/_astro/invoice-creation.D0pLgt-M_rLF73.webp) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Projektabrechnungssoftware für einen durchgängigen Abrechnungsprozess ### Flexibles Rechnungsmanagement durch manuelle Anpassungen Rechnungspositionen können flexibel erstellt werden – automatisch auf Basis von geleisteten Stunden oder manuell zu einer Rechnung hinzugefügt. So können zusätzliche Dienstleistungen, individuelle Vereinbarungen und Produkte, die nicht direkt aus der Zeiterfassung kommen, leicht integriert werden. So behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Abrechnungen. ![Time Cockpit Rechnung anpassen](/_astro/manual-edit.C8lKI4TG_69cmg.webp) ### Artikelverwaltung für wiederkehrende Leistungen Beliebige Artikel können als Vorlage für Rechnungspositionen angelegt werden. Ein Artikel, wie beispielsweise ein Stück Hardware, wird in einer Rechnung als entsprechende Rechnungsposition ‚Hardware‘ ausgewiesen. Artikel enthalten alle relevanten Details wie Beschreibung, Preise und Steuersätze und lassen sich schnell in Rechnungen einfügen. Das spart Zeit und sorgt für eine konsistente sowie präzise Abrechnung. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Artikelverwaltung finden Sie [hier](https://docs.timecockpit.com/doc/project-time-tracking/billing.html#creating-a-custom-article). ![Eigene Artikel erfassen](/_astro/custom-article.Dr1NC7LU_1vDg8U.webp) ### Detaillierte Rechnungsberichte und Leistungsnachweise Automatisch generierte Rechnungsberichte im PDF-Format enthalten alle wesentlichen Informationen wie Kundenadresse, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum. Auf Wunsch können detaillierte Zeiteinträge als Leistungsnachweis ein- oder ausgeblendet werden. Das gewährleistet eine transparente Kostenabrechnung. Die Berichte nutzen den [Microsoft® Report Builder – Offizieller Download](https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53613). So können Sie ansprechend formatierte Rechnungsvorlagen in Ihrem Corporate Design erstellen. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne bei der Erstellung Ihrer individuellen Rechnungsvorlagen. ![Rechnung](/_astro/invoice.hkE92n_F_Z1WUH1S.webp) ### Nahtlose Integration in Ihre Systeme Time cockpit verfügt über eine leistungsstarke Web API, die umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten bietet. Aktionen wie die Erstellung einer Rechnung oder eines Rechnungsdokumentes im PDF-Format können vollständig automatisiert werden. Darüber hinaus können Rechnungen, Rechnungspositionen oder Zeitbuchungen einfach in andere Systeme übertragen werden. Dazu gehören zum Beispiel ein ERP System oder Projektmanagement-Tools. So wird eine effiziente Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft gewährleistet. Details zur API-Integration finden Sie in der [API-Dokumentation](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html). ** ### Individuelle Anpassung an Ihre Prozesse Bei Bedarf kann das Erstellen von Rechnungen leicht an Ihre bestehenden Prozesse angepasst werden. Es wird individuell und genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt. Dank der hochgradigen Anpassbarkeit von time cockpit lassen sich Workflows, Berechnungsregeln und Automatisierungen flexibel gestalten. So erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre spezifischen Anforderungen zu 100% abdeckt. ** ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen ### Wie funktioniert Projektabrechnung in der Praxis? Erfasste Arbeitszeiten und Ausgaben werden einem Projekt zugeordnet und automatisch in Rechnungspositionen umgewandelt. Ergänzungen wie Pauschalen oder Produkte können manuell hinzugefügt werden. Abschließend wird eine präzise Rechnung mit allen relevanten Details erstellt und bereitgestellt. ### Eignet sich Time Cockpit als Abrechnungslösungen für Dienstleister Ja, time cockpit ist ideal für Dienstleister. Die Software ermöglicht präzise Abrechnung durch automatische Erstellung von Rechnungen aus erfassten Zeiten. Sie ist flexibel anpassbar, unterstützt individuelle Vereinbarungen und bietet transparente Berichte für eine präzise Projektabrechnung. ### Kann ich Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erstellen? Ja, time cockpit unterstützt die Erstellung von Rechnungen ohne Mehrwertsteuer, basierend auf der Kundenadresse und den steuerlichen Anforderungen. Für intra-EU-Geschäfte wird ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren hinzugefügt, während für Kunden außerhalb der EU ein allgemeiner Hinweis zur Steuerpflicht des Empfängers erscheint. ### Was passiert, wenn ich einen Fehler in einer bereits erstellten Rechnung finde? Rechnungspositionen und Beträge können nach der Erstellung bearbeitet werden, jedoch werden zugehörige Zeitbuchungen dann nicht mehr mit der Rechnung synchronisiert. Alternativ können Sie Korrekturen über eine Stornierung oder eine Gutschrift abwickeln, um die Rechnungsdokumentation konsistent zu halten. ### Kann ich manuell Zeiten zu einer bestehenden Rechnung hinzufügen? Ja, nicht abgerechnete Zeitbuchungen können zu einer bestehenden Rechnung hinzugefügt werden. ### Wie gehe ich mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen in einer Rechnung um? Time cockpit unterstützt Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen. Sie können pro Rechnungsposition individuelle Steuersätze festlegen, die in der Gesamtsumme korrekt berücksichtigt werden. ### Kann ich Reisekosten automatisch in Rechnungen integrieren? Ja, time cockpit erkennt Reisekosten anhand der Kilometerangaben in den Zeitbuchungen und erstellt automatisch eine entsprechende Rechnungsposition. Die Beschreibung, Einheit, Preis und Mehrwertsteuer werden dabei aus dem vordefinierten Artikel “Travel Costs” übernommen. ### Kann ich Rechnungsdaten anpassen, um spezielle Kundenanforderungen zu erfüllen? Ja, Sie können kundenspezifische Anforderungen umsetzen, indem Sie Rechnungspositionen manuell hinzufügen, Artikeldetails bearbeiten oder das Rechnungsdesign über den [Microsoft® Report Builder – Offizieller Download](https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53613) anpassen. ### Was passiert, wenn sich Stundensätze ändern? Time cockpit speichert bei der Erstellung der Rechnung den zum Zeitpunkt der Buchung gültigen Stundensatz in den Zeitbuchungen. Dadurch bleiben Rechnungen konsistent und nachvollziehbar, auch wenn sich die Stundensätze nachträglich ändern. ### Unterstützt Time Cockpit elektronische Rechnungen? Ja, time cockpit ermöglicht die Erstellung elektronischer Rechnungen, die direkt aus erfassten Arbeitszeiten generiert und als PDF bereitgestellt werden. Aktuell wird das [ZUGFeRD-Format](https://www.ferd-net.de/) noch nicht unterstützt, jedoch arbeiten wir daran, diese Funktion in einer zukünftigen Version bereitzustellen. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Projektcontrolling Software für IT-Dienstleister und Beratungen > Projektcontrolling Software für IT-Dienstleister und Beratungen: Budgets, Aufwand, Abrechnung und Profitabilität auf einer Datenbasis steuern. Für projektorientierte Dienstleister Projektzeiten, Budgets und abrechenbare Leistungen auf einer gemeinsamen Datenbasis wirtschaftlich steuern. **Budget und Ist-Aufwand vergleichen **Abrechenbare Leistungen prüfen **Projekte fundiert nachkalkulieren [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[SOLVION-Praxisbeispiel](/de/case-studies/solvion/) Kunden, die auf Time Cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Projektcontrolling beginnt bei belastbaren Projektdaten Ein Dashboard ist nur so aussagekräftig wie die Buchungen, Budgets und Abrechnungsinformationen dahinter. In projektorientierten Unternehmen laufen Consulting, Entwicklung, Implementierung, Support, Presales und interne Arbeit oft parallel. Für wirtschaftliche Entscheidungen reicht eine monatliche Summe gebuchter Stunden deshalb nicht aus. Eine Software für Projektcontrolling braucht eine klare Datenstruktur: Welcher Aufwand gehört zu welchem Kunden, Projekt und welcher Tätigkeit? Was ist abrechenbar? Welches Budget wurde verbraucht und welche Leistungen sind bereits verrechnet? ## Welche Fragen beantwortet ein Projektcontrolling Tool? Time cockpit führt operative Projektdaten so zusammen, dass Verantwortliche Aufwand, Abrechnung und Wirtschaftlichkeit auswerten können. ** ### Wie viel Budget ist verbraucht? Vergleichen Sie geplanten Aufwand und Budget mit den tatsächlich gebuchten Projektzeiten. ** ### Was kann abgerechnet werden? Unterscheiden Sie abrechenbare, nicht abrechenbare und interne Zeiten und prüfen Sie offene Leistungen. ** ### Wie wirtschaftlich war das Projekt? Nutzen Sie Ist-Aufwand, Kosten- und Abrechnungsdaten als Grundlage für Nachkalkulation und Profitabilitätsbetrachtung. ** ### Wo lohnt sich ein genauer Blick? Soll-Ist-Auswertungen zeigen, bei welchen Projekten Budget, Aufwand oder Abrechnungsstand genauer geprüft werden sollten. ### Projektcontrolling und Zeiterfassung auf einer Datenbasis Projektcontrolling wird belastbarer, wenn Ist-Daten nicht erst aus Tabellen, Tickets und Monatsberichten zusammengesucht werden müssen. Mit time cockpit buchen Mitarbeitende Zeiten strukturiert auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten. Eigene Felder können zusätzlichen fachlichen Kontext abbilden. Diese [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) schafft die Grundlage, um Aufwand und Budget miteinander zu vergleichen und Reports für Projektleitung, Controlling und Management aufzubauen. ![Projektübersicht mit Kunden, Projekten und Tätigkeiten in time cockpit](/_astro/tc-overview.CkIQgeAc_2lsN4b.webp) ### Budgetkontrolle mit Soll-Ist-Vergleichen Hinterlegen Sie Projektbudgets und stellen Sie ihnen die erfassten Zeiten gegenüber. Damit können Sie prüfen, wie viel Budget bereits verbraucht ist und wie der geplante Aufwand zum tatsächlichen Aufwand steht. Das Projektcontrolling Tool liefert dafür Daten und Auswertungen. Die fachliche Bewertung und die Entscheidung über Maßnahmen bleiben bei Projektleitung und Management. ![Soll-Ist-Vergleich für Budgetkontrolle im Projektcontrolling](/_astro/project-controlling.BE-A9YDG_VvGFf.webp) ### Abrechenbare Leistungen und Stundensätze nachvollziehen Kennzeichnen Sie Projekte und Tätigkeiten als abrechenbar oder nicht abrechenbar und definieren Sie Stundensätze auf Kunden-, Projekt- oder Tätigkeitsebene. So basiert die Abrechnung auf denselben Zeitdaten wie das laufende Projektcontrolling. Erfasste Leistungen können in time cockpit zu Rechnungspositionen verarbeitet werden. Auch detaillierte Zeitnachweise lassen sich in den Abrechnungsprozess einbeziehen. ![Abrechnung aus Projektzeiten in time cockpit](/_astro/invoice.hkE92n_F_Z1WUH1S.webp) ### Auswertungen für Projektleitung und Geschäftsführung Dashboards und Reports verdichten Projektzeiten, Budgets und Abrechnungsinformationen für unterschiedliche Rollen. Projektleitung, Controlling, Backoffice und Geschäftsführung können so mit derselben operativen Datenbasis arbeiten. Welche Kennzahlen relevant sind, hängt vom Geschäftsmodell ab: etwa Budgetverbrauch, abrechenbare und interne Stunden, Nachkalkulation oder Profitabilität nach Kunde und Projekt. Mehr dazu: [Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/). ![Projektcontrolling Dashboard für IT-Dienstleister](/_astro/project-dashboard-it-systemhaeuser.DFcCfD2n_ZPkRnj.webp) ## Projektcontrolling und Projektplanung: klare Aufgabenteilung Time cockpit ergänzt Planungssysteme – es ersetzt keine Aufgaben-, Sprint- oder Ressourcenplanung. ### Dafür nutzen Sie Time Cockpit * Ist-Zeiten nach Kunde, Projekt und Tätigkeit erfassen * Projektbudget und tatsächlichen Aufwand vergleichen * abrechenbare, nicht abrechenbare und interne Leistungen auswerten * Abrechnung und Nachkalkulation auf Projektdaten stützen ### Dafür bleibt Ihr Planungssystem zuständig * Aufgaben, Backlogs und Sprints organisieren * Roadmaps und Abhängigkeiten steuern * Ressourcen und Einsätze operativ disponieren * die tägliche Zusammenarbeit im Projekt koordinieren ## Projektcontrolling für Dienstleister mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen Die wirtschaftlichen Fragen ähneln sich, auch wenn Consulting, Entwicklung, Implementierung und Service unterschiedlich organisiert sind. ### IT-Dienstleister Projektgeschäft, Support, Managed Services und interne technische Arbeit getrennt erfassen und gemeinsam auswerten. ### Beratungen Abrechenbare Leistungen, interne Zeiten, Projektbudgets und Nachkalkulation auf eine verlässliche Datenbasis stellen. ### Softwareunternehmen Kundenprojekte, Implementierungen, Custom Development, Wartung und interne Produktarbeit transparent unterscheiden. Mehr zum Branchenkontext: [Zeiterfassung für IT-Dienstleister](/de/zeiterfassung-fuer-it-dienstleister/). "Time cockpit oder die Daten aus time cockpit, … sind eine wesentliche Basis für unser ganzes Data Warehouse und die ganze Steuerung vom Unternehmen. Auf Basis der Daten treffen wir Entscheidungen, um uns entsprechend weiterzuentwickeln." Konkretes Kundenbeispiel: SOLVION verbindet Zeitbuchungen, Projektcontrolling, Freigabe und Abrechnung über individuell umgesetzte Integrationen und Prozesse. ### Projektcontrolling an Prozesse und Systemlandschaft anpassen Projektstrukturen, Leistungsarten, Freigaben und Reports unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Time cockpit lässt sich durch eigene Felder, Listen, Geschäftslogik und Auswertungen an diese Anforderungen anpassen. Über die Web API und maßgeschneiderte Schnittstellen kann time cockpit in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden. Konkrete Integrationen – etwa bei SOLVION – sind Kundenprojekte und keine pauschale Zusage für vorkonfigurierte Standard-Connectoren. Mehr dazu: [Anpassbare Zeiterfassung](/de/anpassbare-zeiterfassung/) und [Integration über die Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/). ![Anpassung von Projektstrukturen und Auswertungen in time cockpit](/_astro/oncockpit-admin.B42oW8tI_Z1lp7BX.webp) ## Projektcontrolling mit Ihren eigenen Projektdaten ansehen In einer Demo zeigen wir, wie time cockpit Zeit-, Projekt- und Abrechnungsdaten für Ihr wirtschaftliches Projektcontrolling zusammenführt. Besprechen Sie mit uns, welche Projektstrukturen, Kennzahlen, Abrechnungsprozesse und Auswertungen für Ihr Unternehmen relevant sind. [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Zeiterfassungsalternativen vergleichen](/de/zeiterfassung-alternative-projektsteuerung/) ## FAQ: Projektcontrolling Software ### Was ist eine Projektcontrolling Software? Eine Projektcontrolling Software führt die Daten zusammen, die Verantwortliche für wirtschaftliche Projektentscheidungen benötigen. Dazu gehören insbesondere Projektbudgets, gebuchte Ist-Zeiten, abrechenbare Leistungen und Auswertungen für Soll-Ist-Vergleiche und Nachkalkulation. ### Wie verbindet Time Cockpit Projektcontrolling und Zeiterfassung? Mitarbeitende erfassen Zeiten strukturiert auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten. Diese Ist-Daten können mit Budgets, Abrechnungsinformationen und individuellen Auswertungen verbunden werden. ### Eignet sich Time Cockpit für das Projektcontrolling von Dienstleistern? Ja, besonders wenn Zeitdaten die Grundlage für Abrechnung, Budgetkontrolle und Nachkalkulation bilden. Wer nur Aufgaben oder Sprints planen möchte, benötigt dafür weiterhin ein Projektmanagement- oder Planungssystem. ### Ersetzt Time Cockpit ein Aufgaben- oder Ressourcenplanungstool? Nein. Time cockpit unterstützt wirtschaftliches Projektcontrolling auf Basis von Zeit-, Projekt- und Abrechnungsdaten. Aufgaben, Backlogs, Sprints, Roadmaps und die operative Ressourcenplanung bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen. ### Kann Time Cockpit abrechenbare und interne Zeiten unterscheiden? Ja. Projekte und Tätigkeiten können als abrechenbar oder nicht abrechenbar gekennzeichnet werden. Zusätzlich lassen sich Stundensätze definieren und erfasste Leistungen für die Abrechnung weiterverarbeiten. ### Lässt sich die Software für Projektcontrolling an eigene Prozesse anpassen? Ja. Eigene Felder, Listen, Geschäftslogik, Reports und Schnittstellen ermöglichen die Anpassung an unternehmensspezifische Projekt-, Freigabe- und Abrechnungsprozesse. Der konkrete Umfang wird anhand der jeweiligen Anforderungen festgelegt. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung für Projekte > Erfassen Sie Projektzeiten minutengenau & rechnen Sie Projekte einfach ab. Flexible Stundensätze, Berichte & Web-Zugang. Jetzt kostenlos testen! Behalten Sie das Budget und die Zeit für jedes Projekt im Blick. Treffen Sie kluge Entscheidungen über Kosten und Aufwand. ## Effiziente Projektzeiterfassung für bessere Entscheidungen und höhere Rentabilität Die präzise Erfassung von Projektzeiten ist für Dienstleister essenziell. Mit time cockpit behalten Sie sowohl Budgets als auch den Zeitaufwand für jedes Projekt im Blick. Treffen Sie kluge Entscheidungen zu Kosten und Ressourcen und steigern Sie die Rentabilität Ihrer Projekte. Sie erfassen Ihre Zeit nicht für Projekte oder Tätigkeiten? Werfen Sie einen Blick auf unser [Made-to-Measure](/de/termin-vereinbaren/) Angebot. Wir bieten maßgeschneiderte projektbezogene Zeiterfassungslösungen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Funktionen der Projektzeiterfassung ### Online Projektzeiterfassung Erfassen Sie Ihre Projektzeiten einfach und bequem im Browser. Ganz egal ob auf PC, Mac, Android oder iOS. So haben Sie Ihre Zeiten immer im Griff, wo und wann Sie möchten. ![Time Cockpit im Browser](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) ### Erfassung auf Projekt und Tätigkeit Mit time cockpit haben Sie volle Flexibilität bei der Zeiterfassung: Erfassen Sie Zeiten ohne Projektzuordnung, nur auf Projektebene oder detailliert auf Aufgaben und Projekte. Zudem lässt sich die time cockpit individuell konfigurieren, damit es genau zu den Strukturen und Prozessen in Ihrem Unternehmen passt. ![Kunden und Projekt Eingabeform](/_astro/customer-project.Bs1x7tLj_1Lyy8Q.webp) ### Stundensätze für Kunden, Projekte und Tätigkeiten Mit time cockpit können Sie Ihre erfassten Projektzeiten direkt für die Abrechnung nutzen (siehe Verrechnung). Definieren Sie individuelle Stundensätze auf Kunden-, Projekt- oder Task-Ebene – ganz nach Ihren Anforderungen. Bei Bedarf lässt sich der Stundensatz sogar individuell für einzelne Zeitbuchungen anpassen. Außerdem können einzelne Projekte und Aufgaben als verrechenbar oder nicht verrechenbar markiert werden. So wird die Abrechnung genauer. ![Task und Zeitbuchungsform](/_astro/task-timesheet.CMhlXNq1_Z2v53GY.webp) ### Anbindung von Projektmanagement Software (Import / Export) In time cockpit können Projekte einfach und flexibel verwaltet werden – entweder manuell oder durch den Import von Excel-Tabellen mithilfe des praktischen Excel-Importers. Für eine tiefere Integration bietet time cockpit eine leistungsstarke Web API, um time cockpit in bestehende Systeme einzubinden. Bei Bedarf entwickeln wir maßgeschneiderte Schnittstellen, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind – z. B. für Jira, Azure DevOps, MS Project, SAP und viele weitere Tools. ![excel importer](/_astro/excel-importer.CAuY850m_1iMNt6.webp) ### Anpassbare Projektstruktur Sie erfassen Ihre Zeiten nicht auf Projekte, sondern möchten sie auf andere Einheiten buchen – wie Kunden, Bestellungen oder Kostenstellen? Kein Problem! Time cockpit ist hochgradig anpassbar und kann exakt auf Ihre individuellen Anforderungen und Prozesse zugeschnitten werden. Dabei behalten Sie trotzdem alle Vorteile eines SaaS-Standardproduktes – flexibel, zuverlässig und einfach zu nutzen. ![Kunden und Projekt Eingabeform](/_astro/project-structure.BZjwMOrf_ZGHDaK.webp) ### Geleistete Stunden im Überblick Formatprofile ermöglichen einfache Auswertungen direkt im Kalender, sodass Ihre Mitarbeiter auf einen Blick den aktuellen Stand ihrer geleisteten Stunden sehen. Bereits im Kalender wird übersichtlich angezeigt, wie viele Stunden pro Monat auf einen Kunden oder ein bestimmtes Projekt gebucht wurden. Die Formatprofile sind selbstverständlich flexibel konfigurierbar: Ist eine Gewinnbeteiligung für Ihre Mitarbeiter vorgesehen? Dann können Sie ein Profil definieren, das den generierten Umsatz anzeigt – so behalten Ihre Mitarbeiter ihre Ziele stets im Blick. ![Formatprofile](/_astro/formatting-profile.Cq9dRYY-_Zlt9cb.webp) ### Musterbuchungen für schnellers Buchen Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit noch einfacher mit Musterbuchungen. Legen Sie Vorlagen für häufig bestimmte Aufgaben oder bestimmte Projekte an und sparen Sie Zeit bei der Zeiterfassung. Mit Drag-and-Drop übernehmen Sie Musterbuchungen ganz bequem, ohne weitere Informationen eingeben zu müssen – schnell, unkompliziert und effizient. ![Musterbuchungen](/_astro/time-sheet-templates.DUX8vFTL_1vVRvA.webp) ### Budgetkontrolle (Soll-Ist Vergleiche) Behalten Sie Ihre Projekte jederzeit im Blick. Mit time cockpit beantworten Sie zentrale Fragen wie: * Wie hoch ist das Projektbudget, und wie viel wurde bereits verbraucht? * Welche Leistungen wurden bereits abgerechnet, und welche stehen noch aus? * Sind meine Projekte rentabel? * Gibt es unbezahlte Arbeitsstunden? * Wie steht der geplante Aufwand im Verhältnis zu den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden? Dank der klaren Aufbereitung auf Projekt- und Tätigkeitsebene erhalten Sie präzise Einblicke in den Projektstatus. So treffen Sie fundierte Entscheidungen und optimieren Ihre Ressourcennutzung. ![Budgetkontrolle](/_astro/project-controlling.BE-A9YDG_VvGFf.webp) ### Verrechnung der erfassten Zeiten Erbrachte Leistungen können in time cockpit direkt abgerechnet werden. Abrechenbare Stunden, die mit time cockpit verrechnet werden, erzeugen automatisch Rechnungspositionen – z. B. für Reisen oder auf Task- bzw. Stundensatzebene. Zusätzliche Leistungen können als Rechnungspositionen auch manuell auf Basis vordefinierter Artikel erstellt werden. Rechnungsdokumente lassen sich per Knopfdruck direkt aus time cockpit generieren. Die Rechnungsvorlagen können mit dem SQL Server Reporting Builder individuell angepasst werden – unser Team unterstützt Sie gerne bei der Erstellung eines maßgeschneiderten Rechnungsdesigns. Bei Bedarf können Sie zudem eine detaillierte Auflistung der erfassten Zeiten Ihrer Rechnung beifügen. ![Rechnung](/_astro/invoice.hkE92n_F_Z1WUH1S.webp) ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen ### Kann ich meine Arbeitszeit Projekten oder Kunden zuordnen? In time cockpit kann die Erfassung von Arbeitszeiten direkt auf ein Projekt erfolgen, das immer genau einem Kunden zugewiesen ist. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, time cockpit nur zur klassischen Arbeitszeiterfassung zu nutzen – ganz ohne Zuordnung zu einem Projekt oder einer Tätigkeit. So passt sich time cockpit flexibel an Ihre individuellen Anforderungen an. ### Wie verwende ich time cockpit neben der Projektzeiterfassung auch zur Arbeitzszeiterfassung? Eine lückenlose Arbeitszeiterfassung ist entscheidend – auch für Zeiten, die nicht auf ein klassisches, verrechenbares Projekt entfallen. Dafür können Sie in time cockpit ganz einfach Projekte für übergreifende Aufgaben wie HR, Marketing oder Administration definieren. So erfassen Sie sämtliche Arbeitszeiten der Mitarbeiter strukturiert und behalten den Überblick über alle Aktivitäten. In diesem Fall können Sie weitere Vorteile der Projektzeiterfassung nutzen: Auch die erfassten Arbeitszeiten können Sie anschließend für Ihr Controlling auswerten, um Optimierungspotenziale zu erkennen und interne Prozesse besser zu steuern. ### Kann ich individuelle Berichte erstellen? Ja, mit dem SQL Server Reporting Builder können Sie individuelle, druckbare Berichte erstellen, die perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Zusätzlich bietet time cockpit die Möglichkeit, jede Liste als MS Word-, MS Excel- oder PDF-Dokument zu exportieren – für maximale Flexibilität bei der Weiterverarbeitung Ihrer Daten. ### Gibt es ein Limit für Kunden, Projekte oder Tätigkeiten? Nein, in time cockpit gibt es kein festes Limit für Kunden, Projekte oder Tätigkeiten. Sie können beliebig viele Datensätze anlegen, sodass sich die Software problemlos an die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens anpasst. ### Kann ich Berechtigungen definieren für Kunden, Projekte und Tätigkeiten? Time cockpit bietet ein Standard-Set an Berechtigungen, das viele typische Anforderungen erfüllt. Wenn Ihre Anforderungen darüber hinausgehen, können Sie ein individuelles Berechtigungskonzept definieren – exakt angepasst an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Unser Team unterstützt Sie dabei gerne, die ideale Lösung für Ihre Anforderungen zu entwickeln.(Link in die Doku?) ### Kann ich Daten importieren oder exportieren? Ja, mit time cockpit können Sie Daten sowohl importieren als auch exportieren. Für den Import stehen praktische Funktionen wie der Excel-Importer zur Verfügung, mit dem Sie beispielsweise Projekte, Kunden oder Tätigkeiten unkompliziert aus Tabellen importieren können. Exportmöglichkeiten umfassen unter anderem den Export von Listen und Berichten in Formate wie MS Excel, MS Word oder PDF. So können Sie Ihre Daten einfach weiterverarbeiten und in andere Systeme integrieren. (Link in die Doku?) ### Bietet time cockpit eine Start/Stop-Funktion? Anstelle einer klassischen Start/Stop-Funktion bietet time cockpit den innovativen Activity Tracker. Dieser optionale digitale Assistent zeichnet automatisch auf, woran Sie auf Ihrem PC arbeiten – ganz ohne, dass Sie daran denken müssen, eine Aufgabe zu starten oder zu stoppen. Wenn Sie vergessen, den Timer zu bedienen, fehlt Ihnen der Überblick, woran Sie gearbeitet haben. Mit dem Activity Tracker passiert das nicht: Er vergisst nichts. Im [grafischen Kalenders von time cockpit](/de/zeiterfassungskalender/) sehen Sie jederzeit, woran Sie gearbeitet haben, und können Ihre Projektzeiten einfach am Ende des Tages, der Woche oder sogar des Monats erfassen – ohne verrechenbare Zeiten zu übersehen. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Sicherheit und Verfügbarkeit > Time cockpit nutzt zertifizierte Microsoft Azure-Rechenzentren in der EU (Amsterdam und Dublin) und gewährleistet DSGVO-Konformität mit EU-Standardvertragsklauseln. Als sichere Multi-Tenant-PaaS-Anwendung setzt time cockpit auf verwaltete Azure-Dienste für Zuverlässigkeit, automatische Updates und Kosteneffizienz. Mit über einem Jahrzehnt Azure-Expertise bietet unsere SaaS-Lösung Flexibilität, Innovation und sichere Datenverarbeitung für alle Kunden. Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU. ## Zertifizierte Rechenzentren Time cockpit nutzt die [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/) Cloud, um seine Dienste bereitzustellen. Unsere Software läuft in [zertifizierten Rechenzentren](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/compliance/offerings/) innerhalb der Europäischen Union (Amsterdam und Dublin). ## E.U. Datenschutzgrundverordnung Für alle Dienste, auf denen time cockpit aufbaut, bietet Microsoft die EU [Standardvertragsklauseln](https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en) an. Die EU Standardvertragsklauseln werden in Vereinbarungen zwischen Microsoft und uns verwendet, um sicherzustellen, dass personenbezogenen Daten, die den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verlassen, gemäß der DSGVO übertragen werden. ## Platform-as-a-Service (PaaS) Unsere Cloud-Strategie basiert auf dem [Platform-as-a-Service (PaaS)](https://de.wikipedia.org/wiki/Platform_as_a_Service) Modell. Das bedeutet, dass wir keine virtuellen Maschinen in der Cloud mieten und unsere Software darauf installieren. Stattdessen nutzen wir verwaltete Dienste, die von unserem Cloud-Anbieter Microsoft bereitgestellt werden. Dadurch können wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren, ein besseres Produkt an unsere Kunden liefern und die Kosten für time cockpit niedrig halten. * Betriebssystempatches werden ohne Ausfallzeiten automatisch von Microsoft installiert. * Alle Server sind als Multi-Node-Cluster implementiert (z. B. Web-Farmen, Datenbank-Cluster). * Time cockpit ist vollständig durch die von Microsoft bereitgestellten Azure Service Level Agreements abgedeckt. * Firewalls und Netzwerkkomponenten werden von der Azure-Plattform bereitgestellt und von Microsoft gewartet. * Alle Daten werden *at Rest* und *in Transit* mithilfe von Microsoft verwalteten Zertifikaten verschlüsselt. ## Von Grund auf Multi-Tenant Time cockpit wurde von Tag eins als Multi-Tenant-Anwendung konzipiert. Das bedeutet, dass mehrere Kunden die zugrunde liegende Infrastruktur gemeinsam nutzen. Dies ist ein großer Vorteil, da es uns ermöglicht, time cockpit zu einem sehr attraktiven Preis anzubieten. Geteilte Infrastruktur bedeutet jedoch nicht mangelnde Flexibilität. Im Gegenteil, eine hohe Anpassungsfähigkeit ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal von Time cockpit. * Niedrige Betriebskosten aufgrund geteilter Infrastruktur. * Multi-Tenant-Architektur von Grund auf gewährleistet sichere Trennung der Daten unserer Kunden. * Einheitliche Codebasis für alle Kunden ermöglicht es uns, innovativ zu bleiben und neue Funktionen rasch an alle Kunden zu liefern. * Hoher Grad an Flexibilität für individuelle Kundenbedürfnisse als zentrale Funktion von time cockpit. ## Jahrzehntelange Erfahrung Wir nutzen Azure seit dessen Existenz. Time cockpit war eine der ersten SaaS-Lösungen auf Azure. Unser CEO Rainer Stropek war einer der ersten Experten weltweit, die mit dem Titel Microsoft Most Valuable Professionals (MVP) für die Azure-Plattform ausgezeichnet wurden. SaaS-Lösungen auf Azure bereitzustellen, ist seit mehr als einem Jahrzehnt unsere Kernkompetenz. Das ist es, was wir tun, darin sind wir gut. ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen ### Welche Vorteile bietet die Anpassbarkeit für mein Unternehmen? Time cockpit wird mit einem umfangreichen Funktionsumfang ausgeliefert, aber die Anpassbarkeit ermöglicht es Ihnen, time cockpit an Ihre spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse anzupassen. Ihr Unternehmen kann effizienter und effektiver arbeiten, Zeit und Geld sparen und ein System nutzen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, ein System zu verwenden, das nicht optimal für Ihr Unternehmen funktioniert. Stattdessen haben Sie ein System, das perfekt auf die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist und mit Ihnen wachsen kann. ### Kann ich time cockpit selbst anpassen? Ja, Sie können time cockpit selbst mithilfe des OnCockpitAdmin anpassen. Der OnCockpitAdmin kann von unserer Website heruntergeladen werden und bietet eine Oberfläche zur Anpassung aller Aspekte von time cockpit. Sie können Datenstrukturen, Benutzeroberfläche, Geschäftslogik, Berichte und vieles mehr anpassen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Werfen Sie einen Blick auf unsere [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com), um loszulegen. ### Können Sie time cockpit für mich anpassen? Absolut. Unser Team wird Sie bei jedem Schritt unterstützen. Wir beginnen mit einem Gespräch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was Sie benötigen, und arbeiten dann eng mit Ihnen zusammen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht. Sobald wir die Anpassungen abgeschlossen haben, unterstützen wir Sie, damit Sie das Beste aus der Plattform herausholen können. ### Wie funktioniert der Anpassungsprozess? Wir bevorzugen einen agilen Ansatz. Der Anpassungsprozess ist darauf ausgelegt, kollaborativ und transparent zu sein, mit regelmäßiger Kommunikation und Feedback des Kunden, um sicherzustellen, dass das Endergebnis Ihren Erwartungen entspricht. Wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen den Umfang und die Ziele der Anpassung aus. Sobald wir ein klares Verständnis davon haben, setzen wir Ihre maßgeschneiderte Lösung um. Sie haben die Möglichkeit, die Anpassungen zunächst in einer Sandbox-Umgebung zu testen. Sobald wir die Freigabe nach Ihren Tests erhalten haben, werden Ihre neuen Funktionen in Ihrer Produktivumgebung ausgerollt. ### Wie lange dauert es in der Regel, time cockpit anzupassen? Die Durchlaufzeit für die Anpassung von time cockpit hängt von der Komplexität Ihrer spezifischen Anforderungen ab. Time cockpit bietet bereits einen großen Funktionsumfang, sodass die Anpassungen in der Regel schneller umsetzbar sind als eine Individualentwicklung. Unser Team arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um Ihre Anforderungen genau zu verstehen und Ihnen einen Zeitplan für die Anpassungen zu liefern. ### Mit welchen Kosten ist die Anpassung von time cockpit verbunden? Die Kosten für eine Anpassung hängen vom Umfang der Arbeiten ab. Sie können unseren aktuellen Stundensatz auf unserer [Preisseite](/de/preis/) einsehen. Es gibt keine fortlaufenden, regelmäßigen Wartungsgebühren für die speziell für Sie vorgenommenen Anpassungen. Jegliche zukünftige Entwicklung und Wartung wird auf Stundenbasis und in enger Abstimmung mit Ihnen oder Ihrem Team durchgeführt. Die Anpassungen erhöhen nicht Ihre benutzerabhängigen Lizenzkosten. ### Steht nach Fertigstellung der Anpassungen Support zur Verfügung? Wir bieten fortlaufenden Support, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Fragen zu Ihren Anpassungen haben, werden wir mit Ihnen zusammenarbeiten, um diese zu lösen. Unser Team steht Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. ### Was ist, wenn mein time cockpit angepasst ist? Erhalte ich trotzdem Softwareupdates? Ja! Wenn Sie Ihr time cockpit anpassen, haben Sie weiterhin Zugriff auf alle Standardfunktionen. Unser Anpassungsprozess zielt darauf ab, neue Funktionen hinzuzufügen und die Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen, ohne dabei Standardfunktionen zu entfernen. Egal, ob Sie time cockpit as-is verwenden oder es an Ihre individuellen Arbeitsabläufe angepasst haben, Sie können auch in Zukunft von allen Standardfunktionen profitieren. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung für kleine Teams, die es gleich richtig machen wollen > Professionelle Zeiterfassung für kleine Teams bis 10 Benutzer: Projektzeiten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Abrechnung und Auswertungen mit time cockpit. Sie brauchen keinen überdimensionierten Einführungsprozess. Sie brauchen eine Zeiterfassung, die schnell startet und trotzdem Projektzeiten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Abrechnung und Auswertungen sauber zusammenführt. time cockpit Starter ist für Teams bis 10 Benutzer gedacht, die heute pragmatisch starten und morgen nicht das System wechseln wollen. **bis zu 10 Benutzer **29,90 EUR im ersten Jahr **alle Kernfunktionen enthalten **30 Tage kostenlos testen [Kostenlos testen](/de/account-erstellen/)[Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/) Nach dem ersten Jahr: 10,85 EUR pro Benutzer und Monat. Täglich kündbar. "Und all diese Sachen, was man früher mit Excel gemacht haben beziehungsweise in irgendeiner Form mit einem anderen Softwareprodukt das läuft halt heute professionell mit dem time cockpit. Und da sind wir sehr dankbar, weil das schafft für mich als Unternehmer viel Freiheit, das funktioniert einfach und unkompliziert und wir haben die Sachen einfach gut im Griff." ## Kleine Teams haben keine kleinen Anforderungen Gerade kleine Unternehmen spüren schlechte Zeitdaten schnell: Rechnungen dauern länger, Projektaufwand bleibt unscharf und Abwesenheiten werden nebenbei in Tabellen gepflegt. ** ### Arbeitszeit und Abwesenheiten laufen nebenher Urlaub, Teilzeit, Überstunden, Projektarbeit und interne Zeiten gehören zusammen, wenn Kapazität und Auslastung verlässlich sein sollen. ** ### Projektbudgets werden zu spät sichtbar Kleine Teams haben wenig Puffer. Deshalb muss früh sichtbar werden, wo Aufwand entsteht und welche Projekte mehr Zeit binden als geplant. ** ### Rechnungen brauchen zu viel Nacharbeit Wenn Projektzeiten nicht sauber erfasst sind, muss am Monatsende rekonstruiert werden, welche Leistungen verrechenbar waren. ## Starter heißt nicht abgespeckt Das Starter-Paket ist auf kleine Teams zugeschnitten. Entscheidend ist: Sie starten nicht mit einer Funktionslücke, sondern mit professioneller Zeiterfassung und klar begrenztem Einstiegspreis. ### Was kleine Teams oft vermeiden wollen * Excel-Listen für Zeiten, Abwesenheiten und Projektübersichten * unvollständige Leistungsnachweise für Kunden * unklare Projektbudgets und zu späte Nachkalkulation * Toolwechsel, sobald das Team wächst * versteckte Einschränkungen bei wichtigen Grundfunktionen ### Was time cockpit Starter ermöglicht * Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten in einer Lösung * Kunden, Projekte, Tätigkeiten und abrechenbare Zeiten sauber erfassen * Projektberichte, Leistungsnachweise und Auswertungen nutzen * mit bis zu 10 Benutzern professionell starten * bei Wachstum auf Business wechseln, ohne die Datenbasis neu aufzubauen ## Starter-Angebot für kleine Teams 29,90 EUR im ersten Jahr Für Teams bis 10 Benutzer. Danach 10,85 EUR pro Benutzer und Monat. Alle Kernfunktionen von time cockpit sind enthalten. * Im Starter-Paket enthalten * Anwesenheitszeiterfassung und Stundenzettel** * Projektzeiterfassung, Leistungsnachweis und Verrechnung** * Projektauswertungen, Excel Import und Export** * Abwesenheiten, Urlaubsplan und Überstundenberechnung** - Gut für den Einstieg - 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte** - 1 Stunde personalisiertes Onboarding inklusive** - täglich kündbar und ohne Anfangsinvestition** - später auf Business skalierbar** [30 Tage kostenlos testen](/de/account-erstellen/)[Alle Preise vergleichen](/de/preis/) ### Projektzeiten von Anfang an sauber erfassen Kleine Teams verlieren schnell den Überblick, wenn Kundenarbeit, interne Aufgaben, Support, Beratung und Administration in einer einzigen Zeitsumme verschwinden. In time cockpit ordnet Ihr Team jede Stunde einem Kunden, einem Projekt und einer Tätigkeit zu. Daraus entstehen bessere Leistungsnachweise, klarere Abrechnungsgrundlagen und eine verlässliche Sicht auf den Aufwand. ![time cockpit Projektübersicht](/_astro/tc-overview.CkIQgeAc_2lsN4b.webp) ### Früher erkennen, wo Projekte Zeit verlieren In kleinen Unternehmen hängt Profitabilität oft an wenigen Projekten. Wenn erst nach Abschluss sichtbar wird, dass ein Auftrag zu viel Aufwand gebraucht hat, ist die Steuerung zu spät. Mit time cockpit behalten Sie Projektbudgets, Restaufwand und Risiken laufend im Blick. Das macht Entscheidungen im Tagesgeschäft einfacher: nachkalkulieren, nachsteuern, sauber abrechnen. ![Projektbudget und Projektrisiken im Dashboard von time cockpit](/_astro/project-manager-dashboard-budget-risk.de.Cw9A1MTH_ZrASGP.webp) ### Arbeitszeit und Abwesenheiten nicht getrennt verwalten Bei kleinen Teams macht jede Abwesenheit einen Unterschied. Urlaub, Teilzeit, Überstunden und Projektarbeit sollten deshalb nicht in getrennten Listen landen. time cockpit verbindet Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten. So sehen Sie, welche Kapazität tatsächlich verfügbar ist und wie sich die Arbeit auf Kundenprojekte, interne Aufgaben und freie Zeiten verteilt. ![Arbeitszeit, Abwesenheiten und Projektzeiten in time cockpit](/_astro/employee-dashboard-working-time-absence-projects.de.DjaTwxih_2mA27t.webp) ### Heute einfach starten, morgen anpassen Viele kleine Unternehmen starten schlank und entwickeln später eigene Projektstrukturen, Freigaben, Auswertungen oder Zusatzfelder. Eine Zeiterfassung sollte diesen Weg mitgehen können. time cockpit passt sich Ihren Prozessen, Datenfeldern, Listen und Reports an. So bleibt die Lösung nutzbar, wenn aus Ihrem kleinen Team ein wachsendes Unternehmen mit komplexeren Anforderungen wird. ![Anpassbare Felder und Prozesse in time cockpit](/_astro/oncockpit-admin.B42oW8tI_Z1lp7BX.webp) ## Für welche kleinen Teams passt Starter besonders gut? Starter ist attraktiv, wenn ein kleines Team mehr Struktur braucht, aber noch keine große Softwareeinführung starten will. ### Agenturen Für Kundenprojekte, laufende Retainer, interne Zeiten und bessere Leistungsnachweise. ### Beratungen Für abrechenbare Leistungen, Reise- und Projektaufwand, Auslastung und Nachkalkulation. ### IT-Teams Für Support, Projektarbeit, Entwicklung, interne Aufgaben und transparente Kundenabrechnung. ### Start-ups Für Teams, die früh saubere Zeitdaten aufbauen wollen, bevor Prozesse unübersichtlich werden. ## Starten Sie professionell, solange Ihr Team noch klein ist Richten Sie Zeiterfassung, Projektzeiten, Abwesenheiten und Abrechnung früh sauber ein. Das spart später Umwege, Exporte und Systemwechsel. Testen Sie time cockpit 30 Tage kostenlos. Für Starter-Teams bis 10 Benutzer kostet das erste Jahr 29,90 EUR. [Kostenlos starten](/de/account-erstellen/)[Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## FAQ: Starter Zeiterfassung ### Für wen ist das Starter-Paket gedacht? Starter richtet sich an kleine Teams mit bis zu 10 Benutzern, die Zeiterfassung professionell einführen möchten und dabei Projektzeiten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Auswertungen in einer Lösung brauchen. ### Was kostet Starter? Das Starter-Paket kostet 29,90 EUR im ersten Jahr für Teams bis 10 Benutzer. Nach dem ersten Jahr kostet time cockpit 10,85 EUR pro Benutzer und Monat. ### Kann ich time cockpit vorher testen? Ja. Sie können time cockpit 30 Tage kostenlos testen. Für die Testphase ist keine Kreditkarte erforderlich. ### Sind im Starter-Paket alle wichtigen Funktionen enthalten? Ja. Starter enthält den vollen Funktionsumfang für Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Abwesenheiten, Auswertungen, Leistungsnachweise, Verrechnung sowie Import und Export. Unterschiede zu Business liegen vor allem bei Benutzeranzahl und zusätzlichen Service-Leistungen. ### Was passiert, wenn mein Team wächst? Wenn Ihr Team über 10 Benutzer hinauswächst oder zusätzliche Business-Leistungen benötigt, können Sie auf das Business-Paket wechseln. Die bereits aufgebaute Datenbasis bleibt erhalten. ### Ist Starter nur für Start-ups geeignet? Nein. Starter passt für kleine Agenturen, Beratungen, IT-Teams, Dienstleister und Start-ups. Entscheidend ist weniger die Branche als die Frage, ob Sie Zeitdaten für Projekte, Abrechnung und Planung sauber nutzen wollen. Ein Beispiel aus der Praxis finden Sie in unseren [Kundeninterviews](/de/case-studies/). ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Termin vereinbaren > Vereinbaren Sie einen Termin, um Ihre Anforderungen zu besprechen – für optimierte Abläufe und eine maßgeschneiderte Zeiterfassungslösung für Ihr Team. Erhalten Sie eine individuelle Zeiterfassungslösungen mit der fachkundigen Beratung von time cockpit. Wir freuen uns darauf, Ihre Anforderungen zu besprechen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihr Team mit einer maßgeschneiderten Lösung zu unterstützen. Um einen Termin zu vereinbaren, füllen Sie einfach das Formular mit Ihren Kontaktdaten sowie Ihrem bevorzugten Datum und Ihrer bevorzugten Uhrzeit aus. Wir werden uns dann mit Ihnen in Verbindung setzen, um den Termin zu bestätigen und etwaige spezifische Anforderungen oder Fragen zu besprechen. Während des Termins haben Sie die Möglichkeit: * Ihre derzeitigen Zeiterfassungsprozesse und Schwierigkeiten zu besprechen * Mehr über die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit zu erfahren * Eine Live-Demonstration der Plattform und ihrer Möglichkeiten zu erhalten * Persönliche Beratung und Empfehlungen von unseren Experten zu erhalten Unser Ziel ist es, Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung anzubieten, die Ihren individuellen Anforderungen an die Zeiterfassung entspricht. Daher bitten wir Sie, Fragen, Anliegen oder Ideen vorab vorzubereiten. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu sprechen und Ihnen zu zeigen, wie time cockpit die Zeiterfassung für Ihr Team einfacher und effizienter machen kann. Füllen Sie das untenstehende Formular aus, um noch heute Ihren Termin zu vereinbaren! [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Projektzeiterfassung Muster Excel > Projektzeiterfassung als Excel-Vorlage - kostenlos und übersichtlich. Perfekt zur schnellen Arbeitszeiterfassung in Projekten. Jetzt gratis herunterladen. Mit unserer Excel-Vorlage für die Projektzeiterfassung erfassen Sie Ihre Projektstunden schnell, übersichtlich und ohne zusätzliche Software. Die Vorlage eignet sich für Freelancer, kleine Unternehmen und Teams, die ihre Arbeitszeiten projektbezogen dokumentieren möchten - kostenlos, einfach und flexibel anpassbar. ## Ihre Eingaben Geben Sie bitte alle Daten für den Stundenzettel an. Stundenzettel Name der Firma (optional) Name des Projekts (optional) Stundenzettel erstellen Ihre Zeit ist wertvoll - machen Sie mehr daraus. Mit time cockpit erfassen Sie Arbeitszeiten, Urlaube und Projekte einfach online. Behalten Sie den Überblick - egal ob im Büro oder remote.\ **Kostenlos ausprobieren**Ohne Kredikarte**Keine Installation nötig [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [30 Minuten kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) Die auf dieser Website bereitgestellten Inhalte und Tools dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und zur Unterstützung bei der Zeiterfassung. Wir übernehmen keine Gewähr für die Aktualität, Vollständigkeit oder Richtigkeit der bereitgestellten Informationen. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung, eine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit wird ausgeschlossen. ## So verwenden Sie die Vorlage optimal Die Vorlage bildet alle typischen Felder der Projektzeiterfassung ab - von Datum und Arbeitszeiten bis zu Pausen und Tätigkeiten. ![Projektzeiterfassung Muster Excel](/_astro/projektzeiterfassung-muster-excel.CQ6b0OBf_ZpVkRM.webp) ### Ihre Eingaben **Name der Firma (optional)**: Geben Sie den Kundennamen ein für den Sie Leistungen erbracht haben. **Name des Projektes (optional)**: Geben Sie den Kundennamen ein für den Sie Leistungen erbracht haben. **Datenschutz**: Der Stundenzettel wird ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät erstellt. Ihre Daten werden nicht gespeichert oder an uns gesendet. ![Projektzeiterfassung Muster Excel](/_astro/projektzeiterfassung-muster-excel.CQ6b0OBf_ZpVkRM.webp) ### Der generierte Stundenzettel **Datum**: Tragen Sie in der Spalte **Datum** den jeweiligen Arbeitstag ein, an dem die Projektarbeit durchgeführt wurde. **Mitarbeiter**: Erfassen Sie in der Spalte **Mitarbeiter** den Namen der Person, die an diesem Tag am Projekt gearbeitet hat. **Arbeitszeiten**: Geben Sie in den Spalten **Beginn** und **Ende** die Start- und Endzeit Ihrer Arbeit ein. Die Vorlage berechnet daraus automatisch die Arbeitszeit. **Pause**: Tragen Sie die Dauer Ihrer Pause in der Spalte **Pause** ein (z. B. 00:30). Die Pausenzeit wird automatisch von der Arbeitszeit abgezogen. **Automatische Berechnung**: Die Spalte **Arbeitszeit** ermittelt automatisch die Nettoarbeitszeit aus Beginn, Ende und Pause. Es wird nur gerechnet, wenn vollständige Zeiten vorliegen. **Tätigkeiten**: In der Spalte **Tätigkeiten** können Sie beschreiben, welche Aufgaben oder Arbeitsschritte Sie während des jeweiligen Zeitblocks durchgeführt haben. **Summenzeile**: Am Ende der Tabelle fasst die Vorlage alle erfassten Arbeitszeiten automatisch zusammen und zeigt die gesamte Projektarbeitszeit an. Nach der Generierung können Sie den Stundenzettel kostenlos direkt als Excel Vorlage herunterladen. Die Vorlage für den Stundenzettel mit den geleisteten Projektzeiten kann anschließend auch in PDF konvertiert und ausgedruckt werden. ## Arbeitszeiten online erfassen Suchen Sie nach einer besseren Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit und Urlaubsplanung zu organisieren? Mit time cockpit erhalten Sie ein leistungsstarkes Tool zur Zeiterfassung, das Ihnen hilft, Ihre Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche mühelos zu verwalten. Egal, ob Sie Ihre Arbeitsstunden dokumentieren, Projekte nachverfolgen oder Ihre Urlaubsplanung optimieren möchten – time cockpit macht es einfach und übersichtlich. [Mehr Infos zur Arbeitszeiterfassung mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Zeiterfassung: Excel oder Online-Software – Welche Lösung passt zu mir? Ein Vergleich zwischen Flexibilität und Einfachheit von Excel und den Effizienzvorteilen moderner Online-Tools. ### Projektzeiterfassung mit Excel: Flexibel und projektorientiert Excel ist ein bewährtes Werkzeug, wenn es darum geht, **Projektzeiten übersichtlich und individuell** zu erfassen. Mit einer passenden Vorlage lassen sich Arbeitszeiten projektbezogen dokumentieren, Tätigkeiten sauber zuordnen und Stundennachweise für Kunden oder interne Abrechnung erstellen. Gerade für Freelancer, Dienstleister und kleinere Teams ist eine **Excel-Projektzeiterfassung** ideal. Sie bietet volle Kontrolle, lässt sich schnell an verschiedene Projekte anpassen und verursacht keine zusätzlichen Kosten, da Excel meist ohnehin Teil des Office-Pakets ist. Allerdings bringt diese Flexibilität auch Herausforderungen mit sich. Das **manuelle Eintragen von Beginn-, End- und Pausenzeiten** ist zeitaufwändig und je mehr Projektphasen, Aufgaben oder Teammitglieder beteiligt sind, desto fehleranfälliger und unübersichtlicher wird die Excel-Datei. ### Online-Projektzeiterfassung: Optimiert für projektorientierte Unternehmen Moderne Projektzeiterfassungssoftware geht deutlich über die Möglichkeiten einer Excel-Vorlage hinaus. Sie automatisiert Abläufe wie: * das Erfassen von Projektzeiten per Klick oder App * die Zuordnung zu Aufgaben, Tickets oder Budgets * die Erstellung von Reports für Abrechnung, Angebotskalkulation oder Projektcontrolling * die Zusammenarbeit im Team ohne Datei-Chaos * die Integration in ERP-, CRM- oder Projektmanagementsysteme Cloudbasierte Lösungen ermöglichen zudem, dass Projektzeiten **zeit- und ortsunabhängig** erfasst werden können, ideal für Teams im Außendienst, Remote-Work oder Agenturen mit vielen parallelen Projekten. Wenn Sie Projektzeiten dauerhaft sauber dokumentieren möchten, lohnt sich ein Blick auf unsere [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) – inklusive Auswertungen, Team-Zusammenarbeit und optionaler [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/). Der Nachteil: diese Tools verursachen laufende Kosten und benötigen eine kurze Einarbeitungszeit, bis alle im Team mit der Software vertraut sind. ## Welche Lösung passt für Ihre Projektzeiterfassung? Excel oder Online-Tool * Projektzeiterfassung mit Excel * Kostenfrei und sofort einsetzbar** * Sehr flexibel anpassbar** * Ideal für Einzelpersonen & kleine Teams** * Manuelle Eingabe, fehleranfällig bei komplexen Projekten** * Keine Automatisierung oder Team-Synchronisation** * Kein integriertes Reporting oder Budgetcontrolling** * Dateiversionierung kann im Team schnell unübersichtlich werden** - Online-Projektzeiterfassung - Grafische Zeiterfassung & projektbezogene Buchung** - Zentrale Datenbasis für Teams, keine Datei-Konflikte** - Projektzeiterfassung und Anwesenheitszeiterfassung in einem** - Integrierte Reports für Abrechnung & Projektcontrolling** - Zuordnung zu Aufgaben, Tickets, Budgets & Projektphasen** - Skalierbar für mehrere Projekte & größere Teams** - Schnittstellen zu ERP, CRM und Projektmanagementtools** - Laufende Kosten & kurze Einarbeitungszeit erforderlich** Am Ende hängt die Entscheidung davon ab, **wie umfangreich Ihre Projekte sind** und **welchen Stellenwert Transparenz, Automatisierung und Teamarbeit** in Ihrem Unternehmen haben. ### Weiterführende Artikel zum Thema Projektzeiterfassung * [10 Gründe, warum Excel nicht das beste Werkzeug zur Projektzeiterfassung ist](/de/blog/10-gruende-gegen-excel-zur-projektzeiterfassung/)\ Warum Excel bei Projektzeiten schnell an Grenzen stößt und wann eine professionelle Lösung sinnvoller ist. * [Projektzeiterfassung: Von Excel zu professionellen Tools](/de/blog/projektzeiterfassung-excel-umstieg-leitfaden/)\ Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen, die von Excel auf eine skalierbare Zeiterfassung wechseln möchten. * [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/)\ Welche KPIs Sie aus Projektzeiten gewinnen können und warum saubere Datenerfassung entscheidend ist. * [15 Gründe für einen Wechsel Ihrer Projektzeiterfassung](/de/blog/projektzeiterfassung-wechsel-gruende/)\ Typische Anzeichen dafür, dass Excel oder einfache Tools nicht mehr ausreichen. * [Projektzeiterfassung meets interne Leistungsverrechnung](/de/blog/projektzeiterfassung-meets-interne-leistungsverrechnung/)\ Wie Projektzeiten in interne Verrechnung, Budgetierung und Controlling einfließen. * [Projektzeiterfassung neu starten? Checkliste 2025](/de/blog/checklist-projekt-zeiterfassung-2025/)\ Eine umfassende Checkliste für Unternehmen, die ihre Projektzeiterfassung modernisieren oder neu aufsetzen. ### Passende Funktionen in time cockpit * [Projektzeiterfassung: Zeiten, Aufgaben & Budgets im Blick](/de/projektzeiterfassung/) * [Projektabrechnung: Aus Zeitbuchungen Rechnungen erstellen](/de/projektabrechnung/) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Reisekosten Abrechnung Österreich > Diäten, Tagesgeld und Kilometergeld für Dienstreisen in Österreich kostenlos online berechnen – inkl. Auslandsdiäten, Mahlzeiten-Abzug und Excel-Export. Diäten (Tagesgeld), Kilometergeld und Übernachtungspauschalen für Dienstreisen in Österreich online berechnen – kostenlos, nachvollziehbar und mit Excel-Export. ## Reisekosten Abrechnung Berechnen Sie Diäten (Tagesgeld) und Kilometergeld für Dienstreisen in Österreich – schnell, nachvollziehbar und korrekt. ## Reisekosten & Diäten in Österreich einfach berechnen Die korrekte Berechnung von Reisekosten und Diäten ist in Österreich komplexer, als es auf den ersten Blick scheint. Unterschiedliche Regeln, Abwesenheitszeiten und steuerliche Vorgaben sorgen in der Praxis immer wieder für Unsicherheit. Mit unserem Reisekostenrechner können Sie Diäten und Kilometergeld schnell, nachvollziehbar und korrekt berechnen – ohne mühsame Tabellen oder Interpretationsspielräume. ## Warum ist die Reisekostenabrechnung so kompliziert? Ob Arbeitnehmer:in, Selbstständige:r oder Unternehmer:in – bei Dienstreisen tauchen immer wieder dieselben Fragen auf: * Welche Berechnungsregel kommt zur Anwendung? * Ab wann besteht Anspruch auf Diäten? * Wie werden angebrochene Reisetage behandelt? * Welche Beträge sind steuerfrei? Schon kleine Abweichungen bei Beginn oder Ende einer Reise können das Ergebnis deutlich verändern. Unser Reisekostenrechner übernimmt die Rechenlogik für Sie und wendet – je nach Einstellung und hinterlegten Sätzen – die passende Berechnung an. ## So berechnet der Reisekostenrechner Diäten Für das Tagesgeld (Diäten) unterstützt der Rechner zwei gängige Berechnungsarten, wie sie in der Praxis (je nach Regelwerk/Unternehmen) verwendet werden: ### Kurzüberblick: so läuft die Berechnung ab Damit Sie das Ergebnis gut nachvollziehen können, hier der Ablauf in einfachen Schritten: 1. **Eingaben prüfen**: Der Rechner stellt sicher, dass Start/Ende sowie Abschnittszeiten plausibel sind (z.B. keine „Ankunft vor Abfahrt“). 2. **Reisetage bilden**: Die Reise wird in **Kalendertage** (bzw. **24‑Stunden‑Blöcke**, je nach gewählter Berechnungsmethode) aufgeteilt. Für jeden Tag wird gesammelt, wie viele Stunden Sie in welchem Land unterwegs waren. 3. **Anrechenbare Stunden bestimmen**: Je nach Einstellung wird pro **24‑Stunden‑Block** oder pro **Kalendertag** berechnet. Die tatsächlichen Stunden werden aufgerundet und auf maximal **12 Stunden** pro Berechnungseinheit begrenzt (12 Stunden = voller Tagessatz für Österreich). Unter 4 angefangenen Stunden Gesamtabwesenheit besteht kein Diätenanspruch. 4. **Bei Auslandsreisen: Stunden auf Länder verteilen**: Wenn an einem Tag mehrere Länder beteiligt sind, werden die anrechenbaren Stunden nach dem **Ausland-zuerst-Prinzip** zugeteilt: Auslandsstunden werden vorrangig berücksichtigt, verbleibende Stunden gehen ans Inland. 5. **Mahlzeiten-Abzüge anwenden & Summen bilden**: Frühstück/Mittag/Abendessen können das Tagesgeld reduzieren. Anschließend werden Tagesgeld, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen zu verständlichen Summen zusammengeführt. ### Ein kurzes Beispiel Angenommen, Sie starten am **Montag 09:00** in Österreich, sind ab **14:00** in Deutschland und kommen am **Dienstag 18:00** wieder an. * Bei Kalendertag-Berechnung entstehen zwei Reisetage (Mo/Di); bei 24-Stunden-Berechnung wird die Gesamtdauer in 24‑Stunden‑Blöcke plus Restzeit aufgeteilt. * **Montag** (5h AT + 10h DE = 15h gesamt): anrechenbare Stunden = min(ceil(15), 12) = **12**. Nach dem Ausland-zuerst-Prinzip: DE erhält 10 anrechenbare Stunden, AT die verbleibenden 2. Diätenbetrag je Land = anrechenbare Stunden × (Tagessatz des Landes / 12). * **Dienstag** (Ankunft 18:00, alles AT): anrechenbare Stunden = min(ceil(18), 12) = **12**. Diätenbetrag = voller AT-Tagessatz. * Gestrichene Mahlzeiten kürzen den Tagesgeld-Betrag des jeweiligen Tages. Bei reinen Inlandstagen: fixe Abzugsbeträge je Mahlzeit (AT: Mittag und Abend je €15, Frühstück €0). Bei Auslandstagen: pauschal 2/3 des Tagessatzes des Auslandslandes mit den meisten Stunden – aber nur wenn mindestens 2 Mahlzeiten gestellt wurden. Die Berechnung erfolgt somit nicht pauschal, sondern unter Berücksichtigung einer tagweisen Abrechnung sowie einer stundenbasierten Differenzierung bei Länderwechseln. ### Welche Angaben der Rechner verwendet Damit die Berechnung nachvollziehbar ist, arbeitet der Rechner mit konkreten Eingaben aus Ihrer Reise: * **Mitarbeiter/in & Reisezweck**: Name und Zweck der Dienstreise – für die Dokumentation und den Excel-Export. * **Route / Aufenthaltsorte**: Jeder Aufenthalt (Start, Zwischenstopps, Ziel) wird mit Name, Straße, PLZ, Ort und Land erfasst. Pro Abschnitt werden Abfahrts- und Ankunftszeit eingegeben. * **Verkehrsmittel je Abschnitt**: Öffentlich (Beleg), Dienstgeberticket, Öffentlich (Pauschale), privates Kraftfahrzeug (inkl. km und Mitfahrer/innen), privates Motorrad, privates Fahrrad, privates E-Bike, zu Fuß oder Sonstiges (inkl. Pauschale). Für private Fahrzeuge wird das Kilometergeld automatisch berechnet. * **Grenzübertrittszeitpunkt**: Bei Fahrten über Ländergrenzen kann der genaue Zeitpunkt des Grenzübertritts angegeben werden – damit die Aufenthaltsstunden je Land präzise aufgeteilt werden. * **Mahlzeiten je Reisetag**: Frühstück, Mittagessen und Abendessen (Häkchen genügen) – diese reduzieren den Diätenanspruch für den jeweiligen Tag. * **Übernachtungspauschale je Nacht**: Wenn statt eines Hotelbelegs eine Pauschale verrechnet wird, kann diese pro Übernachtung gesetzt und mit einer Notiz versehen werden. Wenn Zeiten fehlen oder die Reihenfolge nicht plausibel ist (z.B. Ankunft vor Abfahrt), kann der Rechner keine verlässliche Diätenberechnung durchführen. ### Wie Reisetage gebildet werden Der Rechner teilt Ihre Reise zur Ermittlung von Mahlzeiten und Länderzuordnungen immer in **Kalendertage** (lokale Tage) auf. Die Berechnung der anrechenbaren Stunden erfolgt dann je nach Einstellung in **Kalendertagen** oder **24‑Stunden‑Blöcken**. Das ist wichtig, weil Mahlzeiten und Länderwechsel tageweise betrachtet werden können. Bei Grenzübertritten wird die Reisezeit je Tag **auf die betroffenen Länder aufgeteilt** – entweder anhand des angegebenen Grenzübertrittszeitpunkts oder (falls dieser fehlt) anhand des Ankunftszeitpunkts des Abschnitts. Das Ergebnis ist eine tagweise Übersicht, z.B. „am 2026‑01‑30: 6 Stunden AT, 3 Stunden DE“. ### 24-Stunden-Berechnung Die gesamte Reisedauer wird als Stundenanzahl ermittelt. Daraus werden volle 24‑Stunden‑Blöcke und eine Restdauer berechnet. Der Rechner rundet bzw. begrenzt die anrechenbaren Stunden so, dass maximal ein voller Tagessatz pro 24 Stunden berücksichtigt wird. **Beispiel:** Dienstreise von Montag 10:00 bis Dienstag 18:00 (32 Stunden) * Montag 10:00 - Dienstag 10:00 = 24h → voller Tagessatz * Dienstag 10:00 - Dienstag 18:00 = 8h → anteiliger Tagessatz (nach den hinterlegten Regeln) ### Kalendertags-Berechnung Alternativ kann das Tagesgeld pro Kalendertag berechnet werden: Der Rechner teilt die Reise in Reisetage auf und ermittelt pro Tag die Abwesenheit in Stunden (ebenfalls mit Begrenzung auf einen vollen Tagessatz pro Tag). **Beispiel:** Dienstreise von Montag 10:00 bis Dienstag 18:00 (32 Stunden) * Montag (10:00 – 24:00) = 14h → voller Tagessatz (max. 12h anrechenbar) * Dienstag (00:00 – 18:00) = 18h → voller Tagessatz (max. 12h anrechenbar) ### Mehrere Länder & Mahlzeiten Wenn eine Reise durch mehrere Länder führt, teilt der Rechner die Reisezeit tageweise auf und verteilt die anrechenbaren Stunden nach dem **Ausland-zuerst-Prinzip**: Auslandsstunden werden vorrangig berücksichtigt; erst die verbleibenden Stunden gehen ans Inland. Die Mahlzeiten-Abzüge werden pro Kalendertag berechnet und hängen davon ab, ob an diesem Tag Auslandsaufenthalt vorlag oder nicht. Wichtig dabei: * Das Tagesgeld wird nicht „nur einem Land“ zugeordnet, sondern nach dem **Ausland-zuerst-Prinzip**: Die anrechenbaren Stunden werden zuerst den Auslandsländern zugeteilt (sortiert nach Stunden absteigend), verbleibende Stunden gehen ans Inland. * Mahlzeiten-Abzüge werden pro Tag angewendet und können den Tagesgeld-Betrag reduzieren. **Mahlzeiten-Abzüge im Detail:** * *Reiner Inlandstag* (kein Auslandsaufenthalt): Je Mahlzeit wird ein fixer Betrag abgezogen. Für Österreich gilt: Mittag €15, Abend €15, Frühstück €0. * *Auslandstag* (mind. eine Stunde im Ausland): Wenn an diesem Tag mindestens 2 Mahlzeiten gestellt wurden, wird pauschal 2/3 des Tagessatzes des **Auslandslandes mit den meisten Stunden** an diesem Tag abgezogen. Es spielt keine Rolle, welche einzelnen Mahlzeiten gestellt wurden – die Kürzung ist eine einzige Pauschale. * Der Abzug übersteigt in keinem Fall den Diätenbetrag des jeweiligen Tages oder Blocks. ### Kilometergeld Kilometergeld wird für alle Abschnitte mit privatem Verkehrsmittel automatisch berechnet (km × Satz je Fahrzeugtyp). Bei privaten Pkw erhöht sich der Satz pro km mit jedem Mitfahrenden. Für öffentliche Verkehrsmittel mit Pauschale sowie für „Sonstiges” kann ein fixer Betrag je Abschnitt eingetragen werden. ### Ergebnis: verständliche Summen Am Ende erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung: * **Diäten** (Brutto-Tagesgeld über alle Tage und Länder) * **Abzug Mahlzeiten** (Summe der Mahlzeitenabzüge) * **Übernachtungspauschale** (Summe der eingetragenen Übernachtungspauschalen) * **KM-Geld** (Summe über alle Abschnitte mit privatem Verkehrsmittel) * **Summe** (Gesamtbetrag aus Diäten, Übernachtung und KM-Geld abzüglich Mahlzeiten) Zusätzlich zeigt der Rechner eine **tagweise Aufschlüsselung** (Datum, Land, Stunden, Satz/h, Mahlzeitenabzug, Übernachtungspauschale, Diäten netto) sowie eine **Detailtabelle für das KM-Geld** (Verkehrsmittel, Strecke, Mitfahrer/innen, Satz/km, Betrag). ### Eingaben speichern & Ergebnis exportieren Der Rechner bietet zwei praktische Export-Funktionen: * **Download / Upload (JSON)**: Über die Schaltflächen im Reiseverlauf-Bereich können alle Eingaben als JSON-Datei gespeichert und später wieder geladen werden – ideal für wiederkehrende Reisemuster oder die Weitergabe an Kolleg/innen. * **Excel-Export**: Sobald alle Pflichtfelder vollständig ausgefüllt sind, lässt sich die gesamte Abrechnung (Kopfdaten, Tagesdaten, KM-Geld-Details) als .xlsx-Datei herunterladen. ## Frequently Asked Questions Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung in Österreich ### Wie hoch ist das Tagesgeld bei Dienstreisen in Österreich? Das volle Tagesgeld (Diäten) für Dienstreisen in Österreich richtet sich nach den steuerlich anerkannten Tagessätzen. Der Reisekostenrechner begrenzt die anrechenbaren Stunden auf maximal 12 pro Berechnungseinheit – 12 Stunden entsprechen einem vollen Tagessatz, kürzere Abwesenheiten werden anteilig berechnet. Die jeweils aktuellen Sätze finden Sie bei der [Wirtschaftskammer Österreich](https://www.wko.at/steuern/geschaeftsreisen-unternehmen). ### Wann besteht Anspruch auf Diäten bei einer Dienstreise? Anspruch auf Diäten in Österreich besteht grundsätzlich, sobald die Gesamtabwesenheit **mindestens 4 angefangene Stunden** beträgt. Liegt die Reisedauer darunter, wird kein Tagesgeld berechnet. Der Reisekostenrechner berücksichtigt diese 4-Stunden-Regel automatisch und weist Diäten nur dann aus, wenn der Anspruch tatsächlich besteht. Weitere Details zur Anspruchsvoraussetzung finden Sie bei der [Arbeiterkammer Österreich (Dienstreise & Reisekosten)](https://www.arbeiterkammer.at/beratung/steuerundeinkommen/steuertipps/Dienstreise.html). ### Wie hoch ist das amtliche Kilometergeld in Österreich? Das amtliche Kilometergeld in Österreich wird pro gefahrenen Kilometer abgerechnet und unterscheidet sich nach Verkehrsmittel (privater PKW, privates Motorrad, Fahrrad, E-Bike, zu Fuß). Bei privaten PKW erhöht sich der Satz pro Mitfahrer:in. Der Rechner verwendet die hinterlegten Sätze automatisch und berechnet das Kilometergeld pro Reiseabschnitt. Die jeweils gültigen Sätze pflegt die [Wirtschaftskammer Österreich (steuerliche Behandlung von Geschäftsreisen)](https://www.wko.at/steuern/geschaeftsreisen-unternehmen). ### Wie werden Auslandsdiäten berechnet? Bei Reisen ins Ausland verteilt der Reisekostenrechner die anrechenbaren Stunden nach dem **Ausland-zuerst-Prinzip**: Auslandsstunden werden vorrangig dem jeweiligen Auslandstagessatz zugeordnet, verbleibende Stunden gehen ans Inland. Grundlage sind die [offiziellen Auslandsreisekostensätze der WKO](https://www.wko.at/entlohnung/auslandsreise-kostensaetze). Bei Grenzübertritten kann der genaue Zeitpunkt des Übertritts angegeben werden, damit die Stunden präzise auf die Länder verteilt werden. ### Welche Mahlzeiten-Abzüge gelten bei Inlands- und Auslandsreisen? An reinen **Inlandstagen** wird je gestellter Mahlzeit ein fixer Betrag abgezogen (in Österreich: Mittagessen €15, Abendessen €15, Frühstück €0). An **Auslandstagen** mit mindestens 2 gestellten Mahlzeiten wird pauschal **2/3 des Tagessatzes** des Auslandslandes mit den meisten Stunden gekürzt – unabhängig davon, welche Mahlzeiten konkret gestellt wurden. Der Abzug übersteigt nie den Diätenbetrag des jeweiligen Tages. ### Sind Diäten und Kilometergeld in Österreich steuerfrei? Werden die gesetzlich vorgesehenen Pauschalsätze nicht überschritten, sind Diäten und Kilometergeld in Österreich grundsätzlich steuerfrei. Detaillierte Informationen zur lohnsteuerlichen Behandlung finden Sie bei der [Arbeiterkammer](https://www.arbeiterkammer.at/beratung/steuerundeinkommen/steuertipps/Dienstreise.html) sowie bei der [WKO zur lohnsteuerlichen Behandlung von Dienstreisen](https://www.wko.at/lohnverrechnung/lohnsteuerliche-behandlung-dienstreisen). ### Was ist der Unterschied zwischen 24-Stunden- und Kalendertags-Berechnung? Bei der **24-Stunden-Berechnung** wird die Reisedauer in volle 24-Stunden-Blöcke plus Restzeit aufgeteilt; pro Block werden maximal 12 anrechenbare Stunden (entspricht einem vollen Tagessatz) berücksichtigt. Bei der **Kalendertags-Berechnung** ermittelt der Rechner das Tagesgeld pro Kalendertag – ebenfalls mit Begrenzung auf einen vollen Tagessatz pro Tag. Welche Methode für Sie zutrifft, hängt vom internen Regelwerk Ihres Unternehmens ab; der Reisekostenrechner unterstützt beide Varianten. ## Zeiten & Projekte sauber dokumentieren Reisekosten hängen in der Praxis oft an Projekten und Arbeitszeiten – hier helfen saubere Daten und klare Auswertungen. Mit unserem Reisekostenrechner berechnen Sie Diäten, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen schnell und nachvollziehbar. Für die organisatorische Seite (z.B. **Arbeitszeiten, Projektzeiten und Auswertungen**) kann **time cockpit** unterstützen – damit die zugrunde liegenden Daten für interne Prozesse und Reports sauber vorliegen. [Projektzeiterfassung und Auswertungen mit time cockpit](/de/projektzeiterfassung/) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Offizielle Grundlagen Kurz erklärt: Regeln, Quellen und typische Fragen rund um Diäten, Tagesgeld und Kilometergeld in Österreich. ## Weiterführende & offizielle Quellen zur Reisekostenabrechnung in Österreich * **Wirtschaftskammer Österreich (WKO): Steuerliche Behandlung von Geschäftsreisen**\ * **Wirtschaftskammer Österreich (WKO): Lohnsteuerliche Behandlung von Dienstreisen**\ * **Wirtschaftskammer Österreich (WKO): Auslandsreisekostensätze**\ * **Arbeiterkammer Österreich (AK): Dienstreise & Reisekosten**\ ### Weiterführende Themen * [Stundenzettel Vorlage in Excel erstellen](/de/tools/stundenzettel/) * [Projektzeiterfassung Vorlage in Excel](/de/tools/projektzeiterfassung-excel/) * [Urlaubskalender Vorlage in Excel](/de/tools/urlaubskalender/) * [Digitale Arbeitszeiterfassung mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) In der Praxis werden Reisekosten oft gemeinsam mit Arbeitszeiten und Projekten dokumentiert. **time cockpit** unterstützt dabei vor allem die Erfassung und Auswertung von Zeiten und Projekten; der Reisekostenrechner ergänzt die nachvollziehbare Berechnung von Diäten, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Stundenzettel Vorlage Excel mit Feiertagen > Erstellen Sie professionelle Stundenzettel in Excel – Stundenzettelvorlage zum Ausdrucken. Ideal für Freelancer und Unternehmen. Erstellen Sie professionelle Stundenzettel mit Feiertagen und Wochenenden in Excel – Stundenzettelvorlage zum Ausdrucken. ## Ihre Eingaben Geben Sie bitte alle Daten für den Stundenzettel an. Stundenzettel Monat Januar (0) 2024 Name der Firma (optional) Name des Mitarbeiters (optional) Personalnummer (optional) Feiertage Land (optional) \- Region (optional) Stundenzettel erstellen Ihre Zeit ist wertvoll - machen Sie mehr daraus. Mit time cockpit erfassen Sie Arbeitszeiten, Urlaube und Projekte einfach online. Behalten Sie den Überblick - egal ob im Büro oder remote.\ **Kostenlos ausprobieren**Ohne Kredikarte**Keine Installation nötig [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [30 Minuten kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) Die auf dieser Website bereitgestellten Inhalte und Tools dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und zur Unterstützung bei der Zeiterfassung. Wir übernehmen keine Gewähr für die Aktualität, Vollständigkeit oder Richtigkeit der bereitgestellten Informationen, einschließlich der automatisch generierten Feiertage und Wochenenden. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung, eine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit wird ausgeschlossen. Die Feiertagsdaten stammen aus der Open-Source-Community und werden von [openholidaysapi.data](https://github.com/openpotato/openholidaysapi.data) bereitgestellt. Dieses Projekt stellt hochwertige, öffentlich zugängliche Daten zu Feiertagen bereit und ermöglicht so eine zuverlässige und transparente Integration in verschiedene Anwendungen. Ein herzliches Dankeschön an die Entwickler und die Community, die dieses Projekt unterstützen! ## Stundenzettel Vorlage einfach erstellen Erstellen Sie mit wenigen Klicks professionelle Stundenzettel für Ihre Arbeitszeiterfassung: Anleitung für die Nutzung des Stundenzettelgenerators. ### Ihre Eingaben **Monat**: Wählen Sie das Jahr und den Monat aus, für den der Stundenzettel erstellt werden soll. Sie können sich eine Stundenzettelvorlage für 2025 oder 2026 erstellen lassen. **Firma, Mitarbeiter und Personalnummer (optional)**: Geben Sie diese Daten ein, um sie automatisch im Stundenzettel (Arbeitszeitnachweis) zu übernehmen. Felder, die leer bleiben, können später in der Excel-Datei ergänzt werden. **Land und Region (optional)**: Durch die Auswahl eines Landes und – falls verfügbar – einer Region werden die Feiertage automatisch im Stundenzettel markiert, was die Eingabe erleichtert. **Datenschutz**: Der Stundenzettel wird ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät erstellt. Ihre Daten werden nicht gespeichert oder an uns gesendet. ### Der generierte Stundenzettel **Arbeitszeit**: Tragen Sie in den Spalten **Beginn** und **Ende** Ihre Arbeitszeiten ein. Die Spalte **Pause** dient zur Angabe der Pausendauer im Format hh:mm (z. B. 00:45). Die Arbeitszeit wird pro Tag und insgesamt automatisch berechnet. **Pausenzeiten**: Verwenden Sie diese Spalte, um die genauen Uhrzeiten Ihrer Pausen zu vermerken (optional). **Homeoffice**: Vermerken Sie Arbeitstage im Homeoffice mit einem “x” in der Spalte **Homeoffice**. In der Summezeile wird die Anzahl der Homeoffice-Tage automatisch angezeigt. Nach der Generierung können Sie den Stundenzettel kostenlos direkt als Excel Vorlage herunterladen. Die Vorlage für den Stundenzettel mit den geleisteten Arbeitszeiten kann anschließend auch in PDF konvertiert und ausgedruckt werden. 💡 Der PDF-Stundenzettel kann digital signiert werden. So kann sichergestellt werden, dass der Arbeitszeitnachweis nicht nachträglich verändert wird und die Authentizität des Dokuments gewahrt bleibt. ![Stundenzettel Muster](/_astro/stundenzettel-muster.CjmvYWdR_Z2jVVw4.webp) ## Arbeitszeiten online erfassen Suchen Sie nach einer besseren Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit und Urlaubsplanung zu organisieren? Mit time cockpit erhalten Sie ein leistungsstarkes Tool zur Zeiterfassung, das Ihnen hilft, Ihre Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche mühelos zu verwalten. Egal, ob Sie Ihre Arbeitsstunden dokumentieren, Projekte nachverfolgen oder Ihre Urlaubsplanung optimieren möchten – time cockpit macht es einfach und übersichtlich, z. B. mit dem [grafischen Zeiterfassungskalender](/de/zeiterfassungskalender/). [Mehr Infos zur Arbeitszeiterfassung mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Zeiterfassung: Excel oder Online-Software – Welche Lösung passt zu mir? Ein Vergleich zwischen Flexibilität und Einfachheit von Excel und den Effizienzvorteilen moderner Online-Tools. ### Zeiterfassung mit Excel – Flexibel und individuell Excel ist eine bewährte und vielseitige Methode zur Zeiterfassung. Es bietet volle Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten, da Vorlagen individuell gestaltet werden können. Dies ist besonders hilfreich für kleinere Unternehmen oder Einzelpersonen, die spezifische Anforderungen haben. Zudem fallen keine zusätzlichen Kosten an, da Excel oft bereits als Teil eines Office-Pakets verfügbar ist. Jedoch bringt diese Flexibilität auch Herausforderungen mit sich. Das manuelle Eintragen von Arbeitszeiten und Pausen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Bei wachsender Komplexität oder größeren Teams wird die Pflege der Daten zunehmend unübersichtlich. Außerdem fehlen Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten, wie sie moderne Softwarelösungen bieten. ### Online-Zeiterfassungssoftware – Effizient und integriert Moderne Online-Tools für die Zeiterfassung bieten zahlreiche Vorteile. Sie automatisieren viele Prozesse, wie die Berechnung von Arbeitszeiten oder die Berücksichtigung von Feiertagen, und sparen dadurch wertvolle Zeit. Auch die Möglichkeit, Berichte zu erstellen und Daten direkt mit anderen Systemen, wie Abrechnung oder Projektmanagement, zu verknüpfen, erhöht die Effizienz erheblich. Zudem sind diese Tools oft cloudbasiert, was bedeutet, dass sie von überall aus genutzt werden können. Die Kehrseite dieser Effizienz sind die laufenden Kosten für die Nutzung der Software. Zudem erfordert die Einführung eines solchen Tools oft eine Einarbeitungsphase, und nicht alle Mitarbeiter sind sofort mit der Nutzung vertraut. Besonders für kleine Unternehmen können die zusätzlichen Ausgaben ein Faktor sein, der die Entscheidung beeinflusst. ### Die richtige Wahl für Ihre Bedürfnisse Während Excel durch Flexibilität und geringe Kosten überzeugt, punkten Online-Zeiterfassungstools mit Effizienz und Funktionalität. Für kleine Teams oder individuelle Nutzer kann Excel eine einfache und kosteneffiziente Lösung sein. Größere Unternehmen oder solche mit komplexeren Anforderungen profitieren hingegen oft von den erweiterten Möglichkeiten moderner Software. Letztendlich hängt die Wahl der Zeiterfassungslösung von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten ab – und oft auch von der Frage, wie viel Zeit und Ressourcen Sie bereit sind, in die Verwaltung Ihrer Arbeitszeiten zu investieren. ### Weiterführende Themen * [Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich](/de/blog/arbeitszeiterfassung-pflicht-in-oesterreich/) * [Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Zeiterfassung](/de/blog/mitarbeiter-zeiterfassung-motivation/) * [Arbeitszeiterfassung mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) * [Grafischer Kalender für Zeiterfassung & Abwesenheiten](/de/zeiterfassungskalender/) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Urlaubsrechner ÖsterreichVollzeit ↔ Teilzeit > Unser Online-Tool hilft Ihnen, Urlaub schnell und einfach zwischen verschiedenen Anstellungsverhältnissen mit unterschiedlichen wöchentlichen Arbeitsstunden und Tagen pro Woche umzurechnen. Rechnen Sie Ihren Urlaub schnell und einfach zwischen verschiedenen Anstellungsverhältnissen mit unterschiedlichen wöchentlichen Arbeitsstunden und Tagen pro Woche um. ## Ihre Eingaben Bitte geben Sie Ihren aktuellen Urlaubsstand an – wahlweise in Wochen, Tagen oder Stunden – sowie die Anzahl Ihrer Arbeitstage pro Woche und Ihre wöchentliche Arbeitszeit in Stunden für das aktuelle sowie das neue Anstellungsverhältnis. Ihr aktueller Urlaubsanspruch Urlaub in  Wochen (0) 1 Ihre aktuelle Arbeitszeit Arbeitstage pro Woche 5 Wochenarbeitszeit in Stunden 38.5 Ihre neue Arbeitszeit Arbeitstage pro Woche 4 Wochenarbeitszeit in Stunden 20 Ergebnis Wochen Tage Stunden Ihre Zeit ist wertvoll - machen Sie mehr daraus. Mit time cockpit erfassen Sie Arbeitszeiten, Urlaube und Projekte einfach online. Behalten Sie den Überblick - egal ob im Büro oder remote.\ **Kostenlos ausprobieren**Ohne Kredikarte**Keine Installation nötig [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [30 Minuten kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) Dieses Tool dient ausschließlich zur unverbindlichen Umrechnung Ihres Urlaubs und ersetzt keine Beratung durch Arbeitgeber oder Fachleute. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung, eine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit wird ausgeschlossen. ## Arbeitszeiten online erfassen Suchen Sie nach einer besseren Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit und Urlaubsplanung zu organisieren? Mit time cockpit erhalten Sie ein leistungsstarkes Tool zur Zeiterfassung, das Ihnen hilft, Ihre Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche mühelos zu verwalten. Egal, ob Sie Ihre Arbeitsstunden dokumentieren, Projekte nachverfolgen oder Ihre Urlaubsplanung optimieren möchten – time cockpit macht es einfach und übersichtlich, z. B. mit dem [Abwesenheitskalender inkl. Genehmigungsworkflow](/de/arbeitszeiterfassung/#genehmigung-von-abwesenheiten). [Mehr Infos zur Arbeitszeiterfassung mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Urlaubsanspruch bei Wechsel von Teilzeit auf Vollzeit Das müssen Sie in Österreich wissen. Ein Wechsel zwischen Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigung wirft häufig Fragen zum verbleibenden Urlaubsanspruch auf. Wie wird unverbrauchter Urlaub aus einer Teilzeitphase an die neue Arbeitszeit angepasst? Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie kennen sollten: ### Gesetzliche Grundlage In Österreich haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf mindestens 5 Wochen Urlaub pro Jahr (30 Werktage). Dieser Anspruch bleibt unabhängig von der Arbeitszeit bestehen, muss jedoch an die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage angepasst werden. Beispiel: Eine Arbeitnehmerin, die 3 Tage pro Woche arbeitet, hat Anspruch auf 15 Arbeitstage Urlaub (5 Wochen x 3 Arbeitstage). ### Aufwertung bei Wechsel von Teilzeit auf Vollzeit Wenn ein Arbeitnehmer während eines laufenden Arbeitsverhältnisses von Teilzeit auf Vollzeit wechselt, muss unverbrauchter Urlaub aus der Teilzeitphase aufgewertet werden. Der Oberste Gerichtshof (OGH) hat klargestellt, dass der Urlaubsanspruch immer auf den Erholungszeitraum in Wochen bezogen wird. Das bedeutet: Ein Resturlaub von 6 Tagen bei einer 3-Tage-Woche (entspricht 2 Wochen) wird bei einer Umstellung auf eine 5-Tage-Woche in 10 Tage umgerechnet, da 2 Wochen Urlaub in der Vollzeitphase 10 Arbeitstagen entsprechen. ### Abwertung bei Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit Wenn ein Arbeitnehmer von einer Vollzeit- in eine Teilzeitbeschäftigung wechselt, wird der unverbrauchte Urlaub aus der Vollzeitphase entsprechend der neuen Arbeitszeit reduziert. Entscheidend ist, dass der Urlaubsanspruch weiterhin den ursprünglichen Erholungszeitraum in Wochen widerspiegelt. Das bedeutet: Ein Resturlaub von 10 Tagen bei einer 5-Tage-Woche (entspricht 2 Wochen) wird bei einer Umstellung auf eine 3-Tage-Woche in 6 Tage umgerechnet, da 2 Wochen Urlaub in der Teilzeitphase 6 Arbeitstagen entsprechen. ### Fazit Der Urlaubsanspruch in Wochen bleibt über die Dauer eines Arbeitsverhältnisses konstant, unabhängig von der Arbeitszeit. Bei Änderungen des Arbeitszeitausmaßes ist es jedoch entscheidend, die verbleibenden Urlaubsansprüche in Tagen bzw. Stunden korrekt umzuwerten. Dies gewährleistet eine faire und gesetzeskonforme Behandlung von Arbeitnehmern. ### Weiterführende Themen * [WKO - Urlaubsanspruch bei Wechsel von Teilzeit auf Vollzeit](https://www.wko.at/arbeitsrecht/urlaubsanspruch-wechsel-teilzeit-vollzeit) * [Arbeitszeiterfassung inkl. Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) * [Abwesenheitskalender inkl. Genehmigungsworkflow](/de/arbeitszeiterfassung/#genehmigung-von-abwesenheiten) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # UrlaubsrechnerWochen, Tagen, Stunden > Unser Online-Tool hilft Ihnen, Urlaub schnell und einfach von Wochen in Tage und Stunden umzurechnen und umgekehrt. So behalten Sie jederzeit den Überblick. Rechnen Sie Ihren Urlaub schnell und einfach zwischen Wochen, Tagen und Stunden um. ## Ihre Eingaben Bitte geben Sie Ihren aktuellen Urlaubsstand an – wahlweise in Wochen, Tagen oder Stunden – sowie die Anzahl Ihrer Arbeitstage pro Woche und Ihre wöchentliche Arbeitszeit in Stunden. Ihr aktueller Urlaubsanspruch Urlaub in  Wochen (0) 1 Ihre aktuelle Arbeitszeit Arbeitstage pro Woche 5 Wochenarbeitszeit in Stunden 38.5 Ergebnis 5 Wochen 5 Tage 5 Stunden Ihre Zeit ist wertvoll - machen Sie mehr daraus. Mit time cockpit erfassen Sie Arbeitszeiten, Urlaube und Projekte einfach online. Behalten Sie den Überblick - egal ob im Büro oder remote.\ **Kostenlos ausprobieren**Ohne Kredikarte**Keine Installation nötig [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [30 Minuten kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) Dieses Tool dient ausschließlich zur unverbindlichen Umrechnung Ihres Urlaubs und ersetzt keine Beratung durch Arbeitgeber oder Fachleute. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung, eine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit wird ausgeschlossen. ## Arbeitszeiten online erfassen Suchen Sie nach einer besseren Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit und Urlaubsplanung zu organisieren? Mit time cockpit erhalten Sie ein leistungsstarkes Tool zur Zeiterfassung, das Ihnen hilft, Ihre Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche mühelos zu verwalten. Egal, ob Sie Ihre Arbeitsstunden dokumentieren, Projekte nachverfolgen oder Ihre Urlaubsplanung optimieren möchten – time cockpit macht es einfach und übersichtlich, z. B. mit dem [Abwesenheitskalender inkl. Genehmigungsworkflow](/de/arbeitszeiterfassung/#genehmigung-von-abwesenheiten). [Mehr Infos zur Arbeitszeiterfassung mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Urlaubsberechnung in Wochen, Tagen oder Stunden So behalten Sie den Überblick über Ihren Urlaub. Urlaub ist ein wichtiger Bestandteil jedes Arbeitsverhältnisses – er sichert Erholung und trägt zur Work-Life-Balance bei. Doch in einer Arbeitswelt, die zunehmend durch flexible Modelle wie Teilzeit, Gleitzeit und Remote-Arbeit geprägt ist, kann die korrekte Berechnung und Darstellung von Urlaubsansprüchen eine Herausforderung sein. Während einige Verträge Urlaub in Wochen angeben, sprechen andere von Tagen oder sogar Stunden. Doch was bedeuten diese Einheiten, und warum ist eine Umrechnung zwischen ihnen oft notwendig? ### Grundlagen der Urlaubsberechnung Urlaubsansprüche werden in den meisten Arbeitsverträgen auf Basis von gesetzlichen oder tariflichen Vorgaben geregelt. In vielen Ländern wird der Mindesturlaub in Tagen definiert, oft basierend auf einer Vollzeitbeschäftigung mit fünf Arbeitstagen pro Woche. Für Vollzeitbeschäftigte bedeutet dies beispielsweise: Ein gesetzlicher Urlaubsanspruch von 25 Tagen (bei 5-Tage-Woche) entspricht fünf Wochen Urlaub. Diese fünf Wochen können jedoch je nach Arbeitsmodell und Arbeitszeit unterschiedlich interpretiert werden. Teilzeitbeschäftigte oder Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten müssen ihre Urlaubsansprüche hingegen oft in Stunden berechnen, um Gerechtigkeit zu gewährleisten. So lässt sich vermeiden, dass jemand mit weniger Arbeitstagen pro Woche durch eine rein tageweise Berechnung benachteiligt wird. ### Warum ist die Umrechnung zwischen den Einheiten notwendig? Die Notwendigkeit, Urlaub zwischen Wochen, Tagen und Stunden umzurechnen, ergibt sich aus der Vielfalt der modernen Arbeitsmodelle: * **Teilzeitbeschäftigte:** Ein Arbeitnehmer, der nur drei Tage pro Woche arbeitet, benötigt eine andere Basis für die Berechnung als jemand mit einer 5-Tage-Woche. Hier hilft die Umrechnung, faire und vergleichbare Urlaubsansprüche sicherzustellen. * **Flexibles Arbeiten:** Gleitzeit oder Homeoffice führen dazu, dass die Arbeitszeit oft in Stunden gemessen wird. Eine genaue Umrechnung sorgt dafür, dass der Urlaub entsprechend der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit angerechnet wird. * **Resturlaub optimal nutzen:** Gerade bei der Planung von Resturlauben ist es sinnvoll, Urlaubstage in Stunden umzurechnen, um einzelne halbe Tage oder Stunden freinehmen zu können. Die Umrechnung schafft also nicht nur Klarheit, sondern ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre freien Tage optimal zu nutzen. ### So funktioniert die Umrechnung Die Umrechnung von Urlaub basiert auf einer einfachen Formel, die sich an der individuellen Arbeitszeit orientiert: * **Urlaub in Tagen:** Hier wird der Urlaubsanspruch häufig auf Basis der Arbeitstage pro Woche berechnet. Zum Beispiel: 25 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche entsprechen fünf Wochen Urlaub. * **Urlaub in Stunden:** Wenn die Wochenarbeitszeit bekannt ist, können Urlaubstage in Stunden umgerechnet werden. Ein Tag Urlaub entspricht dann der Arbeitszeit eines durchschnittlichen Arbeitstags (z. B. 8 Stunden bei einer 40-Stunden-Woche). * **Urlaub in Wochen:** Umgekehrt kann der Urlaubsanspruch in Wochen dargestellt werden, indem die Gesamtarbeitszeit auf Wochenbasis berücksichtigt wird. Beispiele: Ein Arbeitnehmer mit einer **4-Tage-Woche und 32 Stunden** Gesamtarbeitszeit hat bei **4 Wochen Urlaub** einen Anspruch von **16 Urlaubstagen oder 128 Stunden**. Ein Teilzeitmitarbeiter, der nur an **zwei Tagen pro Woche** arbeitet, hat bei **4 Wochen Urlaub** Anspruch auf **8 Urlaubstage oder 64 Stunden** (bei 8 Stunden pro Tag). Diese Flexibilität in der Darstellung hilft, den Urlaub genau an die individuellen Bedürfnisse und Arbeitszeitmodelle anzupassen. ### Herausforderungen und typische Fehler Die Umrechnung von Urlaub zwischen Wochen, Tagen und Stunden bringt einige Herausforderungen mit sich. Ein häufiger Stolperstein ist die **fehlerhafte Berücksichtigung der individuellen Arbeitszeiten**. So kann es passieren, dass Teilzeitbeschäftigte benachteiligt werden, wenn Urlaubstage wie bei Vollzeitkräften berechnet werden, ohne die geringere Anzahl von Arbeitstagen zu berücksichtigen. Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Arbeitnehmer **zwischen verschiedenen Arbeitszeitmodellen wechseln, beispielsweise von Vollzeit zu Teilzeit oder umgekehrt**. Hierbei muss der verbleibende Urlaub angepasst werden, damit keine ungerechtfertigten Verluste oder Überschüsse entstehen. Auch Missverständnisse bei der Kommunikation über Urlaubsansprüche können zu Konflikten führen, insbesondere wenn verschiedene Einheiten verwendet werden (z. B. ein Arbeitnehmer spricht von Stunden, der Arbeitgeber jedoch von Tagen). Diese Herausforderungen verdeutlichen, wie wichtig eine präzise und einheitliche Berechnung ist. ### Praktische Tipps zur Urlaubsberechnung Damit die Urlaubsberechnung möglichst reibungslos gelingt, sind folgende Tipps hilfreich: * **Kennen Sie Ihre Arbeitszeitregelungen:** Klären Sie, wie viele Tage und Stunden Ihre wöchentliche Arbeitszeit umfasst. Dies bildet die Grundlage für die Umrechnung. * **Nutzen Sie Tools und Software:** Viele digitale Tools können Ihnen helfen, Urlaubsansprüche korrekt zu berechnen und zwischen Einheiten umzuwandeln. * **Kommunizieren Sie klar:** Sprechen Sie bei Fragen mit Ihrer Personalabteilung oder Ihrem Arbeitgeber und einigen Sie sich auf eine einheitliche Darstellung Ihrer Urlaubsansprüche. * **Berücksichtigen Sie Änderungen:** Falls Sie Ihr Arbeitszeitmodell wechseln, beispielsweise durch eine Reduzierung der Arbeitszeit, lassen Sie Ihre Resturlaubsansprüche anpassen. * **Dokumentation:** Halten Sie Ihre Urlaubstage und Stunden schriftlich fest, um den Überblick zu behalten und Unstimmigkeiten zu vermeiden. Mit diesen Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihre Urlaubsberechnung fair und nachvollziehbar bleibt. ### Rechtliche Rahmenbedingungen Die Berechnung von Urlaub basiert oft auf gesetzlichen Vorgaben, die sich von Land zu Land unterscheiden. In vielen Ländern gibt es einen gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub, der in der Regel auf Vollzeitbeschäftigte mit einer 5-Tage-Woche ausgelegt ist. Teilzeitbeschäftigte oder Arbeitnehmer mit flexiblen Arbeitszeiten haben dennoch Anspruch auf eine gleichwertige Anzahl an Urlaubstagen, proportional zu ihrer Arbeitszeit. In Deutschland beispielsweise beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche, während in Österreich ein gesetzlicher Medesturlaub von 25 Tage bei einer 5-Tage-Woche vorgesehen ist. Bei Teilzeitbeschäftigten wird dieser Wert anteilig berechnet, beispielsweise 12 Tage bei einer 3-Tage-Woche. Auch die Umrechnung in Stunden ist möglich, um insbesondere bei flexiblen Arbeitszeiten eine präzise Planung zu ermöglichen. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, den Urlaubsanspruch transparent darzustellen und korrekt zu berechnen. ### Weiterführende Themen * [WKO - Urlaubsanspruch bei Wechsel von Teilzeit auf Vollzeit](https://www.wko.at/arbeitsrecht/urlaubsanspruch-wechsel-teilzeit-vollzeit) * [Arbeitszeiterfassung inkl. Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) * [Abwesenheitskalender inkl. Genehmigungsworkflow](/de/arbeitszeiterfassung/#genehmigung-von-abwesenheiten) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Urlaubskalender Muster Excel > Erstellen Sie einen maßgeschneiderten Urlaubskalender in Excel – inklusive Feiertage für A, D oder CH. Kostenlose Vorlage zum Download. Erstellen Sie einen maßgeschneiderten Urlaubskalender in Excel – inklusive offizieller Feiertage für Österreich, Deutschland oder die Schweiz. Perfekt für Unternehmen zur einfachen Urlaubsplanung. ## Ihre Eingaben Geben Sie bitte alle Daten für den Urlaubskalender an. Urlaubskalender Jahr 2025 Feiertage Land (optional) \- Region (optional) Urlaubskalender erstellen Ihre Zeit ist wertvoll - machen Sie mehr daraus. Mit time cockpit erfassen Sie Arbeitszeiten, Urlaube und Projekte einfach online. Behalten Sie den Überblick - egal ob im Büro oder remote.\ **Kostenlos ausprobieren**Ohne Kredikarte**Keine Installation nötig [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [30 Minuten kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) Die auf dieser Website bereitgestellten Inhalte und Tools dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und zur Unterstützung bei der Zeiterfassung. Wir übernehmen keine Gewähr für die Aktualität, Vollständigkeit oder Richtigkeit der bereitgestellten Informationen, einschließlich der automatisch generierten Feiertage und Wochenenden. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung, eine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit wird ausgeschlossen. Die Feiertagsdaten stammen aus der Open-Source-Community und werden von [openholidaysapi.data](https://github.com/openpotato/openholidaysapi.data) bereitgestellt. Dieses Projekt stellt hochwertige, öffentlich zugängliche Daten zu Feiertagen bereit und ermöglicht so eine zuverlässige und transparente Integration in verschiedene Anwendungen. Ein herzliches Dankeschön an die Entwickler und die Community, die dieses Projekt unterstützen! ## Urlaubskalender Vorlage einfach erstellen Erstellen Sie mit wenigen Klicks einen Urlaubskalender für Ihre Firma: Anleitung für die Nutzung des Urlaubskalender Generators. ![Urlaubskalender Muster](/_astro/urlaubskalender-muster.DPcp6gQv_20UonV.webp) ### Ihre Eingaben **Jahr**: Wählen Sie das Jahr aus, für das der Stundenzettel erstellt werden soll. Sie können eine Vorlage für 2025 oder 2026 generieren. **Land und Region (optional)**: Falls Sie ein Land und – sofern verfügbar – eine Region auswählen, werden die entsprechenden Feiertage automatisch im Stundenzettel markiert, um die Eingabe zu erleichtern. **Datenschutz**: Der Stundenzettel wird ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät erstellt. Ihre Daten werden nicht gespeichert oder an uns gesendet. ### Der generierte Urlaubskalender **verfügbarer Urlaub**: Tragen Sie in **Resturlaub aus Vorjahr** und **Urlaubsanspruch aktuelles Jahr** die jeweiligen Urlaubstage ein. Der insgesamt für dieses Jahr verfügbare Urlaub wird automatisch berechnet. **Urlaubsanspruch gesamt**: In dieser Spalte wird die Differenz zwischen **Urlaub aus Vorjahr** und **Urlaubsanspruch aktuelles Jahr** berechnet. **Eingetragener Urlaub**: Markieren Sie Urlaubstage mit einem „x“ in der entsprechenden Kalenderspalte oder geben Sie eine Zahl ein, um den Anteil des Tages als Urlaub anzugeben (z.B. 0,5 für einen halben Tag). Die Anzahl der eingetragenen Urlaubstage wird automatisch berechnet und im Feld **eingetragener Urlaub** dargestellt. **Resturlaub**: In dieser Spalte wird die Differenz zwischen **Urlaubsanspruch gesamt** und **eingetragenem Urlaub** berechnet. ## Arbeitszeiten online erfassen Suchen Sie nach einer besseren Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit und Urlaubsplanung zu organisieren? Mit time cockpit erhalten Sie ein leistungsstarkes Tool zur Zeiterfassung, das Ihnen hilft, Ihre Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche mühelos zu verwalten. Egal, ob Sie Ihre Arbeitsstunden dokumentieren, Projekte nachverfolgen oder Ihre Urlaubsplanung optimieren möchten – time cockpit macht es einfach und übersichtlich, z. B. mit dem [Abwesenheitskalender inkl. Genehmigungsworkflow](/de/arbeitszeiterfassung/#genehmigung-von-abwesenheiten) . [Mehr Infos zur Arbeitszeiterfassung mit time cockpit](/de/arbeitszeiterfassung/) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Über uns > Time cockpit ist mehr als nur ein Softwareunternehmen. Wir sind ein Team engagierter Fachleute, die stetig daran arbeiten, Unternehmen bei der Optimierung ihrer Zeitmanagementprozesse und -technologien zu unterstützen. Willkommen bei time cockpit! Wir sind ein engagiertes Team, das sich darauf spezialisiert hat, die Zeiterfassung und -verwaltung zu vereinfachen. Unser Ziel ist es, Ihnen innovative Lösungen anzubieten, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Wir legen Wert auf Kompetenz, Transparenz und ein nutzerzentriertes Design. Unsere Mission besteht darin, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Zeiterfassungsprozesse optimal zu gestalten. ![Rainer Stropek](/_astro/rainer-stropek.DXr9khIl_Z1VV8IK.webp) #### Rainer Stropek Founder, CEO Gemeinsam mit Karin ist Rainer die treibende Kraft hinter der Entwicklung von time cockpit. Als Microsoft MVP und Regional Director teilt er sein Fachwissen mit Kunden und der Community. Er ist auch Mitgründer und Obmann vom CoderDojo Linz und ermutigt dort junge Menschen, die Welt des Programmierens und der Technologie zu erkunden. ![Karin Huber](/_astro/karin-huber.CbI5UCbz_1HXEet.webp) #### Karin Huber Founder, CEO Karin ist das zweite Gründungsmitglied von time cockpit. Sie ist federführend für Gestaltung und Umsetzung des User Interfaces von time cockpit verantwortlich. Neben ihrer beruflichen Arbeit unterstützt Karin seit vielen Jahren als Mentorin im CoderDojo Linz junge Talente dabei, Wissen im Bereich Frontend-Entwicklung aufzubauen und damit spannende Projekte umzusetzen. ![Simon Opelt](/_astro/simon-opelt.EQqUVT7K_BU1IB.webp) #### Simon Opelt Software Engineer und Operations Simon ist seit 2009 Teil des Teams. Mit seinem umfangreichen Wissen in .NET, Microsoft Azure und IT-Sicherheit ist er für das Kernbackend von time cockpit und die umliegenden Dienste verantwortlich. Neben der funktionalen Weiterentwicklung im Backend sorgt Simon dafür, dass die time cockpit Cloud-Umgebung stabil und sicher läuft. ![Michael Kubitschka](/_astro/michael-kubitschka.aKr6LmDm_9d1Gm.webp) #### Michael Kubitschka Projektmanagement und Umsetzung Seit 2014 führt Mike time cockpit Kunden erfolgreich durch Einführungs- und Anpassungsprojekte. Auf Basis seiner langjährigen Praxiserfahrung hilft er ihnen, ihre individuellen Anforderungen zu identifizieren, Prozesse rund um Leistungserfassung und Abrechnung zu optimieren und maßgeschneiderte Lösungen auf Basis von time cockpit umzusetzen. ![Alexander Huber](/_astro/alexander-huber.THTPypmH_Z4BmqK.webp) #### Alexander Huber Produktmanagement und Umsetzung Alexander stieß 2009 bereits kurz nach der Unternehmensgründung zum time cockpit Team dazu. Er ist hauptverantwortlich für den Produktentwicklungsprozess und begleitet Kunden während ihrer gesamten time cockpit Reise. Von Einführungsprojekten bis zur kontinuierlichen Weiterentwicklung hilft Alexander unseren Kunden, das Beste aus time cockpit herauszuholen. ![Claudia Rehberger](/_astro/claudia-rehberger.DYfmAJII_Z1fs58E.webp) #### Claudia Rehberger Office Management/Accounting Claudia kümmert sich seit 2013 um alle administrativen Aufgaben und stellt sicher, dass alles reibungslos läuft. Sie ist seit vielen Jahren hinter den Kulissen hauptverantwortlich für Angebote und Abrechnungen unserer Leistungen, Vertragsmanagement und die Klärung steuerlicher Fragen. ## Das bieten wir Wir sind das Softwareunternehmen, das Sie tatsächlich beim Namen kennt. ### Boutique Unternehmen Als kleines Softwareunternehmen sind wir stolz auf unseren persönlichen Ansatz in der Kundenbeziehung. Im Gegensatz zu großen Unternehmen haben wir nicht zig-Tausende Kunden. Das ermöglicht es uns, einen direkten, persönlichen und langfristigen Kontakt zu jedem einzelnen Kunden aufzubauen. Durch eine bewusst selektive Auswahl unserer Kundenbasis können wir mehr Zeit und Ressourcen darauf verwenden, jede Lösung auf die spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden. ### Transparenz, Integrität und kontinuierliche Verbesserung Transparenz und Integrität haben für uns oberste Priorität. Wir glauben an offene und ehrliche Kommunikation mit unseren Kunden, Partnern und Teammitgliedern. Wir legen Wert darauf, dass uns unsere Kunden Vertrauen, übernehmen Verantwortung für unsere Arbeit und stellen sicher, dass wir hochwertige Lösungen liefern, die die Erwartungen erfüllen und übertreffen. Wir sind bestrebt, uns kontinuierlich zu verbessern und den bestmöglichen Service zu bieten. ### Agil und anpassungsfähig Bei time cockpit begrüßen wir Veränderungen und stellen uns den Herausforderungen, die damit einhergehen. Wir sind der Meinung, dass jedes Unternehmen einzigartig ist, und sind bestrebt, flexible und anpassbare Lösungen anzubieten, die sich den sich wandelnden Bedürfnissen eines Unternehmens anpassen können. Wie time cockpit sind wir agil und flexibel. Das ermöglicht uns, schnell auf Markttrends und technologische Fortschritte zu reagieren. ### Expertise Unser Team besteht aus Fachleuten mit umfangreicher Erfahrung in Microsoft-Technologien, Projektmanagement und Anforderungsmanagement. Wir bringen ein umfangreiches Wissen mit, um unseren Kunden bei der effektiven Nutzung von time cockpit zu unterstützen. Durch unsere Fachkenntnisse bieten wir unseren Kunden die nötige Unterstützung, um ihre Zeitmanagementprozesse zu optimieren und greifbare Ergebnisse zu erzielen. Time cockpit ist mehr als nur ein Softwareunternehmen. Wir sind ein Team engagierter Fachleute, die stetig daran arbeiten, Unternehmen bei der Optimierung ihrer Zeitmanagementprozesse und -technologien zu unterstützen. Wir glauben, dass unser kundenorientierter Ansatz in Kombination mit unserer Expertise uns von anderen Anbietern in der Branche abhebt. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Time Cockpit zeigt, was Ihre Projektzeiten wirtschaftlich bedeuten > Time cockpit macht aus Zeitbuchungen steuerbare Projektdaten: Projektbudgets, Abrechnung, Anwesenheit, Arbeitszeitregeln, Auslastung und Reporting. Sie vergleichen gerade Zeiterfassungstools? Sie sehen nicht nur, wie viele Stunden gebucht wurden. Sie sehen, welche Projekte ihr Budget aufbrauchen, welche Leistungen Sie abrechnen können und wo Ihre Kapazität gerade gebunden ist. Für Dienstleister, IT-Unternehmen, Beratungen und projektorientierte Organisationen, die aus Projektzeiten Entscheidungen ableiten wollen, statt sie nur zu dokumentieren. **Projektbudgets und Risiken früher erkennen **Abrechnung aus Zeitdaten vorbereiten **Arbeitszeit und Abwesenheiten mitdenken **Keine Überraschung durch Zusatzmodule [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Kostenlos testen](/de/account-erstellen/) Transparente Pakete statt Modul-Puzzle. [Preise ansehen](/de/preis/). Kunden, die auf time cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Mehr als Stunden erfassen Viele Zeiterfassungstools lösen die tägliche Buchung gut. Entscheidend wird, was danach mit Ihren Zeitdaten passiert. Ihre Projektleitung braucht Zeitdaten nicht für Stundenzettel. Sie braucht sie, um zu erkennen, welches Projekt Budget verbrennt, welche Stunde noch abrechenbar ist und wie viel Kapazität nächsten Monat übrig bleibt. Genau dort setzt time cockpit an. Anwesenheitszeit, Projektzeit, Arbeitszeitregeln, Abwesenheiten und Reporting liegen auf einer gemeinsamen Datenbasis, statt auf fünf. ## Was Sie konkret gewinnen Aus erfassten Stunden werden Antworten, die Projektleitung, Abrechnung, HR, Controlling und Management jeden Monat brauchen. ** ### Projektbudgets früher verstehen Sie sehen, wo Aufwand entsteht, welche Projekte Budget verbrauchen und wo Sie nachkalkulieren oder gegensteuern müssen. ** ### Abrechnung sauber vorbereiten Sie unterscheiden abrechenbare, nicht abrechenbare und interne Zeiten auf Knopfdruck, statt sie am Monatsende aus Exporten zu rekonstruieren. ** ### Auslastung und Kapazität transparent machen Arbeitszeit, Projektzeit und Abwesenheiten ergeben ein Bild. Sie sehen, wer nächste Woche wirklich verfügbar ist. ** ### Anwesenheit verlässlich dokumentieren Soll- und Ist-Zeiten, Pausen, Überstunden, Homeoffice und Stundenzettel landen an einer Stelle, nicht in separaten Listen. ** ### Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln mitdenken Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich, Teilzeitmodelle, Buchungsschluss und Arbeitszeitgrenzen gehören zum System, nicht daneben. ** ### Keine Überraschung durch Modul-Puzzle Wenn Kernfunktionen auf Zusatzmodule verteilt sind, kennen Sie den echten Preis erst spät. time cockpit setzt auf transparente Pakete. [Preise ansehen](/de/preis/). ## Von der Zeiterfassung zur operativen Zeitdaten-Plattform Der Unterschied entsteht dort, wo Zeitdaten weiterverarbeitet werden. Links steht, was gute Zeiterfassungstools zuverlässig können. Rechts steht, was time cockpit zusätzlich daraus macht. * Das kann Ihr aktuelles Tool vermutlich schon * Stunden erfassen, prüfen und exportieren** * Standardberichte für Zeiten und Teams nutzen** * Projektzeiten grob nach Kunden oder Aufgaben auswerten** * Zeiten freigeben und an nachgelagerte Systeme exportieren** * Anwesenheit und Projektzeit erfassen, oft in getrennten Modulen** * Mobil und im Browser buchen** - Das kommt mit time cockpit dazu - Zeitdaten mit Projektbudgets, Kosten, Umsatz und Forecasts verbinden** - Projektzeit, Arbeitszeit, Abwesenheiten und Freigaben gemeinsam betrachten** - Anwesenheitszeiterfassung, Stundenzettel, Überstunden, Urlaubsplan und Arbeitszeitregeln im Standardumfang nutzen** - Abrechnung, Controlling und Projektleitung auf dieselbe Datenbasis stellen** - Transparente Pakete prüfen, bei denen der volle Funktionsumfang enthalten ist** - Eigene Felder, Entitäten, Listen, Workflows, API, OData und TCQL nutzen** ## Der nächste Schritt nach klassischer Zeiterfassung time cockpit lohnt sich, wenn Sie Zeitdaten nicht nur dokumentieren, sondern für Arbeitszeit, Abwesenheiten, Projekte, Abrechnung und wirtschaftliche Steuerung nutzen wollen. ### Wenn Ihr aktuelles Tool ausreicht Für einfache Anwesenheitsdokumentation, schlanke Stundenerfassung oder kleine Teams kann ein Standardtool genau richtig sein. Nicht jede Organisation braucht sofort Projektcontrolling, Abrechnungslogik oder individuelle Datenmodelle. * Zeiten erfassen und freigeben * einfache Berichte nutzen * Standardprozesse ohne viel Anpassung abbilden ### Wenn Sie mehr Steuerung brauchen time cockpit passt, wenn Ihre Zeitdaten die Grundlage für Projektleitung, Abrechnung, Arbeitszeittransparenz, Controlling und Management werden sollen. Entscheidend ist nicht die Buchung, sondern was Sie danach damit anfangen. * Projektbudgets, Kosten, Umsatz und Marge auswerten * Arbeitszeit, Abwesenheiten und Projektzeit zusammenführen * Überstunden, Zeitmodelle und Arbeitszeitgrenzen nachvollziehbar dokumentieren * Abrechnung und Nachkalkulation auf Zeitdaten stützen * eigene Felder, Prozesse und Reports abbilden * Preise und Funktionsumfang früh einschätzen statt Zusatzmodule nachträglich zusammensuchen ### Projektzeiten wirtschaftlich auswerten Dass Zeiten erfasst wurden, hilft Ihnen wenig. Sie brauchen Antworten: Wie viel Budget ist verbraucht? Welche Leistung können wir stellen? Welches Projekt hat sich nicht gerechnet? time cockpit verbindet Ihre Zeitbuchungen mit Projektcontrolling und Abrechnung. Projektleitung, Backoffice und Management lesen dieselben Zahlen aus derselben Quelle. Mehr dazu: [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) und [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/). ![time cockpit Projektübersicht](/_astro/tc-overview.CkIQgeAc_2lsN4b.webp) ### Arbeitszeit, Abwesenheiten und Projektarbeit zusammenführen Urlaub, Fehlzeiten, Teilzeitmodelle und Arbeitszeitregeln bestimmen, wie viel Projektkapazität Ihnen wirklich bleibt. Pflegen Sie diese Daten getrennt von den Projektzeiten, verlieren Sie genau diesen Zusammenhang. In time cockpit betrachten Sie Anwesenheitszeit, Projektzeit und Abwesenheiten gemeinsam. Soll- und Ist-Zeiten, Pausen, Überstunden, Stundenzettel, Zeitmodelle und Arbeitszeitgrenzen bleiben mit dem Projektgeschäft verbunden. Das hilft bei Planung, Freigaben, Monatsabschluss und bei der Frage, wer nächsten Monat tatsächlich für Kundenprojekte verfügbar ist. Mehr dazu: [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/). ![Mitarbeiter-Dashboard für Arbeitszeit, Abwesenheiten, Überstunden und Projektstunden in time cockpit](/_astro/employee-dashboard-working-time-absence-projects.de.DjaTwxih_2mA27t.webp) ### Activity Tracking als digitaler Assistent In Wissensarbeit, Beratung und IT-Dienstleistung verteilen sich viele kleine Tätigkeiten über den Tag. Am Monatsende fehlen die Details, obwohl die Arbeit tatsächlich stattgefunden hat. time cockpit hilft Ihren Mitarbeitenden, ihren Arbeitstag zu rekonstruieren. Activity Tracking ist dabei kein Selbstzweck: Es sorgt dafür, dass Projektzeiten vollständiger und plausibler werden. Mehr dazu: [Digitale Signale in time cockpit](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/). ![Activity Tracking Übersicht in time cockpit](/_astro/signals-overview.Yilvvgsx_Zc5zTn.webp) ### Reporting und Prozesse an Ihre Organisation anpassen Controlling, Projektleitung, Abrechnung und Management stellen unterschiedliche Fragen an dieselben Zeitdaten. Standardberichte reichen dafür selten aus. time cockpit gibt Ihnen die technische Tiefe für eigene Auswertungen, Integrationen und Prozesse: API, OData, TCQL, eigene Felder, Entitäten, Listen und Aktionen. So rückt die Zeiterfassung an Ihre realen Abläufe heran, statt umgekehrt. Vertiefend dazu: [Anpassbare Zeiterfassung](/de/anpassbare-zeiterfassung/) sowie die Möglichkeiten der [Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/). ![Anpassbare Prozesse und Datenmodelle in time cockpit](/_astro/oncockpit-admin.B42oW8tI_Z1lp7BX.webp) ## Für wen ist diese Alternative besonders relevant? time cockpit passt dort, wo Zeiterfassung nicht nur HR-Pflicht ist, sondern zum Projektgeschäft und zur wirtschaftlichen Steuerung gehört. ### IT-Unternehmen Für Projektgeschäft, Service, Support, Entwicklung, Consulting und interne technische Aufwände. ### Beratungen Für abrechenbare Leistungen, interne Zeiten, Auslastung, Projektbudgets und Nachkalkulation. ### Agenturen Für Kundenprojekte, Budgets, Leistungen, Projektstatus und transparentere Abrechnungsgrundlagen. ### Professional Services Für Organisationen, in denen Zeitdaten Grundlage für Leistung, Steuerung und Profitabilität sind. ## Nicht gegen Ihr aktuelles Tool. Für den nächsten Reifegrad. Viele Tools lösen die tägliche Zeiterfassung gut. Der Wechsel lohnt sich, wenn Ihre Zeitdaten stärker in Projektsteuerung, Abrechnung, Arbeitszeitlogik und Reporting hineinwirken sollen. ### Gute Gründe, beim aktuellen Tool zu bleiben * Ihre wichtigste Anforderung ist schnelle, einfache Zeiterfassung. * Projektcontrolling und Abrechnung passieren bewusst in anderen Systemen. * Standardberichte reichen für Management und Backoffice aus. * Eigene Prozesse, Felder oder Integrationen sind aktuell nicht entscheidend. ### Gute Gründe, time cockpit zu prüfen * Sie brauchen mehr Transparenz zu Projektmargen, Budgetverbrauch und Forecasts. * Arbeitszeit, Projektzeit und Abwesenheiten sollen zusammenpassen. * Anwesenheit, Überstunden, Urlaubsplan und Stundenzettel sollen nicht in separaten HR-Listen gepflegt werden. * Abrechnung und Controlling sollen weniger manuelle Nacharbeit brauchen. * Sie wollen früh verstehen, welche Funktionen im Preis enthalten sind und welche Anpassungen separat zu bewerten sind. * Ihre Organisation benötigt eigene Datenstrukturen, Reports oder Automatisierungen. "Am Monatsende erstellen wir die interne Leistungsverrechnung mit wenigen Mausklicks – sauber validiert und mit allen Nachweisen." ## Prüfen Sie, ob time cockpit zu Ihrem nächsten Schritt passt In einer Demo sehen Sie, wie time cockpit Zeiterfassung, Projektsteuerung, Abrechnung, Arbeitszeitlogik und Reporting verbindet. Wenn Ihr aktuelles Tool seinen Job erledigt, Sie aber mehr aus Ihren Zeitdaten machen wollen, ist time cockpit einen genaueren Blick wert. [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Kostenlos testen](/de/account-erstellen/) ## FAQ: Zeiterfassung Alternative ### Wann ist time cockpit eine sinnvolle Alternative zu einem bestehenden Zeiterfassungstool? Wenn reine Zeiterfassung nicht mehr reicht und Sie Zeitdaten stärker für Projektsteuerung, Abrechnung, Arbeitszeitlogik, Reporting oder Automatisierung nutzen wollen. ### Wodurch unterscheidet sich time cockpit von vielen Standardtools? Das hängt von Ihrem Ziel ab. Viele Tools sind stark bei einfacher Erfassung, Mobile-Workflows, HR-Funktionen oder sehr schlanken Prozessen. time cockpit ist dann interessant, wenn Projektzeit, Arbeitszeit, Controlling, Abrechnung und technische Erweiterbarkeit gemeinsam wichtig sind. ### Muss ich mein bestehendes Tool sofort ersetzen? Nicht unbedingt. Sinnvoll ist zuerst eine fachliche Prüfung: Welche Prozesse bleiben im aktuellen Tool gut abgedeckt, und wo fehlen Daten für Projektleitung, Abrechnung, Controlling oder Management? ### Für welche Unternehmen ist time cockpit besonders geeignet? Für projektorientierte Dienstleister, IT-Unternehmen, Beratungen, Agenturen und andere Organisationen, bei denen Zeitdaten die Grundlage für Kundenprojekte, Abrechnung, Auslastung und Profitabilität sind. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen unsere [Kundeninterviews](/de/case-studies/). ### Kann time cockpit individuelle Anforderungen abbilden? Ja. time cockpit unterstützt eigene Felder, Entitäten, Listen, Workflows, Automatisierungen, Schnittstellen, OData, TCQL und APIs. Damit bilden Sie spezifische Projekt-, Reporting- und Abrechnungsprozesse fachlich ab. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung für Entwicklerteams, die ihre Daten weiterverwenden wollen > Zeiterfassung, die Developer akzeptieren: schnell buchen, verlässliche Zahlen – und per Web API/Queries automatisieren, statt in CSV-Exports stecken zu bleiben. Zeiterfassung als Datenlayer: schnell buchbar fürs Team, belastbar für Abrechnung und Planung. Und wenn ihr Integrationen baut: per Web API/Queries auslesbar und automatisierbar – mit klaren Berechtigungen. [**](/de/account-erstellen/) [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Web API ansehen](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) Weniger Nachfragen über Zahlen – weniger „Excel-Ritual“ am Monatsende. Kunden, die auf time cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Warum Entwickler Zeit tracken (und warum es oft nervt) Nicht wegen Bürokratie, sondern wegen Planung, Abrechnung, Auslastung und Nachkalkulation. Schief geht es, wenn Zeiterfassung nur ein Formular ist – und die Daten am Ende nicht weiterverwendbar sind. **Typische Failure-Modes:** * Buchen ist langsam → Nachträge passieren spät und ungenau * Daten enden im Export → niemand vertraut Reports wirklich * Modell ist zu starr für Rollen/Workflows/„Aufwandstypen“ * Rechte sind unklar → Integrationen werden riskant **Wenn es gut gemacht ist,** wird Zeiterfassung ein brauchbarer Datenstrom: schneller fürs Team, verlässlich für Zahlen – und technisch integrierbar. Wenn ihr primär Projektstunden erfassen möchtet: [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/).\ Wenn ihr Felder/Strukturen an euren Prozess anpassen müsst: [Anpassbare Zeiterfassung](/de/anpassbare-zeiterfassung/). ** ## Eure Vorteile mit time cockpit **Schnell buchen, damit es genutzt wird:** Zeiterfassung scheitert selten am Feature‑Set, sondern an Reibung. Gute UX, sinnvolle Defaults und klare Strukturen sorgen dafür, dass Zeiten nicht „irgendwann später“ nachgetragen werden. **Weniger Kontextwechsel:** Wenn Eingabe und Korrektur leicht sind, bleibt der Flow intakt. ** **Zahlen, die Diskussionen beenden:** Verlässliche Daten pro Projekt/Kunde/Team – mit Freigaben, Reporting und reproduzierbaren Auswertungen. **Abrechnung, Forecast, Auslastung:** Wenn die Daten stimmen, muss niemand mehr „über Zahlen diskutieren“. ** ## Die Realität im Entwickleralltag Softwareentwicklung ist komplex. Entwickler arbeiten gleichzeitig an Features, Bugfixes, Code Reviews, Meetings und Supportfällen. Projekte laufen parallel, Anforderungen ändern sich kurzfristig und Kontextwechsel gehören zum Alltag. Typische Tätigkeiten umfassen beispielsweise: * Implementierung neuer Features * Analyse und Behebung von Fehlern * Code Reviews * Abstimmung im Team * Architekturentscheidungen * Dokumentation * Unterstützung von Support oder Betrieb * Meetings mit Projektmanagement oder Kunden Gerade in dieser Arbeitsumgebung entstehen häufig Probleme bei der Zeiterfassung: * Tätigkeiten sind schwer abgrenzbar * der Kontext wechselt häufig * Zeiten werden nachträglich rekonstruiert * Informationen gehen verloren Die Folge sind ungenaue oder verspätete Einträge. Damit verlieren Zeitdaten schnell ihren Wert für Projektcontrolling und Planung. ** ## Typische Herausforderungen bei der Zeiterfassung in Entwicklerteams ### Kontextwechsel Wenn Zeiterfassung zusätzlich manuell erfolgt, bedeutet jeder Wechsel eine weitere administrative Aufgabe. In der Praxis führt das oft dazu, dass Zeiten erst am Ende des Tages oder sogar erst am Ende der Woche eingetragen werden. ### Manuelle Rekonstruktion von Arbeit Wenn Zeitdaten nicht unmittelbar erfasst werden, müssen Entwickler ihre Tätigkeiten später rekonstruieren. Das ist fehleranfällig und kostet zusätzliche Zeit. ### Fehlende Integration zwischen Tools Wenn Zeiterfassung nicht in die bestehende Toolchain integriert ist, entsteht doppelte Datenpflege. Das reduziert die Akzeptanz erheblich. ### Geringe Transparenz über Projektaufwand Ohne verlässliche Zeitdaten sind Analysen zu Projektaufwand, Profitabilität oder Engpässen nur eingeschränkt möglich. Damit fehlt eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen. ** ## Zeiterfassung, die sich an Entwicklerprozesse anpasst time cockpit verfolgt einen anderen Ansatz als klassische Zeiterfassungssysteme: Statt Entwickler dazu zu zwingen, ihre Arbeitsweise an das Tool anzupassen, ist time cockpit so konzipiert, dass es in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden kann. Das bedeutet: * vorhandene Tools bleiben erhalten * Prozesse können automatisiert werden * Anpassungen sind möglich ** ## Integration in bestehende Systemlandschaften time cockpit stellt eine Web API auf Basis von HTTP/REST/JSON zur Verfügung. Über diese Schnittstelle können andere Systeme direkt mit time cockpit kommunizieren. Dadurch lassen sich beispielsweise folgende Szenarien umsetzen: * Übernahme von Ticketinformationen aus Projektmanagement-Systemen * automatische Erstellung von Zeiteinträgen aus Worklogs * Synchronisation von Projektdaten * automatisierte Berichte für Business-Intelligence-Systeme Die API unterstützt klassische CRUD-Operationen über OData sowie komplexere Abfragen über den Query-Endpoint mit TCQL. Mehr dazu: [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) und die [Web API Übersicht](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html). ** ## Auth & Rechte (damit Integrationen nicht ausufern) Stabil bedeutet nicht, dass jeder alles darf. * Auth über **Personal Access Tokens (PAT)** * Scopes und Permissions trennen klar, wer was darf * Aktionen und Automationen laufen mit definierten Rollen und Regeln Wenn Security/Datenschutz bei euch ein Gate ist: [Sicherheit & Datenschutz](/de/sicherheit-datenschutz/).\ Mehr dazu: [Authentication (PAT)](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/authentication.html) und [Berechtigungen](https://docs.timecockpit.com/doc/data-model-customization/permission.html). ** ## Anpassbarkeit als zentrales Konzept Viele Zeiterfassungssysteme bieten nur begrenzte Möglichkeiten zur Anpassung. time cockpit verfolgt bewusst den umgekehrten Ansatz. Das System erlaubt unter anderem: * Erweiterung des Datenmodells * Definition zusätzlicher Felder * Anpassung von Formularen * Erweiterung von Geschäftslogik Auch komplexere Anforderungen lassen sich umsetzen, etwa projektspezifische Abrechnungsmodelle, individuelle Genehmigungsprozesse oder automatisierte Validierungen. Mehr dazu: [Anpassbare Zeiterfassung](/de/anpassbare-zeiterfassung/). ** ## Automatisierung mit IronPython Neben der strukturellen Anpassung unterstützt time cockpit auch die Integration eigener Logik. Dafür steht eine Skriptumgebung auf Basis von IronPython und .NET zur Verfügung. Damit können Unternehmen Geschäftsregeln implementieren, zum Beispiel: * automatische Berechnung von Feldern * Validierung von Eingaben * Integration mit externen Services * Erstellung komplexer Workflows Mehr dazu: [Scripting Overview](https://docs.timecockpit.com/doc/scripting/overview.html). ** ## Anpassungen als Code verwalten time cockpit unterstützt einen Ansatz, bei dem Anpassungen als Code verwaltet werden können. Das bedeutet: * Anpassungen können versioniert werden * Änderungen lassen sich testen * Migrationen zwischen Test- und Produktionsumgebungen sind nachvollziehbar Gerade für technisch orientierte Teams ist diese Vorgehensweise deutlich besser in bestehende Entwicklungsprozesse integrierbar. ** ## Unterstützung durch Activity Tracking Eine weitere Möglichkeit zur Unterstützung der Zeiterfassung ist das optionale Activity Tracking. Dabei werden Aktivitäten auf dem lokalen Rechner aufgezeichnet, zum Beispiel verwendete Anwendungen, geöffnete Dateien und Zeiträume der Aktivität. Wichtig ist dabei: * die Nutzung ist freiwillig * jeder Nutzer kann die Funktion individuell konfigurieren * das Ziel ist Unterstützung, nicht Kontrolle Das Activity Tracking fungiert somit eher als digitaler Assistent für die Zeiterfassung. Mehr dazu: [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/). ** ## Übersichtliche Darstellung im Kalender Alle Aktivitäten und Zeiteinträge werden in einem grafischen Kalender dargestellt. Dieser Kalender ermöglicht es, den eigenen Arbeitstag schnell zu überblicken: * Aktivitäten werden als Zeitblöcke sichtbar * Einträge können direkt angepasst werden * fehlende Zeiten lassen sich leicht ergänzen Gerade für Entwickler, deren Arbeit aus vielen kleinen Aufgaben besteht, erleichtert diese Darstellung die Rekonstruktion des Arbeitstages erheblich. ** ## Transparenz für Projekte und Unternehmen Unternehmen können beispielsweise analysieren: * Zeitaufwand pro Projekt * Verteilung von Tätigkeiten * Auslastung von Teams * Entwicklung von Projektkosten Diese Informationen sind eine wichtige Grundlage für Projektplanung, Budgetierung, Ressourcenmanagement und strategische Entscheidungen. ** ## Einsatzbereiche time cockpit eignet sich besonders für Organisationen, die projektorientiert arbeiten. Typische Einsatzbereiche sind beispielsweise: * Softwareunternehmen * IT-Dienstleister * Beratungsunternehmen * Agenturen * interne Entwicklungsabteilungen ** ## Fazit Zeiterfassung ist für viele Entwickler zunächst eine ungeliebte Pflichtaufgabe. Gleichzeitig sind Zeitdaten für Unternehmen unverzichtbar. time cockpit verfolgt deshalb einen Ansatz, der auf drei zentralen Prinzipien basiert: * **Integration in bestehende Systeme** * **Anpassbarkeit an individuelle Prozesse** * **Unterstützung durch Automatisierung** Damit entsteht eine Lösung, die Zeiterfassung nicht als isoliertes Werkzeug betrachtet, sondern als Bestandteil der gesamten Projekt- und Systemlandschaft eines Unternehmens. ** ## Nächste Schritte Wenn ihr herausfinden möchtet, wie time cockpit in eurer Organisation eingesetzt werden kann: * [Kostenlose Beratung](/de/termin-vereinbaren/) vereinbaren * time cockpit [30 Tage unverbindlich testen](/de/account-erstellen/) * Mehr über [Integrationsmöglichkeiten](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) und [Anpassungsoptionen](/de/anpassbare-zeiterfassung/) erfahren ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung für IT-Dienstleister mit Projektcontrolling > Zeiterfassung für IT-Dienstleister: Projektzeiten, Projektcontrolling, Abrechnung, Auslastung und Profitabilität in einer anpassbaren Lösung. Time cockpit ist die Zeiterfassung für IT-Dienstleister, die Projektzeiten nicht nur erfassen, sondern für Projektsteuerung, Abrechnung und wirtschaftliche Entscheidungen nutzen wollen. Ob Implementierung, Consulting, Development, Service oder Betrieb: IT-Dienstleister brauchen belastbare Daten zu Aufwand, Auslastung, abrechenbaren Leistungen und Profitabilität. [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Kostenlos testen](/de/account-erstellen/) Für IT-Dienstleister, Software- und Projektunternehmen, technische Beratungen, Managed Service Provider und projektorientierte IT-Unternehmen. Kunden, die auf Time Cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Zeiterfassung für IT-Dienstleister: operative Daten für Projektgeschäft und Steuerung In IT-Dienstleistungsunternehmen reicht es nicht, Anwesenheit zu dokumentieren. Entscheidend sind sauber strukturierte Projektzeiten für Projektgeschäft, Controlling, Abrechnung und wirtschaftliche Entscheidungen. IT-Dienstleister arbeiten selten nach einem einzigen Muster. Kundenprojekte, Workshops, Implementierungen, Change Requests, Support, Wartung, interne Technikthemen und Presales-Aufwände laufen parallel und müssen trotzdem konsistent erfasst und ausgewertet werden. Genau dafür ist time cockpit gemacht: als Zeiterfassung für IT-Dienstleister mit Projektzeiterfassung, Projektcontrolling, Reporting, Abwesenheitsmanagement und anpassbaren Prozessen für die tatsächlichen Abläufe. ## Typische Probleme bei der Zeiterfassung für IT-Dienstleister Die größte Lücke liegt meist nicht beim Buchen selbst, sondern dort, wo Projektgeschäft, Abrechnung und Controlling auf dieselben Daten angewiesen sind. ### Projektzeiten sind da, aber nicht sauber genug für die Steuerung Zeiten werden erfasst, aber zu grob kategorisiert. Dann lässt sich später kaum unterscheiden, was in Workshops, Implementierungen, Custom Development, Serviceleistungen, Nacharbeiten oder interne technische Themen geflossen ist. ### Abrechnung, Projektleitung und Controlling arbeiten mit verschiedenen Datenständen Wenn Consulting, Entwicklung, Projektleitung und Backoffice mit Excel-Listen, Ticketsystemen und manuellen Exporten arbeiten, entsteht kein verlässliches Bild für Abrechnung, Budgetverbrauch, Nachkalkulation und laufende Projektsteuerung. ### Auslastung, Marge und interne Lasten bleiben zu oft unscharf Zwischen Kundenprojekten, laufendem Service, Support, interner Produktpflege, Weiterbildung und Abwesenheiten fehlt oft das gemeinsame Bild. So bleibt verborgen, wo Kapazität gebunden wird und welche Leistungen tatsächlich profitabel sind. ## Warum einfache Standard-Zeiterfassung nicht ausreicht Stunden zu buchen ist noch keine belastbare Grundlage für Projektsteuerung und Profitabilität * Einfache Standard-Zeiterfassung * Zeiten landen in Sammelkategorien statt sauber bei Projekten, Tätigkeiten und sinnvoll ergänzten eigenen Feldern** * Abrechenbare, nicht abrechenbare und interne Stunden lassen sich nur mit manueller Nacharbeit auseinanderhalten** * Projektleitung und Management sehen Budgetverbrauch, Restaufwand und Profitabilität zu spät oder gar nicht** * Service, Projektgeschäft, interne Technikarbeit und Abwesenheiten sind auf mehrere Systeme und Listen verteilt** * Gewachsene Projekt-, Freigabe- und Abrechnungsprozesse sowie eigene Leistungsmodelle lassen sich mit Standardtools kaum abbilden** - Time Cockpit für IT-Dienstleister - Projektzeiten lassen sich sauber Projekten, Tätigkeiten und bei Bedarf eigenen Feldern zuordnen** - Abrechenbare, nicht abrechenbare und interne Aufwände werden transparent auswertbar** - Projektcontrolling liefert Steuerungsinformationen zu Budgetverbrauch, Nachkalkulation, Auslastung und Profitabilität** - Arbeitszeit, Projektzeit, Abwesenheiten sowie Projekt- und Serviceprozesse laufen in einer Lösung zusammen** - Die Lösung lässt sich an reale Projekt-, Freigabe- und Abrechnungsprozesse anpassen** ## Warum Time Cockpit besser zu IT-Dienstleistern passt Time cockpit verbindet Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Arbeitszeitregeln und Projektcontrolling zu einer gemeinsamen operativen Datenbasis. Dadurch werden nicht nur Zeiten dokumentiert, sondern Leistungen sauber klassifiziert, Umsetzungsaufwände nachvollziehbar und Kundenprojekte wirtschaftlich steuerbar. Für IT-Dienstleister entsteht so mehr als eine Zeiterfassung: eine gemeinsame Grundlage für Abrechnung, Projektsteuerung, Auslastung, Nachkalkulation, Teamkapazität und fundierte Entscheidungen zur Profitabilität. ### Besonders relevant für IT-Dienstleister, die * Kundenprojekte nicht nur liefern, sondern wirtschaftlich steuern müssen * Implementierungs-, Consulting-, Service- oder Development-Leistungen abrechnen * interne technische Aufwände und nicht verrechenbare Zeiten sichtbar machen wollen * Auslastung, Marge und Profitabilität über Teams und Geschäftsbereiche hinweg verstehen müssen * eine Lösung suchen, die näher an ihren tatsächlichen Abläufen ist als ein generisches HR-Tool ## Funktionen und Anwendungsfälle für IT-Dienstleister ### Projektbezogene Zeiterfassung Projektzeiten lassen sich sauber Kundenprojekten und Tätigkeiten zuordnen und bei Bedarf durch eigene Felder ergänzen. Das schafft die Grundlage für bessere Transparenz, saubere Abrechnung und steuerbare Projekt- und Serviceprozesse. Gerade in IT-Dienstleistungsunternehmen ist das entscheidend, wenn Implementierungen, Beratungsleistungen, Custom Development, Support und interne Themen parallel laufen. Statt grober Zeitsummen entstehen belastbare Daten pro Kunde, Projekt, Tätigkeit und optionalen Zusatzfeldern. Mehr dazu: [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/). ![Projektbezogene Zeiterfassung im Browser](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) ### Transparenz über abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden Mit time cockpit wird sichtbar, welche Zeiten fakturierbar sind, welche intern anfallen und an welchen Stellen Aufwand entsteht, der für die wirtschaftliche Steuerung relevant ist. Das hilft nicht nur bei der Abrechnung, sondern auch bei zentralen Fragen im Tagesgeschäft: Welche Leistungen sind abrechenbar? Wo entstehen interne technische Aufwände? Welche Stunden binden Kapazität, ohne direkt Umsatz zu erzeugen? Und welche Projekte verlieren Marge? Passende Inhalte dazu: [Nicht verrechenbare Stunden erfassen](/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/) und [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/). ![Projektcontrolling-Auswertung in time cockpit](/_astro/project-controlling.BE-A9YDG_VvGFf.webp) ### Projektcontrolling, Auswertungen und Reports Zeiterfassung wird dann wertvoll, wenn aus Buchungen belastbare Steuerungsinformationen entstehen. time cockpit unterstützt IT-Dienstleister dabei, Projektaufwand, Budgetentwicklung, Auslastung und Profitabilität besser zu verstehen. Statt nur Zeitdaten zu sammeln, können Unternehmen Auswertungen für Budgetverbrauch, Nachkalkulation, Teamkapazität und Marge nutzen und so früher erkennen, wenn Projekte kippen, interne Lasten steigen oder Projekt- und Leistungsmodelle wirtschaftlich nachgeschärft werden müssen. Mehr dazu: [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) und [Nachkalkulation von Projekten](/de/blog/nachkalkulation-projekte/). ![Projekt-Dashboard für Projektcontrolling und Auswertungen](/_astro/project-dashboard-it-systemhaeuser.DFcCfD2n_ZPkRnj.webp) ### Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln mit abbilden Auch Urlaube, Fehlzeiten, Teilzeitmodelle und Arbeitszeitregeln gehören in vielen IT-Dienstleistungsunternehmen zum operativen Alltag. Diese Themen lassen sich mit time cockpit mit abbilden, statt sie in ein separates Nebensystem auszulagern. Das ist besonders dann wichtig, wenn Teams parallel in Projekten, im Service oder in der technischen Beratung arbeiten und Verfügbarkeit, Kapazität und Planbarkeit nicht isoliert von Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln betrachtet werden können. Mehr dazu: [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/). ![Abwesenheitskalender](/_astro/absence-time-calendar.BhAfOg-L_1SIp4j.webp) ### Anpassbarkeit an reale Prozesse Nicht jeder IT-Dienstleister arbeitet gleich. Deshalb ist eine Zeiterfassungslösung besonders wertvoll, wenn sie sich an bestehende Projektstrukturen, Tätigkeiten, eigene Felder und Freigabeprozesse anpassen lässt. Wenn Sie eigene Projekt- und Service-Strukturen, Tätigkeiten, zusätzliche Felder, Freigaben, Workflows oder Reports benötigen, darf die Software nicht zum Bremsklotz werden. Genau hier liegt ein wesentlicher Unterschied zu generischen Tools und zu reinen HR-Lösungen. Mehr dazu: [Anpassbare Zeiterfassung](/de/anpassbare-zeiterfassung/) und [Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/). ![Anpassbarkeit von time cockpit](/_astro/oncockpit-admin.B42oW8tI_Z1lp7BX.webp) ## Für welche IT-Dienstleister ist Time Cockpit geeignet? Besonders für Unternehmen, die projektorientiert arbeiten und Aufwand, Abrechnung, Auslastung und Profitabilität gemeinsam steuern wollen. ### Besonders passend für * IT-Dienstleister * Software- und Projektunternehmen * technische Beratungen * Managed Service Provider * projektorientierte IT-Unternehmen mit mehreren Teams, Geschäftsbereichen oder Projektgruppen ### Typische Einsatzszenarien * Kundenprojekte wirtschaftlich steuern * Implementierungsaufwände transparent machen * Consulting- und Development-Leistungen sauber dokumentieren * Service, Support und Projektgeschäft gemeinsam auswerten * interne technische Aufwände sichtbar machen * Abrechnung und Controlling auf eine gemeinsame Datenbasis stellen ## Wenn einfache Zeiterfassung nicht mehr reicht Wer Projektzeiten für Projektsteuerung, Abrechnung und Profitabilität nutzen will, braucht mehr als ein Tool zum bloßen Stundenbuchen. Genau dort setzt time cockpit an: als Zeiterfassung für IT-Dienstleister, die Projektzeiten, Abrechnung, Auslastung und Profitabilität auf eine gemeinsame Grundlage stellen wollen. [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Kostenlos testen](/de/account-erstellen/) ## FAQ: Zeiterfassung für IT-Dienstleister ### Warum reicht einfache Zeiterfassung für IT-Dienstleister oft nicht aus? Weil IT-Dienstleister nicht nur Anwesenheit dokumentieren, sondern Kundenprojekte steuern, Leistungen abrechnen, interne Aufwände sichtbar machen und wirtschaftlich fundierte Entscheidungen treffen müssen. Dafür reichen reine Zeitlisten oder einfache Stundensammlungen meist nicht aus. ### Wie hilft Time Cockpit bei abrechenbaren und internen Stunden? Mit time cockpit lassen sich Zeiten differenziert nach Projekten und Tätigkeiten erfassen und bei Bedarf mit eigenen Feldern ergänzen. Dadurch wird sichtbar, welche Stunden fakturierbar sind, welche intern anfallen und wo wirtschaftlich relevanter Aufwand entsteht. ### Kann Time Cockpit Projektcontrolling und Auswertungen unterstützen? Ja. Time cockpit unterstützt bei Budgetverbrauch, Nachkalkulation, Auslastung, Reports und Profitabilitätsbetrachtungen. Aus Zeiterfassung werden dadurch belastbare Steuerungsinformationen für Projektgeschäft, Projektleitung und Management. ### Ist Time Cockpit nur für Serviceunternehmen geeignet oder auch für Software- und Projektunternehmen? Die Lösung passt nicht nur zu klassischen Serviceorganisationen, sondern auch zu Software- und Projektunternehmen, technischen Beratungen, Managed Service Providern und anderen IT-Dienstleistern mit projektorientierter Arbeit. ### Wie gut lässt sich die Lösung an bestehende Prozesse anpassen? Wenn Sie eigene Tätigkeiten, Projektstrukturen, zusätzliche Felder, Freigaben, Workflows oder Reports benötigen, lässt sich time cockpit an diese Anforderungen anpassen. Gerade für gewachsene Projekt- und Abrechnungsprozesse ist das ein wichtiger Unterschied zu Standardtools. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung für IT-Systemhäuser mit Projektcontrolling > Zeiterfassung für IT-Systemhäuser, MSPs und IT-Dienstleister: Projektzeiten, abrechenbare Stunden, Auswertungen und Projektcontrolling in einer Lösung. Time cockpit ist die Zeiterfassung für IT-Systemhäuser, Managed Service Provider und IT-Dienstleister, die Zeiten nicht nur erfassen, sondern Projekte, Auslastung und Profitabilität besser steuern wollen. Viele IT-Systemhäuser suchen eine Lösung, die mehr kann als Arbeitszeiten dokumentieren. Wer Projekte abrechnet, Serviceleistungen auswertet und Teams steuert, braucht eine Lösung, die Zeiterfassung und Projektcontrolling zusammenbringt. [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Kostenlos testen](/de/account-erstellen/) Für projektorientierte IT-Unternehmen mit Serviceprojekten, Supportleistungen und abrechenbaren Stunden. Kunden, die auf Time Cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Zeiterfassung für IT-Systemhäuser: mehr als nur Stunden erfassen In IT-Systemhäusern geht es nicht nur um Arbeitszeiterfassung, sondern auch um projektbezogene Buchungen, Abrechnung, Transparenz und Steuerung. In IT-Systemhäusern reicht einfache Zeiterfassung oft nicht aus. Neben der Arbeitszeiterfassung geht es auch um projektbezogene Buchungen, abrechenbare Leistungen, interne Aufwände, Abwesenheiten und aussagekräftige Auswertungen. Genau dafür ist time cockpit gemacht: als Zeiterfassung für IT-Systemhäuser mit Projektcontrolling, Reporting und operativer Transparenz. ## Typische Probleme in IT-Systemhäusern Viele Teams erfassen bereits Zeiten. Die eigentliche Lücke entsteht erst danach: bei Struktur, Auswertung und Steuerbarkeit. ### Projektzeiten sind erfasst, aber nicht auswertbar Zeiten werden zwar gebucht, aber nicht so strukturiert, dass sichtbar wird, wie viel Aufwand wirklich in Kundenprojekten, Serviceleistungen oder internen Themen steckt. ### Abrechnung und Controlling laufen auseinander Wenn Projektzeiten nicht sauber erfasst sind, wird die Abrechnung aufwendig. Gleichzeitig fehlen verlässliche Grundlagen für Nachkalkulation, Controlling und wirtschaftliche Steuerung. ### Service, Projekte und interne Themen sind getrennt Supportfälle, Projektgeschäft, interne Aufgaben, Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln laufen oft in getrennten Tools. Dadurch fehlt ein gemeinsames Bild auf Aufwand, Auslastung und Profitabilität. ## Warum einfache Standard-Zeiterfassung nicht ausreicht Zeiten dokumentieren ist nicht dasselbe wie ein IT-Systemhaus steuern * Einfache Standard-Zeiterfassung * Arbeitszeiten werden erfasst, aber nicht sauber Projekten oder Leistungsarten zugeordnet** * Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden sind nur schwer auswertbar** * Projektleiter und Geschäftsführung haben zu wenig Transparenz über Aufwand, Budget und Marge** * Service, Projektgeschäft, interne Aufgaben und Abwesenheiten laufen in getrennten Systemen** * Starre Standardtools passen schlecht zu gewachsenen Prozessen in IT-Systemhäusern** - Time Cockpit für IT-Systemhäuser - Projektzeiten lassen sich sauber Projekten, Aufgaben und Leistungsarten zuordnen** - Abrechenbare und interne Aufwände werden transparent auswertbar** - Projektcontrolling liefert Steuerungsinformationen zu Aufwand, Budgetentwicklung und Profitabilität** - Arbeitszeit, Projektzeit, Abwesenheiten und operative Prozesse laufen in einer Lösung zusammen** - Die Lösung lässt sich an reale Prozesse und gewachsene Strukturen anpassen** ## Warum Time Cockpit besser passt Time cockpit verbindet Zeiterfassung, Arbeitszeiterfassung und Projektcontrolling in einer Lösung. Dadurch werden nicht nur Stunden dokumentiert, sondern Aufwände nachvollziehbar, Leistungen auswertbar und Projekte besser steuerbar. Gerade für IT-Systemhäuser entsteht so mehr als reine Zeiterfassung: eine belastbare Grundlage für Abrechnung, Projektsteuerung, Auslastung und wirtschaftliche Entscheidungen. ### Besonders relevant für IT-Systemhäuser, die * projektbezogen arbeiten * Leistungen gegenüber Kunden abrechnen * Transparenz über Stunden und Aufwände brauchen * Auslastung und Profitabilität besser verstehen wollen * mehr als ein generisches Zeiterfassungstool suchen ## Funktionen und Anwendungsfälle für IT-Systemhäuser ### Projektbezogene Zeiterfassung Arbeitszeiten und Projektzeiten lassen sich sauber Projekten, Aufgaben und Leistungsarten zuordnen. Das verbessert Transparenz, Steuerung und Abrechnungsfähigkeit. Gerade im IT-Systemhaus ist das entscheidend, wenn Serviceeinsätze, Projektarbeit und interne Leistungen parallel laufen. Statt unscharfer Zeitsummen entstehen belastbare Daten pro Kunde, Projekt und Leistungsart. Mehr dazu: [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/). ![Projektbezogene Zeiterfassung im Browser](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) ### Transparenz über abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden Mit time cockpit wird sichtbar, welche Zeiten fakturierbar sind, welche intern anfallen und wo Aufwand entsteht, der wirtschaftlich relevant ist. Das hilft nicht nur bei der Abrechnung, sondern auch bei der Beantwortung zentraler Managementfragen: Wo entsteht Marge? Wo gehen Stunden verloren? Welche Leistungen werden erbracht, aber nicht sauber sichtbar? Passende Inhalte dazu: [Nicht verrechenbare Stunden erfassen](/de/blog/nicht-verrechenbare-stunden-erfassen/) und [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/). ![Projektcontrolling-Auswertung in time cockpit](/_astro/project-controlling.BE-A9YDG_VvGFf.webp) ### Projektcontrolling, Auswertungen und Reports Zeiterfassung ist nur dann wirklich wertvoll, wenn daraus Steuerungsinformationen entstehen. time cockpit unterstützt IT-Systemhäuser dabei, Projektaufwand, Budgetentwicklung und Profitabilität besser zu verstehen. Statt reine Zeitdaten zu sammeln, können Unternehmen gezielt Auswertungen nutzen, um fundierter zu steuern, Nachkalkulationen zu verbessern und bessere Entscheidungen zu treffen. Mehr dazu: [Wichtige Kennzahlen aus Projektzeiterfassungsdaten](/de/blog/wichtige-unternehmenskennzahlen-projektzeiterfassung/) und [Nachkalkulation von Projekten](/de/blog/nachkalkulation-projekte/). ![Projekt-Dashboard für Projektcontrolling und Auswertungen](/_astro/project-dashboard-it-systemhaeuser.DFcCfD2n_ZPkRnj.webp) ### Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln mit abbilden Auch Urlaube, Fehlzeiten und Arbeitszeitmodelle gehören in vielen IT-Systemhäusern zum operativen Alltag. Diese Themen lassen sich mit time cockpit mit abbilden, statt in ein separates Nebensystem auszulagern. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie nicht nur wissen wollen, woran Ihr Team arbeitet, sondern auch, wer verfügbar ist, welche Arbeitszeitregeln gelten und wie sich Abwesenheiten auf Kapazität und Planung auswirken. Mehr dazu: [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/). ![Abwesenheitskalender](/_astro/absence-time-calendar.BhAfOg-L_1SIp4j.webp) ### Anpassbarkeit an reale Prozesse Nicht jedes IT-Systemhaus arbeitet gleich. Deshalb ist eine Zeiterfassungslösung besonders wertvoll, wenn sie sich an bestehende Prozesse anpassen lässt. Wenn Sie eigene Leistungsarten, Projektstrukturen, Freigaben, Felder oder Reports benötigen, muss die Software nicht zum Bremsklotz werden. Genau hier liegt ein wesentlicher Unterschied zu generischen Tools. Mehr dazu: [Anpassbare Zeiterfassung](/de/anpassbare-zeiterfassung/) und [Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/). ![Anpassbarkeit von time cockpit](/_astro/oncockpit-admin.B42oW8tI_Z1lp7BX.webp) ## Für welche IT-Systemhäuser ist Time Cockpit geeignet? Besonders für Unternehmen, die ihr Projekt- und Servicegeschäft nicht nur dokumentieren, sondern wirtschaftlich steuern wollen. ### Besonders passend für * IT-Systemhäuser * Managed Service Provider * IT-Dienstleister * projektorientierte IT-Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden oder Teams ### Typische Einsatzszenarien * Projektgeschäft und Servicegeschäft parallel steuern * Arbeitszeiten und Projektzeiten strukturiert auswerten * Zeiterfassung für Abrechnung und Controlling nutzen * mehr Transparenz über Aufwand, Auslastung und Profitabilität schaffen ## Wenn einfache Zeiterfassung nicht mehr reicht Wer mehr als Start/Stop-Zeiterfassung braucht, braucht eine Lösung, die Projektcontrolling, Auswertungen und operative Steuerung unterstützt. Genau dort setzt time cockpit an: als Zeiterfassung für IT-Systemhäuser, die nicht nur Stunden sammeln, sondern ihr Geschäft fundierter steuern wollen. [Demo buchen](/de/termin-vereinbaren/)[Kostenlos testen](/de/account-erstellen/) ## FAQ: Zeiterfassung für IT-Systemhäuser ### Warum ist eine spezielle Zeiterfassung für IT-Systemhäuser sinnvoll? Weil IT-Systemhäuser andere Anforderungen haben als Unternehmen, die nur Arbeitszeiten dokumentieren. Es geht oft auch um Projektzeiten, Abrechnung, Auswertungen, Serviceleistungen und wirtschaftliche Steuerung. ### Ist Time Cockpit nur eine Arbeitszeiterfassung? Nein. Time cockpit verbindet Arbeitszeiterfassung mit Projektcontrolling, Reporting, Abwesenheiten und weiteren Funktionen für projektorientierte Dienstleistungsunternehmen. ### Für wen ist Time Cockpit besonders geeignet? Für IT-Systemhäuser, Managed Service Provider und IT-Dienstleister mit projektorientierter Arbeit und Anforderungen rund um Transparenz, Auswertung und Steuerung. ### Kann man mit Time Cockpit auch abrechenbare Stunden auswerten? Ja. Gerade für IT-Systemhäuser ist es wichtig, abrechenbare und nicht abrechenbare Leistungen sauber auszuwerten. Genau hier entsteht ein wesentlicher Mehrwert. ### Worin unterscheidet sich Time Cockpit von einfachen Zeiterfassungstools? Der Unterschied liegt in der Verbindung aus Zeiterfassung, Projektcontrolling, Auswertungen und operativer Steuerung. Dadurch wird aus Zeiterfassung ein echtes Management-Werkzeug. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Schnittstellen und API für die Zeiterfassung > Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen. Nutzen Sie die leistungsstarke Web API, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen. ## time cockpit Web API – Effiziente Datenintegration und Automatisierung Die time cockpit [Web-API](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html) ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeiterfassung nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren, Daten effizient zu verwalten und Workflows zu automatisieren. Dank ihrer REST-basierten Architektur bietet sie maximale Flexibilität und lässt sich individuell an Ihre Anforderungen anpassen. #### Zugriff auf Daten und Integration in bestehende Systeme. Mit der Web API können Sie umfassend auf Daten in time cockpit zugreifen. Der OData Endpoint erlaubt es Ihnen, CRUD-Operationen (Create, Read, Update, Delete) durchzuführen. Dadurch können Sie Tools wie Microsoft Power BI oder Excel nutzen, um interaktive Berichte zu erstellen, Daten zu analysieren oder für weiterführende Zwecke zu exportieren. Für komplexere Anforderungen bietet der Query Endpoint die Möglichkeit, beliebige Daten mithilfe der time cockpit Query Language (TCQL) abzufragen. Diese Funktion eignet sich ideal für Szenarien, in denen Sie Daten in externe Systeme übertragen oder detaillierte Analysen durchführen möchten. Ergänzt wird dies durch den List Endpoint, der wie eine datenbankbasierte Ansicht funktioniert. Mit diesem Endpoint können benutzerdefinierte Listen in time cockpit erstellt und über die API bereitgestellt werden, beispielsweise für projektspezifische Berichte oder Controlling-Auswertungen. ### Effiziente Benutzerverwaltung für große Organisationen In Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden wird die manuelle Verwaltung von Benutzerkonten schnell unpraktisch. Mit der User Management API können Benutzerkonten automatisiert erstellt, aktualisiert oder deaktiviert werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn führende HR-Systeme wie Personio oder SAP im Einsatz sind. Onboarding- und Offboarding-Prozesse lassen sich vollständig automatisieren, wodurch Zugriffsrechte zuverlässig verwaltet werden und keine inaktiven Konten im System verbleiben. ** ### Sicherheit und Berechtigungen Die Authentifizierung an der Web API erfolgt über Personal Access Tokens (PAT), sodass nur autorisierte Benutzer auf sensible Daten zugreifen können. Die API ist vollständig in das bestehende Berechtigungssystem von time cockpit integriert und bietet höchste Zuverlässigkeit für Ihre Daten. ** ### SQL ist Ihre Leidenschaft? Wenn Sie lieber auf traditionelle Weise Daten abfragen möchten, kein Problem. Sie können uns unter kontaktieren, um einen read-only Datenbankzugriff zu erhalten. Auf diese Weise können Sie time cockpit mit anderen Tools wie Power BI oder Tableau integrieren und das volle Potenzial Ihrer Daten nutzen. Schließlich handelt es sich um Ihre Datenbank und Ihre Daten. ``` SELECT * FROM APP_Timesheet INNER JOIN APP_UserDetail ON Relation_APP_UserDetail = APP_UserDetailUuid ``` ### Importieren Sie Ihre Excel-Daten Sie haben viele Ihrer Daten in Excel-Tabellen? Nutzen Sie den integrierten [Excel-Importer](https://docs.timecockpit.com/doc/data-exchange/import.html) von time cockpit. Ordnen Sie Ihre Excel-Arbeitsblätter den time cockpit-Tabellen zu, testen Sie den Import und laden Sie Ihre vorhandenen Daten in time cockpit. ![Excel importer](/_astro/excel-importer.CAuY850m_1iMNt6.webp) ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen ### Welche Vorteile bietet die Anpassbarkeit für mein Unternehmen? Time cockpit wird mit einem umfangreichen Funktionsumfang ausgeliefert, aber die Anpassbarkeit ermöglicht es Ihnen, time cockpit an Ihre spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse anzupassen. Ihr Unternehmen kann effizienter und effektiver arbeiten, Zeit und Geld sparen und ein System nutzen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, ein System zu verwenden, das nicht optimal für Ihr Unternehmen funktioniert. Stattdessen haben Sie ein System, das perfekt auf die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist und mit Ihnen wachsen kann. ### Kann ich time cockpit selbst anpassen? Ja, Sie können time cockpit selbst mithilfe des OnCockpitAdmin anpassen. Der OnCockpitAdmin kann von unserer Website heruntergeladen werden und bietet eine Oberfläche zur Anpassung aller Aspekte von time cockpit. Sie können Datenstrukturen, Benutzeroberfläche, Geschäftslogik, Berichte und vieles mehr anpassen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Werfen Sie einen Blick auf unsere [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com), um loszulegen. ### Können Sie time cockpit für mich anpassen? Absolut. Unser Team wird Sie bei jedem Schritt unterstützen. Wir beginnen mit einem Gespräch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was Sie benötigen, und arbeiten dann eng mit Ihnen zusammen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht. Sobald wir die Anpassungen abgeschlossen haben, unterstützen wir Sie, damit Sie das Beste aus der Plattform herausholen können. ### Wie funktioniert der Anpassungsprozess? Wir bevorzugen einen agilen Ansatz. Der Anpassungsprozess ist darauf ausgelegt, kollaborativ und transparent zu sein, mit regelmäßiger Kommunikation und Feedback des Kunden, um sicherzustellen, dass das Endergebnis Ihren Erwartungen entspricht. Wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen den Umfang und die Ziele der Anpassung aus. Sobald wir ein klares Verständnis davon haben, setzen wir Ihre maßgeschneiderte Lösung um. Sie haben die Möglichkeit, die Anpassungen zunächst in einer Sandbox-Umgebung zu testen. Sobald wir die Freigabe nach Ihren Tests erhalten haben, werden Ihre neuen Funktionen in Ihrer Produktivumgebung ausgerollt. ### Wie lange dauert es in der Regel, time cockpit anzupassen? Die Durchlaufzeit für die Anpassung von time cockpit hängt von der Komplexität Ihrer spezifischen Anforderungen ab. Time cockpit bietet bereits einen großen Funktionsumfang, sodass die Anpassungen in der Regel schneller umsetzbar sind als eine Individualentwicklung. Unser Team arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um Ihre Anforderungen genau zu verstehen und Ihnen einen Zeitplan für die Anpassungen zu liefern. ### Mit welchen Kosten ist die Anpassung von time cockpit verbunden? Die Kosten für eine Anpassung hängen vom Umfang der Arbeiten ab. Sie können unseren aktuellen Stundensatz auf unserer [Preisseite](/de/preis/) einsehen. Es gibt keine fortlaufenden, regelmäßigen Wartungsgebühren für die speziell für Sie vorgenommenen Anpassungen. Jegliche zukünftige Entwicklung und Wartung wird auf Stundenbasis und in enger Abstimmung mit Ihnen oder Ihrem Team durchgeführt. Die Anpassungen erhöhen nicht Ihre benutzerabhängigen Lizenzkosten. ### Steht nach Fertigstellung der Anpassungen Support zur Verfügung? Wir bieten fortlaufenden Support, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Fragen zu Ihren Anpassungen haben, werden wir mit Ihnen zusammenarbeiten, um diese zu lösen. Unser Team steht Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. ### Was ist, wenn mein time cockpit angepasst ist? Erhalte ich trotzdem Softwareupdates? Ja! Wenn Sie Ihr time cockpit anpassen, haben Sie weiterhin Zugriff auf alle Standardfunktionen. Unser Anpassungsprozess zielt darauf ab, neue Funktionen hinzuzufügen und die Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen, ohne dabei Standardfunktionen zu entfernen. Egal, ob Sie time cockpit as-is verwenden oder es an Ihre individuellen Arbeitsabläufe angepasst haben, Sie können auch in Zukunft von allen Standardfunktionen profitieren. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassungssoftware aus Österreich für Arbeits- und Projektzeiten > Zeiterfassungssoftware aus Österreich für Arbeits- und Projektzeiten. Mit österreichischen Feiertagen, Arbeitszeitmodellen und persönlicher Betreuung. In Österreich entwickelt und persönlich betreut: Erfassen Sie Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten in einer anpassbaren Software. [Jetzt kostenlos testen!](/de/account-erstellen/) Kunden die auf time cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Zeiterfassung in Österreich entwickelt und betreut Time cockpit wurde von einem österreichischen Team entwickelt und wird in [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/) betrieben, in Rechenzentren in Europa. Unser erfahrenes Team bringt mehr als ein Jahrzehnt Know-how in den Bereichen Zeiterfassung, Prozessoptimierung und Softwareentwicklung mit. **Lokale Expertise:** Als ein in Österreich entwickeltes Produkt verstehen wir die spezifischen Herausforderungen und gesetzlichen Rahmenbedingungen genau. Mit dieser tiefgehenden Kenntnis unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizient und transparent zu gestalten. **Erfahrener Support:** Wir bieten Ihnen individuelle Beratung und [kontinuierliche Unterstützung](/de/der-unterschied/). Wir hören nicht beim Einführungsprojekt auf, sondern begleiten Sie während der gesamten Nutzung von time cockpit. Zudem bieten wir E-Mail-Support in deutscher Sprache, bei dem Sie direkt mit dem Produktteam und den Entwicklern hinter time cockpit kommunizieren. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. ## Software zur Arbeitszeiterfassung für österreichische Unternehmen **Arbeitszeitmodelle und Historie:** Time cockpit unterstützt gängige österreichische Arbeitszeitmodelle, inklusive historischer Speicherung für eine einfache Nachvollziehbarkeit. Zudem können Sollstunden pro Tag individuell konfiguriert werden, um den spezifischen Anforderungen Ihrer Mitarbeiter und Projekte gerecht zu werden. **Arbeitszeitverletzungen kontrollieren:** Time cockpit unterstützt Sie dabei, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes zu überwachen. Unsere Software erkennt automatisch Verstöße wie Überschreitungen der maximalen Arbeitszeit oder nicht eingehaltene Ruhezeiten und informiert Sie über mögliche Probleme und hilft Ihnen, potenzielle Risiken zu minimieren. Mehr dazu finden sie in unserer [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/working-time-regulations.html). **Digitaler Stundenzettel:** Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten, Urlaube, Feiertage, Zeitguthaben (ZA-Konto), Urlaubskonten und Homeoffice werden übersichtlich auf den Stundenzetteln angedruckt, um eine transparente Dokumentation sicherzustellen. ![Stundenzettel](/_astro/time-report.DZJq5DIM_nY00C.webp) **Homeoffice-Integration:** Homeoffice-Zeiten lassen sich hinterlegen, auswerten und erscheinen übersichtlich auf dem Stundenzettel. Besonders in Österreich, wo die Homeoffice-Pauschale eine wichtige Rolle spielt, ist diese Funktion unverzichtbar. **Feiertagskalender:** Nutzen Sie die integrierten österreichischen Feiertagskalender, die automatisch berücksichtigt werden und für verschiedene Branchen flexibel anpassbar sind. Zusätzlich können Sie eigene Feiertagskalender erstellen, um spezifische betriebliche Anforderungen abzudecken. **Zeitausgleich und Sonderurlaub:** Planen Sie problemlos Zeitausgleich oder Sonderurlaube wie Umzug oder Hochzeit ein. Diese sind so konfiguriert, dass sie das Urlaubskonto nicht belasten. ![Urlaube](/_astro/vacations.DMUzQvrN_9ttxm.webp) **Projektzeiterfassung:** Erfassen Sie minutengenau, welche Aufgaben und Projekte Ihre Mitarbeiter bearbeiten. Mit umfassenden Analysefunktionen erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Projektkosten und steigern die Effizienz Ihrer Ressourcen. **Semi-Automatische Zeiterfassung:** Der [Activity Trackers](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) funktioniert wie ein digitaler Assistent. Er erspart Ihnen, mühsam Notizen darüber zu führen, was Sie den ganzen Tag über gemacht haben. Stattdessen zeichnet er automatisch Ihre Aktivitäten auf – von genutzten Anwendungen über bearbeitete Dateien bis hin zu Pausen. **Projektabrechnung:** Erstellen Sie Rechnungen nach österreichischen Vorgaben – inklusive Rechnungspositionen, Leistungsnachweisen, Umsatzsteuer-Handling und mehr. **Berichtswesen und Auswertungen:** Nutzen Sie individuell anpassbare Reports und Dashboards, um Daten zu analysieren und die Performance Ihrer Projekte besser zu verstehen. ![Time Cockpit im Browser](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) **100% Cloud:** Unsere Software wird in hochsicheren Rechenzentren innerhalb Europas betrieben. Sie profitieren von höchster Verfügbarkeit, umfassendem Datenschutz und nahtlosen Updates, die Ihre Zeiterfassung immer auf dem neuesten Stand halten. ** ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Zeiterfassung selbst programmieren oder besser kaufen und anpassen? > Erfahren Sie, wie Sie mit einer anpassbaren Standardlösung die Vorteile von Eigenentwicklung und fertiger Software kombinieren. Sie haben spezielle Projektstrukturen, eigene Prozesse und Workflows? Sie haben schon mehrere Tools ausprobiert aber keines bildet Ihre Realität wirklich ab? Dann wirkt „wir bauen unsere Zeiterfassung einfach selbst“ oft wie der logische nächste Schritt. [Kostenlose 30-Minuten-Beratung vereinbaren](/de/termin-vereinbaren/) Kunden die auf time cockpit vertrauen [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Zahlt es sich aus Zeiterfassungssoftware selbst zu programmieren? Eine realistische Betrachtung von Aufwand, Risiken und Alternativen. Viele Unternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung: Sie benötigen eine Zeiterfassung, die exakt zu ihren Projekten, Rollen, Abrechnungsmodellen und Prozessen passt. Standardtools wirken zu starr, die Pakete und Module sind schwer einzuschätzen – und am Ende entsteht der Eindruck: **„Unsere Anforderungen sind so speziell – wir müssen unsere Zeiterfassung selbst programmieren.”** Die Eigenentwicklung wirkt naheliegend, führt aber oft zu hohen laufenden Kosten, komplexer Wartung und langfristigen Abhängigkeiten vom eigenen Entwicklerteam. Genau hier setzt eine anpassbare Standardlösung wie time cockpit an. ## Zeiterfassung programmieren oder anpassbare Standardlösung nutzen? Der Vergleich auf einen Blick * Eigene Zeiterfassung programmieren * Volle Kontrolle über Funktionen und Weiterentwicklung** * Hoher initialer Aufwand (Planung, Architektur, Umsetzung)** * Laufende Wartung, Sicherheitsupdates & Gesetzesänderungen selbst tragen** * Kleiner Funktionsumfang zu Beginn, wächst nur langsam** * Stark abhängig vom Wissen einzelner Entwickler:innen** * Nicht die Kernkompetenz des Unternehmens** * Versteckter Gesamtaufwand über den gesamten Lebenszyklus** - Anpassbare Standardlösung (z. B. time cockpit) - Sofort nutzbare Basisfunktionen** - Regelmäßige Updates, Sicherheit & gesetzliche Anpassungen inklusive** - Umfassender Funktionsumfang bereits im Standard** - Anpassbares Datenmodell, Validierungen & Geschäftslogik** - Spezifische Zusatzfunktionen können bei Bedarf entwickelt werden** - Unabhängigkeit durch offene Schnittstellen & internes Customizing** - Schnelle Integration über Web-API** - Persönliche Beratung und Unterstützung** - Planbare Kosten** ## Eigenentwicklung vs. anpassbares Standardprodukt #### Eigenentwicklung: Hohe Flexibilität, aber hohe Belastung Wer Zeiterfassung selbst entwickelt, übernimmt automatisch Verantwortung für: * Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung * Sicherheit, Updates und gesetzliche Vorgaben * Framework-Upgrades und Systembetrieb * Abbildung neuer Arbeitszeitmodelle * Fehleranalyse und langfristige Wartung Oft entsteht eine Lösung, die zwar funktioniert, aber im Alltag große Risiken mit sich bringt: Know-how hängt an einzelnen Personen, Erweiterungen dauern länger als geplant und das System kommt schnell an seine technischen Grenzen. ![Custom Development Challenges](/_astro/custom_development_challenges.BXUPefVt_Z13wsPj.webp) #### Bereits enthalten – sofort einsatzbereit time cockpit bietet Ihnen eine professionelle Basis: * Projekt- und Tätigkeitszeiterfassung * Arbeitszeiterfassung inkl. Pausen, Arbeitszeitmodelle, Überstunden etc. * Abwesenheitsmanagement * Budget- und Auslastungsübersichten * Activity Tracking * Rollen- und Berechtigungssystem * Sicherer Cloud-Betrieb in der EU Diese Basis deckt typische Anforderungen vollständig ab ohne eigenen Entwicklungsaufwand. ![Time Cockpit im Browser](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) #### Anpassen statt neu programmieren! Dort, wo Sie besondere Anforderungen haben, lässt sich time cockpit erweitern: * eigenes Datenmodell und User Interface * zusätzliche Felder und Entitäten * individuelle Logiken und Validierungen * Automatisierungen und Workflows * Integrationen über die Web-API * kundenspezifische Reports und Dashboards Damit bildet das System genau Ihre Abläufe ab, flexibel wie eine Eigenentwicklung, aber ohne deren Nachteile. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/customization.mp4) #### Kein Vendor Lock-in: selbst erweitern, unabhängig bleiben Viele Unternehmen fürchten Abhängigkeiten von Herstellern. Time cockpit wurde deshalb bewusst offen gestaltet: * Anpassungen können intern oder durch Partner umgesetzt werden * Datenmodell ist vollständig erweiterbar * sämtliche Daten sind über offene Schnittstellen verfügbar * Sie bestimmen selbst, wie tief Sie integrieren oder erweitern möchten So behalten Sie maximale Kontrolle ohne den kompletten Entwicklungsaufwand eines eigenen Systems. ![Vendor Lock-in](/_astro/vendor-lock-in.DlnGBvuk_10JIUJ.webp) #### Wann eine anpassbare Standardlösung die bessere Entscheidung ist Eine Lösung wie time cockpit eignet sich besonders für Unternehmen, die: * komplexe oder individuelle Prozesse abbilden müssen, * eine stabile, wartbare Plattform wünschen, * flexibel bleiben wollen, ohne ein eigenes Produkt zu bauen, * Zeiterfassung nicht als Kerngeschäft sehen, * dennoch professionelle, verlässliche Funktionen benötigen. ![Customizable Standard Solution](/_astro/customizable_standard_solution.qV4Vyr_4_2oNDEB.webp) #### Schnell starten, flexibel bleiben, langfristig weniger Aufwand Eine vollständig selbst programmierte Zeiterfassung klingt nach maximaler Freiheit. In der Praxis führt sie jedoch zu hohen Kosten und dauerhafter Wartungslast. Eine anpassbare Standardlösung liefert: * sofort nutzbare Funktionen, * hohe Erweiterbarkeit, * lange Zukunftssicherheit, * geringen eigenen Entwicklungsaufwand, * volle Kontrolle über Daten und Prozesse. Sie erhalten ein System, das heute funktioniert – und morgen mit Ihren Anforderungen wächst. ![Startup Speed Scalability](/_astro/startup-speed-future-scalability.D0NuqEAk_ZlK5Xd.webp) --- # Grafischer Kalender > Alles auf einen Blick – Zeitbuchungen, Abwesenheiten, Arbeitszeitstatistiken, Musterbuchungen, Office 365-Integration. 30 Tage kostenlos testen! Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt. [Akzeptieren Sie bitte Cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)), um das Video anzuzeigen. [30 Tage gratis testen](/de/account-erstellen/) [Kostenlose Beratung buchen](/de/termin-vereinbaren/) ## Visuelle Zeiterfassung leicht gemacht ### Ihre Zeiterfassung auf einen Blick Sagen Sie Excel Lebewohl! Der grafische Kalender ist Ihr All-in-One-Tool für die Zeiterfassung. Wechseln Sie zwischen Tages-, Wochen- oder Arbeitswochenansicht, je nachdem, welches Detailniveau Sie benötigen. Erhalten Sie einen Überblick über Urlaub oder Krankheitstage und blenden Sie Ihre Outlook-Termine ein, um zu sehen, wie Sie Ihren Tag geplant haben. Sie können die Termine ganz einfach durch einen Doppelklick in einen Zeiteintrag umwandeln. Zeiterfassung ist eine Notwendigkeit, nicht Ihre Hauptaufgabe! Deshalb haben wir die Erstellung von Zeiteinträgen so einfach wie möglich gemacht. Nutzen Sie Drag & Drop, um die Dauer eines Zeiteintrags schnell zu ändern, ihn zu verschieben oder auf einen anderen Tag zu kopieren. ![Kalender Übersicht](/_astro/calendar-overview-fragment.VhcMM537_ZVbm9I.webp) ### Gestalten Sie Ihre Zeiterfassung übersichtlicher mit Farben Mit Formatvorlagen erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbracht haben. Sehen Sie auf einen Blick, wann Sie remote gearbeitet haben, für welchen Kunden oder welches Projekt, oder wie viel Umsatz Sie in einem bestimmten Zeitraum generiert haben. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/formatting-profiles.mp4) ### Integrieren Sie Ihr Office 365 Time cockpit kann Ihre Office 365 Outlook-Termine und gesendeten E-Mails im grafischen Kalender anzeigen. Wenn Sie Ihre Arbeit in Outlook planen, können Sie Termine in Zeiteinträge umwandeln, indem Sie sie einfach doppelklicken. ![Office 365](/_astro/office-365.B5xE_-VF_Z23PtWu.webp) ### Zeitbuchungen teilen Teilen Sie Ihre Zeitbuchungen direkt aus dem Kalender mit Kolleg:innen – schnell, einfach und ohne Umwege. Einzelne Zeiteinträge lassen sich mit wenigen Klicks weitergeben und stehen anderen Teammitgliedern sofort als **Buchungsvorschlag** zur Verfügung. Das erleichtert die Zusammenarbeit in gemeinsamen Projekten und sorgt für transparente, konsistente Zeitdaten. **Beispiel:** Ein gemeinsamer Termin dauert länger als geplant. Eine Person erfasst die tatsächliche Dauer und teilt die Zeitbuchung mit den beteiligten Kolleg:innen. Diese erhalten eine Benachrichtigung und können den Vorschlag mit einem Klick übernehmen oder anpassen. Das Teilen von Zeitbuchungen spart Zeit, reduziert Abstimmungsaufwand und stellt sicher, dass gemeinsame Arbeit **einheitlich und korrekt** dokumentiert ist – ideal für Projektarbeit, Meetings oder abgestimmte Tätigkeiten im Team. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/website-share-timesheet.mp4) ### Arbeitszeitstatistiken Bleiben Sie auf dem Laufenden und erhalten Sie eine visuelle Darstellung Ihrer geplanten und tatsächlichen Arbeitsstunden pro Tag, Woche und Monat. Verwalten Sie geplante Arbeitsstunden, Feiertage, Urlaubstage und Krankheitszeiten, und time cockpit zeigt Ihnen, wie Sie im Vergleich zu Ihrer geplanten Arbeitszeit liegen. ![working time statistics](/_astro/working-time-statistics.BSuwht0s_1hVSsI.webp) ### Effizientes Erfassen wiederkehrender Aufgaben Erfassen Sie wiederkehrende Aufgaben wie E-Mail- und Verwaltungsaufgaben effizient mit Musterbuchungen. Erstellen Sie Ihre eigenen Musterbuchungen aus vorhandenen Zeitbuchungseinträgen und verwenden Sie sie wieder, indem Sie sie einfach in den Zeitplanungskalender ziehen. Sie können auch dynamische Musterbuchungen erstellen und externe Systeme wie Zendesk oder Freshdesk integrieren (siehe [Freshdesk Integration](/pricing/#custom-extensions)). [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/features-template-bookings.mp4) ## Weitere Features [**](/de/projektzeiterfassung/) [Projektzeiterfassung](/de/projektzeiterfassung/) [Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.](/de/projektzeiterfassung/) [**](/de/arbeitszeiterfassung/) [Arbeitszeiterfassung](/de/arbeitszeiterfassung/) [Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.](/de/arbeitszeiterfassung/) [**](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Activity Tracking](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [Das Activity Tracking von Time Cockpit erfasst automatisch alle Aktivitäten und Pausenzeiten, sodass Ihre Arbeitszeit lückenlos und präzise dokumentiert wird.](/de/aktivitaeten-aufzeichnen/) [**](/de/projektabrechnung/) [Projektabrechnung](/de/projektabrechnung/) [Verrechnen Sie Projekte präzise und übersichtlich. Time Cockpit unterstützt Sie dabei, Abrechnungen direkt aus den Zeitbuchungen zu erstellen und individuell anzupassen.](/de/projektabrechnung/) [**](/de/zeiterfassungskalender/) [Graphischer Kalender](/de/zeiterfassungskalender/) [Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.](/de/zeiterfassungskalender/) [**](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Anpassbarkeit](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.](/de/anpassbare-zeiterfassung/) [**](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Integration & Web API](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.](/de/zeiterfassung-integration-web-api/) [**](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Enterprise Features](/de/enterprise-zeiterfassung/) [Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.](/de/enterprise-zeiterfassung/) [**](/de/sicherheit-datenschutz/) [Sicherheit und Verfügbarkeit](/de/sicherheit-datenschutz/) [Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.](/de/sicherheit-datenschutz/) ## Funktionen erweitern und anpassen Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden. ### Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen. ### Eine bewährte Plattform Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage. ### Minimierter Programmieraufwand Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen. ### Über 15 Jahre Erfahrung Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time cockpit für andere Kunden [maßgeschneidert angepasst](/de/preis/#custom-extensions) haben. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) ## Häufig gestellte Fragen ### Welche Vorteile bietet die Anpassbarkeit für mein Unternehmen? Time cockpit wird mit einem umfangreichen Funktionsumfang ausgeliefert, aber die Anpassbarkeit ermöglicht es Ihnen, time cockpit an Ihre spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse anzupassen. Ihr Unternehmen kann effizienter und effektiver arbeiten, Zeit und Geld sparen und ein System nutzen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, ein System zu verwenden, das nicht optimal für Ihr Unternehmen funktioniert. Stattdessen haben Sie ein System, das perfekt auf die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist und mit Ihnen wachsen kann. ### Kann ich time cockpit selbst anpassen? Ja, Sie können time cockpit selbst mithilfe des OnCockpitAdmin anpassen. Der OnCockpitAdmin kann von unserer Website heruntergeladen werden und bietet eine Oberfläche zur Anpassung aller Aspekte von time cockpit. Sie können Datenstrukturen, Benutzeroberfläche, Geschäftslogik, Berichte und vieles mehr anpassen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Werfen Sie einen Blick auf unsere [Dokumentation](https://docs.timecockpit.com), um loszulegen. ### Können Sie time cockpit für mich anpassen? Absolut. Unser Team wird Sie bei jedem Schritt unterstützen. Wir beginnen mit einem Gespräch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was Sie benötigen, und arbeiten dann eng mit Ihnen zusammen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht. Sobald wir die Anpassungen abgeschlossen haben, unterstützen wir Sie, damit Sie das Beste aus der Plattform herausholen können. ### Wie funktioniert der Anpassungsprozess? Wir bevorzugen einen agilen Ansatz. Der Anpassungsprozess ist darauf ausgelegt, kollaborativ und transparent zu sein, mit regelmäßiger Kommunikation und Feedback des Kunden, um sicherzustellen, dass das Endergebnis Ihren Erwartungen entspricht. Wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen den Umfang und die Ziele der Anpassung aus. Sobald wir ein klares Verständnis davon haben, setzen wir Ihre maßgeschneiderte Lösung um. Sie haben die Möglichkeit, die Anpassungen zunächst in einer Sandbox-Umgebung zu testen. Sobald wir die Freigabe nach Ihren Tests erhalten haben, werden Ihre neuen Funktionen in Ihrer Produktivumgebung ausgerollt. ### Wie lange dauert es in der Regel, time cockpit anzupassen? Die Durchlaufzeit für die Anpassung von time cockpit hängt von der Komplexität Ihrer spezifischen Anforderungen ab. Time cockpit bietet bereits einen großen Funktionsumfang, sodass die Anpassungen in der Regel schneller umsetzbar sind als eine Individualentwicklung. Unser Team arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um Ihre Anforderungen genau zu verstehen und Ihnen einen Zeitplan für die Anpassungen zu liefern. ### Mit welchen Kosten ist die Anpassung von time cockpit verbunden? Die Kosten für eine Anpassung hängen vom Umfang der Arbeiten ab. Sie können unseren aktuellen Stundensatz auf unserer [Preisseite](/de/preis/) einsehen. Es gibt keine fortlaufenden, regelmäßigen Wartungsgebühren für die speziell für Sie vorgenommenen Anpassungen. Jegliche zukünftige Entwicklung und Wartung wird auf Stundenbasis und in enger Abstimmung mit Ihnen oder Ihrem Team durchgeführt. Die Anpassungen erhöhen nicht Ihre benutzerabhängigen Lizenzkosten. ### Steht nach Fertigstellung der Anpassungen Support zur Verfügung? Wir bieten fortlaufenden Support, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Fragen zu Ihren Anpassungen haben, werden wir mit Ihnen zusammenarbeiten, um diese zu lösen. Unser Team steht Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. ### Was ist, wenn mein time cockpit angepasst ist? Erhalte ich trotzdem Softwareupdates? Ja! Wenn Sie Ihr time cockpit anpassen, haben Sie weiterhin Zugriff auf alle Standardfunktionen. Unser Anpassungsprozess zielt darauf ab, neue Funktionen hinzuzufügen und die Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen, ohne dabei Standardfunktionen zu entfernen. Egal, ob Sie time cockpit as-is verwenden oder es an Ihre individuellen Arbeitsabläufe angepasst haben, Sie können auch in Zukunft von allen Standardfunktionen profitieren. ## Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung? Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. [**Jetzt kostenlose 30-Minuten-Beratung buchen](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/EIT4gJhj10yPw1-EEAzBMw2) --- # Downloads > Here you will find all downloads related to time cockpit. Here you will find all downloads related to time cockpit. ## Time Cockpit Full Client Download the latest version of the Time Cockpit Full Client. This legacy version is no longer actively developed — we recommend using the browser-based client instead: [web.timecockpit.com](https://web.timecockpit.com). [Download Fullclient](https://update.timecockpit.com/general/Setup.exe) --- # Employee Time Tracking > Track working hours, absences, and overtime. Document remote work, work time violations, and more. Try it free for 30 days! Easily record work and project hours with a single, intuitive solution – all in time cockpit. ## Obligation to Record Working Hours In many countries, employers are required to digitally record their employees’ working hours. This regulation aims to protect employees and ensure compliance with labor laws. In Germany, the Federal Labor Court (Bundesarbeitsgericht, BAG) ruled on September 13, 2022, that employers must implement a system for digital time tracking. This obligation is based on a European Union-compliant interpretation of the Occupational Health and Safety Act (§ 3 Para. 2 No. 1 ArbSchG) and a ruling by the European Court of Justice (ECJ) on May 14, 2019. Employers are therefore responsible for properly recording working hours and can be held liable for violations. [Please accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to display the video. [Try for Free for 30 Days](/create-account/) [Book Free Consultation](/schedule-appointment/) ## Features of Employee Time Tracking ### Graphical Calendar - Everything at a Glance The graphical time-tracking calendar provides all key information at a glance: you can easily view your target and actual working hours, planned vacations, time compensations (TCs), sick days, or home office days in a clear layout. Additionally, the calendar shows the current status of your time balance account (overtime account) and your remaining vacation days. Time entries can be effortlessly created by dragging with your mouse or copied via drag-and-drop. Office365 appointments are displayed directly in the calendar and can be converted into time entries with a double click. If you use the Activity Tracker, you gain even deeper insights into your workday. You’ll know exactly when you started your workday—making traditional punch clocks unnecessary in the era of remote work. The Activity Tracker also automatically records inactivity times such as breaks, ensuring seamless tracking of your working hours. It further captures activities like opened applications, edited files, or sent emails, which can be converted into accurate time entries with a single click. ![Calendar overview](/_astro/calendar-overview-fragment.VhcMM537_ZVbm9I.webp) ### Efficient Time Tracking for Recurring Tasks Template entries are perfect for tracking recurring tasks that are not directly tied to a specific project, such as mailing, administrative duties, HR, or marketing. These tasks can be saved as templates and quickly added to the calendar as needed. This allows regular activities to be recorded efficiently without the need for manual input each time. Template entries save time, ensure seamless documentation, and guarantee that non-project-related working hours are tracked transparently and comprehensibly. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/features-template-bookings.mp4) ### Configurable Working Time Model Define the target working hours per day for individual employees or entire teams—including flexible part-time models. Changes to working time models, such as a switch from full-time to part-time, are automatically logged for historical tracking, allowing you to trace how target working hours have evolved over time. Additionally, you can manage overtime allowances to integrate compensated extra work directly into the working time model. ![Working hours per day](/_astro/weekly-hours-of-work.C-ef3yZA_ZJLnnN.webp) ### Clear Booking Lock for Your Time Tracking Time cockpit enables the automatic locking of time tracking for past months to ensure clear and audit-proof documentation of working hours. After the defined booking lock date, neither time entries nor absences can be edited for the locked period. This rule ensures that finalized periods remain reliably protected. #### Flexibility for Exceptions If changes are required in a locked period, the booking lock can be individually lifted for specific employees. This exception is valid for a defined timeframe, after which the general rule automatically re-applies. This approach ensures that time tracking remains flexible while maintaining organizational security. ![Booking lock](/_astro/booking-lock.CNQJNH2f_e40io.webp) ### Vacation, Time Compensation, and Sick Leave Create and manage vacation entitlements, leaves, time compensation, and sick leaves for your employees. Time cockpit calculates absences down to the exact hour, based on the daily working hours defined in the working time model. Vacation entitlements are calculated in weeks, allowing seamless adjustments for transitions between part-time and full-time work—or vice versa. This ensures an accurate and flexible overview of actual, target, and absence hours. ![Vacations](/_astro/vacations.DMUzQvrN_9ttxm.webp) ### Absence Approval With the optional approval workflow, you manage vacation requests, compensatory time off, and sick leave **transparently and traceably**. Employees submit their absence requests directly in *time cockpit*. Managers and HR review them centrally in the **absence calendar** and approve or reject them with just a few clicks. The entire process is clearly documented: All parties are automatically notified – both when the request is submitted and after the decision. Approved absences serve as binding confirmation, while rejected requests are automatically removed. The approval requirement can be set **individually per employee**. For employees without an approval requirement, absences are automatically approved. This keeps the process flexible – from simple teams to structured organizations with clear approval rules. ![Absence Calendar](/_astro/absence-time-calendar.BhAfOg-L_1SIp4j.webp) ### Public Holidays and Holiday Calendars Does your company have branches in multiple countries or need to account for different public holiday regulations within a country, such as varying state holidays in Germany? With Time Cockpit, you can create holiday calendars for different countries, regions, or religions and assign the respective holidays. You can then link each employee to the appropriate calendar to accurately reflect local holiday regulations. ![Public holidays](/_astro/legal-holidays.DY1gdqF3_Z2iNYTr.webp) ### Overtime at a Glance Time cockpit calculates an hourly balance for your employees by factoring in absences, public holidays, and planned working hours from the working time model. Recorded time entries are automatically compared against target hours, and overtime is calculated to the exact hour. Overtime allowances are also included in the calculation to ensure accurate representation of working time models. Clear working time statistics and the hours account are displayed directly in the time tracking calendar, providing maximum transparency and easy monitoring. ![Working time statistics](/_astro/working-time-statistics.BSuwht0s_1hVSsI.webp) ### Stay Compliant - Working Time Limits and Violations With Time cockpit, you can set working time limits that align with your organization’s requirements. Define maximum hours per day or week and specify when an employee should take a break after a certain number of working hours. By default, Time cockpit includes working time limits for Austria and Germany, helping ensure compliance with applicable labor laws. Additionally, you have the option to define your own working time limits to meet specific organizational or legal needs. ![Working time violations](/_astro/working-time-violations.DpBUvEJH_Z28W6xn.webp) ### Timesheet Create a comprehensive timesheet that shows the total worked hours, break times, as well as public holidays and absences for each day. Additionally, the timesheet includes information on whether work was performed from home on a given day—an important factor in meeting legal requirements, such as the correct application of the home office allowance in Austria. At the end of the report, you will find a summary of the current status of vacation days, overtime, and home office days worked so far. This ensures that employees can keep track of all relevant data. ![Time report](/_astro/time-report.DZJq5DIM_nY00C.webp) ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Enterprise > Cloud-based time tracking with SSO, flexible web API, and ISO27001 certified infrastructure. Includes backup, disaster recovery, and expert support. Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices. ## Your Tool for Productive Work ### Single-Sign On Single Sign-On (SSO) is an essential tool for modern organizations seeking to improve security. With time cockpit, you can integrate your Azure Active Directory or Okta identity provider for seamless authentication and enforcement of your security policies. ** ### Cloud Infrastructure Time cockpit runs on the [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/). We deploy all components of time cockpit in the European data centers of Microsoft Azure. All our production databases are three-node database clusters. Backups for disaster recovery are managed by Microsoft; they are stored redundantly in both European data centers. All our webservers are clusters each with at least two servers for load balancing and fault tolerance. ** ### Dedicated Database At time cockpit, we take your data security seriously. That’s why we provide a three-node database cluster for your time cockpit account from the first user on, ensuring that your data is completely isolated from other customer data. This means that we can easily backup and restore your database if something goes amiss or create dedicated sandbox environments. ** ### Bring Your Own Database We understand that some customers prefer to keep their data within their own Microsoft Azure cloud. We offer the option to use your own database as long as it is reachable by our server farms. This gives you flexibility to scale up or down your database as needed, giving you complete control over your data management. ** ### Sandbox Environment Our sandbox environments are replicas of your production environment at a specific point in time. There you can test new features and customizations before releasing them to your production environment. If you opt for our [Made-to-Measure offer](/schedule-appointment/), we automatically create a sandbox for you. What’s more, our web API works seamlessly not just on the production environment, but also on the sandbox environment. ** ### Backups The safety and security of your data is of utmost importance. That’s why we offer a 35-day point in time recovery feature for your database. Even if one of your batch updates goes wrong, you can rest easy knowing that we can restore your database to any point in time within the last 35 days. This option is also available for sandbox environments, ensuring that your testing and development data is just as secure. ** ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Reporting > Reporting Effortlessly organize and analyze data with time cockpit’s data grid and custom reports. ### Lists with Filters, Groupings, and Totals Browse through your time tracking database with time cockpit’s powerful data grid. Use it to maintain master data, manage your team’s time sheets, create invoices, etc. The browser-based online client offers the same functionality in the data grid as the full client. ### Reporting Engine for Custom Reports Create and integrate custom reports using Microsoft SQL Server Report Builder or Microsoft Visual Studio. Read more about time cockpit’s support for custom reports … ### Export to Microsoft Office Excel Export any list that you have on the screen to Microsoft Office Excel (.xlsx) with one mouse click. Time cockpit will export only the data rows that correspond to your selected filter criteria. Export to Microsoft Office Excel works in the full client (online and offline) as well as in the online browser client. ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # This Features are Included at €10.85 / User / Month > Software-as-a-Service Time cockpit comes with industry leading features right out of the box at no extra cost. ### Flexible Subscription With time cockpit you only pay what you really use. It grows or shrinks with you. You add, remove or even temporarily suspend users as needed. We calculate your monthly fee based on the number of active users per day. There is no minimum amount of users and no commitment period. If you do not need time cockpit anymore you can cancel your subscription on any day without any period of notice. ### Clear and Simple Pricing Model No tricks, no hidden fees! We charge for time cockpit based on the number of active users per day. The fee covers the time cockpit web client, the entire server infrastructure in the cloud necessary for your time cockpit environment, and support via email. At the end of the month you receive a digitally signed invoice with a detailed list of your active users. ### No Upfront Investment No servers, no licenses, no setup fees! Start evaluating time cockpit for 30 days with our free trial offer. After registration it will just take a few minutes to setup your time cockpit environment in the cloud. If time cockpit will not convince you, just stop using time cockpit. You do not even need to cancel your trial subscription. If you like time cockpit, enter your customer data plus credit card and we will change your subscription from trial mode to production. ### Powerful and Reliable Cloud Infrastructure Time cockpit runs on [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/). We deploy all components of time cockpit in the European data centers of Microsoft Azure. All our production databases are three-node database clusters. Backups for disaster recovery are managed by Microsoft; they are stored redundantly in both European data centers. All our webservers are clusters each with at least two servers for load balancing and fault tolerance. --- # License Terms for the Softwaretime cockpit > License Terms for the Software "time cockpit" These license terms are an agreement between [software architects](/legal-notice/overview/) and you. Please read them. They apply to the software “time cockpit” (“the software”) as well as to any * updates, * supplements, * Internet-based services, and * support services that software architects offers, unless other terms accompany those items. If so, those terms apply. Please note that the software is offered only to organizations and must not be used by consumers! By using the software, you accept these terms. If you do not accept them, do not use the software. If you comply with these terms of use, you have the rights below concerning the use of the software. ## Installation and Use Rights The software license must be assigned to a user that either tests the service “time cockpit” or who has an active subscription of the service “time cockpit”. This user is the “licensed user”. After the end of the trial period, cancelling the subscription or deactivating the user, the user has not longer the right to use the software. Licensed users have the right to install and use the software on up to three physical or virtual devices. The components of the software are licensed as a single unit. You may not separate the components and install them on different devices. Some or all of the software may be licensed on a trial basis. Your rights to use trial software are limited to the trial period. The trial software and length of the trial period are displayed during the signup process for the test. After the end of the trial period you cannot execute most of the features of the software any more if you do not convert the test subscription into a subscription that is subject of charge. In this case you cannot access the data created during the trial period any more. ## Internet-based Services software architects provides Internet-based services with the software. Except as otherwise noted in materials accompanying a service, it may change or cancel them at any time. The software connects to software architects or service provider computer systems over the Internet. In some cases, you will not receive a separate notice when they connect. Further information about the data stored at software architects or service providers as well as information about security measurements can be found in the software’s [online help](https://docs.timecockpit.com). If you have specific questions you can contact . By using the software you agree to the transmission of the data. You may not use these services in any way that could harm them or impair anyone else’s use of them. You may not use the services to try to gain unauthorized access to any service, data, account or network by any means. ## Scope of License The software is licensed, not sold. This agreement only gives you some rights to use the software. software architects reserve all other rights. You may use the software only as expressly permitted in this agreement. You may not: * work around any technical limitations in the software; * reverse engineer, decompile or disassemble the software, except and - only to the extent that applicable law expressly permits, despite this - limitation; * make more copies of the software than specified in this agreement or - allowed by applicable law, despite this limitation; * publish the software for others to copy; * use the software in any way that is against the law; * rent, lease or lend the software; or * use the software for commercial software hosting services. ## Applicable Law This agreement shall be governed by, and construed in accordance with, Austrian law. Exclusive jurisdiction and legal venue for all disputes arising from this contract shall be Linz (Austria). If any parts or individual formulations of this text should fail to conform to the valid legal situation, or be no longer or not fully in conformity therewith, this shall not affect the content or validity of the remaining parts of the document. ## Limitation on and Exclusion of Damages software architects and its suppliers will not be liable for any special, incidental, indirect, or consequential damages (including, without limitation, damages for personal injury, loss of business profits, business interruption, loss of business or confidential information, loss of privacy, or any other pecuniary loss) arising out of the use of or inability to use the software or the provision of or failure to provide technical support, even if software architects or its suppliers have been advised of the possibility of such damages. software architects does not guarantee that her website or servers are free from viruses or other harmful mechanisms. ## Limited Warranty If you follow the instructions in the [online help](https://docs.timecockpit.com) and the product description on the portal timecockpit.com, the software will perform substantially as described in the materials mentioned before. This warranty does not cover problems caused by your acts (or failures to act), the acts of others, or events beyond software architects’ reasonable control. The limited warranty is the only direct warranty from software architects. software architects gives no other express warranties, guarantees or conditions. Where allowed by laws, software architects excludes implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose and non-infringement. --- # Legal Notice > Legal Notice software architects gmbh\ Birkenweg 16\ Austria - 4060 Leonding\ VAT identification number: ATU65831825 +43 732 673575\ Managing directors:\ Rainer Stropek, Karin Huber The software ‘time cockpit’, developed by software architects, is offered as ‘software as a service’. Using the service needs you to run only minimal IT-infrastructure. The bigger part is delivered by the provider of time cockpit. According to this you are not purchasing a classic licence for the software of time cockpit. Instead you are presented the solution as a subscription. As long as you are using time cockpit, you have to pay a monthly fee and if you do not use the system anymore, be it temporary or not at all, you can cancel the subscription whenever you want. In the following chapters you can read the terms of use which apply to the use of the ‘time cockpit’ service. ## Terms of Use The [terms of use](/legal-notice/terms-of-use/) for the portal [www.timecockpit.com](/) contains general rules for the use of the website. Please be aware that these terms apply, whether you are subscribed to the service of time cockpit or not! ## Privacy Policy In the [privacy policy document](/legal-notice/privacy-policy/) you can read, how we will handle your personal data. Please be aware that the Privacy Policy applies, whether you are subscribed to the service of time cockpit or not! ## Pricing Informations In the [pricing informations](/legal-notice/usage-tariff/) you will find prices and rules which apply to the subscription of the “time cockpit” service. These rules only apply if you are testing the service or if you are a subscriber of the service. ## Terms of Use for the Software time cockpit The [terms](/legal-notice/license-terms/) of use for the software time cockpit contains regulations that apply to the use of the software “time cockpit”. These regulations only apply if you use the software in a testing phase or if you want to install the software with a subscription. --- # Privacy Statementfor time cockpit > Privacy Statement for time cockpit This privacy statement applies to software architects Online Services, including Web sites and services that display or link to this notice, and online services available through the time cockpit portal. Please note that the Service is offered only to organizations and not to consumers. software architects is not responsible for the privacy practices of its customers or other third parties, except as described below. software archtitects emphasises that the infrastructure necessary to run the service “time cockpit” is partly not run by software architects. Timesheet and signal data collected by the “time cockpit” service is saved and processed using the cloud computing platform “Microsoft Azure”. As a consequence the Privacy Statements for Microsoft Online Services apply for the subscription or testing of “time cockpit”, too. ## Collection, Use and Sharing of Personal Information We will collect and use personal information received through the Service to provide, operate, and improve this and other software architects products and services. We may also use the information collected to address support requests, troubleshoot problems with the Service, or to provide important information about the Service. We may collect information about your interaction with software architects sites and services. For example, we may use Web site analytics tools on any of our sites to retrieve information from your browser, including the site you came from, the search engine(s) and the keywords you used to find our sites, the pages you view within our sites, your browser add-ons, and your browser’s width and height. We may also use technologies, such as cookies and Web beacons, to collect information about the pages you view, the links you click and other actions you take on our sites and services. Additionally, we collect certain standard information that your browser sends to every site you visit, such as Internet Service Provider, IP address, browser type and language, access times and referring Web site addresses.We may supplement the information we collect with information obtained from other companies. For example, we may use services from other companies that enable us to derive a general geographic area based on your Internet Protocol (IP) address. To send newsletters, software architects uses the newsletter service MailChimp. MailChimp is provided by The Rocket Science Group, LLC, 512 Means Street, Suite 404 Atlanta, GA 30318. The Rocket Science Group has signed the Save Harbor Agreement and is therefore bound to the so-called Safe Harbor Principles (principles that enable European organizations to legally share individual-related data with organizations in the U.S.). If you have registered for our newsletter, your e-mail address and preferred language will be stored with MailChimp. Besides that, no additional personal data is stored/transferred. MailChimp will not pass this personal data to any third party but if there exists a valid judicial claim. For detailed information on privacy in the context of MailChimp refer to . MailChimp enables software architects to analyze newsletter campaigns. The analysis does not refer to individuals, but only to campaigns on the whole. So software architects can, for example, analyze how much recipients have opened a newsletter or how much recipients have clicked on certain links within a newsletter. The results of the analysis will only be used to optimize future newsletter campaigns. Further, MailChimp provides possibilities to integrate Google Analytics in newsletters. The same provisions as detailed in “Privacy Statement for time cockpit – Collection, Use and Sharing of Personal Information” apply. Personal information collected on software architects sites and services may be stored and processed in the EU or any other country in which software architects, its affiliates, or its or their subsidiaries or service providers maintain facilities. We may access or disclose information about you, including the content of your communications, in order to: 1. comply with the law or respond to lawful requests or legal process; 2. protect the rights or property of software architects or our customers, including the enforcement of our agreements or policies governing your use of the Service; or 3. act on a good faith belief that such access or disclosure is necessary to protect the personal safety of software architects employees, customers, or the public. ## Communication Preferences The contact information provided to us may be used to send registration information as well as other Service e-mails to the Account Owner or to end users. In order to provide you more relevant information, software architects may use Web beacons, customized links or similar technologies to determine whether the e-mail has been opened and which links you click in order to help provide you more relevant information. ## Security of Your Information software architects is committed to protecting the security of your information. We maintain technical and organizational measures designed to provide and enable security for the Service. This includes a variety of security technologies and procedures to help protect your information from unauthorized access, use, or disclosure. Some personal information may be particularly sensitive to you or your organization, and hence may require a level of security that we do not provide. You or your organization are responsible for determining whether our security meets your requirements. You can find a detailed description of security measurements in time cockpit in the time cockpit online help. If you have specific questions, please contact . ## Support Services When an authorized representative of your organization submits a support request, software architects will consider your organization to have consented to software architects handling and processing personal information in your account for the purposes of fulfilling this support request. This may involve transfer of such information within software architects and across borders to respond to your support request with the optimal expertise and in a timely manner. software architects may also collect additional information, including hardware and software information related to the support incident. software architects may retain and use this information to assist in diagnosing further problems with your account, to understand your organization’s needs, or to improve our services or the support experience. Information may be combined with other information from the support of other software architects products and services in order to better understand your experience and needs. software architects may send periodic e-mails informing you of technical service issues related to a product or service you requested. You will not be able to choose to unsubscribe to these mailings, as they are considered an essential part of the Service. When you contact Support, we may telephone you for a survey regarding your experience with our current services, about potential new services that may be offered, or to alert you to critical security issues. ## Changes to this Privacy Statement We will occasionally update this privacy statement to reflect changes in the Service and customer feedback. We encourage you to periodically review this privacy statement to be informed of how software architects is protecting your information. ## Trial Period Service Trials are provided for the purpose of testing the Service before purchase. software architects may temporarily retain personal information collected during a Service Trial after the end of the trial period to improve your customer experience in the event you later decide to purchase the Service. However, personal information may be deleted by the Service at any time after the end of the trial period. --- # Terms of Usewww.timecockpit.com > Terms of Use for time cockpit Effective date: 1st of January, 2010 ## Acceptance Your use of the [timecockpit.com](/) portal (“Portal”) is governed by these Terms of Use (“TOU”). Software architects reserves the right to change these TOU at any time without notice to you. The most current version of these TOU can be found at the “Legal” hypertext link located at the bottom of the Portal web pages. You may only access or use the Portal if you agree to these terms. If you do not agree, do not access or use the Portal. ## Online Services Sold through Portal software architects offers a variety of online services for trial or purchase through this Portal (collectively, “Services”). These TOU do not govern the sale, purchase or other use of the Services. The Services, including any updates, enhancements or new features, are governed by the agreement(s) under which you purchase or use them. ## Acceptable Use As a condition of your use of the Portal, you may not: 1. Use of the Portal in violation of applicable law, 2. Use the Portal to harm anyone or impair their use of the Portal, 3. Attempt to gain unauthorized access to the Portal or any Service sold through the Portal, or act to deny others access to the Portal or any Service sold through the Portal, 4. Misrepresent your identity. If software architects believes that unauthorized or improper use is being made of the Portal, it may, without notice and in its sole discretion, take such action as it deems appropriate, including blocking messages from a particular Internet domain, mail server or IP address. Violation can lead to termination of your account. ## Account, Password and Security If any part of the Portal requires you to open an account, you must complete the registration process by providing us with current, complete and accurate information as prompted by the applicable registration form. You also will choose a password and a user name. You are entirely responsible for maintaining the confidentiality of your password and account. Furthermore, you are entirely responsible for any and all activities that occur under your account. You agree to notify software architects immediately of any unauthorized use of your account or any other breach of security. software architects will not be liable for any loss that you may incur as a result of someone else using your password or account, either with or without your knowledge. However, you could be held liable for losses incurred by software architects or another party due to someone else using your account or password. You may not use anyone else’s account at any time, without the permission of the account holder. ## Privacy Please read the Privacy Statement for information about software architects’ collection and use of your personal information. ## Usage of the Portal In no event will software architects and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the portal including without limitation any software or documents available via the portal. software architects does not guarantee that her website or servers are free from viruses or other harmful mechanisms. ## Software Available from the Portal Any software that is made available to download from the Portal (“Software”) is the copyrighted work of software architects and/or its suppliers. Use of the Software is governed by the terms of the end user license agreement, if any, which accompanies or is included with the Software (“License Agreement”). Any use, reproduction or redistribution of the Software not in accordance with the License Agreement is expressly prohibited by law, and may result in civil or criminal penalties. The software is warranted, if at all, only according to the terms of the license agreement. Except as warranted in the license agreement, software architects disclaims all warranties and conditions with regard to the software, including all warranties and conditions of merchantability, whether express, implied or statutory, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. For your convenience, software architects may make available through the portal tools or utilities for use and/ or download. software architects does not make any assurances with regard to the accuracy of the results or output that derives from such use of any such tools or utilities. ## Documents Available from the Portal Permission to use documents, such as help topics, white papers, datasheets and FAQs (collectively, “Documents”), that are made available on the Portal is granted, provided that 1. the copyright notice appears in all copies and that both the copyright notice and this permission notice appear, 2. use of the Documents is for informational and non-commercial or personal use only and will not be copied or posted on any network computer or broadcast in any media, and 3. no modifications of the Documents are made. Use for any other purpose is expressly prohibited by law, and may result in civil or criminal penalties. software architects and or/ or its suppliers a make no representations about the suitability of the infromation contained in the documents for any purpose. The documents are provided “as is” without warranty of any kind. software architects and/ or its suppliers hereby disclaim all warranties and conditions with regard to this information, including all warranties and conditions of merchantability, whether express, implied or statutory fitness for a particular purpose, title and non-infringement. ## Intellectual Property Rights software architects or its suppliers retain all right, title and interest in and to the Portal, including all copyrights, patents, trade secrets, trademarks and other intellectual property rights. software architects reserves all rights not expressly granted. These TOU do not grant or imply any rights to any software architects or supplier trademarks, trade names or logos. All pictures, graphics and texts are copyrighted; the content may not be used for public or commercial purposes, reproduced or otherwise recovered without written permission of software architects. The logos from software architects and time cockpit are registered trademarks by software architects. All names of companies, products or trademakrs mentioned on the websites from software architects may be trademarks of their respective holders. ## Feedback If you give feedback about the Portal to software architects, you give to software architects, without charge, the right to use, share and commercialize your feedback in any way and for any purpose. You also give to third parties, without charge, any patent rights needed for their products, technologies and services to use or interface with any specific parts of a software architects software or service that includes the feedback. You will not give feedback that is subject to a license that requires software architects to license its software or documentation to third parties because we include your feedback in them. These rights survive this agreement. ## Hyperlinks We appreciate links or deeplinks to this Portal. Displaying the main window in a frame set of the link setter is not allowed. Links to other pages represent merely references to these pages; that is why they are regularly shown by means of an external link in a special browser window. software architects does not endorse the contents of these linked web sites and is not responsible for them. Should a page which is connected to a link contain questionable contents, we ask to be notified; in such a case the link will be immediately deleted. ## Other Regulations If any parts or individual formulations of this text should fail to conform to the valid legal situation, or be no longer or not fully in conformity therewith, this shall not affect the content or validity of the remaining parts of the document. --- # Pricing Information for thetime cockpit Service > Pricing Information for the time cockpit Service Before subscribing to “time cockpit”, you can test the service for 30 days. If you have a promotion code you can extend the trial period. Testing “time cockpit” is free of charge. Trial accounts do not automatically turn into subscriptions. This step has to be taken by the user explicitly. After the testing phase you can decide whether or not to subscribe to the “time cockpit” service. We charge for the service per active user and calendar day. The standard fee is **€0.35 per user & calendar day**, which corresponds to a maximum of **€10.85 per user & month** (31-day month). Users can be added and deactivated at any time; usage is determined on a daily basis. ## €0.35per user & calendar day ## €10.85maximum per user & month This price includes support for questions or problems via email at . Support via telephone, web conference and remote maintenance is charged on a time basis. The currently valid rates for that are as follows: €75per started half-hour of support time\ (equivalent to €150/h) ---------------------- Please note that the service “time cockpit” is offered only to organizations and not to consumers. All prices are excluding VAT. ## Plans / introductory offers The pricing page may list introductory offers (e.g., a free first year or a discounted first year). After an introductory offer ends, the standard fee above applies. ## Volume Discount for Large Teams For large teams with more than 100 users the price per user is reduced by 10% for users 101 - 200, 20% for users 201 - 300 and so on up to a maximum discount of 50%. | Users | Discount | | --------- | -------- | | 0 - 100 | - | | 101 - 200 | 10% | | 201 - 300 | 20% | | 301 - 400 | 30% | | 401 - 500 | 40% | | 501 - ∞ | 50% | ## Sample Calculation for 260 Users Fee for Users 1 - 100 => 0.35 EUR per day => 0.35 × 100 × 31 = 1,085.00 EUR\ Fee for Users 101 - 200 => 0.315 EUR per day => 0.315 × 100 × 31 = 976.50 EUR\ Fee for Users 201 - 260 => 0.28 EUR per day => 0.28 × 60 × 31 = 520.80 EUR That makes **2,582.30 EUR** for a team of **260 users** per month. ## Billing and Payment Options Payments are processed via [Stripe](https://stripe.com/) (e.g., Mastercard, Visa, American Express, SEPA), unless previously approved for invoice. The invoicing currency is Euro (€ - EUR). Subscribers receive a collective invoice about the actual costs in the last month at the beginning of each month. The invoice shows which users had been registered in the system and which costs thereby incurred. Invoices are solely electronically signed PDF-files sent via e-mail. Invoices for customers in Austria are issued with VAT. A customer outside of Austria is charged without VAT if the customer is located inside the EU and specified her VAT ID during the subscription process. All other customers are charged with the Austrian VAT rate. ## Details on Fees If the prices outlined above change, you will be informed at least 30 days in advance. “time cockpit” may possibly be supplemented with other services from time to time. You will be informed in advance if new services are available and if the associated prices would change. Of course additional charges only apply if you activate new services within your current subscription. Customers are responsible for taxes arising from the free-of-charge trial of the service. The “time cockpit” subscription starts with the registration at timecockpit.com or with the transformation of a trial-account into a subscription that is subject to charge. When you register, the first charged user is created. This user is the administrator and is capable of creating new users, disable existing users or reactivate them as well as deleting existing users, cancel the subscription or give existing users administrator rights. If a trial version is transformed into a subscription that is subject to charge, charging does not start until the trial phase would have been over. Therefore it is no disadvantage for the customer if she subscribes before the end of the trial phase. The fee mentioned above is charged for every registered user and started calendar day. If a specific user cannot use “time cockpit” (e.g. parental leave, holidays, etc.), the user can be deactivated for the corresponding time period. The customer does not have to pay for deactivated users. As soon as the user wants to use “time cockpit” again, he can be reactivated by the administrator. Please keep in mind that each user can only be reactivated once per year! Software or organisational measures to reduce the number of users (sometimes referred to as “multiplexing” or “pooling”), do not reduce the number of licenses or subscriptions needed. Supportive services which turn out to be originated from a defect in the software or the services of software architects will not be charged no matter if they have been processed via email, the forums or other communication channels. In this context a defect is a deviation of the behavior of the software or the services from the described behavior in the online help or the descriptions in the Portal timecockpit.com. software architects reserves the right to disable customer subscriptions in case of a failure to pay. Before disabling the subscription, you would receive a notfication email and you would have one calendar week to get in contact with software architects and settle the outstanding payments. After a subscription has been disabled the customer has an additional week of time to get in contact with software architects and settle the outstanding payments. If the customer misses this deadline, too, software architects will cancel the subscription and delete all the customer’s data. ## Cancellation Policy Both sides can cancel the subscription at any time. The charges incurred until the cancellation date have to be paid by the customer. ## Availability and Backup software architects will keep technical systems in their sphere of influence at the best possible state. software architects disclaims all warranties and conditions with regard to the software and the services, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. Customers are responsible for backup of their data. software architects explicitly states that there will not be any backup of customer data. If you should have any question about how to organise a backup of your data please contact . ## Usage Limits The use of the service “time cockpit” is subject to the following terms and conditions: 1. Users who have a valid subscription and have not been deactivated are allowed to install the software “time cockpit” on up to three physical or virtual devices. Any use, reproduction or redistribution of the software “time cockpit” not in accordance with the License Terms is expressly prohibited by law, and may result in civil or criminal penalties. 2. Users can keep signal data recorded by the software “time cockpit” for up to six month. Older signal data has to be deleted. 3. The price mentioned above includes storage for up to 50.000\* timesheet records per user. 4. The price mentioned above includes storage for up to 10MB\*\* of master data per user. software architects reserves the right to check automatically for the compliances with the regulations as mentioned above, and disable accounts if the usage limits are exceeded. Before disabling an account, the customer will be notified by email and we try to establish personal contact before we take any further action. Customers that exceed their usage limits have to pay for the possibly accruing costs if the account is disabled. \*) calculation basis: average of 20 timesheet records per day per user at 250 work days a year for the time period of 10 years.\ \*\*) calculation basis: 10.000 records with an average memory requirement of 1KB. --- # Become a Time Cockpit Partner! > Are you working in consulting and looking for proven solutions to recommend to your clients? Then you've come to the right place. Time Cockpit has a long track record of success with satisfied customers. Are you involved in consulting and looking for proven solutions to recommend to your clients? Then you’ve come to the right place. Time cockpit has a long history of success with satisfied customers. [We answer your questions, just schedule an appointment.](/schedule-appointment/) Customers who trust Time Cockpit [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Your Benefits as a Partner! ### As a Sales Partner You know your customers’ pain points well, and as a trusted advisor, you are uniquely positioned to address them effectively. By partnering with us, you can enhance the value you provide to your clients. As a sales partner, you benefit in two ways. Firstly, we offer you a commission on license revenue, and secondly, on service revenue. Services include possible implementation projects as well as continuous developments. This arrangement applies for the first year. ** ### As an Implementation Partner Time cockpit can be flexibly adapted to the individual needs of your customers and offers powerful interfaces for integration into existing systems. For more information, please visit our [docs](https://docs.timecockpit.com). As an implementation partner, you independently support your customers. All service revenue you generate with the customer remains with you. The license costs for the operation and development of time cockpit remain with us. What tasks will you have? During an implementation project, you guide your customers through all essential phases: * **Requirements Analysis:** Determine the specific requirements of your customers. * **Configuration of Time Cockpit:** Customize the data model, permissions, and interfaces (import/export) individually. * **Data Migration:** Assist your customers in transferring existing data to time cockpit. ** * **Proven Solution:** Through this partnership, you can not only expand your portfolio but also benefit from a long-term collaboration with satisfied customers. Become part of our network and offer your customers a first-class solution for project and attendance time tracking! *** * **Long-term Collaboration:** Time Cockpit is a dynamic software that is continuously developed. Our customers typically stay with us for many years, which regularly opens up new potential for adjustments and extensions for you. *** * **Why Time Tracking:** Time is one of the most valuable resources in any business. Precise time tracking is essential to ensure transparency and accuracy in workflows. It enables optimal use of working hours, boosts productivity, and helps identify and improve inefficient processes. Additionally, it supports project management and cost control, helping to adhere to budgets and maximize profitability. Not to mention the necessity of complying with statutory labor regulations. *** * **Interested?** If you need further information or support, we are happy to assist you. Contact us to learn more about the possibilities of a partnership with time cockpit. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Time Tracking – Pricing for Freelancers & Teams > Time tracking with fair pricing. 1 year free for freelancers, low entry price from €29.90 in the first year for teams up to 10 users. Cancel anytime. One year free for freelancers, a one-time €29.90 fee in the first year for teams of up to 10 users. After that, billing is calculated on a daily basis. Full flexibility, cancel anytime. ** ## Freelancer free for the first year instead of €130.20 **1 user**\ after the first year €10.85 per month Professional time tracking\ from day one ** ## Starter €29.90 for the first year instead of up to €1,302.00 **up to 10 users**\ after the first year €10.85 per user/month Perfect for small teams\ and start-ups ** ## Business €10.85 per user & month **unlimited users**\ Includes personal onboarding Enterprise features\ with extended support [**Start your free 30-day trial](/create-account/) ## All Features at a Glance Here’s how our plans differ in detail | | Freelancer | Starter | Business | | ------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Number of users | 1 user | up to 10 users | unlimited users | | Number of customers, projects, tasks, invoices, … | unlimited | unlimited | unlimited | | Attendance time tracking | ** | ** | ** | | Timesheets | ** | ** | ** | | Project time tracking | ** | ** | ** | | Performance reports | ** | ** | ** | | Billing | ** | ** | ** | | Project analysis | ** | ** | ** | | Excel import/export | ** | ** | ** | | Absence management | ** | ** | ** | | Vacation planner | ** | ** | ** | | Overtime calculation | ** | ** | ** | | Office 365 integration | ** | ** | ** | | Customization | | | | | Customizable user interface | ** | ** | ** | | Configurable permission system | ** | ** | ** | | Creation of custom reports | ** | ** | ** | | Web API for data manipulation and integration | ** | ** | ** | | PAT-based authentication for Web API | ** | ** | ** | | Automatic creation & removal of users (via API) | - | - | ** | | Data Center and Database | | | | | ISO27001-certified data center | ** | ** | ** | | Dedicated database cluster per customer | ** | ** | ** | | 35-day PITR (point-in-time recovery) | ** | ** | ** | | Free sandbox database (on request) | - | - | ** | | Customer-hosted Azure databases available | - | - | ** | | Direct read access to the database | - | - | ** | | SSO: OAuth (e.g., AAD, OKTA) | - | - | ** | | Billing | | | | | Billing | free in the first year | one-time at start | prorated at the beginning of the following month | | Cancel anytime | ** | ** | ** | | Support | | | | | Support | email support | email support | priority support | | Dedicated customer success manager | - | - | from 50 users | | Personalized onboarding | - | 1h included | 2h included | | Custom extensions | €150/h | €150/h | €150/h | | | Ideal for freelancers and solo entrepreneurs who want to track their working hours professionally – completely free for one year and cancellable at any time. | Perfect for small businesses and teams of up to 10 users looking to get started professionally – with a minimal entry price in the first year. | For growing teams and companies that require scalability, advanced infrastructure, and priority support. | Trusted by these customers [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Volume Discounts For large teams with more than 100 users the price per user is reduced by 10% for users 101 - 200, 20% for users 201 - 300 and so on up to a maximum discount of 50%. | Users | Discount | | --------- | -------- | | 0 - 100 | - | | 101 - 200 | 10% | | 201 - 300 | 20% | | 301 - 400 | 30% | | 401 - 500 | 40% | | 501 - ∞ | 50% | ### Pricing Calculator Please enter the number of users that will use time cockpit. You can increase or decrease the number anytime and your costs will be adjusted on a daily basis. **Number of Users** \- per Month ## Didn't find what you are looking for? Here are some samples of custom extensions we have built for our customers. ### Office 365 Integration for Absence Times **Streamline your time tracking and collaboration process!** Time cockpit is used as the main source for all attendance and absence-related data, and Outlook as the collaboration tool. Absence times are approved in time cockpit and added to an employees’ Outlook calendar automatically, providing an up-to-date overview of team availability. Plus, the vacation Outlook appointments are visible directly in the time cockpit calendar through our built-in Office 365 integration, ensuring a seamless experience for all time tracking needs. Effort20h Cost2 800€ Cycle Time2 weeks Used By1200 users ** ### Custom Approval Workflow - “From Time Tracking to Payroll” **Reduce management overhead and shorten the time until invoicing!** Employees approve their time sheet every month, providing project managers with the information they need for project controlling. Once the project manager approves an employee’s time sheet entries, accounting can generate the invoices. After accounting approves the invoices, HR is automatically notified to trigger payroll processes. Effort24h Cost3 360€ Cycle Time2 weeks Used By170 users ** ### Freshdesk Integration **Integrate your ticketing system and increase accuracy!** With a custom integration of Freshdesk into time cockpit using webhooks, time tracing on tickets is drastically reduced. Whenever a new ticket is created or updated, the changes are automatically pushed to time cockpit. With time cockpit’s template queries, the Freshdesk tickets are directly displayed in the time sheet calendar, allowing employees to easily convert them into time sheet entries by simply dragging and dropping. Effort10h Cost1 400€ Cycle Time1 weeks Used By11 users ** ### Working Time Violation Notification **Keep your employees healthy and your business compliant!** With its ability to check time sheet entries against a customized rule set, employees are automatically notified every second day via email about any unbooked time, missing break times, or excessive working hours. This promotes early detection of incomplete time recording and helps avoid potential legal violations. If violations persist, managers can take organizational measures, such as balance workload between teams or individuals. Effort15h Cost2 100€ Cycle Time1 weeks Used By1200 users ** ## Frequently Asked Questions ### Which plans does time cockpit offer? time cockpit offers three plans designed for different needs: * **Freelancer**\ For sole proprietors and self-employed professionals with a single user. * **Starter**\ For small teams with up to 10 users. * **Business**\ For larger and growing teams with an unlimited number of users, including additional onboarding and extended support. All plans include the full feature set of time cockpit. The differences lie in the number of users and the level of additional services provided. ### How long can I try time cockpit for free? You can try time cockpit free of charge for 30 days. No credit card is required, and no further action is necessary if you decide not to continue using time cockpit after the trial period. You can test **all** features of time cockpit with an **unlimited** number of users. ### Do I need to provide a credit card for the trial period? No. **No credit card is required** for the 30-day trial period. Please note, however: After the trial period ends, a valid payment method (e.g. a credit card) must be provided even for the Freelancer plan.\ If no payment method is provided, the account will be automatically deleted after 30 days. ### What are the payment options? Enter your billing information any time during the trial period. Billing starts not until your trial period is over. The first 30 days are always free. We accept Mastercard, Visa, American Express and SEPA. All payments are processed via [Stripe](https://stripe.com/) - we do not receive or store your credit card data. If you would like to pay per invoice, please contact us at . ### Is any upfront investment required? No, there are no upfront investments required. Create an account and start using time cockpit today. As your team or organization grows, you can simply add additional users without having to worry about additional investments like software licenses or servers. If you want us to tailor time cockpit to your exact needs please refer to support time on the [pricing](/pricing/) page. ### Are there any additional fees for using time cockpit, such as setup or support? No, there is no additional fee for technical support for the off-the-shelf product. Just drop us a mail at and we get back to you as soon as possible. If you want us to tailor time cockpit to your exact needs please refer to support time on the [pricing](/legal-notice/usage-tariff/) page. ### What if you customized time cockpit for my business? Does it impact license fees? No, you will still pay the same monthly fee as those who use the standard software, and you will also benefitf from most improvements made to the software. However, maintenance for any features that are implemented or customized specifically for your business may be charged separately. Please refer to support time on our [pricing](/legal-notice/usage-tariff/) page for more information. ### How do I get my invoices? At the end of each month you will receive your invoice per email with a detailed listing of your actual usage. Additionally you find a history of your invoices in the web portal. ### How long is the cancellation period? There is no cancellation period. Cancel your account at any time. At the end of the month you will receive your last invoice. You will only be charged for the number of days from the first of month until your date of termination. ### Are there any limitations or restrictions on the features available or a limit on the number of projects or tasks I can manage with time cockpit? No, but we believe in fair use. We want to ensure that all users have a positive experience while using the software. Under the fair use policy, users are expected to use the software in a reasonable and responsible manner. This includes avoiding excessive usage that may negatively impact the performance of the system or interfere with the ability of other users to access the software. In the event that a user exceeds the fair use policy, time cockpit reserves the right to take appropriate action, which may include restricting access to the software. ### Are there any additional fees for accessing time cockpit from multiple devices or locations? No, there are no additional fees for accessing time cockpit from multiple devices or locations. As long as you have an internet connection, you can access time cockpit from any device or location. This allows for greater flexibility and convenience, particularly for users who need to work remotely or across multiple locations. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Project Invoicing > Automatic invoices from time entries or create invoices manually. PDF reports and Web API for seamless integration. Try it free for 30 days! Time Cockpit provides comprehensive support for invoicing projects and work hours. Delivered services can be directly converted into invoices – precise, flexible, and tailored to your requirements. ## Automatic Invoice Creation Project invoicing generates invoice items from time entries. It is based on activity, hourly rates, or travel times. Different VAT rates are considered, and all services and costs are billed precisely and transparently. This ensures efficient invoicing. Learn more in our [Invoicing Documentation](https://docs.timecockpit.com/doc/project-time-tracking/billing.html). ![Time Cockpit Invoice Creation](/_astro/invoice-creation.D0pLgt-M_rLF73.webp) [Try for Free for 30 Days](/create-account/) [Book Free Consultation](/schedule-appointment/) ## From Tracked Hours to Accurate Invoices ### Flexible Invoicing with Manual Adjustments Invoice items can be created flexibly – automatically based on logged hours or added manually to an invoice. This allows for the integration of additional services, individual agreements, and products not directly linked to time tracking. This way, you always maintain full control over your invoicing. ![Adjust Time Cockpit Invoice](/_astro/manual-edit.C8lKI4TG_69cmg.webp) ### Item Management for Recurring Services Custom items can be created as templates for invoice items. For instance, a piece of hardware can be represented as an invoice item labeled ‘Hardware.’ Items include all relevant details, such as descriptions, prices, and tax rates, and can be quickly added to invoices. This saves time and ensures consistent and accurate billing. Find a step-by-step guide to item management [here](https://docs.timecockpit.com/doc/project-time-tracking/billing.html#creating-a-custom-article). ![Create Custom Items](/_astro/custom-article.Dr1NC7LU_1vDg8U.webp) ### Detailed Invoice Reports and Service Documentation Automatically generated invoice reports in PDF format include all essential information, such as client address, invoice date, invoice number, and billing period. On request, detailed time entries can be included or excluded as service documentation. This ensures transparent cost invoicing. The reports utilize the [Microsoft® Report Builder – Official Download](https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53613). This enables you to create well-designed invoice templates in your corporate design. If needed, our team can assist in creating custom invoice templates. ![Invoice](/_astro/invoice.hkE92n_F_Z1WUH1S.webp) ### Seamless Integration with Your Systems Time Cockpit offers a powerful Web API that enables extensive automation. Actions such as generating an invoice or creating a PDF invoice document can be fully automated. Additionally, invoices, invoice items, or time entries can be easily transferred to other systems, such as ERP or project management tools. This ensures efficient integration into your existing IT landscape. For more details, refer to the [API Documentation](https://docs.timecockpit.com/doc/web-api/overview.html). ** ### Tailored to Your Processes If needed, the invoicing process can be easily adapted to fit your existing workflows. It will be customized to match your specific requirements precisely. Thanks to the high customizability of Time Cockpit, workflows, calculation rules, and automations can be designed flexibly. This provides a tailored solution that meets 100% of your specific needs. ** ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Project Time Tracking > Track project hours down to the minute and easily bill your projects. Flexible hourly rates, reports & web access. Try it for free now! Keep track of budgets and time spent on each project to make informed decisions about your costs and efforts. ## Efficient Project Time Tracking for Better Decisions and Increased Profitability Accurate project time tracking is essential for service providers. With Time Cockpit, you can monitor budgets and time spent on each project, make informed decisions about costs and resources, optimize your workload, and increase the profitability of your projects. Not tracking time for projects or tasks? Check out our [Made-to-Measure offer](/schedule-appointment/). We provide customized time-tracking solutions tailored to your specific needs. [Please accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to display the video. [Try for Free for 30 Days](/create-account/) [Book Free Consultation](/schedule-appointment/) ## Features of Project Time Tracking ### Online Project Time Tracking Track your project times easily and conveniently in your browser, whether on your PC or mobile devices. Manage your time wherever and whenever you need. ![Time Cockpit im Browser](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) ### Tracking by Project and Task With Time Cockpit, you have complete flexibility: track time without project assignment, at the project level, or in detail for projects and tasks—whatever suits your needs. Time Cockpit is customizable to fit your company’s structures and processes perfectly. ![Kunden und Projekt Eingabeform](/_astro/customer-project.Bs1x7tLj_1Lyy8Q.webp) ### Hourly Rates for Clients, Projects, and Tasks Use tracked project times for billing purposes. Define custom hourly rates at the client, project, or task level. Rates can even be adjusted for specific time entries. Mark projects and tasks as billable or non-billable for precise invoicing. ![Task und Zeitbuchungsform](/_astro/task-timesheet.CMhlXNq1_Z2v53GY.webp) ### Integration with Project Management Software (Import/Export) Manage projects manually or via Excel import. Time Cockpit’s powerful Web API allows integration with tools like Jira, Azure DevOps, MS Project, SAP, and more. Custom interfaces can be developed to suit your requirements. ![excel importer](/_astro/excel-importer.CAuY850m_1iMNt6.webp) ### Customizable Project Structure Track time on units other than projects—such as clients, orders, or cost centers. Time Cockpit is highly adaptable while retaining the benefits of a SaaS product: flexible, reliable, and user-friendly. ![Kunden und Projekt Eingabeform](/_astro/project-structure.BZjwMOrf_ZGHDaK.webp) ### Overview of Hours Worked Formatting profiles enable quick evaluations directly in the calendar, showing hours booked per client or project at a glance. Profiles can be customized, e.g., to show revenue generated for employees with profit-sharing goals. ![Formatprofile](/_astro/formatting-profile.Cq9dRYY-_Zlt9cb.webp) ### Templates for Quick Entries Save time with templates for frequently repeated tasks or projects. Use drag-and-drop to apply templates quickly and efficiently, without additional input. ![Musterbuchungen](/_astro/time-sheet-templates.DUX8vFTL_1vVRvA.webp) ### Budget Control (Planned vs. Actual Comparisons) Monitor project progress in detail. Answer key questions like: What’s the project budget? How much has been used? What’s billed or unbilled? Is work being done without compensation? Gain clear insights and make informed decisions. ![Budgetkontrolle](/_astro/project-controlling.BE-A9YDG_VvGFf.webp) ### Billing Tracked Time Tracked services can be invoiced directly from Time Cockpit. Billable hours generate invoice items automatically, or additional items can be added manually based on predefined articles. Generate invoices with a single click, and customize templates with SQL Server Reporting Builder. Add detailed time entries to your invoices if needed. ![Rechnung](/_astro/invoice.hkE92n_F_Z1WUH1S.webp) ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### Can I assign my working hours to projects or clients? In time cockpit, working hours can be recorded directly for a project, which is always assigned to a client. Of course, you also have the option to use time cockpit for classic time tracking without assigning time to a project or task. This flexibility allows time cockpit to adapt to your individual requirements. ### How can I use time cockpit for general time tracking in addition to project time tracking? Comprehensive time tracking is essential—even for hours not linked to traditional billable projects. With time cockpit, you can easily define projects for overarching tasks like HR, marketing, or administration. This way, you can structure all working hours and maintain an overview of all activities. Additionally, you can leverage the benefits of project time tracking: the tracked hours can be analyzed for controlling purposes, helping you identify optimization opportunities and better manage internal processes. ### Can I create custom reports? Yes, using the SQL Server Reporting Builder, you can create custom printable reports tailored to your needs. Moreover, time cockpit allows you to export any list as MS Word, MS Excel, or PDF documents for maximum flexibility in processing your data. ### Is there a limit on clients, projects, or tasks? No, there is no fixed limit for clients, projects, or tasks in time cockpit. You can create as many records as needed, making the software adaptable to the size and complexity of your organization. ### Can I define permissions for clients, projects, and tasks? Time cockpit provides a standard set of permissions that covers many typical requirements. If your needs go beyond this, you can define a custom permission framework tailored to your organization’s specific needs. Our team is happy to assist you in developing the ideal solution for your requirements. (Link to documentation?) ### Can I import or export data? Yes, time cockpit allows both data import and export. For importing, practical features like the Excel Importer enable you to easily import projects, clients, or tasks from spreadsheets. Export options include lists and reports in formats such as MS Excel, MS Word, or PDF. This makes it easy to process your data further and integrate it into other systems. (Link to documentation?) ### Does time cockpit offer a start/stop function? Instead of a traditional start/stop function, time cockpit features the innovative **Activity Tracker**. This optional digital assistant automatically records what you’re working on on your PC—without requiring you to manually start or stop a task. If you forget to operate the timer, you might lose track of your work. With the Activity Tracker, this won’t happen: it remembers everything. In the [time cockpit graphical calendar](/time-tracking-calendar/), you can see what you’ve worked on at any time and conveniently log your project times at the end of the day, week, or even month—ensuring no billable time is overlooked. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Schedule Appointment > Schedule an appointment to discuss your time tracking needs and how time cockpit can streamline workflows and empower your team with a custom solution. Get personalized time tracking solutions with time cockpit's expert consultation. We’re excited to discuss your time tracking needs and how time cockpit can help streamline your workflows and empower your team with a customized solution. To schedule an appointment, simply fill out the form below with your contact information and preferred date and time. One of our time tracking experts will then reach out to you to confirm the appointment and discuss any specific requirements or questions you may have. During the appointment, you’ll have the opportunity to: * Discuss your current time tracking process and pain points * Learn more about time cockpit’s features and customization options * Get a live demonstration of the platform and its capabilities * Receive personalized advice and recommendations from our experts Our goal is to provide you with a tailored solution that meets your unique time tracking needs, so we encourage you to come prepared with any questions, concerns, or ideas you may have. We look forward to speaking with you and showing you how time cockpit can make time tracking easier and more efficient for your team. Fill out the form below to schedule your appointment today! [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Security and Quality of Service > Time cockpit leverages Microsoft Azure’s certified EU data centers in Amsterdam and Dublin, ensuring GDPR compliance with EU Standard Contractual Clauses. Built as a secure, multi-tenant PaaS application, time cockpit utilizes managed Azure services for reliability, automatic updates, and cost efficiency. Backed by over a decade of Azure expertise, our SaaS solution offers flexibility, innovation, and secure data handling for all customers. Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU. ## Data Center Certifications Time cockpit uses the [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/) cloud to provide its services. It runs in [certified data centers](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/compliance/offerings/) inside the European Union (Amsterdam and Dublin). ## E.U. Data Protection Regulation For all services that time cockpit relies on, Microsoft offers the EU [Standard Contractual Clauses](https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en) (also known as EU Model Clauses). The EU Model Clauses are used in agreements between Microsoft and us to ensure that any personal data leaving the European Economic Area (EEA) is transferred in compliance with the GDPR. ## Platform-as-a-Service (PaaS) Our cloud strategy is based on the [Platform-as-a-Service (PaaS)](https://en.wikipedia.org/wiki/Platform_as_a_service) model. This means that we do not rent virtual machines in the cloud and install our software on them. Instead, we use managed services provided by our cloud provider Microsoft. This allows us to focus on our core competencies, deliver a better product to our customers, and keep the costs for time cockpit low. * Operating system patches and service packs are automatically maintained by Microsoft. * All servers are implemented as multi-node clusters (e.g. web farms, database clusters). * Time cockpit is fully covered by the Azure Service Level Agreements provided by Microsoft. * Firewalls and network components are provided by the Azure Platform and maintained by Microsoft. * All data is encrypted *at rest* and *in transit* using certificates managed by Microsoft. ## Multi-Tenant From Ground Up Time cockpit has been built from day one as a multi-tenant application. This means that multiple customers share underlying infrastructure. This is a huge advantage as it allows us to offer time cockpit at a very attractive price. However, shared infrastructure does not mean lack of flexibility. On the contrary, being highly customizable is a differentiating factor for time cockpit. * Low operational costs because of shared infrastructure. * Multi-tenant architecture from ground up ensures secure separation of our customers’ data. * Single code base for all customers enables us to innovate quickly and deliver new features to all customers at the same time. * High degree of flexibility for individual needs of customers as a core value proposition. ## Decade-long Experience We have been using Azure since its very existence. Time cockpit was one of the first SaaS solutions on Azure. Our CEO Rainer Stropek was one of the first experts worldwide awarded with the title Microsoft Most Valuable Professionals (MVP) for the Azure platform. Providing large scale SaaS solutions on Azure has been our core competency for more than a decade. This is what we do, this is what we are good at. ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Time Tracking for Project and Work Hours from Austria > Time tracking for projects – Made in Austria. Supports Austrian holidays, home office allowances & work time models. Developed & supported in Austria. Time tracking for projects – Made in Austria. Supports Austrian holidays, home office allowances & work time models. Developed & supported in Austria. [Try for free!](/create-account/) Trusted by these customers [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## Developed & Supported in Austria Time cockpit was developed by an Austrian team and is hosted on [Microsoft Azure](https://azure.microsoft.com/) in highly secure data centers in Europe. Our experienced team brings more than a decade of expertise in time tracking, process optimization, and software development. **Local expertise:** As a product developed in Austria, we understand the specific challenges and regulatory requirements of the region. With this deep knowledge, we help companies optimize their processes efficiently and transparently. **Experienced support:** We provide personalized consulting and [ongoing support](/whats-the-difference/). Our service does not stop at implementation – we support you throughout your entire use of time cockpit. We also offer German-language email support, where you can communicate directly with the product team and developers behind time cockpit. [Please accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to display the video. ## Your Benefits with Time Cockpit **Work Time Models and History:** Time cockpit supports common Austrian work time models, including historical storage for easy tracking. Daily work hour requirements can also be configured to match the specific needs of your employees and projects. **Work Time Compliance:** Time cockpit helps ensure compliance with labor laws by automatically detecting violations such as exceeding maximum working hours or missing rest breaks. Our software provides alerts to prevent potential risks. Learn more in our [documentation](https://docs.timecockpit.com/doc/employee-time-tracking/working-time-regulations.html). **Digital Timesheet:** Start and end times, breaks, vacations, public holidays, overtime accounts, leave balances, and home office are clearly documented in timesheets for full transparency. ![Stundenzettel](/_astro/time-report.DZJq5DIM_nY00C.webp) **Home Office Integration:** Home office times can be recorded, analyzed, and appear clearly on timesheets. This is especially important in Austria, where the home office allowance plays a significant role. **Public Holiday Calendar:** Use the integrated Austrian public holiday calendars, which are automatically considered and can be customized for different industries. Additionally, you can create your own holiday calendars for specific business requirements. **Compensatory Time & Special Leave:** Plan compensatory time off or special leave for occasions like moving or weddings. These can be configured so they do not impact the vacation balance. ![Urlaube](/_astro/vacations.DMUzQvrN_9ttxm.webp) **Project Time Tracking:** Track down to the minute which tasks and projects your employees are working on. With comprehensive analysis features, you gain detailed insights into project costs and improve resource efficiency. **Semi-Automatic Time Tracking:** The [Activity Tracker](/activity-tracking/) works like a digital assistant. Instead of manually taking notes on what you did throughout the day, it automatically records your activities – from used applications and edited files to breaks. **Project Billing:** Generate invoices according to Austrian standards – including line items, service reports, VAT handling, and more. **Reporting & Analytics:** Use customizable reports and dashboards to analyze data and better understand your project performance. ![Time Cockpit im Browser](/_astro/time-cockpit-browser.BUep-5RM_2n8DPu.webp) **100% Cloud-Based:** Our software is hosted in highly secure data centers within Europe. You benefit from high availability, strong data protection, and seamless updates that keep your time tracking system up to date. ** ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Graphical Calender > Everything at a Glance – Time entries, absences, work time statistics, recurring bookings, Office 365 integration. Try it free for 30 days! Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule. [Please accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to display the video. [Try for Free for 30 Days](/create-account/) [Book Free Consultation](/schedule-appointment/) ## Visual Time Tracking Made Simple ### Your time sheet at a glance Say goodby to Excel! The graphical calendar is your one-stop-shop for time tracking. Switch between day, week or work week view depending on the level of details you need. Get an overview of your absences like vacations or sick leaves, plus view your Outlook appointments to see how you planned your day and easily convert the appointments to a time sheet entry. Time tracking is a necessity, not your primary job! So we made the creation of time sheet entries as simple as possible. Use drag & drop to quickly change the duration of a time sheet entry, to move it or to copy it to another day. ![calendar overview](/_astro/calendar-overview-fragment.VhcMM537_ZVbm9I.webp) ### Colorize your time sheet for a better overview With formatting profiles you get a quick overview of how you have spent your working time. See at one glance when you have worked remotely, for which customer or project or how much revenue you have created in a period of time. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/formatting-profiles.mp4) ### Integrate your Office 365 Time cockpit can display your Office 365 Outlook appointments and sent emails in the graphical calendar. If you plan your future work in Outlook, you can convert appointments in time sheet entries by simply double-clicking them. ![Office 365](/_astro/office-365.B5xE_-VF_Z23PtWu.webp) ### Share Time Sheet Entries Share your time entries directly from the calendar with colleagues – quickly, easily, and without hassle. Individual time entries can be shared with just a few clicks and are immediately available to other team members as a **booking suggestion**. This facilitates collaboration on shared projects and ensures transparent, consistent time data. **Example:** A joint meeting runs longer than planned. One person records the actual duration and shares the time entry with the colleagues involved. They receive a notification and can accept the suggestion with one click or adjust it as needed. Sharing time entries saves time, reduces coordination effort, and ensures that shared work is documented **consistently and accurately** – ideal for project work, meetings, or coordinated team activities. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/website-share-timesheet.mp4) ### Working Time Statistics Be ahead of things and get a visual indication of your planned and actual working hours per day, week, and month. Enter planned hours of work, holidays, vacations, and sick leaves and time cockpit shows you, how you are doing compared to your planned working time. ![working time statistics](/_astro/working-time-statistics.BSuwht0s_1hVSsI.webp) ### Track recurring tasks efficiently with templates Track recurring tasks such as mailing and admin tasks efficiently with time sheet templates. Create your own time sheet templates from existing time sheet entries and reuse them by simply dragging and dropping them into the time sheet calendar. Plus, you can create dynamic time sheet templates and integrate with external systems like zendesk or freshdesk, directly from the time sheet calendar. [Your browser does not support the video tag.](https://statictimecockpit.blob.core.windows.net/screenvideos/features-template-bookings.mp4) ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Interfaces and Web API for Time Tracking > Leverage the powerful time cockpit Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON. Leverage the powerful time cockpit Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON. ## Time Cockpit Web API – Efficient Data Integration and Automation The time cockpit Web API allows you to seamlessly integrate your time tracking into existing systems, manage data efficiently, and automate workflows. Thanks to its REST-based architecture, it offers maximum flexibility and can be tailored to meet your specific needs. #### Access data and integrate with existing systems. With the Web API, you can gain comprehensive access to data in time cockpit. The OData endpoint allows you to perform CRUD operations (Create, Read, Update, Delete). This enables you to use tools like Microsoft Power BI or Excel to create interactive reports, analyze data, or export it for further purposes. For more complex requirements, the Query Endpoint provides the ability to query any data using the time cockpit Query Language (TCQL). This feature is ideal for scenarios where you want to transfer data to external systems or perform detailed analyses. This is complemented by the List Endpoint, which functions like a database-based view. With this endpoint, you can create custom lists in time cockpit and make them available via the API, for example, for project-specific reports or controlling evaluations. ### Efficient User Management for Large Organizations In companies with many employees, manually managing user accounts quickly becomes impractical. The User Management API allows for the automation of user account creation, updates, and deactivation. This feature is especially useful when using leading HR systems like Personio or SAP. Onboarding and offboarding processes can be fully automated, ensuring that access rights are reliably managed and no inactive accounts remain in the system. ** ### Security and Permissions Authentication to the Web API is done via Personal Access Tokens (PAT), ensuring that only authorized users can access sensitive data. The API is fully integrated into time cockpit’s existing permission system, providing the highest level of reliability for your data. ** ### Is SQL Your Passion? If you prefer to query data in the traditional SQL way, that’s no problem. You can reach out to us at to get read-only database access. This way, you can integrate with other tools like Power BI or Tableau and make the most of your data. After all, it’s your database and your data. ``` SELECT * FROM APP_Timesheet INNER JOIN APP_UserDetail ON Relation_APP_UserDetail = APP_UserDetailUuid ``` ### Import Your Excel Data You have lot’s of your data in Excel sheets? Take a look at time cockpit’s built-in Excel importer. Map your Excel worksheets to time cockpit tables, test your import and load your existing data into time cockpit. ![Excel importer](/_astro/excel-importer.CAuY850m_1iMNt6.webp) ## More Features [**](/project-time-tracking/) [Project Time Tracking](/project-time-tracking/) [Keep track of budgets and time spent on each of your projects at a glance.](/project-time-tracking/) [**](/employee-time-tracking/) [Employee Time Tracking](/employee-time-tracking/) [Easily record work and project hours with a single, intuitive solution - all in time cockpit.](/employee-time-tracking/) [**](/activity-tracking/) [Activity Tracking](/activity-tracking/) [Time Cockpit’s Activity Tracking automatically captures all activities and breaks, ensuring seamless and precise time documentation.](/activity-tracking/) [**](/project-invoicing/) [Project Invoicing](/project-invoicing/) [Manage project billing accurately and transparently. Time Cockpit helps you create invoices directly from time entries and customize them as needed.](/project-invoicing/) [**](/time-tracking-calendar/) [Graphical Calendar](/time-tracking-calendar/) [Boost productivity with a clear, user-friendly calendar that provides a comprehensive view of your schedule.](/time-tracking-calendar/) [**](/customizable-time-tracking/) [Customization](/customizable-time-tracking/) [Tailor time cockpit to your internal processes and create a time tracking solution that fits your business perfectly.](/customizable-time-tracking/) [**](/time-tracking-integration-web-api/) [Integration & Web API](/time-tracking-integration-web-api/) [Leverage time cockpit’s powerful Web API to seamlessly integrate and exchange data via HTTP, REST, and JSON.](/time-tracking-integration-web-api/) [**](/enterprise-time-tracking/) [Enterprise Features](/enterprise-time-tracking/) [Take advantage of scalable enterprise-grade features designed for the needs of large businesses – at fair prices.](/enterprise-time-tracking/) [**](/security-data-protection/) [Security and Availability](/security-data-protection/) [Rely on top-level data security and availability, thanks to certified Microsoft Azure data centers located within the EU.](/security-data-protection/) ## Extend and Customize Functions With time cockpit, we have already done the groundwork for you. Standard tasks such as input validation, user interface layout and styling, and object-relational mapping (ORM) for database interactions are seamlessly integrated. This allows us to focus entirely on customizing the platform to your specific needs, without reinventing the wheel or spending resources on time-consuming basic development. ### Customize It Yourself or Let Us Implement It for You Our platform is designed so that you can either make the customizations yourself or have us implement them for you. Whether you prefer to design it yourself or rely on our expertise, we offer flexible support tailored to your exact requirements. ### A Proven Platform Time cockpit has proven itself as a flexible and customizable solution in a variety of time tracking projects. Thanks to its flexibility, the platform also serves as a powerful foundation for non-time tracking-related projects. ### Reduced Programming Effort Time cockpit enables a significant reduction in programming effort. Developers can declaratively define data structures, validation rules, business logic, and even the user interface – for quick and straightforward customizations. ### Over 15 Years of Experience Benefit from our expertise of over 15 years in time tracking and best practices. Take a look at how we have [tailored time cockpit](/pricing/#custom-extensions) for other customers. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) ## Frequently Asked Questions ### What benefits does customization offer for my company? Time cockpit ships with a rich features set but customizing allows you to tailor time cockpit to fit your specific requirements and business processes. This means your business can work more efficiently and effectively, saving time and money in the long run. You won’t have to worry about using a system that doesn’t quite work for your company. Instead, you’ll have a system that is aligned with your company’s unique requirements. A system that grows with you. ### Can I customize time cockpit myself? Yes, you can customize time cockpit yourself using the time cockpit **admin workbench**. The admin workbench can be downloaded from our website, and it provides a user-friendly interface for customizing every aspect. You can customize data structures, user interface, business logic, reports, and more without the need for extensive programming knowledge. Take a look at our [documentation](https://docs.timecockpit.com) to get started. ### Can you customize time cockpit for me? Absolutely. Our team will help you every step of the way. We’ll start by having a chat to get a feel for what you need, and then work closely with you to create a customized solution that fits your unique requirements. Once we’ve finished customizing, we’ll provide guidance and support to help you make the most of the platform. ### How does the customization process work? We like to keep itagile. The customization process is designed to be collaborative and transparent, with frequent communication and feedback to ensure that the end result meets your expectations. We’ll work with you to define the scope and goals of the customization. Once we have a clear understanding of what you’re looking for, our team will build and test the customized solution. Throughout the process, we’ll work closely with you to ensure that the customization meets your needs and requirements. You’ll get to test the customizations in a sandbox environment first so you can make sure it’s exactly what you want. Once we have received your approval after your tests, we will deploy your new features in your production environment. ### How long does it typically take to customize time cockpit? The time it takes to customize time cockpit depends on the complexity of your specific requirements. Time cockpit has already done a lot of the heavy lifting in terms of development, so customizing it can typically be done faster compared to building a feature from scratch. Our team will work closely with you to understand your needs and provide you with a timeline for the customization process. ### What kind of costs are associated with customizing time cockpit? The cost of a customization depends on the scope of work. You can check our current hourly rate on our [pricing page](/pricing/). There are no ongoing, periodic maintenance fees for the customizations made specifically for you. Any future development and maintenance will be done on an hourly basis, and in close accordance with you or your team. Customizations don’t increase your regular pricing fees. ### Is there ongoing support available after the customization process is complete? We offer ongoing support to ensure that everything runs smoothly. If you encounter any issues or have questions about your customizations, just let us know and we’ll work with you to resolve them. Our team is always happy to help and keep your time cockpit running. ### What if my time cockpit is customized? Do I still get features updates? Absolutely! When you customize time cockpit, you’ll still have access to all the standard features of the platform. Our customization process is all about adding new functionality and tailoring the platform to your specific needs, not taking away anything away from you. So, whether you’re using time cockpit out-of-the-box or have customized it to fit your unique workflows, you’ll still be able to take advantage of all the standard features we will provide in the future. ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2) --- # Your challenge is our passion! > We understand that finding the right partner for your company can be challenging. At time cockpit, we strive to make it an easy decision. Our team of experienced professionals is dedicated to provide you with a time tracking solution that really fits your needs. #### You want a partner who stands by your side in all matters? Then time cockpit is the right choice for you. We understand that finding the right partner for your company can be challenging. At time cockpit, we strive to make it an easy decision. Our team of experienced professionals is dedicated to provide you with a time tracking solution that really fits your needs. [Get your questions answered, talk to us.](/schedule-appointment/) customers that trust time cockpit [![doka logo](/_astro/doka-logo.DTLDBSVf_ZYf8tW.svg)](https://www.doka.com/) [![dynatrace logo](/_astro/dynatrace-logo-140.5fN3B-FP_1LgAq9.webp)](https://www.dynatrace.com/) [![kuka logo](/_astro/kuka-logo.B414Sl1W_Z2pym0.svg)](https://www.kuka.com/) [![lpa logo](/_astro/lpa-logo.glVFhfe1_Z1fdg8v.svg)](https://www.l-p-a.com/) [![softline logo](/_astro/softline_group_logo.CWQSv5zl_Z17fntz.svg)](https://www.softline-group.de/) [![valantic logo](/_astro/logo-valantic.Dt76mKMQ_ZUf0YD.svg)](https://www.valantic.com/) ## [Please accept cookies](javascript:window.renewCookieConsent\(\)) to display the video. ## Why our clients choose to work with us Compelling reasons to partner with our team ### A proven solution Time cockpit is a proven, customizable solution trusted by businesses worldwide. With its rich customization capabilities, it empowers organizations of all sizes to optimize their time tracking and management processes. Experience reliability and flexibility in one integrated platform. ** ### Personal guidance and support We’ve got your back every step of the way! Our team of experienced engineers with 10+ years of experience in time tracking will guide you through every step of the way. Whether it’s about defining your requirements, embedding time cockpit into your infrastructure, or navigating common pitfalls. You’ll have personal guidance and support from the people who created time cockpit and used it in numerous successful projects. ** ### Enterprise ready and future proof Time cockpit is ready to tackle anything you throw at it! Scalable, cloud-based time tracking with Single Sign-On (SSO) and a flexible web API. All running on ISO27001 certified infrastructure. Throw in backup and disaster recovery plus professional guidance to help you along the way and you get a reliable and efficient partner for businesses of all sizes. At a reasonable price! ** ### Extensive feature set and customizable on top Time cockpit is a comprehensive and flexible time tracking solution with a wide range of features for both project- and attendance time tracking suitable for businesses of all sizes. Your missing a features? Take a look at our [Made-to-Measure offer](/schedule-appointment/). ** ### Your Processes, Your Needs, Your Way To get the most out of time tracking, it needs to seamlessly integrate into your business. The software should conform to YOUR processes and needs, not the other way round. That’s why we built time cockpit to be as customizable as possible from ground up. Take a look at our [Made-to-Measure offer](/schedule-appointment/) to learn more. ** ### Simple and Fair We believe in providing the full range of features at a single price. No complex pricing models, no “Contact Sales” and different sets of features. For larger teams or companies we have designed our pricing model to scale, while keeping it predictable. ** ## The Difference Discover why time cockpit is the top choice for our clients among time tracking solutions. * Why our clients chose TimeCockpit over other Solutions * Personal guidance along your time cockpit journey** * Customization-as-a-Service** * Simple and predictable pricing model** * No commitment periods** * Future-proof - No matter how large your company grows** * Automatic Activity Tracking** ## Looking for a new time tracking solution? Our experts are here to discuss your unique requirements and provide comprehensive advice. Schedule an appointment with us, and in a personalized session, we’ll introduce you to the features and customization options of time cockpit, focusing on the solutions that will best support your business. Take this opportunity to get answers to your questions and discover how our time tracking solution can be perfectly tailored to meet your needs. [**Book Your Free 30-Minute Consultation Now](https://outlook.office365.com/owa/calendar/timecockpitDemo@software-architects1com.emea.microsoftonline.com/bookings/s/9VTSd4AUrkGiFMvn3mnTiQ2)