IMC

Rainer: Herzlich Willkommen bei unserem heutigen Gespräch über time cockpit. Zu Gast bei mir heute ist Thomas Knapp. Thomas, könntest du uns einen kurzen Überblick über die Firma IMC, über eure Firma und deine Rolle als Geschäftsführer der IMC geben?

Thomas: Ja, sehr gerne. Danke, dass ich heute bei dir zu Gast sein darf, lieber Rainer. Mein Systemhaus IMC in der Langform IT Management und Coaching GmbH gibt es seit nunmehr 20 Jahren. Wir haben im Frühjahr auch unter Beteiligung der Burschen von time cockpit 20 Jahre Jubiläum begehen dürfen. Unsere große Mission ist es, wir machen IT sicher und einfach nutzbar, damit Menschen eine sorgenfreie Arbeit haben damit. Wir konzipieren IT Lösungen, wir richten diese entsprechend ein und verkaufen Serversysteme, Speicherlösungen, Netzwerkgeräte kabelgebunden und drahtlos und wir vernetzen Standorte und das alles immer unter der Prämisse der Funktionalität und natürlich Sicherheit. Das ist in Zeiten wie diesen entscheidend.

Rainer: Das klingt wie ein sehr interessantes Anwendungsgebiet, vor allem sehr zukunftsträchtig. Ich könnte mir vorstellen, dass eure Kunden jede Menge an Fragen haben und sehr froh sind über eure Unterstützung, unsere Zuseherinnen und Zuseher sind immer sehr interessiert, auch an der Struktur der Firma. Könntest du uns noch ein paar Informationen darüber geben, wie groß ihr seid, habt ihr einen Standort, mehrere Standorte, solche Dinge sind immer ganz, ganz interessant für unsere Zuhörerinnen und Zuhörer.

Thomas: Wir haben einen Standort, und zwar im Wirtschaftspark Ybbstal. Dort sind wir angesiedelt seit knapp 7 Jahren, dort haben wir die IMC Arbeitswelt errichtet, 2016 und 2017 im Frühjahr bezogen, es ist ein klimaaktiv Gold zertifiziertes Gebäude, höchste Bauqualität und auch der Wohlfühlfaktor ganz groß, weil uns das wichtig ist. Aktuell sind wir 14 Köpfe im Team bunt gemischt, Männlein und Weiblein. Natürlich sind wir technik-lastig bei uns im Team, alles starke Techniker, die aber auch in der Kommunikation gut durchdringen können beim Kunden und entsprechend verständnisvoll sind. So sind wir speziell in der Region im Umkreis von 50 Kilometern und teilweise auch darüber hinaus ein starker IT Partner für kleine und mittelständische Betriebe.

Rainer: Das klingt sehr, sehr spannend. Ich kann mir gut vorstellen, dass das gut funktioniert, lokal in der lokalen Community gut etabliert sein, gut verankert sein, dass ist sicher eine sehr interessante und schöne Art zu arbeiten. Da kommen wir gleich zu dem Thema Team.

Was ich gesehen habe auf eurer Webseite ist, dass ihr ja sogar Träger des Staatspreises für Familie und Beruf seit. Gratulation dazu! Ich vermute daher, dass es für euch sehr wesentlich ist, dass ihr Familie und Beruf für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Einklang bringen könnt. Und da könnte ich mir vorstellen, dass auch Themen wie flexible Arbeitszeiten wesentlich sind. Ich kenne das selbst aus der eigenen Erfahrung, das Thema flexible Arbeitszeiten, gerade vor dem Hintergrund mit Arbeitszeitgesetz und Ähnlichem ist nicht ganz so einfach umzusetzen. Wie siehts da mit time cockpit aus. Nutzt ihr time cockpit für diesen Bereich und wie hilft cime Cockpit hier bei diesem Thema, flexible Arbeitszeiten, Arbeitszeitgesetze und Richtlinien einzuhalten?

Thomas: Ich möchte vielleicht das Thema mit dem Staatspreis, Familie und Beruf nur mal kurz aufgreifen. Wir sind tatsächlich voriges Jahr 2022 als familienfreundlichster Kleinbetrieb, das ist die Kategorie bis 20 Mitarbeiter in ganz Österreich gekürt worden, hat uns völlig überrascht und hat gleichzeitig unser Engagement honoriert, dass Mitarbeiter bei uns einen extrem großen Stellenwert haben und dahinter auch deren Familien, dass man Familie und Beruf gut in Einklang bringen kann.

Flexibilität, Rainer, hast du schon angesprochen, ist einer unserer 4 Kernwerte nicht nur bei der Arbeitszeit, das ist uns generell sehr wichtig und neben Hilfsbereitschaft, Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit eben Fundamentbaustein in unserem Wertegerüst.

Time cockpit ist da tatsächlich eine super Lösung. Wir haben einen rechtlichen Rahmen geschaffen durch eine Gleitzeitkontovereinbarung, die unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und auch uns als Unternehmen die maximale Flexibilität gibt. Und trotzdem gilt es natürlich, arbeitsrechtliche Themen sehr genau einzuhalten und da geht es zum Beispiel darum, dass es gilt die tägliche Maximalarbeitszeit einzuhalten es geht darum, dass Pausenregelungen eingehalten werden, Wochenarbeitszeit et cetera und all diese Sachen, was man früher mit Excel gemacht haben beziehungsweise in irgendeiner Form mit einem anderen Softwareprodukt das läuft halt heute professionell mit dem time cockpit. Und da sind wir sehr dankbar, weil das schafft für mich als Unternehmer viel Freiheit, das funktioniert einfach und unkompliziert und wir haben die Sachen einfach gut im Griff.

Rainer: Das ist sehr schön zu hören. Das geht natürlich runter wie Öl, das freut uns sehr, wenn die Anforderungen deines Unternehmens hier gut umgesetzt werden. Interessant ist, wenn ich höre, dass ihr in eurem Produktportfolio ganz speziell auch darauf Wert legt, dass ihr eure Kunden dabei unterstützt, IT Systeme zu betreiben. Jetzt ist es ja so, dass time cockpit eine Software as a Service Lösung ist. Das heißt, das ist eine Lösung, die wir für unsere Kunden, also für Kunden wie euch betreiben. Warum habt ihr euch dazu entschlossen eine Software as a Service Lösung aus der Cloud wie time cockpit zu betreiben, in die zu investieren und warum betreibt ihr die Zeiterfassung nicht einfach selbst?

Thomas: Das ist es sehr gute Frage und da möchte vielleicht ein bisschen ausholen. Bei uns im Unternehmen, und auch wenn wir für unsere Kunden tätig sind, ist es immer wichtig: Was ist denn die funktionellste Lösung, was unterstützt das Unternehmen am allerbesten? Und dort, wo heute viele IT Partner mehr oder weniger alles als as a Service irgendwo in die Cloud schieben sind wir sehr selektiv und schauen gemeinsam mit unseren Kunden, was ist denn die beste Lösung? Das ist wieder der Brückenschlag, warum haben wir das mit time cockpit so gemacht? Also zum einen, weil ist Software as a Service die Philosophie von time cockpit. Und zum anderen, weil es für uns sehr zweckmäßig ist. Wir haben vorher darüber gesprochen, dass wir nur einen Betriebsstandort hier im Wirtschaftspark Ybbstal haben, aber darüber hinaus sind unsere Technikerinnen und Techniker natürlich sehr viel vor Ort bei Kunden im Einsatz. Und da ist es natürlich sehr zweckmäßig, wenn ich die Zeiterfassung immer und überall und sofort vor Ort tätigen kann, was natürlich sehr dafür spricht, dass ich nicht irgendwo eine eigens gehostete Lösung auf meinem eigenen Server intern habe, sondern von überall aus zugängig ist. Das hat sich in der Praxis wirklich gut bewährt. Entschuldige, dass ich dir ins Wort falle Rainer.

Rainer: Das ist gut, das ist wunderbar. Danke, diese Ergänzungen sind immer sehr wertvoll, diese Erfahrungsberichte, und das ist natürlich auch wunderschön für uns zu hören, wir haben uns darauf spezialisiert, time cockpit Software-as-a-Service anzubieten, genau wie du sagst und das ist genau die Philosophie, nämlich die beste Funktionalität zu bieten und gleichzeitig auch die Infrastrukturkosten, den Zeitaufwand, der reingesteckt werden muss zu minimieren.

Bei time cockpit gibt es auch eine zweite wesentliche Philosophie, das ist nämlich die, dass unsere Software hochgradig anpassbar ist. Ich habe mit den Kollegen, die bei euch gemeinsam die Einführung gemacht haben, auch ein wenig gesprochen und ich muss echt sagen, ich bin sehr beeindruckt, wie professionell ihr dieses Thema angegangen seid. Es ist time cockpit nicht einfach von der Stange genommen worden, sondern die Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit sind wirklich genutzt worden, um die Software an eure Prozesse anzupassen und wir glauben, dass das ein ganz wesentlicher Faktor ist für den Erfolg von Standardsoftware, dass es auf der einen Seite Standard ist, auf der anderen Seite aber auch angepasst wird an den individuellen Bedürfnissen von Firmen.

Wie seht ihr das? War es für euch wichtig, dass time cockpit anpassbar ist? Warum habt ihr nicht einfach eine Zeiterfassungssoftware von der Stange genommen, die vielleicht 80% erfüllt und dafür keine Anpassungen gebraucht hätte?

Thomas: Das ist wahrscheinlich relativ einfach beantwortet. Wir sind, was das Thema angeht, realistisch. Mit realistisch meine ich, dass es wohl kaum eine Software fürs Thema Zeiterfassung geben wird, die 100% zu uns passt, die genauso ist wie wir sie brauchen. Und gleichzeitig haben wir mit time cockpit ein Produkt gefunden, das insgesamt sehr gut zu uns passt und das durch die entsprechenden Anpassungen, die wir schon getätigt haben - und das eine oder andere Thema wird in Zukunft auch noch kommen - nahezu perfekt zu uns passt.

Jetzt darf ich noch ein bisschen ausschwenken. Ich selbst habe mich im Detail gar nicht so viel beschäftigt damit, aber aus einem Grund das Gefühl gehabt, dass time cockpit eigentlich nicht ideal ist für uns. Unsere Mitarbeiter haben mich eines Besseren belehrt und gesagt, das ist die Lösung schlechthin. Und jetzt ist es bei uns Unternehmenskultur, dass nicht der Chef immer der Gescheiteste ist und das letzte Wort hat, sondern das Team entscheidet.

Es gibt eine Lösung, die passt perfekt? Dann nehmen wir die. Das hat auch zur Entscheidung geführt, dass wir heute mit time cockpit arbeiten, eben in Verbindung mit Anpassungen, die wir durchgeführt haben und, vielleicht nochmal zurück zu dem Thema, „realistisch“ diese vorher gesagt hab. Was ich über 20 Jahren Firmengeschichte auch gesehen hab ist, dass grundsätzlich Zeiterfassung nicht unbedingt zu den Lieblingstätigkeiten von Mitarbeitern gehört. Das ist einfach was, das gehört auch dazu, das muss auch geschehen und am besten immer und überall sofort, zeitnah, weil sonst geht einfach bares Geld verloren, weil die Zeiterfassung einerseits für persönliche Mitarbeiterabrechnungen wirklich eine wichtige Grundlage ist, aber auch für Abrechnungen den Kunden gegenüber. Und jetzt war es für uns natürlich ganz wichtig, eine Lösung zu haben, die einfachst handhabbar ist. Um größtmögliche Akzeptanz bei jedem einzelnen Mitarbeiter, bei jeder einzelnen Mitarbeiterin sicherstellen zu können. Und ja, da haben wir mit dem time cockpit im wahrsten Sinne des Wortes ins Schwarze getroffen.

Rainer: Ja, das klingt natürlich wunderbar. Das ist sehr schön, wenn wir natürlich hören, dass unsere Idee hier der Anpassbarkeit, dass wir uns auf Unternehmensprozesse einlassen, dass man eine Software zuschneiden kann, dass das in eurem Fall gut gepasst hat.

Bleiben wir vielleicht noch ein klein wenig bei dem Thema, ich weiß, dass es 2 Bereiche gibt, wo ihr ganz besonders auf das Zuschneiden, auf das individuelle Anpassen an eure Bedürfnisse hin dran gearbeitet habt. Das eine ist der Bereich des IT Supports, ihr bietet ja IT Support für viele eurer Kunden an und ihr habt hier ein System zur Ticketverwaltung, Fresh Desk, wenn ich richtig informiert bin und hier weiß ich von meinen Kollegen, dass ihr Fresh Desk nahezu nahtlos an Time Cockpit angebunden habt. Also die Tickets landen automatisch in Time Cockpit, können dort gebucht werden und darauf aufbauend gibt es auch einen Verrechnungsprozess. Könntest du uns ein wenig zusammenfassen, wie dieser Prozess bei euch funktioniert, wie diese Integration von mehreren Software-as-a-Service Lösungen dazu führt, dass ihr vielleicht effizienter seid, dass du sicherstellen kannst, dass bei euch kein bares Geld verloren geht, wie du es ausgedrückt hast. Dadurch, dass vielleicht Daten nicht richtig erfasst werden.

Thomas: Mhm ja, guter Punkt, wie du richtig erkannt hast. Wir erarbeiten bei uns im Unternehmen ticketbezogen, das ist jetzt keine große Besonderheit in einem IT Unternehmen, das ist heute mehr oder weniger Stand der Technik und jetzt ist es natürlich wichtig Zeitbuchungen für die Kunden auch den einzelnen Tickets zuzuordnen, sowohl im Support als auch im Projektgeschäft und am liebsten wäre uns ja offen gesprochen gewesen, die eierlegende Wollmilchsau zu finden, sprich ein System, wo wir Ticketing drinnen haben, wo die Zeiterfassung drinnen haben und dann gleich den ganzen Verrechnungsprozess mit gewissen Ansprüchen, die wir da haben, war das einfach nicht möglich bzw. wir haben nicht das Optimum für uns gefunden, mit dem haben wir gesagt okay, dann bitten wir uns die Rosinen raus und arbeiten in den einzelnen Lösungen mit dem was wirklich gut zu uns passt. Fresh Desk wie du richtig erwähnt hast, ist es im Ticketbereich und ja, auf Basis der guten Integration, die wir mit euch schaffen haben können. Mit Fresh Desktop haben wir auf Standard APIs aufsetzen können und time cockpit war so flexibel, dass man genau das aufgegriffen haben, die Daten entsprechend synchronisieren mit Fresh Desk und dann die Zeiterfassung ticketbezogen machen können. Mit dem Sammeln wir so das ganze Monat über die entsprechenden Daten und dann, gegen Ende des Monats oder Beginn vom Folgemonat, kommt dann der Tag der Abrechnung, wie man so schön sagt. Das war früher, bevor wir mit time cockpit gearbeitet haben, ein sehr papierlastiger Prozess, funktioniert mittlerweile zu 100% digital. Wir machen das Zusammenfassen, das Kontrollieren der geleisteten Arbeitszeit direkt in time cockpit. Das funktioniert wunderbar und übergeben die Daten dann wiederum über eine Schnittstelle an unser ERP System. Und über das gehen dann die Rechnungen plus die aus time cockpit bereitgestellten Zeitprotokolle raus an den Kunden und wie man sieht, die Kunden zahlen ihre Rechnungen rasch, das heißt, der Prozess ist gut implementiert, es wird nicht nur gute Arbeit geleistet, sondern auch der Gesamtprozess stimmt und das freut uns natürlich.

Rainer: Das klingt wie ein richtig gut abgestimmter Prozess, wie eine gut geölte Maschine. Das ist natürlich optimal. Genauso soll es sein, und ich denke, das ist oft die Vision von Software-as-a-Service mit entsprechenden Anpassungsfähigkeiten und Schnittstellen, dass man hier gute Lösungen nahtlos miteinander integrieren kann und Lösungen baut. Da kommt es natürlich dann auch darauf an, dass man nicht nur Software bekommt, sondern dass man hier auch entsprechenden Support bekommt und das ist etwas, was uns immer ganz, ganz wichtig ist. Und ich denke, unsere Unternehmen sind uns hier sehr ähnlich. Euer Unternehmen ist ein mittelständisches Unternehmen, sitzt hier in Österreich. Unser Unternehmen ist ein mittelständisches Unternehmen hier in Österreich, wo man wirklich Bezug hat zu den Personen, mit denen auch reden kann.

Welche Bedeutung hat es für euch gehabt, dass ihr ein Team habt bei uns, das nicht nur Arbeitsaufträge entgegennimmt, sondern vielleicht auch mal Geschäftsprozesse hinterfragt? Versucht, sich wirklich darauf einzulassen, was mit der Software gemacht wird. War das für euch ein Faktor, der bei der Entscheidung eine Rolle gespielt hat? Hat es bei der Umsetzung geholfen? Das würde mich sehr interessieren.

Thomas: Tatsächlich ist das ein Thema, das früher bei uns ein wunder Punkt war, wir hatten da mal einen Partner mit einem Zeiterfassungssystem, da hat man nicht von Partnerschaft sprechen können, da haben wir uns ein Stück weit als Melkkuh gefühlt und gleichzeitig hatten wir oft auch das Gefühl, dass wir beziehungsweise unsere Prozesse nicht wirklich verstanden werden beziehungsweise wir auch keinen Sparring-Partner gehabt haben, der uns gesagt hätte: Leute, das ist schon gut und schön, wie ihr das macht, aber vielleicht kann man das gemeinsam noch besser gestalten. Und da muss ich ehrlich sagen, das funktioniert mit deinen Kollegen, lieber Rainer, wirklich einzigartig. Die haben sich reingetigert bei uns, die verstehen unser Unternehmen, die verstehen unsere Prozesse und haben das Ganze dann toll abgebildet im System und für mich persönlich - Optimum - ich selbst war kaum integriert, das war der eine oder andere Punkt, wo meine Erfahrung beziehungsweise mein Wissen dazu benötigt wurde, aber das meiste ist zwischen deinen Kollegen und meinen Kollegen im Direkten sehr effizient abgewickelt worden und das könnte ich mir in anderen Bereichen nur so wünschen, wenn das überall so sang- und klanglos beziehungsweise glatt läuft, wie das da funktioniert hat. Ich beobachte mich selber, wie ich gerade so richtig ins Schwärmen komme, nicht nur wie time cockpit heute läuft, sondern auch wie das Projekt selbst funktioniert hat und für mich persönlich eine wahre Freude.

Rainer: Das ist natürlich wunderbar zu hören, das freut mich sehr. Ich denke, das ist euer wichtigster Faktor für den Erfolg. Das ist auch ein Faktor für uns, das sind die Menschen dahinter, die Menschen hinter den Systemen, die sich dann wirklich um entsprechende Probleme annehmen und auch Herzblut reinstecken in solche Projekte. Das ist schön zu hören, dass diese Idee, diese Philosophie aufgeht, und ich denke, das ist der große Faktor, den wir als mittelständische lokale IT Betreiber in Österreich, in Europa gegenüber manchen internationalen Standardlösungen wirklich auch auf den Tisch legen können.

Thomas, das waren sehr interessante Ausführungen. Zum Abschluss würde ich noch gerne eine Frage stellen, wo andere Leute von deiner Erfahrung, von euren Erfahrungen profitieren könnten. Wenn du so darüber nachdenkst: welche Erfahrungen hast du gemacht mit dem Thema Einführung von Zeiterfassung im Allgemeinen und Einführung einer Softwarelösung wie time cockpit andererseits. Welche Tipps hättest du für Unternehmerinnen und Unternehmer, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen, was würdest du gleich machen? Wo gibt es vielleicht Dinge, wo du vielleicht sagst, das hätten wir noch eine Spur besser machen können?

Thomas: Ja, ich glaube, wir haben heute über einige Themen gesprochen und auch wenn die Prozesse in jedem Unternehmen individuell sein werden, kann man wahrscheinlich darauf ein Stück weit aufbauen.

Klarheit über die eigenen Prozesse zu haben bzw. diese, wenn ich eine neue Software einführe, noch einmal zu überdenken und zu schauen, wo kann ich denn noch weitere Effizienzsteigerungen bewirken ist wahrscheinlich eine gute Idee. Das ist das eine. Das andere ist, wenn man sich auf die Suche macht, nach einem Partner seitens Software, sich wirklich einmal bewusst zu machen, was ist denn für uns, basierend auf den Prozessen, wirklich wesentlich.
Im Idealfall, und da stehe ich auch immer noch dazu, ist es eine gute Idee, möglichst viele Sachen abgebildet in einem System zu haben, dann spart man sich natürlich Schnittstellen. Zum anderen, wenn das so wie es bei uns war nicht möglich ist oder gelingt, darauf zu achten, dass man einen Partner hat die halt schnittstellentauglich sind. Da ist wiederum unsere Erfahrung: Schnitt- oder Nahtstellen sind ja grundsätzlich gute Sachen, wenn sie denn funktionieren. Man muss dabei bedenken, dass sich Versionsstände einer Software im laufenden Betrieb üblicherweise ändern, in unserem Fall kann das mit dem ERP-System sein, das kann mit time cockpit sein, das kann im Fresh Desk sein, und die Sachen sollten trotzdem weiter funktionieren. Das funktioniert bei uns seit Jahren mittlerweile sang- und klanglos. Darüber sind wir recht happy, wie das bei time cockpit gelöst wird. Und wir wissen, dass unser eigenes ERP-System nicht mehr ganz State-of-the-Art ist. Eines der nächsten Systeme, wo wir eine Veränderung herbeiführen werden. Ich glaube, auch solche Themen können sich abspielen in einem Unternehmen und dann ist es eine gute Idee auch agierende Software Partner entsprechend darauf hinzuweisen, dass sich da Veränderungen auftun können und am Falle time cockpit kann ich sagen, ich sehe mit großer Gelassenheit dem Tag entgegen, wenn wir irgendwann dann die time cockpit Daten an ein anderes ERP System anbinden werden, weil ich 200% davon überzeugt bin, dass das genauso unkompliziert funktionieren wird. Also Partnerwahl nebst der Prozesse ist sicher eine gute Idee. Und bei euch, ich weiß nicht, wo ihr räumlich überall tätig seid, da ist es halt klasse. Wir sind da im schönen Ybbstal beheimatet, ihr seid im Linzer Raum, also nur eine knappe Autostunde voneinander entfernt. Da kann man, auch wenn es in der Praxis wenig oft notwendig war, mal ein persönliches Treffen arrangieren, es funktioniert vieles gut online miteinander und wenn man die gleiche Sprache spricht und irgendwo auch gleiche Wertehaltung teilt, dann ist das eine gute Basis. Und das, was ich eingangs als unsere Mission beschrieben habe, nämlich dass wir IT sicher und einfach nutzbar machen, damit Menschen sorgenfrei damit arbeiten können das verspüre ich, lieber Rainer, ganz stark auch bei euch. Das dürfen wir als euer Kunde spüren, dass das bei euch ähnlich gelebte Praxis ist und uns zugutekommt. Und ja, das macht eine Zusammenarbeit superleicht, das wünsche ich auch anderen Unternehmen, die sich auf Partnersuche begeben. Es werden nicht alle Unternehmen zusammenpassen, aber wenn man in der Wertehaltung ähnlich unterwegs ist, dann wird es halt gut funktionieren. Davon bin ich persönlich schwer überzeugt.

Rainer: Vielen, vielen Dank für die Rosen. Das freut uns natürlich sehr, das hören wir sehr gerne auch von unserer Seite ist diese Zusammenarbeit exzellent, wir wünschen uns viele, viele Kunden wie euch. Thomas, ich würde mich an dieser Stelle sehr, sehr gerne bei dir bedanken, danke, dass du dir die Zeit genommen hast, dass wir dieses Interview führen durften, dass du deine Gedanken mit uns und unseren Kunden, unseren Partnern, unseren Interessenten geteilt hast. Es war mir eine Freude, dass wir auf diese Weise eine knappe halbe Stunde verbracht hatten und ich sage herzlichen Dank, es ist heute bei der Aufzeichnung Mitte Dezember, das heißt ich wünsche dir schon jetzt im Vorhinein ein schönes Weihnachtsfest und ich wünsch mir und ich hoffe auf eine super Zusammenarbeit im kommenden Jahr.

Thomas: Da bin ich sehr zuversichtlich. Die Zusammenarbeit wird gut weitergehen. Vielen Dank, dass du dir jetzt vor Weihnachten noch Zeit genommen hast. An der Stelle auch dir und deinem Team gesegnete Weihnachten, alles Gute auch für 2024 und ich freue mich auf eine lange und weitere gute Zusammenarbeit mit euch. Vielen, vielen Dank.

Rainer: Dankeschön.